DIRECCIÓN DE TRÁNSITO DE BUCARAMANGA...COMISIÓN DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019 8. Proceso 68001233300020120023700: El señor Edwin José Salcedo Núñez

COMISIÓN DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019

COMISION DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019

DIRECCIÓN DE TRÁNSITO DE BUCARAMANGA

RESUMEN EJECUTIVO

DR. MILLER SALAS RONDÓN Coordinador.

VALENTINA ORDOÑEZ SARMIENTO EVA CECILIA LÓPEZ RUEDA JENNY PATRICIA CARREÑO GARCÍA ELKIN DARÍO RAGUÁ RUEDA FABIÁN FONTECHA

Integrantes.

Bucaramanga, diciembre 17 de 2015


ASPECTOS ADMINISTRATIVOS

1. DEFENSA JURIDICA 1.1. SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 1.2. INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 1.3. INFORMACIÓN DETALLADA 1.3.1. PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)

PREGUNTAS RESPUESTAS

1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto a la defensa jurídica de la entidad territorial?

Se debe evitar el daño antijurídico de los servidores del estado que tienen a su cargo la toma de las decisiones administrativas, teniendo en cuenta el interés general, respetando los derechos de la comunidad y de los particulares; evitando el abuso del poder.

2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en la implementación de la defensa jurídica de la entidad territorial?

POSITIVOS: La entidad territorial cuenta con personal idóneo, con amplia experiencia en el manejo de proceso de judiciales; es decir en el litigio. Las acciones tomadas frente a las demandas de la entidad se aplican todos los conocimientos jurídicos y se hace todo lo necesario para ejercer la defensa técnica de la entidad. NEGATIVOS: la falta de personal técnico que colabore con los tramites documentales, archivo y secretaria de la oficina.

3. ¿Qué acciones considera usted que deberían continuar?

El manejo de los procesos de defensa técnica con el personal idóneo, tal como se ha venido haciendo; mostrando los excelentes resultados reflejados en las sentencias judiciales proferidas por los Tribunales y Juzgados administrativos como lo evidencia los fallos a favor de la entidad territorial.

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas en el marco de defensa jurídica de la entidad territorial?

Se debe evitar a toda costa la falla del servicio, por parte de la administración.


5. ¿Cuáles son las dificultades en el marco de la defensa jurídica de la entidad territorial?

No se cuenta con la colaboración de las demás dependencias y en el momento de ejercer la defensa técnica se encuentra limitada a una sola persona por la falta de colaboración. La defensa solo se ve desde la dependencia jurídica de la dirección de tránsito.

1.3.2 ACTIVIDAD LITIGIOSA DE LA DIRECCIÓN DE TÁNSITO (TOMAR LO DESTACABLE DEL FORMATO DNP) La Oficina Jurídica reportó ciento noventa y siete (197) procesos en dos archivos, INFORME PROCESOS CLEMENTE e INFORME PROCESOS HILDA, los cuales el equipo de empalme ordenó tal como se observa en la siguiente tabla resumen.

Tabla 1.

PROCESOS JURIDICOSProcesos

Reportados

Valor

Pretensiones

Valor

Condena

Procesos ordinarios 28 $12.232.733.580 $59.785.036

De Nulidad 1

Nulidad y restablecimiento 8 $3.337.670.126 $40.000.000

Reparación directa 10 $2.663.214.459 $19.785.036

Contractuales 4 $5.580.231.385

Ejecutivas 4 $328.206.687

Accion de Repeticion 1 $323.410.923

Acciones Constitucionales 66

Populares 32 Pagar costas (2)

De cumplimiento (prescribciones) 34 Prescribir compare (5)

De tutela 0

Procesos Archivados 103 $27.614.370.057 $32.366.290

Archivados 103

Totales 197 $39.847.103.637 $92.151.326


1.3.3. ACCIONES DE REPETICIÓN

• La Oficina Jurídica reportó una (1) sola acción de repetición por $323 millones, en contra de la ex directora Elvia Liliana Sarmiento por declaratoria de insubsistencia a funcionaria de la entidad Claudia Bustamante. Esta acción de repetición se encuentra dentro de los 197 procesos.

• De acuerdo con la Dra. Mariela Basto, Asesora Jurídica DTB, están pendientes por instaurar las siguientes acciones de repetición: ✓ Contra comandante Gerardo Hernández Barajas por demanda ganada de Orlando Almeida y ✓ Contra el Alcalde de Bucaramanga de la época por la demanda ganada por Gloria Amparo Duran Amaya, ✓ El caso de Fernando Trujillo Rey la sentencia no se encuentra ejecutoria en el despacho de primera instancia para liquidar,

pagar y repetir en razón a que están en proceso de certificación de pago 1.3.4. PREVENCIÓN DE DAÑO ANTIJURÍDICO DERECHOS DE PETICIÓN:

• La jefe de la Oficina Jurídica, Dra. Yhadira Gamboa Lamus, reportó noventa (90) derechos de petición contestados con su respectiva fecha y número de oficio.

• Por su parte, la Dra. Mariela Basto, Asesora Jurídica, reportó cincuenta y cinco (55) derechos resueltos sin fecha ni número de oficio.

CONCILIACIONES

• La Dra. Mariela Basto entregó un reporte físico compuesto de diez (10) folios con las respectivas conciliaciones o no conciliaciones que ha realizado la entidad.

• A la pregunta sobre el por qué se mencionan fallos en el informe de procesos conciliados entregados por la oficina jurídica, la Dra. Mariela Basto respondió que: “En cuanto al informe de conciliaciones entregado, cuando se mencionan fallos hace relación a que esa


conciliación es procesal dentro de las demandas que tiene tránsito. El comité de conciliación de la entidad debe pronunciarse al respecto pues sin esa acta de comité el abogado no está facultado para conciliar”.

Fuente: Anexo 01 Defensa Jurídica DTB 2015 – Prevención del daño antijurídico

1.4. ASPECTOS DESTACABLES - ALERTAS

1. Proceso 68001333300320150001800: Acción de cumplimiento que aún está en litigio y pretende que la DTB CUMPLA con la Resolución No. 1141 de 2014 proferida por la Comisión Nacional de Servicio Civil por medio de la cual deja en firme el concurso de la convocatoria 01 de 1997 y por lo tanto, reconoce el derecho adquirido por quienes participaron en dicho concurso a partir del 30 de diciembre de 1997. Se encuentra en Concejo de Estado. Se estima unas indemnizaciones por alrededor de los $8 mil millones de pesos.

2. Proceso No. 680013331014199801371 Realizar la liquidación de las horas extras de los funcionarios que entablaron la acción de nulidad

y restablecimiento del derecho y que fue fallado en segunda instancia a favor de los demandantes, descontando las bonificaciones pagadas. Fallo de segunda instancia. Se estima una liquidación por alrededor de los $5 mil millones de pesos.

3. La DTB no cuenta en su archivo histórico con los soportes o certificados de horas extras para realizar la liquidación a los funcionarios

que ganaron la demanda. Existen copias en poder del Comandante del Grupo de Control Vial, el cual es quien autoriza dichas horas extras y hace parte de la demanda. No se evidenció una solicitud de custodia de estas copias por parte de la Oficina Jurídica.

4. Proceso 68001233100020040009800: La Gobernación de Santander demanda a DTB por $1.827 millones debido a un supuesto

incumplimiento de la DTB al no consignar el recaudo de impuestos de la vigencia 2004. Segunda Instancia. Concejo de Estado. 5. Proceso 68001233100020070027300: El consorcio Ciudad Móvil (cepos) demanda a DTB por $3.632 millones debido a un supuesto

desequilibrio económico. Primera Instancia. Tribunal Administrativo de Santander.

6. Proceso 68001233100020120013300: Pago del bono pensional del señor Aquiles Torres Breton por alrededor de $1.600 millones. La DTB ya canceló 900 millones y espera fallo del Concejo de Estado para saber si revoca la sentencia del tribunal, con lo cual se deberá cancelar el restante o caso contrario solicitar la devolución a la Alcaldía de Bucaramanga.

7. Proceso 68001233100020110083500: La señora Blanca Nieves Gómez demanda por alrededor de $777 millones para la reparación

directa por la muerte de un transeúnte en la calle, cerca de san Andresito isla.


8. Proceso 68001233300020120023700: El señor Edwin José Salcedo Núñez entabla una demanda de reparación directa contra la DTB por $478 millones debido a que la entidad entregó el vehículo propiedad de este a terceros que entregaron documentación falsa. Se encuentra en segunda instancia en Concejo de Estado con fallo favorable en primera. ALERTA

9. La DTB sólo reportó 197 procesos. Sin embargo el Equipo de Empalme encontró 20 procesos en la Contraloría Municipal y 105 en la

página web de la Rama Judicial que NO FUERON REPORTADOS.

10. La DTB no ha realizado ninguna acción para dar cumplimiento a lo fallado por el juez de segunda instancia dentro del proceso No. 680013333011201500221 interpuesto por el señor Jorge Luis Espinosa Jaimes contra la entidad que vincula a la empresa MICROSHIF S.A.S., y que fue notificada el 21 de septiembre del año 2015.

11. La DTB no informó las órdenes de DESACATO proferidas contra el Director de Tránsito por NO OBEDECER las sentencias de los jueces en

cuanto a las acciones de cumplimiento.

12. Existen indicios que varios de los 30 agentes de tránsito nombrados en provisionalidad en el primer trimestre de 2015 presentaron documentación falsa para posesionarse en sus cargos.

1.5. EVIDENCIA Y/O INFORMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “01 DEFENSA JURIDICA”


2. ASPECTO CONTRACTUAL 2.1. SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 2.2. INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 2.3. INFORMACIÓN DETALLADA 2.3.1. PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)


1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto a la gestión contractual de la Entidad?

Atender las necesidades prioritarias de Funcionamiento, que no se pudieron cubrir en la vigencia 2015

2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en los procesos de gestión contractual de la Entidad?

Aspectos positivos: Se cubrieron necesidad prioritarias de Personal, algunas de Mantenimiento, con una pluralidad de oferentes. Aspecto Negativo: No hubo suficiente diligencia por parte de las Oficinas gestoras para realizar estudios previos de necesidad

3. ¿Qué considera usted que debería continuar? Se hace necesario contratar personal para algunas Oficinas que no poseen personal de Planta para su funcionamiento

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas de los procesos de gestión contractual de la Entidad?

Hacer Efectivo el Plan Anual de Adquisiciones en lo referente a los tiempos para cada contrato


5. ¿Cuáles son las dificultades de los procesos de gestión contractual de la Entidad?

Lograr que las dependencias gestoras realicen a tiempo y de forma correcta los estudios previos de necesidad y conveniencia

2.3.2 RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN (ANEXE FORMATO DEL DNP A TRAVÉS DE HIPERVÍNCULO Y RESALTE LOS PROCESOS QUE MUESTREN RAREZAS O ASPECTOS DESTACABLES); ELABORE DE ALLÍ INFORMACIÓN RESUMIDA:

Vigenci

a Fiscal

No. Proceso

SECOPObjeto Contratista Interventor Supervisor

Monto inicial del

contrato

Monto actual o de

liquidaciónAspecto destacable

2012 27 008 12

Adquirir tres (3) impresoras matriz de

punto, doce (12) impresoras láser

monocromo, cuatro (4) impresoras

láser monocromo semi industriales y

dos (2) impresoras de pvc que

permitan la impresión y laminación

dúplex, para elaboración de licencias

de tránsito y de conducción, las cuales

deben estar homologadas ante la

concesión runt s.a., con el fin de

garantizar la operatividad en las áreas

de la dirección de tránsito de

bucaramanga donde sean instaladas

MIGUEL

ROBERTO

PORRAS

MATEUS

N/A

CARLOS ANDRES

BUENO

ORDOÑEZ, Jefe

Oficina Asesora

Sistemas

$ 58.812.000 $ 58.812.000

Identificar el uso de las impresoras

que se adquirieron con este contrato,

especialmente la dos impresoras de

pvc para la elaboración de licencias

de tránsito y conducción, pues de

acuerdo con lo manifestado por el

encargado del proceso de Licencias

de Conducción, la DTB no cuenta con

impresoras para elaborar dichos

documentos.

2013 138/13

Prestación de servicios de apoyo a

la gestión para la operación

comercial, la gestión de mercadeo y

la impresión de licencias de

conducción en la Dirección de

Tránsito de Bucaramanga.

SERVICIOS

INTEGRALES

ID SYSTEM

S.A.S.

N/A

CARLOS

ARTURO

MANTILLA S,

Coord Licencias

Conduccion

$ 0 $ 0

Vigilar las actuaciones del Director

Rafael Horacio Núñez frente a la

terminación el próximo siete (7) de

diciembre, pues existe el riesgo que

se suscriba un nuevo contrato de

prestación de servicios sin afectación

presupuestal por otros dos años,

tercerizando el proceso de

elaboración Licencias de Conducción.

Este contrato no tiene afectación

presupuestal, sin embargo, se estima

que recauda un promedio de 250

millones anuales, sin realizar ningún

pago de retenciones por honorarios.


(*)Fuente: Anexo 2- Contractual DTB 2015

Vigenci

a Fiscal

No. Proceso

SECOPObjeto Contratista Interventor Supervisor

Monto inicial del

contrato

Monto actual o de

liquidaciónAspecto destacable

2013 154/13

prestar servicios de apoyo a la

gestion administrativa en el cobro

persuasivo y coactivo para la

recuperacion de la cartera morosa

de la entidad, por concepto de

derechos municipales, multas de

transito, parqueadero y demas

obligaciones

MICROSHIF

S.A.S.N/A

LUIS

FERNANDO

ZAMBRANO P,

Asesor

Eejcuciones

Fiscales

$ 0 $ 0

Vigilar las actuaciones de la

Dirección de Tránsito frente al, pues

es posible que en acatamiento a la

acción de cumplimiento

680013333011201500221, la

Dirección solicite terminación por

mutuo acuerdo y se suscriba un

nuevo contrato que mantenga la

tercerización de las labores de

Ejecución Fiscal como es el cobro

coactivo. Este contrato no tiene

afectación presupuestal, sin

embargo, se estima que recauda un

promedio de 800 millones anuales,

sin realizar ningún pago de

retenciones por honorarios.

2013 L 006-13

Ampliación y pavimentación de los

patios de la Dirección de Tránsito

de Bucaramanga y construcción de

la vía de acceso al CDA,

mantenimiento, limpieza y

reorganizacion de los patios de la

Dirección de Tránsito de

Bucaramanga.

CONSORCIO

TRANSITO

2013

JAVIER

JOSE

PEREIRA

AREIZA

JAVIER JOSE

PEREIRA

AREIZA

$ 648.805.945 $ 972.435.983

Revisar minuciosamente, pues

existen indicios que el anticipo del

20% no fue destinado para el plan de

inversión aprobado por la entidad,

sino desviado en otros asuntos.

Igualmente se tiene la sospecha de

que no se cumplió con el grosor de la

emulsión asfáltica acordada.

2013 5 002-13

Interventoria a la obra publica:

Ampliación y pavimentación de los

patios de la Dirección de Tránsito

de Bucaramanga y construcción de

la vía de acceso al CDA,

mantenimiento, limpieza y

reorganizacion de los patios de la

Dirección de Tránsito de

Bucaramanga.

JAVIER JOSE

PEREIRA

ARIZA

OSCAR

MAURICIO

SANABRIA

MORALES, Jefe

Centro

Diagnostico,

MILCIADES

FLOREZ

CARVAJAL - Sub

Tecnico y

LORENZO

ARDILA DUARTE,

Jefe de

Mantenimiento

$ 45.232.967 $ 86.780.353

Revisar si se incurrió en una falta al

adicionar más del 50% del valor

inicial para las labores de

interventoría.


2.4. ASPECTOS DESTACABLES - ALERTAS

1. A octubre 31 de 2015, la Dirección de Tránsito celebró 385 contratos, de los cuales 351 correspondieron a contratos de prestación de servicios, lo cual significó un aumento del 90% respecto al año 2014, el cual terminó con 184 contratos de este tipo. Se encontró que estos 351 contratos fueron celebrados con 214 personas naturales, mientras que en el año 2014 se realizó con 160.

2. El equipo de empalme evidenció que el Contrato de Prestación de Servicios No. 138 de 2013 celebrado directamente con el contratista SERVICIOS INTEGRALES ID SYSTEM SAS, es la tercerización del proceso de elaboración de Licencias de Conducción, el cual cobra a los usuarios $8 mil pesos por cada licencia elaborada. Este contrato se suscribió en 2013 y debido a que no tiene afectación presupuestal se acordó un plazo de 2 años de ejecución. El equipo de empalme observó que en el contrato se estipuló una estimación promedio de 250 millones anuales, sin embargo, a este contratista la entidad no le realiza ningún tipo de retenciones por honorarios.

3. El equipo de empalme evidenció que el Contrato de Prestación de Servicios No 154 de 2013 celebrado con la empresa MICROSHIF S.A.S es la tercerización del proceso de cobro de las multas por infracciones de tránsito, el cual cobra a los usuarios directamente el 12% en persuasivo ó 14% en coactivo. Este contrato se suscribió en 2013 y debido a que no tiene afectación presupuestal se acordó un plazo de 2 años de ejecución con prórroga automática en caso de no notificarse la liquidación del contrato. Se estimó que el Contratista recaudó un promedio de 900 millones en 2014, sin que la entidad le haya descontado retenciones por honorarios, estampillas, etc. Existe un fallo que obliga a la Dirección de Tránsito a finalizar este contrato por tercerear los cobros y que fue notificado el 21 de septiembre del año en curso.

4. El equipo de empalmé observó que el Contratista MIGUEL ROBERTO PORRAS MATEUS fue el único proveedor durante el cuatrienio de

los insumos para la elaboración de placas y cintas para licencias de conducción y de tránsito. Durante este período contrató alrededor de $1.587 millones de pesos. Igualmente se evidenció en el registro mercantil de este contratista que está inmerso en un proceso de responsabilidad fiscal.

5. El equipo de empalme considera que existen indicios que el anticipo del 20% del Contrato No. 224 de 2013 celebrado con CONSORCIO TRÁNSITO no fue destinado para el plan de inversión aprobado por la entidad, sino desviado en otros asuntos, y por lo tanto fue necesario adicionar recursos y suspender reiteradamente la obra. Igualmente se tiene la sospecha de que no se cumplió con el grosor de la emulsión asfáltica acordada.

6. El equipo de empalme evidenció que la DTB realizó una adicional en más del 50% al Contrato de Interventoría No. 225 de 2013

celebrado con contratista JAVIER JOSE PEREIRA ARIZA.


7. Se evidenció que la DTB no realizó un estudio técnico, legal y financiero para la convocatoria 001 con la cual se pretendía seleccionar un socio estratégico para la creación de una empresa de economía mixta con el fin de modernizar la red semafórica e implementar cámaras de detección automática de infracciones de tránsito. Se desconoce aún el monto de la inversión para la actualización de la red de semáforos.

8. La DTB no publica la totalidad de los procesos contractuales en el SECOP dentro del término de la noma. (5 días hábiles). Se evidenció

que varios contratos no contiene todas las actuaciones registradas en este portal.

2.5. EVIDENCIA Y/O INFORMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “02 CONTRATACION”

3. ASPECTO SISTEMA FINANCIERO (anexe formato del DNP a través de hipervínculo y resalte los procesos que muestren rarezas o aspectos destacables)

3.1. SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X N 3.2. INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 3.3. INFORMACIÓN DETALLADA 3.3.1. PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)



1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto a la situación financiera de la entidad territorial?

Implementar políticas que mejoren el recaudo, priorizar gastos a fin de buscar un equilibrio financiero en el corto plazo.

2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en el manejo del sistema financiero de la entidad territorial?

Aspectos Positivos: Políticas de recaudo. Aspectos Negativos: Gastos desmesurados en la Contratación de personal por prestación de servicios.


Las políticas de austeridad en el gasto.

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas en el marco del sistema financiero de la entidad territorial?

El objetivo principal del área financiera deberá ser la búsqueda de la Equidad.

5. ¿Cuáles son las dificultades en el marco del sistema financiero de la entidad territorial?

Falta de planeación en cuanto a los gastos y falta de compromiso por parte de las áreas que generan Ingresos y ordenan gastos.

3.3.2 INFORME EMPALME F Y F (ASPECTOS DESTACABLES)

DÉFICIT O SUPERÁVIT FISCAL.

De acuerdo con la información suministrada por la Subdirección financiera de la Dirección de Tránsito en el archivo Excel “presupuesto ejecutado”, el equipo de empalme observó que la entidad mantuvo una disciplina presupuestal adecuada durante las vigencias 2012 a 2014, pues los compromisos adquiridos no sobrepasaron el recaudo. No obstante, para el año 2015, la


entidad sobrevaloró el presupuesto, ya que presentó ante el Concejo de Bucaramanga un proyecto por $27.651 millones a sabiendas que el promedio de recaudo de los últimos tres años había sido de aproximadamente $21.200 e igualmente, al parecer, no se tuvo en cuenta el contexto económico del país, que viene presentando una desaceleración por la caída de los precios del petróleo con una fuerte devaluación del peso.

El presupuesto inicial fue modificado por la incorporación de adiciones de los recursos del superávit fiscal de 2014, las obligaciones constituidas al cierre de la vigencia anterior y por el convenio con la alcaldía para el mejoramiento de la plataforma tecnológica, convenio que a la fecha no ha sido ejecutado.

Con dichas adiciones, el presupuesto de la entidad finalmente se estableció en $31.850 millones, lo cual para el equipo de empalme es poco probable que se logre alcanzar este recaudo, pues a octubre se informó unos ingresos acumulados por $20.796 millones y unas obligaciones por $21.320, con lo cual se presenta un déficit por $554 millones.

Recaudos, Compromisos y Proyección del Déficit Presupuestal

Fuente: Subdirección Financiera DTB.


El equipo de empalme realizó las proyecciones correspondientes teniendo en cuenta el promedio de los recaudos del mes de noviembre y diciembre de los últimos tres años, así como el promedio de los compromisos adquiridos en estos meses durante el período mencionado. Se encontró que es muy probable que la entidad cierre la vigencia 2015 con un déficit fiscal de alrededor de $1.600 millones de pesos, tal como se presenta en la siguiente tabla.

Fuente: Presupuesto Ejecutado.xls

1. INGRESOS.

Acumulado oct 2015 Proyeccion nov 2015 Proyeccion Dic 2015Total Cierre Vigencia

2015

Ingresos (recaudos) 20.795.536.544,00 1.500.000.000,00 2.062.304.611,67 24.357.841.155,67

Gastos (compromisos) 21.319.992.909,00 1.991.396.595,67 2.701.916.899,37 26.013.306.404,04

Superavit / Deficit 524.456.365,00- 491.396.595,67- 639.612.287,71- 1.655.465.248,37-

Pres. Definit Recaudo Pres. Definit Recaudo Pres. Definit Recaudo Pres. Definit Recaudo

NO TRIBUTARIOS 13.223 13.513 16.599 17.199 20.118 18.290 21.261 15.660

Tasas, Tarifas y Derechos 10.576 9.783 12.834 11.713 14.367 12.965 15.298 12.062

Arrendamientos 62 59 62 60 71 73 70 77

Multas y Sanciones 2.315 3.237 2.495 3.828 3.850 3.956 4.000 2.206

Otros Ingresos 270 434 1.208 1.598 1.830 1.297 1.893 1.314

TRANSFERENCIAS Y APORT 400 400 500 - 800 - - -

Aporte Municipal 400 400 500 - 800 - - -

RECURSOS DE CAPITAL 5.180 4.136 5.201 4.232 6.632 5.733 10.589 5.136

Credito Interno 800 800 - - - - 1.000 -

Rendimientos financieros 3 20 50 11 25 60 40 41

Recuperación de Cartera 4.377 3.317 4.064 3.134 4.930 3.996 5.350 3.599

Recursos del balance - - 1.087 1.087 1.677 1.677 4.199 1.496

TOTAL 18.804 18.049 22.300 21.431 27.550 24.023 31.850 20.796

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE INGRESOS 2012-2015(Oct)

Cifras en millones de pesos

Tipo de GastoVigencia 2012 Vigencia 2013 Vigencia 2014 Vigencia 2015 (oct)


• Los principales rubros son las tasas, tarifas y derechos, las multas, y la recuperación de cartera.

• Los ingresos por Licencias de Conducción tuvieron una baja significativa de 2014 a 2015. De aproximadamente $900 millones bajó a $300 millones.

• La entidad posee cuentas bancarias en los siguientes bancos: Banco Davivienda (4), Banco Popular (3), Occidente, Bancolombia y BBVA (recaudo casa libro), y en Helm Bank.

2. GASTOS.

Aprop. Defi. Compromisos Aprop. Defi. Compromisos Aprop. Defi. Compromisos Aprop. Defi. Compromisos

FUNCIONAMIENTO 15.272 14.618 17.670 16.992 21.157 18.929 22.936 17.287

Gastos de Personal 8.239 8.139 10.446 10.371 12.549 12.255 14.597 11.130

Gastos Generales 3.985 3.476 5.390 4.922 5.847 4.883 5.797 4.289

Transferencias y Aportes 1.334 1.322 1.442 1.470 2.211 1.604 1.973 1.320

Otros Gastos Funcionam. 1.714 1.681 393 229 550 186 569 548

DEUDA PÚBLICA INTERNA 556 444 498 474 359 287 242 176

Amortizaciones 383 383 383 379 294 246 190 143

Int., comisiones y gastos 173 61 115 94 65 41 52 33

INVERSIÓN 2.976 2.349 4.131 2.417 6.034 4.574 8.672 3.858

Mejor. Y Mant. Infraest - - 710 - 1.709 1.059 1.248 103

Semaforización 270 240 90 - 210 185 366 166

Señalización 400 219 600 461 657 657 600 567

Centro de Diagnóstico 113 111 485 432 465 437 481 468

Control Vial 100 75 551 249 699 631 1.610 915

Sistematización 280 59 400 253 586 203 772 376

Conv. Eq. Transp y Com. 410 398 500 291 1.009 799 785 736

Conv. Plataf. Tecnolog. - - - - - - 1.000 -

Ejecucion Credito 800 760 380 380 - - 1.000 -

Educación Vial 203 199 276 238 500 446 551 370

Planeamiento Vial 101 - - - - - 80 -

Sist. Integ. Gest. Calidad - - 139 113 200 156 179 159

Otros Progr. Inversion 299 289 - - - - - -

TOTAL 18.804 17.410 22.300 19.883 27.550 23.790 31.850 21.320

Tipo de GastoVigencia 2012 Vigencia 2013 Vigencia 2014 Vigencia 2015 (oct)

EJECUCIÓN PRESUPUESTAL DE GASTOS 2012-2015(Oct)Cifras en millones de pesos


3. CARTERA

La Contraloría Municipal se ha pronunciado en repetidas ocasiones sobre la incertidumbre del saldo deudores que afecta la opinión de los estados contables, lo cual ha generado que el ente de control NO FENEZCA LA CUENTA RENDIDA POR LA DIRECCIÓN DE TRÁNSITO, IMPLICANDO ELLO UNA POSIBLE SANCIÓN FISCAL Y DISCIPLINARIA.

A la fecha la entidad desconoce el saldo real de su cartera, pues Contabilidad posee una información que difiere significativamente de la presentada por Ejecuciones Fiscales.

Contabilidad. Cartera a Octubre de 2015

Fuente: archivo cartera a octubre 31 2015.pdf entregado a equipo de empalme

Ejecuciones Fiscales. Cartera a Octubre de 2015

4. DEUDA.

• La entidad reportó una deuda pública por créditos internos de $427.500.000, siendo pagadas las amortizaciones de forma trimestral por valor de $47.500.000-


5. RESERVAS Y CUENTAS POR COBRAR

• La entidad constituyó reservas por $710.638.854 a 31 de diciembre de 2014, de las cuales hace falta cancelar $160.120.240 por concepto de funcionamiento.

• Las cuentas por pagar constituidas al cierre de la vigencia 2014 por $992.550.902 ya fueron canceladas totalmente.

• No se evidenció el acuerdo municipal que incorporó las obligaciones al presupuesto del presente año a través de recursos del balance.

(*) Fuente: Anexo 03 – Sistema Financiero DTB 2015 3.4. ASPECTOS DESTACABLES - ALERTAS 1. La DTB no ha iniciado un proceso de DEPURACIÓN Y SANEAMIENTO DE LA CARTERA POR COBRAR a pesar de los reiterados hallazgos

realizados por la Contraloría Municipal, en los cuales se ha pronunciado sobre la incertidumbre del saldo deudores que afecta la opinión de los estados contables considerando el ente de control que estos no tienen la credibilidad correspondiente, lo cual ha generado el NO FENECIMIENTO DE LA CUENTA RENDIDA, IMPLICANDO ELLO UNA POSIBLE SANCIÓN FISCAL Y DISCIPLINARIA. El equipo de empalme evidenció esta incertidumbre del saldo de deudores pues el informe de contabilidad presenta una cartera por $54.500 millones, mientras que el informe de Ejecuciones Fiscales reporta $79.500 millones.

2. El equipo de empalme evidenció que de “UN PLUMAZO” el PATRIMONIO DE LA ENTIDAD se incrementó significativamente de la vigencia 2014 a 2015 en $26.400 millones debido a la INSTRUCCIÓN DADA POR EL SEÑOR DIRECTOR AL JEFE DE SISTEMAS DE CLASIFICAR COMO CARTERA VIGENTE TODAS LAS MULTAS DESDE EL AÑO 2002 A LA FECHA. (archivo Cert. Cambio patrimonio.pdf)

3. La DTB no ha Contratado una consultoría que determine los requerimientos para la integralidad de los sistemas de información pues se evidenció falta de coordinación entre las diferentes dependencias, las cuales realizan procesos casi que manualmente. El sistema actual mantiene la desarmonía del área misional, con el financiero, inventario, talento humano, contratación, ejecuciones fiscales, y con el

Concepto/Vigencia Reservas 2014Ejecución de reservas a la

fechaCuentas x pagar

Cuentas por pagar a la

fechaVigencias expiradas

Pago de vigencias

expiradas (Corte a 31

de octubre)

1. Total 710.638.854 550.518.614 992.550.902 992.550.902

1.1. Funcionamiento 336.740.680 176.620.440 261.851.710 261.851.710

1.2. Inversión 373.898.174 373.898.174 730.699.192 730.699.192


recaudo de bancos. La contraloría se ha pronunciado en reiterados ocasiones sobre este asunto.

4. La DTB no informó sobre la resolución que establece las tarifas, tasas y derechos a cobrar para el año 2016.

5. La DTB proyectó para el presupuesto de la vigencia 2016, un valor de $1.087 millones para los dominicales y festivos del grupo operativo de control vial, lo cual representa un incremento del 31% con respecto a la vigencia actual. El equipo de empalme considera que no está totalmente justificado dicho incremento.

6. De acuerdo con las proyecciones de recaudo y compromisos realizada por el equipo de empalme, con base en la información de ejecución

presupuestal a octubre de 2015 entregada por el Dr. Orlando Duarte Camacho, Sub Director Financiero, la entidad puede caer en un DÉFICIT PRESUPUESTAL POR ALREDEDOR DE LOS $1.600 MILLONES DE PESOS.

7. Existen evidencias presentadas por varios usuarios en que la entidad les exige pagar comparendos que no están registrados en SIMIT pero sí en la base de datos interna de la entidad, generando esto rumores de corrupción en la opinión pública y desbandada de usuario a otras entidades de tránsito del área metropolitana, lo cual afecta la credibilidad y las finanzas de la DTB.

8. La DTB no ha Creado el fondo de contingencia por sentencias y conciliaciones que minimice el riesgo financiero jurídico, pues como se

señaló, la entidad tiene varios procesos en litigio por cuantías que pueden desestabilizarla financieramente. Así mismo, no se ha elaborado un procedimiento adecuado para la estimación del pasivo contingente con el fin de llevar este valor a cuentas de orden y lograr monitorear la gestión jurídica.

9. El equipo de empalme observó que la Contratación de CDP´s y otros contratos adjudicados directamente a 30 de octubre de 2015

costaron $ 4 mil millones de pesos, mientras que en 2014 costaron $2.900 millones, esto se reflejó en el aumento considerable de personas naturales contratadas para prestación de servicios, las cuales pasaron de 160 a 225, respectivamente, implicando menor impacto social del gasto de inversión.

10. De acuerdo con acta de Comité de Sostenibilidad Contable de 2014, para el señor Director de Tránsito y la Asesora Jurídica las multas por

comparendos de tránsito no prescriben si se realiza la debida notificación del mandamiento de pago. No obstante, no se toma en cuenta los conceptos emitidos por el Ministerio de Transporte ni lo establecido por la Ley 1066 de 2010 para la depuración de cartera.

11. El área de contabilidad presenta NOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS sin el mínimo de requerimientos que exige la disciplina contable,

en reiteradas ocasiones la Contraloría se ha pronunciado que estos documentos que presenta la DTB carecen de la información mínima que deben contener para dar cumplimiento al principio contable de revelación.


3.5. EVIDENCIAS Y/O INFORMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “03 SISTEMA FINANCIERO”


4. TALENTO HUMANO

4.1. SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 4.2. INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 4.3. INFORMACIÓN DETALLADA 4.3.1. PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)


1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto a la gestión de talento humano de la Entidad?

Dar continuidad a lo establecido en la normatividad legal vigente.

2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en los procesos de gestión de talento humano de la Entidad?

Positivo: Capacitación al personal, Comisiones al personal para desplazarse dentro y fuera del país, inherente a las funciones.

3. ¿Qué considera usted que debería continuar? Capacitación, Programas de Bienestar para el funcionario, vinculando su familia.

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas de los procesos de gestión de talento humano de la Entidad?

Dar cumplimiento a las normas establecidas.

5. ¿Cuáles son las dificultades de los procesos de gestión de talento humano de la Entidad?

Falta de herramientas de trabajo.


4.3.2 RECURSO HUMANO ACTUAL

Total de Funcionarios DTB por Nombramiento y Nivel a Nov de 2015

Fuente: Anexo 4 - Gestión del Talento Humano

NOMBRAMIENTO NIVEL TOTAL

Asesor 2

Asistencial 16

Profesional 10

Técnico 113

Total Carrera Administrativa 141

Asistencial 1

Profesional 2

Total Carrera Administrativa (Comisión) 3

Asistencial 34

Profesional 2

Técnico 76

Total Provisional 112

Asesor 9

Asistencial 2

Directivo 4

Profesional 4

Técnico 2

Total Libre Nombramiento 21

Total general 277

Carrera Administrativa

Carrera Administrativa

(Comisión)

Libre Nombramiento

Provisional


4.3.2.1 RELACIÓN DE CPS ACTUALES (CIERRE DE VIGENCIA, INCLUIR NOMBRES DE SUPERVISORES; EMPLEAR CUALQUIER FORMATO)

Se aclara que la información suministrada al comité de empalme de las CPS, es con corte a octubre 31 de 2.015. Los contratos que terminaron en octubre, según información verbal se les realizaron adición hasta diciembre 23 de 2.015.

Se anexa: Formato contratistas 2015

4.3.2.2 RELACIÓN DE CPS NECESARIOS PARA DAR CONTINUIDAD A OPERATIVIDAD Y FUNCIONES ESTRATÉGICAS

Esta relación de contratistas fue emitida por los jefes de cada dependencia de la DTB, es necesario evaluar la real necesidad de servicio para el normal funcionamiento de la entidad.

Función de desempeña

Dependencia a la cual está

asignado

Nombre funcionario

actual por CPS

Valor

Fecha vencimiento

Supervisor

Apoyar a la Subdirección financiera en aspectos presupuestales financieros y de contratación, igualmente servir de apoyo en la preparación y rendición de informes de los organismos de control local y nacional, consolidar las cuentas presupuestales, realizar cdp y rp. participar activamente en los informes de cierre de vigencia

Subdirección Financiera

Luis Ernesto Prada Pérez

$ 2.500.000

30/12/2015

ORLANDO DUARTE CAMACHO, Subdirector Financiero


Apoyar en la elaboración del plan financiero, plan de compras, el POAI, análisis y presentaciones de las ejecuciones presupuestales al comité de dirección y consejo directivo, igualmente en la elaboración y presentación de informes ante la Dian y apoyar en la elaboración y la presentación de los informes financieros solicitados por el sistema de gestión transparente de la contraloría municipal. Apoyar a las diferentes áreas en el reporte de informes como el SIGEP.

Subdirección Financiera

Nelson Orlando Urrego Camero

$ 2.500.000

22/12/2015

ORLANDO DUARTE CAMACHO, Subdirector Financiero

Contabilizar órdenes de pago con su respectivo registro presupuestal, Revisar auxiliares de cuentas por pagar con sus respectivos documentos soportes, participar en el cierre de cada periodo contable.

Contabilidad

Nubia Mireya Pedraza Osorio

$ 2.500.000

20/12/2015

MARIA PATRICIA BALLESTEROS CAMARO, Asesora Contabilidad

Análisis de los auxiliares de los bancos cuentas corrientes y de ahorro, confrontados con el extracto bancario, Contabilización de gastos bancarios de cada mes, contabilización de egresos pagos de estampillas municipales y departamentales, contabilizar órdenes de pago etc….

Contabilidad

Fabián Hernando Mendoza Cardozo

$ 2.500.000

23/12/2015

MARIA PATRICIA BALLESTEROS CAMARO, Asesora Contabilidad


Apoyo a la Dirección de Tránsito de Bucaramanga en la organización y ordenación del archivo central de la entidad, en cumplimiento con las disposiciones legales archivísticas vigentes

Documentación y Archivo

Teresa Gómez Hernández

$ 1.500.000

20/12/2015

BARBARA CARVAJAL, Coordinadora Documentación y Archivo

Prestar servicios profesionales como ingeniero de sistemas para llevar a cabo actividades relacionadas con la configuración y mantenimiento correctivo de computadores, impresoras, realizar la instalación de dispositivos biométricos y de red, mantenimiento de la red cableada de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga donde se requiera, soporte a usuarios internos de la entidad, llevar a cabo la generación de las diferentes copias de seguridad de archivos requeridos por las diferentes áreas de la entidad

Sistemas

Edwin Orlando Correa Ramírez

$ 2.500.000

24/12/2015

JUAN JOSE BOTELLO CASTELLANOS, Jefe Oficina Asesora Sistemas

Técnico de apoyo y configuraciones (pc, impresoras, wifi, cableado, claves, instalación de equipos, etc.) en las diferentes dependencias

Sistemas

Adriana Patricia Duarte García

$ 1.900.000

20/12/2015


Técnico de apoyo y configuraciones (pc, impresoras, wifi, cableado, claves, instalación de equipos, etc.) en las diferentes dependencias

Sistemas

Robinson Álvarez

$ 1.900.000

20/12/2015



Técnico de apoyo en redes y el servidor (administración del servidor, directorio activo, DNS, etc.)

Sistemas

Elgar Castillo Rueda

$ 2.500.000

23/12/2015


Abogados externos

Jurídica

Clemente Macías Villamizar

$ 2.500.000

20/12/2015

MARIELA BASTO LEON, Asesora Grado 02

Abogados externos

Jurídica

Hilda Marcela Mantilla

$ 2.500.000

21/12/2015

MARIELA BASTO LEON, Asesora Grado 02

Apoyo al desarrollo de las funciones de la inspección cuarta en todo lo relacionado a los procesos contravencionales que se adelantan en la misma

Inspección cuarta

Deiby Janeth Díaz Sánchez

$ 2.500.000

28/12/2015

GERARDO HERNANDEZ BARAJAS, Comandante Control Vial

Apoyo en la Dirección de Transito de Bucaramanga, en lo relacionado con la limpieza y aseo de la planta física de la entidad, así como de las subsedes

Control Interno disciplinario

Olga Vargas Pochez

$ 1.500.000

21/12/2015

ERIKA TATIANA OLARTE RUEDA, Profesional Especializado



Janeth Navas Moreno

$ 1.500.000

21/12/2015




Eddy Judith Arévalo Arias

$ 1.500.000

20/12/2015





Sijei Nayibi Enríquez Bastidas

$ 1.500.000

21/12/2015




Fidelia Barrera Jiménez

$ 1.500.000

21/12/2015




Blanca Flor Jiménez

$ 1.500.000

21/12/2015




Leticia Mejía Rincón

$ 1.500.000

21/12/2015




Marlene Ardila Ardila

$ 1.500.000

20/12/2015


Cantidad recomendada inicialmente para no para funciones en primer trimestre 2016: 20

COMISIÓN DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019 4.4. EVIDENCIAS Y/O INFORMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “04 TALENTO HUMANO”


5. GESTION DOCUMENTAL Y ARCHIVO 5.1 SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 5.2 INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 5.3 INFORMACIÓN DETALLADA 5.3.1 PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)


1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto al inventario documental de la Entidad?

Verificar que la información registrada en los inventarios documentales evidencia las actividades funcionales de cada una de las dependencias que los genere

2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en el proceso de inventario documental de la Entidad?

Aspectos positivos: Soportan la evidencia documental generada por el desarrollo y ejecución de las actividades de las dependencias que los producen. Aspecto negativo: Los documentos de archivo no reciben la importancia por la cual son generados.

3. ¿Qué considera usted que debería continuar? Control y seguimiento en el cumplimiento de la Gestión Archivística en todas las entidades del estado. Teniendo en cuenta que esta es una herramienta que muestra la total transparencia del desarrollo administrativo de las entidades públicas.

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas del proceso de inventario documental de la Entidad?

Que todos los procesos que desarrollen las entidades públicas deben estar evidenciadas a través de documentos de archivo, los cuales deben ser inventariados, a fin de evidencias la transparencia en el desarrollo administrativo de las entidades del estado.

5. ¿Cuáles son las dificultades del proceso de inventario documental de la Entidad?

La falta de concientización en el momento de evidenciar el desarrollo funcional de las actividades asignadas a los funcionarios públicos.


5.4 INFORME SOBRE GESTIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO (ASPECTOS DESTACABLES) 1. La Dirección de Tránsito de Bucaramanga NO INFORMÓ la cantidad total, el estado, ni el soporte en que entregan los archivos a la nueva

administración. 2. La Dirección de Tránsito de Bucaramanga NO CUENTA CON UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL DIGITAL que genere Know How,

mantenga la seguridad jurídica, incremente la productividad y racionalice los costos. 3. Según informe de gestión presentado el 11 de noviembre de 2015 por la Oficina de Gestión Documental, las oficinas de CONTROL

INTERNO Y CALIDAD no han establecido las acciones de mejora para el cumplimiento de los principios y requisitos archivísticos implementados por la entidad, de acuerdo con la asignación que les fue dada en el ACTA DE COMITÉ DE ARCHIVO No 02 DEL 15 DE MAYO.

(*) Formato: Anexo 5 – Inventario Documental DTB 2015 5.4. EVIDENCIAS Y/O INFORMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “05 GETIÓN DOCUMENTAL Y ARCHIVO”

6. GOBIERNO EN LÍNEA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN 6.1 SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 6.2 INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 6.3 INFORMACIÓN DETALLADA 6.3.1 PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)


1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto a la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea y en el manejo de herramientas tecnológicas?

Actualizar el PETIC para el periodo 2016 – 2019

Dar cumplimiento al decreto 1078 de mayo de 2015 – Título 9 sobre Políticas y Lineamientos de Tecnologías de la Información para contribuir con la construcción de una Entidad abierta, más eficiente, más transparente y más participativa y que preste los mejores servicios con la colaboración de toda la comunidad

Nombrar los nuevos Integrantes del Comité de Gobierno en Línea y oficializarles las responsabilidades al respecto

2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea?

Aspectos Positivos: Haber dado inicio a la aplicación de la Estrategia de Gobierno en Línea Aspectos Negativos: Falta de recursos para la inversión en nuevas tecnologías para soportar procesos de la Entidad

3. ¿Qué considera usted que debería continuar?

Seguir aplicando el Decreto de Gobierno en Línea y aportar mayores recursos para la consecución de las diferentes metas establecidas

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas de la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea y en el manejo de herramientas tecnológicas?

Todos los procesos de la entidad forman parte de Gobierno en Línea. Debe existir una interacción entre todos estos. Se nota en la mayor parte de usuarios la disposición en el aprendizaje de nuevas herramientas tecnológicas.

5. ¿Cuáles son las dificultades de la implementación de la estrategia de Gobierno en Línea y en el manejo de herramientas tecnológicas?

Los responsables de los procesos generadores de información no se involucran con la estrategia recargándose toda la responsabilidad a la oficina de sistemas. Sistemas es un componente más de la estrategia. Debe existir un Coordinador que haga seguimiento y valide constantemente la implementación de la estrategia


6.3.2 INFORME SOBRE GOBIERNO EN LÍNEA Y SISTEMAS DE INFORMACIÓN (ASPECTOS DESTACABLES)

Gobierno en Línea

1. Frente al decreto 1078 de 2015 reglamentario del sector tecnologías de información y las telecomunicaciones y utilizando el formato de evaluación del ministerio de las TIC's, LA DIRECCION DE TRANSITO DE BUCARAMANGA apenas alcanza el 12,7% en la implementación de gobierno en línea. Componente TIC Servicios: 21% Componente TIC Gobierno Abierto: 8% Componente TIC Gestión: 17% Componente Seguridad y Privacidad de la Información: 5%

Sistemas de Información – Bases de Datos 2. El sistema que gestiona la parte misional fue desarrollado y es administrado por el director de sistemas, por lo cual se presume que la

gestión del conocimiento radica en su empresa y en él. 3. La documentación existente es muy genérica, no evidencia procesos que permitan recuperar de forma clara los sistemas de información

de forma oportuna. 4. Los servidores donde se encuentran almacenados los sistemas de información están virtualizados a través de herramientas software

(VMWare), en la documentación entregada se evidencia que en el caso del servidor APPS, donde funcionan los sistemas de información TUCAN, El Web Service de comparendos, el RNA y el paz y salvo del SIMIT, puede ser accedido a través de una dirección IP Externa, lo cual por las características de los sistemas allí alojados no debería estar disponible.

5. De acuerdo al documento entregado los contratistas de los sistemas de información misional y olympus son gestionados por terceros, por lo cual es importante determinar qué tipo de contrato de mantenimiento se tiene y cuando finaliza.

6. No se evidencias las configuraciones de las bases de datos ni su distribución física en los servidores, e igual manera no existe un inventario de objetos ni usuarios que acceden a las mismas.

Seguridad de la Información

7. Se identifican como amenazas que: el Director de la Oficina de Sistemas sea Juez y Parte en la toma de decisiones en el área TIC, exista acceso remoto a Servidores, Pc’s y Sistemas de Información, la elaboración de términos de referencia sea muy superficial sin tener en cuenta la caracterización de los procesos.

8. No existe definición de roles para la seguridad y privacidad de la información que permita la segregación de funciones, convirtiéndose en una vulnerabilidad de alto impacto para la Entidad

Infraestructura Tecnológica

9. Se cuenta con un cableado estructurado obsoleto, como sus equipoS activos y pasivos de red en igual situación lo cual afecta la


efectividad de los procesos administrativos. 10. No se cuenta con un inventario actualizado de los equipos de red lo cual dificulta la administración de la red. 11. Se tiene un contrato de Adquisición de hardware (portátiles, pc´s e impresoras) en arriendo durante 36 meses y después pasan a ser

propiedad de tránsito, los cuales ya serán al final del periodo equipos con obsolescencia

Fuente: Comisión de Empalme TIC - Seguridad y Privacidad de Información en la DTB. Msc. Sergio Oswaldo Cajías Lizcano (*) Formato: Anexo 6 - Gobierno en línea y Sistemas de Información DTB 2015 6.4. EVIDENCIAS Y/O INFORMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “06 GOBIERNO EN LINEA Y SISTEMAS DE INFORMACION”

7. BANCO DE PROYECTOS 7.1 SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 7.2 INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 7.3 INFORMACIÓN DETALLADA 7.3.1 PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)



1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto al Banco de Proyectos y la implementación de los Programas?

Que el líder del proceso haga una adecuada planeación de las actividades que se vayan a ejecutar en los proyectos inscritos.

2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en el funcionamiento del Banco de Proyectos y la implementación de los Programas?

Aspectos positivos: La colaboración que me fue prestada por el personal de la Alcaldía Municipal. Aspectos negativos: Falta de compromiso de los lideres para entregar la información a la oficina de planeación para inscribir los proyectos.


La alta dirección debe tomar acciones que conlleven al mejoramiento de todos los procesos que conforman la entidad, en cuanto a compromiso en el desarrollo de funciones, cumplimiento de horarios laborales, presentación de estudios previos, estudios de costo de cada proceso misional de la entidad.

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas respecto al funcionamiento y resultados del Banco de Proyectos y en la implementación de los Programas?

El Presupuesto planeado para la ejecución de los Proyectos debe ser acorde a los costos de ejecución existentes en la Entidad

5. ¿Cuáles son las dificultades en las actividades del Banco de Proyectos y la implementación de los Programas?

La falta de diligencia de los líderes de los Procesos en la elaboración de los proyectos para la Inscripción de los mismos en de manera que se cuente con el tiempo suficiente para ejecutarlos en su totalidad.

7.3.2 EMPALME BANCO PROGRAMAS Y PROYECTOS (DESTACABLES)

1. El formato no fue diligenciado, tan solo se respondieron las preguntas estratégicas. 2. No se entregó ninguna información sobre el Modelo Estándar de Control Interno de la entidad, que por resolución debe ser

elaborada e implementada por la oficina de Planeación.

3. Educación Vial. Divulgación de las Normas de Cultura Ciudadana para Prevención y La Seguridad Vial En La Ciudad De


Bucaramanga. De acuerdo con el informe de PLAN DE DESARROLLO entregado por la Oficina de Planeación al comité de empalme, durante la vigencia 2012 a octubre de 2015 se habían sensibilizado en las normas de tránsito a 197.942 personas de las 274.706 que estipuló el Plan de Desarrollo, es decir una ejecución del 72%, con un presupuesto para el cuatrienio por $1.529.500 y ejecución del 82%.

4. Control Vial. Renovación y Mejoramiento de La Logística del Grupo De Control Vial De La Dirección. Las metas establecidas en el plan de desarrollo son mínimas y no existe un indicador que permita medir la efectividad de la capacidad operativa en seguridad vial tal como la TASA DE VICTIMAS Y LESIONADOS POR ACCIDENTES DE TRANSITO que publica anualmente el DEPARTAMENTO DE MEDICINA LEGAL. Presupuesto para el cuatrienio $2.959.852.614 ejecución del 63.2%.

5. Señalización. Reposición, Mantenimiento e Incremento De La Señalización Vial De La Ciudad De Bucaramanga.

Se repusieron solo 892 señales de las 3.000 estipuladas como meta. Ejecución del 28%. Se adquirieron 1.217 señales nuevas de tránsito de las 1.036 establecidas como meta. Ejecución del 117%. Se realizaron 8.783 m2 de señalización horizontal nueva de los 8.000 m2 proyectados en el plan de desarrollo. Ejecución del 109% Presupuesto cuatrienio para señalización $ 2.257.298.000 ejecución del 84% EL EQUIPO DE EMPALME NO LOGRÓ EVIDENCIAR LO ANTERIOR DEBIDO A QUE NO SE ENTREGÓ EL INVENTARIO DE LA SEÑALIZACIÓN HORIZONTAL, VERTICAL Y ELEVADA CON LA QUE CUENTA LA DTB.

6. Semaforización. Mantenimiento al Sistema General de Semaforización de Bucaramanga.

ES URGENTE REALIZAR UN ESTUDIO SERIO QUE ESTIME EL COSTO DE ACTUALIZAR LA RED SEMAFÓRICA E IMPLEMENTAR UN CENTRO DE CONTROL VIAL, PUES A LA FECHA EL SISTEMA NO SE ACTUALIZA DESDE HACE MAS DE 50 AÑOS Y ESTÁ COLAPSADO. Presupuesto final cuatrienio $935.655.824 ejecución del 63%

7. Zonas de Estacionamiento Transitorio. La DTB NO CUMPLIÓ DURANTE EL CUATRIENIO CON LA ELABORACIÓN DE UN PLAN ESPECIAL DE PARQUEADEROS – PEP- que indicara la implementación de 22 zonas de estacionamiento transitorio en la ciudad de Bucaramanga. Argumentó la entidad que fue debido al cambio del POT. La Oficina de Planeación informa que existe una propuesta de modificación del Acuerdo 065 de 2006 “Por medio del cual se establece el marco conceptual del sistema de estacionamientos y parqueaderos


en el Municipio de Bucaramanga” que se presentó en la Secretaría de Planeación Municipal en Octubre. El equipo de empalme no recibió ni evidenció tal propuesta.

8. Sistematización. Fortalecimiento y Modernización de la Plataforma Tecnológica de La DTB.

NO SE INFORMÓ AL EQUIPO DE EMPALME SOBRE LOS RESULTADOS DE ESTA META.

9. Centro Diagnóstico Automotor. Mantenimiento y Mejoramiento Centro Diagnóstico Automotor de La DTB. NO SE INFORMÓ AL EQUIPO DE EMPALME SOBRE LOS RESULTADOS DE ESTA META.

10. Gestión Calidad. Mejoramiento Mantenimiento y Modernización del Sistema Integrado de Gestión de la Calidad.

NO SE INFORMÓ AL EQUIPO DE EMPALME SOBRE LOS RESULTADOS DE ESTA META.

11. Mejoramiento y Mantenimiento de Infraestructura. El equipo de empalme logró evidenciar que este fue el último proyecto que se radicó en el Banco de Programas y Proyectos de la Alcaldía Municipal. Se desconoce sus objetivos, metas y logros ejecutados.

(*) Formato: INFORME PLAN DE DESARROLLO

7.3.2 EMPALME PROGRAMAS (DESTACABLES)

PROGRAMA SUBPROGRAMA

BUCARAMANGA CULTA Y TOLERANTE LABORATORIOS DE CULTURA CIUDADANA

BUCARAMANGA ÁGIL Y SEGURA

MEJORAMIENTO DE LA CAPACIDAD OPERATIVA EN SEGURIDAD VIAL

REPOSICIÓN, MANTENIMIENTO E INCREMENTO DE LA SEÑALIZACIÓN VIAL DE LA CIUDAD DE BUCARAMANGA

RED SEMAFÓRICA DE LA CIUDAD

ZONAS DE ESTACIONAMIENTO TRANSITORIO EN ESPACIO PÚBLICO


ADMINISTRACIÓN EFICIENTE Y BIENESTAR PARA TODAS Y TODOS

FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL Y LOGÍSTICO

(*) Formato: PLAN ACCION INSTITUCIONAL

7.4. EVIDENCIAS Y/O INFORMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “07 RECURSOS FISICOS E INVENTARIOS”

8. SISTEMA DE CONTROL INTERNO 8.1 SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 8.2 INFORMACIÓN COMPLETA SI X NO 8.3 INFORMACIÓN DETALLADA 8.3.1 PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)


1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto al Sistema de Control Interno?

1. El Informe ejecutivo anual: El cual contiene el resultado final de la evaluación del Sistema de Control Interno que tendrá una primera encuesta para determinar el nivel de madurez en la implementación y sostenimiento del modelo estándar de control interno MECI y una encuesta adicional que busca determinar el nivel de cumplimiento en la actualización de dicho modelo, también se resalta la evaluación del sistema de gestión de calidad en el cual se aplica una encuesta para determinar el avance y sostenimiento de este Sistema. Para la elaboración de estas encuestas se deberá acceder al aplicativo MECI dispuesto en la página web de la función pública.

2. Preparar el informe de evaluación de gestión por dependencias: con el fin de dar cumplimiento a la ley 909 de 2004: este informe se presenta anualmente y se efectuara respecto al año anterior durante el mes de enero de la siguiente vigencia, dicho informe se tendrá en cuenta en la evaluación del desempeño de los servidores públicos de carrera administrativa.

3. Informe de Control Interno Contable: Se debe presentar de acuerdo a los lineamientos descritos por la Contaduría

General, con el fin de verificar que el proceso contable se desarrolle de conformidad a las disposiciones consagradas en el régimen de Contabilidad Pública.

4. El Sistema de Control Interno le asigna a la oficina de control interno la responsabilidad de hacer seguimiento a

los planes de mejoramiento por procesos y planes de mejoramiento institucionales elaborados por la entidad : Para la vigencia 2015 se suscribieron diecisiete (17) planes de mejoramientos producto de auditorías internas los cuales se les realizó el respectivo seguimiento a las acciones de mejora.

5. Desarrollar los dos planes de mejoramiento suscritos con la Contraloría Municipal de Bucaramanga:

De acuerdo a la auditoria gubernamental con enfoque integral línea financiera y de gestión realizada por el ente de control en la vigencia 2015, se generaron doce (12) Hallazgos de tipo administrativo, dos (2) sancionatorios y uno (1) de carácter disciplinario, por tal razón se suscribió el plan de mejoramiento el día 15 de julio de 2015 con el fin de subsanar los hallazgos de tipo administrativo, es de anotar que se auditó la vigencia 2014. La Contraloría Municipal de Bucaramanga con base en sus facultades y atribuciones y en desarrollo del plan de auditorías 2015, llevo a cabo la auditoria gubernamental con enfoque integral Modalidad Especial, a los recursos públicos en la administración que se destinan a las personas en condición de discapacidad en la ciudad de Bucaramanga durante la vigencia del 1 enero de 2012 a la fecha, en el cual se encontraron 2 Hallazgos de tipo administrativo, por tal razón la entidad suscribió el plan de mejoramiento el día 10 de Agosto de 2015 con el fin de subsanar los mismos. En el mes de Octubre la oficina de Control Interno se encuentra realizando el avance de las acciones correctivas descritas en los planes de mejoramiento de igual forma se tiene programado realizar en el mes de Diciembre


realizar el ultimo seguimiento el cual será enviado al ente de Control.

6. Riesgos de Gestión: La oficina de control Interno en su rol de Valoración del Riesgo para la vigencia 2015, asesoró a los líderes de los procesos en la elaboración del mapa de riesgos de acuerdo al Manual de administración del riesgo. Cada proceso envió su mapa de riesgos a la oficina de Control Interno quien a su vez envía a la oficina de planeación con el fin de generar el mapa de riesgos institucional. Cabe aclarar que para esta asesoría tuvo dificultad por la falta de compromiso por parte de los encargados de los procesos. Los 5 riesgos que hacen parte del mapa de riesgos por proceso con mayor valoración son:

CDA: El resultado de la inspección se vea afectado por posible conflicto de intereses por que los funcionarios reciban dádivas o compensaciones de tipo financiero o material por parte del CDA o de los clientes. Cultura Vial: No se asignen los recursos necesarios para el desarrollo de los programas de cultura vial. Gestión Financiera: Falta Software que integre la información. Gestión Jurídica: Falta seguimiento al cliente moroso. Gestión Documental: Documentos extraviados, deteriorados; inoportunidad en la prestación del servicio.

7. Riesgos de Corrupción: La oficina asesora de planeación elabora el plan anticorrupción y atención al ciudadano y el mapa de riesgos de corrupción en el mes de enero el cual debe ser publicado en la página web de la entidad. La oficina de Control Interno realiza seguimiento a la estrategia del plan anticorrupción y atención al ciudadano y al mapa anticorrupción en el mes de Abril, Agosto y Diciembre. Los 5 riesgos que hacen parte del mapa de riesgos de Corrupción con mayor valoración son: La inexistencia de un sistema de información integrado genera una baja cultura de control institucional por falta de mecanismos para integrar, manejar y evaluar la información. Falta de controles conlleva a efectuar actos de corrupción en los diferentes servicios prestados en la entidad. Proceso contractual sin el cumplimiento de los requisitos legales. La no publicación de todas las etapas contractuales conlleva al incumplimiento del principio de transparencia sancionado por los diferentes entes de control. Las deficiencias en el cumplimiento de los procesos del sistema integrado de gestión de la calidad pueden conllevar a la ocurrencia de delitos contra la administración pública. (Tramitología)


2.¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en la implementación del Sistema de Control Interno?

Negativos:

• Falta de compromiso por parte de los líderes de los procesos en la entrega oportuna de la información para Entes de control, elaboración de los Planes de mejoramiento y mapa de riesgos.

• Falta de un software que integre los procesos Financiero, Sistemas, Contabilidad, Tesorería y Almacén.

• Manual de funciones, Código de ética, Manual de contratación desactualizados. Positivos

• Obtener dos reconocimientos a nivel internacional la entidad en Seguridad vial.

• Certificación de calidad por parte del ICONTEC del proceso Cultura Vial.

• Cumplir con los proyectos, programas de seguridad vial y reducir los índices de accidentalidad en la ciudad.

• Se ejecutaron diferentes actividades de capacitación como sistema integrado de Gestión de Calidad, Mapa de Riesgos, Diplomado en normas de tránsito, seguridad vial, cursos de informática, Word y Excel básico y avanzado, Convenio con el SENA para cursos de herramientas pedagógicas y didácticas básicas para orientar procesos de formación profesional como requisitos para formar instructores de la DTB y continuar con el ciclo de formación como técnicos en tránsito y transporte y Seguridad de vial.

• Se han actualizado procedimientos, formatos, guías, instructivos, manuales por cada proceso de igual forma se cuenta con una caracterización por proceso.

3. ¿Qué considera usted que debería continuar?

• Verificar que el Sistema de Control Interno este formalmente establecido en la entidad, y que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos.

• Verificar que los controles definidos para los procesos y actividades de la entidad, se cumplan por los responsables de la ejecución.

• Verificar que los controles asociados con todas y cada una de las actividades de la entidad, estén adecuadamente definidos, se mejoren permanentemente de acuerdo con la evolución de la entidad.

• Presentar por parte de la oficina de Control Interno informes a la alta dirección y comité de Control Interno, con el fin de adoptar propuestas de mejoramiento.

• Que exista en la entidad un representante de la alta dirección para el MECI, para que lidere su implementación, mantenimiento y mejoramiento.

• La sensibilización y formación a todos los servidores públicos debe ser una actividad previa y permanente al proceso de fortalecimiento institucional.


4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas de la implementación del Sistema de Control Interno?

• Comprender la importancia del Control Interno y la gestión de los procesos dentro del esquema de modernización de acuerdo a los controles de las actividades realizadas en la entidad. • Lograr cumplir con los objetivos institucionales que se implementaran. • Que la articulación de los tres sistemas está caracterizada por la adopción de un modelo basado en la gestión por procesos y la mejora continua de los mismos mediante la aplicación del ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar) lo que facilita la identificación de estos elementos comunes. • Como elemento de control que favorece a la retroalimentación del Sistema de Control Interno, la oficina de Control Interno durante la vigencia viene adelantando las auditorias de gestión aprobadas por el comité de Control Interno, con la finalidad de identificar las oportunidades de mejora y así contribuir al logro de los resultados institucionales.

5. ¿ Cuáles son las dificultades de la implementación del Sistema de Control Interno?

• Falta de compromiso y disponibilidad de tiempo de los líderes de los procesos. • Falta de un sistema software que integre toda la parte operativa y administrativa de la entidad, que permita realizar un seguimiento en tiempo real de las diferentes acciones y medidas tomadas. • Conformar de acuerdo a las características de la entidad un equipo MECI, los miembros que conforman dicho equipo, deben dentro de lo posible líderes de los procesos, con el objetivo de que los mismos puedan replicar los aspectos del Sistema de Control Interno. • Disponer de recursos físicos, económicos, tecnológicos, de infraestructura y de talento humano requeridos para su implementación y fortalecimiento continuo. • La alta dirección debe involucrar la participación activa de los líderes y sus equipos de trabajo para la identificación, diseño, estandarización y actualización permanente de los procesos a su cargo, la gestión de los riesgos y la verificación y evaluación de su gestión.

8.3.2 INFORMACIÓN GESTIÓN DE CONTROL INTERNO (ASPECTOS DESTACABLES)

1. La Oficina de Control Interno de la DTB no ha gestionado la implementación de controles de aquellos procesos en los cuales ha evidenciado a través de auditorías internas y externas, el incumplimiento de las normas.

2. El incumplimiento de las normas detectadas a través de auditorías internas y externas no se comunica a la oficina de Control Interno Disciplinario.

3. No se realizó auditoría a las denuncias y quejas de los ciudadanos para aperturar investigaciones disciplinarias de los

funcionarios del grupo de control vial. Se desconoce el total de estas denuncias y si se dejaron prescribir términos.


4. La Oficina de Control Interno no ha elaborado un programa de acciones de mejoramiento para la Gestión Documental y de Archivo de cada una de las Dependencias de la Entidad.

5. La Oficina de Control Interno no ha establecido un control para la actualización de la información de los funcionarios

públicos en el SIGEP. (*) Formato: Anexo 8 Formato sistema control interno de Gestión DTB 2015 8.4. EVIDENCIAS Y/O INFROMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “08 SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION”

9. RECURSOS FISICOS 9.1 SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 9.2 INFORMACIÓN COMPLETA SI X NO 9.3 INFORMACIÓN DETALLADA 9.3.1 PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)


1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto a la tenencia de los muebles e inmuebles?

QUE LOS MUEBLES E INMUEBLES DE LA ENTIDAD SE CONSERVEN EN BUEN ESTADO


2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en la administración de los muebles e inmuebles?

COMO POSITIVO SE ADQUIRIERON MUEBLES PARA CUBRIR UNA NECESIDAD

3. ¿Qué considera usted que debería continuar respecto a los inventarios de los muebles e inmuebles?

SEGUIR CUBRIENDO LAS NECESIDADES PRIORITARIAS QUE AUN FALTAN

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas en el manejo de estos bienes (muebles e inmuebles)?

SE DEBEN PRESERVAR A TRAVES DEL TIEMPO

5. ¿Cuáles son las dificultades que se presentaron en el manejo de estos bienes (muebles e inmuebles)?

ACTUALIZACION DE UN SOFWARE PARA EL LEVANTAMIENTO DE LOS MISMOS

9.3.2 INVENTARIOS BIENES MUEBLES E INMUEBLES (ASPECTOS DESTACABLES)

1. La DTB durante el cuatrienio no invirtió en un software integrado entre la Oficina de Inventarios y la contabilidad. 2. La Contraloría Municipal se pronunció en un hallazgo administrativo sobre la carencia de un método de inventarios (kardex) para los

bienes de consumo como papelería, cintas para licencias de tránsito y conducción, y placas vehiculares. 3. No se informó cuantos bienes inmuebles se han dado de baja por enajenación (gratuito u oneroso), por donación o por destrucción, en

especial vehículos y equipos de cómputo. 4. Se informó por parte de la Oficina de Sistemas que a octubre de 2015, existe un inventario de 175 equipos de cómputo, entre portátiles y

de escritorio, dentro de los cuales tan solo uno se reporta en mal estado. 5. Se informó por parte de la oficina de Sistemas que a octubre de 2015 existe un inventario de 57 impresoras dentro de las cuales se

reportan 3 dañadas. 6. Se informó de un total de 895 postes para semáforos, 1.266 semáforos y 115 equipos de control local de semaforización a octubre de

2015. 7. No se informó el inventario de señales de tránsito horizontal y vertical. 8. No se informó el inventario de motocicletas de propiedad de la Dirección de Tránsito. 9. Se informó de un total de 17 vehículos, de los cuales 14 están bajo la responsabilidad del Grupo de Control Vial, 2 por la Dirección y 1 por

el Centro de Diagnóstico Automotor.

(*) Formato: Anexo 9 – Recursos Físicos e Inventarios DTB

COMISIÓN DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019 9.4. EVIDENCIAS Y/O INFROMACIÓN SOPORTE Carpeta Digital “08 SISTEMA DE CONTROL INTERNO Y GESTION”

10. TRANSPARENCIA Y SERVICIO AL CIUDADANO 9.1 SE RECIBIERON FORMATOS DPN SI X NO 9.2 INFORMACIÓN COMPLETA SI NO X 9.3 INFORMACIÓN DETALLADA 9.3.1 PREGUNTAS ESTRATÉGICAS (DESTACABLE)


1. ¿Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto a transparencia, anticorrupción, servicio al ciudadano?

Mejorar la atención al usuario a través del Chat y dar respuestas oportunas a las PQRS. Diligencia de los líderes de los Procesos para enviar información que debe ser publicada en el sitio web.


2. ¿Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en la implementación del a transparencia, anticorrupción, servicio al ciudadano?

Aspectos Positivos: Se utiliza tecnologías para dar cumplimiento a la implementación de la ley. Los cambios que se realizaron en el sitio WEB de la entidad. Implementación del Chat en Línea. Emisora Virtual de la Dirección de Tránsito. Intranet de la entidad. Aspecto Negativo: Falta nombrar el Responsable que oriente y coordine la estrategia de Gobierno en línea y la ley de Transparencia.

3. ¿Qué considera usted que debería continuar? Seguir avanzando en las actuaciones a que halla lugar con la implematación de la Pasarela de Pagos (Botón PSE)

4. ¿Cuáles son las lecciones aprendidas de la implementación del a transparencia, anticorrupción, servicio al ciudadano?

Todos los Procesos hacen parte de la Ley de Transparencia toda vez que son generadores de Información

5. ¿Cuáles son las dificultades de la implementación del a transparencia, anticorrupción, servicio al ciudadano?

La falta de coordinación en la Unificación de los Reportes de Información

10.3.2 ASPECTOS DESTACABLES

1. La DTB NO REPORTA INFORMES DE RENDICIÓN DE CUENTAS A TRAVÉS DE SU PÁGINA WEB. 2. Las Audiencias Públicas de rendición de cuentas tan sólo son las que realiza en el Concejo de Bucaramanga debido a llamamientos por

parte de esta corporación para controles políticos. Sin embargo la entidad no se toma el tiempo para publicar en su página web el informe de dicho control político o su respectivo video.

3. No se realizan caracterizaciones de los usuarios atendidos en la entidad. 4. La entidad no reportó base de datos de asociaciones, organizaciones, veedurías, o demás grupos de interés del sector. 5. No se realizan encuestas o consultas a la ciudadanía sobre los temas relevantes para la gestión y la rendición de cuentas. 6. El equipo de empalme no evidenció procedimientos para la atención al ciudadano. 7. El equipo de empalme evidenció que la DTB no cumple con la norma técnica NTC6047 de 2013 sobre accesibilidad a espacios físicos. 8. Es necesario incluir los temas de acceso a la información pública generada por la DTB en el plan de acción institucional. 9. El equipo de empalme no evidenció un seguimiento y evaluación al plan ANTICORRUPCIÓN y de ATENCIÓN AL USUARIO. 10. La entidad no publica ni divulga su política de tratamiento de datos personales. 11. La entidad no cuenta con un plan de acción para reducir tramitologías con el fin de satisfacer al usuario.


ASPECTOS DE DESARROLLO Y/O SECTOR

SECTOR POSIBLES PLANES

Dimensión o línea estratégica de su Plan

de Desarrollo en la cual se incluye el

tema

Meta del Plan de Desarrollo

relacionada con el Plan (o política)

sectorial o poblacional

Nombre del Plan (o política) (clasifiquelo en sectorial o poblacional) Acto

administrativo de aprobación Sectorial Poblacional

TRÁNSITO 11. Planes de Movilidad, Ley 1083 de 2006

SALUD Y PROTECCION SOCIAL

Disminuir a 350 la tasa de lesiones en accidentes de tránsito

PLAN MUNICIPAL DE SEGURIDAD VIAL 2013 -2015

Acuerdo 014 de 2012 por el que se aprueba Plan de Desarrollo

Dependencia responsable

Localización física y/o virtual del plan (o

política)

Localización de informes de seguimiento

Porcentaje de ejecución

Resultados/productos logrados

temas pendientes

Dificultades evidenciadas en su ejecución

Dirección de Tránsito y Secretaría de Salud

Municipio de Bucaramanga

90%

Ver informe de empalme Y PLAN MUNICIPAL DE SEGURIDAD VIAL

Continuar con la reducción de accidentalidad

Mayor participación para lograr la meta por parte de otras entidades y secretarias.

• La Dirección de Tránsito de Bucaramanga no reportó al Equipo de Empalme si la meta de disminuir a 350 la tasa de lesiones en accidentes de tránsito se venía cumpliendo a finales de la vigencia 2015.

• Igualmente se evidenció que las estadísticas reportadas por el grupo de Control Vial, no concuerdan con el Informe reportado por Medicina Legal sobre lesionados en accidentes de tránsito en 2014.


Fuente: Grupo Control Vial DTB 2015.

OBSERVACIONES Y RECOMENDACIONES 1. OBSERVACIONES A nivel general, el proceso de empalme en la Dirección de Tránsito de Bucaramanga se realizó de forma continua y con la disposición adecuada por parte de los funcionarios para allegar la información requerida. Sin embargo, es de destacar que no todos los formatos del DNP se diligenciaron correctamente, y que por instrucciones del actual Director de Tránsito se suspendió las sesiones de aclaración y/o entrega de información solicitada por el equipo de empalme.


2. RECOMENDACIONES Es importante que la nueva administración de la Dirección de Tránsito de Bucaramanga establezca como una de sus principales metas disminuir la tasa de mortalidad y de lesiones por accidentes de tránsito, utilizando para ello todo el andamiaje de la entidad, tanto del Grupo de Control Vial, como la Señalización, Semaforización y la Educación Vial. Así mismo, es importante que la nueva Administración desarrolle plenamente el principio constitucional de transparencia en sus actuaciones y el de rendición de cuentas de su gestión, con el fin de establecer una comunicación asertiva entre la entidad y los ciudadanos, los cuales han mantenido una queja constante por la falta de información acerca de la utilización de los recursos públicos recaudados por la entidad. Finalmente, es urgente elaborar un plan de choque para los primeros 100 días de administración, que impacte en la ciudadanía y la opinión pública frente a la credibilidad de una de las entidades con mayor desprestigio de la ciudad de Bucaramanga.

1. Realizar un estudio pormenorizado de cada uno de los procesos coactivos con el fin de lograr un saneamiento de cartera, pues la política

de la actual Dirección es no reconocer la prescripción de las multas y en consecuencia se interponen recursos y acciones de tutela a los fallos de los tribunales dilatando el cumplimiento. Este aspecto debe revisarse por la nueva administración a la luz de la ley en cuanto a pérdida de fuerza de ejecutoria de actos administrativos antes del 2006 por vigencias de la ley, caducidad, remisibilidad y prescripción.

2. Identificar y cuantificar los requerimientos de personal, equipos, y demás para el cobro de multas, derecho de placa, parqueaderos y

demás rubros sujetos a cobro coactivo, en dado caso que se prescinda de la tercerización de dichas labores. 3. Revisar la procedencia de las acciones de repetición, la prescripción de las mismas y las demandas pendientes por instaurar por las

personas que ya agotaron el requisito de procedibilidad. Esto puede resultar en procesos de demandas que se van a presentar a la entidad a finales de este año o en el primer trimestre del 2.016.

4. Solicitar INVENTARIO Y CUSTODIA DE LAS COPIAS DE LOS SOPORTES DE LAS HORAS EXTRAS, DOMINICALES Y FESTIVOS QUE TIENE EN SU

PODER EL COMANDANTE GERARDO HERNÁNDEZ, pues este hace parte del sindicato que demandó a la DTB por las horas extras desde el año 1995, a través del proceso de nulidad y restablecimiento del derecho No. 680013331014199801371, el cual fue fallado en segunda instancia a favor del demandante, además que al estar allí no existe garantía de la veracidad de dichos documentos pues puede darse la


posibilidad de estar negociando secretamente estos certificados. Cabe señalar que de acuerdo con la información reportada por la entidad, la estimación “a vuelo de pájaro” del valor a pagar por este fallo fue de $10 MIL MILLONES DE PESOS.

5. Revisar las hojas de vida y la originalidad de los soportes estudios y experiencia de los agentes de tránsito vinculados en provisionalidad

en el año 2.015, pues hay indicios que varios documentos son falsos. 6. Existe una alta probabilidad que los funcionarios de libre nombramiento y remoción que sean declarados en insubsistencia demanden el

reintegro, pues existen casos donde los funcionarios han ganado, por lo tanto es urgente elaborar borradores de las resoluciones con abogados expertos.

7. Capacitar a las oficinas gestoras para la adecuada elaboración de estudios previos, donde se especifique claramente la descripción de la

necesidad y la elaboración del presupuesto oficial

8. Revisar los contratos en los que la Dirección de Tránsito FIGURA COMO ARRENDATARIO y establecer la conveniencia de continuar con ellos.

9. Establecer una tabla de Honorarios para los contratos de prestación de servicios y apoyo a la gestión.

9. Revisar si el procedimiento para la estimación del presupuesto oficial de un proceso contractual exige una cantidad mínima de

cotizaciones.

10. Implantar un mecanismo eficaz para dar cumplimiento al principio de Publicidad de las ofertas contractuales que realiza la entidad de acuerdo a su plan de adquisiciones, con el fin de aumentar el número de oferentes que se presentan.

11. Publicar en la página web de la entidad el Plan Anual de Adquisiciones. 12. Revisar el procedimiento para la actualización de los procesos contractuales en la plataforma Gestión Transparente de la Contraloría

Municipal de Bucaramanga, con el fin de dar cumplimiento a la Resolución de rendición de cuentas y al principio de Transparencia.

13. Revisar el ESTADO DE LOS CONVENIOS y proceder a su finalización si no han cumplido con sus objetos, o caso contrario, reafirmarlos.

COMISIÓN DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019 14. Realizar un estudio que determine el costo de las inversiones necesarias para LA MODERNIZACIÓN DE LA RED SEMAFÓRICA, pues a la

fecha se encuentra suspendida la Convocatoria 001 de 2014 que pretendía seleccionar un socio estratégico para crear una empresa de Economía Mixta para este fin y para implementar el proceso de foto multas.

15. Verificar que la publicación de los contratos en el SECOP se realicen dentro del término de la noma. (5 días hábiles), pues se evidenció que

el contrato No. 224 de 2013 aún no contiene todas las actuaciones registradas en este portal.

16. Establecer un sistema para publicar toda la documentación contractual en la página web de la entidad tal como se realiza en la página web de la Gobernación de Santander.

17. Formalizar el contrato de arriendo con el Sindicato de agentes de tránsito. 18. iniciar un proceso de DEPURACIÓN Y SANEAMIENTO DE LA CARTERA POR COBRAR.

19. Realizar una Auditoría contable a las cuentas del Balance General de la entidad para determinar el saldo real del patrimonio. 20. Revisar uno a uno la constitución de reservas presupuestales a 31 de diciembre de 2015, pues de acuerdo con la información reportada,

solo debieran encontrarse en dichas reservas los contratos de vigilancia, seguros, correspondencia y combustible.

21. Implementar estrategias de mercadeo para aumentar los ingresos del CDA o estudiar la conveniencia de tercerizar dicha operación.

22. Incrementar los convenios con empresas de transporte para realizar sus revisiones técnico mecánicas en el CDA de la Dirección de Tránsito

23. Implementar acciones de mejoramiento para la adecuada gestión de archivos de los contratos, convenios y demás actuaciones suscritas

por la entidad con terceros.

24. Realizar el inventario y digitalización de los archivos históricos o documentos permanentes de la entidad.

25. Publicar en la página web de la entidad el informe completo sobre la situación de los archivos de acuerdo con lo establecido en la CIRCULAR EXTERNA 002 DEL ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN con basen en la Ley 1712 de 2014 (Transparencia).

COMISIÓN DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019 26. Iniciar procesos disciplinarios a los funcionarios responsables de las diferentes dependencias que no cumplan con la transferencia de

archivos. 27. Exigir estudios en archivística a los contratistas que prestan servicios de apoyo en la gestión de archivos, o realizar un convenio con el

SENA u otras entidades educativas.

28. Establecer una base de datos actualizada de los programas y proyectos radicados, registrados, priorizados y en ejecución.

29. Estipular proyectos que impacten en los indicadores de seguridad vial y movilidad del municipio de Bucaramanga, y que tengan en cuenta el factor ambiental así como la participación ciudadana.

30. Establecer indicadores en el plan de acción institucional que se identifiquen plenamente con la misión de la entidad de tránsito.

31. Implementar la norma técnica de calidad de la gestión pública GP 1000, pues se vienen certificando algunos procesos bajo la norma ISO 9000, pero no se evidencia interiorización y apropiación de la cultura de calidad por cuanto son procesos que se realizan con contratistas.

32. Establecer un procedimiento para la recepción de los materiales defectuosos o dañados que deben ser devueltos a la entidad de acuerdo

a cláusulas contractuales para reposición. Así mismo, exigir la entrega de elementos de protección que deben ser devueltos para su respectiva reposición.

33. Se debe pedir al director de sistemas los manuales tanto técnicos como de usuario, si no los posee, es prioritario que los mismos sean

creados y entregados para disminuir el impacto negativo que se puede presentar en caso de faltar el funcionario.

34. Se debe pedir al director de sistemas que especifique claramente los procedimientos de recuperación y que sistemas son considerados críticos, adicionalmente formalizar si existen procedimientos alternos de recuperación de información que puedan ser documentados.

35. Se debe pedir el listado de personas que acceden desde esta dirección externa (Si lo hacen), junto con usuarios y contraseñas y validar la

funcionalidad de los mismos, de igual manera validar porque es necesario que funcione así y buscar la estrategia que permita anular este acceso o restringirlo a partir del 1 de enero de 2016


36. El sistema de información misional de acuerdo a la información entregada está desarrollado en Genexus con Binarios en FOXPRO y el

financiero también es Genexus pero no es un sistema centralizado, son programas que se ejecutando de manera independiente, esto es un problema ya que la información no se encuentra centralizada y existen muchos puntos de falla y fuga de información. Debe Solicitarse de manera rápida, usuarios y personas que acceden a los mismos y que labores realizan en los mismos.

37. De ser posible se debe solicitar la configuración de las bases de datos y listado de usuarios con permisos que acceden a las mismas. Para el

caso de SQL Server , se debe validar si está vigente el licenciamiento de la misma

38. El nuevo Director de Transito deberá comprometerse e involucrarse desde el inicio de su mandato con el fortalecimiento de la

Gestión TIC de la Entidad a través de la implementación de un nuevo modelo de Gestión de TIC para garantizar el éxito de sus estrategias, y para apoyar la eficiencia y transparencia en la ejecución de sus procesos, la administración y control de los recursos.

39. Se deberá definir e implementar una política TIC que le permita actuar con ayudas de lineamientos, guías y estándares que le

faciliten a la Entidad la gestión de recursos y proyectos que conlleven a resultados más eficientes.

40. Se deberán revisar las caracterizaciones de todos los procesos de la Entidad gestionado por el área de calidad, para que con el acompañamiento del área de las TIC, mejoren los procesos para alcanzar mayor eficiencia y transparencia en la ejecución, facilitar la administración y control de los recursos y brindar información objetiva y oportuna para la toma de decisiones en todos los niveles.

41. Se deben nombrar personas desde ya para que empiecen a comprometerse con sus funciones y se alineen en la construcción

de la política inicialmente citada.

42. Aunque no se pueden corregir las cosas de inmediato el punto vital es garantizar el control de acceso a la información de la entidad por parte de la nueva administración el día primero de enero del 2016, es decir controlar el uso de la información con herramientas tecnológicas, esto en primera instancia dará a conocer todos los actores y usuarios de los sistemas, disminuirá actos de corrupción y manipulación indebida, etc. Esto deberá ir acompañado de una circular para los empleados donde se muestre la importancia de la información, la responsabilidad por su uso y un acuerdo de confidencialidad sobre la información que gestionen.


43. Se debe promover la documentación del KNOW HOW (Como se hacen las cosas en el día a día) en los procesos de la Entidad con el fin de

apoyar los procesos de creación, almacenamiento, recuperación, transferencia y aplicación de conocimiento, con lo cual no se tenga que depender de las personas que tienen el conocimiento de cómo opera la alcaldía.

44. Mejorar las condiciones del centro de cómputo y crear sitios alternos de operación para que ante cualquier eventualidad se pueda

garantizar la continuidad de la operación de los servicios de la Alcaldía.

45. Generar las funciones y responsabilidad para el Director de la Oficina de Sistemas que respondan a las necesidades de la estrategia de Gobierno en Línea con un único direccionamiento así:

• Conozca su usuarios para definir los medios electrónicos más apropiados

• Identificar y priorizar los servicios y trámites de mayor impacto para prestarlos en línea

• Publicar la mayor cantidad de datos abiertos y promover la generación de valor agregado a partir de su uso

• Medir la satisfacción de los usuarios en el uso de los servicios en línea y realizar mejoras a partir de los resultados

• Difundir y actualizar información pública de interés para los ciudadanos a través de canales electrónicos

• Aprovechar los medios electrónicos para adelantar una rendición de cuentas más efectiva y más visible

• Vincular a la ciudadanía en la toma de decisiones y la solución de problemática a través de medios electrónicos.

• Articular el uso de la tecnología para el mejoramiento de los procesos misionales y estratégicos de la entidad

• Permitir que la tecnología facilite el desarrollo de las actividades en su equipo de trabajo

• Desarrollar sistemas de información seguros y proteger los derechos de los ciudadanos (privacidad, intimidad y datos personales) en internet

46. Consolidar un equipo de trabajo idóneo y especializado que respalden las estrategias del Director de la Entidad, y que aplique los

lineamientos, instrumentos y cumplir con los plazos de la Estrategia de Gobierno en Línea para garantizar el máximo aprovechamiento de las Tecnologías de Información y las Comunicaciones, con el fin de contribuir a la construcción de un gobierno local, abierto, más eficiente, más transparente, más participativo y que preste mejores servicios con la colaboración de toda la ciudadanía. (Fuente: Decreto 1078 de 2015).

47. Diseñar e Implementar el Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información.

Documents

DIRECCIÓN DE TRÁNSITO DE BUCARAMANGA...COMISIÓN DE EMPALME Rodolfo Hernández Suarez Alcalde Electo 2016-2019 8. Proceso 68001233300020120023700: El señor Edwin José Salcedo Núñez