Direccion de Gestión Administrativa · Direccion de Gestión Administrativa Nombre de Procedimiento Generación, integración, ejecución y control del presupuesto anual Referencia

Direccion de Gestión Administrativa

Nombre de Procedimiento Generación, integración, ejecución y control del presupuesto anual

Referencia y/o Clave ULSAP-DGA-PR-03-GIEC

Política Concatenada ULSAP-DGA-PO-17-GIEC

Área de Aplicación o Alcance Académica ( X ) Administrativa ( X )

Actualizado por:

Organización y Procesos de Trabajo

Revisado por:

Planeación y Gestión Estratégica

Autorizado por:

Rectoría

LA. Tannia J. Barrón Hernández Asistente

MA. Virginia I. Camacho Álvarez Directora

Dra. Ma. de Lourdes Lavaniegos González Rectora

Fecha de elaboración:

Fecha que entra en vigor:

Fecha de último revisión:

Fecha de último cambio:

Frecuencia de próxima revisión:

Página

17- febrero-2010 26-febrero-2010 16-marzo-2016 6-abril-2016 Anual 1 de 39

I. Objetivo del procedimiento

Proporcionar la directriz para la integración, el desarrollo y el control de un presupuesto ágil, eficaz y oportuno, que refleje en forma cuantitativa los objetivos fijados por la Institución a un plazo determinado, proporcionando la base que permitirá evaluar las diferentes acciones emprendidas por cada área de la Universidad en términos monetarios.

II. Alcance

El procedimiento comprendido en el presente documento, es de observancia obligatoria para todas las Direcciones, Escuelas, Coordinaciones, Departamentos y áreas adscritas operacionalmente a la Universidad La Salle Pachuca.

III. Descripción del proceso

No. de Actividad

Responsable Descripción de actividad

1 Jefe de Egresos Fija los Parámetros de ingresos que corresponden al periodo presupuestal que se proyecta (Anexo 1).

2 Jefe de Egresos

Solicita a los Directores de las Escuelas y Facultades, la Carga horaria de la plantilla docente, y las proyecciones de la matrícula y bajas de los alumnos para los dos semestres que comprende el presupuesto anual (Anexo 2 y 3).

3 Jefe de Egresos Solicita al Departamento de Capital Humano el tabulador de sueldos vigente y la carga horaria docente actual (Anexo 4 y 5).

4 Facultades y Escuelas

Analiza la información pertinente y envía a la Jefatura de Egresos la carga horaria del personal docente y las proyecciones de alumnos que se matricularán y los alumnos que causarán baja durante el periodo que operará el presupuesto anual en los programas académicos correspondientes.

5 Departamento de Capital Humano

Analiza la información pertinente y envía a Jefatura de Egresos el tabulador de sueldos y la carga horaria vigente del personal docente.

6 Jefe de Egresos Determina el costo de las colegiaturas de acuerdo al porcentaje de incremento.

7 Jefe de Egresos Realiza una cédula según el número de alumnos, los nuevos costos de colegiaturas, la cuota única y las mensualidades a cubrir.

8 Jefe de Egresos

Fija las metas de las áreas de Educación Continua, Educación a Distancia y Servicios Educativos en acuerdo con Rectoría y Dirección de Gestión Administrativa y determina el monto a ingresar en estos rubros.

9 Jefe de Egresos Elabora un Presupuesto de ingresos tomando como parámetro la población estudiantil vigente e histórica, realizando un análisis de la






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


información entregada por las Direcciones de Escuelas o Facultades en acuerdo con la Dirección de Gestión Administrativa. (Anexo 6)

10 Jefe de Egresos Designa los Parámetros de Egresos para el presupuesto del periodo que se proyecta (Anexo 7).

11 Jefe de Egresos Actualiza el catálogo de productos, catálogo de cuentas y la estructura presupuestal y envía para su captura en el Programa de Presupuesto (Anexos 8, 9 y 10).

12 Responsable de Desarrollo y Operación Web

Integra la base de datos de los catálogos al Programa de Presupuesto, verificando las adecuaciones realizadas.

13 Jefe de Egresos Formula un Presupuesto de egresos, detallado por mes el monto a ejercer (Anexo 11).

14 Jefe de Egresos Analiza y fija el techo presupuestal por área, en acuerdo con la Dirección de Gestión Administrativa.

15 Dirección de Gestión Administrativa

Analiza los techos presupuestales de las áreas con el Rector y Vicerrector para sus posibles modificaciones.


Solicita a la Jefatura de Egresos realizar los cambios pertinentes.

17 Jefe de Egresos Agenda la entrega de techos presupuestales a los Directores y Coordinadores.


Entrega personalmente los techos presupuestales y las indicaciones correspondientes para integración del presupuesto.

19 Jefe de Egresos

Analiza y compara información de las Escuelas o Facultades con la información del Departamento de Capital Humano y formula el Reporte de gastos de administración por área, proyectando el importe total de los gastos de administración (Anexo 12).


Con base en el Organigrama Estructural vigente asigna nombre y contraseña a los usuarios responsables de captura y los envía vía correo electrónico a los Directores y Coordinadores de Área.

21 Jefe de Egresos Envía a Directores y Coordinadores de Áreas vía correo electrónico, el catálogo de cuentas, las indicaciones generales y fechas de captura.

22 Rectoría, Vicerrectoría, Direcciones y Coordinaciones

Recibe nombre, contraseña, techo presupuestal y periodo para la integración del presupuesto.

23 Colaborador

Realiza un análisis de requerimientos de su área comparando con presupuestos anteriores para determinar el presupuesto que cubra el periodo correspondiente, con base al techo presupuestal establecido.

24 Colaborador Ingresa a la Intranet y accede al módulo Presupuestos (año – año).

25 Colaborador Ingresa el nombre de usuario y la contraseña que le fue asignada.

26 Colaborador Ingresa al módulo Solicitar nueva partida presupuestal del catálogo.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


27 Colaborador Selecciona el artículo o servicio que requiere y establece la cantidad, mes o meses en que deberá realizar la aplicación de estos recursos y realiza la acción solicitar artículos.

28 Colaborador

Ingresa al módulo Agregar artículos no disponibles en catálogo, en caso de así requerirlo, integrando las especificaciones del producto, verificando la clasificación en el Catálogo de Cuentas y realiza la acción de solicitar artículos.

29 Colaborador Notifica al Jefe Inmediato la captura del presupuesto a ejercer para su debida revisión y aprobación.

30 Direcciones y Coordinaciones Ingresa a la Intranet y accede al módulo Presupuestos (año – año) con su nombre de usuario y contraseña asignada.

31 Direcciones y Coordinaciones Ingresa al formulario Detalle de los artículos solicitados.

32 Direcciones y Coordinaciones Revisa a detalle los requerimientos solicitados en el presupuesto anual del área, por el colaborador responsable de la captura.

33 Direcciones y Coordinaciones Verifica que no exceda el techo presupuestal establecido, en su caso elimina lo que considere innecesario y/o realiza las modificaciones pertinentes y realiza la acción Aprobar.

34 Direcciones y Coordinaciones A través de Salir abandona el sistema.

35 Rectoría, Vicerrectoría y Dirección de Gestión Administrativa

Ingresa a la Intranet y accede al módulo Presupuestos (año – año) con su nombre de usuario y contraseña asignada.


Ingresa al formulario de Presupuesto del área que corresponda.


Ingresa al formulario del Presupuesto a detalle.


Revisa el presupuesto anual con los requerimientos solicitados por las áreas administrativas, académica y de formación, según corresponda.


Revisa los requerimientos del personal a su cargo (de las áreas que integren el tramo de control de la autoridad correspondiente) en el caso necesario notifica las adecuaciones pertinentes para la aprobación del presupuesto del área.

40 Direcciones y Coordinaciones Realiza las adecuaciones pertinentes para la aprobación del presupuesto de su área.


Aprueba el proyecto de presupuesto anual del área correspondiente.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



Abandona el sistema a través de la opción Salir.

43 Jefe de Egresos Ingresa a la Intranet y accede al módulo Presupuestos (año – año) con su clave de usuario y contraseña asignada.

44 Jefe de Egresos Ingresa al formulario de filtro por área, selecciona cada una de las áreas para realizar la revisión a detalle de su presupuesto.

45 Jefe de Egresos

Revisa la adecuada captura de los requerimientos, verifica el ajuste con base al techo presupuestal asignado de cada área, efectúa las modificaciones de las cuentas y subcuentas erróneas y realiza la acción de Aprobar.


Compila la información de los presupuestos por área en un solo archivo y envía vía correo electrónico al Jefe de Egresos.

47 Jefe de Egresos Recibe información y formula un Reporte detallado por área, concentrando los artículos solicitados por partidas y mes de aplicación (Anexo 13).

48 Jefe de Egresos Concentra los gastos de administración, inversiones, honorarios, becas y gastos de operación de cada una de las áreas.

49 Jefe de Egresos

Formula un Reporte analítico por área, concentrando todos los requerimientos, especificando el concepto, la unidad, la cantidad, el precio unitario, los gastos de administración (Anexo 13), el importe total y el calendario presupuesta (Anexo 14).

50 Jefe de Egresos

Formula un Reporte global por área, de las dos áreas globales, (Rectoría y Vicerrectoría) que constituyen la estructura contable, estableciendo el importe total y el calendario presupuestal por cuenta (Anexo 15).

51 Jefe de Egresos

Elabora un Resumen de ingresos y egresos, considerando los ingresos por colegiaturas y cursos de Educación Continua, Educación a Distancia y Servicios Educativos, así como los egresos por gastos de administración, inversiones, honorarios y gastos de operación, de las dos áreas (Rectoría y Vicerrectoría) y refleja el remanente en el flujo de efectivo para el periodo presupuestal que se proyecta (Anexo 16).

52 Jefe de Egresos

Elabora el Reporte Final que muestre el comparativo del gasto estimado en el presupuesto anual inmediato anterior con el ahora presupuestado, a fin de proyectar y determinar la diferencia en el incremento o disminución del gasto y sus diferentes partidas, así como sus posibles causas (Anexo 17).

53 Jefe de Egresos Integra la carpeta del presupuesto anual y entrega a la Dirección de Gestión Administrativa.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



Realiza un proceso de revisión del Presupuesto Anual y solicita al Jefe de Egresos realizar las modificaciones pertinentes, en su caso.

55 Jefe de Egresos Realiza las adecuaciones programático-presupuestarias solicitadas derivadas de la revisión anterior y envía a la Dirección de Gestión Administrativa para su aprobación.


Revisa que el presupuesto contenga las adecuaciones solicitadas, aprueba y envía a Rectoría para su debida revisión

57 Rectoría Revisa el presupuesto, lo analiza, y en su caso, solicita las adecuaciones que correspondan y envía el presupuesto pre-autorizado a la Dirección de Gestión Administrativa.


Solicita a la Jefatura de Egresos realice las adecuaciones correspondientes y realice el Resumen Ejecutivo.

59 Jefe de Egresos Elabora las adecuaciones correspondientes, elabora el Resumen Ejecutivo y realiza la impresión de los ejemplares necesarios para enviarlos a los miembros del Consejo de Gobierno (Anexo 18).


Entrega a Rectoría el presupuesto pre-autorizado con las adecuaciones solicitadas y los ejemplares necesarios para el Consejo de Gobierno.

61 Rectoría Entrega los ejemplares del presupuesto pre-autorizado a cada miembro del Consejo de Gobierno, vía mensajería externa para ser revisado previo a la sesión ordinaría que corresponda.

62 Rectoría Acude a Sesión ordinaria con el Consejo de Gobierno invitando a la Dirección de Gestión Administrativa para que realice las aclaraciones correspondientes.


Realiza la presentación (PowerPoint) del presupuesto anual y explica su contenido.

64 Consejo de Gobierno Realiza sesión ordinaria analizando el proyecto de presupuesto presentado, realizan observaciones y en su caso solicitan la aclaración de estas, aprueban el presupuesto.

65 Rectoría Notifica la autorización del presupuesto a la Dirección de Gestión Administrativa y solicita dar seguimiento a las observaciones realizadas por Consejo de Gobierno.


Notifica la autorización del presupuesto a la Jefatura de Egresos y solicita dar seguimiento a las observaciones realizadas por Consejo de Gobierno.

67 Jefe de Egresos Recibe la autorización del presupuesto para su debido control y notifica a las áreas la fecha de su ejercicio.

68 Jefe de Egresos Solicita al área de Desarrollo y Operación Web la disponibilidad para las áreas del Sistema de Requisiciones en el periodo que comprende el presupuesto.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


69 Jefe de Egresos Notifica a las áreas vía correo electrónico la disponibilidad del Sistema de Requisiciones para su debido ejercicio.

70 Jefe de Egresos Revisa el sistema de requisiciones para verificar la correcta aplicación de las mismas.

71 Jefe de Egresos Aprueba las requisiciones que cubran los requerimientos.

72 Jefe de Compras Realiza el procedimiento de adquisición de material solicitado y envía a la Jefatura de Egresos la orden de compra y la factura (Anexo 19 y 20).

73 Jefe de Egresos Recibe la orden de compra o la factura expedida por el proveedor y codifica contablemente el monto de la compra realizada y envía al Departamento de Contabilidad.

74 Departamento de Contabilidad Recibe orden de compra y factura codificada, revisa y elabora el cheque correspondiente

75 Jefe de Egresos Compromete contablemente en el presupuesto el monto por el que se efectúo la compra.

76 Jefe de Egresos Realiza el registro contable para afectar el gasto y la afectación al presupuesto del área solicitante.

77 Jefe de Egresos Elabora un Reporte Analítico mensual de la afectación al gasto por cada área de la institución (Anexo 21).

78 Jefe de Egresos Elabora un Reporte Global de Egresos por áreas, mensual, trimestral, semestral y anual (Anexo 22).

79 Jefe de Egresos Realiza el Concentrado Global de Egresos y envía al Director de Gestión Administrativa (Anexo 23).

FIN DE PROCEDIMIENTO






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


IV. Diagrama de procedimiento

Generación, integración, ejecución y control del presupuesto anual

Departamento de Capital HumanoFacultades y EscuelasJefe de Egresos

Fase

Inicio

Anexo 1

1.- Fija los Parámetros de ingresos que corresponden al periodo presupuestal que

se proyecta.

Anexo 2 y 3

2.- Solicita a los Directores de las Escuelas y Facultades,

la Carga horaria de la plantilla docente, y las

proyecciones de la matrícula y bajas de los

alumnos para los dos semestres que comprende el

presupuesto anual.

Anexo 4 y 5

3.- Solicita al Departamento de Capital Humano el tabulador de sueldos

vigente y la carga horaria docente actual.

4.- Analiza la información pertinente y envía a la

Jefatura de Egresos la carga horaria del personal docente

y las proyecciones de alumnos que se matricularán y los alumnos que causarán baja durante el periodo que

operará el presupuesto anual en los programas

académicos correspondientes.

5.- Analiza la información pertinente y envía a Jefatura

de Egresos el tabulador de sueldos y la carga horaria

vigente del personal docente.

6.- Determina el costo de las colegiaturas de acuerdo al

porcentaje de incremento.

7.- Realiza una cédula según el número de alumnos, los

nuevos costos de colegiaturas, la cuota única y las mensualidades a cubrir.

8.- Fija las metas de las áreas de Educación Continua, Educación a Distancia y Servicios Educativos en acuerdo con Rectoría y

Dirección de Gestión Administrativa y determina el monto a ingresar en estos

rubros.

9






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



Dirección de Gestión AdministrativaResponsable de Desarrollo y

Operación WebJefe de Egresos

Fase

8

Anexo 6

9.- Elabora un Presupuesto de ingresos tomando como parámetro la

población estudiantil vigente e histórica, realizando un análisis de la

información entregada por las Direcciones de Escuelas o Facultades

en acuerdo con la Dirección de Gestión Administrativa.

Anexo 7

10.- Designa los Parámetros de Egresos para el presupuesto del

periodo que se proyecta.

Anexo 8, 9 y 10

11.- Actualiza el catálogo de productos, catálogo de cuentas y la estructura presupuestal y envía para

su captura en el Programa de Presupuesto.

12.- Integra la base de datos de los catálogos al Programa de Presupuesto,

verificando las adecuaciones realizadas.

14.- Analiza y fija el techo presupuestal por área, en acuerdo con la Dirección

de Gestión Administrativa.

15.- Analiza los techos presupuestales de las áreas con el Rector y vicerrector

para sus posibles modificaciones.

17.- Agenda la entrega de techos presupuestales a los Directores y

Coordinadores.18.- Entrega personalmente los techos

presupuestales y las indicaciones correspondientes para integración del

presupuesto.

20.- Con base en el Organigrama Estructural vigente asigna nombre y

contraseña a los usuarios responsables de captura y los envía vía correo electrónico a

los Directores y Coordinadores de Área.

21

16.- Solicita al Jefe de Egresos realizar los cambios pertinentes.

Anexo 11

19.- Analiza y compara información de las escuelas o facultades con la

información del Departamento de Capital Humano y formula el Reporte

de gastos de administración por área, proyectando el importe total de los

gastos de administración

Anexo 11

13.- Formula un Presupuesto de egresos, detallado por mes el monto a

ejercer






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



ColaboradorRectoría, Vicerrectoría,

Direcciones y CoordinacionesJefe de Egresos

Fase

21.- Envía a Directores y Coordinadores de Áreas vía

correo electrónico, el catálogo de cuentas, las indicaciones generales y

fechas de captura.

20

22.- Recibe nombre, contraseña, techo

presupuestal y periodo para la integración del

presupuesto.

23.-Realiza un análisis de requerimientos de su área

comparando con presupuestos anteriores

para determinar el presupuesto que cubra el periodo correspondiente,

con base al techo presupuestal establecido.

24.- Ingresa a la Intranet y accede al módulo

Presupuestos (año – año).

25.- Ingresa el nombre de usuario y la contraseña que

le fue asignada.

26.- Ingresa al módulo Solicitar nueva partida

presupuestal del catálogo.

28.-Ingresa al módulo Agregar artículos no

disponibles en catálogo, en caso de así requerirlo,

integrando las especificaciones del

producto, verificando la clasificación en el Catálogo

de Cuentas y realiza la acción de solicitar artículos.

27.- Selecciona el artículo o servicio que requiere y

establece la cantidad, mes o meses en que deberá

realizar la aplicación de estos recursos y realiza la acción solicitar artículos.

30

29.- Notifica al Jefe Inmediato la captura del

presupuesto a ejercer para su debida revisión y

aprobación






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



Rectoría, Vicerrectoría, Direcciones y Coordinaciones

Direcciones y Coordinaciones

Fase

29

30.- Ingresa a la Intranet y accede al módulo Presupuestos (año – año) con su nombre de usuario y contraseña asignada.

31.- Ingresa al formulario Detalle de los artículos solicitados.

32.- Revisa a detalle los requerimientos solicitados en el presupuesto anual del área, por el colaborador responsable de la

captura.

33.- Verifica que no exceda el techo presupuestal establecido, en su caso elimina lo que considere innecesario y/o realiza las

modificaciones pertinentes y realiza la acción Aprobar.

34.- A través de Salir abandona el sistema.35.- Ingresa a la Intranet y accede al módulo Presupuestos (año –

año) con su nombre de usuario y contraseña asignada.

36.- Ingresa al formulario de Presupuesto del área que corresponda.

37.- Ingresa al formulario del Presupuesto a detalle.

38.- Revisa el presupuesto anual con los requerimientos solicitados por las áreas administrativas, académicas y de

formación según corresponda.

39.- Revisa los requerimientos del personal a su cargo (de las áreas que integren el tramo de control de la autoridad

correspondiente) en el caso necesario notifica las adecuaciones pertinentes para la aprobación del presupuesto del área.

40.- Realiza las adecuaciones pertinentes para la aprobación del presupuesto de su área.

41.- Aprueba el proyecto de presupuesto anual del área correspondiente.

42.- Abandona el sistema a través de la opción Salir.

43






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



Responsable de Desarrollo y Operación WebJefe de Egresos

Fase

42

43.- Ingresa a la Intranet y accede al módulo Presupuestos (año – año) con su clave de usuario y contraseña asignada

44.- Ingresa al formulario de filtro por área, selecciona cada una de las áreas para realizar la revisión a detalle de su presupuesto.

45.- Revisa la adecuada captura de los requerimientos, verifica el ajuste con base al techo presupuestal asignado de cada área,

efectúa las modificaciones de las cuentas y subcuentas erróneas y realiza la acción de Aprobar.

46.- Compila la información de los presupuestos por área en un solo archivo y envía vía correo electrónico al Jefe de

Egresos.

Anexo 13

47.- Recibe información y formula un Reporte detallado por área, concentrando los artículos solicitados por partidas y mes de

aplicación.

48.- Concentra los gastos de administración, inversiones, honorarios, becas y gastos de operación de cada una de las áreas.

Anexos 13 y 14

49.- Formula un Reporte analítico por área, concentrando todos los requerimientos, especificando el concepto, la unidad, la cantidad, el precio unitario, los gastos de administración, el

importe total y el calendario presupuestal.

Anexo 15

50.- Formula un Reporte global por área, de las dos áreas globales, (Rectoría y Vicerrectoría) que constituyen la estructura

contable, estableciendo el importe total y el calendario presupuestal por cuenta.

Anexo 16

51.- Elabora un Resumen de ingresos y egresos, considerando los ingresos por colegiaturas y cursos de Educación Continua,

Educación a Distancia y Servicios Educativos, así como los egresos por gastos de administración, inversiones, honorarios y gastos de operación, de las dos áreas (Rectoría y Vicerrectoría) y

refleja el remanente en el flujo de efectivo para el periodo presupuestal que se proyecta.

52






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



Dirección de Gestión Administrativa

Jefe de Egresos Rectoría Consejo de Gobierno

Fase

Anexo 17

52.-Elabora el Reporte Final que muestre el comparativo

del gasto estimado en el presupuesto anual inmediato

anterior con el ahora presupuestado, a fin de

proyectar y determinar la diferencia en el incremento o disminución del gasto y sus

diferentes partidas, así como sus posibles causas.

53.- Integra la carpeta del presupuesto anual y entrega

a la Dirección de Gestión Administrativa.

55.-Realiza las adecuaciones programático-

presupuestarias solicitadas derivadas de la revisión

anterior y envía a la Dirección de Gestión

Administrativa para su aprobación.

Anexo 18

59.- Elabora las adecuaciones

correspondientes, elabora el Resumen Ejecutivo y realiza

la impresión de los ejemplares necesarios para

enviarlos a los miembros del Consejo de Gobierno.

54.-Realiza un proceso de revisión del Presupuesto Anual y solicita a Control Presupuestal realizar las

modificaciones pertinentes, en su caso.

56.-Revisa que el presupuesto contenga las adecuaciones

solicitadas, aprueba y envía a Rectoría para su debida

revisión

57.- Revisa el presupuesto, lo analiza, y en su caso, solicita

las adecuaciones que correspondan y envía el

presupuesto pre-autorizado a la Dirección de Gestión

Administrativa.

58.- Solicita a La Jefatura de Egresos realice las

adecuaciones correspondientes y realice el

Resumen Ejecutivo.

60.- Entrega a Rectoría el presupuesto pre-autorizado

con las adecuaciones solicitadas y los ejemplares

necesarios para el Consejo de Gobierno.

61.- Entrega los ejemplares del presupuesto pre-autorizado a cada miembro del Consejo de

Gobierno, vía mensajería externa para ser revisado

previo a la sesión ordinaría que corresponda.

62.- Acude a sesión ordinaria con el Consejo de Gobierno invitando a la Dirección de

Gestión Administrativa para que realice las aclaraciones

correspondientes.

63.- Realiza la presentación (PowerPoint) del presupuesto anual y explica su contenido. 64.- Realiza sesión ordinaria

analizando el proyecto de presupuesto presentado,

realizan observaciones y en su caso solicitan la aclaración de

estas, aprueban el presupuesto.

51

65






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página




Rectoría Jefe de Egresos Jefe de Compras

Fase

64

65.- Notifica la autorización del presupuesto a la Dirección

de Gestión Administrativa y solicita dar seguimiento a las observaciones realizadas por

Consejo de Gobierno.

66.- Notifica la autorización del presupuesto a la jefatura

de egresos y solicita dar seguimiento a las

observaciones realizadas por Consejo de Gobierno.

67.- Recibe la autorización del presupuesto para su debido

control y notifica a las áreas la fecha de su ejercicio.

68.-Solicita al área de Desarrollo y Operación Web la

disponibilidad para las áreas del Sistema de Requisiciones en el periodo que comprende

el presupuesto.

69.-Notifica a las áreas vía correo electrónico la

disponibilidad del Sistema de Requisiciones para su debido

ejercicio.

70.-Revisa el sistema de requisiciones para verificar la

correcta aplicación de las mismas.

71.-Aprueba las requisiciones que cubran los

requerimientos.

Anexo 19 y 20

72.- Realiza el procedimiento de adquisición de material

solicitado y envía a la Jefatura de Egresos la orden de

compra y la factura.

73. Recibe la orden de compra o la factura expedida por el

proveedor y codifica contablemente el monto de la

compra realizada y envía al Departamento de

Contabilidad.

74






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página



Jefe de EgresosDepartamento de Contabilidad

Fase

73

74.- Recibe orden de compra y factura codificada, revisa y elabora el cheque correspondiente.

75.- Compromete contablemente en el presupuesto el monto por el que se efectúo la compra.

76.- Realiza el registro contable para afectar el gasto y la afectación al presupuesto del área solicitante.

Anexo 21

77.- Elabora un Reporte Analítico mensual de la afectación al gasto por cada área de la institución.

Anexo 22

78.- Elabora un Reporte Global de Egresos por áreas, mensual, trimestral, semestral y anual.

Anexo 23

79.- Realiza el Concentrado Global de Egresos y envía al Director de Gestión Administrativa.

Fin






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


V. Observaciones

VI. Formatos, Instructivos y Anexos

Anexo 1 Parámetros de ingresos

Anexo 2 Carga horaria de personal docente

Anexo 3 Proyecciones de la matrícula y bajas de los alumnos

Anexo 4 Tabulador de sueldos de personal docente

Anexo 5 Carga horaria de personal docente

Anexo 6 Presupuesto de ingresos

Anexo 7 Parámetros de egresos

Anexo 8 Catálogo de Productos

Anexo 9 Catálogo de Cuentas

Anexo 10 Estructura Presupuestal

Anexo 11 Presupuesto de egresos

Anexo 12 Reporte de gastos de administración por área

Anexo 13 Reporte Detallado por Áreas

Anexo 14 Reporte analítico por área

Anexo 15 Reporte global por área de la estructura contable

Anexo 16 Resumen de ingresos y egresos

Anexo 17 Reporte final de comparativo del gasto

Anexo 18 Resumen Ejecutivo del presupuesto anual

Anexo 19 Orden de compra

Anexo 20 Factura

Anexo 21 Reporte Analítico mensual

Anexo 22 Reporte de Global de Egresos

Anexo 23 Concentrado Global de Egresos

VII. Glosario de Funciones

Consejo de Gobierno Es el máximo órgano de autoridad de cada una de las Universidades La Salle.

Rector Ejercer el Gobierno de La Salle Pachuca, a través de los órganos de autoridad que determina el Estatuto Orgánico y los demás ordenamientos jurídicos institucionales.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


Vicerrector Fungir como soporte sustantivo para el Rector en el ejercicio del gobierno de la Salle Pachuca, a través de los órganos de autoridad que determina el Estatuto Orgánico y los demás ordenamientos jurídicos institucionales.


Persona facultada para despachar los asuntos de orden administrativo que expresamente le encomienda el Estatuto Orgánico, las disposiciones jurídicas emanadas del Consejo Universitario y los acuerdos e instrucciones del Rector, a través de la planeación, organización, coordinación, dirección y control eficiente de los recursos humanos, financieros y materiales de la Universidad.

Director de Escuela o Facultad

Persona facultada para vigilar que las actividades académico-administrativas que se realizan en la Facultad o Escuela Profesional a su cargo, sean ejecutadas con la calidad solicitada en todo proceso de enseñanza-aprendizaje y acordes al Ideario Lasallista, que permitan proporcionar la asesoría y el apoyo requerido por los alumnos, docentes y padres de familia, cuidando los intereses y procedimientos de la Institución.

Director de Área

Persona responsable de dirigir y representar a la Dirección a su cargo, vigilar que se realicen las actividades necesarias para brindar la asesoría y el apoyo a todas las personas que requieran un trámite o servicio en la Dirección a su cargo, cuidando siempre los intereses de la Institución y verificando los procedimientos de uso.

Coordinador de área Planear, organizar, operar y controlar todas las actividades que se deriven de la Coordinación que tiene a su cargo.

Jefe de Egresos Persona responsable de la elaboración del documento de ingresos y egresos de la Universidad, así como desempeñar funciones de control y supervisión en el ejercicio del mismo.

Jefe de Compras Persona encargada de proveer de los recursos indispensables a todos las áreas de la Universidad, en tiempo y al costo menos gravoso para la Institución, con el fin de aportar a todo el personal los recursos vitales para la ejecución de su trabajo.

Responsable de Desarrollo y Operación Web

Colaborador responsable de desarrollar, mantener y actualizar en el portal universitario la información del quehacer institucional de la Universidad.

Colaborador

Lo integran aquellos empleados que no tienen carácter académico a que se refiere el artículo 51 del Estatuto Orgánico el Sistema Educativo de las Universidades La Salle, que presten servicios en alguna de las Universidades La Salle, de conformidad con los ordenamientos jurídicos aplicables.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


VIII. Anexos

ANEXO 1. Parámetros de Ingresos






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 2. Carga horaria (Escuela o Facultad)

ANEXO 3. Proyecciones de la matricula (Escuela o Facultad)






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 4.Tabulador de sueldos y carga horaria de personal docente






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 5. Carga horaria de personal docente






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 6. Presupuesto de Ingresos.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 7. Parámetros de Egresos.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 8. Catálogo de Productos.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 9. Catálogo de Cuentas.

ANEXO 10. Estructura Presupuestal.

Áreas de Rectoría

1 Rectoría

2 Dirección de Planeación y Gestión Estratégica


Contabilidad

Capital Humano

Servicios Generales

Áreas de Vicerrectoría

4 Vicerrectoría

5 Dirección de Relaciones Publicas y Comunicación

6 Dirección de Vinculación

7 Dirección de Servicios Escolares

8 Coordinación de Asistencia Universitaria






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


9 Coordinación de Planeación Curricular

10 Centro de Información (Ambos Campus)

11 Coordinación de Educación A Distancia

12 Coordinación de Servicios Estudiantiles

13 Coordinación de Tecnologías de la Información y Comunicación

14 Coordinación del Área Común

15 Coordinación De Investigación

Áreas Académicas

16 Escuela de Arquitectura, Diseño y Comunicación

17 Facultad De Ciencias Administrativas

18 Facultad De Ciencias Humanas

19 Facultad De Derecho

20 Escuela de Ingeniería

21 Bachillerato

Áreas de Formación

22 Dirección de Formación y Bienestar Universitario

23 Humanidades

24 Desarrollo de Talentos

25 Activación Física

26 Pastoral






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 11. Presupuesto de egresos.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 12. Reporte de gastos de administración por área






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 13. Reporte Detallado por Áreas.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 14. Reporte analítico por área






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 15. Reporte global por área de la estructura contable






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 16. Resumen de Ingresos y Egresos.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 17. Reporte Final de comparativo del gasto






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 18. Resumen Ejecutivo del presupuesto anual






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 19. Orden de compra






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 20. Factura






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 21. Reporte Analítico Mensual






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 22. Reporte Global de Egresos






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


ANEXO 23. Concentrado Global de Egresos.






Actualizado por:


Revisado por:


Autorizado por:

Rectoría









Página


VIII. Firmas

Directora de Planeación y Gestión Estratégica Rectora

Revisión Autorización MA. Virginia Isabel Camacho Álvarez Dra. Ma. de Lourdes Lavaniegos González

Documents

Direccion de Gestión Administrativa · Direccion de Gestión Administrativa Nombre de Procedimiento Generación, integración, ejecución y control del presupuesto anual Referencia