Directives Financières pour les Initiatives Sud et les ...En ce qui concerne les per diems locaux, des régulations spécifiques par pays sont en vigueur. Pour la CUI en RD du Congo

Directives Financières pour les Initiatives Sud

et les Projets TEAM

Version 01 octobre 2013

Format for AP reporting (AR) 2/23 Directives financières CUI - version Juin 2013 - lignes budgétaires A-E 2/23

Table de matières

Table de matières ................................................................................................................................... 2

Changements principaux concernant les directives CUI (avril 2012) par rapport à la version

d’avril 2011 .............................................................................................................................................. 3

Généralités concernant les directives ................................................................................................. 4

Entrée en vigueur, portée et validité .................................................................................................... 4

Généralités concernant les directives ................................................................................................. 4

Comptabilité analytique ....................................................................................................................... 4

Rapports d’activités et rapports financiers .......................................................................................... 4

Factures et autres justificatifs .......................................................................................................... 5

Affectation des soldes ............................................................. Fout! Bladwijzer niet gedefinieerd.

Transfert de credits (“Réaménagement du budget”) ....................................................................... 6

Procédures générales financières applicables à toutes les lignes budgétaires .................................. 6

Plan budgétaire général pour le programme CUI ............................................................................... 8

A. Frais d’investissement ............................................................................................................ 10

B. Frais de fonctionnement ................................................................................................................. 12

C. Frais de Personnel .......................................................................................................................... 16

D. Frais de bourses .............................................................................................................................. 18

E. Frais de coordination ...................................................................................................................... 20

Annexe 2: Calcul du taux de change ................................................................................................. 21

Annexe 3: Frais engendrés par des experts expatriés .................................................................... 23


Changements principaux concernant les directives

PRDC 2010

Le nombre de lignes budgétaires a été réduit à 6 et se présentent comme suit :

A. Frais d’investissements

B. Frais de fonctionnement

C. Frais de personnel

D. Frais de bourse

E.1. Frais de coordination en Belgique (5% forfait du budget de A à D)

E.2. Frais de coordination locale (5% forfait du budget de A à D)

Un budget est créé pour des frais de personnel, ceci dans le but de remédier au manque de

moyens financiers de recruter du personnel, tel que le VLIR-UOS l’avait constaté auparavant

dans les programmes Initiatives propres ou projets TEAM. Du personnel administratif, technique

et de support peut être engagé dans le cadre d’un projet TEAM (p.e. ouvriers de terrain,

collecteurs d’enquêtes, infirmières, etc.). Les contrats de service sont également à budgétiser

sous cette rubrique mais sont à limiter au maximum et à justifier dans le contexte des projets.

Les frais de coordination flamand et local continuent à être fixés selon des tarifs forfaitaires.

Désormais, ils relèvent de la rubrique E., et ne plus K comme auparavant.

En ce qui concerne les per diems locaux, des régulations spécifiques par pays sont en vigueur.

Pour la CUI en RD du Congo et le Burundi nous référons aux documents de référence. Pour les

autres pays, des per diems supérieurs à 20 EUR par jour sont uniquement acceptés si un

document validé par l’institut avec les tarifs locaux est soumis au VLIR-UOS. Si pas disponible, le

per diem local ne pourra dépasser 20 EUR par jour, à part les frais d’hôtel pour lesquels une

facture sera soumise.

Les allocations per diem et d’hôtel en Belgique changent chaque année et ne sont par

conséquent plus annexées aux directives financières du VLIR-UOS. Elles pourront être trouvées

sur le site web du VLIR-UOS:

www.vliruos.be/running-projects/guidelines-for-project-execution/allowances.aspx

Des allocations et directives de bourses en Belgique ne sont plus inclues dans les directives

financières du VLIR-UOS, mais sont disponibles comme un document séparé sur le site web du

VLIR-UOS:

www.vliruos.be/running-projects/guidelines-for-project-execution/guidelines-and-report-forms-for-

scholarships.aspx

http://www.vliruos.be/running-projects/guidelines-for-project-execution/allowances.aspx

http://www.vliruos.be/running-projects/guidelines-for-project-execution/guidelines-and-report-forms-for-scholarships.aspx



Généralités concernant les directives

Le 21/12/07, le Comité de pilotage du VLIR-UOS a approuvé les nouvelles lignes directives UOS pour

la gestion de projets Sud - connus sous le nom Initiatives propres - et pour la soumission de rapports

d’activité et financier, en référence à l’Accord Spécial du 19 décembre 1997 du Programme Initiatives

Propres.

Le présent document est basé sur le modèle de budget imposé par ces directives. En principe, toutes

les dépenses sont clarifiées par ligne budgétaire, ensemble avec une explication sur comment elles

peuvent être engagées et justifiées.

Généralités concernant les directives

Entrée en vigueur, portée et validité

Ces directives sont applicables au programmes TEAM et Initiatives Sud du VLIR-UOS, conforme à

l’Accord Spécial du 19 décembre 1997 du Programme Initiatives Propres (nom précédent de TEAM).

Les lignes directives précédentes – directives DGD/VLIR sur la gestion des projets et la soumission

de rapports d’activité, en référence à l’Accord Spécial du 19 décembre 1997 du Programme Initiatives

Propres, et approuvé le 10 décembre 1998, sont applicables aux TEAM/Initiatives Sud mais sont

sujets à une révision avant la fin de 2012 et avant le démarrage des projets 2013. Chaque

modification sera communiquée avant le démarrage du programme TEAM/Initiatives Sud.

Comptabilité analytique

En ce qui concerne les activités subventionnées dans le cadre de la coopération universitaire au

développement, l’institution subventionnée devra organiser les transactions financières générées par

ces activités de façon à permettre la comptabilité analytique et le calcul des intérêts par programme

ou projet subventionné). Pour une activité menée à l’étranger, un compte spécial devra être ouvert

pour les transactions financières locales au nom de l’institution chargée de la gestion des dépenses

locales. Seuls les comptes ouverts auprès d’établissements bancaires reconnus seront acceptés.

Si les règles de l'institution ou la réglementation nationale interdisent l’ouverture d’un tel compte, les

fonds transférés pourront être reçus et gérés dans le cadre d’un compte auxiliaire et/ou d'un livre

auxiliaire permettant la comptabilité analytique et le calcul des intérêts, moyennant l'accord préalable

du VLIR-UOS.

Rapports d’activités et rapports financiers

Soumission

Les rapports d’activité et rapports financiers doivent être soumis annuellement par le VLIR-UOS à la

DGD. Les dates de soumission seront indiquées dans le contrat du projet.

Contenu des rapports


Les rapports d’activité annuels doivent contenir:

1. Un bref exposé des objectifs de l’activité.

2. Un résumé de l’activité réalisée durant la période concernée.

3. Une comparaison entre l'activité prévue et l'activité réalisée (en termes quantitatifs et qualitatifs).

4. La justification des différences constatées entre le budget imparti et les dépenses réelles. La

contribution des autres donateurs, si possible et dans la mesure où cette mention est pertinente. Si

un projet ou programme génère un revenu, il en sera également fait état.

5. Commentaires sur la performance de l’activité: résultats obtenus, causes du succès ou de l’échec,

difficultés rencontrées, etc.

Toute différence entre le budget imparti et les dépenses réelles doit être justifiée.

Si des changements importants sont envisagés dans le contenu du projet ou du programme, ils

doivent être préalablement soumis par le VLIR-UOS à l’accord de la DGD avec la recommandation du

Comité de concertation UOS, même si les changements n’ont pas d’implications financières

particulières. Le rapport d’activité doit mentionner l’accord du Comité de Concertation quant aux

éventuels changements dans le contenu des actions prévues par le projet.

Forme

1. Les rapports d’activité et rapports financiers doivent être soumis sous la forme prescrite dans

ces directives. Les formats sont à obtenir sur le site web ou au secrétariat du VLIR-UOS.

2. Le rapport d’activité doit aborder les points visés ci-dessus dans l’ordre indiqué. Si un rapport

purement scientifique est disponible, il peut être joint au rapport d'activité. Chaque rapport d’activité

doit être signé par le promoteur de projet.

3. Le rapport d’activité et le rapport général seront rédigés en français (de préférence pour les

projets Congo). Au besoin, des documents explicatifs supplémentaires peuvent être joints en

néerlandais ou en anglais.

4. Une distinction devrait être faite entre le rapport d’activités annuel et le rapport final d’un projet. Le

rapport final est rédigé après la fin de celui-ci et devrait contenir une évaluation générale de la mise

en œuvre du projet.

Factures et autres justificatifs

1. Pour toute dépense, l'original de la facture ou du justificatif doit être remis au siège de l'université

flamande subventionnée. Cette règle s’applique aussi aux dépenses faites à l'étranger. Dans les

pays ou institutions locales où la législation ne permet pas l’exportation de documents comptables


originaux, il suffira de mentionner les références et d’inclure une copie de la législation en question

avec les photocopies des documents. Toutes les factures et les justificatifs doivent être conservés

pendant dix années complètes après la fin de la période de subvention concernée.

2. Si une dépense faite à l’étranger a été vérifiée par un auditeur extérieur, les factures et justificatifs

peuvent être conservés à l'université partenaire. Ces documents devraient être disponibles durant

une période de 10 ans.

3. Le VLIR-UOS, la DGD et le Bureau de l’auditeur peuvent inspecter ces documents à tout moment

dans le cadre de leur mission d’audit.

Transfert de crédits (“Réaménagement du budget”)

Des crédits peuvent être transférés au sein du budget annuel d’un projet, d’une ligne à une autre.

Une permission n’est pas exigée si le transfert entre lignes budgétaires ne dépasse 20% de la ligne

budgétaire du budget initial. Toutefois, ceci est à clarifier dans le rapport d’activité. Au cas où il y a

dépassement de 20%, le promoteur devra avertir le VLIR-UOS qui contactera la DGD pour

approbation. Cette permission, ainsi que d’autres permissions pour des changements structurels de

projets doivent toujours être demandée à l’avance. Par exemple, l’achat d’une voiture, ou le cout

additionnel sur frais de personnel pas initialement prévu dans le projet, doit toujours être demandé à

l’avance au VLIR-UOS, qui consultera la DGD.

Responsabilités

Les projets TEAM et Initiatives Sud sont administrativement gérés par l’Institution flamande

responsable pour leur exécution. Concrètement, il s’agit de l’institution avec laquelle le promoteur de

projet a conclu un contrat. Cela implique que l’institution coordinatrice est aussi responsable pour des

arrangements pratiques qui sont nécessaires pour l’exécution du projet. (p.e. contrats de travail,

expéditions, etc.)

Le promoteur flamand gère le projet et est responsable pour son avancement et sa programmation.

Il/elle exécute le projet tel que décrit et approuvé dans la proposition de projet.

Les responsabilités concernant l’exécution du projet TEAM ou Initiative Sud sont conclues par deux

conventions: 1/ entre le VLIR-UOS et l’Institution flamande à laquelle le promoteur est lié et 2/ entre le

VLIR-UOS, l’Institution flamande à laquelle le promoteur est lié et l’institution locale partenaire à

laquelle le promoteur local est lié (convention tripartite).

Procédures générales financières applicables à toutes les lignes

budgétaires

COTATIONS

Des biens ou des services (y inclus le transport) achetés dans le cadre de la coopération

universitaire au développement doivent répondre aux meilleurs standards. A cet effet, les biens

seront achetés en Belgique, au pays partenaire ou à un pays tiers.


En Belgique, les principes de marché public sont applicables à l’achat de biens et de services (y

inclus des contrats de service, frais de consultations, etc.) Tout choix porté sur une proposition

doit être justifié.

Pour les achats faits à partir du pays partenaire, au moins trois offres doivent être demandées s’il

s’agit d’achats de biens ou de services auprès d’un seul fournisseur supérieures à 5500 EUR

hors TVA (y inclus contrats de service, frais de consultation, etc.). Le choix doit être fait sur la

base des propositions d’offre reçues, à travers une comparaison, et doit être justifié. La

proposition qui offre la meilleure qualité/prix sera retenue.

DROITS D’IMPORTATIONS

Les droits d’importation doivent être payés par l’institut partenaire. Nous demandons à cet effet

de suivre les démarches appropriées par rapport au gouvernement local/autorités locales afin que

tout se passe au mieux. Cela implique l’obtention d’exonération à l’importation, l’installation du

bien importé, ainsi que l’entretien, la maintenance et l’assurance.

TVA

La TVA ne s’applique pas aux biens achetés en Belgique et à exporter dans un pays partenaire.

Les intervenants d’un projet doivent entreprendre les démarches nécessaires d’être exempté de

TVA, basé sur l’exemption de TVA des institutions flamandes.

La TVA peut toutefois s’appliquer à de petits achats inférieurs à 125 EUR, ceci pour des raisons

d’efficience.

DURABILITE

Les frais de fonctionnement de l’institut partenaire seront dans un premier temps portés par le

budget du programme. Toutefois, comme un programme/projet est limité en temps et en fonds,

l’institution locale devra au fur et à mesure porter ces frais afin de préparer le transfert des

activités, ceci pour assurer la continuité après que le projet/programme aura pris fin.

RECRUTEMENT

La mise en vacance de postes de professeurs externes ou d’experts à travers le VLIR-UOS

prendra fin. Il relève désormais de la responsabilité des responsables de projet flamand et local

de recruter de manière transparente des personnes qui peuvent être engagées pour un projet.

Les profils recherchés doivent faire partie de la proposition de projet et seront inclus dans le

budget de personnel.

ENREGISTREMENT DE BIENS

Tout bien acheté doit être marqué par un sticker VLIR-UOS. Ces stickers sont disponibles au

secrétariat du VLIR-UOS.

Tout bien acheté doit être inclus dans une liste d’inventaire avec mention de leur emplacement, leur

état, le prix d’achat et les spécificités du bien.


Plan budgétaire général pour une Initiative sud /

projet TEAM

Le budget d’une Initiative Sud ou projet TEAM doit comprendre les lignes budgétaires suivantes :

A. Frais d’investissement

A.1. Bâtiments (en principe uniquement réhabilitation) : uniquement pour TEAM

A.2. Equipement

A.3. Véhicules : uniquement pour TEAM

A.4. Mobilier de bureau

A.5. Autres


B.1. Frais de préparation

B.2. Maintenance du matériel

B.3. Biens de consommation

B.4. Communication

B.5 Frais de Représentation

B.6. Frais de voyage en Belgique et local

B.7. Enregistrements Congrès

B.8. Per diem local

B.9. Frais de voyage international

B.10. Dépenses de séjour international

B.11 Frais d’expédition

B.12 Autres

C. Frais de personnel

C.1. Contrats de service

C.2. Topping-up

C.3. Contrats d’employé

C.3.1. Employés locaux

C.3.2. Employés expatriés (voir annexe ; uniquement pour TEAM)

D. Frais de bourses

D.1. Allocations de bourses de courte durée en Belgique

D.2. Bourses d’Etude en Belgique (p.e. Master)


D.3. Bourses de doctorat en Belgique : uniquement pour TEAM

D.4. Bourses d’Etude dans un pays partenaire (p.e. Master)

D.5. Bourses de doctorat dans un pays partenaire : uniquement pour TEAM

E. Frais de Coordination (maxi 10% du budget de A à D)

E.1. Frais de Coordination en Belgique (forfait 5% sur le budget A à D)

E.2. Frais de Coordination dans un pays partenaire (forfait 5% sur le budget A à D (local))

Un budget de projet détaillé doit être élaboré sur la base des lignes budgétaires mentionnées ci-haut.


A. Frais d’investissement

Définition

Les frais d’investissement sont les frais exposés pour acquérir des biens durables, assortis d’une

durée de vie utile longue. Il peut s’agir de biens matériels, à amortir sur plusieurs années, ou de biens

intangibles, qui ne feront pas nécessairement partie de l'inventaire des immobilisations (par ex. un

logiciel d'une durée de vie de plusieurs années).

Bien qu’ils puissent répondre à certains des critères ci-dessus, les biens dont la valeur unitaire est

inférieure à 125 euros sont considérés comme des frais de fonctionnement plutôt que

d’investissement. Au terme de la période, les biens d'investissement sont transférés au partenaire

local, moyennant un accord de transfert. Les investissements doivent être repris dans un inventaire.

Dans les projets Initiatives Sud les frais d’investissements doivent être limités à 25% du budget du

projet.

Ligne budgétaire commentée

A.1. Bâtiments

En principe, les investissements majeurs dans l’infrastructure matérielle (bâtiments, canaux,

routes, équipements publics…) ne sont pas permis. Il en va ainsi des infrastructures physiques neuves

comme la rénovation de l’existant. En revanche, les petites infrastructures (par ex. la climatisation ou un

autre équipement public indispensable dans un laboratoire) sont acceptées.

Pas admis dans le cadre d’une Initiative Sud

A.2. Equipement

L’équipement – p.e. des ordinateurs et ordinateurs portables, imprimantes, GSM, caméras,

projecteurs, matériel de labo, … est destiné à l’université partenaire. Des biens d’investissements

achetés pour l’utilisation de l’université Flamande ne peuvent faire partie de cette ligne budgétaire.

Les biens d’investissement destinés à utiliser en Belgique sont à imputer du montant forfaitaire que la

coordination reçoit dans le cadre du projet , ou des frais de fonctionnement du cout d’une bourse dont

les fonds sont directement envoyés à l’institut receveur.

A.3. Véhicules

L’achat d’un véhicule doit figurer dans la proposition de projet initial ou doit être demandé au VLIR-

UOS à travers une demande de changement de programme. Le VLIR-UOS consultera la DGD à ce

sujet.

Le VLIR-UOS demande à ce que tous les véhicules acquis utilisent un carnet de bord afin de

distinguer les sorties d’un projet et d’autres sorties.

Des frais récurrents comme l’assurance, l’usage, l’entretien, l’essence, les pièces de rechange, la

rémunération du chauffeur, … sont à inclure dans le cout de kilométrage relevant de la ligne B


‘fonctionnement / transport’ du budget du projet. Des revenus générés par l’utilisation du véhicule

pour des fins en dehors du projet, devront être déduits des frais (prix par kilomètre).

Pas admis dans le cadre d’une Initiative Sud

A.4. Mobilier de bureau

Ce poste ne fait l'objet d'aucune directive particulière.

A.5. Autres




Définition

Les frais de fonctionnement sont des frais propres aux projets, encourus pour l’achat et/ou l’utilisation

opérationnelle des biens et services qui ne font pas l'objet d'un amortissement, ainsi que des coûts

directement liés aux activités spécifiques des projets.

Les frais de fonctionnement sont en effet des biens ne pouvant être amortis avec les

caractéristiques suivantes : (1) durée de vie limitée, (2) ne pouvant fonctionner seuls (ex. pièces de

rechange, cartouches d’encre), (3) étroitement liés à l’activité (ex. frais d’organisation d’un séminaire).

Les frais liés au fonctionnement du programme doivent être exposés par l'institution partenaire ou

dans le pays partenaire. Une exception sera permise si certaines opérations (par ex. des études de

laboratoire spécialisées) ne peuvent être réalisées dans le pays partenaire. Cela figurera

explicitement dans le programme annuel. Dans ce cas, il est recommandé d’explorer les possibilités

dans les pays voisins, en recherchant toujours la solution la plus efficace (en termes de rapport

qualité-prix, de délais, de garantie, de service après-vente, etc.).

Les frais de déplacement en Belgique (p.e. la participation à un atelier ou conférence) et les frais liés

aux déplacements locaux sont également imputés aux frais de fonctionnement. Toutefois, ceci est à

demander à l’avance, soit dans la proposition de projet, ou bien par courrier formel. Le tout doit être

argumenté car les activités sont supposées d’avoir lieu essentiellement dans le Sud, vu que l’objectif

du VLIR-UOS est de financer des activités à travers la coopération universitaire au développement et

de développer des capacités dans le Sud.

Des frais de fonctionnement récurrents en Belgique ne peuvent être imputés aux projets. Toutefois,

des frais de déplacement en Belgique liés aux activités de projet peuvent être imputés aux projets.


B.1. Frais de préparation

Des frais de préparation pour TEAM/Initiatives Sud peuvent être acceptés seulement pour des

préparations qui ont lieu entre l’approbation du programme par le Ministre et le démarrage du projet. Le

montant maximal à dépenses à ce sujet est de 2.500 EUR par projet.

B.2. Maintenance du matériel


B.3. Biens de consommation

Ceci peut inclure du matériel de labo non durable, de la documentation, des livres, des pièces de

rechange, fournitures de bureau, carburant, copies, etc.

B.4. Communication

Ceci inclut les frais de téléphone, internet et fax.


B.5. Frais de Représentation

Des frais de représentation peuvent être remboursés aux coordonnateurs flamand et local. Le

montant maximal accepté des frais de représentation s’élève à 500 EUR par an, au Nord et au Sud.

Outre des frais de réception et de repas, de petits cadeaux peuvent être offerts aux partenaires du

Sud. Leur prix sera inclus dans celui des frais de représentation.

Le remboursement de ces frais demande une liste de noms de personnes susceptibles à fréquenter

et à être invités. On doit pouvoir déduire qu’il s’agit de personnes pertinentes pour la réalisation du

projet ou du programme. Une facture est également exigée.

B.6. Frais de déplacement locaux et en Belgique

Les frais de déplacement couvrent toutes les dépenses encourues par le personnel belge et local

dans le cadre de la mise en œuvre d'un programme. Tous les déplacements du promoteur, des

membres de l’équipe, ou des professeurs invités à l’intérieur de la ville où ils séjournent sont compris

dans le per diem. Ces frais ne peuvent donc être imputés au budget du programme.

Séjours en Belgique

Les allocations suivantes peuvent être accordées, moyennant les documents de support :

Les institutions flamandes peuvent appliquer leur propre système de kilométrage pour des trajets de

voiture liés au projet, pourvu que l’institution coordinatrice pour la coopération au développement

(ICOS) soumette un rapport annuel au VLIR-UOS avec sa règlementation de kilométrage pour des

trajets avec des véhicules privés.

Si l’institution flamande n’a pas sa propre règlementation en la matière, on peut se rabattre au

système appliqué aux fonctionnaires d’Etat dont le lien se trouve ici :


Ce lien est régulièrement adapté et affiché sur le site web du VLIR-UOS.

Des voyages en train: un billet de première ou deuxième classe ;

Trajets en bus, tram ou métro: le prix du billet ;

Déplacements en taxi: le prix effectif de la course, justifié par un reçu ;

Déplacements en véhicule de location (en groupe seulement): le coût réel du déplacement.

Dans le choix du transport, la faisabilité et qualité/prix doit être pris en compte. Des raisons valables

doivent être données si le choix porte sur un taxi ou véhicule loué. Les taxis sont acceptés s’il n’y a

pas de moyens de transport public ou si des biens lourds doivent être transportés. Les frais de taxi

doivent toujours être justifiés.

Des séjours locaux

Les allocations suivantes sont accordées dans le pays partenaire, moyennant la soumission des

documents de support :



Des trajets de véhicule devraient être basés sur une allocation journalière ou un système de

kilométrage élaboré par écrit uniquement si une voiture de projet ne peut être utilisée. Le prix

appliqué ne peut dépasser celui utilisé en Belgique ;

Pour les voyages en train, bateau, bus, métro ou autres, le remboursement couvre le prix du

billet;

Les remboursements de vols locaux devront être couverts par un billet en économie et de

justificatifs de taxe d’aéroport ou d’autres charges requis par l’agence de voyage ou l’aéroport. En

choisissant l’itinéraire, des aspects de sécurité, d’efficience et de cout doivent être pris en

considération.

B.7. Enregistrements de congrès

Des frais de participation aux congrès, pertinents au projet, peuvent être financés par le budget du

projet, pourvu que le participant prenne activement part en faisant une présentation (poster,

dissertation, etc.).

B.8. Per diem local

Per diem local pour des nationaux

En principe, le tarif accordé ne devrait dépasser 20 EUR par jour, sauf existence d’autres accords ( 1/

une régulation nationale du VLIR-UOS dans le contexte d’une approche pays ; 2/ dans les pays sans

approche pays une législation nationale différentié (sous réserve de preuve et accord préalable du

VLIR-UOS) .

Dans le cas de la RDC et du Burundi, un programme pays étant installé, une liste de tarifs est

disponible et affiché sur notre site web. Le prix de logement peut y être ajouté moyennant la

soumission d’une facture d’hôtel.

B.9. Frais de déplacements internationaux

Des frais de voyage international comprennent tous les frais de porte à porte pour des missions de

projet officiels destinés aux employés belges, locaux ou autres membres d’équipes.

Les remboursements de vols internationaux devront être couverts par un billet en économie et de

justificatifs de taxe d’aéroport ou d’autres charges requis par l’agence de voyage ou l’aéroport.

Les frais de voyage indirects suivants peuvent être remboursés au personnel permanent ou

temporaire, au coordonnateur local ou flamand, homologue ou représentant d’institut en Belgique ou

un autre pays (pas plus de 3 semaines):

Billet d’avion (classe économique), y inclus taxe d’aéroport

Vaccinations obligatoires et médicaments contre le paludisme (frais de consultation ne sont pas

acceptés). Par contre, des aspirines, immodium, spray moustiques, touristil et autres

médicaments légers ne sont pas acceptés pour remboursement

Frais de visa

Frais de passeport

Frais de prises de photo pour visa ou passeport

Frais d’obtention de certificats

Frais de voyage et d’assurance

Transferts aller-retour aéroport


B.10. Frais de logement international

Per diem

Un per diem est une allocation journalière fixe durant un séjour, faisant partie de la mise en œuvre du

projet dans un pays/région autre que le pays/région de résidence. Le montant varie d’un pays à

l’autre, ou d’une région à l’autre, et récompense les frais de repas, le transport dans la ville ou

communauté de séjour et des frais personnels. Le per diem est payé par nuitée passée ailleurs,

hormis les jours de voyages. Il est indépendant du grade de la personne impliquée.

Les allocations per diem changent régulièrement et peuvent être consultées sur le site web du VLIR-

UOS, sous le lien suivant:


Les montants sont établis et révisés par le Service Public Fédéral des Affaires Etrangères en

Belgique. Les révisions rentrent en vigueur du moment où elles sont publiées par Décret Ministériel.

Les nouveaux montants s’appliquent au VLIR-UOS le premier jour du mois qui suit les deux mois de

la publication dans le Moniteur belge. Le VLIR-UOS en informe ses partenaires, y inclus la date

d’entrée en vigueur.

Si le montant s’avère inférieur à 37 EUR, un per diem de 37 EUR sera payé.

Le per diem correspond aux nuitées passées ailleurs. Cela ne peut dépasser 21 jours.

Le per diem attribué aux personnes qui viennent de l’extérieur et qui sont en mission officielle en

Belgique, s’élève à 75 EUR.

Frais d’hôtel

Il s’agit ici des frais de chambre d’hôtel. Les autres frais comme les repas, les boissons, le téléphone,

l’internet, etc. sont couverts par le per diem reçu.

Les allocations d’hôtel changent régulièrement et peuvent être consultées sur le site web du VLIR-

UOS, sous le lien suivant:


Ces allocations sont affichées à titre indicatif et doivent être justifiées par une facture d’hôtel. Ces

allocations peuvent être utilisées pour établir un budget avec des frais d’hôtel.

Les responsables locaux de projet qui se dirigent en Belgique en mission officielle seront remboursés

sur la base d’une facture d’hôtel. Celle-ci ne peut dépasser 100 EUR par nuit (sauf cas

d’indisponibilité à ce tarif), pour un maximum de 21 nuits.

B.11. Frais d’expédition

Tous frais liés à l’expédition de matériel et d’équipement, y inclus le transport et l’assurance, peuvent

être remboursés. Des frais locaux (stockage, douane, manutention, transport local, etc.) peuvent être

remboursés moyennant la soumission d’une facture et une déclaration de l’état des lieux du projet.

Les taxes d’importation sont à payer par l’institut partenaire.

B.12. Autres





C. Frais de Personnel

Définition

La mise en œuvre d’un projet peut faire appel au personnel académique, administratif et technique

des universités partenaires dans le Sud.

Tous frais liés au déploiement de personnel (contrats de service, « topping up », contrats de travail

avec des employés locaux et des experts expatriés, etc.) doit être budgétisé et reconnu sous la ligne

budgétaire C, frais de personnel. Cette ligne ne peut excéder 25% du budget total du projet. Dans

une année d’activité spécifique une dérogation à cette règle est à discuter avec le VLIR-UOS

uniquement si le total des frais de personnel pour la duration prévue du projet ne dépasse pas les

25% du budget. Dans une année d’extension des frais de personnel ne sont pas admis pour des

raisons de durabilité des actions du projet au-delà de son exécution.

Dans le cas de demande d’inclusion d’un expert expatrié dans la proposition de projet, VLIR-UOS

consultera la DGD.

Il est donc possible de prévoir la rémunération d’une partie des intervenants de l’université (ou

institution de recherche) partenaire dans le projet mais ceci doit être fait de manière que l’efficience et

efficacité du projet n’est pas mis en danger par une trop lourde charge de frais personnels. Il est donc

essentiel que ce charge des frais de personnel proposé dans la proposition de projets soit négocié

entre les partenaires locaux et flamandes et soit basé sur les besoins les plus urgentes et importantes

du projet. Le but global d’un projet TEAM ou Initiative Sud est de construire, ensemble, de la capacité

dans le Sud et ceci doit être prise en considération au moment de la discussion des frais de

personnels.

De toute manière, du côté flamande, le personnel académique responsable de la mise en œuvre de

tout ou partie du projet est mis à disposition par l'université flamande. La rémunération de ces

personnes n’est pas comprise dans le budget du programme.


C.1. Contrats de Service

Si des experts extérieurs (c.-à-d. des experts qui ne sont pas liés à une université flamande ni à une

institution partenaire) doivent être sollicités pour mettre en œuvre certains aspects partiels du

programme d’activités, les frais qui en résultent peuvent être imputés au budget du projet mais en

dedans du seuil de 25% max. de frais de personnels. Il s’agit alors d’un contrat pour

personnes/organismes qui ne sont pas liés par contrat fixe local à l'université mais qui sont engagés

pour une activité limitée en temps et bien définie dans le projet à travers un contrat de services.

C.2. Topping-up

Un topping-up peut être payé à un employé local académique lié à l’institution locale sur la base d’un

contrat de travail et utilisé pour une activité de projet spécifique. Ceci ne peut dépasser 25% du

budget du projet (initial) et ne peut continuer sur une éventuelle période d’extension. Le topping-up


accordé ne peut dépasser 40% du salaire brut octroyé à l’employé par l’institution locale. Le paiement

de ce topping-up doit être justifié en soumettant une fiche de salaire de l’employé.

Les frais de topping-up destinés aux experts locaux qui coordonnent le projet doivent être payés du

budget de frais de personnel.

C.3. Contrats de travail

C.2.1. Employés locaux

L’engagement ou la subvention (temporaire) d’un employé peut être payé à travers le budget du

projet pour l’exécution de tâches liées au fonctionnement et au travail de terrain. Ces employés

peuvent être d’ordre administratif ou manuel (chauffeur, labo, terrain). Les échelles de salaire local,

les contrats ainsi que des arrangements de sécurité sociale doivent être respectés.

C.2.2. Experts expatriés (annexe) : pas possible pour des Initiatives Sud et seulement

exceptionnellement pour les projets TEAM.


D. Frais de bourses

Définition

Les frais liés aux bourses seront comptabilisés sous D ‘frais de bourses’. Un calcul détaillé doit être

inclus dans le budget de frais de bourses, basés sur les échelles de bourses VLIR-UOS pour

boursiers en Flandre, ou basés sur d’autres échelles pour boursiers locaux. Le type de bourse doit

toujours être mentionné, ainsi que le nombre de mois que couvre la bourse.

Des bourses peuvent être attribuées au sein d’un projet uniquement si celles-ci contribuent au

développement de capacités de l’institut partenaire local. Les boursiers doivent faire partie du

personnel de l’institution locale, alternativement l’institution locale s’engage à employer ces boursiers

après obtention de leur diplôme.

Il n’y a pas d’allocations de bourses pour des boursiers flamands au sein d’un projet. Ils peuvent par

contre recevoir une allocation forfaitaire (« bourse de voyage ») pour leurs frais de voyage en faisant

partie du programme de bourse flamand VLIR-UOS. Les autres frais de boursiers flamands ne

peuvent être payés par des fonds VLIR-UOS.

Des bourses de doctorat ne sont pas inclues dans les Initiatives Sud. Les Masters peuvent seulement être inclus dans une Initiative Sud si celle-ci a une durée de 2 ans.

Directives et allocations pour des bourses en Belgique

Les directives et allocations pour des bourses en Belgique sont disponibles sur un document à part

qui se trouve sur le site web VLIR-UOS :

www.vliruos.be/running-projects/guidelines-for-project-execution/guidelines-and-report-forms-for-

scholarships.aspx

Aussi les directives pour des bourses locales sont disponibles dans le document “Directives

financières VLIR-UOS.

Bourses locales

Les bourses locales doivent être financées à travers le budget du projet. Les montants appliqués

doivent être ceux appliqués par l’institut partenaire, si possible appliqué au niveau national et doivent

figurer dans un manuel ou directives émises par l’institution locale.

Les bourses doivent contenir les éléments suivants :

Allocation (le montant à payer au boursier)

Cela comprend le nécessaire pour vivre (logement, nourriture, transport local, etc). Une distinction

doit être faite au niveau de l’origine du boursier (boursier dans une même région, une autre région du

même pays ou boursier dans un autre pays). Si un système de boursiers locaux existe déjà,

(localement ou par d’autres bailleurs), cela devrait servir de base pour faire les calculs. En absence

d’un tel système, le montant de la bourse devra être basé sur l’estimation réaliste du cout de vie. Le

montant de l’allocation ne peut dépasser celui appliqué en Belgique.

Frais de scolarité

Les frais de scolarité pour des études dans le cadre du projet devront être minimisés. Le projet devra

en faire mention.




Frais de formation / stage

Les frais de formation / stage peuvent être acceptés dans le cadre de bourses locales s’il n’y a pas de

frais de scolarité et à condition que ces frais soient inhérents au programme de formation et acceptés

par le projet.

Assurance

Une assurance doit être prise et incorporée au niveau de la bourse afin que le boursier soit assuré.

Le cout fera partie du budget du projet qui prévoit la bourse. L’assurance doit couvrir les frais de

maladie, accident ou décès, y inclus les traitements médicaux, les frais d’hospitalisation et les frais de

rapatriement.


E. Frais de coordination

Généralités

Dans le cadre de la mise en œuvre d’un projet, un budget de coordination forfaitaire est alloué et ne

dépasse 10% du budget du projet.


E.1. Frais de Coordination en Belgique (forfaitaire : 5% du budget A à D)

Ces frais, directement liés à la mise en œuvre des projets, correspondent à l’utilisation des locaux, de

l’infrastructure et/ou des services des universités flamandes. Ils doivent être justifiés par un document

dans lequel l'université flamande déclare que le montant cité a servi à couvrir des dépenses

générales dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

E.2. Frais d’administration et de coordination locale (forfaitaire : 5% du budget A à D)

Ces frais, directement liés à la mise en œuvre des projets, correspondent à l’utilisation des locaux, de

l’infrastructure et/ou des services des universités flamandes. Ils doivent être justifiés par un document

dans lequel l'université flamande déclare que le montant cité a servi à couvrir des dépenses

générales dans le cadre de la mise en œuvre du projet.

Tous les frais liés à l’administration générale, la gestion et la coordination du projet sont couverts

par cette ligne budgétaire. Cela implique que ces frais ne sont imputables ailleurs (expédition de

documents, frais de communication, photocopies, etc.).

Dans le cadre des Initiatives sud et projets TEAM, les frais de coordination locale sont seulement pris en compte si un compte local est ouvert à travers laquelle des dépenses locales sont effectuées.


Annexe 1: Calcul du taux de change

Méthode 1 - taux de change pondéré

Année 1:

par transfert d’argent

Brut de ce qui était débité du compte en Belgique en EUR (a)

Net de ce qui était crédité au compte local en devise local (b)

A cet effet, les frais bancaires liés aux transferts ont déjà été calculés dans le calcul du taux de

change

Taux de change pondéré: (Σ a) / (Σ b)

Réconciliation

Année 2 et plus

Idem que année 1

Mais aussi le solde de la valeur en monnaie locale sur le compte local du taux de change moyen

pondéré des années précédentes

A partir de ce solde, le solde des frais de coordination locale (le montant non-dépensé de E2)

Réconciliation

Exemple

Année 1:

Transfert 1: 10,000 EUR (10,056 EUR du compte belge), 12,800 USD net au compte local


Après l’année 1, le compte local s’élève à 5,075.00 USD, de ce montant 1,000.00 USD du E2 n’était

pas dépensé.

Année 2:


Calcul du taux de change :

Année 1 EUR USD

Transfert 1 10,056.00 12,800.00

Transfert 2 15,064.00 18,050.00

Total 25,120.00 30,850.00

Année 1 taux de change 0.8143

Année 2 EUR USD


Solde du compte local 3,318.27 5,075.00 – 1,000.00

Transfert 3 12,030.00 14,333.00

Total 15,348.27 18,408.00

Année 2 taux de change 0.83378

Méthode 2 : utiliser le taux d’un transfert par tranche (sur base de « cash call »). Toutes les dépenses

effectuées dans le contexte de cette tranche suivent le même taux, jusqu’épuisement du montant de

la tranche.

Méthode 3 : utiliser le taux du jour officiel (par exemple : taux journalier, taux OANDA, ..).


Annexe 2: Frais engendrés par des experts

expatriés

Des membres expatriés (flamand) d’équipe ou des experts expatriés (flamand) peuvent être envoyés

au pays partenaire pour une tâche (courte) bien argumentée et financée du budget du projet dans les

limites prévues (25% du budget global du projet et ne dépassant pas la durée limite ce celui-ci). Les

barèmes de l’institut flamand doivent être respectés compte tenu du statut de l’employé belge et son

contrat de travail.

Cette annexe n’est pertinent uniquement au cas exceptionnel dans la mesure où un projet a besoin d’

un expert expatrié et n’est donc pas inclus dans cette version des lignes budgétaires, mais disponible

sur demande au niveau du secrétariat VLIR-UOS.

Documents

Directives Financières pour les Initiatives Sud et les ...En ce qui concerne les per diems locaux, des régulations spécifiques par pays sont en vigueur. Pour la CUI en RD du Congo