Upload
others
View
7
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
1. Undang-Undang Republik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008 tentangInformasi dan Transaksi Elektronik (ITE).
2. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 14 Tahun 2008 tentangKeterbukaan Informasi Publik dan peraturan pelaksanaannya.
3. Undanq-undanq Republik Indonesia Nomor 25 Tahun 2009 tentangPelayanan Publik.
4. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 36 Tahun 2009 tentangKesehatan.
5. Undang-undang Republik Indonesia Nomor 44 Tahun 2009 tentanqRumah Sakit.
a. bahwa berdasarkan UU No. 14 tahun 2008 tentang KeterbukaanInformasi Publik (KIP) setiap 8adan Publik wajib menyediakan danmenginformasikan kegiatannya.
b. 8ahwa setiap Rumah Sakit sebagai badan publik mempunyaikewajiban memberikan informasi yang benar tentang pelayananrumah sakit kepada masyarakat.
c. bahwa RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang wajib menyediakan,mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan informasitentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidakmenyesatkan.
d. bahwa sebagaimana pertimbangan sebagaimana dimaksud padahuruf a, b, dan c dengan baik di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang,diperlukan pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasiditetapkan dengan Surat Keputusan Direktur Utama RSJ Prof. Dr.Soerojo Magelang.
DIREKTUR UTAMA,
DIREKTUR UTAMA RSJ PROF. Dr. SOEROJO MAGELANG,
DENGAN RAHMAT TUHAN YANG MAHA ESA
TENTANG
PEDOMAN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI
RUMAH SAKIT JIWA PROF. Dr. SOEROJO MAGELANG
KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMANOMOR:HK.01.07/XXVI.31 c8Sl>/2017
Mengingat
Menimbang
KEMENTERIAN KESEHATAN REPUBLIK INDONESIADIREKTORAT lENDERAL PELAYANAN KESEHATANRUMAH SAKIT JIWA PROF. Dr. SOEROJO MAGELANGJalan Jenderal Ahmad Yani 169 Magelang Kode Pos 56115 Tromol Pos 5
Telepon (0293) 363601, Faksimile (0293) 365183Website: www.rsfsoerolo.co.td Email: [email protected]
../
Ditetapkandi MAGELANGPada tanggall9 Juni 2017
MEMUTUSKAN
Menetapkan KEPUTUSAN DIREKTUR UTAMA TENTANG PEDOMANPENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI RUMAH SAKITJIWA PROF. DR. SOEROJOMAGELANG
Kesatu Memberlakukan Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi diRumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang sebagaimana terlampirdalam Lampiran 1 yang merupakan bagian tak terpisahkan darikeputusan ini.
Kedua Pedoman sebagaimana dim...ksud pada Diktum Kesatu untuk digunakansebagai dasar dan acuan melakukan kegiatan Pengelolaan Informasldan Dokumentasi di RumahSakit Jiwa Prof. Dr. SoerojoMagelang.
Ketiga Klasifikasi Informasi PublikRumahSakit Jiwa Prof. Dr. SoerojoMagelangsebagaimana terlampir dalam lampiran II yang merupakan bagian takterpisahkan dari keputusan ini.
--Keempat Keputusan ini berlaku sejak tanggal ditetapkan dengan ketentuan apabila
dikemudian hari terdapat kekeliruan dalam penetapan ini, akan diubahdan diatur kembali sebagaimanamestinya.
6. Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 74 Tahun 2012tentang perubahan atas Peraturan Pemerintah Republik IndonesiaNomor 23 Tahun 2005 tentang Pengelolaan Keuangan BadanLayananUmum.
7. Peraturan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor253/MENKES/PER/III/2008tentang Organisasi dan Tata Kerja RSJProf. Dr. Soerojo Magelang.
8. Peraturan Menteri Kesehatan Nomor 1 Tahun 2015 tentang DaftarInformasi Yang Dikecualikandi LingkunganKementerianKesehatan
9. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor1625/MENKES/SKNII/2011 tentang Pejabat Pengelola Informasidan Dokumentasidi LingkunganKementerianKesehatan.
·-
: Keputusan Direktur Utama tentang Pedoman Pengelolaan Informasi danDokumentasi Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang
: HK.01.07/XXVI.3/0%SO/2017: \~ Juni 2017
NomorTanggal
Lampiran
BAB VI PENUTUP 18
LAMPIRAN
BAB V PELAPORAN 17.
BAB IV PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
4.1. Organisasi dan Tugas 15
4.2. Mekanisme Penyelesaian Sengketa Informasi 15
BAB III MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN,
PENOOKUMENTASIAN, DAN PELAYANAN INFORMASI 8
3.1. Pengumpulan Informasi ,'.......................................................... 8
3.2. Pengklasifikasi Informasi 9
3.3. Pendokumentasian Informasi 11
3.4. Pelayanan Informasi 12
BAB II STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI 5
2.1. Atasan PPIO Pelaksana 5
2.2. Koordinator PPIO Pelaksana 5
2.3. PPIO Pelaksana 6
2.4. Sekretaris PPIO Pelaksana 6
2.5. Koordinator Pelayanan Informasi 6
2.6. Petugas Informasi 7
BAB I PENOAHULUAN 11.1. Latar Belakang 1
1.2. Maksud dan Tujuan .. 1
1.3. Ruang Lingkup 2
1.4. Oasar Penyusunan 2
1.5. Pengertian... 2
Halaman Judul .
Oaftar Isi......................................................................................................................... ii
DAFTAR lSI
1
1.2. MAKSUD DAN TUJUAN
1. Maksud
Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi di lingkungan RSJ Prof. Dr.
Soerojo Magelang dimaksudkan sebagai acuan bagi Pejabat Peng.elola Informasi
dan Dokumentasi serta unit terkait dalam penyediaan, pengumpulan,
1.1. LATAR BELAKANG
Ditetapkannya UU No. 14 tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik bertujuan
untuk mewujudkan tata kelola pemerintahan yang baik dan bertanggung jawab (good
governance) melalui penerapan prinsip-prinsip akuntabilitas, transparansi dan supremasi
hukum serta melibatkan partisipasi masyarakat dalam setiap proses kebijakan publik.
Dalam proses keterlibatan masyarakat perlu diakomodasikan dengan cara
mempermudah jaminan akses informasi publik berdasarkan pedoman pengelolaan
informsi dan dokumentasi. Dalam kaitan ini, pengelolaan informasi dan dokumentasi
publik dihaarapkan tidak sampai mengganggu prisip kehati-hatian dalam menjaga
kelangsungan kehidupan berbangsa dan bernegara untuk kepentingan yang lebih luas.
Penerapan prinsip-prinsip good governance ini pada dasarnya sangat tergantung pada
persiapan berbagai Unit Pelaksana Teknis Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan
pada Kementerian Kesehatan, yakni dengan diterbitkannya Keputusan Menteri
Kesehatan Republik Indonesia Nomor 162S/MENKES/SKNII/2011 tentang Pejabat
Pengelola Informasi dan Dokumentasi di Lingkungan Kementerian Kesehatan.
Sebagai salah satu badan publik, RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang senantiasa
memberikan pelayanan kesehatan berkualitas dan terjangkau dituntut untuk mampu
memberikan dan mengelola informasi dan dokumentasi bagi masyarakat.
Untuk itu, sebagai upaya menyamakan persepsi dalam menciptakan dan menjamin
kelancaran dalam pelayanan informasi publik, maka disusun Pedoman Pengelolaan
Informasi dan Dokumentasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
BABI
PENDAHULUAN
PEDOMAN PENGELOLAAN INFORMASI DAN DOKUMENTASI (PPID)
01 RSJ PROF. Dr. SOEROJO
2
1.5. PENGERTIAN
Dalam pedoman umum ini yang dimaksud dengan :
1. Akses lnforrnasi. adalah kemudahan yang diberikan kepada seseorang atau
masyarakat untuk memperoleh informasi publik yang dibutuhkan.
2. Akuntabilitas adalah perwujudan kewajiban setiap unit kerja yang ada di RSJ Prof.
Dr. Soerojo Magelang untuk mempertanggungjawabkan pengelolaan sumber daya
dan pelaksanaan kebijakan yang dipercayakan kepadanya dalam rangka
1.4. DASAR PENYUSUNAN
Pedoman Pengelolaan Informasi dan Dokumentasi ini disusun berdasarkan :
1. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik dan
Peraturan Pelaksanaannya.
2. Keputusan Menteri Kesehatan Republik Indonesia Nomor
1625/MENKES/SKNII/2011 tentang Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi
di Lingkungan Kementerian Kesehatan.
1.3. RUANG LlNGKUP
Pedoman Pengelola Informasi dan Dokumentasi ini meliputi penjelasan mengenai
penyediaan, pengumpulan, pengklasifikasian, pendokumentasian, dan pelayanan
informasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
pendokumentasian dan pelayanan informasi serta penetapan Pejabat Pengelola
Informasi dan Dokumentasi.
2. Tujuan
a. Masing-masing unit kerja di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang mampu
menyediakan, mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan
informasi tentang kegiatan dan produk unit kerjanya secara akurat dan tidak
menyesatkan;
b. Unit kerja di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang mampu menyediakan,
mengumpulkan, mendokumentasikan dan menyampaikan bahan dan produk
informasi secara cepat dan tepat waktu;
c. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang
mampu memberikan pelayanan ihformasi secara cepat dan tepat waktu dengan
biaya ringan dan cara sederhana.
3
pencapaian tujuan yang telah ditetapkan melalui media pertanggungjawaban
berupa laporan akuntabilitasa kinerja secara periodik.
3. Dokumen adalah data, catatan dan/atau keterangan yang dibuat dan/atau diterima
oleh unit kerja di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dalam rangka pelaksanaan
kegiatannya, baik tertulis diatas kertas atau sarana lainnya maupun terekam dalam
bentuk apapun, yang dapat dilihat, dibaca atau didengar.
4. Dokumentasi adalah kegiatan penyimpanan data, catatan dan/atau keterangan
yang dibuat dan/atau diterima oleh unit kerja yang ada di RSJ Prof. Dr. Soerojo
Magelang.
5. Informasi adalah keterangan, pernyataan, gagasan, dan tanda-tanda yang
mengandung nilai, makna, dan pesan, baik data, fakta maupun penjelasannya yang
dapat dilihat, didengar, dan dibaca, yang disajikan dalam berbagai kemasan dan
format sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi secara
elektronik atau non-elektronik.
6. Informasi Publik adalah informasi yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim,
dan/atau diterlrna oleh unit kerja yang ada di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang yang
berkaitan dengan penyelenggaraan negara dan/atau penyelenggaraan RSJ Prof.
Dr. Soerojo Magelang, sesuai dengan UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang
Keterbukaan Informasi Publik serta Informasi lain yang berkaitan dengan
kepentingan publik.
7. Klasifikasi adalah pengelompokan informasi dan dokumentasi secara sistematis
berdasarkan tugas pokok dan fungsi organisasi serta kategori informasi.
8. Pelayanan informasi adalah jasa yang diberikan oleh RSJ Prof. Dr. Soerojo
Magelang kepada masyarakat pengguna informasi.
9. Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) adalah Pejabat yang
bertanggung jawab dibidang penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan,
dan/atau pelayanan informasi di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang (dengan demikian
PPID bertanggung jawab untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan,
mengawasi, dan mengevaluasi penyelenggaraan kegiatan pengelolaan dan
pelayanan publik).
10. Struktur Organisasi Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) di RSJ Prof. Dr.
Soerojo Magelang terdiri dari Atasan PPID Pelaksana (Direktur Utama), Koordinator
Pelaksana : Direktur SDM dan Pendidikan, Direktur Medik dan Keperawatan dan
Direktur Keuangan dan Administrasi Umum, Ketua Komite Etik dan Hukum,
4
Sekretaris PPID : Kasi Pelayanan Keperawatan Rawat Jalan, Kasi Pelayanan
Medik, Koordinator Pelaksana : Kasubag Hukormas dan dibantu oleh petugas
informasi.
11. Pengguna Informasai Publik adalah orang atau lembaga yang menggunakan
informasi publik sebagaimana diatur dalam UU Nomor 14 Tahun 2008 tentang
keterbukaan informasi publik.
12. Pemohon Informasi Publik adalah warga negara dan/atau badan hukum Indonesia
yang mengajukan permintaan informasi publik sebagaimana dimaksud dalam UU
Nomor 14 Tahun 2008 tentang Keterbukaan Informasi Publik.
13. Pengelolaan Dokumen adalah proses penerimaan, penyusunan, penyimpanan,
pemeliharaan, penggunaan, dan penyajian dokumen secara sistematis.
14. Kolektor Data adalah suatu unit yang melakukan kegiatan pengelolaan dokumen
dan menganalisis data untuk disajikan dalam rangka pengambilan keputusan dan
bila diperlukan untuk diketahui atau dipublikasikan kepada umum/masyarakat.
15. Verifikator data adalah suatu unit yang melakukan verifikasi atau menyeleksi data
yang akan dipublikasikan sesuai dengan Udang-Undang Keterbukaan Informasi
Publik.
5
2.2. KOORDINATOR PPID PELAKSANA
KoordinatorPPID pelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :1. Melaksanakan, penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan
informasi publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima dilingkungan RSJ Prof. Dr. SoerojoMagelang;
2. Melaksanakan kewenangan atasan PPID pelaksana yang didelegasikankepadanya;
3. Menetapkan kategorisasi informasidi lingkunganunit kerjanya;4. Menyampaikan informasi kategori yang dikecualikan kepada atasan PPID
Pelaksana;5. Melaksanakanpelayanan informasipublik;6. Melaksanakan koordinasi dan pembinaan kepada PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr.
Soerojo Magela[lg; dan7. Membuat laporan secara berkala dan setiap saat jika diperlukan kepada Atasan
PPID Pelaksana.
Dalam rangka pelayanan informasi publik di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang, ditetapkanstrukturdan tata kerja organisasi pelayananinformasi sebagai berikut :2.1. ATASAN PPID PELAKSANA
Atasan PPID Pelaksana adalah para eselon I di Lingkungan Kementerian Kesehatan(DirekturUtamaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang)Atasan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangbertugas :1. Mengkoordinasikan PPID pelaksana dalam melaksanakan pelayanan informasi
publik di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;2. Mengetahui dan memberikan persetujuan atas setiap informasi yang dikeluarkan
oleh PPID pelaksana di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;3. Memberikan persetujuanatas penetapandaftar informasi yang dikecualikan; dan4. Menyampaikan laporan rutin maupun berkala yang disampaikan oleh PPID
pelaksanakepada PPID Utama.
BAB II
STRUKTUR ORGANISASI PELAYANAN INFORMASI
6
2.5. KOORDINATOR PELAYANAN INFORMASI
KoordinatorPelayanan InformasiRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :1. Melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan
informasi publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima diRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;
2. Melaksanakan kewenangan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangyang didelegasikan kepadanya;
3. Melaksanakanpelayanan informasi publik;
2.4. SEKRETARIS PPID PELAKSANA
Sekretaris PPID PelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :1. Membantu PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dalam pelaksanaan
penyirnpanan, pendokumentasian, penyediaan dan pelayanan informasi publikyang dihasilkan, disimpan, dikirim dan/atau diterima RSJ Prof. Dr. SoerojoMagelang;
2. Melaksanakan Kewenangan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangyang didelegasikan kepadanya;
3. Menyusun laporan dari Koordinator Pelayanan Informasi kepada PPID pelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang;dan
4. MelaksanakanPelayanan InformasiPublik.
5. Melaksanakanpelayanan informasipublik.
informasi kategori yang dikecualikan kepada Atasan PPID
kategorisasi informasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo
2. Melaksanakankepadanya;
3. MelaksanakanMagelang;
4. MenyampaikanPelaksana; dan
2.3. PPID PELAKSANA
PPID PelaksanaRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelangbertugas :1. Melaksanakan penyimpanan, pendokumentasian, penyediaan, dan pelayanan
informasi publik yang dihasilkan, disimpan, dikelola, dikirim, dan/atau diterima diRSJ Prof. Or. SoerojoMagelang;
kewenangan Atasan PPID Pelaksana yang didelegasikan
ATASAN PPID PELAKSANA(Direktur Utama RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang)
IKOORDINATOR PPIDPELAKSANA
(Direktur KeuangandanAdm. Umum,DirekturMedik dan Keperawatan,Direktur SDM dan
Pendidikan)
IPPID PELAKSANA
(Ketua Komite Etik dan Hukum)
ISEKRETARIS PPID PELAKSANA
(Kepala Seksi PelayananRawat Jalan, KepalaSeksi PelayananMedik)
- IKOORDINATOR PELAYANAN INFORMASI(Kepala Sub BagianHukum,Organisasidan
HubunganMasyarakat)
IPETUGAS INFORMASI
(Petugas Informasi pada unit kerja HukormasdanSIRS)
STRUKTUR PENGELOLA INFORMASI DAN DOKUMENTASI
RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang
2.6. PETUGAS INFORMASI
Petugas Informasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang bertugas :
1. Menerima permohonan informasi dan memberikan informasi yang diminta oleh
pemohon;
2. Meneruskan permohonan informasi kepada Pelayanan Informasi;
3. Melakukan pendataan dan rekapitulasi secara berkala terhadap permohonan
informasi yang masuk maupun informasi yang sudah dikeluarkan; dan
4. Petugas Pelayanan Informasi bertanggungjawab kepada Koordinator Pelayanan
Informasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
4. Membuat laporan berkala kepada PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo
Magelang; dan
5. Koordinator pelayanan informasi bertanggungjawab kepada koordinator PPID
Pelaksana dan PPID Pelaksana RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
8
3.1. PENGUMPULAN INFORMASI
Kegiatan pengumpulan informasi merupakan tahap yang sangat penting dalampengelolaan informasi dan dokumentasi. 8eberapa hal yang harus diperhatikan olehsetiap unit kerja di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang,adalah :1. Pengumpulan informasi merupakan aktivitas penghimpunan kegiatan yang telah,
sedang dan yang akan dilaksanakanoleh setiap satuan kerja.2. Informasi yang dikumpulkan adalah informasi yang berkualitas dan relevan dengan
tugas pokok dan fungsi masing-masingsatuan kerja.3. Informasi yang dikumpulkan dapat bersumber dari pejabat dan arsip, baik arsip
statis maupun dinamis.4. Pejabat sebaqairnana dimaksud dalam butir 3 merupakan pejabat yang
bertanggungjawab dalam pelaksanaan tugas pokok dan fungsi satuan kerjabersangkutan.
5. Penyediaan informasi dilaksanakan dengan memperhatikan tahapan sebagaiberikut:a. Mengenali tugas pokokdan fungsi satuan kerjanyab. Mendata kegiatan yang dilaksanakanoleh satuan kerjac. Mendata informasi dan dokumenyang dihasilkand. Membuat daftar jenis-jenis informasidan dokumen
Dalam rangka pelayanan informasi yang akurat, lengkapdan tidak menyesatkan, maka seluruhsatuan kerja di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang perlu melakukan pengelolaaninformasi secara baik, konsisten dan bertanggungjawabmelalui kegiatanyang meliputi :1. Pengumpulan informasi2. Pengklasifikasianinformasi3. Pendokumentasianinformasi, dan4. Pelayanan informasi
BAB III
MEKANISME PENGUMPULAN, PENGKLASIFIKASIAN, PENDOKUMENTASIAN DAN
PELAYANAN INFORMASI
9
Dalam proses pengklasifikasian, informasi dibagi menjadi dua kelompok yaitu informasiyang bersifat publik dan informasi yang dikecualikan.1. Mengelompokkaninformasi yang bersifat publik
Informasi yang bersifat publik dikelompokkan berdasarkan subjek informasi sesuaidengan tugas pokok, fungsi dan kegiatan setiap satuan kerja. Pengelompokaninformasi yang bersifat publik meliputi :
3.2. PENGKLASIFIKASIAN INFORMASI
Alur informasi diatas menunjukkanbahwa :a. Setiap informasi publik di setiap unit kerja di sampaikan ke PPID melalui Sub
BagianHukum, Organisasidan HubunganMasyarakat.b. Setiap informasi yang diterima oleh Sub Bagian Hukum Organisasi dan
Hubungan Masyarakat diolah dan disediakan untuk kepentingan pelayananinformasi yang dilakukan oleh PPID.
c. PPID melakukan seleksi data yang akan dipublikasikan sesuai UU KIP danmelakukan pelayanan informasi sesuai ketentuanyang berlaku, antara lain:1) Informasi yang tersedia setiap saat2) Informasi yangwajib diumumkansecara serta merta3) Informasi lain yang dikuasainya4) Informasi yang masuk kategori dikecualikan
MASYARAKAT
UNIT KERJA
RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang
~SUB BAGIAN HUKUM,ORGANISASIDAN HUBUNGANMASYARAKAT
+
6. Alur dan Mekanisme Pengumpulan Informasi
Alur informasi dalam rangka proses pengumpulan informasi yang berada disetiap
unit kerja di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang, divisualisasikan sebagai
berikut:
10
a. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala
meliputi:
1) Informasi yang berkaitan dengan tupoksi
2) Informasi mengenai kegiatan dan kinerja
3) Informasi mengenai laporan keuangan, dan I atau
4) Informasi lain yang diatur dalam peraturan perundang-undangan
5) Informasi yang lebih detail atas permintaan pemohon
Pengumpulan informasi publik butir 1 sid 5 di atas dilakukan oleh sekretaris
PPID berkoordinasi dengan Sub Bagian Hukum, Organisasi dan Hubungan
Masyarakat dan setiap satuan unit kerja yang mempunyai wewenang sesuai
tupoksinya dalam pengelolaan informasi yang wajib disediakan dan
diumumkan secara berkala sebagaimana butir 1 sid 5 terse but di atas.
b. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta merta, yaitu informasi
yang dapat mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum.
c. Informasi publik yang wajib tersedia setiap saat di RSJ Prof. Dr. Soerojo
Magelang meliputi :
1) Data seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasannya,
tidak termasuk informasi yang dikecualikan.
2) Hasil keputusan Manajemen RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dan latar
belakang pertimbangannya.
3) Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya.
4) Rencana kerja program/kegiatan termasuk didalam perkiraan
pengeluaran tahunan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
5) Perjanjian RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dengan pihak ketiga.
6) Informasi dan kebijakan yang diasmpaikan Pejabat Publik dalam
pertemuan yang terbuka untuk umum.
7) Prosedur kerja pegawai RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang yang berkaitan
dengan pelayanan masyarakat, dan I atau
8) Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik sebagaimana
diatur.dalarn Undang-Undang ini.
2. Mengelompokkan informasi yang dikecualikan
Dalam mengelompokkan informasi yang dikecualikan perlu diperhatikan hal-hal
sebagai berikut :
11
3.3. PENDOKUMENTASIAN INFORMASI
Pendokumentasian informasi adalah penyimpanandata dan informasi, catatan dan/atau
keterangan yang dibuat dan/atau diterima kolektor data guna membantu PPID dalammelayani permintaan informasi.Tahapan dalam pendokumentasianinformasimeliputi :1. Deskripsi informasi, kolektor data membuat ringkasan untuk masing-masing jenis
informasi.2. Memverifikasi Informasi, setiap informasi diverifikasi sesuai dengan jenis
kegiatannya.3. Otentikasi inforrnasi, dilakukan untuk menjamin keaslian informasi melalui validasi
informasi kolektor data.4. Pemberian kode informasi, dilakukan untuk mempermudah pencarian informasi
yang dibutuhkan melalui metode pengkodeanyang ditentukan oleh kolektor data.
c. Pengecualian harus melalui metode uji konsekuensi bahaya (consequential
harm test) yang mendasari penentuan satuan informasi harus dirahasiakanapabila informasi tersebut dibuka.
d. Pengklasifikasianakses informasi harus disertai pertimbangan tertulis tentangimplikasi informasi dari sisi politik, ekonomi, sosial-budaya dan pertahanankeamanan.
kesewenangan.
3) Tidak mutlak, artinya tidak ada informasi yang secara mutlakdikecualikan ketika kepentingan publik yang lebih besarmenghendakinya.
a. Informasi yang dikecualikan adalah informasi sebagaimana diatur dalam
Undang-Undang No. 14 tahun 2008 pasal 17 dan Pasal 18.
b. Prinsip-prinsip yang harus diperhatikan dalam mengelompokkan informasi
yang dikecualikan :
1) Ketat, artinya untuk mengkategorikan informasi yang dikecualikan harus
benar-benar mengacu pada metode yang valid dan mengedepankan
obyektivitas.
2) Terbatas, artinya informasi yang dikecualikan harus terbatas pada
informasi tertentu untuk menghindari penafsiran yang subyektif dan
12
Selesai
Penerimaan Informasi
Tanda Bukti
2. MekanismePelayanan InformasiPelayanan informasi terbagi menjadi dua kegiatan berdasarkan pengelompokaninformasi yang bersifat publik (disediakan dan diumumkan secara berkala, sertamerta, dan tersedia setiap saat) dan yang dikecualikan.Untuk pelayanan informasi yang bersifat publik diumumkanmelalui berbagai bentukdan media (media online dan media cetak) :
Penerimaan
Pencatatan:
Nama, A/amat, /nformasi
yang Diminta, dll
Penolakan
3.4. PELAYANAN INFORMASI1. Alur Pelayanan Informasi
Pengkodean informasi meliputi:
a. Kode klasifikasi disusun dan ditentukan dengan menggunakan kombinasi huruf
dan angka;
b. Kode huruf digunakan untuk memberikan tanda pengenal kelompok primer atau
fungsi;
c. Kode angka dua digit untuk memberi tanda pengenal kelompok tersier atau
kegiatan.
5. Penataan dan penyimpanan informasi, dilakukan agar dokumentasi dan informasi
lebih sistematis.
13
a. Informasi publik yang tersedia dan diumumkan secara berkala dilayani melalui
website RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang dan media cetak yang tersedia.
b. Permintaan informasi yang disediakan setiap saat
Semua informasi publik yang dikategorikan wajib tersedia setiap saat tetap
disediakan oleh RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
Pelayanan atas permintaan informasi publik tersebut diatur sebagai berikut :
1) Mekanisme Pelayanan Informasi yang tersedia setiap saat atas
permintaan secara tertulis dan secara tidak tertulis / lisan.
Langkah-Iangkah dalam mekanisme pelayanan informasi yang tersedia
setiap saat meliputi :
a) Permohonan informasi publik mengajukan permintaan informasi
kepada PPID;
b) Pejabat PPID menerima permohonan informasi;
c) PPID melakukan pencatatan permintaan informasi dari
permohonan untuk kepentingan tertib administrasi. Untuk
mempermudah masyarakat dalam meminta informasi publik, PPID
menyiapkan Formulir Permintaan Informasi , yang terdiri dari :
(1) No. Formulir (No. Pendaftaran);
(2) Nama Pemohon Informasi;
(3) Alamat dan No. Telp. Pemohon Informasi (Fotocopy KTP);
(4) Subyek dan keterangan informasi yang diminta;
(5) Alasan permintaan informasi;
(6) Nama Pengguna Informasi;
(7) Alamat dan No. Telp. Pengguna Informasi (Foto copy KTP);
(8) Alasan penggunaan informasi;
(9) Format dan cara pengiriman;
(10) Nama dan Tanda Tangan PPID;
(11) Tanggal Diterimanya Permohonan Informasi;
(12) Cap / Stempel RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang tersebut.
d) Pernberian tanda bukti permohonan informasi (nomor pendaftaran)
kepada pemohon informasi;
e) Petugas pelayan informasi wajib melakukan konfirmasi kepada
pemohon informasi mengenai kebenaran data pemohon dan
pengguna informasi;
14
f) Apabila pada saat konfirmasi dilakukan, ditemukanketidaksesuaian data pemohon dan pengguna maka petugaspelayan informasi berhak untuk tidak melayani permintaaninformasi;
2) Selambat-Iambatnya dalam waktu 10 hari kerja sejak permohonanditerima oleh kantor PPID, maka PPID wajib menanggapi permintaaninformasi melalui pemberitahuan tertulis. Pemberitahuan itu meliputipermintaan informasi diterima berikut jawaban permintaan informasi,permintaan informasi ditolak, dan perpanjangan waktu pemberitahuanpermohonanditerima atau ditolak.
3) Jika PPID membutuhkan perpanjangan waktu, maka selambatlambatnya 7 (tujuh) hari kerja sejak tanggapan pertama diberikan, PPIDharus memberitahukan secara tertulis apakah permintaan informasidapat dipenuhi atau tidak;
4) Jika perminaan informasi diterima, maka dalam surat pemberitahuanjuga dicantumkan materi informasi yang diberikan, format informasi,apakah softcopy atau data tertulis, biaya yang dibutuhkan. Bilapermintaan informasi ditolak, maka dalam surat pemberitahuandicantumkan alasan penolakan berdasarkanUU KIP;
5) Jika permintaan informasi ditolak, pemohon dapat mengajukankeberatan kepada atasan PPID RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang,Direktorat Jenderal Pelayanan Kesehatan, PPID Utama (SesjenKemenkes RI), Komisi InformasiPusat, Pengadilan Tata Usaha Negara,dan MahkamahAgung sebagai upaya terakhir.
3. Pendokumentasianpermintaan informasidan pelaporan pelayananSemua permintaan informasi baik yang melalui media elektronik, tidak tertulismaupun yang tertulis harus bisa didokumentasikan.
15
4.2. MEKANISME PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
Perhitungan waktu penyelesaian sengketa informasi dimulai sejak surat permohonanditerima oleh PPID.1. PPID yang akan menolak memberikan informasi publik yang tidak sesuai dengan
ketentuanperaturan perundang-undangan,dengan prosedur sebagai berikut :a. PPID mempersiapkan daftar pemohon dan/atau pengguna informasi yang akan
ditolak.b. PPID mengadakan rapat koordinasi dengan satuan kerja yang terkait paling
lambat 3 hari kerja setelah surat permohonanditerima PPID.c. Hasil kepurtusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh seluruh peserta rapat.d. Hasil keputusan rapat didokumentasikansecara baik.
2. PPID yang akan memberikan tanggapan atas keberatan yang disampaikan pemohoninformasi publik secara tertulisa. PPID mempersiapkan daftar keberatan yang disampaikan pemohon dan / atau
pengguna informasi.
Proses penyelesaian sengketa informasi di lingkungan RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang terdiridari:4.1. ORGANISASI DAN TUGAS
Organisasi penyelesaian sengketa informasi adalah Tim Pengelolaan Informasi danPelayanan Informasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang yang terdiri dari Atasan PPID danKepala Subbagian Hukum, Organisasi dan HubunganMasyarakat, dimana tugas dari timtersebut adalah :1. Memberikan pendampingan dan bantuan hukum atas sengketa informasi yang
diajukan kepada Atasan PPID dalam rangka penyelesaian sengketa di KomisiInformasi, baik melalui mediasimaupun ajudikasi nonlitigasi.
2. Memberikan pendampingan dan bantuan hukum atas sengketa informasi yangdiajukan kepada PengadilanTata UsahaNegaradan MahkamahAgung.
BABIV
PENYELESAIAN SENGKETA INFORMASI
16
b. PPIO mengadakan rapat koordinasi dengan satuan kerja yang terkait paling
lambat 3 hari kerja setelah surat keberatan diterima PPIO;
c. Hasil keputusan rapat koordinasi dituangkan dalam berita acara yang
ditandatangani oleh seluruh peserta rapat;
d. Hasil keputusan rapat didokumentasikan secara baik.
3. Penyelesaian sengketa informasi;
a. PPIO menyiapkan bahan-bahan terkait sengketa informasi, mengkaji dan
membuat pertimbangan hukum.
b. Pada saat sengketa informasi berlanjut ke Komisi Informasi, PTUN, dan MA
maka Sub Bagian Hukum, Organisasi dan Hubungan Masyarakat melakukan
pendampingan hukum untuk penyelesaian sengketa informasi;
c. PPIO dan atasan PPIO membahas dan memutuskan penyelesaian sengketa
informasi yang dilakukan secara musyawarah.
d. Hasil keputusan didokumentasikan secara baik.
17
Setiap tahun PPIDwajib melaksanakan ketentuanPasal 12 UU KIP yaitu melaporkan :1. Jumlah permintaan informasi yang diterima;2. Waktu yang diperlukan RSJ Prof. Dr. Soerojo magelang dalam memenuhi setiap
permintaaninformasi;3. Jumlah pemberian dan penolakan permintaan informasi; dan / atau alasan penolakan
permintaaninformasi.
BABV
PELAPORAN
18
Pedoman ini terbuka untuk disempurnakan dan dikembangkan sesuai dengan kebutuhan.
BABVI
PENUTUP
..:
1
I. Informasi yang Bersifat Publik (LABEL HIJAU)
A. Informasi publik yang wajib tersedia, meliputi :
1. Daftar seluruh informasi publik yang berada dibawah penguasaannya, tidak
termasuk informasi yang dikecualikan.
2. Seluruh kebijakan yang ada berikut dokumen pendukungnya (termasuk kebijakan
strategis dan rencana strategis).
3. Rencana kerja kegiatan termasuk didalamnya perkiraan pengeluaran tahunan RSJ
Prof. Dr. Soerojo Magelang (RBA).
4. Perjanjian dengan pihak ketiga.
5. Informasi dan kebijakan yang disampaikan Pejabat Publik dalam pertemuan yang
terbuka untuk umum.
6. Prosedur kerja yang berkaitan dengan pelayanan umum.
7. Tugas pokok dan fungsi pegawai.
8. Jenis pelayanan yang ada di RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
9. Laporan mengenai pelayanan akses informasi publik.
B. Informasi publik yang wajib disediakan dan diumumkan secara secara berkala, meliputi :
1. Informasi tentang RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang, seperti profil, visi misi, jam
besuk pasien, dan lain sebagainya.
2. Informasi mengenai kegiatan dan kinerja (Indikator Mutu), seperti laporan tahunan,
laporan semester, laporan triwulan, Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi
Pemerintah (LAKIP).
3. Informasi yang berkaitan dengan tupoksi rumah sakit.
4. Data pelayanan rawat inap dan rawat jalan.
Pengumpulan informasi publik diatas dilakukan oleh koordinator PPID berkoordinasi
dengan Sub Bagian Hukum, Organisasi dan Hubungan Masyarakat dan setiap unit
KLASIFIKASI INFORMASI PUBLIK RUMAH SAKIT JIWA Prof. Dr. SOEROJO MAGELANG
BERDASARKAN PERATURAN MENTERI KESEHATAN NOMOR 1 TAHUN 2015
: l~ Juni2017NomorTanggal
Lampiran II : Keputusan Direktur Utama tentang Pedoman Pengelolaan Informasi danDokumentasi Rumah Sakit Jiwa Prof. Dr. Soerojo Magelang
: HK.01.07/XXVI.3/oBOO/2017
2
1 DokumenKeuanganNo. Kategori Dokumen
Dokumen penggunaan, pemanfaatan,pemindahtanganan dan penghapusan BarangMilik Negara (BMN) yang sedang dalamproses (surat, nota dinas, berita acara, suratkeputusan).
1. Laporan Keuangan (LRA, Neraca dan Calk)sebelum audit.
2. Rencanapenarikan keuangan.3. Rekeningkoran bendaharawan.4. Rincian laporan realisasi belanja modal yang
belum di audit.5. Dokumen usulan revisi kegiatan dan
anggaran.6. Perencanaan kas harian, mingguan dan
bulanan yang belumdi audit.7. Hasil evaluasi proses pengadaan barang dan
jasa.8. Data rincian realisasi anggaran tahun berjalan
yang belum di audit.9. Dokumenpembayaran (SPP, SPM, SP2D).10. RincianHarga PerkiraanSendiri (HPS).
Informasi yang dikecualikan
2 Dokumen Barang Milik Negara 1.(BMN)
III. Informasi yang Dikecualikan (LABEL MERAH)
II. Informasi yang Bila Dibutuhkan Perlu Persetujuan (LABEL KUNING)
1. Regulasi RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang termasuk keputusan, kebijakan,peraturan, pedoman, panduan, juknis/juklak, Standar Prosedur Operasional (SPO),dan lain-lain.
2. Berkas dan isi rekam medik pasien.3. Semua dokumen yang termasuk dalam kategori informasi yang dikecualikan, harus
mendapat persetujuanpimpinan.
kerja yang mempunyai wewenang sesuai tupoksinya dalam pengelolaan informasi
yang wajib disediakan dan diumumkan secara berkala.
C. Informasi publik yang wajib diumumkan secara serta-merta, yaitu informasi yang dapat
mengancam hajat hidup orang banyak dan ketertiban umum, meliputi :
1. Informasi mengenai proses pengadaan barang dan jasa.
2. Informasi mengenai proses penerimaan pegawai RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
3. Informasi mengenai resiko pelayanan, resiko obat, resiko penggunaan alat medik
yang dapat mengancam kesehatan dan keselamatan masyarakat.
3
1. Laporanpengaduan individu I masyarakat.2. Laporanhasil audit pemeriksaan regular.3. Laporanhasil audit pemeriksaankhusus.4. Laporanhasil audit pemeriksaanhaji.5. Laporan hasil audit pemeriksaan dengan
6 DokumenPengawasan
1. Identitaspemberi dan pemohon informasi.5 Dokumen IdentitasMasyarakat
Produk I 1. Keputusan MKDKI atas hasil pemeriksaanKedokteran dugaan pelanggaran disiplin ilmu kedokteran
dan kedokterangigi.2. Keputusan KKI atas penegakan sanksi disiplin
berdasarkanKeputusanMKDKI.3. Profil umum dokter dan dokter gigi yang
teregistrasi terkait jumlah total surat tandatanda registrasi ulang per kompetensi danprovinsi/kabupaten/kota. daftar surat tandaregistrasi yang sudah kadaluarsa perkompetensi.
4. Profil data pribadi dokter dan dokter gigi yangteregistrasi terkait alamat tempat tinggal.nomor telepon, data keluarga.data kesehatan,dan data lain terkait riwayat pendidikan.pelanggaranetik, disiplin dan hukum.
5. Informasijadwal persidanganMKDKI.6. Seluruh dokumen atau berkas yang terkait
proses penanganan dugaan pelanggarandisiplin ilmu kedokteran dan kedokteran gigikecuali keputusanMKDKIdan keputusanKKI.
7. Identitas lengkap dokter dan dokter gigi yangdiadukan dan/atau yang terkena sanksipelanggaran disiplin ilmu kedokteran dankedokterangigi.
8. Identitas lengkap pengadu dan pihak-pihakyang diperiksa serta saksi ahli yangdidengarkan keterangannyaoleh MKDKI.
1. Daftar sengketa tanah dan bangunan dilingkunganRSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang.
2. Daftar perkara yang masuk dalampersidangan di lingkup RSJ Prof. Dr. SoerojoMagelang.
3 DokumenHukum
2. Dokumen pelaksanaan inventaris danpenilaian BMN.
3. Data detail BMN (buku barang KIB. daftarbarang).
4. Data BMN berupa tanah yang belum memilikisurat bukti kepemilikan (kecuali untukkeperluanaudit).
Dokumen TerkaitPutusan KonsilIndonesia
4
4
Fasilitas 1. Hasil penelitian Mutu Eksternal (PME)
7.
6.
5.
10 Dokumen
Hasil penelitian yang belum dipublikasikan.Raw data hasil penelitian.Data identitas I keterangan subjek penelitian Iresponden dan hasil pemeriksaan klinisdan/atau transkrip wawancara terkaitpenelitian.Data penelitian yang sedang dalam prosespaten (belum dipatenkan).Hasil pemeriksaan laboratorium yang dapatmengungkap rahasia pribadi responden.Protokol permohonan Material TransferAgreement (MTA).Protokol penelitian
4.
3.
dan 1.2.3.
Dokumen PenelitianPengembangan
9
Dokumen Terkait Kefarmasian 1.dan Alat Kesehatan
Dokumen perencanaan dan perbekalanfarmasi.Dokumen mutasi, persediaan danpenghapusan perbekalan farmasi.Dokumen resep yang sudah dilayani.
2.
1. Kasus kepegawaian PNS RSJ Prof. Dr.Soerojo Magelang (kasus disiplin/masih dalamproses hukum).
2. Hasil pemeriksaan kesehatan PNS danpejabat RSJ Prof. Dr. Soerojo Magelang(Rekam Medis).
3. Sasaran Kinerja Pegawai (SKP).4. Nilai hasil tes (tes potensi akademik, psikotes,
tes kesehatan dan kebugaran, wawancara danEBA) dalam rangka penyaringan I penerimaanCPNS, termasuk hasil psikotes bagi PNS danpegawai BLU dalam rangka mutasi jabatan.
5. Surat pengajuan mutasi jabatan struktural ataufungsional.
6. Informasi kepegawaian menyangkut datapribadi dan data lain yang berkenaan denganpegawai tersebut (biodata elektronik PNS).
7. Daftar nama pejabat I pegawai yangdikenakan hukuman disiplin ringan dansedang.
8. Pengajuan pemberhentian sementara karenadilakukan penahanan pihak yang berwajib.
9. Daftar hukuman disiplin pegawai.10. Daftar permasalahan pegawai.
7 Dokumen Kepegawaian
tujuan tertentu.6. Laporan reviu keuangan yang belum di audit.7. Laporan hasil pengawasan internal.
Terkait
8
5
Sumber : Daftar informasi yang dikecualikandi lingkunganKementerianKesehatan.
Sistem keamananelektronik.Sistemmanajemendatabase.Bandwidhtmanagement.Konfigurasi infrastruktur jaringan komunikasidalam data center.Konfigurasidata center.Internet protokol/lP addres private.Lokasi server.
5.6.7.
13 Dokumen Yang Terkait Dengan 1.Sistem Keamanan Teknologi 2.Informasi 3.
4.
1. Risalah rapat, slide presentasi, dokumen,rekaman suara, dan transkripsi rekamansuara dari pelaksana rapat-rapat yang bersifatrahasia.
2. Bahan rapat, risalah rapat pimpinan (yangbersifat rahasia) RSJ Prof. Dr. Soero]oMagelang.
3. Matrik tindak lanjut rakorpim.4. Arsip dinamis yang menurut sifatnya rahasia.5. Arsip vital yang menurut sifatnya rahasia.6. Arsip statis yang menurut sifatnya rahasia.
12 DokumenTertentu
1. Laporan pendidikan per semester.2. Laporan pendidikan per tahun.3. Hasil seleksi calon mahasiswa.4. Nilai mahasiswa I transkrip nilai.
11 Dokumen Kependidikan
laboratorium kesehatan.2. Hasil visitasi fasilitas pelayanan kesehatan
CTKI, laboratorium, klinik.
Kesehatan