Diseño Creacion Bases Datos 28735

Diseo y creacin de bases dedatosAutor: MsC. Niurka del C. Guerra Cabrera[http://www.mailxmail.com/curso-diseno-creacion-bases-datos]

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com 1

mailxmail - Cursos para compartir lo que sabes

Presentacin del curso

Con este curso de diseo y creacin de bases de datos podrs desarrollarhabilidades en el diseo y creacin de bases de datos, manejo de los diferentes objetos de la base de datosobjetos de la base de datos y creacin de tablas, consultas, formularios,informes y macros.Aprenders a desarrollar habilidades en la creacin y ejecucin de Consultasutilizando comandos de Sentencias de SQL. Tambin conocers cmo aplicar lasdiferentes definiciones, conceptos y trminos tcnicos que se brindan.Por ltimo, logrars la formacin informtica aplicada as como el desarrollo dehabilidades para la resolucin de problemas.

Visita ms cursos como este en mailxmail:[http://www.mailxmail.com/cursos-informatica][http://www.mailxmail.com/cursos-software]

Tu opinin cuenta! Lee todas las opiniones de este curso y djanos la tuya:[http://www.mailxmail.com/curso-diseno-creacion-bases-datos/opiniones]



1. Sistemas de gestin de bases de datos. Concepto. Diseo(MER) y Normalizacin (1/3)[http://www.mailxmail.com/...sistemas-gestion-bases-datos-concepto-diseno-mer-normalizacion-1]

Concepto de base de datos.

Access: Es una herramienta de desarrollo de BD relacionales de orden avanzado, estaspermiten recolectar todo tipo de informacin con fines de almacenamiento, bsqueda yrecuperacin.BD: Conjunto de informacin almacenadas y organizadas por columnas y filas.BD relacionales: Es una BD que le permite agrupar datos en una o mas tablas distintas quepueden relacionarse entre si mediante campos comunes.Concepciones tericas para el diseo de una base de datos.

Determinar la finalidad de la BD1.Determinar las tablas que se necesitan2.Determinar los campos de cada tabla3.Determinar la clave principal de cada tabla4.Determinar las relaciones entre las tablas5.Perfeccionar el diseo6.Introducir los datos y crear otros objetos7.

Modelo conceptual y Modelo Entidad Relacin (MER)

Modelo conceptual (caractersticas)

El proceso de diseo de la BD transita a travs de una serie de pasos en los cuales se vaavanzando de un nivel de abstraccin menor a otro ms profundo, mediante la elaboracin de una sucesin de modelos. En los ltimos aos se ha generalizado laconcepcin del diseo de las BD propuestas por el grupo ANSI/SPARC, la cualconstituye, al mismo tiempo, una arquitectura para los SBD.Hemos visto en esta arquitectura que cada nivel de la misma es una cierta forma derepresentacin abstracta de la informacin y una de las funciones ms importantes del SGBD consiste precisamente en permitirle al usuario la interaccin con los datosen estos trminos abstractos , en lugar de tenerlo que hacer directamente con la forma enque esos datos estn fsicamente almacenados.Es por ello que, al acometerse la tarea de diseo de una BD, la atencin se debe centrar enel aspecto lgico de la informacin, ya que los detalles relacionados con elalmacenamiento fsico son parte de todo SGBD comercial que se utilice, y por tanto, nopueden ser modificados.Los SGBD existentes utilizan diferentes modelos de datos, para la representacin en elnivel lgico global. Son comunes a todos ellos las siguientes caractersticas:

La representacin de la informacin se basa en el uso de determinadas estructuras dedatos que poseen una capacidad descriptiva limitada (slo diferencian un rasgosemntico: el tipo de proyeccin (1:1, 1:n, n:m)).

1 .

Utilizan una terminologa que no es familiar al usuario del sistema, por lo que dificultan la comunicacin usuario-diseador.

2 .

Por todo ello, es necesario tratar con otro tipo de modelo cuando se aborda el problemadel diseo de las BD, el cual debe superar los problemas anteriores y constituye un nivel de abstraccin intermedio entre la realidad informativa y el nivel lgico global de laarquitectura.



A este nuevo tipo de modelo se le denomina Modelo Conceptual. O sea, el modeloconceptual se define exteriormente al SGBDEs denominado tambin modelacin semntica, ya que con estos modelos se pretendereflejar en mayor medida la semntica, el significado de los datos y sus interrelaciones.Las metodologas de diseo basadas en ideas sobre modelos semnticos son llamadasmetodologas top-down, porque comienzan con un alto nivel de abstraccin conconstrucciones del mundo real (entidades) y terminan con un nivel ms bajo de abstraccinrepresentados por un diseo especfico de la BD.Sistema Cliente - Servidor

Grfico

Los SGBD utilizan diferentes modelos de datos para la representacin en el nivel lgicoglobal:



Caractersticas de los SGBD

Permitir la interaccin del usuario con los datos sin necesidad de conocer detalles de sualmacenamiento fsico.La representacin de la informacin se basa en estructuras con capacidad descriptivalimitada.Utilizan terminologa que no es familiar al usuario, lo que dificulta la comunicacin.Utilizan un modelo de datos para la representacin lgica de los datos.

Qu es Modelo Conceptual?

El modelo conceptual constituye un nivel intermedio entre realidad informativa y el nivellgico global de la arquitectura.Se define exteriormente al SGBD, realizndose de manera manual la transformacin entre elmodelo conceptual y el lgico global.Modelo Entidad Relacin (MER) un modelo conceptual

Modelo que nos permite construir varios modelos (meta-modelo). Debe tener lacaracterstica de modelar cualquier realidad, debe tener caractersticas grficas que sean losuficientemente sencillas para construir y comprender.Este modelo fue propuesto en 1976 yha encontrado una amplia aceptacin debidoprincipalmente a su expresividad grfica para modelar el mundo real en el proceso dediseo de las bases de datos.Segn Chen la realidad se basa en las relaciones entre entidades, las cuales reflejan loshechos que gobiernan esta realidad, y que las entidades y relaciones pueden poseeratributos.El MER opera con los conceptos de

entidad

(Cosas o elementos que existen y estn biendiferenciados entre s, que poseen propiedades y entre los cuales se establecen relaciones) y

relacin

que estudiamos anteriormente.




Elementos que componen el MER. Definiciones Bsicas.

Entidad:

Aquel objeto que existe en el mundo real con una identificacin distinta y con unsignificado prpio.Es la representacin de una clase de datos del negocio.La representacin de una entidad se realiza a travs de un rectngulo, con el nombrede la misma en su interior.Una entidad se describe a travs de sus atributos

Instancias (Ocurrencias)

Representacin de los Datos.Las instancias no aparecen en el MER.Se puede interpretar como una tabla, donde cada fila representa una instancia.

Atributo:

Propiedades de la Entidad. Tiene asociado un dominio.Cada Instancia ser formada por valores en estos atributos. Los valores de los atributossern siempre diferentes para cada Instancia. No existen objetos repetidos dentro deuna clase de objetos.

Ejemplo: Una pelcula: Cdigo de la pelcula, Nombre de la Pelcula, Director, Duracin enminutos

Dominio:

Es el grupo de valores que puede tomar un atributoEj: Atributo colorDominio [ rojo, azul, verde, violeta, amarillo, etc]Llave primaria:

El atributo (o conjunto de atributos concatenados) que identifica una nica ocurrenciadentro de una tabla.Los atributos cuyos valores nunca se repiten, que siempre tienen la funcin de actuarcomo identificadores nicos de las instancias de una Entidad.

Relacin o vnculo:

EL hecho, el acontecimento que liga los objetos, dos cosas existentes en el mundo realo sea dos entidades. Presenta dos caracteristicas fundamentales:

Grado: # de entidades relacionadas



Cardinalidad o Correspondencia: Tipo de asociacin

Simbologa del Diagrama Entidad - Relacin (DER)

Constituye la representacin grfica asociada al MER.

Ejemplo:

Operaciones

Generalizacin: Permite formar una nueva entidad, mediante la unin de otras entidades.Hay entidades que poseen subconjuntos de datos que forman clases diferenciadas, pero queposeen caractersticas que permiten colocarlas bajo la visin de una nica entidad.Ejemplo: Mdico Pediatra Mdico Cardiologista.

Mdico1.Mdico Pediatra2.Mdico Cardiologista3.

El proceso inverso se denomina Especializacin y divide una entidad en cierto nmero deentidades.Agregacin:Construye una nueva entidad sobre la base de una relacin.



Generalizacin/Especializacin

Las entidades especializadas heredan los atributos y relaciones de la generalizada aunquepueden tener nuevos atributos y relaciones propias.Ejemplo1:

Una empresa puede tener varios (n) trabajadores asociados y un trabajador pertenece a una sola empresa (1). En la relacin Trabajador-Maquina-Pieza, un trabajador puede trabajar en n mquinas,produciendo p piezas, o una pieza puede ser producida por m trabajadores en n mquinas.

Reglas de Normalizacin.

La normalizacin es la expresin formal del modo de realizar un buen diseo. Provee losmedios necesarios para describir la estructura lgica de los datos en un sistema deinformacin.Ventajas.

Evita anomalas en la actualizacin.Mejora la independencia de los datos, permitiendo realizar extensiones de la Bd,afectando muy poco, o nada, a los programas de aplicacin existentes que accesan la



base de datos .La normalizacin involucra varias fases que se realizan en orden. La realizacin de la 2dafase supone que se ha concluido la 1ra y as sucesivamente. tras completar cada fase se diceque la relacin esta en:

Primera Forma Normal (1FN)Segunda Forma Normal (2FN)Tercera Forma Normal (3FN)Forma Normal Boyce Codd (FNBC)Existen adems 4FN y 5 FN




Primera Forma Normal (1FN)

Se dice que una relacin est en la primera forma normal si, y solo s, satisface la limitacinde que contenga apenas valores atmicos. No tiene grupos repetitivosDependencia funcional

Dado una relacin R, se dice que el atributo Y de R es funcionalmente dependiente delatributo X de R si y solo si a cada valor de X en R tiene asociado a l, precisamente un valorde Y en R, en cualquier momento del tiempo.Dependencia funcional completa: El atributo y es dependiente funcional y totalmente delatributo X si es funcionalmente dependiente de X y no es funcionalmente dependiente dealgn subconjunto de X.Podemos decir entonces que un atributo es funcionalmente dependiente de la llave primariasi y solo si para cada valor de la llave primaria, tiene asociado a l un valor en cualquiermomento del tiempo.Segunda Forma Normal (2FN)

Una relacin est en 2FN si y solo si, estuviera en 1FN y cada atributo no llave fueratotalmente dependiente de la llave primaria. Las nicas relaciones que pueden violar las 2FNson las que tienen llaves compuestas. Para ello se crea:

Una relacin para todos los atributos que dependen funcional y completamente de lallave.

1 .

Una relacin para los atributos que dependan de parte de la llave.2 .Tercera Forma Normal

Una relacin R est en 3FN si y solo si estuviera en 2FN y todo otro atributo no llave fueraindependiente de cualquier otro atributo no llave primaria, o fuera dependiente no transitivode la llave primaria.La 3FN es una extensin de la 2FN. La 2FN elimina las dependencias funcionales respecto aun subconjunto de la llave.Este paso se ejecuta examinando todas las relaciones para ver si hay atributos no llaves quedependan unos de otros. Si se encuentran, se forma una nueva relacin para ellos. Eliminarlas dependencias transitivasForma Normal Boyce Codd

Una relacin R esta en FNBC si y solo si cada determinante de la relacin es una super llavede R.Para que una relacin no este en FNBC hay tres condiciones necesarias mas no suficientes:

La relacin tenga llaves candidatas mltiples, dondeEstas llaves candidatas son compuestas, yLas llaves candidatas se solapan (tengan por lo menos un atributo en comn).

Ejemplo:

Se desea disear una BD para controlar la disponibilidad de materiales de construccin.

Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com 1 0


De cada proveedor de materiales se conoce su cdigo (cprov), que lo identifica, su nombre(nomprov) y el municipio en que radica (mun). De cada material se sabe su cdigo (cmat),que lo identifica, su descripcin (desc), la unidad de medida que se aplica al material (um) yel precio por unidad de medida (precio). Para guardar estos materiales hasta su posteriordistribucin existen diversos almacenes. De cada almacn se conoce su cdigo (calm), que loidentifica, su direccin (diralm) y la capacidad de almacenaje (capac). Un proveedor puedesuministrar varios materiales y un material puede ser suministrado por diferentesproveedores. Se sabe que un material suministrado por un proveedor est en un soloalmacn y adems, se sabe qu cantidad de un material suministrado por un proveedor seencuentra en el almacn (cantmat). En un almacn slo se guarda un tipo de material,aunque puede proceder de distintos proveedores y pueden existir varios almacenes donde seguarde un mismo material.Veamos las dependencias funcionales que se derivan de esta situacin:Como cprov identifica al proveedor,1) cprov --> nomprov mun es el determinante de nomprov y mun2) cmat --> desc um precio anlogo al anterior, pero para materiales3) calm --> diralm capac cmat desc um precio 1 2 3 4 5 6

Esta ltima dependencia funcional tiene la siguiente explicacin:Los atributos 1 y 2 dependen funcionalmente de calm, pues calm identifica al almacn. Perose sabe que en un almacn slo se guarda un material, por lo que conocido calm se conocecmat y, por lo tanto, el atributo 3 depende funcionalmente de calm, pero como 4, 5 y 6dependen funcionalmente de 3, ellos estn incluidos tambin en la dependencia funcional3)expresada anteriormente. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

4) cprov cmat --> nomprov mun desc um precio calm diralm capac cantmatSe incluyen en esta dependencia funcional los atributos:1 y 2: por lo explicado para 1)3,4 y 5: por lo explicado para 2)6: porque, dado un proveedor y un material, se conoce en qu almacn se guarda esematerial suministrado por ese proveedor.7 y 8: porque 6 se incluye y entonces vale lo explicado para 3)9: porque, dado un proveedor y un material, se conoce tambin en qu cantidad se guarda enel almacn correspondiente. 1 2 3 4 5 6 7 8 9

5) cprov calm --> nomprov mun diralm capac cmat desc um precio cantmatSe incluyen en esta dependencia funcional los atributos:1 y 2: por lo explicado para 1)3, 4, 5, 6, 7 y 8: por lo explicado para 3)9: porque se incluyen en los atributos implicados el atributo 5, y cprov y 5 determinan 9,segn lo explicado para el atributo 9 en 4)Entonces:



cprov cmat y cprov calm son ambas llaves candidatas ya que todos los atributosdependen funcionalmente de ellas y no existe ningn subconjunto propio del cual todos losatributos dependan.Escojamos como llave primaria cprov cmatR (cprov, cmat, nomprov, mun, desc, um, precio, calm, diralm, capac, cantmat)1FN

La relacin original est en 1FN, pues no existen grupos repetitivos. Siempre que se escojabien la llave, la relacin estar en 1FN, pues ello implica que, para un valor de la llave, habrun nico valor de cada atributo.2FN

No est en 2FN pues existen dependencias funcionales incompletas de atributos no llavesrespecto a la llave primaria (segn se aprecia en las dependencias funcionales 1) y 2) ) por loque se separan las relaciones siguientes:(I) proveedor (cprov, nomprov, mun)(II) material (cmat, desc, um, precio)3FN

Las relaciones anteriores (I y II) estn en 3FN, pero la relacin restante de la original, no, yaque existe dependencia transitiva respecto a la llave primaria pues: cprov cmat --> calm y calm --> diralm capacpor lo que se separa la siguiente relacin:(III) almacn (calm, diralm, capac)FNBC

Luego de haberse obtenido, es decir, separado, las relaciones I, II y III al analizarse la 2FN yla 3FN, resta la relacin:(1) suministro (cprov, cmat, calm, cantmat)que est en 3FN. Analicemos las dependencias funcionales que existen en esta relacin:a. cprov cmat --> calm cantmatb. cprov calm --> cmat cantmatc. calm --> cmat

Luego no est en FNBC, pues existe un determinante (calm) que no es superllave.Para llevarla a FNBC hay que separar la dependencia funcional problemtica (c.),obtenindose de la relacin suministro las siguientes:(2) suministro (cprov, calm, cantmat) (en esta relacin no puede aparecer ya cmat)(3) distribucin (calm, cmat)Ahora bien, debe sealarse que al descomponerse la relacin suministro (1) de esta manera(suministro (2) y distribucin) deja de poder expresarse el hecho de que el calm depende delconjunto cprov, cmat.Finalmente, analizando la relacin distribucin (3) y la relacin almacn (III) puede apreciarse



Finalmente, analizando la relacin distribucin (3) y la relacin almacn (III) puede apreciarseque ambas pueden unirse: tienen la misma llave y tiene sentido la unin de ambas. Entonceslas relaciones obtenidas son: proveedor (cprov, nomprov, mun) material (cmat, desc, um, precio) almacn ( calm, diralm, capac, cmat) suministro (cprov, calm, cantmat)



4. Microsoft Access como Sistema de Gestin de BDR.Recorrido por las bases de datos (1/2)[http://www.mailxmail.com/...microsoft-access-como-sistema-gestion-bdr-recorrido-bases-datos-1]

Microsoft Access es un programa para la gestin de informacin. Permite disear lasestructuras para almacenar la informacin y los medios para su introduccin y explotacin.Una peculiaridad que se debe tener en cuenta al trabajar con programas de gestin de basesde datos, como es el caso de Access, es que no existe la opcin Save (Guardar), referida alos datos de la aplicacin, debido a que los cambios en los datos se van guardando siempreen el dispositivo de almacenamiento permanente. Cuando se presenta la opcin Save, serefiere a guardar los cambios realizados en el diseo de los distintos objetos que componenla base de datos, no a los datos.Una aplicacin de base de datos que almacena y gestiona informacin se denomina unsistema de gestin de bases de datos SGBD DBMS (Data Base Management System). Laestructura bsica de esta informacin son tablas, que se corresponden con las listas de Excel.Para una mejor gestin de la informacin y para reducir el nmero de datos, las tablas serelacionan. Por ejemplo, si se desean tener listas con los alumnos de cada asignatura, en vezde incluir el nombre y apellidos en la lista de cada asignatura, bastar con almacenar losnmeros de carnet de los alumnos de cada asignatura. El nmero de carnet sirve paraestablecer una relacin con la tabla que contiene el nombre y los apellidos. Debido a estecarcter relacional, Access es un sistema de gestin de bases de datos relacional SGBDR RDBMS (Relational Data Base Management System).Concepto de tablas, campos y registros

Una tabla es una coleccin de datos con la misma estructura. Si se disponen los datos en unahoja de clculo, una columna siempre tiene el mismo tipo de dato, por ejemplo un nmerode carnet, un nombre, etc. Cada tabla consta, pues, de un cierto numero de campos, en cadauno de los cuales se guarda un dato, que puede ser numrico, alfanumrico, fecha, etc.Un campo es cada una de las columnas de la tabla y el nombre de la columna es el nombredel campo.Un registro es cada una de las filas de la tabla, y est formado por el dato de cada uno delos campos almacenados en una misma operacin.Una base de datos es un conjunto de tablas que se utilizan para gestionar un determinadotipo de informacin. Son ejemplos de base de datos: la base de datos de la gestinacadmica de una universidad, la base de datos de los pedidos de una empresa o la base dedatos de Hacienda.Por lo tanto la base de datos est constituida por la estructura de informacin y lainformacin en ella contenida. Es frecuente denominar a Access como una base de datos.Para ser exactos Access es una aplicacin de gestin de base de datos. Es la mismadiferencia que existe entre un procesador de textos como Word y un documento de Word.Estructura de ficheros de access

Una base de datos consta de distintos objetos: tablas, ndices, consultas, relaciones,informes, formularios, etc. Todos los objetos de una base de datos se almacenan fsicamenteen un slo fichero. Por ello en Access, se identifica una base de datos con el fichero en elque se almacena. Este fichero tiene la terminacin .mdb.En el directorio en el que se encuentra el fichero .mdb, Access crea otro fichero con elmismo nombre y la extensin .ldb. Este es un fichero que utiliza Access para el control de



los bloqueos de registros (locked data base) de la base de datos cuando se produce accesoconcurrente de varios usuarios. Al realizar la copia de seguridad de la base de datos no esnecesario este fichero. Tampoco importa borrarlo si ningn usuario tiene abierta la base dedatos.Esta estructura de ficheros de Access es propia de esta aplicacin. Otros formatos de basede datos utilizan otros criterios. Por ejemplo los ficheros de dBase utilizan un fichero paracada tabla con la terminacin .dbf.Microsoft Access como SGBD. Descripcin de la pantalla principal.

Procedimiento para llegar al Access (Ver. Presentacion2)Acceder a Microsoft Access(Paquete de Office)(Seleccionar que va a realizar, una basede datos en blanco y se coloca el nombre de la BD)Ventana de Access. Objetos que la componen.

La ventana principal de Access tiene muchos elementos en comn con otras aplicaciones de Microsoft Office, como pueden ser Word o Excel. Una vez que se ha arrancado el programa,aparece una ventana como la mostrada anteriormente, aunque pueden existir ligerasvariaciones dependiendo de la configuracin definida por el usuario.La estructura de una ventana de Access est compuesta por los siguientes elementos.

Barra de ttulo (Parte superior de la ventana)Barra de mens (Debajo de la barra de ttulo)Barra de herramientas (Debajo de la barra de men)Barra de estado (Parte inferior de la ventana)

rea de trabajo (Entre la barra de herramientas y la barra de estado)Barra de ttulo

Como es habitual la barra de ttulo contiene los siguientes elementos:Men de control. Contiene los elementos habituales de control (mover, minimizar oiconizar y ampliar o cerrar ) de cualquier ventana en Windows.

Nombre de la aplicacin y si la ventana del rea de trabajo se encuentra maximizada,el nombre de la base de datos con la que se trabaja en ese momento.Botones de minimizacin, control de tamao de la ventana y de cierre de la aplicacin.

Barra de mens

La barra de mens contiene la lista de mens propios de Access. Cada men contiene unalista de diversos comandos, que se aplicarn segn la necesidad en cada caso.



Un aspecto importante de la barra de mens es que su contenido cambia en funcin del tipode objeto y la presentacin de dicho objeto. Por ejemplo, hay diferentes entradas en el mencuando se selecciona la ventana de una tabla o la ventana principal de la base de datos.Incluso estando seleccionada una tabla, dependiendo del modo de presentacin, que seexplica posteriormente, cambia el men presentado; si la tabla se presenta en modo diseo,posee un men distinto que si se presenta en modo hoja de datos.



5. Microsoft Access como Sistema de Gestin de BDR.Recorrido por las bases de datos (2/2)[http://www.mailxmail.com/...microsoft-access-como-sistema-gestion-bdr-recorrido-bases-datos-2]

Barra de herramientas

La barra de herramientas proporciona un acceso instantneo a las funciones y comandos msfrecuentes. Al igual que en las dems aplicaciones de Microsoft Office la barra deherramientas en Access es configurable y se puede elegir entre varias predefinidas. Sinembargo, en la prctica es mejor trabajar con la configuracin inicial de Access, puesto quedispone de una barra de herramientas configurada para cada objeto y modo de presentacin,de modo similar a los mens que varan con estas mismas caractersticas. De esta forma,cuando se selecciona una tabla se muestra el botn de filtrar los datos de una tabla, que noaparece cuando se selecciona la ventana principal de la base de datos.Esta es la barra de herramientas que se muestra cuando se encuentra seleccionada laventana principal de la base de datos.

Barra de estado

La barra de estado est situada en la parte inferior de la ventana. La principal funcin de labarra de estado es mostrar la ayuda de los botones de la barra de herramientas o de lasfunciones disponibles en cada situacin as como la propia ayuda que el usuario establecepara los campos de la base de datos.rea de trabajo

Es el rea situada entre la barra de herramientas y la barra de estado. En ella se muestran lasdistintas ventanas de la base de datos y es aqu donde se encuentra la principal diferenciacon otras aplicaciones de Microsoft Office como Word y Excel.En Access slo se puede tener abierta una base de datos, por lo que al realizar la apertura deotra, automticamente se cierra la anterior. Por ello, en el rea de trabajo slo hay unaventana de base de datos.Cuando Access tiene una base de datos abierta siempre existe en el rea de trabajo laventana Base de datos. Cerrar esta ventana supone cerrar la base de datos, es decir, equivaleal comando cerrar del men Archivo.

Objetos de Access

En la parte superior de la ventana de la base de datos se observan seis pestaas con losnombres de los tipos de objetos que puede poseer una base de datos. De estos seis tipos deobjetos se estudian los cuatro primeros: tablas, consultas, formularios e informes. Losotros dos: macros y mdulos se utilizan para automatizar y desarrollar aplicaciones y no sonobjeto de estudio en este documento.Al pulsar la pestaa correspondiente al tipo de objeto, se muestra en la ventana de la base dedatos la lista de objetos existentes de este tipo. Asimismo, se muestran los botones paraabrir el objeto seleccionado (Abrir), cambiar su diseo (Diseo) o crear uno nuevo (Nuevo).Cada objeto de la base de datos se puede abrir o cambiar el diseo. Cuando se abre unatabla se muestran los datos que contiene y cuando se cambia el diseo, o se abre en mododiseo, se muestran las caractersticas de sus campos, tales como tipo de dato,observaciones y propiedades.A continuacin se da una breve descripcin de cada uno de estos objetos. En las seccionesDescubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com 1 7


A continuacin se da una breve descripcin de cada uno de estos objetos. En las seccionesde uso y creacin de una base de datos se trata cada uno de estos objetos con detalle yejemplos.Tablas

La tabla es el tipo principal de objeto de una base de datos. El concepto de tabla se haexplicado al ver la relacin de Excel con las bases de datos. Como resumen, una tabla es unconjunto de datos estructurados en columnas (los campos) y filas (los registros). En lastablas de la base de datos es donde se almacena toda la informacin de la base de datos.Consultas

Una consulta de seleccin es una operacin realizada sobre la base de datos mediante lacual se realiza una seleccin de datos segn un criterio. Esta consulta puede realizarse sobreuna sola tabla o sobre varias. Las consultas tambin se pueden realizar sobre otras consultasprevias o cualquier combinacin de consultas y tablas.Adems de las consultas de seleccin, existen tambin consultas de accin, de tal formaque el resultado de la consulta no es una respuesta con informacin de la base de datos, sino que es una accin sobre los mismos datos. Estas acciones pueden ser: insertar, borraro modificar registros y crear nuevas tablas.En una consulta realizada sobre una sola tabla se pueden seleccionar uno o varios campos,de tal forma que la consulta sea una subtabla de la tabla original. Asimismo, se puedenestablecer criterios de seleccin, ordenacin y agrupacin. De este modo se pueden obteneren la consulta un subgrupo de los registros originales de la tabla o agrupaciones de stos.En una consulta realizada sobre ms de una tabla o consulta, se utilizan las relacionesexistentes entre las tablas para obtener informacin relacionada. Normalmente en una de lastablas se encuentra un cdigo que permite acceder a otra tabla, donde se detalla lainformacin perteneciente a dicho cdigo. Por ejemplo, el nmero de carnet es el cdigo quepermite acceder en la tabla de alumnos a todos los datos del alumno.El resultado de una consulta de seleccin es una hoja de respuesta dinmica. La hoja derespuesta contiene una seleccin de datos existentes en una o varias tablas. La modificacinde los datos subyacentes se refleja en la hoja de respuesta dinmica. En algunos casos sepueden modificar los datos de la hoja de respuesta dinmica, aunque donde realmente semodifican es en la tabla que los contiene.Formularios

Un formulario es una ventana diseada para la introduccin y edicin de datos. En Excel, apartir de una lista se puede generar automticamente un formulario para introducir los datos. Access posee herramientas para realizar el diseo de los formularios de una manera muchoms elaborada utilizando listas desplegables, rejillas, botones de opcin y de seleccin, etc.El formulario permite introducir, modificar, consultar y borrar los registros de la tabla oconsulta para la que se ha diseado. La ventaja frente a la presentacin como hoja de datoses que los campos se presentan de manera ms adecuada al usuario, con un diseo queayuda a su comprensin, utilizando los controles ms adecuados a cada tipo de informacin.En algunos casos la tabla puede ser la mejor manera de presentar los datos y no es necesariorecurrir a modos de presentacin ms sofisticados. En general, se puede afirmar que eldiseo de la presentacin de los datos es uno de los aspectos clave a la hora de valorar unaaplicacin informtica. Un diseo de pantallas adecuado a cada usuario reduce el tiempo deaprendizaje y motiva al usuario, lo que es casi una garanta de xito.Informes

Si el formulario es la forma idnea de introducir y editar los datos, la mejor forma demostrarlos es mediante un informe en una pgina impresa o mediante su representacin en



la pantalla del ordenador. Access proporciona las herramientas para disear informes congran flexibilidad y posee funciones para agrupar registros y mostrar totales y subtotales delos campos deseados.Prcticamente todas las aplicaciones informticas necesitan salidas impresas. Si estas salidasvan dirigidas a los clientes, en el caso de las facturas por ejemplo, es necesario tener unespecial cuidado en su diseo. Con los informes se pueden conseguir unas salidas impresasde gran calidad con poco esfuerzo, siendo sta otra de las claves de xito de cualquieraplicacin que se desarrolle.En el mercado existen programas informticos dedicados tan slo a elaborar informes, quedespus se integran en la aplicacin. Access ha integrado esta herramienta dentro de supropio entorno de desarrollo.Pagina:Es un tipo especial de Pg. Web.Macro: Es un conjunto de acciones grabadas.Mdulos: Coleccin de declaraciones y procedimientos en Visual Basic.



6. Trabajo con Tablas. Planificacin, creacin, propiedades,tipos de datos. Relaciones (1/3)[http://www.mailxmail.com/...ajo-tablas-planificacion-creacion-propiedades-tipos-datos-relaciones-1]

Tipos de datos con los que trabaja Access

Texto:Se utiliza para texto o combinaciones de texto y nmeros, como direcciones, o paranmeros que no requieren clculo, como nmeros de telfono, nmeros de pieza o cdigospostales. Almacena hasta 255 caracteres. La propiedad TamaoDelCampo (FieldSize)controla el nmero mximo de caracteres que se puede escribir.Memo:Se utiliza para texto de gran longitud y nmeros, como notas o descripciones. Almacena hasta 65.536 caracteres.

Numrico:Se utiliza para los datos que se van a incluir en clculos matemticos, exceptuandolos clculos monetarios (en este caso se utiliza el tipo Moneda). Almacena 1, 2, 4 u 8 bytes;almacena 16 bytes para Id. de rplica (GUID). La propiedad TamaoDelCampo (FieldSize)define el tipo Numrico especfico.Fecha/Hora: Se utiliza para fechas y horas. Almacena 8 bytes.Moneda: Se utiliza para valores de moneda y para evitar el redondeo durante los clculos. Almacena 8 bytes.Autonumrico:Se utiliza para nmeros secuenciales exclusivos (con incremento de unaunidad) o nmeros aleatorios que se insertan automticamente cuando se agrega un registro. Almacena 4 bytes; almacena 16 bytes para Id. de rplica (GUID).S/No:Se utiliza para datos que pueden ser uno de dos valores posibles, como S/No,Verdadero/Falso, Activado/Desactivado. Los valores Nulos no estn permitidos. Almacena 1bit .Objeto OLE:Se utiliza para objetos OLE (como documentos de Microsoft Word, hojas declculo de Microsoft Excel, imgenes, sonidos u otros datos binarios) que se crearon en otrosprogramas mediante el protocolo OLE. Almacena hasta 1 gigabyte (est limitado por elespacio de disco).Hipervnculo:Se utiliza para hipervnculos. Un hipervnculo puede ser una ruta UNC o unadireccin URL. Almacena hasta 64.000 caracteres.Asistente para bsquedas: Se utiliza para crear un campo que permite elegir un valor de otratabla o de una lista de valores mediante un cuadro combinado. La eleccin de esta opcin enla lista de tipos de datos inicia un asistente que realiza la definicin automticamente.Requiere el mismo tamao de almacenamiento que la clave principal que corresponde alcampo de bsqueda, normalmente 4 bytes.Propiedad de los campos

Las propiedades disponibles para cada campo estn determinadas por el tipo de datosseleccionado para el campo. Pueden utilizarse para personalizar la forma en que se guardan,tratan o muestran los datos.Si se modifican las propiedades de un campo despus de haber introducido datos oinformacin se pueden perder los datos introducidos. Algunas de estas propiedades son:

Tamao del campo:Para los campos Texto, esta propiedad determina el nmero mximode caracteres que se pueden introducir en el campo. Siendo por defecto de 50 caracteresy valor mximo de 2 5 5.



Para los campos de tipo S/No.El tipo de datos S/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tressecciones.

DescripcinEsta seccin no tiene ningn efecto en el tipo de datos S/No. No obstante, serequiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posicin.El texto para mostrar en lugar de los valores S, Verdadero o Activado.El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Para los campos de tipo Texto y Memo.Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos.



y valor mximo de 2 5 5.Para los campos Numrico, las opciones son:Byte(equivalente a un carcter) para almacenar valores enteros entre 0 y 255.Decimalpara almacenar valores comprendidos entre -1028-1 y 1028-1.Es decir, valores con una precisin decimal de 28.Enteropara valores enteros comprendidos entre -37.768 y 32.767.Entero largo para valores enteros comprendidos entre -2.147.483.648 y 2.147.483.647.Simplepara la introduccin de valores comprendidos entre -3,402823E38 y -1,401298E-45para valores negativos, y entre 1,401298E-45 y 3,402823E38 para valores positivos.Doblepara valores comprendidos entre -1,79769313486231E308 y-4,94065645841247E-324 para valores negativos, y entre 1,79769313486231E308 y4,94065645841247E-324 para valores positivos.Los campos Autonumrico son Entero largo. A los dems tipos de datos no se les puede especificar tamao.

Formato:Esta propiedad se utiliza para personalizar la forma de presentar los datos enpantalla o en un informe.

Se puede establecer para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE y Autonumrico.Mascara de entrada: Campo numrico. Condicin con que debe entrar el nmero.Titulo:Se utiliza esta propiedad para indicar cmo queremos que se visualice la cabeceradel campo.Por ejemplo, si un campo se llama Fnac e indicamos Fecha de nacimiento como valor enla propiedad Ttulo, como cabecera del campo Fnac veremos Fecha de nacimiento.Valor predeterminado:Si se sabe que un determinado campo va a tener la mayora de lasveces el mismo valor, se utiliza esta propiedad para indicar o especificar cul va a ser esevalor y as que se introduzca automticamente en el campo a la hora de introducir losdatos de la tabla.

Por ejemplo si tenemos la tabla Clientes con el campo Provincia y la mayora de clientes son laprovincia Matanzas, se puede introducir ese valor en la propiedad Valor determinado delcampo Provincia y as a la hora de introducir los diferentes clientes, automticamenteaparecer el valor Matanzas.Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.

Regla de validacin:Esta propiedad nos permite controlar la entrada de datos segn elcriterio que se especifique. Hay que escribir el criterio que debe cumplir el valorintroducido en el campo para que sea introducido correctamente.

Por ejemplo si queremos que un valor introducido est comprendido entre 100 y 2000, sepuede especificar en esta propiedad >=100 Y

Se puede utilizar esta propiedad para todos los tipos de datos excepto el Objeto OLE, y el Autonumrico.

Indexado:Puede usar la propiedad Indexado para establecer un ndice de un solo campo.Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indexados sean ms rpidas,y tambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscaempleados basndose en un campo llamado Apellidos, puede crear un ndice para estecampo para hacer ms rpida la bsqueda.

Personalizar el formato de un campo.

En la personalizacin de los formatos de los campos de las tablas se pueden utilizar de formagenrica cualquiera de esos smbolos:

No puede mezclar los smbolos de formato personalizados para los tipos de datos Numrico yMoneda con los smbolos de formato de los campos Fecha/Hora, S/No, o Texto y Memo.Ahora vamos a detallarte los formatos personalizados dependiendo del tipo de dato.

Para los campos de tipo Nmero y Moneda.Los formatos numricos personalizados pueden tener entre una y cuatro secciones con signosde punto y coma (;) como separador de lista. Cada seccin contiene la especificacin deformato para un tipo de nmero diferente.Seccin Descripcin

Por ejemplo, puedes utilizar el siguiente formato Moneda personalizado:



$#.##0,00[Verde];($#.##0,00)[Rojo];"Cero";"Null"Este formato numrico contiene cuatro secciones separadas por signos de punto y coma yutiliza un formato diferente para cada seccin.Si utilizas varias secciones pero no especificas un formato para cada seccin, las entradas paralas que no hay ningn formato no mostrarn nada o tomarn como valor predeterminado elformato de la primera seccin.Puedes crear formatos numricos personalizados mediante los smbolos siguientes:

Para los campos de tipo Fecha/Hora.Puedes crear formatos de fecha y hora personalizados mediante los smbolos siguientes.

Smbolo Descripcin: (dos puntos) Separador de horas/ Separador de fechasc Igual que el formato predefinido Fecha general.d Da del mes en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 31).d d Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).ddd Tres primeras letras del da de la semana (Lun a Dom)dddd Nombre completo del da de la semana (Lunes a Domingo).ddddd Igual que el formato predefinido Hora corta.dddddd Igual que el formato predefinido Fecha larga.



s Da de la semana (1 a 7).ss Semana del ao (1 a 53).m Mes del ao en uno o dos dgitos numricos, segn sea necesario (1 a 12).m m Mes del ao en dos dgitos numricos (01 a 12).m m m Tres primeras letras del mes (Ene a Dic).mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre).t Fecha mostrada como trimestre del ao (1 a 4).a Nmero de da del ao (1 a 366).aa Dos ltimos dgitos del ao (01 a 99).aaaa Ao completo (0100 a 9999).h Hora en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 23).hh Hora en dos dgitos (00 a 23).n Minuto en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).nn Minuto en dos dgitos (00 a 59).s Segundo en uno o dos dgitos, segn sea necesario (0 a 59).ss Segundo en dos dgitos (00 a 59).t t t t t Igual que el formato predefinido Hora larga.AM/PM Reloj de 12 horas con las letras maysculas "AM" o "PM", segn sea apropiado.am/pm Reloj de 12 horas con las letras minsculas "am" o "pm", segn sea apropiado.A/P Reloj de 12 horas con la letra mayscula "A" o "P", segn sea apropiado.a / p Reloj de 12 horas con la letra minscula "a" o "p", segn sea apropiado.AMPM Reloj de 12 horas con el designador de maana/tarde apropiado.

Para los campos de tipo S/No.El tipo de datos S/No puede utilizar formatos personalizados que contengan hasta tressecciones.

Seccin Descripcin

Primera Esta seccin no tiene ningn efecto en el tipo de datos S/No. No obstante, serequiere un signo de punto y coma (;) como marcador de posicin.

Segunda El texto para mostrar en lugar de los valores S, Verdadero o Activado.Tercera El texto para mostrar en lugar de los valores No, Falso o Desactivado.

Para los campos de tipo Texto y Memo.Puede crear formatos de Texto y Memo personalizados mediante los siguientes smbolos.

Smbolo Descripcin@ Se necesita un carcter de texto (ya sea un carcter o un espacio).& No se necesita un carcter de texto.< Convertir todos los caracteres a minsculas.> Convertir todos los caracteres a maysculas.



Los formatos personalizados para los campos Texto y Memo pueden tener hasta dossecciones. Cada seccin contiene la especificacin de formato para diferentes datos de uncampo.

Seccin DescripcinPrimera Formato para los campos con texto.Segunda Formato para los campos con cadenas de longitud cero y valores nulos.

Ejemplos de formatos personalizados en algunos campos de la tablaProductos.Formato para el campo PrecioVenta $#,##0.00[Azul]Formato para el campo CantExist #,##0.000[Azul];(#,##0.000)[Rojo]Formato para el campo Descripcin: > Formato para el campo FechaVencimiento: dd mmmm", "aaaa

En el formato personalizado del precio de venta lo podemos detallar de la siguiente forma:$ -aparece como un carcter literal# -muestra un digito o nada.0 -muestra un digito o cero., -separador de miles.. -separador decimal.[Azul] -muestra el valor de color azul.En CantExist el formato es muy parecido, la primera parte antes del punto y coma es para losvalores positivos, la segunda para los valores negativos.Para el campo descripcin el formato es un "mayor que" que muestra en pantalla todos loscaracteres tecleados en maysculas.El formato personalizado en FechaVencimiento se describe de la siguiente forma:

dd Da del mes en dos dgitos numricos (01 a 31).mmmm Nombre completo del mes (Enero a Diciembre)"," Muestra todo el contenido de las comillas tipogrficas como caracteres literales.aaaa Ao completo (0100 a 9999).




Agregar mscara de entrada.

Puede definir una mscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

Carcter Descripcin0 Dgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).9 Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).

#Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en elmodo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menospermitidos).

L Letra (A a Z, entrada obligatoria).? Letra (A a Z, entrada opcional).A Letra o dgito (entrada obligatoria).a Letra o dgito (entrada opcional).& Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).C Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).

. , : ; - /Marcador de posicin decimal y separadores de miles, fecha y hora. (El carcterreal utilizado depende de los valores del cuadro de dilogo Propiedades deConfiguracin regional del Panel de control de Windows).

< Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.> Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.

!Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar demostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscarasiempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacinen cualquier lugar de la mscara de entrada.

\ Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \Ase muestra slo como A).


Puede definir una mscara de entrada mediante los siguientes caracteres.Clave principal

La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en sucapacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenada en tablasindependientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluirun campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenadoen la tabla. Esta informacin se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada unaclave principal para una tabla, Access impedir que se incluyan valores duplicados o Nulo enlos campos de la clave principal.Existen tres clases de clave principal que pueden definirse en Microsoft Access:1. Clave principal de auto numrico





Puede definir una mscara de entrada mediante los siguientes caracteres.

DescripcinDgito (0 a 9, entrada obligatoria, signos ms [+] y menos [-] no permitidos).Dgito o espacio (entrada no obligatoria, signos ms y menos no permitidos).Dgito o espacio (entrada no obligatoria; los espacios se muestran en blanco en elmodo Edicin, pero se eliminan cuando se guardan los datos; signos ms y menospermitidos).Letra (A a Z, entrada obligatoria).Letra (A a Z, entrada opcional).Letra o dgito (entrada obligatoria).Letra o dgito (entrada opcional).Cualquier carcter o un espacio (entrada obligatoria).Cualquier carcter o un espacio (entrada opcional).Marcador de posicin decimal y separadores de miles, fecha y hora. (El carcterreal utilizado depende de los valores del cuadro de dilogo Propiedades deConfiguracin regional del Panel de control de Windows).Hace que todos los caracteres se conviertan a minsculas.Hace que todos los caracteres se conviertan a maysculas.Hace que la mscara de entrada se muestre de derecha a izquierda, en lugar demostrarse de izquierda a derecha. Los caracteres introducidos en la mscarasiempre se rellenan de izquierda a derecha. Puede incluir el signo de exclamacinen cualquier lugar de la mscara de entrada.Hace que el carcter siguiente se muestre como un carcter literal (por ejemplo, \Ase muestra slo como A).


Puede definir una mscara de entrada mediante los siguientes caracteres.Clave principal

La potencia de un sistema de base de datos relacional como Microsoft Access reside en sucapacidad para encontrar y reunir rpidamente informacin almacenada en tablasindependientes mediante consultas, formularios e informes. Para ello, cada tabla debe incluirun campo o un conjunto de campos que identifican exclusivamente cada registro almacenadoen la tabla. Esta informacin se denomina clave principal de la tabla. Una vez designada unaclave principal para una tabla, Access impedir que se incluyan valores duplicados o Nulo enlos campos de la clave principal.Existen tres clases de clave principal que pueden definirse en Microsoft Access:1. Clave principal de auto numrico



1. Clave principal de auto numricoUn campo Auto numrico puede establecerse para que inserte automticamente un nmerosecuencial a medida que se agregan registros a la tabla. Designar un campo de este tipo comoclave principal de una tabla es la forma ms sencilla de crear una clave principal. Si noestablece una clave principal antes de guardar una tabla recin creada, Microsoft Access lepreguntar si desea que cree una clave principal automticamente. Si contestaafirmativamente, Microsoft Access crear una clave principal de Auto numrico.2. Claves principales de campo simpleSi tiene un campo que contiene valores exclusivos, como nmeros de identificacin o nmerosde pieza, puede designar ese campo como la clave principal. Se puede especificar una claveprincipal para un campo que ya contiene datos siempre y cuando ese campo no contengavalores duplicados o Nulo.3. Claves principales de campos mltiplesEn situaciones en las que no se puede garantizar la exclusividad de un solo campo, puededesignar dos o ms campos como clave principal. La situacin ms comn en la que surge esteproblema es en la tabla utilizada para relacionar otras dos tablas en una relacin a relaconvarios a varios. Por ejemplo, una tabla Detalles de pedidos puede establecer una relacin entrelas tablas Pedidos y Productos. Su clave principal est formada por dos campos: Id. de pedidoe Id. de producto. La tabla Detalles de pedidos puede mostrar varios productos y variospedidos, pero cada producto slo puede aparecer una vez en cada pedido, de modo que lacombinacin de los campos Id. de pedido e Id. de producto produce una clave principalapropiada. Otro ejemplo puede ser una base de datos de inventario que utiliza un campo de nmero depieza o dos o ms campos (pieza y subpieza).Si no est seguro de poder seleccionar una combinacin de campos apropiada para una claveprincipal de campos mltiples, probablemente resultar ms conveniente agregar un campoAutonumrico y designarlo como clave principal. Por ejemplo, la combinacin de los camposNombre y Apellidos para crear una clave principal no es conveniente, ya que pueden llegar aproducirse duplicados al combinar estos dos campos.En una clave principal de campos mltiples, el orden de los campos puede tener importancia.Los campos de una clave principal de campos mltiples se ordenan segn el orden definido enla vista Diseo de la tabla. El orden de los campos de la clave principal se puede cambiar en laventana ndices.ndice (Tipos de ndice)

ndices: funcin que acelera la bsqueda y la ordenacin de una tabla segn unos valores clavey que puede conceder exclusividad a las filas de una tabla. La clave principal de una tabla seindiza automticamente. Algunos campos no se pueden indizar debido a su tipo de datos. Basados en un solo campo o en varios campos. Los ndices basados en varios campos permitendistinguir entre registros en los que el primer campo puede tener el mismo valor.Los ndices hacen que las consultas basadas en los campos indizados sean ms rpidas, ytambin aceleran las operaciones de ordenacin y agrupacin. Por ejemplo, si buscaempleados basndose en un campo denominado Apellidos, puede crear un ndice para estecampo para hacer ms rpida la bsqueda.La propiedad Indexado puede tener los valores siguientes:

Valor Descripcin (Description)No (Predeterminado) Sin ndice.S (Con duplicados) El ndice admite valores duplicados.



S (Sin duplicados) El ndice no admite valores duplicados.Slo puede establecer esta propiedad en la seccin Propiedades del campo de la vista Diseode la tabla. Puede establecer un ndice de un solo campo estableciendo la propiedad Indexadoen la seccin Propiedades del campo de la vista Diseo de tabla. Para establecer ndicesformados por varios campos, abra la ventana ndices haciendo clic en el comando ndices delmen Ver.Si agrega un ndice de un solo campo en la ventana ndices, Microsoft Access establecer S enla propiedad Indexado de ese campo.Crear un ndice de campo nico

Abra una tabla en la vista Diseo.1 .En la parte superior de la ventana, haga clic en el campo para el que desea crear un ndice.2 .En la parte inferior de la ventana, haga clic en el cuadro de la propiedad Indexado(Indexed) y, a continuacin, haga clic en S (Duplicados correctos) o S (Sin duplicados).

3 .

Crear un ndice de campos mltiples.

Abra la tabla en la vista Diseo1.Haga clic en ndices en la barra de herramientas.2 .En la primera fila vaca de la columna Nombre de ndice, escriba un nombre para elndice. Puede utilizar uno de los campos de ndice para asignar un nombre al ndice, opuede utilizar otro nombre.

3 .

En la columna Nombre del campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campopara el ndice.

4 .

En la siguiente fila de la columna Nombre de campo, escriba el segundo campo delndice. (En esa fila, deje la columna Nombre de ndice en blanco.) Repita este paso hastaque haya seleccionado todos los campos que desea incluir en este ndice.

5 .

Nota El orden predeterminado es Ascendente. Seleccione Descendente en la columnaOrden de la ventana ndices para ordenar los datos del campo correspondiente en ordendescendenteGuardar la estructura de una tabla

Para guardar una tabla, seguir los siguientes pasos:1. Ir al men Archivo.2. Elegir la opcin Guardar.

O bien hacer clic sobre el botn Guardar de la barra de herramientas.Como nuestra tabla an no tiene nombre asignado, aparecer el siguiente cuadro de dilogo:

3. Escribir el nombre de la tabla.4. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Nota: Si no hemos asignado clave principal antes de guardar la tabla, nos aparece un cuadrode dilogo avisndonos de ello, hacer clic sobre el botn No para volver a la tabla y poderasignar nuestra clave.




Adicin y modificacin de registros.

Adicin de registros

Para insertar un registro, se pulsa el botn insertar registro, o se sita directamente el cursoren el siguiente registro al ltimo, con lo cual automticamente cambia el nmero de registroactivo y el nmero de registros de la tabla se incrementa en uno. En este momento se puedenintroducir los datos de los distintos campos.Tambin se puede realizar la insercin de un nuevo registro mediante el comando Registros del men Insertar o mediante el botn Nuevo Registro de la barra de herramientas.Modificacin de registros

Para realizar cambios en un registro determinado, se selecciona el campo en el que se deseanrealizar las modificaciones y se realizan directamente stas, con lo que el registro cambiaautomticamente a modo edicin. El icono del registro cambia. Se pueden deshacer loscambios en un campo antes de modificar otro mediante la tecla Escape (Esc). Tambin sepueden deshacer todos los cambios realizados en un registro, que pueden afectar a varioscampos, antes de salir del registro, volviendo a pulsar la tecla Escape. Por tanto, con dospulsaciones de la tecla Escape se deshacen en todos los casos los cambios sobre el registroactivo. Si despus de modificar un registro se cambia a otro, los cambios se guardan de modoautomtico en la base de datos.Borrado de registros

Para borrar el registro activo se selecciona el comando Eliminar Registro del men Edicin.El comando Eliminar Registro slo borra el contenido del campo actual. Si se desean borrarvarios registros, se pueden seleccionar con el cursor y seleccionar el comando Eliminar Registro o la tecla de borrado (Delete).El borrado del registro activo tambin se puede realizar mediante el botn Eliminar Registrode la barra de herramientas.Filtro. Filtro por seleccin.

Un filtro es un criterio de seleccin de los registros de una tabla para que slo se muestren losque cumplen determinada condicin, aunque en la tabla sigan existiendo todos los registros.La forma ms rpida de crear un filtro es mediante el comando Filtro por seleccin, en elsubmen Filtro del men Registros o mediante el botn Filtro por seleccin de la barra deherramientas: El resultado que se obtiene es que slo se muestran los registros que contienen,en el campo seleccionado, la misma informacin que en el registro desde el que se activ elcomando.A consecuencia de esta accin en la barra de men se observa que el botn Aplicar FiltroQuitar Filtro: Se encuentra pulsado. Al realizar clic en este botn cambia el estado del filtropasando de aplicado a filtro inactivo. Con el filtro aplicado slo se muestran los registros quecumplen la condicin y con el filtro inactivo se muestran todos los registros.El filtro que se ha aplicado anteriormente se ha generado de forma automtica. Si se desea unmayor control sobre el filtro se puede editar mediante el comando Filtro por formulario en elsubmen Filtro del men Registros o mediante el botn Filtro por formulario de la barra deherramientas: Aparecen todos los campos de la tabla con una lnea en la que se muestran y sepueden modificar los criterios de seleccin para cada uno de los campos. Cada campo dispone



de una lista desplegable con los valores actualmente introducidos en dicho campo. Loscriterios de seleccin pueden ser combinaciones de AND y OR lgicos. Los valores de AND seintroducen en la misma celda de la hoja y para realizar combinaciones de OR se utiliza lapestaa inferior con el nombre OR. Se generan nuevas pestaas segn se van utilizando.Tambin se puede acceder a los comandos de filtros mediante el men contextual que sedespliega con el botn derecho del ratn, al estar situado encima de uno de los campos de unregistro.Modificar el diseo de una tabla. Si una vez creada una tabla, queremos cambiar algo de su definicin (por ejemplo, aadir unanueva columna, ampliar una columna que ya existe, borrar una columna, etc...) tendremosquerealizar una modificacin en su diseo:1Abrir la Base de Datos donde se encuentra la tabla a modificar.2Seleccionar la tabla a la que queremos modificar su diseo, haciendo clic sobre sta para quesu nombre aparezca remarcado.

3Hacer clic sobre el botn Diseo de la ventana de la Base de Datos.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo de diseo de tablas estudiado en la unidad temticaanterior.

4Ir al campo a modificar y realizar las sustituciones necesarias, o ir al final de la tabla paraaadir otro campo.5Guardar la tabla. Si no estamos en la ventana de la Base de Datos sino en la ventana de Hoja de datos para laintroduccin de valores, hacer clic sobre el botn Diseo de la barra de herramientas.Relacin entre tablas. Tipos. Objetivos.

Una vez creadas tablas diferentes para cada tema de la Base de Datos de Microsoft Access,necesita una forma de indicarle a Microsoft Access cmo debe volver a combinar esainformacin. El primer paso de este proceso es definir relaciones entre las tablas. Una vezrealizada esta operacin, puede crear consultas, formularios e informes para mostrarinformacin de varias tablas a la vez.Existen tres tipos de relaciones entre tablas.

Relacin uno a varios

La relacin uno a varios es el tipo de relacin ms comn. En este tipo de relacin, un registrode la Tabla A puede tener muchos registros coincidentes en la Tabla B, pero un registro de laTabla B slo tiene un registro coincidente en la Tabla A. El campo llave que se relaciona tieneque aparecer en la tabla secundariaRelacin varios a varios

En una relacin varios a varios, un registro de la Tabla A puede tener muchos registroscoincidentes en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin slo es posible si se define unatercera tabla (denominada tabla de unin) cuya clave principal consta de dos campos: lasclaves externas de las Tablas A y B. Una relacin de varios a varios no es sino dos relacionesde uno a varios con una tercera tabla. Por ejemplo, la tabla Pedidos y la tabla Productos tienenuna relacin de varios a varios que se define mediante la creacin de dos relaciones de uno avarios con la tabla Detalles de pedidos. Un pedido puede incluir muchos productos, y cadaproducto puede aparecer en muchos pedidos.Relacin uno a uno



En una relacin de uno a uno, cada registro de la Tabla A slo puede tener un registrocoincidente en la Tabla B, y viceversa. Este tipo de relacin no es normal, porque la mayora dela informacin que se relaciona de esta forma estara en una tabla. Puede utilizar la relacinuno a uno para dividir una tabla con muchos campos, para aislar parte de una tabla porrazones de seguridad o para almacenar informacin que slo se aplica a un subconjunto de latabla principal. Por ejemplo, puede crear una tabla que registre los empleados participantes enun partido de ftbol entre los trabajadores de esa rama. Cada jugador de ftbol de la tablaJugadores tiene un registro coincidente en la tabla Empleados. Este conjunto de valores quetiene como clave principal CI (carn de identidad) en la tabla Jugadores es un subconjunto delcampo carn de identidad de la tabla Empleados.Definicin de relaciones

El tipo de relacin que crea Microsoft Access depende de cmo estn definidos los camposrelacionados. Una relacin de uno a varios se crea si slo uno de los campos relacionados es una claveprincipal o tiene un ndice nico. Se crea una relacin uno a uno si ambos campos relacionados son claves principales otienen ndices nicos. Una relacin de varios a varios es, en realidad, dos relaciones de uno a varios con unatercera tabla cuya clave principal consta de dos campos: las claves externas de las otras dostablas. Los campos que se relacionan tienen que tener los mismos tipos de datos con la excepcindel campo auto numrico que el otro campo tiene que ser numero.

Integridad referencial.

La integridad referencial es un sistema de reglas que utiliza Microsoft Access para garantizarque las relaciones entre los registros de tablas relacionadas son vlidas y que no se eliminan nimodifican accidentalmente datos relacionados. Puede establecer la integridad referencialcuando se cumplen todas las condiciones siguientes: El campo coincidente de la tabla principal es una clave principal o tiene un ndice nico. Los campos relacionados tienen el mismo tipo de datos. Hay dos excepciones. Un campoAutonumrico puede estar relacionado con un campo Numrico con la propiedadTamaoDelCampo (FieldSize) establecida en Entero Largo, y un campo Autonumrico con lapropiedad TamaoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. de rplica puede estar relacionadocon un campo Numrico con la propiedad TamaoDelCampo (FieldSize) establecida en Id. derplica.

Ambas tablas pertenecen a la misma base de datos de Microsoft Access. Si las tablas sontablas vinculadas, deben ser tablas en el formato de Microsoft Access y debe abrir la Base deDatos en la que estn almacenadas para poder establecer la integridad referencial. Laintegridad referencial no puede exigirse para tablas vinculadas procedentes de Bases de Datosen otros formatos.

Cuando se utiliza la integridad referencial, se aplican las reglas siguientes:

No puede introducir un valor en el campo de clave externa de la tabla relacionada que noexista en la clave principal de la tabla principal. No obstante, puede introducir un valor Nulo enla clave externa, especificando que los registros no estn relacionados. Por ejemplo, no puedetener un pedido asignado a un cliente que no existe, pero puede tener un pedido asignado anadie mediante la introduccin de un valor Nulo en el campo Id. de cliente.

No puede eliminar un registro de una tabla principal si existen registros coincidentes en una



tabla relacionada. Por ejemplo, no puede eliminar un registro de empleados de la tablaEmpleados si existen pedidos asignados al empleado en la tabla Pedidos. No puede cambiar un valor de clave principal en la tabla principal si ese registro tieneregistros relacionados. Por ejemplo, no puede cambiar el Id. de un empleado en la tablaEmpleados si existen pedidos asignados a ese empleado en la tabla Pedidos.Actualizaciones y eliminaciones en cascada.

Para las relaciones en las que se exige la integridad referencial, puede especificar si desea queMicrosoft Access actualice en cascada y elimine en cascada automticamente los registrosrelacionados. Si establece estas opciones, las operaciones de eliminacin y actualizacin quenormalmente impedira la integridad referencial se permiten ahora. Al eliminar registros o alcambiar los valores de clave principal de una tabla principal, Microsoft Access realiza loscambios necesarios en las tablas relacionadas con el fin de conservar la integridad referencial.Si activa la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados al definir unarelacin, siempre que cambie la clave principal de un registro de la tabla principal, MicrosoftAccess actualizar automticamente la clave principal con el nuevo valor en todos losregistros relacionados. Por ejemplo, si cambia un Id. en la tabla Clientes, el campo cliente dela tabla Pedidos se actualizar automticamente en cada uno de los pedidos de ese cliente, demodo que la relacin no se rompa. Microsoft Access actualiza en cascada sin mostrar ningnmensaje.Nota: Si la clave principal de la tabla principal es un campo Autonumrico, la activacinde la casilla de verificacin Actualizar en cascada los campos relacionados no tendrningn efecto, porque no se puede cambiar el valor de un campo Autonumrico .Si selecciona la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados al definiruna relacin, siempre que elimine registros de la tabla principal, Microsoft Access eliminarautomticamente los registros relacionados de la tabla relacionada. Por ejemplo, si elimina elregistro de un cliente de la tabla Clientes, todos los pedidos del cliente se eliminarnautomticamente de la tabla Pedidos (esto incluye los registros de la tabla Detalles de pedidosrelacionados con los registros de Pedidos). Al eliminar registros de un formulario u hoja dedatos con la casilla de verificacin Eliminar en cascada los registros relacionados activada,Microsoft Access le avisa que es posible que tambin se eliminen los registros relacionados.No obstante, al eliminar registros mediante una consulta de eliminacin, Microsoft Accesselimina automticamente los registros de las tablas relacionadas sin mostrar un aviso.Crear la primera relacin.

Para crear relaciones en Access2000 primero debemos acceder a la ventana Relaciones, paraello:

1. Estar en la ventana de la Base de Datos en la cual queremos realizar las relaciones.2. Ir al men Herramientas.3. Elegir la opcin Relaciones...

O bien hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.Aparecer el cuadro de dilogo siguiente esperando indicarle las tablas que formarn parte dela relacin a crear.



4. Seleccionar una tabla que pertenecer a la relacin haciendo clic sobre sta.Aparecer dicha tabla remarcada.5. Hacer clic sobre el botn Agregar.6. Repetir los pasos 5 y 6 hasta aadir todas las tablas de las relaciones a crear.7. Hacer clic sobre el botn Cerrar.

Ahora aparecer la ventana de Relaciones con las tablas aadidas en el paso anterior.

Para realizar la relacin:

8. Ir sobre el campo de relacin de la tabla principal.9. Pulsar el botn del ratn y mantenindolo pulsado arrastrar hasta el mismo campo de latabla secundaria.10. Soltar el botn del ratn.Aparecer el cuadro de dilogo siguiente.



En la parte superior deben estar los nombres de las dos tablas relacionadas y debajo de stosel nombre de los campos de relacin. !Ojo! siempre deben ser campos que contengan lamisma informacin y por lo tanto del mismo tipo.

Observa en la parte inferior el tipo de relacin que se asignar dependiendo de lascaractersticas de los campos de relacin.11. Activar el recuadro Exigir integridad referencial haciendo clic sobre ste.12. Si se desea, activar las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar encascada los registros relacionados.13. Hacer clic sobre el botn Crear.Se crear la relacin y sta aparecer en la ventana de relaciones.Aadir tablas en la ventana relaciones.

Si ya hemos creado una relacin y queremos crear otra pero no se dispone de la tabla en laventana de relaciones:

1. Estar situados en la ventana de relaciones.2. Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas.

Aparecer el cuadro de dilogo Mostrar tablas estudiado en el apartado anterior.

3. Aadir las tablas necesarias.4. Cerrar el cuadro de dilogo.

Modificar relaciones.

Para modificar relaciones ya creadas:

1. Estar en la ventana de relaciones.2. Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a modificar.3. Elegir la opcin Modificar relacin...

Aparecer la ventana Modificar relaciones estudiado anteriormente.4. Realizar los cambios deseados.5. Hacer clic sobre el botn Aceptar.

Si lo que queremos es borrar la relacin:

1. Hacer clic con el botn derecho sobre la relacin a borrar.2. Elegir la opcin Eliminar.



2. Elegir la opcin Eliminar.



9. Creacin de consultas. Algunos elementos delLenguaje SQL (1/4)[http://www.mailxmail.com/...creacion-consultas-algunos-elementos-lenguaje-sql-1]

Las Consultas.

Se utilizan consultas para ver, modificar y analizar datos de formas diferentes.Tambin pueden utilizarse como el origen de registros para formularios, informes ypginas de acceso a datos . Es decir, es un filtrado de una tabla teniendo criteriosespecficos.

Existen varios tipos de consultas en Microsoft Access:

1. Consultas de seleccin2. Consultas de parmetros3. Consultas de tabla de referencias cruzadas4. Consultas de accin Consulta de eliminacin Consulta de actualizacin Consulta de datos anexados Consulta de creacin de tabla5. Consultas SQL: Consultas de paso a travs Consultas de definicin de datos. Consultas de unin SubconsultasConsulta de seleccin.

Una consulta de seleccin es el tipo de consulta ms habitual. Este tipo de consultaobtiene los datos de una o ms tablas y muestra los resultados en una hoja de datosen la que puede actualizar los registros (con algunas restricciones). Tambin puedeutilizar una consulta de seleccin para agrupar los registros y calcular sumas,cuentas, promedios y otros tipos de totales.Crear consultas de seleccin.

Para crear una consulta de

seleccin, seguir los siguientes pasos:1 Abrir la base de datos donde se encuentra la consulta a crear.

2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana dela Base de Datos.

3 Hacer clic sobre el botn Nuevo de la ventana de la Base de Datos.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo:



4 Seleccionar Vista Diseo.5 Hacer clic sobre el botn Aceptar.Aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

6 Seleccionar la tabla a partir de la cual queremos realizar la consulta.7 Hacer clic sobre el botn Agregar.8 En el caso de realizar una consulta a partir de ms de una tabla, volver a realizarlos pasos 6 y 7 .9 Una vez aadidas todas las tablas necesarias, hacer clic sobre el botn Cerrar.Aparecer la ventana de diseo de consultas.



Si observas la pantalla, en la parte superior aparecen las tablas aadidas con suscorrespondientes campos, y en la parte inferior denominada cuadrcula QBEtendremos que especificar los criterios para realizar la consulta.Cada columna de la cuadrcula QBE corresponde a un campo a utilizar.1 0Hacer clic sobre la flecha de la derecha de la primera fila y primera columna de lacuadrcula.Se abrir la lista desplegable de campos.1 1Seleccionar el campo deseado.Observa como en la segunda fila Tablaaparece el nombre de la tabla a la quepertenece el campo.1 2Repetir los pasos 1 0 y 1 1 pero en la siguiente columna para elegir otro campo.1 3Realizar el paso 1 2 hasta que en la cuadrcula tengamos todos los camposdeseados.

1 4Utilizar la fila Ordenpara especificar si queremos ordenar los registros de laconsulta por algn campo, para ello hacer clic sobre el recuadro correspondiente ala columna del campo de ordenacin, aparecer la flecha de lista desplegable paraelegir una ordenacin ascendente o descendente.En caso de querer realizar la consulta ordenando por dos campos o ms, repetir laoperacin en las columnas correspondientes.1 5Desactivar la casilla Mostrarpara que el campo no se visualice en la consulta. Seutiliza cuando tenemos que utilizar el campo para seleccionar u ordenar pero noqueremos visualizarlo.1 6Especificar los criterios de bsqueda en las filas CriteriosyO. Un criterio debsqueda es una condicin que deben cumplir los registros que aparecen en laconsulta. Un criterio de bsqueda se define de la forma que le indicamos acontinuacin.



Se indica en la columna del campo que entra en la condicin, el resto de lacondicin. Por ejemplo, si queremos los productos del proveedor Suchel, en lacolumna Nombre de Empresa de la tabla Proveedor y fila Criterios pondremos Suchel para formar la condicin Nombre de Empresa = "Suchel"

Para indicar varias condiciones en un mismo campo se emplean los operadores Y yO.En una condicin O el registro aparecer en el resultado de la consulta si cumple unade las condiciones de la expresin y en una condicin Y para que el registroaparezca se deben cumplir todas las condiciones de la expresin. Por ejemploprecio > 100 y precio < 1200, aparecen los registros cuyo precio est comprendidoentre 101 y 1199.Cuando en la fila Criteriosse establecen criterios para ms de un campo el resultadoser el de una condicin Y. En el ejemplo siguiente seran productos del proveedorSuchel Y cuya fecha de vencimiento est comprendida entre el 1/1/05 y el 1/4/05.Del mismo modo pasa con cada una de las filas o:Los criterios que se indican en filas distintas se combinan con el operador O. Porejemplo, si en la cuadrcula QBE tenemos especificado los siguientes criterios:

Queremos visualizar de la tabla Proveedores el campo NombreEmpresa y de la tablaProductos los campos: Descripcin, PrecioVenta, CantExist, Suspendido yFechaVencimiento, ordenados por NombreEmpresa pero nicamente aquellos quepertenezcan al proveedor Suchel y su fecha de vencimiento este entre el 1/1/05 y el1/4/05, o bien aquellos del Crnico sea cual sea. su fecha de vencimiento.Cuidado que el criterio de la fecha de vencimientonicamente afecta a los productosdel proveedor Suchel por encontrarse en la misma fila.Access2000 no diferencia entre maysculas y minsculas a la hora de realizar labsqueda de registros.

1 7 Guardar la consulta haciendo clic sobre el botn de la barra de herramientas.Aparecer el cuadro de dilogo para darle nombre a la consulta.1 8 Escribir el nombre de la consulta.

1 9 Hacer clic sobre el botn Aceptar.

2 0 Para cerrar la consulta hacer clic sobre su botn .Ejecutar una consulta.

Podemos ejecutar una consulta desde la ventana de diseo de la consulta o biendesde la ventana de la Base de Datos.



Desde la ventana de la Base de Datos:

1 Seleccionar la consulta a ejecutar.

2 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la Base de Datos. Desde la ventana de diseo de la consulta:

1 Hacer clic sobre el botn de la barra de herramientas. Cuando estamos visualizando el resultado de una consulta, lo que vemos realmentees la parte de la tabla que cumple los criterios especificados, por lo tanto sirealizamos una modificacin de datos se realizar dicha modificacin sobre la tablarelacionada.

Modificar una consulta.

Si lo que queremos es modificar el diseo de una consulta:1 Estar situado en la ventana de la Base de Datos donde se encuentra la consulta amodificar.

2 Hacer clic sobre el objeto Consulta que se encuentra a la derecha de la ventana dela Base de Datos.

3 Seleccionar la tabla a modificar.

4 Hacer clic sobre el botn de la ventana de la Base de Datos.Consulta de buscar duplicados

Las consultas de buscar duplicados son para buscar registros y en este caso es parabuscar un registro que esta duplicado en una tabla o consulta.Pasos:Ventana BD/ Nuevo/ Asistente para bsqueda de duplicado/ Seguir los pasosdel asistente con sus correspondientes indicaciones.Consultas de buscar no coincidentes

Las consultas para buscar no coincidentes se utilizan para determinar que registrosde una tabla no coinciden con los registros de otra tabla relacionada.Pasos:En la ventana BD/ Nuevo/ asistente bsqueda de no coincidentes/ Seguir lospasos del asistente con sus correspondientes indicaciones.Consultas de tabla de referencias cruzadas

Crear una consulta de referencias cruzadas

Hay dos vas para crear una consulta de referencias cruzadas1. Mediante un asistente

2. Con un diseo personalizadoCrear una consulta de referencias cruzadas mediante un asistente

En la ventana Base de Datos, haga clic en Consultas, bajo Objetos, y, a1.



continuacin, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventanaBase de datos.En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Asistente paraconsultas de referencias cruzadasy, a continuacin, haga clic en Aceptar.

2 .

Siga las instrucciones de los cuadros de dilogo del asistente. En el ltimocuadro de dilogo, puede seleccionar si desea ejecutar la consulta o ver laestructura de la consulta en la vista Diseo.

3 .

Si la consulta resultante no es exactamente como desea, puede volver a ejecutar elasistente o cambiar la consulta en la vista Diseo.

Crear una consulta de referencias cruzadas usted mismoEn la ventana Base de Datos, haga clic en Consultas, bajo Objetos, y, acontinuacin, haga clic en Nuevo en la barra de herramientas de la ventanaBase de datos.

1 .

En el cuadro de dilogo Nueva consulta, haga clic en Vista diseo y luego en Aceptar.

2 .

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga clic en la ficha que relaciona lastablas o consultas con cuyos datos desea trabajar.

3 .

Haga doble clic en el nombre de cada objeto que desee agregar a la consulta y,despus, haga clic en Cerrar.

4 .

Agregue campos a la fila Campo en la cuadrcula de diseo y especifique loscriterios.

5 .

En la barra de herramientas, haga clic en Tipo de consulta y despus haga clicen Consulta de tabla de referencias cruzadas.

6 .

Para el campo o los campos cuyos valores desea que aparezcan comoencabezados de fila, haga clic en la fila Tab ref cruz y, despus, haga clic en Encabezado de filaEncabezado de fila.

7 .

Tiene que mantener el Agrupar por predeterminado en la fila Total de esos campos.Para el campo cuyos valores desee que aparezcan como encabezados decolumnas, haga clic en la fila Tab ref cruz y, despus, haga clic en Encabezado de columnaEncabezado de columna. Puede elegir Encabezado de columna para un slocampo y debe mantener Agrupar por en la fila Total de ese campo.

1.

De forma predeterminada, los encabezados de columnas se presentan en ordenalfabtico o numrico. Si desea que aparezcan en un orden diferente o si desealimitar los encabezados de columna que desea mostrar, establezca la propiedadTtulosDeColumna (ColumnHeadings) de la consulta.Cmo?

Se puede cambiar el orden o limitar los encabezados de columna de una consulta detabla de referencias cruzadas. Por ejemplo, en los encabezados de columna quecontengan los meses del ao, puede mostrar los meses ordenadoscronolgicamente en lugar de alfabticamente. O bien, puede limitar las columnasde manera que se muestren slo de enero a junio.

Abra la consulta de tabla de referencias cruzadas en la vista Diseo1.Haga clic en el fondo de la vista Diseo de la consulta, fuera de la cuadrculade diseo y de la lista de campos.

2 .

En la barra de herramientas, haga clic en Propiedades para presentar la hojade propiedades de la consulta.

3 .

En el cuadro de la propiedad EncabezadosDeColumna (ColumnHeadings),4 .Descubre miles de cursos como ste en www.mailxmail.com 4 4


En el cuadro de la propiedad EncabezadosDeColumna (ColumnHeadings),escriba los encabezados de las columnas que desee mostrar, en el orden enque desea que aparezcan. Entre los encabezados de columnas, escriba unacoma (,) o el separador de listas de su pas o regin. Para determinar cul es elseparador de listas de su pas, consulte la configuracin regional en el Panel decontrol de Microsoft Windows. Los encabezados de columnas que escribatienen que coincidir exactamente con los encabezados de columna de la hojade datos de la consulta. Por ejemplo, si un encabezado de columna en la hojade datos es "USA", debe escribir el encabezado de columna como "USA y nocomo "US". (Despus de presionar ENTRAR o mover el puntero o otra ubicacin,Microsoft Access coloca comillas alrededor de cada encabezado).

4 .

Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra deherramientas.

5 .

Notas

Si ejecuta con mucha frecuencia una consulta de tabla de referenciascruzadas o si la usa como base para un formulario, informe o pgina deacceso de datos, puede acelerar la consulta si utiliza el procedimientoanterior para especificar encabezados de columna fijos.Si usa con frecuencia los mismos encabezados de columna en diferentesconsultas, considere la posibilidad de crear una tabla con un campoTexto para almacenar los encabezados de columna. Abra entonces latabla y copie los encabezados al cuadro de la propiedad EncabezadosDeColumna (ColumnHeadings)EncabezadosDeColumna (ColumnHeadings), segn los necesite.

1 .

En el campo cuyos valores desee utilizar en la tabla de referencia cruzada,haga clic en la fila Tab ref cruz y, despus, haga clic en Valor.

2 .

Slo un campo puede establecerse a Valor.En la fila Total de este campo, haga clic en el tipo de funcin agregada quedesea para la referencia cruzada (como Suma, Promedio o Cuenta).

1 .

Siga uno de estos procedimientos:2 .Especificar criterios que limiten los encabezados de fila antes de realizar el clculoEscriba una expresin en la fila Criterios para un campo con Encabezado de fila enla celda Tabla de referencias cruzadas.

Esto permite, por ejemplo, presentar los totales de ventas de productos de ciertascategoras, como carne y pescado.Especificar criterios que limiten los registros antes de agrupar los encabezados defila y antes de realizar la referencia cruzada1. Agregue a la cuadrcula de diseo el campo para el que desea establecercriterios.

2. Haga clic en Dnde en la celda Total.3. Deje la celda Tabla de referencias cruzadas en blanco.4. Escriba una expresin en la fila Criterios.Los resultados de la consulta no presentarn campos que contengan Dnde en lafila Total.



Para ver el resultado de la consulta, haga clic en Ver en la barra de herramientas.Para detener la consulta despus de haberla iniciado, presione CTRL+INTER.Notas

La consulta Pedidos trimestrales por producto de la base de datos de ejemploNeptuno es un ejemplo de consulta de referencias cruzadas. Para ver estaconsulta, abra la base de datos Neptuno, ubicada en la carpeta Ejemplos de lacarpeta Office, y abra el formulario Pedidos trimestrales por producto en lavista Diseo.Si incluye un campo en la cuadrcula de diseo de la consulta pero hace clic enla opcin (Sin mostrar) en la celda Tab ref cruz y establece Agrupar por en lacelda Total, Microsoft Access agrupar segn la misma como Encabezado defila, pero no presentar la fila en los resultados de la consulta.Los valores del campo Encabezado de columna puede incluir caracteres queno estn permitidos en los nombres de campos, como decimales. En tal caso,Access los reemplaza por el carcter de subrayado en la hoja de datos.



10. Creacin de consultas. Algunos elementos delLenguaje SQL (2/4)[http://www.mailxmail.com/...creacion-consultas-algunos-elementos-lenguaje-sql-2]

Consultas de acc

Documents

Diseño Creacion Bases Datos 28735