DISEÑO DE CONTROLES

Semana 72da parte

7.1 Diseño de los sistemas de control

Los gerentes enfrentan el reto de diseñar sistemas de control, que ofrezcan retroinformación en

forma oportuna.

La mayor parte de estos retos tienen sus orígenes en las decisiones en cuanto a qué se debe controlar

y con qué frecuencia se debe medir el avance.

7.1.1. Buscar áreas clave de desempeño

7.1.2. Identificar puntos estratégicos de control

El método más útil para seleccionar los puntos estratégicos de control, consiste en concentrarse en los elementos más significativos de una operación dada, buscar los puntos donde ocurren los cambios.

Por ejemplo: un sistema para llenar pedidos para los clientes: el cambio se presenta cuando la orden de compra se convierte en

factura, cuando un artículo del inventario pasa a ser uno de embarque, o cuando el artículo de embarque para a formar parte de la carga de un

camión, estos puntos suelen ser de errores.

Por regla general hay que vigilar los puntos donde hay cambios, suele ser una forma efectiva de controlar la operación.

7.2 Tipos y estrategias de control

Los controles se pueden clasificar de acuerdo con el momento en el cual se aplican:

Controles preventivos

Controles simultáneos

Controles de retroinformación

Las estrategias se basan sobre:

Controles internos

Controles externos

7.2.1. Control preventivo

Se aplica antes de que se desempeñe una actividad. Su objetivo es prevenir problemas.

Por lo regular los controles preventivos son los que muestran costos más eficientes.

7.2.2 Control simultáneo

Vigilan las actividades mientras éstas se llevan a cabo.

Este tipo de control es por ejemplo el que se aplica, cuando un supervisor observa el desempeño, detecta la desviación de la

norma e, inmediatamente, hace una sugerencia constructiva.

7.2.3. control de retroinformación

Evalúan una actividad después de que ésta se ha llevado a cabo, es decir miden la historia y señalan

los errores que se cometieron.

Esto con la finalidad de ofrecer lineamientos para la toma de medidas correctivas en un futuro.

7.2.4 Estrategias de control externo

Se basa sobre todo en la idea de que los empleados están primordialmente motivados por los premios externos y necesitan que sus administradores los controlen.

La eficacia del sistema se basa en tres pasos:

Primero, los objetivos y los parámetros de desempeño tienen que ser relativamente difíciles y con escaso margen de flexibilidad, a fin de conseguir un esfuerzo óptimo.

Segundo, los objetivos y las medidas se deben establecer de manera que el personal, no los pueda manipular , ni distorsionar.

Tercero, los premios deben tener una relación directa y evidente con el desempeño.

Ejemplo de estrategia de control externo-

El gerente de servicio a los compradores dice a sus colaboradores: “Cubran la mayor cantidad de llamadas que puedan y reduzcan al mínimo el tiempo que tienen a los clientes en espera en el teléfono”

En este caso atiendes rápido al cliente que está llamando, pero no resuelves en algunos casos problemas que necesitan mayor atención, lo cual producirá clientes insatisfechos, porque por cumplir con la norma, lo están transfiriendo de un colaborador a otro.

7.2.5. Estrategias de control interno

La dirección del control va de abajo hacia arriba, lo cual significa que los trabajadores profesionales establecen los

controles de su propio trabajo.

Este sistema consta de tres etapas:

Primera: los miembros del grupo tienen que participar cuando se fijan las metas, las cuales serán utilizadas como normas de desempeño para fines de control.

Segundo: los parámetros de desempeño se deben usar para resolver problemas y no para castigar o culpar.

Tercero: aun cuando los premios deben estar vinculados, no deben estar “casados” con solo una o dos medidas.

Este tipo de estrategia requiere que se evalúe la contribución total de un empleado y no solo dos o tres

aspectos cuantitativos del desempeño.