Embed Size (px)
Citation preview
4
DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA DE SISTEMAS QUE PERMITA EL CONTROL
DE LA SALIDA DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE PRODUCTOS PARA ENSAMBLAR DE UNA
EMPRESA MANUFACTURERA: JOHN CRANE VENEZUELA
María Elena Verde de Corrales
5
Barquisimeto, 1999
6
DISEÑO DE UN PROGRAMA DE AUDITORÍA DE SISTEMAS QUE PERMITA EL CONTROL
DE LA SALIDA DE MATERIALES DEL ALMACÉN DE PRODUCTOS PARA ENSAMBLAR DE UNA
EMPRESA MANUFACTURERA: JOHN CRANE VENEZUELA
María Elena Verde de Corrales
RESUMEN
El diseño de un programa de Auditoría de Sistemas que permita el Control de la Salida de Materiales del Almacén de productos para Ensamblar de una empresa manufacturera de Productos Industriales: John Crane Venezuela, viene dado por la recopilación de datos obtenidos directamente de los trabajadores de la organización, de la evaluación de sus procedimientos de control para los sistemas automatizados de inventario, así como de estudios efectuados por la misma organización; tal es el caso de auditorías internas y la ejecutadas por auditores externos, al propio tiempo los procedimientos de control indicados en la bibliografía utilizada en la investigación. La propuesta de programa surge como recomendación a la empresa, una vez realizado el diagnóstico, las evaluaciones y análisis correspondientes, procedimientos que permitieron obtener un conocimiento detallado del sistema automatizado de inventario y los controles existentes El programa generado; producto de las debilidades detectadas en la organización en cuestión, las mismas fueron sometidas a un análisis utilizando técnicas: de documento y análisis formal, está conformado por procesos como: estudio preliminar, diseño de procedimientos de auditoría, propuesta de pruebas de cumplimiento para el inventario físico, para controles de entrada, controles de procesamiento y controles de salida. Para finalizar se presentan las conclusiones que el autor ha tenido a bien considerar, destacando la importancia que tiene la implantación de la propuesta generada por esta investigación.
7
I N D I C E
Capítulo Página Curriculum Vitae de la autora ................................... v Resumen ..................................................................... vi Indice .......................................................................... vii
INTRODUCCION ....................................................... 1
I. EL PROBLEMA
A. Título del Problema ........................................... 4 B. Planteamiento ................................................... 4 C. Justificación ...................................................... 7 D. Delimitación y Alcance ..................................... 9 E. Objetivos Generales .......................................... 10 F. Objetivos Específicos ........................................ 10
II. MARCO TEORICO
A. Antecedentes ..................................................... 11 B. Bases Teóricas .................................................... 19 C. Normas y Procedimientos de Control
Interno para ambientes de PED ........................ 30 D. Revisión Bibliográfica ........................................ 37 E. Definición de Términos ..................................... 42
III. MARCO METODOLÓGICO
A. Naturaleza de la Investigación .................................................... 48
B. Técnica de Recolección de la Información ............................................. 49
C. Técnica de Análisis de Datos ............................ 51
IV. DIAGNÓSTICO
A. Situación Actual ............................................... 53
8
B. Diagnóstico ...................................................... 58 V. PROPUESTA................................................................ 66
CONCLUSIONES ....................................................... 101 BIBLIOGRAFIA ........................................................... 104 ANEXOS ..................................................................... 108
9
I N T R O D U C C I Ó N
En la industria manufacturera así como en el sector comercial, los inventarios
constituyen el rubro más importantes de los activos, toda vez que son el origen de los
ingresos de la industria. En la industria metalmecánica, un porcentaje mayoritario de dicho
rubro proviene del renglón importaciones, lo cual amerita, teniendo en cuenta la situación
inflacionaria actual del país, un adecuado control a los fines de evitar desviaciones
significativas que vayan en detrimento de la utilidad de dichas empresas.
Una de las mayores preocupaciones de la gerencia de toda empresa es la creciente
necesidad de información a todos los niveles de la organización. Este es un activo intangible
, pero vital, que debe ser administrado debidamente si se quieren obtener los beneficios que
ella ofrece.
Al respecto, la presente investigación esta dirigida al diseño de un programa de
Auditoría de Sistemas que permitan incrementar el control o establecer nuevos, en la salida
de materiales del almacén de productos para ensamblar del John Crane Venezuela, de
manera tal que garantice la confiabilidad de los datos mostrados en el sistema de
automatizado de inventario a los fines de generar información oportuna y confiable para la
10
toma de decisiones; valiéndose de técnicas de auditoría, la evaluación y del diseño de
instrumentos para el levantamiento de información.
En virtud de ello se ha considerado dividir la investigación en cinco capítulos a
saber: el planteamiento y justificación del problema para ubicar al lector en el tema en
cuestión y determinar la importancia que representa la investigación para la empresa. Así
mismo se mencionan los objetivos generales y específicos con el objeto de puntualizar su
alcance.
Mas adelante se presenta el marco teórico con sus respectivos antecedentes;
constituidos por todos aquellos trabajos que se consideraron aportes para la investigación,
bases teóricas; conformada por las teorías en las que se enmarca la investigación y la
consideración de normas y procedimientos de control interno para ambientes de
procesamiento electrónico de datos que son tomadas como esquemas de trabajo
adaptadas para la organización en cuestión y el marco metodológico necesario para
enmarcar la investigación en el área de estudio, en conjunción a las técnicas de recolección
de información en la investigación y proponer técnicas de análisis de datos para la futura
implantación o aplicación del proyecto.
Un capítulo correspondiente al diagnostico y finalmente la propuesta para el diseño
del procedimiento; plasmando los procesos que permitirán incrementar o mejorar los
controles para los sistemas automatizados de inventario físico, entradas, procesamiento y
salida, así como establecer nuevos.
11
CAPITULO I
EL PROBLEMA
A. TITULO DEL PROBLEMA
Diseño de un programa de auditoria de sistemas que permita el Control de
la Salida de Materiales del Almacén de Productos para Ensamblar de una Empresa
Manufacturera de Productos Industriales: John Crane Venezuela, en Barquisimeto,
Estado Lara, Venezuela, primer semestre 1.999.
B. PLANTEAMIENTO
Tomando en consideración que en toda empresa manufacturera el manejo y
12
control de sus inventarios (materia prima, productos en proceso y productos
terminados) es de vital importancia, toda vez que en la actualidad el proceso de
globalización ha obligado a las mismas a implementar sistemas automatizados para
el proceso y control de este rubro en aras de incrementar la eficacia y eficiencia;
que se traduce en mejores
resultados, de forma de no rezagarse en relación a otras empresas que forman parte
del mercado tan competido hoy día.
En tal sentido y motivado a las diferentes observaciones realizadas por la
unidad de auditoría interna del Grupo TI de la cual John Crane Venezuela es
subsidiaria y al grupo de auditores externos que periódicamente evalúan el sistema
de control relacionado específicamente al manejo y control de inventarios, por lo
cual la Gerencia de Sistemas realizó y comparó los resultados obtenidos en estos
informes de lo que se concluyó que el manejo de los inventarios en la empresa
presentaba la siguiente situación:
• Inexistencia de procedimientos formales para el control de la salida de materiales
• Desconfianza de las existencias que muestra el sistema automatizado para un
ítem específico.
• Se realizan frecuentes tomas físicas de inventario para sincerar las cantidades
mostradas por el sistema automatizado, lo que trae consigo incremento
desproporcionado en el uso de los recursos (mayores gastos y costos).
• Faltante en algunos rubros de materiales en los reportes que genera el sistema al
cierre del período.
• Omisión de registros; muy notorio en los reportes que reflejan los movimientos al
cierre del período
6
• La falta de una planificación que permita una mejor fluidez en los procesos y la
consecución de los procedimientos
• El escaso conocimiento que tiene el personal para operar sistemas
automatizados
• Diferencias recurrentes y significativas entre las transacciones generadas por el
sistema computarizado contra las transacciones generadas por el sistema manual
Por tanto la investigación en cuestión está orientada hacia la incorporación
de un mecanismo que permita a la empresa John Crane Venezuela incrementar la
eficacia en el control de las salidas de materiales, dejando evidencia que todos los
movimientos se realizan conforme al programa propuesto a objeto de minimizar los
desajustes en los reportes generados por el sistema al cierre del período
C. JUSTIFICACION
La instrumentación de un programa que permita minimizar los desajustes
expuestos en el planteamiento, relacionado con la salida de ítems del almacén, lo
cual debería traducirse que los reportes que genere el sistema automatizado reflejen
exactamente o con muy bajo margen de error las existencias y desencadene una alta
confianza en el stock al momento de la toma de decisiones, así como permita un
mejor desempeño de las actividades administrativas, a la par que las proyecciones
para la reposición de los inventarios ocurrirían de manera más confiable, a tal efecto
Burch (1984) en su libro Sistemas de Información señala: "La creciente complejidad
... en las organizaciones ... ha aumentado en gran medida la necesidad de tener
información más conveniente y oportuna.", así mismo la AICPA en su Audit
7
Approaches for a Computarized Inventory System acota en el aparte las "Funciones
de un Sistema de Inventario Computarizado: Los datos requeridos para obtener
decisiones de negocio apropiadas deben estar disponibles en un tiempo básico".
Cabe destacar que para efectos de esta investigación se escogió el Almacén
de productos para Ensamblar fundamentado en que este es el que presenta mayor
número de movimientos y/o transacciones entendiéndose por estas últimas: la
generación de los asientos contables de inventario, las salidas o resultados que
provee a otros departamentos y las interfases del inventario con otros subsistemas
De acuerdo con Espiñeira, Sheldon y Asociados, en su Boletín: Gestión de
Riesgos en los Sistemas de Información. Sep. 1998: "Hoy en día, prácticamente
todas las corporaciones reconocen la necesidad de soluciones efectivas para
implantar y administrar seguridad y controles a nivel de toda la organización.”, por
lo cual se hace necesario que el instrumento propuesto coadyuve a un incremento
significativo en el control de las salidas de almacén de tal manera que traiga como
beneficio la disminución de costos y optimización en el uso de recursos humanos,
físicos y lógicos (entendiéndose por recursos lógicos los programas informáticos)
disminución de la toma física de inventarios durante un mismo período contable,
confianza en la existencia de productos para la venta.
D. DELIMITACIÓN Y ALCANCE
Delimitación: La propuesta del diseño de un programa que permita controlar la
salida de materiales se encuentra enmarcada para una Empresa Manufacturera de
Productos Industriales: John Crane Venezuela; en cuya estructura se contempla el
8
subsistema computarizado de inventario para el procesamiento de las salidas del
Almacén de productos para Ensamblar; en el caso específico John Crane
Venezuela en Barquisimeto, Estado Lara, Venezuela, primer semestre 1.999.
Alcance: La investigación en cuestión, pretende determinar un diagnóstico de
la situación actual del subsistema de inventario computarizado en aras de proponer
el diseño de un programa que permita controlar la salida de materiales de productos
para Ensamblar de la empresa mencionada. Cabe destacar que la investigación no
incluye la aplicación o implementación del programa propuesto.
E. OBJETIVO GENERAL
Diseñar un programa de auditoría de sistemas que permita controlar la
salida de materiales del Almacén de productos para Ensamblar de una Empresa
Manufacturera de Productos Industriales John Crane Venezuela.
F. OBJETIVOS ESPECIFICOS
v Verificar los controles internos dentro del procedimiento de control de las
salidas de materiales del Almacén de productos para Ensamblar; necesarios
para que el sistema de información valide los ítems básicos del inventario y la
validación de otros gastos imputables al costo.
v Evaluar los procedimientos de control existentes durante la entrada,
procesamiento y salida de materiales a los fines de configurar las bases para la
estructuración del programa de Auditoría de Sistemas.
9
v Diseñar los procedimientos de auditoría que permitan controlar la salida de
materiales del almacén de productos para ensamblar de John Crane Venezuela,
los mismos conformarán el programa de auditoría de sistemas
11
CAPITULO II
MARCO TEORICO
En este capítulo se pretende establecer los antecedentes, la revisión bibliográfica y
la base teórica donde se encuentra enmarcada la investigación, conjugando experiencias
anteriores, conceptos y fundamentos bibliográficos para sustentar el diseño de un programa
que permita el Control de la Salida de materiales del Almacén de Productos para
Ensamblar de una empresa Manufacturera de Productos Industriales John Crane
Venezuela.
A. ANTECEDENTES
Efectuadas las revisiones en Investigaciones (Tesis de Pregrado y
Posgrado) de los Centros de Investigación de las Universidades: Centroccidental
"Lisandro Alvarado" y "Yacambú" de los Decanatos de Administración y
Contaduría, donde se compilan los trabajos de investigación desarrollados allí; se
presentan los siguientes antecedentes:
1.- Cortéz y otros (1.984), en su tesis de grado: Módulo de Procedimientos de
Control Interno en el área de Inventarios para la empresa DALMINE S.A.,
plantean luego de haber realizado los correspondientes análisis a sus áreas
de estudio, las siguientes observaciones generales:
a.- La Organización no presenta una segregación de funciones efectivas
y una diversificación de tareas adecuadas.
b.- Se determinó que la empresa no tiene fijación de máximos y
13
mínimos de existencias en inventario, debido a que la misma
adquiere una determinada cantidad de materia prima cada vez que
se presenta una nueva orden de producción.
Lo cual generó como consecuencias las siguientes conclusiones y
recomendaciones:
Conclusiones: La empresa objeto de estudio no utiliza manual de
procedimientos en el área de inventarios, lo que trae como consecuencia
una inadecuada segregación de funciones efectivas y diversificación de
tareas.
Se observó la falta de formatos adecuados y ausencia de
elaboración de informes internos periódicos, lo que conlleva a la deficiencia
en los registros de inventarios.
Recomendaciones: Diseñar los manuales de procedimientos de despacho
de materiales con el objeto de asegurar el cumplimiento por parte del
personal de las políticas de la empresa, uniformar los procedimientos,
reducir errores y eliminar y reducir el número de órdenes verbales y
decisiones apresuradas.
Crear los formatos de los procedimientos definidos en la sección de
Compras y Almacén.
Establecer la elaboración de informes periódicos y confiables que
permitan a la Gerencia de Administración el estudio y análisis de lo s
movimientos efectuados en cada área, para la toma de decisiones
oportunas.
14
Habida cuenta que la investigación actual pretende establecer una normativa
para evaluar el subsistema computarizado de inventario de la empresa John
Crane Venezuela, los aspectos señalados de la investigación descrita
pudieran servir de fundamento para soportar algunas decisiones a que diere
lugar dadas observaciones en igualdad de condiciones y de esa forma
encausar hacia el logro del objetivo general de forma objetiva.
2.- Guillén y otros (1.994), en su tesis: Diseño de Módulo de Controles
Internos Operacionales para el área de Inventarios de la empresa
FUNDICIONES LEMOS C.A., en la cual plantean una serie de tareas a
seguir para lograr el diseño del módulo en cuestión, los mismos se
mencionan a continuación:
Tareas del Almacén de Productos Terminados:
∼ Chequear con la Orden de Compra del Cliente, los productos recibidos
de Producción.
∼ Pesar, medir o contar los productos que se reciben de Producción.
∼ Clasificar por Cliente para la posterior entrega los productos terminados
recibidos de Producción.
∼ Preparar la Hoja de Despacho para la respectiva entrega de mercancía.
∼ Desglosar la Orden de Despacho.
∼ Transcribir en el sistema computarizado las entradas y salidas de
productos terminados.
∼ Practicar toma física de inventario
∼ Planificar diariamente los productos terminados a despachar en el día.
15
∼ Pesar, medir o contar los productos que se despachan a los Clientes.
∼ Notificar al cliente para el retiro de su mercancía.
Como puede observarse; de lo descrito se desprende que está
relacionado con algunas de las tareas que deben llevarse a cabo en la
investigación actual a los efectos de cumplir con algunos objetivos
específicos planteados. Por lo cual la investigación en referencia es de gran
utilidad dada la experiencia recabada en el área objeto de estudio como es
Controles Internos para el área de Inventarios.
3.- Zapata Gerardo (1.998), en su trabajo de grado sobre: Diseño de un
Modelo de Control Interno para el Ärea del Inventario de Mercancía en la
Empresa La Casa del Contraenchapado, C.A. concluye luego de su análisis
lo siguiente:
“.. a pesar de la existencia de controles básicos y del deseo de la gerencia
de trabajar en un ambiente controlado, la presencia de debilidades
relacionadas con: ...b) aplicación de los procedimientos administrativos y en
especial para la toma física del inventario, c) normas que regulen dichas
funciones y procedimientos, d) informalización de los mismos, e) fallas
operativas y de diseño en los sistemas de información automatizados...
Esta situación, somete a la empresa a una serie de riesgos, tales
como:..Daños a los equipos de computación y pérdida de información vital
para el funcionamiento de la organización.”
Al respecto, las soluciones propuestas serán consideradas a los fines de
enriquecer la investigación actual; toda vez que las debilidades presentadas
16
en este son similares al planteamiento del problema.
4.- Blanco y otros (1.991), en su tesis: INVENTARIO, describe lo siguiente:
Aspectos que se deben considerar para lograr un efectivo control interno:
a.- Segregación adecuada de las funciones de autorización, custodia y
registro en la adquisición, recepción, almacenaje y embarque de
existencias.
b.- Registro oportuno de todo lo que se recibe y del pasivo
correspondiente.
c.- Control de todo lo que se embarque, se registre y facture
oportunamente en el período que corresponda.
d.- Fijación de máximos y mínimos para el control de existencias.
e.- Registro adecuado de las existencias que estén en el Almacén de la
empresa.
f.- Custodia física adecuada de los inventarios, identificando
claramente la responsabilidad del personal involucrado en el manejo
físico de estos bienes.
g.- Adecuada protección a la entidad mediante el aseguramiento de los
inventarios del personal que los maneja.
h.- Procedimiento para determinar la posible existencia de inventarios
excesivos, dañados y de lento movimiento; así como ajuste de las
estimaciones correspondientes.
17
Los descritos, son elementos que sirven de referencia para verificar su
cumplimiento y evaluar su consideración para llevar a cabo en la investigación
actual.
5.- Alvarez y otros (1.994), en su tesis: Estudio de los Inventarios y el Costo
de Ventas, de acuerdo a la aplicación de los métodos de Valoración de
Inventarios U.E.P.S. y P.E.P.S., sobre los Estados Financieros de la
empresa JOHN CRANE VENEZUELA C.A., en el lapso Enero-Julio 94,
los autores realizaron el estudio comparativo de métodos de valoración de
inventarios y plantean: " nos permitió concluir que el método más apropiado
para la empresa es el método P.E.P.S."
Considerando que la investigación fue realizada a la misma empresa donde
se llevará a cabo la investigación actual, es de mucho valor tomar en cuenta
tal aporte a los fines de lograr hacer uso de la experiencia recabada en pro
de la investigación, así como también de la empresa.
B. BASES TEÓRICAS
A este respecto se conjuga la base teórica donde se encuentra enmarcada la
investigación, relacionando los elementos que configuran el sistema de la Teoría
Contable; específicamente de Inventarios y Auditoría, con la finalidad de sustentar
el diseño del programa en cuestiòn.
INVENTARIO
"El rubro Inventario lo constituyen los bienes de una empresa, destinados a la venta
18
o a la producción para su posterior venta, tales como: Materia Prima, Producción
en Proceso, Artículos Terminados y otros materiales que se utilizan en el empaque,
envases de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el
ciclo normal de las operaciones" Brito (1.992)
TIPOS DE INVENTARIO
Los inventarios pueden ser integrados por los siguientes componentes:
∼ Mercancías compradas a terceros
∼ Productos terminados
∼ Materia Prima
∼ Suministros de fábrica
∼ Material de empaque
∼ Mercancías en tránsito
Mercancías Compradas a Terceros:
Está compuesto por todos aquellos bienes que fueron comprados a
terceros y que serán destinados a la venta sin someterlos a ninguna modificación o
transformación. Finney, Miller (1.978)
Productos Terminados:
Son bienes que provienen de la transformación de otros bienes primarios
previamente adquiridos con este fin.
Estos inventarios se presentan específicamente en empresas fabriles o
manufactureras, donde se compran materiales de diferentes tipos y los transforman
19
en un producto que se encuentra más cercano al consumo humano o animal.
Productos en Proceso:
Está formado por aquellos productos que están siendo elaborados, pero
que para una fecha concreta, aún no han sido terminados.
Materia Prima:
Este tipo de inventario está compuesto por la existencia de aquellos
materiales que en una fábrica son utilizados en la elaboración directa de los
productos finales que se venden.
Suministros de Fábrica:
Este grupo de inventario está formado por repuestos y otros materiales
similares que, aunque no van a formar parte del producto que se elabora, se hace
indispensable su utilización para lograrlo.
Material de Empaque:
Se refiere a los materiales que se utilizan como envoltorio o envase del
producto elaborado, cuando el costo de tales envases forma parte del precio de
venta de tal producto.
Mercancías en Tránsito:
Está compuesto por aquellos bienes que fueron comprados para la venta,
pero que para la fecha del inventario todavía no han llegado a los almacenes de la
empresa.
Este hecho se presenta especialmente en aquellos casos en que la compra
20
de la mercancía se ha hecho en el exterior y que por ello, el tiempo que transcurre
en que se hace la compra hasta que la mercancía llega al almacén es relativamente
largo, por lo que; para la fecha en que se está haciendo el inventario, se encuentra
en tránsito. Brito (1.992)
VALORACION DE INVENTARIO
Existen numerosas bases aceptables para valorar los inventarios. Algunas
de ellas se consideran aceptables sólo en circunstancias especiales, en tanto que
otras son de amplia aceptación. Entre las cuestiones relativas a la valoración del
inventario, es de primordial importancia la uniformidad del método.
Las principales bases de valoración pueden resumirse como sigue:
a.- Costo
b.- Costo mercado, el más bajo.
c.- Precio de Venta.
Costo:
El costo incluye no sólo el precio de compra, sino también cualesquiera
costos adicionales necesarios para colocar los artículos en los anaqueles. Estos
costos incidentales comprenden derechos de importación, fletes u otros gastos de
transporte, almacenamiento, seguros mientras se transportan los artículos o están en
21
almacén y los gastos ocasionados durante cualquier período de añejamiento.
q Selección de Costo para valorar el Inventario:
Artículos idénticos pueden adquirirse o fabricarse a diferentes costos. En
consecuencia, los Contadores encaran el problema de determinar que costos son
aplicables a los artículos que quedan en el inventario. La mayoría de los métodos
aceptables para seleccionar los costos que han de considerarse aplicables al
inventario, se basan en la hipótesis relativa a:
La corriente de mercancías:
Por ejemplo, la hipótesis de que las mercancías se venden en el orden en
que se compran o producen; o
La corriente de costos:
Por ejemplo, la hipótesis de que las mercancías vendidas le son aplicables
los costos más recientes y que los costos más antiguos son aplicables a las
mercancías en existencia.
q Identificación Específica:
Si los artículos en existencia pueden identificarse como pertenecientes a
compras u órdenes de producción específicas, pueden inventariarse a los costos
que muestran las facturas o los registros de costos. La identificación específica
exige que se lleven registros por medio de los cuales pueden identificarse los
artículos con toda precisión y determinarse sus costos con exactitud. Si bien este
método parece tener excelente fundamento lógico, a menudo su aplicación es
imposible o impracticable.
22
q Precio de la última factura:
Con éste método, se usa el costo aplicable a la última operación de compra
para valorar toda la cantidad de artículos que haya en el inventario. Si hay una
rápida rotación física de las existencias en la operación normal del negocio y los
artículos se venden aproximadamente en el mismo orden que se adquieren, el precio
de la última factura puede producir resultados bastante aproximados a los que se
logran por el método de identificación específica, con mucho menos trabajo de
oficina.
q Método de promedio simple:
El promedio aritmético simple de los precios por unidad se determina
sumando los precios unitarios del inventario inicial y de todas las compras y
dividiendo el total así obtenido entre el número de compras más uno. Este método
es más bien ilógico, porque a los precios unitarios aplicables tanto a las compras
importantes como a las pequeñas, se les da la misma ponderación. Brito (1.992)
q Método del promedio ponderado:
El costo de las compras más el inventario inicial se divide entre el total de
las unidades más las del inventario inicial, determinándose un costo unitario medio
ponderado. Este método es teóricamente ilógico, porque se basa en la hipótesis de
que todas las ventas se efectúan proporcionalmente de todas las adquisiciones y de
que los inventarios contendrán siempre algunas unidades de las compras más
antiguas.
q Método del promedio móvil o movible:
23
Puede usarse este método cuando se lleva un sistema de inventario
perpetuo y se calculan nuevos costos unitarios medios después de cada compra.
q Método del primero que entra, primero en salir (P.E.P.S.):
Este método se basa en el supuesto relativo a la corriente de los artículos:
Se considera que la existencia de éstos corresponde a las últimas compras.
La hipótesis de que las existencias más antiguas son las que salen primero,
concuerda generalmente con la política adecuada de manejar las mercancías.
q Método de lo último que entra, primero en salir (U.E.P.S.):
Con este método se supone que los artículos recibidos últimamente, son los
que se venden primero. Así, para valorar un inventario final, el Contador se vale del
costo aplicable a las compras del ejercicio corriente, sólo en el caso de que el
inventario tenga más unidades que el inventario inicial.
q Método de la utilidad bruta:
El método de la utilidad bruta para calcular el costo del inventario en forma
aproximada, se basa en la hipótesis de que tanto por ciento de utilidad bruta debe
ser aproximadamente el mismo en períodos o ejercicios sucesivos.
Costo Mercado, el más bajo:
El precio de "mercado" puede determinarse sobre cualquiera de las
siguientes bases, según sea el tipo de inventario que se trate:
q Base de compra o reposición:
Esta base se aplica a las mercancías o materiales comprados.
q Base de reproducción:
24
Esta base se aplica a los artículos manufacturados y a los productos en
proceso.
q Base de realización:
Para ciertas partidas del inventario, como las mercancías obsoletas o
recuperadas de los Clientes, puede no ser determinable un valor de compra o
reproducción en el mercado, el probable precio de una venta menos todos los
posibles costos en que habrá de incurrirse para reacondicionar y vender los
artículos, menos una utilidad razonable. Brito (1.992).
Precio de Venta:
La valuación del inventario a los precios de venta menos una provisión para
los costos de vender, se considera a menudo como práctica aceptable si son
difíciles de determinar los costos de fabricación y si el producto tiene fácil
comercialización. Finney Miller (1.978).
AUDITORIA
La auditoría ha sido definida de modo general como: un proceso sistemático
que consiste en obtener y evaluar objetivamente evidencia sobre las afirmaciones
relativas a los actos y eventos de carácter económico; con el fin de determinar el
grado de correspondencia entre esas afirmaciones y los criterios establecidos, para
luego comunicar los resultados a las personas interesadas. Taylor, Glezen (1.987).
q Auditoría Interna:
La auditoría interna es una actividad de evaluación independiente en una
organización, destinada a la revisió n de operaciones contables, financieras y de otro
25
tipo, con la finalidad de prestar servicios a la administración. Es un control
administrativo que mide y evalúa la efectividad de otros controles. Meigs (1.978).
q Control Interno:
Un sistema de control interno consiste en todas las medidas empleadas por
una empresa con la finalidad de:
1. Proteger sus recursos contra la pérdida, fraude o ineficiencia.
2. Promover la exactitud y confiabilidad de los informes contables y de operación.
3. Apoyar y medir el cumplimiento de la empresa.
4. Juzgar la eficiencia de operación en todas las divisiones de la compañía.
El amplio alcance de esta definición indica que el control interno es mucho
más que un instrumento dedicado a la prevención de fraudes o al descubrimiento de
errores accidentales en el proceso contable; constituye una ayuda indispensable
para una eficiente administración, particularmente en empresas en grande escala.
Meigs (1.978).
C. NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE CONTROL INTERNO PARA
AMBIENTES DE PROCESAMIENTO ELECTRONICO DE DATOS
Las Normas y procedimientos que sustentan la investigación actual; están
representadas por las normas de auditoría generalmente aceptadas en Venezuela,
normas de auditoría generalmente aceptadas internacionalmente y las normas
internacionales para auditoría de Sistemas, así como también las regulaciones
pautadas por el Estado para empresas públicas, las mismas son consideradas en
26
esta investigación como referencia.
1.- SAS Nº 3. Los efectos del Procesamiento Electrónico de Datos en el
estudio y evaluación del Auditor al Control Interno, y los lineamientos
contables y de auditoría.
El estudio y evaluación del Auditor al control interno en los sistemas de
Procesamiento Electrónico de Datos, define y describe los procedimientos
de auditoría que pueden ser ejecutados en el estudio y evaluación de los
controles contables del Procesamiento Electrónico de Datos. Este estándar,
es la referencia de todas las instrucciones generadas en lo que respecta a la
evaluación del control interno en sistemas automatizados y servirá de guía
para el estudio y evaluación del Auditor de un sistema de Inventario
Computarizado, tal es el caso planteado en la actual investigación.
2.- Boletín 5080. Normas y Procedimientos de Auditoría. Instituto Mexicano
de Contadores Públicos 1994 4ta. Edición. Efectos del Procesamiento
Electrónico de Datos (PED) en el Examen del Control Interno.
"El estudio del control interno incluye el análisis y la comprensión de
los métodos que se utilizan para procesar la información financiera,...
cuando el PED forma parte del control interno contable y de éste se deriva
información sujeta a examen, el auditor debe realizar su estudio y evaluación
y como resultado de dicho trabajo, deberá documentar adecuadamente sus
conclusiones sobre el efecto del PED en sus pruebas de auditoría.
El alcance al efectuar el examen del control interno establecido en el
27
PED, dependerá de la importancia de las aplicaciones en el proceso de la
información financiera.
El impacto que eventualmente puede tener una deficiencia o
desviación del control interno en el área de PED puede ser menos
evidente y, sin embargo, tener mayor repercusión en errores en los estados
financieros que pasen inadvertidos...
Los objetivos de los controles establecidos en la empresa deben
enfocarse a la creación, a través de las políticas y procedimientos
adecuados, de un sistema que asegure que toda la información que deba ser
procesada, se propone en forma correcta y oportuna ... Los objetivos
generales del control interno son:
1. Objetivos de autorización
2. Objetivos de procesamiento y clasificación de transacciones
3. Objetivos de salvaguarda física
4. Objetivos de verificación y evaluación
Los controles generales se enfocan a la organización general del
departamento y a las funciones de quienes intervienen en el desarrollo de
sistemas; ... Los controles de aplicación o específicos se refieren a los
establecidos en la operación del computador que incluye la entrada, el
proceso y la salida de datos, o sea, que todos los datos se procesen una
sola vez oportunamente (entrada), sujetos a un proceso de validación
(proceso), y que sean la base para producir información confiable y
completa (salida).
28
Controles Generales:
1. Pre-instalación
2. Organización del Departamento
3. Control del desarrollo de sistemas
4. Control de la documentación
5. Control de la operación
Controles de aplicación o específicos:
1. Controles de entrada
2. Controles de proceso
3. Autorización y controles de salida
4. Establecimiento de huellas o pistas
Esta normativa, de la cual sólo se esboza una pequeña parte de su
contenido, permitirá referenciar los controles internos a evaluar en el sistema
considerado en la investigación en cuestión.
3.- Artículo 32. Gaceta oficial de la República de Venezuela Nº 36.229.
Martes 17 de Junio de 1997
"Con respecto a los sistemas de información computarizados la máxima
autoridad jerárquica del organismo o entidad y demás niveles organizativos
competentes deberán:
1) Adoptar las medidas que permitan, sólo al personal autorizado, el
acceso y la modificación de los datos y de la información contenidos en
29
los sistemas.
2) Asegurar que los sistemas automatizados tengan controles manuales y/o
automáticos de validación de los datos a ser ingresados para su
procesamiento.
3) Establecer controles para los sistemas administrativos, financieros y
técnicos, a los fines de asegurar que los datos procesados y la
información producida sea consistente, completa y referida al período
del que se trate.
4) Implantar los procedimientos para asegurar el uso eficiente, efectivo y
económico de los equipos, programas de computación e información
computadorizada.
5) Disponer de mecanismos o medidas para la creación de archivos de
respaldo de los registros correspondientes.
Establecer procedimientos relativos a:
1) La suspensión automática y oportuna del registro ... que no
cumpla con los requisitos establecidos para su ingreso ...
2) El funcionamiento y operación de los sistemas de información
computadorizados a nivel de usuarios.
3) La incorporación de nuevos programas ... que se generen a
partir de los requerimientos formalmente tramitados
4) Las modificaciones de los programas ...".
30
Tal y como se mencionó en el primer párrafo de este aparte; este artículo se
considerará un punto referencial a efectos de normar el programa planteado para la
investigación actual; por cuanto la empresa en cuestión pertenece al sector privado
y el organismo rector SENIAT no tiene prevista ninguna regulación formal al
respecto.
Por otro lado; las responsabilidades del auditor cuando evalúa un sistema
basado en PED serán tomadas de los lineamientos establecidos internacionalmente
para Auditores CISA, puesto que son lineamientos ya pautados para la empresa en
estudio.
D. REVISION BIBLIOGRAFICA
Para la investigación en cuestión se han considerado publicaciones
pertinentes, relativas al tema en estudio: Inventario y Auditoría de Sistemas.
1. Canadian Institute of Chartered Accountants, Procedimientos de Control en
Computación, Capítulo V: Controles de Procesamiento; contempla lo siguiente:
"Para asegurar que la totalidad de los datos, sean procesados por el
computador.
Deberá existir alguna metodología para asegurar que la totalidad de los
datos fueron registrados e identificados inicialmente"
31
En este sentido el autor hace referencia al procedimiento formal que debe
existir en la organización; de manera tal que garantice que sea cual sea el
personal (calificado) a quien le corresponda procesar los datos en el
computador; no haya lugar a omisiones o duplicidad de los mismos. Todo esto
conlleva a soportar la necesidad que existan procedimientos que permitan
generar confianza en la información expedida por el computador de manera que:
"Deberán utilizarse en todas las operaciones procedimientos estándar y hacer
una revisión que garantice que se siguieron esos procedimientos."
2. Domínguez C. Antonio. ¿Cuánta Auditoría y Cuál Auditor?. Pág. 68
El autor destaca la importancia que tiene el hecho de generar resultados de
la Auditoría capaces de contribuir a una efectiva y correcta toma de decisiones,
al respecto: "El auditor que pueda desarrollar un programa ... extractado y
resumido de un manual típico de auditoría, está haciendo, ... una contribución
muy valiosa. Pero ... es una contribución incompleta." " ... debe reconocer que
para llevar a cabo esta fase superior de la auditoría no son suficientes los
auditores convencionales salidos del campo financiero." " ..., siempre es bueno
complementar su trabajo con la colaboración de un grupo de expertos ...", tal es
el caso de la auditoría informática que complementa el conocimiento del auditor
tradicional; proporcionándole técnicas y mecanismos de control en un área
relativamente reciente, de allí la importancia de conjugar la metodología de la
auditoría al objeto auditable; en este caso, la informática, cuyo objetivo central
es el estudio del área de sistemas computarizados.
32
3. Pinilla F. José D. Auditoría Informática un Enfoque Operacional.
Las organizaciones modernas invierten cada día aún más en procesos que
permitan automatizar los suyos, con la única finalidad de obtener información
confiable y oportuna, la misma es la base fundamental para una toma de
decisiones acorde a las exigencias del mercado, el autor en cuestión: "Las
organizaciones requieren para su normal funcionamiento, de sistemas eficientes
completos y ágiles, para facilitar el proceso de toma de decisiones
administrativas."
Al respecto el autor considera: "El sistema de información, en general, debe
producir informes que reúnan los siguientes requisitos:
∼ Útiles para la toma de decisiones.
∼ Oportunos
∼ Comprensibles
∼ Uniformes para facilitar la comparación entre ellos.
∼ Completos y exactos
∼ Concisos, es decir, que contemplen la información más importante."
De lo expuesto surge la necesidad de evaluar los procesos descritos a
través de la Auditoría Informática que según el autor: "... tiene como objetivo,
emitir una opinión independiente sobre la validez técnica del sistema de control
interno informático y sobre el grado de confiabilidad de la información generada
por el sistema auditado."
4. Cashin y otros (1.990), tomo 2 Enciclopedia de la Auditoría, capítulo 20
33
Sistemas Informatizados, Enfoque de Auditoría, consideran lo siguiente:
"El auditor, cuando se fije en el sistema general de control o en los controles de
aplicación, tiene que tener presente fundamentalmente tres niveles de revisión:
a.- Recopilar información que sirva para determinar como debe
funcionar el centro de proceso de datos.
b.- Acumular la evidencia que demuestre como funciona realmente el
centro de proceso de datos (pruebas de cumplimiento)
c.- Acumular la evidencia donde se indique si los registros del
ordenador son o no razonablemente correctos.
Considerando que la investigación en referencia pretende proponer
una propuesta para la revisión de un módulo de un sistema de computación
en funcionamiento; es conveniente tener presente los niveles de revisión que
propone el autor toda vez que permite visualizar los controles que deben
corroborarse.
E. DEFINICIÓN DE TERMINOS:
Almacén: Instalación donde se deposita la mercancía antes de su distribución.
DICCIONARIO DE LA LENGUA ESPAÑOLA (1970)
Actualizar: Se refiere a la operación de incorporar transacciones a un archivo, por
ejemplo abonar a la cuenta de los deudores los pagos que realiza.PINILLA (1992)
Archivo: Es un conjunto de registros homogéneos (de un mismo tipo).CORREA
URIBE (1992)
34
Auditoría de Sistemas. Es la que tiene como objeto de estudio el área de sistemas
computarizados. Y tiene como objetivo, emitir una opinión independiente sobre la
validez técnica del sistema de control interno y sobre el grado de confiabilidad de
la información generada por el sistema auditado. PINILLA (1992)
Base de Datos: Archivo de datos estructurados de manera que facilite se
actualización CORREA URIBE (1992).
Campo: Es un espacio físico al que generalmente se le da un nombre para
identificar, se utiliza para introducir un dato. CORREA URIBE (1992).
Contraseña (password): Código secreto conocido sólo por un usuario informático,
que permite acceder a una computadora que está protegida mediante un sistema de
seguridad. JOYANES (1997)
Control Posterior: es una función de la unidad de Auditoría Interna y consiste en la
comprobación contable y documental de las operaciones ejecutadas por las
entidades controladas y en la determinación de si se ajustan a las normas leyes y
procedimientos establecidos. PINILLA (1992)
Dato: Es la mínima unidad de información significativa para alguien. Es la materia
prima para la obtención de información. CORREA URIBE (1992).
Disco Duro: Disco magnético fijo de gran capacidad de almacenamiento de datos.
JOYANES (1997)
35
Disco Flexible: Disco magnético portátil de capacidad reducida y de tipo
transportable que se introduce en la computadora para su lectura o grabación.
JOYANES (1997)
Información: Es el producto de seleccionar y agrupar datos (procesar) de una
manera útil con respecto a un problema, tiempo, lugar y usuario; que da
conocimiento sobre hechos concretos con facilidad. CORREA URIBE (1992).
Internet: Es el sistema de comunicación informático más grande del mundo. Es una
confederación muy libre de redes informáticas que ofrece diferentes servicios.
JOYANES (1997)
Procedimiento de Control: son aquellos procedimientos y políticas adicionales al
ambiente de control y del sistema contable, establecidos por la gerencia para
proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de
la entidad. AMERICAN INSTITUTE OF CERTIFIED PUBLIC
ACCOUNTANTS. (1989)
Programa de Computación: Un conjunto de instrucciones y rutinas de máquina para
manejar una tarea de procesamiento de datos. PINILLA (1992)
Pruebas de Cumplimiento: Verificación detallada de un volumen de transacciones
relativamente pequeña de modo que el auditor pueda averiguar si los controles del
sistema funcionan correctamente. PINILLA (1992).
Pruebas Sustantivas: Verificación de grandes volúmenes de transacciones, de modo
36
que el auditor pueda comprobar si son correctas. Esto se hace normalmente si el
análisis de control interno que hace el auditor y las pruebas de cumplimiento han
revelado puntos débiles en el sistema. PINILLA (1992)
Riesgo de Control: Es el riesgo de que los sistemas de control, incluyendo la
auditoría interna, no puedan evitar o detectar errores o irregularidades significativas
en forma oportuna. ESPIÑEIRA, SHELDON Y ASOCIADOS (1991)
Terminal: Un dispositivo de entrada/salida que consiste en una pantalla similar a la
de un televisor para presentar la información al usuario y un teclado similar al de una
máquina de escribir para aceptar información del usuario. PINILLA (1992)
Usuario: Persona o departamento que utiliza el sistema mecanizado para producir
datos y procesar información. PINILLA (1992)
Validación: Verificación programada de datos o resultados, para asegurarse que
cumplen unas normas predeterminadas. PINILLA (1992)
Verificación: Proceso de comprobar la exactitud de los datos que se han tecleado
con base en los que teclee otro operador, en un sistema que esté diseñado para
indicar las diferencias que existen entre las dos operaciones de tecleado. PINILLA
(1992)
Virus Informático: Programa capaz de trastornar el funcionamiento de otros
programas de una computadora y la propia computadora en sí. JOYANES (1997)
47
48
CAPITULO III
MARCO METODOLÓGICO
En el desarrollo del presente capítulo, se plantea la estrategia a desarrollar a fin de
lograr llevar a cabo el cumplimiento de los objetivos pautados en esta investigación.
A. NATURALEZA DE LA INVESTIGACIÓN
La naturaleza del problema indica que el tipo de investigación es
descriptiva, considerando que se está estudiando un fenómeno muy concreto como
es el: "Diseño de un programa que permita el Control de la Salida de materiales del
Almacén de productos para Ensamblar de una Empresa Manufacturera de
Productos Industriales John Crane Venezuela".
Esta investigación descriptiva con diseño bibliográfico y de campo toda vez
que pretende obtener datos secundarios a través de consultas en otras
investigaciones, textos referidos al tema, informes escritos generados por expertos
en el área y revisiones
de documentos internos de la empresa, del mismo modo que se
consideran técnicas e instrumentos tales como levantamiento de información, análisis
de registros, formularios e informes administrativos, para obtener los datos de
interés de forma directa de la realidad; necesarios para llevar a cabo dicha
investigación y sustentarla de la manera mas viable posible.
49
B. TECNICA DE RECOLECCIÓN DE LA INFORMACIÓN
1. Realizar una entrevista preliminar a los jefes de departamento a los fines de
obtener información acerca de las posibles debilidades en el control del
sistema computarizado de inventario
2. Levantamiento de información preliminar para recopilar la información
necesaria mediante:
• Cuestionarios.
• Cronograma de aplicación de cuestionarios por departamentos
involucrados (incluyendo la dirección de la empresa)
3. Observación directa en el área de almacén con la finalidad de:
• Verificar que se cumpla con el procedimiento de entradas.
• Verificar el llenado y formato de los reportes.
4. Revisión de documentos y rutinas de computación:
• Examinar totalmente un reporte de salida cualesquiera para verificar
la concordancia con los registros de entrada.
• Revisar y ejecutar las rutinas de captación de los datos básicos
contenidos en el archivo maestro del inventario (código del material,
costo, cantidad, etc.) a objeto de verificar si realmente se están
validando.
• Descartar problemas de ejecución de programas de computación
y/o transcripción de datos y las razones de su ocurrencia.
50
Con la puesta en marcha de estos procedimientos se cumple con el primer
objetivo específico y se obtendrán las bases para la fundamentación y
estructuración del segundo objetivo.
Revisión de Documentos: literatura especializada (Auditoría Informática)
con la finalidad de actualizar y seleccionar herramientas de control en ambientes
computarizados de gestión de inventario a objeto de alcanzar el segundo objetivo
TECNICA DE ANALISIS DE DATOS
1. Técnica de análisis de los contenidos: para la revisión de los reportes, a los
fines de lograr explicar el significado de tales reportes.
2. Cuestionario estructurado, cerrado, basándose en la escala de LIKERD 1. :
para realizar la entrevista, la validez del mismo se determinará a través de un
juicio de expertos conformado por un jurado de tres integrantes entre los
cuales debe participar un Auditor de Sistemas y Auditor para el área de
Inventario. Para determinar la frecuencia de las respuestas se utilizará la
distribución CH2, posteriormente se procederá a elaborar una tabla de
respuestas por categorías en términos porcentuales.
3. Software de auditoría generalizado: para verificar la validez de los datos
1 Es una escala cuantitativa de variabilidad de rango que tiene como utilidad diferenciar respuestas en términos numéricos desde lo más aceptable a lo menos aceptable, generalmente se utiliza la escala del 1 al 5. Para mayor información ver Sampieri.
51
básicos captados por las rutinas.
4. Técnica de supervisión; fundamentándose en la observación directa: para la
verificación de la transcripción y al final de la evaluación; producir un
informe con el objeto de detallar el proceso de solución del problema
planteado.
53
CAPITULO IV
DIAGNÓSTICO
A. SITUACION ACTUAL
Reseña Histórica:
John Crane Venezuela, C.A. es fundada en 1976 con el objetivo de sustituir la
importación de sellos mecánicos, surge como una empresa mixta bajo la iniciativa
de ingenieros venezolanos provenientes de la industria petrolera, quienes al
reconocer que el país dependía del extranjero para el suministro de estos
elementos, deciden constituir una industria nacional, con el apoyo de la tecnología
más avanzada ya conocida.
Para ello se asocian con la Crane Company de Chicago, Illonois (USA),
actualmente John Crane International Inc., la empresa con más años de experiencia
en el desarrollo e investigación en el campo de la Ingeniería del sellado, reconocida
como líder
mundial, con 23 fábricas, 67 centros de reparación y 114
oficinas de ventas en todo el mundo.
Así nace John Crane Venezuela, C.A., empresa mixta con capital 51% venezolano
y 49% norteamericano, con su planta ubicada en la Zona Industrial II de
Barquisimeto, Estado Lara. Fabricando con éxito la mayor parte de los
54
componentes de los sellos mecánicos John Crane, con gran suministro de materia
prima tanto nacional como importada.
A partir de 1990 John Crane Venezuela, C.A. se convierte en empresa
multinacional 100% propiedad del grupo británico Tube Investments Ltd. (T.I.
Group), una de las corporaciones más grandes del mundo en ingeniería
especializada.
Hoy día John Crane es una de las setenta y cinco empresas que conforman el
Grupo TI, junto a empresas como: Bundy, Dowty, Titeflex, Lapmaster y Apollo,
entre otras.
A nivel de Venezuela, John Crane Venezuela, C.A. posee el mayor porcentaje de
participación en el mercado nacional de sistemas
de sellado, principalmente en la industria petrolera, petroquímica, alimentos e
industrias químicas; su sede principal está ubicada en Maracaibo con tres sucursales
a nivel nacional, ubicadas en Punto Fijo, Valencia y Puerto La Cruz.
En 1994, John Crane Venezuela, C.A. en la búsqueda de la satisfacción de sus
clientes y conscientes de la importancia que tienen optimizar sus índices de
competitividad, implementa un Sistema de Calidad bajo las exigencias de la norma
ISO-9000, cuyo objetivo principal es integrar de manera eficiente todos aquellos
recursos de que dispone la empresa para brindar a sus clientes los niveles de
satisfacción esperados.
En 1996, John Crane Venezuela, C.A., consciente de las necesidades de sus
56
clientes, adopta una filosofía de trabajo basada en el Servicio al cliente y brinda sus
servicios de "Reparación de sellos mecánicos" y "Administración de sellos
mecánicos" como alternativas de mutuo beneficio. JOHN CRANE VENEZUELA
(1998)
57
Descripción general de las funciones del Sistema de Inventario Computarizado
actual:
• Las transacciones de inventario son registradas y procesadas de acuerdo con
las directrices de la administración o autorizaciones específicas emanadas por la
casa matriz.
• Los procedimientos contemplan el acceso a los asientos de inventario sólo en
conformidad con la autorización de la administración.
• La contabilidad registrada para los asientos de inventario es comparada con las
transacciones generadas por el sistema; manualmente, mensualmente y se toman
las acciones apropiadas de acuerdo a algunas diferencias.
• Los datos requeridos para tomar las decisiones apropiadas del negocio no
están disponibles en el momento en que la administración la requiere.
• La capacidad del sistema para generar información confiable; depende de la
complejidad de las transacciones y de la confiabilidad del transcriptor o la
habilidad del Supervisor para detectar las diferencias.
• El Sistema está diseñado para procesar datos (entradas) y generar el resultado
del procesamiento (salidas).
• El sistema genera la información procesada en forma de documentos impresos
o archivos legibles para la máquina, no compatibles con otros sistemas de 4ta
generación.
• Las transacciones que ejecuta el sistema afectan las cantidades de inventario, el
costo de inventario y la información del archivo maestro de inventario.
• No se lleva control de las unidades ni del costo del material que una vez
expedido del almacén de materia prima entra al almacén de productos para
ensamblar.
• El departamento de contabilidad no lleva control de las recepciones realizadas
58
en el almacén de productos para ensamblar.
• No se preparan requisiciones para todos los materiales extraídos del almacén
de productos para ensamblar.
• Cuando en el cierre de mes se ha detectado algún faltante; se preparan
requisiciones de ajuste con fechas anteriores a su realización.
• Las funciones de recepción, embalaje y despacho están a cargo de un mismo
funcionario.
B. DIAGNÓSTICO
La evaluación de la función de inventario mediante cuestionario de
diagnóstico, tiende a ser compleja en la mayoría de las organizaciones industriales
puesto que la manufactura de los productos terminados generalmente implican
muchos procesos, no obstante: "La causa más común del número excesivo de
problemas del inventario es el desconocimiento de la naturaleza de la demanda al
diseñar un sistema de control de inventarios".KILLEN (1971)
En este sentido se aplicó un instrumento de diagnóstico validado, tomado
de la Gaceta Oficial de la República de Venezuela de fecha 17 de noviembre de
1998 Nº 5.275 Extraordinario; que permite evaluar el funcionamiento general del
área de inventario de la empresa, en cuanto auditoría del sistema de inventario.
El instrumento fue aplicado a los jefes de área (personal supervisorio); así
como también al jefe del área administrativa responsable por los aspectos
contables. Cabe destacar que el instrumento de diagnóstico permite evaluar
59
algunos elementos organizacionales y administrativos de carácter general; los
mismos pudieran estar afectando el desempeño específico de cada una de las áreas
de la empresa que mantienen interfase con el área objeto de estudio, las mismas
requerirían de planes integrales de mejoras que involucre a todos los subsistemas.
De la revisión de los resultados obtenidos con la aplicación del instrumento
de diagnóstico y la validación de los datos recolectados; se desprende las
observaciones a continuación:
§ El sistema de inventario no contempla un registro de proveedores, el mismo
está contemplado en el módulo de compras, el cual es totalmente
independiente.
§ Los cambios de moneda extranjera se realizan respetando el FASB52
(convensión estándar internacional para traducción a moneda extranjera), pero
este proceso se lleva a cabo sólo de manera manual.2
§ Cada empresa ubicada en países diferentes llevan un catálogo de cuentas
independiente que al final de período es transformado en un catálogo (archivo)
único para transmitir a la casa matriz.
§ El sistema no garantiza que no se reviertan las transacciones posteriores al
posteo.
§ Los campos obligatorios definidos en el sistema cumplen con las Normas de
Control Interno generales definidas por área en cuanto a los requisitos mínimos
de información requerida.3
§ Las claves de acceso y niveles de seguridad existentes en el sistema no son
2 Este lineamiento está considerado en el. Manual de Procedimientos e Instrucciones de John Crane Venezuela. 3 Así está concebido en el Manufacturing System Procedure Manual John Crane Inc.
60
cónsonas con la segregación de funciones descritas en los procedimientos.4
§ Las medidas de seguridad para el respaldo y protección de la información; se
lleva a cabo de acuerdo a las evidencias mostradas, no obstante no se han
formalizado.
§ La única forma de generar un nuevo reporte o modificar uno existente es por
medio de los programadores del área de desarrollo en la Gerencia de Sistemas.
§ El método de inventario empleado por el sistema es cónsono con el sistema
recomendado por la casa matriz.5
§ El inventario que se lleva en el sistema está actualizado a la fecha de la auditoría;
una vez que pudo ser cuadrado y concordado con la toma física de inventario
efectuada por los auditores contables.
§ El sistema no maneja tablas de códigos para clasificar los materiales
considerando como base el catálogo guía para los inventarios de materiales
emanado de la casa matriz.
§ Existe un procedimiento para que el personal responda rápidamente en
situaciones de emergencia generada por parte de algún cliente. Caso PDVSA
Petróleo y Gas.6
§ En el momento de emergencia todos los controles rutinarios se evaden y luego
que pasa la emergencia debe reconstruirse la evidencia para generar los
registros en el sistema.
§ Las actualizaciones y modificaciones a las aplicaciones son controladas y
autorizadas formalmente.
4 Véase Auditoría Informática de Echenique José 5 La empresa es evaluada semestralmente por Auditores del Grupo TI, a fin de determinar el cumplimiento de la normativa estándar para todas las empresas del Grupo. 6 Para mayor información del procedimiento, véase el Manual de Procedimientos e Instrucciones de John Crane Venezuela.
61
§ Los ambientes de prueba y producción de las aplicaciones antes de ponerlas en
uso; se llevan a cabo sin seguir ningún método formal.
§ La Gerencia de Sistemas es la encargada de revisar los reportes de la
información correspondiente a:
§ Cambios efectuados a las aplicaciones
§ Problemas en las aplicaciones
§ Correcciones efectuadas en emergencia
§ Llamadas de ayuda referentes a las aplicaciones
§ No existe ninguna evidencia de que los programas se auditen periódicamente.
§ La propia Gerencia de Sistemas es la encargada de patrocinar los proyectos de
desarrollo de toda la empresa.
§ La Gerencia de Sistemas lleva a cabo las revisiones (formales) sobre el estado
de las aplicaciones después de la implantación acerca de:
§ Valoración mediante revisiones con los usuarios finales
§ Cumplimiento real de entrega de las tareas respecto del plan
§ Los accesos a las aplicaciones son controlados a través de claves y códigos
secretos; no obstante dada la limitación de terminales; para el procesamiento,
esas claves pudieran ser suceptibles de apropiación indebida por parte de una
persona no autorizada
§ Formalmente existe una clara política de seguridad, sin embargo, se evidenció
que no se practica entre los empleados.
§ La identificación del usuario es definida por la Gerencia de Sistemas como parte
de un código general, pero la clave de acceso se define por el usuario y este la
remite a la Gerencia de Sistemas para resguardarla en la caja fuerte en caso de
extravío o ausencia del personal involucrado.
62
§ No se evidenció ningún procedimiento que restrinja el acceso físico al centro de
Sistemas.
§ Las claves de acceso al sistema se cambian cada tres meses de conformidad
con la política emanada por el Grupo TI al respecto.
§ Luego que los empleados han terminado su relación laboral, el Departamento
de Recursos Humanos remite a la Gerencia de Sistemas una comunicación de
participación para su desincorporación en el sistema.
§ El archivo que contiene los password (palabras de acceso) está restringido sólo
al administrador del sistema.
§ La información que se manipula en el sistema está protegida bajo la siguiente
clasificación:
§ De lectura
§ De modificación
§ De creación
§ No se detectó ninguna evidencia que contemple una condición previa a obtener
el empleo en el centro de procesamiento que determine reserva acerca de los
datos confidenciales
§ El movimiento de materiales y equipos requiere de una autorización formal
§ La Gerencia de Sistemas revisa regularmente reportes (dejados por pistas o
trazas de auditoría incorporada a las aplicaciones y software) sobre intento o
realización de accesos no autorizados a información, programas, redes y
características de las aplicaciones.
§ No se evidenció ningún documento formal donde se determinen las
responsabilidades en cuanto a la gestión de seguridad
§ Se evidenció que los procesos diferidos o por lotes pierden la organización por
cuanto una vez transcritos; se presentó la necesidad de retranscribirlos y no se
63
reconocían los documentos de uno u otro lote.
§ A pesar de la supervisión de los operadores, se detectaron fallas en el
cumplimiento de las responsabilidades de su trabajo.
§ No se encontró ninguna evidencia de evaluación de los operadores para realizar
el procesamiento de los datos en el área de inventario ni documentación de
apoyo para la realización de sus tareas.
§ La Gerencia de Sistemas también tiene a su cargo la auditoría de los sistemas7
7 Toda vez que el SAS 48 "Efectos del PED en el exámen de los Estados Financieros" plantea: Muchos procedimientos de control interno una vez realizados por individuos segregados en los sistemas manuales, pueden concentrarse en sistemas que utilizan el procesamiento del computador. Como resultado, pueden ser necesarios otros procedimientos de control en los sistemas de cómputo, para alcanzar los objetivos de control que normalmente se cumplen a través de la segregación de funciones en los sistemas manuales
64
CAPITULO V
PROPUESTA
En la literatura reciente han aparecido varias discusiones sobre la aplicación del
análisis de sistemas a los problemas de inventarios, pero una buena parte de estas
referencias aparecen en artículos dedicados especialmente a las computadoras y al proceso
electrónico de datos o EDP.
El presente programa describe algunos de los procedimientos de auditoría
relacionados con el computador; que pueden ser ejecutados para la revisión y/o evaluación
del sub_sistema de inventario computarizado seleccionado, considerando que los
procedimientos no son de aplicación general, sino que responden a las características de
cada situación en particular, así nos encontramos con procedimientos que son de aplicación
en una empresa y para un determinado propósito, que no lo son para otra en condiciones
más o menos similares
a.- Estudio Preliminar
El auditor puede comenzar el estudio y/o evaluación del sistema de
inventario computarizado (en este caso; del almacén
de productos para ensamblar) revisando el segmento del sub_sistema8 que genera
68
la información para el sub_sistema de contabilidad y los controles relacionados al
inventario basados en el SAS Nº 3 "Los efectos del PED en los estudios del
Auditor y la Evaluación del Control Interno".(Ver anexo #1)
Esto proporcionará al auditor una comprensión general del sub_sistema de
inventario incluyendo las operaciones manuales y computarizadas; pudiendo
determinar:
§ Si las transacciones de inventario son registradas y procesadas de acuerdo
con las directrices de la administración o autorizaciones específicas emanadas
por la casa matriz.
§ Si las transacciones de inventario son registradas de manera que permitan la
preparación de los estados financieros de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados.
§ Si el acceso a los registros de inventario es permitido sólo en conformidad con
la autorización de la administración.
§ En que forma las operaciones del sistema afectan las cantidades de inventario,
el costo de inventario y la información del archivo maestro.
§ En qué forma el sub_sistema de inventario establece interfases con los otros
sub_sistemas involucrados en el proceso.
§ El efecto potencial de los controles fuertes o débiles en los procedimientos de
auditoría.
§ La descripción del flujo de documentos correspondientes a las transacciones
para entender los tipos de errores o irregularidades que pudieran ocurrir
§ Identificar el tipo de controles de salida en el sistema, por medio de pistas a
68
través de la información de entrada basado en los reportes del sistema.
Esta información puede ser obtenida a través de preguntas, observación, revisión
de documentos: pistas de transacciones y el uso de cuestionarios de control y
listas de chequeo, cartas de flujo, memoranda, tablas de decisión, descripciones
narrativas del procesamiento del sistema, copias de los formatos de archivo, entre
otros.
b.- Diseñar los procedimientos de Auditoría para el sub_sistema de Inventario:
Luego de obtener una comprensión general del sub_sistema de inventario; es el
momento de diseñar los procedimientos de auditoría (Ver anexo#2) Puede incluir
el uso de software de auditoría. (Ver SAS Nº 3, parágrafo 26)
Por medio de los procedimientos se debe verificar:
a.- Controles de Entrada:
Los controles de entrada son diseñados para proveer una razonable
seguridad de los datos recibidos para el procesamiento en sistemas
computarizados: que han sido apropiadamente autorizados, convertidos en
forma legible al sistema, identificados, y los datos no han sido perdidos,
suprimidos, adicionados, duplicados o cambiados de otra forma
inapropiada.
b.- Controles de Procesamiento:
Los controles de procesamiento están diseñados para prevenir o detectar
(1) falla para procesar todas las transacciones de entrada, o procesamiento
69
erróneo de la misma entrada más de una vez, (2) procesamiento y
actualización de archivos, (3) procesamiento de entrada ilógica e
irrazonable y (4) pérdida o distorsión de los datos durante el
procesamiento.
c.- Controles de Salida:
Los controles de salida están diseñados para asegurar la exactitud de los
resultados procesados y para asegurar que sólo el personal autorizado
recibe la salida.
c.- Pruebas De Cumplimiento Para Controles De Los Procedimientos Del Inventario
Físico
Después de obtener una comprensión general de los procedimientos de
procesamiento y los controles sobre el inventario físico; el auditor pudiera
considerar; siempre y cuando confíe en los controles sobre los procedimientos del
inventario físico, restricción en la extensión de las pruebas sustantivas del
inventario.
A continuación se propone una serie de procedimientos para evaluar el
sub_sistema de inventario especificado:
• Conteos múltiples independientes
• Tarjetas de conteo pre_numeradas con fragmentos separables
• Revisión autorizada de las tarjetas contadas
• Dígito de Verificación
• Procedimientos de Control de conteo de tarjetas en Lote.
70
• Balanceo de Lotes y programas de edición de transacciones
• Controles Run-to-run
• Corrección por los usuarios del Departamento de los datos.
• Conteos Múltiples Indepedientes:
La verificación independiente sub_secuente de cada conteo; antes de ser
remitidas para el procesamiento, proporciona una gran seguridad para su
posterior exactitud.
71
1. Revisar las instrucciones dadas a los equipos contadores de los ítems
del inventario
2. Observar el procedimiento de reconteo
3. Verificar las iniciales del equipo de reconteo en las tarjetas de conteo
de inventario
• Tarjetas de conteo pre_numeradas con fragmentos separables:
La utilización de este tipo de tarjetas ayuda a asegurar que las mismas no
sean perdidas, suprimidas o duplicadas y las no autorizadas no sean
adicionadas.9
1. Determinar el rango del número de tarjetas no autorizadas.
2. Observar los procedimientos de conteo del inventario físico.
3. Revisar las instrucciones escritas para el control de mantenimiento sobre
los números de secuencia de las tarjetas contadas.
4. Interrogar al personal responsable en relación al mantenimiento de los
controles.
5. Revisar los reportes de las tarjetas duplicadas o ausentes.
• Revisión autorizada de las tarjetas contadas:
Una vez finalizado el conteo del inventario físico; el personal designado las
revisa para determinar que sean completas y exactas, de manera tal de
reducir el número de ítems rechazados durante el procesamiento 10:
1. Revisar las instrucciones escritas de las personas que ejecutan esa
edición.
2. Reunir y observar al personal designado para ejecutar esa función
3. Revisar las modificaciones seleccionadas al momento que se inició el
72
procedimiento.
• Dígito de Verificación:
Este control es particularmente importante, porque un dígito errado
pudiera resultar en un número incorrecto, pero válido para otro ítem:
1. Observar los datos de entrada y la verificación del proceso.
2. Examinar que las tarjetas enviadas para el procesamiento presentan el
dígito de verificación.
3. Revisar los reportes de errores para determinar los tipos y la cantidad
de errores que han ocurrido.
• Procedimiento de Control de Conteo de tarjetas en Lote:
El agrupar las tarjetas en un lote manejable identificado, ayudan a asegurar
que todos los lotes de tarjetas remitidas para el procesamiento; son
recibidas, procesadas y retornadas y esos lotes rechazados sean
identificados, corregidos y rápidamente reenviados para su procesamiento:
1. Discutir los procedimientos para el mantenimiento de control de lotes
con el personal de control de Entradas/Salidas
2. Revisar el identificador de control de lote; verificar las indicaciones de
reenvío de transacciones rechazadas.
3. Rastrear los ítems rechazados para el Balance de la lista de errores de
Lote.
• Balanceo de Lotes y programas de edición de transacciones:
Algunos tipos de procedimientos de auditoría referidos al computador
pueden ser usados para determinar existencia y funcionamiento de esos
73
controles de edición programados.
En ciertas circunstancias el auditor puede desarrollar pruebas de datos para
probar cada una de las rutinas editadas; entre las que se pueden mencionar:
• Número de identificación
• Cantidad
• Unidad de medida válida
• Ausencia de información en las tarjetas contadas.
• Controles entre Corrida y Corrida (Run-to-run):
La secuencia de pasos para el procesamiento en el sub_sistema de
inventario físico son los siguientes:
• Entrada de datos y edición
• Procesamiento de tarjetas contadas duplicadas y/o ausentes.
• Resumen de tarjetas contadas
• Comparación con el inventario teórico
• Actualización del Inventario
El sistema de inventario físico en cuestión; no proporciona la
información necesaria para asegurar que los mismos datos fueron
procesados en la actualización, pero el resultado de este procesamiento
puede ser determinado desde el comienzo del balance del reporte del
balance de inventario diario, para el primer día después que el inventario es
tomado.
En las pruebas de los controles entre corrida y corrida (run-to-run)
puede revisarse:
74
• Balance de control de los lotes que nuevamente han sido duplicados o
excluidos.
• Conciliación de los reportes de tarjetas duplicadas con los reportes de
las listas detalladas de las tarjetas.
• Conciliación del reporte del control total de la lista detallada de las
tarjetas con el reporte del resumen del inventario
• Conciliación del reporte del resumen del inventario con el reporte del
conteo físico total mostrado en un reporte de comparación con el
inventario teórico.
• Pruebas de Cumplimiento para las transacciones de Inventario:
Durante la evolución del sub_sistema computarizado de inventario los
controles sobre la aplicación de inventario sobre los cuales sería deseable
depositar la confianza (como auditor), efectuar una revisión completa de los
mismos y llevar a cabo las pruebas de cumplimiento apropiadas.
De seguida se muestran las pruebas de cumplimiento para los controles del
sub_sistema especificado:
CONTROLES DE ENTRADA:
Autorización de Entrada:
Las técnicas a continuación son usadas para ayudar a asegurar que la
entrada sea autorizada11:
• Procedimientos aprobados
• Formas pre_numeradas
75
• Funciones de control de Entrada/Salida
• Procedimientos aprobados:
El sub_sistema de inventario especificado requiere la aprobación apropiada
de todas las transacciones. Cada día el personal supervisorio aprobaría
cada lote de transacciones antes de someterlo al procesamiento. En el
archivo de mantenimiento; el procesamiento de las transacciones deben ser
aprobadas individualmente por el supervisor del departamento originario y
pueden ser remitidas sólo a través de la oficina del supervisor.
• Formas pre_numeradas:
Para asegurar que los procedimientos aprobados sean llevados a
cabo, todas las transacciones (excepto las transacciones del archivo de
mantenimiento) deben ser introducidas en formas autorizadas que contienen
números secuenciales pre_impresos y la secuencia de esas formas debe ser
chequeada durante el procesamiento. Imprimir diario el reporte de las
transacciones procesadas, duplicadas u omitidas.
Esos reportes deben ser revisados por personal supervisorio de los
departamentos de origen.
• Funciones de Control de Entrada/Salida:
La sección de control de Entrada/Salida es una unidad que se
propone en este procedimiento por cuanto ayuda a asegurar que la entrada
es autorizada. Todas las transacciones deben ser remitidas a ellos para la
entrada al sub_sistema de inventario y ellos aceptarán las transacciones sólo
76
de fuentes autorizadas.
Conversión de Entrada y Código de Verificación:
La conversión de entrada en un formato legible por la máquina debe
controlarse en el sub_sistema especificado de acuerdo a las siguientes
técnicas:
• Exploración de Entrada
• Dígito de Verificación
• Control de Lote
• Balance y Edición del Lote
• Exploración de Entrada:
Para asegurar que la información en los documentos está completa
y en el formato correcto, el departamento designado revisa las
transacciones que se procesan diariamente y las agrupan en lotes.
• Dígito de Verificación:
La entrada de dígitos erróneos generados en la conversión de la
entrada en formato legible por la máquina puede ser detectado por el dígito
de verificación; esto es, asignar un dígito a la información por segunda vez y
comparar los resultados. Esta técnica puede permitir la identificación de
errores que otros controles no han detectado. El alto volumen de
transacciones procesadas diariamente, reduce el costo efectivo de la
técnica.
77
• Control de Lote:
El agrupar en lote las transacciones asegura que las transacciones
no se extravíen o se dupliquen durante la conversión. Para todo el
procesamiento de inventario, las transacciones de cada tipo son agrupadas
en lotes pequeños identificadas con un número. Al lote se le asigna un
número secuencial, el cual es registrado en el identificador del
Departamento origen y se prepara un documento que contiene la
identificación de la información y el control total de los lotes.
• Balance y edición de lote:
Para identificar los errores en la entrada se hace uso extensivo del
balance de lote y la edición de programas. El balance de lote significa que
el control total preparado por el departamento origen se compara con el
control total generado por el computador.
La edición de programas: es el procesamiento de los datos por
medio de programas que chequean una variedad de condiciones.
Movimiento de Datos:
El control del movimiento de los datos entre departamentos y entre
pasos del procesamiento se fundamenta en el uso de las siguientes técnicas:
• Transporte y rastreo de lotes
• Controles entre corrida y corrida y conciliaciones para relacionar
registros
• Anticipación de control
78
• Transporte y Rastreo de Lotes:
Cada semana, el supervisor de la sección de control de
Entrada/Salida revisa el log de control de Entrada/Salida y notifica a los
supervisores de los departamentos de origen de algún lote que no estuvo en
el balance, fue retornado al departamento y no fue remitida. En definitiva, el
sistema de computación genera semanalmente un reporte semanal de los
ítems suspendidos para revisión e investigación por parte del supervisor del
departamento origen.
Se proponen algunas recomendaciones:
• Limitar los lotes a cincuenta (50) transacciones de un tipo, mantiene los
lotes manejables y convenientes para trabajar si un error es descubierto
• Chequear la secuencia por entradas/salidas con el número de lote
secuencial para ayudar a identificar un lote extraviado
• Calcular el control total de la cantidad de campos que presenten
discrepancias en cantidad de datos y registros contados. Tanto la
sección de control de entrada/salida como el departamento emisor
deben comparar el control total en los reportes de salida con el control
total del lote original.
• Transportar los lotes en el departamento emisor y en la sección de
control de entrada/salida cada vez que una transferencia de datos
ocurre (incluyendo los retornos de los lotes rechazados y las remisiones
de correcciones) resaltar los lotes mal ubicados. El identificador del
archivo de mantenimiento de transacciones incluye para cada lote: (1) el
número de transacción, (2) el tipo de transacción (agregar, eliminar o
79
modificar) y (3) el total anticipado de los registros del archivo maestro
después que el lote ha sido procesado. La inclusión del total anticipado
permite la conciliación del reporte de salida con el log.
• Controles entre corrida y corrida (Run-to-run) y Conciliaciones para
relacionar registros:
El total de controles entre corrida y corrida son chequeados en
varios puntos en el procesamiento del sub_sistema de inventario. Esta
técnica se ve con más claridad en los Controles de Procesamiento.
Error de Manipulación:
De seguida las técnicas usadas para mantener el control sobre los
errores detectados en el procesamiento diario:
• Error de monitoreo por parte de la sección de entrada/salida
• Mantenimiento de los totales de control de error
• Autorización de correcciones
• Transporte de errores
• Mantenimiento de los controles de entradas originales para referir
transacciones
• Error de monitoreo por parte de la Sección de Control de
Entrada/Salida:
Esta sección debe ser organizacionalmente independiente tanto de
los departamentos emisores como de las operaciones EDP, de
sistemas y de programación y sirve como punto de chequeo tanto a
80
EDP como a los departamentos emisores. No obstante; por razones
de estructura organizativa, pudiera ser una función asignada dentro del
Departamento de Inventario.
• Mantenimiento de los totales de Control de Error:
Los errores detectados por el balance de lote y la edición de
programas son registrados en un archivo legible para la máquina y
generado en el control total. El personal concilia el archivo de los ítems
aceptados y el archivo de los ítems rechazados con el control total del
lote original para asegurar que todas las transacciones han sido
incluidas en alguno de los dos archivos y que ninguna esté pendiente.
• Autorización de Correcciones:
La sección de Control de Entrada/Salida revisa todos los datos
rechazados por los programas del sub_sistema de inventario y
compara los ítems rechazados con el documento fuente para
determinar cual departamento ha causado el error.
Esta sección ayuda a mantener el control sobre la autorización de
entrada permitiendo a la unidad de procesamiento corregir sólo los
errores causados y asegurar que el departamento emisor corrige sus
propias transacciones erróneas.
• Transporte de Errores:
La sección de entrada y salida identifica el ítem rechazado devuelto
al departamento emisor y registra la razón del rechazo. Los ítems
rechazados desde los lotes ya balanceados son almacenados en un
81
archivo legible por la máquina capaz de archivar los ítems en espera.
El supervisor del departamento emisor es notificado de dos formas:
1. El supervisor de la sección de control de entradas/salidas revisa el
log de control de entrada/salida manualmente para aclarar los ítems
y discutirlos con el supervisor del departamento emisor.
2. El sistema genera un reporte de ítems con errores en espera, el
mismo es enviado a los supervisores.
El departamento emisor también identifica los errores, tanto los
reportes de errores recibidos como las transacciones corregidas
son remitidas.
• Mantenimiento de los controles originales de entrada:
El sistema especificado requiere ser corregido.
CONTROLES DE PROCESAMIENTO
Controles Totales y Controles entre Corrida y Corrida:
Los controles totales son usados para el procesamiento de las
transacciones que afectan las cantidades de inventario, procesamiento del
archivo de mantenimiento de transacciones, procesamiento de las
transacciones concernientes al inventario físico.
82
Esos controles son chequeados en varias etapas del procesamiento
para asegurar que los datos permanezcan completos y exactos durante el
procesamiento:
• Iniciación de transacciones:
Los controles totales del conteo de la cantidad de campos de las
tarjetas, son calculados según la cantidad de tarjetas que forman cada
lote.
Las Tarjetas que no tienen la información de cantidad son agrupadas
en lotes separados.
Los totales son registrados en el identificador (log) de control de lotes.
• Clave de entrada, edición y procesamiento de tarjetas contadas,
duplicadas o ausentes.
Luego de asignar clave y procesar el lote-balanceado y editar lo s
programas, los controles de lote se comparan a aquellos en los logs.
• Reenvío de Transacciones corregidas:
Los Controles Totales son calculados por lotes de correcciones y
por lotes de tarjetas encontradas y los totales son registrados en el
identificador (log) de control de entrada/salida.
• Lista de Tarjetas contadas:
83
Una vez que las transacciones son procesadas, el control total en el
detalle de las tarjetas de inventario se compara con el identificador
(log) de control de lote.
• Resumen de Tarjetas contadas:
Luego del procesamiento para resumir las tarjetas, los controles
totales en el reporte del archivo del inventario físico resumido se
compara a los controles totales en el detalle de la lista de tarjetas de
inventario.
• Comparación Inventario Físico al Teórico:
Después de la ejecución del programa de comparación, los
controles totales en el reporte de comparación de las cantidades del
inventario físico se compara con los controles totales en el reporte de
inventario físico resumido y el último reporte de transacciones
generadas antes del inventario físico.
• Ajuste del procesamiento:
El ajuste a las formas del inventario físico se acumula en lotes y los
controles totales son calculados y transportados.
Los controles totales son chequeados después que las formas han
sido procesadas para actualizar el archivo de inventario físico
resumido.
84
• Reprocesamiento de la comparación:
Luego del procesamiento del programa de comparación; los
controles totales en la nueva comparación con el reporte de inventario
físico resumido y el último reporte de inventario generado antes del
inventario físico.
• Actualización de los registros de inventario:
Una vez que se corre el programa de actualización del inventario,
los controles totales en el archivo de inventario actualizado se compara
con los controles totales en el archivo de inventario físico resumido.
• Reporte de Transacciones de Error en espera:
Las rutinas de balanceo de Lote y edición de transacciones generan
un archivo de transacciones de error en espera acumulada.
Este archivo mantiene el detalle de las transacciones que fallaron la
prueba de edición hasta las transacciones que fueron remitidas y
procesadas; este archivo se imprime (periódicamente una vez a la
semana).
Este procedimiento de control asegura que las transacciones
rechazadas sean corregidas y remitidas.
85
Los pasos a seguir serían:
ü Revisar en detalle la documentación que describe el
procedimiento de control.
ü Discusión del uso del reporte por los departamentos
responsables de iniciar las transacciones.
ü Comparar el detalle de los reportes producidos desde el
archivo de error en espera a los detalles de las transacciones
rechazadas en el identificador (log) de control de lote
relacionado con el departamento.
• Autorización de procedimiento para transacciones corregidas:
En el sistema de inventario especificado, las transacciones
rechazadas y aquellas causadas por la entrada errónea de datos, serán
corregidas sólo por el usuario del departamento emisor.
Este procedimiento asegura que las transacciones sean autorizadas
y las correcciones se efectúen de manera exacta.
El procedimiento podría constar de los siguientes pasos:
ü Revisar el identificador (log) de control de lote en el departamento
emisor y la función de control de entrada/salida para identificar la
remisión de lotes o transacciones.
ü Revisar el detalle de las excepciones en el balance de lote, error,
transacciones no transferidas y los reportes de los documentos
86
contables y considerar que los ítems listados fueron corregidos por
personal apropiado.
• Comparación de las Transferencias del Inventario:
El sistema de inventario debe usar formas multi-partes para proveer
el control sobre las transferencias de inventario entre departamentos.
Las copias debe ser remitidas separadamente al procesamiento de
datos por impresión y recibidas por el departamento.
Cuando la porción de una transferencia de entrada o una
transferencia de salida entre almacenes no se recibe y se procesa por
medio del sistema de inventario, se debería generar un reporte de
excepción titulado "Transferencias no encontradas".
El personal del departamento emisor utilizaría este reporte para
identificar y corregir las transacciones ausentes.
Este procedimiento ayuda a prevenir la pérdida o duplicidad de las
transacciones que afectan las cantidades de inventario.
El auditor podría evaluar el funcionamiento de este control haciendo
lo siguiente:
ü Discutirlo con el personal del departamento emisor.
ü Obtener un ejemplo del reporte de las transferencias no
87
encontradas y revisar las transferencias no encontradas
seleccionadas listadas en el reporte.
Pruebas razonables:
Las siguientes son las pruebas de razonabilidad que normalmente se usan
para verificar el funcionamiento del sub-sistema de inventario:
• Edición de programas para el procesamiento diario
• Edición de programas para el procesamiento del inventario físico.
• Identificación de las tarjetas para la cuenta del inventario físico
duplicadas o ausentes.
CONTROLES DE SALIDA
Revisión de los resultados del procesamiento:
A través del sistema especificado, el personal revisa la exactitud del
procesamiento comparándolo con otra información y documentos
originales. Esta es una técnica muy usada para el procesamiento de los
datos para los cuales ciertas entradas y controles de procesamiento son
imprácticos.
Distribución de Salida:
La principal técnica usada para ayudar a asegurar que sólo el personal
autorizado recibe las copias de la salida del sistema especificado son:
88
1. Establecimiento del reporte de distribución manual y
2. Distribución de la salida por la unidad responsable del control.
Esos procedimientos formales aseguran que la salida sea despachada a
tiempo apropiadamente al personal autorizado.
Examen aleatorio de salidas:
Sobre una base aleatoria debe examinarse totalmente uno o varios reportes
de salida para verificar su diligenciamiento y formato.
Pistas de las pruebas de conteo y revisión para las tarjetas contadas duplicadas o
ausentes:
Para ejecutar este procedimiento, el auditor puede obtener una copia del
archivo maestro de tarjetas contadas después que las correcciones de los
clientes han sido completadas. El conteo de las pruebas del inventario físico
del auditor pueden entonces ser posteadas en el formato del computador
como un archivo separado. Un programa de utilidad o una facilidad de
ordenamiento del software de auditoría en general podría generar la
secuencia tanto de los archivos como de los números de las tarjetas
contadas.
Los números de tarjetas contadas en archivos de tarjetas contadas
aceptadas podrían ser comparadas de nuevo con los números de tarjetas
contadas en el archivo de conteo de prueba del auditor por medio del uso
de software de auditoría, y podría hacerse una comparación del material de
identificación de los números, unidades de medida y cantidades contenidas
89
en los dos archivos. Las diferencias entre los conteos del inventario físico
pudieran ser impresas y revisadas por el auditor.
Durante este procesamiento de software de auditoría, los números de
tarjetas contadas, duplicadas y ausentes, así como aquellos números que
fallaron en la salida del rango de números de tarjetas válidas registradas por
el auditor, pudiera ser identificado e impreso para revisión del auditor.
Comparación del Inventario físico con el sistema:
Por medio del reporte que genera el sistema, pueden mostrarse diferencias
entre cantidades en el archivo maestro del inventario de productos para
ensamblar y las cantidades determinadas a través del conteo físico del
mismo almacén. El reporte podría ser usado para identificar posibles
errores, haciendo uso del software de auditoría; para generar tal reporte.
Verificación de Obsolescencia:
El auditor podría usar el software de auditoría para accesar la información
concerniente a: última emisión de materia prima, última recepción de materia
prima y última venta de productos terminados y ejecutar el análisis
relacionado a la posible obsolescencia de algunos ítems.
El reporte de los ítems posiblemente obsoletos podría ayudar al auditor a
evaluar la situación del almacén de productos para ensamblar. El auditor
podría usar el reporte de cierre de los ítems de inventario recibidos o
despachados cerca de la fecha del inventario físico para evaluar si un cierre
90
apropiado fue efectuado entre el inventario y las ventas y entre el inventario
y las compras.
91
CONCLUSIONES
En el transcurso de la investigación se obtuvo una gran cantidad de información en
relación a las actividades llevadas a cabo por parte del personal responsable del inventario,
así como de las entidades externas a esta área que de manera indirecta son parte del mismo
proceso, cuyo objeto estuvo orientado al desarrollo del diseño de un programa de
auditoría de sistemas para proporcionarle a John Crane Venezuela un instrumento necesario
para el control del sistema de inventario computarizado.
Del análisis en la etapa de diagnóstico se desprenden las siguientes debilidades:
1. La seguridad de la información en cuanto a: acceso y niveles de seguridad, la integridad
y/o resguardo de la información.
2. El ambiente de prueba y producción de las aplicaciones: no existe ningún proceso
formal para la puesta en marcha de las aplicaciones, el ambiente para desarrollo es
rígido y carece de documentación.
3. La segregación y asignación de funciones: las operaciones de entrada al sistema en
muchos casos son realizadas por las mismas personas que verifican las salidas.
4. Los sistemas de información por cada departamento representan islas de información y
no convergen en un sistema de información integrado.
Lo expuesto; lleva a concluir que los procedimientos para el manejo y control del almacén
de productos para ensamblar en John Crane Venezuela, deben incluir las actividades y
92
responsabilidades asignadas para llevarlos a cabo de manera tal que se garantice un
adecuado ambiente para la salvaguarda de la información en cuanto a seguridad e
integridad, del mismo modo que la formalización del proceso que involucra el ambiente de
prueba y producción de las aplicaciones.
En relación a la segregación de funciones descritas en los procedimientos de John Crane
Venezuela, debe considerarse esta misma estructura para la definición de los niveles de
seguridad y claves de acceso al sub_sistema de inventario automatizado. Al propio tiempo,
cabe señalar que mientras los sistemas automatizados de información, no contemplen la
integración de la información generada por cada uno de los departamentos , es conveniente
designar estas funciones en alguna de las unidades ya existentes; en aras de contribuir con la
oportunidad en el flujo de la información para la toma de decisiones estratégicas.
Al propio tiempo se hace indispensable que los Auditores tradicionales de la unidad de
control interno; vuelquen su mirada hacia la evaluación que deben ejecutar a estos sistemas
de información automatizados; donde surge la necesidad de participar con un equipo
especializado; a los fines de lograr emitir un juicio cargado de información en donde los
auditores hayan determinado la debilidad o la fortaleza del sistema haciendo uso de técnicas
de auditoría asistidas por computador y donde con total conocimiento puedan emitir
recomendaciones a la organización.
Lo mencionado sirvió de argumento para desarrollar el programa propuesto en la
investigación en cuestión , el mismo aportará elementos importantes que ayudarán al logro
de los objetivos formulados por la empresa, por tal es muy conveniente la implantación del
mismo.
93
BIBLIOGRAFIA
1998. Gaceta Oficial de la República de
Venezuela Nº 5.275. Extraordinario.
1997. Gaceta Oficial de la República de
Venezuela Nº 36.229. Artículo 32.
Alvarez Gustavo y otros. 1994. ESTUDIO COMPARATIVO DE METODOS DE
VALORACION DE INVENTARIOS EN LA EMPRESA JOHN CRANE
VENEZUELA, C.A. Tesis de Grado Decanato de Administración y Contaduría.
Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado". Mecanografiado. Barquisimeto.
American Institute of Certified Public Accountants (AICPA). AUDIT APPROACHES
FOR A COMPUTARIZED INVENTORY SYSTEM.
Blanco Irma y otros. 1991. INVENTARIO. Tesis de Grado Decanato de Administración y
Contaduría. Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado". Mecanografiado.
Barquisimeto.
Brito José F. 1992. CONTABILIDAD BASICA E INTERMEDIA. Ediciones Centro de
Contadores. Barquisimeto y Valencia.
Burch John y Félix Strater. 1984. SISTEMAS DE INFORMACION TEORIA Y
PRACTICA. 1ra. Edición. Limusa. México.
Canadian Institute of Chartered Accountants.1981.PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
EN COMPUTACION.
Cashin A y Paul Neuwirt. 1990. ENCICLOPEDIA DE AUDITORIA. Tomo 2. Grupo
Editorial Océano. España
Correa Uribe G. 1992. DESARROLLO DE ALGORITMOS Y SUS APLICACIONES.
Mc. Graw-Hill Interamericana. Santa Fé de Bogotá. Colombia.
94
Cortéz Francis y otros. 1994. MODULO DE PROCEDIMIENTOS DE CONTROL
INTERNO EN EL AREA DE INVENTARIOS PARA LA EMPRESA DALMINE,
S.A. Tesis de Grado Decanato de Administración y Contaduría. Universidad
Centroccidental "Lisandro Alvarado". Mecanografiado. Barquisimeto.
Declaraciones sobre Normas de Auditoría No. 48-SAS-48. Los Efectos del
Procesamiento del Computador en el Examen de los Estados Financieros.
Domínguez Antonio. 1998. ¿CUÁNTA AUDITORIA Y CUAL AUDITOR?.
Echenique José. 1992. Auditoría en Informática.
Finney H., H. Miller. 1978. CURSO DE CONTABILIDAD. Editorial Hispano-
Americana. México.
General System Flow. Corporación CAD Sistemas. 1998
González Arminio y Angel Mendoza. 1978. INVESTIGACION CIENTIFICA
DESCRIPTIVA EXPERIMENTAL.
Guillén María y otros. 1994. DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROLES
INTERNOS OPERACIONALES PARA EL AREA DE INVENTARIO DE LA
EMPRESA FUNDICIONES LEMOS,C.A. Tesis de Grado Decanato de
Administración y Contaduría. Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado".
Mecanografiado. Barquisimeto.
John Crane Venezuela. 1998. Manual de Aseguramiento de la Calidad
John Crane Venezuela. 1998. Manual de Procedimientos e Instrucciones.
John Crane. 1998. Manufacturing System Procedure Manual.
Killen Louis. 1971. TECNICAS DE ADMINISTRACION DE INVENTARIOS. Editora
Técnica. México.
Köhler Erick L. 1976. DICCIONARIO PARA CONTADORES. Editorial Unión
Hispano-Americana. México.
95
Meigs Walter. 1978. PRINCIPIOS DE AUDITORIA. 1ra. Edición. Diana. México.
Pinilla José. 1992. AUDITORIA DE SISTEMAS EN FUNCIONAMIENTO. Ecoe
Ediciones. Santa Fé de Bogotá. Colombia.
Pinilla José. 1992.AUDITORIA INFORMATICA:UN ENFOQUE OPERACIONAL.
Ecoe Ediciones. Santa Fé de Bogotá. Colombia.
QAD.1998.About Planning in MFG/PRO.
Sanabria Alicia y otros. 1992. MANUAL PARA LA ELABORACIÓN DEL TRABAJO
Y TESIS DE GRADO DE LOS POSGRADOS DE LA U.C.L.A.
Zapata Gerardo. 1998. DISEÑO DE UN MODELO DE CONTROL INTERNO PARA
EL AREA DEL INVENTARIO DE MERCANCIA EN LA EMPRESA LA CASA
DEL CONTRAENCHAPADO, C.A. Trabajo de Grado Decanato de Administración
y Contaduría, Universidad Centroccidental "Lisandro Alvarado". Mecanografiado.
Barquisimeto.
96
