DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA TALLER

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DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARATALLER INDUSTRIAL SUPER

ANA BOLENA MURILLO HENAO - 200623134

UNIVERSIDAD DEL VALLEFACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICAJORNADA NOCTURNA

SANTIAGO DE CALI2011

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DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARATALLER INDUSTRIAL SUPER

ANA BOLENA MURILLO HENAO - 200623134

ANTEPROYECTO DE GRADO PRESENTADO COMO REQUISITOPARA OPTAR AL TITULO DE CONTADORA PÚBLICA

DIRECTORABIBIANA RENDÓN

CONTADORA PÚBLICA

UNIVERSIDAD DEL VALLEFACULTAD CIENCIAS DE LA ADMINISTRACIÓN

PROGRAMA ACADÉMICO DE CONTADURÍA PÚBLICAJORNADA NOCTURNA

SANTIAGO DE CALI2011

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CONTENIDO

Pág.0. INTRODUCCIÓN 10

1. PROBLEMA1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 111.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 121.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA 12

2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN2.1 GENERAL 132.2 ESPECÍFICOS 13

3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 14

4. MARCO TEÓRICO4.1 ORGANIZACIÓN 164.1.1 Características de una organización 164.1.2 Elementos de una organización 174.1.3 La organización como un sistema abierto 194.1.4 Clasificación de las organizaciones 204.2 TEORÍAS DE SISTEMAS 214.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE 224.3.1 Entorno o medio ambiente del sistema contable 234.3.2 Componentes del sistema contable 244.3.2.1 Los procesos dentro de la empresa 254.3.3 Usuarios de la información contable 274.3.3.1 Los usuarios internos 274.3.3.2 Los usuarios externos 284.4 TOMA DE DECISIONES 284.5 MARCO LEGAL 304.5.1 Decreto 2649 de 1993 304.5.2 Decreto 2650 de 1993 314.5.3 Decreto 1878 de 2008 324.5.4 Ley 1314 de 2009 334.6 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN 364.6.1 Conocimiento de la Microempresa 364.6.2 Misión 374.6.3 Visión 374.6.4 Objetivos 37

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4.6.5 Valores 374.6.6 Productos 37

5. DISEÑO METODOLÓGICO5.1 TIPO DE ESTUDIO 395.1.1 Exploratorio o Formulativo 395.1.2 Descriptivo 395.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN 405.2.1 Método de observación 405.2.2 Método inductivo 415.2.3 Método deductivo 415.3 FUENTES Y TÉCNICAS PARA RECOLECCIÓN

DE INFORMACIÓN 415.3.1 Fuentes secundarias 415.3.2 Fuentes primarias 41

6. EL MEDIO AMBIENTE EXTERNO6.1 GENERAL 436.1.1 Factor o entorno económico 436.1.1.1 Crecimiento económico 446.1.1.2 Tasas de interés 456.1.1.3 Tasa de inflación 466.1.1.3.1 Índice de precios al consumidor 466.1.1.4 Tasa de desempleo 476.1.2 Factor o entorno tecnológico 486.1.3 Factor o entorno jurídico 496.1.3.1 Impuesto sobre la renta y complementarios

régimen ordinario 496.1.3.2 Retención en la fuente 506.1.3.3 Impuesto al valor agregado – IVA 526.1.3.4 Impuestos municipales de industria y comercio 566.1.3.6 Otras normas jurídicas 576.1.4 Factor o entorno político 576.1.5 Factor o entorno social 586.1.5.1 Condiciones sociales de seguridad social 586.1.5.2 Condiciones sociales de vivienda 606.1.5.3 Condiciones sociales de educación 616.1.6 Factor o entorno cultural 656.1.7 Factor o entorno ecológico 656.2 DIAGNÓSTICO INTERNO 686.2.1 Estructura organizativa 686.2.1.1 Análisis 686.2.2 Función de planeación 696.2.2.1 Análisis 696.2.3 Función de dirección 70

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6.2.3.1 Análisis 706.2.4 Función de control 716.2.4.1 Análisis 716.2.5 Área de recursos humanos 716.2.5.1 Análisis 716.2.6 Área de mercadeo y ventas 726.2.6.1 Análisis 726.2.7 Área contable 736.2.7.1 Análisis 73

7. DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMA CONTABLE PARALA MICROEMPRESA TALLER INDUSTRIAL SÚPER

7.1 CARACTERIZACIÓN DE LAS RELACIONES DELSISTEMA CONTABLE 75

7.1.1 Propuesta de planeación 767.2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO: MANUALES Y

PROCEDIMIENTOS 777.2.1 Manual de compras 777.2.2 Manual de ventas 787.2.3 Manual de recaudo de cartera 827.2.4 Manual de pagos 867.2.5 Manual del fondo de caja menor y reembolso 887.2.6 Manual de nómina 937.2.7 Manual de creación de proveedores 957.2.8 Manual de preparación de Estados Financieros 977.2.9 Manual de análisis financiero 100

7.3 ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS 107

8. CONCLUSIONES 112

9. RECOMENDACIONES 114

10. BIBLIOGRAFÍA 116

ANEXOS 118

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LISTA DE TABLAS

Pág.Tabla 1. Símbolos diagrama de flujo 26

Tabla 2. Cuadro síntesis del planteamiento y aplicación deProcesos de convergencia para el grupo 3 35

Tabla 3. Comparativo de los datos de inflación de 2010 – 2011 enColombia 46

Tabla 4. Principales concepto y tarifas de retención para el 2011 51

Tabla 5. Análisis de amenazas y oportunidades de la microempresaTaller Industrial Súper 67

Tabla 6. Debilidades estructura organizativa 68

Tabla 7. Debilidades de función de planeación 70

Tabla 8. Debilidades de función de dirección 70

Tabla 9. Debilidades de función de control 71

Tabla 10. Debilidades y fortalezas área de recursos humanos 72

Tabla 11. Debilidades y fortalezas área de mercadeo y ventas 73

Tabla 12. Debilidades y fortalezas área contable 74

Tabla 13. Propuesta de planeación 76

Tabla 14. Indicadores financieros 102

Tabla 15. Algunos indicadores financieros aplicados al 31 dediciembre de 2010 en la microempresa Taller Industrial Súper 111

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LISTA DE FIGURAS

Pág.Figura 1. Medio ambiente externo (1) 18

Figura 2. Medio ambiente externo (2) 20

Figura 3. Algunos productos fabricados por laMicroempresa Taller Industrial Súper 38

Figura 4. Proyección de crecimiento del PIB (%) – Oferta – 2010 44

Figura 5. Proyección de crecimiento del PIB (%) – Demanda – 2010 45

Figura 6. Comparativo de desempleo entre septiembre de 2010 ySeptiembre de 2011 47

Figura 7. Encuesta de mercado laboral 48

Figura 8. Tasa de desempleo 48

Figura 9. Índice de costos de construcción de vivienda aSeptiembre de 2011 61

Figura 10. Organigrama para Taller Industrial Súper 69

Figura 11. Procedimiento de compras 80

Figura 12. Procedimiento de ventas 81

Figura 13. Procedimiento de recaudo de cartera en efectivo 83

Figura 14. Procedimiento de recaudo de cartera con cheque 84

Figura 15. Procedimiento de recaudo de cartera con transferenciaElectrónica bancaria 85

Figura 16. Procedimiento de pagos 87

Figura 17. Procedimiento de creación de fondo de caja menor 89

8

Figura 18. Procedimiento de reembolso de caja menor 91

Figura 19. Procedimiento de nómina 94

Figura 20. Procedimiento de creación de proveedores 96

Figura 21. Procedimiento de elaboración Estados Financieros 99

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LISTA DE ANEXOS

Pág.

Anexo A. Cuestionario diagnóstico interno 119

Anexo B. Formato de nómina 133

Anexo C. Remisión 133

Anexo D. Cotización 134

Anexo E. Factura de venta 135

Anexo F. Comprobante de egreso 136

Anexo G. Orden de compra u orden de servicio 137

Anexo H. Recibo de caja 138

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0. INTRODUCCIÓN

Desde el pasado es posible reconocer que la contabilidad se ocupa de registrar,clasificar y resumir las operaciones mercantiles de un negocio con el fin deinterpretar sus resultados; por consiguiente, los gerentes o inversionistas a travésde la contabilidad podrán orientarse sobre el curso que siguen sus negociosmediante datos contables y estadísticos. Estos datos permiten conocer laestabilidad y solvencia de la compañía, la corriente de cobros y pagos, lastendencias de las ventas, costos y gastos generales, entre otros. De manera quese pueda conocer la capacidad financiera de la empresa. Suministrandoinformación tanto a usuarios internos como externos; sin embargo, su primordialobjetivo es suministrar información razonada, con base en registros técnicos, delas operaciones realizadas por un ente privado o público.

La contabilidad es de gran importancia porque todas las empresas tienen lanecesidad de llevar un control de sus negociaciones mercantiles y financieras. Asíobtendrá mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. Por otra parte,los servicios aportados por la contabilidad son imprescindibles para obtenerinformación de carácter legal.

La información financiera y operacional de los entes económicos, debe cumplircon exigencias cada día mayores. Las crecientes necesidades de informaciónpara planificar, financiar y controlar el desarrollo nacional, requeridas por un sinnúmero de entidades del Estado; las necesidades de información de trabajadorese inversionistas; el desarrollo de sofisticados procedimientos administrativo –contables para controlar los enormes volúmenes y complejas operaciones de lasempresas, que han hecho imprescindible la herramienta de la computación y lascomplicaciones que involucra utilizar la moneda como patrón de medida, enpaíses afectados por inflación, plantean un verdadero desafío a los contadoresactualmente.

Conociendo la importancia que tiene esta profesión (Contaduría Pública), se hacemuy necesario que se realicen procesos contables desde las microempresas,hasta las grandes empresas para que todas lleven un orden y la informaciónfinanciera sea más confiable y veraz; es por esta razón que dentro de este trabajose plantea la aplicación de un Diseño de Sistema de Información contable para laMicro-empresa del Sector Industrial “TALLER INDUSTRIAL SUPER”, el cual sellevará paso a paso, con base en los conceptos adquiridos durante la carreraprofesional y en libros que sirven de gran apoyo intelectual para soportar losconceptos y procesos empleados durante este trabajo.

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1. PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN

1.1 PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

Viendo la problemática de desempleo como una oportunidad, es de rescatarseque ante la necesidad de un empleo seguro, los colombianos aprovechando suingenio y creatividad ha empezado a crear empresas o mejor dicho famiempresaso microempresas, las cuales permiten mejorar la calidad de vida, no sólo dequienes las crean, sino además de las personas que participan en elsostenimiento de estas (los nuevos empleados) llevando así al país a unmejoramiento económico que va aumentando paulatinamente; sin embargo esnecesario establecer que este tipo de organizaciones no siempre cuenta con laasesoría necesaria para que puedan mantenerse en el mercado por muchotiempo, porque estos grandes emprendedores en muchas ocasiones inician unnegocio sin tener las bases mínimas a nivel contable del manejo financiero quedeben desarrollar en la empresa para poder proyectarse y así tener una vidaempresarial prospera y con mucho futuro.

El señor Clemente Murillo Vélez hace parte de los grandes emprendedores quetiene Colombia, pues con su escaso conocimiento sobre empresa, pero con laconfianza en sí mismo que lo podía hacer, inicio su negocio llamado, TallerIndustrial Súper, el cual pese a la deficiencia Contable-Administrativa ha estado enmarcha legalmente desde 1991, pero con grandes dificultades, pues existenmomentos en donde su economía se ha visto en la cuerda floja, con el graninconveniente de no tener completamente definidas las funciones contables,además por el desconocimiento de sus finanzas por la falta de un Sistema deInformación Contable, existen momentos en donde se han tomado malasdecisiones y esto ha afectado notablemente al empresario por ser unamicroempresa, pues en muchas ocasiones su economía ha sido la principalafectada; en este caso es favorable que se implemente el Diseño de un Sistemade Información Contable, que le sirva de ayuda para conocer con mas certeza elpresente y el futuro financiero de dicha organización.

El Sistema de Información Contable es la herramienta que sirve para caracterizarel entorno mismo de la organización y conocer la rentabilidad del negocio; paraofrecer al usuario una información clara y confiable de la realidad económica de laempresa mostrándole el presente de la misma y que debe corregir para lograrmantenerse en el mercado; para orientar, coordinar y controlar los procesos de lasactividades financieras y así poder tener un buen fundamento en la toma dedecisiones. Por ser esta una herramienta tan útil y necesaria en todo tipo de

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organización se recomienda al propietario de esta microempresa implementarlopara evitar todos los inconvenientes que hasta el momento se han presentado.

1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

¿Cómo diseñar un Sistema de Información Contable para la empresa TallerIndustrial Súper que le permita proveer un control de sus actividades contable-administrativas para lograr una adecuada toma de decisiones?

1.3 SISTEMATIZACIÓN DEL PROBLEMA

1. ¿Cómo se realizan actualmente las funciones contables dentro de laMicroempresa Taller Industrial Súper?

2. ¿Realmente el manejo actual a nivel contable si refleja la realidadeconómica presente y futura de la organización?

3. ¿A pesar de que esta Microempresa no tiene en la actualidad un Sistemade Información Contable, se podría decir que su manejo es realmenteconfiable?

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2. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

2.1 GENERAL

Diseñar un Sistema de Información Contable para la Micro-empresa del SectorIndustrial Taller Industrial Súper que le permita orientar sus procesos contablescomo herramienta vital en el rumbo de sus negocios.

2.2 ESPECÍFICOS

Realizar un diagnostico externo e interno, con el fin de conocer como llevala contabilidad la empresa.

Presentar como propuesta un Sistema de Información Contable, para que alser aplicado, la organización pueda tener un mejor rendimiento en susprocesos.

Elaborar un manual de procedimientos y políticas contables.

Elaborar diagramas de los procesos que la empresa maneja.

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3. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

Muchos Micro-empresarios al emprender un negocio tiene como base laexperiencia o el sentido común que se debe aplicar para el manejo de susfinanzas, pero en realidad no tienen un conocimiento o instrucción claros de lasituación financiera de sus empresas y es por ello que muchas micro empresasasí como nacen de repente; también mueren de repente o tienen pocaprobabilidad de vida, a menos que empiecen a tomar medidas con respecto a ello;y es aquí donde lo más conveniente es aplicar contabilidad, la cual según elArtículo 1 del Decreto 2649 de 1993 es definida así: “…la contabilidad permiteidentificar, medir, clasificar, registrar, interpretar, analizar, evaluar e informar, lasoperaciones de un ente económico, en forma clara, completa y fidedigna”1 y enotro aparte del mismo Decreto, en el Artículo 3, es expresa: “La informacióncontable debe servir fundamentalmente para:Conocer y demostrar los recursos controlados por un ente económico, lasobligaciones que tenga de transferir recursos a otros entes, los cambios quehubieren experimentado tales recursos y el resultado obtenido en el período.”2

La Contaduría Pública, no sólo es una profesión donde se lleva el manejo de loslibros contables, como se pensó en otros tiempos (teneduría de libros) esta carreraes muy completa por que brinda asesoría y conocimientos de la situaciónfinanciera a una compañía en varias ramas como son: administrativas, laborales,estadísticas, económicas, costos, impuestos, legales, sociales, entre otros; y eltener tantos saberes juntos ayuda a las personas y empresarios en la toma dedecisiones, porque se observa con claridad el presente y el futuro; dando solucióna los problemas existente o creando otras oportunidades, empresas o negociospara ampliar la gama de productos y servicios a nivel micro o macro de acuerdo alpensamiento o lo que se quiera alcanzar.

Conociendo la necesidad y la importancia del manejo contable dentro de lasorganizaciones, se tiene como propósito contribuir al mejoramiento socio-económico de las mismas, pues es realmente muy satisfactorio saber que coneste trabajo se ayudará a muchos empresarios en lo profesional y laboral, pues alhaber nuevas empresas hay mejores y más oportunidades a nivel social, laboral,intelectual y entre otros; además este estudio aporta conocimiento a otroscompañeros que apenas se están preparando profesionalmente y que en este

1 Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas para comerciantes.Undécima edición, LEGIS. 2003. Art.12 Ibíd., Art.3

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momento no conocen el valor que tiene esta carrera, porque muchas veces seestudia algo pensando solamente en el beneficio económico que se obtendrá, másno se estudia pensando en aportar no solo a la economía personal, sino además ala de otros y cuanto más a la sociedad que día tras día se está derrumbando encuanto a valores morales, intelectuales, sociales y económicos.

Este tipo de trabajo es muy práctico, puesto que es la aplicación de todos losconocimientos adquiridos durante todo un proceso de aprendizaje en laUniversidad, además su empleo puede servir de mucha ayuda no sólo a la micro-empresa Taller Industrial Súper, sino también a otras micro-empresas quepudieran tener las mismas falencias que esta u otras peores, donde ni siquieratienen idea de que documentos o peor aun que procesos deben manejar paramantener su negocio en pie y que diariamente aumente su progreso.

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4. MARCO TEÓRICO

4.1 ORGANIZACIÓN

Las organizaciones son sistemas sociales creados para lograr algún propósitoespecífico, utilizando la ayuda de personas, capital y tecnología; los cuales tieneque interactuar entre sí, para producir bienes y/o servicios con el objetivo desatisfacer las necesidades de la comunidad y así también poder satisfacer suspropias necesidades las cuales están ligadas a su misión.

Todo lo que se ve a diario es o hacer parte de una organización, “Es innegableque las organizaciones ejercen una gran influencia en nuestra sociedad y ennuestras vidas.”3 Existen diversos conceptos sobre organización, pero el que seaplica al tipo de empresa de este estudio es: “Richard Osborn, James Hunt yLawrence Jauch definen una organización como una colectividad de personas quepueden entrar a formar un contrato que los compromete jurídicamente.

a. Que la entidad sea reconocida por otros.b. Que pueda actuar como una colectividad.”4

Por ser Taller Industrial Súper una microempresa, no tiene definidas áreas deltrabajo, división del trabajo, sistema de información contable, proyectos, etc.

4.1.1 Características de una organización

“Son entidades relativamente permanentes. Esta característica permite alas organizaciones continuar su existencia aunque se cambie la AltaGerencia y permite predecir que hará una organización en un futuro.

Poseen una estructura para que las organizaciones cumplan la misión parala cual fueron creadas, deben regular y prescribir las actividades en laorganización y fijar los niveles de toma de decisiones.

Están orientadas hacia el logro de objetivos. Las organizaciones han sidocreadas con un propósito específico y deben fijar y lograr los objetivos parapoder cumplir esa misión.

Utilizan la especialización. Si varias persona forman una organización, nopodrán realizar su labor a menos que se especialicen.”5

3 BLANK B., León. La administración de Organizaciones: Un enfoque estratégico. Artes gráficas del ValleLtda. Tercera edición. Santiago de Cali. 2002. P. 274 Ítem. P.285 Ítem. P.29

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4.1.2 Elementos de una organización

Todas las organizaciones poseen elementos que las diferencian de otras, pero loselementos comunes que se pueden denotar son:

“personas que toman decisiones y las ejecutan. Las personas son la partemás importante de la organización.

Recursos. Son los elementos materiales necesarios para elfuncionamiento de la organización. Por ejemplo, recursos físicos,financieros, etc. Es conveniente aclarar que las personas no son recursos.

Conocimiento tecnológico. Es el conocimiento necesario para producirbienes y servicios.

Conocimiento administrativo. Es el requerido para poner en funcionamientouna organización, de manera eficaz.

Medio ambiente interno, o clima organizacional. Consta de una serie decaracterísticas propias de una determinada organización (y/o de sussubsistemas), que pueden ser percibidas por los miembros de laorganización y que pueden afectar la forma como la organización (y/o sussubsistemas) tratan con sus integrantes y con el medio ambiente externo.

Medio ambiente externo. Compuesto por las otras organizaciones ysectores de la sociedad que influyen y afectan la organización. Aunque elmedio ambiente externo (M.A.E.) está fuera de la organización, se toma encuenta pues tiene una gran influencia sobre las organizaciones.

Fuerzas externas. El medio ambiente externo (M.A.E.) produce fuerzas quepresionan a la organización. Esta fuerzas son económicas, políticas,culturales, ecológicas, sociales, tecnológicas, etc.

Fuerzas internas. Producidas por la organización, presionan al medioambiente externo y contrarrestan la presión ejercida por las fuerzasexternas sobre la organización.”6

Ampliando un poco sobre el tema de fuerzas externas e internas. De las fuerzasinternas se puede decir que surgen dentro de la organización del análisis en elcomportamiento organizacional, representando condiciones de equilibrio alpresentar alternativas de cambio al orden estructural y procurando mejoras en laorganización; un ejemplo de ellas (las fuerzas internas) son las adecuacionesfísicas y tecnológicas, cambio de estrategias y objetivos, cambio de directivas, etc.

De las fuerzas externas se puede decir que no son controladas por laorganización, pues como su nombre lo dice se puede identificar por fuera de laempresa. Sin embargo afectan directamente a la organización y se dividen en dosgrupos:

6 BLANK B., León. La administración de Organizaciones: Un enfoque estratégico. Artes gráficas del ValleLtda. Tercera edición. Santiago de Cali. 2002. P. 29

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Las fuerzas externas del macroambiente (o medio ambiente externogeneral), las cuales influencian en un campo más amplio como laeconomía, la tecnología, la política, la cultura, etc.

Las fuerzas externas del microambiente (o medio ambiente externoespecífico), las cuales influencian en un campo más estrecho a laorganización como son los proveedores, los intermediarios y los clientes oconsumidores.

De acuerdo a lo escrito en los párrafos anteriores se puede denotar que existenfuerzas tanto internas como externas que afectan a la organización y queconformen a la presión que estas ejerzan así mismo deben prepararse yresponder las empresas, pues de lo contrario es posible que pudiera ser liquidada.

A continuación se muestra en una figura, tomado del libro la administración deorganizaciones: un enfoque estratégico del docente León Blank B., como lasfuerzas tanto externas, como internas influyen en la organización.

Figura 1: Medio Ambiente Externo (1)

Autor: Blank, León

Medio ambiente externo


Medio ambiente interno

Medio ambiente interno

Personas Recursos

Conocimientotecnológico

Conocimientoadministrativo

Fuerzas

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4.1.3 La organización como un sistema abierto

La organización es observada como un sistema, porque todos los elementos quehacen parte de ella son interdependientes. Existen dos tipos de sistemas loscerrados y los abiertos.

Los sistemas cerrados son aquellos que no ejercen efecto en el medio ambiente,ni tampoco surte ningún efecto en el, por ser herméticos. Se considerancompletamente estructurados y con una programación muy determinada que noadmite cambios, entre ellos se pueden encontrar las máquinas. Por otro ladoestán los sistemas abiertos que son totalmente contrarios a los sistemas cerrados,pues estos están “…en interacción continua con su medio ambiente externo. Elsistema recibe suficientes recursos para mantener su operación y saca losrecursos transformados hacia el medio ambiente externo en cantidad suficientepara que el ciclo continúe.”7

Los sistemas abiertos por tener relaciones de intercambio con el ambiente, seadaptan fácilmente para sobrevivir a las condiciones que se presentan en elmedio, por ende se caracteriza por tener tres elementos fundamentales que son: “…entradas (personas, materiales, equipos, dinero, información,

tecnología)”8

Las entradas son transformadas Y salen o regresan al medio ambiente externo en forma de productos

(bienes y servicios)

Aquí se presenta un gráfico tomado del libro la administración de organizaciones:un enfoque estratégico del docente León Blank B., que representa un modelogeneral del sistema abierto.

7 BLANK B., León. La administración de Organizaciones: Un enfoque estratégico. Artes gráficas del ValleLtda. Tercera edición. Santiago de Cali. 2002. P. 318 Ítem,. P.31

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Figura 2: Medio Ambiente Externo (2)

Autor: Blank, León

4.1.4 Clasificación de las organizaciones

De acuerdo a los siguientes:

Propiedad Tamaño Sector social Utilidades Procesos de transformación Producción Compromiso Naturaleza del medio ambiente externo

Se pueden clasificar conforme a la contribución que hacen a la sociedad, segúnParsons, pero para este ejercicio (practica empresarial) se tomara

1. “Organizaciones de producción que producen bienes que consume lasociedad.”9



LA ORGANIZACIÓN

Personas

Recursos

Tecnología

Bienes

Servicios


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Y según su estructura y acorde con este ejercicio, para Mintzberg es una“Organizaciones con estructura simple que corresponden a organizacionespequeñas en las que hay poca o ninguna tecnología, la coordinación es realizadapor supervisión directa. El poder para todas las decisiones importantes estácentralizado en el Gerente Propietario. El medio ambiente externo es dinámico.”10

4.2 TEORÍA DE SISTEMAS

El sistema es: “El sistema se comporta como un todo completo y coherente, en elcual el cambio en una de las partes ocasiona un cambio en todas las demás, peroasimismo en el sistema en conjunto.”11

A comienzos de la década de los treinta el famoso biólogo y filosofo Ludwig VonBertalanffy, es la primera persona que habla de teoría general de sistemasemitiendo conceptos básicos; sin embargo su enfoque principal era paraaplicación en sistemas biológicos, físicos, galácticos humanos y sociales; más noorganizacionales, pero por ser una teoría tan delineada y de utilidadorganizacional, actualmente también se aplica en este campo. Este autorpuntualiza que “Un sistema puede ser definido como un complejo de elementosinteractuantes”12

A partir de los conceptos dados por Bertalanffy, otros autores como Barnard,“…concibe la organización como “un sistema de actividades conscientementecoordinadas de dos o más personas. En una situación concreta en la que se décooperación, serán sus componentes varios sistemas diferentes. Algunos seránfísicos, otros tecnológicos, otros sicológicos, etc.” (Barnard, 1959)”13

A pesar de que el señor Bertalanffy, dio inicio a este tema de la teoría general delos sistemas y su aplicación no fue inicialmente organizacional, él mismos envarios apartes de su libro Teoría General de los Sistema compara la biología conla organización y en parte da indicios para que hoy en día se hable de este temadentro de las empresas u organizaciones. Afirma: “Podemos muy bien buscarprincipios aplicables a sistemas en general, sin importar que sean de naturalezafísica, biológica o sicológica. Si planteamos esto y definimos bien el sistema,hallaremos que existe modelos, principios y leyes que se aplican a sistemasgeneralizados, sin importar su particular genero, elementos y <<fuerzas>>participantes.”14 También afirma que se puede encontrar organización en todos

10 Ítem,. P.3311 DAVILA, Carlos. Teorías Organizacionales y Administración, Capitulo 6. 2001. P.23612 BERTALANFFY, Ludwig Von. Teoría general de los sistemas. Quita edición. Impreso en México. 1986.P.56.13 DAVILA, Carlos. Teorías Organizacionales y Administración, Capitulo 6. 2001. P.230.14 BERTALANFFY, Ludwig Von. Teoría general de los sistemas. Quita edición. Impreso en México. 1986.P.33.

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los niveles, dice: “Características de la organización, tratándose de un organismovivo o de una sociedad, son nociones como las de totalidad, crecimiento,diferenciación, orden jerárquico, dominación, control, competencia, etcétera.”15

Bertalanffy, plantea además características que se dan entre organismos, lascuales se pueden también tener en cuenta dentro de las organizaciones, puestanto los organismos como las organizaciones se comportan de manerassemejante en varios aspectos como los sistemas abiertos, los cuales tienencaracterísticas de intercambio de materia en el medio circundante (que existe unciclo de actividades y que estas a su vez se repiten para que la organizaciónpermanezca), procesamiento de energía (es todo proceso que se realiza dentro dela organización para que esta perdure, como la creación de productos o losservicios, la capacitación del personal, etc.), estado independiente del tiempo oestado uniforme (la estabilidad que existe no significa quietud, sino que significaque a pesar de los constantes cambios que se presentan ya tiene unos procesosdefinidos y los mantiene) la equifinalidad (son los logros u objetivos que quierealcanzar la organización para avanzar y crecer, que permanecen continuos), laretroalimentación (es la información constante que se da entre los sistemas y lossubsistemas y la información que proviene del exterior la cual puede hacer queexistan cambios favorables o que la organización no acceda a cambiar) lahomeostasis (es el control interno que tiene la organización que tiende hacia elequilibrio o estados uniformes a pesar de los continuos cambios que brinda elexterior), entre otras características que definen las organizaciones.

4.3 SISTEMAS DE INFORMACIÓN CONTABLE

“Los cambios económicos, permiten aseverar con relativa certeza que lasempresas están fuertemente obligadas a replantear cada una de las maneras deadministrar de cara a la formulación de nuevas estrategias competitivas y desupervivencia.”16 Con base en este apunte es preciso afirmar que todas lasempresas necesitan basar sus funciones contables en sistemas de informacióncontables, que estén muy bien fundamentados:

“Primera: El cambio en la legislación contable colombiana que introduce a partir de1993 el enfoque o paradigma de la utilidad de la información contable para la tomade decisiones de carácter económico.Segunda: Las nuevas demandas a la contabilidad provenientes de los gerentes yadministradores de empresas con entornos cada vez más competitivos queinterrogan constantemente acerca del valor agregado de la contabilidad paraadministrar sus empresas.

15 Ibíd., P.47.16 DELGADILLO R., Diego Israel. El sistema de información contable: Fundamentos y marco de referenciapara su administración. Artes gráficas del Valle editores-impresores Ltda. Santiago de Cali. 2001. P. 3

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Tercera: La necesidad de definir en forma precisa las funciones del director delárea contable de la empresa con base en una caracterización de la contabilidadcomo sistema de información contable”17

Cada día se ha tomado más conciencia de la importancia de crear dentro de lasorganizaciones un sistema que controle la forma de realizar con eficiencia yeficacia todas las actividades que se realizan, este sistema es llamado “Sistemade información contable denominado también área, sección, departamento,división o gerencia de contabilidad, es un segmento de la empresa en la cual sedesarrollan procesos y actividades especiales por los cual, agrupa a personas,recursos y conocimientos con la función de manejar la información que generansus transacciones, actividades y hechos económicos, a fin de producir y revelarinformación de carácter contable-financiero que sea confiable y útil, de maneraque los responsables de la administración dispongan de ella oportunamente paralas decisiones sobre el manejo de los recursos y operaciones.”18

El sistema de información contable es muy importante porque “…ofrece al usuarioestados financieros que reflejan clara y oportunamente la realidad económica de laempresa; también ofrece control, compatibilidad, flexibilidad y una relaciónaceptable de costo/beneficio.”19

4.3.1 Entorno o medio ambiente del sistema contable

El entorno es el medio ambiente en el cual se desenvuelven las actividades de laempresa, es por ello que se podría decir que las organizaciones dependentotalmente de este y que de acuerdo a su relación va a depender su éxito o sufracaso.

“El sistema de información contable es influido en primera instancia por lasoperaciones y características del ente económico, las cuales constriñen sufuncionamiento.”20 Entonces se puede asegurar que el sistema contable estáaltamente influenciado por el entorno, pues dependiendo de los factores que semanejen dentro del entorno las organizaciones deben tener su sistema deinformación contable actualizado. Para facilitar el estudio del entorno este se hasegmentado en:

17 DELGADILLO R., Diego Israel. El sistema de información contable: Fundamentos y marco de referenciapara su administración. Artes gráficas del Valle editores-impresores Ltda. Santiago de Cali. 2001. P. 418 Ibíd., p.17.19 MONTAÑO OROZCO, Edilberto. Contabilidad: Control, valuación y revelaciones. Segunda edición,Comité editorial. Santiago de Cali. facultad de ciencias de la administración. 2005. P. 3520 DELGADILLO R., Diego Israel. El sistema de información contable: Fundamentos y marco de referenciapara su administración. Artes gráficas del Valle editores-impresores Ltda. Santiago de Cali. 2001. P. 19

24

Entorno Económico Entorno Tecnológico Entorno Legal Entorno Social y Político

Cada entorno mencionado afecta de manera favorable o desfavorable el interiorde la organización, determinando las oportunidades y amenazas que existen en elexterior para que esta esté en una constante actualización de todo lo que le rodea.

4.3.2 Componentes del sistema contable

“Dado que los sistemas de información dan apoyo a otros sistemas de la empresase debe estudiar primero el sistema de la compañía como un todo y después losdetalles de los sistemas de información. Con frecuencia el personal utilizaorganigramas para describir las relaciones de los componentes de la empresa,como divisiones, departamentos, oficinas y personal.”21 Cabe anotar que existenotros componentes que hacen parte de la estructura funcional dentro de unaorganización y que ellos deben estar entrelazados entre sí para que lograr lospropósitos que se desean alcanzar, algunos de los componentes son:

1. “Los documentos soportes de las transacciones de la empresa y de loshechos económicos.

2. La legislación fiscal, la laboral y de seguridad social, la de comercio, etc.3. La tecnología de computación para la captación, el procesamiento y

almacenamiento de datos así como para su interpretación, análisis ysuministro de información.

4. Los fundamentos teóricos, técnicos y marco conceptual contable financiero.5. Las personas que intervienen en el funcionamiento y dinámica del sistema.6. Los recursos financieros y materiales necesarios.7. El sistema o subsistema de control interno contable.”22

Los componentes antes mencionados se deben relacionar entre sí; para quepueda observarse con claridad la conexión existente entre los mismos y estecontacto se da a través de los procesos para el logro de las actividades.

21 MONTAÑO OROZCO, Edilberto. Contabilidad: Control, valuación y revelaciones. Segunda edición. Comitéeditorial. Santiago de Cali, facultad de ciencias de la administración. 2005. P. 3522 DELGADILLO R., Diego Israel. El sistema de información contable: Fundamentos y marco de referenciapara su administración. Artes gráficas del Valle editores-impresores Ltda. Santiago de Cali. 2001. P. 37

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4.3.2.1 Los procesos dentro de la empresa

Un proceso es: “Cualquier actividad o grupo de actividades que emplee uninsumo, le agregue valor a éste y suministre un producto a un cliente externo ointerno. Los procesos utilizan los recursos de una organización para suministrarresultados definitivos.”23

Para llevar a cabo el logro de los procesos dentro de la empresa es necesario quetodo el grupo de trabajo este enterado de la labor que se va a realizar, pues no sepuede solicitar que se haga una labor si antes no se ha entrenado y capacitado alpersonal para ello; por este motivo es importante que todas las personas quetrabajan en una compañía estén preparadas para realizar la labor, pues de locontrario trabajaran interesados en superar su propio nivel, pero en si nocomprenderán lo que están haciendo y los resultados afectaran a otras personasde niveles inferiores y en fin la mayor afectada es la compañía.

Los procesos de la empresa. “…consiste en un grupo de tareas lógicamenterelacionadas que emplean los recursos de la organización para dar resultadosdefinidos en apoyo de los objetivos de la organización.”24

“Los procesos básicos del área contable son:

1. Proceso de captación y clasificación de datos2. Proceso de registro contable de datos3. Proceso de acumulación y asignación de valores4. Proceso de control de calidad de la información5. Proceso de preparación de informes6. Proceso de análisis y evaluación de la información7. Proceso de suministro y presentación de la información”25

Este listados de procesos es la base para realizar las actividades en el áreacontable, pero cada organización lo lleva a cabo de acuerdo al modo como lointerprete.

Para comprender los procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa, sindar tanta explicación y que lo se haga pueda ser leído por diversas personas, espreciso elaborar un diagrama de flujo, el cual es la representación gráfica (a travésde símbolos estándar que tienen un significado conocido) para describir lasactividades que se realizan dentro de un proceso; a continuación la presentaciónde los símbolos que hacen parte del diagrama de flujo o el flujograma, la cual fue

23 HARRINGTON, James H. Mejoramiento de los procesos de la empresa. Cali-Colombia: EditorialMcGraw-Hill Interamericana, 2000. P.9.24 Ibíd., P.10.25 DELGADILLO R., Diego Israel. El sistema de información contable: Fundamentos y marco de referenciapara su administración. Artes gráficas del Valle editores-impresores Ltda. Santiago de Cali. 2001. P. 37

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tomada del libro Mejoramiento de los procesos de la empresa, escrito por el doctorJames Harrington:

Tabla 1. Símbolos Diagrama de FlujoOperación: Rectángulo. Se utiliza cada vez que ocurre un cambio enun ítem o para denotar cualquier actividad. Se debe incluir dentrodel rectángulo una breve descripción de la actividad.

Movimiento/transporte: Flecha ancha. Indica el movimiento deloutput entre locaciones.

Punto de decisión: Diamante. Se coloca en cualquier punto delproceso donde deba tomarse una decisión. La siguiente serie deactividades varia con base en esta decisión y si es incorrecta deberepetirse. Se marca con la opciones SI o NO, VERDADERO oFALSO.

Inspección: Circulo grande. Indica que el flujo del proceso se hadetenido de manera que pueda evaluarse la calidad del output.También puede representar el punto en el cual se requiere una firmade aprobación.

Documentación: Rectángulo con la parte inferior en forma de onda.Indica que el output de una actividad incluyó información registrada enpapel.

Espera: Rectángulo obtuso. Se utiliza este símbolo, algunas vecesdenominado bala, cuando un ítem o persona debe esperar o cuandoun ítem se coloca en un almacenamiento provisional antes que serealice la siguiente actividad programada.

Almacenamiento: Triangulo. Se utiliza cuando existe una condiciónde almacenamiento controlado y se requiere una orden o solicitudpara que el ítem pase a la siguiente actividad programada.

Notación: Rectángulo abierto. Se utiliza este símbolo conectado aldiagrama de flujo por medio de una línea punteada para registrarinformación adicional sobre el símbolo al cual está conectado.También se utiliza para identificar que persona es responsable derealizar una actividad o documento que controla la actividad.

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Tabla 1. Símbolos Diagrama de Flujo

Fuente: Harrington, James

Estos símbolos “…no son una lista completa de los símbolos para el diagrama deflujo, son lo mínimo que usted necesitará para diagramar adecuadamente suproceso de la empresa. A medida que adquiera nuevos conocimientos sobrediagramación de flujo, puede ampliar el número de símbolos que utiliza para cubrirsu campo y sus necesidades específicas.”26

4.3.3 Usuarios de la información contable

Los usuarios son las personas que participan directa o indirectamente de lainformación contable y su propósito es conocer los resultados de las operaciones yla situación ecónomica y financiera de la organización para la toma de decisionestanto al interior como al exterior de la misma.

Se dividen en dos clases los usuarios internos y los usuarios externos.

4.3.3.1 Los usuarios internos

Son aquellas personas que intervienen directamente en la organización en cuantoa la toma de decisiones (tanto internas como externas), por ser quienes dirigen y

26 HARRINGTON, James H. Mejoramiento de los procesos de la empresa. Cali-Colombia: Editorial McGraw-Hill Interamericana, 2000. P.106 - 110.

Dirección del flujo: Flecha. Sirve para denotar la dirección y elorden que corresponden a los pasos del proceso, entre unsímbolo y otro. Indica dirección ascendente, descendente olateral. Se recomienda que siempre se utilicen las cabezas deflecha.

Transmisión: Flecha quebrada. Identifica aquellos casos en loscuales ocurre una transmisión inmediata de la información.

Conector: Circulo pequeño. Se utiliza con una letra por dentro alfinal de cada diagrama de flujo para indicar que el output de esaparte del diagrama de flujo servirá como el input para otrodiagrama de flujo.

Limites: Círculo alargado. Indica el inicio y el fin del proceso.Dentro del símbolo aparece la palabra inicio o comienzo, término ofin

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gestionan pues ellos conocen el rumbo de la empresa por ser los dueños,directivos o los mandos intermedios.

4.3.3.2 Los usuarios externos

Son aquellas personas que hacen parte de la empresa a través de un contrato porprestar servicios o tener algún tipo de interés económico de la misma, estaspersonas también toman decisiones basadas en las brindadas por los usuariosinternos, pero estas decisiones se dan por fuera de la unidad económica de lainformación contable. Estos usuarios son: accionistas o inversionistas,prestamistas, instituciones financieras, autoridades gubernamentales, clientes yproveedores.

4.4 TOMA DE DESICIONES27

La Docente de la Universidad del Valle de la Facultad de Ciencias de laAdministración del Programa de Contaduría Pública Patricia González, junto consu asistente de investigación Tatiana Bermúdez; presentan un proyecto deinvestigación fundamentado en el análisis del modelo de toma de decisiones delos gerentes de las Mipymes en la ciudad de Cali; el cual es muy importantemencionar dentro de este trabajo de práctica empresarial, porque con él se tieneuna aproximación a la posible toma de decisiones que se realiza dentro de lasMipymes y en especial en las micro empresas.

Las principales problemáticas planteadas en este estudio son: “… la reducidadimensión de las microempresas, en aspectos permanentes como la excesivadependencia de sus fondos propios, la restricción al acceso del crédito bancario,la utilización más financiera que comercial de los créditos de provisión, y laexistencia de costos financieros elevados dada su clasificación como entidades dealto riesgo, donde adicionalmente existen otras deficiencias estructurales quedificultan el desarrollo de las micro y pequeñas empresas y las limitan paraaprovechar las ventajas de la globalización: reducidos mercados, bajo desarrollotecnológico, baja calificación de la fuerza de trabajo, limitaciones para aplicarnuevas técnicas de gestión, precario diseño organizativo, limitaciones paraactividades.”De acuerdo con los estudios realizados por la docente se puede decir que la tomade decisión es un proceso que se da porque se presentan situaciones querequieren un cambio y ante estas situaciones se presentan también unas posiblesalternativas o soluciones las cuales debe estudiar y analizar el individuo para

27 GONZALEZ, Patricia y BERMUDEZ, Tatiana. Una aproximación al modelo de toma de decisiones usadopor los gerentes de las micro, pequeñas y medianas empresas ubicadas en Cali, Colombia. Registrado enColciencias. Santiago de Cali, 2008

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escoger entre ellas la alternativa más optima, hay que tener en cuenta que quientoma la decisión tiene una racionalidad limitada y que dependiendo la forma enque se tome, se identificará con alguno de los modelos de decisión que existen,los cuales pueden ser modelo racional, modelo por procesos, modelo político ymodelo anárquico.

“Cuando se tienen claros los objetivos a alcanzar y los métodos para lograrlos, seestá haciendo referencia al modelo racional, ya que este modelo está dirigidohacia un objetivo específico y la organización utiliza reglas, rutinas y programas deejecución para alcanzarlo.

Cuando en una organización se tienen claros los objetivos a alcanzar pero no losmétodos para lograrlos, se está haciendo referencia al modelo por proceso. Eneste modelo, aunque la toma de decisión se dirige hacia un objetivo claro existenmúltiples opciones y soluciones alternativas, lo que implica que el método paraalcanzar el objetivo no está claro desde un principio. Es necesario definir las fasesy actividades para estructurar el caso que garantiza el proceso de toma dedecisión dentro de la organización.

Cuando no se tienen claros los objetivos a alcanzar no los métodos para lograrloes esta haciendo referencia a un modelo anárquico, ya que en este modelo, losobjetivos son ambiguos y no se tiene claro cuales son los procesos que permitencumplir el objetivo de la organización.

El modelo político se presenta cuando en una organización, los objetivos y losintereses están en pugna por la diversidad de participantes que intervienen en elproceso de toma de decisión. No obstante, el método para tomar la decisión esclaro ya que consiste en el regateo y en la negociación de los tomadores dedecisión. En términos generales este modelo es visto como un juego en el cual,los participantes son los jugadores en un contexto en el que las decisiones setoman a partir del tire y afloje del juego de tomar decisiones.”

La explicación expuesta en la investigación sobre los tipos de modelos de toma dedecisiones es muy clara y en la aplicación de una encuesta realizada por el grupode investigación, se pudo extraer que el modelo racional es el más utilizado por losempresarios a la hora de tomar una decisión dentro de las organizaciones(Mipymes), por ser un modelo en el que se apoyan en conocimientos adquiridosen manuales, reglas y planes de acción; de este modo es posible que se tenganclaros los objetivos y los métodos a alcanzar.

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4.5 MARCO LEGAL

4.5.1 Decreto 2649 de 1993 28

Este Decreto nace el 29 de diciembre de 1993 con el propósito de unificar,modificar y complementar leyes y decretos anteriores, porque en él se reglamentala contabilidad en general, las normas sobre registro y libros, y a través de él seexpiden los principios y normas de contabilidad generalmente aceptados enColombia. Este Decreto empezó a regir a partir del 1 de enero de 1994 y estávigente actualmente a excepción de algunas modificaciones que se le han hecho araíz del algún error contable o de mejorar algún artículo.

Las Normas Básicas trata como su nombre lo dice, sobre los conceptos básicoscontables para preparar y presentar la contabilidad en los diferentes entes, basadoen la información financiera, la cual se presenta como prueba para demostrar elfuncionamiento económico de una organización durante un determinado periodo.Esta información deberá cumplir con unas cualidades que le permitan a losusuarios recibirla oportunamente, que sea verificable y sobretodo que lacomprendan fácilmente; para la toma de decisiones. La información financierapermite conocer los resultados productivos y económicos del ente, además debeser presentada en forma ordenada a través de los estados financieros los cualesdeben contener unos elementos básicos, deben ser entregados en periodosdeterminados y deben ser preparados de acuerdo a la necesidad o el interés quese tiene sobre un área específica o un tema específico de la organización.

Para la aplicación práctica de este trabajo es importante profundizar en losEstados Financieros, los cuales son preparados periódicamente por losadministradores de la entidad, permiten a los usuarios de la información contableconocer la situación financiera, la liquidez, la solvencia, el desempeño, elrendimiento y la eficiencia de un ente, entre otros; porque a través de estasvariables se conocen los resultados económicos pasados de un determinadoperiodo, se comparan con los resultados económicos presentes y es posiblepredecir la capacidad de generar flujos de efectivo en un futuro.

Los Estados Financieros de Propósito General se dividen en dos tipos: Estadosfinancieros Básicos y Estados Financieros Consolidados. Para interés de estetrabajo se estudiaran solamente los Estados Financieros Básicos como son elBalance General y el Estado de Resultados, por ser principales que se debenpresentar de acuerdo al Decreto 1878 de 2008 (en el cual se profundizará, masadelante).

28 Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas paracomerciantes. Undécima edición, LEGIS. 2003

31

Balance General: Es un informe contable que explica a una fechadeterminada la situación financiera de una entidad, comprendiendo lascuentas y los valores reales sobre los Activos (bienes tangibles eintangibles – Artículo 35), Pasivos (deuda o compromiso adquirido –Artículo 36) y Patrimonio (capital, formado por la diferencia entre los bienesy los compromisos – Artículo 37).

Estado de Resultados: Es un documento contable que informa de maneradetallada los resultados obtenidos del ejercicio contable a un periododeterminado (por lo general un año) y con el cual se podrá conocer si laentidad tuvo utilidades o perdidas. Las cuentas manejadas en este informeson: Ingresos (aumento del patrimonio de la empresa debido a operacionesde la misma o a actividades no operacionales – Artículo 38), Gastos (salidade dinero que no es recuperable – Artículo 40) y Costos (es la salida dedinero con el interés de recuperarlo y obtener una utilidad o ganancia,considerándolo una inversión – Artículo 39).

4.5.2 Decreto 2650 de 199329

El Decreto Reglamentario de la contabilidad en Colombia es el 2650, que nace el29 de diciembre de 1993, con el propósito de modificar el Plan Único de Cuentaspara los comerciantes, con el cual se decretan disposiciones generales que sonespecificaciones que indican que es el P.U.C y que manejo y aplicación que se ledebe dar.

La principal intención que tiene el P.U.C., es mejorar la calidad, transparencia ycomparabilidad en los registros de las operaciones económicas de la informacióncontable de los comerciantes, está compuesto por un catalogo que está ordenadopor clases, grupos, cuentas y subcuentas; este catalogo no podrá ser revocadopor uno manejado o amañado al gusto del ente, pues su aplicación es obligatoria,de acuerdo a la dinámica de las cuentas que se utilicen; si es necesario el uso decuentas auxiliares, se podrán adicionar a partir del séptimo dígito. El P.U.C.,deberá ser aplicado por todos los comerciante naturales y jurídicos obligados allevar registro contable de todos sus hechos económicos.

Una descripción breve del catálogo de cuentas es:

Clase: El primer dígito Grupo: Los dos primeros dígitos Cuenta: Los cuatro primeros dígitos Subcuenta: Los seis primeros dígitos

29 Decreto reglamentario 2650 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas paracomerciantes. Undécima edición, LEGIS. 2003

32

Las clases que identifican el primer dígito son:

Clase 1: Activo Cuentas Clase 2: Pasivo del Clase 3: Patrimonio Balance General Clase 4: Ingresos Clase 5: Gastos Cuentas del Clase 6: Costos de Ventas Estado de Clase 7: Costos de Producción o de Operación Resultados Clase 8: Cuentas de Orden Deudoras Clase 9: Cuentas de Orden Acreedoras Cuentas de Orden

4.5.3 Decreto 1878 de 2008

Nació el 29 mayo de 2008 para modificar el decreto 2649 de 1993 con el propósitode simplificar la cantidad de libros oficiales registrados y de estados financierosque deben elaborar y presentar las microempresas comerciales en Colombia.

Con este decreto el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo, establece quepara las microempresas solo es obligatorio presentar los Estados FinancierosBásicos de los numerales 1 y 2 del Artículo 22; y de los Estados Financieros dePropósito Especial – el Estado de Inventario - del Artículo 28 del Decreto 2649 de1993 (por dar un detalle más especifico de las partidas del Balance General.

“Con el artículo 1 del dec.1878 de 2008 se adiciona un parágrafo al artículo 22 deldec.2649/93 en donde se indica lo siguiente:“PARÁGRAFO. Las empresas comerciales que se encuentren en las condicionesprevistas en el numeral 3 del artículo 2 de la Ley 590 de 2000, modificado por elartículo 2° de la Ley 905 de 2004, o la norma que lo sustituya, así como aquellasentidades de naturaleza no comercial que estén obligadas u opten por llevarcontabilidad en los términos del artículo 10 del presente decreto y que se ajusten alas condiciones previstas en este artículo, en materia de estados financierosbásicos sólo estarán obligadas a llevar y aportar los indicados en losnumerales 1 y 2 del presente artículo; también estarán obligadas a presentarel estado financiero de propósito especial, determinado en el artículo 28 deeste decreto.”“PARÁGRAFO 2o. Las definiciones contenidas en el artículo 2 de la Ley 590 de

2000, modificado por el artículo 2 de la Ley 905 de 2004, continuarán vigenteshasta tanto entren a regir las normas reglamentarias que profiera el GobiernoNacional en desarrollo de lo previsto en el presente artículo.”

“ARTÍCULO 2o. Para todos los efectos, se entiende por micro incluidas lasFamiempresas pequeña y mediana empresa, toda unidad de explotacióneconómica, realizada por persona natural o jurídica, en actividades empresariales,

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agropecuarias, industriales, comerciales o de servicios, rural o urbana, queresponda a dos (2) de los siguientes parámetros:1. Mediana empresa:a) Planta de personal entre cincuenta y uno (51) y doscientos (200) trabajadores, ob) Activos totales por valor entre 100.000 a 610.000 Unidades de Valor Tributario(UVT).2. Pequeña empresa:a) Planta de personal entre once (11) y cincuenta (50) trabajadores, ob) Activos totales por valor entre quinientos uno (501) y menos de cinco mil (5.000)salarios mínimos mensuales legales vigentes o,3. Microempresa:a) Planta de personal no superior a los diez (10) trabajadores o,b) Activos totales excluida la vivienda por valor inferior a quinientos (500)salarios mínimos mensuales legales vigentes.PARÁGRAFO. Los estímulos beneficios, planes y programas consagrados en lapresente ley, se aplicarán igualmente a los artesanos colombianos, y favoreceránel cumplimiento de los preceptos del plan nacional de igualdad de oportunidadespara la mujer.” ”30

4.5.4 Ley 1314 de 200931

La Ley 1314 del 13 de julio de 2009, regula “… los principios y normas decontabilidad e información financiera y de aseguramiento de informaciónaceptados en Colombia, se señalan las autoridades competentes, elprocedimiento para su expedición y se determinan las entidades responsables devigilar su cumplimiento”.

En la actualidad se han revivido los diálogos sobre el tan mencionado TLC y nosolo eso, sino que además Colombia no es un país ajeno a las negociaciones enel exterior, pues existen diversos tratados internacionales en los cuales este paísestá involucrado y a raíz de eso ha sido necesario que exista una preparación encuanto a la creación y aplicación de esta Ley 1314 o Ley de Convergencia, conella se busca unificar las normas de contabilidad e información financiera yaseguramiento de la información con estándares internacionales.Algunos de los objetivos de esta ley son: “… expedir normas contables, deinformación financiera y de aseguramiento de la información, que conformen unsistema único y homogéneo de alta calidad, comprensible y de forzosaobservancia, … con el propósito de apoyar la internacional de las relacioneseconómicas, la acción del Estado se dirigirá hacia la convergencia de tales normasde contabilidad de información financiera y de aseguramiento de la información,

30 <http://actualicese.com/actualidad/2008/06/06/las-microempresas-solo-deberan-seguir-elaborando-el-balance-y-el-estados-de-resultados-i-parte/>31 < http://www.actualicese.com/normatividad/2009/07/13/ley-1314-de-13-07-2009/>

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con estándares internacionales de aceptación mundial, con las mejores prácticas ycon la rápida evolución de los negocios.”

Esta ley señala dos tipos diferentes de alcances: Un alcance relacionado con laspersonas y el otro alcance es técnico. “En cuanto al alcance relacionado con laspersonas: las Normas de Contabilidad e Información Financiera y deAseguramiento de la Información serán de obligatorio cumplimiento para laspersonas naturales y jurídicas obligadas a llevar contabilidad, en lo quecorresponda a cada una de dicha clase de personas…”32

Es importante destacar que esta ley tiene un aparte exclusivo para lasmicroempresas, (las cuales son de especial interés para este trabajo). “El gobiernonacional está facultado para definir, como mínimo, tres tipos de Normas deContabilidad e Información Financiera, los cuales están mencionados en la ley: 1)general, 2) para microempresa, y 3) simplificado. Sin embargo, se deberá teneren cuenta las diferencias entre los entes económicos, en razón de su tamaño,forma de organización jurídica, el sector al que pertenecen, número de empleadosy el interés público involucrado en su actividad, para que los requisitos yobligaciones que se establezcan resulten razonables y acordes a talescircunstancias.

… sean aplicadas de manera diferencial a tres grupos de usuarios, así: Grupo 1:Emisores de valores y entidades de interés público; Grupo 2: Empresas detamaño grande y mediano, que no sean emisores de valores ni entidades deinterés público, según la clasificación legal colombiana de empresas; y Grupo 3:Pequeña y micro empresa según la clasificación legal colombiana de empresas.

… el CTCP considera necesario desarrollar un conjunto de normas que interpretelas características del grupo 3 y que corresponda a pequeñas y micro empresasque a menudo son administradas por sus propietarios, y tienen pocos empleados.El enfoque que se proponga se puede asimilar al modelo antes indicado y que hasido desarrollado por ISAR, que consiste en una contabilidad simplificada basadaen el sistema de causación.”

A continuación se plantea un cuadro que sintetiza las normas que se aplican acada grupo, pero la información que principalmente se establece es la del grupode interés de esté trabajo practico que es la del grupo 3, para las pequeñas ymicro empresas.

32 CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA: Direccionamiento estratégico del proceso deconvergencia de las normas de contabilidad e información financiera y de aseguramiento de la información,con estándares internacionales. Santafé de Bogotá. 2011

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Tabla 2: Cuadro síntesis del planteamiento y aplicación del proceso deconvergencia para el Grupo 3

TIPO DE NORMAS GRUPO 3Pequeñas y micro empresas según laclasificación legal colombiana de Empresas.

Normas de InformaciónFinanciera – NIF

El Gobierno autorizará de manera general queciertos obligados lleven contabilidad simplificada,emitan estados financieros y revelacionesabreviadas o que estos sean objeto deaseguramiento de la información de nivel moderadoNormas de Aseguramiento

de la Información – NAIFuente: Consejo Técnico de la Contaduría Pública

Tabla 2. Cuadro síntesis del planteamiento y aplicación del proceso deconvergencia para el Grupo 3

TIPO DE NORMAS GRUPO 3Pequeñas y micro empresas según laclasificación legal colombiana de Empresas.

Otras normas deInformación Financiera –ONI

Desarrollo normativo de manera general o paracada grupo de todo lo relacionado con el sistemadocumental contable, registro electrónico de libros,depósito electrónico de información, reporte deinformación mediante XBRL, y los demás aspectosrelacionados que sean necesarios.

Normas de InformaciónFinanciera – NIF NIFF para PYMES (IFRS for SMEs)

Normad de Aseguramientode la Información – NAI

1. Estándares internacionales de Auditoria(ISAs por sus siglas en Inglés)

2. Estándares internacionales sobre trabajos deRevisión Limitada (ISREs por sus siglas enInglés)

3. Estándares internacionales sobre Trabajosde Aseguramiento (ISREs por sus siglas enInglés)

4. Estándares internacionales sobre ServiciosRelacionados (ISRSs por sus siglas enInglés)

5. Estándares internacionales de Control deCalidad para trabajos de Estándares delIAASB

6. Pronunciamientos de Prácticas parasuministrar guías interpretativas y asistenciapráctica en la Implementación de los

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Estándares del IAASB y para promover labuena práctica

Otras normas deInformación Financiera –ONI

Desarrollo normativo de manera general o paragrupo de todo lo relacionado con el sistemadocumental contable, registro electrónico de libros,depósito electrónico de información, reporte deinformación mediante XBRL, y demás aspectosrelacionados que sean necesarios

Fuente: Consejo Técnico de la Contaduría Pública

4.6 GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN

4.6.1 Conocimiento de la Microempresa

Taller Industrial Súper, es una organización dirigida a sector industrial, cuyaactividad económica es la fabricación y reparación de piezas industriales, sudirección comercial es: Cra. 12 A No. 33 B 10; y está constituida legalmente,desde el 06 de marzo de 1991, bajo el registro mercantil número 151763-1, y conel NIT: 14983416-9.

Esta organización surgió de la necesidad de prestar un servicio a las empresas delárea industrial, que requieren de la fabricación de piezas metálicas especiales, lascuales no son conocidas a nivel comercial, puesto que no son piezas estándar,sino piezas con medidas que van de acuerdo a los requerimientos que día tras díase tienen en el mundo de los negocios y a los que se deben ajustar, por lo tanto sehace indispensable acceder al requerimiento del cliente y no que estos seacomoden a lo que existe; además la reparación de estas piezas solo se puedellevar a cabo en el lugar que se creo, pues quien más que su creador paraconocerlas y hacer lo necesario para que permanezcan en buen estado.

Los clientes potenciales de esta empresa se encuentra en el sector industrial; enel cual tiene una participación del 100%, puesto que todos ellos son empresas deproducción continua en el mercado; dentro de las cuales se encuentran ferreterías,carrocerías, autopartes metálicas, mueblerías metálicas, confecciones, dulcerías ytodo tipo de organización que manejen producción, puesto que además de realizarpiezas metálicas para el funcionamiento de sus máquinas, se reparan las mismasy esto hace que Taller Industrial Súper, pueda llegar a varios tipos de entidadesrenombradas tanto a nivel municipal como a nivel nacional.

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4.6.2 Misión

Atender las necesidades de fabricación y reparación de piezas metálicas oplásticas a los clientes, proporcionándoles los mejores productos con la mayoreficiencia en la elaboración de piezas industriales de la mejor calidad y con losmejores precios del mercado y brindando servicios caracterizados por laexcelencia, con un equipo humano comprometido y capacitado no solo en larealización de sus funciones, sino además en el buen trato hacia los cliente yproveedores de nuestra organización.

4.6.3 Visión

Ser al 2015 una organización líder en la fabricación de piezas innovadoras paraconquistar el mercado a nivel nacional; manteniendo los estándares de calidad; encuanto a materia prima, productos, y atención personal y profesional.

4.6.4 Objetivos

Fabricar piezas a nivel industrial con medidas especiales, de acuerdo a lasespecificaciones de los clientes, las cuales no son de uso ordinario en el mercado.

4.6.5 Valores

* Cumplimiento a nuestros clientes.* Transparencia en la gestión Excelencia y desarrollo de los recursos humanos.* Profesionalismo, compromiso y tenacidad.* Cuidado de la seguridad y condiciones de trabajo.* Compromiso con nuestra comunidad

4.6.6 Productos

En la figura 3 se muestran los diferentes productos de la empresa, los cuales sonelaborados en varios materiales como acero inoxidable, bronce, cobre, hierro,acero de diferentes calidades, empack, etc.; estos trabajos se realizan de acuerdoa las especificaciones del cliente, o sea con medidas especiales y no ordinariascomo las que se pueden encontrar en el mercado.

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Figura 3: Algunos productos fabricados por la microempresa TallerIndustrial Súper

Fuente. El autor

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5. DISEÑO METODOLÓGICO

5.1 TIPO DE ESTUDIO

La presente práctica empresarial, se basa en el estudio de carácter Exploratorio oFormulativo y Descriptivo.

5.1.1 Exploratorio o Formulativo

Porque como primera medida se busca obtener información o datos de cómo seestán llevando a cabo los procesos contables dentro de la organización. Alexplorar mas a profundidad la empresa se hace posible formular de una maneramás precisa sobre el problema antes mencionado. “Se puede que para definir elcarácter exploratorio del estudio han de tenerse en cuenta consideracionesimportantes: el conocimiento previo que tiene el investigador sobre el problemaplanteado, los trabajos realizados por otros investigadores, la información noescrita que poseen personas que por su relato pueden ayudar a reunir y sintetizarsus experiencias.

De esta manera el conocimiento adquirido por otros autores y las fuentes deinformación existentes sobre el problema de investigación ayudan a definir el nivelen el que ha de catalogarse el estudio que se propone”33

5.1.2 Descriptivo

Porque a través de este trabajo práctico se conocerán los diferentes elementos ycomponentes que hacen parte del problema de investigación y se examinaran lasdiferentes características del mismo; ya teniendo pleno conocimiento de lascausas del problema, se podrá corregir lo que se ha venido haciendo que está maly se procederá a implementar una nueva metodología para realizar las actividadescontables, teniendo en cuenta la aplicación del Sistema de Información Contablepara que la compañía pueda realizar sus transacciones, funciones y procesos deuna manera más plena, confiable y sobre todo ágil.

33 MÉNDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología: Diseño y desarrollo del proceso de investigación.Tercera Edición. Bogotá: Editorial McGraw-Hill Interamericana, 2005. P.135.

40

En pocas palabras este estudio medirá los conceptos, variables y/o factores queafectan a la organización y a través de él se demostrará la necesidad de emplearel SIC.

5.2 MÉTODO DE INVESTIGACIÓN

El método de investigación es el procedimiento que se realiza de una maneralógica para resolver el problema planteado, en este caso se puede hablarinicialmente de un método experimental, por que se pondrán en práctica losconocimientos contables en una micro-empresa llamada Taller Industrial Súper, lacual se someterá al Diseño de Sistema de Información Contable y se observaranlos efectos que se obtienen luego de su aplicación; comparando el antes y eldespués, para demostrar la viabilidad de dicho Sistema. Por consiguiente seutilizaran otros procesos de conocimiento que conducen a la exposición directa dela situación a saber. Tales como:

Método de observación Método inductivo Método deductivo

5.2.1 Método de observación

Es un proceso importante dentro de la investigación, puesto que a través de él seperciben los hechos que se están indagando y se consignan por escrito, paratener prueba de los hallazgos encontrados durante la investigación.

“La observación supone unas condiciones especiales en su empleo estas son:

1. Debe servir para lograr resultados de los objetivos planteados en lainvestigación.

2. Debe ser planteada de una manera sistemática. El investigador debedefinir qué quiere observar y cuáles son sus posibles resultados.

3. Debe ser controlada sistemáticamente por el investigador y estarrelacionada con proposiciones teóricas referidas al objeto de investigación.Por ello, quien observa debe conocer a fondo el marco teórico sobre el cualfundamenta su investigación.”34

34 MÉNDEZ ALVAREZ, Carlos Eduardo. Metodología: Diseño y desarrollo del proceso de investigación.Tercera Edición. Bogotá: Editorial McGraw-Hill Interamericana, 2005. P.143-144.

41

5.2.2 Método inductivo

Para iniciar el proceso de inducción, fue necesario haber realizado la observación,porque a partir de esta se pueden analizar fenómenos o situaciones particularespara poder llegar a conclusiones sobre el problema de investigación de formageneral. “…este tipo de conocimiento inductivo puede llegar a establecer leyesgenerales de comportamiento de los fenómenos a partir del análisis de hechosempíricos.”35

5.2.3 Método deductivo

Este procedimiento también se inicia después de haber realizado la observación yse complementa con el método inductivo, pues parte de situaciones o fenómenosgenerales las cuales se pueden identificar con explicaciones particulares. Esimportante reconocer que los métodos inductivo y deductivo son complementarios,pues el uno lleva de lo particular a lo general y el otro parte de lo general paraexplicar lo particular.

5.3 FUENTES Y TÉCNICAS PARA RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN

5.3.1 Fuentes secundarias

Por ser un modo de recopilar información escrita que proviene de otras personasque la han suministrado, se hace necesario acudir a:

Internet Libros de texto Artículos de revistas

5.3.1 Fuentes primarias

Por ser la fuente de información primaria el instrumento que provee unadeclaración directa del hecho que se pondrá en práctica, la principal herramientaque se utilizará es la observación de la metodología empleada para realizar losdistintos procesos contables; además las entrevistas para soportar los hechosexaminados durante la observación y por último la experimentación o aplicacióndel Sistema de Información Contable, con el objetivo de demostrar la importancia ynecesidad de realizar los procesos contables y obtener con ello informesfinancieros confiables.

35 Ibíd., p.145.

42

Las técnicas de recolección de datos que serán utilizadas en este trabajo deinvestigación son la observación directa, la encuesta, el análisis documental y elanálisis de contenido. Y los instrumentos para recolectar los datos son fichas,formatos de cuestionario, grabadora, cámara fotográfica y filmadora.

43

6. EL MEDIO AMBIENTE EXTERNO

6.1 GENERAL

“…es el mismo para todas las organizaciones que operan en una determinadaregión geográfica o en una determinada sociedad. El M.A.E. general presentaoportunidades, amenazas y restricciones a la organización para sufuncionamiento. Rara vez puede la organización ejercer una influencia que altereel M.A.E. general. …Aunque la organización está en contacto indirecto confactores del M.A.E. general, debe estar pendiente de estos factores.El M.A.E. general comprende factores o aspectos económicos, tecnológicos,políticos, jurídicos y ecológicos. Frecuentemente los gerentes toman en cuentacómo estos factores afectan el éxito o el fracaso de sus empresas.”36

1. Factor o Entorno Económico2. Factor o Entorno Tecnológico3. Factor o Entorno Jurídico4. Factor o Entorno Político5. Factor o Entorno Social6. Factor o Entorno Cultural7. Factor o Entorno Ecológico

6.1.1 Factor o entorno económico

El factor económico es llamado también entorno económico, el cual consiste enrealizar un estudio de la situación económica que existe en un país y este análisisarroja unos resultados o tendencias que sirven de guía a los empresarios de unaempresa para tomar decisiones que le afectaran (a favor o en contra). Losfactores económicos que se deben considerar para tener en cuenta son: elcrecimiento económico, las tasas de interés, la disponibilidad de crédito, los tiposde cambio en las monedas extranjeras (para importación y exportación), lainflación, las tasas de desempleo, etc.

36 BLANK B., León. La administración de Organizaciones: Un enfoque estratégico. Artes gráficas del ValleLtda. Tercera edición. Santiago de Cali. 2002. P. 50 - 51

44

6.1.1.1 Crecimiento económico

El crecimiento económico es el aumento de indicadores como la producción debienes y servicios de forma favorable para una región o país. El crecimientoeconómico se calcula generalmente en porcentaje del aumento del ProductoInterno Bruto o PIB, por ser un indicador que mide el valor monetario de laproducción de bienes y servicios durante un periodo determinado (habitualmentees de un año).

Colombia es un país lleno de muchos matices unos fuertes como la deudaexterna, la inflación, el desempleo, la ignorancia en las negociaciones extranjeras,las altas tasas de interés, etc.; y otros más luminosos que permiten evidenciar elesfuerzo y lucha que poseen los colombianos con respecto a la creatividad,innovación y emprendimiento, lo cual ha servido de base para no poner solo lamirada en lo malo sino para buscar sobresalir; es por esta razón que el actualPresidente de Colombia el señor Juan Manuel Santos en las últimas noticias (año2011) ha destacado la firma del TLC (el pasado 21 de octubre de 2011) conEstados Unidos, lo cual representa más oportunidades laborales, mayor creaciónde empresas firmes, mayor negociabilidad, más inversión y participación enmercados extranjeros. Además según cifras reveladas por el Fondo MonetarioInternacional (FMI), Colombia con el 4.6% de crecimiento esta posiciona como eltercer país con el mejor crecimiento económico en el 2011, después de Perú yChile. Para Colombia se prevé un crecimiento de la economía del 5% para el2012, cifra prevista por encima del promedio vaticinado por el FMI.

Todo este auge económico beneficia a todos los sectores empresariales y sobretodo a las medianas, pequeñas y microempresa, (por ser este tipo de empresasmás dinámicas, se adaptan fácilmente a los cambios estratégicos, tienen altacapacidad para generar empleo y contribuyen al mejoramiento competitivo delpaís); porque les permite una expansión económica superior, al poder tener unamayor participación financiera, disponibilidad crediticia y tasas de interés másbajas.

Figura 4: Proyección de crecimiento del PIB (%) –Oferta- 2010

Fuente: DANE

4,212,5

Proyección de crecimiento del PIB (%) - oferta -2010PIB

Comercio, restaurante y hotelesIndustria manufactureraServicios sociales, comunales y personales

44






Fuente: DANEOFERTA EN %

12,57,2 4,7 4,3 4,2 3,4 3,2

-1,8 -5,5

Proyección de crecimiento del PIB (%) - oferta -2010 Minas y canteras

Comercio, restaurante y hoteles Electricidad, gas y aguaIndustria manufacturera Transporte y comunicacionesServicios sociales, comunales y personales Sector financiero y servicios empresariales

44






Fuente: DANE

Proyección de crecimiento del PIB (%) - oferta -2010

Transporte y comunicacionesSector financiero y servicios empresariales

45

Figura 5: Proyección de crecimiento del PIB (%) –Demanda- 2010

Fuente: DANE

6.1.1.2 Tasas de interés

“La tasa de interés es el precio del dinero en el mercado financiero…cuando haymás dinero la tasa baja y cuando hay escases sube.

Cuando la tasa de interés sube, los demandantes desean comprar menos, esdecir solicitan menos recursos en préstamos a los intermediarios financieros,mientras que los ofertantes buscan colocar más recursos (cuentas de ahorros,CDT, etc.). Lo contrario sucede cuando baja la tasa: los demandantes delmercado financiero solicitan más créditos, y los ofertantes retiran sus ahorros.En Colombia hay varias tasas de interés de referencia que se usanfrecuentemente:

DTF (Depósito a Termino Fijo): 4.77% Corrección monetaria: …se utiliza para actualizar el valor de la unidad de

poder adquisitivo constante (UPAC): …Se calcula como un porcentaje de laDTF.

TBS (Tasa Básica de la Superintendencia Financiera): Es la tasapromedio de CDAT y CDT a diferentes plazos. …Esta tasa la calcula ycertifica la Superintendencia Financiera.

TIB (Tasa Inter-Bancaria): 4.55%”37

Los porcentajes de las tasas de interés de referencia y los conceptos estánactualizados al 04 de noviembre de 2011.

37 http://www.banrep.gov.co/informes-economicos/ine_pre_frec3.htm

Proyección de crecimiento del PIB (%) - Demanda- 2010

PIB Exportaciones

45


Fuente: DANE










DEMANDA EN %

4,2 4,3 4,2 4 3,38,5


Exportaciones Consumo Gobierno Inversión Importaciones

45


Fuente: DANE











Importaciones

46

6.1.1.3 Tasa de inflación

La inflación es el incremento generalizado de los precios de bienes y serviciosdurante un periodo de tiempo determinado. La inflación refleja la disminución delpoder adquisitivo de la moneda, porque cuando el nivel general de precios sube,cada unidad de moneda alcanza para comprar menos bienes y servicios.

De acuerdo a información del Banco de la República se espera que la inflaciónpara el 2011 vuelva al 2% y sea menor al 4%, sin embargo hasta el mes deseptiembre de 2011 se presentó el 3.73%.

6.1.1.3.1 Indicé de Precios al Consumidor

Este indicé coteja los precios de la canasta familiar y la variación porcentual conrespecto de cada uno de los productos, el cual se mide mensualmente.

Tabla 3: Comparativo de los datos de Inflación de 2010 - 2011 en Colombia2010 2011

Período IPC Variación anual IPC Variación anualEnero 102.70 2.10% 106.19 3.40%Febrero 103.55 2.10% 106.83 3.17%Marzo 103.81 1.84% 107.12 3.19%Abril 104.29 1.98% 107.25 2.84%Mayo 104.40 2.07% 107.55 3.02%Junio 104.52 2.25% 107.89 3.23%Julio 104.47 2.24% 108.05 3.42%Agosto 104.59 2.31% 108.02 3.27%Septiembre 104.45 2.28% 108.35 3.73%Octubre 104.36 2.33%Noviembre 104.56 2.59%Diciembre 105.17 3.17%Fuente: DANE

Como se puede notar claramente hay una diferencia muy amplia tanto entre el IPCy la Variación anual de los años 2010 y 2011, realmente es necesario que el IPCse mantenga entre el 2% y el 4%, para que los habitantes del país (Colombia)puedan tener acceso a bienes y servicios y disminuya la escases entre las familiascolombianas.

47

6.1.1.4 Tasa de desempleo

El desempleo hace referencia a la situación laboral de una persona la cual carecede empleo y remuneración; estando en condiciones y disposición (de edad, deestado físico, de salud, etc.) para trabajar. Para identificar a la población que seencuentra desocupada laboralmente, se utiliza la tasa de desempleo, la cualdiferencia claramente la población empleada de la desempleada.

Según el DANE la Tasa de desempleo en Colombia se redujo a un dígito, deacuerdo a información revelada el 31 de octubre de 2011

Figura 6: Comparativo de desempleo entre septiembre de 2010 y septiembrede 2011

Fuente: DANE

Para septiembre el número de desempleados en todo el territorio nacional fue de2’196.000, que significa 139.000 menos que en igual periodo de hace un año.

La ocupación aumentó pasando de 19.723.000 a 20.401.000, siendo la tasa másbaja en los últimos 10 años.

El Presidente de Colombia expreso a los medios de comunicación desde la Casade Nariño: “Esto quiere decir que nos anticipamos muchísimo en el cumplimientode esa meta fundamental de bajar el desempleo a un solo dígito”; Además reiteróel llamado a los alcaldes y gobernadores electos para que junto con el GobiernoNacional pongan en marcha políticas orientadas a generar empleo, y por esta víareducir las desigualdades y combatir la pobreza en Colombia.

10,6%

47





Fuente: DANE




9,7%10,6%

Desempleo

Septiembre 2011

Septiembre 2010

47





Fuente: DANE




Septiembre 2011

Septiembre 2010

48

Figuras 7: Encuesta de mercado laboral

Fuente: DANE

Figuras 8: Tasa de desempleo

Fuente: DANE

6.1.2 Factor o entorno tecnológico

Este estudio ofrece una visión del mercado tecnológico de acuerdo al tipo deactividad de la empresa, tanto en el ámbito nacional, como en el internacional. Lacomparación entre la tecnología utilizada en la empresa y la tecnología presentadaa nivel nacional e internacional, ayuda a la misma a reconocer su posición en elmarco tecnológico y es aporte a la toma de decisiones frente a ello.

“Las organizaciones deben estar pendientes de los cambios tecnológicos quepuedan afectarlas para que puedan resistir la obsolescencia tecnológica y realizarinnovaciones”38


7,4%

San Andrés Barranquilla

48


Fuente: DANE


Fuente: DANE





DE JULIO A SEPTIEMBRE DE 2011

7,4% 8,0% 8,3%15,1% 16,9% 17,5% 17,6%

TASA DE DESEMPLEOBarranquilla Bogotá Cali Ibagué Quibdó

48


Fuente: DANE


Fuente: DANE





Quibdó Popayán

49

La tecnología comprende los procesos productivos y administrativos de laempresa, la maquinaría y el equipo que sirven para realizar estos procesos,personal calificado y la organización que se debe tener muy en cuenta a la hora derealizarlos (los procesos).

Por lo tanto el diagnóstico que brinda el entorno tecnológico sirve para; compararlas diferentes tecnologías existentes en el mercado reconociendo las ventajas ydesventajas para así tomar una decisión frente a lo observado; identificar lasnuevas tendencias en el desarrollo tecnológico y el máximo provecho que estasofrecen; tomar una posición frente a la tecnología a nivel internacional, a nivelnacional, la utilizada por los competidores y la tecnología utilizada en la empresa;sin olvidar que capacidad económica, de productividad, de costos de producción yde planta se tiene para adquirir la nueva tecnología.

“La norma es estar pendiente de los cambios tecnológicos y ver cuáles de esoscambios tecnológicos se pueden introducir a la organización.”39

6.1.3 Factor o entorno jurídico

El factor jurídico está constituido por normas promulgadas por el gobierno quedeben cumplir las organizaciones y las cuales le afectan directa o indirectamente;su fin puede ser el de ofrecer protección o imponer restricciones.

Las normas jurídicas pueden ser de carácter penal, laboral, civil, fiscal, ordinariasy otras especiales de acuerdo al tipo de empresa. Es importante analizar laincidencia que tiene en la empresa el entorno jurídico con relación a: impuesto derenta y complementarios, retención en la fuente, impuesto al valor agregado (IVA),impuestos municipales de industria y comercio, impuesto predial ycomplementarios.

6.1.3.1 Impuesto sobre la renta y complementarios régimen ordinario40

El impuesto sobre la renta y complementarios es un solo tributo y comprende elimpuesto de renta, ganancias ocasionales. Aplica a las personas jurídicas,naturales y las asimiladas a unas y otras. Grava todos los ingresos realizados enel año, que puedan producir un incremento (neto) en el patrimonio en el momentode su percepción y que no hayan sido expresamente exceptuados.El patrimonio es la suma de todos los bienes y derechos apreciables en dineroposeídos a 31 de diciembre del respectivo año y que tienen la posibilidad deproducir una renta.

39 Ibíd., p.52.40 http://www.dian.gov.co/descargas/ayuda/guia_rut/content/Responsabilidades1.htm

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Están obligados a presentar declaración de impuesto sobre la renta ycomplementarios todos los contribuyentes sometidos a dicho impuesto conexcepción de aquellos que señala la ley en forma expresa en el artículo siguiente.Parágrafo. Son contribuyentes del impuesto sobre la renta y complementarios lascajas de compensación familiar y los fondos de empleados, con respecto a losingresos generados en actividades industriales, comerciales y en actividadesfinancieras distintas a la inversión de su patrimonio, diferentes a las relacionadascon salud, educación, recreación y desarrollo social.(Decreto 4583 de 2006, Art. 7)

Este impuesto se presenta en un periodo anual y de forma virtual o presencial.

Virtual si se encuentra obligada a presentar sus declaraciones tributarias a travésde los Servicios Informáticos Electrónicos de la DIAN. Si no se encuentra obligadala presentación es litográfica

La Declaración de Renta Régimen Ordinario debe presentarse en el Formulariooficial 110 prescrito por la DIAN si se trata de una persona jurídica y en elFormulario oficial 210 prescrito por la DIAN si se trata de una persona naturalobligada a llevar libros de contabilidad.

6.1.3.2 Retención en la fuente41

La retención en la fuente no es un impuesto, sino un mecanismo de cobroanticipado de un impuesto en el momento en que sucede el hecho generador.

Contrario el concepto popular, la retención en la fuente no es ningún impuesto,sino que es el simple cobro anticipado de un impuesto, que bien puede ser elimpuesto de renta, a las ventas o de industria y comercio.

La retención en la fuente por ser un pago anticipado de un impuesto, ésta sepuede descontar en la respectiva declaración, ya sea de IVA, de Renta o de Ica.

La retención en la fuente comprende elementos como el sujeto pasivo, que es lapersona a la que se le debe retener, el agente de retención que es la personaobligada a practicar la retención, el concepto de retención que es el hechoeconómico que se realiza y está sometido a retención, la tarifa que es elporcentaje que se aplica a la base de retención, y la base de retención es el valoro monto sujeto a retención.

La retención en la fuente es diferente para cada impuesto. Existe la retención enla fuente por renta, la retención en la fuente por IVA o más conocida como reteivay la retención en la fuente por Ica, también conocida como reteica

41 http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente.html

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A veces se suele aplicar de forma generalizada el concepto de retención en lafuente al impuesto de renta, lo cual es equivocado, puesto que, como ya seexplicó, existe retención en la fuente para cada impuesto, y en el caso delimpuesto de renta, el concepto adecuado es retención en la fuente.

Tabla 4: Principales conceptos y tarifas de retención para el 2011El valor de la UVT para el 2011 es de $25.132

Periodicidad: El periodo fiscal de las retenciones será mensual

Forma de presentación: Virtual o Litográfica

Formulario: Declaración Mensual de Retenciones en la Fuente formulario 350, cuando se practican a titulo derenta, venta y timbre.

Concepto Base Uvt Base pesos Tarifa

Venta de Bienes Raíces 0 100% 1%

Contratos de construcción y urbanización 0 100% 1%

Compra de combustible 0 100% 0.10%

Consultoría en obras públicas 0 100% 2%

Intereses o rendimientos financieros 0 100% 7%

Honorarios y comisiones * 0 100% 10%/11%

Arrendamiento de bienes muebles 0 100% 4%

Contratos de consultoría y administración delegada 0 100% 6%

Compras 27 679,000 3,5%

Servicios en general ** 4 101,000 4%/6%

Por emolumentos eclesiásticos personas naturales no declarantes de renta 27 679,000 3,5%

Por emolumentos eclesiásticos personas naturales declarantes de renta 27 679,000 4%

Servicios de transporte de carga 4 101,000 1%

Servicios de transporte nacional de pasajeros 27 679,000 3.50%

Servicios temporales 4 101,000 1%

Servicios de aseo y vigilancia 4 101,000 2%

Arrendamiento de bienes raíces 27 679,000 3.50%

Loterías, Rifas, Apuestas y similares 48 1,206,000 20%

Servicios de hoteles y restaurantes 4 101,000 3.50%

Otros ingresos tributarios 27 679,000 3.50%

Compra de productos agrícolas sin procesamiento industrial 92 2,312,000 1.50%

Compra de productos agrícolas con procesamiento industrial retenedores 27 679,000 3.50%

Compra de café pergamino o cereza 160 4,021,000 0.50%

Retención en colocación independiente de juegos de suerte y azar 5 126,000 3%

Fuente: http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente.html

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(*) 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Jurídicas y asimiladas- 11% para pagos o abonos en cuenta a las personas naturales por contratos cuyovalor superen la suma de 3.300 UVT.- 11% para pagos o abonos en cuenta a Personas Naturales, sobre el exceso de3.300 UVT en el año 2010.- 10% para pagos o abonos en cuenta a las demás Personas Naturales

(**) 6% para no obligados a declarar renta.4% para personas jurídicas y personas naturales obligadas a declarar renta.

Los agentes retenedores están en la obligación de presentar la declaraciónrespectiva aunque en ese mes no efectúen retención.

Dicha declaración debe ser presentada con pago, so pena de que se dé por nopresentada al tenor de lo previsto en el literal e) del artículo 580 del EstatutoTributario.

No se configurará la causal prevista en el literal e) del citado artículo, cuando ladeclaración de retención en la fuente se presente sin pago por parte de un agenteretenedor que sea titular de un saldo a favor susceptible de compensar con elsaldo a pagar de la respectiva declaración de retención en la fuente. Para talefecto el saldo a favor debe haberse generado antes de la presentación de ladeclaración de retención en la fuente, por un valor igual o superior al saldo a pagardeterminado en dicha declaración.

El agente retenedor deberá solicitar a la Dirección de Impuestos y AduanasNacionales la compensación del saldo a favor con el saldo a pagar determinadoen la declaración de retención, dentro de los seis (6) meses siguientes a lapresentación de la respectiva declaración de retención en la fuente.

Cuando el agente retenedor no solicite la compensación del saldo a favoroportunamente o cuando la solicitud sea rechazada, la declaración de retención enla fuente presentada sin pago se tendrá como no presentada.”

6.1.3.3 Impuesto al valor agregado – IVA42

Se le llama Impuesto al valor agregado porque efectivamente sólo se pagaimpuesto sobre el valor que se le agrega a un bien. El responsable de esteimpuesto sólo paga el impuesto equivalente al valor que le agrega a producto, nopaga el impuesto sobre el valor de todo el producto.

42 http://www.gerencie.com/impuesto-al-valor-agregado-iva.html

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Sujeto activo: Es el estado nacional, que es quien recibe el dinero provenientedel IVA.

Sujeto pasivo: Son las personas que realizan entregas de bienes y prestacionesde servicios. Actúan como intermediarios entre la DIAN y las personas querealizan intercambios comerciales con ellos, ya que la diferencia entre el IVA quecobran cuando venden y el que pagan cuando compran va a parar a la DIAN, nose lo quedan con ellos.

Responsables: Los comerciantes y quienes realicen actos similares a los de ellosy los importadores son sujetos pasivos. Son responsables del impuesto:

a) En las ventas, los comerciantes, cualquiera que sea la fase de los ciclos deproducción y distribución en la que actúan y quien sin poseer tal carácter,ejecutan actos similares a los de aquellos.

b) En las ventas de aerodinos, tanto los comerciantes como los vendedoresocasionales de estos.

c) Quienes presten servicios.d) Importadores.e) Los contribuyentes pertenecientes al régimen común del impuesto sobre las

ventas, cuando realicen compras o adquieran servicios gravados conpersonas pertenecientes al régimen común del impuesto sobre las ventas,se trata de ventas por cuenta de terceros a nombre propio, tales como lacomisión, son responsables tanto quienes realizan las ventas a nombrepropio como el tercero por cuya cuenta se realiza el negocio.

f) Los comerciantes de bienes exentos no son responsables. Loscomerciantes no son responsables no están exentos del régimen delimpuesto sobre las ventas, en lo concernientes a las ventas de los bienesexentos.

g) Los clubes sociales o deportivos, responsables del impuesto, son laspersonas jurídicas que tienen sede social para la reunión, recreo o prácticade deporte de sus asociados.

h) En caso del servicio de transporte, es responsable la empresa marítima oaérea que emite el tiquete o expida la orden de cambio.

i) En el caso del servicio de teléfono es responsable la empresa que facturadirectamente al usuario el valor del mismo.

j) En el caso de los servicios financieros son responsables, en cuanto a losservicios grabados, los establecimientos bancarios, las corporacionesfinancieras, las corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías definanciamiento comercial, los almacenes generales de depósito y las demásentidades financieras sometidas a la vigilancia de la superintendenciabancaria, con excepción de las sociedades administradoras de fondos depensiones y de cesantías.

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k) Son responsables del impuesto en la venta de productos derivados delpetróleo, los productores, los importadores y los vinculados económicos deuno y otros.

l) Cuando se trata de venta de limonadas, aguas gaseosas aromatizadas yotras bebidas no alcohólicas con exclusión de los jugos de frutas y delegumbres y hortalizas, solamente se grabaran las operaciones que efectúael productor, el importador o el vinculado económico de uno y de otro.

m) Son responsables del impuesto sobre las ventas en las operacionescambiarias, los intermediarios del mercado cambiario y las casas de cambioautorizadas. En el caso de los servicios notariales son responsables lasnotarias.

Obligaciones de los responsables: Los responsables del régimen simplificadodel impuesto sobre las ventas deberán:

a) Inscribirse en el registro único tributario.b) Expedir como documento equivalente a la factura, la boleta fiscal, con los

requisitos que señale el reglamento.c) Cumplir con el sistema de control que determine el gobierno nacional.d) Todos los responsables del impuesto sobre las ventas incluidos los

exportadores, deberán inscribirse en el registro nacional de vendedores.

Quienes inicien actividades deberán inscribirse dentro de los dos meses siguientesa la fecha de iniciación de sus operaciones.

A partir del primero de enero de 1993 constituirá requisito indispensable para losexportadores, solicitantes de devoluciones o compensaciones por los saldos delimpuesto sobre las ventas, generados por operaciones efectuadas desde talfecha, la inscripción en el “registro nacional de exportadores” previamente larealización de las exportaciones que dan derecho a devoluciones.

Hechos generador: Hechos sobre los que recae el impuesto. El impuesto a lasventas se aplicara sobre:

a) Las ventas de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidosexpresamente; la prestación de servicios en el territorio nacional, y laimportación de bienes corporales muebles que no hayan sido excluidosexpresamente.

b) Los servicios ejecutados desde el exterior a favor de usuarios odestinatarios ubicados en el territorio nacional; se entienden prestados enColombia, y por consiguiente causan el impuesto sobre las ventas segúnlas reglas generales; las licencias y autorizaciones para el uso yexplotación, a cualquier titulo, de bienes incorporales o intangibles; losservicios profesionales de consultaría, accesoria y auditoria; losarrendamientos de bienes corporales muebles con excepción de naves,aeronaves y demás bienes destinados al servicio de trasporte internacionalpor parte de empresas dedicada a esa actividad; los servicios de

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traducción, corrección o composición de texto; los servicio de seguro salvolos expresamente exceptuados.

c) Los servicios de conexión o acceso satelital cualquiera que sea la ubicacióndel satélite.

d) La venta e importación de cigarrillo y tabaco elaborado, nacionales yextranjeros, los cuales estarán grabados a la tarifa general.

e) Todos los actos que impliquen la transferencia de dominio a título gratuito uoneroso, de bienes corporales muebles; Las incorporaciones de bienescorporales muebles a inmuebles, o a servicios no grabados, también latransformación de bienes corporales muebles grabados en bienes nograbados, cuando tales bienes hayan sido construidos, fabricados,elaborados, procesados por quien efectúa la incorporación otransformación.

f) También estarán sujetos al IVA los tiquetes aéreos internacionalesadquiridos en el exterior para ser utilizado originando el viaje en el territorionacional.

Causación: El impuesto se causa:a) En las ventas, en la fecha de emisión de la factura o documento equivalente

y a falta de estos, en el momento de la entrega, aunque se haya pactadoreserva de dominio, pacto de retroventa o condición resolutoria.

b) En las prestaciones de servicios, en la fecha de emisión de la factura odocumento equivalente, o en la fecha de terminación de los servicios o delpago o abono en cuenta, la que fuere anterior.

c) En las importaciones, al tiempo de la nacionalización del bien. En estecaso, el impuesto se liquidara y pagara conjuntamente con la liquidación ypago de los derechos de aduana.

Base Gravable: Es el valor sobre el cual se aplica la tarifa para obtener elimpuesto.La base para liquidar el IVA está constituida por el valor total de la operación, seaque ésta se realice de contado o a crédito, e incluye entre otros:

Los gastos directos de financiación, sean éstos ordinarios o extraordinarios omoratorios (Incluye intereses de mora) accesorios - acarreos - Instalacionesseguros - comisiones - garantías - viáticos - gastos a nombre del comprador -bienes proporcionados con motivo de la prestación de los servicios - reajustes delvalor convenido o causado después de la venta. Así los conceptos anteriores sefacturen o convengan por separado y no estén gravados en forma independiente.

Otros Factores Integrantes de la Base Gravable. Además integran la basegravable, los gastos realizados por cuenta o a nombre del adquiriente o usuario, yel valor de los bienes proporcionados con motivos de la prestación de serviciosgravados, aunque la venta independiente de estos no cause impuesto o seencuentre exenta de su pago.

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Así mismo forman parte de la base gravable, los reajustes del valor convenidocausados con posterioridad a la venta.

La financiación por vinculados económicos es parte de la base. Los gastos definanciación que integran la base gravable incluyen también la financiaciónotorgada por una empresa económicamente vinculada al responsable que efectúela operación gravada.

Tarifa: Tarifa general del impuesto sobre las ventas. La tarifa general del impuestosobre las ventas es del dieciséis por ciento (16%), la cual se aplicará también a losservicios, con excepción de los excluidos expresamente. Igualmente la tarifageneral será aplicable a los bienes de que tratan los artículos 446, 469 y 474 y alos servicios de que trata el artículo 461 del Estatuto Tributario. Bienes gravados: Tarifa del 10%

Tarifa del 16%Tarifa del 20%

6.1.3.4 Impuestos municipales de industria y comercio43

Ley 14 del 6 de julio de 1.983, “Por la cual se fortalecen los fiscos de las entidadesterritoriales y se dictan otras disposiciones”.

En el capítulo II, artículos 32 a 40, determina las bases generales de regulacióndel gravamen municipal de industria y comercio. En estas normas se señala que elhecho generador del tributo es la realización o el ejercicio de actividadescomerciales, industriales o de servicios en el territorio de la jurisdicción municipal;el sujeto activo es el respectivo municipio; el sujeto pasivo las personas naturales,jurídicas o sociedades de hecho que ejerzan directa o indirectamente lasactividades objeto del gravamen y la base gravable impositiva está constituida porlos ingresos brutos, obtenidos por las personas o las sociedades de hecho,reconocidas como sujetos pasivos.

El mismo Estatuto define las actividades que constituyen “hechos gravables” y queestán vinculadas al sujeto que las realiza. Así, el artículo 34 considera actividadesindustriales las dedicadas a la producción, extracción, fabricación, confección,preparación, transformación, reparación, manufactura y ensamblaje de cualquierclase de materiales o bienes. El artículo 35 califica como comerciales lasdestinadas al expendio, compraventa o distribución de bienes o mercancías,siempre y cuando no estén consideradas por el Código de Comercio o por lamisma ley 14 de 1.983 como actividades industriales (art. 34) o de servicios (art.36 ib.). Y el artículo 36 señala como actividades de servicios, “las dedicadas a

43 http://www.gerencie.com/retencion-en-la-fuente.html

57

satisfacer necesidades de la comunidad”, mediante cualquiera de las que demanera enunciativa ejemplifica la norma.

6.1.3.6 Otras normas jurídicas

Existen otras normas jurídicas que hacen parte de la empresa y entre ellas están:

Constitución nacional: Esta carta magna, define las relacionesestableciendo las bases para la organización de las instituciones ygarantiza los derechos y la libertad de empresa.

Legislación comercial básica: Incide en el comportamiento de laempresa; su objetivo es regular las relaciones entre los comerciantes y laspersonas que sin ser comerciantes ejecutan actos de comercio, o sea entrelos comerciantes y los no comerciantes.

Código de comercio: Sirve de marco jurídico para regular las relacionesmercantiles y ordenar la actividad comercial.

Decreto ley 410/71: Que establece a los comerciantes y los asuntosmercantiles, este decreto ley es el Código de Comercio.

Legislación civil: Es una norma que regula o rige los vínculos personaleso patrimoniales entre personas privadas, ya sean físicas o jurídicas;protegiendo los intereses de estas en el orden moral y patrimonial.

Legislación laboral: Su finalidad es que se proceda con justicia en lasrelaciones entre patrono y trabajador, teniendo en cuenta el concepto detrabajo y todos los elementos que hacen parte de este.

Legislación penal: Es el conjunto de normas jurídicas punitivas que aplicael Estado, de acuerdo a aquellos actos que son considerados como delitos,además regula el comportamiento de los comerciante e impone sancionespenales, buscando proteger la paz social y el respeto entre los individuos.

Legislación fiscal: Establece decretos en los que se definen las diferentestasa de tributación en las empresas, recaudación y control de los ingresosde Derecho Público del Estado; teniendo como objetivo la consecución delbien común.

Legislación especial: Define las normas y regulaciones especiales de losdiferentes tipos de organizaciones, según su tamaño, naturaleza y actividadeconómica.

6.1.4 Factor o entorno político

El factor o entorno político trata sobre las presiones que ejercen los gruposgremiales y otros grupos que afectan notoriamente a las organizaciones; ademásanaliza y describe la situación política del Estado y sus instituciones a nivelnacional y regional y la incidencia que esto tiene en el desarrollo de la empresa.

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Contrario al gobierno del anterior mandatario Álvaro Uribe Vélez, el actualmandatario de Colombia ha procurado reconciliar los nexos con los presidentes delos vecinos países como por ejemplo con Venezuela y Ecuador, lo cual hagenerado diversas polémicas principalmente para el señor Uribe, pues él se hatomado estas rencillas a modo personal y aparentemente se nota enemistad entreUribe y Santos; sin embargo y pese a esta rivalidad el actual gobierno deColombia ha obtenido grandes logros en varios ejes del país. Empezando con lareanudación de lazos sociales, económicos y comerciales con otros países, lo cualha producido nuevas oportunidades laborales para los colombianos; el tanmencionado TLC que con tanto esfuerzo se añoro en el gobierno anterior, por finse logro en este nuevo gobierno; han capturado y asesinado a varios guerrilleroslos cuales fueron perseguidos y acorados anteriormente, pero sin resultadospositivos; las limitaciones que en materia de salud afectaban a los colombianoscon referencia al POS, ya demuestran un nuevo giro a favor; ademásaparentemente el gobierno se ha concientizado de la importancia de la educaciónpor lo cual todos los habitantes de Colombia (colombianos) se benefician contodos los triunfos alcanzados hasta el momento por el señor Juan Manuel Santos.A modo personal este hombre demuestra tranquilidad y transparencia, lo cual esun ejemplo e inspiración para muchos y que se reflejan en la economía y situaciónlaboral del país, produciendo mejores oportunidades y estabilidad para losempresarios.

6.1.5 Factor o entorno social

El entorno social analiza el comportamiento de la población y en particular lasempresas, observando la situación actual y tendencias de empleo, desempleo ysubempleo; considera la tendencia del comportamiento del salario mínimo legal,analizando la situación social y las perspectivas de desarrollo de la población,teniendo en cuenta la problemática de las condiciones de salud, seguridad social,ingresos, vivienda, educación e infraestructura; todo ello además fundamentadoen las acciones de política social gubernamental a nivel nacional y regional

6.1.5.1 Condiciones sociales de seguridad social

Salud: La comisión de salud del tribunal fijó parámetros para unificarregímenes contributivo y subsidiado, considerando que el gobierno debehacer un estudio y establecer una lista prioritaria de las enfermedades quehoy más afectan a los colombianos. El estudio consiste en actualizar elPlan Obligatorio de Salud (POS) e incluir medicamentos, procedimientos ytratamientos médicos para personas con enfermedades catastróficas; enesta actualización deben participar instituciones de salud, organizacionesmedicas, comunidades científicas, afiliados y usuarios. En cuestión desalud esta es una noticia que beneficia en gran manera a todos los

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colombianos, es necesario que se pueda acceder a los medicamentos queayudan o contribuyen a la salud de las personas que los requieren.Actualmente se presenta una cobertura de salud del 96%, de acuerdo ainformación suministrada por el periódico El Tiempo el 1 de noviembre de2011. A pesar de estos informes tan positivos en cuestión de salud, cabeanotar que aún persisten las quejas de los usuarios sobre la mala calidadde los servicios que prestan las EPS, en cuanto a deficiencias envacunación, precios elevados de medicamentos, poco acceso a losservicios de salud, entre otros que afectan a los colombianos y que seespera que sean solucionados para el año 2012.

Cesantías: “Si bien las cesantías están creadas para tres finalidades(desempleo, vivienda y estudio), la forma de acceder a ellas es según unprocedimiento y en una oportunidad precisa:o Desempleo: Si el trabajador se encuentra cesante, o sea, sin

trabajo, puede retirar los saldos consignados en los fondos decesantías, de igual manera, cuando el contrato termina y hay valoresno consignados de cesantías, el empleador se los debe entregardirectamente al trabajador junto con la liquidación de las demásprestaciones sociales y salarios adeudados.

o Vivienda: El trabajador puede acceder en dos oportunidades, bienretirando las que están consignadas en el fondo de cesantías o demanera excepcional y por disposición expresa de la ley, pidiendo alempleador un pago parcial de cesantías, antes de que éstas seanconsignadas al fondo. (Art. 256 del C.S.T. modificado por el artículo21 de la Ley 1429 de 2010)

o Estudio: Únicamente se podrán retirar las que están consignadas enel fondo de cesantías, o sea, el trabajador NO puede pedir pagosparciales al empleador por motivos de estudio.”44

Licencias e incapacidades45: Normatividad sobre algunas licencias eincapacidades:o Licencia de maternidad y paternidad: Ley 1468 de 2011o Mora en aportes: Artículo 21 del Decreto 1804 de 1990o Embarazos: Artículo 237 del Código Sustantivo del Trabajoo Manejo de incapacidades o licencias: Artículo 21 del Decreto 1804

de 1990o Terminación del contrato de trabajo a mujer gestante: Sentencia

T-132 de 2008o Renuncia voluntaria de la embarazada o durante la licencia de

maternidad: Concepto 11566 de enero 16 de 2008

44 www.actualicese.com.co45 www.actualicese.com.co

60

o Estabilidad laboral reforzada de discapacitado: Sentencia T-159de 2003

o Rehabilitación y fuero de discapacidad: Concepto 0003440 de 06de enero de 2011

o Licencia por grave calamidad: Actualización laboral 2010o Licencia por luto: Ley 1280 de 2009o Incapacidad por enfermedad o accidente profesional y no

profesional: Decreto 1804 de 1999o Incapacidades pagadas por el empleador y pagadas por la EPSo Despido de trabajadores en incapacidad o con invalidez

6.1.5.2 Condiciones sociales de vivienda

La vivienda representa en la vida de una persona y especialmente de una familia,el mejor bien que pueden adquirir, porque disminuye la pobreza y la miseria yfacilita la reactivación de la economía generando empleo, pero debido a loselevados costos que en ocasiones tiene se hace difícil el acceso a ella, es por elloque el Gobierno, las Cajas de Compensación y entidades Financieras se hanunido para posibilitar la adquisición de este bien que contribuye al desarrollo socialy económico de la población; la forma de llevarlo a cabo es recurrir a subsidios devivienda y financiación para garantizar que pueda ser otorgado este beneficio.

A continuación se presenta una estadística dada por el “DANE: aumentó el Índicede Costos de Construcción de Vivienda, esta nota fue publicada el 24 octubre2011

El Departamento Administrativo Nacional de Estadística presentó las cifras delÍndice de Costos de Construcción de Vivienda (ICCV) con corte a septiembre de2011. En los últimos doce meses, el ICCV registró una variación de 5,95%. Estatasa es superior en 5,15 puntos porcentuales frente a la presentada en el mismoperiodo del año anterior (0,80%).”46

46 www.dane.gov.co

61

Figura 9: Índice de Costos de Construcción de Vivienda a septiembre de2011

Fuente: DANE

A pesar de todo los beneficios que en este momento pueden tener las personapara disfrutar de este bien tan preciado como es la vivienda, no se puede dejar delado y observar que actualmente Colombia está pasando por una situación devivienda muy grave, pues ya no solo se habla del caso de los desplazados,personas que han sido forzadas a salir de sus propiedades, sino que además aesto se suma la crisis que ha estado pasando en país debido a la crisis invernalque se vive desde el año 2010 y que había cesado aparentemente, pero que haregresado y de forma más catastrófica, pues ha afectado más poblaciones delterritorio nacional, llevando al Ministerio de Ambiente y Desarrollo Sostenible y aotros entes gubernamentales a tomar decisiones sobre estos casos y a apoyarfinancieramente a estas personas que no tienen donde refugiarse, pues hanperdido todo lo material de sus casas. Por esta razón es aun más importante laconcentración del Gobierno y de los entes gubernamentales en estos caso querequieren una solución urgente, por ser el punto central que aqueja al puebloColombiano.

6.1.5.3 Condiciones sociales de educación47

La educación en Colombia se conforma por los niveles de educación preescolar,educación básica, educación media y de nivel superior. La entidad encargada dela coordinación de la misma es el Ministerio de Educación Nacional, que delega enlas 78 secretarías de educación la gestión y organización según las regiones. Laeducación estatal es generalmente más económica que la educación privada. Laeducación está reglamentada por la ley 115 de 1994 o ley general de educación.La política pública en educación se define a través del plan decenal de educación

47 www.wikipedia.com.co

012345678

ViviendaUnifamiliar

ViviendaMultifamiliar

7,16

4,53

1,58

61


Fuente: DANE





ViviendaMultifamiliar

Vivienda deInterésSocial

6,667,72

5,08 4,81

1,58 1,2 1,04MaterialesMano de ObraMaquinaria y Equipo

61


Fuente: DANE





MaterialesMano de ObraMaquinaria y Equipo

62

y los planes sectoriales de educación en los niveles nacional, departamental,distrital y municipal.

Educación Formal: Tiene los niveles de educación preescolar, básica(primaria y secundaria o bachillerato), media vocacional y educaciónsuperior. La educación que la mayoría de la población cursa comprendepreescolar, básica (primaria y secundaria o bachillerato) y media vocacionalque suman en total más de 11 años.Las entidades estatales prestan una cobertura al núcleo básico (preescolar,primaria y bachillerato) llegando a un 50% de los servicios de educación enestos niveles.

Educación preescolar: Este nivel de escolaridad, representa el primercontacto de los niños con un entorno ajeno al hogar, siendo la primeraoportunidad de socialización, los lugares donde se lleva a cabo esteproceso, son llamados jardines infantiles y al igual que en los demásniveles, son subsidiados por fondos estatales (Instituto Colombiano deBienestar Familiar) o privados. La edad de ingreso incluye a bebés demenos de un año de edad.Los dos últimos años de esta etapa de educación inicial se denominan,usualmente, kínder (a los 3 o 4 años) y transición (a los 4 o 5 años). Enmuchas instituciones, principalmente en todas las privadas, se espera queel niño aprenda a leer y escribir (en español) en la etapa de transición,previa al primer año de la educación básica primaria.

Educación básica primaria: Consta de cinco grados, cada uno de un añode duración, nombrados de primero a quinto grado, ingresando a los 6 añosde edad.Anualmente se ha venido promoviendo la aprobación por decreto 230 de2002, el cual indica que máximo el 5% de los estudiantes de una instituciónpueden reprobar el año, lo que ha incidido en un decaimiento de la calidadde la educación. La motivación para hacer la promoción automática es queun estudiante no debe tardar más años de los presupuestados, porque escostoso para el país, y públicamente se indica que la pérdida de un año vaen contra de la autoestima de los estudiantes.Al finalizar esta etapa de estudios se pretende que el estudiante tenga lascompetencias básicas para desenvolverse en un mundo laboral en el cualtiene los estándares mínimos para desempeñarse en un cargo que no exijamayores habilidades y conocimientos.A partir del año 2010 se establece el decreto 230 y el decreto 1290, dondeel gobierno nacional da autonomía para implementar el sistema institucionalde evaluación

Educación secundaria: Consta de seis años divididos en educaciónbásica secundaria y educación media vocacional.La educación básica secundaria consta de cuatro grados (desde los 11 alos 14 años), cada uno de un año de duración, nombrados de sexto a

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noveno grado. La educación media vocacional consta de dos grados:décimo y undécimo (15 a 17 años).En los grados de la educación media vocacional se pretende que elestudiante elija de acuerdo a sus habilidades y preferencias la opción en lacual desea profundizar sus estudios. En general pocos colegios ofrecen unareal oportunidad para que sus estudiantes se desempeñen en el mundolaboral con ventajas competitivas sobre otros estudiantes y usualmente sólolos estudiantes que tienen recursos económicos suficientes continúan susestudios universitarios, aunque también existen préstamos estatales comolos que ofrece el ICETEX, y préstamos de organizaciones privadas.Para acceder a la educación universitaria se aplican pruebas de estado porparte del Instituto Colombiano para el Fomento de la Educación Superior -ICFES.Colombia cuenta con colegios militares de las diferentes fuerzas armadas(Ejército, Fuerza Aérea y Armada), donde los estudiantes (tanto hombrescomo mujeres) pueden prestar su servicio militar.

Educación universitaria: Esta educación impartida en universidades yotras instituciones de educación superior. Se divide en varios niveles,distribuidos entre pregrado y postgrado.La Educación Superior está reglamentada por Ley 30 de 1992.A nivel de pregrado se encuentran las carreras técnicas profesionales,tecnológica profesionales y las profesionales, donde las técnicasprofesionales pueden variar entre 1.5 a 2 años, las tecnológicasprofesionales entre 2.5 a 3.5 años y las profesionales usualmente de 5años, las licenciaturas, que suelen tomar 5 años.A nivel de postgrado se reconocen las especializaciones, las maestrías ylos doctorados. Hay adicionalmente una serie de diplomados, seminarios yotros cursos de educación continua y educación para el trabajo y eldesarrollo humano que, en pocas semanas o meses permiten al profesionalconocer nuevas técnicas o mantenerse actualizado, pero este tipo dediplomados, están considerados dentro de la formación no formal, o enalgunos casos, educación continuada.La educación para optar por un título de maestría y especialización vaenfocada a potenciar habilidades de gestión y profundización yactualización encaminadas a garantizar el crecimiento del sector productivo.Es usual que en los cargos altos de las organizaciones se exija este tipo detítulos de acuerdo al perfil organizacional.Finalmente está el nivel de doctorado, que pocas universidades estánacreditadas para ofrecer, y el cual busca la formación de investigadores y lacreación de conocimiento nuevo. Generalmente los doctorados están porfuera de los niveles de inversión que las empresas pueden pagar, y seemplean en los centros educativos para impulsar el avance de la ciencia.Educación para el trabajo y el desarrollo humano y educación informalLa educación para el trabajo y el desarrollo humano y la educación informalestán regidos en Colombia por la ley 1064 de 2006 que la titula educación

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para el trabajo y el desarrollo humano. Está regulada por el Ministerio deEducación Nacional y tiene carácter de educación continua conforme aldecreto 2020 de 2006. Se reglamenta por medio del Decreto 2888 de 2007,derogado y reemplazado por el Decreto 4904 de 2009.Se considera Educación Informal a todas aquellas actividades querepresenten algún tipo de estudios o entrenamiento, pero que no conducena ningún tipo de grado. Esto incluye el entrenamiento a sus empleados queocurre al interior de las empresas. Ésta educación, según el número dehoras y el objetivo conducente, no exige una regulación por parte delMinisterio de Educación Nacional o de las Secretarías de Educacióndepartamentales o distritales.También hay Educación para el Trabajo, antes llamada Educación Noformal, ofrecida generalmente por instituciones educativas oficiales yprivadas, conducentes a títulos en experticias que tratan de niveles técnicosen áreas específicas y que se enfocan principalmente a la capacitaciónpara generar formas de subsistencia de primera mano. Este tipo deeducación, requiere del cumplimiento de unos parámetros mínimos exigidospor parte de las Secretarias de Educación locales de cada ciudad odepartamento.La Ley permite que un egresado pueda terminar sus estudios en unaentidad de Educación para el Trabajo y Desarrollo Humano, debidamentecertificada, y poder hacer reconocer sus saberes en la Educación Superior.Usualmente, para algunas aéreas como la salud, las Universidades oentidades de educación superior están capacitadas para desarrollaractividades académicas en esta área sin necesidad de conformarinstituciones nuevas específicas que desarrollen educación para el trabajo ydesarrollo humano. Tal es el caso de los formados en aéreas auxiliares enmedicina, enfermería y odontología.La educación para el trabajo y el desarrollo humano es ofrecidaprincipalmente por instituciones oficiales y privadas como el SENA, elCESDE, la Corporación Tecnológica de Córdoba, la CorporaciónPolitécnico de Cundinamarca, el Instituto de Formación Empresarial y delTrabajo IFET Colsubsidio, la Academia Nacional de Aprendizaje (ANDAP),Instituto Ingabo o el INCAP entre otros. Los programas cursados sonconducentes a títulos en niveles técnicos y en áreas específicas y que seenfocan principalmente a la capacitación para generar expertos en áreaspuntuales de las diferentes actividades laborales según la clasificaciónnacional de ocupaciones.La principal agremiación de instituciones de educación para el trabajo y eldesarrollo humano es ASENOF, la cual ha sido gran artífice de reformas deeducación para el trabajo, como la ley 1064 de 2006.En la actualidad, el decreto 4904 de diciembre 16 de 2009, reglamenta laorganización, oferta y funcionamiento de la prestación del servicio educativopara el trabajo y el desarrollo humano y se dictan otras disposiciones.

65

6.1.6 Factor o entorno cultural

“Los factores socio-culturales comprenden las creencias, valores, normas,actitudes, opiniones, estilo de vida y experiencias colectivas de las personas queviven en una determinada sociedad o región geográfica, y que también trabajan enla organización.”48

El estudio de los aspectos culturales es básico para comprender elcomportamiento y el rol que adoptan los empleados frente a determinadassituaciones que se presentan en la organización, además las diferencias culturalesaportan ideas de los productos o servicios que se pueden ofrecer en los sectores,pues los mismos trabajadores participan de forma directa o indirecta al expresarsu opinión frente a los proceso dados en la empresa. No obstante, Colombia esun país que está perdiendo el legado y las raíces dejadas por los ancestros, puescada día los jóvenes que por falta de educación y amor a la cultura y la patria seven enfrentados a adoptar otras culturas y maneras de actuar que no hacen partede sus orígenes.

La pérdida de identidad en la juventud se puede observar desde la niñez, cuandolos padres por falta de tiempo y dedicación tienen que dejar la educación de loshijos en manos de otros (medios de comunicación, maestros, etc.) para que estosles enseñen un mejor estilo de vida al que ellos no pudieron acceder por falta deoportunidades y que va en detrimento de los niños que actualmente se conviertenen jóvenes en un abrir y cerrar de ojos y que en poco son adultos que no valoran,ni respetan el país en el que nacieron pensando que las mejores y mayoresoportunidades de obtener meritos están en el exterior y que en Colombia no haynada que hacer. Y lo más especial del caso es que los colombianos no se valorany los extranjeros vienen a vivir a Colombia y no quieren salir de este país porque loconsideran su hogar; por ello es necesario que se retomen las raíces desde laniñez y se ame lo que se tiene con el fin de encontrar una solución a todos losproblemas que aquejan al pueblo y que al parecer poco a poco con conciencia yalos colombianos están cambiando de mentalidad y tienen el propósito de surgir delhoyo de la anti-cultura.

6.1.7 Factor o entorno ecológico

El factor o entorno ecológico comprende la siguiente descripción:

Describe las características geográficas, topográficas y climáticas de lasregiones donde la empresa tiene sus instalaciones e identifica los aspectosfundamentales para la formulación del Plan Estratégico y Operativo.


66

Identifica la disponibilidad de los recursos naturales y de infraestructura dela región y analiza la incidencia que tienen estos en el desarrollo de lasactividades de la empresa.

Considera el impacto ambiental que generan las labores que realiza laempresa desde el punto de vista ecológico (insumos, procesos de trabajo,productos finales y elementos residuales) e identifica criterios, aspectos ysituaciones que debe tener en cuenta la organización, referente a efectosambientales como: el agua, el área de influencia, el cambio de uso desuelo, los gases provocados por la empresa y los ruidos, entre otros.

Conoce las posibilidades, incentivos y restricciones para el desarrollo de lasactividades, derivadas de reglamentaciones que regulan la conservacióndel medio ambiente.

El factor o entorno ecológico realizar la descripción anterior con el objetivo deanalizar si la ubicación de la organización se llevará a cabo bajo condicionesambientales que no afecten la biodiversidad de los suelos, las aguas, la flora y lafauna que habitan en el sector; porque en la actualidad se insiste mucho en elcuidado del medio ambiente y de la responsabilidad social, pues solo del uso queel ser humano le dé a este va a depender el tiempo de permanencia sobre eseterreno, se entiende que la tierra le devuelve al hombre lo que este hayasembrado en ella.

67

Tabla 5: Análisis de amenazas y oportunidades de la microempresa TallerIndustrial Súper

Fuente: El autor

ANALISISENTORNO

AMENAZAS OPORTUNIDADES

ECONÓMICO Restricción al acceso de crédito

bancario Altas tasas de interés crediticio Alto nivel de informalidad

Alta capacidad de generar empleo Contribuye a la economía por ser

dinámica.

TECNOLÓGICO

No posee maquinaria modernapara la elaboración del trabajo

Conoce las nuevas tendencias entecnología, pero no puede invertiren ellas por los costos que tiene.

A pesar de no tener maquinariamoderna el personal está muycapacitado para el manejo de laactual y posiblemente de la nuevasi existiera

JURÍDICO No tiene normas de calidad que

acrediten sus productos. Cumple con todas las normas de

carácter jurídico de acuerdo a sutamaño y tipo.

POLÍTICO

Imposibilidad de competir engrupos gremiales por sus falenciasen los entornos económico,tecnológico y jurídico.

Las nuevas políticasgubernamentales (TLC), brindannuevas oportunidades comercialesque benefician en la obtención denueva tecnología y nuevosmercados nacionales einternacionales.

SOCIAL

El personal no es altamentecalificado.

A pesar de la amenaza sobre elpersonal contratado, se le da laoportunidad de aprender sobre lamaquinaría existente.

El personal tiene definido susalario, prestaciones sociales yparafiscales.

Con el salario devengado tieneoportunidad de acceder a créditosde vivienda, de acuerdo a losnuevos planes que ofrece elgobierno.

CULTURAL

La falta de conocimiento y ladiversidad cultural afecta en elmomento de cumplir con laslabores, pues existen empleadosque captan más fácilmente lo quedeben hacer, mientras que en otrosse deben recibir mayor explicaciónhaciendo más lento el proceso.

Por ser una organización micro esfactible que el personal se conozcaentre si y puedan participardirectamente con la gerencia yaportar ideas.

ECOLÓGICO

La mayoría de los residuosgenerados tienen otro uso.

No hay contaminación de ningúnelemento del medio ambiente.

Algunos residuos se recogen y sevenden para que sean fundidos ypuedan volver al mercado comomateria prima.

68

6.2 DIAGNÓSTICO INTERNO

Para analizar internamente a la empresa a diagnosticar se realizó un cuestionarioel cual permite conocer y evaluar información sobre las áreas funcionales de laorganización y a través de este documento implementar los elementos que seannecesarios para el mejoramiento financiero y contable de la misma. (Ver Anexo 1)

6.2.1 Estructura organizativa

En la estructura organizativa de la empresa se pueden reconocer los cargos yresponsabilidades que deben cumplir los miembros de la misma, teniendo comoobjetivo principal el alcance de las metas propuestas en el plan estratégico de laempresa. Como su nombre lo dice con esta estructura se organizan lasactividades que debe desarrollar la empresa, especificando las relaciones quedeben existir entre los empleadores y los empleados.

6.2.1.1 Análisis

Debilidades:o La empresa no tiene organigrama donde se puedan definir las

responsabilidades y actividades de los miembros de la misma.o La empresa no cuenta con Manual de Funciones, por lo tanto es

necesario la elaboración del mismo.o No se segregan funciones por la cantidad de personal y varias

actividades las realiza una misma persona.

Tabla 6: Debilidades Estructura OrganizativaDEBILIDADES

Problema Causa Impacto en laoperaciones

Soluciónpropuesta

No tieneOrganigrama

No se ha hechonecesario su uso

Exceso en lasactividades

Implementación yelaboración delOrganigrama

No cuenta conManual deFunciones

No se le ha dado laimportancia debidoal tamaño de laempresa.

Falta deresponsabilidades yfunciones, desordenlaboral

Implementación yelaboración delManual deFunciones

No se segreganfunciones

La organizacióntiene poco personal

La falta desegregación defunciones generariesgo de fraude.

De ser posible lacontratación denuevo personal enel área contable.

Fuente: El autor

69

De acuerdo a la necesidad de identificar la jerarquía dentro de la organización y encomún acuerdo con el propietario de la misma se hace una propuesta deorganigrama, la cual se presenta a continuación:

Figura 10: Organigrama para TALLER INDUSTRIAL SUPER

Fuente: El autor

6.2.2 Función de planeación

El principal propósito de la planeación es fijar objetivos y estrategias permanentesque van en progreso de la organización, teniendo esta una proyección de alcanzarmayores niveles de desarrollo y mejoramiento para el futuro.

6.2.2.1 Análisis

Debilidades:o La empresa si tiene definidos sus objetivos, metas y estrategias a

alcanzar, pero no están planteadas por escrito, lo cual al final nopermite identificar exactamente que va ha hacer

Propuesta de Organigrama paraTALLER INDUSTRIAL SUPER

GERENTE

Secretaria Contador

Ventas

Producción

70

Tabla 7: Debilidades de Función de PlaneaciónDEBILIDADES


Soluciónpropuesta

No están planteadospor escrito losobjetivos, metas yestrategias aalcanzar

No hay planeación

Las operacionesque se realizan notienen un orden y nose alcanzan losobjetivos propuestos

Plantear en unmanual losobjetivos, metas yestrategias aalcanzar.

Fuente: El autor

6.2.3 Función de dirección

En este tipo de función los empleados son orientados y motivados por elempleador al debido desempeño de sus actividades; con el propósito de alcanzarlos objetivos propuestos por la alta gerencia.

6.2.3.1 Análisis

Debilidades:o Aunque se tiene definido en la práctica quien dirige la organización,

la falta del manual que plantee los objetivos a alcanzar y a esto sesuma la falta del sistema de información contable, haciendo que nose tenga información que sirva para la toma de decisiones correctasy oportunas.

Tabla 8: Debilidades de Función de DirecciónDEBILIDADES


Soluciónpropuesta

No tienen unSistema deInformaciónContable

No ha habidoorientación sobre laimportancia del SIC.

La informaciónfinanciera no esoportuna, por lotanto no se tomandecisiones muyfavorables

Se plantea laimplementación delSistema deInformaciónContable

No tienen un debidosoftware contable

Los costos desoftware contableoriginal es elevado

No es una empresaque lleva susoperaciones enorden

Se recomiendaadquirir softwarecontable original,para que laorganización este ala vanguardiatecnológica

Fuente: El autor

71

6.2.4 Función de control

Esta función consiste en evaluar las actividades realizadas por los empleados ydiferenciar entre las actividades correctas y las incorrectas, y corregir lasactividades incorrectas, en pocas palabras se mide el desempeño con losresultados obtenidos.

6.2.4.1 Análisis

Debilidades:o Aunque se tiene control de las actividades, no existe un documento

donde se planteen los controles que permitan medir el desempeñode las actividades realizadas

Tabla 9: Debilidades de Función de ControlDEBILIDADES


Soluciónpropuesta

No existe undocumento queplantee el control delas actividades

No hay planeaciónpordesconocimiento delmanejo de controles

Las operacionesque se miden por loque se desconoce sien realidad se estánejecutandocorrectamente.

Se plantea laimplementación deun manual decontrol interno

Fuente: El autor

6.2.5 Área de recursos humanos

En esta área se planea, organiza, desarrolla y coordina el desempeño eficiente delpersonal, tanto para beneficio empresarial como personal, pues en esta área setiene en cuenta al empleado como tal.

6.2.5.1 Análisis

Debilidades:o Los pagos a los empleados no se hacen de forma virtual para agilizar

el proceso y evitar riesgo de manejo de efectivo en la organización.o El pago a los empleados no es debido porque no sigue el proceso

para pago de nomina. Fortaleza:

o Por el tamaño de la organización no hay área de recursos humanos,pero no se ha hecho necesario (hasta el momento) la

72

implementación de esta área, porque el personal tiene buenacomunicación entre sí y con el empleador, siendo eficiente en elbuen ambiente laboral.

Tabla 10: Debilidades y fortalezas Área de Recursos HumanosFORTALEZAS: A pesar del tamaño de la empresa el personal tiene buenacomunicación entre sí y con el empleador.

DEBILIDADESProblema Causa Impacto en la

operacionesSolución

propuesta

El pago a losempleados no sehacen de formavirtual

Desconocimientodel proceso de pagovirtual a empleados

El proceso esriesgoso para quienretira el dinero depago de nomina ypara los empleados.

Se propone realizarlos pagos apersonal de formavirtual para evitar elriesgo de manejo deefectivo.

El pago a losempleados no esdebido porque nosigue el procesopara pago denomina

No hay suficientepersonal para laelaboración, revisióny aprobación deldocumento.

Existen riesgos defraude cuando unasola persona realizatodo el proceso

Contratación denuevo personal enel área contable

Fuente: El autor

6.2.6 Área de mercadeo y ventas

Esta área es la encargada de investigar y analizar los mercados y productos quese pueden ofrecer a los clientes o consumidores con el propósito de satisfacer susnecesidades y obtener a favor del empresario un excelente posicionamiento desus productos y a la vez ganancias que ayudan a la organización a permanecer enel mercado.

6.2.6.1 Análisis

Debilidades:o No se hace investigación de mercadeoo No se realiza una planificación de mercadeo para el añoo No se evalúan y controlan adecuadamente los productos que se

ofreceno La falta de normas de control de calidad han evitado la existencia de

nuevos y posibles clientes.

73

Fortalezas:o A pesar de no realizar una investigación del mercado sus productos

se mantienen bien posicionados, por ser productos elaborados conmedidas especiales dadas por el cliente.

Tabla 11: Debilidades y fortalezas Área de Mercadeo y VentasFORTALEZAS: Productos elaborados de acuerdo a las necesidades de losclientes.



propuesta

No se haceinvestigación demercado

No se ha hechonecesario

La falta deinvestigación yplanificación demercadeo hace quese pierdan beneficioseconómicos para laorganización

Realizar telemercadeoofreciendo losproductos a posiblesclientes en potencia

No se realizaplanificación demercadeo para elaño

Ídem Ídem

Realizarplanificación delmercadeo para elaño, proponiéndosenuevas metas

No se evalúan ycontrolanadecuadamente losproductos que seofrecen

Ídem Ídem

Tener en cuentamejor control decalidad en losproductos

No existen normasde calidad

Desconocimientode la obtención delas normas

ÍdemInvestigar laobtención de estasnormas.

Fuente: El autor

6.2.7 Área contable

Es un área muy útil para la organización, pues al conocer la situación económicade esta se pueden tomar decisiones muy asertivas sobre el manejo de financieroque se debe tener en la empresa.

6.2.7.1 Análisis

Debilidades:o No está organizada adecuadamente el área contableo Cada área contable no tiene claramente definidos los procesos

74

o No se asignan responsabilidades por escrito Fortalezas:

o Tiene la asesoría de Contadoro Elabora estados financieros básicos, de acuerdo a su tamaño

Tabla 12: Debilidades y fortalezas Área ContableFORTALEZAS:o Tiene la asesoría de Contadoro Elabora estados financieros básicos, de acuerdo a su tamaño



propuesta

No está organizadaadecuadamente elárea contable

Posiblemente porel tamaño de laempresa no existeesta área

No se tomandecisionesfinancieras muyasertivas que ayudena la organización atener una mejorsituación económica

Diseño del sistemade informacióncontable

Cada área contableno tiene claramentedefinidos losprocesos

Al no existir áreacontable no estándefinidos losprocesos

Ídem Ídem

No se asignanresponsabilidadespor escrito

Ídem Ídem Ídem

Fuente: El autor

75

7. DISEÑO DEL MODELO DE SISTEMA CONTABLE PARA LAMICROEMPRESA TALLER INDUSTRIAL SUPER

7.1 CARACTERIZACIÓN DE LAS RELACIONES DEL SISTEMA CONTABLE

“Tal como se ha expresado ya, el sistema contable posee unos componentes sinlos cuales no puede subsistir y desarrollar su actividad.

La actuación de estos componentes obliga al establecimiento de relaciones quedefinan un comportamiento entre ellos mismos y hacia afuera o sea, con elentorno general de la empresa. Las relaciones son el origen de su dinámica y elcampo donde surgen medios para cumplir su misión. El sistema contable es unsistema dependiente de la función y de las características de la unidad económica.Las relaciones se establecen de ordinario con las siguientes áreas de trabajo:

Finanzas Recursos humanos Producción y Operaciones Mercadeo”49

49 DELGADILLO R., Diego Israel. El sistema de información contable: Fundamentos y marco de referenciapara su administración. Artes gráficas del Valle editores-impresores Ltda. Santiago de Cali. 2001. P. 87

76

7.1.1 Propuesta de planeación

Empresa: TALLER INDUSTRIAL SUPER Tutor: Bibiana Rendón Álvarez Asesora: Ana Bolena Murillo Henao

Tabla 13: Propuesta de PlaneaciónÁREA DE GESTIÓN ACTIVIDADES PROPUESTAS REQUERIMIENTOS

SISTEMA DEINFORMACIÓN

CONTABLE

Compras: Elaboración deprocedimientos, políticas generalesde control interno y flujograma

Material Bibliográfico,disponibilidad delpersonal encargado

Ventas: Elaboración deprocedimientos, políticas generalesde control interno y flujograma


Cartera: Elaboración deprocedimientos, políticas generalesde control interno y flujograma


Tesorería: Elaboración deprocedimientos, políticas generalesde control interno y flujograma


Caja menor: Elaboración deprocedimientos, políticas generalesde control interno y flujograma


Nomina: Elaboración deprocedimientos, políticas generalesde control interno y flujograma


Fuente: El autor

77

7.2 PROPUESTA DE MEJORAMIENTO: MANUALES Y PROCEDIMIENTOS

7.2.1 Manual de compras

ObjetivoEstablecer normas y políticas, de acuerdo con las condiciones y necesidades de laempresa. Buscar y adquirir al precio justo, en la cantidad necesaria, dentro delmenor tiempo posible, con los mejores estándares de mejor calidad y teniendo encuenta las normas de está.

AlcanceEstablecer proveedores honestos que ofrezcan productos de alta calidad y queestén capacitados para brindar la asesoría necesaria en caso de requerir unamateria prima especial.

Documentos soportesLos principales documentos requeridos para una compra son:

o Cotizacioneso Formato de solicitud de creación de proveedores.o Pedido u orden de compra.o Factura de venta.

Políticas Generaleso La selección y evaluación del proveedor es realizada por el

administrador, quien determina la viabilidad de efectuar la operacióncomercial.

o La solicitud de pedidos debe ser tramitada por el administrador.o El personal del departamento de compras tiene que asegurar la

recepción de los materiales adecuados y en la cantidad requerida,con el objeto de transformarse y poder hacer las entregas a tiempodel producto terminado a los clientes.

o Solicitar la confirmación de estado de cuenta una vez finalice elperiodo contable.

Políticas de control internoAl comprar hay que considerar:o Precios, cantidad de materia prima, tiempo de entregas y calidad.o No limitarse a un solo proveedor, es necesario comparar precios y calidado Las facturas de compras deben cumplir con los requisitos legales.o Verificar que la materia prima recibida sea de la calidad, cantidad y precio

convenido.o Antes de contabilizar, es conveniente revisar que la factura esté aprobada

por el administrador.o Archivar los documentos que soportan las compras

78

7.2.2 Manual de ventas

ObjetivoBrindar el mejor producto en calidad y de acuerdo con las condiciones yrequerimientos del producto establecidas por el cliente (teniendo en cuenta queesta organización se destaca por fabricar piezas metálicas con medidasespeciales no encontradas en el mercado común), además de asesorarlo en casode que no le convenga la fabricación de cierto producto o con cierta materia prima,dando cumplimiento en cuanto a precios, tiempos, calidad y cantidad pactados,otorgando de esta forma al cliente la importancia y el valor que tiene para laCompañía.

AlcanceEl principal propósito del Manual de Ventas es ser una excelente herramienta pararealizar el proceso de ventas de la mejor manera buscando otorgar los mejoresbeneficios para el cliente y la mayor rentabilidad económica para la empresa, através de ofrecer los mejores productos y servicios con una optima e insuperablecalidad.

Documentos SoporteLos documentos soportes que se tienen en cuenta para una venta son:

o Requisición de comprao Remisióno Factura de venta

Políticas Generaleso Análisis del mercado y la competencia, dentro del que se tiene en

cuenta cual es la posición que tiene la organización, frente a otrasque ofrecen los mismos productos y servicios, conociendo ademáslas fortalezas y debilidades, para actuar frente a ellas.

o Información sobre los clientes, dándole la importancia y el valor queeste tiene al buscar obtener el mayor número de datos posiblessobre estos, con siguiéndola con la confianza y el apoyo que estosrequieren a la hora de dar cumplimiento a la negociación entreambas partes.

o Información completa de los productos, es preciso que la personaque ejerce o realiza el proceso de ventas tenga un conocimientoprofundo de su cartera de productos y precios para poder basar suexposición en argumentos sólidos y poder responder a cualquierobjeción que surja a lo largo del proceso de venta.

o Los plazos otorgados son autorizados por el administrador para elmanejo de la cartera son 30, 45 y 60 días.

79

Políticas de control internoo La función de cobranza debe realizarse basados en el conocimiento

de los tiempos establecidos y los clientes que ya han cancelado,teniendo en cuenta que existen clientes que pagan de contado y quelos créditos no deben ser inferiores a 30 días, ni superiores a 60días.

o Los ingresos deben depositarse intactos a la fecha inmediatamentesiguiente a ser recibidos, sin dejar pasar mucho tiempo entre elingreso y el depósito de los pagos.

o Registrar claramente el valor, el número de factura y el cliente quecancela.

o La función de caja debe estar separada de las funciones de manejodel libro de contabilidad y registros auxiliares.

o Todos los descuentos otorgados fuera de las políticas deben requeriraprobación.

o La función de registro de las facturas en el libro auxiliar de clientesno debe estar a cargo de contabilidad.

80

Figura 11: Procedimientos de compras

Taller Industrial SúperProcedimiento de Compra

Limite Cliente Contabilidad Proveedor Descripción del proceso1. El cliente solicita un producto a través de unaRequisición de Compra, donde especifica material,medida, cantidad y tiempo de pago

1.0 Requisición de Compra

2. Selección de proveedores que tengan la materiaprima

3. Cotización de materia prima

APROBACIÓNSi: 4No: 3

4. Negociación telefónica de la materia prima al mejorProveedor - Cotización


5. Solicita la materia prima a domicilio a través de unaorden de compra, enviada por email o fax

5.0 Orden de Compra

6. Recibe la Orden de Compra y elabora Factura enoriginal y dos copias

6.0 Factura original6.1 Copia de Factura6.2 Copia de Factura

7. Despacha la mercancía

8. Recibe la materia prima y la factura en original yDos copias

9. Verifica que la materia prima sea la solicitada

10. Procede a almacenar la materia prima

11. Firma y sella la factura (original y dos copias)

12. Tramite de pago

13. Registro contableFuente: El autor

1.0

1

2

3

4Si

No

3

5.0

5

4

6

5.0

7

6.0

8

6.0

9

10

5Si

No

3

11

12

13A

Inicio

81

Figura 12: Procedimientos de ventas

Taller Industrial SúperProcedimiento de Compra y Venta

Limite Producción Contabilidad Cliente Descripción del procesoA. Proceso de Venta

14. Fabricación del producto de acuerdo a lasespecificaciones del cliente

1.0 Requisición de Compra

15. Preparación del producto (limpieza, conteo yempaque)

16. Informa a administración que el producto ya está listo

17. Administración informa vía telefónica al cliente que yapuede recoger el producto

18. Elaboración de Remisión y Factura en original ytres copias

18A.0 Remisión18A.1 Copia de la Remisión18B.0 Factura Original18B.1 Copia de la Factura18B.2 Copia de la Factura18B.3 Copia de la Factura

19. El cliente recibe el producto, la Factura y la Remisión.Firma y sella los documentos tanto originales como copias

20. Proceso de recaudo

21. Registro contable y archivo de los documentos

Fin

Fuente: El autor

17

1.0

A 14

15 16

18A.0

17

18

18B.0

19

18A.0

18B.0

20

21

Fin

1.0

5.0

6.0

18A.0

18B.0

82

7.2.3 Manual de recaudo de cartera

ObjetivoEstablecer políticas de crédito claras con el cliente con el propósito de recaudar lacartera en el tiempo pactado y así evitar tener deudas de difícil cobro, las cualesen ocasiones son irrecuperables

AlcanceProponer con este manual reducir los índices de cartera vencida y recuperar lacartera con éxito, debido a las precauciones que se han tenido en cuenta en elmomento de otorgar un crédito.

Documentos soporteLos documentos a tener en cuenta son:

o Listado de cuentas por cobraro Programación de pagoso Recibo de Caja

Políticas generaleso Verificar las referencias comerciales y bancarias entregadas por el

clienteo Confirmar con las centrales de riesgos las referencias crediticias del

clienteo Comprobar la capacidad de pagoo Planear la gestión de cobranzao Diseñar e implementar estrategias efectivas de recaudo de cartera,

teniendo en cuenta los plazos máximos, el monto y las garantíaspactadas en el momento hacer cualquier tipo de negociación.

Políticas de control internoo Los plazos acordados con el cliente no pueden ser superiores a 60

días. Este tiempo se ha acordado con los clientes que han ganadoconfianza con la empresa, debido a un previo y profundo estudio decrédito, además del tiempo que tienen como clientes.

o Es necesario registra las cuentas que no se han cancelado en eltiempo establecido, para conocer la razón del incumplimiento y asíacordar nuevas gestiones de cobro.

o Tener en cuenta la información registrada y arrojada por el programacontable, para conocer los tiempos de vencimiento y así realizar unagestión de recaudo más exitosa y veraz.

83

Figura 13: Procedimiento de recaudo de cartera en efectivo

Taller Industrial SúperProcedimiento de Recaudo de Cartera en Efectivo

Limite Contabilidad Tesorería Cliente Descripción del proceso1. Generar listado de Cuentas por Cobrar

1.0 Listado de Cuentas por Cobrar

2. Verificación de los vencimientos de las facturas deacuerdo a los tiempos

3. Llamada telefónica a clientes que pagan directamenteY en efectivo

4. Se programa día y hora de cobro4.0 Programación de Cobro

5. Se realiza cobro de acuerdo a programación

6. Recibe el pago en efectivo, elabora un Recibo deCaja y el pago es consignado en Cuenta Corriente

6.0 Recibo de Caja

7. Registro contable

8. Archivar los documentos1.0 Listado de Cuentas por Cobrar4.0 Programación de Cobro6.0 Recibo de Caja

Fin

Fuente: El autor

Inicio

3

1.0 2

3

1

Fin

4.0

5

7 6.0

6

8

1.0

4

4.0

6.0

84

Figura 14: Procedimiento de recaudo de cartera con cheque

Taller Industrial SúperProcedimiento de Recaudo de Cartera con Cheque




3. Llamada telefónica a clientes que pagan directamenteY con cheque


5. Se realiza cobro de acuerdo a programación

6. Recibe el pago con cheque

7. verifica que el cheque sea legal


8. Elabora un Recibo de Caja y el pago es consignadoen Cuenta Corriente

8.0 Recibo de Caja



Fin

Fuente: El autor

5

Inicio

3

1.0 2

3

1

Fin

4.0

7

6.0

6

10

1.0

4

4.0

8.0

6

8Si

No

6

9

85

Figura 15: Procedimiento de recaudo de cartera con transferenciaelectrónica bancaria

Taller Industrial SúperProcedimiento de Recaudo de Cartera con Transferencia Electrónica Bancaria




3. Verificación del pago realizado a través detransferencia electrónica bancaria


4. Llamada telefónica a clientes para recordar pago


6. Cobro de acuerdo a programación

7. Elabora un Recibo de Caja7.0 Recibo de Caja



Fin

Fuente: El autor

Inicio

9Si

No

4

4

1.0 2

3

4

1

Fin

5.0

6

8 7.0

7

9

1.0

5

5.0

7.0

86

7.2.4 Manual de pagos

ObjetivoMantener el control de las cuentas por pagar, para así dar cumplimiento a lopactado con los proveedores y de esta manera conservar los bienes y serviciosproporcionados por estos y fomentar un ciclo empresarial sano entre proveedores,empresa y clientes, para preservar la organización.

AlcanceLa importancia que tiene este manual es apreciar la eficacia que se logra alprogramar los pagos a los proveedores, pues esto brinda seguridad, seriedad yprestigio a la organización.

Documentos SoporteLos documentos soportes más comunes en este tipo de proceso son:

o Listadoo Facturao Comprobante de Egresoo Cheque o pagos electrónicos

Políticas Generaleso Es preciso que al crear al proveedor, se indique la forma de pago

(Efectivo o cheque).o El pago a los proveedores con los que se tiene crédito se debe

realizar a 30 días calendario, contados a partir del recibo de lafactura.

o Se estipula que los pagos a proveedores se haga los viernes enhoras de la mañana, para evitar inconvenientes.

Políticas de Control Internoo Los pagos que se realicen, se efectuarán después de recibida la

materia prima, para verificar el cumplimiento de lo pactado con elproveedor.

o Todas las facturas que se vayan a tramitar para pago, deben estarautorizadas por el administrador.

o Cuando se realice un pago, se debe generar un documento soporteque certifique la operación.

o Los documentos soportes se deben archivar en carpetas porproveedor

o Llevar un control detallado de cuentas por pagar a proveedores en elcual se especifique: Valor, nombre, fecha de emisión, fecha devencimiento, y forma de pago.

87

Figura 16: Procedimiento de pagos

Taller Industrial SúperProcedimiento de Tesorería

Limite Contabilidad Tesorería Proveedor Descripción del proceso1. Generar listado de cuentas por pagar

1.0 Lista de Cuentas por Pagar

2. Informa sobre las cuentas pendientes de pago

3. Dependiendo la cantidad de efectivo que halla enCaja se decide de qué forma se pagará


4. Si el pago es en efectivo o transferencia electrónicaBancaria se elabora Comprobante de Egreso parafirma de quien recibe y se anexa factura de compracomo soporte de pago

4A.0 Comprobante de Egreso4B.0 Factura

5. Si el pago es con cheque el proveedor solicita copiapara ser aprobado, este se escanea y se envía poremail o por fax, además se elabora comprobante deegreso y se anexa factura de compra como soporte depago

5A.0 Comprobante de Egreso5B.0 Cheque5C.0 Factura

6. Solicita a la persona que recibe el pago que firme yselle con cancelado tanto la factura de compra (original)y dos copias) como el comprobante de egreso

7. Registra contablemente el pago y archivo deDocumentos en la carpeta del mes que corresponde.

4A.0 Comprobante de Egreso4B.0 Factura5A.0 Comprobante de Egreso5C.0 Factura

Fin

Fuente: El autor

Inicio

4Si

No

3

4

6

1.0 2

3

1

Fin

6

7

4.0

4.1

5

5.0

5.1

5.2

4A.0

4B.0

5A.0

5B.0

5C.0

4A.0

4B.0

5A.0

5C.0

88

7.2.5 Manual del fondo de caja menor y reembolso

ObjetivoPagar solo cuantías menores, reglamentando su manejo con el uso dedocumentos que soporten los pagos realizados o el dinero físico que debe haberen ella, de la cual se ha asignado una persona responsable de la manipulación yoperación de la misma.

AlcanceCon este manual se pretende hacer comprender a los funcionarios de la empresay principalmente al propietario, la importancia que tiene el manejo adecuado de lacaja menor, para evitar riesgos y manejos innecesarios e inadecuados.

Documentos SoporteLos documentos que soportan esta operación son:

o Formato de solicitud de creación de fondoo Formato de reembolso de caja menoro Documentos soporte

Políticas Generales y de control internoo La caja menor se debe crear mediante aprobación del administrador

y con un valor establecido 25 UVT´s (UVT: $25.132)o Los pagos de caja menor se deben tener siempre soporte de pago y

las cuantías canceladas no pueden superar 17 UVT´s, lo cual es elmonto máximo para solicitar reembolso de caja menor.

o No realizar préstamos de dineros a través del Fondo de Caja Menor.o No realizar cambio de cheque con el dinero del Fondo de Caja

Menoro Realizar arqueos sorpresivoso Los reembolsos deberán ser presentados antes de la fecha de cierre.o Para evitar manejos inapropiados es necesario tener en cuenta que

quien maneje la Caja Menor, no tenga acceso a los registroscontables

o El reembolso debe tener la firma del administrador.o El valor total del fondo siempre debe estar representado en dinero en

efectivo, facturas o documentos equivalentes y recibos de cajamenor con firma de aprobación del gasto.

o La suma de todos los conceptos por los cuales se han realizadospagos debe ser igual al valor del fondo establecido para la cajamenor.

89

Figura 17: Procedimiento de creación del fondo de caja menor

Taller Industrial SúperProcedimiento de Creación del Fondo de Caja Menor

Limite Contabilidad Tesorería Administración Descripción del proceso1. Diligencia del Formato de Solicitud de Creación delFondo de Caja Menor

1.0 Formato de Solicitud del Fondo

2. Envía Formato diligenciado al administrador para suAprobación

1.0 Formato de Solicitud del Fondo

3. Revisa que el Formato este correctamenteDiligenciado


4. Autoriza con su firma y envía a tesorería el Formatode creación del Fondo para que se genere cheque

5. Recibe el Formato de Solicitud decreación del Fondo firmado

1.0 Formato de Solicitud del Fondo, firmado

6. Se genera Comprobante de Egreso Junto con elcheque para crear el Fondo de Caja Menor

6A.0 Cheque6B.0 Comprobante de Egreso

7. Devuelve cheque, Comprobante de Egreso yFormato de Creación del Fondo de Caja Menor aadministración, para firma del administrador (cheque ycomprobante)

1.0 Formato de Solicitud del Fondo, firmado6A.0 Cheque6B.0 Comprobante de Egreso

8. El administrador firma el cheque y el Comprobantede Egreso

A. Continua el proceso

Inicio

4Si

No

1

4

1.0 2

3

1

7

8

5

6A.01

6B.0

1.0

1.0

1.0

6A.01

6B.0

A

6

90

Continua: Procedimiento de creación del fondo de caja menor

Taller Industrial SúperProcedimiento de Creación del Fondo de Caja Menor

Limite Contabilidad Tesorería Administración Descripción del proceso

A. Continua el proceso

9. Devuelve documentos a tesorería para querealicen proceso de cambio de cheque

1.0 Formato de Solicitud del Fondo, firmado6A.0 Cheque, firmado6B.0 Comprobante de Egreso, firmado

10. Tesorería recibe los documentos y realiza eldebido tramite

11. Devuelve a contabilidad Formato deCreación del Fondo de Caja Menor yComprobante de Egreso para que sea registrado yarchivado

1.0 Formato de Solicitud del Fondo, firmado6B.0 Comprobante de Egreso, firmado

12. Contabilidad realiza registro contable yarchiva los documentos

B. Proceso de Reembolso de Caja Menor

Fuente: El autor

10

1.0

9

6A.01

6B.0

6B.0

A

1.0

6A.01

6B.011

1.0

12

B 6B.0

1.0

91

Figura 18: Procedimiento de reembolso de caja menor

Taller Industrial SúperProcedimiento de Reembolso de Caja Menor


B. Proceso de Reembolso de Caja Menor

13. Diligencia el Reembolso de la Caja Menor queNo supere el valor de 17 UVT´s y adjunta soportes

13A.0 Formato de Reembolso de Caja Menor13B.0 Soportes contables

14. Envía el Reembolso de Caja Menor con sussoportes para revisión de administración

13A.0 Formato de Reembolso de Caja Menor13B.0 Soportes contables


15. Autoriza con su firma y lo regresa a tesoreríajunto con sus soportes, para que realice cheque yComprobante de Egreso

13A.0 Formato de Reembolso de Caja Menor,firma

13B.0 Soportes contables, firmado

16. Tesorería recibe los documentos y procede arealizar cheque y Comprobante de Egreso

16A.0 Cheque16B.0 Comprobante de Egreso

17. Devuelve los documentos al administrador paraQue sean firmados (cheque y Comprobante de Egreso)

13A.0 Formato de Reembolso de Caja Menor, firma13B.0 Soportes contables, firmado16A.0 Cheque16B.0 Comprobante de Egreso

C. Continua proceso de Reembolso de Caja Menor

13A.01

15

B

14

C

13A.01

13B.0

13

13A.01

13B.0

Si

No

13

15

13A.01

13B.016

13B.0

16A.01

16B.0 17

13A.01

13B.0

16A.01

16B.0

92

Continua: Procedimiento de reembolso de caja menor

Taller Industrial SúperProcedimiento de Reembolso de Caja Menor


C. Continua proceso de Reembolso de Caja Menor

18. El administrador firma el cheque y el Comprobantede Egreso

16A.0 Cheque, firmado16B.0 Comprobante de Egreso, firmado

19. Devuelve documentos a tesorería para que realicenproceso de cambio de cheque

13A.0 Formato de Reembolso de Caja Menor, firma13B.0 Soportes contables, firmado16A.0 Cheque, firmado16B.0 Comprobante de Egreso, firmado

20. Tesorería recibe los documentos y realiza el debidoTramite

13A.0 Formato de Reembolso de Caja Menor, firma13B.0 Soportes contables, firmado16A.0 Cheque, firmado16B.0 Comprobante de Egreso, firmado

21. Devuelve a contabilidad Formato todos losdocumentos tramitados y firmados para que seanregistrados y archivados

13A.0 Formato de Reembolso de Caja Menor, firma13B.0 Soportes contables, firmado16B.0 Comprobante de Egreso, firmado

22. Contabilidad realiza registro contable y archiva losDocumentos

Fin

Fuente: El autor

20

C

19

13A.01

13B.0

21

13A.01

13B.0

16B.01

18

16A.01

16B.0

16A.01

16B.0

22

Fin

13A.01

13B.0

16B.01

93

7.2.6 Manual de nómina

ObjetivoEstablecer la forma adecuada de liquidar la nómina con el propósito de cumplircon las obligaciones prestacionales de acuerdo a lo dispuesto por la legislaciónColombiana.

AlcanceCon este manual se propone realizar el proceso de liquidación de la Nómina de lamanera más eficaz y benéfica tanto para el empleador como para el empleado.

Documentos SoporteA continuación se presentan los documentos soportes que apoyan este proceso:

o Planilla de Novedades de Nóminao Planilla de Nómina

Políticas Generaleso Las Novedades de Nómina deben ser presentadas oportunamente

por el área de Contabilidad para proceder a la liquidacióncorrespondiente.

o La liquidación y pago de la nómina se realizará en forma quincenal.o Los empleados deben informar a tiempo posibles novedades de

horas extras que se presenteno Los empleados deben informar las posibles inconsistencias que se

hayan presentado en la liquidación de la nomina.

Políticas de Control Internoo El pago de la nómina, debe ser aprobado por el administrador.o El listado de nómina deberá regresarse firmado por el interesadoo Se debe efectuar un soporte de pago por cada empleado, para que

estos conozcan todo lo devengado y todo lo deducidoo Se debe hacer transferencia del pago de nómina a la cuenta de cada

empleadoo Las cuentas de Nómina se deben conciliar mensualmente para

verificar los pagos que se han realizado.

94

Figura 19: Procedimiento de nómina

Taller Industrial SúperProcedimiento de Nómina

Limite Contabilidad Tesorería Administración Descripción del procesoINICIO

1. Contabilidad, genera e imprime las Planillas denovedades y de Nómina

1A.0 Novedades de Nómina1B.0 Planilla de Nómina

2. Envía las Planillas a administración para su revisióny aprobación.



3. Autoriza con su firma el pago de la nomina ydevuelve las Planillas a contabilidad


4. Contabilidad, recibe las Planillas y procede a hacerregistro contable


5. Envía las Planillas a tesorería para iniciar procesode Pago


6. Procede a realizar pagos a través de transferenciaElectrónica y envía las Planillas a contabilidad para queSe archiven.

7. Contabilidad archiva los documentos

Fin

Fuente: El autor

Inicio

4Si

No

1

4

1A.0

2

3

1

7 6

5

1B.0

1A.0

1B.0

1A.0

1B.0

1A.0

1B.0

1A.0

1B.0

1A.0

1B.0Fin

95

7.2.7 Manual de creación de proveedores

ObjetivoDistinguir las etapas básicas en la creación de proveedores.

AlcanceEste manual está diseñado para cubrir el proceso de creación del proveedor;desde la selección del proveedor hasta el control de facturas de proveedores.

Documentos Soporteo Los documentos que soportan este procedimiento son:o Copia actualizada de los Estados Financieroso certificado de Cámara y Comercio (original y actual)o Fotocopia actualizada del Ruto Referencias Bancariaso Referencias Comercialeso Especificación forma de pagoo Formato de Creación de Proveedor

Políticas Generaleso Que el Proveedor presente todos los documentos exigidos por la

empresa.o Verificar que al momento de crear al proveedor están todas las

firmas que lo aprueban.o Llevar un registro y control tanto físico como sistematizado del cada

proveedor, para que al momento de necesitar sus servicios se puedaubicar fácilmente

o Seleccionar a los proveedores de acuerdo a la materia prima quevenden.

o Ubicar a los proveedores por los precios, la calidad y elcumplimiento.

Políticas de Control Internoo Para crear a los proveedores se debe tener en cuenta principalmente

la firma del Gerente de la organización, la cual autoriza el proceso.o El Formato de Creación de Proveedores debe contar con las firmas

de las áreas de: Administración, Contabilidad y Tesorería.

96

Figura 20: Procedimiento de creación de proveedores

Taller Industrial SúperProcedimiento de Creación de Proveedores

Limite Administración Contabilidad Tesorería Descripción del procesoINICIO

1. En administración se solicita al Proveedor losdocumentos necesarios para la creación en el sistema

1.0 Documentos del Proveedor

2. El proveedor diligencia el Formato de Creación deProveedor en el área administrativa

2.0 Formato de Creación de Proveedor

3. El administrador envía a contabilidad el formatofirmado y los documentos necesarios para quediligencie la información financiera

1.0 Documentos del Proveedor2.0 Formato de Creación de Proveedor, firmado

4. Contabilidad, recibe los documentos y el FormatoFirmado por el administrador y crea al proveedor

1.0 Documentos del Proveedor2.0 Formato de Creación de Proveedor, firmado

5. Llena la información financiera del Proveedor y laParte impositiva

6. Envía a Tesorería el Formato firmado con losDocumentos necesarios para que diligencie laInformación bancaria

2.0 Formato de Creación de Proveedor

7. Tesorería recibe el Formato firmado por la personade contabilidad y llena la información bancaria y laforma de pago del proveedor y devuelve el formatofirmado a contabilidad

2.0 Formato de Creación de Proveedor, firmado

8. Contabilidad recibe el nuevamente el Formato conLas firmas del administrador, de tesorería y de su áreaE ingresa en el sistema los datos pendientes

9. Archiva los documentos.

Fin

Fuente: El autor

Inicio

4

1.0

2

3

1

8

6

5

2.0

1.0

2.0

1.0

2.0

2.0

Fin

72.0

9

2.0

2.0

1.0

97

7.2.8 Manual de preparación de Estados Financieros

ObjetivoSuministrar un documento que permita al ente económico ordenar, alistar y revelarla información financiera oportuna para la toma de decisiones oportunas.

AlcanceEste manual presenta para todas las actividades relacionadas con la elaboraciónde los Estados financieros. Inicia con el estado de resultado y finaliza con elbalance general y las notas explicativas.

ResponsablesLos principales responsables del proceso de elaboración de los informesfinancieros son:

o El contador

Definicioneso “Art.60: Cierre contable: Antes de divulgar los Estados Financieros

de fin de periodo, deben cerrarse las cuentas de resultado ytransferir su saldo neto a la cuenta apropiada del patrimonio”50

o Estados Financieros: “Son un conjunto de informes que resumen,recogen y permiten analizar la información contable de la empresapara presentar su situación financiera a una fecha de corte; además,dar a conocer los resultados de su actividad e identificar el origen ydestino de sus recursos.Son el medio principal para suministrar información contable aquienes no tienen acceso a los registros de un ente económico.”51

o “Art.21: Estados Financieros de propósito general: son…aquellos que se preparan al cierre de un periodo para ser conocidospor usuarios indeterminados, con el ánimo principal de satisfacer elinterés común del publico en evaluar la capacidad de un enteeconómico para generar flujos favorables de fondos. Se debencaracterizar por su concisión, claridad, neutralidad y fácil consulta.Son estados financieros de propósito general, los estados financierosbásicos y los estados financieros consolidados.”52

Estados financieros Básicos: (Usados por el Ente Económico TallerIndustrial Súper, de acuerdo al Decreto 1878 de 2008).

o Balance General y Estado de resultados

50 Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas paracomerciantes. Undécima edición, LEGIS. 2003. Art.6051 MONTAÑO OROZCO, Edilberto. Contabilidad: Control, valuación y revelaciones. Segunda edición, Comitéeditorial. Santiago de Cali. facultad de ciencias de la administración. 2005. P. 3552 Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas paracomerciantes. Undécima edición, LEGIS. 2003. Art.21

98

Descripción de las Faseso Cierre contable: El Contador establece el cierre contable para el

tercer día hábil del mes siguiente.o Elaboración del balance de prueba: Con el cierre contable se da

origen al balance de prueba.o Revisión preliminar de saldos: Examinar previamente los saldos

de las respectivas cuentas del Balance General y del Estado deResultados.

o Ajustes y reclasificaciones: Efectuar los ajustes y lasreclasificaciones correspondientes para corregir los asientos quefueron hechos incorrectamente.

o Provisiones y contingencias: Contabilizar las provisiones y lascontingencias, para demostrar si el ente ha obtenido pérdidas oganancias.

o Elaboración y análisis de los Estados Financieros preliminares:Estado de Resultados y Balance general del respectivo periodo.

o Revisión definitiva: Con el propósito de verificar que toda lainformación fue procesada de acuerdo con los principios decontabilidad generalmente aceptados, se realiza una última revisiónpara determinar si se harán nuevos ajustes o reclasificaciones.

o Elaboración de los Estados Financieros definitivos: Después derealizados los ajustes y reclasificaciones y la revisión definitiva, seprocede a elaborar los Estados Financieros definitivos.

o “Art.114 Notas a los estados financieros: Las notas, comopresentación de las prácticas contables y revelación de la empresa,son parte integral de todos y cada uno de los Estados Financieros”53.Su objetivo es brindar los elementos necesarios para que aquellosusuarios que los lean, puedan comprenderlos claramente, y puedanobtener la mayor utilidad de ellos.

Ente económicoo Fecha de corte o periodo al cual corresponde la información.o Principales políticas y prácticas contables.o Principales clases de activos y pasivos.o Costo ajustado, gastos capitalizados, costo asignado y métodos de

medición utilizados en cada caso.o Restricciones o gravámenes sobre los activos.o Valorizaciones y provisiones por cada rubro.o Principales clases de ingresos y gastos, entre otros.

53 Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas paracomerciantes. Undécima edición, LEGIS. 2003. Art.114

99

Figura 21: Procedimiento de elaboración Estados FinancierosLimite Contabilidad Gerencia Descripción del proceso

INICIO1. Se cierran los comprobantes de contabilidad delPeriodo.

2. Con el cierre contable se da origen al balance deprueba.

2.0 Balance de prueba

3. Se examinan previamente los saldos de lasrespectivas cuentas de Balance General y del Estadode Resultados

APROBACIÓNSI: 4No: 5

4. Se efectúan los ajustes y las reclasificacionescorrespondientes para corregir los asientos que fueronhechos incorrectamente

5. Se contabilizar las provisiones y las contingencias,para demostrar si el ente ha obtenido pérdidas oganancias.

6. Habiendo realizado los ajustes, las reclasificaciones,Las provisiones y las contingencias respectivas delPeriodo se procede a elabora el Estado de ResultadosY el Balance General.

6A.0 Estado de Resultados6B.0 Balance General

7. Después de realizados el Estado de Resultados y elBalance General se procede a elaborar las Notas a losEstados Financieros.

7.0 Notas a los Estados Financieros

8. Se presentan al propietario del ente los EstadosFinancieros

6A.0 Estado de Resultados6B.0 Balance General7.0 Notas a los Estados Financieros

Fin

Fuente: El autor

Inicio

4

3

8

5

2.0

Fin

6A.0

1

7.0

4Si

No

5

6B.0

6A.0

6B.0

2

6

7

7.0

100

7.2.9 Manual de Análisis Financiero

ObjetivosConocer la realidad operativa y financiera de la organización a través de losdistintos modelos de análisis financieros propios de la administración financiera,que permiten interpretar la evolución desde distintos aspectos financieros yoperativos.

AlcanceEn este manual se procura que las personas encargadas de las actividadescontables se concienticen de la importancia del ejecutar Análisis Financiero a losEstados Contables para realizar una oportuna y concreta toma de decisiones.

ResponsabilidadesLa persona responsable de este análisis es:

o El Contador

Definicióno Análisis Financiero: “…es el estudio efectuado a los estados

contables de un ente económico con el propósito de evaluar eldesempeño financiero y operacional del mismo, así como paracontribuir a la acertada toma de decisiones por parte de losadministradores, inversionistas, acreedores y demás tercerosinteresados en el ente.”54

Técnicas a utilizar 55

o Análisis Vertical: Se identifica por ser un examen estático queconcentra su estudio en un solo periodo. Por este medio sedetermina la estructura interna de los estados financieros y larepresentatividad de sus cuentas y subcuentas dentro del total delgrupo o subgrupo. Por ejemplo si una empresa presenta activostotales por $1.000, y dentro de estos los deudores representan $300esto indica, que el 30% del total del activo está representado por losdeudores y que en cualquier momento la empresa podría tenerproblemas de liquidez; también servirá para evaluar las políticas derecaudo de cartera.

o Análisis Horizontal: Estados financieros comparativos, conocidopopularmente en el medio financiero como análisis horizontal. Se

54 Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas paracomerciantes. Undécima edición, LEGIS. 2003. Suplemento, Pag.30055 RIVERA G., Jorge Alberto. Introducción a la administración financiera. Artes gráficas del Valle editores-impresores Ltda. Santiago de Cali. 2006. P

101

reconoce por ser un estudio dinámico que se ocupa de evaluar elcambio de cada una de las cuentas contables de un periodo a otro.En el desarrollo de un análisis horizontal se debe contemplar lassiguientes etapas:

1. Cálculos de las variaciones absolutas y relativas de cada una de lascuentas contables. La variación absoluta se muestra en pesos, mientrasque la variación relativa es el cambio porcentual que presenta una cuentade un periodo a otro.

2. Selección de las cuentas contables que presentan cambios significativos.No se justifica analizar rubros financieros que no tienen un pesorepresentativo dentro de la estructura económica o financiera de laempresa.

3. Identificar y analizar las causas de las variaciones que generan aumento odisminuciones de las partidas contables seleccionadas en el literal b.

Indicadores Financieros: “…esta es la forma más común de análisisfinanciero y representa la relación entre dos cuentas o rubros de losestados contables con el objeto de conocer aspectos tales como la liquidez,rotación, solvencia, rentabilidad y endeudamiento del ente evaluado. Suutilidad está en la lectura con indicadores de otras empresas del mismosector, y cuando se comparan diversos períodos dentro de la mismaempresa, esto con el fin de evaluar la situación del negocio así como sustendencias.”56

56 Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, Plan Único de Cuentas paracomerciantes. Undécima edición, LEGIS. 2003. Suplemento, Pag.300

102

Tabla 14: Algunos Indicadores FinancierosINDICADORES FINANCIEROS

Clase Indicador Interpretación Formula

1. Capital de trabajo ocapital neto de trabajoo fondo de maniobra

Representa el margen deseguridad que tiene la empresapara cumplir con susobligaciones a corto plazo.Mide o evalúa la liquideznecesaria para que el entecontinúe funcionandofluidamente.

Activo corriente o circulante –Pasivo corriente o circulante

Indicadores deliquidez o desolvencia

2. Razón corriente,llamada también:circulante, desolvencia, dedisponibilidad o dedistancia a lasuspensión de pagos

Indica cual es la capacidad de laempresa para hacer frente a susdeudas a corto plazo,comprometiendo sus activoscorrientes. Por cada $ de deudacorriente, cuanto se tiene derespaldo en activo corriente.Entre más alto sea, menorriesgo existe que resultenimpagadas las deudas a cortoplazo.

Activo corriente o circulantePasivo corriente o circulante

o exigible a corto plazo

3. índice dedisponibilidadinmediata o de liquidezde primer grado

Compara los medios actualesdisponibles para hacer frente alas deudas ya vencidas. Elvalor normal de este índicedebería ser 1

Activo disponiblePasivo exigible inmediato

4. Disponibilidadordinaria o liquidez desegundo grado

Esta razón prescinde delconcepto de realizable, queincluye cuentas tales comocréditos a clientes, efectos acobrar y demás derechos decobro y otros activos financierosque no son considerados detesorería.

Activo disponiblePasivo exigible a corto plazo

5. Prueba ácida,llamada también:prueba del ácido, deliquidez inmediata, deliquidez seca, ratio detesorería o acid-test

Capacidad de la empresa paracubrir pasivos a corto plazo, enforma inmediata, sin tener querecurrir a la venta deinventarios, ya que estos enalgunas circunstancias puedenser difíciles de comercializar.

Activos líquidos *Pasivo corrientes

*Los activos líquidos sonaquellos que se puedenconvertir en efectivo conrelativa rapidez. Excluye losinventarios

6. Solidez

Capacidad de la empresa acorto y largo plazo parademostrar su consistenciafinanciera.

Activos totalPasivo total

103

INDICADORES FINANCIEROSClase Indicador Interpretación Formula

Indicadores deendeudamiento ode cobertura

Miden el grado definanciación de laempresa conpasivos externos yel nivel de riesgode la compañía

1. endeudamiento total

Refleja el grado deapalancamiento quecorresponde a la participaciónde los acreedores en los activosde la empresa. Mientras másalto sea este índice mayor es elapalancamiento financiero de laempresa.

Pasivo total x 100Activo total

2. Endeudamiento acorto plazo oconcentración delendeudamiento en elcorto plazo

Representa el % departicipación con terceros cuyovencimiento es a corto plazo. %de los pasivos que debe serasumido en el corto plazo.

Pasivo corriente x 100Pasivo total con terceros

3. Razón deprotección al pasivototal

Por cada $ de los propietarios,cuántos $ hay de inversión delos acreedores.

Capital contablePasivo total

4. Endeudamientofinanciero

% que representan lasobligaciones financieras decorto y largo plazo con respectoa las ventas del período. A qué% de las ventas equivalen lasobligaciones con entidadesfinancieras.

Obligaciones financieras x 100Ventas netas

5. Carga financieraPorcentaje de las ventas queson dedicadas al cubrimiento degastos financieros.

Gastos financieros x 100Ventas netas

6. Leverage oapalancamiento total

Mide el grado de compromisodel patrimonio de los socios oaccionistas con los acreedoresde la empresa. Es decir porcada $ de patrimonio cuánto setiene de deudas con terceros.

Pasivo total con tercerosPatrimonio

7. Índice de propiedado razón deindependenciafinanciera

Por cada $ invertido en laempresa, cuánto corresponde alos propietarios.

Patrimonio o capital contableActivo total

104


Indicadores deactividad, rotacióno eficiencia

Grado deefectividad de lacompañía parautilizar susrecursos, según lavelocidad derecuperación de losmismos

1. Rotación de cartera

Número de veces que lascuentas por cobrar giran enpromedio en un periodo detiempo, generalmente un año.Mide cuantos días en promediotarda la empresa en recuperar orecaudar su cartera o cuentaspor cobrar. Este índice debeevaluarse de acuerdo con laspolíticas de crédito de laempresa.

Ventas a crédito en el períodoCuentas por cobrar promedio

Periodo promedio de cobro oplazo promedio de cuentas porcobrar:

Cuentas por cobrar promedio x365 días

Ventas a créditoo

365 díasRotación de cuentas por cobrar

2. Rotación deinventarios

Cuantas veces en promediorotan los inventarios.

Cuantas veces el inventario demateria prima rota en el año.

En cuantos días la empresatiene materias primassuficientes para atender susrequerimientos de producción

Rotación de inventarios en lasempresas industriales

Rotación de inventarios totales:

Costo de ventasInventarios totales en promedio(materias primas, productos en

proceso y productosterminados).

Rotación del inventario dematerias primas:

Costo de la materia primautilizada

Inventario en promedio dematerias primas

ODías de inventario de materias

primas a mano:

Inventario promedio x 365 díasCosto de la materia prima

utilizada

365 díasRotación de materias primas

3. Ciclo operacional

Refleja el número de días querequiere la compañía paraconvertir lo producido enefectivo.

Inventario promedio x 365 díasCosto de ventas

+Cuentas por cobrar promedio x

365 díasVentas a crédito

4. Rotación de activosfijos

Indica por cada $ invertido enactivos fijos cuánto se puedegenerar en ventas

VentasActivo fijo bruto

5. Rotación de activosoperacionales

Mide el número de veces querotan los activos operacionales,es decir, por cada $ invertido enactivos operacionales, cuántos $se generan en ventas.

VentasActivo Operacionales brutos

105


Indicadores deactividad, rotacióno eficiencia

Grado deefectividad de lacompañía parautilizar susrecursos, según lavelocidad derecuperación de losmismos

6. Rotación de activostotales o rotación de lainversión

Mide por cada $ de activo total,cuánto fue su contribución a lasventas. Eficiencia de laempresa en la utilización de susactivos para generar ventas.

Ventas totalesActivos totales brutos

7. Rotación deproveedores

Número de veces que lascuentas por pagar se conviertenen efectivo en el curso delperíodo.

En cuantos días la compañíapaga las cuentas de susproveedores.

Refleja la eficiencia de laspolíticas de crédito de laempresa.

Compras a crédito del períodoPromedio de cuentas por pagar

Plazo promedio de cuentas porpagar o período medio de

pagos:

Cuentas por pagar promedio x365 días

Compras a crédito del períodoO

365 díasRotación de cuentas por pagar


Indicadores derendimiento,rentabilidad olucratividad

Efectividad de laadministración paraconvertir ventas yla inversión enutilidades

1. Margen bruto deutilidad o rentabilidadbruta

Muestra la capacidad de laempresa en el manejo de susventas, para generar utilidadesbrutas, es decir, antes de gastosde administración, de ventas,otros ingresos, otros egresos eimpuestos. Representa el % deutilidad bruta que se genera conlas ventas de la empresa.

Utilidad bruta x 100Ventas netas

2. Margen operacionalde utilidad orentabilidadoperacional

Rentabilidad de la empresa endesarrollo de su objeto social.Representa cuánto reporta cada$ de ventas en la generación dela utilidad operacional

Utilidad operacional x 100Ventas netas

3. Margen neto deutilidad o rentabilidadneta o productividadmarginal

Porcentaje de las ventas netasque generan utilidad despuésde impuestos en la empresa.Por cada $ de ventas netas,cuantos pesos se generan enutilidades, independientementede que correspondan o no aldesarrollo del objeto social de laempresa.

Utilidad neta x 100Ventas netas

4. Rendimiento delpatrimonio orentabilidad delpatrimonio (ROE)

Las utilidades netas, que %representan sobre el patrimonio.Cuál es el rendimiento de lainversión del accionista o socio.

Utilidad neta x 100Patrimonio

106


Sistema Dupont

1. Rendimiento de lainversión (REI),también llamado:Retorno sobre lainversión (ROI),rendimiento de activostotales, rentabilidaddel activo total oretorno del activo total(ROA)

Correlaciona los indicadores deactividad con los derendimiento. Representa laefectividad total de laadministración para producirutilidades con los activosdisponibles.

Capacidad del activo paraproducir utilidades. Cada $invertido en activo total, cuántogenera de utilidad neta,independientemente de la formacomo haya sido financiado.

Utilidad neta x VentasVentas Activo total

Igual a:

Utilidad netaActivo total

Valor económicoagregado

Rentabilidad de una compañíadespués de impuestos, menosel costo de todo capital invertidopara generar ese rendimiento.

Si el resultado es positivo indicaque el rendimiento de capital esmayor al costo de oportunidad.Si es negativo, no se devuelve alos accionistas la rentabilidadmínima esperada por ellos

Utilidades netas – (capitaleconómicox costo decapital).

Fuente: Decreto reglamentario 2649 del 29 de diciembre de 1993. PUC, PlanÚnico de Cuentas para comerciantes. Undécima edición, LEGIS.2003. Suplemento, Pag.300 - 306

107

7.3 ESTADOS FINANCIEROS COMPARATIVOS

TALLER INDUSTRIAL SUPERNit. 14.983.416-9

ESTADO DE RESULTADOS COMPARATIVOS

Notas 2010 2009 VARIACIÓNIngresos Operacionales 202.282.000 161.551.000 40.731.000(-) Costo de Ventas (101.748.000) ( 50.310.000) ( 51.438.000)UTILIDAD BRUTA 100.534.000 111.241.000 ( 10.707.000)(-) Gastos Operacionales de Administración

Personal (36.643.000) ( 48.362.000) 11.719.000Servicios ( 9.000.000) ( 8.750.000) ( 250.000)Diversos ( 4.054.000) ( 3.980.000) ( 74.000)

UTILIDAD ANTES DE IMPUESTO 50.837.000 50.149.000 688.000(-) Impuesto de Renta ( 5.316.000) ( 4.546.000) ( 770.000)UTILIDAD NETA 45.521.000 45.603.000 ( 82.000)

108

TALLER INDUSTRIAL SUPERNit. 14.983.416-9

BALANCE GENERAL COMPARATIVOS

ACTIVOS Notas 2010 2009 VARIACIÓNActivo CorrienteBancos (2) 8.984.000 25.020.145 (16.036.145)Deudores (3) 44.811.000 24.622.000 20.189.000Inventario (4) 6.170.000 7.250.000 ( 1.080.000)Total Activo Corriente 59.965.000 56.892.145 3.072.855Propiedad, Planta y EquipoMaquinaria y Equipo (5) 71.683.000 34.683.000 37.000.000Equipo de Cómputo (5) 5.000.000 5.000.000 0Vehículo (5) 12.000.000 12.000.000 0(-) Depreciación (5) (283.333) (283.333) 0Bienes Inmuebles (5) 126.532.033 132.283.333 ( 5.751.300)Total Propiedad, Planta y Equipo 214.931.700 183.683.000 31.248.700TOTAL ACTIVOS 274.896.700 240.575.145 34.321.555

PASIVOSPasivos CorrientesObligaciones Financieras a corto plazo 4.096.000 2.500.000 1.596.000Impuesto de Renta 5.316.000 4.546.000 770.000Impuestos por Pagar 3.987.000 1.212.000 2.775.000Total Pasivos Corrientes 13.399.000 8.258.000 5.141.000Pasivos no CorrientesObligaciones Financieras a largo plazo 38.000.000 9.785.000 28.215.000Total Pasivos no Corrientes 38.000.000 9.785.000 28.215.000TOTAL PASIVOS 51.399.000 18.043.000 33.356.000

PATRIMONIOCapital 177.976.700 176.929.145 1.047.555Utilidad del Ejercicio 45.521.000 45.603.000 ( 82.000)TOTAL PATRIMONIO 223.497.700 222.532.145 965.555

TOTAL PASIVO Y PATRIMONIO 274.896.700 240.575.145 34.321.555

109

TALLER INDUSTRIAL SUPERNOTAS A LOS ESTADOS FINANCIEROS

31 DE DICIEMBRE 2010

NOTA 1 - ENTE ECONÓMICOTaller Industrial Súper, fue constituido legalmente de acuerdo con las leyescolombianas el 06 de marzo de 1991, bajo el registro mercantil número 151763-1,y con el NIT: 14983416-9., su actividad económica es la fabricación y reparaciónde piezas industriales. Su domicilio principal se encuentra en la ciudad deSantiago de Cali, ubicado en la carrera 12 A No. 33 B 10.

NOTA 2 – DISPONIBLEEl saldo de Disponible comprendía lo siguiente a 31 de diciembre de 2010Bancos 8.984.000

NOTA 3 – DEUDORES NETOEl saldo de Deudores Neto comprendía lo siguiente a 31 de diciembre de 2010Clientes nacionales 44.811.000

NOTA 4 - INVENTARIOSEl saldo de Inventarios comprendía lo siguiente a 31 de diciembre de 2010Materias Primas 6.170.000

Corresponde a Materia Prima en existencia la cual se tenía en ese momento paraser transformada en productos terminados.

NOTA 5 – PROPIEDAD, PLANTA Y EQUIPOEl saldo de Propiedad, Planta y Equipo comprendía lo siguiente a 31 de diciembrede 2010Maquinaria y Equipo 71.683.000Equipo de Cómputo 5.000.000Vehículo 12.000.000(-) Depreciación ( 283.333)Bienes Inmuebles 126.532.033Total Propiedad, Planta y Equipo 214.931.700

El valor de Depreciación de Propiedad, Planta y Equipo durante el año 2010 fuede 283.333

110

NOTA 6 – IMPUESTOS POR PAGAREl saldo de Impuestos por Pagar comprendía lo siguiente a 31 de diciembre de2010Impuesto de Renta 5.316.000Impuestos por Pagar 3.987.000Total Pasivos Corrientes 9.303.000

NOTA 7 - PATRIMONIOEl saldo de Patrimonio comprendía lo siguiente a 31 de diciembre de 2010Capital 177.976.700Utilidad del Ejercicio 45.521.000TOTAL PATRIMONIO 223.497.700

NOTA 8 – UTILIDAD BRUTAEl saldo de Utilidad Bruta comprendía lo siguiente a 31 de diciembre de 2010Ingresos Operacionales 202.282.000(-) Costo de Ventas (101.748.000)UTILIDAD BRUTA 100.534.000

NOTA 9 – UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOSEl saldo de Utilidad Antes de Impuestos comprendía lo siguiente a 31 de diciembrede 2010(-) Gastos Operacionales de Administración ( 45.643.000)UTILIDAD OPERACIONAL 54.891.000(-) Otros Gastos ( 4.054.000)UTILIDAD ANTES DE IMPUESTOS 50.837.000

111

NOTA 10 – INDICADORES FINANCIEROS

Tabla 15: Algunos indicadores financieros aplicados al 31 de diciembre de2010 en la microempresa Taller Industrial Súper

INDICADORES FINANCIEROSIndicador Formula Calculo Interpretación

Capital de trabajo Activo corriente –Pasivo corriente $50.662.000

La empresa Taller Industrial Súper,demuestra que tiene un buen margen deseguridad y que puede cumplir, porquetiene buena liquidez, sin embargo esnecesario tener en cuenta que debededicarse a ejercer una buena gestiónen cuanto a la recuperación de cartera,pues su valor es muy elevado y estopuede afectar financieramente a laorganización.

Razón corrienteActivo corrientePasivo corriente 4,48

De acuerdo al resultado de esteindicador se puede deducir que laorganización tiene buena solvencia parahacer frente a sus deudas a corto plazo,existiendo un menor riesgo para queestas sean pagadas dentro del tiempoestipulado por los acreedores y losproveedores.

Solidez Activos totalPasivo total 5,35

Con el resultado obtenido se deduce queTaller Industrial Súper tiene una elevadacapacidad a corto y largo plazo parademostrar solidez financiera.

Endeudamientototal

Pasivo total x 100Activo total 18,70%

El grado de apalancamiento demostradopor la entidad permite hacer entender alos acreedores que el ente si puedeenfrentar una deuda financiera.

Apalancamientototal

Pasivo totalPatrimonio 22,99%

El resultado de apalancamiento total quepuede afrontar la empresa TallerIndustrial Súper indica que este ente essólido financieramente paracomprometer su patrimonio frente a losacreedores.

Rentabilidadoperacional

Utilidad operacional x100

Ventas netas27,14%

La rentabilidad de la empresa favorable yseñala que tiene un buen desempeño enel desarrollo de su objeto social y que deacuerdo a sus ventas genera unaelevada utilidad operacional.

Fuente: El autor

112

8. CONCLUSIONES

Es necesario que siempre que se vaya a realizar un trabajo de asesoría auna organización se ejecuten diagnósticos, tanto externos como internospara conocer todo aquello que afecta a la organización (a favor o encontra). De acuerdo al estudio e información obtenidos en este trabajo seconcluye que existen factores externos tales como los económicos, losecológicos, los tecnológicos, los sociales, los culturales, los políticos y losjurídicos; que influyen directa o indirectamente sobre la organización yaunque esta no los puede dominar, tampoco los pueden ignorar, porqueestas fuerzas controlar el medio ambiente. Al realizar un análisis interno dela empresa Taller Industrial Súper, se puede definir que aunque el entecumple con muchos requisitos legales y contables es casi obligatorio queesta organización este más a la vanguardia con los agentes que lainfluencian y que ejercen control sobre su rendimiento en todas las áreas

La aplicación del Sistema de Información Contable facilita los procesosfinancieros y contables en todo tipo de organización, porque con ella(información) además de conocer la situación financiera de la organización,la cual es trascendental para la administración y toma de decisiones entoda empresa, es posible tener control, compatibilidad, flexibilidad y unarelación aceptable de costo/beneficio, que ayudan a los propietarios adominar cualquier evento que se presente a nivel económico, tanto a favorcomo en contra.

La elaboración de manuales de procedimientos y políticas contables sonvitales, porque con ellos se ayuda a la organización a fijar parámetros aseguir; es oportuno tener en cuenta que documento se realiza de acuerdo alas necesidades de cada empresa, por esta razón su manejo es interno y suobjetivo es controlar todos los procesos que se deben realizar y así evitarperder tiempo en pasos innecesarios o cometer errores que le podríancostar a la organización no solo dinero, sino además credibilidad y hasta lepodrían llevar a la quiebra.

113

Los diagramas de procesos son herramientas muy valiosas paracomprender las actividades que se llevan a cabo dentro de la organización,es de vital importancia que se capacite al personal para conocer la maneracomo se van a realizar las actividades y que todos estén interesados enobtener óptimos resultados para la compañía, para evitar que estoscometan errores, en el caso de este trabajo fue preciso la elaboración deestas graficas para describir las actividades que se realizan en el áreacontable de esta microempresa (Taller Industrial Súper), puesto que estaempresa carece de ella

114

9. RECOMENDACIONES

Al realizar este trabajo se encontraron una serie de debilidades y falenciadentro de la microempresa, por este motivo se sugiere tener en cuentatodos los correctivos realizados, tales como: aplicar todos los manuales deprocedimientos diseñados, porque sirven como guía a la organización paraconocer qué pasos están dando correctos e incorrectos, y así poderdeterminar que deben corregir y mejorar para obtener resultados óptimosen todas las áreas de la misma y principalmente en el área contable paraevitar el riesgo de fraude y agilizar los procesos al implementar el Sistemade información contable; realizar el análisis económico de la entidad,basado en indicadores financieros con el objetivo de evaluar la situaciónfinanciera y compararla con resultados de periodos anteriores para conocersu posición de rentabilidad y productividad frente a otras entidades delmismo sector; establecer por escrito los objetivos, metas y estrategias aalcanzar para que la organización conozca su rumbo y pueda definir encaso de no alcanzarlos otras estrategias con el fin de maximizar laproductividad organizativa; tener un control permanente de las actividadesrealizadas en el ente, para encontrar deficiencias en la ejecución de lasfunciones y establecer correctivos; acoger normas de calidad que acreditensus productos, para que estos sean más conocidos y mejor referenciadospara que puedan entrar a competir en otros grupos gremiales (esta entidadtiene la gran ventaja de elaborar piezas no comunes en el mercado);Investigar y planear posibles mercados a los que se puede conquistar paraampliar la gama de productos y servicios; capacitar al personal a nivelprofesional, esto le permite a los trabajadores tomar mayor interés ycompromiso sobre la labor que realizan y la importancia que ellos tienen enel surgimiento y mejoramiento de la misma, los cuales al estar estimuladosvan a aportar mayor ingenio a la organización y este interés, ingenio ycompromiso se va a reflejar en mayores ganancias en aumento de labores,calidad y sobre todo económica tanto para la empresa como para quieneshacen parte de ella (los empleados).

115

Además de todas las sugerencias dadas en el párrafo anterior, se hizonecesario realizar algunos manuales de procesos que no existen como porejemplo la creación del fondo de caja menor y el reembolso de la misma,algunas políticas generales y de control interno para el pago de la nómina yla creación de proveedores; para lo cual se propone que sean aplicadosdentro de la organización, pues son necesario para un mejorfuncionamiento de la misma.

116

10.BIBLIOGRAFÍA

ACTUALICESE [en línea]. Disponible en: www.actualicese.com.co

BANCO DE LA REPÚBLICA [en línea]. Disponible en:http://www.banrep.gov.co/informes-economicos/ine_pre_frec3.htm

BERTALANFFY, Ludwig. Teoría general de los sistemas. México, 1986.

BLANK B., León. La administración de Organizaciones: Un enfoque estratégico.Santiago de Cali. 2002.

CONSEJO TÉCNICO DE LA CONTADURÍA PÚBLICA: Direccionamientoestratégico del proceso de convergencia de las normas de contabilidad einformación financiera y de aseguramiento de la información, con estándaresinternacionales. Santafé de Bogotá. 2011

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DAVILA, Carlos. Teorías Organizacionales y Administración, Santafé de Bogotá,2001.

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DELGADILLO, R. Diego, I. El sistema de información contable, fundamentos ymarco de referencia para su administración. Santiago de Cali, 2001.

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GERENCIE en línea]. Disponible en: http://www.gerencie.com

GONZALEZ, G., Patricia y BERMUDEZ, R., Tatiana. Una aproximación al modelode toma de decisiones usado por los gerentes de las micro, pequeñas y medianasempresas ubicadas en Cali, Colombia. Santiago de Cali, 2008.

HARRINGTON, H. James. Mejoramiento de los procesos de la empresa. Santaféde Bogotá, 2000.

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MONTAÑO, O. Edilberto. Contabilidad control, valuación y revelaciones.Santiago de Cali, 2005.

MÉNDEZ, A. Carlos, E. Metodología: Diseño y desarrollo del proceso deinvestigación. Santafé de Bogotá, 2005.

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PUC, Plan Único de Cuentas para comerciantes. Undécima edición, LEGIS.Santafé de Bogotá, 2003.

RIVERA G., Jorge Alberto. Introducción a la administración financiera. Santiagode Cali. 2006.

WIKIPEDIA [en línea]. Disponible en: www.wikipedia.com.co

118

ANEXOS

119

Anexo A. Cuestionario Diagnóstico Interno

CUESTIONARIO DIAGNÓSTICO INTERNO

1. INFORMACIÓN GENERAL

1.1. DE LA EMPRESA

RAZÓN SOCIAL O DENOMINACIÓN: TALLER INDUSTRIAL "SUPER"

ACTIVIDAD ECONÓMICA: FABRICACION Y REPARACION DE PARTESINDUSTRIALES

SECTOR AL QUE PERTENECE: INDUSTRIAL

TIPO DE SOCIEDAD: PERSONA NATURAL

FECHA DE CONSTITUCIÓN: MARZO 06 DE 1991

DIRECCIÓN Y CIUDAD: CRA 12 A # 33B 10, Cali - Valle

ESTA DEFINIDA LA MISIÓN DE LAEMPRESA: SI: X NO:

¿CUÁL ES?

Atender las necesidades de fabricación y reparación de piezas metálicas o plásticas a los clientes,proporcionándoles los mejores productos con la mayor eficiencia en la elaboración de piezasindustriales de la mejor calidad y con los mejores precios del mercado y brindando servicioscaracterizados por la excelencia, con un equipo humano comprometido y capacitado no solo en larealización de sus funciones, sino además en el buen trato hacia los cliente y proveedores denuestra organización.

1.2 DEL EMPRESARIO

NOMBRE: CLEMENTE MURILLO VELEZ

CARGO: GERENTE - PROPIETARIO

NIVEL DE EDUCACIÓN : TECNICO INDUSTRIAL

120

1. INFORMACIÓN GENERALSI NO N/A

1.3 DE LOS REQUISITOS LEGALES

Cuenta con Escritura Pública de Constitución X

Registro en Cámara de Comercio X

Registro Único tributario X

Registro Industria y Comercio X

Registro en Supersociedades X

Registro en Superintendencia Financiera X

Declaración Impuesto de Renta X

Declaración de IVA X

Declaración de Retención en la Fuente X

Declaración Retención Industria y Comercio X

Aportes al Régimen de Seguridad Social X

Aportes a las Cajas de Compensación Familiar X

Aportes al ICBF X

Aportes al SENA X

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2. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVASI NO N/A

2.1 ESTRUCTURA ORGANIZATIVAExiste un organigrama el cual permita identificar las líneas jerárquicas de la Xempresa y que evidencie una estructura organizativa formal

¿El organigrama refleja la estructura más conveniente para la empresa? X

El organigrama refleja alcances deseables de control X

¿Están agrupadas apropiadamente las actividades similares en el XOrganigrama?

¿La organización posee un manual de descripción para todos los cargos en Xdonde se especifique por escrito sus funciones?

¿Si lo posee, se está usando adecuadamente? X

Debido a que la compañía es nueva en el mercado, se elaboró un organigrama Xpropuesto de acuerdo a su estructura actual.

2.2 Planeación¿Están claramente definidas las metas y objetivos de la empresa? X

¿Cuáles son las metas? X

¿Cuáles son los objetivos? X

¿La empresa posee políticas? X

¿Las políticas están por escrito y se comunican apropiadamente? X

¿Las políticas facilitan el cumplimiento de los objetivos? X

¿Ha desarrollado estrategias para cumplir con sus metas? X

Cuáles de éstasPublicitarias XPromociones XDescuentos X

2.3 DIRECCIÓNQue estilo de dirección utiliza en su empresa

Autocrática Democrática X Otra Cuál?

122

2. ORGANIZACIÓN ADMINISTRATIVASI NO N/A

¿Asigna responsabilidades? X

¿Delega actividades? X

¿Cuáles? Administrativas y de Ventas X

Comunica las decisiones y determinaciones oportunamente X

¿Busca mejorar el desempeño de los subalternos? X

Cargos que participan en las decisiones:Propietario XGerente Operativo

¿Conoce las necesidades de los subalternos? X

¿Motiva a los subalternos? X

Acepta las innovaciones que se presentan tanto externas como internas? X

2.4 CONTROL

La empresa posee un sistema efectivo de control X

Se han producido normas de productividad en todos los departamentos dela organización X

¿Posee mecanismos para medir resultados? X

¿Se controla regularmente las variaciones favorables y desfavorables del Xproceso de control?

¿Se toman medidas correctivas oportunamente con el propósito de mejorarlas variaciones desfavorables? x

¿Existe un sistema de sanciones y recompensas que respalden los controles xestablecidos en la organización?

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3. ÁREAS FUNCIONALESSI NO N/A

3.1 CONTABILIDAD

3.1.1 Administración

¿Existe Revisor Fiscal? X

¿Existe un departamento encargado de la contabilidad de la empresa? XEn la empresa no existe un departamento de contabilidad organizado.

¿Existe Contador? X

¿El contador es titulado? X

¿Qué nivel? Profesional X

El contador está vinculado a la empresa de:

Tiempo completo Tiempo parcial X

¿Cuántas horas permanece en la compañía?5 Horas mensuales

¿Qué funciones desempeña el contador en la compañía?Administrar y responder por la contabilidad de la compañía X

¿La información contable es oportuna? X

¿Cuenta con los Estados Financieros Básicos elaborados de acuerdo a las normasde contabilidad generalmente aceptadas? X

En los objetivos se planteó la elaboración de los Estados Financieros con corte a 31de diciembre de 2007, año en que inicio operaciones la empresa. X

¿Está organizada adecuadamente el área de contabilidad? X

Cada área contable tiene claramente definidos los procesos? X

Se asignan responsabilidades por escrito X

¿Se delegan actividades? X

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3.2 MERCADEO Y VENTAS

3.2.1 Sistema de mercadeo

Se obtiene información oportuna y suficiente con referencia adesarrollo de mercadeo referente a :

Clientes XDistribuidoresCompetidoresProveedores X

¿Se hace investigación de mercadeo? X

¿Se realiza una planificación de mercadeo para el año? X

¿Se evalúa y controla adecuadamente? X

¿Se determina el volumen de ventas requerido para recuperar lainversión en el negocio (gastos - costos)? X

¿Se hace un análisis de los índices de rentabilidad de los productosque la compañía comercializa? X

¿Se hace una revisión de los costos en que se incurren para lacomercialización de los productos? X

¿La empresa evalúa y realiza pruebas adecuadas de nuevos productosy de mercados antes de su lanzamiento? X

3.2.2 Ubicación en el mercado

El mercado de sus productos está ubicado así:

COBERTUTA

Local 100%Regional %Nacional %Exterior %Total 100%

125


La discriminación por ciudad de las ventas mensuales promedio de su Xempresa normalmente se comporta (enumere las más importantes)

El consumidor final de sus productos pertenece a:

Clase altaClase mediaClase bajaTodos X

De acuerdo a las ventas durante el año, cuales son los meses de mayorventa y los meses de menor venta

MAYOR VENTA MENOR VENTADiciembre Febrero

¿Cuál es la composición de sus ventas mensuales por cliente?

GREMIO VENTAS TOTALESFerreterías 60%Carrocerías 30%Otros 10%

¿Planea sus ventas?No de la forma más adecuada

Describa el método para la planeación de sus ventas de acuerdo a suinventario

Existen productos ya programados para ventas, los clientes solicitan cotización de losproductos que vendemos y de los cuales ellos ya tienen referencia, con algunosclientes se programa anualmente el tipo de producto y el valor a cobrar por ello.

¿Le fija margen mínimo de utilidad a sus productos? X

3.2.3 Comunicación

¿Realiza algún tipo de publicidad?

No específicamente, cada año en diciembre se les dan obsequios a los clientes conun calendario del año por venir y en ellos está el logo de la empresa

¿Por cuál medio lo realiza?Personal

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¿La publicidad se realiza de una manera que corresponda a las necesidades de laEmpresa? X

¿Cómo se determinan los niveles de inversión en publicidad? A criterio personal

¿Cómo se definen los medios? A criterio personal

¿Qué tipo de promociones utiliza? X

¿Cómo evalúa el efecto que tiene su actual sistema de comunicación? X

3.2.4 Precio¿Cuáles son los factores que usted tiene en cuenta para fijar el precio a susproductos? Costo de producción X Precio de competencia Objetivos de ingreso por competencia Margen de utilidad deseado

3.2.5 InventarioNo existe un inventario definido, pues existen productos que al ser elaborados sevenden inmediatamente, pero otros productos son por pedido; por ser piezas defabricación especial y no ordinarias como las que se encuentran en el mercado

3.2.6 ProducciónLa producción es continua, porque a diario los clientes requieren productoselaborados por el taller los cuales no pueden encontrar en el mercado industrialcomún, por eso se diferencia esta organización.

3.3 FINANZAS3.3.1 Análisis FinancieroExiste una dependencia encargada de realizar el análisis financiero X

¿El administrador conoce la importancia del análisis financiero de la empresa? X

¿Se realiza análisis financiero? X

¿Qué información utiliza para el análisis financiero? X

¿Utiliza herramientas técnicas para el análisis financiero X

¿Existe algún procedimiento para seleccionar los proveedores? X

¿Existe algún procedimiento para seleccionar a los clientes? X

¿A qué periodo es el recaudo de cartera? El recaudo de la cartera es de 8 días

¿Posee inversiones temporales? X

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4. ÁREA ESPECÍFICA CONTABLE FINANCIERASI NO N/A

4.1 SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE¿La empresa posee un sistema de información contable efectivo? X

¿Cumple el SIC con los requerimientos y necesidades de todos los usuarios? X

¿Existe un manual de contabilidad escrito? X

Si existe un manual de contabilidad es adecuado para las necesidades de laempresa

¿Por qué no es adecuado?

¿Existe un plan de cuentas acorde a la actividad y tipo de empresa? X

¿El plan de cuentas está definido de acuerdo a disposiciones legales? X

El plan de cuentas establecido consta de: Catálogos de cuentas X Descripción y dinámica Control contable

¿Están definidas por escrito las políticas y procedimientos contables? X

Liste las políticas contables de uso común en la empresa X

Liste los procedimientos contables de uso común en la empresa X

¿Existen diagramas del sistema? X

4.1.1 De normas sobre registros y librosComprobantes de contabilidad XNota débito XNota crédito XFactura de venta XRecibos de caja XComprobante de pago o egreso XProgramación de pagos XPlanillas de nómina XReembolso de caja menor XInformes de caja menor XOrdenes de producción XHojas de costos XRequisiciones XEstados de cuenta X

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Control de asistencia XCertificado de pago XCartas de crédito XAvisos de vencimientos XPlanillas de cobranzas XEntradas a almacén XSalida de almacén X

¿Enuncie los pasos que se siguen en el sistema de información contable enla empresa?

Los documentos cumplen con los requisitos legales X

Si no cumplen con los requisitos legales indique la inconsistencia que sepresenta en éstos

Indique cuáles comprobantes de contabilidad se usan en la empresa X Entradas de efectivo X Salidas de efectivo X Facturación X Cuentas por pagar X Nómina X Costos X Depreciaciones X Provisiones y amortizaciones X Notas de contabilidad X Ajustes por inflación X

La empresa cumple con la obligación de llevar libros de contabilidad X

Señale los libros que actualmente lleva la empresa Diario X Mayor X Inventario y balance X Registro de socios X Actas de junta de socios X Libros auxiliares X

Los libros de contabilidad son llevados:

Dentro de la empresa X Fuera de la empresa

¿La empresa posee software para el registro contable? X

Los libros cumplen con los requisitos legales X

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4.2 INFORMACIÓN FINANCIERA4.2.1 Estados FinancierosEl departamento de contabilidad prepara estados financieros de:

Propósito general X Propósito especial

Los estados financieros básicos de propósito general que reporta son: Balance General X Estado de Resultados X Estado de Cambios en el Patrimonio X Estados de Cambios en la Situación Financiera X Estado de Flujo de Efectivo X

¿El departamento de contabilidad reporta estados financieros consolidados? X

¿Cuáles de los siguientes estados financieros de propósito especial sonpreparados por la empresa? Estado de costos X Estado de inventarios X Estados financieros extraordinarios X Estados financieros que se presentan a las autoridades X Estados financieros comparativos X Estados financieros certificados y dictaminados X

Se presentan notas a los estados financieros de propósito general X

¿Los estados financieros que se presentan cumplen con los requisitos legales? X

4.2.2 Usuarios de la información financiera

¿Quiénes utilizan los informes financiera?

Junta Directiva Supersociedades

Junta de Socios DIAN

Propietario X Asamblea General

Utilizan informes estadísticos X

Utilizan informes gráficos X

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4.2.3 CONTROL INTERNO

Apreciación que el empleado tiene del sistema de control interno

Excelente Bueno X Regular Malo

¿Existe un control sobre los siguientes rubros? Ingresos X Egresos X Cartera X Cuentas por pagar X Costos X Gastos X Ventas X Adquisición de activos fijos X Compras X Inventarios X

¿Se realizan arqueos de caja? X

¿Con qué frecuencia se realizan?Mensualmente

¿Se hace provisión de cartera morosa? X

Efectúa análisis de cartera X

¿Qué procedimiento realiza para calcular la provisión? X

¿Con qué frecuencia realiza inventarios físicos? X

¿Qué método depreciación utiliza? Línea recta X

¿Otorga descuentos comerciales? X

¿Otorga descuentos financieros? X

4.2.4 COSTOS DE PRODUCCIÓNEste tipo de empresas si maneja costos de producción, por ser una empresa de tipoindustrial.

131


4.2.5 ANÁLISIS Y ADMINISTRACIÓN FINANCIERA

¿Se efectúo análisis de los Estados Financieros? X

En caso de que se realice análisis a los estados financieros.¿Con qué periodo se ejecutan?

MensualTrimestralSemestralAnual X

¿El análisis de los estados financieros se presentan simultáneamente con lapreparación de éstos?

De los siguientes índices cuales son preparados por la empresa en el Xanálisis de los estados financieros

Índice de liquidez XCorriente XPrueba ácida XOtros

Indicadores de Deuda XRazón de endeudamiento XRazón pasivo a largo plazo XIndicadores Actividad XRotación de Cartera XDías Promedio de Pago XRotación de Inventarios XOtros X

132


Indicadores de Rentabilidad XRentabilidad sobre el Patrimonio XRentabilidad sobre los activos XOtros X

¿En la actualidad existe una clara delimitación de las funciones y asignaciones deresponsabilidades entre las áreas contables financieras? X

¿Normalmente para qué periodo se invierten los valores negociables?

¿Los recaudos de fondos de qué forma se hacen?En las oficinas de los clientes XDepósitos bancarios X

¿Para efectos del análisis de las cuentas por cobrar qué información se tieneen cuenta? Referencias comerciales X Referencias bancarias X Saldos pendientes X Estados financieros cliente X

Cuáles de las siguientes fuentes utiliza la empresa para financiarse: Cuentas corrientes X Nota de pago X Aceptaciones X Sobregiros X Otros X

¿Tiene conocimiento de líneas de crédito para financiar su negocio?Bancoldex, Otras entidades Crediticias. X

133

Anexo B. Formato de Nómina

NÓMINA DE LA EMPRESA: TALLER INDUSTRIAL SUPERMes:

LIQUIDACIÓN DE NÓMINADATOS DELEMPLEADO Salario

BásicoMensual

#DíasTrab.

DEVENGADOS DEDUCIDOS

EMPLEADO #C.C. Sueldo Aux.

Trans.

#H

oras

H.E.D

#Hor

as

H.E.N.

#Hor

as

H.E.Do.

#Hor

as RecargoNocturno Comisión TOTAL

DEVENGADO E.P.S A.F.P AFSP TOTALDEDUCIDO

NETO APAGAR

TOTAL A PAGAR

Fuente: El autor

Anexo C. Remisión

Fuente: El autor

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Anexo D. Cotización

Fuente: El autor

135

Anexo E. Factura de Venta

Fuente: El autor

136

Anexo F. Comprobante de Egreso

TALLER INDUSTRIAL SUPERClemente Murillo Vélez Nit.: 14.983416-9 Regimen Comun

COMPROBANTE DE EGRESONo.

Trama de seguridad para duplicar el cheque

CÓDIGO CONCEPTO VALOR

Cheque No. Efectivo Firma y sello del beneficiario

Banco:Debítese a:

Elaborado Revisado Aprobado Contabilizado

Fuente: El autor

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Anexo G. Orden de Compra u Orden de Servicio


INDUSTRIA Y COMERCIO ACTIVIDAD ECONÓMICA 102 - TARIFA 6,6 * 1000

TORNEADO EN SERIEServicio de Torno - Torno Revolver - Taladro - Prensa Hidráulica - SoldaduraFABRICACIÓN Y REPARACIÓN DE TODO LO RELACIONADO - TRABAJO GARANTIZADO

Dir.: Cra. 12 A # 33 B -10 - Tel.: 443 43 49 - Fax: 438 12 21 - Cel.: 317 439 38 77E-mail: [email protected]

Fecha: ORDEN DE TRABAJONo.

Señor(es): ORDEN DE COMPRAFecha de entrega:

CANTIDAD ARTICULO TAMAÑO UNITARIO

RECIBÍ

FAVOR DEVOLVER ESTE ORIGINAL PARA DAR TRAMITE A LA FACTURA

Fuente: El autor

137









RECIBÍ


Fuente: El autor

137









RECIBÍ


Fuente: El autor

138

Anexo H. Recibo de Caja


RECIBO DE CAJANo.

CIUDAD Y FECHA:RECIBIMOS DE: $LA SUMA DE (EN LETRAS)

POR CONCEPTO DE:

CÓDIGO CUENTA DEBITO CRÉDITO

Cheque No.Efectivo

Firma y sello del beneficiario

Banco:Sucursal:

Elaborado Revisado Aprobado Contabilizado

Fuente: El autor

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DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA TALLER