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DISEÑO DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN CONTABLE PARA LA
EMPRESA PROGRAMACIÓN INDUSTRIAL Y CONTROL S.A.S, EN
SANTIAGO DE CALI
Viviana Arango1, Malbis Alvarez2, Cesar Pabón3
[email protected], [email protected],
Fundación Universitaria Panamericana, Estudiantes de Contaduría Pública,
Semillero de Investigación Colectivo Panas por el Saber Contable
Tutor: Jairo Alberto Olarte Cabana
1. Resumen
Este trabajo es producto de las actividades del semillero de investigación Colectivo Panas por el
Saber Contable de Unipanamericana Sede Valle, en él, se estudia al sistemas de información
contable como una herramienta para la gerencia estratégica; no obstante, en la empresa
Programación Industrial y Control SAS se evidencia la ausencia de una estructura sólida que
permita la generación de informes financieros que cumplan las características cualitativas de la
información contable y se suscriban al marco técnico normativo vigente. Por lo anterior, el objetivo
de esta investigación es diseñar un sistema de información contable para la empresa Programación
Industrial y Control SAS, para ello, se elaboró un diagnóstico interno en el área contable y de
manera posterior, se determinó el proceso y los flujos de entrada, procesamiento y salida de
información contable, con lo cual, finalmente se propusieron políticas contables, perfiles de cargos,
funciones y diseño de una estructura para dicha área en la empresa objeto de estudio.
Metodológicamente, la investigación se caracteriza como un trabajo con alcance descriptivo y se
enmarca en las especificidades del estudio de caso toda vez que se toma como unidad de análisis a
la organización Programación Industrial y Control SAS. Para el levantamiento de fuentes de
información primarias, se operacionalizó la categoría sistema de información contable y luego se
diseñó un instrumento tipo encuesta para aplicar a informantes claves -gerente- en la organización estudiada. Dentro de los resultados obtenidos, se diseñó como debería ser el proceso contable de la
información mediante flujogramas, se describieron las políticas teniendo en cuenta el nuevo marco
técnico normativo vigente NIIF para Pymes, en donde estipula como se debe preparar y presentar la
información financiera, por consiguiente se elaboró los perfiles de cargo del área contable, todo esto
contribuyendo a mejorar la productividad de la empresa y sobre todo siendo útil para la toma de
decisiones.
Palabras claves: Sistema de información contable, marco técnico normativo, proceso contable,
estructura organizacional, flujos de información.
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2. Introducción
La presente investigación se refiere al diseño de un sistema de información contable para la
empresa Programación Industrial y Control S.A.S ubicada en la ciudad de Santiago de Cali, el cual
se define como un segmento de la organización que agrupa personas, recursos y conocimientos con
la finalidad de recolectar, organizar y analizar la información que generan las transacciones, hechos
económicos y actividades realizadas por el ente económico. Actualmente no cuenta con una
estructura contable que le permita mayor eficiencia operacional y rentable, que le proporcione
información precisa, fiable, oportuna para los diferentes usuarios que la requieran.
Para la organización contar con un sistema de información contable es beneficioso, ya que le
permite llevar un control de todas las transacciones que realiza constantemente, ayudándole a
mejorar e implementar procesos en el área contable y sobre todo de que la información que se
obtiene sea eficaz y oportuna. Por consiguiente para esta investigación se planteó como objetivos el
diseño de un sistema de información contable, en donde primeramente se debe diagnosticar el área
contable de la empresa y para esto se diseñó un instrumento para el levantamiento de la información
a través de una encuesta; se determinó mediante mapa de procesos los elementos para el
procesamiento de la información y por último se propuso el diseñó de las políticas contables para la
preparación y presentación de los informes financieros, así mismo los perfiles de cargo. El alcance
de este trabajo es descriptivo y propositivo, ya que se suscribe a la dinámica de un estudio de caso.
El resultado de este trabajo es satisfactorio porque aporta a la compañía una herramienta, con el fin
de implementar un sistema de información contable que permita tener mayor solidez en los
procesos, es importante debido a que la contabilidad cada día alcanza niveles exigentes y requieren
mayor utilidad en la gestión del desarrollo de su objeto social.
3. Problema de investigación
En organizaciones de diversos niveles y tipos resulta indispensable la tenencia de una estructura
contable que, de manera clara, precisa y confiable, produzca periódicamente o cada vez que se
requiera información sobre su comportamiento financiero y que incentive a la obtención de
excelentes resultados; en tal sentido, se deben orientar todos los esfuerzos al diseño de un sistema
de información contable que incluya las herramientas necesarias para lograr dichos objetivos. Para
el caso objeto de investigación, Programación Industrial y Control S.A.S, es una empresa con un
alto margen de proyección ubicada en Santiago de Cali y dedicada al desarrollo de proyectos de
ingeniería eléctrica, electrónica y sistemas, que carece de un sistema de información contable
eficiente y acorde a sus requerimientos.
Avanzando en los estudios al interior de la organización, se han identificado algunos traspiés en sus
diferentes áreas, como lo son: poca agilidad en la presentación de los informes y la carencia
fidedigna de los mismos, provocando ineficiencia en los procesos, baja credibilidad en su entorno y
usuarios, llámese clientes, acreedores, proveedores y terceros, generando con esto un estancamiento
en su desarrollo y un retraso en su expansión y proyección. En el mismo sentido, si se observa que
el Estado colombiano reglamenta la actividad contable y dispone un conjunto de normas
homogéneas de imprescindible cumplimiento, la organización estudiada actualmente viola tales
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obligatoriedades y por ello se hace urgente el diseño de un sistema de información contable, que,
acompañado de una reestructuración organizacional, permita subsanar las deficiencias hasta ahora
identificadas.
Por lo anterior, los argumentos presentados con relación a la problemática estudiada permiten
exponer la siguiente pregunta de investigación ¿Cuál es el diseño adecuado del sistema de
información contable que requiere la empresa Programación Industrial Y Control S.A.S, ubicada
en la ciudad de Santiago de Cali?
4. Justificación
Para las empresas es importante contar con un sistema de información contable integral -
contabilidad financiera, de costos y gestión- que les permita ejercer un control sobre sus actividades
y mantenerse e incursionar en los mercados de forma competitiva, por ello, es relevante contar con
una estructura contable que apoye no solo la identificación de los costos de producción, sino que
aporte al diseño de una estrategia organizacional a largo plazo, que permita a la empresa ser
competitiva en un entorno cambiante y dinámico, como en el que están inmersas.
La investigación está centrada en el diseño de un sistema de información contable para la empresa
Programación Industrial y Control SAS ubicada en la ciudad de Santiago de Cali, dado que, con ello
la empresa disminuirá las insuficiencias en el departamento contable, mejorará la entrega de los
informes financieros sobre sus actividades, contribuirá a la planeación y ejecución de objetivos
estratégicos en relación con el entorno comercial y crediticio, y sobre todo, impulsará a la empresa
en la búsqueda de acciones de apalancamiento. En concordancia con los beneficios planteados, es
de suma importancia materializar esta propuesta con el fin de que las actividades que se realicen
sean de forma eficiente y efectiva. Así mismo, es necesario recalcar que los sistemas de
información contable con el resultado que suministran son base para la toma decisiones acertadas y
que conducen al buen funcionamiento de la organización (Mora, 2017).
Cabe anotar también, que la implementación de sistemas de información contables además de los
beneficios antes anotados, estimula el crecimiento personal y profesional del talento humano de las
empresas, ya que no solo requiere capacitación del personal de esta área, sino él de todos los
departamentos que conforman la empresa, puesto que generará cambios en la documentación,
terminologías, códigos, entre otros.
Desde el punto de vista disciplinar y profesional, estudiar al sistema de información contable resulta
significativo para robustecer el campo del conocimiento contable y con ello, las oportunidades
formativas de los estudiantes del semillero de investigación Colectivo Panas por el Saber Contable.
Finalmente, se espera que este trabajo sea un modelo para otras empresas que tengan necesidades
afines y que, con un aprovechamiento eficiente de estas herramientas de trabajo, logren soluciones
oportunas y acertadas a las deficiencias presentadas por diversos entes económicos.
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5. Objetivo general
Diseñar un sistema de información contable apropiado para la empresa Programación Industrial y
Control S.A.S., ubicada en la ciudad de Santiago de Cali.
5.1 Objetivos específicos
Realizar un diagnóstico interno y externo en el área contable de la empresa caso de estudio.
Determinar el proceso y los flujos de entrada, procesamiento y salida de la información contable en
la empresa Programación Industrial y Control S.A.S.
Definir las políticas contables que se aplicaran, los perfiles del cargo y las funciones que
desarrollará el personal de la empresa Programación Industrial y Control S.A.S en el área contable.
6. Marco Referencial
En esta sección se presenta una revisión de trabajos de investigación relacionados con el objeto
estudiado a través de la metodología del estudio de caso. Seguidamente se exponen los referentes
teóricos considerados para consulta y se describen algunas aproximaciones conceptuales a
conceptos relevantes para comprender la temática estudiada.
Para iniciar, Santofimio (2018) en su tesis titulada Diseño de un sistema de información contable
para la microempresa Comunicación Móvil, presentó un modelo de sistema contable con el
propósito de formular ciclos por procesos basados en la normatividad contable, así mismo, diseño
una herramienta ofimática que permitiera automatizar los procesos y establecer estructuras de
responsabilidad tributaria para las microempresas del sector de las telecomunicaciones.
Metodológicamente, el estudio de Santofimio (2018) tomó como muestra a la empresa
Comunicación Móvil, contó con un alcance descriptivo y se desarrolló a través de la metodología
del estudio de caso. Mediante la implementación del sistema contable propuesto se generó facilidad
en los procesos, dinamismo en los negocios y mejor comprensión de la información, pues dicho
sistema le permitió registrar cada uno de sus ingresos, costos y gastos, generándole así una mejor
cultura financiera que podría conllevar a una mejor toma de decisiones, teniendo como objetivo la
formalización de la entidad y los beneficios que esto genera, además de mostrarle al empresario las
ventajas de llevar una contabilidad bien estructurada, como carta de presentación al sistema
bancario, a futuros inversionistas, entre otros.
Otro referente consultado fue el de Alviz y Montenegro (2011) en su trabajo de grado Diseño e implementación de un sistema de información contable para la Comercializadora de frutos Libardo
Salinas Tabares en la Unión Valle, año 2009; en este trabajo la problemática a la que se quiso dar
respuesta, partió de identificar las deficiencias o insuficiencias a la hora de obtener la información
que se requiere para la presentación de informes financieros y dar cumplimiento a las
responsabilidades tributarias que la empresa está obligada. Adicionalmente, impide que el ente
pueda tomar decisiones prudentes y que beneficien el crecimiento y el desarrollo de su actividad.
Sobre la estructura metodológica del trabajo de Alviz y Montenegro (2011), se puede decir que la
investigación desarrollada por los autores tiene un alcance descriptivo dado que se profundiza en la
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caracterización del estudio de caso, para contar con información suficiente y proponer, describir,
narrar los contenidos de un sistema de información que apoye la optimización de los procesos. En el
levantamiento de información, se realizaron, por parte de Alviz y Montenegro (2011) entrevistas al
gerente, contador, auxiliares y demás personas que guarden relación con los procesos del
departamento de contabilidad. En los resultados obtenidos por los autores previamente citados se
obtiene un análisis de entorno que incluyó aspectos de fortalezas, oportunidades, debilidades y
amenazas, junto con las consideraciones del entorno externo en lo económico, social, legal y
político; sobre la anterior base y en consideración a una caracterización del área contable, se
propusieron procesos para el área de compras, ventas, cuentas por pagar y cobrar, bancos, efectivo y
nomina; así mismo, se diseñaron controles para optimizar la eficiencia del sistema de información
contable.
Un nuevo aporte, se materializa en la investigación de Gutiérrez (2012), titulada Diseño del sistema
de información contable para la empresa Fabrifarma S.A, en donde el autor se adentra en una
temática que refleja una situación constante y muy visible que afecta a un sin número de empresas,
y pone de presente la importancia que tiene el diseño e implementación de un sistema de
información contable acorde a cada necesidad organizacional. Esta ausencia, es una problemática
común para muchos emprendimientos y tiene como resultado, entre otros, la falta de oportunidad y
fiabilidad en los informes contables y financieros. Metodológicamente, la labor investigativa de
Gutiérrez (2012) estuvo definida por le recolección de información, consulta a expertos en la
materia, revisión de trabajos de grado, artículos en revistas especializadas en la materia e
interacción directa con la empresa tomada como estudio de caso. Sobre los resultados, se presenta
una estructura contable segmentada en varios procesos y procedimientos que definen un sistema de
información holístico e integrado a las dinámicas de Fabrifarma SA.
Por otra parte, se considera la publicación realizada por Ortiz, Andrade y Figueroa (2007) titulada
Diseño e implementación del sistema contable en la Fundación Alianza Social Educativa, esta tesis
muestra lo que muchas empresas de diferente índole y tamaño deben programar y ejecutar para que
su funcionamiento, su expansión y sus rendimientos sean los deseados. La puesta en marcha de la
fundación y su rápido crecimiento generó en corto tiempo la necesidad de crear un departamento
contable que le permitiera funcionar de manera ordenada, eficaz y cumplir con sus obligaciones
tributarias. El conocimiento de sus áreas, el desarrollo de actividades propias de la contabilidad;
inventarios, análisis de movimiento internos y externos, junto con un trabajo investigativo acerca de
la normativa que rige el funcionamiento de este tipo de empresas, y un estudio descriptivo sobre el
área real de trabajo, se constituyeron en la metodología para ejecutar la implementación del sistema
de información contable para la Fundación Alianza Social Educativa. El aprovechamiento de los
recursos, aportes y contribuciones orientados a este tipo de fundaciones requiere de la mayor
transparencia así, como las inversiones que se hacen para el desarrollo y mejoramiento de los
procesos.
6.1 Marco conceptual
A continuación, se presenta la descripción de algunos conceptos claves para el desarrollo y
comprensión de este trabajo de investigación, entre ellos, investigación contable, contabilidad y
sistemas de información contable.
Investigación contable
Existen disímiles definiciones en las cuales se trata de entender cuando se menciona la expresión investigación contable, diversos autores han tratado de definirlo y lo relacionan a los principios de
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la investigación científica, así como existen escritos y trabajos académicos en los cuales se trata de
dar una explicación objetiva desde el concepto personal de cada uno de los autores. Por lo que se
refiere a la investigación, se entiende como un proceso donde se identifica un problema mediante el
cual un investigador debe demostrar el porqué de este fenómeno, o las causas y/o consecuencias
pasadas y futuras para tomar decisiones sobre el caso de estudio. Fundamentado en lo anterior, se
podría decir que la investigación es un conjunto de procesos sistemáticos, críticos y empíricos que
se aplican al estudio de un fenómeno o problema (Hernández, Fernández y Baptista, 2014, p.4). Así
mismo, desde la perspectiva de Bedoya (2014) “se puede concebir a la investigación como un
proceso practicado por los hombres de la sociedad, en búsqueda de conocimiento, a partir del
planteamiento y la solución de problemas” (p.24). Ahora, en lo especifico de la contabilidad o si se
observa desde el campo disciplinar, Santos (como se citó en Jiménez, 2009) afirma la investigación
contable pretende establecer, revisar, ratificar las diferentes proposiciones que conforman la teoría
contable, es decir, los principios, reglas, criterios, postulados, normas, pronunciamiento, métodos,
técnicas e instrumentos que rigen el estudio y ejercicio de la Contabilidad.
Teniendo en cuenta las definiciones precedentemente descritas por los diferentes autores, se puede
resumir que cuando se habla de la investigación contable se hace referencia al estudio de la teoría
contable y exploración de diferentes sucesos económicos y financieros que tiene como fin
garantizar un mejor entendimiento de la información financiera generada y relacionada con los
aspectos económicos, comerciales y competitivos de la empresa.
Contabilidad
Un número significativo de conceptos sobre la contabilidad concluyen en anotarla como la ciencia o
técnica de registrar de manera clara, confiable, y veraz la información financiera de una entidad,
expresada en términos monetarios y descriptivos que muestran el desempeño de esta.
Casella (como se citó en Upegui, 2009) afirma que la contabilidad es una ciencia aplicada que se
ocupa de la descripción cuantitativa y la protección de la existencia y la circulación de objetos
diversos en cada ente u organización social. Por otra parte, El Instituto Mexicano de Contadores
Públicos, a través del Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de
Información Financiera, A.C., presenta en la obra Normas de Información Financiera (NIIF) 2006,
la definición siguiente:
“La contabilidad es una técnica que se utiliza para el registro de las operaciones que afectan
económicamente a una entidad y que produce sistemática y estructuradamente información
financiera. Las operaciones que afectan económicamente a una entidad incluyen las
transacciones, transformaciones internas y otros eventos” (Guerrero, 2014, p.21).
Por lo anterior, se puede decir que decenas de actividades inherentes al funcionamiento de la
empresa tienen como soporte el departamento contable; las decisiones, los movimientos, la
información, y la generación de un ambiente confiable, hacen de esta actividad el eje sobre el cual
se soporta todo el ejercicio empresarial; sin embargo, es importante mencionar que esto no es algo
reciente dado que durante la historia de la humanidad ha estado presente la técnica de contar; en el
hogar, en las actividades agrícolas, en las guerras, y aunque no de manera organizada, se hace
presente en todas las actividades realizadas a diario. Como actividad profesional, la contabilidad se
constituye en el soporte del desarrollo económico en todos los niveles y en todos los campos. En
Colombia, dentro de la normativa estatal se hace necesaria y obligada en todas las actividades
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comerciales, constituyéndose para las administraciones en una forma de control para el recaudo y
sostenimiento del aparato productivo, y la administración de justicia al respecto.
Sistema de información Contable
De manera general, se puede definir, sin ser exhaustivos, al sistema de información contable como
el conjunto de elementos que al interior de una organización permiten la generación de informes
financieros que sean de utilidad para el órgano directivo, especialmente, cuanto se trata de la toma
de decisiones. Todo sistema de información implica tres actividades principales: reciben datos
como entrada; procesan los datos por medio de cálculos, combinan elementos de los datos,
actualizan cuentas, y proporcionan información como salida informes financieros. Según Delgadillo
(2001), se puede decir que el sistema de información contable adopta diversas denominaciones área,
sección, departamento, entre otras y se considera un escenario para la conjunción de diversos tipos
de recursos en función de la organización, clasificación y presentación de información financiera
que guarte características de calidad y sea de gran relevancia para la gerencia en su proceso de
administrar recursos y tomas decisiones. De acuerdo con las definiciones mencionadas, se puede
concluir al respecto de este concepto, que los sistemas de información permiten de manera precisa
identificar y organizar los procesos que necesita la empresa para la toma de decisiones, que al tener
un control de las actividades enriquece y forma parte del día a día en todos los aspectos de la
organización, para que los resultados sean óptimos y confiables.
6.2 Marco legal
Ley 1314 de 2009
Las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), fueron adoptadas por la Ley 1314 de
2009, su propósito es establecer un sistema contable único, homogéneo y comprensible de
aseguramiento de la información de los entes económicos, que permita mejorar la función
financiera a través de una mayor consistencia en las políticas contables, mejorando la eficacia y
logrando beneficios potenciales de mayor transparencia. Esta norma en mención plantea en forma
explícita sus objetivos, ámbito de aplicación y otros aspectos sobre las normas de contabilidad y de
información financiera en Colombia.
Normas internacionales de información financiera para PYMES
Las Normas Internacionales de Información Financiera para Pequeñas y Medianas empresas (NIIF
para PYMES) son normas internacionales emitidas por el IASB (International Accounting
Standards Board) que se aplican a la elaboración de los estados financieros y otras informaciones
financieras pero enfocadas especialmente en Pequeñas y Medianas Empresas, esta norma clasifico a
las empresas en tres grupos. Decreto 2483 de 28 diciembre de 2018 por medio del cual se compilan
y actualizan los marcos técnicos de las Normas de Información Financiera NIIF para el Grupo 1 y
de las Normas de Información Financiera, NIIF para las Pymes, Grupo 2, anexos al decreto 2420 de
2015, modificado por los decretos 2496 de 2015,2131 de 2016 y 2170 de 2017, respectivamente, y
se dictan otras disposiciones (hoy compiladas en los decretos 2486 de 2018 y 2270 de 2019).
Decreto 2706 de 2012 Normas de Información Financiera para las microempresas.
El objetivo de los estados financieros de una pequeña o mediana entidad es proporcionar
información sobre la situación financiera, el rendimiento y los flujos de efectivo de la entidad que
sea útil para la toma de decisiones económicas de una amplia gama de usuarios que no están en
condiciones de exigir informes a la medida de sus necesidades específicas de información. Entre la
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estructura de las secciones que componen las NIIF para las Pymes y que sean relevantes para la
empresa caso de estudio tenemos: sección 1 pequeñas y medianas empresas, sección 2 conceptos y
principios fundamentales, sección 4 estado de situación financiera, sección 5 estado de resultado
integral y estado de resultado, sección 6 estado de cambios de patrimonio y estado de resultado y
ganancias acumuladas, sección 7 estado de flujo de efectivo, sección 8 notas a los estados
financieros y sección 10 políticas contables, estimaciones y errores.
Normas que regula la prestación de servicio de ingeniería
• Resolución No. 50 del 2 de septiembre de 2008 por la cual se amplía el alcance de las
actividades contenidas en la clasificación nacional de ocupaciones en lo referente a las
ingenierías eléctrica, mecánica y profesiones afines.
• Ley 51 de 1986 por la cual se reglamenta el ejercicio de las profesiones de Ingenierías
Eléctrica, Mecánica y profesiones afines y se dictan otras disposiciones.
• Ley 64 de 1978 por la cual se reglamenta el ejercicio de la Ingeniería, la Arquitectura y
profesiones auxiliares.
7. Metodología
En este apartado se exponen las precisiones metodológicas del trabajo, por ejemplo, alcance, tipo de
datos analizados, instrumentos para el levantamiento de información, fuentes, entre otros aspectos
que posibilitarán dar solución a la problemática descrita. Para iniciar, se puede decir que el alcance
de la investigación es de tipo descriptivo dado que se presentan las características y cualidades de
un objeto de estudio, es decir, se describirá una propuesta para el diseño de un sistema de
información contable para la empresa Programación Industrial y Control SAS. En el mismo sentido,
se analizan datos de tipo cualitativo y se profundiza en una sola unidad de análisis, por lo tanto, se
desarrollará bajo las premisas planteadas por Yin (1994) alrededor de los estudios de caso.
De manera concreta, hacer mención del estudio de caso como metodología de investigación implica
la aceptación de un método que trata de captar en profundidad una realidad, para luego leer desde
diferentes posiciones los indicadores que le hacen identificable y partir a la elaboración de
propuestas de intervención para aportar al objeto de estudio. De manera puntual, Yin (1994) lo
define como “[…] una investigación empírica que investiga un fenómeno contemporáneo en su
contexto real, donde los límites entre el fenómeno y el contexto no se muestran de forma precisa, y
en el que múltiples fuentes de evidencia son utilizadas” (Pág. 60). En consideración a lo expuesto,
resulta prudente abordar el objeto de estudio desde las oportunidades de intervención que permiten
los estudios de caso y con ello generar trasformaciones de la realidad en la empresa Programación
Industrial y Control SAS.
Con respecto a las fuentes de información utilizadas, se puede realizar la siguiente precisión:
Fuentes primarias: es la empresa objeto estudio de caso, la cual para intervenir en ella se diseñarán
instrumentos para el levantamiento de la información de tipo encuesta. Fuentes secundarias: revistas especializadas en el tema, trabajos de grado, de pregrado, de maestrías, artículos y
ponencias.
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7.1. Instrumento para el levantamiento de información
Para acceder a las fuentes de información primaria se diseñó un instrumento que permite capturar
las especificidades del área contable en la organización y desde sus hallazgos, posibilite una
comprensión de dicha realidad y defina las oportunidades de intervención. La encuesta, de acuerdo
con García (2016, pág. 331) es “una técnica que utiliza un conjunto de procedimientos
estandarizados de investigación mediante los cuales se recoge y analiza una serie de datos del que
se pretende explorar, describir, predecir y/o explicar una serie de características”. (García, 2016,
pág. 331)
En concordancia con lo anterior, la propuesta para levantar información a través de encuestas se
soporta en la precisión, rapidez y eficacia de sus resultados; así mismo, permite la obtención de
información sobre una variedad de temas, se estandariza en su aplicación al ejecutarse bajo la
misma convención, es decir, con la misma formulación de preguntas y dialoga de manera positiva
con mediciones concretas en el ámbito social -escala de respuestas cerradas-. La construcción de
este instrumento tendrá como base el proceso de operacionalización variables, denominada en el
lenguaje de los métodos cualitativos operacionalización de categorías o conceptos, es una respuesta
a la apremiante y frecuente labor de medición que en la investigación se utiliza para transcribir
conceptos a indicadores de carácter empírico que permiten dar cuenta de las características del
objeto de estudio (Reguant y Martínez-Olmo, 2014).
A continuación, se presenta el proceso de operacionalización de la categoría sistema de información
contable; dentro de tal estructura, se presenta la categoría, subcategorías, indicadores e ítems o
reactivos. Una precisión importante al respecto de este proceso es que la operacionalización de
categorías y la determinación de subcategorías, es prudente -aunque no exigible- que estas se
determinen bajo criterios de exhaustividad y mutua exclusión, así, se aporta mayor precisión y
claridad en la determinación de indicadores para la comprensión del objeto de estudio (Galicia,
Balderrama y Navarro, 2017).
Tabla 1. Operacionalización de categorías de la empresa Programación Industrial y Control S.A.S
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Fuente: elaboración propia (2020)
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7.2 Validación por criterio de experto
Para la validación del instrumento se tomó como referente la propuesta de Escobar y Cuervo (2008)
en donde la define como una opinión informada de personas con trayectoria en el tema, que son
reconocidas por otros como expertos cualificados en éste, y que pueden dar información, evidencia,
juicios y valoraciones. Los criterios que tuvieron en cuenta los expertos para evaluar el instrumento
fueron la suficiencia, claridad, coherencia y relevancia; en donde la claridad, la coherencia y la
relevancia se aplicarán a la validación de los ítems y la suficiencia a las subcategorías de la
categoría.
Los resultados obtenidos a través de juicio de expertos fueron satisfactorios siendo este reconocido
como un instrumento pertinente en su conjunto. Dentro de los hallazgos, los ítems en los cuales
hicieron mayor énfasis fueron en los indicadores aplicativo contable, elementos de salida del
sistema de información contable, cumplimiento legal y reglamentario y sistema de control, ya que
en primera instancia las preguntas estaban formuladas en un sentido paralelo, no tenían una relación
lógica directa, faltaban que fueran más precisos y específicos los ítems para que el encuestado no
tendiera a confundirse. Dentro de las recomendaciones se sugirió reformular estos ítems, redactarlos
de una manera que fueran claros y pertinentes para ser aplicados.
8. Resultados preliminares
Previo a la presentación formal de resultados o el desarrollo de los objetivos propuestos, se presenta
la figura 1 que ejemplifica los aspectos a tener en cuenta durante la construcción del sistema de
información contable. Frente a lo anterior, es importante precisar que observar de manera interna y
externa a la organización posibilita grandes oportunidades de identificar las oportunidades y
amenazas que pudieran afectar su normal desarrollo.
Figura 1. Estructura para el diseño del sistema de información contable en la empresa
Programación Industrial y Control SAS. Fuente: elaboración propia (2020).
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9. Diagnóstico organizacional
El diagnóstico para la empresa Programación Industrial y Control S.A.S se enfocará desde el ámbito
interno conociendo como opera internamente la empresa, como es el proceso de la prestación de
servicio, de igual manera se evaluará el ámbito externo para detectar posibles situaciones que
puedan afectar a la empresa.
9.1 Diagnóstico externo
Organizaciones relacionadas con la ingeniería en Colombia
Con el fin de conocer las entidades y organizaciones (gremios y asociaciones) relacionadas con la
ingeniería en Colombia, a continuación se relacionan las siguientes: Consejo Profesional Nacional
de Ingeniería COPNIA, Asociación Colombiana de Ingenieros Mecánicos y Eléctricos ACIEM,
Asociación Colombiana de Ingenieros de Sistemas ACIS, Sociedad Colombiana de Ingenieros SCI
y Consejo Profesional de Ingeniería Eléctrica, Mecánica y afines; cumpliendo con la función de
controlar, inspeccionar y vigilar el ejercicio profesional de la ingeniería.
Entorno externo o del sector servicios
Según informe generado por la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio
(Confecámaras), las actividades económicas relacionadas con el sector servicios registraron los
mayores incrementos en materia de creación de empresas con un aumento del 6,0 %, seguido del
sector comercio con 3,4 % e industria 3,1 %. En 2019 se registraron 309.463 compañías nuevas,
2,1% más que en 2018.
Entorno internacional
Las exportaciones del sector servicios en Colombia serán promovidas por medio del Plan Vallejo, el
Plan Vallejo es un modelo económico que creó en 1959 Joaquín Vallejo. Actualmente, el Ministerio
de Comercio, Industria y Turismo está trabajando en un borrador de decreto que pretende actualizar
esta herramienta, que ha estado vigente desde entonces, pero enfocándose particularmente en el
sector servicios. El proyecto establece también las condiciones para que las empresas puedan
participar del programa, y que será responsabilidad del Ministerio de Comercio dar el aval para
acceder al beneficio.
Matriz de informes regulados de la empresa Programación Industrial y Control S.A.S
A continuación se presenta las obligaciones tributarias que debe cumplir la empresa caso de estudio.
Tabla 2. Matriz de informes regulados
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Fuente: información de la empresa caso de estudio (2020).
Tabla 3. Vencimiento de informes regulados.
Fuente: información de la empresa caso de estudio (2020).
9.2 Diagnóstico interno
La empresa Programación Industrial y Control SAS -PIYC SAS-, se encuentra ubicada en la carrera
4B No. 30-17, en el departamento del Valle, en la ciudad de Cali, fue constituida como Sociedad
Por Acciones Simplificada. La actividad económica es Instalaciones eléctricas y actividades de
arquitectura e ingeniería, no obstante, también desarrolla proyectos de ingeniería eléctrica,
electrónica y de sistemas. Tiene como misión u objetivo principal los clientes quienes impulsan a
aportar soluciones rentables, suministrando diversos mecanismos de ayuda entre los que brindamos
un asesoramiento completo, calificado y competente. La visión, posicionarnos como el mejor
proveedor de servicios para el sector industrial. La estructura organizacional la compone el gerente
general, contador público, auxiliar contable y área de ingeniería.
Análisis matriz Foda
Dentro de los resultados que se obtuvo de este análisis realizado a la empresa, tiene como fortaleza
un personal altamente calificado para el desarrollo de su objeto social; su debilidad, es que no tiene
definidas las políticas contables para la preparación de los informes financieros; tiene como
oportunidad, que al tener definida una estructura en el área contable puede obtener información
veraz, oportuna que aporten a la toma de decisiones; y como amenaza, puede tener sanciones por el
no cumplimiento del nuevo marco técnico normativo.
Mapa de procesos
A continuación, se observa el mapa de procesos que realiza la empresa caso de estudio:
Entidad Descripción PeriocidadMedio de
presentaciónFirma Responsable
Retención en la
fuenteMensual
Declaración de IVACuatrimestral
Declaración de renta
Información exógena
Informes regulados
DIAN
Anual
Virtual Digital
Nombres y
Apellidos completos
del Representante
Legal
Descripción Ene Feb Mar Abr May Jun Jul Agos Sep Oct Nov Dic Ene.-21
Retención en la
fuente 20 19 23 21 19 16 21 17 16 20 21 22
Declaración de
IVA 21 17 22
Declaración de
renta 13 24
Información
exógena 24
Fechas de vencimiento de informes regulados
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Figura 2. Mapa de procesos de la empresa Programación Industrial y Control SAS
Fuente: información de la empresa caso de estudio (2020).
Análisis del sector
Los clientes son sociedades que demandan de los diferentes productos y servicios que oferta la
empresa, actualmente cuentan con una cartera de 7 clientes frecuentes, los cuales realizan sus
pedidos de 4 a 6 veces por mes. Por otra parte, la organización mantiene una buena relación con sus
proveedores para conseguir productos de calidad, a bajo costo y con rapidez, puesto que un
incremento en los costos podría incrementar los precios, lo cual afectaría negativamente el
volumen de ventas del ente.
10. Diagnóstico del instrumento
La aplicación del instrumento como prueba piloto refleja muchas deficiencias, dado que en la
mayoría de las respuestas de acuerdo con la escala, la respuesta No hace referencia a ausencia de un
sistema de información contable, el cual pueda brindar información oportuna y útil para los
diferentes usuarios que la requiera. Los resultados obtenidos de esta prueba evidencia que en la
subcategoría proceso contable presenta un bajo cumplimiento en lo que respecta a los indicadores
elementos de entrada, salida de la información contable y en el reconocimiento y medición, siendo
estos factores indispensables para procesar y revelar todos los hechos y sucesos económicos en que
incurre el ente, además, también aporta a que la empresa pueda obtener informes financieros de una
manera periódica que ayude a la toma de decisiones gerenciales.
De igual forma se observa que en la revisión de la subcategoría del sistema de control interno que
constituye una parte esencial dentro de la sociedad, obtuvo en general una baja calificación en
cuanto al cumplimiento de sus responsabilidades, dado que no existe. Por consiguiente, la
improvisación y los errores sistemáticos sustituyen prácticas adecuadas del registro, afectándose el
control interno y con ello la razonabilidad de los estados financieros.
(Ver anexo A)
INICIO
Establecerbeneficios directos
de realizar el contrato
Plan de ofertas
Planear alianzas -cumplimiento de especificaciones
Presentar propuesta del servicio
Analizar propuestaPresenta propuesta
al clienteLegalizar contrato
Planeación del servicio
Evaluar beneficio final de la
realización del servicio
FIN
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11. Elementos de entrada de información
Un sistema de información contable que se encuentre destinado a la toma de decisiones oportunas y
necesarias tiene como elementos de entrada todos los datos contables, es decir, todas las transacciones y
hechos económicos que desarrolla la empresa, y demás procedimientos y recursos que vayan en búsqueda
del bienestar de la organización.
Dentro de los registros operacionales diarios que realiza una empresa, se tienen:
• Compras- gastos
• Ventas
• Cuentas por pagar
• Cuentas por cobrar
• Bancos
• Efectivo y sus equivalentes
De acuerdo con lo antes expuesto y considerando las fuentes de entrada de información enunciadas, se
presenta a continuación una propuesta del procedimiento que se sugiere implementar en la empresa
estudio de caso, junto con una descripción de las actividades y su representación gráfica a través de un
flujograma.
Procedimiento de compras para mantenimiento o reparación para la empresa
Programación Industrial y Control S.A.S (Ver anexo B)
Su objetivo es asegurar que los suministros y servicios adquiridos cumplan con las especificaciones
requeridas por la empresa.
Descripción de actividades
• Necesidad de compra: requerimiento de compra de acuerdo con el servicio.
• Seleccionar el proveedor: consultar e identificar el maestro de proveedores potenciales.
• Solicitar cotizaciones: se asigna el proveedor, se solicita la cotización.
• Revisión de cotizaciones: el ingeniero selecciona la que cumpla con los requisitos, la garantía que
ofrecen y cerciorarse de las condiciones de pago que se ajusten a la empresa.
• Orden de compra: se describen los requerimientos, y es revisada y aprobada por el ingeniero a cargo
(en cuanto a su contenido técnico).
• Autorizar compra: el gerente es quien determina si se realiza la compra y es el responsable de asignar
los recursos, por último, la orden de compra es enviada al proveedor.
• Proveedor: recibe la orden de compra, procede a facturar y despachar el suministro.
• Recepción de pedido: verificar la factura que coincida con lo que se solicitó.
• Contabilidad: la asistente contable procede a contabilizar la factura.
• Proceso de archivo con documentos soporte.
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Procedimiento de venta del servicio para la empresa Programación Industrial y Control
S.A.S (Ver anexo C)
Son los ingresos generados por las operaciones que realiza la empresa cuyo giro principal o
complementario es el desarrollo de proyectos de ingeniería eléctrica y electrónica.
Descripción de actividades
• Solicitar requerimiento del servicio: el cliente lo requiere de acuerdo con su necesidad.
• Contactar el cliente: coordinar visita por vía telefónica, e-mail, o presencial.
• Presentación de propuesta: presentar la propuesta, aquí incluye actividades, precio y demás
requerimientos.
• Determinar aceptación o rechazo de propuesta: el cliente toma la decisión si acepta la propuesta o
rechaza para realizar ajuste y volver a presentarla.
• Contrato de servicio: se establecen acuerdos de precios, condiciones de pago, el tiempo de entrega, y
todos los demás requisitos para el desarrollo del servicio.
• Revisión y autorización: aprobación del gerente general y del cliente, firma de ambos.
• Ejecutar y seguimiento: se realiza el servicio y seguimiento con la finalidad de que se cumpla con
todas las especificaciones.
• Terminación: entrega la etapa final del servicio, de acuerdo con el tiempo estipulado.
• Contabilidad: realiza la factura para entregar al cliente.
• Proceso de archivo con documento soporte.
Procedimiento de cuentas por pagar para la empresa Programación Industrial y Control
S.A.S (ver anexo D)
Representa las cantidades en deuda de una compañía a los acreedores y proveedores por los
servicios en proyectos de ingeniería eléctrica y electrónica. Descripción de actividades
• Departamento contable: Recibe la factura de acuerdo con la orden de compra, cotización u otro
documento soporte.
• Revisar: Verificar los valores de la factura sean los acordados.
• Cronograma de pagos: realizar un cronograma de pagos a proveedores.
• Causar factura: proceder a contabilizar la factura en el sistema, mediante el proceso de causación con
todos los impuestos.
• Gerencia: aprobación de cronograma de pagos.
• Realizar pagos: tramitar el proceso de pago por cheque o por transferencia bancaria.
• Proveedor: Enviar soporte de pago al proveedor y confirmar recibido.
• Contabilizar pago: se realiza según el cronograma y documentos soporte.
• Actualizar informe de cuentas por pagar.
• Archivar con los documentos soporte.
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Procedimiento de cuentas por cobrar para la empresa Programación Industrial y Control
S.A.S (ver anexo E)
Las cuentas por cobrar representan derechos exigibles originados por los servicios prestados por la
empresa, otorgamientos de préstamos o cualquier otro concepto análogo.
Descripción de actividades
• Departamento contable: recibe las facturas o contratos de los clientes a crédito.
• Cronograma o informe: realiza un informe de cuentas por cobrar o cronograma por edad de
vencimiento.
• Relación de cobro: se realiza en el mes.
• Proceso de cobro: se procede a notificarle al cliente que su factura esta próxima a vencer o ya
cumplió el término de plazo de vencimiento.
• Confirmación pago: El cliente confirma fecha de pago.
• Reporte de pago: se recibe el pago del cliente y se confirma recibido.
• Contabilizar pago: se procede a realizar el recibo de caja y enviárselo al cliente.
• Se actualiza informe de cuentas por cobrar.
• Proceso de archivo con documentos soporte.
Procedimiento de bancos para la empresa Programación Industrial y Control S.A.S
Es donde se registran todas las entradas y salidas de dinero que tiene la empresa en los fondos de cuentas
corrientes y ahorro en las entidades bancarias.
Descripción de actividades (ver anexo F)
• Departamento contable: solicitar movimiento diario de las cuentas bancarias.
• Contabilizar: registro de operaciones (ingresos – egresos) que realice la empresa.
• Libro de bancos: registro los pagos realizados por transferencia, cheques girados o cheques anulados,
así mismo el dinero que ingresa.
• Contabilizar pago: realizar los comprobantes de egreso de los pagos con sus soportes.
• Proceso de archivo de documentos soporte.
• Conciliación: cada mes solicitar al banco el extracto y realizar las conciliaciones bancarias.
• Registro de gastos bancarios: contabilizar los gastos bancarios.
• Firma de quien revisa.
• Proceso de archivo de documentos soporte.
Procedimiento del efectivo y sus equivalentes de la empresa Programación Industrial y
Control S.A.S (ver anexo G)
Comprende la moneda legal en la caja y los depósitos bancarios disponibles para el uso de operaciones de
la entidad. El termino caja es donde se realiza el reconocimiento de los ingresos en dinero de la actividad operacional y no operacional.
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Descripción de actividades
• Recaudo de clientes: dinero por pagos o abonos de los servicios prestados.
• Contabilizar pagos: se realiza recibo de caja.
• Proceso de archivo con documentos soporte.
• Informe de cartera: se actualiza el informe de cartera (matriz).
• Consignación: se envía a consignar el efectivo a bancos y se registra la salida del dinero en un
documento consignaciones.
• Se actualiza el libro de bancos.
A continuación, se procede a describir con respecto a la fase de procesamiento de información, la
selección y la estructura del sistema contable.
13. El Procesamiento de información
Proceso mediante el cual el sistema almacena de manera organizada los datos para su uso, permitiendo la
transformación de los datos fuente en información que puede ser utilizada para la toma de decisiones.
Durante este procesamiento se evidencia lo siguiente:
• Aumenta, manipula y organiza la forma de los datos.
• Analiza y evalúa su contenido.
• Selecciona la información para ser usada en la toma de decisiones, y constituye un componente clave
en el sistema de información gerencial.
Selección del sistema
La selección de un Sistema de Información Contable deberá seguir procedimientos adecuados para la
selección de un software, destacando la posibilidad o el potencial para el moldeamiento de los procesos,
mediante el levantamiento de información previo, permitiendo validar la funcionalidad del software y
confirmando el Sistema de Información Contable como soporte a la secuencia de procesos determinados.
Este debe adicionar valor agregado a los procesos de la empresa.
Estructura de un sistema contable
Un sistema de información contable bien diseñado ofrece así control, compatibilidad, flexibilidad y una
relación aceptable de costo / beneficio.
En el sistema contable de una empresa, se deben ejecutar tres pasos básicos utilizando la relación con las
actividades financieras; los datos se deben registrar, clasificar y resumir, sin embargo, el proceso contable
involucra la comunicación entre quienes estén interesados en la interpretación de la información contable,
para ayudar en la toma de decisiones estratégicas.
• Registro de la actividad financiera: en una empresa se llevan a cabo todo tipo de transacciones que se
pueden expresar en términos monetarios y que se deben registrar en los libros de contabilidad.
• Clasificación de la información: la información se debe clasificar en grupos o categorías y se deben
agrupar aquellas transacciones a través de las cuales se recibe o paga dinero.
• Resumen de la información: para que la información contable utilizada, por quienes toman
decisiones, esta debe ser resumida.
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El registro, clasificación y resumen constituyen los medios que se utilizan para crear la información
contable. Sin embargo, el proceso contable incluye algo más que la creación de información también
involucra la comunicación de esta información a quienes estén interesados y la interpretación de la
información contable para ayudar en la toma de decisiones. Un sistema contable debe proporcionar
información a los gerentes y también a varios usuarios externos que tienen interés en las actividades
financieras de la empresa.
Una vez se realice el procesamiento de la información, es decir, se reconoce, se mide y se revela, se
presentan la salida de información que sería a través de los informes financieros.
14. Elementos de salida de información
Son los datos e informes financieros que cumplen con las cualidades que las normas exigen para la
información contable que produce el sistema de información gerencial. Los usuarios de los sistemas de
información tienen diferente grado de participación dentro de un sistema y son el elemento principal que
lo integra, así se puede definir usuarios primarios quienes alimentan el sistema, usuarios indirectos que se
benefician de los resultados pero que no interactúan con el sistema, usuarios gerenciales y directivos
quienes tienen responsabilidad administrativa y de toma de decisiones con base a la información que
produce el sistema.
La salida de la información contable se representa en los estados financieros como lo son: el estado de la
situación financiera, el estado de resultados integral, el estado de cambio en el patrimonio, el estado de
flujo en efectivo y las notas a los estados financieros.
15. Diseño del manual de las políticas contables para la empresa Programación Industrial y
Control S.A.S
Introducción
Las presentes políticas contables se han elaborado con el fin de orientar al personal encargado de la
información contable de la empresa Programación Industrial y Control S.A.S., bajo la norma
internacional de información financiera para PYMES.
Marco legal
Esta propuesta se desarrolla con base a las normas contables actuales y se ajustan al marco técnico
normativo para los preparadores de información contable del grupo 2, ley 1314 de 2009;
direccionamiento estratégico del concejo técnico de Contaduría Pública y decreto 3022 de 2013 NIIF para
PYMES y sus correspondientes modificaciones. Su propósito, s como guía y apoyo al personal encargado
de la presentación de la información financiera y contable de la empresa Programación Industrial y
Control S.A.S. y para todos los interesados en general. Según lo estipulado en las disposiciones legales
del país, la unidad monetaria utilizada por la sociedad para las cuentas de Balance y Estado de Resultados
es el peso colombiano.
Negocio en marcha
Todos los estados financieros presentados por la compañía serán preparados bajo el supuesto de negocio
en marcha, la alta gerencia será la designada de la evaluación periódica de la capacidad que tiene el ente
económico para continuar con sus operaciones, y de ser necesario revelará en las notas a los estados
financieros las fluctuaciones que pudieren presentarse.
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Objetivo y alcance
Establecer las bases necesarias para el tratamiento de la información contable que constituyen los estados
financieros, garantizando el cumplimiento de los requerimientos establecidos por las Normas
Internacionales de Información Financiera para PYMES. Estas políticas son de obligatorio cumplimiento
para todas las personas que tengan relación con el proceso contable de la compañía garantizando el
cumplimiento de las Normas Internacionales de Información Financiera vigentes en Colombia.
Política de usuarios de los estados financieros
Son todas aquellas personas y entes relacionados e interesados en la información proporcionada por los
estados financieros de la organización y se ubican en dos grupos internos y externos; los usuarios internos
ligados a la contabilidad gerencial y los usuarios externos asociados a la contabilidad financiera de la
organización.
Tabla 5. Interesados en la información
Usuarios de información Objetivo
Propietarios Aumento de utilidades
Directivos Optimización de recursos
Empleados Aumento de salario
Proveedores Pagos oportunos
Clientes Precios justos
Estado Cumplimiento tributario y legal
Comunidad en general Oferta laboral
Calidad de productos
Fuente: elaboración propia (2020).
Política de responsabilidad de los estados financieros
Los encargados del cumplimiento y actualización de estas políticas estarán en cabeza de la alta gerencia,
los líderes de procesos y la dirección del área contable, estos serán garantes de que la información
financiera sea confiable, relevante, comprensible y comparable; de igual forma aplica la responsabilidad
de informar hechos económicos que impliquen cambios o adiciones a la política de acuerdo con los
nuevos requerimientos normativos que se establezcan en Colombia.
Política de principios y características de los estados financieros de la empresa
Programación Industrial y Control S.A.S
Los responsables de la preparación, presentación y divulgación de los estados financieros deberán
asegurarse de que cumpla las características y principios de la información financiera. (Ver anexo H)
Política de presentación de los estados financieros
Se deben presentar los estados financieros en cumplimiento con lo establecido en las normas legales
vigentes en el país, y divulgarlos en forma oportuna. La administración en coordinación con el área de
contabilidad de la empresa Programación Industrial y Control S.A.S., S.A.S., deberá preparar y presentar
los estados financieros de propósito general de manera que reflejan fielmente su situación financiera,
económica y satisfagan, por tanto, las necesidades de los usuarios.
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Estado de situación financiera: la compañía deberá presentar un estado de situación financiera al
principio del primer periodo comparativo, aplicando las nuevas políticas contables establecidas de manera
retroactiva durante el ejercicio.
Estado de resultado: será preparado un estado de resultado integral al final de cada periodo,
compuesto por los ingresos, gastos y costos operacionales y no operacionales, netos del impuesto a las
ganancias.
Estado de cambios en el patrimonio: se presentará un estado de cambios en el patrimonio
anualmente, comparando los saldos iniciales y finales durante el periodo, para analizar los cambios
sufridos en los rubros del capital social, las reservas, y los resultados del ejercicio.
Estado de flujos de efectivo: se revelará los cambios de los flujos de efectivo efectuados durante un
periodo igual a un año, presentado con mayor profundidad los pagos y cobros realizados y otras partidas
que se asocian a las pérdidas y a las ganancias de la sociedad.
Notas a los estados financieros: los responsables deben elaborar las notas a los estados financieros,
con el fin de facilitar la comprensión de las políticas que son aplicadas en la información que integra
dichos informes y otra información explicativa.
Política de los elementos de los estados financieros
Las bases generales de reconocimiento, medición y presentación están directamente relacionadas con el
proceso de incorporar los hechos económicos a la contabilidad de la entidad, que luego se reflejará en el
estado de la situación financiera o en el estado de resultados integral, a través de una partida que cumple
la definición del elemento correspondiente. A la par los estados financieros reflejan los efectos
económicos de las transacciones agrupándolos en grandes categorías, como son los elementos de los
estados financieros. (Ver anexo I)
Política de medición de los estados financieros
La medición se refiere al proceso de determinación de los valores monetarios por los que reconocen y
registran contablemente las transacciones financieras que efectúa la empresa. Para realizar la valoración
es necesaria la selección de una base o método particular de medición. Estas se pueden medir al costo
histórico, costo corriente, valor realizable y valor presente. (Ver anexo J)
Políticas de carácter específico
Según lo establecido en la sección NIIF para PYMES exige que un activo o un pasivo financieros se
reconozcan sólo cuando la entidad se convierta en una parte de las cláusulas contractuales del
instrumento, entiéndase cuando la organización se convierte en parte del contrato y, como consecuencia
de ello, tiene el derecho legal a recibir efectivo o la obligación legal de pagarlo. (Ver anexo K y L)
Patrimonio
El patrimonio de la compañía Programación Industrial y Control S.A.S. está constituido en acciones
suscritas y pagadas, reservas legales y resultados del ejercicio, que deberán ser medidos por su valor
razonable equivalente a efectivo u otros recursos.
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Los ajustes que se deben realizar para implementar adecuadamente las Normas Internacionales de
Información Financiera NIIF serán contabilizados de forma independiente en la cuenta de utilidades
retenidas del patrimonio, como es el caso de las depreciaciones y provisiones, diferenciándolas de las
utilidades por distribuir del periodo.
Ingresos
Los ingresos operacionales de la empresa Programación Industrial y Control S.A.S. con relación a los
servicios, serán reconocidos cuando la empresa reciba beneficios económicos derivados de las
transacciones; el grado de terminación de la transacción en la fecha de reporte o cierre de los estados
financieros, los costos incurridos y los que puedan incurrir hasta completarla, puedan ser medidos
fiablemente.
Gastos y costos
Los gastos están clasificados como operacionales de administración, operacionales de ventas y gastos
financieros, y es necesario estimar el impuesto de renta del periodo correspondiente a la fecha del estado
de resultados. Serán reconocidos como costos aquellas erogaciones en las que incurrió la empresa, que
permitieron la realización de la prestación de servicio y que intervino directamente en dicha actividad.
16. Perfiles de cargo y funciones que desarrollará el personal de la empresa Programación
Industrial y Control S.A.S
Para complementar el diseño de un sistema de información contable se requiere fortalecer la estructura
organizacional específicamente en el área contable, definiendo los perfiles de cargo y las funciones que
deberá desarrollar los trabajadores, en este caso el contador público y la auxiliar contable, siendo estos
necesarios para llevar acabo los diferentes procesos que se realizaran en esta sección de la empresa y
sobre todo a medir su desempeño. (Ver anexo M)
17. Controles aplicables al área contable de la empresa objeto de estudio
Los controles contables son las técnicas que utilizan los entes económicos para garantizar la fidelidad y
veracidad en las transacciones y en la contabilización de estas, así como la custodia de recursos, estos no
dan plena seguridad del cumplimiento de las leyes y políticas establecidas, pero fueron diseñados para
ayudar a la organización a cumplirlos. Según el trabajo realizado en la empresa objeto de estudio se
pueden plantear los siguientes controles aplicables en el área contable.
• La ejecución del control interno es responsabilidad de la gerencia o la máxima autoridad de la
organización
• Las transacciones realizadas se deben registrar conforme a las políticas contables de la compañía.
• El acceso a los diferentes tipos de bienes y activos solo realiza con la autorización de la alta
gerencia
• Toda salida de algún tipo de recursos económico debe ser autorizada por la gerencia
• Los asientos contables se ejecutan con el fin de controlar la obligación de responder por los
recursos, y estos se comparan con los recursos físicos de manera periódica.
• Debe existir una segregación de funciones lo cual pueda minimizar la posibilidad de cometer y
ocultar errores o irregularidades por parte de los colaboradores de la empresa.
• El personal encargado de realizar los registros contables no debe estar relacionado con el manejo
de dinero o efectivo
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• Las funciones por desempeñar en el área contable deben ser realizadas por personal idóneo y
capacitado.
• El sistema de información contable debe garantizar que se resguarde la información que se
encuentra en los computadores del área.
• El personal del área contable debe garantizar el manejo de la información confidencial sobre la
organización.
18. Análisis de Resultados
En el desarrollo de este trabajo de investigación es posible establecer que el diseño del sistema de
información contable realizado para la empresa Programación Industrial y Control S.A.S, es necesario,
puesto que cuenta con riesgos inherentes significativos que pueden estar afectando su patrimonio.
Algunos resultados obtenidos se describen a continuación:
Políticas y procesos del área contable
Es preciso indicar que se pueden presentar pérdidas económicas por falta de un efectivo control de la
información dentro del área contable, y se vean reflejadas al final del ejercicio de las operaciones. En el
caso de que se generara un estado de la situación financiera de la empresa, muy seguramente deberían
obtener una mayor utilidad según cálculos esperados; pero sin las políticas y procesos adecuadas, no se
puede evidenciar qué sucedió con el desarrollo de las actividades, esto se simplifica que sin control de los
procedimientos para el manejo de la información contable siempre se generará incertidumbre y no será
acertadas.
Proceso de transición a normas internacionales de información financiera
Por otra parte, para las empresas esta convergencia de transición ha venido acompañado de cambios de
algunos de estos procesos y en algunas ocasiones reprocesos, ya que muchas entidades no se detienen a
verificar como captar los datos, provocando deficiencias y altos costos por la implementación de nuevas
herramientas tecnológicas, inversión en la preparación de los usuarios internos sobre las nuevas
normativas e interpretaciones, esto en referencia a los sistemas tecnológicos de información.
Aplicación del sistema de información contable
El sistema de información contable será una guía para el correcto manejo de los registros contables, ya
que constituyen una de las herramientas que contribuye a la entidad para poder facilitar el desarrollo que
tiene la administración al momento de realizar la operación de sus funciones.
Elaboración de los estados financieros
Los estados financieros muestran los reportes al finalizar un período, en este caso la preparación de los
estados financieros de la empresa no muestra estos resultados, debido a la forma incorrecta de llevar los
procesos contables, teniendo como consecuencia desconocimiento en su totalidad de toda la información
obtenida, la cual no ayuda a que los administradores puedan tener información fiable al momento de
tomar alguna decisión.
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Conclusiones
Con el diagnostico que se realizó a la empresa Programación Industrial y Control S.A.S se conoció y
evaluó la estructura organizacional y contable, la cual presenta deficiencias en sus procesos debido a que
no cuentan con un sistema de información contable que le genere reportes financieros oportunos y útiles
para la gerencia. De igual manera se evidencia que los administradores desconocen las normas legales
contables que rige el Estado Colombiano.
Mediante el diseño del sistema de información contable se pudo determinar las entradas, proceso y salida
de información a través de flujogramas, que permitieran optimizar el desarrollo de su actividad siendo
este indispensables para registrar, clasificar y resumir la operación económica y financiera de la empresa.
Con la definición de las políticas contables bajo el nuevo marco técnico normativo vigente, serán la base
para que la empresa prepare y presente los informes financieros y sobre todo como se debe reconocer,
medir y revelar los hechos económicos o transacciones en que incurre la organización, permitiendo tener
un control y planeación de todas sus actividades. Por consiguiente, para el buen funcionamiento del área
contable se elaboró los perfiles de cargo para conocer y determinar cómo debe ser la gestión y el manejo
de la información.
Al desarrollar la presente investigación se puede concluir, que el Sistema de Información Contable hace
parte de todo el sistema de gestión de la organización para su control interno y entorno, proporcionando
datos importantes para la administración reflejando la realidad y sirviendo de soporte para la toma de
decisiones. También ayuda a la proyección de estrategias que puedan mejorar la productividad,
crecimiento y expansión en el mercado competitivo.
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com.unipanamericana.basesdedatosezproxy.com/lib/unipanamericanasp/detail.action?doc
ID=3181733.
Yin, R.K. (1994). Case Study Research – Design and Methods, Applied Social Research
Methods (Vol. 5, 2nd ed.), Newbury Park, CA, Sage.
Pág. 29
ANEXOS
Pág. 30
1 ¿Conoce el nuevo marco técnico normativo vigente para el reconocimiento de la información financiera?
2 ¿Se presenta un juego completo de estados financieros ?
3 ¿Existe en la organización un manual de políticas contables?
4 ¿Tiene conocimiento del marco normativo para resguardar los archivos?
5 ¿Se cumple en la organización las disposiciones legales en aspectos tributarios?
6 ¿La empresa cumple con la presentación y pago oportuno de las declaraciones tributarias?
7 ¿La empresa dispone de un profesional de la contaduría pública?
8 ¿Se cumple en la organización con las disposiciones laborales?
9 ¿Conoce las responsabilidades tributarias que tiene la empresa?
10 ¿Se cuenta con información contable oportuna para la elaboración de las declaraciones tributarias?
11 ¿Se tiene una estructura de informes regulados?
12 ¿La empresa cumple la norma actual de facturación?
13 ¿Se guarda la documentación contable para su revisión cuando se requiera?
14 ¿La empresa esta obligada a tener revisoria fiscal?
15 ¿Los documentos contables llevan la firma de la persona que realizó el registro?
16 ¿La empresa ha definido una estructura contable para el registro de transacciones?
17 ¿La empresa ha definido los documentos contables que usara?
18 ¿Las especificaciones de los comprobantes contables estan acorde al marco normativo?
19 ¿Se identifica en el área contable la aplicación y análisis de los criterios de reconocimiento y medición?
20 ¿Aplica algún tipo de medición para el reconocimiento de los hechos económicos?
21 ¿Presenta algún tipo de informes financieros a la gerencia?
22 ¿Presenta los estados financieros con frecuencia?
23 ¿Se realiza las estimaciones presupuestarias para cada periodo?
24 ¿La empresa tiene un control del inventario de los bienes incorporados como activos en los registros contables?
25 ¿La información contable reúne las características de transparencia y confiabilidad?
26 ¿Cuenta la organización con un aplicativo contable?
27 ¿Este se encuentra en concordancia con el marco técnico normativo vigente NIIF?
Diseño de políticas
contables
Cumplimiento legal y
vigente
Ítems No
Implementación del
nuevo marco técnico
normativo vigente
CategoríaDefinición de la
categoríaSubcategoría Definición Sub-Categoría Indicadores
Es un sistema que realiza
actividades de
procesamiento, que reúne
los datos que describen
las operaciones de la
empresa, para identificar,
recolectar, y clasificar
información contable
eficiente, que se pone a
disposición de la gerencia
para ayudar en la toma de
decisiones con respecto a
sus operaciones y
proyectos futuros de la
compañía.
SISTEMA DE
INFORMACIÓN
CONTABLE
El proceso contable es el conjunto de pasos
que permite expresar a través de estados
financieros las operaciones económicas de
una entidad u organización. Dicho ciclo u
proceso es esencial para toda empresa ya
que gracias a ella podrán ver sus gastos e
ingresos, y así realizar las proyecciones,
evitando muchas veces situaciones
complejas que pueden llevar al cierre de la
compañía.
Elementos de entrada
al sistema de
información contable
Reconocimiento y
medición
Elementos de salida
del sistema de
información contable
Aplicativo Contable
Proceso
Con
tab
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igen
te
Dentro del proceso de convergencia hacia
estándares internacionales de contabilidad,
de información financiera y de aseguramiento
de la información que Colombia viene
adelantando a partir de la expedición de la
Ley 1314 de 2009, fueron expedidos los
marcos técnicos normativos de información
financiera (NIIF) para cada uno de los grupos
definidos en este proceso.; En el caso de los
grupos 3, a partir del Decreto 2496 del 2015
sus respectivos marcos normativos se
encuentran en aplicación plena; el grupo 2,
por su parte, tuvo su fase de transición para
aplicar de forma plena su marco de norma Niif
para Pymes a partir del año 2017.
Anexo A. Herramienta de medición
Pág. 31
28 ¿Existe un departamento de contabilidad en la empresa?
29 ¿Conocen los colaboradores la estructura del área contable?
30 ¿Cuentan con un flujograma de procesos?
31 ¿Se identifica el liderazgo en el área contable?
32 ¿Las funciones de contabilidad están segregadas de otras áreas?
33 ¿Se comunican los elementos de salida del sistema de información contable a la gerencia ?
34 ¿Se considera útil la información contable para la toma de decisiones?
35 ¿Conoce la gerencia las funciones del control organizacional?
36 ¿La empresa cuenta con una estructura organizacional?
37 ¿Existen perfiles de cargo en las áreas?
38 ¿Conocen los colaboradores sus perfiles de cargo?
39 ¿Los perfiles de cargo cuentan con los procedimientos para el desarrollo de las actividades?
40 ¿Tienen implementado algún tipo de control para el resguardo de la información contable?
41 ¿Se dispone de un ciclo transaccional sujeto a operaciones?
42 ¿Se aplica algún mecanismo de control al interior del área contable ?
43 ¿Se realizan actividades de seguimiento a los procesos de control en la organización ?
44 ¿Se aplican en la organización controles recurrentes a partidas del efectivo y sus equivalentes?
45 ¿Se realiza una revisión constante de los valores liquidados en nómina?
46 ¿Se tiene un departamento encargado de preparar la nómina?
47 ¿Se aplican controles a partidas del inventario?
48 ¿Se lleva un registro de las transferencias de un banco a otro?
49 ¿Se concilia las cuentas bancarias mensualmente?
50 ¿Están registradas las cuentas bancarias de la empresa en libros de contabilidad?
51 ¿La empresa realiza un control de las cuentas por pagar y por cobrar?
52 ¿Se realiza seguimiento a la cartera por edad de vencimiento?
53¿Se realizan mecanismos de control que permitan asegurar el registro financiero de todas las transacciones que
pueden afectar el patrimonio en el periodo respectivo?
Estr
uctu
ra
Org
an
iza
cio
na
l
Se llama estructura organizacional a la
división de actividades que se desarrollan en
una empresa, las cuales son agrupadas en
áreas o departamentos. El objetivo principal
de este modelo consiste en organizar y
dividir las tareas para poder cumplir, con
mayor facilidad, aquellos objetivos
perseguidos por la organización.
Área contable
Direccionamiento
estratégico
Sistema de control
interno
Fuente: elaboración propia (2020).
Pág. 32
Flujograma compras
Anexo B. La figura describe el proceso de compras que está establecido por la organización.
Fuente: elaboración propia (2020)
INICIO
Requerimiento de compra
Seleccionar proveedor
Solicitarcotizaciones
Selección de cotización
Orden de compraGerente
autoriza
compra
Proveedor recibe orden y despacha
Recepción de pedido
Archivo
FIN
Contabilizar factura
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Flujograma venta de servicio
Anexo C: La figura describe el proceso de venta de servicios establecido en la organización.
Fuente: elaboración propia (2020)
NO
SI
INICIO
Requerimiento de servicio
Contactar cliente
Cliente
acepta
propuesta
Ejecución y seguimiento
FIN
Presentar propuesta
Realizar ajuste y presentar
Contrato de servicio
Gerente
autoriza
contrato
Terminacióny entrega
Contabilidad factura y entrega al cliente
Archivo
Pág. 34
Flujograma de cuentas por pagar
Anexo D. La figura describe el proceso de cuentas por pagar establecido en la organización.
Fuente: elaboración propia (2020)
NO
SI
INICIO
Factura
Contabilidad verifica la
factura
Factura
aprobada
Pago a proveedores
FIN
Cronograma de pagos
Devolución de factura
Contabiliza factura
Transferencia bancaria
Proveedor confirma recibido
Archivo
Gerencia
aprueba
pago
Comprobante de egreso
Pág. 35
Flujograma cuentas por cobrar
Anexo E: La figura describe el proceso de cuentas por cobrar establecido en la organización.
Fuente: elaboración propia (2020).
NO
SI
INICIO
Facturas declientes
Matriz de cartera por edad de vencimiento
FIN
Envío recibo a cliente
Actualizo informe de cartera
Archivo
Paga factura
Recibo de caja pago o abono
Proceso de cobro notificación
cliente
Cliente responde notificación
Envió segunda notificación
Pág. 36
INICIO
Registro de ingreso - egreso
Movimiento diario banco
FIN
Contabilizar gastos bancarios
Archivo
Firma
quien
revisa
Comprobante de egreso
Registro en libro de bancos pagos realizados
o depósitos
Conciliación bancaria
Archivo
Flujograma bancos
Anexo F: La figura describe el proceso de banco establecido en la organización.
Fuente: elaboración propia (2020)
Pág. 37
INICIO
Contabiliza abonos o pagos
Recaudo clientes
FIN
Actualizo libro de bancos
Archivo
Recibo de caja
Actualizo matriz de cartera
Consignación efectivo
Flujograma efectivo
Anexo G: La figura describe el proceso del efectivo establecido en la organización.
Fuente: elaboración propia (2020)
Pág. 38
Anexo H. Principios de los Estados Financieros.
Comprensibilidad
La información de los estados financieros es presentada
de forma comprensible para los usuarios de la
información.
Comparabilidad
Los estados financieros que la empresa presentará serán
comparables a lo largo del tiempo para evaluar la
situación financiera y diferencias de la información.
Fiabilidad
La información es fiable cuando está libre de error
significativo y sesgo, la información representada en los
estados financieros es razonable.
Integridad La información debe ser completa dentro de los límites
de importancia relativa el costo.
La esencia sobre la forma
La información debe ser contabilizada de acuerdo con su
esencia y no en consideración a su forma legal.
Mejorando la fiabilidad de los estados financieros.
Representación fiel
Presentación fiel de las transacciones y demás sucesos
que pretende representar o que se puede esperar
razonablemente que represente.
Relevancia
La información de los estados financieros es presentada
de forma relevante ofreciendo comprensión de los
hechos que influyan en la toma de decisiones.
Oportunidad
La información financiera debe estar disponible en el
momento que sea requerida por cualquiera de sus
usuarios y tener la posibilidad de influir en la toma de
decisiones.
Equilibrio entre costo beneficio
Con la implementación de las NIIF la empresa
encontrará información financiera que le permite tomar
decisiones administrativas sin incurrir en costos
adicionales, cumpliendo con los efectos legales de las
normas vigentes.
Prudencia
Es la presentación de la información con precaución de
que existan estimaciones con condiciones de
incertidumbre que puedan infravalorar activos o ingresos
o la sobrevaloración de pasivos o gastos.
Fuente: elaboración propia (2020)
Pág. 39
Anexo I: Elementos de los Estados Financieros.
Activos
Se reconoce un activo en el estado de
situación financiera cuando: es probable que
se obtenga del mismo, beneficios económicos
futuros para la empresa y que dicho activo
tenga un costo o valor que pueda ser medido
razonablemente
Pasivos
Toda obligación que posea la empresa en el
presente, siendo producto de sucesos pasados
y del cual se reconoce la salida de recursos
económicos para su cancelación.
Patrimonio
Se le conoce como la parte residual de los
activos de la empresa, una vez deducidos
todos sus pasivos. Debe incluir los aportes
realizados, las reservas los resultados de los
ejercicios obtenidos.
Ingresos
Se reconocen como ingresos los incrementos
en los beneficios económicos de la empresa
por actividades operacionales y no
operacionales, que producen un aumento en el
valor de los activos o una disminución de las
obligaciones contraídas en eventos pasados.
Costos y Gastos
Se reconocen como costos y gastos los
decrementos en los beneficios económicos,
producidos en un período contable, en forma
de salidas o disminuciones del valor de los
activos, por la generación o aumento de
pasivos, que dan como resultado decrementos
en el patrimonio.
Corrección monetaria
Esta representa la ganancia o pérdida obtenida
por la organización como consecuencia de la
inflación de sus activos y pasivos monetarios.
Fuente: elaboración propia (2020).
Pág. 40
Anexo J. Medición de los Estados Financieros.
Costo histórico
Está constituido por el precio de adquisición, o
importe original, adicionado con todos los
costos y gastos en que ha incurrido la empresa,
en la prestación de los servicios, en la
formación y colocación de los bienes en
condiciones de utilización o enajenación.
Costo Corriente
Este corresponde al costo que se pagará por
adquirir el mismo activo u otro equivalente en
las condiciones y en el estado actual o el
importe en efectivo o sus equivalentes que se
precisa para liquidar la obligación en el
momento actual, sin descontar a valor presente.
Valor Realizable
Es el importe recibido por la venta no forzada
de un activo o pagado por transferir un pasivo
en una transacción ordenada entre participantes
del mercado en la fecha de la medición.
Valor presente
Es el importe que resulta de descontar la
totalidad de los flujos futuros generados por un
activo o pasivo, empleando para el efecto una
tasa de descuento.
Fuente: elaboración propia (2020).
Anexo K: Reconocimiento de Activos
Efectivo y equivalentes de
efectivo
Este comprende todos los recursos disponibles
en la caja y bancos, representados físicamente
en billetes, monedas, cheques, pagares u otros
documentos equivalentes; en las cuentas
corrientes como en cuentas de ahorro.
Igualmente comprende los depósitos a plazo en
entidades financieras e inversiones con
vencimiento igual o inferior a tres meses a partir
de su fecha de adquisición.
Inversiones financieras
Está conformado por títulos valores y demás
documentos que haya adquirido la entidad, con
el fin de obtener una renta fija o variable, y que
pueden ser clasificados como activos corrientes
o no corrientes.
Pág. 41
Cuentas por cobrar
Está representado por los derechos que tiene el
ente económico de recibir retribución u otros
activos financieros de terceros, originados por
ventas, servicios prestados, otorgamiento de
préstamos, siendo que existe incertidumbre de
recuperación, por lo tanto, sufre deterioro de su
valor
Propiedad planta y equipo
La organización aplicara a la contabilidad de las
propiedades, planta y equipo, así como a las
propiedades de inversión cuyo valor razonable
no se pueda medir con fiabilidad sin costo o
esfuerzo desproporcionado, son activos
tangibles que se mantienen para su uso en la
producción o suministro de bienes o servicios,
para arrendarlos a terceros o con propósitos
administrativos, y se esperan usar durante más
de un periodo
Depreciación
La organización distribuirá el costo inicial del
activo entre sus componentes principales y
depreciará cada uno de estos componentes por
separado a lo largo de su vida útil. Otros activos
se depreciarán con algunas excepciones, como
lo son las minas, canteras y los terrenos tienen
una vida ilimitada y por tanto no se deprecian.
Inventarios
Representa los activos utilizados para la
prestación de servicios en el curso normal de las
operaciones, tales como los repuestos,
herramientas y suministros que son usados en
sus labores diarias
Intangibles
Corresponde a los activos que se pueden
identificar de forma separada, es decir se pueden
vender, arrendar, explotar o intercambiar, no
tienen apariencia física y no se ven afectadas por
el poder adquisitivo de la moneda
Diferidos
Comprende los gastos pagados por anticipado
por la organización siendo reconocidos por su
valor de realización y amortizados en línea recta
durante el tiempo de vigencia del contrato
pactado o mientras se consume el bien o servicio
recibido.
Fuente: elaboración propia (2020).
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Anexo L: Reconocimiento de Pasivos
Obligaciones financieras
Registra todas las obligaciones contraídas
con entidades bancarias del país y pueden ser
clasificados como pasivo corriente o no
corriente, pues depende que su plazo de
vencimiento supere los doce meses.
Cuentas por pagar
Pertenece a las obligaciones contraídas con
proveedores y demás acreedores de la
organización, haciendo parte de los
instrumentos financieros que supone el
compromiso de entregar efectivo, su
equivalente o activos financieros a otra
empresa para su liquidación al vencimiento.
Retención en la fuente e impuestos
Las retenciones efectuadas de renta por
pagar ante la Dirección de Impuestos y
Aduanas Nacionales DIAN no son
reconocidas bajo normas internacionales de
contabilidad como instrumentos financieros,
pues de dicha obligación no se espera recibir
ningún tipo de retribución en efectivo, sino
representa un pago anticipado del impuesto
correspondiente
Obligaciones laborales
Según lo estipulado en la NIC y en las NIIF
para PYMES, representa todos los beneficios
que los empleados deben recibir como
contraprestación por el trabajo realizado en
la empresa, asumiendo dichos costos que se
verán reflejados como un pasivo por su valor
neto, una vez deducidos todo concepto
definido por ley
Provisiones
La provisión es una estimación, de la
probabilidad de cancelación de la obligación,
La mejor estimación será el importe que se
pagaría racional y proporcionalmente para
cancelar o transferir dicha deuda.
Fuente: elaboración propia (2020).
Pág. 43
Anexo H: Perfiles de cargo
PERFIL DE CARGO
CARGO: Contador Público
OBJETIVO DEL PUESTO: Aplicar, manejar e interpreta la contabilidad de la empresa
de acuerdo con las políticas establecidas, con la finalidad de
producir informes, para la gerencia y terceros, que sirven para la
toma de decisiones.
JEFE INMEDIATO Gerente General PERSONAS A CARGO Auxiliar Contable
CONOCIMIENTOS • Estudios superiores: Universitarios.
• Títulos: Contador Público.
• Estudios complementarios: Herramientas de Office, diseño de
reportes y análisis de información.
• Experiencia: 2 años en el manejo de la contabilidad general.
APTITUDES Y
HABILIDADES • Comunicación efectiva con clientes y proveedores, reforzando las
relaciones de negocios y el cumplimiento de deudas.
• Contribuir con los procesos de mejora continua y el servicio
orientado al usuario.
FUNCIONES • Diseñar, implementar y administrar el sistema de información.
• Registrar el origen y aplicación de los recursos, realizar los
informes para relevar, analizar, la información presentándola en
planillas, cuadros, estadísticas, formularios.
• Elaborar estados financieros e informes, para fines fiscales,
presupuestal, financiera y contable de la Empresa.
• Dar seguimiento a los pagos pendientes a proveedores, gestionar y
negociar el pago con clientes.
• Liquidación de impuestos conforme al calendario fiscal.
RESPONSABILIDAD
Y AUTORIDAD • Entregar estados financieros e informes mensuales.
• Suministrar informaciones fiables y oportunas para la toma de
decisiones.
• Analizar y evaluar la política fiscal y sus implicaciones contables,
financieras, económicas y sociales.
Fuente: elaboración propia (2020).
Pág. 44
PERFIL DE CARGO
CARGO: Auxiliar Contable
OBJETIVO DEL PUESTO: Prestar apoyo en los procesos administrativos y financieros en el
área de contabilidad, con el fin de brindar información útil, veraz y
oportuna, realizar las transacciones contables, revisando,
clasificando y registrando los documentos a fin de mantener
actualizados los movimientos que se realizan en la empresa y
mantener actualizados los archivos del área.
JEFE INMEDIATO Contador Público PERSONAS A CARGO Ninguna
CONOCIMIENTOS • Estudios superiores: Estudiante de mínimo V semestre de Contaduría
Pública, Administración de Empresas y afines o Técnico Auxiliar
Contable.
• Títulos: Técnico Auxiliar Contable.
• Estudios complementarios: Formación informática básica,
contabilidad general, manejo de software contable.
• Experiencia: 1 año de experiencia relacionada.
APTITUDES Y
HABILIDADES • Trabajo en equipo.
• Iniciativa, creatividad, prudencia y pro actividad.
• Orientación al servicio.
FUNCIONES • Recibir y verificar que todos los pagos que se realicen estén
aprobados y cuenten con los documentos soporte, efectuar la
causación contable para dar cumplimiento a las políticas definidas
en la empresa y a las normas legales
• Realizar el pago de nóminas, provisiones y aportes parafiscales con
el fin de conocer exactamente el valor total de los gastos de personal.
• Colaboración continúa en otras labores asignadas por su jefe
inmediato.
• Mantener actualizada y organizada la documentación contable a fin
de generar reportes oportunos y confiables a la gerencia.
• Contabilizar dentro de los plazos establecidos las obligaciones
tributarias de la empresa, de manera oportuna con el fin de dar
cumplimiento a los requisitos legales y tributarios vigentes.
Fuente: elaboración propia (2020).
