Distrikt konference 2011

Distrikt konference 2011

Margar hendur vinna létt verk

Sekretær oplysning 2011

Distrikt konference Höfn Hornafjörður23. september 2011

Benóný Arnór GuðmundssonDistrikt sekretær 2011-2012

Bragi Eyjólfsson Oplysnings komité


Lidt om mit arbejde

• De fleste af distrikt sekretærs opgaver:– Have opsyn med månedsrapporter fra klubber

– Lave statistik ud fra rapporter og oplyse distrikt bestyrelsen om den

– Holde øje med at antal medlemmer altid er rigtigt registreret

– Har ansvar for at medlemsregistreret (Den hvide bog) bliver udgivet

– Mødereferat Margar hendur vinna létt verk

Sekretær - oplysning 2011


• Vi er mange og vi er alle ved at lære noget nyt.• Jeg mangler jeres hjælp for at passe på at

klubberne afleverer rapporter på den rigtige tidspunkt dvs. inden d. 10. hv. måned. Sommer rapporter kan samles og afleveres inden d. 10. september.

Sekretærs pligter som angår distriktet:

– Månedsrapport – sendes til distrikt sekretær og divsions guvernør (godt at sende den også til præsidenten)

– Månedsrapporter skal afleveres inden d. 10. hver måned!

– Sommer rapporter kan afleveres i en rapport inden d. 10. september.


Sekretæren er også en bogholder.– Kiwanis International sender regninge for de

internationale gebyr til klubbenes sekretære. I skal aflevere dem til kasserene.

– Klubbens finansplan skal afleveres med i oktober rapporten. I behøver måske at presse jeres klub for at lave den færdig.

– Husk formene for nye medlemmer og korrektionen for medlemsregistreret.

– Hver klub skal have en kontaktmedlem vedr. medlemsregister. Han kan lave en digital registrering.


I arbejder tæt sammen med jeres kontakt.

• En list over kontaktmedlemmer vedr. medlemsregister.

• Humm noget galt, den eksisterer ikke.• Det ville være godt hvis I finder ud af hvem er

kontakt i jeres klub og sender navnet til mig. • Ellers er det sekretæren som bliver

kontaktmedlem.• I får username og password hos mig.


Medlemsregistreret på nettet.


Klik her for at finde medlemsregistreret

Medlemsregistreret på nettet.


User- og password får I hos mig efter undervisningen.

Ændringer på medlemsregisteret.


Klik på navnet af den

medlem der skal ændres.

Ændringer på medlemsregisteret.


I skal ændre det som skal

ændres og klik her for save.

Sekretærs oplysning 2011


Vi passer på auðkenni.

Fyld ind oplysninger om en ny medlem og klik på save.

Mange ting som man skal huske.

– Klubbens valg skal sendes med maj rapporten

– Det er vigtigt at rette medlemsregister i maj måned

– Fremmøde belønning

– I maj måned skal afleveres et billede af præsidenten til medlemsregistreret.


Husk at aflevere billedet.


Annars nota ég þessa.

Fremmøde belønninger.

• Fremmøde belønning gælder for +- måned.• F.eks. belønning fremstillet i november gælder

for melding i oktober, november og desember.• Belønningen gælder kun for ham som får den.• Medlems fremmøde kan aldrig blive mere end

100%.


Fremmøde belønninger.

• Man skal aflevere alle medlemmer af Kiwanis som ikke er medlem i den klub, belønning for fremmøde (den blå billet)

• Hvis flere medlemmer fra den samme klub besøger en anden klub er det nok at aflevere en belønning og alle skriver navnene på bagsiden.

• Så skal de aflevere belønningen til sekretæren i deres klub og han registerer den.


Vi skal bruge opdatet form.

• Man skal bruge de form som er på Kiwanis.is siden.

• Dem kan man finde på nettet og downlode i din computer.


Ekki gleyma myndinni.


Klik her


Klik her

Husk at gemme (save).

• Husk at gemme (save) før I starter med at fylde ind oplysninger.

• Det er meget godt at gemme et klart (tomt) kopi med oplysninger om klub og k-nummer.

• Formet vil ikke ændres dette år. Hvis det sker sender jeg besked om det.

• I skal ikke bruge formet fra sidste gang I var sekretære.



Når man har åbnet formet skal man i de nyere systemer klikke

her for at kunne skrive ind i det.

Toppen på rapporten


Divisionen som klubben hører til.

Rapportens måned Klubbens navn

Klubbens k nummer. Kan findes på

distriktets hjemmeside.


Skal kun indfyldes hvis I

får en ny medlem.

Skal kun indfyldes hvis en medlem holder

op.

Skal altid indfyldes.

Skal indfyldes hvis en medlem

tager pause.

Medlemmens navn som

bliver ændretVælge hvis

det er en ny medlem.

Vælge hvis medlemmen er holdt op

Vælge hvis oplysninger for

en medlem ændres.

Ops. Formet behøver ikke sendes hvis

oplysningerne er opdatet i

databasen


Hvilken slags møde. Glem

ikke bestyrelses-møderne.


Man behøver 5 medlemmer på besøg for at skrives som

fremragende klub. Dog skriver vi alle besøger.

Besøg fra andre kiwanismedlemmer. Husk fremmøde belønningen.

Her skriver vi vores fundraising. Dog ikke støtte fra Eimskip for Hjelmprojektet. Den skrives hos

distriktet.


Arbejdedstimer for tjenesteprojekter f.eks. hjelmprojekt, dommere, hjelp for

børn eller handikapperede, o.s.v. Det som man ikke får betalt i penge.

Her skrives alle støtte fra støttefond. Straks og de er blevet præsenteret/godkendt på et møde. Meget vigtigt at skrive her, ellers ser det ud som klubben

stjæler fra støttefonden.


Underholdninger som ikker er et møde.Glem ikke dem som arbejder for jer i

distriktet, de er også i deres klub.

Nok at sende via e-mail før

10. hver måned.

Her skrives hvor mange medlemmer er på divisionsmøde men både gæster og

medlemmer på underholdninger.

Husk at sende.

• Så skal man gemme rapporten og sende den.• Når man gemmer er godt at bruge navnet på

klubben og rapportens måned.• Kun brug den måned rapporten gælder.



Kun som Excel-dokument

• Gem ikke rapporten som pdf eller et billede eller noget andet.

• Kun gem den som Excel dokument = navn.xls eller navn.xlsx

• I som har ikke anelse om hvad jeg snakker om, ikke bekymre jer og gør bara som sædvanligt.


Klubberne vurderes igennem måneds rapportene

– Have opsyn med fremmøde

– Have opsyn med antal medlemmer

– Have opsyn med møderne

– Besøg til andre klubber

– Besøg fra andre klubber

– Indsamlinger og støtteydelse

– Foreningsarbejde Margar hendur vinna létt verk

Fyldt form.


Fyldt form.


B-rapport

• Tager 5 minutter.


B- rapport er kun resumé fra de månedrapporte som har været lavet fra sidste divisionsmøde.


• B-rapporten for divisionsmøde, skal holde en måned, intil begyndelsen af den måned divisionsmødet bliver holdt.

• Den eneste gang som det kan være problem er hvis divisionsmødet bliver holdt inden den 10. dag den måned, så skal man lave månedsrapporten inden den dag divisionsmødet bliver holdt.

Jeg ved…

– At vi vil have et godt samarbejde

– At aflevering af månedsrapport bliver 100% !

– Månedsrapporter bliver udfyldt på den rigtige måde

– Rapporter er meget vigtige for opsyn og ikke mindst for at støtte klubberne


Hvordan kan I kontakte mig?

• Det er nemmest at sende en e-mail til mig: • [email protected]• Eller ringe til mobil +354-6903898.• Eller ringe til fastnet +354-4565432


mailto:[email protected]

Hvad behøver vi at huske?

• Før 10. hver måned skal rapporten afleveres.• Sommerrapporten kan afleveres før 10. sept.• Sammen med maj rapporten skal aflevere et

billede af kommende præsident og oplysninger om kommende styrelse.

• Ændre medlemsregistreret straks og man ved om ændringer og sende e-mail til mig med ændringen.


Flere ting var det nu ikke.

Gerne kontakt mig hvis I har brug for det, vi arbejder sammen.

Margar hendur vinna létt verk.Tak.

Benóný Arnór Distrikt sekretær 2011-2012


Det har været sjovt at møde jer.


Documents

Distrikt konference 2011