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INFORME Nro. DFOE-DL-IF-9-2012 25 DE SETIEMBRE, 2012

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE SERVICIOS PARA EL DESARROLLO LOCAL

INFORME ACERCA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LA MUNICIPALIDAD DE PARRITA

2012


CONTENIDO

Página Nro. RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN............................................................................................................... 1

ORIGEN DEL ESTUDIO ..................................................................................................... 1

OBJETIVO DEL ESTUDIO .................................................................................................. 1

NATURALEZA Y ALCANCE DEL ESTUDIO .......................................................................... 1

ASPECTOS POSITIVOS QUE FAVORECIERON LA EJECUCIÓN DEL ESTUDIO ..................... 2

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO ............................... 2

GENERALIDADES ACERCA DEL ESTUDIO ......................................................................... 3

METODOLOGÍA APLICADA .............................................................................................. 4

2. RESULTADOS ................................................................................................................... 4

SOBRE LOS CONTROLES REFERIDOS AL REGISTRO CONTABLE DE LAS TRANSACCIONES FINANCIERAS ................................................................................ 4

DÉBIL CONTROL SOBRE LA EJECUCIÓN PRESUPUESTARIA ............................................. 5

AUSENCIA DE REGISTRO CONTABLE DE LAS OPERACIONES FINANCIERAS .................... 8

FALTA DE POLÍTICAS, PROCEDIMIENTOS Y MECANISMOS QUE REGULEN EL PROCESO FINANCIERO CONTABLE ........................................................................... 10

SOBRE LOS CONTROLES REFERIDOS A LAS FUNCIONES DE TESORERÍA ....................... 11

SOBRE LA CUSTODIA DE MATERIALES Y SUMINISTROS ALMACENADOS EN LAS BODEGAS MUNICIPALES ................................................................................... 14

3. CONCLUSIONES ............................................................................................................. 14

4. DISPOSICIONES ............................................................................................................. 15

AL CONCEJO MUNICIPAL .............................................................................................. 15

AL ALCALDE MUNICIPAL ............................................................................................... 16

CONSIDERACIONES FINALES ......................................................................................... 18


INFORME No. DFOE-DL-IF-9-2012

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos? La gestión de la Municipalidad de Parrita respecto de los procesos relacionados con los controles establecidos en las áreas de contabilidad, tesorería y proveeduría para la captación, registro, ejecución y control de los recursos financieros municipales; así como, verificar la existencia de políticas y procedimientos efectivos para la salvaguarda del patrimonio municipal.

¿Por qué es importante? Las corporaciones municipales, como parte de sus atribuciones de gobierno local, captan y administran tributos de conformidad con el Código Municipal y otra normativa legal conexa, con el propósito de financiar sus operaciones y promover el desarrollo local.

En ese proceso de recaudación y administración de tributos destacan como áreas estratégicas: el presupuesto, la contabilidad, la tesorería y la proveeduría, las que de conformidad con el bloque de legalidad vigente, tienen una participación relevante en los temas de planificación, obtención, asignación, utilización, registro, control y evaluación de los recursos financieros, siendo imprescindible el establecimiento de un sistema de control interno eficaz, garante de la correcta y efectiva operación de las áreas precitadas.

¿Qué encontramos? La Municipalidad de Parrita carece de controles efectivos respecto de la ejecución presupuestaria y del registro contable de las transacciones financieras. Además, no cuenta con políticas y procedimientos que regulen el proceso financiero contable. Por su parte, la tesorería no ejerce un monitoreo efectivo sobre la captación y empleo de los recursos financieros, en detrimento de la adopción de medidas correctivas oportunas ante desviaciones en la ejecución de los recursos municipales.

Destaca el hecho de que en ese gobierno local, la ejecución presupuestaria al final del período 2011, generó un déficit presupuestario de unos ¢193.0 millones. Esto significa que la Municipalidad de Parrita empleó para financiar parte de su gestión ordinaria, recursos de partidas que tenían un propósito ya determinado por la normativa legal. Además, existe una diferencia en caja de unos ¢392,4 millones respecto del resultado de la liquidación presupuestaria para ese año.

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Por otro lado, el abandono que muestran sus registros contables limita cualquier posibilidad de obtener información veraz, confiable y exacta acerca de los activos municipales y no contribuye a su protección y salvaguarda efectiva. Tampoco las gestiones de la tesorería y la proveeduría ofrecen control y seguridad respecto de la custodia y salvaguarda de los recursos, lo que podría propiciar la comisión de acciones contrarias a los intereses institucionales y por consiguiente, al logro de los objetivos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad. En conclusión, la Municipalidad de Parrita muestra un débil sistema de control interno que no coadyuva a la administración eficiente y eficaz de los recursos públicos por lo que es necesario que las autoridades municipales consideren, como parte de sus estrategias de planificación y con la responsabilidad del caso, el fortalecimiento urgente del sistema de control interno referido las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y proveeduría como una de sus prioridades, de modo que se mejore su gestión institucional de frente a los retos actuales que exige la sociedad de los gobiernos locales.

¿Qué sigue? La adopción de medidas correctivas por parte de las autoridades municipales, para lo cual, se están girando disposiciones al Concejo y Alcalde municipales, tendentes a corregir la situación del déficit presupuestario y la diferencia que presentan los saldos de caja y bancos y el de la liquidación presupuestaria, valorando para tales efectos el eventual establecimiento de responsabilidades. Asimismo, para que se implanten las acciones correspondientes para fortalecer los procesos de control y registro a cargo de la contabilidad, tesorería y proveeduría.


INFORME Nro. DFOE-DL-IF-9-2012

INFORME ACERCA DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO FINANCIERO DE LA MUNICIPALIDAD DE PARRITA

1. INTRODUCCIÓN

Origen del estudio

1.1 Estudios realizados por este órgano contralor entre los años 2007 y 2008, dan cuenta de que algunas municipalidades presentan serias debilidades de control interno en áreas sensibles como el presupuesto, la contabilidad, la tesorería y la proveeduría, que constituyen un factor de riesgo relevante para la comisión de errores o actos irregulares que afectan las finanzas y el patrimonio municipal, en detrimento del cumplimiento de los objetivos institucionales y del desarrollo del cantón.

1.2 Entre las municipalidades que han presentado problemas en la temática indicada, está la del Cantón de Parrita, institución que en un pasado inmediato, ha sido cuestionada por la eventual comisión de hechos irregulares relacionados con adquisiciones de bienes y servicios y, recientemente, la administración municipal separó del cargo a cuatro funcionarios por posibles actos indebidos, asuntos que se encuentran en análisis por las instancias judiciales respectivas. Cabe destacar que productos generados en estudios de fiscalización realizados por este órgano contralor en ese ayuntamiento conforme con sus competencias constitucionales y legales, constituyeron base para la aplicación de las acciones disciplinarias referidas.

1.3 En virtud de lo anterior, y de conformidad con las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica No. 7428, se incorporó la realización del presente estudio en el Plan Operativo Anual de la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa, correspondiente al año 2012.

Objetivo del estudio

1.4 Analizar la efectividad del sistema del control interno financiero establecido en la Municipalidad de Parrita, con el propósito de promover el fortalecimiento de su gestión y propiciar mejoras en los procesos relacionados con la aprobación, autorización, pago, registro y control de los egresos e ingresos; así como, del registro, control y salvaguarda de los bienes patrimonio de la institución.

Naturaleza y alcance del estudio

1.5 El estudio consideró el análisis de la gestión de la Municipalidad de Parrita respecto de los procesos relacionados con los controles establecidos en las áreas de contabilidad, tesorería y proveeduría para la captación, registro, ejecución y control

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de los recursos financieros municipales; así como, verificar la existencia de políticas y procedimientos efectivos para la salvaguarda del patrimonio municipal. Esto con el fin de fomentar un aprovechamiento racional de los recursos disponibles en el desarrollo de las operaciones institucionales, en procura del logro de los objetivos institucionales.

1.6 El estudio contempló el período comprendido entre enero y diciembre de 2011, ampliándose cuando se consideró necesario y para su ejecución se utilizó el marco vigente contenido en el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, No. R-CO-94-2006, publicada en La Gaceta No. 236 del 8 de diciembre de 2006.

1.7 Resulta pertinente señalar que en el presente estudio no se abordan algunos temas del sistema de control interno financiero que esta Contraloría General fiscalizó en esa Municipalidad entre los años 2008 y 20111 y respecto de los cuales el Área de Seguimiento de Disposiciones mantiene en proceso de verificación, la implementación de las acciones correctivas en relación con las disposiciones giradas en esos años en los informes citados.

Aspectos positivos que favorecieron la ejecución del estudio

1.8 Se hace constar la colaboración y atención brindada por los funcionarios de la Municipalidad de Parrita para el desarrollo del presente estudio, así como el apoyo de la Unidad de Auditoría Interna de esa Municipalidad.

Comunicación preliminar de los resultados del estudio

1.9 La comunicación preliminar de los resultados, conclusiones y disposiciones producto del estudio a que alude el presente informe, se realizó en una reunión convocada mediante oficio DFOE-DL-0867 del 11 de setiembre de 2012. Esta reunió se efectuó el día 12 de setiembre del año en curso en la sala de reuniones del Concejo Municipal de Parrita, con la presencia de los siguientes funcionarios municipales: Sr. Freddy Garro Arias, Alcalde Municipal; Lic. Jorge Briceño Vega, Auditor Interno; Sr. Alonso Salas Amador, Proveedor Municipal a.i.; Sr. William Moraga Calvo, Contador Municipal a.i.; Sr. Pablo Bonilla Vindas, Tesorero Municipal a.i. y el Lic. Randall Masís Aguero, Gestor Administrativo.

1.10 El borrador del presente informe se entregó el 12 de setiembre del presente año, en papel y en versión digital al Sr. Freddy Garro Arias, Alcalde Municipal, con el propósito de que en un plazo no mayor a cinco días hábiles, formulara y remitiera a la Gerencia del Área de Desarrollo Local, las observaciones que se consideren pertinente sobre su contenido. El 19 de setiembre de 2012, el señor Garro Arias remitió el oficio OAM-

1 Los informes versan sobre: organización y gestión del recurso humano (DFOE-SM-26-2008 del 12 de

noviembre de 2008); sistema de administración financiera (DFOE-SM-27-2008 13 de noviembre, 2008); control de gastos (DFOE-DL-IF-4-2011 del 6 de junio, 2011) y el proceso de adquisición de bienes y servicios (DFOE-DL-IF-4-2011 del 6 de junio, 2011).

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541-2012 mediante el cual solicita ampliar los plazos de las disposiciones 4.3, 4.4 y 4.12, petición que fue debidamente atendida.

Generalidades acerca del estudio

1.11 Las corporaciones municipales como parte de sus atribuciones de gobierno local, perciben y administran tributos de conformidad con lo dispuesto en el Código Municipal y en otras leyes conexas, con el propósito de financiar sus operaciones y promover el desarrollo local. También perciben ingresos de otras fuentes como: transferencias del gobierno central y operaciones de crédito.

1.12 En ese proceso de recaudación y administración de los ingresos por tributos y otras fuentes destacan como áreas estratégicas: el presupuesto, la contabilidad, la tesorería y la proveeduría, órganos que de conformidad con el ordenamiento jurídico2, tienen una participación relevante en los temas de planificación, obtención, asignación, utilización, registro, control y evaluación de los recursos financieros institucionales, siendo imprescindible el establecimiento de un sistema de control interno eficaz, para garantizar de manera razonable la correcta y efectiva operación de esas áreas y la aplicación de esos recursos con estricto apego al ordenamiento jurídico.

1.13 En ese contexto, las unidades administrativas que conforman el sistema de administración financiera, deben vigilar porque se adopten, adecuen e implementen las normas y criterios técnicos que deben regir el eficaz y eficiente registro y control de las transacciones de la entidad. Deben estar claros los distintos roles y responsabilidades del personal, de modo que se promueva el desarrollo coordinado de las funciones propias del presupuesto, la contabilidad, tesorería y proveeduría y se genere información confiable, exacta y oportuna para la toma de decisiones, la evaluación de resultados y la rendición de cuentas.

1.14 Por lo tanto, la Municipalidad de Parrita, al igual que cualquier otra institución pública, tiene la ineludible obligación de mantener un sistema de control interno que garantice la correcta y oportuna captación, registro, ejecución y control de sus recursos financieros y la salvaguarda de su patrimonio.

2 Código Municipal, Ley Nro. 7794 del 30 de abril de 1998, la Ley de la Administración Financiera de la

República y Presupuestos Públicos Nro. 8131 del 18 de setiembre de 2001 y su Reglamento (Decreto Ejecutivo Nro. 32988-H-MP-PLAN del 31 de enero de 2006); el Manual de normas técnicas sobre presupuesto que deben observar las entidades, órganos descentralizados y municipalidades, sujetos a la fiscalización de la CGR; disposiciones legales y técnicas para el subsector municipal, que deben observarse en el proceso presupuestario; Ley General de Control Interno Nro. 8292, del 18 de julio de 2002 y las Normas de Control Interno para el Sector Público; así como, en otras resoluciones emitidas por esta CGR respecto a la aprobación de presupuestos de municipalidades y entidades de carácter municipal, tales como las números R-CO-02-2005 del 6 de enero de 2005, R-CO-41-2005 del 23 de mayo de 2005 y R-CO-67-2006 del 28 de agosto de 2006; y las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos, Resolución Nro. R-CO-8-2007, Gaceta Nro. 58 del 22 de marzo de 2007, y finalmente, la Ley de Contratación Administrativa, Nro. 7494 del 8 de junio de 1995 y su Reglamento (Decreto Nro. 3341-H del 27-9-2006

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1.15 Además, se trata de una institución que en el año 2011 administró alrededor de ¢2.105,2 millones para atender los intereses de un cantón con una población de 13.500 habitantes, que de acuerdo con el Atlas de Desarrollo Humano Cantonal de Costa Rica 2011, elaborado por el Programa de la Naciones Unidades para el Desarrollo (PNUD), muestra un índice de desarrollo humano cantonal medio alto, vislumbrando un gran potencial de crecimiento económico y social. Por su posición geográfica, es una zona afecta a los fenómenos naturales, principalmente por inundaciones.

Metodología aplicada

1.16 Para los efectos del presente estudio, entre otras técnicas de auditoría, se aplicaron:

a) Entrevistas a los funcionarios encargados de la dirección administrativa, contabilidad, tesorería, proveeduría, recursos humanos y bodegas municipales.

b) Inspecciones físicas a las instalaciones y a las bodegas municipales.

c) Arqueos a las cajas, chica y recaudadora.

d) Revisión y análisis selectivo de información financiera referida al control presupuestario, contable, de tesorería y proveeduría.

e) Revisión y análisis de documentación generada por las unidades administrativas responsables del manejo de los temas presupuestarios, contables, de tesorería y bodegas.

f) Revisión y análisis de información contenida en el Sistema de Administración Contractual (SIAC), en el Sistema de Presupuestos Públicos (SIPP) y en el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM).

2. RESULTADOS

Sobre los controles referidos al registro contable de las transacciones financieras

2.1 De acuerdo con las “Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos”, el Sistema de Administración Financiera institucional (SAF) está conformado por los subsistemas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería y Crédito público, –este último de relevancia en el Gobierno Central y entidades públicas que utilizan el financiamiento externo e interno para el desarrollo de sus operaciones, que no es el caso de la Municipalidad de Parrita- y un sistema complementario de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, también conocido como Proveeduría.

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2.2 En la Municipalidad de Parrita, los subsistemas de Presupuesto y Contabilidad están bajo la responsabilidad del Departamento de Contabilidad y el de Tesorería y la Proveeduría a cargo de unidades administrativas independientes.

2.3 En relación con los controles establecidos por el Departamento de Contabilidad referentes a la ejecución presupuestaria y al registro de las transacciones y operaciones contables, se determinaron debilidades que no permiten garantizar la exactitud, razonabilidad y confiabilidad de la información financiera que se está generando. Aunado a la ausencia de políticas, procedimientos y mecanismos internos que normen, de forma sistemática, los procesos de recopilación, procesamiento, registro y control de toda la información concernientes a las operaciones y otros hechos de carácter financiero.

Débil control sobre la ejecución presupuestaria

2.4 Las normas técnicas básicas que regulan el SAF, establecen que el subsistema de Presupuesto comprende los principios, las técnicas, los métodos y procedimientos empleados, así como los órganos participantes en el proceso presupuestario institucional que consta de las fases de formulación, aprobación, ejecución, control y evaluación.

2.5 Esta normativa indica que la fase de control de la ejecución del presupuesto procura medir, prevenir, identificar desviaciones y realizar oportunamente las correcciones que correspondan, para que la ejecución se mantenga dentro de los límites previstos en el presupuesto, en los planes anual operativo, de mediano y largo plazo y de conformidad con el bloque de legalidad que rige el proceso.

2.6 Para efectos del control sobre la ejecución del presupuesto, la Administración debe al menos:

a) Establecer mecanismos para que la información y resultados que genere el control retroalimente el proceso presupuestario y la planificación, de forma permanente, consistente y oportuna.

b) Desarrollar controles que garanticen que el proceso de ejecución y el suministro de información sean confiables y oportunos, en procura de la protección y conservación del patrimonio contra pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal.

c) Dar seguimiento al avance físico del plan anual operativo y la ejecución del presupuesto con respecto a los parámetros establecidos para determinar su vinculación, el grado de desviación, sus causas y consecuencias, así como aplicar las medidas correctivas que correspondan.

d) Divulgar los controles establecidos y verificar su debida aplicación por parte de los funcionarios involucrados.

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2.7 No obstante lo señalado por ese cuerpo normativo, se determinó que la Municipalidad de Parrita no ha sido práctica ejercer un control efectivo sobre la ejecución presupuestaria que le permita advertir e identificar las desviaciones que se presentan y realizar oportunamente las correcciones que correspondan.

2.8 Según la liquidación presupuestaria del ejercicio económico 20113, esa Municipalidad, tal como se muestra en el cuadro Nro. 1, presentaba un déficit de un poco más de ¢193,0 millones. Además, presenta una diferencia en caja de ¢392.4 millones (ver cuadro Nro. 2), situaciones respecto de las cuales esa administración municipal no ha tomado las acciones correctivas.

CUADRO Nro. 1

MUNICIPALIDAD DE PARRITA

LIQUIDACIÓN DEL PRESUPUESTO DEL AÑO 2011

En colones

CONCEPTO EJECUCIÓN REAL

INGRESOS 2.043.336.153,77

Menos:

EGRESOS 1.334.732.845,30

SALDO 708.603.307,87

Menos: Saldos con destino específico 901.682.913,61

DÉFICIT 193.079.605.74 Fuente: Oficio SM-2012-549 del 14 de agosto de 2012.

2.9 Según el cuadro Nro. 1, la ejecución presupuestaria generó al final del período, un saldo de alrededor de ¢708.6 millones que, restándole el saldo de las partidas presupuestarias con destino específico (¢901.6) que no ejecutó esa Municipalidad a la fecha de cierre del ejercicio económico, da como resultado un déficit presupuestario de unos ¢193.0 millones. Esto significa que la Municipalidad de Parrita empleó para financiar parte de su gestión ordinaria, recursos de partidas que tenían un propósito ya determinado por la normativa legal.

3 La liquidación presupuestaria, conforme el “Manual de normas técnicas sobre presupuesto que deben

observar las entidades, órganos descentralizados y municipalidades, sujetos a la fiscalización de la CGR”, es el informe financiero que muestra, entre otra información: a) Los ingresos presupuestados comparados con los ingresos reales. b) Los gastos presupuestados comparados con los gastos reales y. c) El resultado de la ejecución del presupuesto del ejercicio económico respectivo. Ese informe financiero, de acuerdo con el artículo 105 del Código Municipal, debe ser presentado por el Alcalde al Concejo para su correspondiente aprobación y posteriormente ser remitido a la Contraloría General de la República, a más tardar el 15 de febrero, para lo cual, la Administración debe atender las indicaciones emitidas por el órgano contralor, para su presentación y envió en forma electrónica por medio del Sistema de Información sobre Planes y Presupuestos (SIPP).

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2.10 De acuerdo con el cuadro Nro. 2, la Municipalidad de Parrita al 31 de diciembre de 2011, según información suministrada por su Departamento de Contabilidad como parte de la información complementaria a la liquidación presupuestaria mencionada, solo disponía en las cuentas corrientes y fondos de trabajo, cerca de ¢316,2 millones, monto inferior al consignado en la liquidación presupuestaria de cita, lo que significa que, según la información elaborada por la Contabilidad Municipal, el saldo que había en caja y bancos al 31 de diciembre era menor en ¢392.4 millones (¢708.6 - ¢316.2 = ¢392.4) en relación con el saldo que reflejaba a esa fecha la liquidación presupuestaria.

Banco

Número de cuenta Saldo según

estado del Banco

Menos: Cheques

Girados y no

cambiados

Más:

Depósitos no

registrados

por Banco

Menos:

Notas de

débito no

tomadas por

el Banco

Saldo Efectivo al

31/12/2011

Caja Unica Fondos

Solidarios 73900011460901043 200.000.000,00 - - - 200.000.000,00

Caja Unica Ley

7313 73900011460901037 118.929,31 - - - 118.929,31

Caja Unica Ley

7755 73900011460901020 38.346.918,26 - - - 38.346.918,26

Caja Unica Ley

8114 73900011460901014 34.971.623,41 25.952.780,80 - - 9.018.842,61

Banco de Costa

Rica 600-0000768-4 1.789.410,45 - - - 1.789.410,45

Banco de Costa

Rica 600-0000757-9 247.947,40 - - - 247.947,40

Banco de Costa

Rica 600-0000758-7 315.088,86 - - - 315.088,86

Banco de Costa

Rica 600-0000076-0 23.709.552,03 - - - 23.709.552,03

Banco Nacional de

Costa Rica 079-000033-7 41.882.488,84 - - - 41.882.488,84

Total Cuentas

Bancarias 341.381.958,56 25.952.780,80 - - 315.429.177,76

Mas:

Cajas

Recaudadoras 300.000,00

Cajas Chicas500.000,00

SALDO EN CAJA

AL 31/12/2011 316.229.177,76

MUNICIPALIDAD DE PARRITA

SALDO EN CAJA AL 31 DE DICIEMBRE DE 2011

En colones

CUADRO Nro. 2

Fuente: Información registrada por la Municipalidad de Parrita en el SIPP

2.11 Cabe destacar que el Concejo Municipal de Parrita aprobó dicha liquidación presupuestaria hasta el 6 de agosto de 2012, en sesión ordinaria No 2468-2012, o sea, más de cinco meses después de lo establecido por el Código Municipal, esto debido a que ese órgano colegiado mantenía duda sobre la información consignada, requiriendo a la administración municipal realizar un análisis y el ajuste respectivo.

2.12 En general, los resultados de la liquidación presupuestaria del ejercicio económico 2011 revelan un déficit presupuestario y una diferencia en caja en relación con el saldo de la ejecución presupuestaria. Ambos que ascienden a unos ¢585.4 millones (¢193,0 + ¢392.4). Esta situación, de alguna manera, se asocia a la ausencia de mecanismos de control efectivos para retroalimentar el proceso presupuestario, suministrar información confiable y oportuna y alertar a los jerarcas y titulares subordinados sobre las desviaciones que se estaban presentando; así como de sus causas y consecuencias.

2.13 Sobre este tema, en función del requerimiento planteado por el Concejo, la administración municipal debe establecer la estrategia financiera para amortizar el déficit presupuestario y además, realizar las acciones correspondientes para determinar las responsabilidades respecto de la diferencia que presentan los saldos de caja y bancos y la liquidación presupuestaria al 31 de diciembre de 2011.

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2.14 Es oportuno indicar que la Municipalidad de Parrita, a partir del mes de abril de 2011 abrió procedimientos administrativos a varios funcionarios, entre ellos, a los encargados de las áreas de contabilidad, tesorería, proveeduría y dirección administrativa, teniendo como referencia dos relaciones de hechos remitidas por este órgano contralor a esa institución, referentes al eventual uso indebido de fondos públicos. Esa Municipalidad, conforme esos procedimientos administrativos resolvió, en los meses de setiembre 2011 y mayo de 2012, destituir a tres de los mencionados funcionarios, acción que se complementó con la renuncia del proveedor en setiembre de 2011.

Ausencia de registro contable de las operaciones financieras

2.15 Las normas técnicas básicas que regulan el SAF, indican que el subsistema de contabilidad, está conformado por el conjunto de órganos participantes, principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones y otros hechos de carácter financiero, expresados en términos monetarios. Lo anterior en concordancia con la normativa que sobre el particular emitan las instancias internas y externas competentes.

2.16 Esas normas señalan que el sistema contable institucional debe:

a) Registrar de forma sistemática todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera y mostrar que éstas se realizaron de conformidad con las disposiciones legales y técnicas propias de la materia, de manera que permita el control interno y posibilite el control externo.

b) Proveer información útil, adecuada, oportuna y confiable, de fácil análisis e interpretación, que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así como para terceros interesados.

c) Suministrar la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria para apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria, de auditoría y otros fines.

d) Posibilitar la integración de las cifras contables de la institución en el Sistema de Cuentas Nacionales, así como para efectos de suministrar la información necesaria para la elaboración de los estados consolidados del sector público.

2.17 En ese contexto, el artículo 15 inciso de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos señala que el sistema de contabilidad de los entes y órganos del sector público, deberá estar basado en principios y normas de contabilidad pública generalmente aceptados.

2.18 No obstante la normativa descrita, en los párrafos del 2.15 al 2.17 del presente estudio, es pertinente resaltar que en la Municipalidad de Parrita ha prevalecido un

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esquema de contabilidad con una clara orientación hacia el control presupuestario, dejándose de registrar contablemente y de forma paralela con el presupuesto, sus transacciones conforme lo establece las normas y principios de aplicación al ámbito gubernamental, perdiéndose de vista la relevancia del registro y control de partidas como: cuentas por cobrar, inventarios y, propiedad, planta y equipo, por lo que se carece en términos generales de cifras sobre los activos municipales de relevancia, y de información completa para la toma de decisiones y para la rendición de cuentas a la ciudadanía o a terceros interesados en sus finanzas.

En ese sentido, se comprobó que sus últimos estados financieros (Balance General y Estado de Resultados) datan de diciembre del año 2007 y se dejaron de utilizar los libros contables –Diario, Mayor e Inventarios y Balance General-.

2.19 En otras palabras, en ese gobierno local se desconoce la exactitud de la cuantía de sus derechos o activos, obligaciones o pasivos y del patrimonio institucional, en razón de que no dispone de un sistema de contabilidad que le brinde una garantía razonable de que los registros consideran tanto los recursos disponibles, como las obligaciones adquiridas por la institución y que brinde un conocimiento oportuno de las transacciones y una expresión de los resultados de su gestión, lo cual es contrario a criterios técnicos y legales aplicables en esta materia.

2.20 Además, al tenerse una orientación hacia el control presupuestario se da énfasis al registro de las estimaciones de ingresos y las asignaciones de gastos aprobadas, así como al registro de las operaciones producto de la ejecución y liquidación de los ingresos y de los pagos realizados. Esto quiere decir que básicamente el control contable se circunscribe al registro de los movimientos de la cuenta “Caja y Bancos”, lo cual limita y no permite mostrar la realidad de la gestión financiera y patrimonial de la municipalidad.

2.21 En ese sentido, no se cuenta con información del valor de las existencias de los materiales y suministros almacenados en las bodegas, del valor de los bienes que conforman la cuenta de propiedad, planta y equipo. Se desconoce el monto y composición de las cuentas por cobrar y por pagar y de los valores que se reciben por concepto de depósitos de garantías de participación y cumplimiento. Tampoco, se registran las provisiones para litigios y depreciación de los activos fijos, por citar algunas partidas de esa naturaleza.

2.22 Aunado a la falta de información contable sobre los activos, pasivos y patrimonio municipales, tampoco ese ayuntamiento tiene la práctica realizar conciliaciones periódicas de las cuentas bancarias, ni inventarios físicos periódicos de los bienes, esto como medidas para mitigar los efectos de la ausencia de la contabilidad conforme la normativa aplicable a esa entidad.

2.23 Lo expuesto en este aparte implica que la Municipalidad de Parrita no cuente con información útil, oportuna y confiable que sirva de apoyo para la toma de decisiones de las autoridades municipales, así como para terceros interesados y menos, posibilitar la integración de las cifras contables de la institución en el Sistema de

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Cuentas Nacionales necesarias para la elaboración de los estados consolidados del sector público, con el agravante de que la información o control sobre la ejecución presupuestaria también carece de confiabilidad y exactitud tal como se reseñó anteriormente.

2.24 Las situaciones comentadas y relacionadas con las debilidades del control sobre la ejecución presupuestaria y el abandono del registro contable conforme lo establece la normativa, se asocian a la ausencia de actuaciones permanentes y decididas de los jerarcas municipales,- quienes han conocido de estos asuntos por medio de informes emitidos por esta Contraloría General, pero no han realizado las acciones necesarias para fortalece los controles del SAF de esa municipalidad.

Falta de políticas, procedimientos y mecanismos que regulen el proceso financiero contable

2.25 La Municipalidad de Parrita no cuenta con un Manual de procedimientos financiero-contable, incumpliendo con lo establecido en el Código Municipal en su artículo 114 y en las Normas básicas que regulan el SAF. El Código Municipal señala que las municipalidades deberán estipular en el manual de procedimientos financiero-contable, las normas relativas a sus asuntos financieros contables.

2.26 Por su parte, las normas básicas citadas establecen que la unidad competente deberá preparar, aprobar, divulgar y propiciar el conocimiento de manuales que contengan las normas que definan con claridad los procedimientos, participación y responsabilidades de los funcionarios y unidades que intervienen en el desarrollo coordinado e integrado de cada uno de los subsistemas que conforman el SAF institucional.

2.27 De tal forma que este instrumento de control es indispensable para normar de forma sistemática, los procesos de recopilación, procesamiento, registro y control de toda la información referente a las operaciones y otros hechos de carácter financiero, para definir los deberes y responsabilidades de los funcionarios que participan en esas actividades y a contribuir en la protección del patrimonio municipal contra pérdidas, abusos, despilfarros o usos indebidos.

2.28 Ese manual de procedimientos financiero contable es necesario para regular las operaciones de cada una de las actividades, procesos y transacciones relacionadas con el SAF así como, especificar cómo se deben realizar éstas y designar los responsables de su ejecución, de tal forma que se disponga de regulaciones referentes al ciclo contable (registro de transacciones, mayorización, ajustes y estados financieros), control presupuestario, emisión de cheques, registro, control y mantenimiento de cuentas por cobrar y pagar, entre otros.

2.29 En ese contexto se debe tener presente que los manuales o compendios de procedimientos aplicados por la institución deben prever la secuencia lógica de las actividades que conforman un proceso organizativo, y su asignación a funcionarios

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diferentes (de unidades distintas hasta donde sea posible), a fin de evitar la incompatibilidad de funciones.

2.30 Normas de control interno indican que es necesario que las instrucciones sean emitidas de manera clara, concisa y por escrito, independientemente de que se encuentren impresas o disponibles en medios electrónicos. Lo anterior conlleva la necesidad de que se utilice un estilo de redacción que las haga fácilmente comprensibles con el fin de evitar que las disposiciones internas para la ejecución de las labores sean olvidadas o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a resultados insatisfactorios o adversos.

2.31 Por último, las instrucciones escritas ordenadas en un de manual o compendio de esa naturaleza deben ser actualizadas periódicamente para ajustarlo a los cambios en las necesidades y procesos organizacionales. También, es necesario que tanto el manual como sus actualizaciones se divulguen ampliamente en la organización, en especial, entre los funcionarios responsables de su cumplimiento, y estén disponibles para su ulterior consulta por parte del personal interesado.

2.32 La carencia de políticas, procedimientos y herramientas contenidas en un manual como el citado, tiene importantes repercusiones en el tema de la administración financiera, tales como las situaciones comentadas en relación con el control sobre la ejecución presupuestaria y el registro contable de las transacciones financieras municipales. Asimismo afecta, tal como se comentará más adelante, la gestión de otras áreas como la tesorería y proveeduría municipales.

2.33 La ausencia del manual de procedimientos comentado en este informe se asocia a la falta de acciones efectivas de las autoridades municipales quienes no han culminado con éxito esfuerzos que se han iniciado en el pasado para dotar a esa Municipalidad de este instrumento de gestión.

Sobre los controles referidos a las funciones de Tesorería

2.34 El Código Municipal señala que el control del ingreso y salida de efectivo de las municipalidades le corresponde al Tesorero.

2.35 Las normas técnicas básicas que regulan el SAF indican que el Subsistema de Tesorería comprende, tanto el conjunto de órganos participantes como las normas y los procedimientos utilizados en la percepción, el seguimiento y control de los recursos financieros y los pagos de las obligaciones contraídas de conformidad con la legislación vigente, así como la administración y custodia de los dineros y valores que se generen.

2.36 Le corresponde mantener al menor costo posible la liquidez necesaria, para cumplir oportunamente los compromisos financieros de la ejecución presupuestaria; propiciar la recaudación adecuada de los ingresos correspondientes; realizar de manera eficiente y eficaz los pagos que correspondan y administrar la liquidez de la entidad en procura del mayor beneficio de las finanzas públicas.

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2.37 El estudio realizado en la Municipalidad de Parrita permitió determinar las siguientes debilidades en torno a la gestión a cargo de la Tesorería:

a) Esta dependencia no ejerce un control efectivo del flujo de caja, por medio del cual se verifique el comportamiento de la ejecución de los recursos recibidos. Esa unidad no prepara el formulario “Estado Diario de Tesorería”, o en su defecto, otro medio de registro que le permita controlar el ingreso y salida de efectivo que se mantiene en las distintas cuentas corrientes o fondos de trabajo (caja chica, cajas recaudadoras).

b) Tampoco tiene la sana práctica de conciliar, de manera periódica y sistemática, los registros que lleva esa unidad con los de la Contabilidad, esto con el fin de garantizar el correcto y oportuno registro de todas las transacciones que afecten las partidas de ingresos y egresos y para tomar las medidas correctivas en caso de presentarse resultados que se aparten de una administración efectiva de los fondos públicos.

c) No se mantiene un control efectivo sobre el traslado de formularios continuos (cheques en blanco) al Departamento de Contabilidad. Se han presentado casos en que quedan sin utilizar formularios, los que no se devuelven a la Tesorería, sino que los mantiene en su poder el funcionario de la Contabilidad responsable de la emisión de cheques, en una gaveta de escritorio o en un archivo sin llave, con el riesgo de pérdida o robo de tales formularios.

d) Conforme a un arqueo realizado por parte de este órgano contralor, se determinó que uno de los cajeros municipales mantenía en su poder dinero en efectivo por ¢815,000.00 y cheques por ¢125,360.00, que correspondían a la recaudación de días anteriores, lo cual evidencia que se está manteniendo en caja dinero más allá del tiempo prudencial que recomiendan sanas prácticas administrativas y normas de control interno.

e) Asimismo, se detectaron debilidades de control en el acceso al recinto donde se ubica la Tesorería. Al respecto, no se dispone de dispositivos de control y seguridad como vigilancia permanente del lugar, las instalaciones no ofrecen seguridad en cuanto a su estructura física y no se han tomado medidas para el traslado físico del efectivo de la Municipalidad a la entidad bancaria respectiva.

f) Los funcionarios de Tesorería no cuentan con una póliza de fidelidad.

g) Se mantenían dos cuentas corrientes con el Banco de Costa Rica que han permanecido inactivas por varios años. Se trata de la No. 600-0000757-9 con un saldo de ¢247,947.40 y la No. 600-0000758-7 con ¢315,088.86.

2.38 Dadas las debilidades determinadas por este órgano contralor, en un afán de que se tomaran medidas correctivas inmediatas, se previno a las autoridades municipales para que adoptara las acciones pertinentes. En ese sentido, mediante oficio Nro. DCM 76-2012 del 16 de mayo 2012, ese ayuntamiento informó a este órgano contralor, en

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relación con la custodia, manejo y uso de los formularios continuos de cheques, que todos los formularios sin usar, serían custodiados por la Tesorería en el recinto destinado para tal efecto.

2.39 Asimismo, con oficio Nro. DTM 033-2012 del 3 de mayo de 2012, se indica la instrucción impartida a los cajeros recaudadores, en el sentido de trasladar al Tesorero Municipal el dinero de lo facturado para ser resguardado en la caja fuerte principal hasta ser enviado al banco respectivo.

2.40 Con el oficio Nro. DMT 045-2012 del 25 de junio de 2012, el Tesorero Municipal solicitó a la Agencia de Servicios Parrita del Banco de Costa Rica el cierre de las cuentas inactivas y el traslado del dinero a la cuenta general Nro. 600-0000076-0 de ese ayuntamiento.

2.41 En general, los aspectos relacionados con las debilidades del control que se determinaron en el funcionamiento de la Tesorería, se asocian al igual que otras situaciones comentadas en este informe, a la falta de una actuación sostenida y decidida de las autoridades municipales competentes para consolidar un efectivo sistema de control interno en esta unidad administrativa estratégica en el manejo de las finanzas municipales.

2.42 Al respecto, un sólido sistema de control interno contribuye a mejorar el control sobre la ejecución presupuestaria y su vinculación con los saldos de las cuentas corrientes y fondos de trabajo y garantizar permanentemente la correcta custodia de los dineros y valores de esa Municipalidad.

2.43 Sobre el particular, la normativa de control es clara en establecer la importancia de que conste, por escrito, toda la información relevante, tal como la correspondiente a los valores existentes en la entidad y la información oportuna de esos eventos indispensable para cumplir oportunamente los compromisos financieros de la ejecución presupuestaria; propiciar la recaudación razonable de los ingresos correspondientes; realizar de manera eficiente y eficaz los pagos que correspondan y administrar la liquidez de la entidad en procura del mayor beneficio de las finanzas municipales.

2.44 Asimismo, la normativa de control interno define la importancia de realizar verificaciones y conciliaciones periódicas de la información de los registros de esa unidad con los de otras unidades para garantizar la exactitud y confiabilidad de los datos. Ejercer un adecuado control sobre la emisión, administración, uso y custodia de los formularios uniformes. Promover y vigilar el cumplimiento de las obligaciones relacionadas con la rendición de garantías a favor de la Administración por los funcionarios encargados de recaudar, custodiar o administrar fondos y valores, conforme lo dispuesto sobre este tema por el ordenamiento jurídico.

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Sobre la custodia de materiales y suministros almacenados en las bodegas municipales

2.45 La Municipalidad de Parrita dispone de dos bodegas: una en el Plantel Municipal y otra en el Departamento de Proveeduría. En el caso de la bodega que se ubica en el Plantel Municipal, cabe destacar que:

a) No se dispone de extinguidores que permitan hacer frente de inmediato a cualquier eventual conflagración, en especial al existir en las bodegas materiales altamente inflamables (aceites, documentos de la gestión municipal, llantas y líquidos combustibles). En esas condiciones existe un riesgo de incendio en cualquier momento, en especial por el calor preponderante en las bodegas del plantel municipal durante la época de verano.

b) Existen materiales en desuso (papelería y material de desecho) que ocupan espacios que pueden ser empleados en el almacenamiento de materiales, suministros y herramientas, que tienen más rotación y de mayor valor monetario y están ubicados en áreas susceptibles de inundaciones, situación que incrementa el riesgo de pérdidas materiales, tal como se aprecia en la fotografía inserta.

c) No se tienen mecanismos de control de las existencias de materiales y suministros en la bodega del plantel municipal que contemple un registro sistemático de las entradas, salidas y saldos. Así por ejemplo, para determinar la cantidad de materiales en existencia (sacos de cemento, madera u otros) debe realizarse un conteo físico cada vez que se requiera disponer de estos.

2.46 Los mecanismos de control, custodia y protección de los activos mantenidos en esa bodega no responden a criterios que tengan implícito la valoración de riesgos y coadyuven a garantizar la conservación y uso efectivo de los bienes almacenados en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Además, ante una conflagración no se dispone de medidas de seguridad que permitan minimizar el riesgo de pérdida de recursos, humanos, materiales y financieros.

3. CONCLUSIONES

3.1 La Municipalidad de Parrita es una institución que administra actualmente recursos por más de ¢2.105,2 millones y le corresponde tutelar los intereses de una comunidad cercana a los 13.500 habitantes, que de acuerdo con el Atlas de Desarrollo Humano Cantonal de Costa Rica 2011, elaborado por el Programa de la Naciones Unidades para el Desarrollo (PNUD), muestra un índice de desarrollo humano cantonal medio alto, pero con un gran potencial de crecimiento económico y social. Por su posición geográfica, es una zona afecta a los fenómenos naturales, principalmente las inundaciones.

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3.2 En ese contexto local, un factor determinante para el desarrollo cantonal es la imperiosa necesidad que su gobierno local administre sus finanzas con apego estricto y riguroso a la normativa legal y de control interno existente para las entidades públicas y con criterios de eficiencia, eficacia y economía para satisfacer las necesidades y los intereses de su comunidad y procurar el desarrollo local.

3.3 Lamentablemente los resultados del presente informe, aunados a los de otros informes relacionados con esa corporación municipal tramitados por este órgano contralor desde el año 2008, revelan que es poco lo que ha avanzado en el fortalecimiento y consolidación de un sistema de control interno que coadyuve a la administración eficiente y eficaz de los recursos públicos.

3.4 Los débiles controles existentes en ese ayuntamiento, de alguna manera han contribuido a que ese gobierno local en el año 2011, haya utilizado unos ¢193 millones de recursos con destino específico para atender gastos ordinarios propios de su gestión, presentándose una diferencia en caja de más de ¢392,4 millones respecto de los resultados de la liquidación presupuestaria del citado año.

3.5 A esto se le suma el abandono que muestran sus registros contables a tal extremo que limita cualquier posibilidad de obtener información veraz, confiable y exacta acerca de los activos municipales y no contribuye a su protección y salvaguarda efectiva. Tampoco las gestiones de la tesorería y la proveeduría ofrecen la existencia de mecanismos de control y seguridad respecto de la custodia y salvaguarda de los recursos, lo que podría propiciar la comisión de acciones contrarias a los intereses institucionales y por consiguiente, al logro de los objetivos y la satisfacción de las necesidades de la comunidad.

3.6 Así las cosas, es necesario que las autoridades municipales de Parrita, consideren como parte de sus estrategias de planificación y con la responsabilidad del caso, el fortalecimiento urgente del sistema de control interno referido las áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y proveeduría, como una de sus prioridades y que ese proceso de mejoramiento se visualice como parte del fortalecimiento de ese gobierno local de frente a los retos actuales que exige la comunidad cuyos intereses tutela.

4. DISPOSICIONES

Al Concejo Municipal

4.1 En función de lo que establece el artículo 13 del Código Municipal, de que son atribuciones del Concejo, aprobar los presupuestos, dictar los reglamentos de la corporación, organizar, mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales, celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos que son de competencia del Alcalde, se gira la siguiente disposición a ese órgano colegiado:

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Apoyar en la medida y forma que le corresponde a ese Concejo, las iniciativas que proponga la Administración para el efectivo y oportuno cumplimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General al Alcalde Municipal en el presente informe, de forma que se dote de los recursos necesarios (financieros, humanos, tecnológicos y logísticos), para la implementación y fortalecimiento de las unidades de contabilidad, tesorería y proveeduría de ese gobierno local.

Al Alcalde Municipal

4.2 En su condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales y de su responsabilidad de vigilar por la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general, tal como lo establece el artículo 17 inciso a) del Código Municipal, se le emiten las siguientes disposiciones:

4.3 Elaborar, en el plazo de ocho meses contados a partir de la fecha de recibo del presente informe, un plan de amortización del déficit presupuestario para restituir los recursos al Superávit Específico determinado por esa Municipalidad en la liquidación del presupuesto del ejercicio económico 2011. Dicho plan de amortización debe ser presentado al Concejo Municipal para su correspondiente aprobación. Ver párrafo 2.9 de este informe.

4.4 Elaborar, en el plazo de seis meses contados a partir de la fecha de recibo del presente documento, un informe sobre las situaciones que generaron la diferencia que presentan los saldos de la ejecución presupuestaria y de las cuentas corrientes y fondos de trabajo al 31 de diciembre de 2011, especificando las medidas que se adoptarán para recuperar, en caso de que proceda, los dineros faltantes y ejercer de inmediato las acciones disciplinarias, civiles o de otra índole contra las personas responsables de tal situación. Ver párrafos numerados del 2.9 al 2.13 de este informe.

4.5 Implementar el método contable para el registro de las transacciones u operaciones que afectan la situación económica de la institución, conforme lo establecen las normas y principios vigentes para el sector público. Esta disposición debe ser cumplida en un plazo de 18 meses contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafos 2.15 al 2.23 de este informe.

4.6 Emitir una directriz al Encargado del Departamento de Contabilidad de actualizar y mantener al día los registros contables, ya sea en los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances o bien, en los medios electrónicos que establezca esa corporación municipal, para lo cual deben tomar las previsiones, a fin de que la información quede asentada en hojas debidamente foliadas y legalizadas conforme la normativa que regula estas actividades contables. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de nueve meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafos 2.15 al 2.23 de este informe.

4.7 Actualizar, en coordinación con el Departamento de Contabilidad, el inventario físico de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Municipalidad, con el fin de

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implementar en el citado departamento, un control permanente sobre estos activos que será la base para su registro contable. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de 12 meses contado a partir de la fecha de recibo de este documento. Al respecto, véase lo comentado en los párrafos del 2.15 al 2.23 de este informe.

4.8 Elaborar y divulgar el Manual de Procedimientos Financiero Contable que exige el artículo 114 del Código Municipal. Este manual debe ser dictaminado por la Auditoría Interna y aprobado por el Concejo Municipal, conforme lo dispone el numeral citado. Esta disposición debe estar cumplida en el plazo de 12 meses contados a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafos del 2.25 al 2.33 de este informe.

4.9 Emitir y divulgar una directriz para establecer la práctica de realizar arqueos periódicos y sorpresivos de las cajas chicas y los valores que están bajo la custodia de la Unidad de Tesorería. Estos arqueos deben ser practicados por funcionarios diferentes de aquellos que custodian, administran y recaudan y contabilizan esos activos. Esta disposición debe ser cumplida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.37 de este informe.

4.10 Emitir y divulgar una directriz al Encargado del Departamento de Tesorería, para establecer la práctica de ejercer un control diario del estado de tesorería a fin de advertir situaciones de riesgo por problemas de liquidez. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de un mes a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.37 de este informe.

4.11 Emitir y divulgar una directriz para que no se mantenga efectivo en las cajas recaudadoras más de un día hábil después de su recaudación y que los formularios de cheques sean custodiados estrictamente por la Tesorería. Esta disposición debe estar atendida a más tardar un mes después de recibido el presente informe. Ver párrafo 2.37 de este informe.

4.12 Establecer y divulgar una directriz a los funcionarios que deben rendir pólizas de fidelidad, dadas sus funciones de recaudar, custodiar y manejar valores en esa Municipalidad, exigiendo su presentación y actualización. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contado a partir de la fecha de recibo del presente documento. Ver párrafo 2.37 de este informe.

4.13 Elaborar y divulgar a todo el personal de esa municipalidad las políticas y procedimientos para regular el ingreso, almacenamiento y salida de los materiales y suministros que se custodian en la bodega municipal, de modo que se registren y documenten por medios idóneos, el recibo a satisfacción de los bienes adquiridos, se definan los funcionarios responsables de su recepción y del control de las existencias y salidas; así como de la ejecución de inventarios físicos, entre otros mecanismos de control de esos bienes. Ver punto 2.45 de este informe. Esta disposición debe estar cumplida en el plazo de seis meses a partir de la fecha de recibo del presente informe.

4.14 Elaborar e implementar las medidas de seguridad preventivas y correctivas contra incendios e inundaciones, respecto de las bodegas del plantel, bodega de proveeduría

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y unidades operativas del municipio, a efecto de minimizar el riesgo de pérdidas materiales ante la eventualidad de un siniestro, y gestionar a la brevedad los recursos necesarios para atender dichos requerimientos y evitar la materialización de los riesgos citados en los párrafos 2.45 y 2.46 de este informe. Esta disposición de ser atendida en un plazo no mayor a seis meses del recibo de este informe.

Consideraciones Finales

4.15 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos señalados al Área de Seguimiento de las Disposiciones de la Contraloría General de la República.

4.16 De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el informe caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán interponerse dentro del tercer día a partir de la fecha de la comunicación de este informe; correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación.

4.17 De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución.

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DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA … · Destaca el hecho de que en ese gobierno local, la ejecución presupuestaria al final del período 2011, generó un