Dk brugervejledning rismarisk 4 3

Brugervejledning RISMArisk Version 4.3

Risma Systems A/S

Lyskær 8

DK-2730 Herlev

Denmark

+45 70 25 47 00

[email protected]

Brugervejledning - RISMArisk November 2015

Copyright © 2015 Risma Systems A/S – All rights reserved Page 2

Indhold ................................................................................................................................................................. 1

Indhold ................................................................................................................................................ 2

1. Generel Administration (Administratorer) .................................................................. 3

1.1 Oprettelse af nye brugere ................................................................................................. 3

1.2 Ændring af brugerdata, herunder ændring af password ..................................... 4

1.3 De-aktivering og aktivering af brugere ....................................................................... 5

1.4 Sletning af brugere .............................................................................................................. 5

1.5 Organisationer. ..................................................................................................................... 5

1.7 Udsendelse af mails til alle brugere .............................................................................. 6

1.8 Fridage ..................................................................................................................................... 6

2. Administration for Risma Risk. (Adminitratorer og Superbrugere) .................. 6

2.1 Perioder ................................................................................................................................... 6

2.2 Risikotyper ............................................................................................................................. 7

3. Overblik (alle brugertyper) ................................................................................................ 7

3.1 Sortering .................................................................................................................................. 7

3.2 Oprettelse af risici................................................................................................................ 8

3.4 Oprettelse af links til RISMAexecution ..................................................................... 11

4. Mine risici (Alle brugertyper) ......................................................................................... 11

5. Rapporter (Administratorer, Superbrugere og privilegerede brugere) ........ 11

5.1 Dannelse af rapporter ..................................................................................................... 11

5.2 Risikomatrix ........................................................................................................................ 12

5.3 Risikoliste ............................................................................................................................ 13

5.4 Korrektion af risici i rapporter .................................................................................... 13



1. Generel Administration (Administratorer)

I det generelle administrationsafsnit har man adgang til alle funktioner i systemet. Kun administratorer har adgang til at benytte de funktioner, der er samlet under hovedmenupunktet General administration. I afsnittet General administration varetages følgende funktioner:

1.1 Oprettelse af nye brugere

En ny bruger oprettes ved at trykke på det lille + i øverste højre hjørne af feltet Brugere. Ved at klikke + kommer man til et indtastningsbillede, hvor man kan indtaste navn, password, brugernavn, Email, brugeradgange og tilføje organisation. Navn: Indtast brugerens fulde navn. (Obligatorisk) Brugernavn: Indtast brugerens ønskede brugernavn. Her kan bruges store og

små bogstaver og tal, dog ikke mellemrum. Tegn kan ikke bruges. Brugernavnet skal bestå af minimum 2 karakterer. (Obligatorisk felt)

Password: Indtast password. Dette password er midlertidig, da brugeren

bliver spurgt om at opdatere et nyt password, ved første login. Password skal bestå af minimum 8 karakterer. (Obligatorisk felt)

E-mail: Indtast brugerens e-mail. Dette gør det muligt for systemet at sende

mails til brugeren. (Obligatorisk) Adgange: Tildel brugeren det ønskede adgangsniveau. Der er 4 brugertyper,

som beskrives nedenfor. Hvis man har flere Risma løsninger kan der oprettes differenceret adgang til de forskellige systemer.



En Administrator har adgang til alle funktioner i alle systemer, og som den eneste bruger med adgang til det generelle administrationsafsnit. En administrator er vist med et symbol med A i midten En superbruger har adgang til alle funktioner i det pågældende system. Det er muligt at være superbruger i det ene system, men almindelig bruger i et andet system. En superbruger er vist med et symbol med S i midten. En privilegeret bruger har adgang til overblikket, Mine risici samt Rapporter i menulinjen. I rapporter har privilegerede brugere adgang til risici inden for brugerens organisatoriske enhed. En privilegeret bruger er vist med et symbol med P i midten. En almindelig bruger har adgang til Overblik og Mine risici. Det inkludere de risici, som den pågældende almindelige bruger har adgang til. En almindelig bruger er vist med et symbol af en person.

Hvis en bruger i oversigtsbilledet over brugere ikke har noget symbol, betyder dette, at brugeren ikke er blevet tildelt adgang til noget system. Organisation: Tilføj den organisatoriske enhed som brugeren er tilknyttet. Her

kan maksimalt tilføjes en organisatorisk enhed til brugeren. Aktiviteter fra: Hvis en person har brug for at se andre personers aktiviteter, kan

brugernavnet tilføjes under denne kategori. Når et brugernavn er tilføjet, får den person, som oprettes i systemet, adgang til den brugers aktiviteter på forsiden af RISMAbusiness, under hovedmenupunktet Andres aktiviteter.

Efter afsluttet indtastning klik på Opret, hvorefter brugeren er oprettet.

1.2 Ændring af brugerdata, herunder ændring af password

I den generelle administration, ses en oversigt over samtlige brugere. Ved at klikke på en brugers brugernavn kommer man ind i en oversigt over den pågældende brugers brugerdata. Man kan her ændre brugernavn, password, navn og e-mail. Man kan endvidere ændre den pågældende brugers adgangsniveau, og hermed brugerens organisatoriske tilknytning samt tildele adgang til Andres aktiviteter. Inden man forlader oversigten, skal man klikke på Opdatér, for at ændringer registreres.



1.3 De-aktivering og aktivering af brugere

I det generelle administrationsafsnit findes en liste over samtlige brugere. Ud for hver bruger er et rødt X. Klikker man på det røde X, bliver den pågældende bruger de-aktiveret og har ikke længere adgang til systemet. Dette kan ses ved, at brugernummeret bliver overstreget. For at aktivere brugeren igen klikker man på det samme røde X og den pågældende bruger er nu aktiveret. Dette kan ses ved, at brugernummeret ikke længere er overstreget.

1.4 Sletning af brugere

Man sletter en bruger ved at overskrive brugerens data. Man skal først trykke på brugernavnet, hvorefter man får mulighed for at overskrive dataene med en ny persons data.

1.5 Organisationer.

En organisation oprettes ved at trykke på det lille + i øverste højre hjørne af feltet Organisation. Et pop-up vindue kommer frem, hvor man skriver navnet på den organisatoriske enhed. Klik derefter på Gem for at oprette den organisatoriske enhed.

For at oprette underliggende organisatoriske enheder, klik på den overordnede Organisatorisk enhed hvor den underliggende enhed skal placeres. I bunden af pop-up billedet er der mulighed for Opret underliggende organisation. Ved at klikke på Opret underliggende organisation, oprettes en organisation på et niveau under det valgte. Det er i alt muligt at oprette organisatoriske enheder på i alt 3 niveauer. Under knappen Opret underliggende organisation findes valgmuligheden Slet Organisation. Brug denne funktion, hvis du ønsker at slette organisationen fra systemet.



For en mere detaljeret beskrivelse af inddateringsbilledet se afsnit ”3.3 oprettelse af risici”.

1.7 Udsendelse af mails til alle brugere

I det generelle administrationsafsnit, ovenover listen over samtlige brugere, findes en funktionsknap benævnt Send E-mail til alle brugere. Når man klikker på Send E-mail til alle brugere, kommer en liste over e-mails på samtlige aktive brugere, i et pop-up vindue. Denne liste kan kopieres til et e-mail program ved at klikke på knappen kopier nederst i boksen med listen over alle e-mail adresser. Denne funktion kan eksempelvis anvendes, når administrator ønsker at give en generel besked til alle brugere.

1.8 Fridage Nederst i venstre kolonne ses boksen ”Fridage”. Dette bruges i RISMAcontrols. Det er muligt at oprette helligdage og generelle fridage i virksomheden. Når en helligdag/fridag er oprettet under fridage, kan en kontrol ikke længere have deadline på denne dag, hvis den køre efter en udregnet frekvens.

2. Administration for Risma Risk. (Adminitratorer og Superbrugere) I administrationsafsnittet for RISMArisk er følgende 2 dele. Perioder og Risikotyper.

2.1 Perioder For at oprette en ny periode klik på + i højre hjørne af boksen. En ny side fremkommer, hvor scoring parametre indtastes. Øverst på siden indtastes Periodens titel, som kan indeholde bogstaver og tal. Under titlen krydses af i boksen ”Jeg acceptere at en ny periode åbnes, lukkes den nuværende” Når en ny periode åbnes, kopieres de åbne risici, fra den nuværende periode til den nye periode. Den nuværende periode bliver samtidig lukket, men med adgang til at se de åbne og lukkede risici som var i perioden.



Under overskriften Scoringsparametre skal der vælges Antal Score. Her kan der vælges mellem 5 eller 6 intervaller i både sandsynlighed og finansiel impact. Under Antal Score skal der vælges procentintervaller for sandsynlighed. Dette gøres ved at klikke på pilen i højre side af feltet. Nedenunder skal financiel impact defineres. I feltet lige under overskriften Financiel Impacts skal valutaværdien defineres, eksempelvis Mio USD. I felterne nedenfor skal intervallerne defineres. Det første interval er fra 0 og det først indtastede tal. Hvorefter de resterende intervaller defineres. Det sidste interval er mere end det højest indtastede tal. Under overskrifterne Andre Parametre 1 og 2 kan der tilføjes andre relevante parametre til perioden. Over knappen Gem og Åbn skal en kasse afkrydses. Her indikerer man at være indforstået med når denne periode gemmes, kan der ikke længere ændres i indtastede scoringsparametre for denne periode. Klik på Gem og Åbn for at gemme den nye periode, herefter vil listen over åbne risici i den nyoprettede periode fremkomme.

2.2 Risikotyper I boksen kaldet Risikotyper kan antal åbne risici ses fordelt på risikotyper. Antal af tilknyttede initiativer kan ses i kolonnen til højre under underskriften Initiativer.

3. Overblik (alle brugertyper) I overblikket kan den respektive bruger se en oversigt over de risici, som den pågældende bruger har adgang til information om. Administratorer og Superbrugere kan se alle risici. Privilegerede brugere kan se en oversigt over de risici, som er tilknyttet de organisatoriske enheder, som den privilegerede bruger er tilknyttet. Almindelige brugere kan alene se en oversigt over de risici, som brugeren er involveret i. En bruger er involveret i en risici, ved at være tilføjet som primær risiko ejer eller daglig risikoejer. Listen er som udgangspunkt oplistet i nummerorden.

3.1 Sortering I øverste højre hjørne er der mulighed for at sortere rækkefølgen. Man kan sortere efter en stigende eller faldende risikonummer. Alternativerne hertil er ”Sandsynlighed x finans impact score”, ”Sandsynlighed x Anden impact 1” og ”sandsynlighed x Anden impact 2” (De 2 sidstnævnte er kun relevant, såfremt perioden indeholder anden impact). Det er risici med højest score, som kommer øverst på listen.



3.2 Oprettelse af risici Nye ricisi kan oprettes ved at bruge funktionsknappen Opret risici i øverste venstre hjørne. I givet fald oprettes et tomt inddateringsbillede på det først ledige nummer. Obligatoriske felter ved oprettelse af risici er Titel, Sandsynlighed, Finansiel impact, Andre impacts, Risikotype, Organisation, Primær risikoejer, Daglig risikoejer og Risikoniveau. Inddatering I inddateringsbilledet ses følgende nedenstående elementer. Hvis virksomheden har RISMAexecution, kan tilknyttede mitigeringsplaner ses, som på eksemplet 10.4 Datasecurity nedenfor. Hvis virksomheden har RISMAcontrols, kan tilknyttede kontroller ses som eksemplet nedenfor.



Nummer: Nummeret generes automatisk ved oprettelse af en risiko. Det er ikke muligt at ændre nummeret.

Titel: Udfyld titel i linjen ud for nummeret. Det er muligt at ændre titlen

på en risiko efter oprettelsen. Dette gøres ved at klikke på titlen i inddateringsbilledet.

Beskrivelse: Udfyld beskrivelsen ved at klikke i feltet. Her er det muligt at

udfylde op til 2.000 tegn. Hvis dette antal overskrides bliver den teksten ikke gemt. Ret teksten, så der er maximalt 2.000 tegn, og klik derefter på Opdater risiko for at gemme.

Sandsynlighed: Tilføj her procentsats for sandsynligheden rullemenuen. Det er

muligt at tilknytte en kommentar under rullemenuen. Ved oprettelsen vil den første mulighed automatisk være valgt.

Finansiel impact: Tilføj her de relevante antal for den finansielle impact i

rullemenuen. Det er muligt at tilknytte en kommentar under rullemenuen. Ved oprettelsen vil den første mulighed automatisk være valgt.

Anden impact: Tilføj her den relevante muligheder for andre impacts i

rullemenuen. Det er muligt at tilknytte en kommentar under rullemenuen. Ved oprettelsen vil den første mulighed automatisk være valgt.

Risikotype: Her klassificeres risikoer ud fra oprettede risikotyper. Nye

risikotyper kan oprettes af Administrator og Superbruger i administrationsafsnittet for RISMArisk.

Organisation: Tilføj den organisatoriske enhed, som risikoen tilhører. Det er kun

muligt at tilføje en organisatorisk enhed til hver risiko. Oprettelse af nye organisatoriske enheder kan kun ske af Administrator i det generelle administrations-afsnit.

Primær ansvarlig: Vælg den/de personer, som er overordnet ansvarlig for

risikoen. Ved at klikke på plusset ud for ”Primær ansvarlig” kommer en liste med alle brugernavne frem. Vælg her den/de ansvarlige for risikoen. For at fjerne brugeren fra risikoen, klik på brugernavnet igen, hvorefter brugeren vil blive flyttet tilbage til listen over alle brugere.

Hvis den pågældende bruger ikke findes i menuen, er det fordi den pågældende person ikke er oprettet som bruger af systemet. Henvendelse må da ske til administrator eller superbruger. Nye brugere kan kun oprettes i det generelle administrationsafsnit.



Daglig ansvarlig: Vælg den/de personer, som er daglig ansvarlig for risikoen. Ved at klikke på plusset ud for ”Daglig ansvarlig” kommer en liste med alle brugernavne frem. Vælg her den/de ansvarlige for risikoen. For at fjerne brugeren fra risikoen, klik på brugernavnet igen, hvorefter brugeren vil blive flyttet tilbage til listen over alle brugere.

Hvis den pågældende bruger ikke findes i menuen, er det fordi den pågældende person ikke er oprettet som bruger af systemet. Henvendelse må da ske til administrator eller superbruger. Nye brugere kan kun oprettes i det generelle administrationsafsnit.

Risikoniveau: Vælg hvilket risikoniveau, som risikoen har. Daglig team: Tilføj her brugere som arbejder på denne risiko. Brugere tilknyttet

det daglige team får en e-mail, når der bliver opdateret en besked i Risma Board. I e-mailen ses beskeden, der er opdateret i Risma Board, samt et direkte link til risikoen. Dette gør det muligt at sende en besked ud til det team, som arbejder sammen. Når en bruger er tilføjet et dagligt team ses risikoen automatisk under mine risici, under en separat overskrift.

Risma Board Det er muligt at dele ideer og kommentarer i Risma Board til højre

i inddateringsbilledet. Disse kommentarer vil ikke være en del af rapporterne. For at skrive i Risma Board, skives der i feltet nederst i den blå boksen, for at sende beskeden trykkes på pilen.

For at få adgang til tidligere beskeder, trykkes på Vis alle i højre hjørne af boksen. Ved at trykke på denne knap kommer et pop-up vindue frem, hvor alle beskeder vises. For at komme tilbage til inddateringsvinduet, trykkes på krydset i højre hjørne af boksen.

Andre kommentarer: Tilføj her evt. kommentarer til risikoen. Knapper: I bunden af inddateringen er en Opdater risko knap, som skal

bruges hver gang der er lavet ændringer i en risiko Hvis der ikke klikkes ”Opdater”, vil ændringerne ikke blive gemt.

Ved siden af ”Opdater” knappen ses en Tilbage til oversigt knap.

Ved at klikke på denne knap navigeres tilbage til forrige side, uden nogen opdateringer eller ændringer er blevet gemt.

I bunden ses en Luk risiko knap. Klikker man på knappen vil

inddateringsbilledet fryse, og det vil ikke længere være muligt at redigere data i risikoen.

Når en risiko er lukket er Luk risiko knappen erstattet med en

Genåben risiko knap. Når man klikker på Genåben risiko



knappen, åbnes risikoen, så det igen er muligt at redigere data i inddateringsbilledet.

3.4 Oprettelse af links til RISMAexecution Under inddateringsbilledet ses et stort plus, med en knap kaldet Tilføj Initiativer. For at tilføje initiativer til en risiko, klik på den lille pil på rullemenuen. Når rullemenuen vises ses en liste over alle tilgængelige initiativer fra RISMAexecution, samt en søgemulighed i toppen af rullemenuen. I rullemenuen er det muligt at vælge alle relevante initiativer til risikoen. Når alle relevante initiativer er valgt, klikkes på knappen Tilføj Initiativer. Nu kan informationer om initiativets trafiklys, titel, deadline, status og beskrivelse. Når man klikker på knappen Opdater initiativ bliver du ledt over i inddateringsbilledet for initiativet i RISMAexecution. For at fjerne initiativet fra risikoen, åben rullemenuen og fjern fluebenet fra det initiativ, som du ønsker at fjerne. Klik herefter på knappen Opdater Initiativer under rullemenuen.

4. Mine risici (Alle brugertyper)

Under menupunktet Mine risici, får brugeren en oplistning over risici, som brugeren er primær eller sekundær ansvarlig for. Risici hvor brugeren er primær ansvarlig kommer først, hvorefter risici hvor brugeren er sekundær ansvarlige. Under hver af de to overskrifter oplistes risici efter nummerrækkefølge.

5. Rapporter (Administratorer, Superbrugere og privilegerede brugere)

Administratorer, superbrugere og privilegerede brugere kan trække rapporter over risici. Udtrækning af data sker i funktioner samlet under hovedmenupunktet Rapporter.

5.1 Dannelse af rapporter

Når brugeren går til hovedmenupunktet Rapporter, fremkommer et skærmbillede, hvor man kan vælge, hvilke parametre en risiko skal opfylde for at fremgå af den dannede rapport. Se billede ovenfor.



I skærmbilledet kan brugere filtrere rapporter efter følgende parametre: Scoringparametre:

• Periode • Impact type

Type • Risikotype • Risikoniveau • Deadline for initiativer tilknyttet risici.

Organisation: • Organisation

Personer: • Primær risikoejer • Sekundær risikoejer

Når man har valgt de kriterier, man ønsker at sortere efter, klikkes på Opret liste. Man kan endvidere vælge mellem to rapporttyper: 1 Risiko matrix 2 Risikoliste

5.2 Risikomatrix Når en Risikomatrix generes vises en matrix inkluderende alle risici, som matcher de ønskede kriterier, i forhold til sandsynlighed og impact. En lyseblå cirkel betyder at risikoen ikke er blevet opdateret siden forrige periode. Mørkeblå betyder at den er opdateret, i den nuværende periode. Rød betyder at den er ny indenfor indeværende periode og grøn er en lukket risiko. Når der vises en pil hen til en cirkel, betyder dette at den er blevet flyttet. Det er muligt at rykke på en risiko direkte i diagrammet, ved at klikke på cirklen og rykke den til den ønskede placering. Klik herefter på Gem Score Ændringer for at gemme. Den nye placering er nu gemt i matrixen, samt i inddateringen for den pågældende risiko.



I listen i siden er det muligt at gå direkte til inddateringssiden for hver risiko og ændre data. Ved at påvirke knappen Export Matrix, skærmbilledet vil blive eksporteret til Word. Ved at påvirke knappen Print Matrix, fremkommer et nyt vindue, med matrixen og risikolisten i printvenlig format. Det er muligt at tilføje en titel eller en beskrivende tekst inden udskrivning.

5.3 Risikoliste Når en risikoliste generes, vises en liste over alle risici, som matcher de ønskede kriterier. Når der klikkes på titel bliver man navigeret direkte til inddateringsbilledet. Ved at påvirke knappen Export List, listen vil blive eksporteret til Excel. Ved at påvirke knappen Print List, fremkommer et nyt vindue, med risikolisten i printvenlig format. Det er muligt at tilføje en titel eller en beskrivende tekst inden udskrivning.

5.4 Korrektion af risici i rapporter Når man har fremkaldt den dannede rapport på sin skærm, kan det forekomme, at man beslutter, at data i rapporten skal korrigeres, eller at der skal tilføjes data til nogle af de valgte risici Dette kan fx ske, når man under et møde har kaldt en rapport frem, og dernæst ønsker at ændre eller tilføje information til risici. Man kan få adgang til inddateringssiden for den enkelte risiko, direkte fra rapporten, ved at klikke på titlen på den risiko, hvor man ønsker at korrigere data. Når man i inddateringsbilledet har tilføjet eller korrigeret data som ønsket, skal man klikke på Opdatér risiko, før man klikker på Tilbage til rapport. Rapportbilledet er nu opdateret med de nye data.

Documents

Dk brugervejledning rismarisk 4 3