Upload
jonathan-maas
View
212
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
DMS, Midoffice en Oss
Open Text - Unisys gebruikersdag 19 november 2007
Voorstellen
Harm van der Toolen
Adviseur InformatievoorzieningAfdeling BICT
Voorgeschiedenis
PrOSSessor 2002
Oss gaat klantgericht en bedrijfsmatig werken
ICT beleid
– Klant bepaalt kanaal– Inzage in afhandeling– 7 x 24 beschikbaar– Plaatsonafhankelijk
Realisatie
Klantgericht
– Organisatie– Telefonische dienstverlening– Digitale dienstverlening
Bedrijfsmatig
– Digitalisering bedrijfsvoering
Digitale dienstverlening
Nieuwe website
– Bestuurlijke informatie– Productencatalogus– Digitaal loket– eFormulieren
Digitale dienstverlening
eFormulieren
– Elektronisch betalen– DigID– Prefill
Digitalisering bedrijfsvoering
Het ontwikkelen, implementeren en in gebruik nemenvan een document management systeem
– voor het digitaal registreren, opslaan en ontsluiten van alle procesgebonden documenten binnen de gemeente Oss
– ter verbetering en ondersteuning van de interne processen en externe (elektronische) dienstverlening.
Document management systeem
Realisatie
– Procesgewijze inrichting– Volledige digitale dossiervorming– Digitale archivering– Substitutie
Document management systeem
Niet
– vervangen bestaande backoffice- systemen / WFM– digitaliseren van “de post”– digitaliseren van het bestaande archief
Invoering DMS
– Europese aanbesteding– Implementatie– 3 pilot-processen– Evaluatie– Afgeleide processen– Vervanging Post&Archiefsysteem– Inrichting overige processen
Procesgewijze aanpak
– Beschrijving procesgang– Documenttypes– Registratiekenmerken en -scherm– Autorisaties– Koppelingen met subjectgegevens– Koppelingen met backoffice-systemen– Dossier- en archiefopbouw
Aanvullendeinformatie
enmutaties
Aanvullendeinformatie
enmutaties
Aanvullendeinformatie
enmutaties
Via GHS4all
Scannen
Mede-werker
Mede-werker
Mede-werker
Bezwaarvia
Post / Fax
Bezwaarvia
Balie /spreekkamer
Via DIV
“Inbox”Belastingen
Registratie
Bezwaarvia
E-mail ofWOZ-loket
Via BL“team Bezwaar”
Controle nieuw/bestaandbezwaar
Ontvangstbevestiging
Regi-stratie
Ontvangstbevestiging
+Werkpakket
Regi-stratie
VerzoekaanvullendeinformatieRegi-
stratie
Uitspraak
Regi-stratie
MutatiesWerkpakket,
foto's, schetsen,
etc.
Raadplegendossiers
Naarbel.pl.
Naarbel.pl.
Naarbel.pl.
DMS
“Inbox”mede-werker
Subjectentabel
Evaluatie
Positief
verbeterde structuur en volledigheid dossiers afname fysiek archiefbeheer (op termijn) verbeterde beschikbaarheid documenten en dossiers gelijktijdig gebruik in meerdere processen
Evaluatie
Leerpunten
! lastiger te doorzoeken / vergelijken! (daardoor) nog geen afnemend papierverbruik! capaciteit voor registratie door procesafdelingen
En toen . . .
. . . de Midoffice
Schakel tussen Digitaal Loket en backoffice systemen
– Automatisch routeren van gegevens en documenten– 7 x 24 beschikbaar stellen van relevante
– referentiegegevens– zaakgegevens– documenten
– Voor klanten en medewerkers
De Midoffice
Realisatie
– Procesgewijze invoering– Volledige dienstverleningsproces– Generieke statussen met documenten– WFM voor eenvoudige processen
De Midoffice
Niet
– Vervanging huidige WFM in de backoffice
Invoering Midoffice
– Europese aanbesteding (voorjaar 2007)– Implementatie (najaar 2007)– Pilot-proces
De Midoffice volgens Oss
Midoffice
MyOssPiP
Post BalieMyOss
PiPElektronisch
formulierE-mail Telefoon
AuthenticatieDigiD
Elektronischbetalen
B a c k o f f i c es y s t e m e n
D o c u m e n tM a n a g e m e n t
S y s t e e mS c a n n e n
D a t a d i s t r i b u t i e
Basisregistraties
O D S
P r o c e s b e s t u r i n g
B r o k e r
K l a n t - c o n t a c t -
c e n t r u m
Z a k e n m a g a z ij n
Frontoffice kanalen Functionaliteit
(Vak-) applicatiesDigitalisering Basisgegevens
Referentie
Pre-fill en Routering
Status- en Contactinformatie