La gestione dei documenti in formato elettronico nellearee tecniche rappresenta ormai una necessità intutte le organizzazioni e, a maggior ragione, in quelleche hanno relazioni sempre crescenti con l’esterno:committenti, istituzioni, utenti, progettisti, maestranzeproprie o di terzi.

Dematerializzare le pratiche e snellire i processi diprogettazione sono gli obiettivi di DocFlowContract&Project: la soluzione DocFlow perammodernare tutti i processi documentali in ambitoamministrativo e organizzativo delle imprese diprogettazione.

La SoluzioneDocFlow Contract&Project è pensato per gestire ilciclo di vita dei ‘folder’ tecnici: contenitori tipicamentestrutturati, condivisi, con accessi differenziati, tradiverse tipologie di utenti, sottoposti a continuerevisioni controllate e a meccanismi di pubblicazionee distribuzione interna e verso soggetti esterni(cantieri, terzisti,..).

Processi di progettazione e di gestionecompletamente “Paperless”!

appalti e commesse

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Info: Tel 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

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DocFlowContract&Project

La soluzione supporta il ciclo dei documenti tecnicidi progetto in tutte le fasi di lavorazione:• FASE STANDARD & RE-USE: libreria template,libreria document list, libreria di reference, cicliapprovativi.

• FASE PRE-PROJECT: definizione rules & actions,definizione struttura commessa, definizione wbs,go-live process;

• FASE AUTHORING: internal ed externalcollaboration, ACL for different acess, MS office eCAD integration, revision, version tracking &comparison, task assignement;

• FASE ARCHIVING e DELIVERY: format conversione,validazione, archiviazione e distribuzione, report.

1.Fase Standard e Re-usePermette di definire gli standard utilizzati dal gruppodi ingegneria correntemente utilizzati nei progetti. L’area libreria (Standard & Re-use) ospita dunquetutto il materiale riutilizzabile strutturato per famiglia diprogetto o tipologia di lavorazione.In particolare è possibile definire:• le diverse strutture di folder e sotto-folder cheospiteranno i documenti di progetto e che rispecchianole WBS standardizzabili dal gruppo di lavoro;

• la “Document List” di riferimento per tipologia diprogetto;

• i template documentali di maggior uso;• i bookmark per definire i documenti obbligatori diprogetto;

• i flussi di approvazione tipici per tipologia di progettoA definire i componenti elencati sono solo gli utentiautorizzati che definiscono i livelli di accesso e lapossibilità di contribuire alla definizione degli standarddi gruppo.

2.Fase “Pre-project”E’ responsabilità del process-owner attivare un nuovoprogetto/commessa organizzando la struttura cheospiterà i documenti di lavoro. DocFlowContract&Project permette di definire i metadati diprogetto inizializzando l’anagrafica o ereditandola daun sistema gestionale ‘contiguo’.Tutti i dati della pratica progetto verranno collegati aidocumenti successivamente prodotti e diverrannodunque elementi di ricerca sull’intero insieme delladocumentazione raccolta.In questa fase il responsabile di commessa avrà lapossibilità di organizzare il folder di progettoattingendo strutture o singoli elementi dalla libreriadegli standard, ridefinendone all’occorrenza icontenuti, l’obbligatorietà o qualsiasi altro elementodella struttura predefinita. Potrà inoltre definire il workgroup di lavoro indicandole persone o i ruoli autorizzati a lavorare sullacommessa o a leggerne il contenuto. I livelli diaccesso possono essere ridefiniti a livello di singolasottocartella o documento. La fase si conclude con il“go-live” della commessa.

3.Fase di “Authoring”A progetto “aperto” si attiva la fase di archiviazione deidocumenti da parte degli utenti autorizzati. Alimentare“l’albero” di commessa è facile ed intuitivo in quantotale attività viene supportata dall’integrazione nativacon le applicazioni desktop utilizzate dal cliente. Gliutenti potranno accedere alle funzionalità del sistemadocumentale direttamente dall’interno delle applicazioniutilizzate più frequentemente come ad esempio:Microsoft Office, Adobe Acrobat, AutoCAD, MicrosoftOutlook, Lotus Notes, Gestione risorse di Windows…

Gestione Documenti Tecnici

Info: Tel 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

Ecco gli obiettivi della soluzione: • ridurre in modo drastico i tempi diattraversamento e di rilascio delladocumentazione ufficiale;

• sostituire l’archivio cartaceo con un repositoryelettronico leggero, funzionale e a norma;

• ottenere una consultazione rapida e sicura delpatrimonio documentale tecnico, commerciale eamministrativo;

• avere maggior controllo e visione degli stadi diprogettazione e delle comunicazioni

cliente/fornitore (elenco elaborati, e-mail, PEC eposta protocollata);

• definire regole di distribuzione e conservazionedei documenti definitivi.

In sintesi DocFlow Contract&Project permette diraccogliere la documentazione tecnica eamministrativa fin dall’avvio delle operazionicommerciali, tracciare tutte le comunicazioni che sistabiliscono con partner esterni, controllare i processiapprovativi e la distribuzione dei documenti rilasciati.

Aggregazione documentiL’applicazione è in grado di gestire automaticamentela generazione e il mantenimento di documenti PDFottenuti assemblando gruppi di documenti singoli inmodo da limitare (se richiesto) la circolazione didocumenti nel loro formato originale.

Creazione di “Cover page/Trasmittal”Per ogni estrazione di documenti ufficialel’applicazione è in grado di generareautomaticamente un documento frontespiziocontenente, per ogni documento componente: il

Altre Funzionalità

ARCHIVIAZIONE DOCUMENTI

TRASFORMAZIONEVALIDAZIONE

ARCHIVIOSTORICO

MASTERIZZAZIONESTAMPA CARTACEA

INVIO E-MAIL OPUBBLICAZIONE WEB

SELEZIONE

I documenti sono inseriti nel sistema documentale.

Una semplice modalità di selezione permette di raggrupparli con fasi di ricerche anche successive. In seguito alla selezione è possibile rinominare i documenti destinati alla collezione e metterli in ordine tenendo conto dell’indice elettronico che si desidera imporre alla raccolta di documenti. Gli elementi di classifica-zione dei documenti (autore, data ultima modifi-ca, etc...) possono essere inclusi nell’elenco prodotto.

I documenti estratti possono essere trasformati in formato PDF e aggregati opzionalmente in unico documento.

La soluzione permette di masterizzare i documenti estratti e di creare un oggetto auto consultabile "XML DOCS”. Il transmittal può essere prodotto in formato cartaceo, in formato excel con linkati i documenti pdf estratti o reso disponibile sul web (extranet cliente).

I Transmittal prodotti vengono archiviati e resi immodificabili memorizando i dati di spedizione (destinatari, date di rilascio, approvatori,…).

“Con la soluzione DocFlow in modo semplice ed in tempi brevi abbiamo colto gliobiettivi di consultare in modo rapido e sicuro il patrimonio documentale dell'azienda,di ridurre i tempi di attraversamento e di rilascio della documentazione ufficiale, dimonitorare i diversi stadi di progettazione e le comunicazioni cliente/fornitore,introducendo la firma digitale e garantendo il pieno rispetto della normativa.”

Alberto Servienti, Infrastructure and Systems Design Post HolderFabio Degli Esposti, Chief Information Officer

SEA Aeroporti di Milano

nome, il livello di revisione, l’autore, la data dimodifica e quanto altro richiesto dal cliente.

Integrazione con sistemi terzi (es.: ESRI)DocFlow Contract&Project è sviluppato in modo daconsentire la completa programmabilità dei servizi diDocument Management e di Workflow. Il sistemacontempla una serie completa di API compatibili con ipiù diffusi ambienti di sviluppo e una serie completadi Web Services che permettono un accessogranulare a tutte le risorse documentali e di workflowda parte di qualsiasi applicazione WS-aware.

4.Fase di Archiving e DeliveryA fine lavorazione dei singoli documenti, acompimento dei lavori di commessa o durante leperiodiche fasi di rilascio, è necessario produrreelaborati validati e definitivi da consegnare a soggettiterzi (cantieri, committenti,…) garantendo lastoricizzazione di quanto inviato e la conservazione

della relativa immagine sul sistema di Documentmanagement.

L’oggetto di questa fase è la possibilità di produrre egestire gli elenchi elaborati o transmittal (estrazioneordinata e controllata dei documenti destinatiall’esterno) in modo diretto dalla soluzione.

Schema di Funzionamento

DocFlow Italia S.p.A. è un’aziendaspecializzata nella digitalizzazionedei processi aziendali e proponeapplicazioni che semplificano eorchestrano i processicollaborativi e i flussi documentali.

La mission è di aiutare i Clienti aripensare i processi aziendali inottica digitale, per recuperareefficienza da dedicare allacrescita.

DocFlow adotta una politica diintegrazione anziché sostituzione,complementando le applicazionigestionali già esistenti nelleAziende con tecnologie humancentric, per gestire le informazionisemi-strutturate, aumentare lacollaborazione e migliorarel’ambiente di lavoro.

In particolare DocFlow forniscesoluzioni per acquisire,conservare, distribuire econdividere i documenti e permigliorare l’efficienza e l’efficaciadei processi aziendali attraversoworkflow disegnati sullespecifiche esigenze del Clientenelle diverse aree aziendali.

Le aree di focalizzazioneOrder2CashGestione ciclo attivo, dall’arrivo dell’ordine d’acquisto da parte delcliente all’avvenuto incasso.

Procure2PayGestione ciclo passivo, dalla nascita di una richiesta di acquisto alpagamento del fornitore (es. qualifica fornitori e portale, RAI, RDA,Verifica Fattura, cruscotto pagamenti).

Human ResourceGestione processi di employee self service, digitalizzazionedocumentazione del Personale e supporto ai processi organizzativi(es. assunzione, formazione, valutazione competenze).

Communication HUBGestione della corrispondenza multicanale in ingresso e in uscita,analisi contenuti e indirizzamento alle aree di business (es. Protocolloe PEC).

Multi-ComplianceGestione attività, controlli e documenti ai fini L. 262/2005, D. Lgs 231/2001, D. Lgs 81/2008.

Appalti e CommesseGestione dei documenti e dei processi collaborativi legati alladimensione documentale di una commessa, dalla progettazione alrilascio della documentazione verso i destinatari interni ed esterni.

Tutte le applicazioni sono rese immediatamente fruibili ai dispositivimobile grazie al Client ShareDocs. DocFlow offre inoltre il servizio diConservazione sostitutiva a norma e garantisce ai suoi Clientil’adeguamento tecnologico e normativo.

L’approccio DocFlow

Le nostre Competenze?

Da oltre 15 anni ci dedichiamo almiglioramento dei processi aziendalicollaborativi e documentali.

DocFlow Italia S.p.A.Centro Direzionale Milanofiori | Strada 4 Palazzo Q8 | 20089 Rozzano MITel. 02.57503366 | marketing@docflow.it | www.docflow.com

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