Tra i più articolati e complessi da orchestrare, il recuperodel credito è un processo di business che ha costi certima risultati incerti. E la causa di questa incertezza nonsempre dipende dalla natura del debitore.

Pratiche incomplete, ritardi e documenti smarriti nelpassaggio tra i vari attori, errati riferimenti alle clausolecontrattuali, ricevute di recapito e di consegnaattribuite ad altre pratiche, indirizzi non corretti e viziprocedurali sono tra i casi più frequenti di rinuncia delcredito a iter ormai già avviato.

La SoluzioneDocFlow Customer Dispute semplifica le operazioni ditutti gli attori che lavorano attorno al recupero del credito,orchestrandone le attività e concentrandole in funzionedelle convenienze e delle probabilità di successo.

Senza più soluzione di continuità tra quanto prescrittodalle procedure e quanto realmente eseguito dagliattori, DocFlow Customer Dispute traccia edocumenta passo per passo chi ha fatto cosa equando, impedendo alla fonte comportamenti chetravalicherebbero le deleghe ricevute e isolando dalcircuito quelle pratiche con scarso appeal rispetto alvalore del credito recuperabile.

La gestione digitale del contenzioso

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DocFlowCustomer Dispute

La soluzione copre integralmente il ciclo di vita dellapratica di contenzioso, offrendo ampi margini dipersonalizzazione per aderire strettamente alleprocedure aziendali e alle disposizioni del Regolatoredi settore.

Apertura della praticaLa posizione di contenzioso si apre in automaticoquando ricorrono le condizioni minime, come adesempio la presenza di un credito scaduto superioreall’importo minimo stabilito per ciascuna delle singolevoci di fatturazione, in assenza di reclami su servizio.Viene così generata una pratica di contenzioso nellaquale vengono, sempre in automatico, inseriti idocumenti e i dati di anagrafica necessari.

Scaduto OrdinarioIn funzione della classe di consumo e del profilo dicomportamento storico del cliente, dell’ammontaredel credito, della presenza o meno di contestazionie/o piani di rateizzazioni in corso, viene dato corsoalla versione di sotto-processo opportuno. La letteradi sollecito può venire acquisita da un sistemaesterno o viceversa essere generata automaticamentea partire da un template in base alla versione dicontratto, del profilo cliente (es. nucleo familiare ocondominio), dell’ammontare del credito e dellapresenza o meno di altri crediti scaduti già sollecitati.

I dati che servono a personalizzare la lettera disollecito sono attinti in tempo reale dai diversi sistemigestionali e contabili.

La lettera di sollecito può essere trasmessaimmediatamente, oppure a cadenza temporale o soloinsieme ad altri documenti destinati allo stesso cliente(es.: prima fattura utile). I canali gestiti sono sia quellidigitali (Email, PEC, Web Publish, FTP) chetradizionali (posta cartacea, fax). I destinatari vengonoinoltre informati per SMS o posta elettronica.

Fino al momento in cui la lettera di sollecito vienetrasmessa, il sistema verifica che siano ancorapresenti le condizioni di credito e non vi sianoelementi ostativi (es.: il debito è stato estinto, è statoaperto un reclamo sul servizio correlato al credito,sono stati modificati gli importi minimi sollecitabili,sono stati modificati i termini, ecc.)

Gli addetti al credito vengono coinvolti solo quandonecessario.

Diffida e messa in mora Ogni pratica viene automaticamente sottopostaall’opportuno sotto-processo di diffida e messa inmora. Quando ne ricorrono le condizioni, il sistemaprovvede a inibire la commercializzazione di nuoviprodotti e servizi al cliente diffidato e a darneeventuale segnalazione alle banche dati esterne.

Il ciclo di vita del contenzioso

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La completa digitalizzazione del processo, inoltre, daun lato azzera i tempi di propagazione degli eventi edall’altro produce in modo naturale gli elementioggettivi per l’iscrizione a perdita dei valori inesigibili.

Il Credit Manager si trova così a impostare in temporeale le strategie di recupero verificandone gli impattisui costi e sui ricavi.

Tanto le società di recupero stragiudiziale quanto glistudi legali possono integrarsi a Customer Disputeutilizzandone le funzionalità, oppure integrare leproprie applicazioni informatiche per ottenere i flussiautomatici.

Ecco gli obiettivi della soluzione:• semplificare le operazioni di istruttoria• ridurre sensibilmente il rischio di dedicare energiea pratiche incomplete o non redditizie

• sostituire gli archivi cartacei con un repositoryelettronico leggero, funzionale e a norma

• ottenere una consultazione rapida, selettiva esicura del patrimonio documentale

• avere maggior controllo e visione degli stadi di lavorazione

• assegnare le pratiche ai diversi attori e revocarlein tempo reale

• esercitare in tempo reale la strategia di gestionedel credito

• richiedere e ottenere digitalmente le autorizzazionia procedere

• gestire con efficienza i piani di rateizzazione• generare e trasmettere le comunicazioni allaclientela debitrice in modalità multicanale e conforme

• gestire in automatico lo scadenziarioe le escalation

• ottenere le evidenze a supporto dell’iscrizione a sofferenza del credito non esigibile

La lettera di diffida e messa in mora può esseregenerata in automatico, oppure acquisita da fontiesterne o richiesta puntualmente ad uno studio legaleidentificato in base ai criteri prestabiliti (es.: su basegeografica, in base al valore del credito, in base alprofilo cliente, ecc.).

Percorso stragiudiziale Le sole pratiche che rispondono ai criteri preimpostatidi convenienza e maturità vengono affidate aglioperatori di recupero del credito. Gli operatoriricevono notifica email e da quel momento possonoaccedere ai documenti e ai dati per i quali sonoautorizzati. Ogni loro operazione è strettamentemonitorata e l’affidamento è temporizzato: al terminedel periodo l’assegnazione della pratica vienerevocata ed eventualmente affidata ad un altrogruppo di recupero. La revoca può avvenire anchequalora l’assegnatario non movimenti la pratica o nonfornisca gli avanzamenti minimi.

Il piano di rientro proposto dal cliente all’incaricato alrecupero viene preliminarmente sottoposto al vagliodel credit manager che, se lo accetta, dà origine allasospensione temporanea delle azioni di recupero egenera il calendario dei pagamenti.

In qualunque momento si dovesse registrarel’estinzione del credito, ogni azione stragiudizialeverrebbe inibita e l’addetto al recupero avrebbe soloaccesso in lettura.

Percorso giudiziale In base al valore del credito e al profilo di rischio, èpossibile dare mandato ad un operatore specializzatoin investigazione patrimoniale, per supportare lasuccessiva decisione di ricorrere in sede giudiziale neiconfronti del debitore o di altri soggetti (es. ilcondominio o i condomini).

Le sole pratiche per le quali sussistono le condizionidi convenienza e le opportune garanzie, vengonoaffidate agli studi legali preposti. Ogni studio legalepuò così istruire la pratica e sottoporre adapprovazione le successive azioni legali che intendeportare avanti.

In qualunque momento si dovesse registrarel’estinzione del credito, lo studio legale verrebbeinformato e ogni azione giudiziale verrebbe inibita,permettendo così il solo accesso in lettura.

Passaggio a sofferenza L’inesigibilità di un credito può essere dichiarata inogni momento del processo di recupero. In tal casovengono raccolte le evidenze a supporto delladecisione presa, che sono avviate a conservazioneelettronica per poter essere esibite su richiesta degliorgani competenti.

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DocFlow Italia S.p.A. è un’aziendaspecializzata nella digitalizzazionedei processi aziendali e proponeapplicazioni che semplificano eorchestrano i processicollaborativi e i flussi documentali.

La mission è di aiutare i Clienti aripensare i processi aziendali inottica digitale, per recuperareefficienza da dedicare allacrescita.

DocFlow adotta una politica diintegrazione anziché sostituzione,complementando le applicazionigestionali già esistenti nelleAziende con tecnologie humancentric, per gestire le informazionisemi-strutturate, aumentare lacollaborazione e migliorarel’ambiente di lavoro.

In particolare DocFlow forniscesoluzioni per acquisire,conservare, distribuire econdividere i documenti e permigliorare l’efficienza e l’efficaciadei processi aziendali attraversoworkflow disegnati sullespecifiche esigenze del Clientenelle diverse aree aziendali.

Le aree di focalizzazioneOrder2CashGestione ciclo attivo, dall’arrivo dell’ordine d’acquisto da parte delcliente all’avvenuto incasso.

Procure2PayGestione ciclo passivo, dalla nascita di una richiesta di acquisto alpagamento del fornitore (es. qualifica fornitori e portale, RAI, RDA,Verifica Fattura, cruscotto pagamenti).

Human ResourceGestione processi di employee self service, digitalizzazionedocumentazione del Personale e supporto ai processi organizzativi(es. assunzione, formazione, valutazione competenze).

Communication HUBGestione della corrispondenza multicanale in ingresso e in uscita,analisi contenuti e indirizzamento alle aree di business (es. Protocolloe PEC).

Multi-ComplianceGestione attività, controlli e documenti ai fini L. 262/2005, D. Lgs 231/2001, D. Lgs 81/2008.

Appalti e CommesseGestione dei documenti e dei processi collaborativi legati alladimensione documentale di una commessa, dalla progettazione alrilascio della documentazione verso i destinatari interni ed esterni.

Tutte le applicazioni sono rese immediatamente fruibili ai dispositivimobile grazie al Client ShareDocs. DocFlow offre inoltre il servizio diConservazione digitale a norma e garantisce ai suoi Clientil’adeguamento tecnologico e normativo.

L’approccio DocFlow

Le nostre Competenze?

Da 20 anni ci dedichiamo almiglioramento dei processi aziendalicollaborativi e documentali.

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