DOCUMENTAŢIE de ATRIBUIRE - FNGCIMM - Documentatie de atribuire aplicatie...achiziţionarea unei aplicatii de tip registratura electronica si secretariat ... Procedura de cerere de

Fondul Național de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile

Mici și Mijlocii

(F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN)

APROBAT, Președinte/Director General

Silvia Ciornei

DOCUMENTAŢIE de ATRIBUIRE

pentru

achiziţionarea unei aplicatii de tip registratura electronica si secretariat

Cerere de oferte

Avizat: Departamentul Economic Adela Ţicmeanu – Director coordonator

Direcția juridică

Paul Iulian Fifea - Director executiv

Directia IT

Cristina Chis – Director executiv

Direcția Achiziții și Secretariat General

Pentru Director executiv

Compartimentul Achiziții

Mihaela Bătrînca - Șef Compartiment

Întocmit: Compartimentul Achiziții

Bogdan Bădică – referent în management

2

CUPRINS

SECŢIUNEA I – FIŞA DE DATE – 8 pagini SECŢIUNEA II – CAIET DE SARCINI – 33 pagini SECŢIUNEA III – FORMULARE – 13 pagini SECTIUNEA IV – CONTRACT – 5 pagini

3

SECŢIUNEA I

FIŞA DE DATE A ACHIZIŢIEI

I a Beneficiar

Denumire: Fondul Național de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici și Mijlocii

( F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN)

Adresa: Str. Ștefan Iulian nr. 38, sector 1

Localitate: Bucureşti Cod poştal: 011248 Tara: ROMÂNIA

Persoana de contact: Bogdan Bădică Telefon: 021/ 310 18 74

E-mail: [email protected]

Fax: 021/ 310 18 57

Adresa/ele de internet a/ale beneficiarului: www.fngcimm.ro; www.garantare.ro

I b Principala activitate a beneficiarului

Instituție financiar nebancară ■ emitere de garanții și asumarea de

angajamente pentru garantarea creditelor și

a altor instrumente de finanțare care pot fi

obținute de întreprinderile mici și mijlocii,

definite potrivit legii, de la bănci sau din

alte surse

Alte informaţii și/sau clarificări pot fi obţinute:

■ la adresa mai sus menţionată □ altele:

Date limita de primire a solicitărilor de clarificări

Data: 13.07.2015 Ora limita: 12:00

Solicitările de clarificări se transmit la F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN în scris la fax: 021/ 310 18 57

Data limita de transmitere a răspunsului la clarificări: Data: 13.07.2015 Ora limită 17:00

I.c. Sursa de finanţare

Venituri proprii Bugetul de venituri și cheltuieli al F.N.G.C.I.M.M.

S.A.-IFN - 2015

II: OBIECTUL CONTRACTULUI

II.1) Descriere

II.1.1) Denumire contract: Achiziţionarea unei aplicații de registratură electronică și secretariat

pentru F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN, conform specificaţiilor din Caietul de sarcini.

II. 1.2) Denumire contract şi locaţia lucrării, locul de livrare sau prestare

(a) Lucrări □ (b) Produse ■ c) Servicii □

Cumpărare □

Conform Caietului de sarcini

(secţiunea II)

Principala locatie a lucrarii Principalul loc de livrare

sediul F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN,

Str. Ștefan Iulian, nr. 38, sector 1,

București

Principalul loc de prestare:

II.1.3) Procedura se finalizează prin :

mailto:[email protected]

http://www.fngcimm.ro/

http://www.garantare.ro/

4

Contract de achiziţie: ■ Încheierea unui acord cadru □

II. 1.4) Durata contractului de achizitie:

Ani 0 luni 3 zile 0 (de la atribuirea contractului), cu posibilitate de prelungire prin

act adițional

II.1.5) Oferte alternative sunt acceptate DA □ NU ■

II. 2) Cantitatea sau scopul contractului

II.2.1) Achiziţionarea unei aplicatii de registratura electronica si secretariat

Valoarea estimată pentru 3 luni: 142.741,94 lei fără TVA

II 2.2) Opţiuni (dacă există) DA □ NU■

II. 3) Condiţii specifice contractului

II.3.1 Garanţia de participare (după caz)

II.3.2 Contract rezervat

II.3.3 Altele

Solicitat □ Nesolicitat ■

DA □ NU ■

DA □ NU ■

III: PROCEDURA

III.1) Procedura selectată

Licitaţie □

Negociere cu o singură sursă □

Negociere cu mai multe surse □

Cerere de oferte ■

Procedura de cerere de ofertă se va defășura în conformitate cu Norma procedurală internă nr. 32

privind achizițiile în cadrul F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN postată la adresa: www.fngcimm.ro

IV. CRITERII DE CALIFICARE ȘI SELECȚIE

IV.1) Situaţia personală a candidatului / ofertantului

1.Declaraţie privind eligibilitatea

Solicitat ■ Nesolicitat □

Cerinţe minime obligatorii :

1. Declaraţie privind eligibilitatea, completare

Formular nr. 1, și Declarație privind evitarea conflictului

de interese – Formularul nr. 1.1. din SECŢIUNEA III-

formulare

2. Declarație privind istoricul litigiilor, completare

Formularul nr. 2 din Secțiunea III – formulare

Încadrarea în situaţiile prevăzute în Formularul nr. 1 și

Formularul nr. 1.1., atrage excluderea ofertantului din

procedura aplicată pentru atribuirea contractului de

achiziţie.

2. Certificate constatatoare privind

îndeplinirea obligaţiilor exigibile de

plată


Cerinţe minime obligatorii:

1. Copie lizibilă semnată și ștampilată pentru „conformitate

cu originalul” după certificatul fiscal eliberat de

Compartimentul Impozite şi Taxe Locale al unităţii

administrativ teritoriale de pe raza căreia societatea are

sediul social, din care sa reiasă îndeplinirea obligațiilor

exigibile la nivelul lunii anterioare celei în care este

prevăzut termenul limită de depunere a ofertelor .

2. Copie lizibila semnata și stampilata pentru „conformitate

cu originalul” după certificatul de atestare fiscală eliberat


5

de organul de administrare fiscală al unităţii administrativ

teritoriale de pe raza căreia societatea are sediul social privind

plata obligaţiilor la bugetul general consolidat, din care sa

reiasă îndeplinirea obligațiilor exigibile la nivelul lunii

anterioare celei în care este prevăzut termenul limită de

depunere a ofertelor .

Pentru persoane juridice străine:

Operatorul economic va prezenta documente edificatoare –

eliberate de autorităţi ale tarii de origine (certificate,

caziere judiciare, alte documente echivalente) pentru a

rezulta apartenenţa/înregistrarea la organe din țara

respectivă prin care să dovedească că şi-a îndeplinit

obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor

către buget. Documentele vor fi prezentate în original sau

în copie, la care se va alătura traducerea legalizată a

acestora în limba română, limba de redactare a ofertei

fiind limba română.

În situaţia în care din documentele solicitate reiese că

ofertantul se află într-una din situaţiile prevăzute de pct.

42 și 43 din Norma procedurală internă nr. 32, acesta va fi

exclus de la procedura pentru atribuirea contractului sus

menţionat.

5. Declaraţii privind calitatea de

participant la procedură


Cerinţă minimă obligatorie

Declaraţie privind calitatea de participant la procedură – completare Formular nr. 3, din SECŢIUNEA III-

formulare.

Ofertantul nu are dreptul, în cadrul acestei proceduri, sub

sancţiunea respingerii ofertei:

a) să depună două sau mai multe candidaturi/oferte

individuale şi/sau comune;

b) să depună ofertă individuală/comună şi să fie

nominalizat ca subcontractant în cadrul unei alte oferte.

6. Capacitatea de exercitare a

activităţii profesionale (înregistrare)

Persoane juridice/fizice române


Persoane juridice străine:



Pentru persoane juridice române:

1. Certificat constatator emis de Oficiul Registrului

Comerţului de pe lângă instanţa competentă, în original

sau în copie certificată pentru conformitate cu

originalul/Autorizaţie de funcţionare/altele echivalent din

care să rezulte adresa actuală şi obiectul de activitate al

societăţii.

Obiectul contractului trebuie să aibă corespondent în codul

CAEN din certificatul constatator emis de ONRC.

2. Certificatul de înregistrare eliberat de Oficiul

Registrului Comerţului, în copie certificată pentru

conformitate cu originalul, cu semnătura şi ştampila

persoanei autorizate, valabil la data deschiderii ofertelor.

Persoane juridice străine:

Cerinţă minimă obligatorie: prezentarea oricăror

6

documente care dovedesc o formă de înregistrare/atestare

ori apartenenţă din punct de vedere profesional, în

conformitate cu prevederile legale din ţara în care

ofertantul este rezident. Documentele trebuie să fie

înregistrate /atestate la autorităţile competente ţării

respective.

Documentele trebuie prezentate în traducere legalizată în

limba română, limba de redactare a ofertei.

IV.3.) Situaţia economico-financiară

Informaţii cu privire la situaţia

economico-financiară



1.Fişa de informaţii generale, completare Formular nr.

5, din SECŢIUNEA III-formulare.

Completare Formular nr. 5, din SECŢIUNEA III -

formulare.

IV.4.) Capacitatea tehnică şi/sau profesională

4.1. Informaţii privind capacitatea

tehnică



1. Lista principalelor furnizari de produse similare în

ultimii 3 ani, completare Formular nr. 4 și Formularul

nr. 4.1. privind lista contractelor de livrari similare în

ultimii 3 ani din SECŢIUNEA III-formulare.

2. Fişa experienţa similară pentru contracte încheiate în

ultimii 3 ani, privind furnizarea de produse similare.

Finalizarea în ultimii 3 ani a unor contracte de natură şi

complexitate similară cu o valoare cumulată de minim

142.741,94 lei fără TVA completare Formular nr. 6, din

SECŢIUNEA III-formulare.

3. Recomandări: minim 2 recomandări din care să rezulte

că au fost îndeplinite cu succes obligațiile contractuale

rezultate din colaborarea cu alți operatori economici sau

instituții.

4.2. Standarde de asigurare a

calităţii

Solicitat ■ Nesolicitat□

Cerinţă minimă obligatorie:

Se vor prezenta în copie lizibilă cu mențiunea ”conform cu

originalul”, semnate autorizat și ștampilate : certificate

emise de organisme independente prin care se atestă că

operatorul economic respectă standardele de asigurare a

calității – ISO 9001 sau alte sisteme de asigurare a calității,

bazate pe seriile de standarde europene privind certificarea.

Sunt admise doar certificatele care au domeniul de

implementare și aplicare un sistem de management al

calității specific domeniului din care fac parte serviciile

care vor face obiectul contractului, aflate în termen de

valabilitate la data limită de depunere a ofertelor.

4.3. Informaţii privind

subcontractanţii



Se solicită, (dacă este cazul), Declaraţie privind

partea/părţile din contract care sunt îndeplinite de

subcontractanţi şi specializarea acestora completată în

conformitate cu Formularul nr. 7 și Formularul nr. 7.1.

– lista subcontractorilor, dacă este cazul, din


În cazul în care părţi din contractul de achiziţie urmează să

7

4.4. Informaţii privind asocierea


4.5. Informaţii privind susținătorul


se îndeplineascã de unul sau mai mulţi subcontractanţi,

beneficiarul va solicita, la încheierea contractului de

achiziţie respectiv, prezentarea contractelor încheiate între

viitorul contractant şi subcontractanţii nominalizaţi în

ofertă. Contractele prezentate trebuie să fie în concordanţă

cu oferta şi se vor constitui în anexe la contractul de

achiziţie.

Pe parcursul derulării contractului, contractantul nu are

dreptul de a înlocui subcontractanţii nominalizaţi în ofertă.


1. Acord sau o scrisoare preliminară de asociere, dacă

este cazul:

Oferta trebuie să cuprindă un acord sau o scrisoare

preliminară de asociere în care să se menţioneze că toţi

asociaţii îşi asumă răspunderea colectivă şi solidară pentru

îndeplinirea contractului, că liderul asociaţiei este

împuternicit să se oblige şi să primească instrucţiuni în

numele tuturor asociaţilor şi este răspunzător în nume

propriu şi în numele Asocierii pentru îndeplinirea

contractului. Înţelegerea trebuie să stipuleze de asemenea

că toţi asociaţii din Asociere sunt obligaţi să rămână în

Asociaţie pe întreaga durată a contractului.

2. Ofertantul, în cazul în care este format dintr-o asociaţie

la care participă mai mulţi operatori economici, va

prezenta detaliat asocierea, semnată de toți asociații, prin

care asociaţii îşi dau acordul şi semnează.

În cazul în care mai mulţi operatori economici decid a se

asocia cu scopul de a depune oferta comună, atunci aceştia

au obligaţia de a preciza sarcinile care revin fiecărei părţi şi

de a prezenta fiecare documentele solicitate la Cap IV

Criterii de calificare şi selecţie.

În cazul ofertanţilor (persoane fizice sau juridice) de altă

naţionalitate decât cea română, documentele menţionate

vor fi transmise în limba de origine, însoţite de o traducere

legalizată a acestora în limba română.


În cazul în care oferta este depusă de o asociere de

operatori economici, fiecare asociat va prezenta

documentele menţionate la punctul IV. Criterii de

calificare și selectie

Cerință minimă obligatorie:

Prezentarea unui angajament ferm al susținătorului,

încheiat în formă autentică, prin care confirmă faptul că va

pune la dispoziția ofertantului resursele financiare

invocate.

V. ELABORAREA OFERTEI

V.1) Limba de redactare a ofertei limba română

V.2) Perioada de valabilitate a

ofertei

60 zile, de la data deschiderii ofertelor.

8

V.3) Garanţia de participare

Solicitat □ Nesolicitat ■

Nu se solicită

V.4) Modul de prezentare a

propunerii tehnice

Ofertanţii au obligaţia de a întocmi propunerea tehnică în

conformitate cu cerinţele minime din Caietul de sarcini-

SECŢIUNEA II

Cerinţele din caietul de sarcini sunt minime şi obligatorii.

V.5) Modul de prezentare a

propunerii financiare

Formularul de oferta va conţine obiectul achiziţiei şi termenul de

valabilitate al ofertei, completare Formular nr. 8, din


Ofertantul va completa şi Centralizatorul de preţuri, în lei, conform

Formularului nr. 8.1, din SECŢIUNEA III-formulare.

În caz contrar se va considera Oferta financiară incompletă, drept

pentru care oferta va fi declarată inacceptabilă.

Nu se vor accepta modificări ulterioare ale ofertelor.

Oferta financiară va fi prezentată exclusiv în lei.

V.6) Prezentarea ofertei

a) adresa la care se depune oferta

b) data limita pentru depunerea

ofertei

c) mod de prezentare

a) Oferta se va depune la sediul F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN

din strada Ștefan Iulian nr. 38, sector 1, București, la

registratura .

b) Data limită pentru depunerea ofertei:

Data: 20.07.2015, ora: 10:00

c) Modul de prezentare a ofertei:

Ofertantul are obligația să prezinte un plic exterior, capsat/lipit

de coletul/plicul care va conține oferta, cu următoarele

documente:

- Formularul nr. 9 – scrisoare de înaintare;

- împuternicirea pentru depunerea ofertei și participarea la

ședința de deschidere, dacă este cazul;

- copie după actul de identitate al persoanei împuternicite să

participe la ședința de deschidere.

Coletul/plicul depus de ofertant, trebuie să conțină în interior 2

plicuri sigilate și ștampilate, astfel:

- plicul nr. 1 – documente în original;

- plicul nr. 2 – documente în copie certificată cu originalul.

Fiecare plic cu documente în original și copie, trebuie să conțină

în interior 3 plicuri sigilate și ștampilate, astfel:

- plicul nr. 1 – documente de calificare și selecție;

- plicul nr. 2 – propunerea tehnică ;

- plicul nr. 3 – propunerea financiară.

În eventualitatea unei discrepanțe între original și copii, va

prevala originalul.

Originalul și copia/copiile trebuie să fie tipărite sau scrise cu

cerneală/toner și vor fi semnate pe fiecare pagină, de

reprezentantul/reprezentanții autorizat/autorizați corespunzător să

angajeze candidatul/ofertantul în procedura pentru atribuirea

contractului de achiziție.

În cazul documentelor emise de instituții/organisme oficiale

abilitate în acest sens, documentele respective trebuie să fie

semnate și parafate, potrivit prevederilor legale aflate în vigoare.

Ofertantul trebuie să sigileze originalul și fiecare set de copii în

plicuri separate, marcate corespunzător cu “original”și “copie”.

9

e) modificarea şi retragerea ofertei

f) oferte întârziate

g) respingerea ofertei

Plicurile se vor introduce într-un plic exterior netransparent și

închis corespunzător.

Plicul/coletul exterior trebuie să fie marcat cu adresa Fondului și

cu inscripția “A NU SE DESCHIDE ÎNAINTE DE DATA DE.

DATA 20.07.2015, ORA 11:00”.

Dacă plicul exterior nu este marcat conform prevederilor din

documentația de atribuire și/sau invitația de participare, Fondul

nu își asumă nicio responsabilitate pentru rătăcirea documentelor.

d) Nu se acceptă oferte alternative.

e) Ofertantul are dreptul de a-şi retrage oferta, până la data şi ora

stabilită în invitația de participare postată pe site-ul

www.fngcimm.ro .

Ofertantul poate modifica conţinutul ofertei, până la data şi ora

stabilită în invitația de participare postată pe site-ul

www.fngcimm.ro .

f) Ofertele întârziate vor fi respinse conform condiţiilor stabilite

la pct. 76 din Norma procedurală internă nr. 32.

g) Neprezentarea propunerii tehnice şi / sau financiare are ca

efect descalificarea ofertantului.

V.8) Data limită de depunere a

ofertelor

20.07.2015, ora 10:00

V.9) Deschiderea ofertelor 20.07.2015, ora 11:00

VI. CRITERII DE ATRIBUIRE

VI.1) Preţul cel mai scăzut □

VI.2) Oferta cea mai avantajoasă din punct de vedere economic ■

Algoritm de calcul:

Ponderea folosită în punctare este de 50% punctaj financiar, 50% punctaj tehnic.

Punctajul total acordat pentru fiecare ofertă se va calcula pe baza formulei:

Punctaj total = Punctaj financiar x50/100 + Punctaj tehnic x 50/100

Oferta stabilită ca fiind câştigătoare este oferta care întruneşte punctajul cel mai mare obţinut în urma

aplicării criteriilor de evaluare, clasificându-se ofertele în ordinea descrescătoare a punctajului total

obţinut.

Calculul punctajelor:

Punctajul pentru tarifele ofertate se calculează astfel:

Pentru cel mai scăzut pret se acordă punctajul maxim corespunzător factorului de evaluare.

Pentru oferte diferite, preţul cel mai scăzut va primi maximul de puncte, următoarele oferte vor fi

calculate după formula:

P=(Tm/TM)Pm.

unde:

P – punctajul curent;



10

Tm – tariful minim;

TM – tariful curent,

Pm – punctajul maxim

Punctajul maxim oferit în cazul ofertei financiare va fi de 100 de puncte la care se va aplica

ponderea de 50% din totalul punctajului.

I. Propunerea tehnică (Pt)

A) Pentru indeplinirea cerintelor tehnice din caietul de sarcini in proportie de:

- 75% - 100% - 80 puncte

- 50% - 75% - 60 puncte

- 25% - 50% - 40 puncte

- 10% - 25% - 20 puncte

- 0% - 10% - 0 puncte

B) Pentru dovada implementarii aplicatiei la un numar de beneficiari cuprins intre:

- 10 - 20 beneficiari – 20 puncte

- 5 - 10 beneficiari – 10 puncte

- 3 – 5 beneficiari – 5 puncte

- 0 – 3 beneficiari – 0 puncte

Propunerea Tehnică va fi realizată în conformitate cu cerințele minime și obligatorii stabilite prin

caietul de sarcini iar pentru carateristicile punctate, departajarea se va realiza prin punctajul

acumulat pe fiecare componentă punctată. Punctajul maxim oferit în cazul propunerii tehnice va fi

de 100 de puncte la care se va aplica ponderea de 50% din totalul punctajului.

Oferta cu punctajul cel mai mare, calculat ca suma a punctajelor Propunerii financiare și Propunerii

tehnice, va fi declarată câştigătoare.

În cazul în care în urma evaluării ofertelor, rezultă egalitate între oferte, Fondul va decide oferta

câștigătoare analizând urmatoarele:

- Alte tarife/taxe speciale ofertate;

- Infrastructura și logistică;

- Servicii suplimentare oferite.

VII. ATRIBUIREA CONTRACTULUI DE ACHIZIŢIE

VII.1 Ajustarea preţului

contractului

DA □ NU ■

Preţul contractului este ferm şi nu se ajustează.

VII.2 Garanţia de bună execuţie a

contractului

DA □ NU ■

Nu este cazul.

11

SECȚIUNEA II

CAIET DE SARCINI

Aplicatie de tip registratura electronica si secretariat

Fondul National de Garantare a Creditelor pentru Intreprinderile Mici și Mijlocii SA-IFN

Prezentul Caiet de sarcini conţine specificaţii tehnice, face parte integrantă din documentaţia de atribuire

în vederea participării la procedura de atribuire “cerere de oferte” şi constituie ansamblul cerinţelor

minimale pe baza cărora se elaborează de către fiecare ofertant propunerea tehnico-financiară.

1. INFORMAŢII GENERALE

Denumire: Fondul National de Garantare a Creditelor pentru Intreprinderile Mici și Mijlocii S.A. –

IFN ( F.N.G.C.I.M.M. S.A. – IFN)

Adresa: Str. Stefan Iulian, nr. 38, sector 1, Bucuresti, cod postal 011248

Persoane de contact:

Bogdan Bădică; Tel: 021/310.18.74 int. 170;

e-mail: [email protected]

Telefon FNGCIMM SA - IFN: 021/310.19.37; Fax: 021/310.18.57

Modalitati de comunicare:

1) Orice comunicare, solicitare, informare, notificare și altele asemenea trebuie sa fie transmise în scris și

sa fie semnate;

2) Orice document scris trebuie inregistrat atat în momentul transmiterii, cat și în momentul primirii;

3) Comunicarea, transmiterea și stocarea informatiilor se va realiza astfel incat sa se asigure integritatea și

confidentialitatea datelor respective;

4) Documentele scrise pot fi transmise prin oricare din urmatoarele modalitati:

a) prin posta

b) prin fax

c) e-mail

d) utilizand combinatii de modalitati de comunicare prevazute la lit. a) – c).

2. SPECIFICATII REFERITOARE LA CONTRACTUL DE SERVICII CE URMEAZA A FI ATRIBUIT

12

2.1 Denumire contract:

Contract de furnizare aplicatie de tip registratura electronica si secretariat

2.2 Durata contractului: 3 luni.

2.4 Alte specificatii:

a) Contractul se va incheia în conformitate cu cerintele minime stipulate în prezentul caiet de sarcini.

b) Modalitatea de plată:

Plata se va efectua în lei, prin OP, în contul prestatorului, în baza facturii/facturilor emise de

prestator, în termen de maxim 30 zile lucratoare de la data primirii și inregistrarii facturii la sediul

FNGCIMM SA-IFN.

Propunerea tehnică se va întocmi respectând următoarele cerinte minime și raspunzandu-se punctual la

cerintele cerute:

1. Ofertantul va dispune de toate conditiile tehnice necesare pentru implementarea aplicatiei de tip

registratura electronica si secretariat.

Introducere

FNGCIMM SA IFN are implementat la momentul actual un sistem Intranet utilizat pentru activități

diverse care merg de la culegerea de date în fișe și registre până la managementul documentelor.

Intranetul este implementat pe o tehnologie Microsoft SharePoint versiune 2007, aleasă datorită facilităților

ridicate de integrare cu alte platforme software Microsoft.

Exploatat începând cu anul 2007 Intranetul a fost dezvoltat treptat, în funcție de nevoile identificate

pe parcurs și în acest moment necesită o remodelare majoră. Este necesară reproiectarea arhitecturii de

informație a Fondului la nivel logic fizic, reproiectarea fluxurilor de documente, remodelarea arhivelor, și

integrarea funcționalităților de înregistrare documente.

Noul sistem de management al documentelor trebuie să furnizeze capacitate de stocare, versionare,

metadate, securitate, înregistrarea, indexarea și regăsirea rapidă a documentelor, modelarea, controlul și

monitorizarea fluxurilor de documente în cadrul Fondului. În mod explicit sistemul va trebui să asigure:

Înregistrarea documentelor Fondului

trasabilitatea și versionarea documentelor Fondului

stocarea centralizata a tuturor documentele electronice semnificative pentru Fond

backup unitar pentru toate documentele Fondului

modelarea, controlul si monitorizarea fluxurilor (workflows) de documente in cadrul Fondului.

arhivarea electronică a documentelor Fondului

Sistemul de management al documentelor va gestiona următoarele clase de formate de documente

electronice:

copii electronice ale documentelor pe hârtie (obținute prin scanare)

fișiere în diverse formate obținute de personalul organizației în urma activității acestuia e.g. fișiere

rezultate din lucrul cu instrumente office (editoare text, foi de clacul, prezentări, etc), fișiere

Microsoft Project, fișiere Visio, fisiere cod sursă, fișiere rezultate din aplicații grafice, fișiere

executabile, orice alte formate de fișiere.

Sistemul de management al documentelor va gestiona următoarele clase de documente în formatele

specificate mai sus.:

Documente de reglementare (legislație, norme, manuale, proceduri, instrucțiuni de lucru, fluxuri de

lucru, etc.)

Documente de planificare a activității Fondului (strategii, planuri, grafice și declarații de lucru, etc.)

13

Documente privind asigurarea resurselor Fondului (resurse umane inclusiv instruire, infrastructură,

mediu de lucru)

Documente privind activitatea de bază (convenții de lucru cu partenerii, dosare de

garantare/finanțare, contracte de garantare/finanțare, dosare de plată)

Documente juridice (dosare de urmărire litigii, documente diverse de natură juridică)

Documente financiar contabile (facturi furnizori, facturi emise, procese verbale predare primire,

contracte furnizori)

Documente de proiectare (schite și desene, documentație tehnică, coduri sursă, etc.)

Documente de monitorizare a activității Fondului (doeumente de control și audit financiar, calitate,

securitatea informației, securitate și siguranță în muncă, securitatea mediului, rapoarte pentru analiza

managementului)

Implementarea sistemului va integra pe rând funcționalitățile de înregistrare, control și arhivare a

documentelor în cadrul a trei etape de dezvoltare.

Scop

Prezenta specificație de cerințe se referă la prima etapă de implementare a unui sistem de management al

documentelor în cadrul FNGCIMM i.e. implementarea unui sistem software de automatizare a activităților

de registratură și secretariat. Pentru etapele următoare de dezvoltare vor fi întocmite specificații de cerințe

corespunzătoare.

Scopul general al documentului este:

Stabilirea unei baze comune de lucru între Fond și furnizorul de servicii cu privire la cerințele

Sistemului Informatic de Registratură și Sectetariat;

Reducerea efortului de dezvoltare și implementare

Fixarea unei baze pentru estimarea costurilor și a duratei de dezvoltare și implementare;

Fixarea unei baze pentru validare și verificare;

Facilitarea transferului sistemului în alte structuri ale Fondului sau către alți clienți;

Stabilirea unei referințe pentru acțiunile de îmbunătățire.

Convenții utilizate în document

Titlu 1, Titlu 1.1, Titlu 1.1.1, etc. Indică titlul într-o ierarhie cu numerotare

Font normal (Times New Roman) Indică un paragraf de text.

Font normal aldin Indică o subliniere în textele reprezentate cu font normal.

Font normal italic Indică utilizarea unor termeni sau expresii specifice unui

anumit domeniu (e.g. denumiri de produse, denumiri de

metode, denumiri de instrumente, denumiri de referinţe,

etc.).

Font fix (Courier New) Indică extrase din alte surse, note sau menţiuni speciale. (e.g.

extrase de cod/comenzi introduse de la tastatură, sau în

anumite cazuri text tipărit pe monitor sau în rapoarte de baze

de date).

Font fix aldin Indică o subliniere în textele reprezentate cu font fix.

Atenționare problemă critică

Atenționare cititor

Indicație, sugestie

Notă

14

Cui este adresat documentul și sugestii de parcurgere

Documentul se adresează persoanelor care trebuie să înțeleagă arhitectura de bază a sistemului în

scopul dezvoltării, implementării în bune condiții a sistemului informatic astfel:

Categorie cititor Nevoi adresate

Conducere Fond Bază de apreciere pentru alocarea resurselor necesare realizării sistemului: Managerii trebuie să aprecieze dacă există o bază realistă pentru estimarea

costurilor proiectului și dacă documentul poate fi aprobat pentru a obține oferte

sau a estimări de preț de la furnizori.

Utilizatori Acoperirea cerințelor operaționale: Utilizatorul sistemului trebuie să

examineze diagramele și specificațiile prezentate în acest document și să

determine dacă sistemul informatic descris are toate cerințele necesare, dacă

este adecvat nevoilor zilnice de operare și dacă dezvoltatorul a implementat

toate cerințele specificate. Utilizatorilor le sunt adresate în special secțiunile: 1;

2.1; 2.2; 2.3; 2.6; 4.1;

Manageri proiect Bază pentru monitorizarea dezvoltării și acceptanța sistemului: Managerii

de proiect trebuie să aibă o referință pentru monitorizarea proceselor de

dezvoltare, implementare, mentenanță și să ia act de rezultatele activităților de

acceptanță în scop de decizie în cazul identificării unor neconformități majore.

Dezvoltatori Crearea unei referințe pentru îmbunătățiri ulterioare: Dacă dezvoltatorul

trebuie să schimbe, să modifice sau să adauge noi cerințe în sistemul informatic

definit, trebuie să se consulte în primul rând acest document și să actualizeze

cerințele în mod corespunzător, astfel încât să nu altereze sensul real al

specificației și să transmită informațiile corect la fazele următoare ale

procesului de dezvoltare. Dezvoltatorilor le sunt adresate secțiunile: 1.1; 1.2;

1.3; 2.2; 2.3; 2.5; 2.7; 3; 4; 5 și restul.

Testori Testarea sistemului: Testorii vor efectua testările componentelor software față

de cerințele consemnate în acest document. Testorilor le sunt adresate în special

secțiunile: 1.1; 2.1; 2.4; 2.5; 2.7; 3; 4; 5;

Autori de

documentație

Documentație de operare și administrare a sistemului: Autorii de documentație

trebuie să elaboreze și să întrețină documentația potrivit cerințelor. Autorilor de

documentație le sunt adresate în special secțiunile: 2.6;

Acest document conține cerințele generale ale sistemului și analiza principalelor fluxuri de afaceri

legate de înregistrarea și gestiunea documentelor în cadrul Fondului și este organizat conform Standardului

IEEE pentru specificații de cerințe software (IEEE 830-1993). Pentru ca toate categoriile de cititori ai

acestui document să poată urmări mai ușor conținutul acestui document în continuare este prezentat modul

de organizare a specificației tehnice de cerințe.

1. Introducere Precizează scopul, convențiile de editare, grupul țintă, domeniul de

aplicare al documentului și referințele care au stat la baza redactării

acestuia.

2. Descriere generală Conține o vedere generală asupra sistemului software, descrierea mediului

în care va opera acesta, descrierea mediului de operare, a constrângerilor

de proiectare și implementare, descrierea documentației utilizator precum

și ipotezele de lucru și a dependențelor Sistemului de Registratură și

Secretariat. Această secțiune descrie caracteristicile generale ale

produsului precum și clasele de utilizatori și caracteristicile acestora.

3. Caracteristici sistem Conține descrierea caracteristicilor funcționale ale Sistemului de

Registratură și Secretariat.

4. Cerințe pentru

interfețe externe

Secțiunea descrie cerințele pentru interfața utilizator, interfețele hardware

și software precum și interfețele de comunicații după caz.

15

5. Alte cerințe

nonfuncţionale

Secțiunea descrie cerințele pentru atributele de performanță, cerințe de

securitate și caracteritici de calitate software.

Domeniul de aplicare al proiectului

Referințe

Instrucţiuni privind

activitatea de arhivă

Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi deţinătorii de

documente, aprobate de conducerea Arhivelor Naţionale prin Ordinul

de zi nr. 217 din 23 mai 1996 Legea Nr. 16 din 2 aprilie 1996

Legea Arhivelor Naţionale cu modificările și completările ulterioare

SR ISO/CEI 9001:2008 SMC Cerinţe

SR ISO/CEI 27002:2013 Cod de bună practică pentru managementul securităţii informaţiei

SR ISO/CEI 27001:2013 SMSI Cerinţe

Ordin nr. 52/2002 din

18/04/2002

Publicat în Monitorul Oficial, Partea I nr. 383 din 05/06/2002 privind

aprobarea Cerinţelor minime de securitate a prelucrărilor de date cu

caracter personal

Descriere generală

Vedere asupra produsului

Descrierea generală a beneficiarului

Fondul Naţional de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici şi Mijlocii SA - IFN

(FNGCIMM SA - IFN) a fost înfiinţat în decembrie 2001 prin H.G. nr. 1211/2001 în scopul susţinerii

activităţilor întreprinzătorilor (IMM-uri, societăţi cooperatiste şi persoane fizice autorizate să desfăşoare

activităţi economice potrivit legii).

FNGCIMM SA - IFN facilitează accesul la finanţări prin acordarea de garanţii pentru instrumentele de

finanţare contractate de la bănci comerciale sau din alte surse.

Ca societate pe acţiuni, având drept unic acţionar statul român, reprezentat prin Ministerul Finanțelor

Publice, FNGCIMM SA - IFN este un instrument al Guvernului României pentru implementarea politicilor

sale de sprijinire a dezvoltării acestui sector ce constituie o prioritate a politicii economice şi sociale a

Guvernului României.

Înfiinţarea Fondului Naţional de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici şi Mijlocii a fost

motivată de importanţa sectorului IMM în ansamblul economiei naţionale şi de potenţialul lui de a participa

la crearea produsului intern brut, la dezvoltarea exporturilor, precum şi la crearea de noi locuri de muncă.

Fondul livrează către clienții săi următoarele servicii de garantare:

Din surse proprii:

Garanții standard Sunt garantate creditele pe termen mediu şi lung de tipul creditelor pentru

investiţii și cele pe termen scurt de tipul liniilor de credit pentru asigurarea

capitalului de lucru, credite globale de exploatare, credite pentru finanţarea

cheltuielilor şi stocurilor, credite pentru prefinanţarea exporturilor ş.a.

Valoarea garanţiei – maxim 2,5 milioane de Euro.

Reprezintă 4,6% în total garanții.

Garanții plafon Sunt garantate creditele destinate dezvoltării proiectelor investiţionale şi

asigurării capitalului de lucru. Valoarea garanţiei – maxim 1.600.000 lei.


Din surse în administrare / în numele și contul statului: Garanții infrastructură Sunt garantate creditele pentru beneficiarii proiectelor în domenii prioritare

16

pentru economia romaneasca, finantate din instrumentele structurale ale

Uniunii Europene.

Reprezintă 0% în total garanții.

Garanții reabilitare

termică

Sunt garantate creditele pentru asociaţiile de proprietari – persoane juridice

fără scop patrimonial – şi a proprietarilor locuinţelor unifamiliale –

persoane fizice.


Garanții agricultură și

pescuit

Sunt garantate creditele pentru agricultură și pescuit considerate importante

pentru relansarea economică sustenabilă


Garanții pentru stimulare

IMM-uri

Sunt garantate creditele pentru capitalul de lucru (linii de credit cu garanție

de stat).


Garanții Prima Casă Sunt garantate creditele pentru achiziția/construcția de locuințe.


În procesul de realizare și livrare a serviciilor sale Fondul primește și generează un volum mare de

documente care se transmit prin următoatele canale de comunicare:

Canal de comunicare Intrare Ieșire

Aplicațiile web de culegere solicitări de garantare x x

E-mail x x

Curierii băncilor x x

Firme de curierat x x

Documente care vin prin Poșta Română x x

Documente care vin prin fax x x

Documente care vin direct de la petiţionari x

Punctele de dispecerizare a documentelor de intrare ieșire și a celor generate intern sunt:

Registratura Generală

Secretariat

Alte structuri organizatorice care operează volume mari de documente

17

Descrierea generală a produsului

Volumul serviciilor livrate de către Fond a crescut în fiecare an ajungând la peste 160.000 de unități.

Sistemul de Registratură și Secretariat este un sistem nou introdus în Fond ce este necesar a fi armonizat și

integrat cu sistemele informatice existente, cele mai importante fiind Intranet-ul (tehnologie Microsoft

SharePoint 2007) si ERP-ul Charisma.

Sistemul de registratură și secretariat trebuie să rezolve problema înregistrării documentelor ce intră, ies sau

se generează și circulă intern în Fond și a legării acestora la dosarele din care fac parte. Sistemul trebuie să

rezolve, de asemenea, problema conexării documentelor și proprietățiilor acestora.

Caracteristicile produsului

Caracteristicilor de produs le-au fost asociate grade de prioritate/pondere astfel:

Nivel

Prioritate/Pondere Notaţie Descriere

Scăzută S Caracteristici care ar fi de dorit să fie prezente dar care nu au un

impact major asupra sistemului în cazul absenţei lor. Vor fi

dezvoltate în Etapa 3.

Medie M Caracteristici care ar fi bine să fie implementate. Vor fi dezvoltate în

Etapa 2.

Ridicată R Caracteristici care trebuie neaparat implementate. Vor fi dezvoltate în

Etapa 1.

Sistemul trebuie să acopere cel puțin următoarele cerințe funcționale ale Fondului

Nr.

crt. Denumire modul Descriere modul

1. Subsistem de gestiune a

accesului

Modulul de gestiune a accesului va permite gestiunea conturilor

de utilizatori şi autentificarea acestora la login. Administratorul

de sistem va putea să gestioneze drepturile şi permisiunile de

acces în sistem precum şi să urmarească activitatea

utilizatorilor.

2. Subsistem de administrare

aplicație

Modulul de administrare aplicație va permite configurarea

aplicației, mentenanța nomenclatoarelor, etc.

3 Subsistem de înregistrare

documente

Modulul de înregistrare documente va permite înregistrarea

documentelor și legarea lor la alte documente sau dosare din

care fac parte.

4 Subsistem de căutare

documente

Modulul de căutare documente va permite căutarea și

poziționarea pe un document pentru vizualizare sau modificări

ulterioare.

Subsistem de raportare Modulul de raportare trebuie să pună la dispoziție utilizatorilor

următoarele categorii de rapoarte:

Borderouri pentru predare/primire documente

Registre de corespondență internă pe structuri

organizatorice

Registre de corespondență externă pe structuri

organizatorice

Borderouri documente pentru arhivare dosare

5 Subsistem de transmitere

alerte

Modul de transmitere alerte trebuie să transmită alerte prin

email către rolurile definite în sistem ori de câte ori este

depistată apariția unui eveniment de interes, definit de

18

utilizator.

Subsistemele specificate mai sus sunt subsisteme generice care ilustrează necesitățile de operare ale Fondului și nu

reprezintă restricții de proiectare pentru ofertant. Schema generală a Sistemului de Registratură și Secretariat este următoarea:

Clase și caracteristici utilizator

Au fost identificate următoarele clase de utilizatori:

ID cerinţă Descriere Prioritate/

Pondere

Clase de utilizatori

CU_01 Clasa A: persoane cu rol de înregistrare documente R

CU_02 Clasa B: persoane cu rol de monitorizare procese de înregistrare,

circulație și tratare a documentelor (manageri)

R

CU_03 Clasa C: persoane cu rol de administrare a aplicației R

Drepturi de acces

CU_04 Drepturile de acces se setează pentru fiecare utilizator pe

următoarele criterii:

Structura organizatorică din care face parte

R

Gestiunea accesului

Administrare aplicație

Înregistrare documente

Raportare

Manager

Registrator

Administrator

Căutare

Alerte

<< utilizează>>

<< trimite>>

19

Rolul în sistem (utilizator, manager, administrator)

Registrele la care are drept de acces

Categoriile de documente la care are drept de acces

CU_05 Sistemul de Registratură și Secretariat va permite SSO (single-sign-

on).

R

CU_06 Harta drepturilor de acces pentru fiecare funcție angajat se va livra

de către Fond la momentul implementării.

R

Număr utilizatori

CU_07 Deoarece numărul de utilizatori poate varia în timp, soluția oferită

trebuie să permită utilizarea unui numar mare de utilizatori (in jur

de 500) , fără a fi necesare costuri suplimentare de licențiere.

R

Mediul de operare


Pondere

MO_01 Sistemul de Registratură și Secretariat va fi un sistem bazat pe

tehnologie web, de preferat pe tehnologie Microsoft Office SharePoint

2013.

Serverul de aplicații va rula pe o mașină pusă la dispoziție de Fond cu

configurația descrisă la cerința CPI_02.

R

MO_02 Aplicația trebuie să poată fi instalată pe mai multe medii (mediu de

producție în regim de înaltă disponibilitate, mediu de test, mediu de

recuperare în caz de dezastru).

R

MO_03 Interfaţa utilizator se va optimiza pentru cel puțin următoarele tipuri de

browsere:

Google Chrome

Internet Explorer 9 si mai recente

R

Constrângeri de proiectare și implementare


Pondere

CPI_ 01 Politici şi reglementări:

Lege Nr. 16 din 2 aprilie 1996, Legea Arhivelor Naţionale

Instrucţiuni privind activitatea de arhivă la creatorii şi

deţinătorii de documente, aprobate de conducerea Arhivelor

Naţionale prin Ordinul de zi nr. 217 din 23 mai 1996

R

CPI_02 Limitări hardware:

Produsul va rula pe platforme hardware puse la dispoziție de

Fond.

Furnizorul va indica ce configurație hardware este necesară

pentru ca sistemul să funcționeze conform cerințelor din

prezenta specificație.

R

CPI_03 Limitări software:

Soluția trebuie să se integreze în Intranetul Fondului,

implementat pe tehnologie Microsoft Office SharePoint

R

20

începând cu versiunea 2007

Soluția trebuie să se integreze cu ERP-ul intern, Charisma,

aceasta reprezentând principala sursă de etichetare a

documentelor interne

CPI_04 Interfeţe către alte aplicaţii: vor fi descrise de către Fond în specificație

distinctă.

S

CPI_05 Instrumente de dezvoltare:

Conform soluției ofertantului

R

CPI_06 Baze de date:

Microsoft SQL Server

R

CPI_07 Limbaje de programare:

Conform soluției ofertantului

R

CPI_08 Protocoale de comunicaţii:

TCP-IP

HTTPS

R

CPI_09 Consideraţii de securitate:

sistem de operare: C2

aplicaţie: securitate la nivel utilizator prin parolă

R

Documentație utilizator

Documentația utilizator care va fi livrată cu produsul software este următoarea:

Cod Cerință Prioritate/

Pondere

DU_01 Manual utilizator (format electronic) R

DU_02 Manual de administrare aplicație (format electronic) R

DU_03 Help înglobat în aplicație R

DU_04 Documentație instruire (format electronic) R

DU_05 Formele actualizate ale Manualelor (utilizator și administrare) vor fi

livrate la fiecare distribuție nouă a aplicației.

R

Întreținerea documentației utilizator intră în obligațiile contractului de mentenanță

Ipoteze și dependențe

Implementarea noului sistem de management al documentelor depinde de sistemul actual și necesită

remodelarea componentelor de bază și a structurilor de informație ca și implementarea unor

funcționalități noi

Fondul va susține dezvoltarea sistemului de management al documentelor prin achiziționarea

capacităților de prelucrare și stocare a informației necesare funcționării în bune condițiuni a

sistemului și va aloca, la nevoie fonduri pentru dezvoltări de funcționalități specific identificate ca

necesare

Fondul va susține un program intern de instruire a utilizatorilor

Fondul va iniția un proces amplu de analiză pentru stabilirea arhitecturii de informație a

organizației.

21

Etape de automatizare propuse pentru sistemul de management de documente al Fondului::

Etapa Sistem registratură și secretariat Sistem de control Sistem de arhivare

Asigură: Înregistrarea documentelor Controlul documentelor Arhivarea documentelor

Etapa 1: Vor fi înregistrate toate documentele

care nu necesită modificări majore în

fluxurile de producție existente în

Fond și care pot fi acomodate de

sistemul ofertat fără modificări

majore.

Este necesară integrarea sistemului

de registratură cu furnizorii de

servicii de curierat.

Etapa 2: Vor fi realizate extinderile de

funcționalitate identificate ca

necesare, și va fi menținut sistemul.

Va fi finalizată sincronizarea

fluxurilor electronice cu cele manuale

până când toate documentele

specifice de business vor fi

înregistrate integral în sistemul

electronic de registratură și

secretariat

Implementarea sistemului de

control al documentelor realizate

în cadrul proceselor de

management și producție din

cadrul Fondului cu asigurarea

trasabilității și versionării

documentelor, stocării centralizata

a tuturor documentele

semnificative, backup unitar

pentru toate documentele,

modelării, si monitorizării

fluxurilor de documente (altele

decât cele implementate în etapa

1.)

Etapa 3: Se va asigura recuperarea în caz de

dezastru, redundanță pentru

continuitatea afacerii și se vor realiza

exportul automat în aplicația de

arhivare pe termen lung, împreună cu

metadatele necesare pentru arhivare

și integrarea sistemului de

registratură și secretariat cu celelalte

sisteme de aplicații existente în Fond.

Vor fi realizate extinderile de

funcționalitate identificate ca

necesare, și va fi menținut

sistemul.

Se va asigura recuperarea în caz

de dezastru, redundanță pentru

continuitatea afacerii și se va

realiza exportul automat în

aplicația de arhivare pe termen

lung, împreună cu metadatele

necesare pentru arhivare, a

documentelor preluate în gestiunea

sistemului implementat în această

etapă de dezvoltare.

Implementarea sistemului de

arhivare electronică a

documentelor care va integra

toate documentele preluate în

gestiunea sistemelor implementate

în primele 2 etape.

Se va asigura recuperarea în caz

de dezastru și redundanță pentru

continuitatea afacerii

La încheierea fiecărei etape de garanție vor începe activitățile de mentenanță care vor integra treptat toate

funcționalitățile sistemului de management al documentelor

Caracteristici sistem

Subsistem de gestiune a accesului

Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe privind accesul la aplicație:


Pondere

Obiectiv

GA_01 Modulul de gestiune a accesului va permite gestiunea conturilor de

utilizatori şi autentificarea acestora la login.

Administratorul de sistem va putea să gestioneze drepturile şi

permisiunile de acces în sistem precum şi să urmarească activitatea

utilizatorilor în Sistemul Informatic de Registratură și Secretariat.

R

Cerințe funcționale

GA_02 Autentificarea pentru accesul în sistem se va face pe baza de nume

utilizator și parolă.

R

GA_03 Parola va fi stocată într-un format care nu va permite citirea acesteia în

clar, nici măcar de către administrator.

R

GA_04 Va exista funcție de recuperare/resetare parolă. R

22

GA_05 Vor exista constrângeri minime de complexitate pentru parolă. R

GA_06 Sistemul va permite alocarea rolurilor utilizatorilor autorizați. R

GA_07 Sistemul trebuie să suporte integrare Microsoft Active Directory. R

Cerințele de securitate formulate mai sus sunt minimale. Va fi considerată orice altă soluție de asigurare a

securității accesului în sistem cu caracteristici superioare.

Subsistem de administrare/configurare aplicație

Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe


Pondere

Obiectiv

AA_01 Ansamblul funcțiilor de administrare aplicație va permite configurarea

aplicației inclusiv a fluxurilor de documente, mentenanța

nomenclatoarelor, etc de către administratorul de aplicație nominalizat

de Fond.

R


AA_02 Sistemul va gestiona nomenclatoare pentru cel puțin:

tipuri de registre

tipuri de dosare;

categorii de documente;

emitenții și destinatarii externi;

emitenții și destinatarii interni;

secretariate/ puncte de registratură;

Sistemul va gestiona și alte nomenclatoare identificate ca fiind

necesare în perioada de implementare;

R

AA_03 Sistemul va permite administratorului de aplicație actualizarea

nomenclatorului de destinatari externi direct de către utilizatorii

aplicației.

R

AA_04 Sistemul va permite administratorului de aplicație actualizarea

nomenclatorului de destinatari interni numai de către utilizatorii cu rol

de administrator.

R

AA_05 Sistemul va permite gestionarea listei de puncte de dispecerizare a

documentelor de către utilizatorii cu rol de administrator.

R

AA_06 Sistemul va permite administratorului de aplicație crearea și

gestionarea de registre de numere conform necesităților Fondului de

către utilizatorii cu rol de administrator.

R

AA_07 Sistemul va permite administratorului de aplicație crearea și

gestionarea de tipuri de dosare conform necesităților Fondului de către

utilizatorii cu rol de administrator.

R

AA_8 La definirea unui dosar sistemul va permite specificarea cel puțin a

următoarelor atribute:

tip dosar (conform nomenclator);

denumire tip dosar (în formatul stabilit de Fond);

număr dosar (acordat automat de către sistem). La agregarea

unui număr de 300 de file la un dosar sistemul va închide

dosarul curent și va deschide automat dosar nou cu numărul de

R

23

dosar incrementat cu 2.

categorii de documente asociate dosarului – selectate din

nomenclatorul aferent;

AA_9 Înregistrarea documentelor începe de la 1 ianuarie şi se încheie la 31

decembrie ale fiecărui an.

R

AA_10 La definirea unui registru sistemul va permite administratorului de

aplicație specificarea cel puțin a următoarelor atribute:

tip registru (general, intern, special);

denumire registru (în formatul stabilit de Fond);

tipuri de dosare asociate registrului – selectate din


categorii de documente asociate registrului – selectate din


structuri organizatorice asociate registrului – selectate din


R

AA_11 Sistemul va permite crearea de registre, care vor gestiona serii unice de

numere secvențiale.

R

AA_12 Sistemul va permite inițializarea numerelor de înregistrare pentru

fiecare registru la începutul fiecarui an calendaristic.

R

AA_13 Sistemul va permite definirea de fluxuri printr-un instrument grafic

integrat în cadrul aplicației.

R

AA_14 Sistemul va permite definirea termenelor de rezolvare la nivel de

activitate.

R

AA_15 Sistemul va permite definirea de notificări în caz de întârziere

finalizare activitate.

R

AA_16 Sistemul va permite definirea de escaladări în caz de nefinalizare

activitate. Escaladările vor permite:

alocarea automată a unul alt responsabil sau

închiderea activității cu o anume rezoluție.

R

AA_17 La nivel de activitate in flux sa poate fi desemnat un grup de utilizatori.

Activitatea se considera aprobata daca toti membrii grupului au aprobat

sau majoritatea a aprobat sau primul a aprobat.

R

Subsistem de înregistrare documente

Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe de înregistrare a documentelor:


Pondere

Obiectiv

ID_01 Conform legii, creatorii de documente sunt obligaţi să înregistreze

toate documentele intrate, ieşite ori întocmite pentru uz intern.

Ansamblul funcțiilor de înregistrare documente va permite

înregistrarea documentelor și legarea lor la alte documente sau dosare

din care fac parte.

R

ID_02 Cerințe funcționale pentru toate registrele

ID_03 Sistemul va permite înregistrarea documentelor de intrare/ieșire sau a

celor generate intern în mai multe registre, fără ca numerele de

R

24

înregistrare date documentelor să se repete.

ID_04 Sistemul va permite înregistrarea altor registre în registrul de la

Registratura generală

R

ID_05 Sistemul va face distincția între tipurile de registre definite în sistem. R

ID_06 Sistemul va înregistra diferențiat documentele de corespondență

externă și cele de corespondență internă.

R

ID_07 Sistemul va gestiona numerele unice de înregistrare a documentelor pe

principiul registrului unic de corespondență (sistem de numerotare

centralizat la nivelul Fondului).

Sistemul va acorda numerele unice de înregistrare a documentelor

conform atributelor de configurare a fiecărui tip de registru.

R

ID_08 Sistemul va permite înregistrarea cronologică a documentelor adică în

ordinea primirii/expedierii lor.

Sistemul nu va permite înregistrarea retroactivă a documentelor.

R

ID_09 Sistemul va permite înregistrarea datelor de identificare și de

prelucrare ale unui document inclusiv stările prin care trece

documentul pe parcursul prelucrării.

R

ID_10 Sistemul va trebui să gestioneze stările prin care trece un document în

cadrul unui flux de prelucrare.

Stările nu vor fi introduse de utilizator ci vor fi înregistrări automate

ale sistemului la apariția evenimentelor (onclick) care determină

schimbarea de stare.

Schimbarea stării va avea loc printr-o fereastră de validare care va

permite editarea unui câmp de observații/comentarii la eveniment.

Completarea câmpului nu va fi obligatorie. Sistemul va permite

completarea acestui câmp și la momente ulterioare de timp.

R

ID_11 Sistemul trebuie să gestioneze stările pe care le va avea documentul pe

durata prelucrării. Astfel, stările trebuie să fie cel puțin următoarele:

Neînregistrat (la sosirea documentului la Fond);

Înregistrat (la evenimentul prima salvare);

Anulat (la evenimentul solicitare de anulare a documentului);

Repartizat (la evenimentul de confirmare a repartizării);

Nerepartizat (până când se apelează evenimentul de confirmare

al repartizării – situația în care nu este clar către ce direcție

trebuie repartizat);

În lucru (la evenimentul de confirmare a preluării documentului

spre tratare);

În așteptare (la evenimentul de confirmare a opririi prelucrării

documentului în așteptarea unor documente/informații, avize,

etc.);

Finalizat (la evenimentul de confirmare a finalizării);

Vezi diagrama de stare din Anexa B.

R

ID_12 Sistemul trebuie să treacă un document în starea „finalizat” numai

după ce toți utilizatorii implicați în fluxul de distribuție al acelui

document vor finaliza documentul.

R

ID_13 Sistemul va afișa textele de rezoluție/ observație asociate cu orice

mișcare a documentului.

R

ID_14 Sistemul va jurnaliza rezoluțiile/ observațiile ca istoric legat de acel

document.

R

25

ID_15 Sistemul va permite generarea automată a unei etichete care să conțină

minim:

Numărul unic al documentului cu cod de bare asociat;

Data înregistrării documentului;

Ora înregistrării documentului;

Codul de identificare al documentului;

R

ID_16 Sistemul va permite listarea etichetelor de marcare/ștampilare I/E a

documentului pe etichete autoadezive.

R

ID_17 Sistemul va permite asocierea de conținut unei înregistrări de

document prin:

preluarea direct în aplicație a atasamentelor din e-mailuri;

R

ID_18 încărcare dintr-un fișier de pe disc; M

ID_19 Sistemul va permite trimiterea/repartizarea informațiilor de înregistrare

a documentelor către unul sau mai mulți destinatari.

M

ID_20 Sistemul va permite ca trimiterea/repartizarea către mai mulți

destinatari a informațiilor de înregistrare a documentelor să se poată

face și în paralel.

R

ID_21 Sistemul va permite trimiterea/repartizarea unui document cu

menționarea tipului de intervenție:

pentru informare;

cu solicitare punct de vedere;

cu solicitare de rezolvare;

cu solicitare de răspuns.

R

ID_22 Sistemul va permite fiecărui utilizator să creeze o înregistrare pentru

un document de răspuns la documentul inițial, pentru care se solicită

un anumit tip de intervenție.

R

ID_23 Sistemul va permite ca, atunci când se creează o înregistrare pentru un

document de răspuns, aceasta să poată fi conexată la înregistrarea

documentului la care se răspunde.

R

ID_24 Sistemul va evidenția legătura dintre documente în câmpul Conexare. R

ID_25 Sistemul va permite conexarea la documentul inițial a mai multor

documente care se referă la problema expusă astfel:

toate documentele se conexează la primul document înregistrat; R

ID_26 în dreptul fiecărui document conexat se trece, în câmpul

Conexare, numărul de înregistrare al documentului la care se

face conexarea. R

ID_27 Sistemul va permite legarea documentului la un dosar. R

ID_28 Sistemul va oferi utilizatorilor posibilitatea de a lucra pe cel puțin 4

liste de documente, astfel:

Lista de documente primite de entitatea din care utilizatorul

face parte;

Lista de documente pe care utilizatorul curent a acționat;

Lista de documente intrate în entitatea din care userul curent

face parte;

Lista de documente finalizate, la care entitatea userului curent

R

26

are acces;

ID_29 Sistemul va permite transferarea automată a documentelor între listele

de documente, în funcție de starea acestora.

R

ID_30 Sistemul va permite vizualizarea documentelor primite intr-o secțiune

dedicată care permite efectuarea acțiunilor necesare finalizării

sarcinilor alocate.

R

ID_31 Sistemul va permite registratorului posibilitatea de a anula operația de

transmitere/repartizare documente în cazul în care aceasta a fost

executată eronat.

R

ID_32 Sistemul va oferi posibilitatea destinatarului să respingă documente

care au fost greșit direcționate, și să le întoarcă la Registratura

Generală/Secretariat

R

ID_33 Sistemul va fi instalat și utilizat cu setările implicite din punct de

vedere tipuri de documente, metadate aferente. Fondul va pune la

dispozitie, datele necesare personalizării și punerii în funcțiune a

sistemului.

R

ID_34 Odată finalizat un document, acesta va fi exportat automat în aplicația

de arhivare pe termen lung, împreună cu metadatele necesare pentru

arhivare.

S

Cerințe funcționale pentru registrele de corespondență externă

ID_35 La înregistrarea documentului de intrare se vor introduce în sistem

următoarele informații:

numărul de înregistrare unic, alocat automat de către sistem;

data înregistrării, alocată automat de către sistem;

ora înregistrării, alocată automat de către sistem;

numărul de înregistrare al documentului dat de emitentul

extern;

data documentului înregistrată la de emitentul extern;

numărul filelor documentului;

numărul anexelor;

emitentul extern;

beneficiar garanție - această informație poate fi selectată din

nomenclatorul de beneficiari din sistem-ul Charisma ERP de

către persoana care înregistrează documentul, doar dacă reiese

din document

canal de transmitere;

document original sau copie;

conţinutul documentului în rezumat/subiect;

destinatarul intern;

profil CID (valoare multiplă din CONFIDENȚIAL, URGENT,

FRAGIL).

R

ID_36 La înregistrarea documentului de ieșire se vor introduce în sistem

următoarele informații:


R

27




numărul anexelor;

emitentul intern;


destinatarul extern;

beneficiar garanție;

data expedierii;


FRAGIL).

ID_37 În etapa de urmărire și după rezolvarea documentului de intrare se vor

introduce în sistem următoarele informații:

tipul de intervenție;

responsabil document,

document fizic primit la destinație;

data primirii documentului fizic;

ora primirii documentului fizic;

modul rezolvării;

observații;

numărul de înregistrare al documentului la care se conexează;

identificatorul dosarului la care se leagă documentul.

R

ID_38 În etapa de urmărire și după rezolvarea documentului de ieșire se vor


responsabil document,

confirmarea de transmitere;

confirmarea de primire;

contor returnare documente;

confirmare returnare documente fizice.

R

Cerințe funcționale pentru registrele de corespondență internă

ID_39 Toată corespondența internă se va înregistra în registrul Secretariat

General.

R

ID_40 La înregistrarea documentului de corespondență internă se vor






R

28

numărul anexelor;

emitentul intern;

canal de transmitere;

document original sau copie;


destinatarul intern;


FRAGIL).

ID_41 În etapa de urmărire și după rezolvarea documentului de

corespondență internă se vor introduce în sistem următoarele

informații:

tipul de intervenție;

document fizic transmis;

document fizic primit la destinație;

data primirii documentului fizic;

ora primirii documentului fizic;

responsabil document;

modul rezolvării;

observații;

numărul de înregistrare al documentului la care se conexează;

identificatorul dosarului la care se leagă documentul;

contor returnare documente;

confirmare returnare documente fizice.

R

Cerințe privind fluxurile de documente

ID_42 Stadiul fiecărui flux de lucru va fi vizibil oricărui utilizator implicat pe

flux astfel:

în format grafic

integrat în cadrul aplicației.

R

ID_43 Sistemul va permite utilizatorilor să desemneze înlocuitori pe anumite

perioade de timp (out of office).

R

ID_44 Sistemul va permite utilizatorilor să delege o anumite activitate. R

ID_45 În cazul notificărilor urgente, sistemul va permite inchiderea unei

activități astfel:

direct din emailul de notificare

de pe dispozitivele mobile

fara a fi necesara dezvoltarea unei aplicatii specifice.

R

Subsistem de căutare documente

Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe de căutare a documentelor:

29


Pondere

Obiectiv

CD_01

Ansamblul funcțiilor de căutare documente va permite căutarea și

poziționarea pe un document pentru vizualizare sau modificări

ulterioare.

R


CD_02 Trebuie să permită ca lista de documente primite/create/finalizate sau

documente proprii ale entității din care utilizatorul face parte să poată

fi sortată și filtrată dupa toate câmpurile afișate, care trebuie să includă

minim:

categorie document;

numar inregistrare;

dată înregistrare (inclusiv la nivel de lună și interval);

registru;

stare document;

emitentul (pentru documente de intrare);

destinatarul (pentru documente de ieșire);

numele beneficiarului de garanție (preluat în funcție de contract

sau selectat din nomenclatorul de beneficiari)

R

CD_03 Trebuie să dispună de funcționalitati de căutare cu filtre predefinite.

Sistemul va permite alegerea listei dorite dintr-o listă existentă în

sistem. Criteriile de filtrare/ sortare a listei de rezultate ale căutării

trebuie să includă minim următoarele câmpuri:

Entitatea care înregistrează;

Numar inregistrare;

Nume Beneficiar

Tip document;

Stare;

Categorie;

Emitent;

Numar emitent;

Data emitere

Contract garație (după caz)

R

CD_04 Trebuie să permită exportul în aplicații de calcul tabelar a rezultatelor

căutării.

R

Subsistem de raportare

Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe privitor la rapoarte:


Pondere

30

Obiectiv

RA_01 Ansamblul funcțiilor de raportare trebuie să pună la dispoziție pentru

toate rolurile definite în sistem rapoarte analitice și sintetice.

R


RA_02 Raport cu număr total de unități aflate în lucru pe fiecare punct de

dispecerizare documente (Secretariat/ Registratură);

R

RA_03 Raport cu numărul total de documente înregistrate în ultima

saptămână, grupate pe zile și pe categorii de documente (intrare/

iesire), cu posibilitatea de filtrare cel puțin după următoarele criterii:

entitatea care a inregistrat documentul;

tipul documentului;

starea;

categoria;

emitentul extern;

emitentul intern;

numele beneficiarului de garanție.

R

RA_04 Raport cu numărul total de documente înregistrate în ultima lună,

grupate pe tipuri și categorii de documente (intrare/ iesire), cu

posibilitatea de filtrare cel puțin după următoarele criterii:

entitatea care a inregistrat documentul;

tipul documentului;

starea;

categoria;

emitentul extern;

emitentul intern;

numele beneficiarului de garanție.

R

RA_05 Raport confirmare de primire, care sa permita tiparirea sub forma unui

protocol de predare-primire a corespondenței (borderou), cu

posibilitatea de a filtra după:

secretariatul/registratura pentru care se dorește tipărirea

borderoului;

perioada de timp (de la data – la data);

starea;

categoria documentului;

tipul documentului;

emitent;

destinatar.

R

RA_06 Raport cu timpul mediu de lucru pe documente, grupat după tipuri de

documente, cu posibilitatea de a filtra:


raportului;

R

31


starea;


tipul documentului;

emitent;

destinatar.

RA_07 Raport cu numărul de documente înregistrate per entitate

(Secretariat/Registratura), cu posibilitatea de a filtra:


raportului;


starea;


tipul documentului;

emitent;

destinatar.

R

RA_08 Raport cu documentele legate la un anumit dosar cu posibilitatea de a

filtra:

secretariatul/registratura care a înregistrat documentul;

numărul de intrare;

data intrării;

starea documentului;


tipul documentului;

emitent;

destinatar.

RA_07 Fiecare raport standard al aplicației va permite exportul datelor în

aplicații de calcul tabelar.

R

RA_09 Raport cu istoricul parcursului unui document in instituție cu

posibilitatea de a filtra:

emitent;

nr. document;

conţinutul documentului în rezumat/subiect.

R

RA_10 Alte rapoarte identificate ca necesare vor fi definite și realizate în

perioada de implementare.

R

RA_11 Sistemul va permite exportul în foi tabelare de calcul a metadatelor

asociate documentelor gestionate în cadrul listelor de lucru utilizator.

R

RA_12 Sistemul va permite vizualizarea de statisitici de derulare a tuturor

fluxurilor: cate fluxuri au fost initiate,

R

32

cate s-au finalizat,

timp maxim de rezolvare,

timp mediu pe un flux,

variatie de la termenele stabilie,

per total flux si

per fiecare pas din flux in parte.

Subsistem de transmitere alerte

Sistemul de Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe privitor la rapoarte:


Pondere

Obiectiv

TA_01 Ansamblul funcțiilor de transmitere alerte trebuie să transmită alerte

către rolurile definite în sistem ori de câte ori este depistată o

neconformitate în urma operațiilor de verificare/validare.

R


TA_02 Utilizatorii trebuie să poată crea notificări, conform unor cerințe

generate de contexte specifice de prelucrare a documentelor.

R

TA_03 Sistemul trebuie să dispună de mecanisme de transmitere automată a

notificarilor pe e-mail către alți utilizatori ai aplicației.

R

TA_04 Sistemul trebuie să poată transmite alerte pentru subsistemul de

gestiune a accesului, subsistemul de înregistrare documente,

subsistemul de raportare, subsistemul de administrare aplicație

M

TA_05 Sistemul va transmite cel puțin următoarele alerte pentru sistemul de

înregistrare:

Document înregistrat de două ori;

Document neprelucrat la termen;

Document redirecționat

Dosar ajuns la 300 de pagini. Deschidere volum nou.

Alte alerte identificate ca necesare vor fi definite și realizate în

perioada de implementare.

R

Cerințe pentru interfețe externe

Interfața Utilizator

Sistemul Registratură și Secretariat va îndeplini următoarele cerințe generale pentru interfața utilizator:

D cerinţă Descriere Prioritate/

Pondere

Generale (aspect/facilități)

IU_01 Ecrane utilizator şi sistem de ajutor (Help) în limba Româna. R

IU_02 Formatul datelor uniform pe toate ecranele aplicaţiei. R

IU_03 Caracteristici de interfaţa grafică standard. R

33

IU_04 Fluxuri de navigare consecvente şi logice. R

IU_05 Ecrane utilizator cu aspect consecvent. R

IU_06 Interfaţa işi revine civilizat în urma erorilor utilizator

previzibile (e.g. operatorul introduce date invalide).

R

IU_07 Informaţia şi mesajele de eroare sunt utile, clare şi corecte din

punct de vedere gramatical.

R

IU_08 Informaţia de suport tehnic este identică cu cea furnizată în

documentaţie şi în sistemul de ajutor (Help).

R

IU_09 Interfața va pemite lucrul pe liste de documente și atributele

asociate fiecărui obiect din listă.

R

IU_10 Obiecte de interfață

IU_11 Nu vor exista mesaje trunchiate sau cuvinte prost

dactilografiate.

R

IU_12 Valorile implicite ale câmpurilor sunt identice la fiecare lansare

a aplicaţiei şi identice cu cele specificate în manual.

R

IU_13 În câmpurile de date vor fi folosite unităţi de măsură adecvate. R

IU_14 Iconițele nu vor avea mai mult de 4 culori. R

IU_15 Iconițele inactive vor fi afișate în nuanțe de gri sau un

echivalent care să facă diferența față de starea activă.

R

IU_16 Iconițele vor afișa texte explicative la atingerea cursorului. R

IU_17 Casetele de selecție din listă, inclusiv combo vor afișa minim 5

poziții dar nu vor depăși 10.

R

IU_18 Câmpurile vor păstra aceeași ordine de afișare în toate

ferestrele/paginile aplicației

R

Validare câmpuri

IU_19 Verificare caractere permise R

IU_20 Verificări de cifre/coduri R

IU_21 Verificări de consistență a câmpurilor interrelaționate R

IU_22 Verificări tipuri de date R

IU_23 Verificări de format R

IU_24 Verificări de limită R

IU_25 Verificări de interval R

IU_26 Verificare logică R

IU_27 Verificare de prezență (câmpuri obligatorii) R

IU_28 Verificări de unicitate R

IU_29 Verificare fișiere R

Formularele de introducere de date

IU_30 Formularul se va deschide cu cursorul în câmpul poziționat în

colțul din stânga sus al ecranului.

R

IU_31 Tasta TAB va muta cursorul pe tipar Z, de la stânga la dreapta,

și de sus în jos, pe câmpurile formularului.

R

IU_32 Toate formularele vor avea buton de anulare pentru informațiile

introduce în câmpuri. Este preferabil ca eticheta de buton să fie

Anulare.

R

IU_33 Toate formularele vor avea buton de salvare pentru salvarea

datelor introduse în formular. Este preferabil ca eticheta de

buton să fie Salvare.

R

IU_34 Toate formularele vor avea buton de ieșire din procesul de

introducere date în formular. Este preferabil ca eticheta de

buton să fie Ieșire.

R

Mesaje de eroare

IU_35 Mesajele de eroare vor fi numai în limba română. R

IU_36 Mesajele de eroare vor fi afișate într-o fereastră cu bară de R

34

derulare.

IU_37 Interfața utilizator nu va afișa mesaje interne de eroare. R

Fonturi

IU_38 Fonturile folosite în cadrul interfeței utilizator vor fi din familia

Sans Serifs

R

IU_39 În cadrul interfeței utilizator vor fi utilizate cel mult 3 stiluri

diferite.

R

IU_40 În cadrul interfeței utilizator vor fi utilizate cel mult 4

dimensiuni diferite.

R

Interfețe Hardware

Sistemul nu necesită interfeţe hardware.

Interfețe software

Conform soluției ofertantului.

Interfețe de comunicații

Conform soluției ofertantului.

Alte cerințe nonfuncţionale

Cerințe privind siguranța utilizării produsului

Nu există cerințe speciale de siguranța utilizării produsului.

Cerințe de securitate

Sistemul va asigura următoarele cerințe de securitate:


Pondere

Confidențialitate

CS_01 La autentificarea unui utilizator parola va fi stocată într-un

format care nu va permite citirea acesteia în clar, nici măcar de

către administrator.

R

CS_02 Sistemul va permite recuperarea/resetarea parolei printr-o

funcție aflată la dispoziția utilizatorului.

R

Integritate

CS_04 Crearea/ gestionarea registrelor de numere și nomenclatoarelor

poate fi făcută numai de utilizatorii cu rol de administrator.

R

CS_05 Sistemul nu va permite modificarea numărului de înregistrare

alocat documentului, de către nici un utilizator.

R

CS_06 Sistemul nu va permite ștergerea/modificarea documentelor

înregistrate sau lansate pe fluxurile de lucru.

R

Disponibilitate

CS_07 Disponibilitatea informației va fi asigurată conform cerințelor

de suport tehnic postimplementare stabilite pentru ofertant la R

35

pozițiile LI_16 - LI_19.

Cerințe de calitate software


Pondere

Calitate tehnică

AC_01 Sistemul Registratură și Secretariat implementat trebuie să

poată asigura disponibilitate de utilizare 9h/24 5zile/7.

R

AC_02 Sistemul Registratură și Secretariat implementat trebuie să

asigure securitatea accesului în sistem și drepturile de execuție

ale utilizatorilor.

R

AC_03 Sistemul trebuie să fie actualizat la modificările de legislație

după cum urmează:

În perioada de garanție actualizările vor fi livrate la cost

zero.

În perioada post garanție în baza unui contract de

mentenanță

M

AC_04 Sistemul trebuie să poată fi testat înainte de punerea în

producție.

Scenariile de test vor fi stabilite de Fond. Testarea va fi

efectuată până la data stabilită pentru punerea in producție a

sistemului, într-un interval de timp convenabil, stabilit de

comun accord cu furnizorul.

R

AC_07 Sistemul livrat va asigura recuperarea în caz de dezastru. S

AC_08 Sistemul livrat va asigura redundanță pentru continuitatea

afacerii. S

Calitate Technologică

AC_09 Sistemul de Registratură și Secretariat nu va provoca căderi ale

sistemului de operare ca urmare a execuției funcțiilor sale. R

AC_10 Sistemul va funcționa corect la nivel mare de încărcare (200 de

accese concurente) fără modificări de scalabilitate. R

AC_11 Sistemul va asigura eficacitate printr-o rată de defecte calificate

ca defecte de operare a sistemului mai mica de 20% în primele

6 luni de operare a sistemului.

R

AC_12 Sistemul trebuie să-și poată reveni din accidente. M

AC_13 Sistemul va asigura compatibilitate cu alte sisteme software

implementate în Fond sau sisteme ale terților cu care Fondul are

interese de integrare.

S

Calitate informatică

AC_14 Sistemul trebuie să poată fi extins cu câmpuri suplimentare de

date conform necesităților Fondului. R

Sistemul trebuie să poată fi extins dincolo de funcționalitatea sa

inițială. M

AC_15 Sistemul trebuie să fie configurabil a.î. să permită personalizări

de funcționalitate potrivit necesităților de lucru ale Fondului. R

AC_16 Sistemul trebuie să asigure integritatea și corectitudinea datelor. R

Calitate operare (aspect/facilități)

AC_17 Numărul de pași pentru realizarea oeprațiilor de punere în R

36

funcțiune și întreținere a sistemului pe durata sa de viață

(instalare, upgrade major de software, corecții minore, migrare

pe patforme hardware noi, recuperare în caz de dezastru, copii

de siguranță, restaurări, extinderi de spațiu de stocare,

optimizări de performanță, management aplicație) trebuie să fie

cât mai mic.

AC_18 Modul de operare al interfeței trebuie să fie simplu, consistent

și ușor de învățat iar interfața utilizator trebuie să acopere

complet cazurile de utilizare.

R

AC_19 Sistemul va asigura accesibilitate pentru stații de lucru de tip

desktop și laptop.

R

AC_20 Sistemul va oferi posibilitatea auditării operațiilor efectuate de

către toate tipurile de utilizatori (ce s-a operat, de către cine, de

unde, și când) prin punerea la dispoziție a unui fișier jurnal cu

pista de audit și a cel puțin unui raport configurabil de

vizualizare a datelor jurnalizate.

R

Calitate comercială

AC_21 Calendarul atingerii funcționalității cerute pe durata de viață a

sistemului software:

Prioritate R:

Acceptanță: Luna 11 anul 2015

Regim nominal: Luna 12 anul 2015

Prioritate M:



Prioritate S:



R

AC_22 Licențe suplimentare de utilizatori la costuri zero. R

Cerințe de livrare


Pondere

Strategia de achiziție

LI_01 Se preferă un produs software comercial de tip gata executat,

maturat pe piață cel puțin 3 ani de zile față de data prezentei

achiziții, produs software care va necesita doar personalizări

conform cerințelor Fondului exprimate în această specificație.

Sistemul trebuie să poată fi configurat și de către Beneficiar.

R

Licențe software

LI_02 Licențe de tip server 1 licență, pentru tehnologia Microsoft

SharePoint a oferta licență de tip Enterprise 2013 R

LI_03 Licențe soluție utilizator Nelimitat R

Servicii de implementare pentru produs existent (ready-

made software)

LI_04 3 zile analiza cerințelor beneficiarului R

LI_05 2 zile personalizare soluție pentru necesitățile Fondului R

LI_06 5 zile extindere câmpuri pentru necesitățile Fondului R

LI_07 2 zile instalare și configurare soluție R

37

LI_08 1 zi instruire administrare aplicație R

LI_9 1 zi instruire utilizare aplicație R

LI_10 3 zile testare utilizator (UAT) R

LI_11 10 zile suport la darea în exploatare (go-live) R

LI_12 Perioada de garanție va fi de 6 luni de la darea în exploatare

(go-live) R

LI_13 Mentenanță anuală software de la expirarea perioadei de

garanție. R

Servicii de suport tehnic post-implementare

LI_14 De Luni până Vineri între orele 9:00-18:00 i.e. 9h x 5zile; R

LI_15 Timp de răspuns: maxim urmatoarea zi lucratoare; R

LI_16 Timp de intervenție: maxim 2 zile lucratoare; R

LI_17 Timp de rezolvare: maxim 5 zile lucratoare; R

LI_18 Metode de contactare furnizor de servicii:

aplicație dedicată de management a incidentelor

suplimentar pentru urgențe, telefon, e-mail.

R

Anexa A: Glossar Informaţie: Ceva care reduce nivelul de incertitudine: ştire, comunicare, lămurire,

descriere, etc.

Arhivă: 1. Totalitatea documentelor unei instituţii care se referă la activitatea

trecută a acesteia.

2. Birou, cameră, instituţie etc. unde se păstrează asemenea documente.

Arhivă electronică: Soluție de arhivare a documentelor/înregistrărilor în format digital

Document: Informaţie multimedia împreună cu suportul pe care este depusă

servind la cunoaşterea unui fapt real actual sau din trecut.

Dosar: 1. Totalitatea documentelor referitoare la o afacere, la o problemă, la o

persoană, la un proiect, etc..

2. Învelitoare fizică sau virtuală în care se păstrează aceste documente.

Înregistrare: Document prin care se declară rezultatele obţinute sau se furnizează

dovezi ale activităţilor realizate.

Sistem de management al

documentelor

Sistem software destinat stocării și gestiunii documentelor în format

electronic

Registru de

corespondență externă

Catalog de înscriere a circulaţiei documentelor care vin din exteriorul

și pleacă către exteriorul Fondului, fiind un martor obiectiv, cu valoare

juridică, și un index de căutare a oricărui document de corespondență

cu exteriorul.

Registru de

corespondență internă

Catalog de înscriere a circulaţiei documentelor care vin din interiorul și

pleacă către interiorul organizației, fiind un martor obiectiv, cu valoare

juridică, și un index de căutare a oricărui document de corespondență

cu interiorul.

38

Anexa B: Modele de Analiză Modelele prezentate în această specificație sunt modele la nivelul proceselor de afaceri. B1.1 Registre

Sistemul trebuie să permită alegerea tipului respectiv registrului în care se face înregistrarea.

Tipurile de registre utilizate în Fond sunt:

Tip registru Acronim

Registrul General RG

Registrul Intern/Secretariat RS

Registru corespondență Președinte RP

Registru corespondență DGA RDGA

Registru special de ordine emise de Președinte RSOP

Registrul special de contracte de muncă/nr. matricole RSCIM

Registrul special de convenții cu instituții partenere RSCB

Registrul special de reglementări interne RSRI

Registrul special de contracte economice *) (pentru OUG 92, Conventia plafon de garantare, Prima

Casa, numărul contractului coincide cu nr. solicitării de garantare și este atribuit automat de aplicațiile

web de culegere de date)

RSCE

……..

Alte registre care urmează să fie definite în funcție de activitatea Fondului.

*) Exemple de registre speciale de contracte economice:

– registru aferent garanțiilor acordate în baza convenției exprese

– registre aferente garanțiilor acordate in baza OUG 79, LG218, LG329, POP

Registrul General

(corespondență externă)

Registrul Secretariat

(corespondență internă)

Registru

corespondență

Președinte

Registru

corespondență

DGA

Registru special

ordine

președinte

Registru special

contracte individuale

de muncă

Registre speciale

Registru special

convenții cu

partenerii

Registru special

............ ...........

39

B3 Diagrame de stare

B3.1 Diagrama de stări înregistrare document

Document

repartizat

Document

neînregistrat

Document

înregistrat

Document

nerepartizat

Document

finalizat

Document în

lucru

Sosire la registratura

Generală Preluare de registrator

Înregistrare

Preluare de registrator

Reînregistrare

Destinatar eronat

Alocare document pt.

prelucare

Terminare prelucare

Repartizare

Document

anulat

Retragere document

Prelucrabil?

DA

NU

Document în

așteptare

Confirmare prelucrare

40

Anexa C: Formular de acceptanță

Amplasament: Bucuresti, Sediul FNGCIMM Nr. de înregistrare: _______________/ _______

Contract de Achiziţie nr. ______________

Sistem Informatic __________________________________

Acceptanţă funcţională individuală modul software

La sediul _____________ a fost instalat modulul ____________ aparţinând

Subsistemului _____________

Modulul a fost instalat în baza Contractului Nr. ________________, între ______________ şi

_____________.

În perioada de acceptanță finală încheiată la data de _____________, modulul instalat a fost verificat

de către comisia de testare/acceptare formatǎ din reprezentanţi autorizaţi ai Beneficiarului şi

reprezentanţi autorizaţi din partea Furnizorului. Comisia de testare/acceptare a stabilit conformitatea functionalitǎţilor modulului cu specificaţiile funcționale

aprobate (vezi Tabelul 1 – Verificare funcţională individuală a modulului software).

Prin prezentul Proces Verbal de acceptanţă funcţională individuală se confirmă îndeplinirea şi recepţionarea următoarelor servicii:

analiza proceselor în vederea proiectării/ dezvoltării modulului;

elaborarea specificaţiei funcţionale;

proiectarea/ dezvoltarea modulului;

instalarea şi configurarea echipamentelor utilizate pentru testare;

instalarea şi configurarea modulului;

testarea şi verificarea modulului.

Propunerile de modificare/îmbunătăţire formulate de către comisia de testare/acceptare în timpul testării modulului sunt consemnate în Tabelul 2 – Observaţii/ propuneri de modificare/ imbunătăţire.

Neconformităţile constatate sunt consemnate în Tabelul 3 – Lista de lipsuri şi neconformităţi.

41

Tabelul 1 – Verificarea funcţională a modulului software Subsistemul: ________________ – Modulul: ________________

Funcţia testată Observaţii Conformitate

(DA/NU)

42

Tabelul 2 – Observaţii/ propuneri de modificare/ îmbunătăţire Subsistemul: ________________ – Modulul: ________________

Observaţie/ propunere de modificare/ îmbunătăţire

Categorie (funcţională/interoperabilitate)

Rezolvare

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

Observaţiile/ propunerile de modificare/ îmbunătăţire consemnate în cursul testării afectează/nu afectează cerinţele

stabilite prin documentul Specificaţie funcţională - Modul ________________, reprezentând:

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

...............................................................................................................................................................................

43

Tabelul 3 – Lista de lipsuri şi neconformităţi Subsistemul: ________________ – Modulul: ________________

Funcţia testată Neconformitate Observaţii

1.

Comisia de testare/acceptare a constatat că modulul este funcţional şi implementează toate funcţionalităţile

stabilite prin documentul Specificaţie tehnică de cerințe - Modul ________________

Comisia de testare/acceptare a constatat că observaţiile/ propunerile de modificare/ îmbunătăţire privind

funcţionalitatea individuală a modulului software au fost rezolvate de către furnizor în intervalul de timp

acordat, urmând ca cele privitoare la mediul tehnic şi de interoperabilitate să fie soluţionate până la

acceptanţa subsistemului. (vezi Tabelul 2 - Observaţii/ propuneri de modificare/ îmbunătăţire)

Comisia de testare/acceptare a constatat că pentru Observaţiile/ propunerile de modificare/ îmbunătăţire

privind funcţionalitatea individuală a modulului software au fost oferite variante de rezolvare de către

furnizor în intervalul de timp acordat, urmând ca acestea să fie rezolvate împreună cu cele privitoare la

mediul tehnic şi de interoperabilitate în cadrul suportului tehnic. (vezi Tabelul 2 - Observaţii/ propuneri de

modificare/ îmbunătăţire)

Comisia de testare/acceptare a constatat că există cazuri pentru care nu au putut fi identificate soluţii

tehnice adecvate (vezi Tabelul 2 - Observaţii/ propuneri de modificare/ îmbunătăţire).

Comisia de testare/acceptare a constatat că modulul nu poate fi acceptat la data întocmirii procesului verbal

deoarece există lipsuri şi neconformităţi majore (vezi Tabelul 3 - Lista de lipsuri şi neconformităţi)

Prezentul proces verbal va servi ca înregistrare pentru încheierea acceptanţei Modulului _____________ din cadrul

Subsistemului __________________

Data: ______________

Din partea Beneficiarului Din partea Furnizorului

Manager Proiect

Manager Proiect

Comisia de acceptanță

Jurnalul de modificări

Nume inițiator modificare Data Descrierea modificării inclusiv motivele Versiun

e

Întocmit:

Compartimentul achiziții

Referent în management

Bogdan Bădică

44

SECŢIUNEA III

FORMULARE

Formularele sunt destinate, pe de o parte, să faciliteze elaborarea şi prezentarea ofertei şi a documentelor

care o însoţesc şi, pe de altă parte, să permită comisiei de evaluare examinarea şi evaluarea rapidă şi corectă

a tuturor ofertelor depuse.

Fiecare candidat/ofertant care participă, în mod individual sau ca asociat, la procedura pentru atribuirea

contractului de achiziţie are obligaţia de a prezenta formularele prevăzute în cadrul acestei secţiuni,

completate în mod corespunzător şi semnate de persoanele autorizate.

45

Formularul nr. 1

OPERATOR ECONOMIC

____________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE PRIVIND ELIGIBILITATEA 1

Subsemnatul______________, reprezentant împuternicit al _______________________________,

(nume și prenume) (denumirea/numele și sediul/adresa operatorului economic)

declar pe propria răspundere, sub sancţiunea excluderii din procedură şi a sancţiunilor aplicate faptei de fals în acte,

respectiv că, în ultimii 5 ani nu am fost condamnat prin hotărâre definitivă a unei instanţe judecătoreşti pentru

participarea la activităţi ale unei organizaţii criminale, pentru corupţie, fraudă şi/ sau spălare de bani.

De asemenea, subsemnatul _______________________________________declar că:

(denumirea/numele și sediul/adresa operatorului economic)

1) la prezenta procedură nu particip în două sau mai multe asocieri de operatori economici;

2) nu depun candidatură/ofertă individuală şi o alta candidatură/ofertă comună, nu depun ofertă individuală,

fiind nominalizat ca subcontractant în cadrul unei alte oferte;

3) nu am intrat în faliment ca urmare a hotărârii pronunţate de judecătorul-sindic;

4) mi-am îndeplinit obligaţiile de plată a impozitelor, taxelor şi contribuţiilor de asigurări sociale către bugetele

componente ale bugetului general consolidat, în conformitate cu prevederile legale în vigoare în România sau în ţara

în care este stabilit;

5) în ultimii 2 ani, nu mi-am îndeplinit sau am îndeplinit în mod defectuos obligaţiile contractuale, din motive

imputabile ofertantului în cauză, fapt care a produs sau este de natură să producă grave prejudicii beneficiarilor

acestuia;

6) nu am fost condamnat, în ultimii trei ani, prin hotărârea definitivă a unei instanţe judecătoreşti, pentru o faptă

care a adus atingere eticii profesionale sau pentru comiterea unei greşeli în materie profesională.

Subsemnatul declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că Beneficiarul are

dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor orice documente doveditoare de care dispunem.

Prezenta declaraţie este valabilă până la data de _________________________ .

(se precizează data expirării perioadei de valabilitate a ofertei)

Data completării ......................

Operator economic,

_________________

(semnatura autorizată)

1 - A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere.

46

Formularul nr. 1.1.

OPERATOR ECONOMIC

____________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE

privind evitarea conflictului de interese

1. Subsemnatul/a……………………, în calitate de …………………….(ofertant/candidat/ofertant

asociat/subcontractant), la…………………………, declar pe proprie răspundere, sub sancţiunea falsului în

declaraţii, următoarele:

nu am drept membri în cadrul consiliului de administraţie/organ de conducere sau de supervizare

şi/sau acţionari ori asociaţi, persoane care sunt soţ/soţie, rudă sau afin până la gradul al patrulea

incusiv, ce deţin funcţii de decizie în cadrul Fondului Național de Garantare a Creditelor pentru

Întreprinderile Mici și Mijlocii( F.N.G.C.I.M.M. S.A.-IFN);

nu sunt implicat în relaţii comerciale cu persoane ce deţin funcţii de decizie în cadrul Fondului

Național de Garantare a Creditelor pentru Întreprinderile Mici și Mijloci (F.N.G.C.I.M.M. S.A.-

IFN).

2. Subsemnatul/a………………………….…. declar că voi informa imediat Beneficiarul dacă vor interveni

modificări în prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului

de achiziţie sau, în cazul în care vom fi desemnaţi câştigători, pe parcursul derulării contractului de

achiziţie.

3. De asemenea, declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că

Beneficiarul are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi

documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare.

4. Subsemnatul/a autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte persoane juridice

să furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai .............................................……………………. cu

privire la orice aspect tehnic şi

(denumirea şi adresa Beneficiarului)

financiar în cu activitatea legătură noastră.

Operator economic

………………………….

(nume şi functie persoana autorizata )

……………………………………….

(semnatura persoană autorizata şi stampila )

A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere,

precum şi de către fiecare dintre subcontractorii declaraţi, dacă este cazul.

47

Formularul nr. 2

OPERATOR ECONOMIC

____________________

(denumirea/numele)

ISTORICUL LITIGIILOR*

Anul

Sentinţa

ÎN FAVOAREA

sau ÎMPOTRIVA

ofertantului

Numele clientului, cauza

litigiului, problema în litigiu

Valoarea în litigiu

(Euro)

Ofertant,

_________________

(numele reprezentantului legal, în clar)

_____________________

(semnătura autorizată)

* - Ofertanţii, inclusiv fiecare din membrii asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere,

trebuie să furnizeze informaţii referitoare la fiecare dintre litigiile și arbitrajele rezultate din contractele

deja finalizate sau în curs de derulare. Când este cazul, se va folosi câte un formular pentru fiecare dintre

partenerii asocierii.

48

Formularul nr. 3

OPERATOR ECONOMIC

____________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE

PRIVIND CALITATEA DE PARTICIPANT LA PROCEDURĂ*

1. Subsemnatul ……………………………, reprezentant împuternicit al

.............................……….[denumirea operatorului economic],

declar pe propria răspundere, sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, că, la procedura pentru

atribuirea contractului de achiziţie ………………………………

(se menţionează procedura)

avand ca obiect ............................………………… (denumirea produsului, serviciului sau lucrării), la data

de ...........(zi/lună/an)

organizată de FNGCIMM SA – IFN, particip şi depun ofertă:

□ în nume propriu;

□ ca asociat în cadrul asociaţiei .....................................;

□ ca subcontractor al ................................................;

(Se bifează opţiunea corespunzătoare.)

2. Subsemnatul declar că:

□ nu sunt membru al niciunui grup sau reţele de operatori economici;

□ sunt membru în grupul sau reţeaua a cărei listă cu date de recunoaştere o prezint în anexă.

(Se bifează opţiunea corespunzătoare.)

3. Subsemnatul declar că voi informa imediat FNGCIMM S.A.-IFN dacă vor interveni modificări în

prezenta declaraţie la orice punct pe parcursul derulării procedurii de atribuire a contractului de achiziţie

sau, în cazul în care vom fi desemnaţi câştigători, pe parcursul derulării contractului de achiziţie.

4. De asemenea, declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în fiecare detaliu şi înţeleg că

FNGCIMM S.A.-IFN are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi

documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare în scopul verificării datelor din prezenta

declaraţie.

5. Subsemnatul autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte personae juridice să

furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai FNGCIMM S.A. –IFN cu privire la orice aspect tehnic şi

financiar în legatura cu activitatea noastră.

Data completarii .......................

Ofertant, ……..................................

(semnatura autorizata)

* - A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere, precum şi de către

fiecare dintre subcontractorii declaraţi, dacă este cazul.

49

Formularul nr. 4

OPERATOR ECONOMIC

_____________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE

PRIVIND PRINCIPALELE PRESTARI DE SERVICII ÎN ULTIMII 3 ANI

Subsemnatul ……………, reprezentant împuternicit al ............................................

(numele în clar al persoanei autorizate) (denumirea/numele și sediul/adresa operatorului economic)

declar pe propria răspundere, sub sancţiunile aplicate faptei de fals în acte publice, ca datele prezentate în

tabelul anexat sunt reale.

Subsemnatul, ……………………………………. declar ca informaţiile furnizate sunt complete şi

corecte în fiecare detaliu şi înteleg că FNGCIMM S.A.-IFN are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi

confirmării declaraţiilor, situaţiilor şi documentelor care însoţesc oferta, orice informaţii suplimentare în

scopul verificării datelor din prezenta declaraţie.

Subsemnatul autorizez prin prezenta orice instituţie, societate comercială, bancă, alte persoane juridice să

furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai FNGCIMM S.A.-IFN cu privire la orice aspect tehnic și

financiar în legătură cu activitatea noastră.

Prezenta declaraţie este valabilă până la data de ………………………………………………………

(se precizează data expirării perioadei de valabilitate a ofertei)

Operator economic,

……………………………..


......................


Formularul nr. 4.1.

LISTA

contractelor de furnizare similare prestate în ultimii 3 ani

Contract nr.

Titlul contractului

Numele

Furnizorului de

produse

Ţara

Valoarea

finală totală a

contractului

(RON)

Proporţia

derulată de

ofertant (%)

Calitatea

ofertantului

Numele /

denumirea

clientului

Originea

finanţării

Date

(început /

sfârşit)

Numele

partenerilor,

dacă este cazul

Descrierea detaliată a serviciilor prestate de către ofertant în cadrul contractului

Operator economic,

……………………………..


......................


*) Se precizează calitatea în care a participat la îndeplinirea contractului care poate fi de: contractant unic sau contractant conducător (lider de asociaţie); contractant

asociat, subcontractant.

**) Se va preciza perioada de începere şi de finalizare a prestarii serviciilor.

Formularul nr. 5

Operator economic,

________________________

(denumirea/numele)

INFORMATII GENERALE 1

1. Denumirea/numele:

2. Codul fiscal:

3. Adresa sediului central:

4. Telefon:

Fax:

Telex:

E-mail:

5. Certificatul de înmatriculare / înregistrare _______________________________________

(numărul, data și locul de înmatriculare / înregistrare)

6. Obiectul de activitate, pe domenii: ________________________________________

(în conformitate cu prevederile din statutul propriu)

7. Birourile filialelor/sucursalelor locale, daca este cazul: _______________________________

(adrese complete, telefon / telex / fax, certificate de înmatriculare / înregistrare)

8. Principala piaţa a afacerilor:

9. Situaţia economico-financiară pe ultimii 3 ani:

Date financiare2 Anul_____

RON

Anul_____

RON

Anul_____

RON

Media3

RON

Cifra de afaceri anuală

Profitul anual -

Ofertant,

_________________


_____________________


1 - A se completa de către fiecare membru al asocierii, în cazul în care oferta este depusă de o asociere.

2 - Valorile vor fi exprimate în euro. Ofertanţii care trebuie să efectueze conversia altor monede în euro vor utiliza ratele

de schimb medii anuale stabilite de către Banca Naţională a ţării în care s-a făcut înregistrarea şi vor specifica ratele

utilizate

3 - În cazul în care oferta este depusă de o asociere, se va prezenta o fişă centralizatoare pentru asociere în ansamblu,

semnată de către reprezentantul legal al asociatului desemnat ca lider, precum şi fişe centralizatoare individuale pentru

fiecare asociat în parte, semnate de reprezentanţii legali ai fiecărui asociat, inclusiv liderul

52

Formularul nr. 6

CANDIDATUL/OFERTANTUL

_____________________

(denumirea/numele)

EXPERIENȚA SIMILARĂ*)

1. Denumirea și obiectul contractului: ___________________________________.

Numărul și data contractului: ____________________________________.

2. Denumirea/numele beneficiarului/clientului: ____________________________.

Adresa beneficiarului/clientului: __________________________________.

Tara: ____________________.

3. Calitatea în care a participat la îndeplinirea contractului:

(se bifează opţiunea corespunzătoare)

|_| contractant unic sau contractant conducător (lider de asociaţie)

|_| contractant asociat

|_| subcontractant

4. Valoarea contractului: exprimata în exprimata

moneda în care în echivalent

s-a încheiat euro

contractul

a) iniţială (la data semnării contractului): _________ ___________

b) finală (la data finalizării contractului): _________ ___________

5. Daca au fost litigii privind îndeplinirea contractului, natura acestora și modul lor de soluţionare:

___________________________.

6. Gama de servicii prestate în baza contractului, precum și alte aspecte relevante prin care

ofertantul/candidatul isi susţine experienţa similara:_______________________________.

Operator economic,

……………………………..


......................


*) Se completează fise distincte pentru fiecare contract, care vor fi confirmate, la cererea comisiei de evaluare, prin

prezentarea contractului respectiv.

53

Formularul nr. 7

OPERATOR ECONOMIC

_____________________

(denumirea/numele)

DECLARAŢIE

privind subcontractarea

Subsemnatul………………………….., reprezentant împuternicit al …………………………

[numele în clar al persoanei autorizate], [denumirea/numele şi sediul/adresa ofertantului],

declar prin prezenta că:

Opţiunea 1:

nu vom subcontracta nici o parte a serviciilor ce urmează a fi prestate în cadrul contractului făcând

obiectul acestei proceduri de atribuire

SAU

Opţiunea 2:

intenţionăm să subcontractăm o parte din serviciile ce urmează a fi prestate în cadrul contractului

făcând obiectul acestei proceduri de atribuire, după cum urmează: (a se include o descriere detaliată a

serviciilor pe care ofertantul intenţionează să le subcontracteze, împreună cu valoarea estimată a

acestora).

Opţiunea 2.1: Dacă subcontractorii nu sunt identificaţi: Garantăm prin prezenta eligibilitatea

subcontractorilor care vor fi angajaţi pentru prestarea serviciilor mai sus identificate.

Opţiunea 2.2: Dacă subcontractorii sunt deja identificaţi: Ataşăm prezentei Declaraţii lista

subcontractorilor angajaţi, precum şi copii de pe (ante-)contractele încheiate cu aceştia.

Prezenta declaraţie este valabilă până la data de [se precizează data expirării perioadei de valabilitate

a ofertei.

Ofertant,

_________________


…….......................

( semnatura autorizată)

54

Formularul nr. 7.1

OPERATOR ECONOMIC

_____________________

(denumirea/numele)

LISTA SUBCONTRACTORILOR

Subsemnatul,…………………[numele în clar al persoanei autorizate], reprezentant împuternicit al

[denumirea/numele şi sediul/adresa ofertantului], declar pe propria răspundere, sub sancţiunile

aplicate faptei de fals în acte publice, că datele prezentate în tabelul de mai jos sunt reale.

Subsemnatul ,………………………… declar că informaţiile furnizate sunt complete şi corecte în

fiecare detaliu şi înţeleg că FNGCIMM S.A.-IFN are dreptul de a solicita, în scopul verificării şi

confirmării datelor din prezenta declaraţie.

Subsemnatul, ………………………………………. autorizez prin prezenta orice instituţie, societate

comercială, bancă, alte persoane juridice să furnizeze informaţii reprezentanţilor autorizaţi ai

FNGCIMM S.A. –IFN cu privire la orice aspect tehnic şi financiar în legătură cu activitatea noastră.

Descrierea

detaliată a

serviciului ce

va fi

subcontractat

Valoarea

aproximativă

% din

valoarea

serviciilor

Nume şi adresă

subcontractor

Acord

subcontractor

/ specimen de

semnătură

Subcontractor 1

Subcontractor 2

….

TOTAL

Ofertant,

_________________


_____________________


55

Formularul nr. 8

OFERTANTUL

__________________

(denumirea/numele)

FORMULAR DE OFERTA

Catre ....................................................................................................

(denumirea beneficiarului și adresa completa)

Domnilor,

1. Examinand documentatia de atribuire, subsemnatii, reprezentanti ai ofertantului

_________________________________________________, ne oferim ca, în conformitate

(denumirea/numele ofertantului)

cu prevederile și cerintele cuprinse în documentatia mai sus mentionata, sa prestam serviciile conform

tarifelor anexate în cadrul Formularului nr. 8.1.

2. Ne angajam ca, în cazul în care oferta noastra este stabilita castigatoare, sa prestam serviciile

în conformitate cu cele solicitate.

3. Ne angajam sa mentinem aceasta oferta valabila pentru o durata de __________

___________________zile, respectiv pana la data de ___________________________, și

(durata în litere și cifre) (ziua/luna/anul)

ea va ramane obligatorie pentru noi și poate fi acceptata oricand inainte de expirarea perioadei de

valabilitate.

4. Pana la incheierea și semnarea contractului de achizitie aceasta oferta, impreuna cu

comunicarea transmisa de dumneavoastra, prin care oferta noastra este stabilita castigatoare, vor

constitui un contract angajant intre noi.

5. Alaturi de oferta de baza:

|_| depunem oferta alternativa, ale carei detalii sunt prezentate intr-un formular de oferta separat,

marcat în mod clar "alternativa";

_

|_| nu depunem oferta alternativa.

(se bifeaza optiunea corespunzatoare)

6. Intelegem ca nu sunteti obligati sa acceptati oferta cu cel mai scazut pret sau orice alta oferta

pe care o puteti primi.

Data _____/_____/_____

_____________, în calitate de _____________________, legal autorizat sa semnez oferta

(numelepers autoriz) ( functia )

pentru și în numele ____________________________________.

(denumirea/numele ofertantului)

_______________

( semnatura)

56

Formularul nr. 8.1

OFERTANTUL

__________________

(denumirea/numele)

CENTRALIZATOR DE PREȚURI

- prezentarea detaliată a propunerii financiare -

Nr. crt. Denumire produs Pret unitar fara TVA Valoare totala fara

TVA

1 Aplicatie de tip

registratura electronica

si secretariat

2 Licențe de utilizare

aplicație

3 Licență de tip server –

Microsoft SharePoint

Enterprise 2013

4 Integrare CharismaERP

5 Intergrare Intranet

Etc.

Ofertant,

_________________


_____________________


57

Formular nr. 9

OFERTANTUL Inregistrat la sediul FNGCIMM S.A.- IFN

______________ nr. _________ / __ . __ . ______

(denumirea/numele)

SCRISOARE DE INAINTARE

Catre _______________________________________________

(denumirea instituției și adresa completa)

Ca urmare a invitatiei dumneavoastra privind aplicarea procedurii pentru atribuirea contractului

________________________ noi ____________________________

(denumirea contractului de achizitie) (denumirea/numele ofertantului)

va transmitem alaturat urmatoarele:

1. Coletul sigilat și marcat în mod vizibil, continand, în original și intr-un numar de _____ copii:

a) oferta pentru:____________________________________;

b) documentele care insotesc oferta:

Avem speranta ca oferta noastra este corespunzatoare și va satisface cerintele.

Data completării __ . __ . ______

Cu stimă,

Operator economic,

_________________


58

SECȚIUNEA IV

MODEL ORIENTATIV

CONTRACT DE FURNIZARE

nr.______________data_______________

1.Preambul

Intre:

FONDUL NAŢIONAL DE GARANTARE A CREDITELOR PENTRU INTREPRINDERILE

MICI ŞI MIJLOCII S.A. – IFN ( F.N.G.C.I.M.M. S.A. - IFN) cu sediul în Bucureşti, str. Ştefan

Iulian, nr. 38, sector 1, înregistrat la Registrul Comerţului sub nr. J40/10581/2001, cod unic de

înregistrare 14367083, cont IBAN nr. RO67 RNCB 0072 0133 3630 0001 deschis la B.C.R. Sector 1,

reprezentat prin ________________ şi ______________, in calitate de Beneficiar, pe de o parte

si

_____________________ cu sediul în ______________, Str. ___________________,

_______________________, înregistrată la Registrul Comerţului sub nr. ________________, CUI

______________, cont IBAN nr. ________________________ deschis la _________________,

reprezentata prin ______________ în calitate de Furnizor, pe de alta parte.

s-a incheiat prezentul contract de furnizare de produse.

2. Definitii

2.1 In prezentul contract urmatorii termeni vor fi interpretati astfel:

Contract – reprezinta prezentul contract si toate Anexele sale.

Beneficiar si Furnizor - partile contractante, asa cum sunt acestea numite in prezentul contract;

Pretul contractului - pretul platibil furnizorului de catre Beneficiar, in baza contractului, pentru

indeplinirea integrala si corespunzatoare a tuturor obligatiilor asumate prin contract;

Produse – produse consumabile - birotica cuprinse in Anexele la prezentul contract, pe care furnizorul

se obliga, prin contract, sa le furnizeze Beneficiarului;

Servicii - servicii aferente livrarii produselor, respectiv activitati legate de furnizarea produselor, cum

ar fi transportul, si orice alte obligatii care revin furnizorului prin contract;

Destinatie finala - locul/locurile unde furnizorul are obligatia de a livra produsele;

Forta majora - un eveniment mai presus de controlul partilor, care nu se datoreaza greselii sau vinei

acestora, care nu putea fi prevazut la momentul incheierii contractului si care face imposibila

executarea si, respectiv, indeplinirea contractului; sunt considerate asemenea evenimente: razboaie,

59

revolutii, incendii, inundatii sau orice alte catastrofe naturale, restrictii aparute ca urmare a unei

carantine, embargou, enumerarea nefiind exhaustiva ci enuntiativa.

Zi - zi calendaristica; an - 365 de zile.

3. Interpretare

3.1 In prezentul contract, cu exceptia unei prevederi contrare, cuvintele la forma singular vor include

forma de plural si vice versa, acolo unde acest lucru este permis de context.

3.2 Termenul “zi”sau “zile” sau orice referire la zile reprezinta zile calendaristice daca nu se specifica

in mod diferit.

4. Obiectul principal al contractului 4.1 Furnizorul se obliga sa furnizeze, respectiv sa livreze produsele, astfel cum sunt definite in

Anexele numerotate de la 1 la _____, in perioada convenită in prezentul contract.

4.2 Beneficiarul se obliga sa achizitioneze, respectiv sa cumpere si sa plateasca pretul convenit in

prezentul contract.

5. Pretul contractului si modalitatea de plata

5.1 Pretul contractului, respectiv pretul produselor livrate, este de ______________ lei la care se

adauga TVA, si reprezinta valoarea cumulata a sumelor prevazute in Anexele numerotate de la 1 la

___________atasate prezentului contract.

5.2 Facturile vor fi emise de catre furnizor dupa livrarea intregii cantitati de produse solicitate prin

comanda Beneficiarului, după efectuarea receptiei cantitative si calitative a intregii cantitati de produse

si semnarea de catre parti a unui proces verbal de receptie cantitativa si calitativa.

6. Durata contractului

6.1 Prezentul contract intra in vigoare la data semnarii sale de catre ambele parti si este valabil pana la

indeplinirea tuturor obligatiilor de catre ambele parti, dar nu mai târziu de _______________.

6.2 Prezentul contract poate fi modificat prin act adițional, cu acordul părților.

7. Executarea contractului 7.1 Executarea contractului incepe de la data semnării sale de catre ambele părţi.

8. Obligatiile principale ale furnizorului

8.1- Furnizorul se obliga sa furnizeze produsele la standardele si/sau performantele specificate in

Anexele numerotate de la 1 la _____________ atasate prezentului contract.

8.2 -Furnizorul se obliga sa transporte pana la locul de livrare/locurile de livrare indicat/indicate in

Anexele prezentului contract, produsele care fac obiectul contractului.

8.3 - Furnizorul se obliga sa descarce produsele din prezentul contract la locul de livrare.

9. Obligatiile principale ale Beneficiarului

9.1 - Beneficiarul se obliga sa receptioneze produsele in termenul convenit.

9.2 - Beneficiarul se obliga sa plateasca pretul produselor catre furnizor in termen de maxim 30 de zile

de la primirea si inregistrarea facturilor la sediul Beneficiarului, in conditiile prevazute la Cap.5-Pretul

contractului si modalitatea de plata.

10. Sanctiuni pentru neindeplinirea culpabila a obligatiilor

10.1 - In cazul in care, din vina sa exclusiva, furnizorul nu reuseste sa-si indeplineasca obligatia de

livrare a produselor, atunci Beneficiarul are dreptul de a-i percepe Furnizorului, ca penalitati, o suma

echivalenta cu o cota de 0,02 % pe zi de întârziere din valoarea produselor nelivrate la timp.

10.2 - In cazul in care Beneficiarul nu isi onoreaza obligatiile de plata in termen de 2 zile de la

expirarea perioadei convenite, atunci acestuia ii revine obligatia de a plati, ca penalitati, o suma

echivalenta cu 0,02 % din plata neefectuata.

10.3 - Nerespectarea obligatiilor asumate prin prezentul contract de catre una dintre parti, da dreptul

partii lezate de a considera contractul de drept reziliat si de a pretinde plata de daune-interese.

60

11. Receptie, inspectii si teste

11.1 - Beneficiarul prin reprezentantii sai va inspecta si/sau testa produsele pentru a verifica

conformitatea lor cu specificatiile din Anexele numerotate de la 1 la ____ atasate prezentului Contract.

11.2 La livrare, produsele vor fi insotite de avizul de expeditie sau dispozitia de livrare. Receptia

produselor se va realiza la sediul FNGCIMM si va consta in verificarea cantitativa si calitativa a

acestora de catre Comisia de receptie a Fondului impreuna cu reprezentantul Furnizorului, finalizandu-

se prin incheierea unui proces verbal de receptie semnat de catre ambele parti. In cazul in care la

receptia produselor, se vor constata lipsuri cantitative, necorespundere cu specificatiile sau deficiente

calitative, Furnizorul va avea obligatia ca in termen de 3 zile lucratoare, sa completeze marfurile lipsa

sau sa inlocuiasca produsele necorespunzatoare, cu suportarea tuturor cheltuielilor aferente. Dupa

solutionarea eventualelor neconformitati se va incheia procesul verbal de receptie finala, cantitativa si

calitativa, semnat de reprezentantii ambelor parti.

11.3 - Dreptul Beneficiarului de a inspecta, testa si, daca este necesar, de a respinge, nu va fi limitat

sau amanat datorita faptului ca produsele au fost inspectate si testate de furnizor, cu sau fara

participarea unui reprezentant al Beneficiarului, anterior livrarii acestora la destinatia finala.

12. Ambalare si marcare

12.1 - Furnizorul are obligatia de a ambala produsele pentru ca acestea sa faca fata, fara limitare, la

manipularea din timpul transportului, tranzitului si expunerii la temperaturi extreme, la soare si la

precipitatiile care ar putea sa apara in timpul transportului si depozitarii in aer liber, in asa fel incat sa

ajunga in buna stare la destinatia finala.

12.2 - Furnizorul va ambala produsele pentru livrare in cutii distincte cu produsele aferente fiecarei

Anexe la Contract, inscriptionand fiecare cutie cu denumirea Departamentului, Directiei, Serviciului,

Compartimentului, Sucursalei, Reprezentantei, astfel cum sunt specificate pe fiecare Anexa in parte;

12.3 - Toate materialele de ambalare a produselor, precum si toate materialele necesare protectiei

coletelor (paleti de lemn, foi de protectie, etc) raman in proprietatea Beneficiarului.

13. Livrarea si documentele care insotesc produsele 13.1 - Furnizorul are obligatia de a livra produsele la destinatia finala indicata de Beneficiar in fiecare

Anexa, respectand:

a) Termenul de livrare: maxim 30 zile lucratoare de la data semnarii contractului de catre

ambele parti.

b) Livrarea cantităților de produse se va face intr-o singură tranșă, cu conditia respectarii

termenului maxim de livrare specificat la pct. 13.1 litera a);

c) Livrarea şi recepţia produselor se va efectua în timpul programului de lucru: de luni

până vineri între orele 08.30-17.00

13.2 - Furnizorul va transmite Beneficiarului documentele care insotesc produsele, dupa caz:

a) certificate de conformitate și de calitate pentru toate produsele ofertate (sau cel puțin o

declarație pe proprie răspundere privind respectarea cerințelor de conformitate și de calitate

și asigurarea service-ului pe perioada garanției);

b) declaraţie pe propria răspundere că produsele furnizate prin comandă sunt noi, nefolosite, în

termen de valabilitate, care nu va expira înainte de data finalizării perioadei contractului;

c) aviz de expeditie sau dispozitie de livrare;

d) certificate de garantie pentru produse.

13.3 - Certificarea de catre Beneficiar a faptului ca produsele au fost livrate partial sau total se face

dupa receptia cantitativ-calitativa efectuata in prezenta ambelor parti, prin semnarea de primire de

catre reprezentantul autorizat al acestuia, pe documentele emise de furnizor pentru livrare. Receptia

cantitativa si calitativa va fi consemnata intr-un proces-verbal de receptie cantitativ-calitativa semnat

de ambele parti.

13.4 - Livrarea produselor se considera incheiata in momentul in care sunt indeplinite prevederile

clauzelor de receptie a produselor.

61

14. Perioada de garantie acordata produselor

14.1 - Furnizorul are obligatia de a garanta ca produsele furnizate prin contract sunt noi si nefolosite.

14.2 - Perioada de garantie acordata produselor de catre furnizor de la data receptiei cantitative si

calitative, este de minim 36 luni.

14.3 - Beneficiarul are dreptul de a notifica imediat furnizorul, prin telefon, fax sau scris orice plangere

sau reclamatie ce apare in conformitate cu aceasta garantie.

14.4 - La primirea unei astfel de notificari, furnizorul are obligatia:

- de a remedia defectiunea sau de a inlocui produsul in perioada convenita, fara costuri suplimentare

pentru Beneficiar. Produsele care, in timpul perioadei de garantie, le inlocuiesc pe cele defecte,

beneficiaza de o noua perioada de garantie care curge de la data inlocuirii produsului.

15. Amendamente

15.1 - Partile contractante au dreptul, pe durata indeplinirii contractului, de a conveni modificarea

clauzelor contractului, prin act aditional, numai în cazul aparitiei unor circumstante care lezeaza

interesele comerciale legitime ale acestora si care nu au putut fi prevazute la data incheierii

contractului.

16. Intarzieri in indeplinirea contractului

16.1 - Furnizorul are obligatia de a indeplini contractul de furnizare in perioada convenita in contract.

16.2 - Daca pe parcursul indeplinirii contractului, furnizorul nu respecta perioadele convenite prin

contract, acesta are obligatia de a notifica, in timp util, Beneficiarul; modificarea perioadei de furnizare

asumate in contract se face cu acordul partilor, prin act aditional.

16.3 - In afara cazului in care Beneficiarul este de acord cu o prelungire a termenului de livrare, orice

intarziere in indeplinirea contractului da dreptul Beneficiarului de a solicita penalitati furnizorului.

17. Cesiunea

17.1 - Furnizorul se obliga sa nu transfere total sau partial obligatiile asumate prin contract, fara sa

obtina, in prealabil, acordul scris al Beneficiarului.

18. Forta majora

18.1 - Forta majora este constatata de o autoritate competenta.

18.2 - Forta majora exonereaza partile contractante de indeplinirea obligatiilor asumate prin prezentul

contract, pe toata perioada in care aceasta actioneaza.

18.3 - Indeplinirea contractului va fi suspendata in perioada de actiune a fortei majore, dar fara a

prejudicia drepturile ce li se cuveneau partilor pana la aparitia acesteia.

18.4 - Partea contractanta care invoca forta majora are obligatia de a notifica celeilalte parti, in 3 zile

de la producerea acesteia si sa ia orice masuri care ii stau la dispozitie in vederea limitarii

consecintelor.

19. Solutionarea litigiilor

19.1 - Beneficiarul si furnizorul vor face toate eforturile pentru a rezolva pe cale amiabila, prin

tratative directe, orice neintelegere sau disputa care se poate ivi intre ei in cadrul sau in legatura cu

indeplinirea contractului.

19.2 - Daca, dupa 15 de zile de la inceperea acestor tratative, Beneficiarul si furnizorul nu reusesc sa

rezolve in mod amiabil o divergenta contractuala, fiecare poate solicita ca disputa sa se solutioneze, de

catre instantele judecatoresti competente din Romania.

20. Limba care guverneaza contractul 20.1 - Limba care guverneaza contractul este limba romana.

21. Comunicari

62

21.1 - (1) Orice comunicare intre parti, referitoare la indeplinirea prezentului contract, trebuie sa fie

transmisa in scris.

(2) Orice document scris trebuie inregistrat atat in momentul transmiterii cat si in momentul primirii.

21.2 - Comunicarile intre parti se pot face si prin fax sau e-mail, cu conditia confirmarii in scris a

primirii comunicarii.

22. Legea aplicabila contractului

22.1 - Contractul va fi interpretat conform legilor din Romania.

23. Documentele contractului:

Furnizorul va furniza produsele consumabile (furnituri de birou) în condiţiile stabilite prin prezentul

contract, care include în ordinea enumerării, următoarele anexe:

a) Oferta financiară - anexa nr. 1;

b) Propunerea tehnică - anexa nr. 2;

c) Caietul de sarcini - anexa nr. 3;

d) Anexele numerotate de la 1 la ______fac parte integranta din prezentul Contract.

Prezentul contract s-a incheiat în doua exemplare originale, unul pentru Beneficiar si unul pentru

Furnizor.

Beneficiar Furnizor

F.N.G.C.I.M.M. S.A. –IFN ______________________________

Departamentul Economic

Director coordonator

Direcția IT

Director executiv

Directia Achizitii si Secretariat General

Director executiv

Avizat,

Directia Juridica

Intocmit:

Compartimentul achiziții

Documents

DOCUMENTAŢIE de ATRIBUIRE - FNGCIMM - Documentatie de atribuire aplicatie...achiziţionarea unei aplicatii de tip registratura electronica si secretariat ... Procedura de cerere de