Dokumendihaldurite Ühingu mõjukaart

MTÜ DOKUMENDIHALDURITE ÜHINGU MÕJUKAART

Kodutöö

Lea Baumann

Matrikkel A55200 TÜ IK MAG II kursus

Õppeaine: MJJV.03.084 Organisatsioonikäitumine

Tartu 2009

2

Sisukord

Sisukord ...................................................................................................................... 2 1. MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu peamised eesmärgid ja visioon .............................. 3

1.1 MTÜ tutvustus .......................................................................................................... 3 1.2 Eesmärgid ja visioon................................................................................................. 4

2. MTÜ Dokumendihaldurite Ühing – mõjukaart .............................................................. 5 3. DHÜ juhatuse hinnang sellele, millistele huvigruppidele avaldatav mõju on kõige olulisem............................................................................................................................. 13 4. DHÜ organisatsioonikultuuri kirjeldus......................................................................... 14

4.1 Ideoloogilised eesmärgid ........................................................................................ 15 4.2 Ametlikud eesmärgid .............................................................................................. 15 4.3 Personaalsed eesmärgid .......................................................................................... 15 4.4 Süsteemsed eesmärgid ............................................................................................ 15

5. Analüüs ......................................................................................................................... 16 5.1 Sihtrühmade seosed ideoloogiliste eesmärkide täitmisega ..................................... 16 5.2 Sihtrühmade seosed ametlike eesmärkide täitmisel................................................ 17 5.3 Sihtrühmade seosed personaalsete eesmärkide täitmisel ........................................ 19 5.4 Sihtrühmade seosed süsteemsete eesmärkide täitmisel .......................................... 19 5.5 Analüüsi kokkuvõte ................................................................................................ 21 5.6 Järeldus ................................................................................................................... 23

Kasutatud allikad ...................................................................................................... 24 Lisa 1......................................................................................................................... 25

3

1. MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu peamised eesmärgid ja visioon

1.1 MTÜ tutvustus MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu (DHÜ) tunnuslause on Süsteemselt ja paindlikult! Tunnuslause annab edasi DHÜ nägemust oma tegevuse eesmärkide täitmisel ja dokumendihalduse arendamisel ning dokumendihalduri igapäevase töö mõtestamisel: kõiki suuremaid muutusi saab teha läbimõeldult ja tasakaalustatult. Muutmaks stereotüüpi, et dokumendihaldur on kestahes bürokraat, kes takistab asutuse arengut ja kiusab teenindatavaid, tuleb teadvustada eelkõige endale ja seejärel teistele, et dokumendihaldur on midagi enamat „paberimäärijast“. Dokumendihalduse korraldamine on asutuse tugitegevus, mis koosneb info töötlemisest, vahendamisest, salvestamisest. See tegevus peab aitama asutusel hästi toimida. Järelikult tuleb sellesse tegevusse panustada eelkõige kvalifitseeritud spetsialistide näol. DHÜ on vabatahtlik kutseorganisatsioon, mille eesmärgiks on dokumendihalduri kutse populariseerimine, kutseoskuste arendamine ja dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine. DHÜ kõrgeimaks organiks on liikmete üldkoosolek, kus võivad osaleda kõik DHÜ liikmed. Juhatus koosneb üldkoosolekul DHÜ tegevliikmete hulgast kolmeks aastaks valitud isikutest. DHÜd juhib ja esindab juhatus. Juhatuse liikmete minimaalne arv on 5 (juhatuse esimees, aseesimees ja kolm juhatuse liiget). Liikmeskond koosneb eriala tudengitest, tegevdokumendihalduritest, tarkvara arendamisega seotud projektide jutidest jms. Valdav osa liikmetest on saanud erialase hariduse TÜ Viljandi Kultuuriakadeemias (infoteadus ja dokumendihaldus eriala; alates 2008 infohariduse eriala) DHÜ liikmeid on hetkel 83. DHÜ on asutatud aastal 2004. Senised olulisemad tulemused on liikmete arvu stabiilne suurenemine ja see, et alates 21. juunist 2006. aastast on DHÜ kutsekvalifikatsiooni omistav organ.

4

1.2 Eesmärgid ja visioon DHÜ tegevuse eesmärgid: - dokumendihalduri kutse väärtustamine ühiskonnas; - dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine; - erialaste teadmiste ja kogemuste levitamine, kutse-eetika propageerimine; - Dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide esindamine ja kaitsmine; - liikmeskonna huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel; - koostöö arendamine kõigi Ühinguga sarnaseid eesmärke taotlevate isikute ja organisatsioonidega Eesti dokumendihalduse probleemide lahendamisel. Visioon on selgelt sõnastamata, selgelt eritatav läbi tegevuseesmärkide: DHÜ saavutab arvestatava arvamusliidri positsiooni Eesti Vabariigi dokhalduse arengusuundae määramisel- arendamisel, eriti riiklike õppekavade osas kaasarääkimisel ja dokumendihalduri kutse defineerimisel.

2. MTÜ Dokumendihaldurite Ühing – mõjukaart Sidusgrupp Sidusgrupi

alagrupp Sisend Tegevus Väljund Mõju

Organistatsioon - MTÜ DHÜ

Liikmeskond Raha, aeg, erialane oskusteave

Liikmemaksu tasumine, üldkoosolekul osalemine otsustusprotsessis osalemine), oskusteabe vahendamine ja ideede genereerimine ning eriala ja enda oskuste propageerimine läbi ühistegevuse (koolitustel ja seminaridel käimine jms)

Sarnaste tegutsemiseesmärkide ja huvide-teadmistega inimsetega lävimise võimalus, uute arengutega kursisolek, pidev erialane enesetäiendamine, tööjõuturul väärtuse tõusmine, võimalus kaasa rääkida olulistel DH arengut suunavatel teemadel

Rahuldatud on erialase eneseteostuse vajadus, teadmised on pidevas täienemises, väärtus tööjõuturul tõusnud. Rahulolu teadmisest, et on olemas sarnased spetsialistid, kes saavad tegutseda eraldi ja samal ajal üksteist toetades (kindel seljatagune?) ning koostöös muuta DH valdkonna arengut paremuse poole

Juhatus Raha (ühingu tegevuse

Ühingu juhtimine (üldkoosoleku otsuste

Tõrgeteta, läbipaistvalt ja

Rahulolu juhtimise

6

Sidusgrupp Sidusgrupi alagrupp

Sisend Tegevus Väljund Mõju

organiseeerimisega seotud isiklikud kulud, palka juhatus ei saa) aeg, eriteadmised

täitmise organiseerimine ja tagamine), liikmeskonna informeerimine (aruandlus), info vahendamine liikmeskonnasiseselt

eesmärgipäraselt toimiv organisatsioon.

tulemusena toimivast süsteemist, motivatsioon kulutada oma aega ja raha, sest on võimalus kaasa rääkida olulistel teemadel ja muuta DH valdkond paremaks „ühisel jõul ja ühise eesmärgi nimel“

Komisjonid Raha (komisjoni tööga seotud isiklikud kulud, palka komisjoniliikmed ei saa), aeg, eriteadmised

Komisjoni ülesannete täitmine, aruandlus

Järelevalve ühingu tegevuse, vastuvõetud otsuste täitmise ja rahakasutuse üle toimib asutusesiseselt

Rahulolu tehtud tööst. Ühingu ja juhatuse tegevuse läbipaistvus on tagatud. Rahulolu, panustamisest (aeg ja raha) ühise eesmärgi täitmisse

Dokumendihalduse spetsialistid (mitteliikmed)

Aeg, erialane oskusteave

Erialase teabe vahendamine ühingu kaudu, koolituste saamine ühingu kaudu

Olemas võimalus saada tsentraliseeritult infot uute DH nõuete ja soovituste kohta. Võimalus

Enesetäiendamine on pidev. Teadmine, et oskusteavet jagavad spetsialistid

7



enesetäiendamiseks (teave on õige, probleemidele antakse leitakse õige lahendus)

SA Kutsekoda Aeg, teadmised, raha

Kutsekirjelduste koostamine, nõuete kehtestamine, koolituste rahastamine, kutseeksami tingimuste kooskõlastamine

Kutse omistamise nõuete reguleerimine on võimalik läbi erialaspetsialiste ühendava koosluse. Tomiv koostöö eriala-organisatsiooniga tagab Kutsekoja enda kohustuste kiire ja õige täitmise

Kutse omistamine on reguleeritud ja standardile vastav. Kutsenõuete ja kutse omistamise tingimuste pidev kaasajastamine (vastavus EL nõuetega jms)

Riigikantselei Aeg, teadmised, raha

Koolitusprojektide rahastamine, koolituste teemavaldkondade projekteerimine koostöös ühinguga, õigusaktidest tulenevate nõuete tõlgendamine, DH arengusuundade osas arvamuse küsimine ühingult

Õigusaktide tõlgenadamisel ja rakendamisel on võimalik kaasata spetsialiste e praktikuid. Koolitussüsteem on võimalik koostada vajadustele vastavalt. Arengukavade koostamine on võimalik läbi spetsialistide

Tagatud on erialaspetsialistide tagasiside õigusaktide nõuete rakendamise kohta, valmivad reaalselt täidetavad arengukavad, koolituste süsteem toimib.

8



tsentraliseeritud koosluse

Rahvusarhiiv Aeg, teadmised, raha

Säilitamisele kuuluva ainese hulga prognoosimine. Säilitamisnõuete väljatöötamine koostöös DH-spetsialistidega. Arhiveerimiskoolituste korraldamine koostöös ühinguga

Prognoositud säilitusainese hulk. On võimalus hinnata säilitamistingimuste rakendamise võimalusi ja seeläbi planeerida arhiivide tööd ning juhiseid dokumenteerimiseks

On tagatud arhiiviainese nõuetekohane säilitamine ja planeeritud arhiivide töö

Koolid Kutseõppeasutused Aeg, teadmised Õppekavade koostamisel koostöö ühinguga, praktikate organiseerimine, lõpetajatele võimalike töökohtade vahendamine ühingu kaudu

Õppekavade koostamisel saab lähtuda reaalsetest vajadustest. On võimalik leida õpilastele sobiv praktikabaas ning töökoht ühingust saadud informatsiooni töödeldes ja vahendades

Kool tagab praktikate läbiviimise, õppekavad on kaasajastatud, õpilased omandatud erialal töötamiseks kvalifitseeritud, riiklik koolitustellimus täidetud

Kõrgkoolid Aeg, teadmised Õppekavade koostamisel koostöö ühinguga, spetsialistide

Õppekavade koostamisel saab lähtuda reaalsetest vajadustes, saab

Erialase teadustöö suunad on reguleeritud. Riiklik

9



tööhõivega seotud uuringute tegemine koostöös ühinguga

hinnata vajalike üldainete mahtu jms

koolitustellimus täidetud

Täiendkoolitus-asutused

Raha, aeg, teadmised

Täiendkoolituste korraldamine, tagasiside kogumine ja koolitusvajaduste analüüsimine ning koolituskavade planeerimine

Võimalus planeerida kvaliteetseid koolitusi ja leida ning täiendkoolitada vastavaid koolitajaid

Tagatud on koolitusmoodulite arendamine, on teada koolitatavad sihtgrupid, tagatud on paindlik koolituste organiseerimine ja (osalt) seetõttu on asutuse kasum stabiilne

Tarkvarafirmad Aeg, raha DH-tarkvara väljatöötamiseks andmete kogumine läbi ühingu liikmeskonna (spetsialistid), samuti tarkvara tasuta testimiseks andmine jms, reklaam. Arendustegevus.

On olemas tagasiside tarkvara kohta (klientuuri vajadused, andmed, mis võimaldavad tarkvara arendada erinevate vajaduste järgi).

Teatakse paremini nõudeid DH-süsteemidele ja klientide vajadusi. Need omakorda tagavad parema toote väljatöötamise ja seeläbi on rohkem kliente ehk müügiedu. Arendustegevus on edukas.

10



DH spetsialiste vajavad tööandjad

Aeg Personaliotsingu palneerimine, asutuse vajaduste teadvustamine DH-alase arengu tarvis (nõuded saadakse ühingu vahendusel)

On ülevaade DH-spetsialistide kvalifikatsioonist (nt vastav haridustase, kutsetunnistuse olemasolu)

Võimalus palgata kvalifitseeritud tööjõudu vähima ajakuluga (teab, mida vajab)

Seadusandja Aeg Õigusaktide (erialaste ja ühingu tegevust reguleerivate) eelnõude menetlemine

Menetlusprotsessi on kaasatud spetsialistid, mis omakorda vähendab seadusandluse puudujääke

Paremini toimivad ja rakendatavad DH-alased õigusaktid, volitusnormide parem toimimine, ühtsem e-riigi süsteem

Asutused Riigi- ja kov asutused

Aeg DH-probleemide korral info vahendamine

DH-probleemide seire ja sõnastamine-üldistamine

DH-probleemidele usaldusväärse lahenduse saamine, oma töötajate harimine, võimalik ka tüüpprobleemide ennetamine ning õigusaktide muutmine

Eraettevõtjad Raha, aeg Annetused, tasuta Potentsiaalsed Maine on

11



ja/või soodustingimustel teenuste osutamine

kliendid (teenuste tellijate ring suureneb, püsiklentide saamine), maine paranenmine, heategevusse panustamine

paranenud või säilitatakse olemasolev (hea) maine. Püsiklientuuri suurenemine, turundstegevus laieneb

Avalik-õiguslikud Institutsioonid

0 - - Mitmekesine DH-alane teave, mida vahendada ja mille üle diskussioone tekitada, DH-probleemi teadvustamine asutuse enda tasandil

Eesti riik (kui institutsioon)

Raha, aeg Maksusoodustuste võimaldamine, järelevalve MTÜ rahaliste vahendite kasutamise üle (aruandluse kontrollimine ja statistika)

Raha eesmärgipärane ja optimeeritud kasutamine (ühing taotleb vähem abi riigieelarvelistest vahenditest)

MTÜ kasutab rahalisi vahendeid eesmärgipäraselt (riigile kasulikult), sest maksusoodustega on kaetud vaid teatud tegevused

Eesti elanikud 0 - - Teadlikumad DH spetsialistid, kes

12



e-teenuseid arendavad ja ühiskonnaliikmed saavad parema teeninduse. Üldine DH-teadlikkuse ja infokirjaoskuse tõus

3. DHÜ juhatuse hinnang sellele, millistele huvigruppidele avaldatav mõju on kõige olulisem DHÜ juhina kvalifitseerub DHÜ juhatus, mis praegusel tegevusperioodil on viieliikmeline: Katrin Roosileht (juhatuse esimees), Lea Baumann, Mirje Sepp, Teele Kurm ja Tiia Ots. Intervjuu olulisemate huvigruppide selgitamiseks viidi läbi 21. novembril 2009 Pärnus, kus toimus juhatuse korraline koosolek. Intervjuu oli struktureerimata ja vastused selgusid vaba vestluse käigus. Siinkirjutaja jälgis kogu koosoleku kulgu antud töö läbiviimisele suunatud erapoolikusega ehk vaatles juhatuses toimunut antud töölõigu kirjeldamiseks vajaliku nihkega ning siinesitatud sesiukohad on juhatuse liikmete arvamustest sünteesitud. Samuti on siinkirjutajal juhatuse tegevliikmena ja ühingu asutajaliikmena piisavalt kogemusi, et edasi anda/sünteesida osasid DHÜ seisukohti ilma põhjalikumat intervjuud tegemata. Kõige olulisem on mõju, mida avaldatakse DHÜ huvigruppidele erialase tegutsemise ja valdkonna arengutega seotud valdkonnas: DHÜ liikmeskond, Kutsekoda, Riigikantselei, mitteliikmetest spetsialistid, asutustest alagrupp riigi- ja kov asutused, koolid ning DH spetsialiste vajavad tööandjad. Olulisus tuleneb nende huvigruppide omavahelisest seotusest DHÜ tegevuse läbi: DHÜ omab oskusteavet erinevas valdkonnas tegutsevate DH spetsialistide näol (liikmeskond), seetõttu saab sünteesida dokumendihaldurile esitatavaid nõudeid (Kutsekoda, koolid), esitada parandus- ja arendusettepanekuid, mis tulenevad otseseselt nõuete täitmise praktikast ja tagada riiklikul tasandil koolituste järjepidevus (Riigikantselei, koolid), jagada ning vahendada erialast kogemust väljaspool liikmeskonda olevate spetsialistidega ja seejuures uusi liikmeid värvates, sest DHÜ mõjujõud sõltub osalt ka liikmete arvukusest (mitteliikmetest spetsialistid), selgitada dokumendihaldussüsteemidele esitatavaid nõudeid (riigi- ja kov asutused, sest nemad on erinevalt eraettevõtjatest ehk teistest asutustest kohustatud õigusaktidest tulenevaid dokumenteerimisele esitatavaid nõudeid täitma) ning DH spetsialiste vajavad tööandjad, sest neile suunatud mõju tagab DHÜ liikmetele ja ka mitteliikmetele ehk dokumendihalduritele töökoha, sest teadvustatakse haritud dokumendihalduri olulisust asutuse eesmärkide saavutamisel.

14

4. DHÜ organisatsioonikultuuri kirjeldus DHÜ organisatsioonikultuuri on võimalik kirjeldada erinevate teooriate abil, autor valis H. Mintzbergi eesmärkide mudeli, sest see võimaldab kiiremini ja täpsemalt määratleda, kas ja kuidas DHÜ tegutsemise eesmärgid kattuvad huvigruppidele suunatud mõjuga. DHÜ on oma eesmärgid sõnastanud ja tegutsenud on organisatsioon viis aastat, mis võiks olla piisav selleks, et hinnata, kas eesmärgid on õigesti püstitatud, kas neil on õige mõjutugevus, õige päritolu. Esimeseks valikuks (ehk sobivaimaks teooriaks) oli siinkirjutajal grupiteooriate rakendamine DHÜ organisatsioonikultuuri kirjeldamisel (eriti meeskonnamudeli analüüsimine), mis annaks detailsema ja kasulikuma ülevaate, kuid teema läbimõtlemine näitas, et grupiteooriate võtmes kirjeldamine on tulenevalt DHÜ tegutsemiseesmärkidest ja liikmeskonna suurusest liiga töömahukas ning seetõttu ei oleks proportsioonis ülesande üldmahuga. DHÜ on erialaühendus, mis koondab dokumendihaldureid. Tegemist on mittetulundusühinguga, mis oma tegevuses esindab liikmete ühisest huvist tulenevate ideede kogumit. DHÜ kõrgeim võimuorgan on üldkoosolek. Üldkoosoleku pädevusse kuulub: - põhikirja muutmine; - eesmärgi muutmine (sh laiendamine, kitsendamine) - juhatuse valimine; - revisjonikomisjoni valimine; - liikmemaksu suuruse ja tasumise korra määramine; - juhatuse ja revisjonikomisjoni aruannete kinnitamine; - juhatuse ettepanekul DHÜ liikmetest erialanõukogu moodustamine dokumendihalduse probleemide analüüsimiseks; - muude küsimuste otsustamine, mida ei ole Eesti Vabariigi õigusaktidega antud teiste institutsioonide pädevusse. DHÜ juhatus koosneb üldkoosolekul DHÜ tegevliikmete hulgast kolmeks aastaks valitud isikutest. DHÜd juhib ja esindab juhatus. Juhatus otsustab liikmekandidaatide vastuvõtmise. Osakondade, toimkondade jm allüksuste moodustamise otsustab juhatus. Otsuses määratletakse osakonna, toimkonna või allüksuse tegevuse eesmärk, õigused ja kohustused ning lõpetamise kord. Struktuuriüksusi ja nende põhikirjalisi tegevusi toeks võttes saab H. Mintzbergi eesmärkide mudeli abil kirjeldada DHÜ eesärke ja nende täimisest tulenevaid ülesandeid. Mudel näeb ette organisatsiooni eesmärkide neli liiki. Konspektist ei olnud aru saada, kas Mintzberg näeb ette ühe eesmärgitüübi ühele organisatsioonile või võib neid olla ühel mitu või peab kirjeldama kõiki. Seepärast on siin vaadeldud kõiki eesmärgitüüpe. Kõikide eesmärgitüüpide kirjeldamine võimaldab kaardistada DHÜ kõik

15

dokumenteeritud (põhikirjalised eesmärgid), sest neid ei saa liigendada ainult ideoloogilisteks, ainult ametlikeks, etc.

4.1 Ideoloogilised eesmärgid Ideoloogilisena võib tõlgendada DHÜ eesmärkidest dokumendihalduri kutseeetika põhialuseid ja nende propageerimist ehk nn mundriau hoidmist ja kutse väärtustamist. Liikmeskonnal on ühised huvid dokumendihalduse valdkonnas. Neist eesmärkidest tulenevad ülesanded: väljendada liikmeskonna seisukohti riiklikel ja ühiskondlikel aruteludel ning otsustamistel ja luua fonde ja sihtkapitale. Asutada perioodilisi väljaandeid ja publitseerida erialatrükiseid.

4.2 Ametlikud eesmärgid Dokumendihalduse alal tegutsevate isikute kutsealaste, majanduslike ja sotsiaalsete õiguste ja huvide kaitsmine. Dokumendihaldurite kutsealase suhtlemise ja koostöö korraldamine. Liikmeskonna huvide esindamine Eesti Vabariigi teadus- ja hariduspoliitika kujundamisel ning rakendamisel. Ametlike eesmärkide saavutamiseks tuleb DHÜl osaleda dokumendihalduse standardimises, omistada dokumendihalduri kutset. korraldada koolitusi, diskussioone, seminare, näitusi, koosolekuid, konverentse jt temaatilisi teabeüritusi.

4.3 Personaalsed eesmärgid Liikmsekonna personaalsete vajaduste rahuldamise võimalused: kutsetunnistused, koolitused, väärtus tööjõuturul või eriala arendamiseks tehtavatel uuringutel osalemine. Personaalsete eesmärkide saavutamiseks täidab DHÜ ülesandeid: annab välja heategevuslikke stipendiume, toetusi, preemiaid, auhindu jms toetamaks dokumendihalduri haridust ja ettevõtlust.

4.4 Süsteemsed eesmärgid

16

Liikmeskonna ühine huvi koostöö arendamiseks kõigi DHÜ eesmärkidega sarnaseid eesmärke taotlevate isikute ja organisatsioonidega Eesti dokumendihalduse probleemide lahendamisel. Järjepidevuse ja seeläbi püsimajäämise tagamine. Süsteemsete eesmärkide saavutamiseks täidab DHÜ ülesandeid: teeb koostööd ja sõlmib koostöölepinguid füüsiliste ja juriidiliste isikutega Eestis ja välismaal, avada ja sulgeda arveldus-, jooksev- ja erikontosid krediidiasutustes ning sooritab finantsoperatsioone, omandab, omab ja võõrandab vallas- ja kinnisvara, omab väike- ja põhivahendeid, võtab vastu pärandusi, kingitusi ja annetusi, rakendab oma tegevuse kindlustamiseks palgalisi töökohti, korraldab DHÜ juhatuse tegevuse üle järelevalvet.

5. Analüüs Kas DHÜ eesmärgid toetavad keskendumist olulistele sihtrühmadele mõju avaldamisele ja seeläbi peamiste eesmärkide täitmist? Olulisemaks peetavad sihtrühmad: - DHÜ liikmeskond, - Kutsekoda, - Riigikantselei, - mitteliikmetest dokumendihaldurid, - riigi- ja kov asutused - DH spetsialiste vajavad tööandjad - Koolid

5.1 Sihtrühmade seosed ideoloogiliste eesmärkide täitmisega Ideoloogiliste eesmärkide täitmisest tulenevad ülesanded: - väljendada liikmeskonna seisukohti riiklikel ja ühiskondlikel aruteludel ning otsustamistel ja luua fonde ja sihtkapitale; - asutada perioodilisi väljaandeid ja publitseerida erialatrükiseid. DHÜ liikmeskonna seotus on tugev, eesmärk toetab keskendumist sihtrühmale, sest sihtrühm moodustab DHÜ ehk on ise DHÜ. Ilma vajaduseta ühtse ideoloogia määratlemiseks ei oleks DHÜd asutatud. Ülesanded, mida ideoloogia elluviimiseks täidetakse, eeldavad liikmeskonna aktiivset osalust ja see tähendab, et liikmsekonnal on tugev seos DHÜ ideoloogiaga.

17

Kutsekojale keskendumist DHÜ ideoloogiliste eesmärkide täitmisega seotud tegevused ei toeta. Kui, siis väga nõrk seos on olemas kutsestandardi ettevalmistamise osas, kuid Kutsekoja tegevust DHÜ eesmärkide saavutamiseks mõjutada on ideoloogilise eesmärgi täitmise raames kasutu. Kutsekoda ei mõjuta DHÜ tegevust ega vastupidi. Riigikantseleile saab DHÜ ideoloogiliste eesmärkide täitmisel keskenduda avalike diskussioonide ideede mõjutamisel, üldriikliku (DH-alase) maine kujundamisel ja normdokumentatsiooni koostamisel kujundamisel. Selle seose DHÜ ideoloogiliste eesmärkide täitmisele kaastaaitamiseks võib hinnata keskmiseks. Mitteliikmetest dokumendihalduritele toetab keskendumist ideoloogiliste eesmärkide täitmine vähe, sest mitteliikmete seos DHÜga piirdub oskusteabe vahendamisega. Riigi- ja kov asutustele keskendumisele DHÜ ideoloogilsite eesmärkide täitmine tuge ei paku, sest selle sihtrühma vajadused on kvalifitseeritud tööjõud ja oskusteave, mis ei ole seotud DHÜ ideoloogiaga. DH spetsialiste vajavad tööandjad on sihtrühm, millele mõju avaldamiseks DHÜ ideoloogiliste eesmärkide täitmine pakub väga väikest toetusvõimalust. Sihtrühma huvi on küll detailsem ja sügavam kui riigi- ja kov asutuste üldisem huvi (sest sihtrühm on endale juba teadvustanud, et vajab konkreetsete kutseomadustega dokumendihaldurit), kuid ideoloogia osakaal on selles huvi ja mõju tekitamiseks madal või olematu: dokumendihalduri konkreetsed kutseomadused on osaliselt seotud ideoloogiaga, aga ei ole sihtgrupi jaoks määravad. Koolid kui sihtrupp, kellele keskenduda DHÜ ideoloogiliste eesmärkide täitmisel, pakuvad toetuspinda küll kaudselt, aga keskmise tugevusega, sest õpetamisel ja õppekavade koostamisel on ideoloogia olemas ja kandev ka varjatud kujul (nt kutseeetika).

5.2 Sihtrühmade seosed ametlike eesmärkide täitmisel Ametlike eesmärkide saavutamiseks tuleb DHÜl täita ülesandeid: - osaleda dokumendihalduse standardimises; - omistada dokumendihalduri kutset; - korraldada koolitusi, diskussioone, seminare, näitusi, koosolekuid, konverentse jt temaatilisi teabeüritusi. DHÜ liikmeskonnale keskendumist toetab ametlike eesmärkide täitmine sajaprotsendiliselt, sest sihtrühm on eesmärgid oma üldkoosolekute otsustega sõnastanud. Toimib tagasiside ametlike eesmärkide täitmise tulemuste kohta, mis võimaldab omakorda sõnastada ümber või muuta eesmärke. Liikmeskond on ainus sihtrühm, mis tagab otustusprotsessis osalemisega ametlike eesmärkide täitmise protsessi.

18

Kutsekojale keskendumist DHÜ ametlike eesmärkide täitmisega seotud tegevused toetavad määral, mis puudutab kutsestandardi ja kutseomistamise protsessi. Et see protsess on oluline ametlik eesmärk, siis selle eesmärgi täitmiseks on Kutsekojale avaldatav mõju tugev. Tugevus väljendub tihedas koostöös ja selles, et DHÜ ja Kutsekoda on ametkondlikus seoses kutseomistamisega hõlmatud tegevustes (DHÜ on dokumendihalduri kutset omistav organ). Riigikantseleile saab DHÜ ametlike eesmärkide täitmisel keskenduda dokumendihalduse standardimisega seotud eesmärkide täitmisel ja samuti koolituste konverentside jt temaatiliste teabeürituste korraldamisel, sest Riigikantselei mõjutab dokumendihaldusealast seadusandlust (eelnõude projektid) ning DHÜ annab tagasiside normide rakendamise kohta. Aktiivsem pool on siin DHÜ, sest Riigikantseleil ei ole kohustust DHÜ arvamusega arvestada, kuid DHÜ kui arvamuse andja mõju on suurenenud viimasel aastal. Mitteliikmetest dokumendihalduritele toetab keskendumist ametlike eesmärkide täitmine keskmiselt, sest mitteliikmetel on võimalik taotleda DHÜ kaudu kutsetunnistust ja osaleda koolitustel jt avalikult välja reklaamitud teabeüritustel. Kutse omamise motivatsiooni sihtgrupis ei saa DHÜ mõjutada muud moodi kui kaudselt. Samas on võimalik mitteliikmete kaudu eesmärkide täitmist tõhustada just koolituste ja eriala propageerivate ürituste-reklaami abil. Riigi- ja kov asutustele keskendumisele pakub DHÜ ametlike eesmärkide täitmine tuge keskmiselt, sest selle sihtrühma vajadused on kvalifitseeritud tööjõud ja oskusteave, mis haakub eesmärkide täitmisel nt töötajate motiveerimine kutsetunnistuse taotlemiseks, töötajate koolitamine DHÜ koolituste abil jms. Sihtgrupp on seotud ka standardimisel (eelnõude kooskõlastamine) DHÜga tehtava koostööga (vabatahtlikult ja initsiatiivkorras). DH spetsialiste vajavad tööandjad on sihtrühm, millele mõju avaldamiseks DHÜ ametlike eesmärkide täitmine pakub keskmist toetusvõimalust. Sihtrühma huvi on konkreetsete kutseomadustega dokumendihalduri leidmine, st DHÜ kaudu leiab sihtgrupp kutsetunnistusega töötaja ja/või valib töötajale (täiend- või taseme)koolituse DHÜ soovituste abil. Koolid kui sihtrupp, kellele keskenduda DHÜ ametlike eesmärkide täitmisel, pakuvad toetuspinda esmapilgul vaid teatud osas, kuid siiski väga olulises osas ehk tugevalt: koolide õppekavad koostatakse nii, et selle läbimisel omistatakse koolilõpetajale kutsetunnistus. See süsteem toetab DHÜ ametlike eesmärkide täitmist, sest kutse omistamine ei toimu ilma DHÜ osaluseta ja on seetõttu DHÜ poolt kontroolitav (mõjutatav) protsess.

19

5.3 Sihtrühmade seosed personaalsete eesmärkide täitmisel Liikmsekonna personaalsete vajaduste rahuldamise võimalused: kutsetunnistused, koolitused, väärtus tööjõuturul või eriala arendamiseks tehtavatel uuringutel osalemine. Personaalsete eesmärkide saavutamiseks täidab DHÜ ülesandeid: - annab välja heategevuslikke stipendiume, toetusi, preemiaid, auhindu jms toetamaks dokumendihalduri haridust ja ettevõtlust. DHÜ liikmeskonnale keskendumist toetab personaalsete eesmärkide täitmine väga tugevalt, sest liikmeskonnal ühised huvid tulenevad kattuvatest personaalsetest huvidest. Siin tuleb kõrvalepõikena rõhutada, et nii juhatus kui komisjonide ja töögruppide liikmed on DHÜ liikmeskond. Juhatuses või komisjonis või töögrupis tegutsemine võimaldab rahuldada isiklikke ambitsioone (neid võib võrrelda nt preemiaga). DHÜl on võimalik anda ka liikmetele stipendiume, toetusi preemiaid, auhindu jms, mis on liikmeskonna isiklikke ambitsioone rahuldav ning motiveeriv enesetäiendamiseks. Personaalsete eesmärkide täitmisel saab DHÜ mõjutada liikmeskonda mitte minetamast erialast kvalifikatsiooni ja seeläbi tagada pädeva liikmeskonna, kes on võimeline genereerima uusi ideid, eesmärke, viima läbi dh alaseid uuringuid jne. Kutsekojale keskendumist DHÜ personaalsete eesmärkide täitmisega seotud tegevused ei toeta. Kaudselt saab mõju täheldada kutseomistamise protsessis osalemisel, sest DHÜ teeb liikmeskonnale rahalisi soodustusi eksamitasude maksmisel, mis seondub personaalse eesmärgiga toetada dokumendihalduri hariduse omandamist. Riigikantseleile keskendumiseks DHÜ personaalsete eesmärkide täitmisel toetuspinda ei ole. Mitteliikmetest dokumendihalduritele toetab keskendumist personaalsete eesmärkide täitmine keskmiselt, sest mitteliikmetel on võimalik taotleda DHÜ kaudu stipendiume, toetusi jms. Riigi- ja kov asutustele keskendumisele DHÜ personaalsete eesmärkide täitmine mõju avaldamiseks tuge ei paku. DH spetsialiste vajavad tööandjad on sihtrühm, millele mõju avaldamiseks DHÜ personaalsete eesmärkide täitmine tuge ei paku. Koolid kui sihtrupp, kellele keskenduda DHÜ personaalsete eesmärkide täitmisel, pakuvad toetuspinda kooli õpilastele stipendiumite, toetuste jms taotlemise võimalusega.

5.4 Sihtrühmade seosed süsteemsete eesmärkide täitmisel

20

Liikmeskonna ühine huvi koostöö arendamiseks kõigi DHÜ eesmärkidega sarnaseid eesmärke taotlevate isikute ja organisatsioonidega Eesti dokumendihalduse probleemide lahendamisel. Järjepidevuse ja seeläbi püsimajäämise tagamine. DHÜ ülesanded süsteemsete eesmärkide täitmisel: - teha koostööd ja sõlmida koostöölepinguid füüsiliste ja juriidiliste isikutega Eestis ja välismaal; - avada ja sulgeda arveldus-, jooksev- ja erikontosid krediidiasutustes ning sooritada finantsoperatsioone; - omandada, omada ja võõrandada vallas- ja kinnisvara; - omada väike- ja põhivahendeid, võtta vastu pärandusi, kingitusi ja annetusi; - rakendada oma tegevuse kindlustamiseks palgalisi töökohti; - DHÜ juhatuse tegevuse üle järelevalve korraldamine. DHÜ liikmeskonnale keskendumist toetab süsteemsete eesmärkide täitmine tugevalt, sest sihtrühmal on täielik kontroll DHÜ juhatuse tegevuse üle (majanduslik ja sisuline ehk eesmärgipärane tegevus). Kutsekojale keskendumist DHÜ süsteemsete eesmärkide täitmisega seotud tegevused toetavad keskmiselt. Seotus väljendub kutsestandardi ja kutseomistamise protsessi käigus sõlmitavate koostöölepingute sisulises täitmises ja lepingute täitmise kulude katmises, võimaluses luua DHÜ juurde palagalisi ametikohti nt kutsestandardite väljatöötamiseks (nt kaastata Kutsekoja eksperte) . Riigikantseleile saab DHÜ süsteemsete eesmärkide täitmisel keskenduda vaid koostöö tegemisel koostöölepingute sõlmimisel. Seega on mõju eesmärkide täitmisele pigem nõrk. Mitteliikmetest dokumendihalduritele toetab keskendumist süsteemsete eesmärkide täitmine nõrgalt: mitteliikmetel on võimalus DHÜga teha koostööd ja sõlmida koostöölepinguid. Olenevalt koostöö või lepingu objektist võib mõju suurus siiski kõikuda (Nt pärandamine, kinkimine, annetamine vms ja palgaliste töökohtade loomine). Riigi- ja kov asutustele keskenduminesele pakub DHÜ süsteemsete eesmärkide täitmine tuge keskmiselt, sest selle sihtrühmaga tehakse koostööd ja sõlmitakse koostöölepinguid. DH spetsialiste vajavad tööandjad on sihtrühm, millele mõju avaldamiseks DHÜ süsteemsete eesmärkide täitmine pakub nõrka või keskmist toetusvõimalust. Sihtrühma huvi võib seisneda koostöös ja koostöölepingute sõlmimises või teha annetusi, kingitusi jms Koolid kui sihtrupp, kellele keskenduda DHÜ süsteemsete eesmärkide täitmisel, pakuvad toetuspinda keskmiselt või nõrgalt. Koostöö tegemise ja koostöölepingute sisust oleneb toetuspinna tugevus.

21

5.5 Analüüsi kokkuvõte Et hinnata, kas DHÜ eesmärgid (organisatsioonikultuur) toetavad keskendumist DHÜ olulisematele sihtrühmadele mõju avaldamisele ja seeläbi peamiste eesmärkide saavutamist, koostati mõjudest parema ülevaate saamiseks tabel (vt Mõjude tabel). Mõjude tabel Sihtrühm Ideoloogilised

eesmärgid Ametlikud eesmärgid

Personaalsed eesmärgid

Süsteemsed eesmärgid

DHÜ liikmeskond + + + + Kutsekoda 0 + 0 + Riigikantselei + + 0 > Mitteliikmetest dokumendihaldurid

> + + >

Riigi- ja kov asutused

0 + 0 +

DH spetsialiste vajavad tööandjad

> + 0 >

Koolid + + > > + tugev või keskmine mõju > keskmine või nõrk mõju 0 mõju puudub Vaadeldes tabelis toodud andmeid, saab esmalt järeldada, et eesmärgid vähemalt on püstitatud õigesti, sest nn täielikku nulliringi (kõigi eesmärkide lõikes) ei saanud ükski huvigrupp. Teisisõnu, eesmärgid on püstitatud nii, et nende täitmist saab hinnata ja eesmärgid kirjeldavad tingimusi ja tulemusi, mitte nende saavutamise abinõusid. Vastasel korral ei oleks olnud võimalik hinnata eesmärkide täitmiseks vajalike tegevuste (ülesannete) käigus huvigruppidele avaldatavat mõju. Kõik neli eesmärgi liiki avaldavad täitmisel mõju DHÜ liikmeskonnale. See on oodatav tulemus, sest DHÜ asutamine ja põhikirjas sõnastatud tegutsemiseesmärkide täitmine peabki vastama DHÜ liikmeskonna huvidele. Ideoloogiliste eesmärkide püstitamisel ühendavad liikmeskonda ühised huvid ja tõekspidamised ning nende põhjalt tehtavad otsused. Ametlikud eesmärgid on liikmeskonna poolt loodud organisatsiooni käitumise/toimisega kooskõlas. Personaalsete eesmärkide saavutamine on üks põhjusi, miks liikmeskond on ühinenud. Süsteemsete eesmärkide püstitamisel on liikmeskond tundnud vajadust ühineda.

22

Kutsekoda ja Asutuste alagrupp riigi- ja kov asutused on mõjutatavad ametlike ja süsteemsete eesmärkide saavutamise käigus. See on samuti loogiline, sest tegemist on DHÜ jaoks sarnase tasemega asutustega, mis lähtuvad oma tegevuses õigusaktidega pandud kohustuste täitmisest, millest omakorda tuleneb koostöö DHÜga. Koostöö taseme ja seega mõju ulatuse määrab ära valdkond – riigi- ja kov asutused vajavad dh lahenduste jaoks kvalifitseeritud spetsialistide ja Kutsekoda osaleb kvalifikatsiooninõuete koostamisel. Samasse seisu saaks liigitada ka Riigikantselei, kuid siin toob nihke sisse Riigikantselei funktsioon dokumendihalduse üldriikliku poliitika kujundajana: ühendatud on DHÜ ideoloogiliste eesmärkide saavutamine. Mitteliikmetest dokumendihaldurid ja koolid saaks liigitada mõjutusalasse kui võrdsete aga erinevas eesmärgiliigis huvigruppidesse. Koolidega ühendavad DHÜd tugevalt ideoloogiliste ja ametlikte eesmärkide täitmine, nõrgalt personaalsete ja süsteemsete eesmärkide täitmine. Mitteliikmetest dokumendihalduritega ühendavad DHÜd tugevalt ametlike ja personaalsete eesmärkide täitmine ja nõrgalt ideoloogiliste ja süsteemsete eesmärkide täitmine. Üheski eesmärgigrupis ei ole mõju olematu ehk null. Dokumendihaldusspetsialiste vajavad tööandjad on grupp, millele mõjuulatus on tugev ainult ametlike eesmärkide täitmisel, nõrk ideoloogiliste ja süsteemsete eesmärkide täitmisel ning mõju puudub personaalsete eesmärkide täitmisel. Kui vaadelda mõju eesmärgigruppide lõikes, siis nähtub, et ametlike eesmärkide täimisel on mõju tugev kõikidele huvigruppidele. See vastab Mintzbergi eesmärgikäsitlusele, milles leitakse, et ametlikud eesmärgid on reeglina tugevad ja organisatsioonilise käitumisega kooskõlas. Et see on nii DHÜ organisatsioonikultuuri puhul (et ametlike eesmärkide täitmine omab tugevat mõju kõikidele võtmegruppidele), pole üllatav. DHÜd juhib juhatus, kes on valitud liikmete hulgast, juhatus esindab DHÜd ja seeläbi ka DHÜ eesmärke, tõekspidamisi. Ka juhatuse vahetumisel ei muutu ametlikud eesmärgid kui ei muutu DHÜ roll või ei lisandu uued eesmärgid-ülesanded. Need muutused saavad siiski tekkida koos DHÜ muutumisega, mis ilmselt on vähetõenäoline DHÜ tegutsemisperioodi ajal. Kui muudatused toimuvad, siis muutub ka DHÜ üldeesmärk, ehk ka omandivorm (nt äriühinguks, mille eesmärks on DH valdkonna teenuste müümine spetsialistide vahendusteenuse abil vms). Süsteemsete eesmärkide läbi mõjutamine on samuti esindatud kõikides olulistes huvigruppides. Tugevalt liikmeskonnas, Riigikantseleis ja riigi- ja kov asutustes. Seos on loogiline, sest huvigruppidel on ühine joon: nad vajavad valdkonnaalast infovahetust (nõuete väljatöötamine, nõuete rakendamine, tööjõu koolitamine) ning valdkonna arenguga seotud järjepidevuse tagamist. Ideoloogiliste eesmärkide mõju huvigruppidele jaotub samuti loogiliselt: Kutsekojale ja riigi- ja kov asutustele mõju puudub, sest nende asutuste tegevuse eesmärgid ei kattu DHÜ ideoloogiliste eesmärkidega vajalikul määral. Mõlemal grupil küll on ülesannete täitmiseks vajalik korraldada dokumendihaldust, kuid DHÜ ideoloogiliste eesmärkide täitmisega see ei haaku. DHÜ liikmeskond, Riigikantselei ja Koolid omavad tugevat seost ideoloogiliste eesmärkide täitmisega. Seda põhjustab DHÜga sarnases valdkonnas

23

tegutsemine ning koolide puhul veel õpilaste koolitamine kutsetunnistuseküpseks. Nõrk mõju on mitteliikmetest dokumendihalduritele ja DH spetsialiste vajavatele tööandjatele. Nõrk mõju on selgitatav sellega, et mitteliikmete seos DHÜga piirdub oskusteabe vahendamisega. Samas võiks seos olla tugevam, sest mitteliikmed on potentsiaalsed liikmed. Seda protsessi ei saa DHÜ mõjutada muul viisil peale olemasoleva (seisukohtade väljendamine, üldriiklikud arutelud, perioodilised väljaanded), sest kui mitteliige ei tunne ideoloogilist seost DHÜga, siis veendumuste muutmine vägisi ei aitaks, DH spetsialiste vajavad tööandjad on endale juba teadvustanud, et vajavad konkreetsete ja sh ideedest kantud kutseomadustega dokumendihaldurit, kuid dokumendihalduri konkreetsed kutseomadused on osaliselt seotud ideoloogiaga, aga ei ole sihtgrupi jaoks määravad. Personaalsete eesmärkide mõju on oodatult tugev DHÜ liikmeskonnale ja mitteliikmetest dokumendihalduritele, sest DHÜ personaalsed eesmärgid on seotud justnimelt dokumendihaldurite personaalsete eesmärkidega (sh isiklike ambitsioonidega). Mõju on nõrk koolide sihtrupile, aga see on seletatav õpilaste spetsialistitaseme omandamisega (st pole veel valmis), mistõttu DHÜ saab nende tegutsemist mõjutada oma personaalseid eesmärke täites vähe. Samamoodi ootuspäraselt ei avalda DHÜ personaalsed eesmärgid mõju huvigruppidele Riigikantselei, Kutsekoda, riigi- ja kov asutused ning DH spetsialiste vajavad tööandjad. Selline seos puudub põhjusel, et nende huvigruppide personaased eesmärgid ei kattu DHÜ omadega.

5.6 Järeldus Lähtuvalt analüüsi tulemustes julgeb siinkirjutaja järeldada, DHÜ eesmärgid (organisatsioonikultuur) toetavad keskendumist DHÜ olulisematele sihtrühmadele mõju avaldamisele ja seeläbi peamiste eesmärkide saavutamist. DHÜ tegutsemisulatus (vt eesmärke) hõlmab või haakub praktiliselt kõikide institusioonide tegevuste eesmärkidega (iga institutsioon saab, vahendab, dokumenteerib ja säilitab informatsiooni, st tegeleb dokumendihaldusega). Kõikidele olulistele huvigruppidele tugeva mõju avaldamine läbi eesmärkide täitmise ei ole mõeldav, see killustaks DHÜ struktuuri, organisatsioonikultuuri ja tegemist oleks hoopis asutusega, mis kõlbab kõigeks ehk mitte millekski. Samuti järeldub analüüsist, et eesmärgid on õigesti püstitatud, st mõjud huvigruppide vahel on jaotatud tasakaalustatult: erinevatele huvigruppidele avaldatakse mõju just neile sobivas eesmärgigrupis.

24

Kasutatud allikad

1. Organisatsioonikäitumise aine loengumaterjalid ja konspekt (TÜ AÜ MAG 2009) 2. MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu põhikiri (Viljandi, 2004) 3. MTÜ Dokumendihaldurite Ühingu juhatuse koosolekul läbiviidud intervjuu

(21.11.2009 Pärnu)

25

Lisa 1 Intervjuu taust DHÜ juhina kvalifitseerub DHÜ juhatus, mis praegusel tegevusperioodil on viieliikmeline: Katrin Roosileht (juhatuse esimees), Lea Baumann, Mirje Sepp, Teele Kurm ja Tiia Ots. Intervjuu olulisemate huvigruppide selgitamiseks viidi läbi 21. novembril 2009 Pärnus, kus toimus juhatuse korraline koosolek. Intervjuu oli struktureerimata ja vastused selgusid vaba vestluse käigus. Siinkirjutaja jälgis kogu koosoleku kulgu antud töö läbiviimisele suunatud erapoolikusega ehk vaatles juhatuses toimunut antud töölõigu kirjeldamiseks vajaliku nihkega ning siinesitatud seisukohad on juhatuse liikmete arvamustest sünteesitud. Samuti on siinkirjutajal juhatuse tegevliikmena ja ühingu asutajaliikmena piisavalt kogemusi, et edasi anda/sünteesida DHÜ seisukohti ilma põhjalikumat intervjuud tegemata.

Documents

Dokumendihaldurite Ühingu mõjukaart