Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
Sida 1 av 16
Dokumentation från Open Space-delen av Mötesplats Goda Exempel Göteborg 2015-11-26
Foto: Linda Andersson
Sida 2 av 16
Innehållsförteckning Dokumentation från Open Space-delen av Mötesplats Goda Exempel ..................... 1
Ämne: Årlig avgift för livsmedelskontroll ............................................................. 4
Ämne: Säkerhet vid tillsyn: Effektivare att åka en el två (kostnadsfråga)? ......... 4
Ämne: Utmaningar i ledarskapet .......................................................................... 5
Ämne: Arbeta i sprintar ......................................................................................... 7
Ämne: Återinföra länsmöten för livsmedel ........................................................... 7
Ämne: Förorenad mark ......................................................................................... 8
Ämne: Vad ska man tänka på vid en omorganisation? ......................................... 8
Ämne: Kosttillskott ............................................................................................... 9
Ämne: Kretslopp, hur komma igång? .................................................................... 9
Ämne: Digital ärendehantering ............................................................................ 10
Ämne: Motiverande samtal ................................................................................. 10
Ämne: Hur ska vi kunna redovisa vår tillsyn så bra som möjligt? ...................... 12
Ämne: Hur arbetar vi med feedback? ................................................................. 13
Ämne: Samverkan mellan kommuner .................................................................. 13
Ämne: Sprängämnesprekursorer och särskilt farliga ämnen ............................... 14
Ämne: Tältläger, nedskräpning, EU-migranter samt Migrationsboenden ........... 15
Sida 3 av 16
Om mötesformen Open Space och vårt möte
Under Mötesplats Goda Exempel 2015 ägnade vi en stund av den första
dagen åt diskussioner som organiserades enligt Open Space – metoden.
Temat var hur vi kan närma oss det Önskade läget.
Open Space är en mötesform där deltagarnas idéer och frågor formar
mötet. Dagordningen skapas tillsammans på plats, utifrån vad man
behöver och vill prata om. Mötet har en struktur och en ledning som ser
till att alla kommer till tals på lika villkor.
De deltagare som ville presenterade en diskussionsfråga, och alla
mötesdeltagare som ville diskutera den frågan samlades i en grupp.
Sammanlagt föreslogs 17 ämnen, och det bildades 16
diskussionsgrupper (två närliggande ämnen slogs ihop). Det stod var
och en fritt att delta i vilken eller vilka diskussionsgrupper man ville,
men också att välja en ny grupp om man så ville under pågående
diskussion.
Deltagarna i diskussionsgruppen sammanfattade sina reflektioner och
slutsatser på ett blad, och alla blad hängdes upp för beskådan. Det som
skrevs på dessa blad återges också i denna rapport.
Foto: Maria Nylén
Sida 4 av 16
Ämne: Årlig avgift för livsmedelskontroll
Initiativtagare: Cecilia Ramirez-Vera
Reflektioner och slutsatser:
Att ta betalt i förväg (årligen) förtätar planeringen av verksamheten.
Målet med livsmedelskontroll är att säkerställa livsmedelssäkerheten
för medborgarna, och inte om betalning.
Kommuner som har svårt att göra sina kontroller måste utreda
anledningen, varför det hände.
Livsmedelssäkerhet blir inte bättre om kontroller inte görs.
Ämne: Säkerhet vid tillsyn: Effektivare att åka en eller två (kostnadsfråga)?
Initiativtagare: Ylva Fägerås
Reflektioner och slutsatser:
Hur mäter man effektivitet?
Vid tillsyn av enskilt avlopp träffar man på nya personer vid varje
tillfälle, hur bedöms säkerheten?
Erfarenhet från Åmål – åker ensam och har inte haft några problem.
När man åker två tillsammans blir det mer likvärdig bedömning – bättre
effektivitet (tidsbesparing?)
Efterarbetet blev effektivare när tillsynen görs av två personer
Samverkan vid tillsyn – göra tillsyn av olika områden i samma område
t ex avlopp, lantbruk, industrier.
Erfarenhet från Alingsås – åker två, tycker det funkar bra – känns mer
effektivt och blir en bättre bedömning inför förbud etc.
Vilka säkerhetssystem vid tillsyn finns – kostnad, rutiner, jourtelefon,
larm
Alkolås kommer mycket, kan ses som en säkerhetsrisk
Sida 5 av 16
Hjälpas åt att hålla koll på våra kollegor
Kan ta hjälp av polisen, ringa och höra om en fastighetsägare
förekommer i registret
Sammanfattning:
Görs olika i olika kommuner
Jämföra mellan kommuner där inspektören åker ensam – framtida
studie?
Bättre arbetsmiljö, säkrare bedömning., inte mindre effektivt att åka två
st.
Bättre bemötande mot fastighetsägare om det är två som kommer ut –
kan förklara på olika sätt
Bättre samsyn när två personer åker på tillsyn.
Ämne: Utmaningar i ledarskapet
Initiativtagare: Eva Berglund
Reflektioner och slutsatser:
”Laget betyder allt” – chefen är utbytbar.
Som chef behöver man fråga medarbetare vad de behöver för
att må bra och arbeta effektivt.
Miljöchefsnätverk Fyrbodal.
Vad vill Sverige? – Är vi på väg åt rätt håll? Beror på vad politiker
vill och vilka frågor som är viktiga för kommunen.
Tillsynstillståndet i kommunen. Glada och ledsna gubbar för att
indikera var det finns brister i tillsynsarbetet. Vi behöver serva
våra politiker med vad som behöver prioriteras.
Delaktighet, jobba i team, ha ett klimat med högt i tak. Att se fel
som att utvecklas, bra att ha tydligt mål – är vi på väg åt rätt
håll?
Sida 6 av 16
Vad finns för förväntningar på mig som medarbetare, ge
återkoppling, öppet klimat för att våga fråga, att känna
förtroende och att bli lyssnad på
Kaisen, en del av LEAN är ett bra system (medarbetardrivet
system), skapa mindre grupper för förvaltningsgräns.
Möten - vi har många
Tydlig dagordning, mer öppna mötesformer, bryta ner det
önskade läget till delmål
Vi vill att mötet ska vara kreativt och att arbetet leder framåt
Skyldighet att fråga den håller i mötet
Definiera möten
Operativt, morgonmöten
Utvecklande, hur vi arbetar
Förbereder sig
Allas ansvar att det blir bra.
Stabil grund behövs för att utveckla och förändra.
Personalomsättning – hur får man personal att vara kvar?
Våga prata – högt i tak, introduktion, fråga varför de slutar,
jobba med trivsel, var inte nonchalant mot sin personal – visa
dem respekt, försöka identifiera Försök identifiera varför vi har
omsättning, man blir sedd, få utvecklas, bra arbetsmiljö, chef
ska arbeta för medarbetaren
Man är inte nöjd med sina arbetsuppgifter, eller det geografiska
läget – har kommit fram till detta i samtal med medarbetare.
Chefen måste fråga medarbetaren hur det går för att nå det
önskade läget
- vi måste definiera nuläge och målbild, - prioritera, det lilla
kontoret har nära kontakt mellan politiken.
Chefens utmaning – motiverande samtal med medarbetarna.
Sida 7 av 16
Ämne: Arbeta i sprintar
Initiativtagare: Johan Ragnemalm
Reflektioner och slutsatser:
Mer effektivt – hinner med fler inspektioner
Följer upp varandras beslut – kan ses som en kvalitetssäkring
Fokuserar på ett kontrollområde/geografiskt område
Trevligt att göra inspektioner ihop
Mer gemensamt ansvar för kontrollen
Ämne: Återinföra länsmöten för livsmedel
Initiativtagare: Ritva Rådefalk & Eva Rehnberg
Reflektioner och slutsatser:
NACKDELAR med att inte ha länsmöten:
- Vi förlorar mycket av det som är på gång när vi inte träffar SLV.
- Västra Götaland är enda länet utan länsmöten, vilket innebär problem
då SLV inte kan ge likvärdig information.
FÖRDELAR med att ha länsmöten:
- Större möjligheter till samsyn mellan kommuner/INSPEKTÖRER
- Vi får aktuell information från SLV
- Vi kan få SLV:s info om avvikelser 2016, teoretiskt på våren och case
på hösten.
FORMER:
- Länsmötena kan bestå av en halvdag med info från SLV och den
andra halvan kan utgöras av diskussioner i Open space-form alternativt
att en projektgrupp tar fram ett program.
Sida 8 av 16
- MVG:s stora tillsynsprojekt ska börja med uppstartsmöte, vilket
skulle kunna kombineras med info från SLV.
HUR NÅR VI FRAM?
- Motivera behovet av länsmöten för alla miljöchefer och MVG:s
styrgrupp.
Ämne: Förorenad mark
Intiativtagare: Ylva Lindahl
Reflektioner och slutsatser:
Kommunerna behöver ha en handlingsplan för hur de ska hantera
förorenad mark.
Vissa kommuner har börjat arbeta med detta.
Ämne: Vad ska man tänka på vid en omorganisation?
Initiativtagare: Gunnar Edlund
Reflektioner och slutsatser:
- Att ta hänsyn till:
Hur ser den ideala lösningen ut?
Vad är motivet?
Stefans reflektion: Omorganisation tar tid. Kommunikation &
förankring gör att det krävs en viss tid – oavsett om man gör det i
början eller hanterar det efteråt.
- Organsation kan se olika ut, Uddevalla har t ex en mera
projektinriktad organisation + arbetssätt än Gbg och Varberg.
- Ett fungerande medarbetarskap och ledarskap är grundläggande.
Annika: Viktigt med tydlighet och motiv till förändring för att skapa
förankring hos medarbetarna.
Sida 9 av 16
Hur ska man inte göra?
Öppna upp för delaktighet i processen men inte tala om vad
som går att påverka
Ha en forcerad tidsplan som inte ger möjlighet till återkoppling
eller motivering av de val som görs.
Ämne: Kosttillskott
Initiativtagare: Sonja Eriksson
Reflektioner och slutsatser:
Taxan kan användas som underlag i beslut
Stockholms policy för riskklassning
Klagomål till ”hemkommunen”
Hänvisa till speciallagstiftning med många olika typer av avvikelser
Måste vi vara så rädda? Bra med överklaganden, då kan vi bli bättre
Ämne: Kretslopp, hur komma igång?
Initiativtagare. Emma Selin
Reflektioner och slutsatser:
Viktigt:
Stark politisk vilja i kommunen – utbilda/informera sin
miljönämnd
Lyfta fram alla fördelar tydligt för politiker/kommuninvånare
Samtliga involverade parter med på spelplanen
Att i alla fall ha ett fungerande system inom en snar framtid.
Sida 10 av 16
Ämne: Digital ärendehantering
Initiativtagare: Per Olsson
Deltagare:
Reflektioner och slutsatser:
Elektronisk signering
Miljönämnden i Mellersta Bohuslän testar digital signering via
smarta kort
Lst VG anser att beslut är signerade i och med att det diarieförs
(det finns en särskild signeringsfunktion som används)
Elektronisk signering
Lst VG delger delvis digitalt
mottagningsbevis via epost
Arkivering – Hur gör man? Saknar allmänna råd
Ärendehanteringssystem
kommunikation med andra system?
kostnaden för ärendesystem är stor
mycket snack om vision och ECOS m m ?
E-tjänster – koppling till ärendesystem?
Filformat (Arkiv) - Lst använder den PDF-A, dock går alla filer
inte att konvertera till PDF-A
Ämne: Motiverande samtal
Initiativtagare: Sonja Lejmark
Reflektioner och slutsatser:
MI > ”kunden” känner sig inte överkörd – vill bestämma själv
Ger bättre resultat då pc får förståelse = miljönytta
MI > att man kommer längst med
Sida 11 av 16
Motiverande samtal = arbetsmiljöfrågor. Personalen känner sig ofta
säkrare.
Bra att vi som arbetar som myndighet blir ”utsatt själv” > ser och
värdesätter
Gäller att bryta att ”kunden” inte hamnar i försvarsläge = låser
Ledarskapet viktigt, kunna motivera andra/personal + Rådgivning
Mötet är viktigt, se människan, kontakten viktig – både ledare –
personal, kund-myndighet
Modernisera ledarskapet och inspektörsrollen > att inte slå andra i
huvudet
Fantastiskt arbetssätt, man ser ”människan” = samtalet är viktigast =
ger trygghet hos företagaren.
Hitta en nivå där man får förståelse = förutsättning för att ”sälja in”
budskapet
Måste arbeta aktivt med att hitta former för och teknik att tillämpa MI
Måste prioritera och lägga tid på att ”träna”.
Tydliga effekter att verksamhetsutövarna får en annan attityd och vilja
att själva engagera sig.
Ingen kritik intern och externt på dåligt bemötande. Bra betyg i Insikt.
Hur gå vidare?
Färskvara p g a personalomsättning > bygg nätverk mellan kommuner
= samverkan = MVG
Medarbetarsamtal, rekrytering – strukturerat kompetenskrav, tester >
få personer som passar för inspektörsrollen med motiverande
samtalsmetoden.
Utbildning externt (…TUV)
Mentorer internt/internutbildning. Bygga en värdegrund = attityden,
viljan att förändra och utveckla, förhållningssätt = samtalet. Del i ett
Sida 12 av 16
”körkort” för nya inspektörer. Samtalsmetodik i utbildning
(högskolorna). Miljöcheferna har samverkansgrupp med högskolan
Gbg.
Ha uthållighet + få med all personal, kräver aktivt arbete. De flesta
positiva i grunden. Kick-off möten. Samverkan med andra typer av
myndigheter, t ex polisen
Kontrollkortmetoden = inte checklistor.
Ämne: Hur ska vi kunna redovisa vår tillsyn så bra som möjligt?
Initiativtagare: Monika Magnusson, NV
Reflektioner och slutsatser:
Omfattning av tillsyn
BU – olika innehåll, hur ska vi få dem jämförbara?
Andra sätt än enkäter, bra att plocka från andra.
Styra ärendehanteringssystem så att vi lätt får fram uppgifter som
underlättar uppföljningen. Hur ska tillsynsmyndigheten rapportera till
t.ex. Naturvårdsverket? ”Brevlåda”?
Bra att myndigheter samverkar. Kommuner ser olika ut och gör olika –
svårt att jämföra. Samma frågor behöver ställas under lång tid så att det
underlättar att få fram uppgifterna och det går att jämföra resultatet över
längre tid.
Resurser
Uppföljning kan bidra till tydligare signaler om var tillsyn behövs.
Uppdraget att ge råd och information får ibland stå tillbaka p g a
debiteringskrav.
Gemensamma plattformar för informationsutbyte.
Sida 13 av 16
Ämne: Hur arbetar vi med feedback?
Initiativtagare: Anders Ramberg
Reflektioner och slutsatser:
Feedbacksamtal en gång/mån med chefen. Tvingas sätta sig in i
varandras arbete.
Viktigt med tillit för att kunna ge bra feedback
Feedback-punkt på APT
Utbildning i feedback, finns experter
Ställa sig frågan: Varför blev det så här? Inte VEM.
Värdegrund: Hur är man en bra kollega?
Avdramatisera och skapa öppenhet
Olika teman på APT
I början kan feedbacksamtalen kännas lite ”stela” men efter ett tag blir
det mer avdramatiserat.
Miljösamverkan kanske kan ta vidare detta genom utbildning i
feedback.
Om man lär känna varandra blir det lättare att ge feedback. Börja med
det positiva, sen konstruktivt. Stimulera till positivt tänkande.
Vår utbildningsbakgrund är något fyrkantig. Viktigt med utbildning i
hur man hanterar människor.
Ämne: Samverkan mellan kommuner
Initiativtagare: ??
Reflektioner och slutsatser:
Statligt verk – Jordbruksverket har en portal – checklistor – info
gemensamt
Centrala verk har en nyckelroll
Sida 14 av 16
Statliga verk har en nyckelroll till att vara plattform för
bedömningsgrunden och distributionsplattform/forum
Personalpool – specialister
Tidsbrist – mycket ärenden – lite tid över till samverkan. Hur
effektiviserar vi ärendehanteringen för att få tid över utan att
jobba sig trött.
Byta inspektörer mellan kommuner, som gästinspektör, för att
byta erfarenhet.
Ge tid för förändring hos cheferna.
Mötesplattformar, t ex Miljösamverkan Väst, Naturvårdsverket
Hur kommer man vidare i samverkan mellan myndigheter, vem
tar bollen?
Hur motiverar vi inför verksamhetsutövare att vi arbetar så
olika?
Vad är gemensam minsta nämnare i tillsynskrav?
Chefsnätverk kan vara ett sätt att förbättra samverkan.
Förstatliga livsmedelskontrollen? Miljösamverkan som bas. Ring
en kollega i annan kommun, lättare när man träffats tidigare.
Personalpool i gemensam tillsyn, tillsammans med ett antal
kommuner. Dock kluvet för handläggaren.
Samverkan mellan kommunalt – regionalt – nationellt, hur? Vill
vi förstatliga?
Ämne: Sprängämnesprekursorer och särskilt farliga ämnen
Initiativtagare: Max Olsson
Reflektioner och slutsatser:
Miljökontorens tillsynsområde (oftast)
Väteperoxid 12%, salpetersyra >2% (exempel) (aceton) kaliumklorat
Hur hitta vilka som har kemikalierna?
Sida 15 av 16
MSB har tillstånden för sprängämnes … ( ) konservatorer, lab,
jordbrukskemikalier, jakt(klubbar) / butiker, övningsfält,
ammunitionstillverkare, fyrverkeritillverkare (?), järnhandel,
tändstickstillverkare
MSB – sprängämnes…. KemI – särskilt farliga kemikaler –
vägledande myndigheter
SAKAB – tar hand om /destruerar kemikalier
Specialtransporter (?) för spec.kem.
Ämne: Tältläger, nedskräpning, EU-migranter samt Migrationsboenden
Initiativtagare: Malin Leo
Reflektioner och slutsatser:
”Allemansrätten”, ”Miljöbalken”, ”vill inte hamna i Malmös situation”,
”Vi vill inte vara slagträ”
Använda bilder för att informera om t ex oljespill, latrin
HUSOCKUPATION: polisen avhyser, nästa gång byggnämnden m h a
PBL
Finns nationella utredare
Kommunen får bedöma om det är skräp
De som ska städa utsätts för hot och våld
Kommunen fick ställa ”bajamajor” på parkering för utländska förare
Laholm enkelrum för utländska chaufförer.
Lag om anställda åkeribranschen bostadsutrymme.
Vad har vägverket för skyldigheter?
Är det OK att kommunen sätter ut bajamajor vid tältläger?
Sida 16 av 16
Lösning: Öppna ett antal campingplatser. Samarbetsprojekt Bulgarien,
Rumänien?
TVL-portalen tråd för Goda exempel. Höra Miljösamverkan Skåne.
Finns det Naturvårdsverket Nationellt?
MIGRATIONSBOENDEN.
Genom Räddningstjänst.
Sekretess på boende innan de öppnar. Tillsyn till allvarligaste objekten.
Fukt och mögelproblem.
Ventilation på engelska, beskriv enkelt ”Open the window”. Hitta
beskrivande bilder.
Ha med sig de vanligaste fraserna på olika språk.