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Dokumenten-Management-Systeme (DMS)(Grundlagen und Trends / Vorbereitung, Auswahl und Einführung)
Martin Fichter
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18.12.2001
P R O J E C T C O N S U L TUnternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH
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Agenda
• Vorstellung PROJECT CONSULT• Grundlagen• Trends• Vorbereitungen zur Einführung eines DMS• Auswahlverfahren• Einführung
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Vorstellung PROJECT CONSULTPositionierung
Schwerpunkte
Beratungsleistungen
Branchen & Projektbeispiele
Unternehmensdaten
Qualifikation und Projektorganisation
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Positionierung
PROJECT CONSULT ist im Umfeld der
DRT Document Related Technologies spezialisiert
auf die
Beratung zu modernen Informationssystemen
und deren organisatorischer Einführung
PROJECT CONSULT berät produkt- und herstellerneutral
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Schwerpunkte
PROJECT CONSULT belegt im DRT-Umfeld folgende Themenschwerpunkte:
• Elektronische Archivierung • Dokumenten-Management • Migration • Workflow-Management• Knowledge Management • Automatische Klassifikation• Content Management• Portaltechnologien • Directory Service• Elektronische Signatur
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Beratungsleistungen
• Strategieberatung • Organisationsberatung • Projektberatung • Systemberatung• Projektmanagement • Coaching• Qualitätssicherung• Seminare
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Beratungsleistungen
• Analysen• Pflichten- und Lastenhefte• Ausschreibungen• Studien & Gutachten• Schulungsentwicklung• Verfahrensbeschreibungen• Dokumentationen
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Branchen & Projektbeispiele
• Versicherungen und RententrägerAlbingia, AXA, Bundesanstalt für Angestellte, Generali Lloyd Service AG, LVA Westfalen...
• Banken und FinanzdienstleisterADIG, BHF, DSGV, Hamburgische LB, LBBW, SIZ...
• Industrie und HandelHochtief, Minol, Ruhrgas, RWE-DEA...
• Pharma und ChemieSchering...
• Öffentliche VerwaltungSchweizer Bundesverwaltung...
• Wohnungsbau• Internationale Beratungsprojekte
(United Nations Environmental Programme UNEP/HEM)
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Unternehmensdaten
Kaufm. Geschäftsführung: Frau Begemann
Strat. Geschäftsführung: Herr. Dr. Kampffmeyer
Gründungsjahr: 1992
Stammkapital: DM 100.000,00
Sitz: Hamburg
Beteiligungen: PCI Ltd., London
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Qualifikation und Projektorganisation
• Mitarbeiterqualifikation und -Einstufung• Fortbildung• Gemischtes Teamkonzept
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GrundlagenDefinitionswirrwarr
DRT
Elektronische Archivierung
DMS
Knowledge Management
Content Management
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Alles nur eine Frage der Definition ?
• von Groupware zum Knowledge Management • vom Dokumenten-Management zum Content
Management• vom elektronischen Archiv zum Document
Warehouse • von OCR und ICR zur automatischen Klassifikation• vom Workflow zu CRM Costumer Relationship
Management und SCM Supply Chain Management • von Intranet-Document-Management zum
Enterprise Portal• von Enterprise-Document-Management-Solutions
(EDMS) zu eBusiness und Enterprise Content Management
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
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DRTDocument Related Technologies
• Internet, Intranet & Extranet• Document, Workflow & Knowledge Management• eCommerce & Electronic Signature• Document Input, Distribution & Storage• OCR, ICR & Pattern Recognition• Datenbases, DataWarehouses & Retrieval• Imaging & Multimedia• Archival & Records Management• Secure Communication & Unified Messaging• Groupware & Office Automation Solutions• Forms & Output Management• Middleware & Componentware• Content Management, Syndication & Distribution
DRT sind
a) Systeme, die auf die Verarbeitung un- oder schwachstrukturierterInformation („Dokumente“) spezialisiert sind
b) Dokumenten-orientierte Funktionen,die in beliebige Anwendungen undIT-Infrastrukturen integriert werden
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Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen
Standardschnittstellen
Dienste
DMSAblage
DMS - Komponenten
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Verwaltung von dynamischen und temporären Informationen
Standardschnittstellen
Dienste
Verwaltung von unveränder-baren, langzeitig zu archivie-renden Informationen
Digitale optische Speicher
DMSAblage
DMS - Komponenten
Revisions-sicheresLangzeit-archiv
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DMS - Komponenten Ablage-Ebene
Dienste:• Speicherhierarchie• Informationsobjektverwaltung• Caching• Versionsmanagement• Konverter• Unique Identifier - Generator• Lokalisiereru.a.
Schnittstelle Archiv
HD
Festplatte
SpeichermediumSchnittstelleBK-Software
SchnittstelleApplikation
SchnittstelleWorkflow
SchnittstelleGroupware ..........
integrierteoderexterneDatenbank
integrierteoderexterneDatenbank
Alle dynamischen Anpassungenan sich verändernde
Umgebungen erfolgen auf der Ablage-Ebene.
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DMS - Komponenten Archiv-Ebene
IRSInformation Retrieval System
Verwaltungssoftware für die physikalischeAdressierung der Informationsobjekte
Pflegesoftware
Schnittstellezur Indexdatenbank
Schnittstellezum Ablagesystem
Online Archiv Offline Archiv
Treibersoftware
Laufwerke
Jukebox
Jukebox
SpeichermediumausgelagerteOffline-Medien
IRS
DB
Das Archiv ist statisch undbleibt langfristig ohne
Veränderungen konsistent.
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Elektronische Archivierung
• Ursprung des Dokumenten-Managements
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Elektronische Archivierung
• Die elektronische Archivierung ist auf die langzeitige Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten ausgelegt
• Im Gegensatz zum hierarchischen Speichermanagement verfügt ein elektronisches Archivsystem über eine datenbankgestützte Verwaltungs- und Retrievalkomponente
• Elektronische Archivsysteme sichern die Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und Verfügbarkeit von beliebigen Informationen unabhängig von der erzeugenden Anwendung
• Archivsysteme können sowohl Online-Bestände als auch Nearline (Jukebox, Bandspeichersysteme) und Offline (im Regal mit Nachlegen des Mediums auf Anforderung) verwalten
• Elektronische Archive sollten als nachgeordnete Dienste allen Anwendungen in einem Unternehmen zur Verfügung stehen und Information übergreifend erschließbar machen
• Elektronische Archive müssen Standard-Schnittstellen und Standard-Formate unterstützen, um den übergreifenden Zugriff und die Migration von Beständen zu unterstützen
• Archivsysteme müssen über effektive Sicherheits- und Schutzmechanismen verfügen
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Dokumenten-Management
"DMS" DMS im engeren Sinn
im weiteren Optical Filing
Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme
Bürokommunikation mit Image-Integration
Imaging-Systeme
Workflow
Groupware
Elektronische Archivierung etc.
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Dokumenten-Management
"DMS" DMS im engeren Sinn
im weiteren Optical Filing
Sinn Schriftgut-Verwaltungssysteme
Bürokommunikation mit Image-Integration
Imaging-Systeme
Workflow
Groupware
Elektronische Archivierung etc.
"DMS" Dynamisches Dokumenten-Management
im engeren Compound-Document-Management
Sinn Ablagesysteme
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Funktionale Anforderungen an DMS
• Eingabe- und Verarbeitungsfunktionen für das Erstellen, Editieren, Sichern und Ablegen von Dokumenten in einer elektronischen Dokumentbibliothek
• Retrieval- und Anzeigefunktionen für die Lokalisierung der Dokumente unter Verwendung von Katalog- und Inhaltsinformationen und die Anzeige der Dokumentinformationen
• Kontroll- und Genehmigungsfunktionen für die Dokumente (Markierungen, Annotationen, Extrahieren und gemeinsames Verwenden von Daten und Informationen zwischen verschiedenen Dokumenten und Benutzern)
• Dokumenten-Services, Speicher- und Administrationsfunktionen
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Enabling
Internet/IntranetBrowser
ObjectManager
Recherche-ClientOberfläche
LokalesDokumenten-Management
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
Eigene Oberfläche zum Ablegen, Indizieren, Suchen, Hitlistenaufbau und Anzeigen von Dokumenten
Master Desktop
Nutzung von DMS
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Master Desktop
Internet/IntranetBrowser
ObjectManager
Enabling
Funktionen zum Ablegen, Indizieren, Suchen, Hitlistenaufbau und Anzeigen von Dokumentenwerden in vorhandene Anwendungen integriert
Client-Enabling
Anwendung
LokalesDokumenten-Management
ViewerAnzeige-
komponenteZugriff
Nutzung von DMS
• Integration von Dokumenten-Management-Funktionalitäten in vorhandene Lösungen und bestehende Benutzeroberflächen
• Kontrolle durch die vorhandene Anwendung• Nutzung spezialisierter Engines in kommerziellen
Anwendungen• Integration im Office-Umfeld
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Master Desktop
Enabling
Internet/IntranetBrowser
ObjectManager
Ergänzung um einfacheDMS-Funktionalität anstelle hierarchischer File-Manager
MicrosoftOutlook
Nutzung von DMS
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Master Desktop
Enabling
ObjectManager
Internet/IntranetBrowser
Zugriff auf DMS-Repositories mittels
a) HTML-Dokumenten
b) HTML-Startpage mit Nachziehen von Dokumenten
c) Laden von DMS-Anwendungs-Applets
InternetBrowser
Netscape,Explorer,Mosaicetc.
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Knowledge Management
• Verbesserte inhaltliche Erschließung von Informationen
• Abbildung des expliziten, impliziten (mit starken Einschränkungen) und kollektiven Wissens einer Organisation
• Situationsgerechte Kombination und Verdichtung relevanter Information „Unabhängigkeit vom Wissen einzelner“
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Content Management
• Content (engl. Inhalt) sind Informationen in strukturierter, schwach strukturierter und unstrukturierter Form, die in elektronischen Systemen zur Nutzung bereitgestellt werden
• Content ist nicht einfach eine Übertragung des Dokument-Begriffes. Content wird heute so verstanden, daß die Informationsobjekte Inhalt, Layout und Meta-Daten umfassen
• Strukturierter Content sind Daten, die in einem standardisierten Layout aus datenbankgestützten Systemen bereitgestellt werden (z.B. formatierte Datensätze aus einer Datenbank)
• Schwach strukturierter Content sind Informationen und Dokumente, die zum Teil Layout und Meta-Daten mit sich tragen, jedoch nicht standardisiert sind (z.B. Textverarbeitungsdateien)
• Unstrukturierter Content sind beliebige Informationsobjekte, deren Inhalt nicht direkt erschlossen werden kann und die nicht eine Trennung von Inhalt, Layout und Metadaten besitzen (Bilder, GIF`s, Video, Sprache, Faksimiles etc.)
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Content Management
• Content Management Systeme im übergeifenden Sinn unterstützen
• die Erstellung von Content (direkt oder durch Anbindung)• die Verwaltung von Content (Content Management im
engeren Sinn)• die Bereitstellung von Content (Präsentation, Distribution)• die Kontrolle von Content (Rechte, Versionierung)• die Individualisierung von Content (Personalisierung,
Sichten)
• Content Management im engeren Sinn bezeichnet lediglich die programmgestützte Verwaltung von Inhalten (Datenbanken, Archive etc.)
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Enterprise Content Management (ECM)
• ECM geht vom Ansatz aus, alle Informationen eines Unter-nehmens auf einer einheitlichen Plattform zur Nutzung intern, im Partnerverbund und extern bereitzustellen („Unified-Global-Repository“-Ansatz, Data-/Document-/Content-Warehouse)
• ECM umfasst herkömmliche Informationstechnologien wie Dokumentenmanagement, Knowledge Management, Workflow, Archivierung etc. und integriert die Host- und Client/Server-Welt mit Portal- und anderen Internet-Technologien
• Ziel von ECM ist, Daten- und Dokumentenredundanz zu vermeiden (jede Information existiert nur einmal), den Zugriff einheitlich zu regeln, unabhängig von Quelle und Nutzung beliebige Informationen bereitzustellen und als Dienst allen Anwendungen gleichförmig zur Verfügung zu stehen
• ECM ist eine Basistechnologie von eBusiness zur Bereitstellung der erforderlichen Informationen und Steuerung der Prozesse
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DRT „Abgrenzungen“
DM KM ECMArchival Collaboration Federated RepositoryGroupware Groupware CollaborationWorkflow Workflow eProcessDocument ManagementDocument ManagementContent ManagementIntranet Intranet IntranetScanning Capture CaptureAuto-Categorization Auto-Categorization Auto-CategorizationRetrieval Intelligent Retrieval Search EnginesDocument Warehouse Data Mining Information WarehouseRecords Management Personalisation Web-Content-Management
Portal Portal
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Trends
Technik
Rechtliche Anforderungen
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Neue Anforderungen an DMS
• Technik• Anforderungen an Dokumenten-Management aus
Anwendersicht• Neue Anwendergruppen schaffen neue
Herausforderungen• Dokumenten-Management aus Anbietersicht• Ausweitung des Marktes
• Recht• Der neue Dokumenten-Begriff• Die neue Rechtsqualität von eDocuments durch
elektronische Signatur
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Technik
• Einheitliche Speichersysteme als Standard-Dienste für alle Anwendungen
• Einheitliche Postkörbe, die Eingänge, Aufgaben, Dokumente etc. aus unterschiedlichen Quellen zusammenführen
• „Enabling“ von Anwendungen und Integration von Dokumenten-Technologien anstelle eigener Clienten
• Browser-Fähigkeit• Automatische Klassifikation mit Routing• Elektronische Signaturen• Komplette Subsysteme für ERP, Groupware, Call-
Center etc.
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Rechtliche Anforderungen
• GDPdU „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit
digitaler Unterlagen“
• Umfeld• Buchhaltungsdaten• Sonstige steuerrechtlich relevante Informationen und
Dokumente
• Gültigkeit• Interne Verwaltungsrichtlinie• Brief vom BMF 16.07.2001• Umzusetzen ab 01.01.2002• Übergangsregelungen
• Herkunft• Steuerreform (StSenkG)
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Rechtliche Anforderungen
• HGB/AO - Handelsgesetzbuch/Abgabenordnung• Einführungsgesetz zur Abgabenordnung 1977
geändert 2000
• SigG – Signaturgesetz• Grundlage: RLES Europäische Richtlinie für
elektronische Signaturen• Signaturverordnung im Oktober 2001
• EGG - Elektronischer Geschäftsverkehrgesetz (Entwurf)
• Herkunftslandprinzip• Revisionssichere Protokollierung von
Geschäftstransaktionen
• BGB – Bürgerliches Gesetzbuch• § 126b BGB-E• § 127 BGB-E
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Rechtliche Anforderungen
• Abgabenordnung (geändert am 14.07.2000)
• Während der Aufbewahrungsfrist müssen Daten jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht werden und maschinell ausgewertet werden können
• Sind Daten mit einem Datenverarbeitungssystem erzeugt worden, hat die Finanzbehörde das Recht, Einsicht zu nehmen und das System zur Prüfung zu nutzen
• Die Daten müssen maschinell auswertbar sein und auf Anforderung auf Datenträgern zur Verfügung gestellt werden
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Rechtliche Anforderungen
Datenzugriff• Drei Formen des Zugriffs:
a) die eigenständige Recherche beim Steuerpflichtigen mit Unterstützung durch das Personal des Steuerpflichtigen (Unmittelbarer Zugriff)
b) Zurverfügungstellung von Auswertungen durch den Steuerpflichtigen entsprechend den Vorgaben des Prüfers (Mittelbarer Zugriff)
c) die Mitnahme von Medien mit allen Daten und Dokumenten für die Prüfung im Finanzamt (Datenträgerüberlassung)
Archivierung digitaler Unterlagen• COM-Verfilmung nicht mehr ausreichend• PDF, TIFF und andere Image-Formate für auswertbar zu haltende
Daten nicht zulässig• Nur einmal beschreibbare, unveränderbare digitale Speicher
(WORM-Verfahren: write once read many)
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Vorbereitungen zur Einführung eines DMS
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Vorbereitungen DMS
StrategieZiele und Rahmenbedingungen
OrganisationVorgehensweisen und Reihenfolgen
vor
TechnikEinzusetzende (technische) Mittel
vor
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Vorbereitungen DMS
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
Ich weiß bereits so schon, was ich will
Für das bisschen Archivierung setze ichmich eine halbe Stunde hin und schreib das Konzept mal eben runter
Die ganzen Begriffe sind nur Marketing, das wird das Produkt schon leisten
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Vorbereitungen DMS
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
DMS ist kein geschäftskritisches System
Eine kleine kostengünstige Lösung für das bisschen Archivieren und Recherchierenreicht schon aus
Warum soll ich mir über eine Lösung für einpaar Zehntausend DM große Gedanken machen
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Vorbereitungen DMS
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?Technische Rahmenbedingungen
Fachliche / organisatorische Anforderungen
Rechtliche Anforderungen
Inhouse-Lösung, Outsourcing, ASP
Lösungsarchitektur: Quellen, Repository,
Standards, Formate, Schichten, Integration...
Wirtschaftlichkeit...
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Vorbereitungen DMS
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
Welche Ressourcen stehen zur Verfügung?
Welche Kenntnisse / Erfahrungen sind vorhanden:
• Lösungsansätze
• Technische Spezifika
• Anbieter- / Produkt-Markt
Wie grenze ich Anforderungen/Komponentenvoneinander ab?
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Vorbereitungen DMS
Welcher Partner kommt überhaupt in Frage?
Kann ich das allein oder brauch ich einen Partner?
Was muss vorbereitet werden?
Ich kenn einen günstigen Anbieter, reicht das nicht?
Ist eine Vorbereitung überhaupt nötig?
Unser Softwarehouse für die Anwendungs-lösung
Unser Haus- und Hofberater
Die Beratungskollegen unserer Wirtschafts-prüfer
Die Top Ten der Consultinggesellschaften
Freie Berater aus der DMS-Branche
Beratungshäuser / Integratoren aus der DMS-Branche
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Vorbereitungen DMS
Wie sieht denn das mit den Kosten und Nutzen aus? Rechenbarer Nutzen Leistungs- und Qualitäts-
verbesserungen
• Reduktion Personalkosten- Ablegen- Suchzeiten- Ausgeben- Kopieren- Transportzeiten- Archivunterhalt- keine Mehrfachablagen- Telefonate / Fax- Bearbeitungszeiten- Rückstellzeiten
• Reduktion Infrastrukturkosten- Archivsysteme- Bürohilfsmittel
• Reduktion externe Kosten- Mikroverfilmung- Kopierkosten- Porti / Transport
• Reduktion Raumkosten
• kürzere Reaktions- und Durchlaufzeiten• direkter Informationszugriff mit unter- schiedlichen und kombinierbaren Zugriffskriterien
• mehrfache, ortsunabhängige Informationsnutzung
• breitere Informationsbasis• höhere Produktivität durch schnellere Rückgriffe
• hohe Verfügbarkeit, gleichzeitig für mehrere Benutzer
• höhere Sicherheit• mehr Transparenz, bessere Steuerung• keine Fehlablagen • erhöhter Datenschutz durchkontrollierte Zugriffsberechtigung
• Qualität des Outputs (entspricht weitestgehend dem Original) auch bei Langzeitspeicherung
Eher gering
das weitaus
höhere
Potenzial
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Auswahlverfahren•Bestandteile einer Ausschreibung •Fachkonzept•Kriterienkatalog•Verfahren•Vertragliche Regelungen
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Bestandteile einer Ausschreibung
Fachkonzept
• = Basiskonzept der Archivlösungauf der Grundlage der IST-Analysenund den Anforderungen der Fachabteilungen
Kriterienkatalog
• Basiert auf fachlichem Sollkonzept
• Beinhaltet alle detaillierten Anforderungen an ein elektronisches Archivsystem
• Anbieter liefert Feindesign
• Risiko für Vollständigkeit, fachliche Ordnungsmäßigkeit und Fehlerverantwortung beim Anwender
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Fachkonzept
• Definitionen und Abgrenzungen• IT-Infrastruktur• Anforderungen an das DMS-/Archivsystem• DMS-Architektur• Lösungsszenarien• Formate und Standards• DMS-Komponenten• DMS-Integration• Datenbanken• Berechtigungssystem• Datensicherheit und Datenschutz• Risikobewertung und Empfehlung
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Kriterienkatalog
Probleme heute:
• Die Produkte sind sehr vergleichbar geworden
• Der Kriterienkatalog der Vergangenheit verliert als alleiniges Auswahlverfahren an Bedeutung
• Fachkonzepte, nachprüfbare Szenarien und die Berücksichtigung der "weichen Faktoren" werden immer bedeutender
• Konkrete Anleitungen für die Durchführung einer effizienten Anbieterauswahl
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Verfahren
Konventionelle Ausschreibung• Eingeschränkte oder öffentliche Ausschreibung• Nur Lasten- oder Pflichtenheft als Basis• Aufwendiges, langwieriges Verfahren
Verkürztes Verfahren• Vorselektion der Anbieter mit Berater
Kritische Punkte bei Auswahl• Vertrag• Personal
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Vertragliche Regelungen
Rahmenvertrag und Einzelvertäge
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Einführung
Test und Abnahme / Technischer Pilot / Prototyping
Fachlicher Pilot
Roll out
Verfahrensdokumentation
Tekom Regionalgruppe Nord
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Test und Abnahme / Technischer Pilot / Prototyping
Beweisführung aller geforderten Schnittstellen, Integrationen und Funktionalitäten
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Fachlicher Pilot
Auswahl des Fachbereichs
Vorbereitung des fachlichen Piloten
Durchführung
Positive Bewerbung des Projektes in andere Fachbereiche
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Roll out
Sukzessives Ausrollen der Lösung in weitere Fachbereiche
Realisierung fehlender Schnittstellen und Integrationen
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Verfahrensdokumentation
Grundlagen• „Code of Practice“: Grundsätze der
Verfahrensdokumentation Fassung vom 14.12.1995
• Richtlinien für die Verfahrensbeschreibungen des VOI Verband Optische Informationssyteme e.V., 1996
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Verfahrensdokumentation
• Eine Verfahrensdokumentation ist für alle elektronischen Archivsysteme, in denen Daten und Dokumente, die unter das HGB (und die GDPdU) fallen, Pflicht
• Die Erstellung und Fortschreibung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung des Betreibers, im Sinne der GDPdU ist dies jedoch das steuerpflichtige Unternehmen
• Die Verfahrensdokumentation muß vollständig, nachvollziehbar und prüfbar sein
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Verfahrensdokumentation
Verfahrensdokumentation• organisatorische Teile des Betreibers• Technik einschließlich Subsysteme Dritter• Software - Grundmodule des Herstellers• individuelle Anpassungen das Systemintegrators• Betriebsvoraussetzungen für den Anwender• Sicherheit, Wiederherstellung und Migration• Qualitätssicherung
Abnahme und Testdokumentation• Testmaterial und Szenarien• Abnahmendokument
Zertifikat der Ordnungsmäßigkeit
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Martin Fichter
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