STANDAR OPERASIONAL PROSEDUR(SOP)

PELAKSANAAN KEGIATAN PENANGANAN PEMBANGUNAN BANGUNAN MILIK PEMERINTAH DAERAH

PADA BIDANG JASA KONSTRUKSI

DINAS TATA BANGUNAN DAN PEMUKIMANKABUPATEN BOGOR

TAHUN 2015

A. PENDAHULUAN

Di dalam organisasi publik (pemerintah), visi yang diemban adalah tercapainya kesejahteraan masyarakat melalui pemberian pelayanan yang prima kepada masyarakat sebagai pemilik/pemangku kepentingan, baik pelayanan yang bersifat langsung diberikan maupun pelayanan yang dinikmati masyarakat secara tidak langsung. Salah satu penunjang meningkatnya pelayanan kepada masyarakat adalah melalui kebijakan yang diambil oleh pemerintah. Untuk membuat kebijakan yang baik harus ditopang oleh suatu ketentuan yang baku, terinci dan berpihak pada kepentingan masyarakat secara luas.

Dalam pemenuhan kebutuhan infrastruktur bangunan terdapat banyak dinamika yang berkembang baik di masyarakat maupun dalam pemerintahan itu sendiri. Hal ini memang selalu terjadi, karena dinamika perubahan selalu terjadi pada setiap sendi kehidupan. Perkembangan teknologi tentang bahan atau material ke-teknik sipil-an, metode pelaksanaan atau peralatan merupakan suatu dinamika yang harus diantisipasi. Demikian juga dengan peraturan-peraturan atau produk hukum yang terkait dengan pemenuhan kebutuhan infrastruktur.

Perubahan tersebut, jika tidak diantisipasi dengan baik akan menimbulkan gejolak-gejolak yang kurang baik di masyarakat. Hal ini akan berujung pada pelayanan kepada masyarakat yang kurang optimal. Jika terjadi terus menerus dan berulang-ulang tentu akan memberikan dampak yang negatif kepada masyarakat. Kondisi tersebut tentu tidak akan dibiarkan terus berlangsung. Oleh karena itu upaya pemerintah untuk memperbaiki sistem pengelolaan pemenuhan kebutuhan infrastruktur terus dilakukan melalui berbagai kebijakan yang mendorong kearah perbaikan penyelenggaraan pemerintahan.

Pemerintah telah mencanangkan penerapan prinsip-prinsip tata kepemerintahan yang baik (good governance). Proses penyusunan standar pengelolaan haruslah diketahui secara pasti prosedurnya. Dengan prosedur yang jelas, akan lebih mudah diketahui tahapan

apa yang harus ditempuh, waktu yang dibutuhkan, siapa saja yang terlibat, serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi.

Untuk memenuhi perihal diatas dan meningkatkan efisiensi, efektifitas dan kesinambungan pemenuhan kebutuhan infrastruktur jalan, jembatan dan irigasi, serta untuk memantapkan sistem pengelolaannya, maka diperlukan Standar Operasional Prosedur (SOP) pada pelaksanaan kegiatan penanganan bangunan pada bidang jasa kontruksi Dinas Tata Bangunan dan Pemukiman Kabupaten Bogor.

B. TUJUAN

Standard Operasional Prosedur merupakan suatu standar/ pedoman tertulis yang dipergunakan untuk mendorong dan menggerakkan suatu kelompok untuk mencapai tujuan organisasi. Atau dengan kata lain, SOP adalah tatacara atau tahapan yang dibakukan dan yang harus dilalui untuk menyelesaikan suatu proses kerja.

Tujuan SOP pelaksanaan kegiatan penanganan bangunan adalah untuk meminimalisasi keragaman dari output sistem pengelolaan data yang dihasilkan, baik dari segi pelaporan, jenis berkas yang dikumpulkan, hingga tata cara pengumpulannya. Selain itu penggunaan dan pengembangan SOP juga akan meningkatkan kualitas output dari sistem pengelolaannya dikarenakan konsistensi dari pengimplementasian proses atau prosedur yang dilakukan. Penggunaan SOP juga memudahkan pelaksanaan suatu proses eksekusi pengambilan keputusan saat terjadi pergantian personil. Pelaksanaan SOP diharapkan akan mengurangi peluang terjadinya perbedaan jenis pelaporan dan kesalahan persepsi antar pengguna SOP yaitu penyedia jasa dan pengguna jasa konstruksi.

C. MANFAAT

Manfaat teknis dari pembuatan dan penggunaan SOP Pelaksanaan Kegiatan Penanganan Bangunan adalah sebagai berikut :

1. Adanya standarisasi interpretasi kebijakan, peraturan, dan keluaran terkait tentang tata kelola pelaksanaan kegiatan penanganan infrastruktur bangunan, misalnya Perpres 54 th 2010 jo Perpres 70/2012 dan Perpres 4/2015, perka LKPP th 2012, Permendagri, Perda , dll.

2. Adanya standarisasi pelaksanaan setiap prosedur operasional standar mengenai tata kelola pelaksanaan kegiatan penanganan infrastruktur bangunan yang telah ditetapkan menjadi pedoman baku.

3. Adanya standarisasi sistem administrasi dari kegiatan Tata Kelola Data. Sistem administrasi menjadi jaminan adanya upaya untuk mendokumentasikan secara sistematis setiap event atau kejadian yang terjadi pada waktu pelaksanaan kegiatan.

4. Adanya standarisasi untuk kegiatan validasi data.5. Adanya standarisasi pelaporan.6. Adanya standarisasi untuk kegiatan pengawasan pelaksanaan kegiatan. Penerapan

pengawasan pelaksanaan kegiatan bukan hanya mengenai kuantitas dan kualitas pekerjaan, tetapi juga pengimplementasian komponen pengawasan secara keseluruhan.

7. Adanya standarisasi untuk pelaksanaan evaluasi dan penilaian pelaksanaan kegiatan.8. Adanya standarisasi untuk keterpaduan dan keterkaitan di antara beberapa SOP

yang ada dalam pelaksanaan kegiatan penanganan infrastruktur bangunan dengan SOP lain yang ada dalam Dinas Tata Bangunan dan Pemukiman dalam konteks pencapaian tujuan kegiatan secara keseluruhan. Penyajian yang terintegrasi dalam konsep, konteks, dan terapan sangat penting untuk menghindari terjadinya duplikasi dalam keputusan maupun tindakan yang pada akhirnya menghasilkan ketidakefektifan dan ketidakefisienan dalam pelaksanaan kegiatan.

9. Adanya acuan yang formal bagi direksi/owner dan penyedia jasa, untuk menjalankan kewajiban di dalam prosedur operasional standar. SOP pada dasarnya disusun untuk menjadi pedoman baku bagi pihak-pihak yang tercantum dalam kontrak dalam menjalankan kegiatan, baik dalam mengambil keputusan maupun tindakan.

10. Adanya acuan yang formal untuk setiap perbaikan serta pengembangan prosedur-prosedur operasional standar mengenai pelaksanaan kegiatan di masa datang. SOP ini dapat berubah serta berkembang sesuai perubahan dan perkembangan yang terjadi dalam pengelolaan pelaksanaan kegiatan. SOP dengan penyajian yang efektif akan memudahkan saat dilakukan perubahan atau perbaikan di masa yang akan datang.

D. RUANG LINGKUP

Ruang lingkup dari buku ini mencakup penjelasan terhadap beberapa SOP yang ada dalam lingkup pelaksanaan kegiatan penanganan infrastruktur bangunan pada bidang Jasa Konstruksi guna mendukung pelaksanaan kegiatan secara keseluruhan di Dinas Tata Bangunan dan Pemukiman Kabupaten Bogor.

DASAR :- PERPRES 54/2010 TENTANG PENGADAAN BARANG/JASA PEMERINTAH- PERPRES 70/2012 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERPRES 54/2010 - PERMENDAGRI 13/2006 TENTANG PEDOMAN PENGELOLAAN KEUANGAN DAERAH

- PERMENDAGRI 21/2011 TENTANG PERUBAHAN KEDUA ATAS PERMENDAGRI 13/2006

- PERKA LKPP NO 14/2012 TENTANG PETUNJUK TEKNIS PERPRES 70/2012- PERATURAN DAERAH/LEMBARAN DAERAH KABUPATEN BOGOR NOMOR 1 TAHUN

2013 TANGGAL 10 JANUARI 2013 TENTANG ANGGARAN PENDAPATAN DAN BELANJA DAERAH

DIREKSI TEKNIS TERDIRI DARI :- PENGGUNA ANGGARAN- KUASA PENGGUNA ANGGARAN- PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN- PEJABAT PELAKSANA TEKNIS KEGIATAN- PANITIA PENERIMA HASIL PEKERJAAN- PANITIA PENELITI PELAKSANAAN KONTRAK- PENGAWAS

TUGAS PENGGUNA ANGGARAN (PA)- MENETAPKAN RENCANA UMUM PENGADAAN- MENETAPKAN PPK- MENETAPKAN PANITIA PENERIMA HASIL PEKERJAAN- MENETAPKAN PANITIA PENELITI PELAKSANAAN KONTRAK- MENETAPKAN PENGAWAS

TUGAS KUASA PENGGUNA ANGGARAN (KPA)- MENANDA TANGANI KONTRAK DAN ADDENDUM KONTRAK DENGAN PENYEDIA JASA- MENANDA TANGANI BERITA ACARA SERAH TERIMA PERTAMA DAN KEDUA- MENANDA TANGANI SPP-LS- MENANDA TANGANI SPM

TUGAS PEJABAT PEMBUAT KOMITMEN (PPK)- MENETAPKAN HPS- MEMBUAT RANCANGAN KONTRAK- MENERBITKAN SURAT PENUNJUKAN PENYEDIA JASA- MENANDA TANGANI PAKTA INTEGRITAS- MENANDA TANGANI KONTRAK DAN ADDENDUM KONTRAK DENGAN PENYEDIA JASA- MENANDA TANGANI BERITA ACARA REALISASI FISIK PER SERTIFIKAT BULANAN ATAU

TERMIN - MELAPORKAN KEMAJUAN PEKERJAAN TERMASUK PENYERAPAN ANGGARAN PER

TRIWULAN KE PA/KPA

- MENYIMPAN DAN MENJAGA KEUTUHAN SELURUH DOKUMEN PELAKSANAAN PENGADAAN DAN DOKUMEN PELAKSANAAN KEGIATAN

TUGAS PEJABAT PELAKSANA TEKNIS KEGIATAN- MENGENDALIKAN PELAKSANAAN KEGIATAN SECARA KESELURUHAN MENGENAI Fisik

DAN KEUANGANNYA- MEMPERSIAPKAN BERKAS-BERKAS PENAGIHAN UANG MUKA/MC/TERMIN

TUGAS PANITIA PENELITI PELAKSANAAN PEKERJAAN (PANITIA FE)- MEMERIKSA DAN MENANDA TANGANI BERKAS-BERKAS PEMERIKSAAN LAPANGAN

BERSAMA/FIELD ENGINEERING(FE)

TUGAS PENGAWAS- MENGAWASI PEKERJAAN SESUAI KETENTUAN DALAM KONTRAK- MEMERIKSA DAN MENANDA TANGANI SERTIFIKAT BULANAN (MC) / MC TERMIN

BESERTA BACK UP KUANTITAS-NYA- MEMERIKSA DAN MENANDA TANGANI LAPORAN HARIAN, MINGGUAN, BULANAN,

SHOP DRAWING DAN AS BUILT DRAWING

TUGAS PANITIA PENERIMA HASIL PEKERJAAN (PPHP)- MELAKUKAN PEMERIKSAAN HASIL PEKERJAAN PENGADAAN BARANG/JASA SESUAI

DENGAN KETENTUAN YANG TERCANTUM DALAM KONTRAK- MENERIMA HASIL PENGADAAN BARANG/JASA SETELAH MELALUI

PEMERIKSAAN/PENGUJIAN- MEMBUAT DAN MENANDATANGANI BERITA ACARA SERAH TERIMA HASIL

PEKERJAAN- MENANDA TANGANI PAKTA INTEGRITAS

E. JAMINAN JAMINAN

Pada pelaksanaan kontrak ini, ada beberapa jaminan yang harus dipersiapkan oleh penyedia jasa, yaitu:

1. Jaminan Pelaksanaana. Besar jaminan ini adalah 5% dari nilai kontrakb. Jaminan ini dikeluarkan oleh Bankc. Jaminan ini bisa dicairkan jika terjadi wanprestasi dari penyedia jasad. Jaminan ini adalah salah satu syarat penandatangan kontrake. Dasar dari jaminan ini adalah SPPJ

2. Jaminan Uang Mukaa. Besar jaminan ini adalah senilai uang muka yang diberikanb. Jaminan ini dikeluarkan oleh Bankc. Jaminan ini bersifat unconditionally, artinya bisa dicairkan sewaktu-waktu

tanpa syarat, jika terjadi wanprestasi dari pihak penyedia jasad. Jaminan ini adalah salah satu syarat pengajuan uang muka

3. Jaminan Pemeliharaana. Besar jaminan ini adalah 5% dari nilai kontrakb. Jaminan ini dikeluarkan oleh Bankc. Jaminan ini bisa dicairkan jika terjadi wanprestasi dari penyedia jasad. Jaminan ini adalah salah satu syarat dalam proses serah terima pertama

pekerjaane. Dasar pembuatan jaminan ini adalah Berita Acara Serah Terima Hasil

Pekerjaan

F. DAFTAR SOP

Adapun daftar SOP yang disusun adalah sebagai berikut :1. SOP Penanda tanganan Kontrak2. SOP PCM (Pre Construction Meeting / Pertemuan Pra Pelaksanaan)3. SOP FE/PLB (Field Engineering/Pemeriksaan Lapangan Bersama) dan Addendum

Tambah Kurang4. SOP Addendum Perpanjangan Waktu5. SOP Pengendalian Pelaksanaan Kontrak6. SOP Pengajuan Uang Muka/MC/Termin7. SOP Pemeriksaan/Pengujian Fisik8. SOP Serah Terima Pertama9. SOP Serah Terima Kedua

BAGAN ALUR KEGIATAN SECARA UMUM

PERIODE KONTRAK FISIK

SOP4

SOP6

SOP5

SOP9

SOP8

SOP7

SOP3

SOP1

AKHIR PEMELIHARAANAKHIR KONTRAKPEMERIKSAAN FISIK

P C M

FE/PLB

KONTRAK/SPMK

PERIODE PEMELIHARAANPERIODE PELAKSANAAN

SOP2

KETERANGAN :SOP 1 = SOP Penanda tanganan KontrakSOP 2 = SOP PCM (Pre Construction Meeting)SOP 3 = SOP FE/PLB dan Addendum Tambah KurangSOP 4 = SOP Addendum Perpanjangan WaktuSOP 5 = SOP Pengajuan Uang Muka/MC/TerminSOP 6 = SOP Pengendalian Pelaksanaan KontrakSOP 7 = SOP Pemeriksaan FisikSOP 8 = SOP Serah Terima PertamaSOP 9 = SOP Serah Terima Kedua

1. SOP/TATA CARA PENANDATANGAN KONTRAK

Tata cara penandatanganan kontrak adalah sebagai berikut:a. Setelah ada penetapan pemenang dari ULP dan masa sanggah terlampaui, maka ULP

segera mengirimkan fotokopi berkas-berkas pelelangan berupa berita acara pelelangan sampai dengan berita acara habis masa sanggah dan berkas penawaran pemenang.

b. Surat Penunjukan Penyedia Jasa (SPPJ) diterbitkan oleh PPK kepada Penyedia Jasa segera setelah berkas-berkas pelelangan dan penawaran diverifikasi dan dinyatakan lengkap (tidak ada kesalahan dan tidak ada tanda tangan yang tertinggal)

c. Pengambilan SPPJ oleh direktur atau yang dikuasakan (ada dalam akta pendirian)d. Jaminan Pelaksanaan dibuat penyedia jasa dengan dasar SPPJ dari PPKe. Jaminan Pelaksanaan harus dari Bank yang berdomisili di Kota Bogor atau Kabupaten

Bogorf. Penanda tanganan kontrak dilakukan setelah jaminan pelaksanaan diverifikasi oleh

Dinasg. Penandatanganan kontrak dilakukan berhadapan langsung antara Pihak I (Pejabat

Pembuat Komitmen) dan Pihak II (Penyedia Jasa)

2. SOP/TATA CARA PCM ( PRE CONSTRUCTION MEETING )

DefinisiPre Construction Meeting atau Pertemuan sebelum pelaksanaan konstruksi adalah pertemuan yang dihadiri oleh pihak penyedia jasa dengan pihak owner/direksi teknis dan pengawas lapangan. Pertemuan ini dilaksanakan segera setelah PPK dan penyedia jasa menandatangani kontrak.

Tujuana. Pertemuan ini dimaksudkan untuk menyatukan langkah dan pandangan dalam

menyelesaikan kontrak sesuai dengan tujuan bersama b. Memastikan bersama hak dan kewajiban antara masing-masing penyedia jasa

dengan pengguna jasac. Memastikan bersama secara detail teknis tentang tata cara pelaksanaan kontrak

(SOP)

Tata Caraa. Penyedia jasa yang hadir dalam pertemuan ini harus direktur atau yang mewakilinya

harus ada dalam akta pendirian perusahaan dengan menyertakan surat kuasa dan akta pendiriannya

b. Materi dari PCM ini adalah SOP (Standar Operasional Prosedur) Pelaksanaan Kegiatan yang sudah disiapkan oleh pengguna jasa/direksi teknis. Materi sudah diberikan sebelumnya kepada penyedia jasa pada waktu penanda tanganan kontrak.

c. Penyedia jasa bisa memberi masukan terhadap SOP dengan persetujuan bersamad. Hasil dari pertemuan ini dituangkan dalam Berita Acara PCM yang ditandatangani

antara penyedia jasa dengan PPK.

3. SOP/TATA CARA FE/PLB

Tata Cara Pemeriksaan Lapangan Bersama/Field Engineering adalah sebagai berikut:a. Penyedia Jasa mengajukan surat permohonan pemeriksaan lapangan bersama ke

PPK dengan melampirkan bukti setoran jamsostek, struktur organisasi pelaksanaan kegiatan dan Time Schedule

b. PPK menyetujui surat permohonan tersebut dan meminta panitia peneliti kontrak untuk ke lapangan.

c. Hasil pemeriksaan lapangan bersama dituangkan dalam Berita Acara Peninjauan Lapangan dengan ditanda tangani oleh Penyedia Jasa, Pengawas, dan Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak.

d. Lampiran dari Berita Acara tersebut adalah Tabel Balance Budget dan Backup Datae. Apabila ada perubahan dari volume kontrak, maka harus dibuat justifikasi teknis dan

dituangkan dalam addendum kontrak.f. Setelah addendum kontrak ditandatangani, penyedia jasa harus membuat revisi time

schedule dan Shop Drawing (Gambar Pelaksanaan)g. Persyaratan Addendum Kontrak (tambah kurang) adalah sebagai berikut: (urutan

kronologis)i. Surat Permohonan Pemeriksaan Lapangan Bersama dari Penyedia Jasa ke PPK

ii. Surat Balasan agar melakukan Pemeriksaan Lapangan Bersama dari PPK ke Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak

iii. Surat Permohonan Pembahasan Draft Justifikasi Teknis dari Penyedia Jasa ke PPK

iv. Surat Persetujuan Pembahasan Draft Justifikasi Teknis dari PPK yang berisi permintaan kepada Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak untuk mengundang pihak terkait

v. Surat Undangan Pembahasan Draft Justifikasi Teknis dari Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak ke Penyedia Jasa dan Pengawas

vi. Hasil Pembahasan tersebut dituangkan dalam Berita Acara Pembahasan Draft Justifikasi Teknis, diikuti dengan Lembar Pengesahan Kajian Teknis

vii. Surat permohonan perubahan kontrak dari Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak ke PPK

viii. PPK membuat surat permohonan perubahan kontrak ke KPAix. KPA membuat perintah perubahan kontrak x. KPA dan Penyedia Jasa menandatangani Addendum Kontrak

4. SOP/TATA CARA ADDENDUM PERPANJANGAN WAKTU

Tata Cara Addendum Perpanjangan Waktu adalah sebagai berikut:a. Penyedia Jasa mengajukan surat permohonan perpanjangan waktu ke PPK dengan

melampirkan berkas-berkas pendukungnyab. PPK menyetujui surat permohonan tersebut dan meminta panitia peneliti

pelaksanaan kontrak untuk meneliti berkas yang diajukan.c. Persetujuan permohonan perpanjangan waktu dari penyedia jasa harus dilampiri

justifikasi teknisd. Persyaratan Addendum Kontrak (perpanjangan waktu) adalah sebagai berikut:

(urutan kronologis)i. Surat Permohonan Perpanjangan Waktu dari Penyedia Jasa ke PPKii. Surat Balasan agar melakukan kajian teknis terhadap permohonan tersebut

dari PPK ke Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrakiii. Surat Permohonan Pembahasan Draft Justifikasi Teknis dari Penyedia Jasa ke

PPKiv. Surat Persetujuan Pembahasan Draft Justifikasi Teknis dari PPK yang berisi

permintaan kepada Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak untuk mengundang pihak terkait

v. Surat Undangan Pembahasan Draft Justifikasi Teknis dari Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak ke Penyedia Jasa dan Pengawas

vi. Hasil Pembahasan tersebut dituangkan dalam Berita Acara Pembahasan Draft Justifikasi Teknis, diikuti dengan Lembar Pengesahan Kajian Teknis

vii. Surat permohonan perubahan kontrak dari Panitia Peneliti Pelaksanaan Kontrak ke PPK

viii. PPK membuat surat permohonan perubahan kontrak ke KPAix. KPA membuat perintah perubahan kontrak

5. SOP/TATA CARA PENGENDALIAN PELAKSANAAN KONTRAK

Tata Cara Pengendalian Pelaksanaan Kontrak adalah sebagai berikut:a. Penyedia Jasa segera melakukan pekerjaan setelah penandatangan kontrak atau

setelah menerima Surat Perintah Mulai Kerja (SPMK) dari KPAb. Penyedia Jasa segera melakukan penyetoran iuran jamsostek sebelum pekerjaan

dimulai dan setelah SPMK c. Apabila penyedia jasa belum melakukan pekerjaan setelah satu minggu dari SPMK,

maka akan dilayangkan Surat Teguran 1 dari PPKd. Untuk kontrak dengan metode pembayaran sertifikat Bulanan (monthly certificate),

penyedia jasa wajib membuat MC per tanggal 25 pada setiap bulanannya, walaupun

tidak melakukan penagihan. Setiap pembuatan MC harus dilampirkan back up data dan laporan harian mingguan

e. MC ditandatangani penyedia jasa, pengawas dan PPKf. Pengawas membuat laporan kemajuan fisik mingguan dari hari senin ke hari minggu

untuk dilaporkan di hari senin ke PPKg. Rekap laporan kemajuan fisik mingguan dihimpun oleh masing-masing kepala bidang

yang bersangkutan untuk dilaporkan ke Kepala Dinas.h. Surat Teguran dari PPK ke penyedia jasa dilakukan, jika terjadi deviasi

minus/terlambat 15 %i. Surat teguran selanjutnya dilayangkan ke penyedia jasa jika tidak ada perubahan

yang signifikan di lapangan (deviasi negatif masih tinggi, diatas 15%)j. Jika sudah dilakukan 2 kali surat teguran, maka yang ketiga adalah surat peringatank. Jika sudah 2 kali surat teguran dan 1 kali surat peringatan, tetap tidak ada perubahan

yang positif di lapangan (deviasi masih diatas minus 15%), maka dilakukan Show Cause Meeting I/Rapat Pembuktian I/SCM 1. Pada SCM 1 dilakukan test case 1, artinya penyedia jasa diberikan waktu yang disepakati untuk melakukan langkah-langkah yang diperlukan sehingga deviasi menjadi nol. Lamanya waktu dan langkah-langkah yang akan dilakukan penyedia jasa dituangkan dalam Berita Acara SCM 1 yang ditanda tangani antara Penyedia Jasa, Pengawas, Konsultan MK dan PPK.

l. Jika sampai dengan waktu yang telah disepakati tidak ada perubahan positif, maka dilakukan SCM 2. Pada SCM 2 ini dilakukan test case 2 dan hasilnya dituangkan dalam Berita Acara SCM 2 yang ditanda tangani antara Penyedia Jasa, Pengawas, Konsultan MK dan KPA.

m. Jika sampai dengan waktu yang telah disepakati tidak ada perubahan positif, maka dilakukan SCM 3. Pada SCM 2 ini dilakukan test case 3 dan hasilnya dituangkan dalam Berita Acara SCM 3 yang ditanda tangani antara Penyedia Jasa, Pengawas, Konsultan MK dan PA.

n. Jika sampai tiga kali SCM (ditambah 2 kali surat teguran dan satu kali surat peringatan) tidak ada perubahan positif, maka dilakukan Putus Kontrak.

6. SOP/TATA CARA PENGAJUAN UANG MUKA/MC/TERMIN

Tata Cara Pengajuan Uang Muka/MC/Termin adalah sebagai berikut:a. Penyedia Jasa mengajukan permohonan pengajuan Uang Muka/MC/Termin kepada

PPK/KPAb. Persyaratan pengajuan Uang Muka adalah sebagai berikut:

i. KONTRAK/DRAFT KONTRAK (SURAT PERJANJIAN, SPMK&SPL, SPPBJ, SURAT KESANGGUPAN MELAKSANAKAN PEKERJAAN (MATERAI Rp. 6.000,-), JAMINAN PELAKSANAAN, DAFTAR KUANTITAS DAN HARGA)

ii. SURAT PERMOHONAN UANG MUKAiii. JAMINAN UANG MUKA

iv. BERITA ACARA PEMERIKSAAN LAPANGAN BERSAMA DILAMPIRI TABEL BALANCE BUDGET DAN BACKUP FE

v. TIME SCHEDULE (RENCANA)vi. GAMBAR RENCANAvii. FOTO FISIK 0%

viii. FOTO PAPAN NAMA KEGIATAN TERPASANGix. RINCIAN PENGGUNAAN UANG MUKAx. STRUKTUR ORGANISASI KEGIATAN

xi. BUKTI IURAN JAMSOSTEKc. Persyaratan pengajuan MC/Termin adalah sebagai berikut:

i. KONTRAK (SURAT PERJANJIAN, SPMK,SPL, BASTL, DKH, JAMINAN PELAKSANAAN

ii. SSP DISERTAI FAKTUR PAJAK (PPN&PPH) YANG DITANDATANGANI PENYEDIA JASA

iii. ADDENDUM KONTRAK 1 (BILA ADA)iv. ADDENDUM KONTRAK 2 (BILA ADA)v. SURAT PERMOHONAN PEMBAYARAN

vi. SHOP DRAWING/GAMBAR PELAKSANAANvii. AS BUILT DRAWING/GAMBAR TERLAKSANA (UNTUK MC/SB TERAKHIR)

viii. TIME SCHEDULE (RENCANA DAN REALISASI TERAKHIR)ix. BERITA ACARA HASIL PEMERIKSAAN REALISASI FISIK I (UNTUK MC/SB 1)x. BERITA ACARA HASIL PEMERIKSAAN REALISASI FISIK II (UNTUK MC/SB 2)

xi. BERITA ACARA HASIL PEMERIKSAAN REALISASI FISIK III (UNTUK MC/SB 3), DSTxii. BERITA ACARA TAGIHAN I + MC/SB 1

xiii. BERITA ACARA TAGIHAN II + MC/SB 2xiv. BERITA ACARA TAGIHAN III + MC/SB 3, DSTxv. LAPORAN HARIAN MINGGUAN SESUAI MC/SB

xvi. HASIL UJI LAB (DISESUAIKAN DENGAN JENIS ITEM PEMBAYARAN YANG ADA DI RAB/DKH)

xvii. JOB MIX, SONDIR, CORE DRILL, MUTU BETON KUAT TEKAN, MUTU BAHAN, BETON MIX DESIGN (K-225, K-250, K-300, K-350, K-500, K-600))

xviii. BACK UP DATA SESUAI MC/SB/TERMINxix. FOTO DOKUMENTASI SESUAI MC/SB/TERMIN

Catatan:1. Foto Dokumentasi harus menunjukkan item pekerjaan yang ada dalam back up MC,

misalnya item galian tanah ditunjukkan dengan foto galian tanah , item pasangan batu ditunjukkan dengan foto pasangan batu, dst…

2. Dalam foto dokumentasi harus ditunjukkan ukuran sesuai back up dengan memperlihatkan alat ukurnya. Contoh : Kedalaman pondasi misalna 60 cm,

ditunjukkan dengan penggaris/alat ukur pada hasil galian dan diperlihatkan bahwa kedalaman 60 cm dengan menunjukkan angka 60 pada penggaris/alat ukurnya

3. Untuk Gambar Teknis seperti As Built Drawing atau Shop Drawing, minimal mengikuti tata cara atau kaidah seperti berikut:

a. Urutan Gambar setidaknya adalah:i. Denah Lokasi (skala 1:1000 atau 1:500)ii. Denah Konstruksi (skala 1:100 atau 1:200)

iii. Gambar Potongan (skala 1:100 atau 1:200)iv. Gambar Detail (skala 1:50 atau 1:20 atau 1:10)

b. Gambar harus skalatisc. Shop Drawing boleh menampilkan gambar standar konstruksid. As Built Drawing tidak boleh menampilkan gambar standar konstruksie. Untuk Shop Drawing dan Time Schedule, dibuat 3 (tiga) rangkap untuk berkas

asli tanda tangan dengan ketentuan: Dibuat oleh Penyedia Jasa Disetujui Pengawas Mengetahui PPTK

f. Untuk As Built Drawing, dibuat 3 (tiga) rangkap untuk berkas asli tanda tangan dengan ketentuan:

Dibuat oleh Penyedia Jasa Disetujui Pengawas Mengetahui PPK

7. SOP/TATA CARA PEMERIKSAAN/PENGUJIAN FISIK

Pemeriksaan/Pengujian Fisik di lapangan dilakukan untuk mengecek apakah pekerjaan sesuai spesifikasi seperti tercantum dalam kontrak.

Mekanismenya adalah sebagai berikut:1. Penyedia Jasa mengajukan surat permohonan kepada pengawas lapangan.2. Surat permohonan tersebut ditembuskan ke KPA dan PPK Bidang Jasa Konstruksi.3. Pihak-pihak yang hadir dalam Pemeriksaan/Pengujian Fisik ini adalah Penyedia Jasa,

Pengawas lapangan, PPK (atau yang mewakili), Petugas Monitoring.4. Pemeriksaan/pengujian fisik dilakukan dengan mengukur dimensi dan mutu sesuai

ketentuan spesifikasi teknis.5. Hasil pengujian fisik saat itu juga dituangkan dalam Berita Acara Lapangan dan

ditandatangani pihak-pihak yang hadir6. Bila diperlukan dilakukan uji/test mutu beton oleh instansi Laboratorium Teknik Sipil

dan dibuatkan Berita Acara hasil pemeriksaan lapangan.

8. SOP/TATA CARA PHO (SERAH TERIMA PERTAMA)

M E K A N I S M E :

1. Mekanisme Serah Terima Pekerjaan, dimulai dengan Surat Permohonan dilakukan PHO oleh penyedia Jasa kepada KPA/PPK, setelah pekerjaan selesai 100% dengan dilampiri :

a. Surat Rekomendasi pengawas bahwa pekerjaan telah selesai 100% fisik dan administrasi

b. Surat Pernyataan Selesai 100% bermaterai dari Penyedia Jasa.

2. Berdasarkan Surat Permohonan tersebut, KPA/PPK meminta kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan PHO

3. Berdasarkan Surat Permintaan dari KPA/PPK tersebut, Panitia Penerima Hasil Pekerjaan melakukan peninjauan lapangan dan penilaian terhadap hasil pekerjaan yang telah diselesaikan. Adapun checklist penilaian panitia penerima hasil pekerjaan adalah sebagai berikut :

a. Pemeriksaan visual hasil pekerjaan, seperti pengukuran kembali dimensi dari panjang dan lebar dari beberapa item pekerjaan yang terlihat

b. Memeriksa Kuantitas pekerjaan untuk tiap item pekerjaan berdasarkan back up data dan as-built drawing yang sudah disahkan (ditanda tangani pengawas, penyedia jasa dan PPK)

c. Memeriksa Kualitas pekerjaan untuk tiap item pekerjaan tertentu (seperti hasil mutu beton pekerjaan beton) berdasarkan laporan Laboratorium Teknik Sipil yang ditunjuk.

4. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima pekerjaan setelah seluruh hasil pekerjaan dilaksanakan sesuai dengan ketentuan Kontrak, baik secara visual, kuantitas dan kualitas dan dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan dan menanda tanganinya bersama pihak penyedia jasa.

5. Apabila terdapat kekurangan volume dalam pemeriksaan hasil pekerjaaan, penyedia jasa yang bersangkutan harus segera memperbaiki dan melengkapi kekurangan pekerjaan yang ditemukan oleh Panitia Penerima Hasil Pekerjaan. Hasil Perbaikan dituangkan dalam Berita Acara Perbaikan Pekerjaan.

6. Tahapan selanjutnya setelah Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan antara Panitia Penerima Hasil Pekerjaan, maka selanjutnya dilakukan Berita Acara Serah Terima Pertama antara Kuasa Pengguna Anggaran dengan Penyedia Jasa

7. Jaminan Pemeliharaan dibuat berdasarkan Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan (BASTHP) dan ditujukan ke PPK dengan masa waktu 6 bulan sejak tanggal ditanda tangani BA Serah Terima Hasil Pekerjaan.

8. Pekerjaan dianggap selesai 100% jika sudah berfungsi dan terjadi serah terima pertama antara PPK dan penyedia jasa, artinya tanggal di Berita Acara Serah Terima Pertama adalah tanggal selesainya pekerjaan.

9. Dalam kondisi dimana tanggal serah terima diluar masa kontrak :a. Dikenakan denda, jika terdapat temuan kekurangan volume pada waktu

pemeriksaan PHOb. Tidak dikenakan denda, jika tanggal surat rekomendasi dari pengawas yang

menyatakan selesai 100% fisik dan administrasi masih dalam masa kontrak dan pada waktu pemeriksaan PHO tidak diketemukan kekurangan volume.

9. SOP/TATA CARA FHO (SERAH TERIMA KEDUA)

M E K A N I S M E :

1. Selama masa pemeliharaan, penyedia jasa masih bertanggung jawab terhadap pekerjaan, sedangkan monitoring dilakukan oleh Dinas. Dinas melayangkan surat teguran kepada penyedia jasa bila terjadi kerusakan pada masa pemeliharaan tetapi tidak segera ditindak lanjuti oleh penyedia jasa. Pihak Dinas bisa mencairkan jaminan pemeliharaan bila penyedia jasa tidak kooperatif dalam penanganan kerusakan pada masa pemeliharaan.

2. PPK membuat surat pemberitahuan kepada penyedia jasa untuk segera melakukan serah terima kedua dua minggu sebelum masa pemeliharaan berakhir.

3. Mekanisme Serah Terima Kedua, dimulai dengan Surat Permohonan untuk dilakukan FHO oleh penyedia Jasa kepada PPK, satu minggu sebelum masa pemeliharaan selesai.

4. Berdasarkan Surat Permohonan tersebut, PPK memerintahkan kepada Panitia Penerima Hasil Pekerjaan untuk melakukan FHO

5. Berdasarkan Surat Perintah dari PPK tersebut, Panitia Penerima Hasil Pekerjaan melakukan peninjauan lapangan dan penilaian terhadap hasil pemeliharaan pekerjaan.

6. Panitia Penerima Hasil Pekerjaan menerima pekerjaan setelah kondisi pekerjaan pada waktu serah terima kedua sama pada waktu serah terima pertama. Foto-foto pada waktu pelaksanaan pemeliharaan dan setelah dilaksnakan pemeliharaan harus dilampirkan.

7. Hasil Penilaian dituangkan dalam Berita Acara Serah Terima Hasil Pekerjaan, dan ditanda tangani antara Panitia Penerima Hasil Pekerjaan dengan Penyedia Jasa.

8. Tahapan selanjutnya adalah Berita Acara Serah Terima Kedua antara Kuasa Pengguna Anggaran dengan Penyedia Jasa

9. Sesuai dengan ketentuan dalam Perpres 54/2010 pasal 95, maka penyedia jasa yang tidak melakukan serah terima kedua, maka akan dikenakan blacklist.