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Table des matières

À propos de ce document .......................................................................................................................... 1

Chapitre 1 : les principales différences en bref ......................................................................................... 2

Chapitre 2 : rédiger un nouveau rapport en 5 étapes ................................................................................ 4

Chapitre 3 : quelles sont les nouvelles fonctionnalités que je peux utiliser ?............................................ 8

Exécuter historiquement ........................................................................................................................ 8 Plusieurs fois la même rubrique dans le contenu ? ............................................................................... 9 Créer des compteurs.............................................................................................................................. 9 Aperçu de l’utilisation du compteur ...................................................................................................... 10 Tableaux croisés dynamiques ............................................................................................................. 10 Bibliothèque ......................................................................................................................................... 13 Listes de destinataires – Mail merge ................................................................................................... 14

À propos de ce document Le nouveau module de reporting pour eBlox :

est moins technique

contient plus de fonctionnalités

a plus par défaut Les chapitres 1 et 2 vous permettent, en tant qu’utilisateur familiarisé avec eBlox, de passer aisément à ce nouveau module de reporting. Vous voulez découvrir les nouvelles possibilités et les possibilités étendues ? Le chapitre 3 vous guide pas à pas.

eBlox Rapportage

Guide de démarrage rapide

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Chapitre 1 : les principales différences en bref

Le nouveau module de reporting pour eBlox a plus par défaut : de nouveaux rapports de base que vous pouvez utiliser ou étoffer aisément sont disponibles dans la Bibliothèque. C’est pratique pour vérifier avant d’établir un nouveau rapport.

1. Vous pouvez directement tenir un reporting sur les codes salariaux. Il n’est donc pas

nécessaire de créer un nouveau compteur pour un code salarial.

2. Auparavant, vous créiez un compteur par type (p. ex. : B*** pour les données calculées, U*** pour les données introduites). À présent, vous choisissez le type correct dans le rapport lui-même :

Vous ne devez donc créer qu’un seul compteur et dans le rapport, vous choisissez si vous voulez l’exécuter en tant que compteur B, U ou V. Découvrez les compteurs standard que nous avons prévus pour vous.

3. Vous trouvez la réalisation de sélections technique et donc complexe ? Vous trouverez directement les rubriques les plus utilisées parmi les critères de sélection de base rapide, ce qui simplifie fortement les choses :

Comme vous le voyez, tout le concept de la sélection sur les contrats actifs (date d’entrée en service et date de sortie de service) est remplacé par un seul choix : La sélection suivante dans ‘l’ancien’ module de reporting …

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… est remplacée par une seule ligne dans le nouveau module de reporting. Il ne vous reste plus qu’à définir la période.

Vous pouvez toujours compléter la sélection de base par la ‘Sélection étendue du travailleur’, qui vous permet de sélectionner sur la base de chaque rubrique et fonction.

Conseil : Si vous sélectionnez souvent sur la base d'une rubrique avec une liste derrière (p. ex. département), vous pouvez la faire ajouter à la sélection de base du travailleur. Parlez-en à votre gestionnaire de dossier et nous nous en occuperons.

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Chapitre 2 : rédiger un nouveau rapport en 5 étapes

Étape 1 : nouveau rapport ou copie ? Créer un rapport complètement neuf ou se baser sur un rapport existant ?

Étape 2 : ajoutez les rubriques que vous voulez utiliser. Cherchez via le sélecteur à droite les rubriques, codes salariaux et compteurs que vous voulez ajouter.

Astuces :

Vous trouverez les rubriques les plus utilisées tout en haut sous le cluster 'rubriques de base'.

Cliquez sur ‘Toutes les rubriques' pour ajouter les rubriques du cluster en une fois à votre rapport.

Vous pouvez adapter le titre d’une rubrique ajoutée en cliquant sur la rubrique pour l’ouvrir. Le titre adapté est également repris dans votre exportation vers p. ex. Excel.

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Étape 3 : choisissez les données sur la base desquelles vous voulez sélectionner

Astuces :

Un arrière-plan jaune/rose = vous devez encore effectuer un choix ou entreprendre une action.

Vous pouvez simplement sélectionner sur la base des travailleurs individuels en changeant d’option (‘Via le travailleur’). Vous obtenez un aperçu de tous les contrats actifs. Vous voulez filtrer sur les contrats inactifs individuels ? Utilisez la sélection étendue du travailleur.

Si une date ou une période est demandée dans contenu/sélection/exécution, vous avez le choix entre différentes options :

= dates spéciales (vous laissez l’application déterminer la valeur) = ‘demander’ (vous donnez à chaque fois la valeur lors de l’exécution) = directement spécifier (vous donnez la date ou la période exacte dans la définition). Celle-ci est donc fixe et ne change pas automatiquement.

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Étape 4 : exécuter Vous pouvez immédiatement exécuter votre rapport ou l’exporter vers un fichier. Vous devez encore compléter toutes les variables :

Pour sauvegarder le rapport, terminez avec l'assistant à l’étape 5.

Étape 5 : ajouter et sauvegarder des propriétés Choisissez un nom et un dossier pour votre rapport. Vous pouvez également indiquer si votre rapport doit être exécuté historiquement.

Astuces :

Via l’icône , vous voyez pourquoi vous devez spécifier cette variable.

Vous pouvez directement demander un rapport dans une autre langue, sans changer vous-même de langue. Pour l’heure, le français et le néerlandais sont prévus (les mêmes langues que dans eBlox Payroll).

Les fonctionnalités sont développées autant que possible pour être compatibles avec Excel. Les groupements, les tris, etc. sont à présent exportés dans le nouveau module de reporting, contrairement à avant.

+/- 80% de tous les rapports dans le module actuel de tous nos clients ne sont plus utilisés. Si vous souhaitez rapidement collecter quelques données, mais ne pas conserver la définition, vous pouvez déjà vous arrêter ici. Alors qu’auparavant, vous deviez toujours tout sauvegarder pour pouvoir exécuter, vous avez à présent le choix.

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Astuces :

Le dossier Brouillons est disponible par défaut et fonctionne comme votre boîte de réception : les rapports auxquels vous travaillez encore y sont enregistrés. Si votre rapport est terminé, placez-le dans un autre dossier ! Nous supprimons en effet régulièrement les anciens éléments du dossier Brouillons.

Vous pouvez élaborer votre propre structure de dossiers (comme dans l’Explorateur Windows) et ainsi regrouper des rapports pour une meilleure vue d’ensemble.

Vous ne pouvez recourir à des fonctionnalités étendues supplémentaires telles que l’ajout d’un tableau croisé (= tableau croisé dynamique dans Excel) qu’après avoir sauvegardé un rapport. (voir plus loin au chapitre 3). Vous évitez ainsi de nombreuses étapes si vous avez rapidement besoin de données.

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Chapitre 3 : quelles sont les nouvelles fonctionnalités que je peux utiliser ?

Exécuter historiquement Dans le nouveau module de reporting, vous pouvez également exécuter un rapport historiquement. Vous effectuez ce choix lors de l’exécution :

Dans 'l'ancien' reporting, toutes les rubriques historiques du rapport sont également exécutées historiquement. Mais dans le nouveau module de reporting, vous pouvez aussi décider de ne pas exécuter historiquement une rubrique historique. Sélectionnez pour ce faire l’option ‘Ne jamais exécuter historiquement’ dans les détails de la rubrique relative au contenu.

La valeur de cette rubrique qui est valable à la date de référence historique est reprise dans le rapport. Exécution historique et groupement Si vous exécutez historiquement un rapport dans ‘l’ancien’ module, vous obtenez une nouvelle ligne par nouvel historique de contrat.

Astuce :

Dans ‘l’ancien’ reporting, la commande ‘Exécuter historiquement’ d’une rubrique et d’un compteur donnait énormément de lignes pour résultat si vous optiez pour les détails par période salariale. Le résultat est amélioré dans le nouveau module de reporting.

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En choisissant ‘Groupement’ à ‘Exécuter historiquement', vous voyez à présent les différentes valeurs de la rubrique historique sous forme de colonnes.

En fonction de l’option choisie, vous obtenez une colonne par mois, trimestre, semestre ou année.

Plusieurs fois la même rubrique dans le contenu ? À première vue, il semble superflu de reprendre plusieurs fois la même rubrique dans un rapport, mais cela peut parfois s’avérer très pratique. Si vous voulez par exemple afficher tant le code que la description de la rubrique, vous reprenez une rubrique de paramètres deux fois dans un rapport. Ou vous pouvez reprendre deux fois la même rubrique historique pour comparer les valeurs de la rubrique à deux dates de référence différentes.

Créer des compteurs Vous créez un nouveau compteur dans la fonction 'Compteurs' à côté de 'Mes Rapports'. Cliquez en haut à droite sur ‘Nouveau compteur’ et faites votre choix entre montants, jours et heures.

Ensuite, vous devez communiquer les plages de codes salariaux.

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Aperçu de l’utilisation du compteur

Via l’icône derrière les compteurs, vous voyez dans quels rapports un compteur est utilisé.

Vous obtenez un aperçu des différents rapports et vous pouvez même cliquer sur les rapports pour pouvoir immédiatement les consulter ou les exécuter.

Tableaux croisés dynamiques Dans le nouveau module de reporting, vous pouvez sauvegarder la définition d’un tableau croisé dynamique. Ainsi, vous ne devez pas à chaque fois définir un tableau croisé dynamique dans Excel lorsque vous avez exécuté et exporté un rapport. Vous ne pouvez définir un tableau croisé dynamique que pour un rapport qui a déjà été sauvegardé. Allez à la définition du rapport et choisissez à gauche l’onglet ‘Tableau croisé dynamique’. À droite dans ‘Sélecteur’, vous trouverez les rubriques qui se trouvent dans le contenu de votre rapport.

Astuces :

Pendant la définition des codes salariaux d’un compteur, vous pouvez aussi chercher sur la base de la description des codes salariaux.

Le nombre de plages de codes salariaux est illimité dans le nouveau module de reporting ! La limite de 20 a donc disparu.

Lors de la création d’un nouveau compteur, vous pouvez aussi partir d'un compteur standard.

Cliquez pour ce faire sur le bouton dans l'aperçu des compteurs :

Après avoir choisi un nom pour le nouveau compteur, un écran avec les plages de codes salariaux du compteur standard s’affiche. Vous pouvez encore l’adapter avant de le sauvegarder.

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Pour voir les possibilités, vous cliquez sur une rubrique :

Une rubrique peut donc servir de :

Colonne

Ligne

Cellule

Filtre Pour obtenir par exemple un aperçu des salaires bruts par département et par groupe, vous pouvez :

définir la rubrique Groupe comme colonne ;

définir la rubrique Département comme ligne (somme) ;

définir la rubrique Salaire brut comme cellule.

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Pour la ou les rubriques définies comme Colonne ou Ligne, des choix supplémentaires vous sont encore proposés :

Vous voulez tout ouvrir ? Si vous avez plus de deux colonnes ou lignes, il est parfois pratique de fermer un niveau supérieur par défaut. Si vous n’avez défini qu’une seule colonne ou ligne, cette colonne ou ligne s’ouvrira de toute manière.

Vous voulez des totaux intermédiaires ? Si vous avez plus de deux colonnes ou lignes, il peut être intéressant de voir les totaux intermédiaires d'un niveau supérieur dans le tableau croisé dynamique. Si vous n’avez défini qu’une seule colonne ou ligne, vous verrez de toute manière les totaux intermédiaires de cette colonne ou ligne.

Pour la ou les rubriques définies comme Cellule, vous devez choisir la fonction que vous voulez exécuter dans la cellule du tableau croisé dynamique. En fonction du type de rubrique (numérique ou non numérique), vous avez le choix entre :

Somme

Moyenne

Min

Max

Nombre Dès qu’un tableau croisé dynamique est défini dans un rapport, vous pouvez, après l'exécution du rapport, passer du tableau ordinaire au tableau croisé dynamique.

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Si vous exportez le rapport vers Excel, deux onglets s'affichent : un avec le tableau ordinaire et un avec le tableau croisé dynamique.

Bibliothèque La Bibliothèque est une collection des rapports que SD Worx met à disposition. Vous pouvez retirer ces rapports de la Bibliothèque et les classer parmi vos propres rapports dans votre structure de dossiers en cliquant dans l’aperçu sur ‘Ajouter à mes rapports’.

Via l’écran de détail du rapport, vous pouvez aussi ajouter le rapport standard. Cliquez pour ce faire en haut à droite sur ‘Ajouter’.

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Dans l’écran pop-up, vous pouvez directement classer le rapport dans le bon dossier. En outre, le rapport est entretenu par SD Worx, ce qui est un avantage. Si vous adaptez le rapport (p. ex. vous ajoutez une rubrique), vous recevrez lors de la sauvegarde un message vous informant que ce rapport adapté ne sera plus entretenu par SD Worx.

Les éventuels compteurs standard dans ce rapport adapté ne perdent pas le lien avec SD Worx et sont encore entretenus.

Attention ! Toute adaptation apportée au rapport ne rompt pas le lien avec le rapport de la Bibliothèque. Vous pouvez ainsi adapter la sélection, le nom et la description du rapport sans rompre le lien avec le rapport.

Listes de destinataires – Mail merge Une partie du contenu des e-mails, formulaires, lettres, étiquettes, etc. peut être automatiquement remplie sur la base d'un rapport exécuté. Insérez pour ce faire toutes les rubriques que vous voulez utiliser dans le contenu de votre document ou e-mail dans le contenu du rapport. Lors de l’exportation du rapport, choisissez l’option ‘Liste de destinataires’.

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Vous pouvez exporter vers un nouveau fichier ou vers un fichier existant.

Si vous optez pour un nouveau fichier, un fichier zip sera ouvert. Sauvegardez les deux fichiers (par exemple dans votre dossier Downloads).

Ouvrez ensuite le fichier xml à partir de cet emplacement.

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Choisissez ‘Oui’ et continuez. Ouvrez à présent un document Word vide. Si vous choisissez ‘Listes de destinataires’ en haut dans la barre, puis l'option ‘Insérer des champs de fusion’, vous pouvez sélectionner les différents champs de votre rapport.

Dans le document même, vous êtes libre d’ajouter un texte et une mise en page. Votre lettre, liste de destinataires, e-mail, etc. est prêt(e) ? Cliquez sur ‘Terminer et fusionner’.

Opmerking [EV1]: il est marqué 'non'

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Choisissez ‘Modifier des documents individuels’ si vous travaillez à une lettre, liste de destinataires, etc. Si vous travaillez à un e-mail, choisissez l’option ‘Envoyer des e-mails’. Il ne vous reste plus qu’à introduire le destinataire et l'objet du message dans l’écran suivant. N’oubliez donc pas d’insérer l’adresse e-mail de vos travailleurs dans le rapport !

En outre, vous pouvez aussi partir d'un document déjà existant. Ce document doit au départ avoir été créé sous la forme d’une liste de destinataires via l’outil de reporting. P. ex. invitation à la fête du personnel : Vous créez une fois la liste de destinataires et l’année suivante, vous pouvez partir du document existant mais avec la liste des données adaptées en arrière-plan.