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3-1 Access 資料庫物件的關係
Access 資料庫共有資料表、查詢、表單、報表、巨集及模組等物件。
有些資料庫軟體會將每一個物件都儲存成個別的檔案, 而 Access 則是將所有的物件都存放在同一個資料庫檔案中, 因此我們會稱之為『物件』而非檔案。
在 Access 中, 所有的資料都是有組織地儲存在資料表中, 無論是查詢、表單或報表, 只是提供一個不同的操作介面, 用來取出資料表中的資料供我們檢視或編輯而已,
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Access 資料庫物件的關係
資料表是真正存放資料的地方。
若想從資料表中依條件尋找資料, 則需建立查詢;若要建立漂亮的輸入畫面, 就設計表單;若要列印資料, 就做成報表, 就是這麼簡單。
至於巨集及模組則是運用在這些介面上, 增加我們操作上的便利及增強功能。
以下我們分別就這些物件為各位作概要的介紹。
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3-2 簡介 Access 的各種物件
在上一節中, 我們說明了各種物件之間的關係,
接著我們來看看這些物件成員各自扮演的角色。
資料表 (Table)
查詢 (Query)
表單 (Form)
報表 (Report)
巨集 (Macro)
模組 (Module)
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資料表 (Table)
例如在上表的通訊錄中, 我們便將親朋好友的資料依照性質的不同, 區分為 “姓名”、“性別”、“地址” ...等欄位。
若將同一列中所有的欄位組合起來的資料, 便成為一筆記錄 (record),
例如我們將與王一為同一列的所有欄位組合起來, 這筆記錄詳細記載著王一為的所有資料;再集合所有的記錄, 就成為一個通訊錄資料表了!
下面就是資料表的實際範例:
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查詢 (Query)
我們已經在資料表中建立資料了, 是不是每次找資料都要開啟資料表?
當然不是, 我們可在 Access 的查詢物件中, 輸入我們要查詢的條件, 再由系統從資料表中篩選出符合條件的資料。
我們來看看以下的例子, 您就會瞭解了!
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查詢 (Query)
其實查詢物件中儲存的就是我們設定的『查詢條件』, 並不包括資料 (資料仍然存放在資料表)。
以上圖為例, 查詢條件為:
1. 生日欄位為 8 月的朋友。
2. 我們要顯示他們的姓名、地址、電話及生日。
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查詢 (Query)
若將這些條件儲存到名為 8 月生日的查詢物件,
爾後再次執行該查詢時, Access 就會依照其中的『查詢條件』, 到通訊錄資料表中將生日為8 月的資料列出來。
此外, 查詢的對象不只是資料表而已, 我們還可針對其他查詢物件執行查詢 (其實我們可將查詢當成一種虛擬資料表):
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表單 (Form)
表單物件可視為日常使用的各種表格, 例如各類採購單、申請單及報名表...等等。
表單最主要的目的就是提供一個較人性化的操作介面, 我們不需要到資料表或查詢那樣的表格中輸入或尋找資料, 而能在最舒服的環境下輸入或查閱資料。
如下圖所示:
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報表 (Report)
在 Access 中, 我們不僅可利用表單及查詢功能將需要的資料顯示到螢幕上, 還可將它們列印出來,
但是這些列印出來的資料都只是我們在螢幕上看到的, 並無法做出有意義的統計資料。
而報表物件的最大好處就是可將這些資料經過重新整理排序後, 列印出來。
如下所示:
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巨集 (Macro)
Access 除了提供資料表、表單、報表、查詢及資料頁等物件的設計外, 也能夠藉由自行設計的介面 (如:自訂功能表), 直接執行或開啟特定的輸入表單及資料表, 要執行此項工作, 就必須利用巨集。
它的優點在於易學易用、不必寫程式, 所以非常適合一般使用者使用。
所謂巨集, 就是一個或多個巨集指令的集合。
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巨集 (Macro)
我們可將一連串的操作指令組合成一個巨集,
當我們執行此巨集時, Access 就會依照我們在其中設定的指令, 一步一步執行。
例如公司每個月都要列印客戶採購報表、月份銷售報表及月份收支報表, 我們便可將這些工作製作成一個巨集:
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模組 (Module)
在 Access 中, 除了可使用巨集來開發應用系統外, 還可使用 VBA (Visual Basic for
Applications) 程式語言來發展出架構更複雜、功能更強大的資料庫系統。
而資料庫檔案中的模組其實就是這些 “VBA
程式”。
雖然 Access 定位在應用程式, 不需寫任何程式便可滿足使用者的一般需求, 但是針對較為複雜或特定的需求時, 仍可藉由程式來完成。
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3-3 Access 的群組
利用群組可讓您更方便管理及組織資料庫中的物件, 例如將相關的資料表、表單及報表...等,
集合到群組中, 避免在不同物件視窗間來回切換, 在設計資料庫時會比較方便。
我們以下圖為例說明:
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自訂群組
我們可以透過自訂群組功能, 將各種物件分門別類存放, 如此在操作資料庫時, 就可以依據我們要進行的工作, 快速地從相關的群組中找到我們想要的物件。
Access 預設即會建立一個自訂群組 1, 接下來以 Ch03 範例資料 .accdb 為例, 為您示範如何以物件分類到自訂群組 1: