Upload
others
View
0
Download
0
Embed Size (px)
Citation preview
EDB ErgoGroup
KDRS samling – 20 november 2011
Ole Desalu Vold
Løsningsansvarlig ePhorte
Product Managment ECM
Antall ansatte 9 661
Norway 5134 | Sweden 2347 | Finland 50 Danmark 100 | Kont. Europa 80 | Ukraina 950 India 1000
Norway59 %
Finland 1 %
Sweden27 %
Danmark 1 %
Ukraina 11 %
Kont. Europa1 %
10.000 kompetente kolleger!
• 100 kontorer i Norden
• 12,4 MRD NOK
• Børsnoter på Oslo Børs
• Største aksjonærer;
• Posten (40%), Telenor 27,5%, Folketrygdfondet (4,7%), Odin (2%), Orkla (1,9%)
• Nr. 1 i Norge med 32% markedsandel
• Nr. 4 i Sverige med 7 % markedsandel
• Vekstpotensial i Sverige gjennom komplementært tjenestetilbud
• Sterk kombinert tjenesteportefølje mot store bedrifter og SMB
Company Market share
1 IBM 13.3 %
2 EDB ErgoGroup 7.9 %
3 Tieto 7.1 %
4 Logica 6.8 %
5 HP 5.4 %
6 CSC 3.2 %
7 Accenture 3.1 %
8 Fujitsu 2.8 %
9 Capgemini 2.2 %
10 KMD 2.2 %
IT tjenester Norden
Sterk posisjon i Norden
Kilde: IDC august 2010
Business Unit: Enterprise Content Management (ECM)
Business Unit ECM
Torgeir Strypet 4200
ECM Sales Geir Olav Aas
4210
ECM Product Management Espen Sjøvoll
4240
ECM Public Services
Hanne Mette Janson 4241
ECM Application Management
Gry-Helen Haraldsen
4242
ECM Private Services
Knut Magnus Aasli 4243
ECM Collaboration
Services Odd-Henrik
Hansen 4290
ECM Customer Service
Bjørg Sørensen 4249
Vi gir trygghet for framtiden • Offentlig sektor er svært viktig for EDB ErgoGroup
• Over 500 kunder gir store muligheter til investeringer
• Sak/Arkiv er kjernevirksomhet for dere og for oss
• Både ePhorte og ESA videreføres som produkter!
• Eksisterende utviklingsplaner følges
• Vedlikehold og brukerstøtte videreføres
• Helt nye portal-løsninger i tett samspill med Sak/arkiv
Fusjonen gir nye muligheter
• Raskere tilgang på ny funksjonalitet ved at vi gjenbruker det beste på tvers av applikasjonene (ePhorte og ESA)
• Samlet kan vi dekke flere kunders behov
• Informasjonsforvaltning og informasjonsstyring (ECM) er et satsingsområde for EDB ErgoGroup, og vi ønsker å bidra til at våre kunder utvikler seg på hele dette området.
• Vi kombinerer det beste fra to verdener!
Divisjon ECM - strategi
• Anerkjent som ledende ECM-miljø for offentlig sektor og store private kunder
• Klar vekststrategi
• Levere markedets ledende produktportefølje
• Tett samarbeide med de store internasjonale SW-aktørene
• Flere leveransemodeller
• Beholde og tiltrekke oss de beste talentene
• Mer fokus på management consulting (ECM-rådgivning)
• Bli best på kundeservice (av våre hovedkonkurrenter)
Utfordringer og hva vi jobber med
• Nye teknologiske muligheter
– Eksempel: Brooklyn Space Program
• The Digitization of Human Culture
– Social media, IM, news, chat, email, entertainment
• ECM I EDB ErgoGroup
• ePhorte5
• Sikkerhetsarkiv
• Avlevering / deponering
• Langtidslagring
Utfordringer og hva vi jobber med
• Nye teknologiske muligheter
– Eksempel: Brooklyn Space Program
• The Digitization of Human Culture
– Social media, IM, news, chat, email, entertainment
• ECM I EDB ErgoGroup
• ePhorte5
• Sikkerhetsarkiv
• Avlevering / deponering
• Langtidslagring
To Systems of Record Add Systems of Engagement
October 2010 | Company presentation
Systems of
Record
Systems of
Engagement
Focus
Governance
Core Elements
Value
Performance
Standard
Transactions
Command & Control
Facts, Dates,
Commitments
Single Source
of the Truth
Accuracy &
Completeness
Interactions
Collaboration
Insights, Ideas,
Nuances
Open Forum for
Discovery & Dialog
Immediacy &
Accessibility
Content Management 2010 -2020
October 2010 | Company presentation
Enterprise Content
Management
Systems of
Record
Systems of
Engagement
Primary
Record Type
Searchability
Usability
Accessibility
Retention
Policy Focus
Documents
(Text, Graphics)
Easy
User gets trained on
system, follow-on support
Regulated & Contained
Permanent
Security
(Protect Assets)
Recordings
(Image, Audio, Video)
Hard
User “knows” system from
consumer experience
Ad hoc & Open
Transient
Privacy
(Protect Users)
Content Authored Communal
Social Business
Systems
Implications for IT Organizations
October 2010 | Company presentation
Systems of
Record
Systems of
Engagement
Data-centric
Transaction-oriented
Command & Control
User learns system
Security is a key issue
User-centric
Interaction-oriented
Collaborative
System learns user
Privacy is a key issue
Sosial medier
«Sosial media is people having
conversations online.»
• Blogg
• Chat
• RSS
• Wikipedia
• Sosiale nettverk
• Diskusjon Forum
• Podcasts
• Video & foto delings sider
• Wikis
• m.m.
October 2010 | Company presentation 17
Sosial medier utgjør en fundamental endring i måten vi kommuniserer på • Arkivforskriften pålegger alle forvaltningsorgan å journalføre inngående og
utgående dokumenter som etter offentlighetsloven må regnes som saksdokument for organet, er gjenstand for saksbehandling og har verdi som dokumentasjon. Dette gjelder også meldinger eller tilbakemeldinger gitt i et sosialt medium som for eksempel Facebook; også de anonyme meldingene.
• Financial Industry Regulatory Authority, USA
– “Every firm that intends to communicate, or permit its associated persons to communicate through social media sites must first ensure that it can retain records of those communications.”
Social Media Revolution: http://www.youtube.com/watch?v=3SuNx0UrnEo
(VG Nett) «Gi meg samer, isbjørner og moskuser i
MGP, skrev varaordfører Rita Ormbostad (H) etter
Stellas seier. Det har satt sinnene i kok»
Utfordringer og hva vi jobber med
• Nye teknologiske muligheter
– Eksempel: Brooklyn Space Program
• The Digitization of Human Culture
– Social media, IM, news, chat, email, entertainment
• ECM I EDB ErgoGroup
• ePhorte5
• Sikkerhetsarkiv
• Avlevering / deponering
• Langtidslagring
Fangste Transformere
Arkivere Samhandle
Søk Indeksere
Publisere
Produsere
Avlevere
Verdiøke
ECM
Livssyklushåndtering i informasjonsforvaltning
Viktige Enterprise Content Management momenter:
• Mål:
– En løsning som legger til rette for at all informasjon/ dokumentasjon kommer effektivt inn i ”fellesskapet” .
– Løsning som er uavhengig av filformat og/eller kommunikasjonskanal.
– En løsning som gjør det enkelt og ryddig å gjenfinne dokumentasjonen og som fremmer gjenbruk for de som skal ha tilgang til den.
• Forutsetninger for suksess:
– At behovene løsningen skal dekke er godt analysert. At tilpasninger og implementering involverer brukerne og ledelsen.
– Løsningen må være så brukervennlig som mulig, og den må dekke nødvendige funksjonalitetskrav og kunne integreres med andre kontorapplikasjoner, samt kunne dekke fremtidig vekst og uforutsette behov.
Viktige Enterprise Content Management momenter:
• Noen sentrale målbare ECM kriteria:
– Compliance støtte, Sikkerhet, Brukervennlighet, Integrasjoner, Søk, Langtidslagring, Applikasjonsforvaltning, Kost/nytte-analyse.
• Symptomer og mulighet til forbedringer?
– Lagring av e-post med vedlegg
– Bruk av feil dokumentasjon
– Mye tid brukt på søk
– Mangelfull dokumentasjon
– Brudd på lovkrav.
Sentrale temaer innen ECM:
• Overholdelse lover og regler
• Samhandling
• BPM og arbeidsflyt
• Klassifisering og indeksering
• Dokumentstyring/arkiv
• Saksbehandling
• e-post forvaltning
• Portaler
• Lyd/bilde/tale chat
• Datalagring/langtidslagring
• Innholdsintegrasjon
• Søk og gjenfinning
• Sikkerhet
• Scanning og bildehåndtering
Mengden av informasjon som lagres dobles hvert år
80% av en virksomhets informasjon er ustrukturert og 90% av denne er ikke underlagt formell håndtering
10-15% av arbeidstiden går med til å lete etter informasjon
30-40% av tiden går med til å skape, søke, hente, omskrive og organisere dokumenter
Mye av informasjonen er gått ut på dato
Antall kommunikasjonskanaler øker bratt
Krav til oppfyllelse av Lover og forskrifter
Krav til Datasikkerhet
Krav til oppfyllelse av eKommune 2012 og eNorgeplanen
Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group
Hvorfor ECM ?
Enterprise Content Management Strategier, teknologier og verktøy for å:
Fangste — flytte innhold (i enhver form) inn på et oppbevaringssted for bruk/gjenbruk eller avliving
Forvalte — flytte innholdet rundtom i virksomheten for å drive prosesser eller brukes i prosesser og applikasjoner
Lagre — legge innholdet på en logisk plass for enkel adgang
Bevare — lang-tids arkivering og lager
Levere — bringe til rett mottaker på rett medium
…dokumenter og innhold relatert til virksomhetens prosesser
Kilde: Association for Information and Image Management (AIIM) og Gartner Group
- Hovedelementer i vår ECM-satsing
2011 2011 2012 2012 2013 2013
Saksbehandling
sak- og
arkivløsninger
ECM Business
consulting
ECM Application
management
Forprosjekt,
prosessoptimalisering,
gevinstrealisering,
arkivfaglig rådgivning
essoptimalise
vinstrealiseri
vfaglig rådgiv
Portaler og
samhandling
Dokument-
styring Innholds-
forvaltning,
dokument-
løsninger,
samhandling
Virksomhetsplattform
og samhandlings-
løsninger
ECM
Privat sektor
Produkt- og
tjeneste-
portefølje for
store, private
virksomheter
Løsningen
Virksomhetssøk
Intranett arbeidsflate Internett
eIS
Informasjonslager Historisk lager
Lyd, bilde, tale Filstrukturer Chat Fax sms
ePost Web Content Noark 5 kjerne Fysisk post
Samhandlingsrom for kunder/partnere,
saksbehandlere, ledere og øvrige ansatte
Ekstranett
Portal- rammeverk
eSP Fagapplikasjoner eOutlook ePhorteweb Publikumstjenester Partnere
Samhandlingsappikasjoner og kommunikasjonsløsninger
Hvorfor fokus på standardprodukt?
• For å spare penger
– Utviklings- og vedlike-holdskostnad spres på mange
• For å spare frustrasjoner
– Leverandøren har utviklet det ferdig
• Garantert vedlikehold
– Leverandøren utvikler nye versjoner og sørger for oppdateringer
Hva ellers er viktig? Hovedfokus?
• Sørge for:
– En løsning som er nyttig for de fleste
– En løsning som tilfører saksbehandler verdi
– En løsning som er så enkel og oversiktlig at den faktisk blir tatt i bruk
Utfordringer og hva vi jobber med
• Nye teknologiske muligheter
– Eksempel: Brooklyn Space Program
• The Digitization of Human Culture
– Social media, IM, news, chat, email, entertainment
• ECM I EDB ErgoGroup
• ePhorte5
• Sikkerhetsarkiv
• Avlevering / deponering
• Langtidslagring
ePhorte 5
• Frittstående kjerne
– ePhorte5 Kjerne er et fristilt produkt, infrastruktur innen data fangst (skanning, epost, skjema), digitalisering, arkivering,
gjenfinning (søk), utveksling (EDU) og avlevering.
– Arkivkjerne som sikrer tilgang til dokumenter og saksinfo
– Hele datamodellen tilgjengelig for integrasjon gjennom ePhorte Integration Services – eIS
• Mulighet til å trekke ut data fra løsningene
Internt Eksternt Publisering
Selvbetjening og innsyn
Elektronisk DataUtveksling
Avlevering
Politikerportal Saks- behandling
Digital- isering
Fagsystem- integrasjon
Integrasjon Full Noark 5
Rapportering Styring
Samhandling
Produsere tjenester
Bruke tjenester
Hva betyr dette ?
• Mulighet for frittstående Noark 5 kjerne på fagsystem
– Mulighet for flere Noark arkiv, og ikke integrasjon mot en kjerne
• Standardisert og vedlikeholdt grensesnitt for integrasjon
• Fokus på utvikling av rolle tilpassede saksbehandlerløsninger
• Håndholdte enheter
– Mobil
– Ipad
– Tablet
– Apps
Årets viktigste lansering!
ePhorte5 11.11.11 klokken 11
Utfordringer og hva vi jobber med
• Nye teknologiske muligheter
– Eksempel: Brooklyn Space Program
• The Digitization of Human Culture
– Social media, IM, news, chat, email, entertainment
• ECM I EDB ErgoGroup
• ePhorte5
• Sikkerhetsarkiv
• Avlevering / deponering
• Langtidslagring
Sikkerhetsarkiv i ePhorte
• Behov
• Brukeropplevelse
• Hva må sikres
• Kun fillager i sikker sone
Sikkerhetsarkiv i ePhorte
• Behov – De fleste kunder har i dag sensitiv informasjon som
skal ligge i et NOARK system, her ePhorte®. Dette løses med at kundene har en installasjon i Intern sone og en i Sikker sone. Det er ønskelig at data fra begge arkiv skal kunne nås fra en og samme plass i systemet men samtidig skal sensitive dokumenter (eks. dokumenter i elevmapper) være beskyttet mot uautorisert tilgang.
Sikkerhetsarkiv i ePhorte
• Brukeropplevelse – Dokument med sensitive opplysninger merkes med
egenskapen “sensitiv”.
• Metadata skjermes på normal måte
– Når brukere med rettigheter til å se journalposten søker etter denne, vil journalposten framkomme i søket og brukeren kan se alle innlagte metadata.
Sikkerhetsarkiv i ePhorte
• Brukeropplevelse – Når brukeren klikker på lenken for å åpne
dokumentet kommer det opp et påloggingsvindu.
– Brukeren autentiserer seg og dokumentet vises i et eget vindu.
• Det fins ingen mulighet for å lagre dokumentet lokalt, heller ikke skrive det ut eller kopiere skjermbildet.
• Dokumentet er ikke hentet opp til brukerens arbeidsstasjon, så det lagres ingen lokal kopi av dokumentet.
Brannmur
Intern sone
Sikker sone
Kun fillager i sikker sone
ePhorte database
ePhorte Webserver
Fillager
FillagerEkstra autentisering
for tilgang til fileri sikker sone
Utfordringer og hva vi jobber med
• Nye teknologiske muligheter
– Eksempel: Brooklyn Space Program
• mpel: Brooklyn Space Program
• The Digitization of Human Culture
– Social media, IM, news, chat, email, entertainment
• ECM I EDB ErgoGroup
• ePhorte5
• Avlevering / deponering
• Langtidslagring
Avlevering – hva vi jobber etter
• Vi skal oppfylle kravene til NOARK-5 arkivuttrekk
• Vi skal konvertere filer til de format som er godkjente som arkivformat
• Vi skal tilby en arkivkjerne som kan behandle og motta registeringer og dokumenter (filer) fra andre systemer
• Vil til en hver tid forholde oss til gjeldende lovverk
Egen brukerstyrt avleveringsmodul
• Arkiv som skal avleveres
• Arkivdeler som skal avleveres
• Database som data skal hentes fra
• Brukernavn og passord for pålogging
• Hva en skal avlevere – full pakke, tekstdokumenter (filer), avlevering, logg eller oppdatering av sjekksum
• Loggnivå for kjøring av avleveringsfunksjonen
• Eksportmappe – hvor data skal legges
Gjennomført uttrekk
• Utført Noark 5 uttrekk for en kommune
– Noark 5 uttrekk fra Noark 4 database
– Uttrekk er i Noark 5, versjon 2.0 format.
• Ett arkiv og en arkivdel
– Saksmapper: 8452
– Journalposter: 55840
– Uttrekket inneholder ikke dokumentfiler
Gjennomført uttrekk
• Uttrekket ble godkjent av Riksarkivet
• Avvik som forventet
– Validering til Riksarkivet setter krav til at felt som er nye i NOARK-5/ ikke finnes i NOARK-4 systemer skal finnes i uttrekket eks Opprettet dato og opprettet av
– Dette er godkjent av Riksarkivet
• Ser stor økning i kunder som ønsker å gjøre uttrekk, spesielt kommuner
Utfordringer og hva vi jobber med
• Nye teknologiske muligheter
– Eksempel: Brooklyn Space Program
• The Digitization of Human Culture
– Social media, IM, news, chat, email, entertainment
• ECM I EDB ErgoGroup
• ePhorte5
• Avlevering / deponering
• Langtidslagring
Forprosjekt langtidslagring • Målgruppe
– For pålagt langtidslagring av dokumenter etter at de har gått ut av ordinær bruk
– Bevaringen av dokumenter og opplysninger er knyttet til lovpålagte krav
• Løsning for forsvarlig lagring og utlevering av dokumenter som ikke lenger gjenstand for saksbehandling eller aktiv bruk.
• Løsningen vil håndtere:
– Oppbevaring av originaluttrekk i teknologiuavhengig form.
– Enkel utlevering og fremfinning av brukskopier
– Sørge for at denne lagringen skjer i henhold til lovpålagte forsvarlighetskrav jf for eksempel arkivlov og bokføringslovgivning
– Erstatte papirbasert lagring
Forprosjekt langtidslagring
• Det vil bli utviklet forskrifter og standarder for langtidsarkivering av Regnskapsdata. Dette er planlagt for høsten 2012, men det må påregnes forsinkelser.
• Det er åpnet for elektronisk lagring og denne adgangen ventes utvidet
• Det skal etableres regler og standarder for
– hvilke data som skal deponeres
– hvordan disse skal lagres og sikres
– hvordan disse skal kunne framsøkes/identifiseres
– hvordan de skal ekstraheres fra depot
– hvordan de skal kunne reproduseres
Forprosjekt langtidslagring
• Kundene er svært opptatt av at de må ha løsninger som setter dem i stand til å oppfylle 10årsplikten for oppbevaring av regnskapsinformasjon med underlag
• Idag løser de fleste 10årsoppbevaringsplikten ved at data beholdes tilgjengelig i systemene uten migrering til fjerndatalager eller andre tyngre tilgjengelige datalager. Når systemer fases ut og nye inn, sørger man for at systemene er tilgjengelig i +10år etter utfasing - alene eller sammen med løsningsleverandøren.
Forprosjekt langtidslagring
• Offentlige kunder: sterkt preget av regelstyring og krav. Reglene ikke klare
• Private kunder: sterkt preget av pragmatisme og kost. Påstår de klarer å håndtere dette selv.
• Er avhengig av regelendringer som kommer neste høst
• Ønsker at nøkkelressurser bruker energi på større og mer strategiske prosjekter