EDICIÓN: 01 PLAN DE Hospital General “Luis Gabriel …hlgd.gob.ec/procolos_acreditacion/PLAN DE COMUNICACIÓN.pdf · 2015. 1. 21. · Con la inauguración de las nuevas instalaciones

Hospital General “Luis Gabriel

Dávila”

PLAN DE COMUNICACIÓN

FECHA: 18-11-2014

EDICIÓN: 01

UNIDAD DE COMUNICACIÓN

1 Av. San Francisco y Gustavo Becker

Teléfono 593 (6) 2999400 Ext. 4106

TABLA DE CONTENIDO

PLAN DE COMUNICACIÓN ................................................................................................................ 2

PRESENTACIÓN .................................................................................................................................. 2

INTRODUCCIÓN.................................................................................................................................. 3

MISIÓN ................................................................................................................................................. 3

MARCO LEGAL ................................................................................................................................... 3

OBJETIVOS .......................................................................................................................................... 4

ALCANCE ............................................................................................................................................ 4

DEFINICIONES Y SIMBOLOGÍA ........................................................................................................ 4

DESCRIPCIÓN...................................................................................................................................... 5

PLAN DE COMUNICACIÓN ................................................................................................................ 5

PLANIFICACIÓN DE ACTVIDADES PARA EL AÑO 2015 EN GESTIÓN DE COMUNICACIÓN

DEL HOSPITAL LUIS G. DÁVILA ...................................................................................................... 6

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN ................................................................................................ 6

EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO ....................................................................................................... 8

REFERENCIAS ..................................................................................................................................... 8


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PRESENTACIÓN

La Comunicación es definida desde el ámbito público, privado y comunitario como un sistema

complejo de redes que se relacionan diariamente y que necesitan estar constantemente

comunicadas de una manera clara, veraz, eficiente y eficaz; es un escenario de convivencia

permanente que requiere de la mejor y más clara comunicación que pueda darse entre dos o más

individuos. Una comunicación donde se considere a cada persona como un mundo particular y

exclusivo con características especiales de cada uno de ellos.

La propuesta comunicacional va más allá de conceptos administrativos y trasciende a ser

potenciadora de recursos y creadora de nuevas alternativas y posibilidades en el ámbito social,

todo ello bajo los valores impulsados por el Ministerio de Salud Pública como son:

Respeto.- Entendemos que todas las personas son iguales y merecen el mejor servicio, por lo

que nos comprometemos a respetar su dignidad y a atender sus necesidades teniendo en cuenta,

en todo momento, sus derechos.

Inclusión.- Reconocemos que los grupos sociales son distintos y valoramos sus diferencias.

Vocación de servicio.- Nuestra labor diaria la hacemos con pasión.

Compromiso.- Nos comprometemos a que nuestras capacidades cumplan con todo aquello que

se nos ha confiado.

Integridad.- Tenemos la capacidad para decidir responsablemente sobre nuestro

comportamiento.

Justicia.- Creemos que todas las personas tienen las mismas oportunidades y trabajamos para

ello.


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Lealtad.- Confianza y defensa de los valores, principios y objetivos de la entidad, garantizando

los derechos individuales y colectivos, de equidad, transparencia, pertinencia, y consistencia.

INTRODUCCIÓN

El Hospital Luis Gabriel Dávila de la ciudad de Tulcán, conformó la Unidad de Comunicación a

partir del año 2012 de acuerdo a lo señalado en el Estatuto Orgánico de Gestión Organizacional

por Procesos de Hospitales del Ministerio de Salud Pública, que se encargará de asesorar y

elaborar un conjunto de acciones de comunicación estratégica, coordinadas y sostenidas a lo

largo del tiempo, que tienen como principal objetivo fortalecer los vínculos con los distintos

públicos, escuchándolos, informándolos y persuadiéndolos para lograr consenso, fidelidad y

apoyo de los mismos en acciones presentes y/o futuras.

Con la inauguración de las nuevas instalaciones hospitalarias, el 4 de febrero de 2013, la Unidad

de Comunicación da a conocer a través de los medios y de una comunicación personalizada, los

servicios, talento humano, infraestructura y tecnología con que cuenta el Hospital para ponerlo

al servicio de la colectividad, brindando una atención de calidad y calidez que afiance la imagen

Institucional.

Para dar cumplimiento a los objetivos planteados en comunicación, el Hospital Luis G. Dávila

basa el desarrollo de sus actividades en las políticas emitidas por la Dirección Nacional de

Comunicación del Ministerio de Salud Pública a través de la Coordinación Zonal de

Comunicación con quien se trabaja de manera coordinada.

Para ello se cuenta con un Manual de Imagen Institucional que fue actualizado en el año 2014 el

mismo que ha sido planificado para generar una visión clara de la identidad e imagen

corporativa del Ministerio de Salud Pública.

Su diseño responde a las necesidades de extender una herramienta de comunicación que norme

cada detalle de la imagen institucional, con el fin de evitar alteraciones en su uso o en sus

aplicaciones.


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Todas las normativas contenidas en este manual tienen como objetivo asegurar un correcto

empleo del sistema de identidad, logrando que se mantenga una unidad gráfica sólida, única y

coherente. Este documento es, por tanto, una guía, un regente y un optimizador para todo

proceso de comunicación que involucre el uso de la imagen corporativa del Ministerio de Salud

Pública.

MISIÓN

Asesorar la administración de la comunicación del Hospital, mediante la ejecución de

estrategias, planes y programas de comunicación, mercadeo, Imagen Institucional y

publicaciones, ejecutando las acciones dentro y fuera de la Institución.

MARCO LEGAL

Constitución de la República del Ecuador de 2008 (Cap. Segundo, Sección Tercera

referente a Comunicación e información, Art. 16, Art. 17, Art. 18, Art. 19 y Art. 20

Ley orgánica de Comunicación de junio de 2013

Ley orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública- Reglamento a la Ley

de Transparencia y Acceso a la Información Pública año 2011

OBJETIVOS

Crear estrategias comunicacionales que sean efectivas, (videos, ruedas de prensa,

entrevistas, aplicación de manuales,etc.) para lograr el mantenimiento y mejora de la

Imagen Institucional del Hospital.

Mantener los niveles de aceptación y credibilidad del Hospital Luis G. Dávila, mediante

una comunicación transparente y directa.


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ALCANCE

El presente plan debe ser conocido por todos usuarios internos del Hospital Luis Gabriel Dávila

y socializado a los usuarios externos por parte de la Gestión de Comunicación logrando una

retroalimentación que permitirá mejorar la calidad de nuestros servicios.

DEFINICIONES Y SIMBOLOGÍA

Comunicación: Conjunto de elementos que fortalece la construcción de visión compartida y las

relaciones de la entidad pública con sus grupos de interés internos y externos, facilitando el

cumplimiento de sus objetivos institucionales y sociales. El ejercicio de la comunicación en las

entidades debe plantear soluciones a la necesidad de divulgar su gestión administrativa y a

proyectar y posicionar una buena imagen de la entidad.

Medios de Comunicación: Están conformados por el conjunto de procedimientos, estrategias,

recursos e instrumentos utilizados por la entidad pública, para garantizar la divulgación,

circulación amplia y focalizada de la información, hacia los diferentes grupos de interés.

Emisor: Es uno de los conceptos de la comunicación, de la teoría de la comunicación y

del proceso de información. En sí técnicamente, el emisor es aquella persona que emite o envía

el mensaje a través de un canal hasta un receptor, perceptor y/u observador.

Receptor: En teoría de la comunicación, es el agente (persona o equipo) que recibe el mensaje,

señal o código (comunicación) emitido por un emisor, transmisor o enunciante; es el

destinatario que recibe la información suficiente. El Receptor realiza un proceso inverso al del

emisor, ya que descifra e interpreta los signos utilizados por el emisor; es decir, decodifica el

mensaje que recibe del Emisor.

El mensaje: Es en el sentido más general, el objeto de la comunicación. Está definido como

la información que el emisor envía al receptor a través de un canal de comunicación o medio de

comunicación determinado (como el habla o la escritura, por ejemplo). Sin embargo, el término

también se aplica, dependiendo del contexto, a la presentación de dicha información; es decir, a

http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicación

http://es.wikipedia.org/wiki/Teoría_de_la_comunicación

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Proceso_de_información&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/w/index.php?title=Canal_de_información&action=edit&redlink=1

http://es.wikipedia.org/wiki/Comunicación

http://es.wikipedia.org/wiki/Observador


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los símbolos utilizados para transmitir el mensaje. Cualquiera que sea el caso, el mensaje es una

parte fundamental en el proceso del intercambio de información.

El código deontológico del periodista: es un documento que recopila los fundamentos

generales que regulan el comportamiento de los informadores. El contenido de este código tiene

como objetivo mejorar el tratamiento informativo de algunas de las cuestiones sociales de

mayor actualidad. Las recomendaciones que desarrolla en su interior deben ser puestas en

práctica no sólo por los profesionales de los medios, sino paralelamente, por los estudiantes de

comunicación que serán los que ocupen dichos puestos el día de mañana. De este modo, los

pupilos deben asimilarlos como eficientes y útiles, especialmente porque en el mundo laboral

del periodismo no tiene cabida el informador que no respete el código deontológico, que

engloba lo siguiente:

El respeto a la verdad.

Estar abierto a la investigación de los hechos.

Perseguir la objetividad aunque se sepa inaccesible.

Contrastar los datos con cuantas fuentes periodísticas sean precisas.

Diferenciar con claridad entre información y opinión.

Enfrentar, cuando existan, las versiones sobre un hecho.

Respeto a la presunción de inocencia.

Rectificación de las informaciones erróneas.

DESCRIPCIÓN


Un Plan de comunicación es un conjunto de directrices, políticas, estrategias y acciones

comunicativas que se establecen y articulan para la consecución de un propósito

comunicativo. En tal sentido, el objetivo del plan de comunicación es fortalecer y

garantizar la circulación, producción, visualización y socialización de la comunicación

http://es.wikipedia.org/wiki/Código_deontológico

http://es.wikipedia.org/wiki/Fuente_periodística

http://es.wikipedia.org/wiki/Presunción_de_inocencia


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para que funcione como un sistema, que permita integrar cada una de sus áreas en un

todo.

CANALES DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA DEL HOSPITAL

LUIS G. DÁVILA

Correo institucional

Para mejoramiento del proceso de comunicación interna del hospital y con el objetivo

de manejar de manera uniforme un programa informático de correo electrónico, la

Unidad de TICS implementó el servicio de correo instituciónal que funciona de manera

local en un servidor que se encuentra alojado en el Data Center de la institución, dicho

servicio funciona sobre una plataforma de software libre denominada “ Zimbra”.

De esta manera la Unidad de Talento Humano ha generado un registro de todos los

correos institucionales, para que de forma organizada con la Unidad de Comunicación,

puedan informar de talleres, disposiciones, reglamentos y comunicados enviados por la

institución y el MSP durante las 24 horas del día.

Así también la Unidad de Tics puede llevar un control centralizado a la hora de

administrar, crear, eliminar y hacer respaldos de los correos institucionales de las

cuentas de los funcionarios, beneficiando con esto la comunicación interna y externa.

QUIPUX

Además a nivel de planta central se implementó el software web Quipux el cual permite

gestionar la documentación digital y/o impresa, dicha documentación puede ser interna,

es decir aquella que se remite y se recibe en los departamentos de la misma

organización, o a su vez externa, es decir la que es emitida entre entidades y la enviada

por la ciudadanía a su organización.


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Funciones principales de Quipux

•Ahorro de espacio físico para almacenamiento de documentos

•Disminución del riesgo de perdidas por incendios, robos e inundaciones

•Conservación intacta de los documentos a lo largo del tiempo

•Acceso inmediato a los documentos independientemente del lugar geográfico

•Búsqueda de documentos definiendo criterios de acceso de forma flexible y fácil

•Consulta simultanea de varios lectores

•Reproducción y envío de documentos obviando el traslado físico

•Inviolabilidad de la información a través de mecanismos de seguridad digital

•Reducción en tiempos de distribución y consulta

•Ahorro de recursos físicos y económicos para gestionar los documentos

•Disminución de impresión de documentos

•Apoyo a la conservación del ambiente


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ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN HOSPITALARIA

ÁREA PRODUCTO Y

SERVICIO

ESTRATEGIA ACCIONES OBSERVACIONES FECHA RESPONSABLE

Usuarios

Internos

Asesoría en materia

de comunicación a

las diferentes

actividades del

Hospital

Comunicación

permanente con

los líderes del

hospital

Entrevista con los

representantes de los

diferentes servicios y

dependencias

administrativas del hospital

Permanentemente Lic. Martha Alvear

Usuarios

Externos

Plan de mercadeo Difusión en

medios de

comunicación

pública

Desarrollar la lista de

actividades relevantes del

hospital a lo largo del año.

Enlistar los proyectos y

programas del hospital y

su cronograma de

ejecución

Promoción de las

actividades del hospital.

La planificación del

desarrollo de las

actividades será de

carácter participativo

entre los

representantes de los

diferentes servicios

del hospital

Enero – Mayo -

Septiembre

Lic. Martha Alvear

Usuarios

Externos

Boletines de prensa Publicaciones

en medios de

comunicación

Realizar reuniones de

trabajo con los líderes del

hospital Realizar reuniones de

trabajo con las autoridades

del hospital

Elaborar cronograma de

actividades programadas

del hospital

Reuniones de trabajo

de forma semanal y

participativa Los boletines de

prensa se emitirán

con previa

autorización de la

máxima autoridad del

hospital.


Líderes de los

servicios

Usuarios Publicaciones, Publicación de 1.Elaboración del anuario Actualización 1. 21 de Junio 2016 Lic. Martha Alvear


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Internos y

externos

informes,

producción del

hospital y

todo lo referente a

hechos

trascendentales

de la institución,

para conocimiento de la población

la información

en lugares

estratégicos del

hospital

Difusión de la

información en

medios de

comunicación pública

institucional.

2.Recolección mensual de

la producción del hospital.

3.Elaboración de material

gráfico e ilustrativo de las

actividades relevantes del

hospital.

4.Publicación de indicadores hospitalarios.

permanente de la

información

2. día 1-5 de cada mes

3. Ocasionalmente de

acuerdo a necesidades

de los servicios

4. día 6 de cada mes

Líderes de los

servicios

Usuarios

externos

Publicaciones en los

medios de noticias

para atraer la

atención hacia los

usuarios y dar a

conocer los

programas del

Hospital para reducir

las tasas de

morbilidad y

mortalidad

Difusión de la

información en

medios de

comunicación

pública

Publicación de actividades

relevantes del hospital.

Información de los

proyectos y programas del

hospital.


Usuarios

Internos y Externos

Síntesis de la

información publicada del

hospital

Publicación de

la información en la sala

situacional del

hospital

Difusión de la información

de resultados de la gestión del hospital de forma

mensual.

Del 1-5 de cada mes Lic. Martha Alvear

Usuarios

internos

Normas y manuales

de Comunicación

social e Imagen

Corporativa

Socialización de

normas y

manuales de

Comunicación

social e Imagen

Reunión de socialización Envío de la

información a través

de los correos

Febrero

Agosto

Lic. Martha Alvear

Talento Humano


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Corporativa

Usuarios

Internos y

externos

Promoción de la

misión , visión y

valores del hospital

Campaña de

difusión interna

y externa

Elaboración de trípticos y

banners con la

información.

Difusión de la información

a través de los correos

institucionales.

Enero 2015 Lic. Martha Alvear

Calidad

Usuarios internos y

externos

Estrategias para promover la imagen

institucional para los

usuarios internos y

externos

Promoción de la imagen

institucional en

los medios de

comunicación

públicos y de la

institución

Promoción de las actividades relevantes

positivas de la institución

A través de videos, fotografías, etc.

Diariamente Lic. Martha Alvear

Usuarios

Internos y

externos

Eventos que se

lleven a cabo en el

hospital

Promoción de

los eventos que

se lleven a cabo

en el Hospital a

través de los

medios de

comunicación

Utilización de boletines a

través de medios de

comunicación públicos e

internos

Ocasionalmente Lic. Martha Alvear

Gerencia

Talento Humano

Calidad

Líderes de servicios

Usuarios externos

Actividades dentro y fuera del hospital

como ferias, casas

abiertas para que

participen de

estas actividades

Difusión de las actividades a

través de

medios de

comunicación

públicos

Utilización de boletines, entrevistas a través de

medios de comunicación

públicos

Ocasionalmente Lic. Martha Alvear Gerencia

Talento Humano

Calidad

Líderes de servicios

Interinstitucional

Usuarios Cartelera de todas Difusión de las Actualización permanente Temporalmente Lic. Martha Alvear


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internos y

externos

las actividades

realizadas dentro del

Hospital durante la

semana

actividades que

realiza el

hospital y el

Ministerio se

Salud Pública

de las carteleras y envío de

información a través de

correos institucionales

PLANIFICACIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL AÑO 2015 EN GESTIÓN DE COMUNICACIÓN DEL HOSPITAL LUIS G. DÁVILA

PLANIFICACIÓN / TEMA / TAREA/ EVENTO/ OTROS FECHA/MES/MESES POSIBLE MATERIAL A USAR

Acreditación del Hospital Enero - Febrero Banners, botones, libretas, esferos, credenciales,

Día Mundial de la Tuberculosis Charlas teórico prácticas Marzo Tv, pancartas, material del MSP

Día mundial sin Tabaco/ Charlas y Videos Mayo Tv. pancartas, material MSP, afiches

Día Mundial del Medio Ambiente/ Charlas explicativas pancartas Junio Cartulina.

Día mundial del Donante de Sangre/ Video y charlas Junio Videos


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Día Internacional de la Lactancia Materna Agosto Videos, charlas prácticas.

Día Mundial para la Prevención del Suicidio Septiembre Videos, charlas

Día Mundial de Salud Mental Octubre Charlas, Videos

Día Mundial de la Diabetes Noviembre Charlas, videos

Día Mundial del VIH / SIDA Diciembre Charlas, Videos, entrevistas

Prótesis de caderas y rodillas Indefinido Medios de comunicación, boletines,etc.

ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PROCESO ACREDITACIÓN

TEMA ESTRATEGIAS TIEMPO

Misión, visión y valores de

la Institución.

- Se cordinará con la Unidad de Tecnologías de la información y comunicación, para la elaboración de fondos de pantalla que serán instalados en los

equipos de computo del Hospital. - Se elaborarán rolllups que serán ubicados en luigares

estratégicos de los servicios del Hospital. - Se socializará en las reuniones y presentaciónes que se realicen en el auditorio.

PERMANENTEMENTE


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- Se socializará a los líderes del Hospital, para que ellos repliquen la infromación a los compañeros de los servicios

Derechos y

responsabilidades de los

usuarios

- Se elaborarán tripticos y volantes informativos. - Se socializará a los usuarios

en los lugares de espera de los diferentes servicios del Hospital. - Se colocará los afiches en lugares de mayor concurrencia de

usuarios

PERMANENTEMENTE

Reglamento de seguridad y

salud ocupacional

- Se digitalizará el reglamento y se enviará a todos los funcionarios del Hospital a través del correo institucional - Se socializará el reglamento

realizando reuniones con los líderes del Hospital, para que ellos repliquen con los compañeros del servicio.

- Se coordinará con la Unidad de Talento Humano para realizar capcitaciones referentes al tema

CORTO PLAZO

Entorno de trabajo seguro y

vida de trabajo segura

- Se coordinará con la Unidad de Talento Humano para realizar capacitaciones referentes al tema CORTO PLAZO

Sistema de quejas,

sugerencias y reclamos

- Se elaborarán formularios con el equipo de calidad y se socializará a los usuarios en los lugares de espera de los diferentes servicios del Hospital.

- Se socializará a los líderes del Hospital, para que ellos repliquen la infromación a los compañeros de los servicios

CORTO PLAZO

Acreditación (Mejora

continua de los servicios)

-Se coordinará con la Unidad de Talento Humano y Gestión de Calidad la realización de capacitaciones con el objetivo de crear una cultura de

mejoramiento en los procesos que realizan los servicios del Hospital. - Coordinar con el equipo de salud mental para la

organización de talleres.

CORTO PLAZO

Rendición de cuentas - Se elaborará presentaciones gráficas y estadísticas, las mismas que serán difundidas a través del sistema de TVINFO del Hospi tal.

- Se socializará con la comunidad, realizando reuniones con los representantes de los barrios de la ciudad.

UNA VEZ AL AÑO

Seguridad del paciente - Coordinar con la Unidad de Talento Humano y Gestión de calidad para difundir a través de capacitaciones a todo el personal el Hospital. CORTO PLAZO


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(normas) - Coordinar con la Unidad de Tecnología para publicar las normas digitalmente en el sistema de archivos del Hospital.

Señalética (Evacuación) - Se coordianrá con la Unidad de Talento Humano para realizar charlas sobre los difentes tipos de señaletica instalada en el Hospital.

- Se capcitará al usuario externo sobre la señalética de evacuación.

CORTO PLAZO

Mitigación de desastres y

emergencia

- Se coordianrá con la Unidad de Talento Humano para realizar capacitaciones sobre manejo de extintores, diferentes tipos de alarmas para

evacuación . - Se coordinará la realización de simulacros internos

y externos.

CORTO PLAZO

Gestión de riesgos - Se coordinará con la Unidad de Talento Humano para realizar capacitaciones sobre medidas de prevención, para mitigar los efectos de un evento

adverso. - Se realizará videos para dar a conocer la forma de actuar frente

a un evento adverso.

CORTO PLAZO


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EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Producto o servicio Unidad de medida Indicador

Asesoría en materia de comunicación a las

diferentes actividades del Hospital

Entrevistas con los diferentes

representantes de los servicios

(# de entrevistas realizadas/# de representantes del

Hospital)*100

Plan de mercadeo Difusión del plan a usuarios internos (# de usuario internos socializados/# de servidores

públicos de la institución)*100

Boletines de prensa Número de boletines de prensa (# de boletines de prensa publicados/ # de boletines de

prensa enviados)*100

Publicaciones, informes, producción del hospital y

todo lo referente a hechos trascendentales de la

institución, para conocimiento de la población.

Número de publicaciones e informes (# de publicaciones e informes publicados/ # de

publicaciones e informes enviados)*100

Síntesis de la información publicada del hospital Número de publicaciones (# de publicaciones realizadas/# de publicaciones

planificadas)*100

Normas y manuales de Comunicación social e Número de manuales (# de manuales recibidos/ # de manuales socializados)*100


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Imagen Corporativa

Promoción de la misión , visión y valores del

hospital

Número de promociones (# de promociones realizadas/# promociones de

planificadas)*100

Estrategias para promover la imagen institucional

para los usuarios internos y externos

Número de promociones (# de promociones realizadas/# promociones de

planificadas)*100

Eventos que se lleven a cabo en el hospital Número de eventos promocionados (# de eventos promocionados /# de eventos

realizados)*100

Actividades dentro y fuera del hospital como

ferias, casas abiertas para que participen de

estas actividades

Número de actividades

promocionadas

(# de actividades promocionadas /# de actividades

realizadas)*100

Cartelera de todas las actividades realizadas

dentro del Hospital durante la semana

Actividades informadas (# de actividades informadas /# de actividades

realizadas)*100


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Becker Teléfono 593 (6) 2999400 Ext. 4106

REFERENCIAS

Ley Orgánica de Comunicación. Registro Oficial N°22 del año 2013

Ley Orgánica de Transparencia y Acceso a la Información Pública.

Artículos 5, 6, 7

Estatuto Orgánico de gestión organizacional por procesos de los

hospitales del Ministerio de Salud Pública.

ELABORADO POR: REVISADO POR: APROBADO POR:

Lic. Martha

Alvear

Lic. Elizabeth

Pérez

Dr. Hernán

Yépez

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