EDICIÓN 2015 Tel: 91 448 43 61 · 2. Seleccionar todos los datos de la hoja Informe de Ventas (con selecciones completas), crear una nueva hoja, colocarla al principio del libro,

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EDICIÓN 2015

ÍNDICE

INTRODUCCIÓN ....................................................................... 1

Capítulo 1. ORDENAR DATOS ................................................. 2

ORDENAR POR UN CAMPO ....................................................................................................... 2

ORDENAR POR MÁS DE UN CAMPO ......................................................................................... 2

Capítulo 2. FILTRADO DE DATOS ........................................... 4

FILTROS AVANZADOS ................................................................................................................ 6

Capítulo 3. FÓRMULAS Y FUNCIONES................................... 10

BUSCARV ................................................................................................................................. 10

COINCIDIR ................................................................................................................................ 11

CONTAR.SI/SUMAR.SI ............................................................................................................. 12

CONTAR.SI.CONJUNTO ............................................................................................................ 14

CONDICIONAL SI ...................................................................................................................... 16

FUNCIONES LÓGICAS Y / O ...................................................................................................... 18

FUNCIÓN SI ANIDADA ............................................................................................................. 20

FUNCIÓN ESTEXTO .................................................................................................................. 21

Capítulo 4. TABLAS DINÁMICAS .......................................... 23

CREAR TABLA DINÁMICA ......................................................................................................... 23

OPCIONES DE TABLA DINÁMICA ............................................................................................. 25

FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA DINÁMICA ............................................................ 25

CAMBIOS EN LOS DATOS DE ORIGEN ...................................................................................... 25

Capítulo 5. GRÁFICOS DINÁMICOS ...................................... 28

Capítulo 6. MACROS ............................................................. 30

¿QUÉ ES UNA MACRO? ........................................................................................................... 30

CINTA DEL PROGRAMADOR .................................................................................................... 30

BOTÓN REFERENCIAS RELATIVAS ............................................................................................ 31

SELECCIONES COMPLETAS PARA LA GRABACIÓN DE MACROS .............................................. 31

GUARDAR LIBRO CON MACROS .............................................................................................. 32

ASIGNAR MACRO A BOTÓN DE FORMULARIO ........................................................................ 32

INTRODUCCIÓN

Con el fin de optimizar los resultados de la nueva formación, se propone un ejercicio práctico sobre los contenidos básicos de Excel y resolución de dudas puntuales sobre él como introducción a los contenidos del temario:

Ejercicio 1: Contenidos básicos de Excel

INSTRUCCIONES 1. Abrir archivo “Listado Ejercicios”. 2. Seleccionar todos los datos de la hoja Informe de Ventas (con selecciones

completas), crear una nueva hoja, colocarla al principio del libro, nombrarla como “Copia de listado de ventas” y pegar, en ella, los datos, previamente, copiados.

3. Seleccionar los títulos de las columnas y aplicar formato de fuente negrita, tamaño 14 y relleno gris.

4. Inmovilizar la primera fila y la primera columna de la hoja 5. Buscar, con la herramienta adecuada, los títulos “DESCRIPTIVO” y cambiar el

formato aplicando fuente de color rojo. 6. Se protegerá la hoja de forma que todas las celdas del rango G2:T679 estén

bloqueadas 7. Establecer el área de impresión para las cinco primeras columnas 8. Establecer las opciones necesarias para que el documento a imprimir tenga las

siguientes características: 9. Se repetirá la fila de los encabezados de las columnas en todas las páginas 10. La impresión estará centrada vertical y horizontalmente en la página 11. La página impresa tendrá orientación horizontal 12. Se creará un encabezado con el nombre del alumno y un pie de página en el

que aparecerá la fecha de elaboración de este documento.

TRATAMIENTO AVANZADO DE DATOS EXCEL 2010 Página 1

Capítulo 1. ORDENAR DATOS

ORDENAR POR UN CAMPO Al introducir datos en la hoja de cálculo, esos datos aparecen en el orden en

que fueron introducidos, podemos organizar la información de una forma u otra dependiendo del tipo de datos que estemos manejando.

Si lo queremos es ordenar la tabla por una columna o campo, debemos seleccionar la cabecera de esa columna y abrir la Cinta Datos para pulsar en el botón o del grupo Ordenar y Filtrar según queramos ordenar en orden ascendente o descendente los datos de esa columna

ORDENAR POR MÁS DE UN CAMPO Si queremos ordenar nuestros datos por uno o varios campos, debemos colocar

el cursor en cualquier celda de la tabla y pulsar en el menú ORDENAR del mismo grupo Ordenar y Filtrar de la Cinta Datos

Nos encontraremos con el administrador de reglas de Ordenar

En el desplegable Ordenar por elegimos la columna que contendrá el primer

criterio de ordenación. Si la primera fila seleccionada contiene los nombres de las columnas, hemos de marcar la casilla Mis datos tienen encabezados y, en este desplegable, aparecerán esos nombres de columna; de lo contrario, si no hemos seleccionado la fila de los encabezados, en este desplegable aparecerán las columnas con la denominación de Excel (columna A, columna B, etc)

En Ordenar según elegiremos si vamos a ordenar los datos por sus valores o por colores de celda o fuente que, previamente, tendríamos que haber aplicado a través de Formato Condicional

Si hemos elegido ordenar los datos según los valores de la columna, elegimos en Criterio de ordenación si vamos a ordenar de forma ascendente o descendente


Para añadir un nuevo criterio de ordenación pulsamos en el botón Agregar

Nivel y elegimos la nueva columna y los nuevos criterios. Podremos añadir tantos niveles de ordenación como nos permita la memoria de nuestra máquina.

Para eliminar un nivel establecido, pulsaremos sobre el botón Eliminar Nivel

Ejercicio 2: Ordenar listado

INSTRUCCIONES Ordenar el listado por “desc. Familia” en orden ascendente; volver al listado para ver el efecto Ordenar el listado por “desc. Familia” y, dentro de ese orden, la información aparecerá ordenada por “PVP” Modificar el orden de las columnas por orden alfabético Modificar el orden de las columnas por lista personalizada


Capítulo 2. FILTRADO DE DATOS

Los filtros permiten visualizar los registros que cumplen unas determinadas condiciones y ocultar el resto.

El Filtro es la forma más rápida de seleccionar los elementos de un listado. Para activar el Filtro, colocamos el cursor en cualquier celda de la tabla y pulsamos el botón Filtro del grupo Ordenar y Filtrar de la Cinta Datos.

Una vez activado el Filtro automático, aparecerán, en las celdas de la primera fila o encabezados de columnas unos desplegables con las diferentes opciones de filtrado

Encontramos, en la parte inferior del desplegable un listado de los elementos

diferentes que están relacionados en la columna con unas casillas de verificación que aparecen marcadas puesto que se están mostrando todos los datos de la columna.

Para elegir qué elementos queremos mostrar, debemos hacer un click en la primera casilla “(Seleccionar todo)” para desmarcarla y poder, después, marcar solamente aquellas que corresponden a los datos que queremos mostrar; por ejemplo, para ver los datos de “Salchichones y Salamis” y “Morcillas y Tropiezos” debemos hacer un click en las casillas de ambas opciones.

Si lo que queremos es establecer criterios de filtrado para que solamente se muestren los datos que cumplan unas condiciones, debemos hacer un click con el ratón en el enlace Filtros de... que aparece sobre el listado de elementos y que, dependiendo del tipo de datos que haya en esa columna serán “Filtros de texto, Filtros de número o Filtros de fecha”

En la siguiente imagen vemos un filtro activado sobre la columna numérica de PVP


En este mismo menú podemos, además, ordenar los datos por esa columna en

orden ascendente o descendente o por color si, previamente, hemos aplicado formado condicional.

Pasando el puntero del ratón sobre esa opción encontraremos un menú en cascada con las opciones predeterminadas de filtrado según el tipo de datos de la columna (texto, número o fecha)

Al final de ese menú encontramos Filtro personalizado... para acceder al

cuadro de AUTOFILTRO PERSONALIZADO

En este cuadro podremos establecer hasta dos criterios de filtrado por una sola

columna. Previamente, habremos entrado a este cuadro a través del desplegable de la columna por la que queremos filtrar nuestro listado, por ejemplo, “DESC. CATEGORÍA”.

En el primer desplegable elegiremos el parámetro que queremos utilizar para filtrar los datos (es igual a..., no es igual a..., contiene..., no contiene...)y en el desplegable de la derecha elegiremos o escribiremos el criterio.

Por ejemplo, si queremos ver los productos que tengan un precio superior a 2 euros, rellenaríamos los siguientes datos

Debajo de los primeros desplegables, encontramos las opciones Y / O. Aquí

marcaremos una opción u otra según queramos que el segundo criterio de filtrado tenga que cumplirse a la vez que el primero o baste con que se cumplan uno de los dos criterios para que muestre esos datos como resultado del filtrado.

Lo vemos con un ejemplo práctico: queremos mostrar los productos que tengan un precio entre 2 y 3 euros, ambos inclusive... Para ellos establecemos dos criterios


que, además, han de cumplirse a la vez, por lo que tendremos que marcar la opción Y

Con estas opciones, obtendremos los productos de nuestro listado que tienen un

precio entre 2 y 3 euros

Cuando los datos de la columna sean datos de texto podremos, además, utilizar los comodines ? y * para sustituir caracteres. Por ejemplo,si tuviéramos que mostrar los productos de “León” y no estuviéramos seguros de si, en todos los casos, se ha escrito la tilde de la letra o, utilizaríamos como criterio de filtrado “Le?n”

Ejercicio 3: Filtrar datos del listado

INSTRUCCIONES Activar el Filtro de nuestro listado Mostrar los datos correspondientes a una de las Familias, por ejemplo, “Chorizos” Borrar el filtrado Mostrar los datos correspondientes a los PVP que estén entre 2 y 4 euros Borrar el filtrado Mostrar los datos correspondientes a una de las Familias, por ejemplo, “Chorizos” Dentro de ese primer nivel de filtrado, mostrar solamente los datos de dos productos (utilizar, para ello, el Autofiltro personalizado) Borrar el filtrado Mostrar los datos de una determinada Familia, por ejemplo, “Chorizos” y mostrar los datos ordenados por PVP en orden ascendente Borrar todos los filtros pero mantener activado el Filtro

FILTROS AVANZADOS Los filtros avanzados, realizan la misma función que los filtros normales

(autofiltros), es decir, muestran solo la información que cumple con el/los criterio/s

establecidos. La diferencia es que, en el filtro avanzado, los datos pueden filtrarse

utilizando más de dos criterios por columna y, además, puede filtrarse por más de

una columna a la vez.

Los criterios han de escribirse en la hoja de cálculo para después seleccionar

esas celdas desde el cuadro Rango de Criterios del cuadro de Filtro Avanzado.


El nombre de los campos de criterios deben estar escritos exactamente igual

que en la tabla de datos a filtrar, para ello, se puede utilizar Copiar y Pegar. En el

ejemplo, se mostrarían, únicamente, los registros correspondientes a la familia

6341 de cualquier proveedor y los registros del proveedor DANONE en todas las

familias.

Si los diferentes criterios se escriben en la misma fila, Excel los considera

criterios Y, si se escriben en filas diferentes, los considera criterios O

CRITERIOS

O

Familia PROVEEDOR

6341

danone

Familia PROVEEDOR

CRITERIOS

Y 6341 danone

Si se quiere obtener una copia de los registros filtrados en otra parte de la hoja,

se debe indicar, después, en el cuadro "Copiar a" del cuadro de Filtro Avanzado, la

celda a partir de la cual se van a querer copiar las filas filtradas. Además, podemos

elegir qué columnas, de la lista de datos, queremos obtener en el resultado de esa

copia escribiendo, en otro lugar de la hoja el nombre de las columnas a mostrar y

seleccionándolas en ese mismo cuadro de “Copiar a”.

CRITERIOS ESCRITOS EN FILAS DIFERENTES

CRITERIOS ESCRITOS EN LA MISMA FILA


Los criterios del filtro avanzado también pueden ser cálculos o fórmulas. Por

ejemplo, podemos filtrar las filas que, en alguna de las columnas tengan datos

repetidos:

Para ello, creamos, también, el criterio en la hoja pero, esta vez, el nombre de

campo utilizado como criterio no puede ser el nombre de un campo de la

tabl. (en el ejemplo utilizamos "REPETIDOS")

Debajo de ese campo escribimos la igualdad que tiene que comprobar el filtro

utilizando la sintaxis de fórmula habitual de Excel y utilizando la primera fila de

datos para crearla (ver igualdad de la celda A10). Se utiliza la función O para que

compruebe cada una de las condiciones que, a su vez, están basadas en la función

CONTAR.SI porque queremos que cuente cada dato de una columna en esa

columna, para saber si esa cuenta es mayor de 1 y, por tanto, ese dato está

repetido en la columna.

Podemos filtrar los datos en la propia tabla u obtener una copia de los datos

duplicados en otra parte de la hoja, en este caso, se ha elegido la celda A13 como

destino de la copia, indicándolo en el cuadro Copiar a del cuadro del filtro

avanzado.

Si se filtra en la propia lista, aparecerían solamente esos registros en la tabla.


Ejercicio 4: Filtros Avanzados

INSTRUCCIONES

Sobre el listado del fichero “Datos filtros”, crear un listado de descriptivos y otro de proveedores, ambos sin duplicados.

Sobre el fichero “Listado Surtido”, hacer un listado con los productos con PVP mayor al promedio de PVP


Capítulo 3. FÓRMULAS Y FUNCIONES

BUSCARV Busca datos en una tabla distribuida verticalmente. El dato usado como

referencia debe encontrarse en múltiples filas de una misma columna.

Requiere cuatro parámetros: el primero es el valor a buscar en la primera columna del rango que delimita la tabla de datos. El segundo parámetro es rango que contiene la tabla de datos donde debe efectuarse la búsqueda. El tercero es el número de columna de donde se quiere extraer el dato que está en la fila donde se encuentra la referencia del primer parámetro. El cuarto parámetro (opcional) indica si se van a encontrar coincidencias exactas o no al primer parámetro en la primera columna de la matriz de búsqueda. Por defecto, si no se indica el cuarto parámetro, se supone verdadero . Si el último parámetro es FALSO, siempre se devolverá una coincidencia exacta o un error si no se encuentra.

Traduciendo todo esto a lenguaje coloquial, podríamos decir que los argumentos de BUSCARV corresponden a los siguientes parámetros

=BUSCARV(VALOR BUSCADO; MATRIZ BUSCAR EN;INDICADOR DE COLUMNA;ORDENADO)

*Valor buscado: Es el valor que vamos a ir a buscar a la primera columna de otra tabla

*Matriz buscar en: Es la tabla o matriz en la que vamos a buscar los valores. La primera columna de la tabla que seleccionaremos como matriz será la que vaya a tener “valor buscado”

*Indicador de columna: Se relacionará el número de columna de la matriz de la que se quieran obtener los valores

*Ordenado: Si se van a encontrar valores exactos a”valor buscado” en la primera columna de la matriz, este argumento se establecerá en FALSO y, de lo contrario, se omitirá o se establecerá en VERDADERO

Suponemos que queremos obtener el descriptivo del artículo introduciendo en una celda el número de artículo:


Si, además, vamos a querer copiar la función, para obtener el mismo dato para

diferentes artículos, la matriz de búsqueda será una referencia absoluta.

COINCIDIR Si la columna de la que se van a obtener los valores no siempre está en la misma posición de la matriz, podemos utilizar la función COINCIDIR de Excel que devuelve la fila o columna en la que se encuentra un valor dentro de un rango, en un orden especificado.

Requiere tres parámetros: el primero es el valor buscado. El segundo es el rango en el que lo estamos buscando. Debe ser una fila o una columna, ya que esta función devuelve un valor único. El tercero (opcional, por defecto es un 1) es el tipo de búsqueda (un 0 indica que queremos buscar la primera coincidencia exacta, un 1 indica que queremos encontrar el mayor valor siempre que sea inferior o igual al buscado y un -1 indica que queremos encontrar el menor valor siempre que sea superior o igual al buscado). Si queremos hacer una búsqueda exacta deberemos poner en el tercer parámetro un 0, ya que por defecto es un 1.

A través de esta función, podremos encontrar los valores de la columna correspondiente al dato que estemos buscando, independientemente de su posición dentro de la matriz

Siguiendo con el ejemplo anterior, podríamos encontrar el descriptivo en cualquier posición de la matriz


Ejercicio 5: BUSCARV

INSTRUCCIONES

En el “LISTADO EJERCICIOS” crear una tabla con una columna en la que se relacionarán los artículos de los que se quieran obtener sus descriptivos.

Utilizar la función BUSCARV para obtener los descriptivos

Añadir a la fórmula anterior la función COINCIDIR para encontrar el descriptivo en cualquier posición de la matriz de búsqueda de BUSCARV

CONTAR.SI/SUMAR.SI Existen en Excel una serie de funciones condicionales que realizan un

determinado cálculo condicionado a que se cumpla un criterio o condición. Dentro de este grupo de funciones, las de uso más general son CONTAR.SI y SUMAR.SI; ambas funciones comprueban un criterio en los datos y, solamente en el caso de que se cumpla ese criterio, cuentan (CONTAR.SI) o suman (SUMAR.SI) las columnas que se establecen en los argumentos. En el caso de SUMAR.SI, además, permite sumar un rango diferente a aquel en el que ha de comprobar el criterio.



Ejercicio 6: CONTAR.SI

INSTRUCCIONES

En el “LISTADO SURTIDO” contar el número de descriptivos que tenemos de una determinada gama

En el “LISTADO SURTIDO” sumar el stock que tenemos de una determinada gama o familia


INSTRUCCIONES

En el “LISTADO EJERCICIOS” crear las funciones adecuadas para realizar “Análisis por proveedor”


INSTRUCCIONES

En el “LISTADO SURTIDO” sumar el stock que tenemos de una determinada gama o familia

CONTAR.SI.CONJUNTO

Dentro de la categoría ESTADÍSTICAS encontramos esta función que apareció por primera vez en la versión de Excel 2007.

Esta función nos permitirá contar las celdas que cumplen un determinado conjunto de condiciones o criterios; por ejemplo, para contar el número de productos que tenemos de una determinada familia dentro de un rango de precios. ES IMPORTANTE LA UTILIDAD DE ESTA FUNCIÓN PARA EL CÁLCULO DE TERCILES


EJERCICIO 9: CONTAR PRODUCTOS QUE CUMPLAN VARIAS CONDICIONES

INSTRUCCIONES Queremos obtener cuántos productos tenemos en un rango de precios entre 0,50 y 6,66 de una determinada familia, en este caso, “CHORIZOS”


CONDICIONAL SI

Dentro de la categoría de Funciones Lógicas encontramos la función SI. Esta función comprueba una condición en los datos y devuelve un valor si se cumple esa condición y otro valor si no se cumple la condición.

Prueba lógica es la condición que se va a comprobar en los datos, por

ejemplo, que la familia sea “CHORIZOS”

Valor_si_verdadero es el valor que tiene que devolver si se cumple la condición, es decir, si la familia es “CHORIZOS”; se puede dar el caso de que lo que queramos es que cuando se cumpla esa condición compruebe otra condición, en este caso, tendríamos que anidar otra función SI como valor_si_verdadero de la primera.

Valor_si_falso es el valor que tiene que devolver si no se cumple la condición; en este argumento también podemos encontrar la necesidad de anidar otra función SI cuando no se cumpla la primera condición

Vemos un ejemplo de esta función: Queremos crear una columna, al lado de nuestra última columna, en la que aparezcan los valores “CARO” o “BARATO” según el PVP sea inferior o superior al promedio general de los precios

Como podemos observar, la Prueba lógica es la condición que se va a

comprobar; en este caso, que cada precio sea mayor que el promedio de todos los precios, el Valor_si_verdadero es el valor que tiene que devolver si se cumple la condición y el Valor_si_falso el valor que tiene que devolver si no se cumple la condición.

El resultado, en la columna de nuestro listado sería este


EJERCICIO 10: SI EL STOCK ES NEGATIVO, DEJAR EL DATO EN BLANCO

INSTRUCCIONES Crear una columna al lado de nuestros datos con el nombre “STOCK ACTUALIZADO” Esa columna se creará teniendo en cuenta los valores de la columna “STOCK”, si el STOCK es negativo, el valor devuelto será dejar la celda vacía y si no lo es, se mantendrá el valor que tuviera la celda Para no tener la columna STOCK duplicada, finalmente, podemos COPIAR y PEGAR VALORES para poder eliminar la columna que tenía los STOCK originales


FUNCIONES LÓGICAS Y / O Estas funciones, utilizadas de forma independiente, devuelven VERDADERO o

FALSO según se cumplan las condiciones que incluyen. Generalmente, se utilizan anidadas dentro de la Prueba lógica de una función SI y sirven para añadir condiciones la prueba lógica. La diferencia entre ambas estriba en que la función Y obliga a que se cumplan todas las condiciones impuestas para que SI devuelva el valor_si_verdadero y, sin embargo, utilizando la función O basta con que se cumpla una de las condiciones para que devuelva ese valor_si_verdadero.

Siguiendo con el ejemplo anterior, ahora añadimos una condición más que será la familia, queremos que aparezca el valor “CARO” o “BARATO” solamente si los precios corresponden a productos que tengamos en STOCK. Para ello, tendremos que comprobar una condición más que será que el valor de la columna STOCK sea mayor o igual a 1

Para añadir esa segunda condición a la prueba lógica del SI hemos utilizado la

función Y. De esta forma, estamos estableciendo que solo en el caso de que se cumplan, a la vez, que el stock sea mayor o igual que 1 y el precio sea superior al promedio, serán productos caros.

La diferencia en el resultado podemos verla en la celda S194 en la que, con un precio de 11,99 y superior al promedio, ahora aparece como “BARATO” porque el stock es inferior a 1 y, al no cumplirse ambas condiciones, devuelve el valor_si_falso

=SI(Y(O194>=1;N194>PROMEDIO($N$2:$N$208));"CARO";"BARATO")

11,99 0 NO NO NO BARATO

Si en el mismo ejemplo utilizamos la función O el resultado sería diferente porque bastaría con que se cumpliera una de las condiciones para que el valor devuelto fuera el valor si verdadero

=SI(O(O194>=1;N194>PROMEDIO($N$2:$N$208));"CARO";"BARATO")

11,99 0 NO NO NO CARO


EJERCICIO 11: CREAR UNA COLUMNA QUE RELACIONE “SIN STOCK”/”HAY EXISTENCIAS” SEGÚN EL NÚMERO DE UNIDADES EN STOCK

INSTRUCCIONES Crear una columna al lado de nuestros datos con el nombre “EXISTENCIAS” Esa columna se creará teniendo en cuenta los valores de la columna “STOCK”, si hay stock, el valor devuelto será “hay existencias” y si no lo hay el valor será “sin existencias” Como esa columna tiene valores 0 y valores vacíos, habrá que establecer que para cualquiera de los dos valores, tendrá que aparecer “sin existencias”; para ello, utilizamos la función O anidada como prueba lógica de un SI =SI(O(O2=0;O2="");"sin existencias";"hay existencias") El resultado en nuestra columna será el siguiente


FUNCIÓN SI ANIDADA También podemos utilizar una función SI anidada como valor si verdadero o

valor si falso de un SI anterior.

Queremos cambiar las denominaciones de las GAMAS, cambiando A, B y C por GAMA A, GAMA B y GAMA C respectivamente

Para anidar una función SI en otra función superior, debemos tener en cuenta que tenemos que mantener siempre la misma estructura o sintaxis de función

=SI(L2="A";"GAMA A";SI(L2="B";"GAMA B";"GAMA C"))

La primera prueba lógica es que L2=”A”, es decir, que la Gama sea A, cuando se cumpla la condición (valor_si_veradero) el resultado será “GAMA A” y, cuando no se cumpla la condición, anidamos otra función SI con su propia sintaxis de función (que compruebe que la gama sea “B” y, cuando se cumpla, de nuevo otro valor_si_veradero, que sea “GAMA B” y, ya por último, cuando tampoco se cumpla esa segunda condición, que sea “GAMA C”.

El resultado en nuestra columna sería el siguiente y, en la barra de fórmulas, podemos ver la función creada


FUNCIÓN ESTEXTO

Dentro de las funciones de Excel, encontramos una categoría de funciones llamada de INFORMACIÓN. Las funciones incluidas en esta categoría tienen una gran utilidad para obtener información sobre el contenido de las celdas.

Por ejemplo, la función ESNUMERO nos indicará si el valor de la celda es numérico o no, devolviendo “VERDADERO” cuando lo sea y “FALSO” cuando no lo sea.

En la misma línea de ESNUMERO, encontramos ESTEXTO; esta función nos permite controlar los errores que pueden derivarse de que, en un rango numérico de Excel, haya una celda en la que, por un error de escritura u otro motivo, el contenido no sea un valor numérico.

PVP ESTEXTO ESNUMERO O,9 =ESTEXTO(A2) =ESNUMERO(A2)

2,49 =ESTEXTO(A3) =ESNUMERO(A3) 1,79 =ESTEXTO(A4) =ESNUMERO(A4)

PVP ESTEXTO ESNUMERO O,9 VERDADERO FALSO

2,49 FALSO VERDADERO 1,79 FALSO VERDADERO

En numerosas ocasiones, cuando utilizamos listados externos que exportamos a Excel, algunos datos numéricos aparecen como texto y, por tanto, después no podemos operar con ellos. La solución sería comprobar si los valores son numéricos o no y, después, podríamos convertirlos a valor numérico con la función VALOR.

En el caso de que, en la columna PVP del LISTADO DE SURTIDO, hubiera datos de texto, podríamos tomar dos decisiones: convertir a valor con la función VALOR o dejar la celda en blanco.

Estas funciones de información, por sí mismas, no toman decisiones, debemos utilizar una función SI para poder elegir dos opciones, utilizando las de información como prueba lógica de ese SI

PVP SI PVP ES TEXTO DEJAR VACÍO O,9 =SI(ESTEXTO(A2);"";A2)

2,49 =SI(ESTEXTO(A3);"";A3) 1,79 =SI(ESTEXTO(A4);"";A4)

Otra posibilidad sería que, al exportar datos a Excel, haya celdas numéricas que se hayan convertido a texto y necesitemos utilizarlas para formar parte de un cálculo. En este caso, comprobamos si son texto y las convertimos a valor numérico con la función VALOR


Introducimos los números en la columna PVP escribiendo, delante de los

números un apóstrofe para que Excel los considere caracteres de texto y no numéricos. Después, comprobamos si son texto y, en el caso de que lo sean, los convertimos a valor

PVP

9 =SI(ESTEXTO(A2);VALOR(A2);"ERA UN NÚMERO")



El único valor numérico del ejemplo anterior era el 8 y el resultado sería el siguiente

PVP 9 9

8 ERA UN NÚMERO 7 7

EJERCICIO 12: COMPROBAR EL TIPO DE DATOS INTRODUCIDO EN LA COLUMNA STOCK DEL LISTADO SURTIDO Y CAMBIAR EL TIPO DE DATO

INSTRUCCIONES Utilizar el archivo “Listado Surtido” Crear una columna al lado de nuestros datos con el nombre “TIPO DE DATO” En esa columna, utilizaremos la función ESTEXTO para comprobar si, en la columna STOCK, las columnas que aparecen vacías son celdas vacías o con un valor de texto Posteriormente, modificaremos la fórmula para conseguir que esas celdas con valores de texto queden vacías, utilizando la función ESTEXTO, anidada dentro de una función SI


Capítulo 4. TABLAS DINÁMICAS

CREAR TABLA DINÁMICA Una tabla dinámica permite resumir, analizar y presentar una gran cantidad de

datos resumidos.

Para crear una tabla dinámica, se selecciona el rango de celdas que se desea resumir y se activa la Cinta Insertar para hacer click en el botón Tabla dinámica del grupo Tabla y luego Tabla dinámica

Se elige la Ubicación de la tabla dinámica en una Nueva hoja de cálculo o en una hoja ya existente. A partir de este momento, aparecen las ficha Herramientas de tabla dinámica con las subfichas Opciones y Diseño. Aparece, también, la Lista de campos que se puede activar y desactivar en la ficha Opciones

A través de esa Lista de campos podemos arrastrar sobre la vista del área de la

tabla dinámica (debe estar activado el Diseño Vista Clásica en el cuadro de Opciones de tabla dinámica) o bien arrastrar los campos de la parte superior de la lista de campos hasta las áreas de la tabla dinámica que aparecen en la parte inferior de la lista de campos

Se arrastrarán al área FILTRO DE INFORME los campos de la tabla que

vayamos a utilizar como campos principales de filtrado.


Al área RÓTULOS DE FILA arrastraremos aquellos campos de la tabla que

tengan mayor número de elementos diferentes y al área RÓTULOS DE COLUMNA los que tengan menor número de elementos diferentes. Podemos añadir solamente campos a algún área de la tabla dinámica sin añadirlos a todas las áreas. También podemos añadir más de un campo al mismo área de la tabla dinámica.

En el ejemplo mostrado, se han añadido los campos “DESC. FAMILIA” y “DESCRIPTIVO” al área de Rótulos de fila y, sin embargo, ninguno al área Filtro de informe y solo uno a Rótulos de columna.

En la tabla dinámica, se han resumido los datos con el campo PVP utilizando la

función MAX como función de resumen de los precios. Esa función puede cambiarse en el propio desplegable del campo en la lista de campos

Al abrir el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor... podremos

cambiar esa función de resumen


OPCIONES DE TABLA DINÁMICA

Con el botón derecho del ratón sobre cualquier parte de la tabla dinámica, encontramos, en el menú emergente, el menú OPCIONES DE TABLA DINÁMICA donde se pueden activar y desactivar los totales generales de filas y columnas de la tabla dinámica

FILTRAR Y ORDENAR DATOS DE LA TABLA DINÁMICA Al añadir un campo de datos a la tabla dinámica aparece un desplegable en las

cabeceras de esos campos donde encontramos las opciones de Filtro y Ordenar que encontramos en cualquier listado en el que activemos el Filtro automático y que ya hemos aprendido anteriormente

CAMBIOS EN LOS DATOS DE ORIGEN Cuando se produce un cambio en los datos de origen, bien porque cambie el

tamaño del rango origen o bien porque se produzcan cambios en los datos ya trazados, hay que actualizar la tabla dinámica.

En la Ficha Opciones de la Cinta Herramientas de tabla dinámica encontramos el Grupo Datos con los botones Actualizar y Modificar origen de datos

Si, solamente, se trata de cambios en los datos de origen, por ejemplo, por

cambios en los precios o en la denominación de una familia, basta con Actualizar; si el cambio se refiere a que ha cambiado el rango de origen, bien porque queremos trazar la tabla dinámica sobre un listado diferente o bien porque queremos trazar mayor o menor número de filas o columnas, debemos pulsar en el botón Cambiar origen de datos para poder seleccionar, de nuevo, los datos a resumir en la tabla dinámica


EJERCICIO 13: CREAR TABLA DINÁMICA CON VARIOS CAMPOS DE VALOR

INSTRUCCIONES Crear una tabla dinámica en una nueva hoja denominada MÁXIMOS Y MÍNIMOS que represente para la categoría (en Rótulos de columna) los PVP máximos, mínimos y el número de PVP de cada familia. Añadir tres veces el campo PVP al área de Valores de la tabla dinámica para mostrar los precios resumidos por MAX, MIN y CONTAR Modificar el origen de datos de la tabla dinámica seleccionando únicamente las 170 primeras filas Volver a modificar el origen de datos seleccionando, de nuevo, todas las filas del listado


EJERCICIO 14: CREAR TABLA DINÁMICA PARA CONTAR LAS GAMAS DE CADA FAMILIA

INSTRUCCIONES Crear una tabla dinámica en una nueva hoja denominada CONTAR GAMAS que represente cuantas gamas tenemos de cada familia, vistas por Categoría (rótulos de columna) Utilizar como campo de resumen el campo GAMA que, al no ser un campo numérico solamente podremos resumirlo con la función CONTAR

Como solamente estamos trabajando con una categoría, eliminamos del diseño de la tabla dinámica el campo desc. Categoría y observamos el resultado

EJERCICIO 15: CREAR TABLAS DINÁMICAS PERSONALES

INSTRUCCIONES Aquí, cada asistente, realizará el modelo de tabla dinámica que pueda necesitar y contará con la ayuda individualizada del/a formador/a para su realización, resolviendo todas las dudas que puedan surgir durante su creación. Finalmente, habrá un puesta en común con todos los asistentes, en la que el/la formador/a, comentará todos los casos particulares que hayan surgido de la realización de este ejercicio individual


Capítulo 5. GRÁFICOS DINÁMICOS

Excel permite crear gráficos sobre tablas dinámicas ya creadas o crearlos a la vez que la propia tabla dinámica.

Si vamos a crear el gráfico a la vez que una tabla dinámica, debemos elegirlo en el botón GRÁFICO DINÁMICO del botón TABLA de la Cinta INSERTAR.

De esta forma, a la vez que creamos la tabla dinámica se irá creando el gráfico dinámico

Si la necesidad del gráfico surge después de haber creado la Tabla dinámica, tenemos que colocar el cursor dentro de la tabla dinámica e insertar el gráfico desde la Cinta INSERTAR – GRUPO GRÁFICOS eligiendo el tipo de gráfico dentro de cada categoría de gráficos

Al elegir el gráfico, aparecerá junto a él el Panel de filtros del gráfico

dinámico desde el que podremos elegir los datos a mostrar en el gráfico

Hay que tener en cuenta que, al filtrar los datos del gráfico se filtran

automáticamente los datos en la propia tabla dinámica y viceversa


EJERCICIO 16: GRÁFICO DINÁMICO DE LÍNEAS SOBRE TABLA DINÁMICA DE GAMAS

INSTRUCCIONES Crear un gráfico de líneas con marcadores sobre la tabla dinámica de la hoja CONTAR GAMAS Poner en cursiva y negrita los rótulos de los dos ejes del gráfico(A través de la Ficha Inicio) Modificar el color de la línea de la Gama A (botón derecho sobre la línea-Dar formato a Serie de datos) Mover el gráfico a una hoja nueva que se llamará GRÁFICOS (Botón derecho sobre el gráfico-Mover gráfico) Comprobar que el resultado es el siguiente


Capítulo 6. MACROS

¿QUÉ ES UNA MACRO? Una Macro son una serie de pasos que se almacenan en una grabación y que se

pueden activar con un botón o con una combinación de teclado. Por ejemplo, todos los días empleo frecuentemente en mis celdas los mismos pasos: Tamaño de Fuente(Tamaño de la letra), Negrita, Fuente(Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos los puedo almacenar en una macro y cuando ejecute la macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces que yo lo desee.

CINTA DEL PROGRAMADOR Para disponer de todas las herramientas relacionadas con las macros, debemos

mostrar la Cinta del PROGRAMADOR que, por defecto, no está activada en Excel 2010. Para ello, activamos la cinta ARCHIVO y pulsamos en el botón OPCIONES.

Dentro del cuadro de OPCIONES de Excel, accedemos PERSONALIZAR CINTA DE OPCIONES y, en la parte derecha de esa ficha activamos la casilla PROGRAMADOR

En la cinta PROGRAMADOR, encontramos el primer grupo de opciones, denominado CÓDIGO

Encontramos en ese grupo la grabadora de macros (GRABAR MACRO) que abrirá el cuadro para nombrar la macro y asociar una combinación de teclado

Hay que tener en cuenta que el nombre de la macro ha de empezar por letra y no puede contener espacios. El método abreviado se refiere a con qué letra se va activar la macro, obviamente se activará con la tecla Control y la letra que se quiera (si se escribe en mayúscula la macro se activará presionando la tecla Shift + Control + la letra que se indique).

Pulsando el botón Aceptar, Excel empezará a grabar todos los pasos en la macro NombreSinEspacios y en pantalla aparecerá la barra de botones Detener grabación (la utilizaremos cuando queramos dar por concluída la elaboración de la macro).


La forma más sencilla de ver qué hace una macro es ver el código de VBA, para

ello, podemos pulsar en el botón VISUAL BASIC del grupo CÓDIGO de la Cinta del Programador.

BOTÓN REFERENCIAS RELATIVAS Dentro del grupo CÓDIGO de la cinta del PROGRAMADOR, está el botón

REFERENCIAS RELATIVAS que debe estar pulsado siempre que se quiera poder ejecutar la macro en cualquier rango del libro. De no pulsar este botón, siempre ejecutaríamos la macro en el mismo rango en el que se grabó su procedimiento

SELECCIONES COMPLETAS PARA LA GRABACIÓN DE MACROS Para seleccionar una Región completa y, que después, se pueda ejecutar en un

rango de otro tamaño F5-ESPECIAL-REGIÓN ACTUAL ó CTRL+MAYUS+*. CTRL+E no es lo mismo porque deja como celda activa la que estuviera seleccionada al seleccionar la región.

Para seleccionar la primera fila dentro de la región, basta con pulsar la flecha hacia abajo y luego hacia arriba para asegurarnos de seleccionar la primera celda de la región que era la activa.

Para que VISUAL BASIC traduzca la grabación de filas y columnas sin tener en cuenta su número, debemos realizar selecciones completas de ambos elementos:

CTRL+MAYUS+FLECHA HACIA LA DERECHA: Selecciona toda la fila hasta la última columna con datos (VBA lo traducirá por Selection.End(xlToRight))

CTRL+MAYUS+FLECHA HACIA ABAJO: Selecciona toda la columna, hasta la última fila con datos (VBA lo traducirá por Selection.End(xlDown))

Esto hará que la macro se ejecute en cualquier tamaño de rango

EJERCICIO 17: GRABAR MACRO QUE APLIQUE FORMATO A UNA TABLA COMPLETA

INSTRUCCIONES Crear una macro que aplique los siguientes formatos: Fuente color rojo a los títulos del listado de surtido. Formato de moneda con dos decimales a todas las celdas de la tabla Detener grabación Copiar las columnas DESCRIP. FAMILIA, DESCRIP ARTÍCULO y PVP en otra hoja del libro, eliminar todas las filas menos las 10 primeras. Ejecutar la macro grabada y comprobar su resultado

EJERCICIO 18: GRABAR MACRO QUE MODIFIQUE EL DISEÑO DE LA PÁGINA

INSTRUCCIONES Crear una macro que modifique diferentes formatos del diseño de la página, GUARDAR LA MACRO EN EL LIBRO PERSONAL DE MACROS PARA TENERLA DISPONIBLE EN OTROS LIBROS Abrir un libro nuevo, ejecutar la macro grabada y ver el efecto en el diseño de la página


EJERCICIO 19: GRABAR MACRO QUE HAGA UNA COPIA DE UN RANGO DE CELDAS EN OTRA HOJA

INSTRUCCIONES Grabar una macro que copie las cuatro primeras columnas del LISTADO DE SURTIDO y lo copie en una hoja del libro llamada “DESTINO” (Guardar la macro en el libro de macros personal) Abrir un nuevo libro y ejecutar la macro grabada

GUARDAR LIBRO CON MACROS Para poder un guardar un libro que contenga macros, en Excel 2010, hay que

guardar el archivo como LIBRO HABILITADO PARA MACROS. Si no se elige esta opción, Excel mostrará un mensaje de advertencia, indicando que debe cerrarse ese cuadro de advertencia y elegir en GUARDAR COMO la opción de LIBRO HABILITADO PARA MACROS.

Al abrir un libro que contiene macros, aparecerá, en la parte superior de la pantalla, una barra advirtiendo de la existencia de macros en el libro y la necesidad de habilitar esas macros para poder utilizarlas.

Estas opciones de seguridad pueden modificarse en las OPCIONES DE EXCEL-CENTRO DE CONFIANZA-CONFIGURACIÓN DEL CENTRO DE CONFIANZA-CONFIGURACIÓN DE MACROS.

ASIGNAR MACRO A BOTÓN DE FORMULARIO En la cinta del PROGRAMADOR, dentro del grupo DISEÑO, encontramos

INSERTAR-CONTROLES DE FORMULARIO. Dentro de esa galería de controles, encontramos el BOTÓN (CONTROL DE FORMULARIO). Pulsando sobre este control, podemos dibujar, en la hoja de cálculo un botón que, automáticamente, abrirá el cuadro de ASIGNAR MACRO para poder elegir la macro que se desea asignar al botón creado

EJERCICIO 20: ASIGNAR MACROS A BOTONES DE FORMULARIO

INSTRUCCIONES En el libro LISTADO DE SURTIDO, crear un botón que ejecute la macro grabada para aplicar formato En un libro nuevo, crear un botón para cada una de las dos últimas macros grabadas


Documents

EDICIÓN 2015 Tel: 91 448 43 61 · 2. Seleccionar todos los datos de la hoja Informe de Ventas (con selecciones completas), crear una nueva hoja, colocarla al principio del libro,