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補充教材辦公室應用軟體

很多場合都用得到簡報，對於聽眾來說，可能都很怕碰到枯燥無趣的簡

報，報告者則擔心時間控制不好、言之無物、無法激發起興趣⋯⋯。其實一⋯⋯。其實一。其實一

場簡報的成敗在簡報設計的時候幾乎就

已經決定了，真的嗎？當然並不是說有

了好的簡報不管什麼人來說明都行，最

主要是要讓演說的人完全掌握自己希望

表達的內容與呈現的型式，然後充滿自

信地面對聽眾，一起愉快地度過簡報的

過程。要達到這樣的目標需要一些簡報

設計的技巧，這就是以下介紹的重點。

一、分析自己過去的簡報

每個人多少都會有一些不堪回首的簡報經驗，以及一顆站在講台前忐忑

不安的心，其實，從過去的缺點進行

分析可以更容易地找出改進之道。先

找出之前完成的簡報，嘗試從以下三

個方向做簡單的分析：

（一）從每頁簡報的標題開始檢

視：透過「投影片瀏覽」的功能，檢

視每張投影片的標題，看看這些標題

的順序與內容是否透露簡報的主軸與

重點。

解開簡報設計的迷思

/ 顏春煌顏春煌

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（二）從備忘稿思考簡報的效果：簡報的「備忘稿」記載簡報時親口講述的

內容，簡報的內容則是顯示在投影幕上的內容，兩者之間要有適當的搭配，

否則可能發生簡報內容字太多的情況，簡報的人只是照稿唸出來。

（三）從單頁的播放體驗效果：先自行播放投影片，看自己是否覺得生動有

趣，枯燥的簡報在幾分鐘以內就會讓聽眾喪失興趣與注意力。

經過簡單的分析後，可以找出一些缺點，不過重點是該如何改善呢？這

是以下要談的重點，在學習簡報設計時也要有一個心理準備，就是簡報設計

的確能幫助我們完成一場成功的簡報，但是演講本身還包含了很多其他的技

巧，而簡報設計不見得能幫得上忙。。

二、簡報設計可以採取的策略略

現代人接觸媒體的機會越來越多，媒體的種類與呈現形式也越來越多

元化，簡報也是一種媒體的呈現，演說者希望透過簡報將自己的想法傳播出

來。以下有兩個重點：：

（一）簡報的設計必須要達到簡報的目的：

通常簡報與脫口秀是大不相同的，簡報有明

確的目標，當老師使用簡報時，目的是傳授

知識，當業務經理使用簡報時，目的是把產

品企劃推銷出去。假如光是把簡報設計得很

花俏卻沒有達到簡報的目的，仍然不算是成

功的簡報。。

（二）精彩的簡報是達到簡報目的的捷徑：設計精彩的簡報是為了更容易地

抓住聽眾的注意力，這樣才能有效地傳遞希望傳播的訊息。。

從以上的觀點來看，簡報的設計要以簡報的目的為中心，採

用的策略與技巧都是為了要達成簡報的目的。簡報的呈現屬於高

度視覺化的設計，平常在電視上看到的廣告或影片同樣是運用視

覺與聽覺來達到某種目的，所以簡報的設計可以從其他視覺化媒

體的設計來取得靈感。就以電影為例，畫面的呈現與對話可以有

效地吸引觀眾的注意力，而溝通的主軸則是一個故事。當然，除

了有創意的視覺呈現或是有趣的劇情外，簡報的主要內涵還是要

在潛移默化中傳遞給聽眾。。

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三、簡報設計的具體方法法

簡報的設計並不是想說什麼就把它輸入到簡報中，這樣很可能無法達到

預期的效果。簡報的投影片是呈現在投影幕上的資訊，所謂的簡報（presenta-（presenta-

tion）還包括演說過程所講述的內容，所以整場簡報就像一場電影一樣，應該n）還包括演說過程所講述的內容，所以整場簡報就像一場電影一樣，應該

把所有的環節都考慮進來，從腳本、編劇到拍攝，都要精心安排與設計。如

此一來，最後完成的簡報才會有一個中心的主軸，才能有效地將訊息傳播出

去，所以以下我們就以類似於電影製作的程序來說明簡報的設計。。

（一）透過腳本來聚焦焦

電影需要一個腳本，腳本通常不會有長篇大論，強調的是動作與對話，

以簡報的設計來說，這個階段要做的是把簡報的主要內容以及搭配的視覺組

成以類似於腳本的方式設計出來。通常腳本會包含視部與聲部，以及每一個

段落的預估時間長度。。

舉個例子來說，假如現在需要準備一份談行動與無線通訊的簡報，腳本

中可能會分成定義、原理、技術與應用四大部分來撰寫，每一段的內容再以用四大部分來撰寫，每一段的內容再以四大部分來撰寫，每一段的內容再以

聲部與視部描述講述的內容及視覺化的

內容。腳本並不需要把演說的每一句話

都寫出來，我們希望看到的是整個演說

的主軸與脈絡，其中的內容要與「行動

與無線通訊」的主題相互呼應。。

（二）運用編劇的概念來釐清觀念念

有了腳本以後，電影的製作需要一

個編劇的過程，把每一段影片的場景、內容、主要角色以及分鏡都安排好。

對於簡報的製作來說，這個階段要做的是試著想像如何將腳本以投影片的內

容來呈現，腳本聲部是由演說者講出來的，腳本視部則主要由投影片呈現，

確定以後，一頁頁的投影片就產生了。。

假如事先沒有準備腳本，製作出來的投影片很可能會毫無結構、缺乏

中心主題，充斥無關的資訊。有了腳本以後，投影片的背後就有了完整的故

事，投影片之間透過腳本來連貫，而投影片的內容衍生自腳本，詮釋不可或

缺的相關資訊。。

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（三）設法引人入勝勝

有了投影片以後就可以開始進行簡報了，就像電影有了劇本以後就可以

開始拍攝。電影演員在選擇角色時已經依據原來

的劇情需要加以篩選過，而簡報在設計的時候同

樣也配合了演說者的特質做了調整。所以進行簡

報的時候演說者應該可以很自信地面對聽眾，從

投影片透析簡報的主軸與脈絡，達到不離題且有

充裕的時間加入臨時的效果與內容。。

既然電影的劇情有高低起伏，當然簡報的設計也要有精彩感人之處，由

於有腳本的設計為基礎，這些轉折應該早就埋伏在視覺化的呈現或是言談之

間，慢慢地提升聽眾的注意力與興趣。。

四、運用軟體的功能能

視覺化的設計是一門大學問，簡報軟體在功能上可以整合多媒體，透過

介面與動畫的使用加強簡報的效果，

運用這些功能的時候要特別謹慎，因

為過度的使用特效有時候不但無法加

分，反而會讓簡報失去焦點。。

有些觀念並不是軟體會自動引

導我們去做的，例如有人會在簡報的

前後加入全黑的投影片，達到靜默沉

思的氣氛，這是簡報設計者本身的素

養，軟體畢竟只是製作的工具。。

五、勇敢而自信地站上講台台

簡報做得再好，若是演說者因緊張而無法放鬆講解，恐怕結果一樣很

慘。不過精心設計的簡報往往會帶給人更堅定的自信，有時候可以運用一些

視覺化的輔助來化解枯燥或是緊繃的氣氛，例如談到無線通訊中的藍芽（（

Bluetooth）時，不妨真正找一張有一顆藍色牙齒的人物照片，通常聽眾看了h）時，不妨真正找一張有一顆藍色牙齒的人物照片，通常聽眾看了

會莞爾一笑。當然，演說者對於簡報內容一定要瞭解透徹，越值得分享的資

訊，在清楚的解說之下，越能讓聽者覺得有收穫。。

（作者為本科目學科委員））

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