防衛省における文書の形式に関する訓令（昭和38年 …...うち、当該通信所における第11条に規定する接受、第18条に規定する文書の審査、

情報本部達第５号

防衛省における文書の形式に関する訓令（昭和３８年防衛庁訓令第３８号）第１８条の

規定、防衛省行政文書管理規則（平成２３年防衛省訓令第１５号）第４条第３項の規定及

び防衛省行政文書管理細則（官文第４０２６号。２３．４．１）に基づき、情報本部行政

文書管理規則を次のように定める。

平成２３年４月１日

情報本部長空将下平幸二

情報本部行政文書管理規則

情報本部文書管理規則（平成１８年情報本部達第１０号）の全部を改正する。

改正平成２４年３月１９日情報本部達第２号

改正平成２６年１２月１０日情報本部達第１３号

改正平成２７年３月３１日情報本部達第５号

改正平成２８年４月１日情報本部達第９号

改正平成２８年４月２８日情報本部達第１０号

改正平成２９年９月２９日情報本部達第１３号

改正平成３０年４月２日情報本部達第６号

改正平成３０年５月２９日情報本部達第７号

改正平成３０年９月３日情報本部達第８号

目次

第１章総則（第１条・第２条）

第２章管理体制（第３条－第６条）

第３章発令者及び発簡者（第７条－第９条）

第４章文書の接受等（第１０条－第１２条の１）

第５章文書の処理

第１節作成（第１２条の２）

第２節起案及び合議（第１３条－第１７条）

第３節審査及び決裁（第１８条－第２５条）

第６章整理・保存（第２６条－第３１条）

第７章移管、廃棄又は保存期間の延長（第３２条－第３５条）

第８章公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理（第３６条・第

３７条）

第９章雑則（第３８条－第４１条）

附則

第１章総則

（趣旨）

第１条この達は、情報本部における行政文書の形式及び管理に関して必要な事項を定め

るものとする。

（定義）

第２条この達における用語の意義は、防衛省における文書の形式に関する訓令（昭和３

８年防衛庁訓令第３８号）、防衛省行政文書管理規則（平成２３年防衛省訓令第１５号。

以下「訓令」という。）及び防衛省行政文書管理細則（官文第４０２６号。２３．４．１。

以下「細則」という。）に定めるもののほか、当該各号に定めるところによる。

(1) 部等部及び通信所をいう。

(2) 部長等部長及び通信所長をいう。

(3) 課等課（課を置かない通信所にあっては班）及び監査・監察官をいう。

(4) 課長等課長（課を置かない通信所にあっては班長）及び監査・監察官をいう。

(5) 命令個別命令及び日日命令をいう。

第２章管理体制

（文書管理者）

第３条文書管理者は、部長等とする。

２文書管理者は、訓令第７条第２項の事務を行うものとする。この場合において、同項

第６号中「第１７条第１項に規定する」とあるのは、「第２８条に規定する」と読み替

えるものとする。

３部長である文書管理者は、前項の事務のほか、機関等主任文書管理者の事務のうち、

当該部における第１１条に規定する接受及び第２４条に規定する認証等の事務を行う。

４通信所長である文書管理者は、第２項の事務のほか、機関等主任文書管理者の事務の

うち、当該通信所における第１１条に規定する接受、第１８条に規定する文書の審査、

第２０条に規定する決裁後の処理及び第２４条に規定する認証等の事務を行う。

（文書管理担当者等）

第４条文書管理者は、その事務を補佐する者として、文書管理担当者を指定する。

２文書管理担当者は、文書の作成、正確性の確保、保存等の文書管理の各段階で生じる

文書管理者による確認等の事務を効率的に実施するため、文書管理者を補佐する。

３文書管理担当者の指定に当たっては、文書管理者は、前号に規定する確認等の趣旨を

適切に実現する観点から、確認すべき行政文書の内容を把握し得る文書管理者を補佐す

る職にある職員など、相応しい者を選任するものとする。

４文書管理者は、文書管理担当者を指定したときは、別紙様式第１により、機関等主任

文書管理者に報告するものとする。

５文書管理者は、必要に応じて文書管理担当者の補助者を指定することができる。

（機関等監査主任者）

第５条機関等監査主任者は、監査・監察を担当する情報保全官をもって充てる。

（部等文書管理担当課）

第６条部等において第３条に規定する事務を補佐する課（課を置かない通信所にあって

は班）を部等文書管理担当課という。

２部等文書管理担当課は、部等の総括担当課（課を置かない通信所にあっては総括担当

班）とする。

第３章発令者及び発簡者等

（命令の発令者）

第７条命令の発令者は、情報本部長（以下「本部長」という。）及び通信所長とする。

（達の制定者）

第８条達の制定者は、本部長とする。

（通達類の発簡者）

第９条通達類の発簡者は、本部長、情報官、情報保全官、情報評価官及び部長等とする。

ただし、通達の発簡者は、本部長及び通信所長とする。

２通達類の種類と用法は、次の各号に掲げるとおりとする。

(1) 通達

職務の権限を有する者が、当該権限に属する事項について処置を命ずる場合又は達

等の解釈、運用方針等について定める場合に用いる。

(2) 承認

職務の権限を有する者が、当該権限に属する事項について一定の行為をすることを

内容とする下級又は部外の者の申請に対して、同意を与える場合に用いる。

(3) 許可

職務の権限を有する者が、当該権限に属する事項で、法規等により一般的に禁止さ

れている行為を特定の場合に解除する場合に用いる。

(4) 上申

職務の権限を有する上級者に対して、その下級者が当該上級者の権限に属する事項

について、希望又は意見を述べる場合に用いる。

(5) 申請

職務の権限を有する者に対して、その下級又は部外の者が、当該有権者の権限に属

する事項について、承認若しくは許可を請い又は特定の行為を求める場合に用いる。

(6) 報告

法規等又は契約に基づいて、一定の事実についてその状況若しくは結果を知らせる

場合又は職務の権限を有する上級者に対して、その下級者が当該上級者の権限に属す

る事項に関して、その状況若しくは結果を知らせる場合に用いる。

(7) 進達

職務の権限を有する上級者に対して提出すべき文書が、その下級者を経由すべきも

のとされている場合に、当該下級者がその文書を上級者に取り次ぐ場合に用いる。

(8) 通知

一定の事実、処置又は意見を知らせる場合に用いる。

(9) 協議

法規等の規定に基づいて、一定の事項について打ち合わせる場合又は権限を有する

者が一定の行為をする場合にその事項が他の者の権限に関連するとき、その者と打ち

合わせる場合に用いる。

(10) 照会

質疑又は意見等を問い合わせる場合に用いる。

(11) 依頼

一定の事項を頼む場合に用いる。

(12) 回答

上申、協議、照会、依頼等に対して返答する場合又は申請に対して承諾若しくは許

可しない旨の返答をする場合に用いる。

第４章文書の接受等

（備付簿冊等）

第１０条課等（通信所の課を除く。）は、文書の接受及び整理・保存を確実に行うた

め、次の各号に掲げる簿冊及び印を文書管理者の指示により備付けるものとする。

(1) 文書受付簿（別紙様式第２）

(2) 特殊郵便物受付簿（別紙様式第３）

(3) 電報受付簿（別紙様式第４）

(4) 接受印（別図第１）

２部等文書管理担当課は、前項（部においては第１号及び第３号を除く。）に掲げるもの

のほか、契印（別図第２）を備え付けるものとする。

３機関等文書管理総括課及び通信所の部等文書管理担当課は、前２項に掲げるもののほ

か、次の各号に掲げる簿冊及び印を備付けるものとする。

(1) 文書発簡簿（別紙様式第５）

(2) 郵便切手受払簿（別紙様式第６）

(3) 決裁印（別図第３）

（接受）

第１１条機関等文書管理総括課において受領した文書のうち、本部（長）宛ての文書は、

機関等文書管理総括課において開封し、文書受付簿に所要の事項を記載した後、接受印

を押印し、接受番号を付与して部等文書管理担当課に配布するものとする。ただし、「親

展」の標記のある文書は、開封することなく、それぞれ関係する部等に配布しなければ

ならない。

２前項に規定する文書以外の文書は、開封することなく、部等の長へ配布することがで

きる。

３文書管理担当者又は文書管理担当者の補助者（以下「文書管理担当者等」という。）は、

前２項の規定により配布を受けた文書を文書受付簿に所要の事項を記載した後、接受印

を押印し、受付番号を付与して担当する者に配布するものとする。

４部等文書管理担当課（通信所を除く。）は、文書管理システムを用いて受付番号を付

与し、及び接受印を押すものとする。

５文書管理担当者等は、所掌に属さない内容の文書が配布された場合は、速やかに当該

文書を機関等文書管理総括課に返送しなければならない。

６部等文書管理担当課（通信所を除く。）において直接文書を受領した場合で、その内容

が機関等文書管理総括課で接受すべき文書と認められるときは、直ちに、当該文書を機

関等文書管理総括課に送付しなければならない。

７機関等文書管理総括課及び部等文書管理担当課は、書留の郵便物、その取扱いにおい

て引受け若しくは配達の記録をする郵便物又はこれらに準ずるものを接受したときは特

殊郵便物受付簿に、電報（行政文書に該当するものに限る。）を接受したときは電報受付

簿に、それぞれ受付番号を付与し、宛先又は気付先の者に配布し、受領者の確認印を受

けなければならない。

（配布及び送付）

第１２条機関等文書管理総括課は、接受した文書の配布又は送付を、少なくとも一日２

回以上行うものとする。ただし、電報又は速達郵便による文書等は、その都度配布又は

送付する（行政機関の休日を除く。）。

２部等における文書の配布又は送付は、当該部等の長の定めるところによる。

第５章文書の処理

第１節作成

（文書の作成）

第１２条の２別表第３及び訓令別表第１に掲げる業務については、当該業務の経緯に応

じ、同表の行政文書の類型を参酌して、文書を作成するものとする。

２訓令第１２条の文書主義の原則に基づき、防衛省の内部における打合せ（防衛省と防

衛装備庁との打合せを含む。）や防衛省外部の者との折衝等を含め、訓令別表第１に掲

げる事項に関する業務に係る政策立案や事務及び事業の実施の方針等に影響を及ぼす打

合せ等（以下「打合せ等」という。）を行った場合は、当該行政機関における経緯も含

めた意思決定に至る過程並びに当該行政機関の事務及び事業の実績を合理的に跡付け、

又は検証することができるよう文書を作成することを前提とする。

３文書の作成に当たっては、文書の正確性を確保するため、その内容について原則とし

て複数の職員による確認を経た上で、文書管理者が確認するものとする。また、文書の

作成に関し、本部長等上位の職員から指示があった場合は、当該職員の確認を経るもの

とする。

４防衛省外部の者との打合せ等の記録の作成に当たっては、防衛省の出席者（防衛装備

庁の出席者がいる場合には、当該出席者を含む。）による確認を経るとともに、可能な

限り、当該打合せ等の相手方（以下「相手方」という。）の発言部分等についても、相

手方による確認等により、正確性の確保を期するものとする。ただし、相手方の発言部

分等について記録を確定し難い場合は、その旨を判別できるよう、次の例により記載す


（例１）文書全体について相手方の確認が取れない場合は、当該文書のヘッダーに「○

○（相手方）未確認」等と記載する。

平成○年○月○日情報本部○○部 ○課長確認中 ○省未確認【未定稿】

○省との打合せ概要

（以下略）

（例２）文書の一部について相手方の確認が取れない場合は、当該文書のヘッダーに

「○○（相手方）一部未確認」等と記載した上で、該当部分を斜体にし、当該

箇所が未確認である旨を記載する。

平成○年○月○日情報本部○○部 ○部長確認済 ○省一部未確認【一部未定稿】

○省との打合せ概要

当方：～の件について対応願いたい。 ○省：関係者の意見を聞いた上で対応方針を決定したい。通常であれば、

１カ月は必要な手続き。（以下略）

５意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書で

あって、検討や内容確認等の過程で随時内容が更新される文書については、確定した方

針等に係る行政文書との区別を図る観点から、例えば、当該文書のヘッダーに「○○部

長説明資料」や「本部長説明資料」等の記載をすることにより、更新のどの過程にある

文書であるかを明示するものとする。

第２節起案及び合議

（起案の主管）

第１３条文書の起案は、起案すべき事項に関する事務を所掌する課等において行うもの

とする。

（起案文書の作成）

第１４条文書管理システムによらないで起案する際の様式は、起案用紙（別紙様式第７）

を用い、通信所においては起案用紙（別紙様式第８）を用いるものとする。ただし、別

に様式が定められている文書は、当該様式を用いることができる。この場合、文書の処

理に必要な事項は、適宜の欄を設けて記入することができる。なお、起案用紙を用いる

際は、必要に応じて一部修正（決裁、審査、合議及び主管欄に限る。）し、使用すること

ができるものとする。

２起案用紙を用いる起案文書について、起案用紙の裏面（別紙様式第９）に起案の理由、

経緯、概要等を簡潔に記述し、必要に応じて令達類、関連文書、参考資料等を添付する

ものとする。

（合議）

第１５条起案文書の内容が他の課等の所掌事務と関係がある場合は、合議を行うものと

する。

２合議先は必要最小限とし、通常、当該案件に関係の深いところから行うものとする。

（同時合議）

第１６条起案文書を早急に処置する必要がある場合は、起案用紙の合議欄に同時合議と

記入し、当該起案文書の写しに同時合議票（別紙様式第１０）を付し、同時に合議をす

ることができるものとする。通信所においては、前項に規定する同時合議票の様式を一

部修正し、使用することができる。

２合議が終了したときは、起案文書に同時合議文書を添付し審査及び決裁を受けるもの

とする。

（訂正及び廃案）

平成○年○月○日情報本部○○部 ○○部長説明資料

○○業務計画について

（以下略）

第１７条合議先において起案文書の訂正を要すると認めるときは、起案者と協議するも

のとする。

２文書管理システムによらないで起案用紙を用いる起案文書を訂正するときは、青色又

は黒色のペン（ボールペンを含む。）を用いるものとし、訂正者が訂正箇所に押印するも

のとする。

３起案者は、起案文書が廃案となり、又は重要な訂正が加えられた場合には、その旨を

合議を終えた合議先に通知しなければならない。

第３節審査及び決裁

（文書の審査）

第１８条文書管理システムによらないで起案用紙を用いる起案文書の審査を行うときは、

赤色のペン又は赤鉛筆を用いるものとし、審査は、次のとおりとする。

２部等（通信所を除く。）の起案者は、機関等文書管理総括課の長又はその委任を受け

た者の審査を受けなければならない。

３通信所においては、部等文書管理担当課の長又はその委任を受けた者の審査を受けな

ければならない。

（決裁）

第１９条起案文書は合議及び審査を終了した後、決裁者又は専決の権限を与えられた者

の決裁を受けなければならない。

（決裁後の処理）

第２０条起案用紙を用いる起案文書については、決裁終了後、機関等文書管理総括課（通

信所においては、部等文書管理担当課）において、必要な合議及びその他の正当な手続

による決裁を経ていること等を確認の上、文書発簡簿に所要の事項を記録するとともに、

発簡番号及び発簡年月日を記載の上、決裁済認印を押印し、起案者に返却する。また、

文書管理システムを用いた起案文書については、決裁終了後、主管課において必要な合

議及びその他の正当な手続による決裁を経ていること等を確認の上、決裁済みであるこ

とを入力する。（再度決裁を経ない決裁終了後の決裁文書の修正の禁止）

第２０条の２決裁文書の内容を決裁終了後に修正することは、修正を行うための決裁文

書を起案し、改めて順次決裁を経ること（以下「修正のための決裁」という。）をしなけ

れば、これを行ってはならない。

なお、次に掲げるものは修正に当たらないものとする。

ア決裁文書の文面、内容の意味及びニュアンスを全く変更せずに形式面のみの体裁を

整えること（字体、インデント又は均等割付の修正等であって、文字の色やフォント

サイズ等の変更により当該決裁文書の内容の意味やニュアンスが変更される場合を

除く。）。

イ決裁時点において未確定である事項について、確定後に追記することを明示した上

で決裁を採り、事後にその内容を追記すること。

ウ決裁文書のうち、行政機関の意思決定の内容そのものが記載されている、直接的な

決裁対象となる行政文書（以下「決裁対象文書」という。）を施行するために必要な

ものとして発簡番号等を追記すること及び公印又は契印を押印するなど施行に際し

必要な処理を行うこと。

２前項アに掲げる措置を講じた場合は、決裁の文書管理システムの取扱上の注意欄又は

備考欄若しくは起案用紙の記書き（起案用紙第２面）に、その具体的な内容について明

記した上で、形式面のみの体裁を整えた後の文書についても決裁を構成する行政文書一

式とともに保存する。

３第１項イに掲げる追記をする権限を有する者は、当該案件を主管する文書管理者及び

文書管理担当者並びに起案者に限るものとする。

４修正のための決裁には、当初の決裁文書からの修正の箇所及び内容並びに修正の理由

を記した資料を添付しなければならない。

５修正のための決裁に用いる文書管理システム又は起案用紙の件名は、その旨が一目で

分かるもの（例：「○○○○について（○○第○○○号。○○．○○．○○）」の一部修

正について）とする。

６決裁対象文書について修正を行った場合、その原本は、修正のための決裁により

修正が行われた後の決裁対象文書とする。

７当初の決裁対象文書の施行前に修正のための決裁を終了した場合、修正のための決裁

の文書管理システムの取扱上の注意欄又は備考欄若しくは起案用紙の記書き（起案用紙

第２面）に、当初の決裁における発簡番号及び施行日によるものである旨を追記する。

８決裁文書のうち、決裁対象文書又は当該決裁の属性情報（件名、発簡番号、伺い文等）

について修正のための決裁を行った場合であって、決裁対象文書を施行する必要がある

ときには、次に掲げる修正のための決裁が終了した時期の区分に応じて、それぞれに掲

げる発簡番号及び施行日により施行することとする。

ア当初の決裁対象文書の施行日前

当初の決裁における発簡番号及び施行日

イ当初の決裁対象文書の施行日以後

修正のための決裁における発簡番号及び施行日

９修正の対象が当該決裁を説明する参考書類（決裁済みの文書、報告書、公告、新聞切

り抜き、その他参考資料等。関連文書を除く。）のみの場合であって、決裁対象文書を

施行する必要があるときには、当初の決裁における発簡番号及び施行日により施行する

こととする。

１０修正の内容が、客観的に明白な計算違い、誤記、誤植又は脱字など軽微かつ明白な

誤りに係るものである場合には、第１項の規定にかかわらず、修正のための決裁に係る

手続きにおいて、修正を必要とした決裁文書の決裁者から、合議先の者を省略すること

ができる。ただし、当初の決裁において第１８条に規定する文書の審査を受けた場合に

あっては、当該審査を行った者の決裁を省略することはできない。

１１前項に規定する修正のための決裁は、次に掲げる区分に応じ措置するものとする。

ア電子決裁決裁を省略された者については、文書管理システムの「同報」機能によ

り措置する。

イ紙決裁決裁を省略された者については、修正箇所、内容及び修正の理由について

確実に通報を行う。

（供覧文書の処理）

第２１条文書管理システムによらないで供覧する必要のある文書は、起案用紙を用いる

ものとする。ただし、その内容が軽易なものについては、この限りでない。

２供覧文書の供覧先の指定は、必要最小限とし、特に急を要するもの、又は特に説明を

要するものは、起案者が持ち回り、その他のものは上級者から供覧するものとする。

３供覧に日時を要し、時期を失するおそれのある場合又は特に必要と認められる場合は、

関係する者に写しを配布することにより、供覧に代えることができる。

（発簡番号）

第２２条文書の発簡番号の付与要領は、別表第１のとおりとし、決裁の順にそれぞれ一

連番号を付し、暦年ごとに更新するものとする。

（浄書及び原議書の保存）

第２３条発簡番号を付与した決裁を行った行政文書は必要部数を浄書し、文書管理シス

テムによらない場合は１部を控えとして決裁を行った行政文書とともに保存するもの

とする。

（認証）

第２４条前条の規定により発簡番号を付与した文書は、情報本部における公印に関する

達（平成１８年情報本部達第８号）第５条に定める保管責任者が、決裁を行った行政文

書と浄書した文書とを照合して公印及び契印の押印を行うものとする。ただし、宛先が

防衛省内（防衛装備庁を含む。）に限られる文書については、当該文書を作成する文書管

理者は、発簡者名の下に「（公印省略）」と記載することにより、公印及び契印の押印を

省略することができる。

２文書の写しには、当該文書の右上部余白に青色で写の記号（別図第４）を表示するも

のとする。

（発送及び使送）

第２５条受領の確認を必要とする文書の発送及び使送は、送付書（別紙様式第１１）又

は受領者の確認印を押印する受領書を同封して行うものとする。

２正文書は速やかに発送するように処置することとし、正文書を発送した後に、第２０

条の２に規定する修正のための決裁を行い再度発送する場合にあっては、修正のための

決裁後の正文書と併せて、当初の正文書からの修正箇所及び内容が分かる資料を添付し

て送付するなど、発送先が当初受領した正文書と修正後の正文書とを識別できるように

する。

第６章整理・保存

（整理・保存）

第２６条部等において作成し、又は取得した文書については、当該部等の文書管理者が

第２８条第１項の規定に基づき定める標準文書保存期間基準により分類し、整理・保存

等を行うものとする。

なお、１年未満の場合は、「１年未満（○○○○．○○．○○）」のように、保存期

間満了時期を西暦により括弧書きで記載する。

２職員の整理義務

職員は、次条及び第２８条に定めるところに従い、次の各号に掲げる整理を行わなけ

ればならない。

（１）作成し、又は取得した行政文書について分類し、名称を付するとともに、保存期間

及び保存期間の満了する日を設定すること。

（２）相互に密接な関連を有する行政文書を行政文書ファイルにまとめること。

（３）前号の行政文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保

存期間の満了する日を設定すること。

（行政文書の分類及び名称）

第２７条文書管理者ごとに、別表第２の記号の欄のとおり文書管理者記号を定め、情報

本部における行政文書の分類番号は、「文書管理者記号－大分類－中分類」により記載

するものとする。

２行政文書の分類は、職員が、自ら現物の行政文書を確認しながら、相互に密接な関連

を有する行政文書を行政文書ファイルにまとめて小分類とし、次にその小分類をまとめ

て中分類とし、さらにその中分類をまとめて大分類とする三段階の階層型構造の分類を

行うものとする。

３行政文書ファイル等の名称の設定は、次により行うものとする。

（１）行政文書の名称の設定は、当該行政文書の内容を端的に示すような分かりやすい名

称とするものとする。

（２）行政文書ファイルの名称（小分類）の設定においては、次の点に留意するものとす

る。

ア行政文書ファイルや行政文書ファイルに含まれる文書を容易に検索することが

できるよう、行政文書ファイルの内容を分かりやすく端的に示すキーワードを記載


イ特定の担当者しか分からない表現又は用語は使用せず、具体的なプロジェクト名

や地域名を盛り込むなどして、他の職員や一般の国民も容易に理解できる表現・用

語とする。

（標準文書保存期間基準の作成及び公表）

第２８条文書管理者は、別表第３又は必要に応じ訓令別表第１及び別表第２を参酌して

部等における標準文書保存期間基準（以下「保存期間表」という。）を定め、これを公

表しなければならない。また、随時必要な見直しを行うものとし、少なくとも毎年度１

回改定するものとする。

２文書管理者は、保存期間表において、第２９条の１第４項第７号に係る文書を定める

場合は、あらかじめ総括文書管理者に協議するものとする。

３文書管理者は、保存期間表を定め、又は改定した場合は、総括文書管理者に報告する

ものとする。

４文書管理者は、第２項の協議及び前項の報告を行う場合は、機関等主任文書管理者を

通じて行うものとする。

５文書管理者は、保存期間表を定めるに当たり、業務の区分の内容等をそのまま記載す

れば不開示情報が含まれることとなる場合には、当該内容等を一般化するなど、保存期

間表に不開示情報を記載しないよう留意するものとする。

６保存期間表の様式は、別紙様式第１２のとおりとする。

（保存期間）

第２９条の１保存期間の設定については、保存期間表に従い行うものとし、細則第７の

第３項に掲げる事項に留意するものとする。

２保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等（法第２条第６項に規定す

る「歴史公文書等」をいう。以下同じ。）に該当する行政文書にあっては、１年以上の

保存期間を定めるものとする。

３保存期間の設定及び保存期間表においては、歴史公文書等に該当しないものであって

も、行政が適正かつ効率的に運営され、国民に説明する責務が全うされるよう、意思決

定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書について

は、原則として１年以上の保存期間を定めるものとする。

４保存期間の設定においては、前２項の規定に該当するものを除き、保存期間を１年未

満とすることができる。例えば、次に掲げる類型に該当する文書の保存期間は１年未満

とすることができる。

（１）別途、正本又は原本が管理されている行政文書の写し

（２）定型的又は日常的な業務連絡、日程表等

（３）出版物や公表物を編集した文書

（４）防衛省の所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答

（５）明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書

（６）意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとし

て、長期間の保存を要しないと判断される文書

（７）保存期間表において、保存期間を１年未満と設定することが適当なものとして、業

務単位で具体的に定められた文書

５保存期間の設定においては、通常は１年未満の保存期間を設定する類型の行政文書で

あっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に

必要となる行政文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。

６保存期間の起算日は、行政文書を作成し、又は取得した日（以下「文書作成取得日」

という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。ただし、文書作成取得日から１年

以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすることが行政文書の適切な管理に資す

ると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。ただし、保存期間が１年未満

の行政文書の起算日については、作成または取得に係る日の翌日とする。

７相互に密接な関連を有する行政文書をまとめた行政文書ファイルの保存期間は、行政

文書ファイルにまとめられた行政文書の保存期間とする。

８前項の保存期間の起算日は、行政文書を行政文書ファイルにまとめた日のうち最も早

い日（以下「ファイル作成日）という。）の属する年度の翌年度の４月１日とする。た

だし、ファイル作成日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とすること

が行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日とする。

９第６項及び前項の規定は、文書作成取得日においては不確定である期間を保存期間と

する行政文書及び当該行政文書がまとめられた行政文書ファイルについては、適用しな

い。この場合の起算日及び保存期間満了日の設定については、次の各号のとおりとする。

（１）保存期間に「特定日」が含まれた行政文書ファイルについては、保存期間が確定するこ

ととなる日（例：許認可等の効力が消滅する日）の属する年度の翌年度の４月１日（当該

確定することとなる日から１年以内の日であって４月１日以外の日を起算日とするこ

とが行政文書の適切な管理に資すると文書管理者が認める場合にあっては、その日と

する。）を起算日とし、保存期間満了日を設定する。

（２）保存期間を「常用」とする行政文書ファイルについては、台帳作成日の翌日など、

起算日とみなすことが適当な日を起算日として設定し、保存期間満了日については常

用の間は未定とする。

１０第２０条の２第１項に規定する修正のための決裁を行った場合は、当初の決裁文書

と修正のための決裁文書の保存期間満了日は同一とすることとし、これらの決裁文書

の原本は、原則として一つの行政文書ファイルに保存することとする。

（行政文書ファイルの保存要領）

第２９条の２行政文書ファイル保存要領は、細則第８に定めるところによる。

２行政文書への文書管理情報等の記載

（１）職員は、行政文書を作成したときは、当該行政文書の１枚目の右上部に作成日の属

する年度その他これに準ずる期間及び部等の名称を（例１）又は（例２）の例により

記載するものとする。

（例１）

（例２）

文章作成日の属する年度その他これに準ずる期間→ 平成２９年４月

情報本部

○○について

○・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・○

作成部署：総務部 ←作成部等の名称

（２）職員は、行政文書を作成し、又は取得したときは、当該行政文書の１枚目に文書の

分類、文書作成取得日の属する年度その他これに準ずる期間、文書管理者、保存期間、

保存期間の満了する日、枚数・冊数、配布先、開示・不開示の別等の文書管理に必な

情報を次の様式により記載することに努めるものとする。

文章作成日の属する年度その他これに準ずる期間→ 平成２９年４月１日

作成部等の名称→ 情報本部総務部

○○について

○・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・・○

（様式）

文書管理情報

文書管理者：

一元的な管理に

責任を有する者：

分類番号：

作成年月日：

取得年月日：

保存期間：

保存期間満了日：

作成時開示部開不開

区分：（個）（法）（国）（公）

（審）（事）

理由：

本紙を含め：枚・冊

配布先：

注１：役職名は、情報本部○部長（情報本部○通信所長）と記載すること。

注２：日付は、西暦で記載すること。

ただし、次に掲げる場合は、この限りではない。

ア行政文書の写しを防衛省外に配布する場合

イ秘密保全に関する訓令第２３条又は特定秘密の保護に関する訓令（平成２６年防

衛省訓令第６４号）第２０条に基づき文書管理に必要な情報を記載する場合

ウ防衛省における文書の形式に関する訓令第１６条に基づき文書管理に必要な情

報を記載する場合

（３）前号において、「保存期間の満了する日」に関する情報の記載に当たっては、「用

済み後破棄」といった曖昧な表現を用いることなく、期日が明らかとなるように記載


（４）文書管理者は、第２号に掲げる配布先の標準的な表示様式を別に定めることができ

る。

（５）取扱い上の注意を要する行政文書については、第１号及び第２号に規定する情報を

記載するものとするほか、取扱い上の注意を要する文書等及び注意電子計算機情報の

取扱いについて（情本総第８５４号。１９．８．１）の規定に基づき、「部内限り」

又は「注意」と表示するものとする。

（６）職員は、図画及び電磁的記録その他第２号の規定により難い場合には、同号に規定

する事項を管理しやすい適宜の場所又は保存するファイルに記載することができる。

（７）複数の文書管理者が保有することとなる行政文書の一元的な管理に責任を有する者

は、当該行政文書を作成した部等の文書管理者とするものとする。

（８）行動命令に基づき活動する部隊が作成した上級部隊（司令部を含む。）への定時報

告であって、防衛大臣又は上級部隊の判断に資するものの一元的な管理に責任を有す

る者は、首席参事官（災害派遣・国民保護班の所掌に属するものについては、首席参

事官以外の参事官）とする。

（９）第７号又は前号に規定する行政文書を作成し、又は取得した職員は、当該行政文書

の１枚目に第２号に規定する情報のほか、一元的な管理に責任を有する者の職名を記

載するものとする。

３同じ行政文書を複数保有することとなる場合は、次に掲げるところにより保存期間を

設定の上、保存するものとする。

（１）複数の文書管理者が同じ行政文書を保有することとなる場合において、一元的な管

理に責任を有する文書管理者以外の文書管理者は、その業務の必要性に応じ、当該行

政文書に、より短い保存期間（１年未満を含む。）を定めることができる。

（２）文書管理者が同じ行政文書を複数保有することとなる場合においては、業務の必要

性に応じ、他の行政文書には、より短い保存期間（１年未満を含む。）を定めること

ができる。

４紙の文書の保存場所及び方法

紙の文書は、文書管理者による確認の上、次の各号に従い共用の保存場所に保存する

ものとし、文書管理者は、ファイリング用具の見出しや背表紙等の表示内容について、

行政文書ファイル管理簿の記載内容と不一致が生じないよう、少なくとも毎年度１回確

認するものとする。

（１）事務室における保存

ア年度ごとにまとめられた行政文書ファイル等については、事務室においては、現

年度の行政文書ファイル等と前年度以前の行政文書ファイル等とを区分して管理

するものとし、現年度の行政文書ファイル等の保存場所を職員にとってより使いや

すい場所とするよう配意するものとする。

イ年末若しくは年度末又はその前後の期間においては、翌年又は翌年度の行政文書

ファイル等の保存場所を確保するために、現年度の行政文書ファイル等を前年度以

前の行政文書ファイルの保存場所に移動するなどの処置を可能な限り行うものと

する。ただし、継続的に利用する行政文書ファイル等にあっては、現年度の保存場

所で保存することができる。

ウ個人的な執務の参考資料（細則第１第１項第３号の「職員が単独で作成し、又は

取得した文書であって、専ら自己の職務の遂行の便宜のためにのみ利用し、組織と

しての利用を予定していないもの」及び「職員の個人的な検討段階に留まるもの」、

細則第３第１項第２号の「職員が自己の執務の便宜のために利用する正式文書と重

複する当該文書の写し」、個人の保有する図書等をいう。）の収納場所は、原則と

して、職員各自の机の周辺に限るものとする。

（２）書庫における保存

ア書庫が確保できる場合には、前年度以前の行政文書ファイル等のうち、使用頻度

が低下したものについては、可能な限り書庫で保存するものとする。ただし、継続

的に利用する行政文書ファイル等にあっては、事務室で保存することができる。

イ継続的に利用する行政文書ファイル等として継続して事務室で保存されている

行政文書ファイル等については、前号イに規定する行政文書ファイル等の移動に併

せて、文書管理者が利用状況等を勘案し、書庫への移動を再検討するものとする。

（３）ファイリング用具（バインダー・保存箱・紙フォルダ等）の見出し及び背表紙の表

示については、細則別紙様式第１０の例によるものとする。

（４）行政文書ファイル等には、行政文書ファイル管理簿の該当箇所の写し、保存期間の

変更の記載等を付して保存するよう努めるものとする。

（５）行政文書ファイル等の所在を明らかにするため、事務室及び書庫の書棚に棚番号を

付した上で行政文書ファイル等又は行政文書ファイル管理簿と関連させることその

他の管理を容易かつ確実にする方法をとるよう努めるものとする。

５電磁的記録は、文書管理者による確認の上、次の各号に従い共用の保存場所に保存す

るものとし、文書管理者は、電磁的記録の名称等の表示内容について、行政文書ファイ

ル管理簿の記載内容と不一致が生じないよう、少なくとも毎年度１回確認するものとす

る。

（１）電磁的記録の正本及び原本は、文書の改ざんや漏えい等の防止等の観点から、必要

に応じ、適切なアクセス制限を行った上で、次に掲げる共用の保存場所（以下「共有

フォルダ等」という。）に保存する。

ア文書管理システムを利用して作成された行政文書については、当該システムを用

いて保存するものとする。

イ可搬記憶媒体

行政文書ファイル名別に可搬記憶媒体を作成して、原則として一つの可搬記憶媒

体を一つの行政文書ファイルとして保存するものとし、可搬記憶媒体のラベルシー

ルには行政文書を保存していることを明示しなければならない。ただし、一つのフ

ォルダに保存する文書の容量が可搬記憶媒体の容量に比して少ない場合は、複数の

ファイルをまとめた可搬記憶媒体を作成することができる。

ウ機器内蔵記憶装置

ハードディスク等の機器内蔵記憶装置に保存する場合は、機器内蔵記憶装置上に

課等の電磁的記録を保存する領域を定め、当該領域に分類別に行政文書ファイルに

該当する個別のファイルを保存するものとする。ただし、端末がネットワークに連

結されている場合は、個別の端末の機器内蔵記憶装置ではなく、共有されている領

域（以下「共有フォルダ」という。）を設け、個別のファイルを保存するものとす

る。

（２）紙媒体により行政文書を管理している場合であって、電磁的記録である写しをその

決裁後においても利用する場合は、当該電磁的記録の写しについても当該利用期間に

応じた保存期間を設定した行政文書として取り扱うものとする。例えば、研修資料の

ように、定期的に改定される行政文書であって、紙媒体の行政文書を保存期間表に従

い保存している場合であっても、改定作業のために翌年度以降も電磁的記録が必要と

なるものについては、当該電磁的記録の利用の期間に応じた１年以上の保存期間を設

定した行政文書として保存するものとする。

（３）長期に保存する電磁的記録及び保存期間満了時の措置を移管としたもので電磁的記

録で移管するものについては、内閣府の示す国際標準化機構（ＩＳＯ）が制定してい

る長期保存フォーマットの国際標準等で保存するなど、利活用が可能な状態で適切に

保存するものとする。

（４）電磁的記録は、情報保証に関する規則類の規定に従い、必要に応じ、パスワードの

設定、暗号化、電子署名の付与等を行うとともに、バックアップを保存する。

（５）共有フォルダを保存先として活用する場合には、別図第５の例により行政文書ファ

イル管理簿上の分類に従った階層型構造にする等、行政文書ファイル等を管理しやす

い構造とするものとする。

（６）組織的な検討や内容確認等を経て随時その内容が更新される行政文書を共有フォル

ダに保存する場合には、「検討中」という名称のサブフォルダを作成する等、他の行

政文書と区別して管理するとともに、常に検討等の進捗を的確に反映し、整理するも

のとする。

（７）個人的な執務の参考資料については、適切なアクセス制限を行った個人用フォルダ

に保存するものとする。

（８）意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書

に該当する電子メールについては、保存責任者を明確にする観点から、原則として、

防衛省の職員が送信するものにあっては作成者が、防衛省の外部から受信するものに

あっては第一取得者がそれぞれ次の例により、速やかに共有フォルダ等に保存するも

のとする。

ア長期保存の観点から、電子メールを国際標準化機構（ISO）が制定している長期保

存フォーマットの国際標準等により共有フォルダ等へ保存する。

イ紙文書として印刷した上で、紙の媒体の行政文書ファイルへ保存する。

ウ編集して再送するもの等利用頻度が高いものについては、電子メール形式を維持

したまま共有フォルダ等へ保存する。

（行政文書ファイル管理簿等への記載）

第３１条文書管理者は、少なくとも毎年度１回、管理する行政文書ファイル等（保存期

間が１年以上のものに限る。）の現況について、行政文書ファイル管理簿に記載しなけ

ればならない。

２前項の記載に当たっては、行政機関の保有する情報の公開に関する法律（平成１１年

法律第４２号）第５条各号に規定する不開示情報を明示してはならない。

３文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等について、独立行政法人国立

公文書館に移管し、又は廃棄した場合は、当該行政文書ファイル等に関する行政文書フ

ァイル管理簿の記載を削除するとともに、その名称、移管日又は廃棄日等について、総

括文書管理者が調製する移管・廃棄簿に記載しなければならない。

第７章移管、廃棄又は保存期間の延長

（保存期間が満了したときの措置の定め）

第３２条文書管理者は、行政文書ファイル等について、訓令別表第２に基づき、保存期

間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置を定めなければな

らない。

２前条第１項の行政文書ファイル等については、総括文書管理者の同意を得た上で、行

政文書ファイル管理簿への記載により、前項の措置を定めるものとする。

３前項の同意は、機関等の文書管理者にあっては、機関等主任文書管理者を通じて求め


（移管又は廃棄）

第３３条文書管理者は、総括文書管理者の指示に従い、保存期間が満了した行政文書フ

ァイル等について、第３２条第１項の規定による定めに基づき、独立行政法人国立公文

書館に移管し、又は廃棄しなければならない。

２文書管理者は、保存期間が満了した行政文書ファイル等を廃棄しようとするときは、

あらかじめ、機関等主任文書管理者及び総括文書管理者を通じて内閣府に協議し、その

同意を得なければならない。この場合において、内閣府の同意が得られないときは、当

該文書管理者は、総括文書管理者を通じて内閣府と協議の上、当該行政文書ファイル等

について、新たに保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

３文書管理者は、保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等であって、第２９条の

１第４項各号に掲げる類型に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しよう

とするときは、同条第２項、第３項及び第５項に該当しないことを確認した上で、廃棄

するものとする。この場合において、文書管理者は、総括文書管理者があらかじめ定め

た一定の期間の中で、どのような類型の行政文書ファイル等についていつ廃棄したのか

を記録し、当該期間終了後速やかに機関等主任文書管理者に報告するものとする。

４前項に規定する一定の期間は、毎年度、６月、９月、１２月及び３月の各１か月間と

し、同項の規定に基づき記録する行政文書ファイル等の類型は、おおむね係単位で担当

することが想定される程度のもの（例：△△に関する緊急調査に係る文書、○○委員会

の開催業務に係る文書）とする。

５保存期間が満了し、内閣府の同意を得た行政文書ファイル等の廃棄に当たっては、文

書管理者の指定するものが立ち会うものとする。

なお、訓令又は通達に基づき、行政文書を廃棄する際に立ち会う者を別に定めている

場合には、その者を立ち会わせることができる。

６文書管理者は、第１項の規定により移管する行政文書ファイル等について、独立行政

法人国立公文書館において利用の制限を行うことが適切であると認める場合には、総括

文書管理者の同意を得た上で、独立行政法人国立公文書館に意見を提出しなければなら

ない。その場合には、利用制限を行うべき箇所及びその理由について、具体的に記載す


７第６項の同意については、前条第３項の規定を準用する。

（保存期間の延長）

第３４条文書管理者は、次に掲げる行政文書については、それぞれ次に定める期間が経

過する日までの間、保存期間及び保存期間の満了する日を延長しなければならない。こ

の場合において、（１）の区分に該当する行政文書が他の区分に該当するときは、それ

ぞれに期間が経過する日のいずれか遅い日までの間保存することとする。

（１）現に監査、検査等の対象になっているもの

当該監査、検査等が終了するまでの間

（２）現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの

当該訴訟が終結するまでの間

（３）現に係属している不服申立ての手続上の行為をするために必要とされるもの

当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して１年間

（４）開示請求があったもの

行政機関の保有する情報の公開に関する法律（昭和１１年法律第４２号）第９条各

項の決定日の翌日から起算して１年間

２文書管理者は、保存期間が満了した行政文書について、職務の遂行上必要があると認

めるときは、その必要な限度おいて、一定の期間を定めて当該保存期間を延長すること

ができる。

３文書管理者は、前２項に掲げる場合及び訓令第１７条第１項に規定する保存期間表の

変更が行われた場合その他特別の理由が生じた場合においては、遅滞なく行政文書ファ

イル等の保存期間及び保存期間満了日を変更し、又は行政文書ファイルを分割し、若し

くは統合するものとし、その年月日及び理由並びに新たな行政文書ファイル等の名称を

行政文書ファイル管理簿に記録するものとする。

（引継手続）

第３５条文書管理者の交代に際しては、次に定めるところによるものとする。

（１）前任の文書管理者は、行政文書ファイル管理簿、保存期間表、直近に行った行政文

書の管理状況の点検・監査の結果を後任の文書管理者に確実に引き継ぐものとする。

（２）後任の文書管理者は、前任の文書管理者の立合いの下、管理している行政文書ファ

イル等の保存場所等を行政文書ファイル管理簿と照合した上で確認するものとする。

２前号の引継ぎを受けた文書管理者は、別紙様式第１３により、新旧の文書管理者の職

名及び氏名、引継年月日並びに前号の引継ぎを完了したことを記録した文書管理者引継

報告書を機関等副主任文書管理者に速やかに提出するものとする。

３組織の改編等に際しての引継ぎは、細則第８第６項第３号による。

第８章公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理

（特定秘密である情報を記録する行政文書の管理）

第３６条特定秘密（特定秘密の保護に関する法律（平成２５年法律第１０８号）第３条

第１項に規定する特定秘密をいう。この条、次条及び別表第２第２項第４号において同

じ。）である情報を記録する行政文書の管理については、訓令の定めるところによるも

ののほか、同法、特定秘密の保護に関する法律施行令（平成２６年政令第３３６号）、

特定秘密の指定及びその解除並びに適性評価の実施に関し統一的な運用を図るための基

準（平成２６年１０月１４日閣議決定。別表第２第２項第４号において「運用基準」と

いう。）及び特定秘密の保護に関する訓令（平成２６年防衛省訓令第６４号）の定める

ところによるものとする。

（特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書の管理）

第３７条特定秘密以外の公表しないこととされている情報が記録された行政文書のう

ち、国の安全又は利益に関わる事項（日米相互防衛援助協定等に伴う秘密保護法（昭和

２９年法律第１６６号）第１条第３項に規定する特別防衛秘密に該当するものを除く。）

であって、関係者以外には知らせてはならないものとして秘密保全に関する訓令（平成

１９年防衛省訓令第３６号。以下この条において「省秘訓令」という。）第１６条の規

定により秘に指定された行政文書（以下この条において「秘文書」という。）の管理に

ついては、訓令の他の規定及び省秘訓令に定めるもののほか、次の各号に定めるところ

によるものとする。

（１）行政文書についての秘の指定（以下この号、次号及び第３号において「指定」とい

う。）は、防衛大臣が別に定める者（以下第３号において「指定者」という。）が、

期間を定めて行うものとし、その指定は必要最小限にとどめるものとすること。

（２）指定がなされている期間（延長した期間を含む。以下この号及び次号において「指

定期間」という。）が満了する時において、その満了後も引き続き秘文書として管理

を要すると認めるときは、期間を定めてその指定期間を延長するものとし、また、指

定期間は、通じて当該行政文書の保存期間を超えることができないものとすること。

（３）指定期間が満了したときは、当該指定は、解除されたものとし、また、その期間中、

指定者が指定の必要がなくなったと認めるときは、指定者は、速やかに当該指定を解

除するものとすること。

（４）秘文書の管理を行う者について定めること。

（５）秘文書は、秘文書を管理するための帳簿において管理するものとすること。

（６）秘文書に秘の表示を付するものとすること。

（７）秘文書の管理状況について、毎年度、防衛大臣に報告するものとすること。

（８）他の行政機関に秘文書を提供する場合には、あらかじめ当該秘文書の管理について

提供先の行政機関と協議した上で行うものとすること。

第９章雑則

（文書管理状況の点検)

第３８条訓令第２５条に規定する文書管理者が行う点検については、別に定める。

（監査）

第３９条年度ごとの監査方針、内容等については、細則第１２第４項第４号の規定に基

づき示された方針、内容等を踏まえ、別に示す。

２機関等監査主任者は、細則第１２第４項第３号の規定に基づき実地監査を行ったとき

は、その結果を受検した文書管理者へ通知するものとする。

（研修の実施)

第４０条訓令第２９条に規定する機関等主任文書管理者が行う研修については、別に定

める。

（委任規定）

第４１条この達の実施に関し必要な事項は、機関等副主任文書管理者が定めることがで

きる。

附則

（施行期日）

第１条この達は、平成２３年４月１日から施行する。

（経過措置）

第２条達の施行の際、現に保有する行政文書の整理、分類及び保存については、当分の

間、従前の例により行うことができる。

附則

この達は、平成２４年３月１９日から施行する。

附則

この達は、平成２６年１２月１０日から施行する。

附則

この達は、平成２７年３月３１日から施行する。

附則

この達は、平成２８年４月１日から施行する。

附則

この達は、平成２８年４月２８日から施行する。

附則

この達は、平成２９年９月２９日から施行する。

附則

この達は、平成３０年４月２日から施行し、同年４月１日から適用する。

附則

この達は、平成３０年９月３日から施行する。

別表第１（第２２条関係）

情報本部における文書発簡番号

発簡番号発簡者発簡番号発簡者

情本個命第△△△号情報本部長情報情第△△△号情報官

情千通個命第△△△号東千歳通信所長情本保第△△△号情報保全官

情舟通個命第△△△号小舟渡通信所長情本評第△△△号情報評価官

情井通個命第△△△号大井通信所長情本総第△△△号総務部長

情美通個命第△△△号美保通信所長情本計第△△△号計画部長

情刀通個命第△△△号太刀洗通信所長情本分第△△△号分析部長

情喜通個命第△△△号喜界島通信所長情本統第△△△号統合情報部長

情本日命第△△△号情報本部長情本画第△△△号画像・地理部長

情千通日命第△△△号東千歳通信所長情本電第△△△号電波部長

情舟通日命第△△△号小舟渡通信所長情千通第△△△号東千歳通信所長

情井通日命第△△△号大井通信所長情舟通第△△△号小舟渡通信所長

情美通日命第△△△号美保通信所長情井通第△△△号大井通信所長

情刀通日命第△△△号太刀洗通信所長情美通第△△△号美保通信所長

情喜通日命第△△△号喜界島通信所長情井通第△△△号大刀洗通信所長

情報本部達第△△△号情報本部長情喜通第△△△号喜界島通信所長

別表第２（第２７条関係）

部等記号

総務部総

計画部計

分析部分

統合情報部統

画像・地理部画

電波部電

東千歳通信所千

小舟渡通信所舟

大井通信所井

美保通信所美

太刀洗通信所刀

喜界島通信所喜

別表第３（第２８条関係）

具体例保存期間訓令別表第２

該当項保存期間満了後の措置

1 (1) 立案の検討ア立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、大臣指示、政務三役会議の決定

３０年 2(1)ア1(1) 移管

イ立案の検討に関する審議会等文書開催経緯、諮問、議事の記録、配付資料、中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議又は提言

ウ立案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

(2) 法律案の審査ア法律案の審査の過程が記録された文書法制局提出資料、審査録 2(1)ア1(2)(3) 他の行政機関への協

議ア行政機関協議文書各省への協議案、各省からの質問・意見、各省

からの質問・意見に対する回答2(1)ア1(3)

(4) 閣議ア閣議を求めるための決裁文書及び閣議に提出された文書５点セット（要綱、法律案、理由、新旧対照条文及び参照条文）、閣議請議書、案件表、配付資料

2(1)ア1(4)

(5) 国会審議ア国会審議文書議員への説明、趣旨説明、想定問答、答弁書、国会審議録・内閣意見案・同案の閣議請議書

2(1)ア1(5)

(6) 官報公示その他の公布

ア官報公示に関する文書その他の公布に関する文書官報の写し 2(1)ア1(6)

(7) ア解釈又は運用の基準の設定のための調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

2(1)ア1(7)

イ解釈又は運用の基準の設定のための決裁文書逐条解説、ガイドライン、訓令、通達又は告示、運用の手引

2 (1) 締結の検討ア外国（本邦の域外にある国又は地域をいう。）との交渉に関する文書及び解釈又は運用の基準の設定のための決裁文書

交渉開始の契機、交渉方針、想定問答、逐条解説

３０年 2(1)ア2(1)

イ他の行政機関の質問若しくは意見又はこれらに対する回答に関する文書その他の他の行政機関への連絡及び当該行政機関との調整に関する文書

各省への協議案、各省からの質問・意見、各省からの質問・意見に対する回答

ウ条約案その他の国際約束の案の検討に関する調査研究文書及び解釈又は運用の基準の設定のための調査研究文書

外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング、情報収集分析

(2) 条約案の審査ア条約案その他の国際約束の案の審査の過程が記録された文書法制局提出資料、審査録 2(1)ア2(2)(3) 閣議ア閣議を求めるための決裁文書及び閣議に提出された文書閣議請議書、案件表、配付資料 2(1)ア2(3)(4) 国会審議ア国会審議文書議員への説明、趣旨説明、想定問答、答弁書、

国会審議録2(1)ア2(4)

(5) 締結ア締結に関する文書署名本書、調印書 2(1)ア2(5)(6) 官報公示その他の公

布ア官報公示に関する文書その他の公布に関する文書官報の写し 2(1)ア2(6)


３０年 2(1)ア3(1) 移管



(2) 政令案の審査ア政令案の審査の過程が記録された文書法制局提出資料、審査録 2(1)ア3(2)(3) 意見公募手続ア意見公募手続文書政令案、趣旨、要約、新旧対照条文及び参照条

文、意見公募要領、提出意見、提出意見を考慮した結果及びその理由

2(1)ア3(3)

(4) 他の行政機関への協議

ア行政機関協議文書各省への協議案、各省からの質問・意見、各省からの質問・意見に対する回答

2(1)ア3(4)

(5) 閣議ア閣議を求めるための決裁文書及び閣議に提出された文書５点セット（要綱、政令案、理由、新旧対照条文及び参照条文）、閣議請議書、案件表、配付資料

2(1)ア3(5)

(6) 官報公示その他の公布

ア官報公示に関する文書その他の公布に関する文書官報の写し 2(1)ア3(6)

(7) ア解釈又は運用の基準の設定のための調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

2(1)ア3(7)


情報本部　標準文書保存期間基準（保存期間表）

事項業務の区分行政文書ファイル等に編綴する主な行政文書の類型

法律（法律の制定又は改廃及びその経緯）

解釈又は運用の基準の設定

国際約束（条約その他の国際約束の締結及びその経緯）

移管（経済協力関係等で定型化し、重要性がないものは除く。）

政令（政令の制定又は改廃及びその経緯）



該当項保存期間満了後の措置事項業務の区分行政文書ファイル等に編綴する主な行政文書の類型


３０年 2(1)ア4(1) 移管

イ立案の検討に関する審議会等文書開催経緯、諮問、議事の記録、配付資料、中間報告、最終報告又は提言


(2) 意見公募手続ア意見公募手続文書省令案、趣旨、要約、新旧対照条文及び参照条文、意見公募要領、提出意見、提出意見を考慮した結果及びその理由

2(1)ア4(2)

(3) 制定又は改廃ア省令その他の規則の制定又は改廃のための決裁文書省令案、理由、新旧対照条文及び参照条文 2(1)ア4(3)(4) 官報公示ア官報公示に関する文書官報の写し 2(1)ア4(4)(5) ア解釈又は運用の基準の設定のための調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団

体・関係者のヒアリング2(1)ア4(5)


5 (1) ア答弁の案の作成の過程が記録された文書法制局提出資料、審査録３０年 2(1)ア5(1) 移管イ閣議を求めるための決裁文書及び閣議に提出された文書答弁案、閣議請議書、案件表、配付資料ウ答弁が記録された文書答弁書

(2) ア立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、大臣指示、政務三役会議の決定

2(1)ア5(2)


ウ立案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング、任意パブコメ

エ行政機関協議文書各省への協議案、各省からの質問・意見、各省からの質問・意見に対する回答

オ閣議を求めるための決裁文書及び閣議に提出された文書基本方針案、基本計画案、白書案、閣議請議書、案件表、配付資料

6 (1) ア会議の決定又は了解に係る案の立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、総理指示

１０年 2(1)ア6(1) 移管

イ会議の決定又は了解に係る案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

ウ会議の決定又は了解に係る案の検討に関する行政機関協議文書各省への協議案、各省からの質問・意見、各省からの質問・意見に対する回答

エ会議に検討のための資料として提出された文書及び会議（国務大臣を構成員とする会議に限る。）の議事が記録された文書

配付資料、議事の記録

オ会議の決定又は了解の内容が記録された文書決定了解文書7 (1) ア省議の決定又は了解に係る案の立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、

大臣指示１０年 2(1)ア7(1) 移管

イ省議の決定又は了解に係る案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

ウ省議に検討のための資料として提出された文書及び省議（大臣を構成員とする省議に限る。）の議事が記録された文書

配付資料、議事の記録

エ省議の決定又は了解の内容が記録された文書決定了解文書8 (1) ア申合せに係る案の立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、

総理指示１０年 2(1)ア8(1) 移管

イ申合せに係る案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

ウ申合せに係る案の検討に関する行政機関協議文書各省への協議案、各省からの質問・意見、各省からの質問・意見に対する回答

エ他の行政機関との会議に検討のための資料として提出された文書及び当該会議の議事が記録された文書その他申合せに至る過程が記録された文書

開催経緯、議事の記録、配付資料

ウ申合せに係る案の検討に関する行政機関協議文書申合せ

省令（省令の制定又は改廃及びその経緯）


閣議（閣議の決定又は了解及びその経緯）

質問主意書及び国会答弁（質問主意書に対する答弁に関する閣議の求め及び国会に対する答弁その他の重要な経緯）

基本方針、基本計画、白書等（基本方針、基本計画又は白書その他の閣議に付された案件に関する立案の検討及び閣議の求めその他の重要な経緯（１の項から４の項まで及び５の項⑴に掲げるものを除く。））

閣僚会議等（関係行政機関の長で構成される会議（これに準ずるものを含む。この項において同じ。）の決定又は了解及びその経緯）

閣僚会議等に係る経緯等（関係行政機関の長で構成される会議の決定又は了解に関する立案の検討及び他の行政機関への協議その他の重要な経緯）

省議等（省議（これに準ずるものを含む。この項において同じ。）の決定又は了解及びその経緯）

省議等に係る経緯等（省議の決定又は了解に関する立案の検討その他の重要な経緯）

申合せ（複数の行政機関による申合せ及びその経緯）

申合せに係る経緯等（複数の行政機関による申合せに関する立案の検討及び他の行政機関への協議その他の重要な経緯）



9 (1) ア立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、大臣指示、政務三役会議の決定

１０年 2(1)ア9(1) 移管



エ基準を設定するための決裁文書その他基準の設定に至る過程が記録された文書

基準案

オ基準を他の行政機関に通知した文書通知10 (1) ア立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、

大臣指示、政務三役会議の決定１０年 2(1)ア10(1) 移管



エ基準を設定するための決裁文書その他基準の設定に至る過程が記録された文書

基準案

オ基準を地方公共団体に通知した文書通知11 (1) ア立案の検討に関する審議会等文書開催経緯、諮問、議事の記録、配付資料、中間

答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議又は提言

１０年 2(1)ア11(1) 移管

イ立案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

ウ意見公募手続文書審査基準案・処分基準案・行政指導指針案、意見公募要領、提出意見、提出意見を考慮した結果及びその理由

エ行政手続法第２条第８号ロの審査基準、同号ハの処分基準及び同号ニの行政指導指針を定めるための決裁文書

審査基準案・処分基準案・行政指導指針案

オ行政手続法第６条の標準的な期間を定めるための決裁文書標準処理期間案(2) 許認可等

（行政手続法第２条第３号の許認可等（以下「許認可等」という。）に関する重要な経緯）

ア許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書

審査案、開示決定案、理由許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年

2(1)ア11(2) 廃棄

(3) 不利益処分等（行政手続法第２条第４号の不利益処分（以下「不利益処分」という。）に関する重要な経緯）

ア不利益処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

処分案、理由５年 2(1)ア11(3) 廃棄

(4) ア交付の要件に関する文書交付規則・交付要綱、実施要領、審査要領・選考基準

2(1)ア11(4)

イ交付のための決裁文書その他交付に至る過程が記録された文書審査案、理由

ウ補助事業等実績報告書実績報告書

(5) ア不服申立書又は口頭による不服申立てにおける陳述の内容を録取した文書

不服申立書、録取書 2(1)ア11(5)

イ審議会等文書諮問、議事の記録、配付資料、答申、建議又は意見

ウ裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

弁明書、反論書、意見書

エ裁決書又は決定書裁決決定書(6) ア訴訟の提起に関する文書訴状、期日呼出状 2(1)ア11(6)

イ訴訟における主張又は立証に関する文書答弁書、準備書面、各種申立書、口頭弁論証人等調書、書証

ウ判決書又は和解調書判決書、和解調書

不服申立て等（不服申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯）

他の行政機関に対して示す基準（他の行政機関に対して示す基準の設定及びその経緯）

基準に係る経緯等（基準の設定に関する立案の検討その他の重要な経緯）

地方公共団体に対して示す基準（地方公共団体に対して示す基準の設定及びその経緯）

基準に係る経緯等（基準の設定に関する立案の検討その他の重要な経緯）

個人の権利義務（個人の権利義務の得喪及びその経緯）

審査基準等（行政手続法（平成５年法律第８８号）第２条第８号ロの審査基準、同号ハの処分基準、同号ニの行政指導指針及び同法第６条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯）

補助金等（補助金等（補助金等に係る予算の執行の適正化に関する法律（昭和３０年法律第１７９号）第２条第１項の補助金等をいう。以下同じ。）の交付に関する重要な経緯）

訴訟（国又は行政機関を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯）

交付に係る事業が終了する日に係る特定日以後５年

以下について移管・補助金等の公布の要件に関する文書

以下について移管・法令の解釈やその後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関するもの

裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後１０年

以下について移管・法令の解釈やその後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関するもの・審議会等の裁決等について年度ごとに取り纏めたもの

訴訟が終結する日に係る特定日以後１０年



12 (1) ア立案の検討に関する審議会等文書開催経緯、諮問、議事の記録、配付資料、中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議又は提言

１０年 2(1)ア12(1) 移管


ウ意見公募手続文書審査基準案・処分基準案・行政指導指針案、意見公募要領、提出意見、提出意見を考慮した結果及びその理由

エ行政手続法第２条第８号ロの審査基準、同号ハの処分基準及び同号ニの行政指導指針を定めるための決裁文書

審査基準案・処分基準案・行政指導指針案

オ行政手続法第６条の標準的な期間を定めるための決裁文書標準処理期間案(2) 許認可等

（許認可等に関する重要な経緯）

ア許認可等をするための決裁文書その他許認可等に至る過程が記録された文書

審査案、開示決定案、理由許認可等の効力が消滅する日に係る特定日以後５年

2(1)ア12(2) 以下について移管・運輸、郵便、電気通信事業その他の特に重要な公益事業に関するもの・公益法人等の設立・廃止等、指導・監督等に関するもの

(3) 不利益処分等（不利益処分に関する重要な経緯）

ア不利益処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

処分案、理由５年 2(1)ア12(3) 廃棄

(4) ア交付の要件に関する文書交付規則・交付要綱、実施要領、審査要領選考基準

2(1)ア12(4)

イ交付のための決裁文書その他交付に至る過程が記録された文書審査案、理由

ウ補助事業等実績報告書実績報告書(5) ア不服申立書又は口頭による不服申立てにおける陳述の内容を録

取した文書不服申立書、録取書 2(1)ア12(5)

イ審議会等文書諮問、議事の記録、配付資料、答申、建議又は意見

ウ裁決、決定その他の処分をするための決裁文書その他当該処分に至る過程が記録された文書

弁明書、反論書、意見書

エ裁決書又は決定書裁決決定書(6) ア訴訟の提起に関する文書訴状、期日呼出状 2(1)ア12(6)

イ訴訟における主張又は立証に関する文書答弁書、準備書面、各種申立書、口頭弁論証人等調書、書証

ウ判決書又は和解調書判決書、和解調書13 (1) ア立案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団

体・関係者のヒアリング１０年 2(1)ア13(1)

イ制定又は変更のための決裁文書規程案ウ制定又は変更についての協議案、回答書その他の内閣総理大臣

との協議に関する文書協議案、回答書

エ軽微な変更についての内閣総理大臣に対する報告に関する文書報告書

(2) ア計画の立案に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

３年 2(1)ア13(2)

イ計画を制定又は改廃するための決裁文書計画案ウ職員の研修の実施状況が記録された文書実績

(3) 兼業（職員の兼業の許可に関する重要な経緯）

ア職員の兼業の許可の申請書及び当該申請に対する許可に関する文書

申請書、承認書３年 2(1)ア13(3)

(4) 退職手当（退職手当の支給に関する重要な経緯）

ア退職手当の支給に関する決定の内容が記録された文書及び当該決定に至る過程が記録された文書

調書支給制限その他の支給に関する処分を行うことができる期間又は５年のいずれか長い期間

2(1)ア13(4)

法人の権利義務（法人の権利義務の得喪及びその経緯）

審査基準等（行政手続法第２条第８号ロの審査基準、同号ハの処分基準、同号ニの行政指導指針及び同法第６条の標準的な期間に関する立案の検討その他の重要な経緯）

廃棄※訓令別表第１の備考２に掲げるものも同様とする。（ただし、閣議等に関わるものについては移管）

研修（職員の研修の実施に関する計画の立案の検討その他の職員の研修に関する重要な経緯）

職員の人事（職員の人事に関する事項）

人事評価実施規程（人事評価実施規程の制定又は変更及びその経緯）

補助金等（補助金等の交付（地方公共団体に対する交付を含む。）に関する重要な経緯）

交付に係る事業が終了する日に係る特定日以後５年

以下について移管・補助金等の公布の要件に関する文書

不服申立て等（不服申立てに関する審議会等における検討その他の重要な経緯）

裁決、決定その他の処分がされる日に係る特定日以後１０年

以下について移管・法令の解釈やその後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関するもの・審議会等の裁決等について年度ごとに取りまとめたもの

訴訟（国又は行政機関を当事者とする訴訟の提起その他の訴訟に関する重要な経緯）

訴訟が終結する日に係る特定日以後１０年

以下について移管・法令の解釈やその後の政策立案等に大きな影響を与えた事件に関するもの



14 (1) ア立案の検討に関する審議会等文書開催経緯、諮問、議事の記録、配付資料、中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議又は提言

１０年 2(1)ア14(1) 廃棄


ウ意見公募手続文書告示案、意見公募要領、提出意見、提出意見を考慮した結果及びその理由

エ制定又は改廃のための決裁文書告示案オ官報公示に関する文書官報の写し

(2) ア立案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

１０年 2(1)ア14(2)

イ制定又は改廃のための決裁文書訓令案通達案、防衛省行政文書管理規則案、防衛省本省の部局において使用する公印に関する訓令案

15 (1) ア歳入、歳出、継続費、繰越明許費及び国庫債務負担行為の見積に関する書類並びにその作製の基礎となった意思決定及び当該意思決定に至る過程が記録された文書

概算要求の方針、大臣指示、政務三役会議の決定、省内調整、概算要求書

１０年 2(1)ア15(1)

イ財政法（昭和２２年法律第３４号）第２０条第２項の予定経費要求書等並びにその作製の基礎となった意思決定及び当該意思決定に至る過程が記録された文書

予定経費要求書、継続費要求書、繰越明許費要求書、国庫債務負担行為要求書、予算決算及び会計令第１２条の規定に基づく予定経費要求書等の各目明細書

ウア及びイに掲げるもののほか、予算の成立に至る過程が記録された文書

行政事業レビュー、執行状況調査

エ歳入歳出予算、継続費及び国庫債務負担行為の配賦に関する文書

予算の配賦通知

(2) ア歳入及び歳出の決算報告書並びにその作製の基礎となった意思決定及び当該意思決定に至る過程が記録された文書

歳入及び歳出の決算報告書、国の債務に関する計算書、継続費決算報告書、歳入徴収額計算書、支出計算書、歳入簿歳出簿支払計画差引簿、徴収簿、支出決定簿、支出簿、支出負担行為差引簿、支出負担行為認証官の帳簿、

５年 2(1)ア15(2)

イ会計検査院に提出又は送付した計算書及び証拠書類計算書、証拠書類（※会計検査院保有のものを除く。）

ウ会計検査院の検査を受けた結果に関する文書意見又は処置要求（※会計検査院保有のものを除く。）

エアからウまでに掲げるもののほか、決算の提出に至る過程が記録された文書

調書

オ国会における決算の審査に関する文書警告決議に対する措置、指摘事項に対する措置

16 機構及び定員（機構及び定員に関する事項）

(1) 機構及び定員の要求に関する重要な経緯

ア機構及び定員の要求に関する文書並びにその基礎となった意思決定及び当該意思決定に至る過程が記録された文書

大臣指示、政務三役会議の決定、省内調整、機構要求書、定員要求書、定員合理化計画

１０年 2(1)ア16(1) 移管

17 (1) ア立案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

イ制定又は変更のための決裁文書中期目標案ウ事業計画、事業報告書その他の年度目標の達成に関し法律の規

定に基づき独立行政法人等により提出され、又は公表された文書

中期計画、年度計画、事業報告書

(2) ア指導監督をするための決裁文書その他指導監督に至る過程が記録された文書

報告、検査５年 2(1)ア17(2)

イ違法行為等の是正のため必要な措置その他の指導監督の結果の内容が記録された文書

是正措置の要求、是正措置

１０年

以下について移管・防衛省行政文書管理規則案その他の重要な訓令及び通達の制定又は改廃のための決裁文書

以下について移管・財政法第17条第２項の規定による歳入歳出等見積書類の作製の基礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書（財務大臣に送付した歳入歳出等見積書類を含む。）・財政法第20条第２項の予定経費要求書等の作製の基礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書（財務大臣に送付した予定経費要求書等を含む。）・上記のほか、行政機関における予算に関する重要な経緯が記録された文書

以下について移管・財政法第37条第１項の規定による歳入及び歳出の決算報告書並びに国の債務に関する計算書の作製の基礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書（財務大臣に送付した歳入及び歳出の決算報告書並びに国の債務に関する計算書を含む。）・財政法第37条第３項の規定による継続費決算報告書の作製の基礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書（財務大臣に送付した継続費決算報告書を含む。）・財政法第35条第２項の規定による予備費に係る調書の作製の基礎となった方針及び意思決定その他の重要な経緯が記録された文書（財務大臣に送付した予備費に係る調書を含む。）・上記のほか、行政機関における決算に関する重要な経緯が記録された文書

2(1)ア17(1) 移管

告示、訓令及び通達（告示、訓令及び通達の制定又は改廃及びその経緯）

訓令及び通達（訓令及び通達の立案の検討その他の重要な経緯（１の項から１３の項までに掲げるものを除く。））

独立行政法人等（独立行政法人等に関する事項）

独立行政法人通則法（平成１１年法律第１０３号）その他の法律の規定による中期目標（独立行政法人通則法第２条第３項に規定する国立研究開発法人にあっては中長期目標、同条第４項に規定する行政執行法人にあっては年度目標。以下この項において同じ。）の制定又は変更に関する立案の検討その他の重要な経緯

予算及び決算（予算及び決算に関する事項）

予算（歳入、歳出、継続費、繰越明許費及び国庫債務負担行為の見積に関する書類の作製その他の予算に関する重要な経緯（５の項（２）に掲げるものを除く。））

告示（告示の立案の検討その他の重要な経緯（１の項から１３の項までに掲げるものを除く。））

決算（歳入及び歳出の決算報告書並びに国の債務に関する計算書の作製その他の決算に関する重要な経緯（５の項（２）に掲げるものを除く。））

独立行政法人通則法その他の法律の規定による報告及び検査その他の指導監督に関する重要な経緯



18 (1) ア政策評価法第６条の基本計画又は政策評価法第７条第１項の実施計画の制定又は変更に係る審議会等文書

開催経緯、議事の記録、配付資料、中間報告、最終報告又は提言

１０年 2(1)ア18(1) 移管

イ基本計画又は実施計画の制定又は変更に至る過程が記録された文書

外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング

ウ基本計画の制定又は変更のための決裁文書及び当該制定又は変更の通知に関する文書

基本計画案、通知

エ実施計画の制定又は変更のための決裁文書及び当該制定又は変更の通知に関する文書

事後評価の実施計画案、通知

オ評価書及びその要旨の作成のための決裁文書並びにこれらの通知に関する文書その他当該作成の過程が記録された文書（１９の項に掲げるものを除く。）

評価書、評価書要旨

カ政策評価の結果の政策への反映状況の作成に係る決裁文書及び当該反映状況の通知に関する文書その他当該作成の過程が記録された文書

政策への反映状況案、通知

19 (1) ア立案基礎文書基本方針、基本計画、条約その他の国際約束、大臣指示、政務三役会議の決定

2(1)ア19(1)


ウ立案の検討に関する調査研究文書外国・自治体・民間企業の状況調査、関係団体・関係者のヒアリング、環境影響評価準備書、環境影響評価書

エ政策評価法による事前評価に関する文書事業評価書、評価書要旨オ公共事業の事業計画及び実施に関する事項についての関係行政

機関、地方公共団体その他の関係者との協議又は調整に関する文書

協議調整経緯

カ事業を実施するための決裁文書実施案キ事業の経費積算が記録された文書その他の入札及び契約に関す

る文書経費積算、仕様書、業者選定基準、入札結果

ク工事誌、事業完了報告書その他の事業の施工に関する文書工事誌、事業完了報告書、工程表、工事成績評価書

ケ政策評価法による事後評価に関する文書事業評価書、評価書要旨20 栄典又は表彰

（栄典又は表彰に関する事項）

(1) 授与等（栄典又は表彰の授与又ははく奪の重要な経緯（５の項（２）に掲げるものを除く。））

ア栄典又は表彰の授与又ははく奪のための決裁文書及び伝達の文書

選考基準、選考案、伝達、受章者名簿１０年 2(1)ア20(1) 以下について移管・内閣総理大臣又は防衛大臣からの表彰のうち、特に重要な表彰に係るもの

21 国会及び審議会等（国会及び審議会等における審議等に関する事項）

(1) 国会審議（１の項から２０の項までに掲げるものを除く。）

ア国会審議文書議員への説明、趣旨説明、想定問答、答弁書、国会審議録

１０年 2(1)ア21(1) 以下について移管・大臣の演説に関するもの・会期ごとに作成される想定問答

(2) 審議会等（１の項から２０の項までに掲げるものを除く。）

ア審議会等文書開催経緯、諮問、議事の記録、配付資料、中間答申、最終答申、中間報告、最終報告、建議又は提言

１０年 2(1)ア21(2) 移管（部会、小委員会等を含む。専門的知識を有する者等を構成員とする懇談会その他の会合に関するものを除く。）

22 (1) 文書の管理等ア行政文書ファイル管理簿その他の業務に常時利用するものとして継続的に保存すべき行政文書

行政文書ファイル管理簿常用（無期限） 2(1)ア22(1)

イ取得した文書の管理を行うための帳簿受付簿、保存期間を１年未満として廃棄した行政文書ファイル等の類型の記録

５年

ウ決裁文書の管理を行うための帳簿決裁簿エ行政文書ファイル等の移管又は廃棄の状況が記録された帳簿移管廃棄簿

23 (1) ア統計の企画立案に関する経緯が記録された文書基本方針、基本計画、要領５年 2(1)ア23イ統計の承認に関する経緯が記録された文書承認申請書ウ統計の実施に関する経緯が記録された文書実施策、事務処理基準エ統計の集計結果に関する文書調査報告書３０年

24 契約に関する事項 (1) 契約に関する重要な経緯（１の項から２３の項までに掲げるものを除く。）

ア契約に係る決裁文書及びその他契約に至る過程が記録された文書

仕様書案、協議、調整経緯契約が終了する日に係る特定日以後５年

2(1)ア24 廃棄

事業終了の日に係る特定日以後５年又は事後評価終了の日に係る特定日以後１０年のいずれか長い期間

以下について移管・総事業費が特に大規模な事業（例：100億円以上）については、事業計画の立案に関する検討、環境影響評価、事業完了報告、評価書その他の重要なもの・総事業費が大規模な事業（例：10億円以上）については、事業計画の立案に関する検討、事業完了報告、評価書その他の特に重要なもの・工事誌

以下について移管・移管・廃棄簿

３０年

文書の管理等（文書の管理等に関する事項）

政策評価（政策評価に関する事項）

行政機関が行う政策の評価に関する法律（平成１３年法律第８６号。以下「政策評価法」という。）第６条の基本計画の立案の検討、政策評価法第１０条第１項の評価書の作成その他の政策評価の実施に関する重要な経緯

公共事業の実施（公共事業の実施に関する事項）

事業計画、協議、調整、施工等（直轄事業として実施される公共事業の事業計画の立案に関する検討、関係者との協議又は調整及び事業の施工その他の重要な経緯）

統計調査に関する事項

統計調査に関する重要な経緯

以下について移管・調査報告書



25 (1) ア大臣が発する行動命令及び当該命令に基づき自衛隊の部隊等の長が発する命令並びに当該命令の作成過程が記録された文書

大臣が発する行動命令案、３０年

イ災害派遣に係る行動命令及び当該行動命令の作成過程が記録された文書（アに掲げるものを除く。）

自衛隊法（昭和２９年法律第１６５号）第８３条第１項及び第２項による防衛大臣の指定する者が発する行動命令案

１０年

ウ大臣が発する行動命令に基づく自衛隊の活動の記録又は報告であって、防衛大臣又は上級部隊（司令部を含む。以下同じ。）の指揮官の判断に資するもの（活動する部隊等が作成したものを除く。）

活動成果報告、活動教訓資料３０年

エ災害派遣に係る行動命令に基づく自衛隊の活動の記録又は報告であって、防衛大臣又は上級部隊の指揮官の判断に資するもの（活動する部隊等が作成したもの及びウに掲げるものを除く。）

活動成果報告、活動教訓資料１０年

オ行動命令に基づき活動する自衛隊の部隊等が作成した上級部隊への定時報告であって、防衛大臣又は上級部隊の指揮官の判断に資するもの

日々報告、週刊報告１０年

カ行動命令に基づき活動する自衛隊の部隊等が作成した上級部隊への報告であって、防衛大臣又は上級部隊の指揮官の判断に資するもの（オに掲げるものを除く。）

随時報告３年

26 (1) ア大臣が発する一般命令その他の命令（人事発令を除く。）及び当該命令の作成過程が記録された文書

一般命令案、防衛大臣指示案１０年

イ共同訓練・演習その他の命令に基づき実施する部隊等の活動に係る記録や報告であって、当該活動の過程及び実績を事後に跡付け、検証するために必要不可欠なもの

活動成果報告、活動教訓資料３年

27 緊急事態等における対処に関する事項

(1) 緊急事態等に関する事実関係の上司や関係機関の担当者に対する速やかな伝達（第２５の項、第２６の項及び第２８の項に掲げるものを除く。）

ア緊急事態等に関する事実関係を上司や関係機関の担当者に速やかに伝達するためのＦＡＸ又は電子メール

速やかな伝達を要する事項を記載した文書、打合せ等の開催通知

１年未満（別途、当該緊急事態等について、意思決定過程や事務の実績の跡付け・検証に必要な文書を作成した場合に限る。）

－廃棄（別途、当該緊急事態等について、意思決定過程や事務の実績の跡付け・検証に必要な文書を作成した場合に限る。）

28 総務 (1) ア訓令訓令イ制定又は改廃のための決裁文書達ウ訓令、達の運用に関する通達、通知文書訓令、達の運用に関する通達、通知文書１年以上又は別に

定められた保存期間もしくはそれに準ずる期間以上の保存期間（１年以上）

－廃棄（ただし、別に定められた保存期間又はそれに準ずる期間が３０年を超えるものは移管。）

エ各幕法規類集規則各幕法規類集規則３年－廃棄(2) 賠償ア賠償に関する文書賠償実施結果報告書、賠償事故発生・経過報告５年－廃棄(3) 写真ア写真写真作業請求命令書５年－廃棄(4) 業務予定・計画ア業務予定に関する文書行事実施計画、週間・月間行事、業務視察計

画、期末点検１年

イ会議、会同に関する文書会議、会同実施計画、通信所長会同(5) 勤務ア勤務に関する文書当直等勤務割出表、当直日誌、勤務割出表１年－廃棄(6) 環境ア環境に関する文書地球温暖化対策、省エネルギー施策１年－廃棄(7) 広報ア広報に関する文書広報活動に関する報告、危険業務従事者叙勲、

外国人叙勲、国民の自衛官、防衛協力功労者、部外に対する意見発表の届出

１年－廃棄

(8) 給食ア有料喫食に関する文書給食有料支給内訳書５年－廃棄イ給食被支援業務に関する文書給食委員会、給食額計算表、給食機器整備点検

実施記録、給食人事集計表、給食人員使用金額通報、使用金額表、生糧品発注書、生糧品請求簿、生糧品単価表、各幕来簡文書

３年

訓令、達、規則類常用－

－

一般命令その他の命令に基づく自衛隊の部隊等の活動に係る事項（1の項から25の項までに掲げるものを除く。）

一般命令その他の命令に基づき実施する自衛隊の部隊等の活動の重要な経緯

行動命令に基づく自衛隊の活動に係る事項

行動命令に基づき活動する自衛隊の活動に係る重要な経緯

2(1)ア25 移管

2(1)ア26 移管

廃棄

廃棄



28 総務 (8) 給食ウ給食業務に関する文書給食通報、債権管理簿（控）、営内・無料喫食調査票、給食依頼票、食事支給実績報告、給食人員見積、食需伝票、食事支給依頼票、給食支給台帳、栄養管理年報、給食機器整備計画、検食簿、献立表、刃物管理簿、物品輸送資料

１年－廃棄

(9) 健康管理ア部隊患者名簿５年節目検診、航空身体検査、予防接種、健康診断結果

１年

身体歴当該隊員の離職に係る特定日以後５年

(10) 衛生ア菌検索、食品・衛生点検３年衛生検査成績表、菌検査一覧表、食品微生物検査報告

１年

(11) 警備ア警備現地協定１０年警備要領・計画３年面会記録、警備日誌、入門記録・許可、警報装置記録、警備対処、消防計画

１年

識別証交付簿当該頁の最終記載に係る特定日以後１年

29 文書管理 (1) 文書管理ア行政文書の整理に関する文書標準文書保存期間基準イ行政文書の起案に関する文書文書起案の手引きウ文書記録文書記録３０年エ文書を管理するための帳簿起案文書等記録簿５年オ定形化登録に関する文書文書の定型化登録カ人事異動に付随して作成する文書文書管理者引継報告書３年キ文書管理担当者等を指定（指定解除）に付随して作成する文書文書管理担当者等指定（指定解除）通知書

ク行政文書の監査に付随して作成する文書行政文書管理実地監査実施計画ケ行政文書の監査の結果に付随して作成する文書行政文書管理実地監査結果コ行政文書の監査の改善に付随して作成する文書行政文書管理実地監査改善報告１年サ文書管理について報告に関する文書行政文書の管理の状況調査、行政文書の管理状

況の点検及び行政文書の管理に関する研修、行政文書管理に関する報告

シ行政文書ファイル廃棄に関する文書行政文書ファイル廃棄関連作業ス行政文書管理に関する教育資料文書教育実施資料セ業務連絡を管理するための帳簿業務連絡発出・受付簿

(2) 郵政ア郵便切手を管理するための帳簿郵便切手受払・使用明細５年イ後納郵便を管理する帳簿後納郵便差出票ウ書留・EMS・ゆうパックの管理する帳簿書留・ＥＭＳ・ゆうパック控え１年エ特殊郵便を管理する帳簿特殊郵便受付簿

(3) 印刷ア印刷依頼に付随して作成する文書印刷依頼書１年イ印刷作業の安全管理に関する文書日々安全点検表（機器の状況）

安全点検表（四半期）30 個人情報 (1) 個人情報ア保有個人情報等監査計画、個人情報保護に関す

る研修等実施計画、周知徹底実施結果通知、個人情報ファイル管理状況表、個人情報ファイル簿新規作成通知書、個人情報ファイル簿訂正通知書、個人情報ファイル簿削除通知書、個人情報等の管理状況の調査、保有個人情報等の管理状況の監査について（報告）、保有個人情報（特定個人情報を除く。）の目的外利用及び提供について、保有個人情報等に係る事故について、保有個人情報開示請求に関する事務指定通知書

３年

保有個人情報等の管理状況の調査結果１年保有個人情報管理台帳当該頁の最終記載

に係る特定日以後１年

イ個人情報の管理体制に関する文書個人情報保護責任者の指定(取消）通知書３年

廃棄

廃棄

－

－常用

個人情報管理に関する文書

－

－

－

警備に関する文書

－

－衛生（防疫）に関する文書

健康管理業務に関する文書廃棄

廃棄

廃棄

廃棄

廃棄



31 監査監察 (1) 監査ア会計検査に関する文書会計検査の実施５年－廃棄会計検査に関する調整１年

イ会計監査に関する文書会計監査１年(2) 監察ア総合監察の実施に関する文書総合監察３年－廃棄

イ定期防衛監察に関する文書定期防衛監察関連３年定期防衛監察指摘項目及び処置状況１年

ウ防衛監察の実施に関する文書防衛監察実施に資する情報提供１年(3) 業務改善ア業務改善提案に関する文書業務改善提案１年－廃棄

32 会計 (1) 会計ア金銭会計業務通知、１０年金銭会計に関する通達、通知文書、私金立替払伺（請求）、諸謝金使用伺

５年

金銭会計に関する業務連絡１年イ国庫金振込請求書・明細書、流用決議書、回収

決議書・領収済通知書、会計機関任命上申書、還納決議書・返納申請書、引出決議書

５年

資金請求書、日々点検日計表３年ウ現金出納簿当該頁の最終記載

に係る特定日以後１０年

振替書整理簿、小切手整理簿、前渡資金整理簿５年エ債権に関する文書返納金債権、債権管理簿５年オ官署支出官に関する文書戻入・科目更正等理由書、科目体系ツリー表５年カ官署支出官に関する帳簿前渡資金交付整理簿、概算払整理簿、前金払整

理簿５年

(2) 給与ア年末調整資料、退職所得の受給に関する申告書８年給与通知（転出・転入者）、管理職員特別勤務手当、標準報酬基礎届、住民税額通知書、支給状況表、勤務状況通知書、源泉徴収票、夜間特殊勤務命令・手当、退職手当資料、労働保険料関連、退職者マスター等、法定調書合計表関連資料綴、過年支出回収資料、死亡退職者資料、懲戒処分宣告書等（写）、扶養控除等是正関係（税務署提出）、留学費用償還金債権関係書類、給与計算処置表

５年

転出、転入名簿（人員集計表）３年事後の確認実施結果、給与に関する業務連絡等１年給与担当職員任（免）命書記載の職員が免ぜ

られた日に係る特定日以後５年

給与差押資料差押えが終結する日に係る特定日以後５年

単身赴任手当支給要件を具備しなくなった日に係る特定日以後５年

異動名簿、給与口座振込申請書、児童手当の口座振込申出書、氏名コード付与表

当該隊員が異動した日に係る特定日以後１年

イ超過勤務命令簿５年３月基準給与簿、職員別給与簿、特殊勤務命令簿５年認定簿（所属職員）支給要件を具備し

なくなった日に係る特定日以後５年

ウ会計システムに関する文書会計・税務システム資料、会計システム借上資料

当該システムが運用停止する日に係る特定日以後１年

－

廃棄

廃棄

－

給与に関する帳簿

給与に関する文書

資金前渡官吏に関する帳簿

資金前渡官吏に関する文書

金銭会計に関する文書



32 会計 (3) 旅費ア旅費業務通知（他機関作成分）１０年旅行命令簿、出張簿、旅行伺・旅費請求書５年旅費担当職員任（免）命申請書記載の職員が免ぜ

られた日に係る特定日以後５年

旅費通報、旅費請求書３年出張計画・報告書１年

イＩＣカード・オレンジカードを管理するための帳簿ＩＣカード・オレンジカード残高明細、ＩＣカード乗車券貸出簿

５年

(4) ア契約決定通知書、契約実施計画、契約簿、契約審査会

５年

支出負担行為担当官補助者（検査官・監督官）任（免）命・通知

記載の職員が免ぜられた日に係る特定日以後５年

(5) 原価計算ア原価計算業務通知（他機関）１０年原価計算業務通知（情報本部）、経費率算定調書

５年

原価計算率業務基準新たな基準が示された日に係る特定日以後１年

(6) 予算ア予算に関する文書予算執務資料５年イ編成（物件）経費率算定調書、編成（物件）見

積資料、編成（物件）計数資料、編成（物件）報告処置事項、編成（物件）補正予算資料、編成（物件）本部読資料、編成（物件）内局指示、編成（物件）説明資料、編成（物件）査定後資料

５年

編成（物件）予算要求資料、概算要求説明資料（物件）

１年

ウ編成（人件・糧食）概略推計、編成（人件・糧食）概算要求、編成（人件・糧食）見直・追加要求

５年

概算要求説明資料（人件糧食）３年エ編成（外国旅費）に関する文書編成（外国旅費）編成資料５年オ執行（物件）執行計画、執行（物件）示達要

求、執行（物件）予算割当、執行（物件）議決契約額調べ、執行（物件）財務実計申請、執行（物件）暫定予算、執行（物件）繰越予算、執行（物件）支出委任申請、執行（物件）決算、執行（物件）予算執行資料［会計年度該当］

５年

執行（物件）予算執行資料　［会計年度非該当］

３年

執行（物件）示達集計表、執行（物件）契約済通知等契約実績資料、執行（物件）予算事項別区分、執行（物件）ＣＡＬＳ科目記号表、執行（物件）実計対象科目、執行（物件）示達要求通知

１年

カ執行（人件・糧食）に関する文書執行（人件・糧食）年間計画・現額表、執行（人件・糧食）示達集計、執行（人件・糧食）過不足集計、執行（人件・糧食）現員現給、執行（人件・糧食）決算

１年

キ執行（外国旅費）に関する文書執行（外国旅費）執行計画、執行（外国旅費）示達要求

５年

33 人事 (1) 人事一般ア人事発令通知３年－廃棄個別命令、人事発令通知（他機関等）、発令等通知

１年

廃棄

廃棄（ただし15事項(1)区分に掲げるものを除く）

廃棄

廃棄

－

－

－

－

契約（ただし24事項(1)区分に掲げるものを除く）

編成（物件）に関する文書

原価計算に関する文書

人事発令に関する文書

執行（物件）に関する文書

契約に関する文書

編成（人件・糧食）に関する文書

旅費及び出張に関する文書



33 人事 (1) 人事一般イ定現表１０年－廃棄防衛省特定事業主行動計画５年人員月報、欠員報告、人員現況表、職位機能組織図

１年

調達等関係業務従事職員名簿等調達関係職員として従事しなくなった日に係る特定日以後１年

ウ身分証明書受領書、身分証明書管理システムに関する文書

５年

身分証明書交付・発行申請書、身分証明書返納報告書・通知書、身分証明書、自衛官診療証、在職証明書

１年

エ旧姓使用申出書、旧姓使用中止届当該隊員が離職した日に係る特定日以後３０年

人事制度の検討、人事制度参考資料１０年利害関係確認表、利害関係確認表合議表、管理職隊員であった者の届出書、自己求職活動開始の届出書、在職中に再就職をした場合の届出の確認書

３年

ワークライフバランス、再就職等規制１年(2) ア人事記録当該隊員が離職し

た日に係る特定日以後３０年

国外大学留学候補者選考名簿、任用の意思決定検討資料、研修の意思決定検討資料、退職上申

１０年

雇用保険、任用の意思決定検討資料、昇給の意思決定検討資料、人事評価記録書、昇任資格者通知書

５年

経歴管理調査書（事務官）、事務官等異動予定者名簿、採用試験、退職、退職手続、補職、先任准尉制度、兼務発令依頼、通信情報業務従事者、勤務成績報告書（空）、死亡

３年

昇任、勤務成績報告書、勤務記録表変更報告、定年退職予定隊員調査表、人事記録移管名簿、任期満了/継続任用、記載事項変更届、配置調書、経歴管理（自衛官）、事故/病気等、職種変更、定年延長、再任用、航空自衛官個人申告、事務官等人事変更届、異任計画・補職者・調整

１年

所属名簿・人員組織の改編等により体制が変更された日に係る特定日以後１年

イ昇給上申書、昇給、復職時の号俸調整３年昇給、退職手当支給調書、勤勉手当１年

ウ特技付与申請書５年特技認定、特技試験１年

エ栄典１０年表彰、表彰実施報告、精勤章、防衛記念章、賞詞、外国勲章等の着用

１年

オ海技試験、准曹士学生選考票３年入校、海技更新、水泳測定、各種教育/課程/講習/試験関連、部内幹候試験

１年

カ育児休業承認請求書、休職/復職、配偶者同行休業

３年

休職/復職、育児休業、育児休業等の取得状況調査、養育状況変更届

１年

サ援護に関する文書援護関係資料、業管/職能関連、就職援護/職業訓練

１年

廃棄－

人事制度・取組に関する文書

休職・休業等に関する文書

教育・試験等に関する文書

表彰・賞詞・精勤章等に関する文書

組織・人員に関する文書

人事（自衛官・事務官等）（ただし13の項目に掲げるものを除く）

給与・手当に関する文書

補任に関する文書

身分証明書等に関する文書

特技に関する文書



33 人事 (2) タ公務認定の申請に関する文書公務認定１年－廃棄チ提出（報告）書類の写し人事記録（写）当該隊員が離職し

た日に係る特定日以後１年

(3) 服務ア懲戒処分３０年懲戒処分簿（重処分）１０年懲戒資料５年懲戒補佐官の指定、懲戒処分に関する文書３年訓戒簿、懲戒処分に関する検討資料１年

イ出勤簿５年休暇簿、代休簿、勤務区分指定簿、フレックスタイム制申告・割振り簿

３年

外出簿、営舎外居住許可申請書、営舎外居住証明書交付簿、育児休業等取得状況調査、休暇及び休業制度調査、年次休暇等取得状況調査

１年

早出遅出出勤請求書当該隊員が異動または離職した日に係る特定日以後３年

ウ海外渡航承認申請状況等報告書、海外渡航承認申請書、海外出張発令、海外渡航申請手続きに関する通達、通知文書

３年

海外傷害保険１年エ薬物防止・検査３年

メンタルヘルス実施結果報告、セクシュアル・ハラスメントに関する苦情相談等の状況報告、パワー・ハラスメントに関する通報及び相談件数報告、服務教育資料、交通安全運動

１年

セクシュアル・ハラスメント相談員の指定等、パワー・ハラスメント相談員の指定等、セクシュアル・ハラスメント監督者指定簿、パワー・ハラスメント監督者指定簿

指定を免ぜられた日に係る特定日以後１年

私有車両乗り入れ申請書、隊員身上票、身上調書、追跡カード


オ公益通報に関する文書公益通報等に関する調査結果５年(4) 厚生ア宿舎の種類変更及び無料宿舎を貸与する職員に

指定について、国家公務員宿舎法第13条の2第1号及び国家公務員宿舎法施行令第9条第1項の指定協議書

５年

宿舎設置計画揚上要求書等について、宿舎業務に関する通知文書

３年

国家公務員宿舎法施行規則の規則第１９条の調整に係る報告書

１年

イ児童手当・特例給付現況届、未支払時度手当・特例給付請求書、児童手当・特例給付額改定認定請求書

２年

児童手当特例給付氏名住所等変更届１年児童手当・特例給付受給者台帳、児童手当・特例給付認定請求書

支給要件を具備しなくなった日に係る特定日以後５年

ウ厚生費等に関する文書職員厚生費（レクリエーション経費）の執行実務、厚生費執行計画について、厚生物品点検簿、議事録（厚生）

１年

エ個人型確定抽出年金に関する事務取扱要領について

５年

防衛省職員の個人型確定抽出金に係る同意書１年オ防衛省共済組合に関する文書防衛省共済組合委員の推薦１年

廃棄

廃棄宿舎に関する文書

－

－

個人型確定抽出年金に関する文書

児童手当に関する文書

海外渡航に関する文書

勤務時間管理に関する文書

懲戒に関する文書

服務指導に関する文書

人事（自衛官・事務官等）（ただし13の項目に掲げるものを除く）



33 人事 (5) 倫理ア倫理に関する文書贈与等報告書、倫理、倫理管理官等の任務の実施状況、株取引等報告書、所得等報告書、自衛隊員倫理法等の周知徹底のために講じた施策、来訪者記録簿

１年－廃棄

34 教育訓練 (1) 教育訓練ア情報本部内における教育等において作成・使用した文書教育等資料（情報本部）３年イ他機関における教育等において作成・使用した文書教育等資料（他機関）１年ウ体力検査に関する文書体力検査（軽易）１年エ水泳訓練に関する文書水泳能力測定１年オ各種語学検定に関する文書語学検定１年カ各種技能検定に関する文書技能検定１年キ部外運動競技会への参加に関する文書競技会関係１年ク現地訓練・現地教育に関する文書現地訓練・現地教育１年ケ集合訓練に関する文書集合訓練１年コ年間飛行に関する文書年間飛行計画１年サ飛行実施の記録に関する文書飛行記録常用シ検定記録に関する文書検定記録簿当該隊員が異動し


(2) 課程等教育ア教育計画（課程教育・国外教育）、教育成果３年教育計画（集合教育・国内教育）、教育成果１年

イ陸上自衛隊課程教育等に関する文書履修要望、各種研修・訓練１年(3) ア調達に関する文書有償援助調達５年

イ留学費用償還に関する文書留学費用償還報告５年ウ留学に関する文書教育等資料（情報本部）３年エ国内委託教育に関する資料国内委託教育１年オ講師派遣・研修支援に関する文書講師派遣・研修支援１年カ他省庁関連研修に関する文書他省庁関連研修１年

(4) 教範・教養ア保有図書の管理のための帳簿一般図書貸出簿１年イ保有教範・訓練資料管理のための帳簿教範・訓練資料貸出簿１年ウ保有教範の保管教範類常用

35 (1) 統合訓練ア日米統合演習、その他特に重要な演習及び訓練に係る文書命令文書

イ日米共同演習、その他重要な演習及び訓練に係る文書概要

ウ海外派遣に係る演習・訓練の文書、その他比較的重要な演習及び訓練に係る文書

エ防災演習、その他軽易な演習及び訓練に係る文書36 防衛 (1) 防衛力整備ア防衛力整備中期防衛力整備計画、業務継続計画５年－廃棄

(2) 編成計画ア組織・定員に係る概算要求に関する文書概算要求説明資料（組織・定員）５年イ定員の管理運用に関する達、規則１０年

内部組織に関する通知文書１年ウ機構・定員の要求に関する文書機構定員等要求資料１年エ組織・定員に係る業務計画に関する文書業務計画説明資料（組織・定員）１年

(3) ア重要な業務計画に関する文書業務計画５年イ軽易な業務計画に関する文書隊務運営計画、業務計画要望、年度業務計画、

通信所業務計画、業務計画基本計画・細部計画１年

ウ業務分析に関する文書業務分析１年エ業務計画要望への処置状況に関する文書業務計画要望への処置状況１年

(4) 業務支援ア業務処理に係る支援等に関する基本協定締結に関する文書施設の管理等の業務処理に係る支援等に関する基本協定

３年

イ管理支援協定締結に関する文書管理支援協定３年ウ管理支援協定締結のための調整に関する文書管理支援協定に係る調整１年エ他機関からの業務支援依頼に関する文書他機関等からの業務支援依頼１年オ他機関への業務支援依頼に関する文書他機関等への業務支援依頼１年カ業務処理協定他機関との業務処理協定協定が終結した日

に係る特定日以後１年

(5) 防衛・警備ア長期にわたり防衛・警備の用に供する事項が記載された文書防衛警備に係る計画・運用・方針・調整１０年

イ特定の期間において防衛・警備の用に供する事項が記載された文書

５年

ウ随時又は定期的に作成される防衛・警備の用に供する文書３年

エ防衛・警備の用に供する文書のうち軽易な内容が記載されたもの

１年

廃棄

廃棄

廃棄（ただし、別に定められた保存期間又はそれに準ずる期間が３０年を超えるものは移管。）

廃棄

廃棄

－

－

－

－廃棄

廃棄

演習（ただし26の項目に掲げるものを除く）

業務計画（他機関相互の協力・調整に関するもの）

－

－

廃棄

廃棄

留学・派遣研修

－

－

－

隊員及び内部組織に関する文書

各種教育に関する文書

１年以上又は別に定められた保存期間もしくはそれに準ずる期間以上の保存期間（１年以上）



37 情報保全 (1) 秘密保全ア特定秘密取扱管理簿常用（ただし、年度を区切って作成したものにあっては、帳簿に係る特定秘密の指定の有効期間が満了し、又は指定が解除された日の属する年度の翌年度の４月１日から起算し３０年）

－廃棄

特定秘密登録簿、接受簿、保管簿常用（ただし、年度を区切って作成したものにあっては、当該帳簿に係る特定秘密文書等の全てにおいて、廃棄が行われた日の属する年度の翌年度の４月１日から起算し５年）

特定秘密文書等の交付等（許可）、適合事業者に対する特定秘密に関する文書等、業者の適合性審査、特定秘密指定等通知書、衛星秘密の保全のための必要な施設の追加

５年

受領証３年特定秘密作成・複製申請書、特定秘密交付・伝達申請書、特定秘密点検簿、特定秘密閲覧簿、特定秘密貸出簿、保管容器点検簿、文字盤かぎ組合せ変更記録

１年

保護業務担当者等指定簿、特定秘密取扱職員指定簿・名簿、暗号関係職員等指定簿

当該頁の記載がすべて抹消された日係る特定日以後５年

特定秘密閲覧簿省略指定書事案の処理の完結した日に係る特定日以後１年

イ関係職員等指定簿当該頁の最終記載日に係る特定日以後５年

秘密登録簿、接受簿、保管簿、指定前秘密登録・接受簿

当該簿冊に記録されている文書等が破棄等により頁から削除された日に係る特定日以後５年

受領証３年指定前秘密点検簿・貸出簿、秘密閲覧簿・点検簿、保管容器点検簿、秘密貸出簿、文字盤かぎ組み合わせ変更記録

１年

秘密に属する文書等の貸与（許可）５年秘密文書の保存期間延長(通知)、秘密保全事案、定期検査結果の報告について、秘密保全検査所見

３年

秘密文書等の返却・回収・配布の通知、秘密指定等申請書、秘密交付・伝達申請書、秘密文書の指定条件の変更通知、秘密指定の見直し記録、秘密件名等報告、秘密保全検査

１年

誓約書（省秘の関係職員指定時）指定を免ぜられた日に係る特定日以後５年

省秘の管理に関する文書

特定秘密の管理に関する文書



37 情報保全 (1) 秘密保全ウ指定を免ぜられた日に係る特定日以後５年

－廃棄

当該頁の記載がすべて抹消された日に係る特定日以後３年

当該簿冊に記録されている文書等が破棄等により頁から削除された日に係る特定日以後３年

１年エ保全委員会、保全ポスターの募集等、保全担当

者講習、秘密保全計画、情報流出防止に係る個別面談実施状況、特別検査実施結果、論文等部外発表承認申請書

１年

携帯型情報通信・記録機器等持込（使用）申請書


オ保全教育記録簿３年保全教育資料、教育及び訓練の実施結果１年

カ複写機使用記録簿１年複写機管理責任者等指定簿当該頁の最終記載

日に係る特定日以後１年

(2) 適性評価等に関する文書

ア適格性に関する文書、適性評価実施担当者の指名、適性評価に関する候補者名簿の申請承認、公務所公私の団体への照会、適性評価実施担当者証の発行、適性評価手続の中止

１０年

職員保全事案に関する記録、適性評価の結果通知

５年

適性評価の実施における評価対象者の不同意、評価対象者の不同意による適性評価の不実施、評価対象者の同意の取下げ等、同意の取下げによる適性評価手続の中止、適性評価に関する苦情の申出(上申)、苦情処理担当者の指名、適性評価に関する苦情の申出(通知)、適性評価に関する苦情に係る処理の方針等

３年

(3) 施設保全アＩＣカード発行依頼・交付書５年ＩＣカード・レベルコード変更依頼書３年

イ立入申請書（随時）５年立入申請書（臨時）、立入許可書３年立入禁止場所の指定、立入記録簿、施設保全点検（依頼）

１年

常時立入申請書発行台帳当該頁の最終記載日に係る特定日以後１年

(4) 職員保全ア部外者等から不自然な働き掛け・外国籍保有者との連絡に関する報告

５年

カウンターインテリジェンス参考資料３年外国政府関係者等との接触（報告）、カウンターインテリジェンス業務に関する指針、職員保全業務に関する注意喚起

１年

イ海外渡航後のチェックシート１年海外渡航報告、接触報告当該隊員が異動し


保全システムに関する文書

施設の立入に関する文書

教育に関する文書

複写機使用に関する文書

適性評価等に関する文書

特別防衛秘密を管理するための簿冊等

－

海外渡航に関する文書

カウンターインテリジェンスに関する文書廃棄

廃棄

廃棄

－

－

保全施策に関する文書

特別防衛秘密の管理に関する文書



38 情報保証 (1) 情報保証ア関係職員の指定に関する文書情報システム関係職員指定簿、情報保証担当者指定簿、部隊等情報保証責任者指定簿、部隊等情報保証責任者補助者指定簿、部隊等情報保証責任者代行者指定簿

当該頁の記載がすべて抹消された日に係る特定日以後５年

イ情報システム登録書、情報システム運用終了報告書、運用承認（申請）、運用承認（通知）、実施計画

１０年

情報システムの運用状況確認実施通知、情報システムの運用状況確認結果通知、情報システムの運用状況確認結果に対する対策実施通知

１年

ウ電子計算機持出許可申請書５年ＤＩＩ未加入インターネット情報システムダウンロード等申請書、可搬型情報システム端末施錠管理簿、情報システム一覧表

１年

情報システム認証情報等再交付申請書、ＤＩＩ未加入インターネット情報システムダウンロード等端末指定簿、情報システム室臨時立入記録簿、情報システム形態変更申請書、情報システム使用記録簿、情報システム障害記録簿、ハードディスク等データ消去・廃棄等確認書

当該システムを換装または廃棄した日に係る特定日以後１年

電子計算機持込使用記録簿（他機関職員用）当該頁の最終記載日に係る特定日以後１年

エ可搬記憶媒体交付申請書、可搬記憶媒体持出申請書、可搬記憶媒体貸出申請書

５年

可搬記憶媒体点検簿、可搬記憶媒体データ消去・破棄等確認書

１年

可搬記憶媒体使用記録簿当該頁の最終記載日に係る特定日以後５年

可搬記憶媒体登録・解除簿、可搬記憶媒体一時保管簿


他機関の可搬記憶媒体持込使用記録簿当該頁の最終記載日に係る特定日以後１年

オ私有パソコン等の管理に関する文書自宅の私有パソコン等確認計画・実施記録簿、自宅の私有パソコン持込申請書（情報本部職員用）、私有パソコン持込申請書・使用記録簿（部外者用）、私有可搬記憶媒体持込申請書（防衛省職員用）、私有可搬記憶媒体持込申請書・使用記録簿（部外者用）

１年

カ監査に関する文書遵守状況の確認結果、情報保証監査実施要領、情報保証監査実施に関する日命、情報保証監査結果に対する是正完了通知、情報保証に係る自己点検の実施通知、情報保証に係る自己点検の実施結果

１年

キ教育に関する文書教育及び訓練の実施結果１年ク誓約書誓約書当該隊員が異動し

た日に係る特定日以後５年

ケ防衛省情報セキュリティ月間に関する文書防衛省情報セキュリティ月間における活動実施計画

１年

コサイバー攻撃等対処に関する文書サイバー攻撃等発生通報（報告）１年サ情報セキュリティ対策に関する文書脆弱性情報通知、脆弱性対応実施依頼・回答１年

39 情報システムの運用及び維持管理

(1) システム通信アシステム通信のプロジェクトに関する検討資料会議で配布する資料（会議資料）、議事録、意見照会・回答

５年

イシステム通信に関する技術資料検討資料３年ウシステム通信に関する見積資料各種見積資料１年

－

情報システムの管理に関する文書

可搬記憶媒体の管理に関すること

情報システムの運用に関する文書

－

廃棄

廃棄



39 情報システムの運用及び維持管理

(2) アシステムの定期（臨時）検査３年

特定秘密電磁的記録作成等申請書、秘密電子計算機情報指定等申請書、特定秘密電磁的記録登録等申請書、秘密電子計算機情報登録等申請書、特定秘密電磁的記録廃棄等申請書、秘密電子計算機情報破棄等申請書、特定秘密電磁的記録伝達等申請書、秘密電子計算機情報伝達等申請書、システム利用者等申請書

１年

点検簿、秘密電子計算機情報秘匿解除記録、電磁的記録廃棄報告、秘密電子計算機情報破棄報告、日日送受信記録簿、秘匿模写電送送受信簿、秘匿模写電送・電話通信システム管理運用要領

１年

特定秘密電磁的記録引継証明記録、秘密電子計算機情報引継証明記録、特定秘密システム利用者指定簿、秘密システム利用者指定簿、特定秘密電磁的記録登録簿、秘密電子計算機情報登録簿


特定秘密電磁的記録印字出力管理簿、秘密電子計算機情報印字出力管理簿

当該頁の最終記載日に係る特定日以後３年

システム関係者指定簿当該頁の記載がすべて抹消された日に係る特定日以後１年

イ維持管理に関する文書システム改善・開発提案書、障害記録簿、ＩＣカード送付・受領書、ＩＣカード再交付申請書、機関外共有フォルダ申請書、ハードディスク等（廃棄データ消去）確認書、情報システム使用記録簿

当該システムを換装または廃棄した日に係る特定日以後１年

(3) ア省ＯＡ利用者指定簿、職名アドレス管理簿当該頁の記載がすべて抹消された日に係る特定日以後５年

ログイン専用ＩＣカード（共有メールアカウント用）利用状況管理簿、暗号化機能解除簿

当該頁の最終記載日に係る特定日以後５年

利用者等教育実施記録管理簿１年40 補給管理 (1) 物品管理ア規則の細部実施要領を定めた文書情報本部補給実施要領常用－廃棄

イ物品供用官及び供用官補助者の登録及び通知を記録した文書供用官等登録通知書供用官等を免ぜられた日に係る特定日以後５年

ウ物品管理法施行規則第42条第1項に関する文書引継書改編等により、組織の体制が変わる日に係る特定日以後５年

エ物品管理法第39条に関する文書物品管理検査５年オ防衛省物品管理取扱規則に規定する諸記録納品書５年カ物品管理法第27条に関する文書不用決定５年キ物品管理法第16条に関する文書管理換５年ク防衛省所管物品管理取扱規則第43条に関する文書現況調査５年ケ防衛省所管物品管理取扱規則第46条に関する文書検査書５年

検査書（〇国の役務）役務等が終了する日に係る特定日以後５年

コ物品管理法施行令第37条に関する文書物品亡失損傷５年サ物品の売払及び産廃処置に関する文書売払産廃の処理資料綴５年シ計算証明規則第3節に関する文書物品管理計算証明書報告書５年ス物品管理法第37条に関する文書物品増減及び現在額報告書５年セ装備品等の統計調査に関する訓令第4条及び第7条に関する文書主要装備品等保有数報告書５年

秘密及び特定秘密が取扱可能なシステムの運用及び維持管理

上記以外のシステムの運用及び維持管理

省ＯＡシステム利用に関する文書

運用に関する文書

－

－廃棄

廃棄



40 補給管理 (1) 物品管理ソ防衛省物品管理取扱規則に規定する諸記録物品管理簿、物品供用簿当該簿冊の使用が終了する日に係る特定日以後５年

－廃棄

タ現在高「0」になった物品管理簿保存物品管理簿５年チ物品管理に関する台帳統制台帳・証書綴５年ツその他物品管理に関する文書物品管理５年テ物品の無償貸付及び譲与等に関する法律第2条に関する文書無償貸付１年ト被服の交付・返納・交換に関する文書被服１年ナ補給計画に関する文書補給計画１年ニ陸上自衛隊に依頼している通信電子器材用消耗品に関する文書通信電子機材用消耗品の調達、補給１年

ヌ各分任物品管理官及び市ヶ谷各供用官に対する教育に関する文書

補給担当者集合教育１年

ネ陸上自衛隊の出版物に関する補給計画に関する文書出版物補給計画１年ノ陸自調達備品納入時の通知文書器材番号付与・確認通知書１年ハ体力検定時に必要な装具・武器の支援について他部隊への依頼

文書体力検定支援について１年

ヒその他物品管理に関する軽易な文書物品管理１年フ陸上自衛隊から管理換された補給カタログ補給カタログ常用ヘ航空自衛隊の物品管理補給手続きの実施要領・基準を定めた文

書航空自衛隊物品管理補給手続常用

(2) 調達ア調達要求書、調達基本計画、検査指令書、役務完了届、監督官日誌、電話料金等確認書、調達統制台帳、契約済通知書、発注依頼書、有償援助調達関係通知

５年

調達要求書の一部変更、調達基本計画基礎資料１年調達要求書(〇国）、役務請負関連資料、使用実績確認書綴

契約が終了する日に係る特定日以後５年

イ調達業務に係わる検査官・監督官の指定に関する文書支出負担行為担当官補助者任命・解任書（中央調達）、支出負担行為担当官補助者任（免）命書（地方調達）、支出負担行為担当官補助者状況管理簿

５年

41 輸送 (1) 輸送ア輸送に関する文書（標準な内容のもの）旅客運賃料金後払証、ＥＴＣ使用記録、請求/異動表（甲）

５年

イ旅客機輸送請求(通知)書３年車両運行指令書、燃料消費量報告、配車計画、輸送請求票、鉄道輸送請求書、鉄道回数券使用見積書

１年

操縦手指定（解除）簿当該頁の記載がすべて抹消された日に係る特定日以後１年

車両操縦経歴簿当該隊員が異動した日に係る特定日以後１年

ウ船舶利用に関する経費執行のための証拠書類文書船舶輸送実施計画１年42 整備 (1) 整備ア役務調達による整備に関する文書検査・監督調書、検査指令書

イ整備等要求・指示書、故障状況表、作業要求・命令書整備等要求台帳３年

ウ計画に基づく整備の記録に関する文書予防整備実施計画・記録表、定期巡回整備実施計画・記録表、定期校正実施計画・記録表

１年

エ年度の整備計画に関する文書整備計画１年オ器材に附属する文書略式履歴簿、取扱説明書当該器材の使用が

終了する日に係る特定日以後１年

年度の予算により行う調達要求に関する文書

輸送に関する文書（簡易な内容のもの）

整備実施に関する文書－

－

－

５年廃棄

廃棄

廃棄



43 施設 (1) 施設工事ア施設の取得に関する文書施設の取得について５年イ工事見積もり（部分的な工事）、工事実施計画

書、基本計画書（工事）、建設工事の基本的性能について

５年

施設修理申請書３年完成図書当該施設の使用が

終了する日に係る特定日以後５年

図面当該施設の使用が終了する日に係る特定日以後１年

ウ鍵管理簿１年事業計画資料当該施設の使用が

終了する日に係る特定日以後１年

エ国有財産見込現在額に関する文書国有財産見込現在額報告書５年(2) 施設管理ア調達要求物品補助簿、受電日誌、管理月報、電

気作業日誌、発電機設備点検文書、受電設備点検文書、空調設備点検文書

３年

報告文書１年空調機履歴簿、発電機履歴簿、受電設備履歴簿、自動火災報知設備台帳

当該施設の使用が終了する日に係る特定日以後１年

イボイラー用燃料及び清缶剤管理簿、点検保守役務

５年

ボイラー施設点検、ボイラー業務計画・日誌、ボイラー第１種圧力容器点検、ボイラー運転日誌

３年

圧力容器点検台帳、圧力容器検査証、ボイラー運転日誌


ウ電気・水道設備に関する文書私有電気料金明細表、電気/水道料金請求・領収書、電気機器使用/取止め申請書

３年

エ危険物貯蔵施設点検３年危険物施設完成検査済証、危険物貯蔵施設消防届出書


44 情報 (1) 情報業務ア情報に関する規則、運用等情報関係規則類等、運用要領、協定文書、部長指示等

イ年度計画に関する文書年度情報計画等(2) 情報資料ア情報の収集整理のための文書情報資料、参考資料、収集資料、翻訳資料

イ他機関等からの提供資料地誌、災害派遣に関する文書ウ情報の収集整理結果に関する文書報告資料、年報、作成資料、分析プロダクトエ情報収集のために必要な文書部長指示等、会議及び出張関連、情報交流、業

務要領等(3) 技術資料ア開発に関する文書開発計画、調査資料、実施要領、開発関連文書

イ研究改善に関する文書改善計画、研究改善関連資料、調査研究資料、技術審査資料、試験要領等、研究業務関連資料

ウ技術に関する文書システム関連資料、調整資料、整備計画、技術資料等、処理装置計画書・報告書、仕様の大綱、取扱手順書、研究発表会

45 (1) ア重要な意思決定又は行政の記録に係る文書１０年イ通常の意思決定又は行政の記録に係る文書５年ウ定型的な意思決定又は行政の記録に係る文書３年エ簡易な意思決定又は行政の記録に係る文書１年

－

施設の維持管理に関する文書

廃棄

廃棄

共通（情報本部所属職員に共通する業務をいう。）

一般本区分を適用する場合、個々の行政文書ごとに訓令別表第２の該当性を

「移管」に該当する行政文書が含まれる行政文書ファイルは全て移管

廃棄（ただし、別に定められた保存期間又はそれに準ずる期間が３０年を超えるものは移管。）

－

－

施設の維持管理に関する文書

危険物管理に関する文書

ボイラー管理に関する文書

１年以上又は別に定められた保存期間もしくはそれに準ずる期間以上の保存期間（１年以上）

施設工事の実施に関する文書



１２

３

４

５

６７８

　第４項の保存期間の起算日は、行政文書の作成又は取得に係る日の翌日とする。　第４項各号に該当する保存期間を１年未満とする行政文書については、文書管理情報の保存期間欄に同項の該当号を付記するものとする（例：１年未満(１））。　文書管理者は、保存期間を１年未満とする行政文書ファイル等であって、第４項各号に該当しないものについて、保存期間が満了し、廃棄しようとするときは、訓令第１７条第５項（歴史公文書等）、第６項（意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書）及び第８項（重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書）に該当しないことを確認した上で廃棄するものとする。この場合において、文書管理者は細則第１０第３項第３号に定める期間の中で、どのような類型の行政文書ファイル等について、いつ廃棄したのかを記録し、当該期間終了後速やかに総括文書管理者（機関等の文書管理者にあっては、機関等主任文書管理者）に報告するものとする。

　前項の規定により１年未満の保存期間を設定する類型の行政文書であっても、重要又は異例な事項に関する情報を含む場合など、合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書については、１年以上の保存期間を設定するものとする。

備考　本表が直接適用されない行政文書については、文書管理者は、本表の規定を参酌して分類及び保存期間を定めるものとする。　複数の文書管理者が同じ行政文書を保有することとなる場合において、防衛省行政文書管理細則（官文第４０２６号。２３．４．１。以下「細則」という。）１項第７号及び同項第８号に基づき一元的な管理に責任を有する文書管理者以外の文書管理者は、業務上の必要性に応じ、当該行政文書に、より短い保存期間（１年未満を含む。）を定めることができる。　文書管理者が同じ行政文書を複数保有することとなる場合においては、標準文書保存期間基準に従い保存すべき行政文書１部を除き、業務上の必要性に応じ、他の行政文書に、より短い保存期間（１年未満を含む。）を定めることができる。　保存期間の設定に際しては、防衛省行政文書管理規則（平成２３年防衛省訓令第１５号。以下「訓令」という。）第１７条第５項（歴史公文書等）及び第６項（意思決定過程や事務及び事業の実績の合理的な跡付けや検証に必要となる行政文書）に該当するものを除き、次の類型に該当する文書その他文書管理者が１年以上の保存を要しないと判断する文書については、保存期間を１年未満とすることができる。⑴　別途、正本・原本が管理されている行政文書の写し⑵　定型的・日常的な業務連絡、日程表等⑶　出版物や公表物を編集した文書⑷　所掌事務に関する事実関係の問合せへの応答⑸　明白な誤り等の客観的な正確性の観点から利用に適さなくなった文書⑹　意思決定の途中段階で作成したもので、当該意思決定に与える影響がないものとして、長期間の保存を要しないと判断される文書

別図第１（第１０条関係）

授受印

別図第２（第１０条関係）

契印

別図第３（第１０条関係）

決裁印

別図第４（第２４条関係）

写印

２５mm 接

受

課等名

２０mm

決

裁

写

別図第５（第２９条の２関係）

共有フォルダの整理方法の例

（第１階層）（第２階層）（第３階層）（第４階層～）

係・班・室（大分類）（中分類）（小分類）

０１総務係

０２総括係

０３研修係

・

・

０１職員の人事

０２予算・決算

・

・

・

研修・講演関係資料

（平成○○年度）

研修・講演関係資料

（平成○○年度）

２０１８０３３１

【満了】研修・講演

関係資料の写し

・

・

・

０１法律

０２政令

・

・

・

・

０１ ○○法

０２ ○○法

０３ ○○法

・

・

・

０１広報・研修

・

・

・

・

０１広報

０２研修

・

・

・

① 共有フォルダ内の電磁的記録について、業務の効率性の観点から、第１階層について

は、課室等別整理した上で、第２階層以降については行政文書ファイル管理簿との対応

関係を明確にする観点から、行政文書ファイル管理簿における大分類、中分類、小分類

の順に従って段階構造を整理することが望ましい。

② 第４階層以降に作成する行政文書ファイル管理簿上の小分類に該当するフォルダにつ

いては、どのフォルダが行政文書ファイル等に対応しているかを明確にするため、「【小

分類】（当該行政文書ファイル等の名称）」という名称を付すことが望ましい。

③ 別途、正本・原本が管理されている行政文書の写し等、１年未満の保存期間を設定す

る電磁的記録については、例えば、「20180331【満了】」をフォルダ名の冒頭に付す等、

整理すべき期限が判別できるような名称を付すことが望ましい。

別紙様式第１（第４条関係） ○○○第号

．．（機関等主任文書管理者）情報本部長殿

（文書管理者） ○○部長又は○○通信所長

○○（部等名）における文書管理担当者について（報告）標記について、次のとおり指定したので、情報本部文書管理規則（平成２３年情報本部達第５号）第４条第４項の規定に基づき報告する。

部等名役職等指定年月日備考

備考文書管理担当者の指定は、役職名により行うものとし、役職名によることができないときは氏名により行うものとする。

保存期間：３年

別紙様式第２（第１０条関係）

備考

配布

受領印

配布先

秘密

区分

部数

件名

発簡者

発簡年月日

発簡番号

受付年月日

受付番号

文書受付簿

別紙様式第３（第１０条関係）

受領印

宛先

証明番号

種別

発簡者名

受付年月日

受付番号

特殊郵便物受付簿

別紙様式第４（第１０条関係）

受領印

宛先

秘密区分

発簡番号・発簡年月日

緩急区分

発簡者名

受付年月日

受付番号

電報受付簿

別紙様式第５（第１０条関係）

備考

起案

保存期間

秘密区分

件名

発簡者名

宛先

発簡年月日

発簡番号

文書発簡簿

別紙様式第６（第１０条関係）

郵便切手受払簿（年月日から年月日まで）

「円切手」

年月日摘要主管課種別使用枚数切手枚数

検印受払残

別紙様式第７（第１４条関係）

文書管理情報

文書管理者：一元的な管理に責任を有する者：分類番号：作成年月日：取得年月日：保存期間：保存期間満了日：


区分：（個）（法）（国）（公）（審）（事）理由：

本紙を含め：枚・冊配布先：

情報本部

緩急区分大至急至急普通保存期間３０年１０年５年

３年１年１年未満

起案日年月日発簡番号第号

取扱区分特定秘密・秘・注意・部内限り・普通発簡年月日年月日

件

名

標記について、案のとおりしてよろしいか伺う。

別添のとおり供覧する。

決

裁

本部長副本部長情報官情報保全官情報評価官部長課長監査・監察官専決

審

査

総務課長文書班長文書係長

合

議

情報官（）総務部長課長

情報官（）計画部長課長

情報官（）分析部長課長

情報官（）統合情報部長課長

情報保全官画像・地理部長課長

情報評価官電波部長監査・監察官

主

管

部長課長監査・監察官室・班長

起

案

者

課監査・監察官付室・班

○印

電話

決裁済

認印

別紙様式第８（第１４条関係）

文書管理情報

文書管理者：一元的な管理に責任を有する者：分類番号：作成年月日：取得年月日：保存期間：保存期間満了日：


区分：（個）（法）（国）（公）（審）（事）理由：

本紙を含め：枚・冊配布先：

情報本部

緩急区分大至急至急普通保存期間３０年１０年５年

３年１年１年未満

起案日年月日発簡番号第号

取扱区分特定秘密・秘・注意・部内限り・普通発簡年月日年月日

件

名

標記について、案のとおりしてよろしいか伺う。

別添のとおり供覧する。

決

裁所長

審

査

文書担当課長等

合

議

主

管

起

案

者

○印

電話

決裁済

認印

別紙様式第９（第１４条関係）

情報本部

（）

別紙様式第１０（第１６条関係）

同時合議票

件

名

起

案

課長監査・監察官室・班長

起

案

者

．．

課監査・監察官付室・班長

○印

電話

合

議

先

期限．．まで

（起案理由等）

合

議

課長監査・監察官室・班長

（所見等）

別紙様式第１１（第２５条関係）

送付書番号第号

送付書

宛先殿

発簡番号月日取扱区分部数発簡番号月日取扱区分部数

上記の文書を送付した。年月日

情報本部文書担当課等

送付書番号第号

受領書

殿

発簡番号月日取扱区分件名部数

他件

上記の文書を受領した。年月日

所属階級・級氏名印

別紙様式第１２（第２８条関係）

標準文書保存期間基準（保存期間表）

文書管理者：○○部長又は○○通信所長

（年月日から適用） ①事項

②業務の区分

③行政文書の類型

④具体例

⑤大分類

⑥中分類

⑦小分類（行政文書ファイルの名称）

⑧保存期間

⑨訓令別表第２該当項

⑩保存期間終了時の措置

備考

１文書管理者は、保存期間表の作成に当たっては、別表第３又は訓令別表第１及び

別表第２を用い、又は参酌して、行政文書ファイル等が存在する所掌事務が読み

込めるよう定めるものとする。

２前項の保存期間表の作成に当たって、別表第３又は訓令別表第１及び別表第２を

直接適用できない場合は、これらの表を参酌しつつ、「①事項」の欄から「⑩保存

期間終了時の措置」の欄までを文書管理者が定めて、記載するものとする。

３「①事項」の欄及び「②業務の区分」の欄についての記載は、別表第３又は訓令

別表第１の該当項を記載することをもって代えることができる。

４「⑩保存期間終了時の措置」の欄は、「⑨訓令別表第２該当項」の欄の記載に応

じ、移管又は廃棄の別を記載する。

別紙様式第１３（第３５条関係）

発簡番号

年月日

（機関等副主任文書管理者）

総務部長殿

（文書管理者）

○○部長又は○○通信所長

（公印省略）

文書管理者引継報告書について（報告）

平成２３年情報本部達第５号第３５条の規定に基づき、○○部又は○○通信所の文書管

理に係る事務を引き継いだので、報告する。

記

引継項目異状の有無備考

直近の文書管理状況の点検結果

直近の文書管理状況の監査結果

行政文書ファイル管理簿

行政文書保存期間基準

行政文書ファイル等登録済み ○件

登録予定 ○件（別紙）

その他の引継項目

例：公文書管理法施行前の行政文書の新制度への移行状況

前任者

（氏名）

年月日

後任者（氏名）印

Documents

防衛省における文書の形式に関する訓令（昭和38年 …...うち、当該通信所における第11条に規定する接受、第18条に規定する文書の審査、