기록물관리 운영규정

충주시시설관리공단 기록물관리 운영규정

(제 정) 2017. 7.14. 규정 제32호

제1장 총 칙

제1조(목적) 이 규정은 「공공기록물 관리에 관한 법률」(이하“공공기

록물법”이라 한다)에 따라 충주시시설관리공단(이하“공단”이라 한다)의 기록물관리에 관하여 필요한 사항을 정함을 목적으로 한다.

제2조(적용범위) 공단의 기록물관리에 관하여 다른 법령 또는 관계 내

규 등에서 특별히 정함이 있는 경우를 제외하고는 이 규정이 정하는

바에 따른다.

제3조(정의) 이 내규에 사용하는 용어의 뜻은 다음과 같다.1. “기록물”이란 공단이 업무와 관련하여 생산하거나 접수한 문서,도서, 대장, 카드, 도면, 시청각물, 전자문서 등 모든 형태의 기록

정보 자료와 행정박물을 말한다.2. “기록물관리”란 기록물의 생산, 분류, 정리, 이관, 수집, 평가, 폐

기, 보존, 공개, 활용 및 이에 부수되는 모든 업무를 말한다.3. “기록물관리부서”란 기록물을 체계적으로 보존·관리하고, 효율 적

인 활용을 위하여 필요한 서고공간, 열람공간, 사무공간, 작업공

간, 보존시설 및 장비, 기록물관리시스템, 기록물관리 전문요원 및

전문인력 등을 모두 갖춘 기구를 말한다.4. “처리부서”란 기록물을 생산 또는 접수하는 부서를 말한다.5. “전자기록생산시스템”이란 전자문서의 생산 및 전자·비전자 기

록물 등을 처리하는 전자문서시스템 등을 말한다.6. “비치기록물”이란 카드·도면·대장 등과 같이 주로 사람·물품 또는

권리관계 등에 관한 사항의 관리나 확인 등에 수시로 사용되 어

「행정업무의 효율적 운영에 관한 규정」 제3조 제4조에 따라 처

리부서에서 계속 비치·활용하여야 하는 기록물을 말한다.7. “기록물철”이란 기록물관리의 기본단위로서 단위업무의 범위 안

에서 관련 기록물을 편철한 1개 이상의 묶음을 말한다.8. “단위업무”란 정부기능분류체계의 소기능을 유사성, 독자성 등

을 고려하여 영역별, 절차별로 세분한 업무를 말한다.

9. “자료실”이란 처리부서에서 자체적으로 기록물을 보관·보존하 는

서고 및 열람공간 등을 말한다.

제4조(기록물관리의 원칙) 기록물은 생산부터 활용까지 모든 과정에

걸쳐 진본성, 무결성, 신뢰성 및 이용가능성이 보장될 수 있도록 관

리되어야 한다.

제2장 기록물관리부서 설치 및 전문요원 배치

제5조(기록물관리부서의 설치) ① 기록물관리부서는 경영지원실에 설

치하고 경영지원실장이 기록물관리부서장이 되며, 업무의 특수성 등

을 고려하여 처리부서에 자료실을 둘 수 있다.② 기록물관리부서는 다음 각 호의 업무를 수행한다.1. 기록물관리에 관한 기본계획의 수립·시행

2. 기록물 수집·관리 및 활용

3. 기록물기준표의 관리

4. 기록물평가심의회 운영 및 기록물폐기 관리

5. 기록물 서고 관리

6. 기록물 점검 및 실태조사

7. 처리부서의 기록물관리에 대한 지도·감독 및 지원

8. 보존가치 높은 비전자기록물의 전자화

9. 정보공개 접수창구

10. 그 밖의 기록물관리에 관한 사항

③ 제2항 각 호의 업무에 관한 세부업무분장은 기록물관리부서의

장이 정한다.

제3장 기록물의 관리

제6조(기록물분류기준표) 기록물관리부서의 장은 기록물분류기준표를

작성·운영하여 모든 기록물이 기록물분류기준표에 따라 분류 및 보

존기간이 책정될 수 있도록 하여야 한다.

제7조(책임자 지정) 기록물관리 업무를 효율적으로 수행하기 위하여

처리부서장은 기록물관리책임자를 지정하여 부서 내 기록물관리 업

무를 수행하도록 하여야 한다.

제8조(기록물의 생산) 효율적이고 책임있는 업무수행을 위하여 입안단

계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생

산·관리되어야 한다.

제9조(기록물의 등록) ① 기록물을 생산 또는 접수한 때에는 전자기록

생산시스템을 통하여 생산 또는 접수 등록번호가 부여·등록되도록

하여야 하며, 해당 등록정보를 전자적으로 생산·관리하여야 한다.② 비전자적으로 생산 또는 접수한 기록물은 전자적으로 등록되어

관리하여야 한다.

제10조(기록물의 분류) 기록물은 기록물분류기준표에 따라 처리부서·단위업무별로 분류하여 관리하여야 한다.

제11조(기록물의 정리) 처리부서장은 전년도에 생산을 완결한 기록물

에 대하여 공개여부·접근권한 재분류, 분류·편철·확정 등 기록물의

정리를 실시하여 그 결과를 매년 1월말까지 기록물담당부서에 통보

하고, 기록물담당부서장은 이를 기록물 및 기록물철 등록정보에 반

영하여야 한다.

제12조(기록물의 이관) 처리부서장은 생산 완결되어 보존기간 기산일

로부터 2년 범위 이내인 기록물 및 비치기간이 만료된 기록물을 기

록관에 이관하여야 한다.

제13조(기록물의 보존) 기록물은 기록물 형태, 처리부서별, 보존기간

등을 구분하여 보존서고에 배치하여야 한다. 다만, 기록물의 서고배

치에 대한 구체적인 배열방식 등은 기록물관리부서장이 정한다.

제14조(기록물의 점검) 기록관의 장은 기록물이 정기적으로 점검될 수

있도록 기록물점검 계획서를 작성하고, 이에 따라 기록물을 점검하

여야 한다.

제15조(기록물의 평가 및 폐기) 기록물의 평가 및 폐기는 처리부서의

의견조회, 전문요원의 심사, 기록물평가심의회의 심의를 거쳐야 한

다.

제4장 기록물평가심의회

제16조(기록물평가심의회의 구성) ① 기록물 평가 및 폐기를 심의하기

위하여 기록물평가심의회(이하“심의회”라 한다)를 다음과 같이 구성

한다.② 심의회는 위원장 1명을 포함하여 5명 이내의 위원으로 구성하되,2인 이상의 전문위원을 포함하도록 한다.③ 심의회 위원장은 기록물관리부서의 장으로 하고, 전문위원은 다

음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자로 구성한다.1. 역사학, 문헌정보학, 기록관리학 등 전공자로 기록물 평가와 관련

하여 지식과 경험이 풍부한 자

2. 타기관의 전문요원으로 실무경력이 있는 자

3. 공단 3급 이상 또는 공무원 5급 이상으로 퇴직한 자

4. 기타 기록물 관련 경험이 풍부한 자

④ 전문위원의 임기는 2년으로 하되 1차에 한하여 연임할 수 있다

⑤ 심의회 사무를 처리하기 위하여 간사 1명을 두되, 간사는 전문요

원으로 한다.

제17조(심의회의 기능) 심의회는 다음 각 호의 사항을 심의‧의결한다.1. 보존기간 경과 기록물의 보존기간 재책정, 폐기, 보류에 관한 사

항

2. 그 밖의 기록물의 관리와 관련하여 총괄부서의 장이 요청한 사항

제18조(심의회의 운영) ① 심의회는 위원장이 필요하다고 인정하는 경

우에 소집한다.② 심의회의 회의는 위원장을 포함한 재적위원 과반수의 출석과 출

석위원 과반수의 찬성으로 의결하며, 가부동수인 경우 부결된 것으

로 본다.③ 민간위원이 부득이한 사유로 참석할 수 없는 경우 서면으로 의

견을 제출할 수 있다. 이 경우 해당위원은 참석한 것으로 본다.④ 간사는 심의회의 사무처리와 기록물평가심의서 및 회의록을 작

성‧관리해야 한다.⑤ 심의회 위원은 기록물 평가업무와 관련하여 알게 된 사항이나

비밀을 사적인 이익을 위하여 이용하거나 누설하여서는 아니 된다.⑥ 기록물관리부서의 장은 위촉된 민간위원에 대하여 심의회 개최

시 예산의 범위 내에서 수당, 여비, 그 밖에 필요한 경비를 지급할

수 있다.

제5장 기록물의 대출 및 열람

제19조(열람시간) 보존서고의 열람시간은 당일 근무시간의 시작 시부

터 종료 시까지로 한다. 다만, 기록물관리부서의 장이 필요하다고 인

정하는 경우 이를 연장·단축 또는 변경하여 운영할 수 있다.

제20조(열람 및 대출의 자격) ① 보존서고의 기록물을 열람 및 대출할

수 있는 자의 자격은 다음 각 호와 같다.1. 공단 임직원

2. 기타 열람 및 대출이 필요하다고 기록물관리부서의 장이 인정한

경우

② 제1항 제2호의 경우 기록물담당부서 밖으로의 대출은 금지한다.

제21조(열람 준수사항) ① 열람은 보존서고 안에서 하여야 하며, 다음

각 호에 해당하는 행위를 하여서는 아니 된다.1. 기록물의 훼손 또는 파기하는 행위

2. 무단으로 서고 밖으로 반출하는 행위

3. 서고 시설의 훼손 또는 파괴하는 행위

4. 그 밖에 다른 사람의 열람에 방해가 되는 행위

② 보존서고의 시설을 이용하고자 하는 경우에는 기록물 열람대장

에 필요한 사항을 기재하도록 한다.③ 기록물을 열람하는 자는 담당 직원의 지시에 따라야 한다.

제22조(대출의 한도 및 기간) 보존서고의 기록물 대출은 다음 각 호의

사항에 따른다.1. 대출은 근무시간 이내에 함을 원칙으로 한다.2. 기록물의 대출기간은 대출일을 포함하여 7일 이내로 하며 공휴일

은 산입한다. 다만, 특별한 사유가 인정되는 경우에는 기간을 연장

할 수 있다.3. 기록물을 대출하고자하는 자는 기록물 대출대장을 작성하여야 한

다.4. 기록물관리부서의 장은 제2호의 규정에도 불구하고 기록물의 보

존 상태나 성격에 따라 대출의 범위와 조건을 달리할 수 있다.

제23조(열람·대출의 제한) 다음 각 호에 해당하는 경우 기록물의 열람

및 대출을 제한할 수 있다.1. 비밀 및 비공개가 해제되지 않은 기록물을 열람·대출하고자 하

는 경우

2. 당해 기록물과 관련이 없는 자가 열람·대출하고자 하는 경우

3. 다른 법령에서 기록물의 열람 또는 대출을 제한하고 있는 경우

4. 기타 기록물의 열람 및 대출로 인하여 타인에게 손해를 끼치거나

정상적인 행정업무의 추진이 곤란하다고 인정되는 경우

5. 홈페이지 및 정기간행물 등 이미 공개되어 활용되고 있는 기록물

6. 망실 또는 파손되기 쉬운 기록물인 경우

7. 그 밖에 기록물의 성질상 대출이 부적합하다고 인정되는 경우

제24조(대출 기록물의 전대금지) 누구든지 대출받은 기록물을 타인이

나 다른 기관에 전대할 수 없다.

제25조(대출 기록물의 반납) ① 기록물을 대출받은 자는 정해진 기간

내에 기록물을 반납하여야 하며, 대출 기간의 연장이 필요한 경우에

는 사전에 연장신청을 하여야 하며, 이를 이행하지 않을 경우에는

추가 대출을 금지할 수 있다.② 다음 각 호의 사유가 발생한 경우에는 정해진 기간 전이라도 지

체없이 대출 기록물을 반납해야 한다.1. 휴직, 정직 또는 퇴직 시

2. 그 밖에 기록물담당부서의 장이 대출기간 전 반납을 요구하는 경우

부 칙

이 규정은 공포한 날부터 시행한다.

【별표 1】

등록번호 표시방법

1. 생산등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의기록물

나. 사진․필름․테이프․디스켓 등 소형규격의 기록물

등록번호↑

2.5㎝↓

↑1.5㎝↓

등록

(등록번호)등록일자

(등록일자)처리부서 ←---------- 3.5㎝ ----------→←---------- 5㎝ ----------→

2. 접수등록번호

가. 문서․카드류․도면류 등 보통규격 이상의기록물

나. 사진․필름․테이프․디스켓 등 소형 규격의 기록물

접수번호↑

2.5㎝↓

↑1.5㎝↓

접수

(접수번호)접수일시

(접수일시)처리부서

←--------- 3.5㎝ ----------→←---------------- 5㎝ ----------------→

【별표 2】

기록물철 표지

↑ㅣ

9㎝ㅣㅣ↓

5㎝←ㅡㅡㅡㅡㅡ→

처리부서코드 - 단위업무번호- 연도별일련번호

기록물철 제목

시작년도 - 끝년도

처리부서

11㎝×5㎝

210mm×297mm (보존용지 1, 2종 70g/m2)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

【별표 3】

진행문서파일

1호 파일(판지파일) (단위 : cm)

2호 파일(플라스틱파일) (단위 : cm)

파일 안쪽면 (단위 : cm)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어 사용할

수 있음.

【별표 4】

보존용 표지

210m×297m(중성지-무늬지 200g/㎡)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

【별표 5】

보존상자의 규격

사시도

(중성판지 800g/m2이상, 두께 1㎜ 이상)

비 고 : A4 외의 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을

만들어 사용할 수 있음.

【별표 6】

보존상자표지

↑｜｜｜｜｜｜｜｜

7.5㎝｜｜｜｜｜｜｜｜↓

상자번호↑

1.5㎝↓

생산연도↑

1.5㎝↓

처리부서↑

1.5㎝↓

업 무 명

↑｜

3.0㎝｜↓

←---- 3㎝ ----→ ←-------- 6㎝ --------→

【별표 7】

카드류 보존봉투

비 고 : A4외 규격의 진행문서파일은 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들

어 사용할 수 있음.

【별표 8】

도면류 보존봉투

[참조] ① 무명실이 부착된 고정 고리

② 중성용지 200g/㎡의 덮개

③ 이동용 종이 손잡이

비고 : A4 외의 규격의 보존봉투는 동일 비율로 축소 또는 확대한 규격을 만들어

사용할 수 있음.

【별표 9】

사진․필름류 보존봉투

분류번호표시 ③

① [앞면] [뒷면]

② (중성지 150g/㎡)

사진․필름크기별 봉투 규격 [ 단위 : cm ]

사진․필름 종류 세로① 가로② 덮개③

5″× 7″이하 사진원판, 35mm, 120mm 필름

15 21 13

8″× 10″이하 사진 27 22 4

8″× 10″이상 사진 동일재질로 크기에 맞추어 제작함

【별표 10】

테이프․디스크․디스켓류의 분류번호 표시방법

가. 일반규격 나. 소형규격

↑｜｜｜

2.5㎝｜｜｜↓

분류번호↑｜1.5㎝｜↓

분

류

(분류번호)

생산연도 (생산연도)

처리부서←------- 3.5㎝ -------→

←---------- 5㎝ ----------→

【별표 11】

기록물 공개여부 구분번호

구분번호

대 상 기 록 물 분 류 근 거

1법률 또는 명령에 의하여 비밀로 유지되거나 비공개사항으로

규정된 정보

공공기관의정보공개에관한법률

제9조 제1항제1호

2공개될 경우 국가안보․국방․통일․외교관계 등 국익을 해할 우려

가 있는 정보위 법률 제9조제1항제2호

3공개될 경우 국민의 생명․신체․재산 등 공공 안전 및 이익을 해

할 우려가 있는 정보위 법률 제9조제1항제3호

4

수사․재판․범죄예방 등의 관련정보로서 공개될 경우 직무수행이

곤란하거나 형사피고인의 공정한 재판받을 권리를 침해할 우

려가 있는 정보

위 법률 제9조제1항제4호

5

감사․감독․검사․시험․규제․입찰계약․기술개발․인사관리․의사결정 또

는 내부검토과정에 있는 사항으로서 공개될 경우 업무수행 등

에 지장을 초래할 우려가 있는 정보

위 법률 제9조제1항제5호

6이름․주민등록번호 등에 의해 특정인을 식별할 수 있는 개인에

관한 정보위 법률 제9조제1항제6호

7법인․단체 또는 개인의 영업상 비밀에 관한 정보로서 공개될

경우 법인 등의 정당한 이익을 해할 우려가 있는 정보위 법률 제9조제1항제7호

8공개될 경우 부동산투기․매점매석 등으로 특정인에게 이익 또

는 불이익을 줄 우려가 있는 정보위 법률 제9조제1항제8호

【별표 12】

보존매체의 종류와 규격

종 류 마이크로필름 광디스크

규 격 한국산업규격(KS)을 만족하는 안전필름

한국산업규격(KS) 또는 국제규격을 만족하는기판

【별표 13】

광디스크․마이크로필름 표지

1. 전면 또는 윗부분 2. 후면 또는 아랫부분

제작번호↑｜｜2.5㎝｜｜↓

관리번호 ↑1.5㎝↓보관위치제작일자

←----------5㎝---------→제작부서

←----------5㎝ ---------→

【별표 14】

마이크로필름의 촬영표시

시 작

20 . .

마이크로필름 촬영부서

촬영증명서

이 마이크로필름은

원본기록물로부터 정사

촬영한 것임을 증명함.

20 . .

마이크로필름 촬영부서

촬 영 끝

【별표 15】

보존기록물 점검주기

구 분 정수점검 상태점검

종이기록물

상태평가 1등급 2년 30년

상태평가 2등급 2년 15년

상태평가 3등급 2년 10년

시청각기록물

영화필름 2년 2년

오디오․비디오 2년 3년

사진․필름 2년 10년

전자기록물 보존매체 2년 5년

행정박물

금속, 석재,플라스틱 재질 2년 30년

종이, 목재, 섬유재질 2년 10년

【별표 16】

30년 이상 보존기록물의 기록재료

구 분 재 료 기 준 비 고

1. 종 이

- 문서의 작성은 한지류 및 보존용지

1종인 보존복사용지, 보존백상지, 보존

아트지로 작성

- 문서의 보관은 보존용 판지로 제작된

장기보존용 표지 또는 보관용기에 보관

- 보존용지 1종 규격

화학펄프 100퍼센트, pH 7.5 이상,

탄산칼슘 2퍼센트 이상

- 보존용 판지 규격

pH 7.5 이상, 탄산칼슘 3퍼센트 이상

2. 잉 크- 먹, 탄소형․안료형 잉크, 보존용 잉크

사용

- pH 7.0 이상, 내광성 4호 이상, 산․알칼리

용액(표백제 포함)에 무변화

3. 필기구- 사무용프린터용 토너, 탄소형 싸인펜,

흑색 안료형 필기구류 및 보존용 필기구류

- pH 7.0 이상, 내광성 4호 이상,

산․알칼리용액(표백제 포함)에 무변화

【별지 제1호 서식】

기록물 등록대장

(처리부서 코드 : 연도 : )

기본등록사항

등록구분

생 산(접수)

등록일자

생 산(접수)등록번호

붙임번호 제목 쪽

수결재권자

기안자(업무담당자)

시행*일자

수신자*(발신자)

관리부서배부번호

생산기관등록번호

전자기록물여부

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬

분류등록사항 시청각기록물추가등록사항분류번호

특수기록물*

공개여부

공개제한부분표시*

특수목록* 내용요약 기록물

형태*⑭ ⑮ ⑯ ⑰ ⑱ ⑲ ⑳

비고 : * 표시는 동일건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임

〈 기입요령 〉① 등록구분 : 기록물의 등록종류 (1. 일반문서류 생산․발송 2. 일반문서류 접수 3. 도면류 생산․발송 4. 도면류

접수 5. 사진․필름류 6. 녹음․동영상류 7. 카드류 생산․접수 8. 카드류 이첩발송 9. 회의록 10. 간행물)를선택하여 기입한다. 붙임물이 본문과 형태 또는 종류가 상이(예 : 본문은 전자문서로 작성되었으나 붙임물은 전자문서가 아닌 경우, 일반문서에 도면, 카드, 시청각기록물 등과 같은 기록물이 붙임물로 되어 있는 경우 등)하여, 본문에서 분리하여 별도의 등록관리가 필요한 경우에는 붙임등록 해당여부를 추가로 선택하여 기입한다.

② 생산(접수)등록일자 : 생산 또는 접수 기록물의 등록 일자를 기입한다(예 : 2005.1.1.).다만, 민원 문서 등시․분까지 기입이 필요한 경우에는 시․분까지 기입한다(예 : 2005.1.1, 14:00).

③ 생산(접수)등록번호 : 처리부서코드와 연도별 일련번호를 기입한다(홍보실 예 : 1003008-1).다만,외관상 처리부서를 바로 알 수 있도록 처리부서명과 연도별 일련번호가 동시에 연계되도록 하여야 한다(예: 홍보실-1).※ 카드류는 등록번호를 부여한 후, 이를 해당 카드류에 반드시 연필로 표기한다. 생산한 카드류를 이첩하는 경우에는 시행일자와 수신자란에 이첩발송일과 받은 기관명을 기입하여야 한다. 다른 기관에서 이첩 받는 경우에는 이전 기관에서 표시한 생산등록번호를 지우고, 접수 기관의 접수등록번호를 표기하여 관리한다.

④ 붙임번호 : 붙임물이 본문과 형태 또는 종류가 상이하여 본문에서 분리하여 별도의 등록관리가필요한 경우에 붙임물 분리등록의 방법을 사용하여 본문의 생산․접수등록번호에 붙임일련번호를 추가한 번호를 기입한다(예 : 1003008-1-1).

⑤ 제목 : 기록물의 제목을 기입한다. 다만, 붙임등록의 경우에는 본문에 기재되어 있는 붙임제목을 기입한다.⑥ 쪽수 : 기록물의 총 쪽수(분리 등록하는 붙임물이 있는 경우를 제외하고, 붙임물의 쪽수까지 포함된 총 쪽수)를

기입하며, 사진․필름류는 총 매수를 기입하지 않고, 녹음․동영상류 시청각기록물은 수록된 분량을 시간(분 단위)으로 환산하여 기입한다(예 : 녹음테이프가 10분짜리 분량일 경우 “10분”으로 기입).

⑦ 결재권자 : 결재권자의 직위(직급)명칭을 기입한다.⑧ 기안자(업무담당자) : 생산문서의 경우에는 기안자의 성명을, 접수문서의 경우에는 해당 업무담당자의 성명을 기

입한다.⑨ 시행일자 : 기록물의 시행일자를 기입한다(예 : 2005.1.1.).⑩ 수신자(발신자) : 독임제 행정기관의 권한인 경우에는 당해 행정기관의 장의 직위를, 합의제 기관의 권한인 경우

에는 당해 기관의 명칭을, 합의제 기관의 장의 권한인 경우에는 당해 기관의 장의 직위를 기입한다.⑪ 관리부서 배부번호 : 관리부서에서 접수하여 배부한 경우에는 관리부서의 기록물배부대장에 기재된 해당 기록물

의 배부번호를 기입한다.⑫ 생산기관 등록번호: 접수된 기록물에 표기되어 있는 생산기관에서 부여한 등록번호를 기입한다.⑬ 전자기록물여부: 해당 기록물의 전자기록여부를 전자, 비전자 중 하나를 선택하여 기입한다.⑭ 분류번호 : 해당 기록물을 편철할 기록물철의 분류번호(처리부서코드＋단위업무코드＋연도별 기록

물철 등록연번)를 선택하여 기입한다.※ 기록물등록대장에 분류번호를 선택․기입하기 위하여는 기록물철이 먼저 기록물철등록부에 등록되어 있어야 한다.⑮ 특수기록물 : 비밀기록물, 개별관리기록물, 저작권보호기록물, 특수규격기록물의 해당여부를 선택하여 기입하며,

2가지 이상에 해당되는 경우에는 복수로 선택하여 기입해야 한다.⑯ 공개여부 : 공개, 부분공개, 비공개 중 하나를 선택하여 기입하되, 부분공개 또는 비공개의 경우에는 “부분공개(

)” 또는 “비공개( )”로 표시하여 괄호 안에 별표10의2에 따라 비공개 대상정보의 구분번호를 선택하여 기입한다. 2가지 이상에 해당하는 경우에는 복수로 선택하여 기입하여야 한다.

⑰ 공개제한부분표시 : 부분공개기록물로 선택된 기록물은 반드시 공개가 제한되어야 할 부분의 범위를 기입한다.(예 : 3쪽부터 4쪽까지만 비공개일 경우 3-4)

⑱ 특수목록 : 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우에는 지정된 항목의 목록을 기입한다.※ 사진․필름류, 녹음․동영상류 기록물의 경우에는 다음과 같은 사항을 추가로 기입한다.

⑲ 내용요약 : 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 촬영일시, 촬영장소와 내용에 대한 간단한 설명을 기입하고,사진상 주요인물의 성명과 직위, 위치정보(예 : “앞열 좌측에서 4번째”, “두번째 줄의 중앙”, “맨뒷줄 왼쪽에서 3번째”)를 기입한다. 녹음․동영상류 시청각기록물의 경우에는 녹음 또는 촬영일시와 수록내용을 요약하여 기입하되, 내용 중에 등장하는 주요인물의 성명, 직위와 위치 정보를 반드시 기입한다.

⑳ 기록물형태 : 사진․필름류 시청각기록물의 경우에는 사진, 필름, 슬라이드 중 해당 사항을 선택하여 기입하되,2종 이상인 경우(예 : 사진과 필름이 모두 있는 경우)에는 해당 항목을 모두 복수로 선택하여 기입한다. 녹음․동영상류 시청각기록물의 경우에는 녹음테이프카세트, 녹음테이프 릴, 녹음테이프 카트리지, 음반SP, 음반LP,음반CD, 음반LD, 음반DAT 등 중에서 하나를 선택하여 기입한다.

【별지 제2호 서식】

기록물 배부대장

(처리부서 코드 : 연도 : )

접수사항 배부사항

배부번호 접수일자 생산기관등록번호 제목 배부일자 받은부서명 인수자

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦

〈기입요령〉① 배부번호 : 배부번호(접수단위기관코드+접수년도+일련번호)중의 일련번호를 기입한다.② 접수일자 : 관리부서에서 해당 기록물을 접수한 일자를 기입한다(예 : 2005.1.1.). 다만, 민원문서 등 시․분까

지 기입이 필요한 경우에는 시․분까지 기입한다(예 : 2005.1.1. 14:00).③ 생산기관 등록번호 : 접수된 기록물에 표시되어 있는 생산기관에서 부여한 생산등록번호를 기입한다.④ 제목 : 접수한 기록물의 제목을 기입한다.⑤ 배부일자 : 해당 기록물을 처리부서로 배부한 일자를 기입한다.⑥ 받은 부서명 : 해당 기록물을 받은 처리부서명을 기입한다.⑦ 인수자 : 해당 기록물을 인수한 사람의 성명을 기입한다.

【별지 제3호 서식】

기록물철 등록부

(처리부서 코드 : 연도 : )

기 본 등 록 사 항 보 존 분 류 사 항

단위업무코드

생산연도

기록물철등록연 번

기록물철

제목

특수*목록

기록물형 태

종료연도

보존기간

보존방법

보존장소

비치종결일자

비치사유

업 무담당자

① ② ③ ④ ⑤ ⑥ ⑦ ⑧ ⑨ ⑩ ⑪ ⑫ ⑬

비고 : * 표시는 동일건에 대하여 2건 이상 복수등록이 가능한 항목임

〈기입요령〉기록물철을 등록할 경우에는 다음과 같이 기입한다.① 단위업무코드 : 해당 기록물철의 단위업무코드를 선택하여 기입한다.② 생산연도 : 해당 기록물철의 생산연도를 기입한다.③ 기록물철 등록연번 : 처리부서의 단위업무별 기록물철의 등록연번을 기입한다. 기록물철을 분리 편철하여 등록할

경우에는 동일한 등록연번을 부여하고 권 호수를 추가로 표기하여야 한다. 권 호수의 표기는 등록번호 뒤에 ( )안에 추가하고 ( )안에 권 호수를 기입한다.

④ 기록물철 제목 : 기록물철의 제목을 기입한다.⑤ 특수목록 : 기록물분류기준표에 특수목록이 지정되어 있는 경우(다만, 특수목록 위치가 사안단위로 지정되어 있는

경우에만 해당)에는 해당 목록을 기입한다.⑥ 기록물 형태 : 일반문서, 도면류, 사진․필름류 시청각기록물, 녹음․동영상류 시청각기록물, 카드류중에서 하나를

선택하여 기입한다.⑦ 종료년도 : 해당 기록물철의 사안처리가 종료된 연도를 기입한다.⑧ 보존기간 : 영구․준영구․30년․10년․5년․3년․1년 중에서 하나를 선택하여 기입한다.⑨ 보존방법 : 원본과 보존매체를 함께 보존하는 방법 ․원본은 폐기하고 보존매체만 보존하는 방법 ․원본을 그대로

보존하는 방법 중에서 하나를 선택하여 기입한다.⑩ 보존장소 : 기록관 등을 선택하여 기입한다.⑪ 비치종결일자 : 처리부서 내에서의 비치 종결일자를 기입한다.⑫ 비치사유 : 비치사유를 기입한다.⑬ 업무담당자 : 해당 기록물철의 업무담당자 성명을 기입한다.

【별지 제4호 서식】

색 인 목 록

1. 일반문서류

기록물철 제목

분류번호 : (생산년도 : )

일련번호

일 자 등록번호 제 목 보낸 기관 받은 기관 쪽표시 전자문서여 부 비 고

2. 도면․카드류

도면․카드 종류명

분류번호 : (생산년도 : )

일 련번 호

등록번호 제 목 쪽표시 전자문서여 부 비 고

3. 시청각기록물(사진․필름류)기록물철 제촉

분류번호 : (생산년도 : )

일 련번 호

등록번호 제 목 사진 설명 사진 형태 비 고

4. 시청각기록물(오디오․영화․비디오류)기록물철 제촉

분류번호 : (생산년도 : )

일 련번 호

등록번호 제 목 내 용 요 약 비 고

【별지 제5호 서식】

기록물분류기준표

처리부서코드

기능분류번호 보존분류기준 검색어 지정기준

대기능

중기능

소기능

단위업무

보존기간

보존방법

보존장소

비치기록물여 부

비치기록물

이관시기

특수목록위치

제1특수목 록

제2특수목 록

제3특수목 록

【별지 제6호 서식】

기록물분류기준표 변경신청서

1. 직제개정 등으로 단위업무의 소관부서만을 변경하는 경우

(변경기준일 : )

변 경 전이관받은 처리부서코드 변 경 사 유

처리부서코드 단위업무번호

비고 : 업무를 이관 받은 부서에서 작성한다.

2. 단위업무를 폐지하는 경우

(변경기준일 : )

폐지대상업무폐 지 사 유

처리부서코드 단위업무번호

3. 단위업무를 신설하는 경우

(신설기준일 : )

처리부서코드

신설된단위업무명

비밀의 경우단위업무가명

(단위업무설명)

보존기간

행정업무 참고기간 ( )증빙자료 유효기간 ( )관계법령 의무기간 ( )사료가치 보존기간 ( )보존기간 종합판단 ( )

(보존기간 책정사유)

보 존 방 법 보 존 장 소 비치기록물여부 비치기록물 이관시기

이관후 열람예상 빈도( ) 주요열람용도검색어

지정기준특수목록 위치 제1특수목록 제2특수목록 제3특수목록

4. 단위업무의 일부 항목의 내용을 수정하는 경우

(변경기준일 : )

처리부서코드 단위업무번호항 목 변 경 전 변 경 후 변경사유

단위업무 명칭단위업무 가명단위업무 설명보 존 기 간보 존 방 법보 존 장 소

비치기록물 여부비치기록물 이관시기

특수목록 위치제 1 특수목록제 2 특수목록제 3 특수목록

【별지 제7호 서식】

이 관 목 록

1. 기록물철 단위로 이관하는 기록물

처리부서 : 인계자 직

급 및 성명 :

이관연도 : 인수자 직

급 및 성명 :

기록물철분류번호

기록물철제 목

수 량기록물형태 비 고

건 수 쪽 수*

2. 개별관리 기록물(건)단위로 이관하는 기록물

처리부서 : 인계자 직

급 및 성명 :

이관연도 : 인수자 직

급 및 성명 :

등록번호 제 목 기록물

형 태 쪽수* 기록물철분류번호 공개구분 공개제한

쪽 표시 비 고

* 종이기록물의 경우에만 기재

【별지 제8호 서식】

기록물 이관시기 연장신청서

1. 기록물철의 이관을 연기하는 경우

처리부서명(처리부서코드) :

일 련번 호

기록물철분류번호

기록물철제 목 생산연도 이관희망

연 도 연장사유

2. 개별관리기록물의 이관을 연기하는 경우

처리부서명(처리부서코드) :

일 련번 호 등록번호 제 목 생산연도 이관희망

연 도 연장사유

【별지 제9호 서식】

광디스크 수록계획서

디스크번호 수록일자 수록량 전체파일크기 담당자 확인

분류번호 기 록 물 철 제 목 분 량 파일크기

【별지 제10호 서식】

마이크로필름 촬영계획서

필름번호 촬영일자 사용필름 필름규격 촬영자 확인

분류번호제 목

세 부 목 록 분량촬영 위치

검사결과 확인시작 끝

【별지 제11호 서식】

기록물 보존처리서

제 호 (처리구분 : 일자 : )

담당자 확 인

일 련번 호 분류번호 제 목 기록물

형 태 수량 비 고

【별지 제12호 서식】

기록물 점검계획서

1. 기록물 정수점검 계획서

정수점검 계획서

제 호 ( 기록물 형태 : )

점검일자 담당자 확 인

일련번호 서고번호 서가번호 구분

(상자/봉투)관리번호

시작관리번호

끝이상유무 조치사항

2. 기록물 상태점검 계획서

상태점검 계획서

가. 종이류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )점검일자 담당자 확 인

일련번호

서고번호

서가번호 관리번호

점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)

파손 잉크탈색

재질변색 건조화 재질

오염 산성화

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

나. 사진․필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )점검일자 담당자 확 인

일련번호

서고번호

서가번호

앨범번호 관리번호

점검내용 및 점검전 등급(점검후 등급)

재질 파손 감광유제층

긁힘구겨짐

재질오염 수침

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

다. 오디오류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )점검일자 담당자 확 인

일련번호

서고번호

서가번호

관리번호

점검내용 및 점검 전 등급(점검 후 등급)

재질칼라

수축변형

부스러짐

도포층파 괴

오디오신 호 잡음 파손 긁힘

구겨짐재질오염

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

라. 비디오․영화 필름류 기록물

제 호 ( 기록물 형태 : )

점검일자 담당자 확 인

일련번호

서고번호

서가번호

관리번호

점검내용 및 점검 전 등급(점검 후 등급)

재질칼라

수축변형

부스러짐

도포층파 괴 잡음 파

손긁 힘구겨짐

재질오염

오디오신 호

영 상신 호

제 어신 호

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

마. 행정박물류

제 호 ( 기록물 형태 : )

점검일자 담당자 확 인

일련번호

서고번호

서가번호

관리번호

점검내용 및 점검 전 등급(점검 후 등급)

재질 외관 변색 파손 재질 오염 그 밖에

( ) ( ) ( ) ( ) ( ) ( )

【별지 제13호 서식】

기록물(반출․열람) 의뢰서

등록번호등록일자결재일자공개구분

협조자

기록물(반출․열람)의뢰서

연번 서가번호 기록물철제목 기록물형태 수량 사유

【별지 제14호 서식】

기록물평가심의서

기록물철분류번호

생산연도

기록물철제 목

보존기간만료일

처리부서 기록물관리전문요원 심의회의 견처리의견 사유 평가의견 사유