ADVAN INC.

写 助 図面提供配信システム

－ 株式会社 アドバン －

２０１２／０4 改訂版

図面提供配信システム

Page1 図面提供配信システム／操作マニュアル

目次

１．「写助」のログイン ................................................... 2

１－１．インターネットアドレスを入力し、ログイン画面を表示 ......................................................... 2

１－２．弊社サポートより取得された、管理者ｉｄとパスワードを入力 .............................................. 2

２．初期設定 ........................................................... 3

３．マスタ設定 ......................................................... 4

３－１．グループマスタ（配信先グループ）の登録 .............................................................................. 4

３－２．協力会社マスタの登録.............................................................................................................. 5

例１：協力会社マスタ新規登録画面 ............................................................................................ 6

例２：協力会社マスタ修正画面 ................................................................................................... 6

３－３．メールテンプレートの登録 ...................................................................................................... 7

４．データ配信 ......................................................... 8

４－１．データのアップロード.............................................................................................................. 8

４－２．図面の送信先を指定 ............................................................................................................... 10

例１：同一グループ内の協力会社への送信 ............................................................................... 10

例２：２つ以上のグループ内の協力会社への送信 ..................................................................... 11

例３：マスターに登録されていない協力会社への送信 .............................................................. 11

例４：どのグループに登録されているかわからない協力会社へ送信 ......................................... 12

４－３．メールの送信 .......................................................................................................................... 13

４－４．送信済みの図面の中から他の送信先グループに図面を引用して送信 ..................................... 15

４－5．送信済みの物件に追加 ............................................................................................................ 17

４－6．送信済みの物件を再送信 ......................................................................................................... 19

５．配信データ削除 .................................................... 20

５－１．配信データの物件毎の削除 .................................................................................................... 20

５－２．配信データの図面毎の削除 .................................................................................................... 21

6．よくある質問 FAQ ................................................ 22

6－1．受信先にてメール受信時にメールの内容が化けてしまう。 ..................................................... 22

6－2．受信先にてメールサーバーの容量不足によりメールが送れない。 .......................................... 23

6－３．社内で協力会社マスタを共有したい。 .................................................................................... 25

図面提供配信システム

Page2 図面提供配信システム／操作マニュアル

１．「写助」のログイン

１－１．インターネットアドレスを入力し、ログイン画面を表示

http://advan1-jpn.sakura.ne.jp/zumen/knr_login.php

（お気に入りに登録、又は、ショートカットを作成すると便利です）

１－２．弊社サポートより取得された、管理者ｉｄとパスワードを入力

管理者ｉｄとパスワードを入力し、

「ログイン」をクリック。

管理者メニュー画面を表示。

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Page3 図面提供配信システム／操作マニュアル

２．初期設定

管理者メニュー画面より「メンテナンス」をクリック設定を変更

設定内容

・管理者名

・ログイン時の新たなパスワード

・送信元のアドレス（２個まで）

・物件ｉｄ番号に付く最初の２桁

（アルファベットか数値のみ）

・開封確認要求の設定

・協力会社への注意書き設定

上記を入力後、「更新」をクリック。

管理者メニューより「メンテナンス」

をクリック。

管理者情報メンテナンス画面を

表示。

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Page4 図面提供配信システム／操作マニュアル

３．マスタ設定

３－１．グループマスタ（配信先グループ）の登録

管理者メニューより「グループマスタ」

をクリック。

グループマスタ設定画面を表示。

※配信先をグループ分けする為に

マスタ登録します。

既存のグループ名を修正する

場合、グループ名は何も入れず、

「検索」をクリックし、グルー

プマスタ設定画面を表示。

新規グループ名を登録する場合、

グループ名を入力し、「新規登録」

をクリック。

既存のグループ名が表示され、

修正／削除をクリックし、貴社

の用途に合わせて設定。

修正後、「修正」をクリック。

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Page5 図面提供配信システム／操作マニュアル

３－２．協力会社マスタの登録

協力会社名・部署名・担当者・メールアドレスを入力後、属するグループに

チェックを付け、「新規登録」をクリックします。

（自分のアドレスを登録し、テストしてみる事をお勧めします。）

※次ページ例１参照

管理者メニューより「協力会社

マスタ」をクリック。

協力会社マスタ設定画面を表示。

既存の協力会社を修正する場合、

「検索」をクリックし、協力会社

マスタ設定画面を表示。

※次ページ例２参照

図面提供配信システム

Page6 図面提供配信システム／操作マニュアル

例１：協力会社マスタ新規登録画面

例２：協力会社マスタ修正画面

新規登録の際はこの画面に直接会社名、

部署名、担当者名、ﾒｰﾙｱﾄﾞﾚｽ、索引ｺｰﾄﾞ、

どのｸﾞﾙｰﾌﾟに属するかのﾁｪｯｸを付け「新規

登録」をｸﾘｯｸして下さい。

索引ｺｰﾄﾞは工種ｺｰﾄﾞ等の分類ｺｰﾄﾞかﾌﾘｶﾞﾅ

等を入力して下さい。

送信先設定の際、索引ｺｰﾄﾞの順に表示され

ます。

既存の協力会社マスタ一覧が表示

され、修正／削除をクリックし、

貴社の用途に合わせて設定。

既存の協力会社マスタ一修正画面が

表示され、貴社の用途に合わせて入

力し「修正」をクリック。

図面提供配信システム

Page7 図面提供配信システム／操作マニュアル

３－３．メールテンプレートの登録

貴社仕様の文書に合わせて入力し、「更新」をクリックします。

尚、[!bukken]には物件名、[!usr_name]には宛名が自動的に入ります。

管理者メニューより「メール

テンプレート」をクリック。

新しくテンプレートを作成す

る時は「追加」をクリック。

メールテンプレート設定画面

を表示。

書き出し・署名を入力。

図面情報 URL とｉｄとパスワードは

自動的に本文に表示。物件名と宛名は

置換文字の場所に表示。

上記を入力後、「更新」をクリック。

タイトルを入力。

このメールに対しての副題入力可能。

副題は協力会社には公開されません。

社内のメモ書きとしてお使いください。

（例：短納期用）

常に最初に表示されるテンプレート

にチェックを付けてください。

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Page8 図面提供配信システム／操作マニュアル

４．データ配信

４－１．データのアップロード

管理者メニューより「新規物件」

をクリック。

図面データアップロード画面を

表示。

物件名称を入力し、「新規物件登録」

をクリック。

この物件に対しての副題入力可能。

副題は協力会社には公開されませ

ん。社内のメモ書きとしてお使いく

ださい。（例：内装工事向け）

送りたい図面ファイルが 6 件以上

ある場合、「図面追加」をクリック。

※注 必ず最初に設定して下さい。

図面提供配信システム

Page9 図面提供配信システム／操作マニュアル

「参照」をクリック。

添付ファイルを選択。

図面データにファイル名が表示され、

備考を入力後、「アップロード」を

クリック。

確認画面を表示。

正常にアップロードされたら、

「次へ」をクリック。

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Page10 図面提供配信システム／操作マニュアル

４－２．図面の送信先を指定

例１：同一グループ内の協力会社への送信

送信先グループを選択し、「新規

展開」をクリック。

グループ内の協力会社が表示。

送信先の協力会社のアドレスに

チェック。

送信先の指定後、「確認」

をクリック。

グループ内の協力会社（表示さ

れている会社）全てのアドレス

へ送信する場合は、チェックを

付けて「全部」をクリック。

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Page11 図面提供配信システム／操作マニュアル

例２：２つ以上のグループ内の協力会社への送信

例３：マスターに登録されていない協力会社への送信

送信先グループの追加がある

場合、送信先グループを再度

選択し、「グループ追加」をク

リック。グループ内の協力会

社が追加表示。

「個別指定」で左枠に会社名・個

人名、右枠にアドレスを手入力。

数社ある場合は、入力後、「追加」

ボタンを押して、新たに手入力。

送信先の協力会社のアドレスに

チェック。

送信先の指定後、「確認」

をクリック。

送信先の指定後、「確認」

をクリック。

図面提供配信システム

Page12 図面提供配信システム／操作マニュアル

例４：どのグループに登録されているかわからない協力会社へ送信

それぞれ送信先を指定後、「確認」をクリックします。

下記の確認画面で送信先アドレスを確認して下さい。

協力会社の会社名の一部を入力

し、「検索」をクリック。

表示された協力会社のアドレス

をクリック。

送信先の指定後、「確認」

をクリック。

送信先一覧表が表示。

確認後、「次へ」をクリック。

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Page13 図面提供配信システム／操作マニュアル

４－３．メールの送信

※注 確認の時点では協力会社の名前は

表示されません。

メール文書を適切な文面入力後、

「確認」をクリック。

最終確認画面を表示。

文面を他の登録されているメール

テンプレートに変更したい場合、

【文面選択】にて文面のタイトル

を選択し、「選択」をクリック。

このメールに対しての副題入力可能。

副題は協力会社には公開されません。

社内のメモ書きとしてお使いください。

（例：短納期用）

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Page14 図面提供配信システム／操作マニュアル

※注 1 送信完了後、送信確認メールが届きます。

送信先全てに送られているか確認して下さい。

※注 2 メール送信先でメールの文字化けする事があります。

対処方法は「6.よくある質問 FAQ の 6-1」を参照してして下さい。

※注 3 メール送信先でメールサーバーの容量不足によりメールが

送れないことがあります。

対処方法は「6.よくある質問 FAQ の 6-2」を参照して下さい。

再度、送信内容・図面・送信先を

確認し、「送信」をクリック。

送信完了画面が表示されたら、

送信完了。

「メニューに戻る」をクリック。

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Page15 図面提供配信システム／操作マニュアル

４－４．送信済みの図面の中から他の送信先グループに図面を引用して送信

※１ 図面の追加・送信先の追加の場合は

「４－５．送信済みの物件に追加」を参照

※２ 追加せず、そのまま同じ図面・同じ送信先への再送の場合は

「４－６．送信済みの物件を再送信」を参照

管理者メニューより「新規物件（図面デ

ータ引用）」をクリック。

図面データアップロード画面を表示。

引用したい図面のある送信済み物件

を検索。

引用したい図面にチェックを付け、

「引用」をクリック。

既に送信した物件の図面を引用して、同一物件であるが業者ごと図面を

分けたい場合使用します。

図面提供配信システム

Page16 図面提供配信システム／操作マニュアル

※注 引用した物件名称と副題が表示されますが、同じ副題は使用できません。

必ず修正して下さい。

※注 送信先の指定方法は「４－２．図面の送信先を指定」を参照

メールの送信方法は「４－３．メールの送信」を参照

物件 id は自動的に使われていない id が表示。

副題を入力し、「新規物件登録」をクリック。

副題は協力会社には公開されません。社内のメモ書

きとしてお使いください。（例：金属工事業者向け）

図面を追加したい場合は、「参照」を

クリック。図面ファイルを選択。

引用した図面のみ送信したい場合

は、「図面データ無し」をクリック。

「アップロード」をクリックし

確認画面を表示。

正常にアップロードされたら、

「次へ」をクリック。送信先を

指定しメールを送信。

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Page17 図面提供配信システム／操作マニュアル

４－5．送信済みの物件に追加

（図面の追加・送信先の追加・見積依頼以外の文書送信）

ｉｄか物件名を入力し、「検索」を

クリック。

※注 何も入れずに「検索」を

クリックすると、送信済み

の物件一覧表が表示。

管理者メニューより「既存物件に追

加」をクリック。

図面データアップロード画面を表示。

図面を追加で送信したい場合は、「参照」を

クリック。図面ファイルを選択。

メール文書のみ送信したい場合は、

「図面データ無し」をクリック。

送信先のみ追加する場合、図面参照せずに

アップロードし、送信先を指定。 「アップロード」をクリック。

確認画面を確認し、送信先指

定画面を表示。

正常にアップロードされたら、

「次へ」をクリック。

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Page18 図面提供配信システム／操作マニュアル

前回送信した協力会社に送る場合は、

「前回送信先」をクリック。

※注 その他送信先の指定方法は

「４－２．図面の送信先を指定」

を参照

送信先の指定後、「確認」

をクリック。

確認画面を表示。

登録してあるメールテンプレートや

前回送信したメール文書を選択。

※注 本文にある URL・id・パスワードが必要

無い場合は、この画面で削除。このとき

本文を空白にするとURLが自動生成され

ます。本文に記述する内容がなにもない

場合は、全角の空白を１つ以上入力して

下さい。

メール文書を入力後、「確認」を

クリック。

最終確認画面で送信内容を確認し、

「送信」をクリック。

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Page19 図面提供配信システム／操作マニュアル

４－6．送信済みの物件を再送信

管理者メニューより「物件一覧」

をクリック。

送信済みの物件一覧画面を表示。

「再送」をクリックし、送信内容を確認。

※注 メールの送信方法は

「４－３．メールの送信」を参照

※注 表示が青い場合、協力会社が図面ダウンロード

画面にログインしていません。

再送したい物件の「詳細」を

クリック。

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Page20 図面提供配信システム／操作マニュアル

５．配信データ削除

５－１．配信データの物件毎の削除

管理者メニューより「物件・配信単位」

をクリック。

送信済み物件一覧表の画面を表示。

削除したい物件にチェック

を付ける。

指定した日付以前の物件を

全て選択可能。

チェックを付けたら、

「チェックした物件を削除」

をクリック。

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Page21 図面提供配信システム／操作マニュアル

５－２．配信データの図面毎の削除

削除したい図面にチェックを付ける。

チェックを付けたら、

「チェックした配信/図

面を削除」をクリック。

送信した日付毎にチェックが可能。

削除したい図面のある物件の

「詳細」をクリック。

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Page22 図面提供配信システム／操作マニュアル

6．よくある質問 FAQ

6－1．受信先にてメール受信時にメールの内容が化けてしまう。

注：メールソフトが Outlook Express の場合

①受信済みメールの文字化け回復方法

②事前設定

「受信トレイ」を選択。

文字化けメールを選択。

「表示」を選択。

「エンドコード」を選択。

「Unicode(UTF-8)」を選択。

※無い場合は「その他」から

「ツール」を選択。

「オプション」を選択。

「エンコード」を選択。

「受信メールに規定のエンコード

を摘要する」のチェックを外す。

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Page23 図面提供配信システム／操作マニュアル

6－2．受信先にてメールサーバーの容量不足によりメールが送れない。

（メールソフトが Outlook Express の例）

メールサーバーにメールを残す設定をしてあるとオーバーフロー

する事があります。

その場合、新たにメールの受信が出来なくなります。

以下の対処を行ってください。

①サーバーにメッセージ残すか残さないかのチェックを付ける画面を

以下の手順で表示します。

Outlook Express の

「ツール」を選択

アカウント選択

プロパティを選択

詳細設定を選択

図面提供配信システム

Page24 図面提供配信システム／操作マニュアル

②サーバーにメッセージを残すか残さないかの選択画面が表示されたら

メールをサーバーから削除する方法が 2 種類ありますのでどちらかの設定を

して下さい。

②-1.「詳細設定」の「サーバーにメッセージのコピーを置く」

のチェックを外し削除する方法。

メールサーバーにメールは残らず、

クライアントパソコンに転送され

ます。

②-2.「詳細設定」の「サーバーにメッセージのコピーを置く」

のチェックを付けたまま削除する方法

・サーバーから削除するにチェックを付け

何日後削除するか指定する。

・「削除済みアイテム」を空にしたら

サーバーから削除(H)にチェックを

付ける

（クライアントのパソコンのメールが

削除されたらサーバーからも消えます）

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Page25 図面提供配信システム／操作マニュアル

6－３．社内で協力会社マスタを共有したい。

（通常はｉｄごと協力会社マスタを管理しています）

※注 下記の処理は上書きされますので、元に戻すことができません。

同じ会社コードのみ共有できます。

（会社コードはｉｄ：z99-9999 の 最初の３文字と下２桁）

協力会社マスタ入力や送信先アドレス入力の時、「共有マスタ」と「専用マスタ」

を選択し、「マスタ切替」をクリックし、お使い下さい。

共有したい協力会社マスタの登録

されているｉｄでログイン。

「共有操作」をクリック。

「コピー実行」を

クリック。