Efficienza, Innovazione e Cooperazione applicativa: l’ERP della PAT.

Un caso di successo

Dott.ssa Clara Fresca Fantoni - Direttore Generale di Informatica Trentina S.p.A.

Il contesto di riferimento:le strategie dell’Ente PAT

• Decentramento • Comunicazione e Collaborazione• Conoscenza• Sviluppo Professionale

• Efficienza e Competitività• Trasparenza Amministrativa• Interoperabilità tra Enti• Contenimento dei costi

• Semplificazione• Efficienza ed efficacia• Standardizzazione• Apertura

Piano di eSociety: eGovernment

STRATEGIE DELL’ENTE PAT

ORGANIZZAZIONEPROCESSI

Il contesto di riferimento:le strategie di Informatica Trentina S.p.A.

Piano Strategico 2003- 2005: Innovare per Evolvere

• Riproporre le Best Practice per opportunità

• Attuare Partnership

• Pianificare congiuntamente

• Identificare Progetti innovativi

• Migliorare i livelli si servizio

• Collaborare con UNITN e centri di ricerca (IRST)

• Realizzare prodotti innovativi

• Condividere le soluzioni con il sistema pubblico

• Coinvolgere il sistema economico locale

• Ampliare, consolidare e migliorare il rapporto con la PAT

• Valorizzare il ruolo pubblico della Società

• Realizzare progetti innovativi per il Sistema Pubblico Provinciale

STRATEGIE DI I.T.

MERCATO NAZIONALE

MERCATO LOCALE

PAT

Il contesto di riferimento:il fattore abilitante

Innovazione tecnologica: fattore abilitante per favorire la convergenza delle strategie degli attori coinvolti.Deve essere:

• innovazione “finalizzata”: innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati;

• innovazione “estesa”: diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi;

• innovazione come fonte alternativa di “Business”: riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate.

INNOVAZIONE TECNOLOGICA

STRATEGIE DELL’ENTE

STRATEGIA DI I.T.

Il contesto di riferimento:il progetto

L’ERP della PAT, Sistema Informativo

per la gestione integrata dei processi

gestionali, amministrativi e contabili

dell’Ente.

Principali caratteristiche:

•Integrazione

•Modularità

•Flessibilità vs Standardizzazione

•Estendibilità

Realizzato prevalentemente

con piattaforma SAP

Il progetto ERP per la PAT rappresenta un primo

esempio di attuazione congiunta delle strategie

dell’Ente e di Informatica Trentina SPA in quanto ha

generato:

• Benefici per l’Ente PAT e, a tendere, per il

Sistema Pubblico Provinciale

• Opportunità per il Territorio

• Opportunità di Mercato

INNOVAZIONE TECNOLOGICA

STRATEGIADI I.T.

STRATEGIEDELL’ENTE

ERP DELLA PAT

Il Progetto: l’ambito

Contabilità

Economica Finanziaria

Delibere e Provvedimenti

Firma digitale e Documento informatico

Acquisti, Cespiti e

Magazzini

e-Procurement

Gestione documentale

Protocollofederato

Personale

(Human Resources)

Stipendi

Programmazionee Controllo di

Gestione

Altri Sistemi

Il progetto ERP: i moduli

Di Partenza: Centralizzati Interni all’Ente

Obiettivi da perseguire:

Il progetto:i Processi e l’Organizzazione

Servizio PAT• Richiede e fornisce informazioni• Gestisce le procedure

amministrative • Richiede servizi contabili

Dipartimento PAT• Definisce il regolamento• Gestisce le procedure

amministrativo-contabili

Servizio PAT

Servizio PAT

Servizio PAT

Attuale: Decentralizzati Interni all’Ente

Servizio PAT• Gestisce le procedure

amministrativo-contabili

Dipartimento PAT• Definisce il regolamento• Gestisce le PROPRIE procedure

amministrativo-contabili• Coordinamento e controllo

• Riduzione della documentazione cartacea

• Riduzione dei tempi di processo

• Eliminazione “rischio” di perdita di informazioni

• Alleggerimento delle strutture organizzative centrali

• Omogeneità di svolgimento delle procedure da parte delle diverse strutture organizzative

• Maggiore “responsabilità” delle strutture

Obiettivi raggiunti:

Il progetto:i Processi e l’Organizzazione

In evoluzione: Distribuiti sul territorio

Benefici attesi:

• Cooperazione tra gli Enti

• Governo delle informazioni a livello Centrale

• Economie di scala sugli investimenti

• Disponibilità di nuovi servizi alle imprese

• Diffusione della cultura digitale

• Continuo sfruttamento dell’innovazione tecnologica, con una logica incrementale

Enti FunzionaliIstituzioni scolastiche

FornitoriAgenzie

Altri Enti

ProvinciaAutonoma di

Trento

Il progetto:l’innovazione tecnologica

INNOVAZIONE “FINALIZZATA”:innovare per evolvere e migliorare servizi e processi identificati

Sis

tem

i d

i su

pp

ort

o

ERP

SAP R/3

ERP

SAP R/3

Attività prevalentemente

manuali

Attività prevalentemente

manuali SA

P B

WS

AP

BW

SA

P B

WS

AP

BW

Analisidella

Spesa

Analisidella

Spesa Strategia di acquistoStrategia di acquisto Logistica e ContabilitàLogistica e Contabilità Monitoraggio della

spesa e dei fornitori

Monitoraggio della spesa e dei fornitori

Quanto acquistare Come e cosa

acquistare

Make or Buy Prioritizzazioni Scelta dei modi Aggregazioni

Benchmark Misurazioni Interventi di

miglioramento

Ricevimento Magazzini Pagamento …

Selezione e NegoziazioneSelezione e Negoziazione Gestione degli ordiniGestione degli ordini

Chi invitare Dinamica di negoziazione Quanto pagare

Quando e come acquistare

Richieste, approvazioni Emissione ordini

SAP SRM

(Supplier Relationship Management)

SAP SRM

(Supplier Relationship Management)

FOCUSdella tecnologia

L’ePROCUREMENT

I BENEFICI ATTESI

• Semplificazione del processo di approvvigionamento

• Monitoraggio e riduzione della spesa pubblica

• Maggiore trasparenza nei processi di acquisto

• Maggiore accessibilità e confrontabilità per le PMI sul mercato on-line

• Alfabetizzazione digitale del territorio (enti e mercato della fornitura)

I PRIMI RISULTATI

nel periodo settembre 2004 - febbraio 2005 è stato sperimentato il negozio elettronico (Convenzione PC) e diversi modelli di gara telematica:

• 11 gare on line, valore complessivo di spesa ~ 1.200.000 Euro• coinvolti ~ 140 fornitori (oltre il 97% locali)• risparmio ~ 180.000 Euro, pari ad oltre il 16% rispetto ai valori di riferimento relativi

ad analoghe precedenti forniture.

Il progetto:l’innovazione tecnologica

INNOVAZIONE ESTESA:diffondere l’innovazione in più contesti e ambiti applicativi

LA FIRMA DIGITALE:dal Mandato Informatico alla Liquidazione Informatica

PREPARAZIONE PROVVEDI-MENTO

PREPARAZIONE PROVVEDI-MENTO CONTROLLOCONTROLLO TESORERIATESORERIA

Iter Delibere e Determinazioni

Verifica legittimità e controllo contabile

Comunicazioni e controlli di tesoreria per il pagamento

LIQUIDAZIONELIQUIDAZIONE MANDATOMANDATO

Emissione atti di liquidazione

Emissione titolo di pagamento

FOCUSdella tecnologia

Il progetto:l’innovazione tecnologica

FIRMA DIGITALEERP SAP R/3

• Accelerazione del processo di pagamento dell’Ente

• Eliminazione documenti cartacei tra Ente e Tesoriere

• Controllo tempestivo sui flussi di spesa

• Semplificazione dei controlli sui ritorni del Tesoriere

• Significativa riduzione nella difettosità delle disposizioni di pagamento (0,4%)

• Automazione delle verifiche sui mandati da parte della Corte dei Conti (accesso in rete)

• Organicità e semplificazione della raccolta della documentazione

• Maggiore certezza e trasparenza del processo

I BENEFICI

Il progetto:l’innovazione tecnologica

• Tempi dei pagamenti: dimezzati

• 900 utenti distribuiti sul territorio per la Provincia, Agenzia del Lavoro, Agenzia Provinciale per la Protezione dell’Ambiente, Cassa Antincendi

• 500 Smart Card per la gestione certificata della Firma Digitale

• 3.300 delibere e 22.600 determinazioni gestite all’anno

• 87.000 mandati e 33.000 liquidazioni gestiti all’anno

I RISULTATI

• UNI IT: Società del Gruppo Unicredito Italiano e di Informatica Trentina SpA. Offre al mercato la soluzione completa Mandato Informatico, in modalità Application Service Provisioning. Enti pubblici attivi circa 30 - Previsione 2005: circa 100

Mercato: PA e Istituti di Credito

Il Mercato:le opportunità di sviluppo

INNOVAZIONE COME FONTE ALTERNATIVA DI “BUSINESS”riproporre sul mercato le soluzioni innovative realizzate.

Le opportunità di sviluppo sul MERCATO

• DUnIT: Partnership tra Informatica Trentina Spa, Deloitte Consulting e Università di Trento. Realizza progetti di carattere innovativo e ad elevato contenuto tecnologico basati su SAP. In corso di definizione la fase evolutiva della partnership.

Mercato: Università

Il Mercato:le opportunità di sviluppo

Le opportunità di sviluppo sul MERCATO

• Partnership strategica con SAP:

per riproporre la soluzione a livello nazionale sul mercato PA

per effettuare attività di Ricerca e Sviluppo con UniTN e IRST

per la formazione: SAP ACADEMY

Mercato: PA, Università, Sanità