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© 2001© 2001-2007 Seite 2
� Einführung
� Workflow
� Nutzeffekte
� Vorgehensmodell
� Beratungsthemen
� Kontakt
Agenda
© 2001© 2001-2007 Seite 3
Workflow Management = Prozess-Steuerung
� Verbesserung bzw. Optimierung der Arbeitsabläufe
� Eignung für stark strukturierte Prozesse
� Mehrere Aktivitäten, welche in bestimmter
� Reihenfolge bzw. parallel zueinander ablaufen,
� in gleicher oder ähnlicher Form auftreten und
� einen hohen Koordinierungsbedarf durch die Einbindung mehrerer
� Personen erfordern.
Einführung
Definition
© 2001© 2001-2007 Seite 4
Workflow-Management-Systeme
� Workflow Management Systeme sind
� prozessorientierte Systeme,
� die Prozesse (Abläufe) nach einem vorher
� definierten Modell steuern und
� sich für stark strukturierte und arbeitsteilige Organisationen eignen.
� Workflow Systeme bestehen aus
� Buildtime-Komponente: Vorgangs- oder Workflow-Definition
� Runtime-Komponente: Workflow-Ausführung
Einführung
Was sind Workflow-Management-Systeme?
© 2001© 2001-2007 Seite 5
Dokumenten-Management-Systeme
� Dokumenten Management Systeme dienen der aufgabengerechten:
� Erzeugung,
� Bereitstellung,
� Steuerung,
� Weiterleitung und
� Archivierung von Dokumenten
� im Rahmen von organisatorischen Prozessen.
Einführung
Was sind Dokumenten-Management-Systeme?
© 2001© 2001-2007 Seite 6
Dokumente
� Dokumente sind informatorische Objekte:
� Papier,
� Dateien,
� Verzeichnisse oder
� zusammengesetzte Objektstrukturen,
die Informationen für betriebliche Prozesse zur Verfügung stellen.
� Dokumente fixieren bestimmten Informationsstand zu einem bestimmten Zeitpunkt für Personen und organisatorische Stellen.
� Dokumente dienen Kommunikation zwischen in- und externen Einheiten
Einführung
Definition
© 2001© 2001-2007 Seite 7
Prozessorientierte Organisation
� Geschäfts- und Organisationsprozesse als Bindeglieder zwischen Potenzialen und Geschäftsergebnissen
� Prozessmanagement
� Schonung von Ressourcen
� Schaffung von Transparenz hins. des Kerngeschäftes
� Bildung der Grundlage für unternehmerische Entscheidungen
� Erhöhung der Wertschöpfung durch konsequente zielgerichtete Ausrichtung der Geschäftsprozesse an den Kundenanforderungen
� Basis für ein Controllingsystem im Sinne der Steuerung des Geschäftserfolges
Einführung
Merkmale
© 2001© 2001-2007 Seite 8
Prozessorientierung
� Optimale Umsetzung von Visionen, Strategien und Ziele des Unternehmens
� Verständnis von Geschäft als System von Prozessen
� Positionierung der Kernkompetenzen in den Vordergrund
� Beseitigung von Barrieren für den Arbeitsablauf
� Ständige Verbesserung der Geschäftsabläufe
� Permanentes Leben der Prozessverbesserung (CIP/KVP)
� Stärkere Ausrichtung des unternehmerischen Handelns auf Kunden und Märkte (intern und extern)
Einführung
Ziele
© 2001© 2001-2007 Seite 9
Erfolgsfaktoren der Prozessverbesserung
Einführung
Übersicht
Problemlösungsprozess- Probleme erkennen, eingrenzen,analysieren- Potenzielle Lösungen erarbeiten- Lösung auswählen u. planen- Umsetzung der gewählten Lösung- Controllen der Lösung
Qualitätsverbesserungsprozess- Arbeitsergebnisse definieren- Anforderungen identifizieren- Lieferantenvorgaben definieren- Schritte der Arbeitsprozesse definieren- Prozessfähigkeitsanalyse- Auswertung der Ergebnisse- QVP überarbeiten
Effiziente Besprechungskultur- Effizientes Auf-den-Punkt-Bringen
Soft Skills- Führungsqualitäten- Miteinander umgehen
Controlling- CIP / KVP- Meßbare Zielgrößen
© 2001© 2001-2007 Seite 10
Systemabgrenzung
Einführung
Kriterien
Synergien
Integrationsgrad Komplexität
Kosten
Nutzen
Workflow
Groupware
DokumentenManagement System
Retrieval- undRecherche - System
Archivsystem
Daten-sicherungs-
system
© 2001© 2001-2007 Seite 11
Abgrenzung
� Einfacher Dokumentenverwaltung und -abbildung
� Standard-Email und Groupware
� Datenverteilung über mehrere Systeme
� Bildfolgesteuerung innerhalb einer Transaktion
� Verwaltung einmaliger Vorgänge
� Wiederholte Ausführung eines einzelnen Arbeitsschrittes
� Werkzeug zur Überbrückung von Funktionalitätslücken
Workflow
Getrennte Betrachtung
© 2001© 2001-2007 Seite 12
Workflow-Prozess
Workflow
Die 4 W‘s
Aufgabe
Prozesslogik
Aufgabenträger
Werkzeuge & Daten
1.) Was wird
2.) Wie von
3.) Wem und
4.) Womit bearbeitet?
© 2001© 2001-2007 Seite 13
Workflow-Komponenten
Workflow
Darstellung
Dokumentensicht
ROOT
Document
Document
Data Element
Data Element
ModellierungBuildtime-Komponente
Runtime-Komponente
Steuerung
Ausführung
Überwachung
© 2001© 2001-2007 Seite 14
Workflow-Klassifikation
� Integrated Workflow Management Systems� Komponenten zur Beschreibung der Vorgangstypen sowie der
Spezifikation von Aktivitäten bis hin zur Gestaltung von Benutzeroberflächen
� Controll-& Transport Oriented Systems� Kontrolle und Transport von Daten, d.h. Mitarbeiter bekommen die
richtigen Daten zur richtigen Zeit,
� Schwerpunkt ist die Steuerung der Aufgabenausführung inklusive Monitorfunktion
� Flexible Development Systems� Reine Entwicklungsumgebungen, erst durch Einsatz weiterer
Programme und Zusatzleistungen erhält man eine vollständige Workflow Management Lösung
Workflow
Unterscheidung nach Aufgabenerfüllung
© 2001© 2001-2007 Seite 15
Workflow-Management
� Definierte Aufbau-Organisation (straight through processing):
� Verantwortlichkeiten� Stellvertretung
� Kontrolle
� Workflow-Entwicklung und Weiterentwicklung
� Definierte Ablauf-Organisation / Geschäftsprozesse:� Systematische Entwicklung
� Process Owner / „Kümmerer“
� Abwicklungsdisziplin (�Sonderfälle)
� Durchgängige Infrastruktur:� Anwendungen (�offene Schnittstellen)
� Netzwerk
Workflow
Notwendige Voraussetzungen
© 2001© 2001-2007 Seite 16
Regeln
� Manuelle Eingabe der Informationen durch die Nutzer
� Intuitives grafisches Design der Prozesse
� Zuordnung von Rollen bzw. Gruppen zu Aktivitäten
� Regeln innerhalb des Workflow notwendig
� Monitorfunktionen innerhalb des Workflow
Workflow
Zu beachten
© 2001© 2001-2007 Seite 17
Technische Standards
� Kommunikation mittels einheitlicher Formate
� XML-Standard im Bereich der Web-basierten
� Transaktionssysteme
� Spezifikation Workflow-Bereich von WfMC
� Workflow Management Coalition
� Simple Workflow Access Protocol (Swap)
- Herstellerkonsortium (Sun, Netscape, Hewlett-Packard)
Workflow
Standardisierungsbemühungen
© 2001© 2001-2007 Seite 18
Umfangreiche Nutzeffekte
� Kostenreduktion
� Bessere Wettbewerbsposition
� Qualitätsverbesserung
� Produktivitätssteigerung
� Mitarbeiterzufriedenheit
� Flexibilitätssteigerung
Nutzeffekte
Übersicht
© 2001© 2001-2007 Seite 25
Implementierung eines Workflow-Management-Systems
Vorgehensmodell
Phasenmodell
1. Phase: Planung,Koordination
2. Phase: Ist-Analyse, Prozess-Design
3. Phase: Soll-Prozess, Systemauswahl
4. Phase: Umsetzung, Absicherung
5. Phase: Erfolgsmessung,Controlling, KVP
Gesamt-Phase: Projektmanagement
© 2001© 2001-2007 Seite 26
Phase 1
Vorgehensmodell
• Strategie prüfen
• Teilprozesse identifizieren
• Zielkriterien verabschieden
• Projektteams bilden
• Risikoprofile der erfolgskritischen Prozesse ermitteln
• Verbesserungspotenziale ermitteln
• Risikomindernde Maßnahmen umsetzen
1. Phase:Planung, Koordination
© 2001© 2001-2007 Seite 27
Phase 2
Vorgehensmodell
• Abgrenzung und detaillierte Beschreibung der Prozesse unter Berücksichtigung der Kundenwünsche
• Prüfen der bisherigen Prozesse auf Effizienz
• Durchführen von Benchmarking zur Ermittlung der Best Practices
• Identifizierung von Stärken und Schwachstellen (z.B. Schnittstellenprobleme, nicht wertschöpfendeProzesselemente)
2. Phase: Ist-Analyse, Prozess - Design
© 2001© 2001-2007 Seite 28
Phase 3
Vorgehensmodell
• Definition des Soll-Prozesses (DV-Anforderungen)
• Vorgangs- und Ausführungsmodellierung definieren
• Modellierung der Prozesse
• Systemauswahl (Erarbeitung einerEntscheidungsgrundlage, Kosten-/ Nutzen-betrachtung, Integrationsfähigkeit, Investitionssicherheit)
• Kostenmanagement (Einsparpotenziale)
3. Phase:Soll – Prozess, Systemauswahl
© 2001© 2001-2007 Seite 29
Phase 4
Vorgehensmodell
• Erarbeiten eines Umsetzungsplanes bzw.Maßnahmenkataloges (meilensteinorientiert)
• Umsetzung
• Schulung (Workflow Management System) derbetroffenen Mitarbeiter
4. Phase:Umsetzung, Absicherung
© 2001© 2001-2007 Seite 30
Phase 5
Vorgehensmodell
• Planungs-, Steuerungs- und Kontrollaufgaben festlegen und wahrnehmen
• Kontinuierlichen Verbesserungs-Prozess leben
5. Phase:Erfolgsmessung, Controlling, KVP
© 2001© 2001-2007 Seite 31
Gesamtphase
Vorgehensmodell
• Koordination
• Monitoring
• Moderation
Gesamt-Phase:Projekt-management
© 2001© 2001-2007 Seite 32
Komplementäre Beratungsthemen
� Daten- und IT-Management
� Effizienz- und Kostenmanagement
� Forderungsmanagement
� Operational Risk
� Outsourcing
� Qualitätsmanagement
� Transaction Banking / Abwicklung
Beratungsthemen
In Ergänzung zum Geschäftsprozessmanagement
© 2001© 2001-2007 Seite 33
Ihr Ansprechpartner
Kontakt
Untermainkai 29-30D-60329 Frankfurt
Ihr Ansprechpartner:Barbara Dilges-MaruskaManaging [email protected].: +49 - 69 - 24 45 06 - 16Fax: +49 - 69 - 24 45 06 - 50www.acrys.com