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CASO DE ESTUDIO CAPITULO 4
Cada vez más los equipos virtuales de trabajo son comunes en las
organizaciones, no obstante, muchos gerentes tiene escasa experiencia con la
organización y funcionamiento de estos equipos virtuales de trabajo.
Asuma que usted está a cargo de un equipo virtual de trabajo recién formado
en la empresa de “Consultores, S.A”. Este equipo está encargado de
desarrollar un sitio en el internet para promover un producto farmacéutico
nuevo llamado Yvin, el cual sirve para tratar erupciones cutáneas causadas por
hiedra venenosa u otras plantas tóxicas.
Su oficina se encuentra en el Salvador, pero con frecuencia trabaja en casa.
Los miembros del equipo son:
Dos empleados del cliente, uno trabajo en Honduras y el otro en Guatemala
Dos colegas que trabajan en el mismo edificio que usted
Un especialista en diseño gráfico independiente que está en Petén
Un ingeniero de software que se especializa con la programación de aplicación
web y su sede está en Canadá
Todos los integrantes del equipo hablan inglés con fluidez, pero el inglés es el
segundo idioma para cuatro de los miembros de equipo. Éste es el primer
proyecto y también es la primera vez que es responsable de administrar un
equipo virtual de trabajo.
1. ¿Cuál es el propósito del equipo virtual?
Trabaja en forma interdependiente, con un propósito compartido, más allá de
las fronteras del espacio, el tiempo y los límites organizacionales, usando las
tecnologías de la información y la comunicación para interactuar.
2. ¿Cuáles son sus metas a corto y mediano plazo?
Implementar el equipo virtual, que el gerente pueda trabajar de forma eficaz
con el equipo virtual de trabajo.
3. ¿Qué funciones son necesarias para asignar en el equipo?
Ver las capacidades de cada uno, delegar las tareas correspondientes y
realizar el análisis de forma que al momento de implementar el equipo virtual
quede como se desea.
4. ¿Qué funciones son necesarias asignar en el equipo?
Administrar la información, Diseñar el equipo virtual, implementarlo en la
empresa.
6. ¿Qué roles son necesarios en el equipo?
Se debe contar con un líder de proyecto usuario final, Administrador del
sistema de información Diseñador del Sistema, Implementador
6. ¿Qué organización es necesaria para que el equipo funcione?
Todas las organizaciones involucradas en el proyecto y estas deben tener una
comunicación efectiva hacia adentro y hacia afuera para que le intercambio de
la información permita asegurar que se adoptarán oportunamente las
decisiones correctas y no existan dudas en los miembros del equipo respecto a
qué deben hacer, cuándo, cómo y por qué.
Propuesta:
Crear un equipo que esté dirigido por el Gerente del Proyecto y en el cual cada
miembro se especialice en funciones y habilidades específicas.
Una vez definidas las funciones y habilidades requeridas por la organización se
puede revisar trabajos y propuestas desde una plataforma en un sitio de
internet.
EJERCICIO 9 DEL CAPITULO 5
Tipos de Sistemas de Información
Tipos de Sistemas Utilizado principalmente para: Características Principal
apoyo a la organización Ejemplo de sistema
Sistema de procesamiento de transacciones. Realizar un movimiento según
el cliente lo requiere o solicite. Se manipula a través de una PC en donde se
tiene una base de datos en donde se registran las entradas, o sea los datos del
cliente. Llevar un registro diario, semanal, mensual, etc. De los movimientos de
la empresa. El sistema que tienen los bancos al momento de realizar cualquier
movimiento de los clientes.
Sistema de automatización de oficinas. Realizar las tareas más rápidas y
con mayor exactitud en los datos obtenidos. Regularmente funciona a base de
una computadora en donde se implementa un software. Agilizar las tareas
diarias de la oficina y así poder cumplir con los requerimientos necesarios.
Sistema de control de facturas hechas por día.
Sistemas de información para la Administración. Tener control sobre todo lo
que implica responsabilidad de la Administración. Nos da opción a llevar al
detalle cada paso a llevar para lograr resultados. Tener todo en orden y control
y de tener acceso en cualquier momento. Sistema de control sobre los gastos
hechos al mes por la empresa.
Sistemas de apoyo para la toma de decisiones. Tener bien en claro sobre
los riesgos que implica en tomar o seleccionar la decisión adecuada. Permite
obtener información de tiempo antes o el historial. En tener en claro en qué
posición estamos
Y no dejar que bajemos de nivel en la productividad. Un sistema que nos
permite llevar el registro de que tan productivo esta siendo un vendedor.
Sistemas estratégicos. Tener informes detallados de los resultados obtenidos
en un determinado periodo de tiempo. Nos permite visualizar las metas
establecidas como también si fueron cumplidas o no. Permite al administrador
seleccionar las medidas a tomar para que las metas sean cumplidas en un
determinado tiempo. Un sistema donde se visualiza las ventas semanales,
mensuales, etc. Donde el supervisor de ventas tenga acceso a ellas.
Sistemas expertos. Permite el tener acceso a un historial de información más
resumida o sea mostrar los resultados tanto interna propia de la empresa como
externa. Podemos ver los resultado por periodos tenemos la oportunidad de
tener una visión externa como interna, tener a la vista los resultados de
diferentes áreas de la empresa. Ayuda a la organización para que esté
preparada ante las tendencias futuras como también ayuda a la actualización
de la organización. Un sistema que tiene un Director comercial de una empresa
en la cual puede visualizar los datos que él desea y al momento que sea como
también dar un vistazo a las tendencias futuras. ...
CASO DE ESTUDIO CAPITULO 6
1. ¿Qué es un método? ¿Porque es importante en el análisis?
Un método es la ejecución ordenada y clara para llegar a un resultado o fin
determinado.
Es importante porque el análisis de sistemas utiliza varios métodos aceptados
para lograr sus objetivos.
2. ¿Qué es el análisis de sistema?
Es aplicar los principios de sistemas para ayudar a quien tiene que decidir en la
solución de un problema.
3. ¿Qué información se busca, generalmente, cuando se realiza un análisis de
sistemas?
Identificarlo, reconstruirlo, optimizarlo, y controlar dicho sistema, considerando
múltiples objetivos, recursos y limitantes.
4. ¿Qué información debe asegurarse de obtener al realizar un análisis de
sistemas?
Es importante obtener datos e información. Posteriormente, es necesario
clasificarlos para facilitar su interpretación. Por último se realiza un análisis de
lo que se ha encontrado y se determina que debe hacerse para resolver el
problema o mejorar la situación.
5. ¿Cuáles son las actividades que se realizan en el análisis de sistemas?
• Recopilación de la información: Se debe reunir información acerca del
sistema, se deben identificar las entradas o salidas del mismo, su contorno o
ambiente, y las transformaciones o procesos. Además, responder las preguntas
relativas al que se hace, con qué frecuencia etc. En esta parte se deben
realizar los datos históricos para identificar los puntos de divergencia y
condicionantes que han influido en la organización.
• Registro y documentación del sistema actual: generalmente las etapas de
recopilación y registro se realizan paralelamente. Se debe registrar en forma
escrita toda la información recabada relevante, preferentemente en forma de
diagrama. Se deberán revisar los métodos y procedimientos para entender las
relaciones entre las entradas, los datos y las salidas.
• Análisis y critica de la información recabada: se debe analizar la información
que ha reunido y determinar los aspectos que deben mejorarse o cambiarse.
6. ¿Qué metodologías existen para realizar análisis de sistemas?
• PUD
• SADMS
• SDLC
• PROTOTIPO
7. ¿Qué es el SDLC?
Es un modelo simple por etapas en el cual un proyecto de desarrollo de
software se inicia, se desarrolla y se completa. Además, se hará un resumen
acerca del método de prototipos ya que se considera importante dentro del
análisis de sistemas.
8. Cuál es el propósito de los métodos estructurados de diseño (SAMD)
Tiene el propósito específico de hacer el análisis y diseños de sistemas más
manejable y como consecuencia, mejorar la calidad de la implantación final.
9. ¿Qué características poseen los SAMD?
Permite que la administración del proyecto sea más eficiente y aseguran la
calidad.
Sirven de base para la comunicación.
Estandarizan la práctica del diseño.
Permiten producir diseños técnicamente eficientes y de mantenimiento fácil.
10. ¿Cuáles son los SAMD más populares?
• Yourdon Structure Methodology (YSM)
EJERCICI0 11 CAPITULO 6
Permite que la administración de proyectos sea eficiente y asegura la
calidad.
Sirve de base para la comunicación.
Estandarizan la práctica del diseño.
Permiten producir diseños técnicamente eficiente y de mantenimiento
fácil.
Muestran que debe hacer el sistema sin referencias.
Son diagramas explícitos y comprensibles.
Dan la posibilidad de representar el sistema a diferentes niveles de
complejidad, desde lo más global a lo más detallado solo requieren
cuatro símbolos.
Son fáciles de mantenimiento, pues los cambios afectan solo algunos de
sus elementos y no al todo.
Dirigido por casos de uso: Un caso de uso especifica un comportamiento
deseado del sistema. Describen que hace el sistema, no como lo hace.
Centrado en la arquitectura: la arquitectura es una vista del diseño
completo con las características más importantes resaltadas; deja los
detalles a un lado.
Interactivo e incremental: Esta característica se fundamenta en que el
usuario no sabe exactamente lo que quiere el sistema. Se facilita el
proceso al repetir una serie de fases una y otra vez para ir afinando los
requerimientos del sistema y obtener en cada fase un incremento en la
definición.
Definir las actividades a llevarse a cabo en un proyecto de desarrollo de
un sistema.
Lograr congruencia entre la multitud de proyectos de desarrollo en una
misma organización.
Proporcionar puntos de control y revisión administrativos de las
decisiones sobre continuar o no con un proyecto.
Métodos para realizar el
Análisis de sistema
EJERCICIO 4 CAPITULO 2
IMPORTANCIA DE LOS SISTEMAS
Instrucciones y enunciado del ejercicio: Seleccione un proceso dentro de una
organización e investigue qué actividades se llevan a cabo para completarlo.
* Proceso de compras de materia prima en una empresa industrial
* Facturación al detalle en una empresa comercial
* Cobro de una cuenta por pagar en una empresa de servicios
Divídalo en actividades. Luego realice un análisis de valor agregado. Sugiera
minimizar aquellas actividades que no agregan valor y proponga actividades
qué agreguen valor. Utilice el siguiente formato:
ANALISIS DE VALOR AGREGADO
PROCESO ANALIZADO: Proceso de compras de materia prima en una
Empresa Industrial.
No. ACTIVIDAD ¿ES NECESARIA? ¿AGREGAR EL VALOR?
1 Cuadro de generación de pedidos: Si es necesario porque son cuadros
elaborados en una hoja de Excel, en los cuales se elaboran los pedidos del
mes, considerando existencias, consumos, cobertura y producción del mes. SI
agregar valor, es necesario innovar.
2 Libro de pedidos Es el libro en el cual se detallan los pedidos en forma
correlativa, especificando, numero de pedido, fecha en la cual se solicita la
proforma, producto solicitado, y proveedor. SI agregar valor, es necesario
innovar.
3 Jefe de Compras: "A) Solicitar e imprimir los inventarios de cierre
oportunamente.
B) Actualizar cuadros de generación de pedidos y enviarlos al jefe de
Planificación de la planta de producción.
C) Es obligación del jefe de compras, asegurarse de que una proforma no
demore más de un día hábil para ser recibida.
D) Solicitar pago para proveedores con los cuales no se posea crédito y
asegurarse de que este sea enviado oportunamente.
E) Archivar toda la documentación que respalde la comunicación con el
proveedor y el solicitante del producto hasta que el pedido quede confirmado.
Así como de toda la comunicación hasta que este sea despachado." SI agregar
valor, es necesario innovar.
4 Secretaria del departamento: "a) Hacer el expediente para el nuevo pedido.
b) En caso de no contar con crédito, elaborar la solicitud del cheque conforme
requisición del supervisor de compras.
c) Gestionar pago con la gerencia financiera para que este sea enviado en la
fecha solicitada por el supervisor de compras.
d) Enviar pago al proveedor.
e) Informar al jefe de compras y al proveedor del envió del pago.
f) Archivar documentación que respalde el pago del pedido.
“SI agregar valor, es necesario innovar.
5 Confirmación cada inicio de mes la digitación del inventario de cierre del mes
anterior. Se consulta vía telefónica a informática si producción ha enviado los
inventarios de cierre de mes. De no tenerlos se llama al jefe de planificación de
producción para que los envié. SI agregar valor, es necesario innovar.
6 Impresión de inventarios. Una vez confirmado el envió del inventario por la
planta de producción se imprime este a través del (Software en uso de
EJERCICIO 2 CAPITULO 1
COMPARACION DE LOS ENFOQUES DE LA CAJA NEGRA Y DE LA CAJA
BLANCA
Insumo para la actividad | Lectura de Material |
Producto esperado | Cuadro comparativo para analizar sistemas desde los
enfoques de la caja negra y caja blanca. |
Instrucciones | En parejas elaborar un cuadro comparativo para los siguientes
sistemas. Utilizar ambos enfoques. Puede usar el siguiente formato. |
Sistema | Caja Negra | Caja Blanca |
Ejemplo Calculadora Electrónica | Una persona puede utilizar la calculadora y
confiar en sus resultados sin conocer como internamente los produce. | Un
ingeniero diseñador de calculadoras debe conocer cómo estas producen los
resultados. Sus componentes y los procesos necesarios para generar las
operaciones disponibles. |
Teléfono Celular | Los usuarios de telefonía móvil utilizan los teléfonos
celulares para envío y recepción de llamadas, como un medio de
comunicación. Así como el uso de aplicaciones especializadas en diferentes
ramos como entretenimiento, noticias, redes sociales, agenda y correo
electrónico. | Para un Ingeniero en electrónica es necesario conocer el
funcionamiento especifico de cada uno de los componentes del celular, el tipo
de señales que emite y recibe, el rango banda ancha que utiliza, tecnología de
comunicación y los componentes que integran cada una de las aplicaciones
disponibles para los diferentes modelos de celulares. |
Biblioteca | Para los usuarios de una biblioteca es indispensable conocer el
libro específico que desean leer, el tema o título de su elección. | Para el
bibliotecario o encargado de biblioteca es indispensable saber y conocer el
sistema de inventario de libros, que tipo de libros tiene, el orden dentro de la
biblioteca dependiendo del orden alfabético, drama, comedia, terror, ciencia,
ficción, historia, etc. Así mismo debe de conocer acerca de autores, ediciones,
escritores, etc. |
Avión | Un pasajero de avión puede utilizar el transporte aéreo para movilizarse
desde un punto
o país especifico, hacia un destino de trasbordo o final. | El piloto encargado de
manejar el avión, debe ver que todos los niveles de presión, combustible, etc.,
así como los sistemas hidráulicos y mecánicos estén en perfecto
funcionamiento. Estos procesos se mantienen en óptimas condiciones de vuelo
gracias a un equipo técnico y mecánico especializado, encargado de ver el
mantenimiento preventivo y correctivo de cada avión. |
Ejemplo Propio: Casa | El comprador de una casa, sabe que debe comprar una
casa de acuerdo a sus necesidades básicas. Una buena construcción,
seguridad, confort, comodidad, calidad, etc. | El arquitecto que dirigió la
construcción de la casa conoce los procesos de construcción, cimientos, obra
gris, detalles, acabados e instalaciones de cableado eléctrico, tuberías, etc. Los
materiales necesarios para su construcción y la garantía de que sea una buena
vivienda. | ...
EJERCICIO 3 CAPITULO 2
Clasificación Sub-clasificación EJEMPLO
Por su propósito Si sirven a un propósito (purposeful) Para Chokola’k el
sistema de distribución de energía en Guatemala, es un sistema purposeful, ya
que aunque sirve a los propósitos de Chokola'k de contar con la energía
necesaria para operar no fue creado específicamente para ello.
Bien si fueron construidos por el hombre diseñados para un propósito
(purposive) Para Chokola’k el subsistema de control de inventario de las
tabletas de chocolate es un ejemplo de sistema purposive, ya que fue diseñado
y creado para controlar el inventario de la organización.
Por su repuesta al ambiente Dinámico Cambia y se adapta a los recursos y
demandas de los clientes. La empresa cambia mediante las necesidades.
Pasivo Para Chokola’k significa tomar una respuesta pasivo y no cambiante
cuando el ambiente no cambia o tienes cambio que no afectan los productos.
Por Su Naturaleza Naturales Son los recursos naturales que usa la empresa.
Diseñados Los programas de computador los cuales son hechos a medida para
la empresa.
Culturales La cultura y la tradición es parte de la empresa para que tenga un
mayor valor.
Sociales Debe de ser amigable a la comunidad y a la naturaleza para que sea
popular entre las demás personas.
Financieros La empresa debe de tener una ganancia para su optimo
desempeño y para que la empresa crezca.
EJERCICIO 4 CAPITULO 2
No. Actividad ¿Es Necesaria? ¿Agrega valor?
1 Ensamblado Si, ya que esta es la base del motor y sus prestaciones. Sí,
porque los componentes tienen más valor al ser unidos.
2 Pruebas y Ajustes Sí, porque los componentes tienen más valor al ser
unidos. Si, un motor más afinado y eficiente y potente tiene un valor mayor que
un motor defectuoso. El valor sobre compensa los gastos en los ajustes.
3 Unificación con caja de cambios Sí y no. Si porque es necesario al darle una
pruebe al nuevo motor para ver que todas las piezas encajen a la perfección.
No porque hay veces que se excede en las pruebas para llegar a un ajuste
optimo. Una caja agrega valor, si es una caja más cara o más sofisticada
agrega mucho más valor pero no todos los clientes les gustan tales opciones,
siempre es bueno tener todas las opciones disponibles.
4 Montaje de motor y caja de cambios en el auto al terminar Claro, sin una caja
de cambios, ya sea manual, automática, semiautomática o triptronic, debe de
ser la adecuada para el auto y con los gustos del cliente. El auto será
terminado con una caja y motor de acuerdo al cliente. El auto tendrá más valor
que un auto hecho en serie y será mucho más exclusivo para el propietario y
para la empresa.
5 Últimas pruebas de motor y caja ya montado en el auto. La penúltima fase
antes de completar un auto, definitivamente necesario. Si, así como en las
últimas pruebas previas al montaje, esto agrega mucho valor, especialmente si
es una opción personalizada.
El motor, en un auto es una de las partes más caras y de mayor valor
agregado.
Ejercicio 15 De Capitulo 8 De Automatización De Procesos Administrativos 2
Innovar ideas nuevas y frescas para destacar un mejor proyecto. | Acercándose
a cada colaborador y asignar dicha tarea. | Establecer un orden en el grupo
para contar cada persona con dicho tema. | Establecer parámetros sin
necesitar a un grupo determinado | Aclarar bien las ideas y sugerencias sin
necesidad de corroborar con otra fuente. | Investigar o sacar hipótesis por
dichas cuentas |
Promover la participa-ción
Estableciendo parámetros de temas y desarrollo del mismo. | | Cada uno debe
tomar el rol de promover ideas innovadoras |
Autonomía
Descripción del método estudiado usando una base. | | Trabajar únicamente
enfocado en el informe y sin corroboración. |
La participación es fundamental a la hora de sacar una hipótesis. | Liderar bien
un grupo para que se maneje en forma ordenada la participación. | Por lo
menos deben participar dos graficas en dicho informe. | Todas las ideas fluyen
solo para un tipo de informe. | Investigar sin ser dependiente de otra innovación
o recurso | Laborar únicamente e individualmente sin depender de otra
participación. |
Es importante saber de qué se está nutriendo y en que se basa el
conocimiento. | Señalar hipótesis posibles al desarrollo del mismo. | Sacar el
infirme del posibles riesgos. | Basar el informe conforme a graficas que logren
trasmitir los deseados | Tener bastantes instrumentos de comunicación para
siempre actualizar los datos | El estilo de redacción conforme a las graficas. |
Identificación y utilización
Utilización del proyecto que seria para beneficio del usuario. | | Utilización de
material adecuado |
Comunicación
Establecer diferentes puntos de comunicación. | | Análisis profundo dentro del
programa para así corregir dentro del sistema |
Utilización de graficas y materiales de apoyo. | Identificación de error al verificar
informe | Elaboración desde un principio para evitar inconvenientes. |
Verificación constante del sistema de comunicación | Presentación del plan de
trabajo...
Ejercicios 6 7 8 9 10 11 12 Administración De Procesos Administrativos 2
Ejercicio 6
Capitulo 3 – ESTUDIO Y ALCANCE DE LOS SISTEMAS ADMINISTRATIVOS
1 Autoridad
Para llevar a cabo la automatización de un proceso
Para delegar responsabilidades
Para la toma de decisiones en cuanto a división de trabajo
Para Designar jerarquías
Para velar por el cumplimiento y ordenamiento.
2 Responsabilidad
Para tener control dentro de una responsabilidad
Para poder responder en cuanto a recursos y organización
Para cumplir con tareas atribuidas
Para complementar en cuanto a otros procesos
Para ejercer una solida autoridad y toma de mando
3 Especialización y división del trabajo
Para que en una organización exista dominio de determinadas tareas
Para automatizar en tiempo en cuanto a la agilidad en determinada función
Para maximizar la producción en una empresa
Para que exista una coordinación administrativa efectiva
Para que se realice una supervisión más estrecha
4 Departamentalización
Lograr trabajo en equipo bajo fines comunes
Delimita secciones de mando y autoridad y responsabilidad
Para llevar un mejor control de los procesos
Para coordinar y automatizar de acuerdo a objetivos distintos
Para que la empresa se maneje ordenada
5 Jerarquización
Para establecer arreglos de autoridad y delimitar atribuciones
Para automatizar y controlar la toma de decisiones de la empresa
Establece niveles de subordinación.
Permite la planeación estratégica que no compete a todos
Permite la táctica y la supervisión operativa.
6 Unidad de mando
Permite la fluidez de información dentro de la empresa
Da lugar a la autoridad funcional y efectiva.
Permite delimitar responsabilidades así como de enriquecerlas
Delega funciones para su cumplimiento
Fortalece la empresa en cuanto a control y monitoreo.
EJERCICIO 7
CAPITULO 4 – COMO LOGRAR UNA ORGANIZACIÓN EFECTIVA
No. | PROBLEMA | PROBABLE CAUSA | PRINCIPIO QUE IMPLICA |
1 | Los objetivos de la empresa, sus aspiraciones y visión no son conocidos ni...