EKMA4157 ORGANISASIPertemuan V

Modul V Kompleksitas Organisasi

Zulfikar Yurnaidi

Kompleksitas

Kompleksitas Organisasi menunjukkan derajat diferensiasi (perbedaan) yang terjadi dalam sebuah organisasi, baik diferensiasi ke arah horizontal, vertikal, maupun spasial (menurut ruang atau daerah). Horizontal: derajat perbedaan antara unit-

unit organisasi Vertikal: banyaknya hierarki atau tingkatan

yang terdapat dalam struktur organisasi

Diferensiasi Horizontal

Diferensiasi horizontal menunjukkan tingkat perbedaan antar unit organisasi menurut orientasi personel, jenis tugas yang dijalankan, maupun persyaratan pendidikan yang diperlukan untuk menjalankan organisasi.

Konsekuensi: ketika organisasi makin kompleks komunikasi makin sulit, koordinasi lebih sulit.

Konsekuensi positif: semakin banyak hal yang bisa dikerjakan oleh organisasi peningkatan efisiensi.

Contoh: Pabrik peniti (Adam Smith: The Wealth of Nations)

Mengapa efisiensi akan lebih baik ketika membagi tugas secara spesifik?

1. Tidak ada individu yang sanggup menangani keseluruhan pekerjaan yang sifatnya canggih dan kompleks sendirian. Contoh: Pabrik mobil dikerjakan sendiri.

2. Adanya keterbatasan kemampuan dan pengetahuan masing-masing pekerja.

3. Pekerjaan yang berulang-ulang akan memberikan keterampilan yang baik kepada pelaku.

4. Merangsang meningkatnya kreativitas dalam meningkatkan perlatan baru yang lebih efisien (departemensiasi koordinasi dengan tugas yang berbeda-beda).

Contoh departementasi

Pengelompokan berbasis jasa: rumah sakit.

Pengelompokan berdasarkan produk barang: perusahaan mobil.

Perbedaan jenis klien: Bank, pom bensin (eceran dan agen) dlsb.

Secara geografis: PT Telkom regional Bandung.

Dlsb.

Diferensiasi Vertikal

Diferensiasi Vertikal menggambarkan tingkat ‘kedalaman’ struktur suatu organisasi atau menunjukkan besarnya jumlah tingkatan hierarki dalam organisasi.

Konsekuensi: komunikasi ke arah vertikal akan lebih sulit, dan ‘suara’ Pimpinan akan sulit sampai ke bawah.

Diferensiasi vertikal juga banyak disebabkan oleh diferensiasi horizontal (1 orang sulit mengawasi banyak departemen).

Flat (mendatar) atau tall (tinggi) ? Organisasi bisa dirancang tinggi ataupun

melebar, tergantung dari kemampuan seorang atasan dalam melakukan kendali (span of control).

Rentang kendali besar? Bawahan sangat banyak dengan departemen yang berbeda-beda.

Rentang kendali kecil menyebabkan, organisasi yang ‘kurus’ – tinggi.

Mana yang paling Efektif: tinggi atau lebar???

Kelemahan dan keuntungan

Organisasi lebar (flat): komunikasi lebih sederhana, pengawasan lebih longgar, promosi jabatan lebih sulit.

Organisasi tinggi: Sebaliknya. Namun umumnya, organisasi lebar kurang

efektif, karena faktor pengawasan yang kurang (terlalu banyak yang harus diawasi).

Namun, faktor kunci semuanya, berasal dari: kemampuan manager dalam memimpin dan mengawasi.

Sebaran Ruang (Spasial)

Organisasi dapat memiliki tingkat diferensiasi horizontal dan vertikal yang sama pada sejumlah lokasi

Sebaran ruang dapat diartikan sebagai perluasan dari diferensiasi horizontal dan vertikal, yaitu derajat penyebaran kantor, pabrik, personel secara geografis

Secara horizontal, fungsi yang berbeda dapat ditempatkan di lokasi yang terpisah

Secara vertikal, tingkatan otoritas yang berbeda dapat tersebar secara geografis

Sebaran spasial bisa dikatakan sebagai dimensi ketiga dari kompleksitas organisasi

Mengukur Kompleksitas Organisasi Mengukur Diferensiasi Horizontal

Jumlah bagian, jumlah jabatan, tingkat pendidikan dan keterampilan, cakupan kegiatan, dan derajat rutinitas tiap jabatan, banyaknya jenis tenaga spesialis

Mengukur Diferensiasi Vertikal Jumlah tingkatan hierarki antara pimpinan

puncak organisasi dengan karyawan pelaksana Mengukur Sebaran Spasial

Jumlah lokasi, rata-rata jarak masing-masing lokasi, proporsi jumlah anggota organisasi

EKMA4157 ORGANISASIPertemuan V

Modul VI Formalisasi

Zulfikar Yurnaidi

Formalisasi Secara sederhana, formalisasi

dapat diartikan sebagai derajat atau tingkat pembakuan (standarisasi) dari jabatan-jabatan yang terdapat dalam suatu organisasi

SOP Cleaning Service1. Pemeliharaan Gedung Bagian Dalam

Pemeliharaan gedung bagian dalam meliputi: a. Pembersihan plafon dari sarang laba – labab. Pembersihan tembok dinding dari noda – nodac. Pembersihan tanggad. Pembersihan pagar atau reilling dalam gedunge. Pembersihan kap – kap lampuf. Pembersihan smoke detectorg. Pembersihan tralis tralis dinding maupun lantaih. Pembersihan kaca pemisah ruangan dan teralis bagian dalami. Pembersihan hiasan dindingj. Pembersihan jendela kacak. Pembersihan Wallpaper

SOP Cleaning Service2. Pemeliharaan Gedung Bagian Luar, Kaca

Jendela dan Temboka. Pembersihan atap atau talang gedungb. Pembersihan kaca – kaca tinggi diatas 7 meter dan tralisnyac. Pembersihan kaca jendela dan tralisnyad. Pembersihan halaman dari kotorane. Pembersihan halaman parkir, driveway, walkwayf. Pembersihan logo / papan nama perusahaan atau instansig. Dan lain – lain sesuai kebutuhan

SOP Cleaning Service3. Pembersihan dan Pemeliharaan Lantai

a. Pembersihan lantai keramikb. Pembersihan karpetc. Pembersihan lantai marmerd. Pembersihan lantai – lantai lain yang berada dalam area kantor

4. Pembersihan dan Pemeliharaan Kaca, Pintu, Jendela, Dinding dan Pilara. Pembersihan kaca dari debu dan bekas noda yang lainb. Pembersihan pintu dari kayu, kaca atau bahan lain dari debu dan noda yang menempelc. Pembersihan jendela kaca atau dari bahan yang lain dari noda yang menempeld. Pembersihan pilar kayu atau stainles

5. Pemeliharaan Toileta. Pembersihan plafon dari sarang laba – labab. Pembersihan dinding dari noda sabun dan bercak airc. Pembersihan accesories dalam kamar mandid. Pembersihan dan pengisian handsoap dispensere. Pembersihan meja wastafelf. Pembersihan closet jongkok maupun dudukdan urinoirg. Pembersihan dan polishing de

SOP Cleaning Service6. Pembersihan Accesories Kantor

a. Pembersihan meja kerjab. Pembersihan kursi kerjac. Pembersihan filling cabinetd. Pembersihan pesawat telepon dan partisi atau pemisah ruangan

7. Pemeliharaan dan Perawatan Tamana. Pembersihan taman dari guguran daun dan sampah – sampahb. Perawatan Taman dilakukan dengan cara menyiram tanaman 2 kali sehari, pagi dan sorec. Perawatan taman dengan pengambilan daun – daun yang sudah menguning atau layu dan memangkas tanaman agar nampak lebih rapi.d. Menggemburkan tanamane. Pemberian pupuk secara periodikf. Pemberantasan hama tanamang. Penggantian tanaman yang mati

Formalisasi ?Tingkat formalisasi merupakan salah satu standar

yang dapat digunakan untuk mengukur derajat standarisasi suatu organisasi.

Kebebasan pemangku jabatan, berbanding terbalik dengan besarnya proporsi cara menjalankan berbagai kegiatan dalam jabatan tersebut, yang sebelumnya telah ditetapkan oleh organisasi.

Standarisasi atau pembakuan bukan hanya mengurangi alternatif cara yang bisa diikuti dalam pelaksanaan tugas, tetapi juga membuat karyawan menjadi bebas dari keharusan untuk memikirkan sendiri cara yang hendak diikuti dalam menyelesaikan tugasnya.

Apakah formalisasi selalu tertulis?Formalisasi juga didefinisikan oleh sebagian

pihak secara lebih sederhana, yaitu dengan menyatakannya sebagai tingkat penggunaan dokumen tertulis dalam kegiatan organisasi.

Definisi lain: formalisasi sebagai banyaknya peraturan, prosedur, intruksi dan komunikasi yang diwujudkan dalam bentuk dokumen tertulis.

Yang perlu ada:Buku petunjuk/manual yang memuat seluruh

peraturan dan prosedur kerja, jumlah dan kekhususan masing-masing peraturan, tingkat kedalaman dan ketelitian uraian jabatan (job description).

Cara mengukur derajat formalisasi1. Memeriksa banyaknya dokumen resmi

yang digunakan dalam kegiatan organisasi.

2. Mempertimbangkan sikap karyawan dalam mematuhi peraturan atau dalam menjalankan prosedur.

3. Mempertimbangkan kejelasan prosedur kerja yang berlaku.

4. Memeriksan konsistensi organisasi dalam memaksakan dipatuhinya peraturan.Dua pandangan cara mengukur:

a. Berdasarkan data, berapa banyak dokumen yang ada

b. Selain banyakanya dokumen resmi juga mempertimbangkan tanggapan dari para karyawan.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat formalisasiDalam satu organisasi, derajat formalisasi

dapat berbeda-beda pada bagian-bagian tertentu pengecer obat (detailer) dan receptionist

Biasanya: pekerjaan yang berulang, tugas-tugas sederhana, memiliki derajat formalisasi yang tinggi.

Sebaliknya, untuk yang memiliki profesionalitas tinggi, cenderung diatur dengan derajat formalisasi yang rendah.

Beberapa pengecualian memang terjadi: akuntan (terkait dengan pembayaran), dokter, dlsb.

Faktor-faktor yang mempengaruhi derajat I oleh formalisasi1. Derajat formalisasi bukan hanya

bervariasi menurut tingkat profesionalitas yang diperlukan tetapi juga menurut tingginya tingkatan hierarki suatu jabatan maupun menurut jenis tugas (fungsi) yang ditangani oleh jabatan.

2. Jenis pekerjaan ataupun fungsi yang dijalankan oleh suatu jabatan bagian produksi lebih banyak aturan daripada bagian pemasaran.

3. Karyawan yang cerdas, umumnya tidak membutuhkan formalisasi yang tinggi.

‘Untung Rugi’ adanya Formalisasi

Formalisasi Tinggi Formalisasi Rendah

Perilaku dan karyawan ‘seolah-olah’ telah terprogram. Tidak bingung apabila menghadapi suatu perubahan.

Perilaku pemangku jabatan belum cukup terprogram sehingga memiliki kebebasan yang tinggi dalam menjalankan jabatannya.

Pekerja waralaba (McD, Kentucky), assembling product dlsb.

Pemasaran, promosi, marketing dlsb.

Manfaat formalisasi1. Perusahaan dapat mempekerjakan

‘tenaga kurang pengalaman’ asalkan tenaga kerja tersebut dilengkapi dengan panduan yang isinya lengkap sehingga karyawan akan mampu menjawab dan bertindak dengan benar apabila menghadapi masalah/perubahan. Perusahaan untung. ???

2. Externalized behavior formalisasi berupa ‘suruhan’, dari luar pribadi karyawan. Mengorganisasikan karyawan melalui intruksi. Internalized behavior profesionalisme. Karyawan akan memiliki kesamaan semangat, standar dan kualitas kerja yang sama.

Aspek lain FormalisasiSosialisasi : proses adaptasi, di mana

seseorang mempelajarai dan akhirnya mengadopsi nilai-nilai, norma dan pola perilaku tertentu yang dianggap sesuai untuk dijalankan oleh suatu jabatan/seseorang yang akan masuk menjadi anggota organisasi.

Rekrutmen terhadap pegawai berpengalaman/profesional.

Pendidikan dan pelatihan diusahakan untuk membentuk sikap dan perilaku tertentu yang sama.

Berbagai Teknik Formalisasi1. Seleksi

Teknik yang paling banyak digunakan untuk mengendalikan ‘kebebasan’ karyawan. Peran ‘ijasah’.

2. Persyaratan PeranHarapan (ekspektasi) mengenai perilaku yang diharapkan. Penyusunan Uraian Kerja (job description).

3. Peraturan, prosedur dan kebijakanPeraturan: pernyataan eksplisit menunjukkan apa yang boleh/tidak.Prosedur: serangkaian langkah berurutan dan saling berkaitan untuk menyelesaikan suatu tugas.Kebijakan: petunjuk berupa serangkaian pembatas yang merngarahkan karyawan dalam melakukan keputusan.

4. Pelatihan5. Ritual (upacara)6. Teori X, Teori Y dan Formalisasi (fleksibilitas suatu sistem)

Douglas McGregor

Hubungan formalisasi dengan kompleksitas organisasiMemperbesar derajat formalisasi ataupun

meningkatkan kompleksitas organisasi merupakan dua jenis tindakan yang fungsinya sama.

Akan tetapi, perubahan sifat organisasi perlu dilakukan dengan memperhatikan apakah kompleksitas terjadi karena meningkatnya diferensiasi ke arah vertikal ataupun differensiasi ke arah horizontal.

Differensiasi vertikal tenaga profesionalDiferensiasi horizontal tenaga pelaksana

(pekerjaan rutin dan berulang)