eKommune og eForvaltning Østfold

22.11.2010Ulf Harry Evensen

Prosjektleder og rådgiver eForvaltning

Smaalensveven IKT

• Tjenester dere leverer og hvilke fagsystemer som bygger oppunder disse.

• Hvordan IT verdenen ser ut i Østfold.

– Hvilke systemer samhandler internt og hva slags samhandling har Smaalensveven mot eksterne aktører.

– Benyttes fellesløsninger?

– Opplever man bindinger mot leverandører som er vanskelig å komme unna.

politiskefora

kommunensorganisasjon

forvaltning

informasjons-formidling

borgerenæringsliv

organisasjoner

Arild Jansen, AFIN

ØSTFOLDKommune Areal km2 Folketall Årsverk

Aremark 319 1.411 142

Askim 69 14.918 994

Eidsberg 236 10.879 761

Fredrikstad 288 74.413 5.043

Halden 642 29.132 1.922

Hobøl 140 4.822 296

Hvaler 90 4.132 302

Marker 413 3.477 226

Moss 63 30.285 2.077

Rakkestad 435 7.566 531

Rygge 74 14.417 914

Rømskog 183 685 59

Råde 119 6.957 419

Sarpsborg 406 52.688 3.516

Skiptvet 101 3.577 280

Spydeberg 141 5.237 326

Trøgstad 204 5.127 376

Våler 257 4.528 289

SUM 4.180 274.251 18.473

eKommune 2012 - status

• Status eKommune 2012 Beste kommuner 2010: Bærum, Bergen, Kvæfjord, Larvik, Sørum, Tromsøhttp://ksikt-forum.no/filearchive/Resultater%20eKommunekartleggingen%202010.pdf

Det Døgnåpne Østfold fra 2005-2010

Visjon for DDØ

• Østfolds innbyggere og næringsliv er i dialog med en offentlig sektor som kontinuerlig forbedrer og legger til rette for brukerrettede elektroniske tjenester.

Aktuelle prosjekter i Østfold

• Halden: – Ny helhetlig portal i med Sharepointplattform CRM

integrert mot arkiv – lanseres 24.nov.• Fredrikstad:

– Først blant kommunene med CRM• Integrert mot matrikkel• Nå mot folkeregister• Nettåpent – videreutvikling av ”Hull i veien”

• Smaalensveven:– Prosjekterer regionalt Planregister og felles drift og

forvaltning av Geodata– Prosjekterer ny helhetlig portalplattform

• …….

• Et verktøy for dialog mellom innbyggere og Fredrikstad kommune

• 4 handlinger:

– Spør om ting du lurer på

– Meld inn feil eller mangler

– Kom med forslag til forbedringer

– Gi ris og/eller ros

Henvendelser synliggjøres i kart og markeres med rødt, gult el grønt flagg avhengig av om saken er løst el ikke

Innbyggerne kan se hva som skjer med egen sak og kommentere på andres saker

STATUS I ØSTFOLD

Servicetorg nesten overalt 2009

• 14 kommuner har servicetorg

• 4 kommuner har ikke servicetorg

Servicetorg sammen med NAV

Servicetorg og kommunehus sammen med NAV…

Antall ansatte i Servicetorg

• 16-20 ansatte

• 11-15 ansatte

• 7-10 ansatte

• 4-6 ansatte

• 1-3 ansatte

NettsiderKvalitet – 2009

Elektronisk arkiv eller elektronisk journal

• 3 kommuner har elektronisk arkiv

• 5 kommune har planer for elektronisk arkiv

• 9 kommuner har elektronisk journal

Digitale kart på internett

• 17 kommuner har tilgjengelig digitale kart på internett

• 1 kommune har ikke kart på internett

Digital planbase

• 7 kommuner har oppdatert planbase

• 3-4 kommune har vedtatt plan for oppdatering

• 4-5 kommuner har ulik status på sin planbase

• 3 kommuner har ikke digital planbase

Byggsøk

• 9 kommuner har etablert Byggsøk

• 8 kommuner er i gang med prosjekt

• 1 kommune ukjent status

Kommunalteknikk

• 8 med Norkart Geoservice Komtek

• 6 med Komtek renovasjon

• Ukjent status

Elektroniske skjema i kommunene

• 1 - 26-30 skjema

• 1 - 21-25 skjema

• 3 - 16-20 skjema

• 3 - 11-15 skjema

• 4 - 6-10 skjema

• 3 - 1-5 skjema

• 3 - Har ikke

Integrerte eSkjema mot kommunens system

• 1 - 26-30 skjema

• 1 - 16-20 skjema

• 3 - 11-15 skjema

• 4 - 6-10 skjema

• 6 - 1-5 skjema

• 3 - Har ikke

eSkjema med MinID

• 1 - 26-30 skjema

• 1 - 21-25 skjema

• 3 - 16-20 skjema

• 2 - 11-15 skjema

• 2 - 6-10 skjema

• 0 - 1-5 skjema

• 9 - Har ikke

http://www.wis.no/stat09/application/main.jsp?languageId=1

Læringsplattform

• 17 med LMS

• 2 ukjent status

http://www.uninettabc.no/content.ap?thisId=11584

FEIDE

• 1 Godkjent

• 8 i Prosjekt

• 9 ukjent status

http://www.nhn.no/kunder/kommuner-1/kommuner-i-helsenettet/ostfold

http://www.nhn.no/tjenester/nhn-edi/Tjenestebeskrivelse%20for%20NHN-EDI.pdf

Helsenett

• 10 Tilknyttet

• 8 ukjent status

LITT I DYBDEN…..

34

ARKIV

Elektronisk arkiv eller elektronisk journal

• 3 kommuner har elektronisk arkiv

• 5 kommune har planer for elektronisk arkiv

• 9 kommuner har elektronisk journal

Fra elektronisk journal til elektronisk arkiv

Sak –arkiv - integrasjoner

• Sak og arkiv integrert helhetlig mot portal– Prosess ledige stillinger og andre elektroniske søknader

– Prosess politiske dokumenter

– Saksbehandling, innsyn, delaktighet – Elektroniske høringer

• Henvendelsessystem, arkiv, portal og kartdata– Elektroniske søknader

– Saksbehandling og forvaltning

– Innsyn og status og min side

• Arkivverdige dokumenter fra andre fagsystem– Helse og omsorg, Skole og oppvekst, tekniske tjenester og

byggesak…

• Arbeidsflate intranett for ansatte

39

Noark 5 og EPJ

SKJEMA

Integrerte eSkjema mot kommunens system

• 1 - 26-30 skjema

• 1 - 16-20 skjema

• 3 - 11-15 skjema

• 4 - 6-10 skjema

• 6 - 1-5 skjema

• 3 - Har ikke

eSkjema med MinID

• 1 - 26-30 skjema

• 1 - 21-25 skjema

• 3 - 16-20 skjema

• 2 - 11-15 skjema

• 2 - 6-10 skjema

• 0 - 1-5 skjema

• 9 - Har ikke

Byggsøk

• 9 kommuner har etablert Byggsøk

• 8 kommuner er i gang med prosjekt

• 1 kommune ukjent status

Aktive elektroniske tjenester

Elektroniske skjema 2009Kommune Publiserte

skjema

Aktive skjema Innsendt 2009

Aremark 14 5 79

Askim 19 19 1332

Eidsberg 10 10 208

Hobøl 18 8 318

Marker 18 9 260

Rakkestad 32 18 635

Rømskog - - -

Skiptvet 9 9 121

Spydeberg 12 12 170

Trøgstad 10 8 14

PORTAL

NettsiderKvalitet – 2009

NettsiderKvalitet – 2004

Samspill leverandører og redaksjon

Kvalitetskrav Leverandør Portaleier

Tilgjengelighet1.1 – Nettstedet bruker alternativ bildetekst X X

1.2 – Linker skiller seg ut fra løpende tekst X X

1.3 – Skriftstørrelsen er skalerbar X

1.4 – Datatabeller er tilgjengelige X X

1.5 – Rammer brukes på en måte som reduserer ulempene X X

1.6 – Meny og søk fungerer uten ekstra utvidelser X

1.7 – Kontrasten på nettstedet er tilstrekkelig X X

1.8 – Statisk innhold kan hoppes over X

1.9 – Nettstedet skiller mellom form og innhold X

1.10 – Hovedspråk er angitt X

1.11 – HTML er korrekt kodet på nettstedet X

Brukertilpasning

Kvalitetskrav Leverandør Portaleier

Brukertilpasning2.1 – Nettstedet er lett å laste X X

2.2 – Innholdet er merket med dato X

2.3 – Nettstedet har søkefelt X

2.4 – Søkeresultat blir presentert på en god måte X X

2.5 – Innholdet er presentert på andre språk enn norsk (X) X

2.6 – Hovedmenyen er konsistent på hele nettstedet X X

2.7 – Nettstedet har markert hvor man er i nettstedsstrukturen X

2.8 – Nettstedet har lagt til rette for utskrift av innholdet X

2.9 – Nettstedet har en oversikt over innholdet X

2.10 – Nettstedet har lagt inn relevante metadata X X

2.11 – Nettstedet har beskrivende sidetitler og adresser X

2.12 – Teksten på nettsidene er forståelig og enkel å lese X

2.13 – Nedlastbare dokumenter er publisert som PDF eller ODF X

Nyttig innhold

Kvalitetskrav Leverandør Portaleier

Nyttig innhold

3.1 – Nettstedet legger til rette for forenklet informasjonsflyt X X

3.2 – Nettstedet har strukturert informasjon om kjerneoppgaver X

3.3 – Nettstedet har sentral kontaktinformasjon X

3.4 – Nettstedet har sentral egeninformasjon X

3.5 – Nettstedet legger til rette for innsyn i postjournal, saker og

møter

X X

3.6 – Nettstedet legger til rette for elektroniske høringer X X

3.7 – Nettstedet utnytter webteknologien til å lage nyttige løsninger X X

3.8 – Nettstedet har skjema for elektronisk innsending X X

3.9 – Nettstedet har informasjon om innloggingsbasert selvbetjening X

System og leverandørbetinget

Portaler i Smaalensveven• Kommuner med internettportal fra Smaalensveven:

– Aremark, Askim, Eidsberg, Hobøl, Marker, Rakkestad, Rømskog, Skiptvet, Spydeberg og Trøgstad

• Regionale portaler:

– Smaalensveven, Indre Østfold

• Sub portaler:

– DDØ, IØR, MHVIØ, Frivilligbørs, Bøensætre, IKA, Smikt, Beredskap

• Intranett:– Askim, klargjort for Eidsberg

• Prosjektportal

Nærmere innbyggerne

Portalen skal gi et helhetlig offentlig tjenestetilbud nærmere innbyggerne.

Informasjon og tjenester skal være enkelt tilgjengelig for alle, og det skal tilrettelegges for målrettet informasjon og dialog med alle brukergrupper og individuelle brukere.

Del din viten – styrk ditt nettverk

Portalen og organisering av intranettet skal bistå til å gjøre kommunene og den enkelte ansatte gode i tjenesteyting, kommunikasjon og effektiv oppgaveløsning.

En region i samarbeid og utvikling

Portalen skal bidra til en økt regional utvikling og videreføring av det interkommunalt samarbeidet på tjenester, prosjekter og samhandling i Indre Østfold.

Skille på kommune og region

• Kommune: Det elektroniske servicetorget og dialog(standardisert rammeverk LOS og kvalitetskriterier)

– Tjenester, skjema, kontakt og dialog

– Politikk, innsyn og demokratiske prosesser

– Planer og dokumenter

• Region: Opplevelser, bo, arbeide, samhandle….(friere rammeverk – levere innhold til kommunene og andre aktører)

– Kultur og fritid, natur, opplevelser, severdigheter…

– Lag og foreninger og frivillig arbeid

– Næringsliv

– Interkommunalt samarbeid og prosjekter

– Arbeid

– Utdanning

– …

• Arkitektur: Portalløsningen skal tilfredsstille kravene til felles IKT-arkitektur i offentlig sektor dvs. 3-lags arkitektur med klart skille mellom lagene:

– Presentasjonslag

– mellomlag med tjenester og integrasjon

– informasjonssystem og registersystemer

• Redegjør for hvordan løsningen tilfredsstiller prinsippet om 3-lagsarkitektur og det generelle kravet om at lagene skal knyttes sammen med åpne grensesnitt. (Se: http://www.difi.no/ikt/it-arkitektur/arkitekturprinsipper)

• Statlige- og fellesoffentlige krav: Løsningen skal i størst mulig grad tilfredsstille felles offentlige krav og målsettinger som opplistet under. Man ber om en kort overordnet redegjørelse for om løsningen tilfredsstiller disse, eventuelt hvilke områder som ikke dekkes.

– Referansekatalogen for IT standarder: Krav til publisering, utveksling og lagring av informasjon og dokumenter samt elektronisk kommunikasjon innen offentlig forvaltning (se: http://standard.difi.no )

– Sikkerhetsløsning: Det er av strategisk betydning at leverandøren kan levere god støtte for sikker pålogging ved bruk av MinID og ID-porten (se: http://www.difi.no/emne/ikt/eid-og-minid og http://minid.difi.no )

– Universell utforming: Difi har utformet anbefalinger for universell utforming og tilgjengelighet (se: http://standard.difi.no/forslag-og-saker/saker/utredning-universell-utforming-paa-offentlige-nettsider )

– LOS: Kommunene og portalsamarbeidet har intensjoner om å benytte seg av et informasjonsdesign som støtter LOS-temastruktur og LOS-emneord (se: http://los.difi.no/)

– Kvalitetskrav: Difi har etablert kvalitetskrav til offentlige nettsteder. Portalplattformen må gjøre det enkelt å etterleve disse kravene (se: http://kvalitet.difi.no/ )

– Offentlige felleskomponenter: Det er ønskelig at leverandøren er proaktiv til å ta i bruk og integrere seg mot offentlige felleskomponenter (eks: eID, Altinn og sentrale registre) (se: http://prosjektveiviseren.no/temaer/felleskomponenter )

• eKommune2012: KS har utformet anbefalinger for eForvaltning for kommunene (se: http://ksikt-forum.no/haandboker/ekommune2012 )

SKOLE OG UTDANNING

http://www.wis.no/stat09/application/main.jsp?languageId=1

Læringsplattform

• 16 har LMS

• 2 ukjent status

http://www.uninettabc.no/content.ap?thisId=11584

FEIDE

• 1 Godkjent

• 8 i Prosjekt

• 9 ukjent status

Utfordriger skole - Feide

HELSENETT

http://www.nhn.no/kunder/kommuner-1/kommuner-i-helsenettet/ostfold

http://www.nhn.no/tjenester/nhn-edi/Tjenestebeskrivelse%20for%20NHN-EDI.pdf

Helsenett

• 10 Tilknyttet

• 8 ukjent status

Type EDI meldinger

Statistikk Helsenett - EDI – Sør-Øst

http://www.kith.no/upload/4679/Statusmatrise_ELIN-k_10-10-10.pdf

Meldinger….

• Applikasjonskvittering• Epikrise• Henvisning• Tilbakemelding på henvisning• Rekvisisjon: flere forskjellige• Svar: flere forskjellige • PLO meldinger• Kjernejournal kommune• Dialogmelding• Innleggelsesrapport• Helseopplysninger til lege• Helseopplysninger ved søknad• Orientering om tjenestetilbud• Legemiddelopplysninger• Medisinske opplysninger

• Pasientlogistikk (stoppe mat/hjemmesykepleie, etc.

• Utskrivningsklar pasient (starte mat/hj.sykepleie)

• Utskrivningsrapport (tverrfaglig epikrise)

• Pasientkommunikasjon (til/fra)• Legeerklæring• Sykemelding• Legeoppgjørsmelding• eBrev• Forespørsel om fastlege• Fødselsmeldinger• Behandlerkravmelding• Iplos-melding• IP/IOP (individuell plan)

KART, MATRIKKEL OG PLAN

Digitale kart på internett

• 17 kommuner har tilgjengelig digitale kart på internett

• 1 kommune har ikke kart på internett

Kommunalteknikk

• 8 med Norkart Geoservice Komtek

• 6 med Komtek renovasjon

• Ukjent status

Digital planbase

• 7 kommuner har oppdatert planbase

• 3-4 kommune har vedtatt plan for oppdatering

• 4-5 kommuner har ulik status på sin planbase

• 3 kommuner har ikke digital planbase

81

Utfordringer

• Kartklienter inter- og intranett

• Matrikkel

• Digitalisering Planbase

• Planregister - Forvaltning

• Geointegrasjon (arkiv, portal, plan, matrikkel)

Forankring

Ko

mp

eta

nseT

ekn

olo

gi

Prosesser og rutiner

Endringsvilje

Forutsetning for eKommune