El Equipo del Proyecto

Gestión de Proyectos

Presentado por Grupo 6: Delgado López, Emerson Loo Chan, Félix Rojas Polo, Jonatán Ruiz Ortiz Yessenia

Tipos de participantes en los grupos

¿Qué es un equipo?

Es un grupo de personas que trabajan de manera interdependiente para alcanzar una meta en común.

¿Cómo elegir un equipo de proyectos?

Un buen equipo de proyecto necesita de una mezcla balanceada de habilidades técnicas, de interacción y personalidades.

1. Mantener el equipo lo mas reducido posible.2. Buscar miembros del equipo con actitudes y

comportamientos positivos.3. Un equipo diverso.4. La familiaridad permite que el equipo sea

productivo.

Consejos

1. El desarrollo y el crecimiento de los equipos.

2. Las características de los equipos de proyectos efectivos.

3. La formación del equipo.

4. Las fuentes de conflicto durante el proyecto

5. La soluciones de problemas

6. La administración efectiva del tiempo

1. El desarrollo y el crecimiento de los equipos.

Los equipos atraviesan una serie de etapas de desarrollo a través de las cuales van adquiriendo formación y experiencia llegando incluso a un punto en que van siendo capaces de auto gestionarse.

Las fases más comunes son las siguientes:

1. El desarrollo y el crecimiento de los equipos.

Es la etapa inicial, similar a la etapa de «cortejeo» en una relación, las personas comienzan a conocerse. No es una fase de trabajo productivo.

Hay que formar a los miembros del equipo de trabajo en las técnicas y herramientas útiles para la consecución de los objetivos

Formación:

Personas del equipo Alto nivel de ansiedad con

respecto al trabajo y las relaciones con los demás.

Los sentimientos característicos de esta etapa incluyen emoción, anticipación, desconfianza, ansiedad e indecisión.

Gerente• Dar orientación.• Comunicar con claridad el objetivo del

proyecto.• Crear una visión de resultado exitoso, y

los beneficio que se obtendrán.

Debe establecer las limitaciones, del alcance, calidad, presupuesto y el programa.

Crear estructura y definir procesos y procedimientos iniciales.

1. El desarrollo y el crecimiento de los equipos.

Al igual que adolescencia por lo general es difícil. Existen enfrentamientos lógicos ya que se contraponen los puntos de vista

Conflicto:

Personas del equipo La realidad se impone, y

podría no coincidir con las expectativas.

Se incrementa la tensión. Sentimientos de frustración,

ira y hostilidad.

Gerente El papel de la dirección del equipo es,

si cabe, más importante en esta fase. Clarifica una mejor definición de las

responsabilidades. Involucre al equipo en la toma de

decisiones y le da poder. Reconocer cualquier insatisfacción. Estimula la solución de conflictos, ya

que ella no se solucionara por si sola.

Normalización:

1. El desarrollo y el crecimiento de los equipos.

El equipo ya tiene un modo de trabajo establecido, los miembros se conocen y se empieza a dar realmente el trabajo productivo.

Personas del equipo Nivel de conflicto menor. Las expectativas se alinean

con la realidad. Han aceptado su entorno. Se sienten aceptadas como

parte del equipo. Confían en unos en otros. Comparten información. Se ayudan.

Gerente Trasfiere el control y la toma de

decisiones al equipo. Da reconocimiento al equipo.

Desempeño:

1. El desarrollo y el crecimiento de los equipos.

Esta es la fase de “sinergia”. Ya es capaz de adaptarse a los problemas sin apenas dificultad

Personas del equipo Muy comprometidos. Sensación de unidad y

orgullo. Confianza alta. Comunicación abierta y

oportuna. Apoyo mas allá de las tareas.

Gerente Delega por completo la

responsabilidad y la autoridad. Se concentra en el desempeño del

Project en relación con el presupuesto, el programa, el alcance y el plan.

Facilita y apoya el desarrollo y la implementación de acciones correctivas.

2. ¿Su equipo es efectivo?

Comprenden la meta del proyecto?Reunión Inicial de Kick OffAbsolver dudasReunión PeriódicaRepetir el objetivo con frecuencia

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Ejemplo

2. ¿Su equipo es efectivo?

Sabe cual es su rol y su responsabilidad?Reunión one to oneAbsolver dudasVerificar traslapes de responsabilidadesActualice la matriz de responsabilidades

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2. ¿Su equipo es efectivo?

Ejemplo

2. ¿Su equipo es efectivo?

2. ¿Su equipo es efectivo?

El proyecto tiene estructura definida?Planeamiento participativoEstablezca un plan de comunicaciónElabore una matriz de decisiónRetroalimente los procedimientos

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2. ¿Su equipo es efectivo?

Ejemplo2. ¿Su equipo es efectivo?

Falta compromiso?Reforzar la importancia de cada rolPreguntar sobre intereses personalesCree un ambiente motivadorReconocer los logros

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2. ¿Su equipo es efectivo?

Es la comunicación mala?Reuniones regulares con agendaQue cada uno muestre el avance del proyectoDistribuir documentos del proyectoUbicar a todos en la misma área

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2. ¿Su equipo es efectivo?

Ejemplo2. ¿Su equipo es efectivo?

El liderazgo es deficiente?Dar confianza a los miembros para que opinenPedir retroalimentaciónGenerar acción sobre las sugerenciasCambiar procedimientos, comportamientos, capacitar

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2. ¿Su equipo es efectivo?

Mucha Rotación?Formar un grupo baseElegir personal polivalenteElegir personal con experienciaElegir personal comprometido

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2. ¿Su equipo es efectivo?

3. Fomentar el espíritu de equipo El espíritu de equipo ayuda a crear una atmosfera de apertura y

confianza El fomento del espíritu de equipo es un proceso continuo. Es responsabilidad tanto del gerente como del equipo del

proyecto. La Socialización entre los integrantes del equipo es un apoyo

para fomentar el espíritu de equipo. Los integrantes deben comunicarse entre si con frecuencia. Cuando se tiene al equipo dentro de una área de trabajo la

comunicación se hace mas fluida y se evita el sentimiento de “nosotros contra ellos” que puede urgir cuando las partes están dispersas.

Una reunión después del trabajo, un almuerzo con el equipo, un día de campo, un evento deportivo son ejemplos de actividades que se pueden organizar para fomentar la socialización y el espíritu de equipo

GRUPO 3

Comportamiento Ético

Existen situaciones en las que en lugar de hacer lo correcto, las personas racionalizan sus acciones. “ No dañara a nadie”, “todos lo hacen”

El comportamiento ético no solo es necesario dentro de una organización de proyectos, sino que es crucial en las relaciones de negocios con el cliente, proveedores y los subcontratistas.

Es importante comunicar con honestidad algún problema que pueda existir de manera oportuna y objetiva; y no alarmar de manera innecesaria ni engañar.

Si el gerente realiza acciones que son cuestionables en términos éticos; el equipo pensara que estará bien que ellos hagan lo mismo.

A lo largo del proyecto hay situaciones que pueden ofrecer una oportunidad para que se presente el comportamiento poco ético o el engaño por lo que la organización de proyectos debe tomar medidas para evitar las males acciones: Contar con una política escrita a cerca del comportamiento ético Proporcionar capacitación sobre la ética en el trabajo

GRUPO 3

4. Conflicto de proyectos: Fuentes

Alcance del trabajo Asignación de recursos Programa Costo Prioridades Problemas de Organización Diferencias personales

GRUPO 3

Manejo de Conflictos Si el conflicto se enfrenta de manera adecuada puede ser

benéfico ya que puede obligar a las personas a buscar nuevos enfoques; puede fomentar la creatividad y mejorar el proceso de solución de problemas. Caso contrario puede destruir la comunicación, romper la unidad y reducir el nivel de confianza y apertura.

Algunos investigadores han identificado 5 enfoques que las persona utilizan para el manejo de conflictos: Evitarlo o retirarse Competir o Forzar Adaptación o Conciliación Concesión Colaboración, Confrontación o Solución de problemas.

GRUPO 3

5. La soluciones de problemas

1. Desarrollar una exposición del problema: Declaración escrita del problema, incluye una medida cuantitativa de su extensión.

2. Identificar las posibles causas del problema: Utilizar la técnica de Lluvia de Ideas.

3. Recabar los datos y verificar las causas más probables. El equipo con frecuencia reacciona ante los síntomas en lugar de enfrentar lo que podría estar provocando el problema.

4. Identificar las posibles soluciones. Utilización de la Técnica de Lluvia de Ideas.

5. Evaluar las soluciones alternativas. Establecer criterios, utilización de una tarjeta de calificación.

6. Determinar la mejor solución. Determinación de la solución más viable

7. Revisar el plan del proyecto. Una vez que se determinó cual es la mejor solución es necesario preparar el plan para ponerlo en práctica.

8. Implementar la solución. Ejecutar el plan

9. Determinar si el problema se ha resuelto. Se resolvió el problema?.

ENFOQUE DE NUEVE PASOS PARA RESOLVER PROBLEMAS

6. La administración efectiva del tiempo1. Al final de cada semana, identifique varias metas que quiera

alcanzar durante la siguiente.

2. Al final de cada día, elabore una lista de asuntos pendientes para el día siguiente.

3. Lea la lista de asuntos pendientes de cada día al comenzar la mañana y manténgala a la vista todo el día.

4. Controle las interrupciones.

5. Aprenda a decir que no.

6. Haga un uso efectivo del tiempo de espera.

7. Trate de manejar la mayor parte de los documentos sólo una vez.

8. Dése una recompensa al final de la semana si alcanzó todas sus metas.

FACTORES CRITICOS DE ÉXITO

El éxito del proyecto requiere de un equipo efectivo. Con el hecho de reunir a un grupo de personas para que trabajen

en un proyecto no se forma un equipo. Las características de los equipos de proyecto efectivo incluyen

una comprensión clara del objetivo del proyecto. Cada miembro del equipo debe ayudar a crear y fomentar un

ambiente de proyecto positivo. Los miembros de un equipo efectivo tienen grandes expectativas

respecto a si mismos y a los otros. Los miembros de un equipo efectivo tienen una comunicacióln

abierta, van más allá de hacer solo sus tareas asignadas. Los equipos de proyecto efectivos resuelven los problemas por

medio de una retroalimentación constructiva y oportuna. Los miembros del equipo deben establecer metas semanales y

elaborar una lista de cosas para hacer cada día.