Upload
ricardo-jose-rodriguez-orono
View
31
Download
2
Embed Size (px)
Citation preview
REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA
MINISTERIO PODER POPULAR PARA LA EDUCACION
CONVENIO: FIEC
MENCION: RECURSOS HUMANOS
CATEDRA: PRESUPUESTO
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
FUNDAMENTOS DE PLANIFICACIÓN
PRESUPUESTO
1
CARACAS ABRIL 2010
INTRODUCCIÓN
PRESUPUESTO
2
EL PROCESO ADMINISTRATIVO
Se puede definir el proceso administrativo como una serie de actividades
dentro de área cotidiana de un recurso humano, que se puede llevar acabo como
herramientas fundamental de inicio o apoyo para un futuro gerente.
Toda organización, ya sea pública o privada, tiene como objetivo fundamental
obtener el mayor rendimiento de sus operaciones con un uso adecuado de sus
recursos disponibles, en este contexto la administración cumple un papel
determinante, ya que debe interpretar los objetivos propuestos por la organización y
transformarlos en acción organizacional a través de los procesos administrativos que
involucran la planificación, organización, dirección y control de todas las actividades
realizadas en las áreas y niveles de la empresa con el fin de alcanzar las metas
adecuadas a cada situación.
Proceso.
Se define en términos generales, como pasos a seguir hacia la marcha de un
fin común, en referencia en el ámbito administrativo de una gerencia.
Administrativo.
Consiste en la asignación del recurso humano dentro de una organización.
Propósito del Proceso Administrativo.
El propósito de este proceso, es que se tenga la mayor factibilidad y
aprovechamiento de aplicación en la obtención de los recursos que posee el ser
humano, como también en lo material o técnicos dentro de una organización para el
logro de los objetivos previsto dentro de la misma.
PRESUPUESTO
3
Funciones de la Administración:
Las funciones son:
Organización
Integración
Dirección
Control
Planificación:
Concepto: Es la acción de proyectar o programar las acciones de una serie de
actividades que se plantee como cuerpo social a mediano, corto y a largo plazo.
Esencia: Determinar en forma exacta lo que la organización hará para alcanzar sus
objetivos.
FLUJO:
PRESUPUESTO
4
ALCANCE:
En la planificación estratégica: Es la planificación más amplia de la organización,
sus características principales son:
Proyectada a largo plazo, sus efectos y consecuencias se extienden a varios
años en el futuro.
Abarca la empresa como totalidad e incluye todos los recursos y áreas de
actividad. Se preocupa para alcanzar los objetivos del nivel organizacional.
Está definida por la cúpula de la organización en el nivel institucional y
corresponde al plan mayor, al que se hayan subordinados todos los demás.
En la planificación táctica: Es la planificación realizada a nivel departamental, sus
características principales son:
Proyectada a medio plazo, en general para el ejercicio anual.
Incluye todos los departamentos y abraca sus recursos específicos: se
preocupa por alcanzar los objetivos departamentales.
Se halla definida en el nivel intermedio por cada departamento de la empresa.
En la planificación operacional: Planificación realizada por cada actividad o tarea.
Sus principales características son:
Proyectada a corto plazo, para el futuro inmediato.
Incluye cada tarea o actividad por separado y se preocupa por alcanzar metas
específicas.
Está definida en el nivel operacional para cada tarea o actividad.
Actividades importantes de la planificación:
1.- Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.
PRESUPUESTO
5
2.- Pronosticar.
3.- Establecer las condiciones y suposiciones bajo las cuales se hará el trabajo.
4.- Seleccionar y declarar las tareas para lograr los objetivos.
5.- Establecer un plan general de logros, enfatizando la creatividad para encontrar
medios nuevos y mejores de desempeñar el trabajo.
6.- Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
7.- Anticipar los posibles problemas futuros.
8.- Modificar los planes a la luz de los resultados del control.
CARACTERISTICAS
1.3.4.- Características de la Planificación
* La planificación es un proceso permanente y continuo, no se agota en ningún plan
de acción, sino que se realiza continuamente en la empresa.
* La planificación esta siempre orientada hacia el futuro, se halla ligada a la
previsión, aun que no debe confundirse con ella.
* Busca la racionalidad en la toma de decisiones, establecer esquemas para el futuro,
funciona como un medio orientador para el proceso decisorio, que le da mayor
racionalidad y disminuye la incertidumbre.
* Busca seleccionar un curso de acción entre varias alternativas.
* Es sistemática, debe tener en cuenta el sistema y subsistema que la conforman.
* Es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden, es un proceso que forma parte
de otro mayor: El Proceso Administrativo, es una técnica de asignación de recursos.
* Es una técnica cíclica.
* Es una función administrativa que interactúa con las demás.
* Es una técnica de coordinación e integración.
PRESUPUESTO
6
* Es una técnica de cambio e innovación.
TIPOS DE PLANES:
Planes estratégicos: Son los panes que tienen una aplicación en toda la organización
que establecen los objetivos generales de la empresa y buscan posicionar a la
organización en términos de su entorno, los planes estratégicos tienden a cubrir
periodos más largos, normalmente de cinco años o más, cubren un punto más amplio
de la organización y se refieren a áreas menos específicas, comprenden la
formulación de objetivos y los operacionales asumen la existencia de los objetivos y
definen la forma de lograrlos.
1.3.5.2.- Planes a corto plazo: Cubren menos de un año y planes de largo plazo
cubren más de 5 años, el término mediano o intermedio es el que cubre el periodo
entre los dos extremos
1.3.5.3.- Planes específicos: Tienen objetivos claramente definidos, no hay
ambigüedad, ni malentendidos.
1.3.5.4.- Planes operacionales: Especifican detalles de cómo serán logrados los
objetivos generales, tienden a cubrir periodos más cortos, por ejemplo: planes
mensuales, semanales, diarios. Tienen un alcance más estrecho y limitado, son
derivados de los planes operativos y se establecen con mayor detalle.
VARIABLES PERTINENTES (TIPOS)
Son aquellas variables que tienen un impacto directo e importante sobre la
organización.
La manipulación de las variables pertinentes por parte de la administración,
implica una corriente de decisiones bien concebidas y dirigidas hacia el logro de los
objetivos empresariales de largo alcance, tomando en consideración que estas
decisiones deben ser deliberadas y al mismo tiempo futurista. Tal serie de decisiones
PRESUPUESTO
7
debe demostrar la confianza de la propia dirección de que el destino de la empresa
puede ser planeado y controlado con efectividad.
La toma de decisiones por la dirección básicamente implica las tareas de:
manipular las variables pertinentes controlables y, aprovechar la ventaja de las
variables pertinentes no controlables que puedan influir en el éxito operacional a
largo plazo.
Las variables controlables pertinentes (internas) son aquellas que pueden ser
planificadas y controladas activamente por la administración, entre estas tenemos
(empleados-calidad; empleados-cantidad; capital-fuentes; capital-montos; publicidad;
productividad; entre otras.) mientras las variables no controlables pertinentes
(externas) son aquellas que no pueden ser influenciadas por la administración, entre
estas tenemos (la población, el PIB, las ventas de la industria, actividades de la
competencia, industria en la que se de ha de competir, etc. lo cual no significa que no
sea posible la planificación eficaz con respecto a las mismas.
ORGANIZACIÓN
Concepto: A nivel de estructura se ordena una serie de actividades necesarias para el
logro de un objetivo, esta a su vez crea equipos administrativos, que se determina
con funciones de responsabilidad, jerarquía y autoridad, sobre todo existiendo
coordinación entre equipos y participantes.
ORGANIGRAMA
Es una representación de la estructura de la organización. Facilita la consecución de
los objetivos.
FACTORES
Comunicación
PRESUPUESTO
8
Liderazgo
Motivación
Cultura
CONTROL
A través de esta función administrativa el administrador, evalúa y corrige el
desempeño de las actividades de los subordinados para asegurarse que los objetivos y
planes de la empresa se estén llevando a cabo en la forma prevista. La
responsabilidad recae sobre el administrador encargado de la ejecución de los planes.
Debe de asegurarse que todo se este llevando de forma prevista que sucedería, en
caso de que no sea así debe de tomar correcciones que sean necesarias.
TIPOS DE CONTROL
Según Terry (1999) “Principios de la Administración:
Preliminar: Tiene lugar antes de que principien las operaciones e incluye la
creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que
las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. En vez de esperar
los resultados y compararlos con los objetivos es posible ejercer una
influencia controlada limitando las actividades por adelantado.
Concurrente: Tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e
incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades. En otras
palabras pueden ayudar a garantizar que el plan será llevado a cabo en el
tiempo específico y bajo las condiciones requeridas.
Retroalimentación: se enfoca sobre el uso de la información de los resultados
anteriores para corregir posibles desviaciones futuras de estándar aceptable.
PRESUPUESTO
9
PASOS DEL CONTROL
Se divide en cuatro pasos:
Establecer normas y métodos
Medir el rendimiento
Medir los resultados
Tomar medidas correctivas
FASES DEL CONTROL
1. Establecer de estándares
2. Observación del desempeño
3. Comparación del desempeño con el estándar establecido
4. Acción correctiva.
ADMINISTRACIÓN DEL COMPORTAMIENTO
REFORZAMIENTO POSITIVOS
Nos referimos al reforzamiento positivo como una consecuencia agradable, es
decir cualquier recompensa que aliente al empleado. Algunos de los más comunes
son el elogio, el reconocimiento de los logros, los ascensos y los aumentos de salario.
PRESUPUESTO
10
TEORIAS DE LA AGENCIAS
Según Jensen y Meckling (1976, citado por Herrera Santiago, Limón Suárez y
Soto Ibáñez 2006), comienzan a desarrollar la Teoría de la Agencia, que plantea los
conflictos de intereses que tienen lugar entre los diversos agentes interesados en la
empresa, como por ejemplo propietarios y directivos. Este tipo de problemas se dan
especialmente dentro de las grandes organizaciones, aunque se aprecia una reducción
significativa en las pequeñas y medianas empresas (PYME), debido a que éstas
suelen ser de carácter familiar o encontrarse poco dispersas (en cuanto a sus
acciones). Esta Teoría analiza la forma de los contratos formales e informales
mediante los que una o más personas denominadas como "el principal" (dueño)
encargan a otra persona denominada "el agente" (administrador o gestor), la defensa
de sus intereses delegando en ella cierto poder de decisión.
La relación de agencia implica la existencia del problema del riesgo moral,
que debemos entender como la posibilidad de que el agente (gestor) busque objetivos
personales en detrimento de los intereses del principal. Así, los administradores de
una empresa o de un organismo del Estado pueden utilizar su capacidad de decisión
para obtener de manera dolosa beneficios personales a expensas de la persona que
delegó en ellos poder de decisión.
La importancia de esta Teoría radica en el hecho de que puede presentarse en
cualquier forma de contrato laboral ya que un trabajador tiene, de acuerdo a su nivel
jerárquico, cierta capacidad de decisión y con ello posee la posibilidad de eludir o
desviar el resultado de su esfuerzo.
Para tratar de evitar esta circunstancia las empresas pueden establecer diversos
controles cuyo objeto será aumentar la eficiencia de los empleados y promover su
lealtad a través de estímulos. Sin embargo no podemos dejar de lado el hecho de que
al implantar nuevas medidas éstas traen aparejado un costo. Por lo general, si se
logran establecer relaciones de agencia a largo plazo el riesgo moral se reduce, se
alcanza mayor eficacia en la empresa y se disminuyen los costos de control. Es por
PRESUPUESTO
11
ello que regularmente en las empresas se fomenta la permanencia de los empleados al
establecer complementos salariales por antigüedad, sistemas de promoción interna,
reconocimientos, privilegios de rango y otros sistemas de incentivos a la lealtad y
estabilidad.
PRESUPUESTO
12
UNIDAD II
FUNDAMENTO DE PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE UTILIDADES
.
El propósito fundamental de la planificación por la administración es generar un
proceso de alimentación adelantada para las operaciones y para el control. El
concepto de alimentación adelantada es dar a cada gerente los lineamientos para la
toma de decisiones operacionales sobre una base cotidiana. Los planes aprobados
constituyen el elemento primario de la alimentación adelantada.
PROYECCIÓN
La planificación y control integral de utilidades comprende:
1. El desarrollo y aplicación de objetivos generales y de largo alcance para la
empresa.
2. La especificación de las metas de la empresa.
3. Un plan de utilidades de largo alcance desarrollado en términos generales.
4. Un plan de utilidades de corto plazo detallado por responsabilidades asignadas
(divisiones, productos, proyectos).
5. Un sistema de informes periódicos de desempeño detallados por
responsabilidades asignadas, y
6. Procedimientos de seguimiento.
PRESUPUESTO
13
ADAPTACIÓN ORGANIZACIONAL
La realidad actual esta caracterizada por cambios organizacionales a todos los
niveles, cambios estructurales, absorciones, fusiones, alianzas, compras, entre otros.
Quienes forman parte de las organizaciones están sometidos en la actualidad. Estos
cambios posibles, probables, inesperados con las consecuencias que esto acarrea a
nivel de estrés, ansiedad y hasta a veces rechazo. Lo que tendría que buscarse es la
manera de que las personas se adapten a los cambios y que sean capaces de
desarrollar nuevas experiencias dentro de la organización.
CENTRO DE RESPONSABILIDAD
Es una unidad de gestión que cuenta con recurso y que es capaz de generar
producto o servicios. Esta dirigida por un responsable al que se le entrega un
determinado nivel de atribuciones y apoyo para que optimice el uso de sus recursos,
tomando decisiones a su nivel que conlleven al cumplimiento de objetivo y/o metas
establecidas.
CONTABILIDAD POR CENTRO DE RESPONSABILIDAD
La planificación y control de utilidades requiere, pues, de un sistema de
contabilidad por áreas de responsabilidad; esto es, de un sistema desarrollado
específicamente para las responsabilidades organizacionales de la empresa de que se
trate. Dentro de esta estructura primaria, pueden emplearse clasificaciones
secundarias de costos, ingresos y otros datos financieros pertinentes para satisfacer
las necesidades de la compañía. Puede diseñarse e implantarse un sistema de
contabilidad por áreas de responsabilidad, sin importar cuáles sean los rasgos
distintivos, del sistema de contabilidad existente. Cuando el sistema de contabilidad
se establece sobre una base de áreas (o centros) de responsabilidad, los datos
históricos que se obtienen se vuelven particularmente útiles para los propósitos de la
planificación y el control. La contabilidad por costos históricos tiene dos principales
PRESUPUESTO
14
objetivos con respecto a los datos financieros: 1) determinar los ingresos y los gastos,
incluyendo el costo de los artículos o servicios producidos o comprados, así como
suministrar datos pertinentes de los ingresos y los gastos para planificar y controlar
los costos. Tradicionalmente, la contabilidad de costos se ha enfocado más a la
determinación de costos de los productos que a la planificación y el control. Como
resultado, el énfasis en las clasificaciones de cuentas ha sido, y en muchas compañías
lo sigue siendo, sobre una base del costo del producto en vez de por áreas de
responsabilidad. En la contabilidad por áreas de responsabilidad, el énfasis se
invierte, pues primordialmente se pone en la planificación y el control de los costos y
los ingresos
FLEXIBILIDAD
La capacidad de adaptación, respuesta o reacción que posee la organización en su
conjunto ante los cambios del entorno y de la propia organización, conseguida a partir
de una actitud estratégica, un sistema productivo, una estructura organizativa y una
fuerza de trabajo flexibles, lo que le confiere la agilidad y dinamicidad necesaria para
desarrollar capacidades estratégicas, a partir de un proceso de aprendizaje
organizacional, que permitan a la organización hacer frente y controlar esas
fluctuaciones.
PARTICIPACIÓN
COMPORTAMIENTO
PRESUPUESTO
15
El comportamiento organizacional es la materia que busca establecer en que
forma afectan los individuos, los grupos y el ambiente en el comportamiento de las
personas dentro de las organizaciones, siempre buscando con ello la eficacia en las
actividades de la empresa.
Tomemos en cuenta que el comportamiento organizacional es una disciplina
que logra conjuntar aportaciones de diversas disciplinas que tienen como base el
comportamiento verbigracia la sicología, la antropología, la sociología, la ciencia
política entre otras.
Dentro del estudio del comportamiento organizacional consideraremos variables
dependientes e independientes.
Ventajas y desventajas PCU (planificación- control de utilidad)
El hecho de planificar implica una serie de ventajas para la empresa, las
cuales se señalan a continuación:
1. Contribuye a actividades ordenadas y con un propósito. Todos los
esfuerzos están apuntados hacia los resultados deseados y se logra una
secuencia efectiva de tales esfuerzos. El trabajo no productivo se minimiza.
2. Señala la necesidad de cambios futuros. Ayuda a visualizar las amenazas y
oportunidades que se pueden presentar y evaluar nuevos campos para una
posible participación en ellos. Lo anterior permite evitar la entropía, es
decir, la tendencia de que las cosas sigan su curso hacia la destrucción.
3. Proporciona una base para el control. La planificación y el control son
inseparables, ya que son como los gemelos de la administración. Cualquier
intento de controlar sin planes carece de sentido, puesto que no hay forma
que las personas sepan si van en la dirección correcta, a no ser que primero
tengan en claro a donde ir. Así, los planes proporcionan los estándares de
control.
4. Obliga a la visualización de un todo. Se obtiene una identificación
constructiva con los distintos problemas y las diversas potencialidades de
PRESUPUESTO
16
la organización en general. Esta forma de abarcar todo es valiosa, pues
capacita al gerente a ver relaciones de importancia, a obtener una
comprensión más plena de cada actividad y a apreciar las bases sobre las
cuales están apoyadas sus acciones administrativas.
5. Dirige la atención hacia los objetivos. Ayuda a tener siempre presente,
por parte de todos los componentes de la organización, los objetivos de esta
y la adecuación de ellos al medio, cuando es necesario.
Si bien la planificación es una función fundamental de la administración,
presenta desventajas o limitaciones en su uso, entre las cuales se pueden
destacar las siguientes:
1. Esta limitada por la poca precisión de la información y por la
incertidumbre de los hechos futuros. Es imposible predecir con exactitud lo
que va a ocurrir en el futuro, de ahí que sea fundamental que el
administrador trabaje con escenarios alternativos y con márgenes de
tolerancia.
2. La planificación tiene un alto costo. Dado que es la base de una buena
administración, una adecuada planificación requiere un gran esfuerzo que se
traduce en tiempo, lo cual lleva a aumentar los costos en términos de horas
hombre.
3. La planificación puede ahogar la iniciativa. Puede darse la tendencia a
realizar una planificación excesiva, lo cual puede llevar a rigideces en la
actuación de los administradores y del personal de la organización general.
4. Puede demorar en algunos casos las acciones. Existen situaciones que
requieren de respuestas casi instantáneas, por lo que si se trata de
desarrollar planes, se puede llegar tarde con las acciones correctivas
pertinentes.
PRESUPUESTO
17
CONCLUSION
PRESUPUESTO
18
BIBLIOGRAFIA
“INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN”. Universidad Nacional Abierta1980.
“PRINCIPIOS DE LA ADMINISTRACION” Terry (1999).
PRESUPUESTO
19
PRESUPUESTO
20