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EL PROCESO DE ABASTECIMIENTO
IDENTIFICACIÓN Y ADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS QUE LA EMPRESA REQUIERE PARA SU OPERACIÓN
• MATERIALES Y SUMINISTROS• EQUIPO• SERVICIOS: Transportación, asesoría
almacenamiento, construcción, servicios técnicos, subcontratación.
FORMAS DEL PROCESO
DE FUENTES EXTERNAS
• COMPRAS• SUBCONTRATOS• CONTRATOS• OUTSOURCING
DE FUENTES INTERNAS O EXTERNAS
• ABASTECIMIENTO• ADQUISICIONES
IMPORTANCIA DEL ABASTO EXTERNO
• COSTOS: ninguna firma puede ser generar todos sus recursos al mejor costo
(Compaq-Intel)
• FLEXIBILIDAD: producir sus propios recursos limita la capacidad de adaptarse a los cambios
IMPORTANCIA DEL ABASTO EXTERNO
• CALIDAD Y TECNOLOGÍA: las fuentes externas permiten escoger el proveedor que ofrezca la mejor calidad del mercado y tecnología de punta
• CAPACIDAD: para reaccionar a los cambios en la demanda una forma autosuficiente debe ajustar su capacidad interna; con un proveedor externo solo debe comprar mas o menos
IMPORTANCIA DEL ABASTO EXTERNO
• EXPERIENCIA TÉCNICA: un proveedor con experiencia puede ofrecer un insumo que mejore el producto final.
• PRODUCTO AJENO A LA EMPRESA:solo hacer aquello que me compete como negocio
DECISIONES CLAVE
• ¿QUÉ ADQUIRIR?: esta decisión depende de:– el propósito: como se relaciona el insumo con
el producto final y como será usado– el diseño: características específicas– el desempeño: especificaciones en cuanto a la
función que debe cumplir
DECISIONES CLAVE
• ¿ QUIEN LO PROVEE?: incluye la decisión de hacer o comprar. Conocimiento del mercado proveedor
• ¿ CUÁNTO ADQUIRIR?: cantidades a ordenar tomando en cuenta capacidad de almacenamiento, inventario disponible, punto de reorden
DECISIONES CLAVE
• ¿ CUÁNDO HACER EL PEDIDO?: depende de requerimientos de entrega y de tiempos de espera
• ¿ CÓMO ADQUIRIRLO? : relación con las actividades logísticas, procesamiento de órdenes, modos de transporte, almacenamiento y manejo de materiales
EL CICLO DE LA ORDEN
COMIENZA CON UNA SOLICITUD DE COMPRA Y TERMINA CON LA NOTIFICACIÓN DE QUE LA ORDEN HA SIDO RECIBIDA SATISFACTORIAMENTE
CICLO DE LA ORDEN
CLIENTEDetallista
Distribuidor
ordenALMACÉN
PLANTAEntrega de la orden
Entrega de la orden
Ciclo de la Orden
Transmisiónde la orden
Proceso dela orden y ensamble
Tiempo deadquisiciónde stock adicional
Tiempo deentrega
Transmisión de la orden
Solicitud defaltantesProceso de
la orden ypreparación
Proceso de laorden y preparación( de stock o deproducción)
CICLO DE LA ORDEN
• RECIBIR REQUISICIÓN: descripción del producto, cantidad, calidad, fechas de entrega y quien lo solicita
• SELECCIONAR UN PROVEEDOR
• COLOCAR LA ORDEN CON EL PROVEEDOR: seleccionar el tipo de solicitud. Orden de compra , licitación, solicitud de cotizaciones
CICLO DE LA ORDEN
• MONITOREO DE LA ORDEN: comunicación estrecha con el proveedor, modificaciones en cuanto a cantidad y fechas de entrega
• RECEPCIÓN DE LA ORDEN: revisar cantidad y calidad. Orden de pago
EL ABASTECIMIENTO COMO FUNCIÓN ESTRATÉGICA
GASTOS Y ABASTECIMIENTO
• DOS TERCIOS DEL COSTO DE UN BOEING CORREPONDEN A PARTES Y SUBENSAMBLES
• LAS TRES CUARTAS PARTES DE UNA PC CORREPONDEN A PARTES Y SUBENSAMBLES
EL ABASTECIMIENTO COMO FUNCIÓN ESTRATÉGICA
NUEVAS TENDENCIAS
• DESINTEGRACIÓN VERTICAL
• CALIDAD, SERVICIO, FLEXIBILIDAD, RAPIDEZ DE RESPUESTA ANTES QUE PRECIO
• CLIENTES MAS SOFISTICADOS REQUIEREN DE UN PROCESO MAS AGIL Y FLEXIBLE
EL ABASTECIMIENTO COMO FUNCIÓN ESTRATÉGICA
NUEVAS TENDENCIAS
• LA GLOBALIZACIÓN PERMITE AMPLIAR EL HORIZONTE DE FUENTES DE ABASTO
• TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN Y COMUNICACIONES REDUCE COSTOS Y AGILIZA OPERACIONES
COMPRAS VS ABASTO
CONCEPTO FUNCIÓN TRADICIONAL
(compras)
FUNCIÓN INNOVADORA
(abasto)
•Función•Alcance•Visión •Personal•Cultura•Proceso•Criterio de desempeño•Relación con proveedores
•Secundaria•Estrecho•Acotada•Oficinista•Reactiva•Burocrático•Costo unitario
•Adversario
•Estratégica•Amplio•Alta dirección•Profesional•Proactiva•Dinámico•Costo total
•Cooperativo
OBJETIVO DEL NUEVO ENFOQUE
• Flujo ininterrumpido de materiales y servicios
• Inventarios a niveles mínimos
• Niveles adecuados de calidad
• Desarrollo de proveedores
• Estandarización de artículos
• Mejor precio y mínimo costo del proceso
• Mejorar la posición competitiva de la empresa
IMPORTANCIA DE LOS COSTOS EN EL ABASTO
UNA REDUCCIÓN PEQUEÑA EN LOS COSTOS DEL PROCESO DE ABASTO TIENE GRAN IMPACTO EN LAS UTILIDADES
EJEMPLO: ventas de 10 millones
el 60% son costos de abasto
¿cómo duplico utilidad?
EJEMPLO
Actual(en miles)
Ventas+25%
Precio+5%
Salarios ymano de
obra-25%
GastosGenerales
-25%
Adquisiciones-8.5%
Ventas 10000 12500 10500 10000 10000 10000
Adquisiciones 6000(60%/v)
7500 6000 6000 6000 5500
Mano de obray salarios
2000(20%/v)
2500 2000 1500 2000 2000
Gastosgenerales
1500(15%/v)
1500 1500 1500 1000 1500
Utilidad 500 1000 1000 1000 1000 1000
ESTRATEGIAS
• MRP-JIT: adquirir solo la cantidad requerida en el momento requerido. Menor costo de transporte y almacenamiento.
• POR ANTICIPADO (FORWARD): asegura precios y aprovecha economías de escala. Cantidades que exceden los requerimientos actuales pero no los pronosticados
• JIT-FORWARD: estrategia mixta
EJEMPLO: precios con patrón estacional
MES PRECIO ($ u)
ENEROFEBREROMARZOABRIL MAYO JUNIO
3.02.602.201.801.401.00
MES
JULIOAGOSTOSEPTIEMBREOCTUBRENOVIEMBREDICIEMBRE
PRECIO ($ u)
1.001.401.802.202.603.00
NUEVOS RETOS• PROCESO MAS DINÁMICO
• ESTABLECER ALIANZAS CON PROVEEDORES
• AMPLIAR A UNA FUNCIÓN DE ABASTO
• ESTRUCTURA Y ASIGNACIÓN DE RECURSOS ADECUADAS
• CRITERIOS Y MEDIDAS DE DESEMPEÑO
PREGUNTAS CLAVE
• ¿CÓMO PUEDE, LA FUNCIÓN DE ABASTO, SOPORTAR EFICIENTEMENTE LA MISIÓN DE LA EMPRESA?
• ¿CUÁLES SON Y DONDE ESTÁN LAS OPORTUNIDADES DE MEJORA DEL PROCESO DE ABASTO?
• ¿CÓMO PUEDE INTEGRARSE A LAS DEMAS FUNCIONES ESTRATÉGICAS DE LA EMPRESA?
• ¿QUÉ HABILIDADES REQUIERE NUESTRO PERSONAL?
• ¿CÓMO DEBEMOS MEDIR EL DESEMPEÑO DEL PROCESO?
ESTRUCTURA DEL PROCESO
• CENTRALIZADA: un departamento de compras. – Economía en eficiencia y efectividad– Mayor control: un solo responsable de todas las
compras– Se reduce duplicación de esfuerzos– Mejor conocimiento del mercado proveedor– El proveedor interctúa con menos personas
ESTRUCTURA DEL PROCESO
DESVENTAJAS:
• Órdenes fuera de tiempo
• No considera necesidades específicas
• Buen precio pero calidad inadecuada
ESTRUCTURA DEL PROCESO
• DESCENTRALIZADA: cada unidad de negocio controla el proceso. Ventajas:– Mayor conocimiento de necesidades específicas– Proceso diseñado de acuerdo a necesidades– Mayor cercanía en distancia y comunicación
Desventajas:– Duplicidad de esfuerzos– Falta de políticas estandarizadas de compras
ACTIVIDADES DEL PROCESO DE ABASTO
• PLANEACIÓN DE PRODUCTOS REQUERIDOS
• PLANEACIÓN DE SOLICITUDES
• PREPARACIÓN DE SOLICITUDES
• SELECCIÓN DE PROVEEDORES
• ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
• CIERRE DE CONTRATOS
PLANEACIÓN DE PRODUCTOS REQUERIDOS
• Información de entrada:
– alcance
– descripción del producto
– recursos administrativos
– restricciones
Técnicas y herramientas:
– make or buy analysis
– juicio de expertos
– selección del tipo de contrato
Resultados:
– Plan de adquisiciones
– Especificaciones
PLANEACIÓN DE SOLICITUDES
• Información de entrada:– plan de adquisiciones
– especificaciones
• Técnicas y herramientas:
– formas estándar
– juicio de expertos, asistencia legal
• Resultados:
– documentos
– criterio de evaluación
– actualización de especificaciones
PREPARACIÓN DE SOLICITUDES
• Información de entrada:
– documentos
– lista de proveedores calificados
• Técnicas y herramientas:
– reunión con proveedores
– publicidad
• Resultados:
– recepción de propuestas
SELECCIÓN DE PROVEEDORES
• Información de entrada:– propuesta– criterios de evaluación– políticas de la empresa
• Técnicas y herramientas:– negociación– análisis de valor– sistemas de ponderaciones
• Resultados:– contrato
– aceptación de la orden de compra
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS
• Información de entrada:– contrato– avance del trabajo– modificaciones propuestas– solicitudes de pago
• Técnicas y herramientas:– sistemas de control de cambios– sistemas de pago– reportes de desempeño
• Resultados:– comunicación– actualización del contrato– solicitudes de pago
CIERRE DE CONTRATOS
• Información de entrada:– documentos que avalan el contrato
• Técnicas y herramientas:– auditoría
• Resultados:– archivo del contrato– aceptación formal y cierre