Deutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbH
El seguimientoen los proyectosde cooperacintcnica
Unidad 04Estrategia de Desarrollo de la Empresa
Publicado por laDeutsche Gesellschaft fr Technische Zusammenarbeit (GTZ) GmbHUnidad 04Estrategia de Desarrollo de la EmpresaDag-Hammarskjld-Weg 1-565760 Eschborn, Alemania
Texto:Erich Klinger, Volker Steigerwald
Traduccin del alemn:Ins Ahumada
Diseo grfico:Stefan Mmpfer - grafik works -, 60316 Frankfurt
Ilustraciones:GTZ, Stefan Mmpfer; el rbol en pg. 11 se reproduce por gentileza de las bodegas Possmann KG
Impresin:Mader + Klein, 63065 Offenbach
1 edicin, abril de 1998
En el Marco orientativo para la ejecucin de
proyectos de la cooperacin tcnica alemana
a travs de la GTZ, la Direccin General de la
GTZ describe las tareas y la funcin de la
empresa, y alienta a los colaboradores y cola-
boradoras a proceder de manera flexible.
El folleto Gestin del ciclo del proyecto
(PCM) se inscribe en la lnea del Marco
orientativo y presenta los principios que
aplica la GTZ en la planificacin y la conduc-
cin de sus contribuciones a la cooperacin.
El folleto Vas de la cooperacin Cmo fun-
ciona el procedimiento standard? expone el
procedimiento formal acordado con el BMZ
para la cooperacin tcnica y las consecuen-
cias que se derivan de l para los procedi-
mientos en la GTZ, tanto en el seno de la
empresa como en su cooperacin con las ins-
tituciones contraparte.
El folleto Planificacin de proyectos orienta-
da a objetivos (ZOPP). Orientaciones para la
planificacin de proyectos y programas nue-
vos y en curso describe las formas de aplicar
con flexibilidad el ZOPP en el marco de la ges-
tin del ciclo del proyecto (PCM).
El presente folleto explica el seguimiento
interno en la ejecucin de proyectos y progra-
mas de cooperacin tcnica. Actualiza un
folleto sobre el mismo tema publicado por la
GTZ en 1992, en consonancia con el enfoque
de calidad y de proceso desarrollado en los
ltimos aos y descrito en las publicaciones
mencionadas.
1
rdenes BMZ(procedimiento
standard)
rdenes por cta.
de terceros
otras rdenes
del Gob. fed. y de los laender
ZOPP
Seguimiento
control de avance
del proyecto
pro
cedim
ientos instru
men
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procedimientos
Gestin de proyectos por la GTZ
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ED
PO
Marco orientativo
Gua PCM
mtodosetapas
formales
2
El presente texto fue redactado por Erich
Klinger y Volker Steigerwald, por encargo de la
Direccin General de la GTZ, en la Unidad 04,
Estrategia de Desarrollo de la Empresa.
La concepcin y el primer esbozo del texto
fueron elaborados conjuntamente con el equi-
po de COMO-CONSULT, de Hamburgo. En l
se recogen, adems, las ms diversas experien-
cias efectuadas por expertos y expertas en
eventos de capacitacin y asesoramiento a los
proyectos. Los autores desean expresar su
agradecimiento a todos los colegas que les
han brindado valiosas sugerencias en la redac-
cin de este documento.
Introduccin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
1. Para qu sirve el seguimiento en los proyectos de cooperacin tcnica? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
2. El seguimiento facilita la conduccin del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 92.1 El seguimiento y la concepcin del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102.2 El seguimiento y la organizacin del proyecto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122.3 El seguimiento y la cooperacin con los grupos destinatarios . . . . . . . . . . 142.4 El seguimiento y las relaciones con el entorno del proyecto . . . . . . . . . . . 15
3. Aspectos prcticos del seguimiento interno del proyecto . . . . . . . . . . . . . 173.1 Seguimiento de los efectos . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203.2 Seguimiento de la contribucin y las actividades . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 233.3 Y el sistema? . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 24
Anexo: Bibliografa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
3
ndice
El presente folleto est dirigido a
colaboradores y colaboradoras de la GTZ
que, en el marco de sus tareas de asesora-
miento, deben concebir e implementar sis-
temas de seguimiento interno de los pro-
yectos1 y
colaboradores y colaboradoras de las orga-
nizaciones contraparte que asumen la res-
ponsabilidad de la ejecucin del proyecto
y en este contexto deben implementar
medidas de seguimiento.
Con ella actualizamos el documento publica-
do por la GTZ en 1992, ampliando y enfatizan-
do algunos aspectos del seguimiento interno
del proyecto para adaptarlo a la nueva con-
cepcin de la calidad y los procesos desarro-
llada y puesta en prctica en la GTZ en los
ltimos aos. Hemos aprovechado la ocasin
para introducir un cambio terminolgico. En
muchas organizaciones se emplea el trmino
evaluacin primordialmente para designar
evaluaciones externas. Para el seguimiento y
evaluacin internos del proyecto (S&E) en el
sentido que se le da en la GTZ se ha ido esta-
bleciendo la denominacin seguimiento.
Con el fin de evitar malentendidos y delimita-
ciones formales y definitorias, nos adherimos
a este uso, abandonando el binomio S&E en
favor de seguimiento.
El seguimiento fue adoptado como instru-
mento de gestin de proyectos en el trabajo
de la GTZ a mediados de los aos ochenta.
Sirve para recopilar los datos necesarios, tanto
para asegurar que la conduccin de los pro-
yectos est orientada hacia los objetivos fija-
dos como para elaborar los informes.
La aplicacin de este instrumento en la
prctica comprende desde un intercambio
informal de informaciones y opiniones hasta
sistemas sofisticados que permiten una reco-
pilacin exhaustiva de datos y la elaboracin
detallada de informes. Igualmente amplia es la
gama de motivaciones y sentimientos ligados
al seguimiento: expectativas, exigencias, espe-
ranzas, pero tambin indiferencia y desinte-
rs, e incluso recelo y resistencia.
Ahora bien: Cmo habra que entender el
seguimiento en los proyectos2, cmo habra
que encararlo para que
facilite la conduccin del proyecto, contri-
buya a mejorar la calidad de la ejecucin y,
al mismo tiempo,
encauce la atencin y el inters hacia los
efectos de los proyectos
sin incurrir en gastos innecesarios?
stas son las preguntas fundamentales que
han guiado nuestras reflexiones. El seguimiento
tiene que ayudarlos a ustedes en su trabajo
cotidiano en los proyectos. Los invitamos a
volver a considerar el asunto desde este punto
de vista.
No es nuestra intencin tematizar el segui-
miento de forma exhaustiva, o fatigar a los lec-
tores con una discusin en detalle de todo tipo
de cuestiones. En el esfuerzo por formular una
concepcin global y exponerla de manera
ptima es fcil perder de vista los aspectos
prcticos y de factibilidad. Por ello, nos hemos
limitado a las cuestiones que consideramos
esenciales. Adems, en la GTZ se est traba-
jando paralelamente sobre otros aspectos del
seguimiento3.
4
INTRODUCCIN
Introduccin
1 Vase GTZ (ed.): Die Verantwortung der Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner. Ein praktischer Leitfaden durch dieRegelungswelt der GTZ. Eschborn, 3a edicin 1997, pg. 11 y sg.
2 En este folleto, el trmino proyecto se utiliza en sentido amplio, incluyendo tanto proyectos individuales como programas,sin entrar en una diferenciacin sistemtica.
El seguimiento vive de la reflexin con-
junta sobre lo que fue y lo que es y sobre las
conclusiones que se pueden extraer de ello.
Para que la reflexin sea productiva, hay que
plantearse preguntas clave. Por ello, en cada
punto de este folleto, adems de exponer uno
de los aspectos principales del seguimiento,
formulamos preguntas destinadas a ayudar a los
lectores a revisar y optimizar el seguimiento
de sus proyectos y a estructurar los procesos
de clarificacin. Partiendo de estas preguntas,
ustedes y su equipo podrn pasar directamente
al trabajo prctico. Para eso han sido pensadas.
Si la concepcin de seguimiento que expo-
nemos aqu encuentra amplia aceptacin, y si
las preguntas impulsan las iniciativas de segui-
miento de los propios proyectos, contribuyen-
do a mejorar su conduccin, esta publicacin
habr cumplido con su finalidad.
Si adems contribuye a impulsar un proce-
so de discusin autnomo entre los proyectos
y a nivel regional, en el cual los participan
