ELABORACION DE LOS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS

Gestión por competencias Ing. Luis Alberto Rojas

PROCESO Un proceso se puede definir como una serie de actividades, acciones o eventos organizados interrelacionados, orientadas a obtener un resultado específico y predeterminado, como consecuencia del valor agregado que aporta cada una de las fases que se llevan a cabo en las diferentes etapas por los responsables que desarrollan las funciones de acuerdo con su estructura orgánica.

PROCEDIMIENTOS Conjunto ordenado de operaciones o actividades determinadas secuencialmente en relación con los responsables de la ejecución, que deben cumplir políticas y normas establecidas señalando la duración y el flujo de documentos. Por ejemplo: procedimiento para pago de nómina, cobro de cuentas por servicios prestados, compra y suministro de materiales, etc.

DIFERENCIA ENTRE PROCESO Y PROCEDIMIENTO

Al analizar las definiciones de proceso y procedimiento se encuentran algunas similitudes y muchos autores utilizan indistintamente dichos términos, cuando se trata de manuales que orienten la ejecución del trabajo, es más generalizado el uso de procedimientos, por razones de orden jurídico, confirmado por la Constitución y las Leyes. En este instructivo para tener didácticos los términos "proceso y procedimiento" se emplea en forma análoga, especialmente por que se está describiendo el trabajo de una persona responsable y de allí se origina la descripción del Manual de Funciones.

OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• El desarrollo y mantenimiento de una línea funcional de autoridad y responsabilidad para complementar los controles de la organización.

• Una definición clara de las funciones y las responsabilidades de cada departamento, así como la actividad de la organización, esclareciendo todas las posibles lagunas o áreas de responsabilidad indefinida.

• Un sistema contable que suministre una oportuna, completa y exacta información de los resultados operativos y de organización en el conjunto.

• Un sistema de información para la dirección y para los diversos niveles ejecutivos basados en datos de registro y documentos contables y diseñado para presentar un cuadro lo suficientemente informativo de las operaciones, así como para exponer con claridad, cada uno de los procedimientos.

OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• La existencia de un mecanismo dentro de la estructura de la empresa, conocido como evaluación y autocontrol que asegure un análisis efectivo y de máxima protección posible contra errores, fraude y corrupción.

• La existencia del sistema presupuestario que establezca un procedimiento de control de las operaciones futuras, asegurando, de este modo, la gestión proyectada y los objetivos futuros

OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Elementos esenciales para practicar auditorías, interventorías y en general evaluaciones internas e independientes o externas.

OBJETIVOS, POLITICAS Y COMPONENTES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

QUIENES DEBEN UTILIZAR EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Todos los empleados de la empresa deberán consultar permanentemente este manual para conocer sus actividades y responsabilidades, evaluando su resultado, ejerciendo apropiadamente el autocontrol

• Los jefes de las diferentes unidades• Los organismos de control tanto a nivel interno como

externo, que facilitan la medición del nivel de cumplimiento de los procedimientos y sus controles, que han sido establecidos para prevenir pérdidas o desvíos de bienes y recursos.

DIAGRAMA DE FLUJO O FLUJOGRAMA

• Representación gráfica de la secuencia de los procedimientos o actividades que conforman el manual se utilizará el diagrama de flujo.

• Los diagramas de flujo son una parte importante del desarrollo de procedimientos, debido a que pos su sencillez grafica permiten ahorrar muchas explicaciones.

• Se admiten determinados símbolos que denotan un significado, preciso y para cuya utilización se aplican determinadas reglas.

REGLAS PARA LA UTILIZACION DEL DIAGRAMA DE FLUJO

• No mezclar en un mismo lado del símbolo, varias líneas de entrada y salida.

• No debe haber mas de una línea de unión entre dos símbolos.

• El símbolo decision es él único que puede tener hasta tres lineas de salida.

• Las lineas de unión se deben presentar mediante lineas rectas.

• El símbolo debe mantener uniformidad en su tamaño.• La redacción del contenido del símbolo debe ser breve

y sencilla.

SIMBOLO DESCRIPCION

Iniciación o terminación del procedimiento al interior del símbolo.

DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD Se describe en forma literal la operación a ejecutar.

DECISIÓN Pregunta breve sobre la cuál se toma alguna decisión.

DOCUMENTO Para indicar por ejemplo un pedido, requisición, factura, recibo, comprobante, correspondencia, etc.

Flecha utilizada para indicar la continuidad de las actividades dentro del procedimiento

PARTES FUNDAMENTALES DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Título: Se indicará la razón de ser de acuerdo con el contenido, en forma breve y concisa

• Código: de acuerdo a los centros de costo. • Logo: si la entidad cuenta con él.• Objetivos: Descripción del (los) fin (es) que se

persigue (n) a través de la ejecución del procedimiento.

• Alcance: • Numero de pagina: descripción del total de paginas

Objetivo

Se deberá describir, de manera clara y precisa, el resultado que se desea alcanzar con cada procedimiento.Se recomienda en la redacción del objetivo• Iniciar la descripción del objetivo con un verbo en

infinitivo que implique, inherentemente, alguna medición, por ejemplo: incrementar, reducir,

• disminuir, aumentar, mejorar, mantener, ampliar, etc.

• Especificar con claridad qué se pretende con la ejecución del procedimiento, así como las acciones que se llevarán a cabo para lograr el resultado esperado.

verbo Qué resultado se pretende Mediante qué acciones selogrará el resultado

Establecer los lineamientos para realizar las actividades de recepción, almacenamiento y ruta de aprobación de los productos nacionales e importados distribuidos y acondicionados por XXXXX S.A.

inspeccionando de que todo el producto que se encuentre identificado y ubicado en una posición efectiva, de modo que se permita realizar todas las operaciones de forma precisa, segura y sin interferencias entre ellas.

Alcance

• El alcance permite definir y describir las fronteras lógicas internas y externas del procedimiento, por lo que indica qué actividades, personas y áreas afecta.

• En caso de haber exclusiones, deberán señalarse.

Ejemplo

• Comprende desde la recepción de los productos en el punto que el cliente establezca o en la bodega de xxxxxxx S.A, hasta la disponibilidad de los productos en cada una de las bodegas. Se incluye el ingreso de los productos a la zona de cuarentena, para el acondicionamiento de los mismos.

FORMATO DE CONTROL

• Revisado por: Muestra la firma del empleado que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.

• Aprobado por: Muestra la firma del empleado que aprueba el contenido y diligenciamiento del procedimiento que refleja en la hoja de ruta.

• Elaborado por: Muestra la firma del empleado que realiza el contenido del procedimiento.

Definiciones

Con el propósito de facilitar la comprensión de los términos empleados en el procedimiento, se deberá establecer un apartado en el que se describa el significado de los conceptos.

ELEMENTOS COMPLEMENTARIOS DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

• Cubierta o portadaEn esta parte se deberán incluir los siguientes datos:− Imagen institucional de la dependencia, organismo auxiliar o fideicomiso público del que se trate− Logotipo− Título del manual de procedimientos− Fecha de elaboración

PREGUNTAS !