Manuales organizacion y procedimientos

MANUALES ADMINISTRATIVOS1. Concepto

2. Objetivos3. Clasificación básica

1. Por su naturaleza ó área de aplicación2. Por su contenido3. Por su ámbito

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Manuales Administrativos

CONCEPTO

Un manual es “Un documento que contiene, en una forma ordenada y sistemática, información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y procedimiento de una empresa, que se consideran necesarios para la mejor ejecución del trabajo”. Según Duhalt Kraus Miguel A.

“Es un registro inscrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa. Según Terry G. R.

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CONCEPTO

Una expresión formal de todas las informaciones e instrucciones necesarias para operar en un determinado sector, es una guía que permite encaminar en la dirección adecuada los esfuerzos del personal operativo”. Según Continolo G.

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CONCEPTO

Documento

Se encuentra de manera sistemática las instrucciones, bases o procedimientos para ejecutar una actividad

Instrumento de control sobre el personal

Dá forma más definida a la estructura organizacional de la empresa.

El manual representa un medio de comunicaciones de las decisiones de la administración concernientes a objetivos, políticas, procedimientos, etc.

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OBJETIVOS

Presentar una visión de conjunto de la organización

Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidades detectar omisiones

Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal y propiciar la uniformidad en el trabajo

Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, y facilitar su incorporación a las distintas funciones operacionales.

Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

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POR SU CONTENIDO

CLASIFICACION BASICA

De historia del organismo

De organización

De políticas

De procedimientos

De contenido múltiple (contiene políticas, procedimientos, organización, historia., etc.)

De adiestramiento o instructivo

Técnicos

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POR SU FUNCION ESPECIFICA


Producción

Compras

Ventas

Finanzas

Contabilidad

Crédito y cobranzas

Personal

Generales

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POR SU AMBITO DE APLICACIÓN


Generales

Específicos

MANUALES DE ORGANIZACIÓN

Y PROCEDIMIENTO

S

11UNIDAD

ELABORACIÓN DEL MANUAL DE ORGANIZACION

1. Conceptos2. Clasificación3. Contenido del manual a) Identificación b) Índice c) Introducción d) Antecedentes históricos e) Legislación ó base legal f) Atribuciones g) Estructura orgánica h) Organigrama (s) i) Funciones j) Descripción de puestos k) Directorio l) Glosario de términos

4. Procedimiento general para la elaboración

a) Diseño del proyecto

a) Responsable

b) Delimitación del universo de estudio

c) Programa de trabajo

b) Presentación del proyecto a las autoridades competentes

a) Participantes

b) Al responsable de su autorización

c) Recolección y clasificación de la información

d) Análisis de la información

e) Elaboración del manual

f) Presentación del manual para su aprobación

g) Implantación del manual

h) Revisión y actualización

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• Índice o contenido• Antecedentes históricos• Legislación o base legal• Atribuciones• Estructura orgánica• Organigrama• Funciones• Descripción de puestos• Directorio• Glosario de términos

CONTENIDO DEL MANUAL

3. CONTENIDO DEL MANUAL

1. Logotipo de la organización2. Nombre de la organización3. Denominación y extensión del manual (Ej.

general ó específico)4. Lugar y fecha de elaboración5. Número de páginas6. Sustitución de páginas en cado de ser

actualización de información7. Unidades responsables de elaboración, revisión y

autorización8. Clave de la forma

• En todas las hojas, los manuales deben tener un mismo formato, esto es, la identificación, la cual incluye:

a) Identificación


a) Identificación

3. CONTENIDO DEL MANUALb) Indice ó contenido• Relación de los contenidos o títulos que contiene el

documento:

c) Prólogo y/o Introducción

• Explicación del contenido del documento, su estructura, propósitos u objetivo, ámbito de aplicación, en ocasiones se anexa un mensaje de autoridades de alto nivel.


d) Antecedentes históricos• Descripción de los orígenes y evolución del origen de la empresa u

organización, así como cambios impórtantes en la misma.

c) Legislación o base legal

• Contiene la lista de los principales ordenamientos jurídicos que norman las actividades de la organización de los cuales se derivan las atribuciones o facultades.

NOTA: Se recomienda que las disposiciones legales sigan el siguiente orden jerárquico: Constitución, tratados, leyes, convenios, reglamentos, decretos, acuerdos y circulares.

e) Atribuciones • Transcripción textual y completa del artículo cláusula, considerando o

punto que explica las facultades conferidas a la organización. Debe señalarse el artículo de forma completa y entre comillas.

f) Estructura orgánica• Descripción ordenada de las unidades administrativas de

la organización, según sus relaciones jerárquicas.

NOTA: Se recomienda codificar por su nivel jerárquico para visualizar de manera clara los niveles de jerarquía y autoridad, así como relaciones de dependencia.

Ej. 1.0 Director General 1.0.1 Asesoría 1.0.2 Auditoría Interna1.1 Gerencia General 1.1.1 Gerente de Finanzas 1.1.2 Gerente de Mercadotecnia


g) Organigrama• Representación gráfica de la organización o empresa.

h) Funciones • Descripción de las tareas realizadas por cada una de las unidades

administrativas de la estructura orgánica


i) Descripción de puestosExplica el contenido de las principales actividades y responsabilidades de cada

puesto. Incluye la siguiente información.a) Identificación

1. Nombre del puesto2. Número de plazas3. Clave4. Ubicación física y administrativa

b) Relaciones de autoridad1. Jefe inmediato2. Subordinados directos3. Dependencia funcional

Propósito del puestoFunciones GeneralesFunciones específicasResponsabilidadComunicación: Ascendente, horizontal, descendente, externa.Especificaciones del puesto

1. Conocimientos2. Experiencia3. Iniciativa4. Personalidad


j) Directorio• Nombres, teléfonos, correos electrónicos, ubicación física del lugar donde labora,

etc.

k) Glosario de términos • Explicación de los principales conceptos utilizados en el

documento.


a) Diseño del proyecto

• Responsable. Determinar al responsable capacitado para realizar la consulta. Un equipo con buen manejo de relaciones humanas

• Delimitación del universo de estudio. Definir y delimitar su universo de trabajo para estar en posibilidad de actuar en él, para ello, deberán implementar

• Estudio preliminar. Para conocer en forma global las funciones y actividades que se realizan en el área o áreas donde se va actuar. Prever las acciones y calcular los recursos necesarios para iniciar la recopilación de datos

• Programa de trabajo. • Fuentes de información. Referencias de las instituciones, áreas de trabajo,

documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación

4. PROCEDIMIENTO GENERAL PARA SU ELABORACIÓN

a) Preparación del proyecto

• Propuesta técnica. Alcance, antecedentes, justificación, objetivo.

• Programa de trabajo. En este documento se deberá especificar con claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde y cuándo, quienes lo harán y cuanto costara hacerlo

acciones, fases, recursos, calendario, costo, resultados, información adicional


b) Presentación del proyecto

• A las autoridades. • A los participantes• Al responsable de su autorización

Se requiere identificar el contenido del proyecto, afinar sus parámetros y determinar sus viabilidades operativas


b) Presentación del proyecto a las autoridades


Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo tiempo, permitiendo un lapso adicional para explicaciones, así como para comentarios u observaciones.

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a) Áreas que intervendrán directamente en su aplicación, y que por lo mismo tienen la obligación de conocer el proyecto en forma detallada.

b) Áreas afectadas con la implementación del proyecto, ya que tendrán que cambiar o ajustarse.

c) Área responsable del manejo de los recursos económicos, para cuantificar el costo del proyecto en forma más especifica

b) Presentación del proyecto a los participantes


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Presentación del proyecto al titular de la organización o de la unidad administrativa responsable de su ejecución, para su aprobación.

Una vez autorizado, el responsable procederá a hacer del conocimiento de todos los niveles jerárquicos , la intención que tiene la organización para la elaboración del manual


b) Presentación del proyecto al responsable de su autorización

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Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que someterse para su aprobación a quien preside la organización, con el objeto de contar con su anuencia para su validación y difusión.


b) Presentación del proyecto al Titular de la Organización

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Revisado y aprobado por el titular de la organización, tendrá que presentarse ante la asamblea de accionistas y/o consejo de administración para su aprobación definitiva


b) Presentación del proyecto al Órgano de Gobierno

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La misma guía temática definida para la presentación a los niveles directivos, puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina y área, pero ampliando la extensión y el detalle, esto permitirá que se precisen los alcances operativos de la propuesta y que el documento se convierta en un documento administrativo para apoyar la capacitación del personal.


b) Presentación del proyecto al otros niveles jerárquicos


Levantamiento de la información. La recopilación deberá enfocarse al registro de hechos que permitan conocer y analizar información específica y verdaderamente útil para el manual.

Esta actividad exige mantener una relación constante con las fuentes internas emisoras de la información, así como con las áreas y organizaciones con ubicación física distinta


LEVANTAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

PARA RECABAR LA INFORMACIÓN EN FORMA AGIL Y ORDENADA EXISTEN LAS SIGUIENTES TÉCNICAS DE RECOPILACIÓN:



• Investigación documental• Consultas a sistemas de computo• encuestas

INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN

Una vez que se cuenta con la información de las áreas involucradas en el estudio, se procederá a ordenar y sistematizar los datos a efecto de poder preparar su

análisis.



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a) Crear directorios, subdirectorios y archivos para desagregarla en función de la división de trabajo.

b) Crear bases de datos o programas específicos,c) Utilizar paquetes acordes con las necesidades específicas del

proyecto y/od) Combinar recursos (a, b y c) para optimizar resultados.

¿CÓMO CLASIFICAR LA INFORMACIÓN?



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• Antecedentes Se tomara en cuenta la reglamentación jurídico-administrativa que ha venido

regulando la realización del trabajo, como se a atendido por parte de las unidades responsables de hacerlo y qué impacto ha tenido en otras unidades, organizaciones, clientes y/o usuarios.

• Situación actual Por lo que toca a este punto, es recomendable tomar en cuenta los siguientes

aspectos: Objetivos, estructura organizacional, normas y políticas administrativas, funciones,

procedimientos, instrumentos jurídico-administrativo, equipo, ambiente laboral, y relaciones de trabajo

ÁREAS PARA AGRUPAR LA INFORMACIÓN:



d) Análisis de la Información.

• Análisis de la información. Estudio o examen crítico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron, con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia e interacción interna y con el medio ambiente, para obtener un diagnostico que refleje la realidad operativa


Estudio o examen critico de cada uno de los elementos de información o grupos de datos que se integraron, con el propósito de conocer su naturaleza, características y comportamiento, sin perder de vista su relación, interdependencia e interacción interna y con el medio ambiente, para obtener un diagnostico que refleje la realidad operativa.



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ESTA MECANICA DE ESTUDIOS PUEDE SEGUIR LA SIGUIENTE SECUENCIA

• Conocer el hecho o la situación que analiza• Describir ese hecho o situación• Descomponerlo y predecir todos sus detalles y componentes• Examinar críticamente para comprender cada elemento• Ordenar los elementos basándose en un criterio de clasificación• Definir las relaciones entre cada elemento• Identificar y explicar su comportamiento



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FUENTES DE INFORMACIÓN

• Referencias de las instituciones, áreas de trabajo, documentos, personas y mecanismos de información de donde se pueden obtener datos para la investigación.



e) Elaboración del Manual

• Validación. La información verificada de cada área o unidad administrativa se tendría que presentar a las personas entrevistadas para que firman de conformidad en un espacio específico para este propósito, además, para ratificar que la información este completa y sea comprensible.

• Estructuración. Disponiendo ya de la totalidad de la información, revisada y firmada por cada área.


f) Presentación del manual para su aprobación• Titular de la organización. La Integrada la propuesta definitiva del manual, tiene que

someterse para su aprobación a quien preside la organización, con el objeto de contar con su anuencia para su validación y difusión

• A los niveles directivos. Este tipo de presentación es recomendable sustentarla en un documento síntesis derivado del informe, cuya extensión no sea mayor a treinta cuartillas, para que en caso de ser analizado, requiera de un mínimo tiempo, permitiendo un lapso adicional para explicaciones, así como para comentarios u observaciones

• Otros niveles jerárquicos. La misma guía temática definida para la presentación a los niveles directivos, puede ser utilizada para los niveles departamentales de oficina y área, pero ampliando la extensión y el detalle, esto permitirá que se precisen los alcances operativos de la propuesta y que el documento se convierta en un documento administrativo para apoyar la capacitación del personal


g) Implantación

Métodos de implantación • Método instantáneo• Método de proyecto piloto• Implantación en paralelo• Implantación sucesiva• Combinación de métodos

h) Revisión y actualización• Es necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de

revisiones periódicas. Evaluar las medidas de mejoramiento administrativo


i) Revisión y actualización


La utilidad de los manuales administrativos radica en la veracidad de la información que contienen, por lo que se hace necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de revisiones periódicas . para ello es conveniente:

- Evaluar en forma sistemática las medidas de mejoramiento administrativo derivadas de la implantación del manual, así como los cambios operativos, que se realicen en la organización.

- Establecer un calendario para la actualización del manual. Designar un responsable para la atención de esta función.

• Es necesario el mantenerlos permanentemente actualizados a través de revisiones periódicas. Evaluar las medidas de mejoramiento administrativo

MANUAL DE PROCEDIMIENT

OS

4. EL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS6.1 Concepto

6.2 Utilidad

6.3 Contenido del manual de procedimientos

6.3.1) Índice

6.3.2) Introducción

6.3.3) Objetivo

6.3.4) Políticas

6.3.5) Ámbito de aplicación

6.3.6) Diagramas de flujo

6.3.7) Descripción de procedimientos

6.3.8) Formas e instrucciones para su uso

6.3.9) Glosario de términos

6.4 Procedimiento para su elaboración

6.4.1) Diseño del proyecto

6.4.1.1) Responsables

6.4.1.2) Delimitación del universo de Estudio

6.4.1.3) Programa de trabajo

6.4.2) Presentación del proyecto

6.4.3) Captación, integración análisis de la información.

6.4.4) Preparación del proyecto de manual

6.4.4.1) Validación

6.4.4.2) Estructuración

6.4.5) Formulación de recomendaciones

6.4.6) Presentación del manual para su aprobación

6.4.7) Implantación del manual

6.4.8) Revisión y actualización del manual

CONCEPTO

4.1 CONCEPTUALIZACION Y TIPOS DE MANUALES

Los procedimientos administrativos son un conjunto de operaciones ordenadas en secuencia cronológica, que precisan la forma sistemática de hacer determinado trabajo de rutina.

Son aquellos instrumentos de información en los que se consignan, en forma metódica, los pasos y operaciones que deben seguirse para la realización de las funciones de una unidad administrativa.

Constituyen un instrumento técnico que incorpora información sobre la sucesión cronológica y secuencial de operaciones concatenadas entre si, que se constituyen en una unidad para la realización de una función, actividad o tarea especifica en una organización.

Todo procedimiento involucra la determinación de tiempos de ejecución, el uso de recursos materiales y tecnológicos, y la aplicación de métodos de trabajo y control para obtener el oportuno y eficiente desarrollo de operaciones

CONCEPTO


• Medio de comunicación, sirven para registrar y tramitar la información respecto a la organización y su operación

• Su utilización es para describir la secuencia lógica y cronológica de las distintas operaciones o actividades

• Sirve para informar y documentar acciones que realizan diferentes áreas de la organización y orientar a los responsables de su ejecución en el desarrollo de sus actividades.

• Permite conocer el desarrollo de las actividades de rutina en todos los niveles jerárquicos, lo que propicia la disminución de fallas u omisiones y el incremento de la productividad

MAN


1. Índice

2. Introducción2.1 Objetivos del Manual2.2 Alcance2.3 Como usar el manual2.4 Revisiones y recomendaciones

3. Áreas de Aplicación y/o alcance

4. Organigrama

4.1 Interpretación de la estructura orgánica5. Políticas6. Conceptos7. Estructura Procedimental 7.1 Descripción narrativa de los procedimientos8. Formas

8.1 Formas empleadas 8.2 Instructivos de formas empleadas

9. Graficas

9.1 Diagramas de Flujo10. Glosario de Términos

7.3 METODOLOGIA DE ELABORACION

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS

1. INDICE O CONTENIDO

Relación de los capítulos que forman parte del

documento.


1. INDICE O CONTENIDO Ejemplo


2. PROLOGO O INTRODUCCION

Exposición sobre el documento, su contenido, objeto, áreas de aplicación y la importación de su revisión y actualización. Puede incluir un mensaje de la máxima autoridad de las áreas comprendidas del manual.

2.1 Objetivos del Manual2.2 Alcance2.3 Como usar el manual2.4 Revisiones y recomendaciones


2.1 OBJETIVO DEL MANUAL

Explicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.

2.2 AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE

Esfera de acción que cubren los procedimientos.


2.3 COMO USAR EL MANUAL

Explicación de la manera en que se utilizara el manual y a quienes les sirve el mismo.

2.4 REVISIONES Y RECOMENDACIONES

Debe indicar con quien debe hacerse contacto para señalar cambios y correcciones, o hacer recomendaciones respecto al manual de procedimientos.


• La necesidad de contar con manuales de procedimientos en todas las organizaciones se ha vuelto imperativa en función de la complejidad de sus estructuras, volumen de operaciones, incremento de recursos, demanda de productos y/o servicios por parte de los clientes o usuarios, así como por la adopción de tecnología avanzada para la tensión efectiva de la dinámica organizacional.

• Esto vuelve imprescindible el uso de instrumentos que apoyen la atención del quehacer cotidiano, ya que en ellos se consignan, en forma metódica, los elementos fundamentales para una efectiva comunicación, coordinación, dirección y evaluación administrativas.

• En este documento se compendia información relativa a conceptos, objetivos, procedimientos y el contenido del manual. Asimismo, se abordan los aspectos metodológicos básicos para su diseño, elaboración, presentación, aprobación, manejo y revisión. También se incorpora información sobre técnicas de análisis administrativo y diagramación, terminología, formas, instructivos y gráficos que complementan su composición

Ejemplo2. PROLOGO O INTRODUCCION


4. ORGANIGRAMA

Es la interpretación de la estructura orgánica.

Diagrama donde muestra los puestos del área correspondiente al alcance del manual.

RESPONSABLES. Unidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos en cualquiera de sus fases.


Ejemplo4. ORGANIGRAMA


5. POLITICAS

Criterios o lineamientos generales de acción que se determinan en forma explicita para facilitar la cobertura de responsabilidades de las distintas instancias que participan en los procedimientos.


Ejemplo5. POLITICAS


6. CONCEPTOS

Palabras o términos de carácter técnico que se emplean en el procedimiento, las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de significado, para hacer más accesible al usuario la consulta del manual.


10. GLOSARIO DE TERMINOS

Listado de conceptos de carácter técnico relacionados con el contenido y técnicas de elaboración de los manuales de procedimientos, que sirven de apoyo para su uso o consulta


7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL

DESCRIPCION NARRATIVA DE LAS OPERACIONES.

Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que se realizan en un procedimiento, explicando en que consisten, cuando, cómo, dónde, con qué y cuánto tiempo se hacen, señalando los responsables de llevarlas a cabo.


Ejemplo7. ESTRUCTURA PROCEDIMENTAL


8. FORMAS

8.1 Formas empleadas8.2 Instructivos de formas empleadas

Formas impresas que se utilizan en un procedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o incluyéndolas como apéndice. En la descripción de las operaciones que impliquen sus uso, deben hacerse referencias especificas de éstas, empleando para ello números indicadores que permitan asociarlas en forma concreta. También se deben incorporar los instructivos para su llenado.


Ejemplo8. FORMAS


9. GRAFICAS

DIAGRAMAS DE FLUJO

Representación gráfica de la sucesión en que se realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o materiales. Muestran las unidades administrativas (procedimiento general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), para cada operación descrita y pueden hacer referencia, además, al equipo o recursos utilizados en cada caso.

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS Ejemplo9. GRAFICAS

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOSIDENTIFICACION

Logotipo Nombre de la organización Denominación y extención del manual Lugar y fecha de elaboración Numero de paginas Sustitución de páginas ( actualización de la

información) Autoridades responsables de su elaboración,

revisión y autorización Clave de la forma (siglas de la organización,

unidad administrativa. Responsable, año y numero de forma)

IDENTIFICACION

NOMBRE DE LA ORGANIZACIÓN LUGAR Y FECHA NUMERO DE PAGINAS

_________ __________ _________ELABORO REVISO AUTORIZO

CLAVE:

EjemploIDENTIFICACION

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOSIDENTIFICACION INSTRUCTIVO PARA EL LLENADO DE LA DESCRIPCIÓN DE OPERACIONES: IDENTIFICACIÓN

Este tipo de documento incorpora el siguiente contenido: Logotipo de la Organización.(Símbolo que identifica a la organización). Denominación: Nombre de la organización y el documento. Procedimiento. Es el nombre del procedimiento y describe la materia a

que se refiere. Fecha: Día, mes y año en que se terminó de elaborar el procedimiento. Pagina _ de_: En el primer espacio debe anotarse el numero progresivo

de las hojas del manual y, en el segundo, el total e hojas de que consta el documento.

Sustituye: Fecha y pagina que reemplaza la hoja. Este parrafo se completa exactamente en los terminos anotados en los puntos 4 y 5.


Número de operación: Se enumera progresivamente cada una de las operaciones que conforma el procedimiento.

Responsables. Nombre del área, unidad administrativa o puesto responsable de realizar de cada operación.

Descripción: Expresión del contenido de cada operación del procedimiento. Incluye el nombre y la clave de las formas utilizadas.

Unidades responsables de su elaboración, revisión y autorización. Nombre y firma del responsable de preparar, revisar y aprobar el procedimiento en cada área o unidad administrativa.

Clave de la forma: en primer término las siglas de la organización, en segundo término las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y en tercer lugar el numero de la forma. Entre las siglas y el número deberá colocarse un guión o diagonal.


FORMATO

ANALIZAR DETALLADAMENTE EL FORMATO CON EL QUE CADA MANUAL DEBE PRESENTARSE, DE ELLO DEPENDE FACILITAR SU LECTURA, CONSULTA Y EVALUACION

Ejemplo

6. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

6.4 PROCEDIMIENTOS PARA SU ELABORACION

Es el inicio del procesamiento de la información, es decir, la integración del manual

Para prepararlo se requiere realizar un borrador del manual


6.4.1 DISEÑO DEL PROYECTO

1. Delimitar responsablesa) Expertos b) Jefes de áreac) Usuario

2. Delimitación del universo de estudioa) Estudio preliminarb) Recursos


6.4.1 DISEÑO DEL PROYECTO

3. Fuentes de informacióna) Primariasb) Secundariasc) Sindicadas

4. Programa de trabajoa) Antecedentesb) Justificaciónc) Objetivos del plan de trabajod) Resultadoe) Alcancef) Recursos

6.3 CONTENIDO DEL MANUAL DEL PROCEDIMIENTOS6.4.1 PROGRAMA DE TRABAJO

El programa de trabajo debe contener como mínimo: ANTECEDENTES

JUSTIFICACIÓN OBJETIVO

RESULTADO ALCANCE

ACCIONES FASES

RECURSOS CALENDARIO

COSTO ESTRATEGIA Y TÁCTICA

AUTORIZACIÓN REPRESENTACIÓN GRAFICA

FORMATO

En este documento se deberá especificar con claridad qué es lo que se va a hacer y por qué, dónde y cuándo, quienes lo harán y cuanto costara hacerlo.

Ejemplo


6.4.2 PRESENTACION DEL PROYECTO A LAS AUTORIDADES

1. Se somete a las instancias correspondientes para su aprobación y última revisión.

2. Se convocará a una reunión de trabajo y se presentará a niveles directivos y documentos con la siguiente información:

a) Introducción: breve descripción de las causas que generaron el preparar el manual,

b) Análisis de la estructura organizacional: exposición de la génesis y desarrollo de la organización,

c) Diagnóstico de la situación actual: definición de las causas y/o problemas que originaron el estudio y que justifican los cambios o modificaciones que se proponen en el manual.

http://www.monografias.com/trabajos6/napro/napro.shtml


6.4.4 PREPARACION DEL PROYECTO DEL MANUAL

*Propuesta técnica: -Antecedentes: manuales o esfuerzos anteriores.-Naturaleza: tipo de manual que se pretende realizar.-Justificación: demostración de la necesidad de efectuarlo. -Objetivos: logros que se pretenden alcanzar.-Acciones: iniciativas o actividades necesarias.-Resultados: beneficios que se esperan obtener -Alcance: área de aplicación que cubre el estudio -Recursos: requerimientos humanos, materiales y tecnológicos -Costo: estimación global y específica de recursos financieros -Estrategia: ruta fundamental necesaria para orientar los recursos de acción y asignación de recursos.-Información complementaria: material e investigaciones que pueden servir como elementos de apoyo.

http://www.monografias.com/trabajos7/coad/coad.shtml

http://www.monografias.com/trabajos11/norma/norma.shtml

TIPOS DE RECOMENDACIONESDe mantenimiento: preservación general de la estructura De eliminación: supresión de sistemas, reemplazo de formas. De adición: introducción de un nuevo sistema, De combinación: intercalar el orden de aplicación de programas de trabajo. De fusión: agrupación de áreas, unidades administrativas o personas bajo un mismo mando. De modificación: cambios en los procedimientos o las operaciones. De simplificación: reducción de pasos de un procedimiento. De intercambio: redireccionamiento de funciones, procedimientos, recursos, personal o flujo del trabajo entre áreas u organizaciones del mismo grupo o sector.

7.6 METODOLOGIA DE ACTUALIZACION

http://www.monografias.com/trabajos15/mantenimiento-industrial/mantenimiento-industrial.shtml

http://www.monografias.com/trabajos13/discurso/discurso.shtml

http://www.monografias.com/trabajos6/fuso/fuso.shtml

Documents

Manuales organizacion y procedimientos