Elaboración y presentación de propuestas con el apoyo de: ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS

Elaboración y presentación de propuestas

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ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS



3 FASES

Elaboración y presentación

Negociaciones

Desarrollo del proyecto



DECISIONES ESTRATÉGICAS

Papel: Coordinador o Socio

Redactar la propuesta en solitarioo con los socios



STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN

Koordination oder Partner

Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

RIESGOS DE PARTICIPAR COMO SOCIO

• El presupuesto ¿es suficiente para realizar las tareas que se me asignan?

• La previsión de gastos de desplazamiento, ¿es suficiente?

• ¿Será necesario realizar traducciones? ¿Hay partida presupuestaria para ello?

• ¿Recibo información regular sobre el avance del proyecto?

• ¿Tengo voz para opinar en la toma de decisiones relativas al proyecto?

• ¿Soy titular de todos los derechos que emanen de los resultados/productos?

• El coordinador puede retrasarse en el reparto de la subvención a los socios

• La comunicación entre el coordinador y los socios no es fluida

• El coordinador no tiene experiencia



OPORTUNIDADES INICIALES

• El texto de la convocatoria se ajusta muy bien a mi propia idea de proyecto

• La cofinanciación ya está fijada.

• El consorcio se compone de socios y un coordinador con experiencia

• Disponibilidad de recursos (conocimientos de inglés, Excel, maquetación, comunicación, etc.)

• Iniciar la elaboración de la propuesta lo antes posible



CONSTITUIR UN CONSORCIO

Aspectos geográficos: • Equilibrio entre las zonas geográficas (esto no excluye que pueda haber dos socios del mismo país)

Contenidos / Experiencia:• ¿Qué experiencia necesito? (Gestión, Comunicación, Maquetación, etc.)• ¿Qué contenidos necesito? (depende del texto de la convocatoria) • Mezcla de socios con experiencia y socios noveles

Aspectos políticos: • Se recomienda incluir socios de los nuevos países miembros de la UE• Los 5 mayores países de la UE deberían ser socios (IT, UK, DE, ES, FR)• Incluir a las partes interesadas y principales agentes



CONSIDERACIONES SOBRE EL PRESUPUESTO

Partidas fuertes del presupuesto:• Traducciones• Viajes, Reuniones

Los esfuerzos dedicados a la gestión del proyecto no deberían superar el 7 – 9 % del presupuesto total.

Preguntar a la UE sobre la cuantía aproximada total del presupuesto



STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN

Koordination oder Partner

Proposal selbst oder gemeinsam Schreiben

RIESGOS

• El socio no logra obtener fuentes de cofinanciación

• Instituciones (y personas) reconocidas participan en el proyecto, pero también un socio sin experiencia.

• Los cambios políticos durante el proyecto pueden hacer peligrar el apoyo.

• Grandes retrasos.

• Falta de entendimiento sobre contenidos entre los socios y el coordinador.

• Los socios no lograr realizar sus tareas.

• El consorcio depende de contribuciones externas al proyecto.

• Falta de flexibilidad institucional.



CRITERIOS DE ÉXITO: COMPROBACIONES• ¿Cumplimos los requisitos formales /administrativos?• ¿Cumplimos los requisitos de la convocatoria? • Calidad de las actividades descritas. • Estudio de costes y beneficios.• Comprensión de los contenidos, metodologías, enfoques y mensaje.• Dimensión europea.• ¿Participan las partes interesadas y los principales actores?• ¿Participan socios de los nuevos países miembro? • ¿Se han tenido en cuenta las políticas europeas? • Consorcios• ¿Los gastos no superarán la financiación máxima?• Practicidad: se trata de poner en práctica, no de investigar.• Tamaño del consorcio (6 – 9 socios).• Consorcio: mezcla equilibrada de socios.



Texto de la Convocatoria

• Instrucciones y requisitos fundamentales

Programa de Trabajo

• Pautas para cada ámbito específico y acciones clave

• Acuerdos de ejecución

• Criterios de evaluación

• Calendario indicativo para la ejecución del programa de trabajo

CONTENIDOS DE LA CONVOCATORIA Y PROGRAMA DE TRABAJO

FUENTE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues modified



PRIMERAS PREGUNTAS A RESPONDER

• Investigar los últimos avances. ¿Qué se ha hecho ya?

• ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer?

• ¿Qué habrá cambiado una vez finalice el proyecto? (Una vez concluido, ¿como sabemos que el proyecto ha tenido éxito?)

EXPLIQUE ESTOS PASOS CON CLARIDAD EN LA PROPUESTA

SOURCE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues



DEFINICIÓN DE LOS PAQUETES DE TRABAJO •Cada paquete de trabajo debería generar unos entregables claramente definidos (hay que ser ambiciosos, pero no exagerados)

•Delegar responsabilidades en los socios; los coordinadores no deberían intentar dirigir todos los paquetes de trabajo

•Supone un valor añadido europeo que varios socios ejecuten juntos tareas conjuntas. No asignar un paquete de trabajo a cada país

•El texto de los paquetes de trabajo debe dejar claro qué van a hacer los socios

•Dejar un paquete de trabajo aparte para la gestión, en el que se incluyan reuniones regulares de consorcio e informes

•Programar los entregables con los informes de progreso, intermedios y final. La duración típica de un proyecto es de 24-36 meses

FUENTE. Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues



ALGUNAS PISTAS Y EXPERIENCIAS

FUENTE: Waltraud Schmid (IEEA): Call 2005 - Essential steps and key issues

•Redactar una propuesta lleva más tiempo del que se pueda pensar

•Procurar que la propuesta sea fácil de leer: los evaluadores de la propuesta la deben valorar en menos de dos horas

•Seguir las pautas de los formularios y solicitudes

•Reflejar con claridad el papel que representa cada socio

•Reflejar cómo se va a medir el rendimiento durante el proyecto (indicadores de rendimiento)

•Programar el trabajo adecuadamente, escalonando y secuenciando los paquetes



DIVULGACIÓN Y COMUNICACIÓN


• Definir el público objetivo y entablar un diálogo con él desde el principio (no sólo al final)

• Crear un sitio web (independiente, bien identificado, de fácil acceso) para el intercambio de información, y tomar medidas para garantizar visitas (hasta dos años después de finalizado el proyecto)

• Desarrollar mensajes simples y comunicarlos directamente a cada público objetivo concreto

• Buscar nuevos mercados y actores en sus propias instalaciones y eventos, ya sean locales, nacionales o europeos

• Considerar la posibilidad de fijar un paquete de trabajo de divulgación conjunta, que cuente con una partida de 7000-15000€, para tareas requeridas por la CE



PRIMERAS PREGUNTAS A RESPONDER

• Investigar los últimos avances. ¿Qué se ha hecho ya?

• ¿Qué es exactamente lo que se propone hacer?

• ¿Qué habrá cambiado una vez finalice el proyecto? (Una vez concluido, ¿como sabemos que el proyecto ha tenido éxito?)

EXPLIQUE ESTOS PASOS CON CLARIDAD EN LA PROPUESTA




CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (1)Fase Pasos

Decisión: Coordinador/Socios3.

Constituir un Consorcio 14.

Concepto e ideas de base2.

Apertura de la convocatoria1.- Leer y comprender el texto de la convocatoria - Revisar documentación de propuestas- Obtener información adicional

- Breve descripción de la idea (1 página)

- Debate interno y toma de decisiones

- 1 Considerar la posibilidad de constituir un consorcio- Primeros contactos- Envío de la descripción breve (1 página)- Envío de la “declaración de confidencialidad e imparcialidad”



CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (2)

Fase Pasos

Comprobación de Calidad 18.

1. Consideraciones presupuestarias9.

Redacción de la propuesta 17.

Constituir un Consorcio 26.- Localizar y contactar con socios necesarios (ver fase 4)

- Detalles relativos a los contenidos (Objetivos, Grupos objetivo, Programa de

trabajo, Resultados esperados, Indicadores de rendimiento, etc.)

- Comprobación externa o por lo propios socios

- Cálculo aproximado: ¿el presupuesto es ajustado?

Formularios e Información 5.- Envío de los formularios administrativos a todos los socios, quienes a su vez firman la declaración



CALENDARIO DE ELABORACIÓN DE LA PROPUESTA (3)

Fase Pasos

Redacción de la propuesta 210. - Valores añadidos, contribución a políticas, gestión, consorcio, resúmenes, etc

Comprobación de Calidad 211. - Comprobación externa o por lo propios socios

Finalización de la propuesta14.

Entrega de la Propuesta15.

Presupuesto detallado13.

Herr. Electrónica de Entrega12. - Descarga de la herramienta - Familiarizarse con la herramienta

- Cálculos definitivos

- Formato y contenido, comprobación financiera

- Entrega electrónica o duplicado y entrega por correo ordinario / servicio de mensajería

Documents

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