ระบบบรหารการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

Electronic Document Management System

ชรนธร แกงค า Cherington Kaengkham

สารนพนธนเปนสวนหนงของการศกษา หลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ

คณะวทยาการและเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร

ปการศกษา 2558

I

หวขอ ระบบบรหารการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ( Electronic Document Management System )

ชอนกศกษา ชรนธร แกงค า รหสนกศกษา 5717670002 หลกสตร วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาเทคโนโลยสารสนเทศ ปการศกษา 2558 อาจารยทปรกษา ผศ.ดร.พนม เพชรจตพร

บทคดยอ

สารนพนธนเปนเรองระบบบรหารการจดการเอกสารอเลกทรอนกสของหองสมดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร จดท าขนเพอเปนการเพมประสทธภาพในดานการจดเกบ การคนหาเอกสารรบและเอกสารสงภายในหองสมดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย ซงเอกสารสวนใหญภายในงานหองสมดทมการจดเกบ ไดแก เอกสารออก เชน บนทกขอความแจงการยม – คน หนงสอ, บนทกขอความขออนมตจดซอตางๆ ทเกยวของกบงานหองสมด, ประกาศตางๆ ฯลฯ และเอกสารเขา เชน บนทกขอความขอเชญอบรม, บนทกขอความขอมอบหนงสอ / วารสาร เปนตน ซงในการจดท าสารนพนธนผศกษาไดน าเอาแนวคดและทฤษฎการเกบเอกสาร วงจรของเอกสารและระบบจดการเอกสารเขามาใชและศกษาแนวทางในการแกไขปญหา

II

กตตกรรมประกาศ

สารนพนธฉบบนส าเรจลลวงลงดวยด เพราะความกรณา ความชวยเหลอและการใหค าแนะน าจากอาจารยทปรกษา ผศ.ดร.พนม เพชรจตพร ตลอดจนแนวทางในการแกไขปญหา ขอบกพรองตางๆ อนเปนประโยชนตอผท าการศกษาจนส าเรจไปดวยด

ขอขอบพระคณบณฑตศกษา คณะวทยาการและเทคโนโลยสารสนเทศ ทใหความชวยเหลอในเรองตาง ๆ

สดทายนขอกราบขอบพระคณบดา มารดา และครอบครว ทใหค าปรกษาในเรองตางๆ รวมถงเปนก าลงใจทดตลอดมา

ชรนธร แกงค า

III

สารบญ หนา บทคดยอภาษาไทย I กตตกรรมประกาศ II สารบญ III สารบญรป V สารบญตาราง VII บทท 1 บทน า 1 1.1 กลาวน า 1 1.2 กรณศกษา 1 1.3 ปญหาและแรงจงใจ 1 1.4 แนวทางในการแกไข 2 1.5 วตถประสงคของโครงงาน 2 1.6 ขอบเขตของโครงงาน 2 1.7 ประโยชนทไดรบจากโครงงาน 3 1.8 โครงสรางของสารนพนธ 3 บทท 2 ทฤษฎและเนอหาทเกยวของ 5 2.1 กลาวน า 5 2.2 ทฤษฏทเกยวของ 5 2.3 ทฤษฏทน ามาใช 7 2.4 สรป 25 บทท 3 การวเคราะหและการออกแบบ 26 3.1 กลาวน า 26 3.2 การวเคราะหขอมลสภาพปญหา 26 3.3 กระบวนการท างานแบบเดม 29 3.4 กระบวนการท างานแบบใหม 33 3.5 Information Flow 36 3.6 การก าหนดความตองการพนฐานของระบบทตองการ 37 3.7 โครงสรางการจดเกบเอกสาร 41 3.8 การเปรยบเทยบผลการด าเนนงาน 44 3.9 การเลอกใชเครองมอทเหมาะสมในการพฒนาระบบ 47 3.10 ความสามารถของซอฟตแวร E-Document2.0 50 3.11 ตดตงซอฟตแวรพรอมทดลองใชงานเบองตน 51

IV

สารบญ (ตอ) หนา 3.12 การทดสอบเบยงตนหลงตดตงซอฟตแวร 51 3.13 การวางแผนการน าไปใชงานในองคกร 54 3.14 สรป 54 บทท 4 ผลการทดลอง 55 4.1 กลาวน า 55 4.2 ทดลองการลอกอนเขาสระบบ 55 4.3 ทดลองการเพมกลมผใชงาน 56 4.4 ทดลองการสรางตเกบเอกสารตางๆ 58 4.5 ทดลองการคนหาเอกสาร 59 4.6 ทดลองการสงเอกสารทางเมล 62 4.7 ตวชวดประสทธภาพในการท างานของระบบ 63 4.8 การส ารวจความพงพอใจของผใชงาน 65 บทท 5 สรปผลการด าเนนงาน 69 5.1 กลาวน า 69 5.2 สรปผลการท าสารนพนธ 69 5.3 ปญหาและอปสรรค 69 5.4 แนวทางในการแกไขปญหา 70 5.5 ขอเสนอแนะ 70 เอกสารอางอง 71 ภาคผนวก ก ก ภาคผนวก ข ข

V

สารบญรป หนา รปท 2.1 วงจรของเอกสาร 8 รปท 2.2 บนทกขอความภายนอก 11 รปท 2.3 บนทกขอความภายใน 12 รปท 2.4 เอกสารรปแบบอเลกทรอนกส 16 รปท 2.5 ระบบจดการเอกสาร Document management system 17 รปท 2.6 ล าดบการด าเนนงานของเนอหา 21 รปท 2.7 วงจรเนอหาภายใน CMS 21 รปท 3.1 สาเหตหลกและสาเหตยอยของปญหา 27 รปท 3.2 ผงการไหลของการรบเอกสารเขา 29 รปท 3.3 ผงการไหลของการสงเอกสาร 30 รปท 3.4 ผงการไหลของการจดเกบเอกสาร 31 รปท 3.5 ผงการไหลของการสบคนเอกสาร 32 รปท 3.6 ผงการไหลของโครงสรางของระบบใหม 33 รปท 3.7 ผงการไหลของการรบเอกสารเขาแบบใหม 34 รปท 3.8 ผงการไหลของการสงเอกสารแบบใหม 35 รปท 3.9 ผงการไหลของการคนหาเอกสารแบบใหม 36 รปท 3.10 Process Flow ของการจดสงเอกสารทางเมล 37 รปท 3.11 Process Flow ของระบบการคนหาเอกสาร 38 รปท 3.12 Process Flow ของระบบการจดการผใชงาน 39 รปท 3.13 Process Flow ของระบบการจดเกบเอกสาร 40 รปท 3.14 ตวอยางการท าสนแฟมเอกสาร 41 รปท 3.15 ผงการไหลของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส(ผดแลระบบ) 42 รปท 3.16 ผงการไหลของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส(ผใชงาน) 43 รปท 3.17 หนาหลกของระบบ E-Document2.0 51 รปท 3.18 หนาจอหลงจากท าการลอกอนเขาสระบบ 52 รปท 3.19 หนาจอหลกของการก าหนดสทธผใชงาน 52 รปท 3.20 หนาจอของการสรางตเอกสาร 53 รปท 4.1 หนาจอลอกอนเขาสระบบ 55 รปท 4.2 หนาจอหลงจากท าการลอกอนเขาสระบบ 56 รปท 4.3 หนาจอการเพมผใชงานใหม 56

VI

สารบญรป(ตอ) หนา รปท 4.4 หนาจอการก าหนดสทธผใชงานใหม 57 รปท 4.5 หนาจอลอกอนโดยการใชชอและรหสผานทเพมขนใหม 57 รปท 4.6 หนาจอการสรางตเอกสาร 58 รปท 4.7 หนาจอการเพมเอกสารใหม 58 รปท 4.8 หนาจอการแนบไฟลเอกสาร 59 รปท 4.9 หนาจอการคนหาเอกสารแบบ KeyWord 59 รปท 4.10 หนาจอการคนหาเอกสารแบบวนท 60 รปท 4.11 หนาจอการคนหาเอกสารแบบเลข ศธ 60 รปท 4.12 หนาจอผลการคนหาเอกสาร 61 รปท 4.13 หนาจอการแสดงผลเอกสารทเปน PDF 61 รปท 4.14 หนาจอแสดงการสงเอกสารทางเมล 62 รปท ก.1 ขนตอนการตดตงโปรแกรม Java JDK 6.0 ก-1 รปท ก.2 ตดตงโปรแกรมฐานขอมล PostgreSQL 9.0.4 ก-2 รปท ก.3 ตดตงโปรแกรม Application Server ส าหรบเครองแมขาย ก-14 รปท ก.4 ตดตงโปรแกรม E-Document 2.0 ก-19 รปท ก.5 ตงคาการเชอมตอฐานขอมลโปรแกรม E-Document 2.0 ก-22 รปท ข-1 กราฟแสดงความคดเหนดานการจดหมวดหมเอกสาร ข-1 รปท ข-2 กราฟแสดงความคดเหนดานการใชงานงายและไมซบซอน ข-2 รปท ข-3 กราฟแสดงความคดเหนดานการเขาถงระบบท าไดงาย รวดเรว ข-3 รปท ข-4 กราฟแสดงความคดเหนดานขนตอนการท างานเปนล าดบขนตอน ข-4 รปท ข-5 กราฟแสดงความคดเหนดานแสดงผลขอมลทรวดเรว ข-5 รปท ข-6 กราฟแสดงความคดเหนดานขอมลในการครอบคลมความถกตองดานผใชงาน ข-6 รปท ข.7 กราฟแสดงความคดเหนดานความปลอดภยของระบบ ข-7 รปท ข-8 กราฟแสดงความคดเหนดานการคนหาเอกสาร ข-8 รปท ข-9 กราฟแสดงความคดเหนดานขอมลในการครอบคลมความถกตองดานผใชงาน ข-9 รปท ข-10 กราฟแสดงความคดเหนดานขอมลในระบบมความถกตอง ชดเจน ข-10 รปท ข-11 กราฟแสดงความคดเหนดานความครบถวน เหมาะสมของขอมล ข-11 รปท ข-12 กราฟแสดงความคดเหนดานขอมลทเปนปจจบน ข-12

รปท ข-13 แบบประเมนความพงพอใจของผใชงานระบบ E-Document 2.0 ข-13

VII

สารบญตาราง

หนา ตารางท 3.1 การเปรยบเทยบคาใชจายกอนและหลงใชระบบ 44 ตารางท 3.2 การเปรยบเทยบคาใชจายในการเลอกวธแกไขปญหา 46 ตารางท 3.3 การเปรยบเทยบคณสมบตของเครองมอทเลอกใชงาน 47 ตารางท 3.4 การเปรยบเทยบความสามารถของเครองมอตามขอก าหนดทใชงาน 49 ตารางท 4.1 ระยะเวลากอนการใชงานระบบ E-Document2.0 63 ตารางท 4.2 ระยะเวลาหลงการใชงานระบบ E-Document2.0 64 ตารางท 4.3 ผลของการตอบแบบสอบถาม 65 ตารางท 4.4 ผลการประเมนผลของการตอบแบบสอบถาม 66 ตารางท 4.5 สรปผลของการประเมนความพงพอใจทางแบบสอบถาม 67

1

บทท 1 บทน ำ

1.1 กลำวน ำ

ในปจจบนหนวยงานทงภาครฐและภาคเอกชนไดมการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศทเกยวของกบการบรหารจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาประยกตใชในงานดานเอกสารเพมมากขน เพอเปนการเพมประสทธภาพ ความคลองตว ความสะดวก และความรวดเรวในการจดการเอกสาร โดยเฉพาะอยางยงเอกสารทอยในรปแบบของกระดาษและมการจดเกบเขาแฟมเอกสาร ซงมความล าบากในการดแลรกษาและการจดการหมวดหมของเอกสาร รวมถงสถานทในการจดเกบเอกสารทตองใชพนทในการจดเกบเอกสารทคอนขางมาก และถาหากเอกสารทใชในการปฏบตงานเกดการสญหายหรอเสยหายไมวาจะเกดขนกบกรณใดๆ กตาม อนเนองจากการจดเกบเอกสารทไมไดประสทธภาพหรอไมสามารถน าเอาเอกสารออกมาใชงานไดทนเวลาตามความตองการ ซงอาจสงผลใหเกดความเสยหายตอหนวยงานได

ดงนนการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศสมยใหมมาใชในการบรหารจดการเอกสารซงก าลงเปนทนยมแพรหลายกนมาก อนเนองมาจากปจจบนการรบสงขอมลขาวสารสวนใหญจะอยในรปของไฟลเอกสารอเลกทรอนกส ซงควรจะตองมการบรหารจดการงานดานเอกสารทดพอเปนไปตามระบบและมาตรฐานในการจดการเอกสาร ซงทงนระบบจะตองมการอ านวยความสะดวกแกผใชงานใหสามารถคนหาเอกสารไดรวดเรวและมการใชงานทงายไมซบซอน 1.2 กรณศกษำ

สารนพนธนเปนกรณศกษาการบรหารจดการเทคโนโลยสารสนเทศโดยการน าระบบ ดานการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชกบงานเอกสารของหองสมด คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร ซงเปนหนวยงานภาครฐทใหบรการทางดานการศกษา 1.3 ปญหำและแรงจงใจ

ในปจจบนทางงานหองสมด คณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลย ราชมงคลธญบร มการจดเกบเอกสารใสเขาแฟมแลวน าเกบเขาชนแฟมเอกสาร ซงมความยงยากและซบซอนในการจดเกบดวยปรมาณและจ านวนของเอกสารทเพมขนในแตละวน โดยทเอกสารสวนใหญภายในงานหองสมดทไดมการจดเกบ คอ 1. เอกสารภายใน (หนงสอออก) เชน บนทกขอความแจงการยม – คน หนงสอ, บนทกขอความขออนมตจดซอตางๆ ทเกยวของกบงานหองสมด, ประกาศตางๆ ฯลฯ 2. เอกสารภายนอก (หนงสอเขา) เชน บนทกขอความขอ

2

เชญอบรม, บนทกขอความขอมอบหนงสอ / วารสาร เปนตน ซงโดยปกตเอกสารเหลานจะมการลงทะเบยนรบ – สงเอกสารลงในสมดทะเบยน ปญหาทพบบอย คอ

1.3.1 ความไมสะดวกในการจดเกบเอกสาร อนเนองมาจากปรมาณของเอกสารท เพมขนสงผลท าใหไมมพนทในการจดเกบแฟมเอกสาร ตเอกสารไมเพยงพอ

1.3.2 ความไมสะดวกในการคนหาเอกสารในกรณทมเวลาเรงดวน เพราะตองมาเปดด ในสมดทะเบยนทไดมการลงทะเบยนรบ-สงเอกสารไว หรอบางทคนจากแฟมเอกสารทละแฟมทละหนา

1.3.3 ไมมระบบปองกนความปลอดภยของเอกสารทเปนความลบของทางราชการทด 1.3.4 ไมมการส ารองเอกสารมแตเอกสารฉบบจรงเทานน 1.3.5 ปรมาณของเอกสารมแนวโนมทจะเพมขนทกวน ท าใหมปญหาในดานการ

จดเกบและความเสยหายอาจเกดขนในระยะยาว 1.4 แนวทำงในกำรแกไขปญหำ

จากปญหาทกลาวมานน ผศกษาจงมแนวทางในการแกไขปญหาโดยมงเนนไปทเรอง ของการเปลยนเอกสารใหอยในรปแบบของอเลกทรอนกสแลวท าการบรหารจดการเอกสาร ไดแก การจดเกบ การคนหา และการควบคมความปลอดภยของเอกสาร โดยเลอกใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Document Management System 2.0) เขามาใชในการแกไขปญหา 1.5 วตถประสงคของสำรนพนธ

จากปญหาและแนวทางการแกไขทไดกลาวมาในขางตนนน สามารถระบวตถประสงคของโครงงานนได คอ การน าเอาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาประยกตใชในการจดเกบเอกสารภายในหองสมดของคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบรซงสรปไดดงน

1.5.1 เพอจดท าระบบการจดการเอกสารภายในงานหองสมดคณะวทยาศาสตรและ

เทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร

1.5.2 เพออ านวยความสะดวกและลดขนตอนของการท างานดานเอกสาร

1.6 ขอบเขตของสำรนพนธ

ในการจดท าระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสน นเปนการน าเอาเทคโนโลยมา

ประยกตใชในดานการบรหารจดการงานดานเอกสารเพอใหเกดประโยชนและประสทธภาพ

สงสด โดยมขอบเขตดงน

3

1.6.1 ผใชตองท าการเขาสระบบ (Login) เพอยนยนตวบคคลได

1.6.2 ผใชทมสทธเปนผดแลระบบสามารถเพม แกไขและลบขอมลของเอกสารในระบบ

ได

1.6.3 ผใชทมสทธเปนผใชงานสามารถคนหาเอกสาร ดาวนโหลดเอกสาร สงเมลใหกบ

เอกสารได

1.7 ประโยชนทคำดวำจะไดรบจำกสำรนพนธ

จากปญหาทเกดขนเมอมเอกสารทเปนกระดาษเพมมากขน สงผลท าใหมพนทในการ

จดเกบเอกสารนอยลงและการคนหาเอกสารทตองใชเวลานานขน ผศกษาจงไดมการก าหนด

ขอบเขตและแนวทางในการแกไขปญหา โดยการใชระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสขนมา

เพอเพมประสทธภาพในการท างานและการบรหารจดการเอกสาร ดงตอไปน

1.7.1 เอกสารมระบบการรกษาความปลอดภยทด

1.7.2 เพอชวยใหผใชงานสามารถคนหาเอกสารไดรวดเรวและถกตอง

1.7.3 เพอชวยในการส ารองขอมลปองกนเอกสารสญหายหรอเสยหายได

1.7.4 ลดพนทและปรมาณในการจดเกบเอกสาร

1.8 โครงสรำงของสำรนพนธ

ในการจดท าสารนพนธเลมนขนมานน เพอใหไดมาซงระบบการจดการเอกสาร

อเลกทรอนกส เพอน าชวยสนบสนนงานดานเอกสารของหองสมดคณะวทยาศาสตรและ

เทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร ซงรายละเอยดทงหมดถกแบงออกเปน 5

บทดวยกน ประกอบไปดวย

1.8.1 บทท 1 บทน า จะกลาวถงรายละเอยดของภมหลงองคกรทไดน ามาศกษา และยง

กลาวถงปญหาทมาของสารนพนธ โดยมการก าหนดวตถประสงค ขอบเขต รายละเอยดขนตอน

ของการจดท าสารนพนธในครงน และประโยชนทจะไดรบจาการท าสารนพนธนขนมา

1.8.2 บทท 2 ทฤษฎทเกยงของ เนอหาของบทนจะกลาวถงการทบทวนบทความจาก

ทฤษฎทเกยวของกบสารนพนธ และการน าเสนอทฤษฎทน ามาใชในสารนพนธน ซงจะสามารถ

แกไขปญหาดงกลาวได โดยการน าเอาทฤษฎตางๆ ทเกยวของมาชวยในการจดท าสารนพนธน

ใหบรรลตามวตถประสงคของสารนพนธ

4

1.8.3 บทท 3 การออกแบบระบบ จะมเนอหาทเกยวของกบกระบวนการของการท างาน

ระบบเดมและปญหาของการท างานระบบเดม โดยมการออกแบบของกระบวนการใหมเขามา

ชวยในการแกไขปญหาและมแผนของการด าเนนการของกระบวนการใหมทงหมด โดยมตวชวด

ประสทธภาพของระบบ

1.8.4 บทท 4 ผลการทดลอง โดยในบทนจะเปนการแสดงผลของการทดสอบการใชงาน

จรงของระบบวาระบบทไดเลอกนนสามารถท าตามทไดก าหนดไวในตวชวดไดจรงหรอไม และ

ท าการทดสอบหาปญหาทตองแกไข

1.8.5 บทท 5 สรปและวจารณ ในเนอหาบทนจะกลาวถงบทสรปจากขนตอนการ

ด าเนนการทงหมดวาเปนไปตามวตถประสงคทไดวางไวหรอไม ซงจะมขอมลทจะสอดคลองกบ

บทท 1 และยงกลาวถงปญหาและอปสรรค ขอเสนอแนะในการด าเนนการสารนพนธเลมน

5

บทท 2 ทฤษฏและเนอหาทเกยวของ

2.1 กลาวน า

ทกวนนคงไมมใครทจะไมปฏเสธวา “เอกสาร” เปนสงทไมจ าเปนในส านกงานและภายในองคกร เพราะเอกสาร คอ สงส าคญในการตดตองานทงภายในและภายนอกหนวยงาน การจดเกบเอกสารจงเปนสงทไมสามารถหลกเลยงไดส าหรบองคกรภาครฐและภาคเอกชน โดยทในระยะของการเรมจดตงส านกงานหรอองคกรใหม ซงอาจคงยงไมเกดปญหาในดานของการจดเกบเอกสาร แตถาเมอใดทมการขยายองคกรและองคกรมอายนานมากขน ปญหาอดเกดจากการจดเกบเอกสารกเพมมากขน ในดานของการคนหาเอกสารเพอน ามาใชงานนนท าไดคอนขางยากเพราะปรมาณของเอกสารมมากขนเทาใดกตองเสยเวลาในการคนหามากขนเทานน และโอกาสของการสญหายของเอกสารกมเปอรเซนตสงขนตามล าดบ

เอกสารเปรยบเสมอนเปนความจ าหน งของหนวยงาน ทใชเปนหลกฐานในการด าเนนงานและยงสามารถเปนหลกฐานในการด าเนนคดทางกฎหมาย โดยการใชเปนเอกสารอางองหรอเปนแนวทางในการปฏบตงานเพอชวยใหการท างานคลองตว และยงสามารถใชศกษาคนควาและปรบปรงงานเพอเปนประโยชนในการบรหารงานบคคลและพฒนาบคลากร

2.2 ทฤษฎทเกยวของ

ในการจดท าสารนพนธครงน ผจดท าไดศกษางานวจย ต ารา และบทความทเกยวของ กบคอมพวเตอรและอนเตอรเนตเพอน ามาใชในการจดการเอกสาร ซงผลงานวจย ต ารา และบทความทมความสอดคลองใกลเคยงกบแนวความคดดงกลาว ซงสามารถน ามาเปนแนวทางในการพฒนาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสไดอยางมประสทธภาพดงตอไปน จดาภส สมพนธสมโภชน และชยยงค อประสทธวงศ [1] ไดใหความหมายของค าวาเอกสาร หมายถง “กระดาษหรอวตถอนใดซงไดท าใหปรากฏความหมายดวยตวอกษร ตวเลข ผง หรอแบบแผนอยางอน จะเปนโดยวธพมพ ถายภาพ หรอวธอนอนเปนหลกฐานแหงความหมายนน” ตามความหมายของกฎหมายมาตรานค าวา “วตถอนใดและวธอน” นนท าใหความหมายของเอกสารสามารถตความไดกวางขวาง ดงเชน ค าพพากษาศาลฎกาท 9/43 ตความวา บตร A.T.M. เปนเอกสารดงนนเอกสารอเลกทรอนกสจงเปนเอกสารชนดหนงตามกฎหมายน

6

สมพงษ พทธเจรญ [2] ใหความหมายของเอกสาร คอ หนงสอหรอแบบฟอรมตางๆ ทใชเปนหลกฐานหรอสอสารกนไดวาจะเปนรปบนทกหรอจดหมายและยงรวมตลอดถงบตร เทปบนทกภาพ แผนท ลกโลก รปภาพ ภาพยนตร ไมโครฟลมและไมโครฟช ฯลฯ เอกสาร ทงหลายทงปวงนน ไดมผประเมนคาใชจายไววาการใชเอกสารส าคญงามมมลคาประมาณ 10 – 40 เปอรเซนตของคาใชจายในการปฏบตงานธรการ

ทพวรรณ วอทอง, นลน เลาหชยบณยและบศรนทร จตรอาพน [3] พฒนาระบบการจดการเอกสาร (Document Management System) โดยในปจจบนคอมพวเตอรไดเขามามบทบาทในการปฏบตงานขององคกรทงภาครฐและภาคเอกชนเพราะคอมพวเตอรสามารถตอบสนองความตองการในการปฏบตงานหลายๆดาน เชน ความรวดเรว ความถกตองแมนย า ฯลฯ อกทงยงสามารถใชคอมพวเตอรเพอการแขงขนทางธรกจส าหรบปญหาสวนใหญทเกดขนและพยายามหาแนวทางแกไข คอ การจดเกบเอกสาร การสงเอกสาร การคนหาเอกสารทตองใชเวลานาน สงผลใหเกดความไมสะดวกในการท างาน ดวยเหตนจงเกดแนวคดการน าคอมพวเตอรเขามาชวยแกปญหาในการจดเกบเอกสาร ซงสามารถแกไขปญหาดงกลาวไดในระดบหนงแตประสทธภาพยงไมสมบรณเพราะพฒนาโดยใชซอฟแวรทงหมด ถาเปรยบเทยบกบผลตภณฑทมวางขายตามทองตลาดมกจะเนนทประสทธภาพสงโดยการใชฮารดแวรเขามาประกอบดวย ระบบจดการเอกสารยงสามารถปองกนดานความปลอดภยของเอกสารส าคญทมการสงเอกสารตอไปยงบคคลหรอสวนงานอนๆ ทเกยวของ อกทงยงสามารถคนหาเอกสารไดจากสวนตางๆ ทผใชก าหนดเพออ านวยความสะดวกรวดเรวในการรบทราบขาวสารจากเอกสารทจดสงมา สมพร กตตวฒนวรกร [4] ไดท าการวจยและพฒนาระบบจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสเพอจดการการสงหนงสอเวยน โดยใชวธสแกน เพอจดเกบในรปแบบของไฟลรปภาพและจดสงไปยงผรบ โดยสามารถปองกนความปลอดภยของเอกสารได และสามารถคนหาเอกสารได บษกร บญสข [5] ไดท าการวจยและพฒนาระบบการจดการเอกสาร มแนวคดสรางระบบการจดการฐานขอมล เพอน ามาจดการขอมลระบบเอกสารส าคญของบรษท ระยองเพยวรฟายเออร จ ากด (มหาชน) มวตถประสงคเพอใหผใชสามารถเรยกคนเอกสารไดสะดวก ควบคมและตดตามเอกสารเขาออกไดงาย ลดระยะเวลาในการตดตอสอสารระหวางหนวยงาน รวมทงลดคาใชจายในการสงเอกสารระหวางสาขากบส านกงานสวนกลาง สามารถเกบขอมลไวเปนฐานขอมลกลาง ลดความซ าซอนของขอมล องษณา อรณรตยากร [6] ไดท าการวจยและพฒนาระบบทใชในการควบคมดแล และจดการเอกสารตางๆ โดยท าการพฒนาบนเครอขายภายในองคกร โดยมการจดเกบรายละเอยดเกยวกบเอกสารไวในฐานขอมล สวนแฟมเอกสารจะเกบไวในสารบรรณของระบบแฟมขอมล ระบบคลงเอกสารทพฒนาขนนเปนตนแบบส าหรบใชบรหารเอกสารบนเครอขายภายในองคกร

7

2.3 ทฤษฎทน ามาใช การเกบเอกสาร (Filling) การเกบเอกสาร คอ กระบวนการจดและเกบเอกสารใหเปนระเบยบ เพอใหคนหาไดงาย

ในทนททตองการ สะดวกรวดเรวทนเวลา กระบวนการจดเกบเอกสารประกอบดวยการจ าแนก จดเรยง เกบ รกษา คนหาและน ามาใชประโยชน มระเบยบแบบแผนเปนระบบ มแหลงเกบทงาย สะดวก และปลอดภย ชวยใหการปฏบตงานประจ าวนของหนวยงานเปนไปดวยความเรยบรอย ประหยดเวลาและคาใชจาย ดวยเหตทระบบการเกบเอกสารจงเปนแหลงทปลอดภยและถาวรส าหรบเอกสารทเกยวกบการด าเนนงานหรอบคคลใดบคคลหนง การเกบเอกสารถอเปนเพยงสวนหนงของการบรหารเอกสารเทานน แหลงเกบเอกสารจงเปรยบไดเหมอนเปนศนยหนงของความจ าดานงานธรกจ เพราะสมองของมนษยไมอาจจะจดจ ารายละเอยดเกยวกบเหตการณทเกดขนในระยะเวลาอนยาวนานได การเกบเอกสารทมมาตรฐานนนจะตองมการก าหนดหลกปฏบตทแนนอน ซงจ าเปนตองพฒนาศลปะการเกบเอกสารขนเพอใหเหมาะสมกบการด าเนนงานธรกจในปจจบน การเกบเอกสารมวตถประสงคเพอใหผปฏบตงานธรการหรอผทเกยวของกบการจดเกบเอกสารของธรกจหรอหนวยงานนนๆ เกดความสะดวกในการคนหาเอกสาร ประหยดแรงงาน เอกสารอยในททเหมาะสมเปนระเบยบเรยบรอยและสวยงาม การเกบเอกสารเปนวธการแบงประเภท (Clasifying) การจด (Arranging) และการเกบ (Keeping) เพอรวบรวมไวในแหลงเดยวกน อยในแหลงทปลอดภยและสามารถเลอกใชระบบใดระบบหนงทเหมาะสมกบลกษณะของเอกสารมากทสด หรอเลอกใชหลายระบบรวมกนส าหรบเอกสารประเภทใดประเภทหนง การบรหารงานเอกสารหรอการจดการเอกสาร (Records Management) หมายถง งานซงเกยวกบการเกบขอมล เพอชวยความจ าในงานส านกงานและการตดสนใจทกระดบของผบรหารในทกองคกรจ าเปนตองมขอมลประกอบเพอความถกตองของการปฏบตงาน การบรหารงานเอกสารเปนการด าเนนงานเอกสารใหบรรลวตถประสงคตามล าดบขนตอนคอ การวางแผน การก าหนดหนาทและโครงสราง การจดเกบเอกสาร การก าหนดระบบการจดการเอกสาร การเกบรกษา การควบคมและการท าลายเอกสาร อาจอธบายไดโดยการใชวงจรของเอกสารในขนตอนทส าคญๆ ประกอบ กลาวคอ ขนตอนการผลตเอกสาร ขนตอนการจดเกบรวบรวม เกบเปนหมวดหม และเปนระเบยบเพอวตถประสงคในการคนหาเอกสารไดงาย รวดเรว และทนเวลา ขนตอนการก าจดหรอท าลายเอกสารทมคาในการใชอางองนอย

8

การตดสนใจวาหนวยงานแตละหนวยงานซงมว ตถประสงคหรอประเภทของการประกอบการตางกนควรจะตดสนใจใชระบบใดในการจดการเกบเอกสาร เปนเรองทตองพจารณาอยางละเอยดรอบคอบ จะตองมการศกษาวาระบบใด จงจะท าใหการปฏบตงาน ในดานการจดเกบเอกสารมประสทธภาพมากทสด ซงอาจจะสรปไดวาการบรหารงานเอกสารอนเปนศนยรวมของการบรหารทงมวล เปนกจกรรมทก าหนดขนเพอควบคมวงจรชวตของเอกสารตงแตการผลตไปจนถงการท าลายเอกสาร วงจรของเอกสารผบรหารสามารถจดการกบงานเอกสารไดอยางมประสทธภาพแลวกจะท าใหตนทนในการจดเกบเอกสารลดลงได การปฏบตงานเกยวกบเอกสารมความจ าเปนอยางยงทจะตองด าเนนการอยางมระเบยบแบบแผนอนจะกอให เกดความสะดวกรวดเรว ประหยดเวลาและแรงงาน ซงจะน าไปสประสทธภาพและบงเกดประสทธผลในการท างาน

รปท 2.1 แสดงวงจรของเอกสาร ตามรปท 2.1 เปนกระบวนการแสดงวงจรของเอกสารตงแตขนตอนแรกจนถงขนตอน

สดทายของเอกสาร 2.3.1 วงจรของเอกสาร ขนตอนท 1 การผลต (Creation) เอกสารทเขามาในส านกงานจากแหลงตางๆ มจ านวน

ไมนอยและในขณะเดยวกนกมการผลตเอกสารขนมาดวย การท าใหเอกสารเกดขนนถอเปนขนตอนก าเนดของเอกสาร ตงแต คด ราง เขยน แตง พมพ ท าส าเนา การอดส าเนา ถายเอกสาร เพอใชงานในส านกงานในรปแบบของจดหมายโตตอบ บนทกขอความและงานพมพ

การผลต

ขนตอนการใช

ขนตอนการเกบ

การสบคน

การก าหนดสภาพ

9

ตางๆ เอกสารจะถกสรางขนมาจากภายนอกองคกร และภายในองคกรนนเอง ท าใหเกดเอกสารมากมายหลายประเภท

ขนตอนท 2 การใช (Utillzation) เปนขนตอนทเอกสารทถกสรางขนมานนจะผานการด าเนนงานจากสวนตางๆ ทเกยวของภายในองคกร การไหลผานของเอกสารจะเปนไปตามกระบวนการทก าหนดไวในแตละองคกร ส านกงานจะตองดแลและใชประโยชนจากเอกสารแตละประเภทซงมความส าคญมากนอยแตกตางกน เอกสารบางประเภทยงมประโยชนในการน าขอมลมาใชในโอกาสตอไป และบางประเภทกมความจ าเปนจะตองใชเปนหลกฐานอางอง ขนตอนนกคอ การพฒนาระบบการเดนทางของเอกสารใหมลกษณะคลองตว สามารถเรยกใชและจดสงถงทในเวลาทตองการ

ขนตอนท 3 การจดเกบ (Storage) เมอด าเนนการผลตเอกสารขนมาด าเนนการในสวนทจ าเปนแลว ส าเนาเรองเดมหรอเอกสารเหลานนจ าเปนตองน าไปแยกประเภทหรอกลม ตามหมวดแฟมทเกยวของ โดยรวบรวมเอกสารใหเปนหมวดหม เปนระเบยบ เอกสารไมช ารดเสยหายหรอสญหาย เพอความสะดวกในการคนหาเอกสารเพอใชอางองในภายหลง ขนตอนนเปนการจ าแนกเอกสารตางๆ ออกเปนกลมๆ เพอความสะดวกในการจดเกบและคนหา ขนตอนนนอกจากจะเกยวของโดยตรงกบการเกบเอกสารแลว ยงรวมถงการใชอปกรณการจดเกบเอกสาร ตลอดจนการใชเนอทในการจดวางอปกรณนนๆ ดวย การเกบเอกสารอาจเกบไดหลายระบบตามความนยมและความเหมาะสมกบลกษณะเฉพาะขององคกร

ขนตอนท 4 การเรยกใชหรอการสบคน (Retrieval) งานจดเกบเอกสารในปจจบนมบทบาทส าคญตอวงการธรกจและราชการเปนอยางมาก เพราะการไดขอมลอยางรวดเรวสามารถท าการตดสนใจไดทนท เอกสารตางๆ เปนสงทมประโยชนตอการแกไขปญหาของผบรหารและการวางแผนในอนาคต ขอมลในเอกสารเหลาน จะตองถกน ามาพจารณาประกอบการวางแผนและการตดสนใจ ทงนการเรยกใชหรอการสบคนเอกสารตองท าไดอยางรวดเรว ประหยดเวลา ประหยดแรงงาน มประสทธภาพและประสทธผล

ขนตอนท 5 การก าหนดสภาพ (Disposltion) การจดเกบเอกสารเปนการรกษาเอกสารส าคญๆ ไว เพอเปนประโยชนในการน าเอาออกมาใชไดทนททตองการ จงจ าเปนตองจดการบรหารเอกสารอยางรดกม ขนตอนการจดการเอกสารเมอเอกสารมอายนานพอสมควร หรอไดจดเกบไวจนครบตามทกฎหมายหรอระเบยบขอบงคบระบไว เมอจดเกบไวจนคณคาในการใชประโยชนในการอางองมนอย จงจ าเปนตองด าเนนการก าจดหรอคดเลอกออกไปเพอด าเนนการท าลาย ดงนนจงเปนไปไมไดทจะเกบเอกสารทกประเภทไวตลอดไปเพราะจะไมมทในการจดเกบ จงจ าเปนตองมการท าลายเอกสารทปฏบตเสรจสนแลวไปบางและจะตองท าการตรวจสอบเปนระยะๆ วาเอกสารใดควรท าลาย โดยควรจะมการส ารวจเอกสารเพอก าจดอยางนอยปละครง

10

ระเบยบส านกนายกรฐมนตรวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ.2526 หมวดท 1 ชนดของเอกสาร คอ เอกสารทเปนหลกฐานในราชการ ซงไดแก หนงสอทมไปมาระหวางสวนราชการ หนงสอทสวนราชการมไปถงหนวยงานอนใด ซงมใชสวนราชการ หรอทมไป

ถงบคคลภายนอก หนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ หรอบคคลภายนอกมมาถงสวน

ราชการ เอกสารททางราชการจดท าขนเพอเปนหลกฐานในราชการ เอกสารททางราชการจดท าขนตามกฏหมาย ระเบยบ หรอขอบงคบ ขอมลขาวสารหรอหนงสอทไดรบจากระบบสารบรรณอเลกทรอนกส หนงสอมทงหมด 6 ชนด คอ หนงสอภายนอก หนงสอภายใน หนงสอประทบตรา หนงสอสงการ หนงสอประชาสมพนธ หนงสอทเจาหนาทท าขน หรอรบไวเปนหลกฐานในราชการ หมวดท 1 สวนท 1 หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอราชการทเปนแบบพธโดยใช

กระดาษตราครฑ ซงเปนหนงสอทใชในการตดตอระหวางสวนราชการ หรอสวนราชการมถงหนวยงานอนใดซงมใชสวนราชการ

11

รปท 2.2 บนทกขอความภายนอก

หมวดท 1 สวนท 2 หนงสอภายใน คอ หนงสอทใชตดตอราชการทเปนแบบพธการนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอทตดตอภายในกระทรวง ทบวง กรม หรอจงหวด โดยใชกระดาษบนทกขอความ

12

รปท 2.3 บนทกขอความภายใน

หมวดท 2 สวนท 1 การรบหนงสอ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากหนวยงานภายนอก โดยใหเจาหนาทสารบรรณกลางปฏบตตามทก าหนดไวในสวนน

การรบหนงสอทมช นความลบ ในชนลบหรอลบมาก ดวยสารบรรณอเลกทรอนกส โดยการใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละระดบเปนผรบผานการรกษาความปลอดภย โดยทใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

จดล าดบความส าคญและความเรงดวนของหนงสอ ด าเนนการกอนหลงและใหผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตองใหตดตอสวนราชการเจาของเรอง หรอหนวยงานทออกหนงสอ เพอด าเนนการใหถกตองหรอบนทกขอบกพรองไวเปนหลกฐาน และจงด าเนนการเรองนนตอไป

ประทบตราหนงสอ ตามแบบท 12 ทายระเบยบทมมบนดานขวาของหนงสอ โดยกรอกรายละเอยดดงตอไปน

เลขรบ : ใหลงเลขทรบตามเลขทรบในทะเบยน วนท : ใหลงวนเดอนปทรบหนงสอ เวลา : ใหลงเวลาทรบหนงสอ

13

ลงทะเบยนรบหนงสอ ในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท 13 ทายระเบยบ โดยกรอกรายละเอยดดงน

ทะเบยนหนงสอรบ : วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวนเดอนปทลงทะเบยน เลขทะเบยนรบ : ใหลงล าดบของทะเบยนหนงสอรบเรยงล าดบตดตอกนไป

ตลอดปปฏทน เลขทะเบยนของหนงสอรบจะตองตรงกบเลขทในตรารบหนงสอ ท : ใหลงทเลขหนงสอทรบเขามา ลงวนท : ใหลงวน เดอน ป ของหนงสอทรบเขามา จาก : ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณ

ทไมมต าแหนง ถง : ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนมถงหรอชอสวนราชการหรอชอบคคล

ในกรณทไมมต าแหนง เรอง : ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรอง

ยอ การปฏบต : ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน หมายเหต : ใหบนทกขอวามอนใด (ถาม) จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบแลวสงใหสวนราชการทเกยวของด าเนนการ โดยใหลง

ชอหนวยงานทรบหนงสอนนในชองการปฏบต ถามชอบคคลหรอต าแหนงทเกยวของกบการรบหนงสอ ใหลงชอหรอต าแหนงไวดวย

การรบหนงสอภายในสวนราชการเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณกลางแลว ใหปฏบตตามวธทกลาวขางตนโดยอนโลม

หมวดท 2 สวนท 2 การสงหนงสอ คอ หนงสอสงออกไปภายนอก ใหปฏบตตามท

ก าหนดไวในสวนนการสงหนงสอทมชนความลบ ในชนความลบหรอลบมาก ดวยระบบสารบรรณอเลกทรอนกส ใหผใชงานหรอผปฏบตงานทไดรบการแตงตงใหเขาถงเอกสารลบแตละล าดบเปนผสงผานระบบการรกษาความปลอดภย โดยใหเปนไปตามระเบยบวาดวยการรกษาความลบของทางราชการ

ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทจะสงไปดวยใหครบถวน แลวสงเรองใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางเพอสงออก

เมอเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณกลางไดรบเรองแลวใหปฏบตดงน ลงทะเบยนสงหนงสอในทะเบยนหนงสอสงตามแบบท 14 ทายระเบยบ โดยการกรอก

รายละเอยดดงน ทะเบยนหนงสอสง : วนท เดอน พ.ศ. ใหลงวน เดอน ปทลงทะเบยน

14

เลขทะเบยนสง : ใหลงเลขล าดบของทะเบยนหนงสอพรอมสง เรยงล าดบ ตดตอกนไปตลอดปปฏทน

ท : ใหลงรหสตวพยญชนะ และเลขประจ าของสวนราชการเจาของเรองในหนงสอทสงออก ถาไมมทดงกลาวชองนจะวาง

ลงวนท : ใหลงวน เดอน ปทจะสงหนงสอนนออก จาก : ใหลงต าแหนงเจาของหนงสอ หรอชอสวนราชการหรอชอบคคลในกรณ

ทไมมต าแหนง ถง : ใหลงต าแหนงของผทหนงสอนนถง หรอชอของสวนราชการ หรอชอ

บคคลในกรณทไมมต าแหนง เรอง : ใหลงชอเรองของหนงสอฉบบนน ในกรณทไมมชอเรองใหลงสรปเรอง

ยอ การปฏบต : ใหบนทกการปฏบตเกยวกบหนงสอฉบบนน หมายเหต : ใหบนทกขอความอนใด (ถาม) ลงเลขทและวน เดอน ปในหนงสอทจะสงออกทงในตนฉบบและส าเนาคฉบบใหตรง

กบเลขทะเบยนสง และวน เดอน ป ในทะเบยนหนงสอสงตามขอ 4.3.1.2 และขอ 4.3.1.4 งานสารบรรณ คอ งานทมความเกยวของกบการบรหารงานดานเอกสาร โดยเรมตน

ตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลายเอกสาร ดวยงานสารบรรณเปนงานทมอยในทกหนวยงานละทกองคกร เพราะการด าเนนงานไมวาจะเปนงานทเลกหรองานใหญ สวนใหญจะมการด าเนนงานดวยระบบเอกสารทงสน ดงนนจงตองมการควบคมงานสารบรรณโดยทมเจาหนาทควบคมดแลใหผใตบงคบบญชาปฏบตงานไปดวยความเรยบรอย ต าแหนงทสามารถควบคมรบผดชอบงานสารบรรณอาจจะก าหนดแตกตางกนตามความส าคญและความเหมาะสมของลกษณะหนวยงานนน โดยอาจจะมต าแหนงสงจนถงต าแหนงต า เชน อธบด เจากรมเสมยนตรา หวหนาแผนกหรอหวหนางานสารบรรณ ฯลฯ สวนฐานะของหนวยงานอาจจะเปนตาม กรม กอง แผนก ฯลฯ

การท าส าเนา คอ เอกสารทจดท าขนเหมอนกบตนฉบบ ไมวาจะท าจากตนฉบบ

ส าเนาคฉบบ หรอจากส าเนาอกชนหนง ในกรณทมความจ าเปนตองใชเอกสารนนๆ เพมขนและเอกสารเหลานนไมมการจดท าไวหลายฉบบ จงจ าเปนตองมการจดท าส าเนาขนมาเพอไวเปนหลกฐานการประกอบพจารณาทางราชการ การท าส าเนามหลายวธ ดงน

วธคดลอกจากตนฉบบค าตอค า ใหถกตอง วธถอดหรอจดท าพรอมตนฉบบ เชน พมพเอกสารตนฉบบพรอมส าเนาดวย

การใชกระดาษคารบอน วธถายจากตนฉบบ เชน การถายจากเครองถายเอกสาร

15

วธอดส าเนา เปนการท าใหหมกทกระดาษไขตนฉบบตดทกระดาษส าเนา ส าเนาแบงออกเปน 2 ประเภท คอ ส าเนาคฉบบ : เปนส าเนาทจดท าพรอมกบตนฉบบ และเหมอนตนฉบบ ผท

ลงลายมอชอและใหผราง ผพมพและผตรวจลงลายมอหรอลายมอชอยอไวทขางทายของลางดานขวาของหนงสอ

ส าเนา : เปนส าเนาทสวนราชการหรอเจาหนาทจดท าขน ส าเนาในสวนนอาจจะท าขนดวยการ ถาย คด อดส าเนา ส าเนาชนดนสวนใหญจะมการรบรอง

การรบรองส าเนาเอกสาร คอมค าวารบรองวา “ส าเนาถกตอง” และใหเจาหนาท

ตงแตระดบ 2 หรอเทยบเทาขนไป ทเปนเจาของเรองทท าส าเนานนลงลายมอชอรบรองพรอมทงลงชอตวบรรจง ต าแหนงและวน เดอน ปทรบรอง และโดยปกตใหมค าวา “ส าเนา” ไวกงกลางหนาเหนอบรรทดแรกของส าเนาหนงสอ

การเกบรกษาหนงสอราชการ แบงออกเปน 3 ประเภทไดแก

การเกบระหวางปฏบต คอ การเกบหนงสอทปฏบตยงไมเสรจ ใหอยใน ความรบผดชอบของเจาของเรอง โดยใหก าหนดวธการเกบใหเหมาะสมตามขนตอนการปฏบตงาน การเกบเมอปฏบตเสรจแลว คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลวและไมมอะไรทจะตองปฏบตตอไปอก ตองสงไปเกบทหนวยเกบหนงสอของสวนหนวยงานนนๆ การเกบไวเพอใชในการตรวจสอบ คอ การเกบหนงสอทปฏบตเสรจเรยบรอยแลว แตจ าเปนจะตองใชตรวจสอบเปนประจ า ใหเจาของเรองเกบเปนเอกเทศ อายของการเกบหนงสอ โดยปกตจะมการใหเกบไวไมนอยกวา 10 ป หนงสอทไดปฏบตงานเสรจสนแลวและเปนคส าเนาทมตนเรองจะคนไดจากทอน ใหมการเกบไวไมนอยกวา 5 ป สวนหนงสอทตองสงวนเปนความลบ หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ใหปฏบตตามกฎหมาย หรอระเบยบวาดวยเรองนน หนงสอทเกยวของกบประวตศาสตรหรอเรองทตองการใชส าหรบหนงสอคนควาใหเกบไวตลอดไปหรอตามทกองจดหมายเหตแหงชาตก าหนด หนงสอทมอายครบ 20 ป ตองสงเกบทหอจดหมายเหตแหงชาต ภายในวนท 31 มกราคมของปถดไป

16

เอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document)คอตามพระราชบญญตวาดวยธรกรรมทางอเลกทรอนกส พ.ศ. 2544 สรปนยามของ “ธรกรรมทางอเลกทรอนกส” ไดวา หมายถง การกระท าใดๆ ทเกยวกบกจกรรมในทางแพงและพาณชย คอ การท านตกรรม สญญา หรอการด าเนนการใดๆ ทเกยวของดวยการใชวการทางอเลกทรอนกสทงหมดหรอแตบางสวนและไดใหนยามของ “ขอมลอเลกทรอนกส” หมายความวา ขอความทไดสราง สง รบ เกบรกษา ปรอประมวลผลดวยวธการทางอเลกทรอนกส เชน วธการแลกเปลยนขอมลทางอเลกทรอนกสจดหมายอเลกทรอนกส โทรเลข ฯลฯ ดงนนเอกสารอเลกทรอนกส จงถอไดวาเปนขอมลอเลกทรอนกส และมผลท าใหตองปฏบตตามหลดกฎหมายทส าคญ คอ หามมใหปฏเสธความมผลผ กพนและการบงคบ ใชทางกฎหมาย ตอ ขอมลอเลกทรอนกส ตอการลงลายมอชออเลกทรอนกสดวยวธการตามทกฎหมายก าหนด ขอมลอเลกทรอนกสทมการรบ – สง การเกบรกษาและการรกษาสภาพเอกสารตนฉบบตามวธการทกฎหมายก าหนด เอกสารอเลกทรอนกสทอยในรปแบบของ อเมล เวบเพจหรอสออเลกทรอนกสอยางอน สามารถเปนพยานหลกฐานในกระบวนการพจารณาตามกฎหมายได

นตกรรมบางอยางทกฎหมายระบ ใหตองท าเปนหนงสอ สามารถท าผานสออเลกทรอนกส รวมถงการแสดงเจตนาในการท านตกรรมสญญาผานสออเลกทรอนกสสามารถมผลใชบงคบตามกฎหมาย

รปท 2.4 เอกสารรปแบบอเลกทรอนกส

E-Document คอ เอกสารในรปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส เชน ไฟลเอกสาร ไฟลรปภาพ ฯลฯ ซงโดยปกตเอกสารตางๆ มการจดเกบรกษาไวในตเอกสารหรอชนเอกสารขององคกรนนๆ โดยจะมการจดเรยงไวเปนหมวดหมเพอใหสามารถคนหางายและสะดวกในการทจะน ามาใชงาน ซงสวนใหญจะอยในรปแบบของการะดาษจงท าใหตองมการจดเตรยมทเกบเอกสารเหลาน และเมอมเอกสารเพมมากขนตามระยะเวลา ท าใหมการจดเกบรกษาทคอนขาง

17

ล าบาก และยงจะตองมระยะเวลาในการเกบรกษาและท าลายทเปนไปตามกฎระเบยบขององคกรนน ซงจะเหนไดวา การเกบเอกสารทเปนกระดาษนนท าใหสนเปลอกกระดาษและพนทในการเกบรกษา และการทจะน าไปใชงานในดานของการคนหากคอนขางทจะล าบากเพราะเอกสารบางฉบบมการเกบไวเปนระยะเวลานานจนท าใหลมไปวามการจดเกบไวทไหนและยงท าใหเสยเวลาในการคนตามมาอกดวย ดวยเหตนจงมการน าเอาเทคโนโลย E-Document เขามาชวยในดานของการจดเกบ และคนหาเอกสาร เพอใหสามารถบรหารและจดการระบบเอกสารใหสามารถคนหาไดอยางรวดเรวและสะดวกยงขน

รปท 2.5ระบบจดการเอกสาร Document management system

ระบบจดการเอกสาร (Document management system) คอระบบคอมพวเตอร หรอ กลมของโปรแกรมภาษาทางคอมพวเตอร (Document Management Software) ทใชในการตดตามและเกบบนทกเอกสารอเลกทรอนกสหรอรปภาพประกอบเอกสาร โดยใชแนวคดของ ระบบการจดการเนอหา (Content management system ,CMS) ซงมกจะถกมองวาเปนองคป ระกอบของระบบการจด งานภายในองคก ร (Enterprise content management system,ECM) ซงมความสมพนธกบการจดการทรพยสนดจตอล (Digital asset management system,DAM) นอกจากนยงมหวขอทเกยวของและมความสมพนธอก เชน ระบบจดการเกบเอกสารดวยคอมพวเตอร (Document imaging system) การจดการล าดบงาน (Workflow system) และระบบการเกบบนทก (Records management system) Document management systems จะมการจดเตรยมและมกระบวนการตางๆ เชน แหลงจดเกบขอมล การก าหนดรนเอกสาร ความปลอดภย การท าดชน และการสบคน การส ารองขอมล โดยมองคประกอบและรายละเอยดดงตอไปน

18

Metadata หมายถง ขอมลทใชก ากบและอธบายขอมลหลกหรอกลมของขอมลอน ตวอยางทเหนไดชด คอ บตรในหองสมดส าหรบสบคนหนงสอทเกบขอมลเกยวกบชอหนงสอและต าแหนงของหนงสอ ซงหนงสอเปนขอมลทตองการ และบตรเปนขอมลทอธบายรายละเอยดของขอมลนน Integration หลายๆระบบการจดการเอกสารพยายามทจะใชงานรวมกบโปรแกรมอน ๆ เพอใหผใชสามารถเรยกขอมลทมอยไดโดยตรงจากพนทเกบขอมลของระบบการจดการเอกสาร มการเปลยนแปลงและบนทกการเปลยนแปลง กลบไปยงระบบจดการในรปแบบของ new version ซงจะไดกลาวถง version ในหวขอถดไปขางหนา โดยการท างานทงหมดนนยงใชงานในโปรแกรมเดม เชน การใชงานกบ email หรอมการแชรซอฟตแวรเปนกลมรวมกน ซง Application จะมการใชมาตรฐานเชน ODMA LDAP WebDAV และ SOAP Capture หลกการนนมความเกยวของกบการประมวลผลของหนากระดาษจากการสแกน หรอ อปกรณอนๆ เชนปรนเตอร หรอ Optical character reconition (กระบวนการทางกลไกหรอทางอเลกทรอนกสเพอแปลสภาพของขอความจากการเขยนหรอจากการพมพไปเปนขอความทสามารถแกไขไดโดยเครองคอมพวเตอร)หรอมการใชOMR Software ทเปนซอฟตแวรทใชส าหรบอานคาในชอง เชน ใชตรวจสอบปรนย Indexing เปนการตดตามเอกสารอเลกทรอนกสอาจเปนสงทงายส าหรบการเกบตว Track ทเจาะจงของขอมลแตมกจะมรปแบบทซบซอนมากขนส าหรบการจดหมวดหม ใหผาน metadata ดงนนการ Indexing ใหสามารถสบคนไดอยางรวดเรวในพนททมขนาดใหญจงตองค านงถงโครงสรางทาง topology ของ index ดวย Storage การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสตองค านงวา เกบทไหน นานเทาไหร หรอการเปลยนทอยของเอกสารไปเกบอกทหนงเกยวของกบ (Hierarchical storage management) และ การท าลายเอกสาร Retrieval การเรยกดเอกสารอเลกทรอนกสจากการจดเกบ ในบางครงอาจจะดเหมอนงายในทางการสบคนแตในบรบททางอเลกทรอนกสจะคอนขางซบซอนและมประสทธภาพ ซงเกยวของกบโครงสรางทางดชน บางครงการคนหาบางระบบ สามารถหาบางสวนของค าหรอบางสวนของ metadata ทคาดหวงได ในบางระบบอาจจะอนญาตใหมการสบคนแบบใช การระบนพจนบลนใหมหลากหลายค าหรอวลทตองการได Distribution เอกสารทเผยแพรจะตองมรปแบบ (Format) ทยากตอการถกเปลยนแปลงโดยงาย วธปฏบตโดยทวไปในทางกฎหมาย เอกสารตนฉบบจะไมถกแจกจายแตจะเกบไวในสถานทปลอดภย หากเอกสารถกแจกจายดวยรปแบบอเลกทรอนกสในสภาวะทการควบคม เครองมอทใชงานตองมคณภาพและไดรบการตรวจสอบวาท างานอยางถกตอง เชน เดยวกนกบตวน าสงเอกสารอเลกทรอนกสทตองมคณภาพทงสองอยางนตองน ามาประยกตใชในระบบเอกสารทมการแลกเปลยนซงกนและกน หากความสมบรณของเอกสารเปนสงทจ าอยางยง

19

Security การรกษาความปลอดภยมความส าคญมากในการใชงานการจดการเอกสารจ านวนมาก ขอมลบางอยางจ าเปนตองเขารหสและเปนความลบสงมขอก าหนดทซบซอนเชน ขอมลประวตทางการแพทย Workflow คอ การบรหารจดการ ล าดบขนตอนของการปฏบตงานระหวาง บคลากร หรอหนวยงาน โดยก าหนดเปนกฎเกณฑ และใชเอกสาร หรอคอมพวเตอรมาชวยในการก ากบงาน Versioning เปนการควบคมการเปลยนแปลง โดยใหมหมายเลขการเปลยนแปลง หรอการก าหนดวนทเปลยนแปลง และจดเกบส ารองขอมลดงเดมไว เผอท าการเรยกคนขอมล หรอแกไขกลบ และเพอใหรถงสถานการณเปลยนแปลงของขอมล Records Management system เปนการจดการคณลกษณะของขอมล โดยสามารถบรหารจดการ ก าหนดคาอายของขอมลในระบบไดตามเงอนไข ซงในปจจบนไดมการก าหนดมาตรฐานการจดการอายของขอมล เชน DoD 5015.2-STD Version x เปนขอก าหนดตามมาตรฐานความปลอดภยของการจดเกบขอมล ทออกโดยรฐบาลสหรฐ ซงมซอฟแวรบางรายเทานนทไดรบรองตามมาตรฐานน

ระบบเอกสารอเลกทรอนกส (EDS = Electronic Documents System) คอระบบการจดเกบเอกสารในรปแบบของขอมลคอมพวเตอรชนดPDF, DOC, XLS เปนตนโดยอาศยโปรแกรมฐานขอมลและการท างานผานทางหนาเวป (HTTP) ในการจดเกบแตละครงและสามารถเรยกกลบมาใชงานไดภายหลงจากการจดเกบเพยงแตการเรยกกลบมาใชงานใหมนนเปนสทธของผใดในระบบซงขนอยกบการก าหนดกฎเกณฑการใชงานใหสอดคลองกบการปฎบตงานในหนวยงานหรอองคกรนนๆดวยเหตนจงไดน าความสามารถนมาดดแปลงกบการใชงานของระบบจดหมายอเลกทรอนกส (Mail System) ใชในการรบ-สงเอกสารตางๆในองคกรหรอหนวยงานๆนนเพอความสะดวกและเรวโดยอาศยระบบอนเตอรเนตทเรามใชงานอยแลวนนเพอลดคาใชจายหรอตนทนและเวลาในการปฎบตงานไดเปนอยางด

ระบบเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management System -

EDMS) คอ เอกสารทเปนดอกควเมนตเปนระบบทด าเนนการกบเอกสารทใชภายในงานส านกงาน โดยเรมตงแตการผลต การใช การจดเกบ การคนคน และการท าลายไมวาเอกสารนนจะมาจากภายในหรอภายนอก มการจดการเอกสารอยางเปนระบบและไดน าเอาเทคโนโลยตางๆ เขามาใช โดยจะเนนไปทเรองของเอกสารอเลกทรอนกสในลกษณะการท างานรวมกน ระบบจดเกบจะเปนหลกฐานไดวาใครเปนผจดท าเอกสารฉบบนน วนและเวลาใด สวนในดานของการคนคนเอกสารของระบบ EDMS สามารถคนไดจากคณลกษณะหรอเมตาดาตาของเอกสารน นๆ เชน วนทของเอกสาร เรอง ผรบ ผสง ฯลฯ ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสหรอระบบ EDMS ซงเปนระบบทน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชงานในการด าเนนการเกยวกบเอกสารภายในส านกงาน โดยทเกยวของกบประเดนตางๆ ดงตอไปน

20

เครองเซรฟเวอร ซงใชส าหรบการจดเกบแฟมขอมลเอกสาร มการจดตวเอกสารใหเปนระบบ เชน เครองเขยน CD ทพวงกบเซรฟเวอร และระบบจะเกบแฟมขอมลเอกสารโดยทมสกลเปน .doc .pdf html ฯลฯ

ระบบจดการฐานขอมล (DBMS) ซงจะท าหนาทในการจดการขอมลในเอกสาร เฉพาะขอมลทเปนดรรชนในสวนของการคนหาเอกสาร

เครอขายสอสารทอยภายในองคกร เปนเอกสารส านกงานจงจ าเปนตองเปนเรองของการใชงานของเครอขาย LAN หรอ Intranet

ระบบจดการเอกสารและสารสนเทศ (Records and Information Management –

RIM) คอ เปนการจดการเอกสารทเปนเรคคอรด โดยมการจดระเบยบและควบคมของเอกสารใหอยในรปของเรคคอรดเพอทจะใหองคกรด าเนนงานไดอยางมประสทธภาพ ซงรวมถงการเปนไปตามขอบงคบกฎระเบยบ การเงนและสงคม โดยระบบ RIM จะมความสมพนธกบงานสารบรรณ จดท าและดแลรกษาหลกฐานของธรกรรมทไดท าบนทกเปนหลกฐานไวเพอความ สมบรณ โดยทจะเกยวของกบการลงรหสประจ าเอกสาร วนทจดสง เรองและผรบ ซงระบบ RIM จ าเปนทจะตองมการวางแผน การจดการเอกสารทเปนเรคคอรดอยางเปนระบบนบตงแตการผลต การใช การจดเกบและการท าลายและการควบคม

ระบบจดการเนอหา (Content management system ,CMS) คอ ระบบซอฟตแวร

คอมพวเตอรทใชในการจดระเบยบใหสามารถสรางเอกสารหรอเนอหา โดยสวนใหญระบบจดการเนอหาจะเปนแบบเวบแอพพลเคชนซงใชในการจดการเวบหรอเนอหาบนเวบ ระบบจดการเนอหาใชซอฟแวรบนเครองลกขายเพอใชในการแกไขและสรางบทความตางๆ บนเวบ ระบบจดการเนอหาซอฟตแวรมทงเปนแบบเพอการคาและแบบโอนเพนซอรส เนอหาสวนมาทมอยบนระบบจะเปนเนอหาทมลกษณะเปนขอความตวอกษร ไฟลรปภาพ ไฟลเสยง ไฟลเคลอนไหว ไฟลเอกสาร ฯลฯ ระบบจดการเนอหามระบบการจดการล าดบการด าเนนงานของเนอหาหรอทเรยกวา Workflow ซงล าดบการด าเนนงานนนสวนใหญจะประกอบไปดวย

การน าเนอหาเขาสระบบ (Ingestion/Creation) คอ เปนขนตอนในการเตรยมการสรางเนอหาทมการวางแผนเนอหาวาจะเปนอยางไร เกยวกบอะไรและจะเนนไปทางใด และเมอไดเนอหาหรอเปาหมายของเวบแลวท าการรวบรวมเนอหาและจดท าเขาสระบบ

การตรวจสอบเนอหา (Staging/Approval) เปนขนตอนตรวจสอบเนอหา ความถกตองวาตรงกบความตองการหรอไมวามการจดหมวดหมเปนอยางไรมค าผดหรอไม ซงรวมไปถงทดสอบการใชงานระบบ CMS วามความพรอมในการใชงานและสามารถแสดงผลของเนอหาไดครบถวนหรอไม

21

การเผยแพร (Delivrty/Pubishing) เปนขนตอนสดทายในการจดท า โดยทถาตองการใหผใชงานรจกเวบไซตทจดท าขนมาจะตองมการจดทะเบยนของชอเวบไซตนนๆ พรอมกบหาพนทในการใชงานหรอโฮมกอนการใชงานจรง

รปท 2.6 ล าดบการด าเนนงานของเนอหา

วงจรชวตของเนอหาภายใน CMS

รปท 2.7 วงจรเนอหาภายใน CMS

22

การจดหมวดหม (Organization) คอ การจดประเภทใหกบเนอหาวาเปนประเภทใด เปนการก าหนด Schema ใหกบเนอหาวามองคประกอบอะไรบาง

ล าดบขนด าเนนงาน (Workflow) คอ กฎเกณฑการก าหนดขอบเขตและหนาทของเนอหาของเจาของเรองนน เปนล าดบขนตอนของกระบวนการรางของเนอหากอนทจะน าออกเผยแพร

การสรางเนอหา (Creation) คอ การน าเขาขอมล อาทเชน ภาพ ขอความ เสยง ฯลฯ มารวบรวมใหอยในเนอหาทตองการ

การจดเกบ (Repository) คอ เปนจดเกบของเนอหาใหเปนในลกษณะไฟล โดยมการบนทกไวในฐานขอมล เพอขอมลใหขอมลอยภายในระบบโดยทสามารถเรยกใชงานไดตลอดเวลา

การก าหนดเวอรชน (Repository) คอ การควบคมการเปลยนแปลง โดยทมการก าหนดใหหมายเลขของการเปลยนแปลงหรอมการก าหนดวนทเปลยนแปลง และท าการจดเกบส ารองขอมลไวอยางเดม เพอสามารถท าการเรยกคนขอมลได

การเผยแพร (Publishing) เปนการน าเอาเนอหาออกเผยแพรดวยวธการสงไปใหตวบคคลหรอการเผยแพรในทสาธารณะ

การเกบส ารอง (Archives) คอ การจดเกบเนอหาทใชงานแลวหรอทหมดอายแลวมาจดเกบ เพอไวใชเปนฐานขอมลความรหรอเพอไวใชจดเตรยมน าเสนอใหม

ระบบอเมล ซงยอมาจากจดหมายอเลกทรอนกสหรอทเรยกวาไปรษณยอเลกทรอนกส

คอ วธการหนงของการแลกเปลยนขอความแบบดจทล ออกแบบขนเพอใหมนษยสามารถใชงานเปนหลก โดยขอความนนจะประกอบดวยเนอหา ทอยของผสงและทอยของผรบ ระบบอเมลด าเนนงานบนเครอขายมากกวาจะจ ากดอยบนเครองทใชงานรวมกนเครองเดยว มพนฐานอยบนแบบจ าลองบนทกและสงตอ เครองทใหบรการอเมลจะตอบรบหรอสงตอ เกบบนทกขอความทขนอยกบวตถประสงคของผใชงาน โดยทผใชจะตองเชอมตอกบระบบอเมลภายในคอมพวเตอรสวนบคคลหรออปกรณสอสารตางๆ บนเครอขาย ในการรบสงขอความจากเซรฟเวอรทก าหนด ในสวนของการสงอเมลโดยตรงจากอปกรณสอปกรณนนพบไดยากมาก อเมลเรมใชงานในเมองไทยเปนครงแรกเมอ พ .ศ.2531 โดยทอเมลฉบบแรกเกดขนทมหาวทยาลยสงขลานครนทรทสงไปยงมหาวทยาลยเมลเบรนเปนขอความสนๆ ทใชในการทดสอบระบบ

ประโยชนและความส าคญของอเมล มดงตอไปน ท าใหการตดตอสอสารทวโลกเปนไปอยางรวดเรว ทนเวลา สามารถสงจดหมายถงผร บทตองการไดทกเวลา แมแตผรบไมไดอยทหนาจอ

คอมพวเตอร สามารถสงจดหมายใหผรบไดหลายคนในเวลาเดยวกน

23

ประหยดเวลาในการเดนทางไปสงจดหมายและประหยดคาใชจายในการจดสง สามารถโอนถายแฟมขอมลไดแนบไปกบจดหมายถงผรบ ท าใหสามารถแลกเปลยน

ขาวสารไดอยางสะดวก รวดเรว ทนเวลาและทนเหตการณ

เอกสาร PDF คอ ไฟลเอกสารประเภทหนงทไดถกสรางมาจากโปรแกรม Adobe Acrobat หรอโปรแกรม PDF Creater ซงเหมาะส าหรบในการจดท าเอกสาร เชน ใบเสนอราคา และเอกสารอนๆ โดยทในปจจบนนยมในการท า E-Document หรอ E-Paper ตางๆ โดยทไฟลทไดนนมคณภาพทสง มาผไปจากเอกสารตนฉบบ และผทน าไฟล PDF ไปใชงานกไมสามารถทจะเปลยนแปลงเอกสารตนฉบบได

การจดการสารสนเทศ คอ การผลต จดเกบประมวลผล คนหา และการเผยแพร

สารสนเทศ โดยจดใหมการจดระบบสารสนเทศ รวมถงการจดการของเอกสารทงภายนอกและภายในองคกร โดยน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศและการสอสารมาใชในการจดการ ซงในการจดการสารสนเทศสามารถครอบคลมประเดนไดดงตอไปน

วธการจดการเอกสารทบนทกไวขององคกรตงแตการสรางจนไปถงการท าลายทง การด าเนนการกบสารสนเทศในระดบองคกร เชน การวางแผน การจดสรร

งบประมาณ การฝกอบรมตางๆ กจกรรมทเกยวกบการผลต ประสารงาน การจดเกบ การคนคนและการเผยแพร

สารสนเทศอยางมประสทธภาพ วงจรของการจดการสารสนเทศ ซงประกอบไปดวย การรวบรวมสารสนเทศจากแหลงตางๆ ทอยทงภายในและภายนอกองคกร และอย

ในรปแบบของกระดาษหรอสออเลกทรอนกส การจดหมวดหมเปนการน าเอาสารสนเทศทรวบรวมไวมาจดหมวดหมเพอไวใช

ประโยชน ไดแก การท าดรรชน การจ าแนกประเภท การประมวลผลเปนการคนหาและเขาถงสารสนเทศทไดรวบรวมและจดเกบไวและ

จดการสารสนเทศตามความตองการ เชน การวเคราะห การบ ารงรกษาเปนการปรบปรงขอมลใหทนสมยและถกตอง การส ารองขอมล ระบบจดการเอกสารในองคกร คอ เอกสารในองคกรทใชในการด าเนนงาน จะ

ครอบคลม บนทก รายงาน เปนตน ค าวาเอกสารในภาษาองกฤษจะใชค าวา “Document” และ “Record” มความหมายทแตกตางกนออกไปคอ ดอกควเมนต คอ ทบรรจสารสนเทศ โดยทสารสนเทศนนอาจจะอยในรปแบบของขอความเสยง ภาพ สญญาณเอนะลอกหรอสญญาณดจทล แตในสวนของค าวา เรคคอรด คอ หลกฐานทแสดงถงการกระท าในกระท าหนง หรอธรกรรมในธรกรรมหนงในองคกร ทถอเปนหลกฐานส าคญทใชในทางกฎหมาย

24

การจดเกบและการคนคนสารสนเทศ (Information Storage and Retrieval – ISR) คอ การจดโครงสรางและควบคมทางบรรณานกรมโดยใชคอมพวเตอร ดวยวธการท ารายการและขอมลบรรณานกรมในลกษณะเกบขอมลเขาแฟมขอมล จดเตรยมแฟม รวมไปถงการจดท าสอจดเกบขอมลลกษณะตางๆ และฐานขอมลเพอการคนหาและคนคนสารสนเทศ การจดเกบซงรวมทงการจดหาหรอไดรบสารสนเทศ ซงสามารถระบทรพยากรสารสนเทศทอยในแหลงจดเกบ โดยใชปายระบขอมลหรอชอเขตขอมลหรอแทก เพอการคนหาทรพยากรสารสนเทศ การจดเกบทรพยากรสารสนเทศและการท าปายระบขอมลในวธการทจะใชประโยชนเพอการคนหาสารสนเทศ ทงทสามารถระบไดวามทรพยากรอะไร จดเกบไวในแหลงใด

การคนคนในระบบคนสารสนเทศ เปนทงการดงหรอคนเอกสารยอมหลงทจดเกบไวตามหวขอทตองการ การคนตามหวขอความสนใจและความตองการของผใชจากทรพยากรสารสนเทศทเขามาใหมทกครง (routing) หรอการคนใหผใชเพอบรการสารสนเทศททนสมย (current awareness service) การคนเอกสารผคนท าการคนจากเครองคอมพวเตอรโดยตรงหรอเครองทเชอมโยงเขาระบบคอมพวเตอรทใชโปรแกรมจดเกบและคนคนสารสนเทศ รวมทงเชอมสอนเทอรเนต ทงนเพอการใชประโยชนตางๆ ของผใช

การเขาถง (access) เปนวธการทผใชสามารถคน คนหา คนคน และไดรบสารสนเทศทตองการ สารสนเทศทเขาถงเปนทรพยากรสารสนเทศทสถาบนบรการสารสนเทศและแหลงตางๆ จดไวบรการผใช

การคนหา (searching) เปนการปอนค าสงโดยผคนเตรยมประโยคค าคนไวแลว และปฏสมพนธกบระบบคนคนและพจารณาผลทไดรบ ซงเปนขนตอนในกระบวนการคนหา (searching process) การส ารวจเลอกด (browsing) เปนการปฏสมพนธในลกษณะตรวจสอบดเอกสารและท าการเลอกเพอหารายการสารสนเทศทตนสนใจ หรอเปนการดสารสนเทศทวไป หรอภาพรวมของรายการตามหวขอทเปนจดมงหมาย

การจดเกบและการคนหาทรพยากรสารสนเทศ เปนกระบวนการทงการคดเลอกควบคมโครงสรางสารสนเทศ การจดหา การจดเกบสารสนเทศเพอการเขาถงกระบวนการส าคญใดๆ ในการแสวงหาทรพยากรสารสนเทศ ซงครอบคลมการคนหา การดงสารสนเทศทเขาเรอง เรองใดเรองหนงโดยเฉพาะจากแหลงตางๆ ทงแหลงจดเกบภายในและแหลงภายนอก เพอใหผใชไดรบสารสนเทศหรอรายการทรพยากรสารสนเทศ ซงบรรจเนอหาตรงตามตองการ และในการบรการจะน าสงใหผใชอยางรวดเรวทนการณ ทงนการจดเกบและคนคนสารสนเทศเปนระบบทจดท าทงดวยแรงงานคนและดวยคอมพวเตอร

25

การคนหาและคนคนสารสนเทศ คอการคนหาและคนคนสารสนเทศทมการพฒนาการคนหาดวยระบบมอมาเปนคนคนสารสนเทศดวยคอมพวเตอร กระบวนการคนหาสารสนเทศมขนตอนตางๆ ตงแตท าความเขาใจความตองการของผใชจนถงคนหาและพมพผลลพธ กลยทธในการคนคนสารสนเทศทส าคญคอการสมภาษณการวเคราะห ค าถาม และใชการเทคนคการคนคน ใชศพทบงคบ ศพทไมควบคมหรอภาษาธรรมชาต และค าสงทจ าเปนตางๆ ตวแบบการคนคนสารนเทศ เชน ตวแบบบเลยน ตวแบบความเปนไปได และตวแบบอนๆ การคนคนสารสนเทศออนไลนและการคนคนสารสนเทศจากมลตมเดย เปนการคนคนจากฐานขอมลดจทล โดยใชเทคโนโลยคอมพวเตอรและเทคโนโลยโทรคมนาคมเปนอปกรณชวยการคน มพฒนาการ และองคประกอบของการคนคนจากฐานขอมลออนไลน ฐานขอมลออนไลนนอกจากใหขอมลบรรณานกรม ยงใหบรการขอมลเนอหาเตม ตลอดจนภาพกราฟก สวนฐานขอมลมลตมเดย สารสนเทศทเปน ภาพ เสยง ภาพเคลอนไหว และเปนการคนคนสารสนเทศไฮเปอรเทกซท

เทคโนโลยและมาตรฐานในการจดเกบและการคนคนสารสนเทศ คอ เทคโนโลยทใชในการจดเกบและการคนคนสารสนเทศ คอ ฮารดแวร ซอฟตแวร ฐานขอมลและการสอสาร จ าแนกเปนเทคโนโลยทใชในการบนทก จดเกบ และแสดงผล เทคโนโลยในการคนคน สารสนเทศเกยวกบดรรชนค าคน เทคนคการคนคน และการเลอกฐานขอมล เครอขายอนเทอรเนต และการคนคนสารสนเทศ การประยกตเทคโนโลยไฮเปอรมเดยในการคนคนสารสนเทศ มาตรฐานส าคญในการจดเกบและการคนคนสารสนเทศ เปนเรองเกยวกบประเภท ความส าคญและองคการทเกยวกบมาตรฐานในการจดเกบและการคนคนสารสนเทศ ประเภทของมาตรฐานมงเนนมาตรฐานทน ามาใชในการท างานดานตางๆ ทงในการสอสารขอมล การจดเกบและการคนคนรปแบบตางๆ และมาตรฐานเฉพาะแตละงาน 2.4 สรป

จากกระบวนการท างานของระบบเดมทไดกลาวไปแลวนน ซงมผลท าใหการจดการ เอกสารยงไมเปนระเบยบเรยบรอยและใชเวลาในการคนหาเอกสารนานเกนความจ าเปน ดวยเหตนจงจ าเปนตองมระบบการใชงานของเอกสารเกดขนหรอทเรยกวา “เอกสารอเลกทรอนกส” เพอใชในการจดการเอกสารภายในองคกรใหมความเปนระเบยบเรยบรอยและสามารถคนหาเอกสารไดอยางรวดเรวและทนเวลาใชงาน

26

บทท 3 การวเคราะหและการออกแบบ

3.1 กลาวน า

จากบททผานมาไดกลาวถงการออกแบบโครงสรางและระบบงานใหมลกษณะการใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสใหคลายกบระบบเดม เพอใหผใชงานสามารถเรยนรและเขาใจระบบงานไดงายขน สวนการคนหาเอกสารในระบบใหมนนซงจะมการจดการทคลายๆ กบระบบเดม แตอาจจะมสงทเปลยนแปลงไปคอ รปแบบการด าเนนงานทเปลยนจากระบบการจดการดวยมอมาเปนการใชคอมพวเตอรเขามาชวยในการการจดการงานแทน ซงขอมลทเคยถกจดเกบในรปของแฟมเอกสารนนจะถกน ามาจดเกบในรปแบบของฐานขอมลในแบบคอมพวเตอรเพอความถกตองของขอมลและการสบคนทงายขน โดยทเอกสารตางๆ จะถกเกบไวในทเดยวกน นอกจากนเอกสารจะถกควบคมทศนยกลางเพยงทเดยวท าใหลดภาระในเรองของการจดการเอกสารในหนวยงานลงไดซงรวมถงสามารถลดปรมาณการใชกระดาษไดเนองจากขอมลทกอยางอยในรปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส

3.2 การวเคราะหขอมลสภาพปญหา

จากปญหาเรองการจดการดานเอกสารของหองสมดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร เพอการจดเกบเอกสารของงานหองสมดคณะฯ นน โดยทมการจดเกบเอกสารแบบมการแบงแฟมเอกสารออกเปน 2 สวนคอ 1. เอกสารภายใน (หนงสอออก) เชน บนทกขอความแจงการยม – คน หนงสอ, บนทกขอความขออนมตจดซอตางๆ ทเกยวของกบงานหองสมด, ประกาศตางๆ ฯลฯ 2. เอกสารภายนอก (หนงสอเขา) เชน บนทกขอความขอเชญอบรม, บนทกขอความขอมอบหนงสอ / วารสาร เปนตน โดยจะมการเกบส าเนาตนฉบบไวเพยงฉบบเดยวและจะน าเอกสารเหลานเกบเขาแฟม ปญหาทเกดขน คอ เอกสารไมเปนระเบยบเรยบรอย กระจดกระจาย สวนในการคนหาเอกสารแตละครงท าไดล าบากเพราะตองใชเวลาในการคนหา หลงจากนนน าขอมลทเปนปญหามารวบรวม วเคราะห โดยการใชแผนผงกางปลามาวเคราะหปญหาเพอหาสาเหตและก าหนดแนวทางการแกไข ซงสามารถแบงออกเปน 4 ดาน คอ

1. ปญหาทเกดจากบคลากร 2. ปญหาทเกดจากเอกสาร 3. ปญหาทเกดจากกระบวนการเดนเอกสาร 4. ปญหาทเกดจากดานเทคโนโลยสารสนเทศ

27

3.2.1 การวเคราะหแผนผงกางปลา แผนผงกางปลาเปนแผนผงทใชในการวเคราะหหาสาเหตแหงผลของปญหาท

เกดขนและเปนเครองมอทสามารถชวยในดานของการแกไขปญหาใหงายขน เพอสามารถหาปญหาทแทจรงได ดงรปท 3.1

รปท 3.1 สาเหตหลกและสาเหตยอยของปญหา

ตามรปท 3.1 ผงกางปลาท าใหทราบสาเหตหลกและสาเหตยอยของปญหา เพอสามารถเลอกขนตอนทจะท าการปรบปรงและพฒนาประสทธภาพการท างานดานเอกสาร คอ 3.2.1.1 ปญหาดานบคลากร บคลากรขาดทกษะในการจดการเอกสาร : วธทใชในการแกไขปญหาในดานน คอ มการจดอบรมใหกบบคลากรภายในทมสวนเกยวของกบการจดการงานดานเอกสาร ไมวาจะเปนเอกสารภายนอก เอกสารภายในหรอแมแตเอกสารทใชภายในหนวยงาน เพอใหทราบถงวธการจดท าเอกสารและวธการจดเกบ การคนหาวามวธการอยางไรทจะสามารถท าใหงานดานเอกสารเปนระบบและสามารถคานหาเอกสารไดอยางรวดเรวและทนเวลาเมอตองการใชเอกสารนนๆ บคลากรท างานลาชา : วธทใชในการแกไขปญหา คอ ก าหนดขอบเขตและหนาทความรบผดชอบใหกบบคลากรดานการจดการเอกสารวาจะตองมการท างานอยางไรบางและมการลงเวลาในการรบและสงเอกสารทกครง เพอปองกนวาเอกสารฉบบนนถงมอผรบแลว 3.2.1.2 ปญหาดานเอกสาร ใชเวลาในการคนหาเอกสารนานและไมเปนระเบยบ : วธทใชในการแกไขปญหา คอ การจดหมวดหมและการแบงประเภทของเอกสารวาเปนเอกสารประเภทใด

28

เชน เอกสารภายนอกและเอกสารภายในกควรจะมเลขหมวดหรอสญลกษณบงบอกวาเปนเอกสารภายนอกหรอเอกสารภายใน ฯลฯ เอกสารสญหาย : วธทใชในการแกไขปญหา คอ การท าส าเนาใหกบเอกสารในแตละฉบบ แตละเรอง เพอใชเกบไวเปนหลกฐานในกรณทเอกสารตนฉบบสญหายหรอช ารด

3.2.1.3 ปญหาดานกระบวนการเดนเอกสาร สงเอกสารลาชาเนองจากการรออนมตจากหวหนางาน : วธทใชในการแกไขปญหา คอ การตดตอทางโทรศพทและการเดนทางเพอน าเอกสารทเรงดวนไปใหหวหนางานเซนเอกสารเพอรบทราบและด าเนนการเอกสารตอไปยงใหผทรบผดชอบ ขนตอนในการด าเนนงานอนเนองมาจากไมมความเขาใจในดานของการเดนทางของเอกสาร : วธทใชในการแกไขปญหา คอ การจดท าคมอและการจดอบรมใหกบผทมความเกยวของกบเอกสาร โดยเรมตงแตการจดท าเอกสารจนถงขนตอนสดทายของการเดนเอกสารทถกวธ

3.2.1.4 ปญหาดานขาดเทคโนโลยทางสารสนเทศ ขาดเทคโนโลยสารสนเทศทชวยใหการท างานเรวขน : วธทใชในการ

แกไข คอ จดหาระบบทางดานเทคโนโลยสารสนเทศมาชวยในเรองของการจดสง และการคนหาเอกสารใหไวมากขน โดยมการจดสงเอกสารทางเมล (อเมล) และการคนหาเอกสารดวยการใสค าคนหรอวนทของเอกสาร หรอแมแตการคนจากเลข ศธ. ของเรองเอกสารนนๆ

ขาดเทคโนโลยสารสนเทศทใชงานในดานการจดเกบเอกสาร : วธท ใชในการแกไข คอ การน าระบบดานเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการจดเกบเอกสารใหมความเปนระบบและระเบยบมากยงขน ซงสามารถสรปไดจากการน าเอาผงกางปลามาวเคราะหหาสาเหตและผลของปญหาจะเหนไดวา ยงขาดการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศทางการจดการเอกสารเขามาชวยในเรองของการจดการดานเอกสาร ดวยเหตนผศกษาจงไดมการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส E-Document2.0 เขามาชวยใชงานและแกไขปญหาดงทกลาวมาขางตนนน 3.3 กระบวนการท างานแบบเดม

3.3.1 สภาพปญหาของระบบงานเดม คอ ขาดระบบในการจดการเอกสาร ซงท าใหเอกสารเกดการสญหาย ในการคนหาเอกสารปจจบนและยอนหลงมความลาชา ไมทนสมย

โดยกระบวนการในการจดเกบเอกสารซงสามารถอธบายตามผงการไหลของการจดเกบเอกสารไดดงน

29

3.3.1.1 ผงการไหลของระบบเดม การรบเอกสารเขาแบบกระบวนการท างานแบบเดม

รปท 3.2 ผงการไหลของการรบเอกสารเขา

ตามรปท 3.2 ขนตอนการรบหนงสอจากเรมตนจากการท างานคอ เมองานสารบรรณ

และงานสาขาวชาของคณะฯ ไดจดสงเอกสารมายงหองสมด เจาหนาทจะท าการรบหนงสอฉบบนนๆ และท าการตรวจสอบเอกสารวามาจากหนวยงานไหน ถาเอกสารฉบบนนไมถกตองจะท าการตดตอไปยงงานสารบรรณ/งานสาขาวชาทสงเอกสารมาใหทางหองสมด แตถาเอกสารทรบมาถกตองแลวเจาหนาทหองสมดจะออกเลขรบเอกสารในสมดทะเบยนรบเอกสาร จากนนจะน าเขาแฟมเสนอตอหวหนางานหองสมดและเมอหวหนางานเกษยนเอกสารเปนทเรยบรอยกจะท าส าเนาเอกสารสงใหผท เกยวของรบทราบและปฏบตตาม หลงจากนนจะเกบเอกสารเขาแฟม

30

การสงเอกสารแบบกระบวนการท างานแบบเดม

รปท 3.3 ผงการไหลของการสงเอกสาร

ตามรปท 3.3 ขนตอนการสงหนงสอเรมตนจากการท างาน คอ เจาของเรองท าการจดท าเอกสารพรอมตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสารนนๆ หากตรวจสอบแลวเอกสารถกตองใหน าเสนอกบหวหนางานหองสมดฯ เซนอนมต แตถาหากเอกสารไมถกตองเจาของเรองจะตองน ามาแกไขและเสนอตอหวหนางานหองสมดฯ ใหมอกครง จากนนน าเอกสารมาออกเลขสงเอกสารในสมดทะเบยนสงและส าเนาเอกสารใหกบงานสารบรรณ/สาขาวชาพรอมกบเกบเอกสารฉบบจรงไวเพอน าเกบเขาแฟม

31

การจดเกบเอกสารแบบกระบวนการท างานแบบเดม

รปท 3.4 ผงการไหลของการจดเกบเอกสาร

ตามรปท 3.4 ขนตอนการจดเกบเอกสารเรมตนจากการท างาน คอ มเอกสารทตองการ

จดเกบเขามา เจาหนาทจะท าการคดแยกประเภทของเอกสารนนๆ เชน ประเภทเอกสารเขา , เอกสารออก เปนตน โดยเรยงเอกสารทเปนประเภทเดยวกนไวดวยกนจากนนเรยงตามวนท เดอน ปของเอกสารและเลขรบเอกสารกรณทเปนเอกสารรบเขามา (เอกสารภายนอก) หลงจากนนเจาหนาทจะน าเอกสารจดเกบเขาแฟมและเกบเขาชนเอกสารตางๆ ทนท

32

การสบคนเอกสารแบบกระบวนการท างานแบบเดม

รปท 3.5 ผงการไหลของการสบคนเอกสาร

ตามรปท 3.5 ขนตอนการสบคนเอกสารเรมตนจากการท างาน คอ เมอทางงาน

สาขาวชา/งานสารบรรณตองการเอกสาร เจาหนาทหองสมดจะท าการคนหาเอกสารจากแฟมเอกสารและสมดทะเบยนรบ – สงตามรายละเอยดทตองการ หลงจากนนจะท าการตรวจสอบเอกสารวาถกตองหรอไมถกตอง หากเอกสารฉบบนนถกตองตามความตองการกจะจดท าส าเนาเอกสารฉบบนนๆ แตถาหากเอกสารฉบบนนไมถกตองตามทตองการเจาหนาทหองสมดตองคนหาเอกสารฉบบนนใหม

33

3.4 กระบวนการท างานแบบใหม

จากการท างานของกระบวนการจดเอกสารแบบเดมนนท าใหทราบถงปญหาของการ จดการเอกสารของหองสมดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบรไดวาในกรณทตองการคนหาเอกสาร จดเกบเอกสารและคนหาเอกสารทมความเรงดวนนนมความยงยากและลาชามาก จงจ าเปนอยางมากทตองน าเอาเทคโนโลยทางดานการจดการเอกสารอเลกทรอนกสเขามาชวยในเรองของการจดการเอกสารเพอเพมความรวดเรวและความสะดวกยงขน

รปท 3.6 ผงการไหลของโครงสรางของระบบใหม

ตามรปท 3.6 ขนตอนการท างานของโครงสรางระบบใหม เรมจากการท างานเมอมเอกสารเขามายงงานหองสมด เจาหนาทจะท าการลงทะเบยนรบ/สงเอกสารเพอน าเสนอใหกบหวหนางานหองสมดเกษยน หลงจากนนเจาหนาทหองสมดจะท าการสแกนเอกสารฉบบนนลงในรปแบบของเอกสารอเลกทรอนกสแลวน าไฟลทสแกนไวแลวนนเขาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสและท าการจดสงเอกสารดวยทางเมลใหกบผทเกยวของรบทราบ

34

การรบเอกสารเขาแบบกระบวนการท างานแบบใหม

รปท 3.7 ผงการไหลของการรบเอกสารเขาแบบใหม

ตามรปท 3.7 ขนตอนการรบหนงสอจากเรมตนจากการท างาน คอ เมองานสารบรรณและงานสาขาวชาของคณะฯ ไดจดสงเอกสารมายงหองสมด เจาหนาทจะท าการรบหนงสอฉบบนนๆ และท าการตรวจสอบเอกสารวามาจากหนวยงานไหน ถาเอกสารฉบบนนไมถกตองจะท าการตดตอไปยงหนวยงานทสงเอกสารมาใหทางหองสมด แตถาเอกสารทรบมาถกตองแลวเจาหนาทหองสมดจะออกเลขรบเอกสารในสมดทะเบยนรบเอกสาร จากนนจะน าเขาแฟมเสนอตอหวหนางานหองสมดและเมอหวหนางานเกษยนเอกสารเปนทเรยบรอยกจะท าการสแกนเอกสารและน าไฟลเขาระบบเอกสารอเลกทรอนกส หลงจากนนท าการสงเอกสารใหผทเกยวของรบทราบทางอเมลและผทเกยวของคนหาเอกสารฉบบนนเปนอนจบขนตอนการรบเอกสารเขาในระบบการท างานแบบใหม

35

การสงเอกสารแบบกระบวนการท างานแบบใหม

รปท 3.8 ผงการไหลของการสงเอกสารแบบใหม

ตามรปท 3.8 ขนตอนการสงหนงสอเรมตนจากการท างาน คอ เจาของเรองท าการจดท าเอกสารพรอมตรวจสอบความเรยบรอยของเอกสารนนๆ หากตรวจสอบแลวเอกสารถกตองใหน าเสนอกบหวหนางานหองสมดฯ เซนอนมต แตถาหากเอกสารไมถกตองเจาของเรองจะตองน ามาแกไขและเสนอตอหวหนางานหองสมดฯ ใหมอกครง จากนนน าเอกสารมาออกเลขสงเอกสารในสมดทะเบยนสงและท าการสแกนเอกสารน าไฟลเขาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ตอจากนนจดสงไฟลเอกสารใหตามสาขาวชา/สารบรรณทรบผดชอบดวยวธการสงทางอเมล เปนอนจบขนตอนของการสงเอกสารแบบกระบวนการท างานแบบใหม

36

กระบวนการคนหาเอกสารแบบระบบใหม

รปท 3.9 ผงการไหลของการคนหาเอกสารแบบใหม ตามรปท 3.9 เปนกระบวนการคนหาเอกสารแบบใหมทมข นตอนการด าเนนงาน คอ

เมอผใชงานตองการคนหาเอกสารจะตองท าการลงชอเขาใชในระบบกอนทกครง เพอปองกนการรวไหลของเอกสารบางประเภททส าคญ หลงจากนนจะสามารถคนหาเอกสารทตองการไดจากระบบ โดยการใสค าคนของเอกสารทตองการคนหานนๆ ระบบจะท าการคนหาเอกสารและหลงจากนนผใชงานสามารถเลอกเอกสารทตองการได โดยการสงเมลหรอดาวนโหลดไฟลและน าไปใชงานได

3.5 Information Flow

ในการออกแบบระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส เพอชวยในการแกไขปญหาใน การท างาน โดยมการใชเครองมอในการชวยสรางจดการเอกสาร และการบรหารดานการจดการเอกสารในรปแบบของระบบเอกสารอเลกทรอนกส โดยทมการเรมตนจากกระบวนการเชอมโยงของปญหาและวในการแกไขปญหาดงตอไปน เรมตนจากการเกบรวบรวมถงปญหาทไมสามารถทจะแกไขได มการแยกหมวดหมของปญหาและหมวดหมในการจดการดานเอกสาร วเคราะหหาปญหาและหาสาเหตพรอมกบวธในการแกไขปญหาทถกตอง

37

น าไปใชในการแกไขปญหาและท าการบนทกลงในระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส จากการทไดวเคราะหและออกแบบระบบโดยเนนไปท ระบบในการใชงานของผใช โดยทแสดงรายละเอยดและขนตอนกระบวนการในการท างานตางๆ ในการออกแบบ ดงมรายละเอยดดงน

3.5.1 กระบวนการจดเกบไฟลเอกสาร 3.5.2 กระบวนการคนหาไฟลเอกสาร

3.5.3 กระบวนการจดสงเอกสารทางอเมล 3.5.4 กระบวนการจดการผใชงาน 3.6 การก าหนดความตองการพนฐานของระบบทตองการ

ระบบมการจดการสมาชกและตรวจสอบสทธในการเขาใชงาน ระบบมการจดเกบเอกสาร เพม ลบ แกไข เอกสารได ระบบสามารถแสดงผลการคนหาเอกสารไดจาก ค าคน วนท และเลข ศธ. ระบบสามารถจดสงเอกสารไดทางอเมล

รปท 3.10 Process Flow ของการจดสงเอกสารทางเมล ตามรปท 3.10 ระบบการจดสงเอกสารทางเมล โดยมการออกแบบใหมความสามารถ

ดงน ระบบสามารถจดสงเอกสารในรปแบบ PDF ไดโดยการจดสงทางอเมล

38

รปท 3.11 Process Flow ของระบบการคนหาเอกสาร

ตามรปท 3.11 ระบบการคนหาเอกสาร โดยมการออกแบบใหมความสามารถ ดงน ระบบสามารถคนหาเอกสารไดทงจากค าคน วนทของเอกสารและเลข ศธ ของเอกสารทตองการคนหา เพอเปนการเพมความสะดวกและรวดเรวในการคนหาเอกสารแคละครง

39

รปท 3.12 Process Flow ของระบบการจดการผใชงาน ตามรปท 3.12 ระบบการจดการผใชงาน โดยมการออกแบบใหมความสามารถ ดงน

ระบบสามารถเพมผใชงานใหมได เมอมผใชงานทตองการเขามาใช ระบบสามารถลบผใชงานได เมอผใชงานไมตองการทจะเขาใชระบบ

ระบบสามารถแกไขขอมลผใชงานในแตละคนได เมอมการใสรายละเอยดของผใชงานผดพลาด

40

รปท 3.13 Process Flow ของระบบการจดเกบเอกสาร ตามรปท 3.13 ระบบการจดเกบเอกสาร โดยมการออกแบบใหมความสามารถ ดงน

ระบบสามารถเพมเอกสารใหมได จากการรบเอกสารเขาและการสงเอกสาร ออก ระบบสามารถลบเอกสารฉบบเกาได เน องจากเอกสารเกาไมมความจ าเปนตองใชงาน เชน เอกสารเกบไวนานหลายปแลว ระบบสามารถแกไขเอกสารได เมอมการใสรายเอยดของเอกสารผดพลาด

41

3.7 โครงสรางการจดเกบเอกสาร โครงสรางในการสรางตใหกบเอกสารสามารถแบงออกเปน 8หมวดใหญ

ตามเนอหาของเอกสารนนๆ ดงตอไปน หมวดท 1 หมวดขออนมตจดซอ

หมวดท 2 หมวดงบประมาณการเงน หมวดท 3 หมวดการประชม, อบรม, สมมนา หมวดท 4 หมวดประกาศตางๆ หมวดท 5 เชญอบรม, เชญสมมนา

หมวดท 6หมวดมอบหนงสอ, มอบวารสาร หมวดท 7 หมวดรายงานประจ าป หมวดท 8 หมวดค าสงตางๆ โดยทเมอมการจดแบงหมวดใหกบเอกสารเปนทเรยบรอยแลว ตอไปจะเปนการ

ด าเนนงานดานการจดท าแฟมใหกบเอกสารในแตละหมวดตามทไดก าหนดไว คอ เอกสารบนทกขอความทเกยวกบเอกสารเขาจะเปนแฟมสด า และเอกสารทเกยวของกบเอกสารบนทกขอความออกจะเปนแฟมสแดง โดยทสนแฟมในแตละแฟมจะมการระบหมวดของเอกสารและเลขหมวดของแฟมเอกสารนนๆ ตามรปท 3.14 และภายในแฟมเอกสารจะมการขนหนากระดาษของ ปพ.ศ. ในแตละปของเอกสาร

รปท 3.14 ตวอยางการท าสนแฟมเอกสาร 3.7 ขนตอนของระบบงาน

ในการวเคราะหและออกแบบระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสบนระบบ คอมพวเตอรนนเปนขนตอนทส าคญอยางมากทจะพฒนาระบบใหมประสทธภาพ โดยการวเคราะหจากกระบวนการด าเนนการของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสวามข นตอนใน

42

การท างานอยางไรและจะท าใหทราบถงขอบเขตของระบบเพอทจะน าระบบมาใชในการแกไขปญหาภายในองคกรไดอยางมคณคาและประสทธภาพมากขน

กระบวนการของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมดงนคอ สรางผใชงาน การก าหนดสทธผใชงาน การจดการเอกสาร การคนหาเอกสาร

3.7.1 ผงการไหลของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ซงแสดงถงขนตอนตงแตเรมตนจนถงเมอระบบท างานแลวเสรจ

รปท 3.15 ผงการไหลของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส(ผดแลระบบ)

43

รปท 3.16 ผงการไหลของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส(ผใชงาน)

ตามรปท 3.15, 3.16 อธบายถงขนตอนการท างานของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส โดยเรมตนจากการเขาสระบบ ท าการตรวจสอบผใชงานหากผใชงานไมไดอยในระบบจะไมสามารถเขาภายในระบบได แตถาหากระบบตรวจสอบผานจะสามารถเขาสในกระบวนการตรวจสอบสทธการเขาใชตอไป โดยทชอ รหสผาน และสทธตางๆ จะถกสรางจากจากผดแลระบบเทานนและจดเกบเกบไวในฐานขอมล โดยจะถกเรยกใชงานเมอท าการลอกอนเขาระบบ

44

3.8 การเปรยบเทยบผลการด าเนนงาน

ตารางท 3.1 การเปรยบเทยบคาใชจายกอนและหลงใชระบบ

คาใชจายกอนใชระบบ คาใชจายหลงใชระบบ 1. เวลาในการท างาน 08.30 – 16.30

น. รวมทงสน 7 ชม. ซงไมรวมเวลาในการพกกลางวน 1 ชม.

2. นอกเวลาท างาน 16.30 – 18.00 น. รวม 1 ชม.ครง คาลวงเวลาชวโมงละ 200 บาท ตอ 1 คนและท าสปดาหละ 3 วน

3. คาใชจายอนๆ 1,000 บาทตอเดอน เชน คาโทรศพท, คาไปรษณย

1. เวลาในการท างาน 08.30 – 16.30 น. รวมทงสน 7 ชม. ซงไมรวมเวลาในการพกกลางวน 1 ชม.

2. คาใชจายอนๆ 300 บาท ในการซอซอฟตแวร

รวมคาใชจาย 55,200 บาท รวมคาใชจาย 300 บาท

จากตารางท 3.1 การเปรยบเทยบคาใชจายในการด าเนนงานดานการจดการเอกสาร ซงสามารถสรปไดดงน คอ จากหวขอท 2 คาใชจายกอนใชระบบจะเหนไดวามคาใชจายในเรองของคาท างานลวงเวลาและคาใชจายในสวนอนๆ โดยสรปเปนคาใชจายไดดงน

คาท างานลวงเวลา 1 วนตอจ านวนคนท างาน 1 คน = 300 บาท ( 200 + 100 ) บาท จ านวน 1 ชม.ครง

จะตองท างานลวงเวลา 3 วนใน 1 สปดาหตอจ านวนคนท างาน 1 คน = 300 บาท X 3 วน = 900 บาท ซงมคาใชจายในการท างานลวงเวลาตอ 1 คนและตอ 1 เดอน = 900 บาท X 4 สปดาห = 3,600 บาท และคาใชจายเมอคดเปนปจะได ( 3,600 บาท x 12 เดอน = 43,200) คาใชจายอนๆ 1,000 บาท ( 1,000 บาท X 12 เดอน = 12,000 บาท ) และเมอหลงจากมการน าเอาระบบเขามาใชจะมคาใชจายในการด าเนนงานซงสามารถสรปไดดงน คาใชจายในการจดซอซอฟตแวรจ านวนเงน 300 บาท

45

ในการเปรยบเทยบตนทนคาใชจายในการใชระบบงานใหมแทนทระบบงานเดม เปนการอธบายถงประสทธภาพในการปรบปรงกระบวนการในการท างาน เมอน าเอาซอฟตแวรมาประยกตใชในการจดการเอกสารเพอสามารถแสดงใหเหนถงประสทธภาพและประสทธผลทเกดขน โดยสามารถวดผลไดจากการค านวณทางคณตศาสตรไดดงน สมการคณตศาสตร C = ( A – B ) x 100 ( 3.1 ) A คาใชจายเมอ A คอ คาใชจายรวมทงปของระบบงานเดม เทากบ 55,200 บาท B คอ แทนคาใชจายระบบงานใหม เทากบ 598 บาท C คอ คาอตรารอยละ คาใชจายลดลง, เพมขน แทนคาดวยสมการไดผลดงน รอยละคาใชจายลดลง, เพมขน = ( คาใชจายทงปของระบบเดม – คาใชจายระบบใหม ) x 100 คาใชจายทงปของระบบเดม = ( 55,200 – 300 ) x 100 55,200 = 54,900 x 100 55,200 = 99.45 %

46

ตารางท 3.2 การเปรยบเทยบคาใชจายในการเลอกวธแกไขปญหา

รายละเอยด จาง Outsouse ซอ Software เลอกใช CMS 1.คาจางพฒนา Software 50,000 บาท 0 บาท 0 บาท 2.คาซอ Software 0 บาท 300 บาท 0 บาท 3.คาดแลระบบตอป 10,000 บาท 0 บาท 0 บาท 4.คาเครอง Server 35,000 บาท 35,000 บาท 35,000 บาท 5.คาอบรมการใชงาน(ภายใน)

0 บาท 0 บาท 1,000 บาท

6.คาเอกสารประกอบการอบรม (ภายใน)

0 บาท 200 บาท 200 บาท

7.คาแรงในการจดท าเอกสาร ภายใน (OT)

0 บาท 0 บาท 5,000 บาท

8.คาศกษาและคมอ 0 บาท 0 บาท 1,000 บาท 9.คาเรยนรเพมเตม(ภายนอก)

0 บาท 0 บาท 3,500 บาท

10.คาตดตอสอสาร 500 บาท 500 บาท 0 บาท 11.คาอปกรณส ารองขอมล 1,500 บาท 1,500 บาท 1,500 บาท

รวมคาใชจายทงสน 97,000 บาท 37,500 บาท 47,200 บาท

จากตารางท 3.2 การเปรยบเทยบคาใชจายในการเลอกวธแกไขปญหา ซงจะเหนไดวาในการจาง Outsouse ใหมการด าเนนงานในแตละครงนนจะตองมคาใชจายในการด าเนนงานและหมดไปกบการจางผเชยวชาญทางดานนนมาด าเนนการใหทคอนขางสง รองลงมา คอ การเลอกใช CMS ถงแม CMS ไมตองซอแตกจะตองมคาใชจายในการด าเนนงานดานเอกสารการอบรมตางๆ และคาเชญวทยากรทเชยวชาญทางดาน CMS มาท าการอบรมให และอนดบสดทาย คอ การเลอกซอ Software ทตรงตามวตถประสงคทเราตองการและมคาใชจายในการด าเนนงานนอยและถกทสด

47

3.9 การเลอกใชเครองมอทเหมาะสมในการพฒนาระบบ ดวยในปจจบนมเครองมอทสามารถใชในการพฒนาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

ทหลากหลาย ซงในแตละระบบกมความสามารถและจดเดนทแตกตางกนออกไป ผศกษาจงจ าเปนทตองมการพจารณาเครองมอทจะน ามาใชในสารนพนธนวามเครองมอชนดไหนทมความสามารถตรงหรอมความสามารถใกลเคยงกบโครงงานทไดมการออกแบบไว ดวยเหตนผศกษาจงมการเปรยบเทยบเครองมอการใชงานของโปรแกรมตามตารางดงตอไปน

ตารางท 3.3 การเปรยบเทยบคณสมบตของเครองมอทเลอกใชงาน

ชอซอฟแวรทเลอกใชงาน E-Documen2.0 DocDepot1.0 DocScan1.0

คณสมบตของเครองมอ

ขนาดของซอฟแวรทตดตง 8 MB 4.3 MB ไมเกน 1 MB โ ป ร แ ก รมพ น ฐ า นท ใ ช ค ก บซอฟแวร

XML Editor (1 MB) Application Server

GlassFish 3.1 (32.1 MB) Database

PostgreSQL 9.04 (46.5 MB) Java JDK 6.0

Java JDK 6.0 (76.1 MB) Web Browser

Safari, Firefox, Chrome, IE

ค ว า ม ย ง ย า ก ใ น ก า ร ต ด ต งซอฟแวร

ปานกลาง งาย งาย

มเมนภาษาไทย ม ม ม

การตดตงซอฟแวรตอเครอง 1 License ตอ 1 เครองทตดตง

ตดตงไมจ ากด ตดตงไมจ ากด

จากตารางท 3.3 เปรยบเทยบคณสมบตของเครองมอทเลอกใชงานโดยจะเหนไดจาก

คณสมบตของซอฟแวร ความยดหยนและความไดเปรยบของซอฟตแวรทง 3 ชนด โดยทซอฟแวร E-Documen2.0 มคณสมบตทใชงานงายและไมซบซอนกบผทเร มใชงานในครงแรก

48

ชอซอฟแวรทเลอกใชงาน E-Documen2.0 DocDepot1.0 DocScan1.0

คณสมบตของเครองมอ การดแลปญหาของซอฟแวร 24 ชวโมง ไมม ไมม ราคาของซอฟแวร(ลขสทธ) ถก ฟร ฟร การเรยนรการใชซอฟแวรระบบ

งาย ซบซอน ซบซอน

ความสามารถของซอฟตแวรในการท างานบนระบบปฎบตการ

ระบบปฏบตการ (OS) Mac OS (X 10.6 Snow Leopard / X 10.7 Lion) Windows (XP / Server 2003 / Vista / Server 2008 / 7 (Seven) / 8)

ระบบปฏบตการ (OS) Unix / Linux Windows (2000 / XP / Server 2003 / Vista / Server 2008 / 7 (Seven) / 8 / Server 2012 / 8.1 / 10)

ระบบปฏบตการ (OS) Windows (XP / Vista / 7 (Seven) / 8 / 8.1)

49

ตารางท 3.4 การเปรยบเทยบความสามารถของเครองมอตามขอก าหนดทใชงาน

ความตองการของระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส

E-Documen2.0 DocDepot1.0 DocScan1.0

ดานการจดการของผดแลระบบ ก าหนดสทธการเขาใชตเอกสาร-แฟมเอกสาร ได ได ได สามารถสรางตจดเกบเอกสารเพอแยกเปนหมวดหม

ได ได ไมได

มเมนภาษาไทยในการจดการระบบ ม ม ม สามารถเพม ลบ แกไข ผใชงาน ได ได ได

มคมอการตดตงและใชงานภาษาไทย ม ม ม ความงายตอการจดการระบบ งาย ยาก งาย สามารถตรวจสอบจ านวนผใชงานระบบ ได ไมม ไมม สามารถก าหนดประเภทของผใชงานและขอบเขตการใชงาน

ได ได ได

สามารถดขอมล ค าอธบายขอมลในระบบ ได ไมได ไมได สามารถเพม ลบ แกไขและแกไขไฟลแนบของเอกสาร

ได ได ไมได

สามารถแกไขเอกสารและรายละเอยด ได ได ได สามารถดาวนโหลดเอกสาร PDF ได ได ได สามารถคนหาเอกสารจากวนทและหวขอของเอกสาร

ได ไมได ไมได

สามารถลบ แกไข และสรางตเอกสารใหม ได ไมได ได ความงายของการใชงานซอฟแวร งาย งาย งาย สามารถใชงานผานเครอขายอนเตอรเนต ได ได ได

50

ตามตารางท 3.4 การเปรยบเทยบขอมลของเครองมอตามขอก าหนดพนฐานทตองการขอ งการจดก า ร เ อกสารอ เ ลกทรอน กส ร ะหว า ง E-Documen2.0, DocDepot1.0 และ DocScan1.0 ซงจะเหนไดวาเครองมอทน ามาเปรยบเทยบนนไดมการพฒนากนอยางตอเนองซงมความสามารถทไมแตกตางกนมาก เชน ความยากงายในการใชงานหรอทางดานการบรหารจดการ ฯลฯ แตดวยสารนพนธนผศกษาไดเลอกทจะน าโปรแกรมส าเรจรป E-Documen2.0 มาใชในการจดการเอกสารเนองจากมคณสมบตทสนบสนนสารนพนธน อาทเชน มการตดตงทใชงานงาย มคมอภาษาไทยรองรบไวส าหรบศกษาท าความเขาใจ ฯลฯ และสามารถน ามาพฒนากบโครงงานอนๆ ในอนาคตได

3.10 ความสามารถของซอฟตแวร E-Documen2.0

E-Documen2.0 เปนเครองมอทชวยในเรองของการจดการเอกสารแบบอเลกทรอนกสภายในองคกร ซงท าใหระบบในการจดการดานเอกสารมระบบและเปนระเบยบเพมมากขน และยงสามารถใชใดกบทกหนวยงานไมวาจะเปนหนวยงานเอกชน หนวยงานราชการ และผใชงานทวไปทมความสนใจในการจดการระบบเอกสาร

3.9.1 ความสามารถของตวซอฟตแวร ซงมรายละเอยดดงน

โปรแกรมสามารถท างานบนระบบปฏบตการไดหลากหลายเชน Windows, Mac OSX, Linux

จดเกบไฟลเอกสารใหในรปแบบของ Client-Serverคอ มเครองทท างานเปน เครองแมขาย(Server) ใหบรการเกยวกบขอมล และเครองลกขาย (Client) ใชงานกบระบบ โดยการผานทางเวบบราวเซอรเชน Internet Explorer, Safari, Firefox

สามารถคนหาและแสดงเอกสารทถกจดเกบไวในระบบไดงาย มเมนในการการเพม, ลบและแกไขขอมลได มการจดเกบเอกสารดวยวธการแยกรายละเอยดของเอกสารและประเภทของ

เอกสารนนๆ สามารถจดการตเอกสารโดยการเพม, ลบ, แกไข สามารถก าหนดสทธของการใชตเอกสาร

3.9.2 ดาน-การควบคม และใชงานระบบซงสามารถแบงออกเปน 3 กลมคอ

ผดแลระบบ – มสทธในการเขาใชงานไดทกฟงกชน ผบนทกขอมล –มสทธในการจดการเอกสารทงหมดแตไมมสทธในการ

ก าหนดสทธใหกบผใชงาน ผใชทวไป –มสทธสามารถคนหา เรยกดเอกสารไดเทานน ระบบสามารถScan เอกสารโดยผานทางระบบของโปรแกรมได ท าใหลด

ขนตอนของการ Scan เอกสารลง

51

3.11 ตดตงซอฟตแวรพรอมทดลองใชงานเบองตน เมอมการเปรยบเทยบคณสมบตของซอฟตแวรและไดท าการเลอกซอฟตแวรทมความสามารถตรงตามขอก าหนดทไดก าหนดไวข นตอนตอไปเปนการทดลองการตดตงและการ ทดลองใชงานในเบองตน เพอเปนการทดสอบวาซอฟตแวรทไดเลอกตรงตามขอก าหนดทตองการหรอไม

3.10.1 ความตองการของระบบ มรายละเอยดดงน

เครองแมขาย (Server) ระบบปฏบตการ : Window XP ขนไปและ Mac OSX 10.6 ขนไป โปรแกรมจาวา : Java version 6.0 (Java JDK 6.0) โปรแกรมฐานขอมล : PostgreSQL 9.0.4 โปรแกรมแมขาย (Application Server) : GlassFish Server Open source 3.1 (Web profile)

เครองลกขาย (Client) โปรแกรม Web browser : Safari 5.0 เทากบหรอสงกวา, Firefox

4.0 เทากบหรอสงกวา, Google Chrome และ Internet Explorer 8.0

3.12 การทดสอบเบองตนหลงตดตงซอฟตแวร หลงจากทมการตดตงซอฟตแวรเปนทเรยบรอยแลว ขนตอนตอไปเปนการทดสอบคณสมบตและความสามารถพนฐานของซอฟตแวรทไดมการตดตงไปกอนแลววามคณสมบตเบองตนทตรงตามขอก าหนดหรอไม

เรมดวยการทดลองเขาสระบบผานการ Login

รปท 3.17 หนาหลกของระบบ E-Documen2.0

52

หลงจากเขาสระบบแลว จะไดหนาจอ ดงรปท 3.18

รปท 3.18 หนาจอหลงจากท าการลอกอนเขาสระบบ

เมอเขาสเมนการก าหนดสทธผใชงานจะได ดงรปท 3.19

รปท 3.19 หนาจอหลกของการก าหนดสทธผใชงาน

53

จากนนท าการทดลองเปดตเอกสาร หนาจอภาพจะรายงานวา ไมมตเอกสารเพราะยง

ไมไดท าการสรางขนมา ดงรปท 3.20

รปท 3.20 หนาจอของการสรางตเอกสาร

คาดวาโปรแกรมคงจะใชงานไดแลวจงท าการออกจากระบบ ดงรปท 3.20

จะท าการทดลองลงไปในรายละเอยดอกครงในบทท 4

54

3.13 การวางแผนการน าไปใชงานในองคกร

ในการวเคราะหระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสเพอใชในการจดการเอกสารใน

รปแบบของเอกสารอเลกทรอนกสนน พบวาจ าเปนทตองมการวางแผนงานเพอการน าระบบ

เขาไปใชในองคกร โดยมรายละเอยดดงน

3.13.1 จดบคลากรทมส วนเกยวของกบการใชงานระบบการจดการเอกสาร

อเลกทรอนกส

มเจาหนาทผดแลระบบ (Admin) จ านวน 1 คน

เจาทในการจดการดานขอมลเอกสาร จ านวน 1 คน

ผใชงานระบบ

3.13.2 ในการจดหาซอฟตแวรทจะมาสนบสนนในการด าเนนงานของสารนพนธนคอ ทางหวหนางานเทคโนโลยสารสนเทศ จดหาซอฟตแวรทมความสามารถตรงตามทก าหนดไวมาเปรยบเทยบการท างานใหตรงตามขอก าหนด เมอไดขอมลแลวจะมการนดประชมหวหนางานหองสมด เพอท าการชแจงเกยวกบขอมลซอฟตแวรใหทราบและเมอท าการชแจงเสรจสน ทางทมงานจะคดเลอกซอฟตแวรทมคณสมบตครบถวนตรงตามความสามารถในการด าเนนงาน

3.14 สรป

การด าเนนซงสารนพนธนเพอการจดท าระบบสนบสนนการจดการเอกสารในรปแบบของเอกสารอเลกทรอนกส ซงถอวาเปนงานทมความเกยวของอยางมากกบงานดานเอกสารขององคกร ดวยเหตนการด าเนนสารนพนธนจงอยในรปแบบของการก าหนดบทบาทและหนาท ความรบผดชอบของสวนงานตางๆ ทเกยวของตามรายละเอยดทไดกวามาขางตน

55

บทท 4 ผลการทดลอง

4.1 กลาวน า

ในบทนจะกลาวถงผลของการด าเนนงานของระบบ ซงจ าแนกออกเปน 2 สวน คอ สวนแรกเปนสวนของการใชงานของผดแลระบบ และในสวนทสองจะเปนสวนการใชงานของผใชงานในระบบ 4.2 ทดลองการลอกอนเขาสระบบ

รปท 4.1 หนาจอลอกอนเขาสระบบ

ตามรปท 4.1 เปนหนาจอแรกของการลอกอนเขาสระบบ โดยทผดแลระบบและสมาชกจะตองมการกรอกชอผใชงานและรหสผาน เพอท าการตรวจสอบสทธในการเขาสระบบ และเปนการยนยนความถกตองของผเขาใชงานและหากใสชอและรหสผานของผใชงานถกตองจะแสดงหนาจอตามรปท 4.2

56

รปท 4.2 หนาจอหลงจากท าการลอกอนเขาสระบบ

4.3 ทดลองการเพมกลมผใชงาน

รปท 4.3หนาจอการเพมผใชงานใหม

ตามรปท 4.3 เปนหนาจอของการเพมกลมผใชงานจะท าการสรางจากชอผใชงานโดย

การเขาไปทเมนจดการผใช หลงจากนนท าการสรางชอและก าหนดสทธใหกบผใชงานจะได

หนาจอตามรปท 4.4

57

รปท 4.4 หนาจอการก าหนดสทธผใชงานใหม

รปท 4.5 หนาจอลอกอนโดยการใชชอและรหสผานทเพมขนใหม

ตามรปท 4.5 หลงจากท าการสรางชอผใชงานและก าหนดสทธผใชงานเปนทเรยบรอย

แลว จะท าการลอกอนเขาสระบบการใชงานใหมของผใชงานทวไปทไดท าการสรางไวตามรปท

4.3 และ 4.4

58

4.4 ทดลองการสรางตเกบเอกสารตางๆ

รปท 4.6 หนาจอการสรางตเอกสาร

ตามรปท 4.6 เปนการสรางตใหกบเอกสารใหม โดยไปทเมนตเอกสารและท าการเพม

เอกสารทเมนสรางตใหมหลกจากนนท าการเพมเอกสารทตองการเพมใหมลงไปจะไดตามรปท

4.7 หากเอกสารฉบบนนมไฟลเอกสารแนบจะตองท าการโหลดไฟลหรอสแกนไฟลเขาระบบ

กอนทจะท าการบนทกตเอกสารจะไดตามรปท 4.8

รปท 4.7 หนาจอการเพมเอกสารใหม

59

รปท 4.8 หนาจอการแนบไฟลเอกสาร

4.5 ทดลองการคนหาเอกสาร การทดลองการคนหาเอกสารม 3 วธ คอ วธท 1.การคนหาโดยการใชค าคนหรอ

KeyWord วธท 2.การคนหาโดยการใสวนทในการคนหาเอกสาร และวธท 3 การคนหาโดยการใชเลข ศธ ในการคนหาเอกสาร

รปท 4.9 หนาจอการคนหาเอกสารแบบ KeyWord

ตามรปท 4.9 เปนการคนหาเอกสารโดยเลอกทเมนการคนหาเอกสาร ระบบจะท าการ

คนหาและแสดงเอกสารทไดท าการใส KeyWord ลงไป โดยเรยงตามวนทของเอกสารจาก

เอกสารใหมไปสเอกสารเกาสด

60

รปท 4.10 หนาจอการคนหาเอกสารแบบวนท

ตามรปท 4.10 เปนการคนหาเอกสารโดยการใชวนทของเอกสารโดยการเลอกทเมน

การคนหาเอกสารจากวนท ระบบจะท าการคนหาเอกสารตามทไดระบวนทไวในชองค าคน โดย

เรยงตามวนทของเอกสารจากเอกสารใหมไปสเอกสารเกาสด

รปท 4.11 หนาจอการคนหาเอกสารแบบเลข ศธ

ตามรปท 4.11 เปนการคนหาเอกสารโดยการใชเลข ศธ ของเอกสารโดยการเลอกทเมน

การคนหาเอกสาร เชนเดยวกบรปท 4.9 ระบบจะท าการคนหาเอกสารตามเลข ศธ ทไดระบไว

ในชองค าคน โดยเรยงตามเลข ศธ ของเอกสารจากเอกสารใหมไปสเอกสารเกาสด

61

รปท 4.12 หนาจอผลการคนหาเอกสาร

ตามรปท 4.12 หลกจากทคนหาเอกสารทตองการไดแลวระบบจะแสดงรายละเอยดของ

เอกสารทตองการพรอมทงไฟลเอกสารทแนบไวในระบบหากตองการใชไฟลเอกสารทแนบมาให

คลกทไฟลแนบของเอกสารนน จะไดไฟลเอกสารออกมาเปนไฟล PDF ตามรปท 4.13

รปท 4.13 หนาจอผลการคนเอกสารแบบ PDF

62

4.6 ทดลองการสงเอกสารทางเมล

รปท 4.14 หนาจอแสดงการสงเอกสารทางเมล

ตามรปท 4.14 หลกจากทท าการคนหาเอกสารเรยบรอยแลว แตตองการทจะสงเมล

ใหกบผรบคนอน ใหท าการคลกทซองจดหมายสเขยวและท าการจดสงเอกสารฉบบนนใหกบ

ผใชงานตามล าดบ

63

4.7 ตวชวดประสทธภาพในการท างานของระบบ

จากทไดศกษาและด าเนนการจดท าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสโดยการใช

ซอฟแวรส าเรจรปE-Document2.0 เขามาชวยในการสนบสนนการจดการเอกสารนน จากการท

ไดใชงานระบบดงกลาว ผลสรปวาระบบสามารถท างานไดตามวตถประสงคทไดก าหนดไวทก

ประการ โดยสรปรายละเอยดไดดงน

ตารางท 4.1 ระยะเวลากอนการใชงานระบบ E-Document2.0

กระบวนการ เวลากอนการใชระบบ 1.การด าเนนเรองการจดการเอกสาร, การรบเอกสาร, การพมพเอกสาร

1 ชวโมง

2.การตรวจสอบเอกสาร 5 นาท 3.การออกเลขทะเบยนหนงสอรบ – สง 2 นาท 4.น าเสนอหวหนางานเซนรบทราบ 8 ชวโมง 5.จดท าส าเนาเอกสาร 40 นาท 6.การจดสงเอกสาร 40 นาท 7.การจดเกบเอกสารเขาแฟม 3 นาท 8.การสบคนเอกสาร 30 นาท

รวม 11 ชวโมง

จากตารางท 4.1 แสดงระยะเวลากอนการใชงานระบบ E-Document2.0 ซงจะเหนได

จากกระบวนการทใชในการด าเนนงานดานการจดการเอกสารวา ตงแตเรมกระบวนการจนถง

สนสดกระบวนการในขนตอนสดนนจะมบคลากรเพยง 2 คนในการด าเนนงานดานเอกสาร คอ

เจาหนาทดานงานธรการ 1 คน และหวหนางาน 1 คนในการเซนเอกสารเขาและออก โดยมการ

ใชเวลาในการจดการดานเอกสารทงสน 11 ชวโมงตอเอกสาร 1 ฉบบ

64

ตารางท 4.2 ระยะเวลาหลงการใชงานระบบ E-Document2.0

กจกรรม เวลากอนการใชระบบ

1.การด าเนนเรองการจดการเอกสาร, การรบเอกสาร, การพมพเอกสาร

1 ชวโมง

2.การตรวจสอบเอกสาร 5 นาท 3.การออกเลขทะเบยนหนงสอรบ – สง 2 นาท 4.น าเสนอหวหนางานเซนรบทราบ 8 ชวโมง 5.น าเอกสารสแกนลงในระบบ 2 นาท 6.จดการน าไฟลเขาในระบบ 2 นาท 7.สงเอกสารใหผรบทางอเมล 1 นาท 8.การสบคนเอกสาร 3 นาท

รวม 9 ชวโมง15 นาท

จากตารางท 4.2 แสดงระยะเวลาหลงการใชงานระบบ E-Document2.0 โดยจาก

กระบวนการท 1 – 4 จะเปนกระบวนการท างานแบบเดม และจะเหนไดวาเมอน าระบบการ

จดการดานเอกสารอเลกทรอนกสเขามาชวยใชในกระบวนการท 5 - 8 นน สามารถลดเวลาใน

การด าเนนงานดานเอกสารนอยลงถง คอ

จากกระบวนการท 5 การจดท าส าเนาเอกสารจากการใชระยะเวลาเดม 40 นาท และ

เมอน าระบบเขามาใช โดยการน าเอาเอกสารมาสแกนลงในระบบซงใชเวลาเพยง 2 นาท ใน

การด าเนนงาน ซงสามารถลดเวลาลงไดถง 38 นาทตอเอกสาร 1 ฉบบ

จากกระบวนการท 6 การจดสงเอกสารใชระยะเวลาในการท าการแบบเดม 40 นาท

และเมอใชระบบในการเขามาชวย โดยการน าไฟลเขาระบบใชเวลา 2 นาท สามารถลดเวลา

จากเดมไดถง 38 นาท

จากกระบวนการท 7 การจดเกบเอกสารเขาแฟมใชระยะเวลาในการท างานแบบเดม 3

นาท และเมอมระบบเขามาชวยใชเวลา 1 นาท ซงลดลงจากการท างานแบบเดมถง 2 นาท

จากกระบวนการท 8 ดานการสบคนเอกสารจากการใชระยะเวลาเดม 30 นาท และ

เมอน าระบบเขาใชในการสบคนใชเวลาเพยง 3 นาท ซงสามารถใชเวลาในการศบคนเอกสาร

ลดลงจากเดมถง 27 นาท

65

ซงสามารถสรปการด าเนนงานดานเอกสารจากการท างานในลกษณะเดมทใชเวลา

(40+40+40+3 ) = 113 นาท และเมอน าระบบเขามาใชงานสามารถใชระยะเวลาลดนอยลงถง

(38+38+2+27) = 105 นาทหรอ 113 – 105 = 8 นาทของการท างานดานเอกสาร 1 ฉบบ

4.8 การส ารวจความพงพอใจของผใชงาน

จากการทไดใหผท เกยวของในงานดานเอกสารเขามาทดลองใชระบบการจดการเอกสาร

อเลกทรอนกสและตอบแบบส ารวจความพงพอใจของผใชงานระบบ โดยมการส ารวจจาก

ผใชงานระบบจ านวน 5 คน ผลของการส ารวจสรปไดดงน

ตารางท 4.3 ผลของการตอบสอบถาม (จ านวน 5 คน)

รายละเอยดการประเมน ดมาก

ด ปานกลาง

ควรปรบปรง

ควรปรงปรงอยางยง

มการจดหมวดหมของเอกสารไดอยางชดเจน 3คน 1คน 1คน 0 0

มเมนการใชงานงาย ไมซบซอน 2คน 2 คน 1คน 0 0

การเขาถงระบบท าไดงาย รวดเรว 2 คน 2คน 1คน 0 0

ระบบมขนตอนการท างานเปนล าดบเขาใจงาย 2คน 1คน 2คน 0 0

ระบบมการแสดงผลขอมลทรวดเรว 2คน 1คน 2คน 0 0

ระบบมการเกบรกษาขอมลอยางมประสทธภาพและปลอดภย

0 3คน 2คน 0 0

ความมนใจในความปลอดภยของระบบ 0 3คน 2คน 0 0

การคนหาเอกสารงายและสะดวก รวดเรว 0 3คน 2คน 0 0

ขอมลในระบบครอบคลมความตองการของผใชงาน

1คน 3คน 1คน 0 0

ขอมลในระบบมความถกตอง ชดเจน 1คน 3 คน 1คน 0 0

ระบบแสดงขอมลไดอยางเหมาะสมครบถวน 1คน 3คน 1คน 0 0

ขอมลในระบบมความเปนปจจบนมากเพยงใด 0 3คน 2คน 0 0

66

ตารางท 4.4 ผลการประเมนผลของการตอบแบบสอบถาม(จ านวน 5 คน คดเปน %)

รายละเอยดการประเมน ดมาก ด ปานกลาง

ควรปรบปรง

ควรปรงปรงอยางยง

มการจดหมวดหมของเอกสารไดอยางชดเจน 60% 20% 20% 0 0 มเมนการใชงานงาย ไมซบซอน 40% 40% 20% 0 0 การเขาถงระบบท าไดงาย รวดเรว 40% 40% 20% 0 0 ระบบมขนตอนการท างานเปนล าดบเขาใจงาย 40% 20% 40% 0 0 ระบบมการแสดงผลขอมลทรวดเรว 40% 20% 40% 0 0 ระบบมการเกบรกษาขอมลอยางมประสทธภาพและปลอดภย

0 60% 40% 0 0

ความมนใจในความปลอดภยของระบบ 0 60% 40% 0 0 การคนหาเอกสารงายและสะดวก รวดเรว 0 60% 40% 0 0 ขอมลในระบบครอบคลมความตองการของผใชงาน

20% 60% 20% 0 0

ขอมลในระบบมความถกตอง ชดเจน 20% 60% 20% 0 0 ระบบแสดงขอมลไดอยางเหมาะสมครบถวน 20% 60% 20% 0 0 ขอมลในระบบมความเปนปจจบนมากเพยงใด 0 60% 40% 0 0

วธคด % ในแตละรายละเอยด ค าถาม = (จ านวนผตอบในแตละหวขอ / จ านวนผตอบทงหมด)

*100

ตวอยาง หวขอมเมนการใชงานงาย ไมซบซอน ระดบคะแนนดมาก = (2/5)*100 = 40%

หวขอมเมนการใชงานงาย ไมซบซอน ระดบคะแนนด = (2/5)*100 = 40%

หวขอมเมนการใชงานงาย ไมซบซอน ระดบคะแนนปานกลาง = (1/5)*100 = 20%

67

ตารางท 4.5 สรปผลของการประเมนความพงพอใจทางแบบสอบถาม (จ านวนผตอบ 5 คน)

รายละเอยดการประเมน ดมาก

ด ปานกลาง

ควรปรบปรง

ควรปรบปรงอยางยง

N X แปลความ

มการจดหมวดหมของเอกสารไดอยางชดเจน

3 1 1 0 0 5 4.4 ด

มเมนการใชงานงาย ไมซบซอน 2 2 1 0 0 5 4.2 ด การเขาถงระบบท าไดงาย รวดเรว 2 2 1 0 0 5 4.2 ด ระบบมขนตอนการท างานเปนล าดบเขาใจงาย

2 1 2 0 0 5 4 ด

ระบบมการแสดงผลขอมลทรวดเรว 2 1 2 0 0 5 4 ด ระบบมการเกบรกษาขอมลอยางมประสทธภาพและปลอดภย

0 3 2 0 0 5 3.6 ด

ความมนใจในความปลอดภยของระบบ 0 3 2 0 0 5 3.6 ด การคนหาเอกสารงายและสะดวก รวดเรว

0 3 2 0 0 5 3.6 ด

ขอมลในระบบครอบคลมความตองการของผใชงาน

1 3 1 0 0 5 4 ด

ขอมลในระบบมความถกตอง ชดเจน 1 3 1 0 0 5 4 ด ระบบแสดงขอมลไดอยางเหมาะสมครบถวน

1 3 1 0 0 5 4 ด

ขอมลในระบบมความเปนปจจบนมากเพยงใด

0 3 2 0 0 5 3.6 ด

เกณฑการประเมน 0 – 1.50 = ปรบปรงแกไข 1.51 – 2.00 = พอใช

2.51 – 3.00 = ปานกลาง 3.51 – 4.00 = ด

4.51 – 5.00 = ดมาก

โดยทถาไดคะแนนอยในระดบ 3.51 ขนไปแสดงวาอยในระดบ “ ด ” ผลสรปดานความพงพอใจ

ไดผลออกมาอยในระดบ “ ด ” ในทกหวขอ

68

N คอ ผลรวมจ านวนของผตอบแบบสอบถาม

X คอ คาเฉลย = ((คะแนนในชองท 1*จ านวนของคนในชองท 1)+(คะแนนในชองท 2*

จ านวนของคนในชองท 2)+(.....จนถงผลในชองท 5)) / N

หมายเหต โดยการใสสตรลงใน Excel = ((5*B5)+(4*C5)+(3*D5)+(2*E5)+(1*F5)) /G5

ยกตวอยางเชน X ในหวขอการเขาถงระบบท าไดงายรวดเรว(5*2)+(4*2)+(3*1)+(2*0)+(1*0)

/5 = 21/5 4.2

69

บทท 5 สรปผลการด าเนนงาน

5.1 กลาวน า

การจดท าโครงงานนเปนการน าเอาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาใชงาน เพอเปนการพฒนาระบบการจดการเอกสารของงานหองสมดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร ใหมประสทธภาพเพมมากยงขน และเปนการเพมความนาเชอถอใหกบองคกร

จากการด าเนนโครงงานนผศกษาไดน าเอาซอฟตแวรส าเรจรปเขามาชวยใชซงเปนโปรแกรมทใชในการบรหารและจดการเอกสารในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกสคอ โปรแกรมทชอวาE-Document2.0 5.2 สรปผลการท าสารนพนธ

ในการน าระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสเขามาทดลองใชในงานหองสมดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร ซงสามารถสรปผลความพงพอใจของผใชงานระบบไดดงน

5.2.1 สามารถลดปรมาณของแฟมเอกสาร, กระดาษ, และตเอกสาร เนองจากเอกสารไดถกจดเกบใหอยในรปแบบของไฟลเอกสาร ซงจะสามารถเรยกดขอมลไดจากการดาวนโหลดเอกสารหรอจากไฟล PDF เปนตน

5.2.2 ชวยลดปญหาของเอกสารและแฟมเอกสารสญหาย เพราะขอมลอยในรปของเอกสารอเลกทรอนกส

5.2.3 ในดานความปลอดภยของผใช ระบบมการลอกอนโดยการใชชอและรหสผานของผใชงาน ในการเขาสระบบท าใหผใชไมตองกงวลในเรองของการรวไหลทางดานเอกสาร

5.2.4 ดานของการสบคนเอกสาร สามารถท าไดสะดวกและรวดเรว ดวยการใสค าคนหรวนทของเอกสารและเลข ศธ ทตองการจะท าการคนหาลงไปในระบบ ระบบจะคนหาเอกสารทตองการใชไดถกตองและแมนย า 5.3 ปญหาและอปสรรค

จากการทไดจดท าโครงงานนขนมา ผศกษาไดพบกบปญหาในดานการสงอเมล คอ ผศกษาไดใช Hotmail ในการสงเอกสารใหกบผรบ แตดวยโปรแกรม E-Document2.0 จะมการก าหนดคาเกยวกบการสงอเมลไวใช Mail Server ของ Gmail เทานนและใช username และ password กลางเพอสงอเมลส าเนาเอกสาร

70

5.4 แนวทางในการแกไขปญหา จากปญหาทเกดขนในขางตนทไดกลาวไวนน ผศกษาจงตองมการปรบเปลยนอเมล

เพอสามารถสงส าเนาเอกสารและตองท าการแกไขการตงคาเกยวกบ Mail Server ดงน 1. เขาไปในโฟลเดอรของโปรแกรม E-Document2.0 c:\glassfish3\glassfish\domains\edocument2\applications\edocument2\WEB-INF จะพบไฟลชอ web.xml 2. เปดโปรแกรม XMLEditor (foxe.exe) ทดาวนโหลดมา 3. ลากไฟล web.xml มาใสทโปรแกรม XMLEditor 4. โปรแกรมจะแสดงขอมลของไฟล web.xml ดงรป 5. ในสวน smtp_server จะรองรบเพยง 2 อเมลเทานน คอ gmailและ Hotmail หากอเมลทใชเปน gmailใหใสคาเปน smtp.gmail.com หากอเมลทใชเปน Hotmail ใหใสคาเปน smtp.live.com 6. ในสวนของ smtp_usernameและ smtp_Password ใหเปลยนเปนอเมล และรหสผานทตองการเปลยน 7. จากนนเขาท Web Browser ไปยงหนา Admin ของโปรแกรมโดยมาตรฐานจะอยทhttp://localhost:4848 8. Login เขาสระบบ โดย username และ password ของ admin 9. เมอเขาสโปรแกรมแลวคลกท Applications 10. ดานขวามอจะเหนชอโปรแกรม edocument2 แสดงอย 11. คลกท Reload เปนอนเสรจสนการตงคา Mail Server ใหม 12. หากมการแกไขไฟล web.xml ตองท าการ Reload โปรแกรมใหมทกครง 5.5 ขอเสนอแนะ จากทไดทดสอบการใชงานของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส E-Document 2.0 นน พบวาในการใชงานจรงระบบสามารถชวยแกไขปญหาทางดานเอกสารไดอยางชดเจน จงอยากทจะใหมการสนบสนนการใชงานระบบนในองคกร เพอเปนการเพมประสทธภาพ และประสทธผลใหกบองคกรในดานของการจดเกบเอกสารไดอยางสมบรณแบบ

71

เอกสารอางอง

[1] จดาภส สมพนธสมโภช และชยยงค อประสทธวงศ. ระบบขาวสารเพอการบรหาร. กรงเทพฯ : ส านกพมพวงอกษร, 2539.

[2] สมพงษ พทธเจรญ. การจดการเอกสาร. กรงเทพฯ: เพยรพฒนาพรนตง, 2554. [3] ทพวรรณ วอทอง/นลน เลาหชยบณย/บศรนทร จตรอ าพน. พฒนาระบบการจดการ (Document Management System). กรงเทพฯ:สถาบนเทคโนโลยพระจอมเกลาพระนคร

เหลอ, 2549. [4] สมพร กตตวฒนวรกร. ระบบจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส. กรงเทพฯ : สถาบนเทคโนโลย

พระจอมเกลาพระนครเหนอ, 2542. [5] บษกร บญสข. ระบบจดการเอกสารกรณศกษา บรษท ระยองเพยวรฟายเออร จ ากด

(มหาชน). : โครงการปรญญามหาบณฑต สาขาวชาการจดการเทคโนโลยสารสนเทศ มหาวทยาลยวลยลกษณ, 2546.

[6] องษณา อรณรตยากร. ระบบคลงเอกสารบนเครอขายภายในองคกร. ก รงเทพฯ : จฬาลงกรณมหาวทยาลย, 2542.

ก

ภาคผนวก ก ขนตอนการตดตงระบบ E-Document 2.0

ก-1

ขนตอนการตดตงระบบ การตดตงระบบประกอบดวย 6 ขนตอนหลกดงน

ตดตงโปรแกรม Java JDK 6.0

ดาวนโหลดโปรแกรม Java JDK 6.0 จากเวบไซตจะไดไฟล jdk-6u25-windows- i586.exe

ดบเบลคลกไฟลทไดเพอเรมตดตงโปรแกรม

คลก Next ไปเรอยๆไมตองเปลยนแปลงคาใดๆจนกระทงโปรแกรมตดตงเสรจ

ก-2

เมอโปรแกรมตดตงเสรจกด Finish ถอเปนเสรจสนการตดตงโปรแกรมในขนตอนน

ตดตงโปรแกรมฐานขอมล PostgreSQL 9.0.4

ดาวนโหลดโปรแกรม PostgreSQL 9.0.4 จากเวบไซตจะไดไฟล postgresq9.0.4windows.exe

ดบเบลคลกไฟลทไดเพอเรมตดตงโปรแกรมแลวกด Next

ก-3

คลก Next ไปเรอยๆจนกระทงถงหนา Password จะเปนการใหตงคารหสผานของ

ผดแลระบบ(admin) ของโปรแกรมฐานขอมล

ทหนา Port จะเปนหมายเลข Port มาตรฐานของโปรแกรมฐานขอมลคอ 5432 ไมตอง แกใดๆใหกด Next ตอไปเรอยๆจนโปรแกรมเรมท าการตดตง

ก-4

ทหนา Completing the PostgreSQL Setup Wizard ใหเอาเครองหมาย / ท Stack Builder ....ออกดงรป แลวกด Finish ถอเปนเสรจสนการตดตงโปรแกรมในขนตอนน

เมอตดตงโปรแกรมฐานขอมลจากขนตอนทแลวเรยบรอยแลวใหเปดโปรแกรมจดการ ฐานขอมลโดยเขาไปท Start > Programs > PostgreSQL 9.0 >pgAdmin III แลวคลกเพอเปด โปรแกรมจดการฐานขอมล

ก-5

เมอโปรแกรมเปดขนมาแลวใหคลกขวาท PostgreSQL 9.0 แลวเลอก Properties

ทหนา Server localhost ใหตรวจสอบวาชอง Username นนตองเปน postgres เทานน

เพอจะไดท าการเขาไปจดการฐานขอมลในฐานะของผดแลระบบแลวกด OK

ก-6

กลบมาท PostgreSQL 9.0 อกครงคลกขวาแลวเลอก Connect

โปรแกรมจะถามรหสผานใหปอนรหสผานของ admin ทไดตงไวตอนตดตงโปรแกรม

แลวกดOK

ถาหากปอนรหสผานถกตองจะไดหนาตาโปรแกรมดงรป

ก-7

ใหมาท Login Roles แลวคลกขวาเลอก New Login Role เพอสราง User คนใหมทจะ ท าหนาทเปนผดแลฐานขอมลของโปรแกรม E-Document 2.0

ทหนา New Login Role ใหปอน Role name : edocument2 Password :

edocument2 Password (again) : edocument2จะได user ชอ edocument2 เปนผดแล ฐานขอมล

ก-8

หลงจากนนเลอนไปกดแถบดานบนชอ Role privileges จะไดหนาตางดงรป ท าเครองหมาย / ท Can create database objects แลวกด OK

หลงจากกด OK แลวใหมาตรวจสอบท Login Roles กดทเครองหมาย + ขางหนา Login Rolesจะเหน User แสดงขนมาชอ edocument2 ดงรป

ก-9

หลงจากนนคลกขวาท PostgreSQL 9.0 แลวเลอก Disconnect เพอยกเลกการตดตอ

คลกขวาท PostgreSQL 9.0 อกครงแลวเลอก Properties..

ก-10

ทหนาตาง Server localhost เปลยน Username เปนedocument2 ทเราสรางขนใหม

แลวกด OK

มาท PostgreSQL 9.0 อกครงแลวคลกขวาเลอก Connect

ก-11

โปรแกรมจะถาม Password ใหปอน Password ของ Useredocument2 ทตงใน

ขนตอนท 10

เมอ Login ดวย User edocument2 ไดแลวใหคลกขวาทDatabases เลอกNew Database

ก-12

ทหนา New Database ตงชอฐานขอมล Name : edocument2Ower : เลอก

edocument2 แลวกด OK

เมอสรางฐานขอมลเสรจสามารถตรวจสอบไดโดยคลกทเครองหมาย + ทหนา

Databases จะเหน edocument2 แสดงขนมาอาจมกากบาทสแดงหรอไมกได

ก-13

จากนนใหเตรยมไฟลขอมลของโปรแกรม E-Document ใหพรอมโดยไฟลดงกลาวชอ EDocument2.backup ซงมนามสกล .backup

คลกขวาท edocument2 แลวเลอก Restore

ทหนาตาง Restore กดทปม .... เพอเลอกไฟล EDocument2.backup ทดาวนโหลดมา

แลวกด OK

ก-14

เมอการสรางขอมลเสรจสนใหกด Cancel

ตรวจสอบขอมลทถกสรางขนโดยเขาไปท Databases > edocument2 > Schemas >

public>Tables จะเหนขอมลทางขวามอดงรปถอเปนอนเสรจสนขนตอนการสรางขอมล

ตดตงโปรแกรม Application Server ส าหรบเครองแมขาย GlassFish Server 3.1

ดาวนโหลดโปรแกรม GlassFish 3.1 จากเวบไซตจะไดไฟล glassfisg-3.1-web- windows.exe

ก-15

ดบเบลคลกทไฟลเพอเรมตดตงจะเกดหนาตางแรกแลวกด Next

ทหนา Installation type เลอก Customs Installation แลวคลกNext ไปเรอยๆ

ถงหนา Update Tool เอาเครองหมาย / ออกจากInstall Update Tool แลวกด Next

ก-16

หนา Ready To Install กด Install

โปรแกรมจะเรมท าการตดตงบางครงจะมหนาตาง Firewall ของWindows แสดงขน ใหกด Unblock

หนา Configuration เลอก Create a server domain

ก-17

หนา Domain Info ก าหนดคาตางๆ คอ Domain Name : edocument2, Admin port : 4848 Http port : 2000, Username : admin, Password : abc123, ท าเครองหมาย / ท Create Operating System service Service, Name : edocument2service แลวกด Next

โปรแกรมจะเรมก าหนดคาตางๆ เมอเสรจใหสงเกตค าวา Successfully ถาหากไมเปน ค านใหกลบไปตงคาใหมโดยอาจเปลยน Http port เปนหมายเลขอนกด Next

กด Exit

ก-18

เปดโปรแกรม Browser ขนมาแลวปอน URL ของเครอง Server เปน

http://localhost:4848

ถาหากทกอยางถกตองจะมหนาขนมาใหปอน Username และ Password ใหปอน

ขอมลตามทต งไวในขนตอนท 9

ถาหาก Login ผานจะไดหนาตาโปรแกรมดงรปถอเปนอนเสรจการตดตง Application Server

ก-19

ตดตงโปรแกรม E-Document 2.0

กลบมาทหนา Admin ของโปรแกรม GlassFish ทเปดไว

ท Common Tasks เลอก Applications

ทหนาจอทางขวาเลอก Deploy

ก-20

จะมาทหนา Deploy Applications กด Browse

เลอกทไฟล edocument2.war ทดาวนโหลดมา

เลอกทไฟล edocument2.war ทดาวนโหลดมา

ทางขวามอของจอกดปม OK

ก-21

แลวกดท Launch

จะมหนา Web Application Links ขนกด Link ตวแรก

หากตดตงส าเรจจะเขามาทหนาแรกโปรแกรม E-Document 2.0 เปนอนเสรจสนการ

ตดตงโปรแกรม E-Document 2.0 ในขนตน

ก-22

ตงคาการเชอมตอฐานขอมลของโปรแกรม E-Document 2.0

ทโปรแกรม XML Editor(เปนโปรแกรมทใชแกไขไฟล .xml) ทดาวนโหลดมา ดบเบลคลกท foxe.exe

ไปท Drive C: > glassfish3\glassfish\domain\edocument2\applications\edocument2\WEB- INF จะพบไฟล web.xml ใหลากมาใสโปรแกรม foxe.exe ทเปดไว

โปรแกรมจะแสดงขอมลของไฟล web.xml

ก-23

แกไขไฟลตามขอมลของฐานขอมลทเราสรางขนในขนตอนการสรางฐานขอมล YOUR_DATABASE_NAME เปลยนเปน edocument2, YOUR_USERNAME เปลยนเปนedocument2, YOUR_PASSWORD เปลยนเปน edocument2

กดท File > Save

กลบมาทโปรแกรม GlassFish กดท Reload เพอท าการ Load คาทเราแกไขเขาส

โปรแกรมเปนอนเสรจสนขนตอนการตงคาเชอมตอฐานขอมล

ข

ภาคผนวก ข แบบประเมนความพงพอใจ

ข-1

รายงานผลการประเมนความพงพอใจ

ตอผใชงานระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสของงานหองสมดคณะวทยาศาสตร

และเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร

ผลของการส ารวจความพงพอใจตอผใชงานระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส กรณศกษา

งานหองสมดคณะวทยาศาสตรและเทคโนโลย มหาวทยาลยเทคโนโลยราชมงคลธญบร โดยม

การส ารวจผใชงานจ านวน 5 คน และน ามาวเคราะหซงผลจากการวเคราะหไดตามล าดบ

ดงตอไปน

1.มการจดหมวดหมของเอกสารไดอยางชดเจน

ตารางท ข-1 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.1

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 3 60% ด 1 20%

ปานกลาง 1 20% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-1 สามารถแสดงกราฟไดดงน

รปท ข-1 กราฟแสดงความคดเหนดานการจดหมวดหมเอกสาร

ข-2

2.มเมนการใชงานงาย ไมซบซอน

ตารางท ข-2 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.2

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 2 40% ด 2 40%

ปานกลาง 1 20% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-2 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-2 กราฟแสดงความคดเหนดานการใชงานงายและไมซบซอน

ข-3

3.การเขาถงระบบท าไดงาย รวดเรว

ตารางท ข-3 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.3

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 2 40% ด 2 40%

ปานกลาง 1 20% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-3 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-3 กราฟแสดงความคดเหนดานการเขาถงระบบท าไดงาย รวดเรว

ข-4

4.ระบบมขนตอนการท างานเปนล าดบ เขาใจงาย

ตารางท ข-4 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.4

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 2 40% ด 1 20%

ปานกลาง 2 40% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-4 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-4 กราฟแสดงความคดเหนดานขนตอนการท างานเปนล าดบขนตอน

ข-5

5.ระบบมการแสดงผลขอมลทรวดเรว

ตารางท ข-5 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.5

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 2 40% ด 1 20%

ปานกลาง 2 40% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-5 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-5 กราฟแสดงความคดเหนดานแสดงผลขอมลทรวดเรว

ข-6

6.ขอมลในระบบครอบคลมความตองการของผใชงาน

ตารางท ข-6 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.6

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 1 20% ด 3 60%

ปานกลาง 1 20% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-6 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-6 กราฟแสดงความคดเหนดานขอมลในการครอบคลมความถกตองดานผใชงาน

60%

40%

ดมาก

ด

ข-7

7.ความมนใจในความปลอดภยของระบบ

ตารางท ข-7 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.7

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 0 0 ด 3 60%

ปานกลาง 2 40% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-7 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-7 กราฟแสดงความคดเหนดานความปลอดภยของระบบ

ข-8

8.การคนหาเอกสารงายและสะดวก รวดเรว

ตารางท ข-8 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.8

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 0 0 ด 3 60%

ปานกลาง 2 40% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-8 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-8 กราฟแสดงความคดเหนดานการคนหาเอกสาร

ข-9

9.ขอมลในระบบครอบคลมความตองการของผใชงาน

ตารางท ข-9 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.9

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 1 20% ด 3 60%

ปานกลาง 1 20% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-9 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-9 กราฟแสดงความคดเหนดานขอมลในการครอบคลมความถกตองดานผใชงาน

60%

40%

ดมาก

ด

ข-10

10.ขอมลในระบบมความถกตอง ชดเจน

ตารางท ข-10 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.10

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 1 20% ด 3 60%

ปานกลาง 1 20% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-10 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-10 กราฟแสดงความคดเหนดานความถกตอง แมนย าของระบบ

60%

40%

ดมาก

ด

ข-11

11.ระบบแสดงขอมลไดอยางเหมะสมครบถวน

ตารางท ข-11 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.11

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 1 20% ด 3 60%

ปานกลาง 1 20% ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-11 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-11 กราฟแสดงความคดเหนดานความครบถวน เหมาะสมของขอมล

60%

40%

0%

ดมาก

ด

ปานกลาง

ข-12

12.ขอมลในระบบมความเปนปจจบนมากเพยงใด

ตารางท ข-12 ผลการแสดงความคดเหนตอการตอบแบบสอบถาม 1.12

ระดบความพงพอใจ จ านวนผตอบ(คน) คดเปนเปอรเซนต ดมาก 3 60% ด 2 40%

ปานกลาง 0 0 ควรปรบปรง 0 0

ควรปรบปรงอยางยง 0 0 รวม 5 100%

จากตารางท ข-12 สามารถแสดงกราฟวงกลมไดดงน

รปท ข-12 กราฟแสดงความคดเหนดานขอมลทเปนปจจบน

ข-13

แบบประเมนความพงพอใจ ของผใชงานระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ( E-Document2.0 )

ค าชแจง

1. แบบสอบถามนมวตถประสงคเพอตองการทราบความพงพอใจของผใชงานระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document 2.0) เพอใชเปนขอมลในการพฒนาและปรบปรงระบบใหมประสทธภาพมากขน

2. ขอมลจากการแสดงความคดเหนของทานจะไมมผลตอการปฎบตงานของทานแตอยางใด

3. แบบสอบถามมทงหมด 3 ตอน แบงออกเปน 3 หนา ขอความกรณาท าแบบสอบถามใหครบถวนเพอเปนประโยชนตอการพฒนาและปรบปรงตอไป ค าชแจงในการตอบ ตอนท 1 ใหท าเครองหมาย ลงในชองแสดงสถานภาพผตอบแบบประเมน ตอนท 2 ใหท าเครองหมาย ลงในชองระดบความคดเหนใหตรงกบความคดเหนของทาน ตอนท 3 ขอเสนอแนะ / แนวทางปรบปรง ตอนท 1 สถานภาพของผตอบแบบประเมน 1. เพศ

หญง ชาย 2. อาย

ต ากวา 20 ป 20-30 ป 31-40 ป 41-50 ป 51ปขนไป 3. การศกษา

ต ากวาปรญญาตร ปรญญาโท ปรญญาตร ปรญญาเอก อนๆ ระบ................................... 4. อาชพ

หวหนางาน / หวหนาสาขา พนกงานมหาวทยาลย อาจารย ลกจางชวคราว อนๆ ระบ...................................

ข-14

ตอนท 2 ความคดเหนเกยวกบความพงพอใจในการใชงานระบบการจดการเอกสาร อเลกทรอนกส (E-Document 2.0)

ประเดนรายละเอยดความพงพอใจ

ระดบความพงพอใจ

ดมาก ด ปานกลาง ควร

ปรบปรง

ควรปรบปรงอยางยง

1.ขนตอนกระบวนการ 1.1 มการจดหมวดหมของเอกสารไดอยางชดเจน

1.2 มเมนการใชงานงาย ไมซบซอน 1.3 การเขาถงระบบท าไดงาย รวดเรว 1.4 ระบบมขนตอนการท างานเปนล าดบเขาใจงาย

1.5 ระบบมการแสดงผลขอมลทรวดเรว 2.ดานประสทธภาพและความปลอดภย 2.1 ระบบมการเกบรกษาขอมลอยางมประสทธภาพและปลอดภย

2.2ความมนใจในความปลอดภยของระบบ 2.3 การคนหาเอกสารงายและสะดวก รวดเรว

3.ดานเนอหา 3.1 ขอมลในระบบครอบคลมความตอง ของผใชงาน

3.2 ขอมลในระบบมความถกตอง ชดเจน 3.3 ระบบแสดงขอมลไดอยางเหมาะสม ครบถวน

3.4 ขอมลในระบบมความเปนปจจบนมากเพยงใด

ข-15

ตอนท3 ขอเสนอแนะ / แนวทางการปรบปรงพฒนา ............................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................................ ขอขอบพระคณอยางสงทกรณา ตอบแบบสอบถามในครง