ระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน Electronic Document Management System

Kasemrad Prachachuen Hospital

นฤมล โชคอมสวรรณ NARUMOL CHOKIMSUWAN

สารนพนธฉบบนเปนสวนหนงของการศกษา ตามหลกสตรวทยาศาสตรมหาบณฑต

สาขาวชาเทคโนโลยสารสนเทศ บณฑตวทยาลย มหาวทยาลยเทคโนโลยมหานคร

ปการศกษา 2553

หวขอโครงงาน ระบบการจดการเอกสารคณภาพ ภายในโรงพยาบาล เกษมราษฎร ประชาชน นกศกษา นางสาวนฤมล โชคอมสวรรณ รหสนกศกษา 5217670050 ปรญญา วทยาศาสตรมหาบณฑต สาขาวชา เทคโนโลยสารสนเทศ พ.ศ. 2553 อาจารยผควบคมโครงงาน ผศ.ดร.พนม เพชรจตพร อาจารยสบทศน ลมสายฮว

บทคดยอ

โครงงานระบบการจดการเอกสารคณภาพภายในโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน (Electronic Document Management System Kasemrad Prachachuen Hospital) ไดกลาว ถงการพฒนาการจดการเอกสารคณภาพ โดยเปนการนาเอาเทคโนโลยสารสนเทศเขามาชวยในการบรหารงานภายในโรงพยาบาลซงในระบบงานนนมเอกสารเกดขนมามาย เปนเหตใหเอกสารทมจานวนมากเหลานกระจดกระจาย ไมเปนหมวดหมจงมความจาเปนทจะตองพฒนาระบบจดการเอกสาร มาทดแทนการจดเกบเอกสารแบบเดม ระบบการจดการเอกสารคณภาพจงมวตถประสงคในการดาเนนงาน การจดกลมและกาหนดสทธของผใชตามผงขององคกร การจดเกบแฟมขอมลใหเปนระบบเพอเรยกใช ทงยงชวยในการคนหาขอมลไดอยางรวดเรว ชวยลดปรมาณกระดาษและเพมพนทในการใชสอย ชวยปรบปรงประสทธภาพการทางานในหนวยงานใหดเพมขน

I

กตตกรรมประกาศ

โครงงานฉบบนสาเรจไดดวยความเมตตา ความเอาใจใส และการประสทธประสาทวชา จาก ผศ.ดร.พนม เพชรจตพร ทเปนอาจารยทปรกษาของโครงงานน ทานไดคอยชแนะแนวทาง ใหขอคดเหน และปรบปรงแกไขขอบกพรองตางๆ ทาใหโครงงานวทยานพนธนสาเรจลลวงไปไดดวยด ขาพเจาขอกราบขอบพระคณทานอาจารยเปนอยางสง ณ โอกาสน ขอขอบพระคณ เพอนๆ สาหรบขอมลในดานตาง ๆ ททาใหโครงงานนมความสมบรณและถกตองมากยงขน นางสาวนฤมล โชคอมสวรรณ

III

สารบญเรอง หนา

กตตกรรมประกาศ I บทคดยอ II สารบญเรอง III สารบญรป V สารบญตาราง VI บทท 1 บทนา 1 1.1 กลาวนา 1 1.2 กรณศกษา 1 1.3 ปญหาและอปสรรค 2 1.4 แนวทางในการแกไขปญหา 3 1.5 วตถประสงคของโครงงาน 4 1.6 ขอบเขตของโครงงาน 5 1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดนบจากโครงการ 5 1.8 ขนตอนในการดาเนนงาน 5 1.9 ระยะเวลาการดาเนนโครงการ 7 บทท 2 ทฤษฎ 8 2.1 กลาวนา 8 2.2 การทบทวนบทความ หรอวรรณกรรม 8 2.3 ความรท วไปเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกส 11 บทท 3 การออกแบบ 29 3.1 กลาวนา 29 3.2 การเกบขอมล 29 3.3 การวเคราะหขอมล 34 3.4 ความสมพนธของตวแปร 35 3.5 แผนผงการไหลของขอมลงานใหม 35 3.6 ระบบของไอททนามาใช 41 3.7 การออกแบบระบบงานใหม 42

IV

สารบญเรอง (ตอ) หนา

บทท 4 ขนตอนในการดาเนนโครงการ 64 4.1 กลาวนา 64 4.2 กระบวนการจดหา 64 4.3 การตดตงระบบ 66 บทท 5 สรปผลโครงงาน 68 5.1 กลาวนา 68 5.2 ผลการดาเนนงาน 68 บทท 6 สรปผลและวจารณ 77 6.1 สรปผลการพฒนาระบบเอกสารอเลกทรอนกส 77 6.2 วจารณ 77 6.3 ขอเสนอแนะ 78 เอกสารอางอง 66 ภาคผนวก ก ตวอยางแบบสอบถาม ก-1 ภาคผนวก ข แบบประเมนแบบสอบถาม ข-1

V

สารบญรป

รปท หนา 1.1 รปภาพแสดงโครงสรางการทางานของระบบ 4 2.1 แผนผงวงจรชวตของเอกสาร 12 2.2 กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส 14 2.3 โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร 21 3.1 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ 30 3.2 แผนผงกระบวนการแกไขเอกสารคณภาพ 32 3.3 แผนผงกระบวนการยกเลกเอกสารคณภาพ 33 3.4 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพระบบใหม 36 3.5 แผนผงกระบวนการแกไขเอกสารคณภาพระบบใหม 38 3.6 แผนผงกระบวนการยกเลกเอกสารคณภาพระบบใหม 40 3.7 กระบวนการทางานจองระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส 42 3.8 เสนทางการไหลของขอมลโดยภาพรวม 44 3.9 เสนทางผงการไหลของขอมลระดบ0 45 3.10 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 1: จดการขอมลพนกงาน 46 3.11 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 2: จดการใบคารอง 46 3.12 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 3: จดการแนบเอกสาร 47 3.13 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 4: จดการตรวจสอบเอกสาร 48 3.14 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 5: จดการสถานะ 48 3.15 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 6: จดทารายงาน 49 3.16 ออาร-ไดอะแกรม 58 5.1 หนาจอเคาโครงของระบบ 68 5.2 หนาแสดงสวนเมนการเขาถงระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส 69 5.3 หนาแสดงสวนการเพมขอมลผขอใชระบบ 70 5.4 หนาจอการสบคนขอมล การเรยกดเอกสาร 71 5.5 การขอขนทะเบยน แกไข ยกเลก (DAR Request) 72 5.6 การกระจายเอกสารถงแผนกทเกยวของ 73 5.7 การแนบเอกสารเพอเขาสระบบ 73 5.8 การแนบเอกสารทดาเนนการเสรจสน 74 5.9 แบบฟอรมทดาเนนการเสรจสน 75 5.10 กราฟแสดงผลสรปการประเมนความพงพอใจทมตอระบบ 76

VI

สารบญตาราง

ตารางท หนา 2.1 ตารางแสดงประเภทและรายละเอยดของเอกสารอางอง 24 2.2 ตารางสญญาลกษณโฟลวชารต 26 3.1 สญญาลกษณทใชมนการเขยนแผนการไหลขอขอมล 43 3.2 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 1.1: จดการขอมลพนกงาน 49 3.3 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 1.2: แกไขขอมลพนกงาน 49 3.4 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 1.3: แกไขรหสผาน 50 3.5 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 2.1: ยนคารอง 50 3.6 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 2.2: แกไขใบคารอง 50 3.7 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 2.3: ยกเลกใบคารอง 51 3.8 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.1: เพมเอกสารแนบจาก User 51 3.9 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.2: แกไขเอกสารแนบจาก User 52 3.10 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.3: เพมเอกสารแนบจากคณภาพ 52 3.11 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.4: แกไขเอกสารแนบจากคณภาพ 53 3.12 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.1: ตรวจสอบเอกสาร 53 3.13 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.2: อนมต 54 3.14 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.3: ตรวจสอบเอกสารโดย Quality Director 54 3.15 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.4: อนมตโดย Quality Director 55 3.16 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.5: 55 ตรวจสอบเอกสารโดย Executive Director 3.17 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.6: อนมตโดยExecutive Director 56 3.18 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 5.1: แกไขสถานะ 56 3.19 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 5.2: ตรวจสอบสถานะ 57 3.20 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 6.1: เรยกดรายงาน 57 3.21 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 6.2: พมพรายงาน 57 3.22 MT_USER 60 3.23 MT_ROLE 61 3.24 MT_DEPAPTMENT 61 3.25 MT_POSITION 61 3.26 MT_DAR_LAEVEL 61 3.27 TR_DAR_FORM 62 3.28 TR_DAR_STRTUS 62

VII

สารบญตาราง (ตอ)

ตารางท หนา 3.29 TR_DAR_ATTACHMENT 63 3.30 TR_DAR_DEPT 63 4.1 ขอกาหนดคณสมบตของเครองคอมพวเตอร 64 4.2 ขอกาหนดคณสมบตของเครองเซรฟเวอร 65 4.3 ซอฟตแวรทเลอกใชงาน 65 4.4 แผนการรองรบความสามารถของระบบ 67 5.1 สรปผลการประเมนความพงพอใจทมตอระบบ 75

 

1  

บทท 1 บทนา

1.1 กลาวนา

ในสภาวะปจจบนคงจะปฏเสธไมไดวาคอมพวเตอร อนเตอรเนต และเทคโนโลยสาร สนเทศตางๆ เขามามบทบาททสาคญในชวตประจาวน และการทางาน อกทงววฒนาการของเทคโนโลยสารสนเทศไดเปลยนแปลงไปตามแตละยคสมย โดยปจจบนองคกรตางๆ ไดนาเทคโนโลยสารสนเทศมาเปนเครองมอในการชวยพฒนาใหระบบขององคกรเพมประสทธภาพ สะดวก รวดเรว ยงขนพรอมทงมการกาหนดมาตรฐานเพอนามาควบคมการปฏบตงานใหเปนมาตรฐานและแนวทางเดยวกน โดยใชหลกการของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document Management System) เขามาชวยในการพฒนาระบบขององคกรเพมมากขน

ระบบการจดการเอกสาร มความสาคญอยางยงทงยงสามารถดาเนนการครอบคลมกระบวนการตางๆ ตงแตการผลต การเผยแพร การใช การจดเกบ การคบคน และการกาจด เพราะเอกสารถอเปนเครองมอสวนหนงทชวยในการตดตอสอสาร ประสานงานกบบคคลภายในองคกร และภายนอกองคกร โดยผใชสามารถกาหนดขอบเขต ระดบการเขาถงของเอกสาร การจาแนกหมวดหมของเอกสาร การกาหนดวธการในการสบคน ทงยงชวยใหเกดความเปนระบบระเบยบในการจดการเอกสารไมใหสญหาย และ สามารถคนหาไดงาย สะดวกรวดเรวและทนตอเหตการณทาใหเกดประสทธภาพตอหนวยงานยงขน

ดวยเหตนโรงพยาบาลเกษมราษฎรจงมการพฒนาระบบจดการเอกสารมาทดแทนการจดเกบเอกสารแบบเดม ดงนนการนาเทคโนโลยสารสนเทศทใชกนอยางแพรหลายเขามาชวย และเพมบทบาทตอการพฒนาคณภาพขององคกรจงกอใหเกดประโยชนอยางยงในการจดการเอกสาร และเปนไปตามวตถประสงคทกาหนด

1.2 กรณศกษา

โครงการนเปนกรณศกษาการจดเกบเอกสารของโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน ซงเปดดาเนนการเมอวนท 15 กรกฎาคม 2540 ภายใตการดาเนนงานของบรษท บางกอก เชน ฮอสปทอล จากด (มหาชน) จวบจนครบรอบ 13 ป ในการมงมนใหบรการดานสขภาพทมมาตรฐานสากล ยดหลกบรการทางการแพทยไดมาตรฐานวชาชพ องคประกอบหลกๆ ของโรงพยาบาลจะประกอบดวย 2 สวน ดงน

ก. สวนงานบรการรกษาพยาบาล เปนสวนทใหบรการรกษาโดยแบงเปนสวนใหบรการผปวยนอน และผปวยใน

ข. สวนสานกงาน เปนการบรหารงานงานบคลากร การจดการดานการเงน การจดการคณภาพของโรงพยาบาล

 

2  

แผนกคณภาพเปนหนวยงานทอยฝายธรการของสานกงานใหญ ซงทาหนาทดาเนนการตรวจ ควบคมและรบรองคณภาพ การดาเนนงานดานเอกสารเทคนคและการพฒนาหนวย โดยโครงการนจะเปนการพฒนาปรบปรงการดาเนนงานดานเอกสารใหมประสทธภาพเพมขน จากหลกการการจดการเอกสารอเลกทรอนกสสามารถนามาแกไขปญหาในสวนของการจดเกบเอกสารคณภาพได โดยระบบการปฏบตการเดมของฝายสานกคณภาพยงคงเปนการจด การดวยมอในการจดเกบเอกสารทงเอกสารภายใน เอกสารภายนอก และเอกสารอนทเกยวของซงเปนไปในรปแบบของเอกสาร และเกบเปนไฟลเอกสารโดยแบงไวตามโฟลเดอรแตละแผนกซงเปนการแชรขอมลจากฝายสานกคณภาพ อกทงยงใชจานวนพนกงานในการปฏบตงานจานวนมากเกนความจาเปน ซงตามจรงแลวสามารถใชพนกงานในการจดเกบเพยง 1 คนไดจงทาใหการปฏบตงานอนๆ ลาชาการคนหาเอกสารจาทาไดยากและใชเวลานานในการคนหา อกทงการปรบปรงแกไขเอกสารไมสามารถระบไดวาเอกสารถกแกไขเมอไร ใครเปนผแกไขเอกสาร เอกสารทแกไขเปนฉบบลาสดหรอไม การแจกจายเอกสารบางครงเกดการสญหาย การคนหาเอกสารคณภาพของเครองคอมพวเตอรบางหนวยงานไมสามารถเปดได เนองจากโปรแกรมทใชเปดไมเหมอนกน บางหนวยงานเปดใชจากโปรแกรมไมโครซอฟทออฟฟศ บางหนวยงานเปดจากโปรแกรมโอเพนออฟฟศ ซงทาใหรปแบบทจดทาไวคลาดเคลอน ทงยงสามารถดาเนนการ แกไขเอกสารไดเองจงเปนเหตใหไมสามารถจดทาเอกสารคณภาพไดตามทกาหนดไว

จากปญหาดงกลาว เปนสาเหตใหมการพฒนาระบบการจดการเอกสารขน เพอนามาแกไขปญหาในการสบคน การตดตามงาน โดยนาหลกการของการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document Management System) ในสวนของการปฏบตงานไดอยางถกตอง และมประสทธภาพ

1.3 ปญหาและอปสรรค

จากการศกษาระบบของการจดการเอกสารคณภาพโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน พบปญหาดงน

1.3.1 การคนหาขอมลเอกสารคณภาพทาไดยาก และใชเวลานานหาไมทราบชอของ เอกสารนน เนองจากขอมลไมไดจาแนกไวเปนหมวดหม

1.3.2 การจดเกบเอกสารไมเปนระเบยบ และพนทในการจดเกบมจานวนจากด 1.3.3 ผบรหารไมสามารถตดตามความคบหนาของงานการแกไขเอกสารได 1.3.4 ขอจากดในการใชโปรแกรมเปดดเอกสารซงบางทมไมเทากน 1.3.5 ไฟลเอกสารคณภาพสามารถนามาแกไขเองไดทงทเปนเอกสารตนฉบบ 1.3.6 หนวยงานทเกยวของไมทราบถงการแกไขเอกสารคณภาพของแผนกดงกลาว

เนองจากการประชาสมพนธของฝายคณภาพไมทวถง

 

3  

1.3.7 สนเปลองเวลา และทรพยากรบคคลภายในฝายคณภาพมาจนเกนไป 1.3.8 ความลาชาในการของอนมตเพมเตม แกไข หรอยกเลก เอกสารคณภาพ 1.3.9 เอกสารคณภาพเกดการสญหายในระหวางการดาเนนการจดทา และแกไข

1.4 แนวทางในการแกปญหา

เนองจากระบบจดการเอกสารคณภาพในปจจบนเกดปญหา 5 อยางคอ ปญหาแรกม

การสญหายของเอกสารคณภาพเกดขนบอยมาก เนองจากกอนการสงไปใหผบรหารอนมตไม

ทาการจดเกบเอกสารใหเปนระบบ ทาใหเมอสงไปใหผบรหารอนมตตามลาดบชนแลว ไดรบการ

อนมตลาชา และไมสามารถตดตามการไหลของเอกสารไดวาไปอยทลาดบชนใดแลว ปญหาทสองคอ เนอทในการจดเกบเอกสารในคอมพวเตอรนอยเกนไปไมเพยงพอสาหรบขอมลทมขนาด ใหญขนเรอยๆ และไมมการลางขอมลทไมจาเปน หรอเกาเกนตองการออกไปทาใหขอมลทไมจาเปนสะสมอยในระบบมากขนเรอย ๆ ปญหาทสามคอไมมการกาหนดสทธในการเขาถงขอมลเอกสารคณภาพ โดยในปจจบนมการใชชอผใช และรหสผาน เดยวกนทกคน ทาใหเกดการเรยก ดขอมลทไมเกยวของกบผใชในแตละรายมากเกนไป สงผลใหการเขาถงขอมลทตองการใชเวลา นาน ปญหาทสคอ ไฟลเอกสารคณภาพทจดเกบในระบบสามารถแกไขได ทาใหผใชทกคนสามารถเปลยนแปลงเอกสารในระบบไดตลอดเวลา ซงอาจเกดความซาซอนและความไมถกตองของเอกสารขนได และปญหาสดทายคอ การแสดงผลของโปรแกรมไมนาสนใจ ทาใหไมสามารถสรางความประทบใจใหผใชงานได

จากปญหาและอปสรรคดงกลาว ทาใหเกดแนวความคดและหลกการของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document Management System) เขามาชวยแกไขปญหา ดงน

1.4.1 จดทาโปรแกรมเวบแอพพลเคชนเพอการจดเกบเอกสารตางๆ สามารถจดทาในรปแบบเอกสารอเลกทรอนกส โดยแยกเปนฝาย แผนกและประเภทของเอกสารทาใหสะดวกตอการใชงาน และการคนหาเอกสารในครงตอไป

1.4.2 จดทาโปรแกรมเวบแอพพลเคชนใหผทเกยวของภายในฝายสานกคณภาพบนทก และอพโหลดไฟลเอกสารคณภาพในระบบไดทนท ทงยงมการปองกนจากระดบผใชงานทวไปใหไมสามารถลบ หรอแกไขเอกสารคณภาพได โดยทาใหเปนรปแบบเอกสารทไมสามารถแกไขได (Portable Document Format) และยงลดปญหาการใชกระดาษเกนความจาเปน

1.4.3 จดทาโปรแกรมเวบแอพพลเคชนเพอใชในระบบการอนมตเอกสารคณภาพทาใหตรวจสอบการไหลของเอกสารคณภาพ ณ เวลานนๆ ไดซงจะสามารถสบคนไดวาเอกสารคณ ภาพอนมตผาน หรอคงคาง ณ บคคลใด

1.4.4 จดทาสทธในการเขาใชงานของระบบเอกสารคณภาพ เพอลดขอมลทไมตองการเรยกใชออกมามากเกนความจาเปน

 

4  

1.4.5 จดทาระบบจดหมายอเลกทรอนกส (Electronic Mail) โดยผานระบบ

อนทราเนตภายในโรงพยาบาล และเวยนทกแผนกใหทราบโดยทวถงกนโดยอตโนมต ทาใหผใช

ไมตองแจกจายเอกสารเองเพมอปกรณจดเกบขอมล (Storage) มผลทาใหเพมพนทในการ

จดเกบขอมลของฝายคณภาพ หรอแผนกอนๆ เพมมากขน

โครงสรางการทางาน

รปท 1.1 รปภาพแสดงโครงสรางการทางานของระบบ

ผใชบรการ (User) สามารถทาการเรยกดขอมล นาเขาขอมล และสงออกขอมลของแตละงาน หรอแกไขขอมลไดในสวนของหนาจอทเชอมตอกบผใชบรการ (Interface) เพอใหสามารถรองรบการบรการเอกสารใหกบทกหนวยงาน ซงระบบจะเชอมโยงผานอเมล (Electronic Mail) และเวบเบราเซอร (Web Browser) กระบวนการทงหมดจะถกควบคมโดยเครองแมขายแอปพลเคชนเซรฟเวอร (Application Server) โดยทาการดงขอมลนาไปจดเกบขอมลทฐาน ขอมล (Database) รวมทงเอกสารอเลกทรอนกสทผานการแสดงจะถกจดเกบลงฐานขอมลนนดวย ระบบยงขยายพนทในการจดเกบเอกสาร (Document/Storage Server) เพอความคลองตวในการกระจายเอกสาร 1.5 วตถประสงคของโครงงาน

1.5.1 เพอจดทาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสผานเวบแอปพลเคชน โดยสามารถสบคน เรยกดขอมล บนทก จดการขอมลและรายงานใหกบเจาหนาททเกยวของและผบรหารไดทราบ โดยผานทางระบบเครอขายภายใน หรออนทราเนต

1.5.2 เพอลดทรพยากรบคคลในการทางาน เนองจากเวบแอปพลเคชนสามารถลดภาระงานทเพมขน

1.5.3 เพอใหการบรหารงานมความตอเนองเปนกระบวนการ โดยสามารถตดตามรวบสอบไดจากเวบแอปพลเคชนทจดทาขน

DatabaseApplication Web Use

 

5  

1.5.4 เพอสะดวกตอการคนหา และนาขอมลมาใหมมาใช การจดขอมลอยในรปแบบของฐานขอมลสามารถกาหนดหวขอ หรอคาสาคญเพออางองจากแหลงขอมลทเกบไวในระบบ โดยผานเวบแอปพลเคชน

1.5.5 เพมคณคา หรอมลคาสงทมอยแลวบนเครอขายอนทราเนต ซงบคลากรทกคนในองคกรสามารถเขาถงไดงาย

1.6 ขอบเขตของโครงงาน

1.6.1 ระบบการจดการเอกสารคณภาพตองดาเนนงานผานระบบอนทราเนตของโรงพยาบาล

1.6.2 การทางานของระบบอยในรปแบบไคลเอนต – เซรฟเวอร และเวบแอปพลเคชน โดยผานเวบเบราวเซอร เชน อนเตอรเนตเอกโพลเลอร, ไฟรฟอกซ

1.6.3 การพฒนาระบบการจดการเอกสารคณภาพของโรงพยาบาลใชระบบการจดการฐานขอมลไมโครซอฟท เอสควแอล เซรฟเวอร

1.6.4 การจดการเวบแอปพลเคชนตองดาเนนการผานระบบปฏบตการไมโครซอฟทวนโดว

1.6.5 สามารถแนบไฟลเอกสาร รปภาพทเกยวของไวรวมกบเอกสารในแตละรายการ 1.6.6 การแปลงเอกสารตองอยในรปแบบเอกสารพดเอฟ เพอไมใหหนวยงานอน

สามารถดาเนนการเปลยนแปลงเอกสารไดเอง 1.7 ประโยชนทคาดวาจะไดรบจากโครงงาน

ประโยชนทคาดวาจะไดรบจากการพฒนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส มดงน 1.7.1 องคกรสามารถจดการงานไดอยางมประสทธภาพงายตอการจดการ และการ

คนหาซงเปนผลทาใหเกดความลาชา 1.7.2 องคกรสามารถพฒนาระบบการจดการเอกสารใหมประสทธภาพเพมขน ทงยง

เปนการอานวยความสะดวกใหกบเจาหนาททเกยวของ 1.7.3 ขอมลมความถกตองและนาเชอถอ เขาใจถงกระบวนการทางานตางๆ ท

เกยวของกบการบนทก จดเกบ แกไข เอกสารคณภาพทถกตอง

1.8 ขนตอนในการดาเนนงาน

ขนตอนในการดาเนนโครงงานเพอใหบรรลวตถประสงค มขนตอนการดาเนนงานดงน 1.8.1 เกบขอมลเบองตน เพอใหตรงกบความตองการของผใชงาน 1.8.2 วเคราะหระบบงานตามความตองการ จากขอมลทไดร บมา และเวบ

แอปพลเคชนทจะนามาดาเนนโครงการ

 

6  

1.8.3 ออกแบบระบบงานสวนตางๆ ดงน ก. ออกแบบขนตอนการทางานของระบบ ข. ออกแบบฐานขอมล ค. ออกแบบเวบแอปพลเคชนสาหรบแกไขปญหาขององคกร ง. ออกแบบรายงานตางๆ ขององคกร

1.8.4 ดาเนนงานพฒนาระบบงาน ก. สารวจและเกบขอมลเพมเตมจากปญหาขององคกร ข. วเคราะหปญหาขององคกร เพอนามาสรปผลรวมกบปญหาทงหมด ค. จดทาระบบเวบแอปพลเคชน ใหสอดคลองกบความตองการ

1.8.5 ทดสอบระบบงาน ก. ทดสอบระบบงานยอย และแกไขโปรแกรม ข. ทดสอบระบบงานรวม และแกไขโปรแกรม

1.8.6 จดทาเอกสารคมอการใชระบบงาน 1.8.7 ตดตงและทดลองใชงานระบบงานจรง

 

 

 

 

 

 

 

7

ขนตอนการทางาน

ระยะเวลาการดาเนนงาน

ม.ย. ก.ค. ส.ค. ก.ย. ต.ค. พ.ย. ธ.ค. ม.ค. ก.พ.

1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. เกบขอมลเบองตน 2. วเคราะหระบบงาน 3. ออกแบบระบบงาน 3.1 ออกแบบขนตอนการทางานของระบบ 3.2 ออกแบบฐานขอมล 3.3 ออกแบบเวบแอปพลเคชน 3.4 ออกแบบรายงาน

4. พฒนาระบบ 4.1 สารวจและเกบขอมลเพมเตม 4.2 วเคราะหปญหา และสรปผล 4.3 จดทาระบบเวบแอปพลเคชน

5. ทดสอบระบบงาน 5.1 ทดสอบระบบงานยอย และแกไขโปรแกรม 5.2 ทดสอบระบบงานรวม และแกไขโปรแกรม

6. จดทาเอกสารคมอ 7. ตดตงและทดลองใชงานระบบจรง

 

1.9 ระยะเวลาการดาเนนโครงการ

8  

บทท 2 ทฤษฎทเกยวของ

2.1 กลาวนา

ในปจจบนเอกสารม ความสาคญมากไมวาจะเปนทงทางภาครฐและเอกชนโดยอยางยงบรษททตองจดเกบเอกสารทมจานวนมาก การนาเอาเทคโนโลยสารสนเทศมาใชในการบรหารและการจดการเกบเอกสาร เนองจากในแตละวนเราไดรบขอมลขาวสารในรปแบบตางๆ ในซงการจดเกบขอมลดงกลาวทาใหผใชงานทใชอยภายในองคกรสามารถเรยกใชขอมลไดอยางสะดวกรวดเรว ดงนนการจดเกบเอกสารจงมความจาเปนตอองคกรเปนอยางมาก เพอเปนศนยกลางในการจดเกบขอมล ตลอดจนการเผยแพรขาวสารความรและผลงานตางๆ ขององคกร โดยไดทาการศกษาผลงานและวจยตางๆ

2.2 การทบทวนบทความ หรอวรรณกรรม

วฒพงษ สมใจ และวระวฒน ถกสมหมาย, วทยาลยเทคนคศรสะเกศ (2549)[1] ไดจดทาระบบสารบรรณอเลกทรอนคส เพอเปนการจดระบบการจดเกบสาเนาเอกสารของใหเปนดจตอล และสามารถเรยกดไดจากเครอขายคอมพวเตอร และอนเตอรเนต ทกททกเวลา ภายใตระบบรกษาความปลอดภย เพมประสทธภาพในการสอสารภายในวทยาลยใหคลองตว สะดวกรวดเรว และบรรลวตถประสงค ในเรองการสอสารนนๆ สามารถตรวจสอบตดตามสถานะเอกสาร การดาเนนเรองเอกสารผานระบบสารบรรณโดยใชเวลาสนลง เพมความคลองตวในการกระจายเอกสาร โดยกระบวนการทางานทงหมดจะถกควบคมโดยเครองแมขาย (Application Sever) เพอการยนยนวากระบวนงานของทงระบบจะเปนไปในทศทางเดยวกน และเพมความมนใจวาระบบจะดาเนนตอไป โดยไมขนอยกบความผดพลาดของเครองผใชงานเครองใดเครองหนง สรปผลทไดรบ :

ประโยชนทไดรบจากระบบทพฒนาขนคอ ระบบงานทสอดคลองกบการจดเกบเอกสารทเกยวของกบการปฏบตงาน ระบบจดการฐานขอมลดวยเทคโนโลยสารสนเทศ ชวยในการบนทกขอมล ทาใหคนหาไดงาย ไมสญเสยสภาพไปตามระยะเวลาเหมอนกระดาษ และการรบ-สง ขอมลดวยอเลคทรอนกส เปนการ รบ-สง ขอมลขาวสารทดทสดในปจจบน สามารถทาใหผรบขอมลขาวสารไดรบทราบขอมลขาวสารอยางรวดเรวและม ประสทธภาพ ร.อ. พลนทร สงขกร (2549) [2] กรณศกษาการบรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยนการ กรมเสมยนตรา กระทรวงกลาโหม การศกษาเรอง “การบรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยบการ กรมเสมยนตรา กระทรวงกลาโหม “มวตถประสงคเพอศกษาถงการบรหารการจดการระบบการจดเกบเอกสาร และเพอแนวทางในการแกไขปญหาในการบรหารการจดการระบบการจดเกบเอกสาร การศกษาครงนเปนการวจยเชงคณภาพ โดยการสมภาษณผให

9  

ขอมลหลกในการศกษาครงนคอ เจาหนาททปฏบตงานเกยวกบดานเอกสาร หรอกลมบคคลทเกยวของ ของกรมระเบยบการ กรมเสมยนตรา กระทรวงกลาโหม ผลการวจยพบวา สภาพการจดเกบเอกสาร ของกรมระเบยบการ กรมเสมยนตรา กระทรวงกลาโหม พบวาระบบการจดเกบเอกสารสวนใหญยงเปนแบบบนทกลงสมด ถงแมวาไดมการนาโปรแกรมการจดการจดเกบเอกสารแบบนาสารสนเทศมาใชแลว แตกยงไมไดมการดาเนนการใชระบบสารสนเทศจดเกบเอกสารอยางเปนระบบ ดานปญหาการจดเกบเอกสารพลวายงไมไดมการปรบเปลยนรปแบบการบรหารการจดการ ใหสอดคลองกบสภาวะการทางาน และภารกจทไดรบมอบหมาย และปญหาการนาระบบสารสนเทศมาใชในการจดเกบเอกสาร ของกรมระเบยบการ กรมเสมยนตรา กระทรวงกลาโหม พลวาปญหาดานบคลากรคอมอตรากาลงไมเพยงพอ บคคลากรขาดความรความสามารถในการประสานงานภายในและภายนอกองคกร และความเอาใจใสปญหาดานโครงสรางการทางาน พบวามบทบาทหนาททบซอนกน แนวทางในการแกไขปญหาขอเสนอแนะในการจดเกบเอกสาร สรปผลทไดรบ :

1. องคกรตองตองสรรหาบคลากรทมความรความสามารถมาปฏบตงาน เพอใหเขาใจถงขนตอนการทางาน

2. มการจดการฝกอบรม และพฒนาบคลากร เพอใหมหนวยงานทสนบสนนในดานสารสนเทศอยางจรงจง มวธการประเมนผลการดาเนนงานทชดเจน

3. องคกรมการกาหนดแผนงานและนโยบายการบรหารการจดระบบการจดเกบเอกสารทชดเจน

สานกวชาการ สานกงานเลขาธการสภาผแทนราษฏรกบการพฒนางานทางวชาการ (2548) [10] สานกวชาการไดพฒนาการจดเกบ เขาถง และสบคนขอมล ดวยการนาระบบงานเทคโนโลยภาพลกษณ (Document Image Processing - DIP) ซงเปนระบบจดทาฐานขอมลในลกษณะเอกสารอเลกทรอนกส (E-Document) มาเรมตนจดเกบกฤตภาคขาวประจาวนและกฎหมายทประกาศในราชกจจานเบกษา แผนก ก (พระราชบญญต พระราชกฤษฎกา และพระราชกาหนด) จากขอมลทเปนกระดาษแปลงใหเปนขอมลดจตอล (Document Digitizing) มาตงแต พ.ศ.2541 และไดจดทาดชน (Document indexing) กากบไวกบทกรายการของเอกสาร ทาใหสบคนไดรวดเรวและแสดงขอมลไดเสมอนเอกสารจรงทางหนาจอคอมพวเตอร ในระยะแรกจากดการเรยกคนขอมลไดเฉพาะภายในหองสมด แตตอมาไดดาเนนการนาเขาขอมลอยางตอเนองและขยายฐานขอมลเพมเตมขนใหมหลายฐานขอมล จงไดพฒนาใหทกฐานขอมลสามารถสบคนและสงพมพสวนทตองการไดจากระบบอนเตอรเนตผานเวบไซตของสานกวชาการ (www.parliament.go.th/library) โดยผใชบรการไมตองเดนทางมาเอง

สรปผลทไดรบ : ประโยชนจากการพฒนาระบบนสามารถนาไปใชประกอบการอภปรายและการตดสนใจ

ในการลงมตเรองตางๆ ไดอยางสะดวก รวดเรว และเปนไปตามทตองการของสมาชกรฐสภา

10  

รวมทงยงเปนการพฒนาความรของตนเองใหเกดความร ความสามารถ และเพมประสบการณในการสนบสนนการปฏบตงานในดานอนๆ ใหมประสทธภาพสงสด

คณดารณ คาสวสด และทมงานพฒนามหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร (2550) [4] กรณศกษาการปรบปรงระบบสารสนเทศเพอการจดการ (MIS) รวมกบตวแทนของหนวยงานตางๆ พฒนาระบบจดเกบเอกสารขน เพอจดเกบเอกสารใหเปนระบบ สะดวกและงายตอการคนหา สามารถเชอมโยงขอมลกนไดทงระบบแบบ online หรอ real time สามารถลงคเขากบระบบจดเกบเอกสารกลางของสวนสารบรรณและนตการและระบบสารสนเทศเพอการจดการ MIS ของมหาวทยาลยได ระบบจดเกบเอกสารเปนระบบทใชไดทงภายใน (Intranet) และภายนอก (Internet) มหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร เพอเพมประสทธภาพในการจดเกบและการคนหาเอกสารตางๆ โดยระบบจะจดเกบทงขอมลทใชสาหรบในการสบคน เชน เอกสารการประชม หนงสอเขา-ออก คาสง ประกาศ ระเบยบ ขอบงคบของหนวยงานตางๆ ทจดทาขน หรออคมอ/เอกสารทเกยวกบนกศกษา คาของบประมาณ เอกสารการยนยนคาของบประมาณ SAR และอนๆ โดยเอกสารตนฉบบจะถกจดเกบในรปแบบของไฟลไมโครซอฟตเวรด (Microsoft Word), ไมโครซอฟตเอกเซลล (Microsoft Excel) และพดเอฟ (Portable Document Format: PDF)

สรปผลทไดรบ : การพฒนาระบบสารสนเทศเพอการจดการของมหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร เปนแบบ Web-based สามารถรองรบการทางานในลกษณะมลตยสเซอร (Multi - User) และ มลตลอกอน (Multi - Login) ไดซงผใชสามารถใชงานไดงายโดยผานทางเวบเบราเซอร เพอใหระบบรกษาความปลอดภยทาการตรวจสอบรหสผใชและรหสผาน กสามารถใชระบบไดทนท   สานกงานคณะกรรมการการอดมศกษา (2543) [5] ไดดาเนนโครงการพฒนาเครอขายหองสมด ในประเทศไทย (ThaiLIS) ซงเปนโครงการพฒนาเครอขายหองสมดอดมศกษา โดยเชอมโยงเครอขายหองสมดมหาวทยาลย/สถาบนสวนกลาง (Thai Library Network Metropolitan : ThailiNet) เครอขายหองสมดมหาวทยาลย/สถาบนสวนภมภาค (Provincial University Library Network : PuliNet) และสานกงานคณะกรรมการการอดมศกษา เขาดวยกนบนเครอ ขาย UniNet เพอประโยชนในการใชทรพยากรและพฒนาฐานขอมลรวมกน รวมถงการแลก เปลยนขอมลขาวสารตางๆ ซงเปนการประหยด และกอใหเกดความเปนเอกภาพของหองสมดอดมศกษา และเปนรากฐานสาคญในการพฒนาองคความรเพอเปนศนยกลางการเรยนรในภมภาคเอเชยอาคเนย โดยนาระบบคอมพวเตอรและเทคโนโลยสารสนเทศสมยใหมมาสนบสนนและพฒนาใหเปนระบบเครอขายหองสมดอเลกทรอนกส ซงมฐานขอมลและระบบสารสนเทศเพอการเรยนการสอนการคนควา วจย สามารถสบคนไดตลอดเวลา การดาเนนงานพฒนาเครอขายระบบหองสมดของในประเทศไทยไดจดทาขน 3 โครงการ คอ

11  

1. โครงการฐานขอมลอเลกทรอนกสเพอการสบคน (Reference Database) 2. โครงการสหบรรณานกรมหองสมดสถาบนอดมศกษา (Union Catalog) 3. โครงการฐานขอมลจดเกบเอกสารในรปอเลกทรอนกส (Digital Collection) ในสวนของโครงการฐานขอมลจดเกบเอกสารในรปอเลกทรอนกส (Digital Collection)

ไดกาหนดแผนการดาเนนงานเพอสรางฐานขอมลวทยานพนธ ปรญญานพนธ งานวจย วารสาร หนงสอหายาก ฉบบเตมในรปอเลกทรอนกสสาหรบมหาวทยาลย/สถาบนตางๆ เพอสงเสรมการใชทรพยากรสารสนเทศรวมกน พฒนาระบบสารสนเทศและการบรการใหมความทนสมยอยางตอเนอง อนจะเปนประโยชนในการคนควาวจยของประเทศชาต เผยแพรผลงานของ นกศกษา อาจารย นกวจย และเจาของผลงานตางๆ

สรปผลทไดรบ : ในการดาเนนงานพฒนาเครอขายหองสมดของสานกงานคณะกรรมการการอดมศกษา

จดทาขน เพอประโยชนในการขยายเครอขายหองสมดสถาบนอดมศกษาในสงกดหนวยงาน อนๆ และหองสมดประเภทอนๆ ในอนาคต กอใหเกดความเปนเอกภาพของหองสมดอดมศกษาและเปนรากฐานสาคญในการพฒนา องคความรเพอเปนศนยกลางการเรยนรในภมภาคเอเซยอาคเนยตามนโยบาย ของรฐมนตรวาการทบวงมหาวทยาลย โดยนาระบบคอมพวเตอรและเทคโนโลยสารสนเทศสมยใหมมาใชงานหองสมด พฒนาใหเปนระบบอตโนมต (Automated Library System) สรางระบบเครอขายเชอมโยงระหวางหองสมดมหาวทยาลย เพอใหการจดบรการสารสนเทศมความครบถวนสมบรณและรวดเรวยงขน เกดระบบการใชทรพยากรรวมกนอยางมประสทธภาพ

2.3 ความรทวไปเกยวกบเอกสารอเลกทรอนกส

สทธศกด สลกคา (2551) [6] ไดอธบาย วาตามประมวลกฎหมายอาญามาตรา 1(7) ไดระบนยามของเอกสารวา “เอกสาร” หมายถง “กระดาษ หรอวตถอนใดซงไดทาใหปรากฏความหมายดวยตวอกษร ตวเลข ผง หรอแผนแบบอยางอน จะเปนโดยวธพมพ ถายภาพ หรอวธอนอนเปนหลกฐานแหงความหมายนน” ตามความหมายของกฎหมายมาตรานคาวา “วตถอนใดและวธอน” ทาใหความหายของเอกสารสามารถตความไดกลาวขวาง ดงเชน คาพพากษาศาลฎกาท 9/43 ตความวา บตร A.T.M. เปนเอกสาร ดงนนเอกสารอเลกทรอนกสจงเปนเอกสารชนหนงตามกฎหมายน

ตามพระราชบญญตขอมลขาวสารของราชการ พ.ศ.2540 ไดระบนยามของ “ขอมลขาวสาร” หมายถง “สงทส อความหายใหรเรองราวขอเทจจรง ขอมล หรอสงใดๆ” ไมวาการสอสารความหมายนนจะทาไดโดยสภาพของสงนนเอง หรอโดยผานวธการใดๆ และไมวาจะจดทาไวในรปของเอกสาร แฟม รายงานหนงสอ แผนผง แผนท ภาพวาดภาพถาย ฟลม การบนทกภาพหรอ เสยงการบนทก โดยเครองคอมพวเตอร หรอวธอนใดททาใหสงทบนทกไดปรากฏได” ดงนนเอกสารจงเปนสงทใชในการสอขอมลขาวสารตามเจตนาของเอกสารนน

12  

เอกสารในยคสารสนเทศมความหายและขดความสามารถกวางขวางมากขน ตามความเปลยนแปลงของเทคโนโลย นอกจากรวมถงเอกสารอเลกทรอนกสแลวยงรวมถง เวบเพจ วดโอ และ ออดโอ อกดวย

2.3.1 บทบาทของเอกสาร ก. พสจนเจตนา ชวยยนยนถงขอถกพนทกาหนดไวในเอกสาร ทผลงนามจะตอง

ถอปฏบต ข. พสจนวาไดปฏบตตามเอกสารนนแลว ดวยการลงลายมอชอรบรอง ค. พสจนความถกตอง เอกสารหากมการลงลายมอชอเปนขอสนนฐานเบองตนวา

เปนเอกสารทแสดงเจตนาตามทกาหนดไวในเอกสารดงกลาวจรง และจะมผลอยางมากในการพสจนความถกตองในการใชเปนพยานหลกฐาน

2.3.2 วงจรชวตของเอกสาร (Document Lift Cycle) วงจรชวตของเอกสาร จะมวงรอบดงทแสดงโดยมรายละเอยด ดงน

รปท 2.1 แผนผงวงจรชวตของเอกสาร

ก. ผลต เรมจากการผลตหรอสรางเอกสาร ซงอาจจะสรางจากแบบฟอรมทกาหนด หรอไดรบเอกสารมาจากหนวยงานอน หรอนาเอกสารทจดเกบมาใชงานซา หรอการนาเขา เอกสาร เอกสารทผลตได จะยงไมมผลจนกวาจะไดรบอนมตหรอรบทรายและลงนามโดยผทม อานาจหรอผทมสทธอนมต

ข. อนมต กอนทจะนาไปใชงาน ตองไดรบอนมตหรอไดรบอนญาตจากผมอานาจ ซงอาจจะใชวธการลงลายมอซอหรอวธการอนใดทเปนการพสจนตวตนของผมอานาจ ในบางหนวยงานอาจจะตองมการกลนกรองตามลาดบชน ตามกระบวนการทางาน (Work Flow) ของแตละหนวยงาน

ค. สง-รบ และใชงาน เมอผมอานาจอนมตเอกสารแลวจงสงไปยงบคคล หรอหนวยงานทตองการ เพอใชงานจามเจตนารมณของเอกสารทผลตขน

ผลต

สง-รบ/ใชงาน

จดเกบ/ทาลาย อนมต 

13  

ง. จดเกบ/ทาลาย เอกสารทสงออกไปหรอไดรบมา จะทาการจดเกบเอกสารเพอใชงานซา หรอทาลายเมอถงวาระตามทกาหนดจงถอวาจบชวตของเอกสาร

2.3.3 สถานะของเอกสารอเลกทรอนกสตามกฎหมาย ตามพระราชบญญตวาดวยกรรมทางอเลกทรอนกส พ.ศ.2551 สรปนยามของ “ธรกรรมทางอเลกทรอนกส (ฉบบท 2)” ไดวา หมายถง “การกระทาใดๆ ทเกยวกบกจกรรมในทางแพงและทางพาณชย คอการทานตกรรม สญญา หรอการดาเนนการใดๆ ทเกยวจองดวยการใชวธทางอเลกทรอนกสทงหมดหรอแตบางสวน” และไดใหนยามของ “ขอมลอเลกทรอนกส” หมายความวา “ขอความทไดสราง สง รบ เกบรกษา หรอ ประมวลผลดวยวธการทางอเลกทรอนกส เชน วธการแลกเปลยนขอม◌ลทางอเลกทรอนกส จดหมายอเลกทรอนกส โทรเลข โทรพมพ หรอโทรสาร” ดงนนเอกสารอเลกทรอนกส จงถอไดวาเปนขอมลอเลกทรอนกส และมผลทาใหตองปฏบตตามหลกกฎหมายทสาคญ คอ

ก. หามมใหปฏเสธความมผลผกพนและการบงคบใหทางกฎหมาย ตอขอมลอเลกทรอนกส ตอการลงลายมอชออเลกทรอนกสดวยวธการตามทกฎหมายกาหนด ขอมลอเลกทรอนกสทมการรบ-สง การเกบรกษาและการรกษาสภาพเอกสารตนฉบบตามวธการทกฎหมายกาหนด

ข. เอกสารอเลกทรอนกสทอยในรปแบบของ อเมล เวบเพล หรอสออเลกทรอนกสอยางอน สามารถเปนพยาน หลกฐานในกระบวนการพจารณาตามกฎหมายได

ค. นตกรรมบางอยางทกฎหมายระบใหตองทาเปนหนงสอ สามารถทาผานสออเลกทรอนกส รวมถงการแสดงเจตนามในการทานตกรรมสญญาผานสออเลกทรอนกสสามารถมผลใชบงคบตามกฎหมา

2.3.4 แหลงกาเนดของเอกสารอเลกทรอนกส แหลงผลตเอกสารอเลกทรอนกสทสาคญมดงน

ก. เครองมอทางซอฟตแวร สวนใหญจะเปนโปรแกรมสรางเอกสารอเลกทรอนกสตางๆ ไดแก เวรดโปรเซสเซอร เชน ไมโครซอฟตเวรด ปลาดาวออฟฟศ เวรดราชวถ เวรดจฬา หรอโปรแกรมสเปรดชต เชน ไมโครซอฟตเอกเซล ปลาดาวออฟฟศ ผลผลตทได จะเปนไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดตางๆ ตามแตโปรแกรมจะผลตขนมา

ข. เครองมอทางฮารดแวร สวนใหญจะเปนเครองมอทางแสง โดยใชหลกการถายจากภาพจรงหรอถายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเปนไฟลขอมลอเลกทรอนกสชนดรปภาพ เชน สแกนเนอร โทรสาร กลองถายภาพดจตอล

2.3.5 กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส เปนการใชเทคโนโลยสารสนเทศ มาจดการ

ตอวงจรชวตของเอกสารอเลกทรอนกส ตงแตการผลตโดยการจดทาเอกสารฉบบราง (Draft) จากเอกสารเดมทจดเกบไวหรอไดรบจากหนวยงานอน จากแบบฟอรมหรอสรางขนใหม แลวสงเขากระบวนการควบคมเอกสาร โดยการสงไปใหผมอานาจอนมตพจารณาอนมต ทาการการ

14  

พสจนตวตนของเอกสาร ดวยวธการลงลายมอชออเลกทรอนกสหรอวธอนๆ สรางความปลอดภยใหกบเอกสาร ดาเนนการแจกจายใชงาน และจดเกบหรอทาลาย โดยมกระบวนการดงน

รปท 2.2 กระบวนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

ก. การผลตเอกสารอเลกทรอนกส การผลตเอกสารอเลกทรอนกส จะมกระบวนการในการใชเวรดโปรเซสเซอร

การนาเขาเอกสารจากเครองสแกนเนอร เครองแฟกซ การใชแบบฟอรมเอกสารอเลกทรอนกส หรอการใชวธการอนใดในการผลตเอกสารอเลกทรอนกส การผลตเอกสารอเลกทรอนกสอาจจะอางองมาจากเอกสารเดมทจดเกบไวใน ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสทเรยกกลบมาใชใหม หรอเอกสารทสงมาจากหนวยงานอน หรอสรางขนใหม เอกสารทผลตไดจะเปนฉบบราง ยงไมมผลจนกวาจะไดรบอนมตจากผมอานาจ

ข. การควบคมเอกสารอเลกทรอนกส เอกสารอเลกทรอนกสจะตองมการควบคม ตงแตการจดการทะเบยนเอกสาร

อเลกทรอนกส การอนมตเอกสารจากผมอานาจ ซงอาจจะมหลายระดบตามเวรคโฟลวของแตละหนวยงาน การควบคมความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสในทกๆ ดาน การจดการการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส และการควบคมการกระจาย การใชงาน การยมเอกสารอเลกทรอนกส

15  

ค. การอนมตเอกสารอเลกทรอนกส กระบวนการกลนกรองเอกสารทางอเลกทรอนกส ในหนวยงานทมสายการ

บงคบบญชาตามลาชน จาเปนตองมเวรคโฟลวของการกลนกรองขนไปตามลาดบชน จนถงผมอานาจอนมต โดยวธการอนมตทางอเลกทรอนกส อาจจะใชวธการลงลายมอชออเลกทรอนกส หรอวธการลงทะเบยน หรอวธทางอเลกทรอนกสอนๆ การอนมตเอกสารอเลกทรอนกสเปนสวนหนงของการพสจนตวตนในการรกษา ความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส

ง. ความปลอดภยเอกสารอเลกทรอนกส ความปลอดภยของเอกสารอเลกทรอนกสเปนสงทสาคญตอกระบวนการจดการ

เอกสารอเลกทรอนกส ซงซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสจะตองสามารถจดการได ประกอบดวย

1) การรกษาความลบ (Confidentiality) ไมใหผไมมอานาจสามารถเขาถงเอกสารอเลกทรอนกสนนๆ ได วธการรกษาความลบ สวนใหญจะใชวธการเขารหส โดยหนวยงานจะตองมการกาหนดนโยบายหรอระเบยบขอบงคบ ในการรกษาความลบของเอกสารอเลกทรอนกส มขอพงระวงสาหรบการใชเวรดโปรเซสเซอรรนใหม จะมความสามารถในการตดตอกบเซรฟเวอรของผผลตซอฟตแวร ซงอาจจะมการ รบ-สง ขอมลโดยทผใชไมสามารถทราบได

2) ความถกตองสมบรณ (Integrity) ครบถวนของเอกสารอเลกทรอนกส ตวเอกสารอเลกทรอนกสจะตอง ไมขาดหาย ไมถกแกไข และตองมนใจไดวาเอกสารฉบบทสงไปถงผรบหรอจดเกบไว เปนฉบบจรงทไมมการแกไขหรอเปลยนแปลงใดๆ หรอแมแตสวนหนงสวนใดของเอกสาร

3) ความพรอมใชงาน (Availability) เอกสารอเลกทรอนกส ตองสามารถเรยกใชงานไดตลอดเวลาทตองการ ดงนนจงตองมวธการปองกนการสญหายจากการทระบบลมเหลว การไดรบความเสยหายทางกายภาพ จากภยพบต เชน ไฟไหม นาทวม

4) การพสจนตวตน (Authenticity) วาเปนเอกสารฉบบจรง ไมใชเอกสารอเลกทรอนกส ทถก คดลอก ปลอม แปลง ซงอาจจะกระทาดวยการใชลายมอชออเลกทรอนกสหรอระบบตดตามเอกสาร หรอระบบอนๆ ทเหมาะสม

จ. การกระจายและใชงานเอกสารอเลกทรอนกส เปนสวนหนงทสาคญในกระบวนการควบคมเอกสารอเลกทรอนกส การ

กระจายเอกสารจะตองสามารถ รบ-สง ในรปแบบอเลกทรอนกส เชน เปนหนงสอเวยนอเลกทรอนกส เปนจดหมายอเลกทรอนกส หรอสงไปในมเดยตางๆ ไดอยางปลอดภยโดยตองมนใจไดวาเอกสารอเลกทรอนกสทถกจดสงไปนน ไปถงผรบไดอยางถกตอง รวดเรว มการรกษาความปลอดภยเปนอยางด

16  

ฉ. การจดการการจดเกบ การคนหา และเรยกใชเอกสารอเลกทรอนกส การจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส เปนกระบวนการในการจดเกบในซอฟตแวร

หรอมเดยตางๆ โดยใชซอฟตแวรชวยในการจดเกบสงทควรคานงถงในการเลอกซอฟตแวรในการจด การการจดเกบควรพจารณาใชไฟลรปแบบทไมมใครเปนเจาของ (Non-proprietary file storage format) ไมผกตดกบฮารดแวรการกาหนดมาตรฐานในการจดเกบ เชน มาตรฐาน DoD 5015.2 -STD (Design Criteria Standard for Electronic Records Management Software Applications) (2007) ของสหรฐฯ ซงกลาวถงฟงชนการทางานพนฐานของการจดการการจดเกบ รปแบบของไฟล องคประกอบ ชนดของสอทใชในการจดเกบ การทาลายเอกสาร การคนหาและเรยกใช การควบคมการเขาถงเอกสาร การสารองขอมล การกคนและการปองกนความเสยหาย และการกาหนดผมอานาจหนาทรบผดชอบ สงเหลานจะชวยใหมความมนใจไดวาเอกสารทถกจดเกบจะมความมนคง ปลอดภย สามารถนากลบมาใชใหมได และสามารถคนหาไดงาย

ช. ซอฟตแวรการจดการเอกสารอเลกทรอนกส (Electronic Document Management Application)

เนองจากซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกส ทมจาหนวยอยในปจจบนมมากมาย มความสามารถตางๆ กน ซอฟตแวรบางชนดมความสามารถในการจดการเอกสารอเลกทรอนกสไดทงกระบวน การ ซอฟตแวรบางชนดนาเอกสารกระดาษแบบเดม มาจดการดวยอเลกทรอนกส และแนวโนมของซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสในปจจบนมการใชระบบ งานบนเวบมากขน โดยเฉพาะการใชเอกซเอมแอลมาชวยในการจดการเอกสารอเลกทรอนกส เนองจากเอกสารเอกเอมแอลมเมตาดาตา (Metadata) ของทกๆ สวนทเปนองคประกอบของเอกสารอเลกทรอนกส จงสามารถทจะจดการทกๆ สวนของเอกสารไดงาย การนากลบมาใชใหม การแบงปนการใชงานและการรวบรวมขาวสารจากเอกสารไดงาย ซอฟตแวรการบรหารจดการเอกสารกระดาษ เปนซอฟตแวรทนามาจดการเอกสารกระดาษ ดวยการจดทาดชนเอกสาร จดการระบบแฟมเอกสาร และการควบคมเอกสาร ซงจะ ทาใหงายตอการคนหาเอกสาร การควบคมเอกสาร เชน ซอฟตแวรโดบ อโครแบทและอโดบรดเดอร (Adobe Acrobat และ Adobe Reader) เปนซอฟตแวรในการจดการไฟลในลกษณะพดเอฟ โดยจะถกกลาวถงในสองลกษณะคอ ซอฟตแวรทใชในการอานไฟลพดเอฟทเรยกวา แอโครแบตรดเดอร (Acrobat Reader) ทสามารถดาวนโหลดไดฟรจากทางเวบของอะโดบ และอกตวคอซอฟตแวรทใชในการสรางและแกไขไฟลพดเอฟ ทมหลายรนเชน แอโครแบตโพรเฟชชนนอล (Acrobat Professional) และ แอโครแบต 3D (Acrobat 3D) ในปจจบนรนลาสดคอ รน 9.0 โดยรนเหลาน สามารถใหผใชสรางไฟลพดเอฟจากเอกสารตางๆ ไดรวมถงใน ไมโครซอฟทเวรด หรอสรางผานคาสงพมพผานไดรเวอรของแอโครแบตได

17  

ซ. ซอฟตแวรจดการเอกสารอเลกทรอนกสทพงประสงค การจดหาซอฟตแวรระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสนน หากเปน

หนวยงานขนาดใหญ ทตองใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสขนาดใหญ สามารถลดความเสยง โดยจดหาผานบรษททปรกษา เพอใหบรษทชวยวเคราะห ออกแบบ ตดตงระบบทเหมาะสมให ซงบรษทเหลาน ไดมการศกษาบทเรยนความสาเรจและลมเหลวของหนวยงานตางๆ มาเปนอยางด จงทาใหลดความเสยงลงได การจดหาซอฟตแวรการจดการเอกสารอเลกทรอนกส โดยทวไปควรมขดความสามารถทสาคญๆ ดงน

1) ความสามารถในการจบภาพ (Capture) หรอ นาเขาเอกสารชนดตางๆ เขามาในระบบได ซงมวธการทสาคญๆ อย 3 วธ คอ การสแกนหรอถายภาพ นาเขาจากไฟลอเลกทรอนกสตางๆ เชน เวรด สเปรดชต โทรสาร ออดโอ และ วดโอ รวมทงการแปลงจากไฟลชนดอนมาเปนเอกสารอเลกทรอนกส

2) ความสามารถในการเกบรกษา และการจดเกบเอกสารสาคญ ทสามารถขยายและเปลยนแปลงได จะตองมระบบจดเกบเอกสารทเชอถอได รองรบการขยายและการเปลยนแปลงของเทคโนโลยได เพอทจะใหสามารถใชงานเอกสารอเลกทรอนกสไดยาวนาน

3) ความสามารถในการทาสารบาญหรอดชน การคนหาและการนากลบมาใช โดยจะตองมกระบวนการทงายและรวดเรว ซงมวธการทใชกนอยทวไป 3 วธ คอ การทาดชนทงเอกสาร (Full-text indexing) การทาดชนดวยคยเวรด (Index fields) คอการคนหาจากขอความสาคญในเอกสาร และดวยการจดกลมเอกสาร (Indexing by associated document group or Folder/file structure)

4) ความสามารถในการกระจายเอกสารถงผรบทถกตอง โดยตองสามารถกระจายแบบถงผรบหลายคน สงไดหลากหลายสอทงภายในและภายนอกองคกร ในหลายรปแบบ เชน อนทราเนต อนเทอรเนต อเมล เวบ ซด หรอ ดวด และตองมการควบคมการคดลอกเอกสาร

5) ความสามารถในการรกษาความปลอดภย และการปกปองเอกสารจากการสญหายและความสบสน ตองมเครองมอทสามารถควบคมไดทงจากการกาหนดความปลอดภยใหกบเอกสาร และคณลกษณะของเอกสารทมความปลอดภยอยในตวเอง

ฌ. การกาหนดแผนแมบทและวางแผนกลยทธในการนาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชงานในองคกร องคกรทตองการเปลยนแปลง จากการใชการจดการเอกสารดวยมอ มาเปนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ตองมการกาหนดแผนแมบทและวางแผนกลยทธ ในการนาระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชงานในองคกร เพอใหเปนทยอมรบและสามารถเปลยนแปลงไปดวยความเรยบรอย หากไมมการวางแผนอยางเปนระบบแลว จะทาเกดปญหาโดยเฉพาะดานเจาหนาททจะตองใชงาน และการสนบสนนจากผบรหาร การกาหนดแผนกลยทธควรคานงถงสงตอไปน

18  

1) การนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใชตองไดประโยชนอยางแทจรง จงจะเปนแรงผลกดนใหเจาหนาทใชประโยชนจากระบบอยางจรงจง โดยตองพจารณาถงความเขากนไดกบระบบการทางานงานของหนวยงาน เหมาะสาหรบขอมลทอยในเอกสารมการเปลยนแปลงอยตลอดเวลา มการเปลยนแปลงระบบเอกสารเพอเพมประสทธภาพอยเสมอ กฎระเบยบทตองเปลยนแปลงไปตามการใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

2) เมอนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสมาใช จะตองทาใหประสทธภาพการทางานเพมขน เชน ประสทธภาพของกระบวนการผลตเอกสาร ประสทธภาพในการกระจายเอกสาร

3) ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสตองมความปลอดภยจากภยคกคามตางๆ ระบบมการปองกนอยางเพยงพอจาก ขอมลถกทาลาย การสญเสยขอมล การฝาฝนความลบและความปลอดภย

2.3.6 ลกษณะของเอกสารอเลกทรอนกส

การจดการเอกสาร เมอเราอางถงระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส จรงแลวมนเปนการรวมเอาเทคโนโลยตาง ไดแก การจดการเอกสาร (Document Management) การเรยกดขอมล (Text Retrieval), ภาพ (Imaging), สอผสม (Multimedia), และกระแสงานเปาหมายของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส คอ การเพมพน และคงสภาพคณคาทรพยากรสารสนเทศขององคกร

ในระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส เอกสารจะถกจดเกบ, เคลอนยาย, เขาถงแบบออนไลน ในระหวางทมการใชงานสอแมเหลก (Magnetic media) ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสสวนใหญกมการใชประโยชนจากสอเชงแสง (Optical media) ในการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกส อาทเชน ซดรอม (CD-ROM), จานแสงทสามารถลบได (Erasable Optical discs), และแผนวดทศน (Videodisc)

สวนประกอบพนฐานทางฮารดแวร (Hardware) สาหรบระบบควรมความสามารถในการจดการขอความ และภาพ ซงกคอ เครองสแกนเนอร (Scanner) ทควรมความละเอยดตงแต 200 ถง 400 จดตอตารางนวขนไป ระบบจดเกบความจสงทอาจเปนไดทงแบบแมเหลก หรอแสง, ซอฟตแวรในการก, เครองพมพเลเซอรทมความละเอยด 300 จดตอตารางนวขนไป และเครองปลายทางทมหนวยแสดงผลกราฟกทมความละเอยดอยางนอย 640x480 จดภาพ โดยทวไปควรมสถาปตยกรรมสามสงนรวมกน โดยมพสยตงแตระบบ Standalone ถงระบบ host-based ระบบลกขาย/แมขาย ซงมการเพมเปนอยางมากภายในระบบทมทางเลอกใหกลบหลายองคกร เนองจากความออนตวทพวกเคาใหโอกาสสาหรบการแกปญหาเฉพาะบคคล (Individualized solution) และการกระจายกระบวนการ (Distributed processing) โดยปกต ระบบ host-based จะเปนตวแทนของระบบทตองการใชทนสงมากทสด

19  

ระบบแบบนมความจดเตรยมความมนคง ของเอกสารในระยะยาวรวมอยกบโปรแกรมประยกตอนๆ บนแพลตฟอรมแมขาย

วธการของการจดการเอกสาร ระบบฐานขอมลแบบดงเดม กบจดการหมายเลขและอกขระในเขตขอมลของการกาหนดความยาว ระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสจดการเอกสารทกชนด ปฏภาค (Correspondence), คมอ, ปกณกะทางกฎหมาย (Legal briefs), พรอมขอมลสวนบคคล, ผลตพนธททนเหตการณ ขอมลวจยการตลาด เปนตน และยงสามารถเขาถงเนอหาไดอยางรวดเรว โดยทวไปแลวเอกสารจะถกสารจากโปรแกรมประมวลคา หรอระบบการพมพอเลกทรอนกส, หรอการแปลงรปเปนรปแบบอเลกทรอนกสโดยเครองสแกนเนอร และการอานอกขระดวยแสง (OCR : Optical Character Recognition) โดยเครองมอตางๆ นอาจจะรวมเอาสารสนเทศจากระบบออนไลน, ไปรษณยอเลกทรอนกส, ไปรษณยเสยง วธการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสทใชงานในปจจบนมดงน

1. ภาพ (Imaging) นาจะเปนเอกสารทอปมาไดวางายตอการทาความเขาใจ ไมวาอยางไรกตามดวยเอกสารภาพเพยงอยางเดยวไมไดทาใหกระดาษลดนอยลง ซงจะทาใหไมไดผลกาไรทนาดงดดใจ ดงนนถาคดวาภาพคอกลไกในการจบ และจดดาเนนการขอมลรปแบบหนงทจะประกอบเปนเอกสาร จะดกวาคดวาการมองดภาพเปนวธการแกไขการจดการเอกสาร

2. ระบบจดการฐานขอมล (DBMS : Data Base Management System) ระบบฐานขอมลสามารถทจะใชเพอเปนการเสรมภาพ ทาหนาทเปนระบบตวช หรอดรรชนของภาพ หรอสามารถทจะเปนทจดเกบเอกสารผานทางโปรแกรมประยกตของเทคโนโลยออบเจกตฐานสองขนาดใหญ (BLOB : Binary Large Object) BLOB อธบายวาฐานขอมลสามารถจดเกบเอกสารไดทกชนด เชน ภาพ, ขอความ, เสยง, หรอวดทศน

2.3.7 การควบคมเอกสารและขอมลของระบบมาตรฐาน การบรหารงานคณภาพตามมาตรฐาน ISO 9001: 2000 [7] หรอการปฏบตงาน

ตามมาตรฐานใดกตามการทจะทาใหเกดการปฏบตเปนไปอยางมมาตรฐานเดยวกนไดนนจาเปนจะตองจดทามาตรฐานทเปนเอกสาร (ลายลกษณอกษร) เพอเปนแนวปฏบตอยางมมาตรฐาน ดงนนการจดทาเอกสารมาตรฐานในระบบดบตางๆ ของแตละหนวยงานจะตองมการดาเนนการในขนตอนตางๆ อยางเปนระบบ ระบบการควบคมเอกสารและบนทก มความสาคญและจาเปนทจะตองจดทาขน เพอใหการบรหารงานตามมาตรฐาน ISO 9001: 2000 มมาตรฐานทจดทาเปนเอกสารมความถกตองทนตอสถานการณพรอมใช สอดคลองกนทงระบบอยางมประสทธภาพและไมเปนอปสรรคตอการบรหารงานคณภาพ หรอมาตรฐานการบรหารงานอนๆ ซงผเกยวของโดยตรง เชน เจาหนาทควบคมเอกสาร หรอผชวยพงมความรความเขาใจและปฏบตไดอยางมประสทธภาพ

20  

ก. การควบคมเอกสาร (Document Control) การควบคมเอกสารตางๆ ทจาเปนในระบบคณภาพตองไดรบการควบคม

บนทก (Record control) ถอเปนเอกสารชนดพเศษประมาณหนงและตองไดรบกรควบคมตามขอกาหนดการควบคมบนทก (Record Control) ตองจดทาเอกสารขนตอนการปฏบตทระบถงการควบคมตางทจาเปน

a) เพออนมตเอกสารวามความเหมาะสมกอนการออกเอกสารเพอนาไปใช b) เพอทบทวนและปรบปรงเอกสารใหทนสมยตามความจาเปน รวมทงการอนมต

เอกสารอกครง c) เพอใหมนใจวามการชบงเมอมการแกไขเอกสารและชบงสถานะของการแกไขของ

เอกสารตาง d) เพอใหมนใจวาเอกสารฉบบทเกยวของ (กบการปฏบตงาน) อย ณ จดปฏบตงาน e) เพอใหมนใจวาเอกสารคงความชดเจน อานงาย และนามาใหไดโดยสะดวก f) เพอใหมนใจวาเอกสารจากแหลงภายนอกทถกกาหนดโดยองคกรวามความจาเปน

ในการวางแผนและดาเนนงานในระบบบรหารคณภาพ ไดรบการชบงและควบคมการแจกจาย g) เพอปองกนการนาเอกสารลาสมยไปใชงานโดยไมไดตงใจ และมการชบงเอกสารท

ลาสมยนอยางเหมาะสมถายงคงเกบไวเพอจกประสงคใดๆ กตาม ข. การควบคมบนทก (Record Control)

บนทกตางๆ ทเปนหลกฐานแสดงถงความสอดคลองกบขอกาหนดตางๆ รวมทงการปฏบตงานทมประสทธผลของระบบบรหารคณภาพตองควบคม องคกรตองมการจดทาเอกสารขนตอนการปฏบตงานทกาหนดวธการควบคมสาหรบการบงช การจดเกบ การปองกน การคนหา ระยะเวลาการจดเกบและการทาลายบนทกคณภาพ ไมวาจะเปนการใชเครองตดกระดาษ การเผาเปนตน บนทกตางๆ ตองอานไดงาย สามารถคนหาและเรยกใชงานไดสะดวก

2.3.8 คาจากดความ

ก. เอกสารคณภาพ (Quality documents) หมายถง สงหรอสอทใชอธบายถงทศทาง แนวทาง ขนตอนหรอวธการปฏบตงาน โดยอาจจะอยในลกษณะตางๆ เชน ระเบยบปฏบต คมอการปฏบตงาน เปนตน

ข. เอกสารคณภาพภายใน (Quality of internal documents) หมายถง เอกสารทหนวยงานจดทาขนเพอใชใน โรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน โดย จดทาขนเปนลายลกษณอกษรทเกยวของกบการบรหารงานคณภาพ และรวมถงการจดเกบบนทกตางๆ ไวเปนหลกฐาน อางองตอไป ทงนเอกสารอาจอยในรปแบบ หรอสอประเภทตางๆ ไดเพอประโยชนตอองคกรและหนวยงาน ซงหนวยงานตองใหความสาคญแกเอกสารเหลาน จะตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคต

21  

ค. เอกสารคณภาพภายนอก (Quality of external documents) หมายถง เอกสารทหนวยงานไดรบมาจากหนวยงานอนภายนอกหรอ เอกสารทองคกรไมไดเปนผจดทา ซงอาจอยในรปของจดหมาย ใบโฆษณา ใบสงซอสนคา ใบกากบสนคา ใบแจงยอดเงนฝากธนาคาร แบบฟอรมตางๆ และเอกสารอน ๆ อกมากมาย ซงเอกสารทรบเขามานจะมสวนสาคญในการปฏบตงานของหนวยงาน ซงหนวยงานตองใหความสาคญแกเอกสารเหลานและตองเกบรกษาไวเพอใชเปนหลกฐานตอไปในอนาคตดวยเชนกน รวมถง ขาวสารและหนงสอราชการ (News and dispatch)ตางๆ 2.3.8 การเขยนเอกสารคณภาพ

โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร โดยทวไปแบงออกเปน 4 ระดบ

รปท 2.3 โครงสรางของระบบเอกสารในองคกร

ระดบท 1 : คมอคณภาพ (Quality Manual) ถอเปนเอกสารระดบสงขององคกร ทอธบายรายละเอยดตางๆ ขององคกร โดยปกต

จดทาขนเพยงชดเดยว และเกบตนฉบบไวทผควบคมเอกสาร ในเอกสารการจดทาเอกสารระบบบรหารคณภาพ

1. โครงสราง คมอคณภาพ ควรประกอบดวยเนอหา ดงตอไปน 1.1 สารบญ 1.2 บททวไปขอมลแนะนาองคกร (ระบประวตของบรษทผลตภณฑในองคกร ฯลฯ) ไดแก

1.2.1 ผงโครงสรางขององคกร 1.2.2 ขอบเขตการใหบรการองคกรภายใน

1.3 นโยบายขององคกร ไดแก 1.3.1 วสยทศน พนธกจ ปรชญา แผนยทธศาสตร นโยบายคณภาพ

22  

1.3.2 ความสมพนธระหวางองคกรบรหารสงสด ผบรหาร ทมสหสาขาวชาชพ การตดตามประเมนผล

1.3.3 นโยบายคณภาพ นโยบายดานตางๆ แบบฟอรมแผนปฏบตการรวม ถงรายละเอยดของแตละกระบวนการหลกโดยสงเขป

เอกสารคมอคณภาพสวนใหญจะมเนอหาตามทกลาวมาทงหมดอยประมาณ 30-50 หนา ขนอยกบจานวนของกระบวนการภายในองคกรนนๆ

2. ประโยชนของคมอคณภาพ 2.1. เปนแนวทางใหกบเจาหนาททราบถงนโยบาย วสยทศน พนธะกจขององคกร

จะทาใหบคลากรทกคนในองคกรทราบและเขาใจถงภาพรวมขององคกรทงหมด ตงแตวทศนลงมาถงขนตอนการปฏบตงาน

2.2. ใชอธบายจดประสงคและโครงสรางขององคกร ทาเขาใจมากขนวา องคกรเราประกอบดวยอะไรบางและแตละหนวยงานมความรบผดชอบหลกๆ อะไรบาง

2.3. สรางความประทบใจใหแกบคคลทวไป ใหมความมนใจมากขน องคกรใดทมการจดทาคมอคณภาพ จะสะทอนใหผอานซงเปนผบรหารจากหนวยงานอน วาเปนระบบระเบยบ มขนตอนทชดเจน อางองได

2.4. ใชอธบายรายละเอยดของกระบวนการ 2.5. เปนขนตอนพนฐานสาหรบผบรหารใชในการทบทวนและตดตามระบบบรหาร

คณภาพภายใน ระดบท 2 : ระเบยบปฏบตงาน หรอ คมอปฏบตงาน (Quality Procedure) การจดทาระเบยบปฏบตงาน หรอคมอปฏบตงาน เปรยบเสมอนแผนทบอกเสนทางการทางานทมจดเรมตนและจดสนสด มกทาขนใชในงานทมความซบซอน เพอใหผปฏบตงานไวใชอางองไมใหเกดความผดพลาดในการทางาน

1. วตถประสงคในการจดทาระเบยบปฏบตงาน หรอ คมอปฏบตงาน 1.1. เพอใหการปฏบตงานในปจจบนเปนมาตรฐานเดยวกนเปนระบบ เพอใหได

ผลลพธทเหมอนกนและคงท 1.2. ผปฏบตงานทราบและเขาใจวาควรทาอะไรกอนหลง เพราะจะแสดง Floe

อยางชดเจน 1.3. ผปฏบตทราบและเขาใจวาควรทาอยางไร เมอใด กบใคร 1.4. เพอใหการปฏบตงาน สอดคลองกบวสยทศน พนธกจ และเปาหมายของ

องคกร 1.5. เพอใหผบรหารตดตามงานไดทกขนตอนอยางเปนระบบ

23  

1.6. เปนเครองมอในการฝกอบรม เราะสรางความเขาใจทชดเจนและรายละเอยดไวครบถวน

1.7. ใชเปนเอกสารอางองกระบวนการทางาน 1.8. ใชเปนสอในการประสานงาน และเชอมโยง

2. โครงสรางระเบยบปฏบตงาน หรอคมอปฏบตงานควรประกอบดวยเนอหา

ดงตอไปน 2.1. วตถประสงค 2.2. ขอบเขต 2.3. คาจากดความ 2.4. ขนตอนการปฏบตงาน 2.5. เอกสารอางอง 2.6. แบบฟอรมทเกยวของ

3. ประโยชนของระเบยบปฏบตงาน หรอ คมอปฏบตงาน 3.1. ชวยลดเวลาในการสอนงาน 3.2. ชวยใหการทางานเปนมออาชพ 3.3. ชวยในการออกแบบระบบงาน และปรบปรงงานใหทนสมยอยเสมอ

ระดบท 3 : วธปฏบตงาน หรอ วธการทางาน (Work Instruction) วธปฏบตงาน เปนเอกสารทมรายละเอยดวธการทางานเฉพาะ หรอแตละขนตอนยอยๆ ของระเบยบปฏบต และเปนขอมลเฉพาะหรอคาแนะนาในการทางานรวบรวมทงวธทองคกรใชในการปฏบตงานโดยละเอยด ใหสามารถอาน และเขาใจงายยดหยนไดเสมอ สามารถเปดโอกาสใหแกไขได หากมการเปลยนแปลงเพอความทนสมยของเอกสาร

1. โครงสราง วธปฏบตงาน หรอ วธการทางาน ควรประกอบดวยเนอหา ดงตอไปน 1.1 ขนตอนการปฏบตงาน 1.2 เอกสารอางอง 1.3 แบบฟอรมทเกยวของ

2. ประโยชนของ วธปฏบตงาน หรอ วธการทางาน 2.1 ทราบรายละเอยดและการทางานทถกตอง (เปนรปแบบยอยๆ ของการ

อธบายการปฏบตงาน) 2.2 ทราบถงตาแหนงหนาท งานทรบผดชอบ อยางชดเจน 2.3 ทราบถงเทคนควธการทางาน เอกสารวธการปฏบตงาน อาจจะมการ

สอดแทรกเทคนค ตางๆ เพมเตมเพอใหการปฏบตงานรวดเรวและสะดวกขน หรอมประสทธภาพมากขน

24  

ระดบท 4 : เอกสารสนบสนน/แบบฟอรม/บนทก (Supported Document / FR) เอกสารประเภทนจะไมมโครงสรางชดเจนเหมอนกบเอกสารประเภทอน สามารถเขยนไดหลายลกษณะตามความเหมาะสมของงาน เชน เปนขอความ เปนรปภาพ รปการตน แผนภม แผนพบ หรอสอเลกทรอนกสตางๆ ในระบบคอมพวเตอร , อนเตอรเนต (เวบไซต) ตางๆ เพอใชอางองในการปฏบตงานโดยท

1. เอกสารสนบสนน ใชประกอบการปฏบตงานใหมความสมบรณมากยงขน มกเปนเอกสารทจดทา

ขนภายนอกองคกร หรอจากหนวยงานอน เพอใชอางองในการปฏบตงาน เชน คมอการทางานของเครองมอหรอวสดอปกรณตางๆ จากผขาย กฎหมาย พระราชบญญต พระราชกฤษฎกา กฎ ระเบยบ ขอบงคบ หนงสอ บทความ งานวจย เปนตน

2. แบบฟอรม การออกแบบแบบฟอรมทดควรแฝงขนตอนการทางานลงไปในแบบฟอรมเลย

เพอเปนการบงคบใหผปฏบตงานปฏบตใหครบถวนตามขนตอนลงไปในตว ปองกนไมใหผปฏบตงานทางานขามขนตอนหรอไมครบถวน เชน แบบฟอรมการตรวจรบสนคา โดยมชองหรอสญลกษณตางๆทตองตรวจสอบ เชน จานวน ส กลน ขนาด รปลกษณ ตาหน เปนตน

3. บนทก เปนหลกฐานทใชตรวจสอบ อางอง การปฏบตงาน หรอเกบขอมล เพอใช

ประโยชนในอนาคต เชน นาไปใชในการวเคราะห คนหาสาเหต และปรบปรงการทางาน เชน บนทกขอรองเรยนของผใชบรการ บนทกการประชม บนทกคาใชจายตางๆ เปนตน การเขยนระบถงเอกสารอางอง ควรประกอบดวยเนอหา ดงตอไปน

ตารางท 2.1 ตารางแสดงประเภท และรายละเอยดของเอกสารอางอง ประเภท รายละเอยด

หนงสอ, ตารา, CD, DVD ชอผแตง. ปท, ชอหนงสอ, ชอโรงพมพ. จงหวด

วารสาร , แผนพบ ชอผเขยน. “ชอเรอง”, ชอวารสาร, เดอน ป, ฉบบท.

เอกสารประกอบการสอน ชอผเขยน. “ชอเรอง”, ป พ.ศ. (ถาม) การรวบรวมเอกสารตางๆ ชอผรวบรวม, “ชอเรอง”, ปทรวบรวม หนงสอคมอการใชเครองมอตางๆอปกรณทางการแพทย

ชอบรษท. “ชอเรอง”, ปทเรมใช

ระเบยบปฏบตงาน วธปฏบตงานรหสเอกสาร ชอเรอง . รหสเอกสาร

25  

ลกษณะของคมอปฏบตทด 1. กระชบ ชดเจน เขาใจงาย 2. เปนประโยชนสาหรบการทางานและฝกอบรม 3. เหมาะสมกบองคกรและผใชงานแตละกลม 4. มความนาสนใจ ตดตาม (โดยใชเทคนคตางๆ เชน รปภาพ แผนภม หรอโฟลวม

ตวอยางประกอบ) ขนตอนในการจดทาคมอการปฏบตงาน

1. ศกษาจากรายละเอยดของเอกสาร คอ เอกสารทมใชอยปจจบน วาจดทาในรปแบบใดบาง และศกษาวธการจดเกบ การนาออกมาใช การดแลรกษา หรอสภาพการใชงานดวย

2. สงเกตการปฏบตงานจรง โดยเปรยบเทยบกบเอกสารทศกษามาวาตรงกนหรอไม ทงข นตอนในการปฏบตงาน ผใช ปรมาณการใช ซงในการปฏบตงานจรงจะมากหรอนอยกวาทเขยนไว เพอนามาพจารณาจดทาใหถกตองตามการปฏบตงานจรง แตการปฏบตงานจรงบางขนตอนอาจไมมความจาเปน กสามารถลดทอนกระบวนการได

3. จดทาเวรคโฟลว (Work Flow) อยางงาย ทแสดงถงทมาทไป ลาดบขนตอนกอนหลง หรอความ สมพนธระหวางกนโดยฉบบรางขนมากอน

4. จดทารายละเอยดในแตละขนตอน โดยนาเวรคโฟลว (Work Flow) มาขยายความใหสมบรณ โดยระบผรบผดชอบเอกสารอางอง วธการควบคม เทคนคตางๆ เพอใหเปนเอกสารทมประสทธ ภาพและประโยชนสงสด

5. มการทดสอบโดยใหผปฏบตอานกอนและผทไมปฏบตอาน วาเขาใจหรอไม สะดวกตอการอานหรอการใชงานหรอไม นาสนใจหรอไม กระชบ ชดเจนหรอไม

6. ตรวจสอบวามประเดนใดขดตอกฎหมาย หรอ กฎระเบยบขององคกรหรอไม เพอปองกนการระบถงขนตอนบางอยางทไมถกตองและสามารถปฏบตตามได

7. ขออนมตและดาเนนการยนคารองดานเอกสารคณภาพ เพอดาเนนการ และนามา ใชงานใหเปนมาตรฐานเดยวกน

8. ดาเนนการแจกจายหรอเผยแพร 9. ดาเนนการฝกอบรมหรอชแจงวธการใช เพอใหทราบและเขาใจตรงกน และทดสอบ

ความเขาใจของผใชงานตามความเหมาะสม เครองมอในการจดทาเอกสารการปฏบตงาน

1. การเขยน แบบพรรณนาหรอแบบบรรยาย คอ การทาความเขาใจเกยวกบกระบวนการทางานหลก ทงระบบและมองถงผลลพธอยางชดเจน ควบคไปกบการพจารณาถงทรพยากรทมอย โดยการเขยนเอกสารการปฏบตงาน จะเรยบเรยงบรรยายขอความใหสอดคลองกบเนอหาของเรองทเขยน ทาใหผอานสามารถรบรและเขาใจไดด การเขยนรายงานท

26  

ด จะตองมทวงทานองการเขยนทเหมาะสม ตรงกบวตถประสงค เนอหา และหวขอเรอง สมาเสมอ ตรงไปตรงมา เพอเกดความกระจาง เขาใจ ในขอความทอาน

2. การใชโฟลวชารต (Flow Chart) จะเปนวธการทชวยอธบานทศทางการเดนของลาดบขนตอนและการตดสนใจไดอยางชดเจน การใชโฟลวชารต (Flow Chart) ในองคกรจะชวยใหอธบายทศทางการเดนของลาดบขนตอนและการตดสนใจไดอยางชดเจน ดงาย รวดเรว และสะดวกในการใชงาน เวลาเกดปญหาขนจากการปฏบตงานมกจะขอดโฟลวชารต (Flow Chart) วาเกดอะไรขนในขนตอนใด ซงจะสะดวกและรวดเรวกวาการมานงอานเอกสารบรรยายเปนขอความยาวๆ เปนขอๆ ซงตองเสยเวลาอาน ตงแตตนจนจบ จงจะพบจดทเกดปญหา แตบางครงโฟลวชารต (Flow Chart) ไมไดอธบายรายละเอยดของการปฏบตงานตองอาศยการขยายความเพมเตมดวยการบรรยาย

ประโยชนของโฟลวชารต (Flow Chart)

สะดวก รวดเรว และชวยใหเขาใจกระบวนการทางานงายขน ชบงถงปญหาและโอกาสในการปรบปรงกระบวนการ ชดเจน สะดวก รวดเรว ชวยใหเหนภาพความสมพนธระหวางบคคล เพราะแสดงทศทางใหเหนวาใคร

ทาอะไร กอนและหลง

ตารางท 2.2 ตารางสญลกษณโฟลวชารต(Flow Chart) ภาพสญลกษณ ความหมายสญลกษณ

จดเรมตนหรอสนสด

การตดสนใจ สญลกษณทแสดงเงอนไขในการตดสนใจ เลอกและมแนวปฏบต ขนตอไปออกเปน 2 ทาง

กระบวนการ สญลกษณทแสดงกระบวนการทางานหลก

เสนทศทาง เปนการกาหนดทศทางของลาดบการทางานในระบบ

ตวเชอมตอ Flow จากหนาหนงไปยงหนาตอไป

ตวเชอมตอ Flow จากกอนหนาน

การแสดงออกผลในรปแบบรายงาน เชน พมพรายงาน

27  

2.3.9 การกาหนดรหสเอกสารมการใหรหส ดงน รหสเอกสาร XX-XXXX-000 ค) ลาดบท ข) หนวยงาน /แผนก /ตาแหนง ก) ระดบเอกสาร

ก. รหสเอกสารม ตวยอ 2-3 ตวอกษรและม 4 ระดบ คอ 1. QM หมายถง คมอคณภาพ (Quality Manual) 2. QP หมายถง ระเบยบการปฏบตงาน (Quality Procedure) 3. WI/SOP หมายถง ขนตอนการปฏบตงาน /คมอการจดทาคมอปฏบตงาน

(Work Instruction /Standard operating) 4. SD หมายถง เอกสารสนบสนน (Supported Document) 5. FR หมายถง แบบฟอรม (FORM)

ข. หนวยงาน/แผนก/ตาแหนง มตวยอตงแต 2–5 ตวอกษรตามทะเบยนรหสยอ ค. ลาดบท ใหเรมตงแต 001–999 (ยกเวนคมอคณภาพจะใชคา วา QM แลวตาม

ดวยลาดบทเทานน เชน QM – 001 เปนตน)

ประโยชนการใชเอกสารอเลกทรอนกส

1. ลดปญหาการสนเปลองทรพยากรกระดาษเกนความจาเปน และประหยดงบประมาณเกยวกบอปกรณสานกงาน

2. ลดขนตอนในการตดตอสอสารระหวางกนภายในองคกร ซงถายงไมมการจดการเอกสารแบบอเลกทรอนกส การถายทอดคาสงหรอขอความตางๆ ตองทาผานทางจดหมายเวยนทตองใชกระดาษ ทาใหเสยเวลา และมข นตอนมาก

3. เอกสารอเลกทรอนกส สามารถคนหา และเรยกดไดอยางรวดเรว 4. การจดการเอกสารอเลกทรอนกส ถกนามาใชเพอเพมขดความสามารถในการ

แขงขนและเพมประสทธภาพในการสอสารของหนวยงาน 5. สามารถดาเนนการจดการเอกสารแบบรปภาพ (Document Image) กลาวคอ ถาม

เอกสารสงพมพจากภายนอกเขามาในองคกร เอกสารเรองหนงเปนกระดาษ เราสามารถสแกนเปนรปภาพ แลวจดสงเวยนภายในองคกรแบบรปภาพไดการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสทาไดสะดวกขน เพราะการจดเกบเอกสารอเลกทรอนกสจานวนมาก โดยการเขยนลงบนแผนซด แผนซดหนงแผนสามารถเกบเอกสารไดเปนจานวนมาก อกทงระบบเอกสารอเลกทรอนกสยงลดการใชตเอกสารทกนเนอท และสนเปลอง รวมไปถงการดแลรกษา

6. การสรางสงแวดลอมทลดการใชกระดาษเปนเปาหมายทสาคญของหนวยงานตางๆ ในยคอเลกทรอนกส สงทตองการคอประสทธภาพการดาเนนงาน ความรวดเรว

28  

7. กลไกของเครอขายอนทราเนตในองคกร ทาใหการสงเอกสารระหวางกนทาไดงาย การสงหนงสอเวยนเพอทราบ สามารถทาไดดวยการประกาศไวบนเวบภายในหรอภายนอกองคกร

8. เอกสารอเลกทรอนกส (E-Document) บนเครอขายอนเตอรเนตหรอ อนทราเนต จงนบเปนแนวทางสานกงานไรกระดาษแนวทางใหม ของการทางานในยคทไอซท กาลงไดรบความนยม

ในปจจบนโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน ไดมการพฒนา เปลยนแปลง ทงดานงานบรการ และงานสารสนเทศใหมความสะดวกรวดเรว ทงนจะเหนไดวาเทคโนโลยสารสนเทศมบทบาททสาคญมากมายในการทางาน รวมไปถงการคนหาขอมลตางๆ เพอใหสอดคลองกบสถานการณในปจจบน ทงนโครงงานพฒนาระบบสารสนเทศเพอการจดการระบบเอกสารอเลกทรอนกส จงถกพฒนาขน เพอชวยในการแกไขปญหาตางๆ จากการจดเกบเอกสารดวยมอมาเปนการจดเกบเอกสารแบบอเลกทรอนกสไฟล มการจดการเกยวกบ การปองกนความปลอกภย เพอปองกนความปลอดภยสาหรบเอกสารทสาคญ มการสงเอกสารตอไปใหผใชคนอนๆ ในระบบได และยงสามารถคนหาเอกสารไดจากขอมลทผใชเปนผกาหนด ซงชวยใหไดรบความสะดวกรวดเรว ในการคนหาและรบสงเอกสารระหวางกนอกดวย

 

29  

บทท 3 การออกแบบ

3.1. กลาวนา

โครงการนจะพฒนาการจดเกบเอกสารในรปแบบอเลกทรอนกสบนระบบอนทราเนต กรณศกษาโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน บนพนฐานของเวบเบส แอปพลเคชน (Web Based Application) และใชโครงสรางระบบเครอขายและเครองผใชบรหาร (Server) ทมอยเดมของบรษทฯ เพอมาเพมประสทธภาพการทางาน

3.2. การเกบขอมล

จากการศกษาระบบ ซงเปนขนตอนทตองทาความเขาใจในรายละเอยดของระบบตางๆ ทงหมดเปนอยางด เพอใหทราบถงปญหาและความตองการอนๆ ทอาจเกดขนในอนาคตรวม ถงวธการและแนวทางในการแกปญหาของระบบงานเดมไดอยางตรงจดโดย ในการจดเกบขอมลระบบงานปจจบนของแผนกคณภาพนน เปนการจดเกบโดยใชวธสมภาษณ (Interview) โดยสามารถแบงผสมภาษณออกเปน 2 ระดบคอ

3.2.1 ระดบผบรหาร โดยมงเนนในสวนของรายละเอยดทเกยวของกบขนตอน และปญหาของการดาเนนงานทงระบบจดการเอกสารในปจจบน ในการสมภาษณครงน ยงสอบถามถงความตองการระบบงานใหม รวมถงความพรอมทางดานทรพยากรทสามารถ รบรองระบบใหมทอาจจะเกดขน

3.2.2 ระดบพนกงาน เปนการสมภาษณทมงเนนขนตอนและวธการทางานของแตละคนรวมถงความตองการของแตละคนทเกยวของกบระบบจดการเอกสารจากการเกบรวบรวมขอมลทงหมดพอสรปไดดงน

ก. ระบบงานเกายงคงเปนการทางานทมการจดการดวยมอ และจดสงเอกสารโดยบคคลในองคกรเปนหลก

ข. การใหบรการขอมลมความลาชาในการสบคน ขาดความถกตอง และขาดความนาเชอถอ

ค. การจดเกบขอมลยงไมเปนสดสวนเรยบรอยเนองจาก เจาหนาทมภาระงานมาก ง. เอกสารบางอยางสญหาย เนองจากการเกบขอมลยงไมตรงกน เนองจากขอมลไม

ทนสมยจงเปนเหตใหผใช และผบรหารไดรบขอมลทไมทนสมย จ. ไมสามารถสรางความพงพอใจใหกบผใช และผบรหาร ฉ. ในสวนการตรวจสอบเอกสารทสงไปยงหนวยงานภายในตางๆ นนยงคงใชบคคลใน

หนวยงานเปนผตดตามหนวยงานทสงเรอง หรอโทรศพทเพอดาเนนการในการตรวจ สอบเอกสารวาอยทใด และเสรจสนในการดาเนนการหรอไม โดยไมมระบบคอมพวเตอรเขามาจดการดาเนนการในการตรวจสอบเอกสารตางๆ

30  

ช. รปแบบไฟลเอกสารทแตกตางกน ทาใหการเปดดขอมลเปนไปอยางลาบาก ซ. การแชรไดรเอกสารบางฉบบ มการเกบขอมลทสวนกลางของเซรฟเวอรทาให

หนวยงานสามารถเขามาอานเอกสารตางๆ และแกไขไดเองซงอยในรปแบบไฟลของ ไมโครซอรฟออฟฟศ

แผนผงการไหลของขอมลระบบเดมจากการศกษาปญหาการดาเนนงานของแผนกคณภาพและแผนกทเกยวของมดงน

ก. การขนทะเบยนเอกสารคณภาพ

รปท 3.1 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ

31  

จากรปสามารถการอธบายลาดบการทางานของกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพ ไดดงน

1. หนวยงานเขยนคารองขอดาเนนการเพมเอกสารพรอมตนฉบบแลวเสนอหวหนาแผนก

2. หวหนาแผนกทาการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนคารองขอขนทะเบยน 3. หนวยงานสงใบรองของดาเนนการเอกสารพรอมแนบเอกสารตนฉบบใหเจาหนาท

แผนกคณภาพคณภาพดาเนนการ โดยเจาหนาทจะทาการตรวจสอบคารอง และรายละเอยดของเอกสาร หาขอมลไมสมบรณจะดาเนนการสงคนแผนกใหแกไข หาขอมลสมบรณจะดาเนนการจดทาเอกสาร

4. เมอเจาหนาทแผนกคณภาพดาเนนการจดทาเอกสารแลวเสรจ จะสงเอกสารฉบบดงกลาวคนแผนกทยนคารองเพอตรวจสอบความถกตองสมบรณของเอกสาร

5. หากเอกสารดงกลาวไมสมบรณทางแผนกทดาเนนการรองขอจะสงคนใหเจาหนา ทแผนกคณภาพแกไข หากเอกสารถกตองสมบรณทางแผนกคณภาพจะการขนทะเบยนเอกสารเพอสงใหผอานวยการฝายคณภาพในลาดบตอไป

6. ผอานวยการฝายคณภาพดาเนนการตรวจสอบเอกสารทขนทะเบยนหาพบความบกพรองจะสงคนใหกบแผนกคณภาพดาเนนการแกไข หากเอกสารสมบรณจะรบรองเอกสารคณภาพกอนประกาศใชในลาดบท 1 กอนเสนอผอานวยการโรงพยาบาลในลาดบตอไป

7. ผอานวยการดาเนนการอนมตขนทะเบยนเอกสาร เพอรบรองเอกสารจากนนเอกสารทขอขนทะเบยนจะถกสงกลบไปทแผนกคณภาพ

8. แผนกสานกคณภาพดาเนนการประกาศใชเอกสาร และแจกจายใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทแผนก และสาเนาคนใหแผนกทดาเนนการรองขอ

32  

3.2.3 การขอแกไขเอกสารคณภาพ Process Diagram Document Control

User ManagerDocument Control

Quality Director

Executive Director

การขอแ

กไขเอก

สารคณภา

พ

ทบทวนคารอง

อนมตไม ตรวจสอบคารอง

ฟอรม FR-DCC-003 แกไขและเอกสารแนบ

จดทาเอกสารคณภาพ (ใหม)

ระบการแกไขเอกสารใหม (ครงท)

อนมต

ใช

ถก

ไม

ใช

เอกสารคณภาพ (ใหม)

ไม

ตรวจสอบความถกตอง

เอกสารคณภาพทแกไขแลว

เอกสารคณภาพฉบบแกไข

(กอนประกาศใช)

เอกสารคณภาพ(ใหม) ทลงนามครบถวน

รบรองเอกสารคณภาพฉบบแกไข

(กอนประกาศใช)

แจกเอกสาร(ใหม) ตามแผนกทเกยว**หมายเหต

ฟอรม FR-DCC-003 ใบคารองขอดาเนนการเอกสารคณภาพ

รปท 3.2 แผนผงกระบวนขอการแกไขเอกสารคณภาพ จากรปสามารถอธบายลาดบการทางานของกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพ ไดดงน

1. หนวยงานเขยนคารองขอดาเนนการแกไขเอกสารพรอมตนฉบบแลวเสนอหวหนาแผนก

2. หวหนาแผนกทาการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนคารองขอแกไขเอกสาร 3. หนวยงานสงใบรองของดาเนนการแกไขเอกสารพรอมแนบเอกสารตนฉบบให

เจาหนาทแผนกคณภาพคณภาพดาเนนการ โดยเจาหนาทจะทาการตรวจสอบคารอง และราย ละเอยดของเอกสาร หาขอมลไมสมบรณจะดาเนนการสงคนแผนกใหแกไข หาขอมลสมบรณจะดาเนนการจดทาเอกสาร

4. เมอเจาหนาทแผนกคณภาพดาเนนการจดทาเอกสารแลวเสรจ จะสงเอกสารฉบบดงกลาวคนแผนกทยนคารองเพอตรวจสอบความถกตองสมบรณของเอกสาร

33  

5. หากเอกสารดงกลาวไมสมบรณทางแผนกทดาเนนการรองขอจะสงคนใหเจาหนาทแผนกคณภาพแกไข หากเอกสารถกตองสมบรณทางแผนกคณภาพจะทาการบนทกลงทะเบยนเอกสารแกไข โดยระบครงทแกไขจากนนดาเนนการสงใหผอานวยการฝายคณภาพในลาดบตอไป

6. ผอานวยการฝายคณภาพดาเนนการตรวจสอบเอกสารทขอแกไขหาพบความบกพรองจะสงคนใหกบแผนกคณภาพดาเนนการแกไข หากเอกสารสมบรณจะรบรองเอกสารคณภาพกอนประกาศใชในลาดบท 1 เพอเสนอผอานวยการโรงพยาบาลในลาดบตอไป

7. ผอานวยการดาเนนการอนมตขอแกไขเอกสาร เพอรบรองเอกสารจากนนเอกสารทขอแกไขจะถกสงกลบไปทแผนกคณภาพ

8. แผนกสานกคณภาพดาเนนการประกาศใชเอกสาร และแจกจายเอกสารฉบบแกไขใหกบทกแผนกทเกยวของทราบ จากนนจะเกบเอกสารทเปนตนฉบบไวทแผนก และสาเนาคนใหแผนกทดาเนนการรองขอ

ค. การขอยกเลกเอกสารคณภาพ

รปท 3.3 แผนผงกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพ

34  

จากรปสามารถอธบายลาดบการทางานของกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพไดดงน 1. หนวยงานเขยนคารองขอดาเนนการยกเลกเอกสารพรอมแนบตนฉบบแลวเสนอ

หวหนาแผนก 2. หวหนาแผนกทาการทบทวน และอนมตเอกสารในการยนคารองขอแกไขเอกสาร 3. หนวยงานสงใบรองของดาเนนการแกไขเอกสารพรอมแนบเอกสารตนฉบบให

เจาหนาทแผนกคณภาพคณภาพดาเนนการ โดยเจาหนาทจะทาการตรวจสอบคารอง และรายละเอยดของเอกสาร เพอดาเนนการยกเลกเอกสาร

4. เมอเจาหนาทแผนกคณภาพดาเนนการขนทะเบยนยกเลกเอกสาร และประทบตายกเลกเอกสาร

5. ผอานวยการฝายคณภาพดาเนนการตรวจสอบเอกสารทขอยกเลกเอกสารคณภาพ หากพบความบกพรองจะสงคนใหกบแผนกคณภาพเพอทบทวนคารอง หากอนมตจะดาเนนการเสนอผอานวยการโรงพยาบาลในลาดบตอไป

6. ผอานวยการดาเนนการอนมตขอยกเลกเอกสาร เพอรบรองเอกสารจากนนเอกสาร 3.3. การวเคราะหขอมล

จากการเกบขอมล ทาใหสามารถวเคราะหสาเหตของการเกดปญหาการจดเกบเอกสารคณภาพของฝายสานกคณภาพ ไดดงน

3.3.1. ผใชไมทราบวธการใชงาน และระบบสบคนทถกตอง 3.3.2. ผใชสามารถเปดเอกสารตนฉบบ และทาการแกไขเองไดถงแมจะประทบตรา

“เอกสารตนฉบบ” หรอ “เอกสารควบคม” เนองจากเปนไฟลไมโครซอฟตเวรด (Microsoft Word)

3.3.3. ไมมการแยกลาดบชนการเขาถงขอมลจงทาใหผใชอนๆ สามารถเปลยนแปลงขอมลได

3.3.4. ขอมลเอกสารคณภาพทงทางฝายสานกคณภาพ และแผนกทดาเนนการแกไขไมตรงกน เนองจากมการแกไขแตไมยนคารองขอแกไขเอกสารทงภายใน และภายนอก

3.3.5. แผนกทยนเอกสารคารองขอแกไขเอกสาร โดยไมตดตามผลวาเอกสารถกจดทาไปถงขนตอนใด

3.3.6. หนวยงานทเกยวของยงใชเอกสารคณภาพเกาทยกเลกไปแลว และไมมการตดตามเอกสารเอกสารทมการปรบปรงแกไข

3.3.7. ทางฝายสานกคณภาพตรวจพอวาหนวยงานมการแกไขเอกสารเองและนาไปใชงาน โดยไมขนทะเบยนควบคมเอกสารคณภาพ

3.3.8. เอกสารตนฉบบมการสญหาย หรอชารดจงทาใหไมสามารถนามาใชงานไดจรง 3.3.9. ไมมคมอทชดเจนในการดาเนนการแกไขเอกสารคณภาพตางๆ ภายใน และ

ภายนอกโรงพยาบาล

35  

3.4. ความสมพนธของตวแปร จากปญหาทไดจากการเกบขอมล และการวเคราะหปญหาพอสรปความสมพนธของตว

แปรตางๆ ไดดงน 3.4.1. เกดจากผใชไมทราบวธการใชงาน จงไมสามารถสบคนไดถกตอง และไมมการ

แยกสทธในการเขาถงขอมล 3.4.2. เอกสารสญหายระหวางการดาเนนการปรงแกไข และใชและใชระยะเวลาในการ

อนมต 3.4.3. ระบบการสบคนเอกสารของฝายสานกคณ ยงคงทาไดยากเนองจากมจานวน

เอกสารจานวนมาก 3.4.4. แผนกทยนคารองขอแกไขเอกสารไมทราบวาเอกสารถกแกไขไปเมอใด ซงจะ

สงผลใหแผนกทยนคารองไมทราบการถงขนตอนการอนมตวาอยทข นตอนใด ซงระบบทตอง การจดทาสามารถแกไขปญหาจดนไดทงหมด 3.5. แผนผงการไหลของขอมลระบบงานใหม

การพฒนาระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสขน เพอเพมประสทธภาพในการจดการเอกสารของหนวยงานตางๆ ภายในใหมมาตรฐานเดยวกนโดยผจ ดทาไดเลอก อนเตอรเนตเขามาเปนสอการในการนาเสนอขอมล และมการเกบขอมลในรปแบบฐานขอมลแทนทการจดเกบขอมลในรปแบบเอกสาร โดยระบบการจดการเอกสารสารอเลกทรอนกสมระบบฐาน ขอมลแบบบรณการ ทรวบรวมและประมวลผลขอมลสารสนเทศ และจดเกบขอมลสารสนเทศในลกษณะทสามารถแบงปนได มกลไกในการสรางระบบความปลอดภยของขอมล โดยผใชทกหนวยงานสามารถเรยกใชขอมลสารสนเทศรวมกนได และมการสบคนขอมลทสามารถสบคนขอมลไดอยางรวดเรว

แผนผงการไหลของขอมลระบบใหม จากการศกษาการดาเนนงานของแผนกคณภาพและแผนกทเกยวของมดงน

36  

3.5.1. การขนทะเบยนเอกสารคณภาพระบบใหม

การขนท

ะเบยน

เอกส

ารคณ

ภาพ

Process Diagram Document Control

Quality Director

ไม

Manager

ไม

Mail ServerDocument Control Executive DirectorUser

ฟอรมขอดาเนนการเอกสารคณภาพ

ออกเลขใบคารอง

แนบเอกสาร

แนบ

ใช

คนหาฟอรม

เลอกฟอรมคารอง

แนบแจงเตอนการอนมต

เลอกใบอนมต

อนมต เมลแจงผใช

แจงเตอน

ใช

ใช

เลอกใบคารอง

อนมต

แจงเตอน

ไม

เลอกใบคารอง

อนมต

ออกเลขเอกสารทขอขนทะเบยน

เลอกแผนกทเกยวของ

แจกจาย

เอกสารอนมต

พมพเอกสาร

เมลแจงผใช

คนหาเอกสารทขนทะเบยน

รปท 3.4 แผนผงกระบวนการขนทะเบยนเอกสารคณภาพระบบใหม

37  

จากรปสามารถอธบายลาดบการทางานของกระบวนการขอขนทะเบยนเอกสารคณภาพไดดงน

ก. หนวยงาน Log-in เขาระบบเพอกรอกคารองของดาเนนการเพมเอกสาร จากนนระบบจะทาการออกเลขเอกสารทตองการยนคารองเพอขอดาเนนการเอกสารคณภาพ และคดเลอกแผนกทตองการแจกจายเอกสาร พรอมกบแนบไฟลทจดทาเขาระบบ

ข. การแนบไฟลหากหนวยงานไมไดทาการแนบเอกสารเอง แผนกคณภาพจะเปนผทาการแนบไฟลให (กรณทตองมการแสกนเอกสารเขาระบบ)

ค. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงหวหนาแผนกของผรองขอเพอทาการอนมต หากหวหนาแผนกไมอนมต ระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบเพอใหผรองขอทราบและดาเนนการแกไข หากอนมต

ง. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงผอานวยการฝายคณภาพเพอทาการอนมต หากผอานวยการฝายคณภาพไมอนมต ระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอทาการทบทวนอกครง หากอนมต

จ. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงผอานวยการโรงพยาบาลเพอทาการอนมต ซงเปนขนตอนสดทาย เมอมการอนมตระบบจะทาการออกเลขเอกสารตามแบบประเภทเอกสาร แผนก และลาดบทขอขนทะเบยนเอกสาร เชน การขอขนทะเบยนแบบฟอรมขอมลผปวยแยกประเภทของแผนกรบผปวยใน (Admission) เลขทออกระบบจะไดรหสเปน FR-ADM-002 จากนนระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบไปยงหนวยงานทขอขนทะเบยน และหนวยงานทวไปไดทราบ

ฉ. เมอไฟลทขอดาเนนการขนทะเบยนเขาระบบ หนวยงาน และหนวยงานทเกยวของสามารถดเอกสาร และจดพมพออกจากระบบ (เฉพาะแบบฟอรมตางๆ เทานนทสามารถจดพมพได)

38  

3.5.2 การขอแกไขเอกสารคณภาพระบบใหม

การขอแ

กไขเอก

สารคณภา

พProcess Diagram Document Control

Manager

ไม

Mail ServerDocument Control Quality Director Executive DirectorUser

ฟอรมขอดาเนนการเอกสารคณภาพ

ออกเลขใบคารอง

แกไขไฟล

คนหาไฟลเดม

ใช

คนหาฟอรม

เลอกฟอรมคารอง

แนบ

แจงเตอนการอนมต

เลอกใบอนมต

อนมต เมลแจงผใช

แจงเตอน

ไม

ใช

ใช

เลอกใบคารอง

อนมต

แจงเตอน

ไม

เลอกใบคารอง

อนมต

ออกเลขครงทแกไข

เลอกเอกสารแจกจาย

แจกจาย

เอกสารอนมต

พมพเอกสาร

เมลแจงผใช

เลอกหวขอทตองการแกไข

แกไขไฟลแนบ

คนหาเอกสารทขนทะเบยน

รปท 3.5 แผนผงกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพระบบใหม

39  

จากรปสามารถอธบายลาดบการทางานของกระบวนการขอแกไขเอกสารคณภาพไดดงน

ก. หนวยงาน Log-in เขาระบบเพอกรอกคารองของดาเนนการเพมเอกสาร จากนนระบบจะทาการออกเลขเอกสารทตองการยนคารองเพอขอดาเนนการเอกสารคณภาพ และคดเลอกแผนกทตองการแจกจายเอกสารจากนนคนหาไฟลทตองการแกไข โดยในการคนหาระบบสามารถคนหาโดยใชคาสาคญ ชอเรอง ชอไฟล รหสเอกสาร เพอดาเนนการแกไข

ข. ในการแกไขไฟลหากหนวยงานไมไดทาการคนหาและแกไขไดเองสามารถให แผนกคณภาพจะเปนผทาการคนหา และแกไขไฟลจากนน

ค. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงหวหนาแผนกของผรองขอเพอทาการอนมต หากหวหนาแผนกไมอนมต ระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบเพอใหผรองขอทราบและดาเนนการแกไข หากอนมต

ง. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงผอานวยการฝายคณภาพเพอทาการอนมต หากผอานวยการฝายคณภาพไมอนมต ระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอทาการทบทวนอกครง หากอนมต

จ. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงผอานวยการโรงพยาบาลเพอทาการอนมต ซงเปนขนตอนสดทาย เมอมการอนมตระบบจะทาการออกเลขครงทแกไขไฟล ระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบไปยงหนวยงานทขอแกไขไฟล และหนวยงานทวไปไดทราบ

ฉ. เมอไฟลทขอดาเนนการแกไขเขาระบบ หนวยงาน และหนวยงานทเกยวของสามารถดเอกสาร และจดพมพออกจากระบบ (เฉพาะแบบฟอรมตางๆ เทานนทสามารถจดพมพได)

40  

3.5.3 การขอยกเลกเอกสารคณภาพระบบใหม

รปท 3.6 แผนผงกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพระบบใหม

41  

จากรปสามารถอธบายลาดบการทางานของกระบวนการขอยกเลกเอกสารคณภาพไดดงน

ก. หนวยงาน Log-in เขาระบบเพอกรอกคารองของดาเนนการเพมเอกสาร จากนนระบบจะทาการออกเลขเอกสารทตองการยนคารองเพอขอดาเนนการเอกสารคณภาพ จากนนคนหาไฟลทตองการยกเลก โดยในการคนหาระบบสามารถคนหาโดยใชคาสาคญ ชอเรอง ชอไฟล รหสเอกสาร เพอดาเนนการยกเลก

ข. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงหวหนาแผนกของผรองขอเพอทาการอนมต หากหวหนาแผนกไมอนมตระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบเพอใหผรองขอทราบ และทบทวนและระบสาเหตการยกเลก หากอนมต

ค. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงผอานวยการฝายคณภาพเพอทาการอนมต หากผอานวยการฝายคณภาพไมอนมต ระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบเพอใหหวหนาแผนกทราบเพอทาการทบทวนอกครง หากอนมต

ง. ระบบจะทาการแจงเตอนไปยงผอานวยการโรงพยาบาลเพอทาการอนมต ซงเปนขนตอนสดทาย เมอมการอนมตระบบจะทาการยกเลกไฟล ระบบจะทาการสงอเมลแจงกลบไปยงหนวยงานทขอยกเลก และหนวยงานทวไปไดทราบ 3.6. ระบบของไอททนามาใช

จากการวเคราะหระบบงานเดมของฝายสานกคณภาพทมการทางานจดการระบบดวยมอ และเอกสารบางสวนถกจดเกบใสโฟลเดอรแชรขอมลนน จงไดมการนาเวบแอปพลเคชนเขามาชวยในการจดการระบบซงเรยกวาเปนการจดการเอกสารอเลกทรอนกส โดยผใชสามารถทาการตดตอกบระบบผานเครองคอมพวเตอร และเรยกใชโปรแกรมเวบเบราเซอร เพอตดตอกบระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกส ซงใหบรการผานทางระบบอนทราเนตสาหรบผทใชงานภาย ในโรงพยาบาล โดยจะตดตอมายงเซรฟเวอรแลวทาการตรวจสอบสทธการใชงานผานทางฐาน ขอมล เพอเขาสระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสซงระบบจะทาการแปลงไฟลเอกสารและอพโหลดไฟลเปนดอตพดเอฟ (.PDF) โดยผดแลระบบสามารถทาการบรหารจดการสทธ โดยการกาหนดผใชงานและรหสผานสทธในการเขาถงขอมลตางๆ ได ในการแจงเตอนจะใชเมลเซรฟเวอรเขามาชวยในการแจงขอมล ซงเปนการแจงขาวสารโดยสงขอความอเลกทรอนกสแทนการแจกเอกสารเวยน เพราะสามารถตอดตอรบสง ขอมลระหวางกนไดอยางรวดเรว

42  

รป 3.7 กระบวนการทางานของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

สาหรบการพฒนาเวบไซต เวบแอปพลเคชน และเวบเซอรวสนนเปนสวนหนงของดอตเนตเฟรมเวรก (.Net Framework) อกทงมการนาโปรแกรมฐานขอมลไมโครซอฟท เอสควแอล เซรฟเวอร มาใชควบคโดยมจดประสงคเพอใหการเชอมตอฐานขอมลและการจดการกบฐานขอมลทาไดเรวขนโดยทางานภายใตระบบปฏบตการวนโดว เซรฟเวอร สองพนสาม (Windows Server 2003)

ดงนนการทางานของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสไมไดเขามาเปลยนแปลง กระบวนการทางานของเจาหนาทแผนกคณภาพ แตจะเขามาชวยปรบปรงการทางานในดานของการจดการขอมล การสบคนขอมล การออกรายงาน การนาเอาขอมลทมอยมาจดทาเปนขอมลสารสนเทศแสดงกระบวกการทางานของระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส ซงระบบจะเปนระบบศนยกลางโดยมเครองเซรฟเวอรเปนหลกในการเกบขอมล เมอเจาหนาทท วไปตอง การใชระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสสามารถเขาใชงานโดยดงขอมลผานเวบเบราเซอรไดพรอมกน อกทงสามารถทาการจดการอกทงยงสงขอมลหากนไดทนท

3.7. การออกแบบระบบงานใหม

จากการศกษาระบบงานเดม และการรวบรวมขอมลตางๆ เพอใชในการวเคราะหและออกแบบระบบจดการเอกสารอเลกทรอนกสของโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน ใหมนน ผศกษาไดใชผงบรบท (Context Diagram) เพอแสดงใหเหนภาพรวมและความสมพนธของระบบ การออกแบบระบบงาน เพอแสดงใหเหนถงลาดบขนตอนการเดนทางของเอกสาร และการออกแบบตารางฐานขอมล เพอแสดงคาอธบายความหมายและรายละเอยดของรายการขอมล

43  

3.7.1 ผงบรบท ผงบรบทจะแสดงใหเหนถงภาพรวมของระบบ โดยแสดงใหเหนถงผทเกยวของ

กบการทางาน รวมถงแสดงขอมลทเกยวของภายใน เปนการมองภาพเชงลกลงไปในสวนของระบบผศกษาใชภาพสญญาลกษณในการอธบายขนตอนการทางาน และภาพรวมของระบบดงตอไปน

ตารางท 3.1 สญญาลกษณทใชในการเขยนแผนภาพการไหลขอขอมล

ชอสญญาลกษณ Gane & Sarson symbols ความหมาย

ระบบงาน

(External Entity)

ผทมความเกยวของกบระบบไมวาจะเปนผสงหรอผรบขอมลจากระบบ

การประมวลผล

(Process Symbol/

Transform Symbol)

เปนสญลกษณของการประมวลผลทเกดขนในระบบ หรอสวนททาใหขอมลมการเปลยนแปลงไป

แหลงจดเกบขอมล (Data Store)

สวนทเกบขอมล และสามารถใชแทนสงตางๆ ทเปนการจดเกบขอมลได เชน ดสก

การไหลของขอมล (Data Flow Connecting)

เรยกวา Line จะแสดงถงการเคลอน ทของขอมลในระบบจากทหนงไปยงอกทหนง

โดยระบบการพฒนาจดการเอกสารอเลกทรอนกส สามารถเขยนแสดงใหเหนถง

ภาพรวมของระบบ และของขอบเขตของการวเคราะหระบบงานได โดยระบบจะมความสมพนธกบสงแวดลอมหรอผทเกยวของกบระบบ คอ

1. User หรอ ผใชงานทวไป และเจาหนาทแผนกคณภาพ 2. Manager หรอ หวหนาแผนก 3. Quality Director หรอ ผอานวยการฝายคณภาพ 4. Executive Director หรอ ผอานวยการโรงพยาบาล 5. Admin หรอ ผควบคมระบบ

 

 

44

3.7.2 เสนทางการไหลของขอมล (Data Flow Diagram)

รปท 3.8 เสนทางการไหลของขอมลโดยภาพรวม (Context Diagram)

45  

3.7.3 เสนทางการไหลของขอมลระดบ0 (Data Flow Diagram Level 0)

จดการขอมลพนกงาน

1.0

จดการใบคารอง

2.0

แนบเอกสาร

3.0

จดการเอกสาร

4.0

จดการสถานะ

5.0

ออกรายงาน

6.0

User

Manager

Quality Director

Executive Director

Admin

User

D1 ขอมลพนกงาน

Admin

D2 ขอมลใบคารอง

D3 ไฟลเอกสารแนบ

D1 ขอมลพนกงาน

D3 ไฟลเอกสารแนบ

D2 ขอมลใบคารอง

D2 ขอมลใบคารอง

D3 ไฟลเอกสารแนบ

ขอมลพนกงานทแกไข

ขอมลแกไขรหสผาน

ขอมลคารองขอเพมขอมลคารองขอแกไข

ขอมลสวนตวพนกงาน

ขอมลคารองขอยกเลก

ขอมลเอกสารทคณภาพแนบ

ขอมลเอกสารแนบ

ขอมลเอกสารแนบแกไข

ขอมลเอกสารทคณภาพแนบแกไข

ขอมลใบคารองรออนมตขอมลเอกสารทรออนมตขอมลผลการอนมต

ขอมลเอกสารรอผลอนมตขอมลคารองรอผลอนมต

ขอมลการอนมต

ขอมลคารองทรอผลอนมตขอมลเอกสารทรอผลอนมต

ขอมลผลอนมต

ขอมลสถานะ

รายละเอยดสถานะใบคารอง

รายละเอยดขอมลสถานะ

ขอมลสถานะคารอง

รายละเอยดสถานะ

รายละเอยดใบคารองทตองการขอมลรายงานทตองการ

รายละเอยดสถานะใบคารอง ขอมลไฟลแนบทออกรายงาน

รายละเอยดขอมลคารอง

ขอมลคารองทดาเนนการอนมตขอมลไฟลแนบ

ขอมลไฟลทตองการอนมตขอมลไฟลทอนมต

ขอมลไฟลทรอการอนมต

ขอมลไฟลทดาเนนการอนมตขอมลไฟลทรอผลการอนมต

ขอมลไฟลทอนมต

ขอมลคารองรอผลการอนมต

ขอมลคารองททาการอนมตขอมลคารองรอการอนมต

ขอมลคารองทอนมตขอมลคารองทรอการอนมตขอมลคารองทรออนมต

ขอมลไฟลแนบทตองแกไขขอมลไฟลแนบรอผลอนมตขอมลไฟลทรอผลการอนมตขอมลไฟลทดาเนนการอนมตขอมลพนกงานแนบเอกสาร

ขอมลพนกงานแกไขเอกสารแนบขอมลคณภาพทแนบเอกสาร

ขอมลคณภาพทแนบเอกสารแกไข

ขอมลผจดการขอมลผจดการอนมตขอมล Quality Director

ขอมล Quality Director อนมตขอมล Executive Director

ขอมลExecutive Directorอนมต

รายละเอยดไฟลแนบทแกไขแลวขอมลไฟลทตองแกไข

รายละเอยดไฟลทคณภาพแนบรายละเอยดไฟลแนบทแกไขรายละเอยดไฟลเอกสารแนบ

ขอมลคารองขอทตองการแกไขขอมลคารองเพมเอกสารเดม

ขอมลคารองเพมเอกสารทไมแนบขอมลคารองเพมเอกสาร

รายละเอยดขอมลคารองทตองการยกเลกขอมลคารองเดมทตองการยกเลกรายละเอยดขอมลคารองทแกไขขอมลคารองเดมทตองแกไขรายละเอยดขอมลใบคารองขอมลพนกงานทยกเลก

ขอมลพนกงานทตองการขอมลพนกงาน

ขอมลรหสผานทแกแลวขอมลรหสผานเดม

ขอมลพนกงานทแกไขแลวขอมลเดมของพนกงานขอมลพนกงานใหม

ขอมลคารองอนมตจากManager

ขอมลคารองอนมตจากQuality Director

ขอมลไฟลแนบอนมตจากQuality Director

ขอมลไฟลแนบอนมตจากManager

รปท 3.9 เสนทางผงการไหลของขอมลระดบ0 (Data Flow Diagram Level 0)

46  

3.7.4 เสนทางการไหลของขอมลระดบ1 (Data Flow Diagram Level 1)

รปท 3.10 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 1: จดการขอมลพนกงาน

รปท 3.11 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 2: จดการใบคารอง

47  

รปท 3.12 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 3: จดการแนบเอกสาร

48  

รปท 3.13 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 4: จดการตรวจสอบเอกสาร

รปท 3.14 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 5: จดการสถานะ

49  

รปท 3.15 เสนทางผงการไหลของขอมล Level 1 Process 6: จดทารายงาน

คาอธบายกระบวนการของระบบการจดการเอกสารคณภาพ

ตารางท 3.2 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 1.1: จดการขอมลพนกงาน

Process Specification

Number : 1.1 Process Name : จดการขอมลพนกงาน Description : เปนกระบวนการทใชในการเพมขอมล User จาก Admin Input data flows : ขอมลสวนตวพนกงาน form External Entity Admin Output data flows : ขอมลพนกงานใหม to Data Store D1 ขอมลพนกงาน

ตารางท 3.3 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 1.2: แกไขขอมลพนกงาน

Process Specification

Number : 1.2 Process Name : แกไขขอมลพนกงาน Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขขอมลพนกงาน Input data flows : ขอมลพนกงานทแกไข form External Entity Admin

ขอมลเดมของพนกงาน from Data Store D1 ขอมลพนกงาน Output data flows : ขอมลพนกงานทแกไขแลว to Data Store D1 ขอมลพนกงาน

50  

ตารางท 3.4 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 1.3: แกไขรหสผาน

Process Specification

Number : 1.3 Process Name : แกไขรหสผาน Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขรหสผาน

Input data flows : ขอมลแกไขรหสผาน form External Entity User ขอมลรหสผานเดมของพนกงาน from Data Store D1 ขอมลพนกงาน

Output data flows : ขอมลรหสผานทแกไขแลว to Data Store D1 ขอมลพนกงาน

ตารางท 3.5 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 2.1: ยนคารอง

Process Specification

Number : 2.1 Process Name : ยนคารอง Description : เปนกระบวนการทใชในการยนเรองขอมลเอกสารทขอขนทะเบยน

Input data flows : ขอมลคารองขอเพมเอกสาร from External Entity User ขอมลพนกงาน from Data Store D1 ขอมลพนกงาน

Output data flows : รายละเอยดขอมลใบคารอง to Data Store D2 ขอมลใบคารอง

ตารางท 3.6 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 2.2: แกไขใบคารอง

Process Specification

Number : 2.2 Process Name : ยนคารอง Description : เปนกระบวนการทใชในการยนเรองขอมลเอกสารทขอแกไข

เอกสารทข นทะเบยน Input data flows : ขอมลคารองขอแกไขเอกสาร from External Entity User

ขอมลพนกงานทตองการแกไข from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองเดมทตองแกไข from Data Store D2 ขอมลใบคารอง

Output data flows : รายละเอยดขอมลคารองทแกไข to Data Store D2 ขอมลใบคารอง

51  

ตารางท 3.7 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 2.3: ยกเลกใบคารอง

Process Specification

Number : 2.3 Process Name : ยกเลกใบคารอง Description : เปนกระบวนการทใชในการยกเลกเอกสารทข นทะเบยน Input data flows : ขอมลคารองขอยกเลก from External Entity User

ขอมลพนกงานทยกเลก from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองเดมทตองยกเลก from Data Store D2 ขอมลใบคารอง

Output data flows : รายละเอยดขอมลคารองทตองการยกเลก to Data Store D2 ขอมลใบคารอง

ตารางท 3.8 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.1: เพมเอกสารแนบจาก User

Process Specification

Number : 3.1 Process Name : เพมเอกสารแนบจาก User Description : เปนกระบวนการทใชในการแนบเอกสารควบคไปกบใบคารอง Input data flows : ขอมลเอกสารแนบ from External Entity User

ขอมลพนกงานแนบเอกสาร from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองเพมเอกสาร from Data Store D2 ขอมลใบคารอง

Output data flows : รายละเอยดไฟลเอกสารแนบ to Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

52  

ตารางท 3.9 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.2: แกไขเอกสารแนบจาก User

Process Specification

Number : 3.2 Process Name : แกไขเอกสารแนบจาก User Description : เปนกระบวนการทใชในการแกไขเอกสารแนบ Input data flows : ขอมลเอกสารแนบแกไข from External Entity User

ขอมลไฟลแนบทตองการแกไข from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ ขอมลพนกงานแกไขเอกสารแนบ from Data Store D1 ขอมล พนกงาน ขอมลคารองเพมเอกสารเดม from Data Store D2 ขอมลใบคารอง

Output data flows : รายละเอยดไฟลแนบทแกไข to Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

ตารางท 3.10 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.3: เพมเอกสารแนบจากคณภาพ

Process Specification

Number : 3.3 Process Name : เพมเอกสารแนบจากคณภาพ Description : เปนกระบวนการทใชในการแนบเอกสารควบคไปกบใบคารองใน

กรณท User ไมไดทาการแนบเอกสาร Input data flows : ขอมลเอกสารทคณภาพแนบ from External Entity User

ขอมลคณภาพทแนบเอกสาร from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองเพมเอกสารทไมแนบ from Data Store D2 ขอมลใบคารอง

Output data flows : รายละเอยดไฟลทคณภาพแนบ to Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

53  

ตารางท 3.11 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 3.4: แกไขเอกสารแนบจากคณภาพ

Process Specification

Number : 3.4 Process Name : แกไขเอกสารแนบจากคณภาพ

Description : เปนกระบวนการทใชในการแนบเอกสารทแกไขควบคไปกบ ใบคารองในกรณท User ไมไดทาการแนบเอกสาร

Input data flows : ขอมลเอกสารทคณภาพแนบแกไข from External Entity User ขอมลไฟลทตองการแกไข from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ ขอมลคณภาพทแนบเอกสารแกไข from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองขอทตองการแกไข from Data Store D2 ขอมลใบคารอง

Output data flows : รายละเอยดไฟลแนบทแกไขแลว to Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

ตารางท 3.12 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.1: ตรวจสอบเอกสาร

Process Specification Number : 4.1 Process Name : ตรวจสอบเอกสาร Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบเอกสารทรองขอจาก User Input data Flows : ขอมลใบคารองรออนมต from External Entity Manager

ขอมลผจดการ from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองทรออนมต from Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลแนบ from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

Output data flows : ขอมลเอกสารทรออนมต to External Entity Manager

54  

ตารางท 3.13 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.2: อนมต Process Specification

Number : 4.2 Process Name : อนมต Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตเอกสารหลงจากทมการตรวจ

สอบเอกสารทรองขอจากUser Input data Flows : ขอมลผลการอนมต from External Entity Manager

ขอมลผจดการอนมต from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองทรอการอนมต from Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลทตองการอนมต from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

Output data flows : ขอมลคารองทอนมต to Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลทอนมต to Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

ตารางท 3.14 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.3: ตรวจสอบเอกสารโดย Quality Director

Process Specification

Number : 4.3 Process Name : ตรวจสอบเอกสารโดย Quality Director Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบเอกสารจากManager Input data Flows : ขอมลคารองรอผลอนมต from External Entity Quality Director

ขอมลQuality Director from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองอนมตจากManager from Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลแนบอนมตจากManager from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

Output data flows : ขอมลเอกสารรอผลอนมต to External Entity Quality Director

55  

ตารางท 3.15 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.4: อนมตโดย Quality Director Process Specification

Number : 4.4 Process Name : อนมตโดย Quality Director Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตเอกสารหลงจากทมการตรวจ

สอบเอกสารทสงมาจากManager Input data Flows : ขอมลการอนมต from External Entity Quality Director

ขอมลQuality Director อนมต from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองรอการอนมต from Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลทรอการอนมต from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

Output data flows : ขอมลคารองทาการอนมต to Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลททาการอนมต to Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

ตารางท 3.16 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.5: ตรวจสอบเอกสารโดย Executive Director

Process Specification

Number : 4.5

Process Name : ตรวจสอบเอกสารโดย Executive Director

Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบเอกสารจาก Quality Director

Input data Flows : ขอมลคารองทรอผลอนมต from External Entity Executive Director ขอมลExecutive Director from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองอนมตจากQuality Director from Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลแนบอนมตจากQuality Director from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

Output data flows : ขอมลเอกสารทรอผลอนมต to External Entity Executive Director

56  

ตารางท 3.17 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 4.6: อนมตโดยExecutive Director Process Specification

Number : 4.6

Process Name : อนมตโดย Executive Director

Description : เปนกระบวนการทใชในการอนมตเอกสารหลงจากทมการตรวจ สอบเอกสารทสงมาจากQuality Director

Input data Flows : ขอมลผลอนมต from External Entity Executive Director ขอมลExecutive Directorอนมต from Data Store D1 ขอมลพนกงาน ขอมลคารองรอผลการอนมต from Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลทรอผลการอนมต from Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

Output data flows : ขอมลคารองทดาเนนการอนมต to Data Store D2 ขอมลใบคารอง ขอมลไฟลทดาเนนการอนมต to Data Store D3 ไฟลเอกสารแนบ

ตารางท 3.18 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 5.1: แกไขสถานะ

Process Specification

Number : 5.1 Process Name : แกไขสถานะ Description : เปนกระบวนการทใชในการสงขอมลทแกไขสถานะของการดาเนน

การของระบบ Input data flows : ขอมลสถานะ from External Entity Admin

รายละเอยดขอมลคารอง from Data Store D2 ขอมลใบคารอง Output data flows : ขอมลสถานะคารอง to Data Store D2 ขอมลใบคารอง

57  

ตารางท 3.19 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 5.2: ตรวจสอบสถานะ Process Specification

Number : 5.2 Process Name : ตรวจสอบสถานะ Description : เปนกระบวนการทใชในการตรวจสอบสถานะการสงของเอกสารของ

แตละดบชนในการดาเนนการ Input data flows : รายละเอยดสถานะใบคารอง from External Entity User

รายละเอยดสถานะ from Data Store ขอมลใบคารอง Output data flows : รายละเอยดขอมลสถานะ to External Entity User

ตารางท 3.20 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 6.1: เรยกดรายงาน

Process Specification

Number : 6.1 Process Name : เรยกดรายงาน Description : เปนกระบวนการทใชในการแสดงรายงานขอมลเอกสารทจดทา

Input data flows

: ขอมลรายงานทตองการ from External Entity User ขอมลไฟลแนบทออกรายงาน from Data Store D2 ขอมลใบคารอง รายละเอยดใบคารองทตองการ from Data Store D3 ไฟลเอกสาร

Output data flows : ขอมลรายงาน to Process 6.2 พมพรายงาน

ตารางท 3.21 อธบายการประมวลผลของกระบวนการท 6.2: พมพรายงาน

Process Specification

Number : 6.2 Process Name : พมพรายงาน Description : เปนกระบวนการทใชในการจดพมพเอกสาร Input data flows : ขอมลรายงาน from Process 6.1 เรยกดรายงาน Output data flows : รายละเอยดสถานะใบคารอง from External Entity User

 

 

58

TR_DAR_FORM

MT_DAR_LEVEL HAVE

n

1

DAR_ID

DAR_TYPE DAR_NODAR_SUBJECT_NAME

DAR_DATEDAR_REMARK

TR_DAR_STATUS

CHECK

1

n

DAR_LEVEL

DAR_LEVEL_NAME

STATUS_ID

STATYS_FLAGE

STATYS_DATESTATYS_REMARK

TR_DAR_ATTACHMENT DO11

ATTACH_ID

ATTACH_FILE_NAME

ATTACH_PATH

ATTACH_BY

ATTACH_DATE

ATTACH_STATUS

ATTACH_ID_REF

MT_USER

DO

n

1

USER_LOGIN

USER_PASSWORD

USER_NAME

USER_SURNAME

USER_MAIL

USER_FLAG

USER_CREATED_BY

USER_CREATED_DATE

USER_UPDATE_DATE

USER_UPDATE_BY

MT_DEPARTMENT

HAVE

MT_ROLEHAVEn 1

ROLE_ID

ROLE_NAME

ROLE_STATUS

MT_POSITIONHAVE

n

1

POSITION_ID

POSITION_NAME

POSITION_STATUS

n

1

HAVE TR_DAR_DEPT1 n n 1

DAR_DEPT_ID DEPT_ID

DEPT_NAME DEPT_STATUSATTACH_FORM_NO

ATTACH_REMARKDEPT_DODE

HAVE

DO1n

3.7.5 Entity Relationship Diagram (ER-Diagram)

รปท 3.16 ออาร-ไดอะแกรม

59  

3.7.6 Mapping mEntity-Relationship Diagram MT_USER = USER_LOGIN,DEPT_ID (fk), ROLE_ID (fk), USER_POSITION_ID (fk), USER_PASSWORD, USER_NAME, USER_SURNAME, USER_MAIL, USER_FLAG, USER_CREATED_BY, USER_CREATED_DATE, USER_UPDATED_BY, USER_UPDATED_DATE MT_ROLE = ROLE_ID, ROLE_NAME, ROLE_STATUS MT_DEPAPTMENT = DEPT_ID, DEPT_CODE, DEPT_NAME, DEPT_STATUS MT_POSITION = POSITION_ID, POSITION_NAME, POSITION_STATUS MT_DAR_LEVEL = DAR_LEVEL, DAR_LEVEL_NAME TR_DAR_FORM = DAR_ID, USER_LOGIN (fk), DAR_LEVEL (fk), DAR_TYPE, DAR_NO, DAR_SUBJECT_NAME, DAR_DATE, DAR_REMARK DAR_STRTUS = STATUS_ID, DAR_ID (fk), USER_LOGIN, STATUS_FLAG, STATUS_DATE, STATUS_REMARK TR_DAR_ATTACHMENT = ATTACH_ID, DAR_ID (fk), ATTACH_FILE_NAME, ATTACH_PATH, ATTACH_BY, ATTACH_DATE, ATTACH_STATUS, ATTACK_ID_REF, ATTACK_FROM_NO, ATTACK_REMARK TR_DAR_DEPT = DAR_DEPT_ID, DAR_ID(fk), DEPT_ID(fk)

60  

3.7.7 Database Schema จาก ER-Diagram ของระบบการพฒนาการจดการเอกสารคณภาพมรายละเอยดโครงรางทไดจากการออกแบบตาราง ดงตอไปน

ตารางท 3.22 MT_USER

Attribute Type Key NN Description Remark

USER_LOGIN Varchar

(10) PK Yes

รหสผเขาใชระบบ

DEPT_ID int FK Yes รหสแผนกตามลาดบ อางองจากตาราง MT_DEPAPTMENT

ROLE_ID int FK Yes สถานะของผใชงาน อางองจากตาราง MT_ROLE

POSITION_ID Varchar (5)

FK No ตาแหนงสถานะ อางองจากตาราง MT_POSITION

USER_PASSWORD Varchar (50)

Yes รหสผานเขาใชระบบ เรมตนเปน

Password123 USER_NAME Varchar

(50)

Yes ชอ

USER_SURNAME Varchar (50)

Yes นามสกล

USER_MAIL Varchar (50)

Yes อเมลของผใช

USER_FLAG Char (1)

Yes สถานะการใชงานระบบ

Active/Inactive

USER_CREATED_BY Varchar (10)

Yes ผสรางรหสพนกงาน

USER_CREATED_DATE Datetime

Yes วนทสรางรหสพนกงาน

USER_UPDATED_BY Varchar (10)

Yes รหสผแกไข

USER_UPDATED_DATE Varchar (10)

Yes วนทแกไข

61  

ตารางท 3.23 MT_ROLE Attribute Type Key NN Description Remark

ROLE_ID int PK Yes รหสสถานะผใชงานตามลาดบ ROLE_NAME nvarchar(10) Yes ชอสถานะผใชงาน

ROLE_STATUS char(1) Yes สถานะการใชงาน Active/ Inactive

ตารางท 3.24 MT_DEPAPTMENT

Attribute Type Key NN Description Remark DEPT_ID int PK Yes รหสแผนกตามลาดบ DEPT_CODE varchar(20) Yes รหสแผนก DEPT_NAME nvarchar(50) Yes ชอแผนก

DEPT_STATUS nchar(1) Yes สถานะใชงานของแผนก Active/ Inactive

ตารางท 3.25 MT_POSITION

Attribute Type Key NN Description Remark POSITION_ID int PK Yes รหสตาแหนงตามลาดบ POSITION_NAME nvarchar(50) Yes ชอตาแหนง Staff/

Manager POSITION_STATUS nchar(1) Yes สถานะใชงานของตาแหนง Active/

Inactive

ตารางท 3.26 MT_DAR_LEVEL

Attribute Type Key NN Description Remark DAR_LEVEL int PK Yes รหสประเภทเอกสาร DAR_LEVEL_NAME varchar(50) Yes ชอระดบเอกสาร

62  

ตารางท 3.27 TR_DAR_FORM

Attribute Type Key NN Description Remark DAR_ID int PK Yes รหสเอกสาร(DAR)

ตามลาดบ USER_LOGIN int FK Yes รหสผเขาใชระบบ อางองจากตาราง

MT_USER DAR_LEVEL int FK Yes รหสประเภทเอกสาร อางองจากตาราง

MT_DAR_LEVEL DAR_TYPE Varchar

(10) Yes ประเภทคาขอ

ดาเนนการ

DAR_NO Varchar (10)

Yes เลขทใบคารอง จะออกกตอเมอ

เอกสาร Approve DAR_SUBJECT_NAME varchar(255) Yes ชอเอกสาร DAR_DATE datetime Yes วนทจดทา DAR_REMARK

varchar(255) Yes หมายเหตในการรองขอเอกสาร

ตารางท 3.28 TR_DAR_STRTUS

Attribute Type Key NN Description Remark STATUS_ID int PK Yes รหสใบDARตามลาดบ DAR_ID int FK Yes รหสเอกสาร(DAR) อางองจากตาราง

TR_DAR_FORM USER_LOGIN

varchar(10) FK Yes รหสผเขาใชระบบ อางองจากตาราง

MT_USER STATUS_FLAG char(1) Yes สถานะของเอกสาร STATUS_DATE datetiem Yes วนททารายการ STATUS_REMARK

varchar(255) No เหตผลในการอนมต/ยกเลก

63  

ตารางท 3.29 TR_DAR_ATTACHMENT Attribute Type Key NN Description Remark

ATTACH_ID int PK Yes รหสเอกสารแนบตามลาดบ

DAR_ID int FK Yes รหสเอกสาร(DAR) อางองจากตาราง TR_DAR_FORM

ATTACH_FILE_NAME varchar(800) Yes ชอเอกสารแนบ ATTACH_PATH varchar(100) Yes Path ทบนทก

เอกสารแนบ

ATTACH_BY varchar(10) Yes ผแนบเอกสาร ATTACH_DATE datetime Yes วนทแนบเอกสาร ATTACH_STATUS varchar(2) No สถานะเอกสาร ATTACK_ID_REF int Yes การอางองเอกสาร

เดม

ATTACK_FROM_NO varchar(20) Yes รหสเอกสารทดาเนนการขนทาเบยนแลวเสรจ

ATTACK_REMARK varchar(30) Yes

ระยะเวลาในการจดเกบเอกสาร

ตารางท 3.30 TR_DAR_DEPT

Attribute Type Key NN Description Remark DAR_DEPT_ID int PK Yes ใบDAR ของแผนกตามลาดบ DAR_ID

int FK Yes รหสแนบเอกสาร (DAR) อางองจากตาราง

TR_DAR_FORM DEPT_ID int FK Yes รหสแผนก อางองจากตาราง

TR_DAR_ ATTACHMENT

การออกแบบระบบ แสดงใหเหนถงกระบวนการทเกยวของในการพฒนาระบบไดแก แผนภาพการไหลขอขอมล, คาอธบายกระบวนการของระบบการจดการเอกสารคณภาพ,ER-Diagram, Database Schema, เสนทางการไหลของขอมลซงเมอจบกระบวน การสดทายแลวจะไดกระบวนการทงหมด เพอนามาเขยนเปนซอรฟแวรตอไป

 

 64  

บทท 4 ขนตอนในการดาเนนโครงงาน

4.1. กลาวนา ในบทนจะเปนการกลาวถงวธการดาเนนโครงการ ซงประกอบดวยกระบวนการจดหาอปกรณฮารดแวร (Hardware) และซอฟตแวร (Software) เพอรองรบในการตดตงระบบขนตอนการตดตงระบบ รวมทงเมอทาระบบไปใชแลวจะตองมแผนปรบเปลยนพฤตกรรมปรบเปลยนกระบวนการเดมๆ อยางไร และขนตอนในการนาโครงการมาใช

4.2. กระบวนการจดหา การพฒนาเพอการเชอมโยงระบบการพฒนาการจดการเอกสารคณภาพทางดานระบบ

งานศกษาจาเปนตองจดหาเครองเพอรองรบตอการทางาน

โครงสรางของฮารดแวร และซอฟตแวร โดยทวไปแลวระบบคอมพวเตอรแตลรน แตละยหอจะมการสางสวนประกอบทแตกตางกนออกไป โดยจะประกอบดวยกน 3 สวน คอ หนวยประมวลผลกลาง (Central Processing Unit: CPU) หนวยความจา (Memory Unit) และหนวยนาขอมลเขาและหนวยประมวลผล (I/O Unit) จากระบบการจดการงานตรวจสอบภายในสามารถสรปเครองคอมพวเตอรทเลอกเพอใชงานได ดงน

1. คอมพวเตอร กลมผใชเครองประเภทนคอ ผใชงานทวไป คณสมบตของเครองคอมพวเตอรม ดงน

ตารางท 4.1 ขอกาหนดคณสมบตของเครองคอมพวเตอร

รายการ คณสมบต

Operating System Microsoft Windows XP Professional Processor Type Intel® Core™2 Quad Q8200/2.33GHz, L2 Cache 4MB,

FSB 1333 MHz Display LCD 19” (Square, DVI/ Res. 1280x1024, 5ms,

DC:10000:1 Memory 4GB/1066MHz DDR3 RAM(2x2GB) Graphics Card PCI Express with 512MB Hard Drive 160GB /7200rpm SATA Drive

 

 65  

2. เครองเซรฟเวอร กลมผใชเครองประเภทนคอ ผดแลระบบ กาหนดคณสมบตของเครองเซรฟเวอร ไดดงน

ตารางท 4.2 ขอกาหนดคณสมบตของเครองคอมพวเตอร

รายการ คณสมบต

Operating System Microsoft Windows server 2003 Enterprise Processor Type Xeon 4C E5520 80W 2.26GHz/1066MHz FSB/8MB L3

2x1GB, O/Bay 2.5in HS SAS, Two Gigabit Ethernet, Multi-Burner 675W p/s

ServerRAID M5014 Controller Memory - 4GB (1x4GB) PC3-10600 CL9 ECC DDR3 LP RDIMM

1333MHZ Chipkill/10 66MHz DDR3 RAM(2x2GB) - 2GB (1x2GB) PC3-10600 CL9 ECC DDR3 LP RDIMM

1333MHZ Chipkill/1066MHz DDR3 RAM(2x2GB) Graphics Card PCI Express with 512MB Hard Drive 300GB 10K 6Gbps SAS SFF HDD Hot-swap(2.5”)

3. โครงสรางของซอฟตแวร ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส เปนระบบงานทพฒนาขนเพอใชงานจดเกบ

เอกสาร ดงนนการเลอกซอฟตแวรเพอใชในการพฒนาไมจาเปนตองจดซอซอฟตแวรใหม มดงน

ตารางท 4.3 ซอฟตแวรทเลอกใชงาน

รายการ การใชงาน

Visual Studio 2005 ใชในการพฒนาระบบงาน Microsoft SQL 2005 ใชเปนฐานขอมลเพอเชอมความสมพนธ Microsoft Windows Server 2003 ใชเปนระบบปฏบตการ Crystal Report ใชในการออกแบบเพอแสดงรายงานตางๆ Photoshop CS2 ใชในการออกแบบตกแตงเวบไซต ASP.NET ใชสาหรบพฒนาเวบแอปพลเคชน Adobe Acrobat 7 professional ใชสาหรบแปลงไฟลและเปดดไฟล Microsoft Office 2003 ใชสาหรบจดพมพเอกสาร

 

 66  

4.3. การตดตงระบบ เซรฟเวอรของฐานขอมล (Database Server) 4.3.1. ตดตงระบบปฏบตการวนโดวเซรฟเวอร 2003บนเครองเซรฟเวอรของ

ฐานขอมล 4.3.2. ตดตงเอสควแอลเซรฟเวอร 2005 เพอเปนเซรฟเวอรของฐานขอมลซงประกอบ

ไปดวยเซอรวสดงนดาตาเบสเซรฟเวอรอนทเกรชนเซอรวส (Integration Services) รพอรทตงเซอรวส(Reporting Services)ซงใชในการพฒนาระบบ

แอพพลเคชน เซรฟเวอร

1. ตดตงระบบปฎบตการวนโดวเซรฟเวอร 2003บนเครองแอพพลเคชนเซรฟเวอร 2. ตดตงไอไอเอสหกเปนแอพพลเคชน เซรฟเวอรและเวบเซรฟเวอรตดตง

แอพพลเคชนทพฒนาโดยการลงแอพพลเคชนดวยเครองมอของวชวลสตดโอดอตเนต 2005และทาการคอนฟกคอนเนคชนสตรง(ConfigConnection String)ดงตวอยางเพอการตดตอเขาใชงานเซรฟเวอรของฐานขอมล

<addname="ConnSQL"connectionString="Data Source=xxx.xxx.xxx.xxx;InitialCatalog=xx;User ID=xxx;Password=xxx;Connect Timeout=90"providerName="System.Data.SqlClient" />

เครองลกขาย 1. ตดตงระบบปฏบตการวนโดวเอกซพบนเครองลกขายซงวนโดวเอกซพจะม

โปรแกรมไออหกเพอการแสดงขอมลภาพและเสยง 2. หรอตดตงโปรแกรมเวบบราวเซอรตวอน เชน Maxthon หรอ Firefox

แผนการดแลระบบ

สถานทตงเซรฟเวอรจะตองมคณสมบตอยางนอยดงตอไปน 1. มระบบควบคมใหอณหภมและความชนทเหมาะสมกบการทางานของเซรฟเวอร

ตลอดเวลา 2. มระบบสารองไฟฟา ระบบปองกนไฟฟากระชากกอนจายไฟฟาใหกบเครอง

เซรฟเวอร 3. มระบบปองกนอคคภยทเหมาะสมสาหรบใชในหองศนยกลางขอมล (Data Center) 4. มระบบรกษาความปลอดภยควบคมการเขาออกหองเซรฟเวอร 5. มกลองวงจรปดสาหรบตรวจสอบการใชงานในหองศนยกลางขอมล 6. จะตองมแผนการรองรบการเกดภยพบตทเหมาะสมสาหรบหองศนยกลางขอมล

 

 67  

แผนการดแลแอพพลเคชนเซรฟเวอร 1. ทาการเฝาตรวจสอบ (Monitor) ดประสทธภาพของเซรฟเวอรทงในสวนของซพย

หนวยความจาสารอง แบนวชทใชทงขาเขาและขาออก 2. เฝาตรวจสอบลอค (Log) โดยใชเครองมอทตดตงมากบวนโดวเซรฟเวอร2003 หรอ

ใชเครองมอของบรษทอน (Third Party)

แผนการดแลเซรฟเวอรของฐานขอมล 1. ทาสารอง (Backup) ขอมลทกๆวน โดยการใชเทปสารองหรอสอชนดอนเชน ดวด

(DVD) Blue Ray 2. ทาแผน Capacity Plan เพอการคานวณการเตบโตของขอมลเพอทาแผนในการ

จดซอจดหาพนทสาหรบจดเกบขอมลเพม

ตารางท 4.4 แผนการรองรบความสามารถของระบบ

ประเภทความสามารถ

แผนการรองรบ วธแกปญหา

1.เครอขาย(Network)

ใชเครองมอในการเฝาตรวจสอบเครอขาย จานวนผใชงานระบบ Traffic และแบนวชทใช เพอหาจดทเปน คอขวด (Bottlenecks) ของระบบงาน

เครองมอในการเฝาตรวจสอบเครอขาย

ใชเครองมอเพอเฝาตรวจสอบซพยตองไมเกน 50 % แอพพลเคชนเซรฟเวอร

2.ความจของฐานขอมล(Database size)

ใชเครองมอเพอการทานายและวเคราะหการเตบโตของฐานขอมล ก. คานวณการเตบโตของพนทในตารางตอวน ข. คานวณการเตบโตของสกมา (Schema) ตอวน ค. คานวณการเตบโตของออบเจกคตอวน

SQL Server Management Studio

ในการพฒนาระบบและการออกแบบ เปนการดาเนนโครงการตงแตกระบวนการของ

จดหาซงขนอยกบความพรอมทงในเรองของฮารดแวรและซอฟตแวรขององคกรวาจาเปนตองจดหาใหมหรอใชของเดมทองคกอนมอยแลวจนถงกระบวนการในการตดตงและทดสอบระบบโดยทาการตดตงตงแตระบบปฏบตการ ฐานขอมลและการตงคาเวบเซรฟเวอรการตดตงระบบทไดพฒนาเพอเขาสกระบวนการของการทดสอบตงแตการทดสอบแตละฟงกชนการทดสอบในภาพรวมทงหมดและการทดสอบดวยผใชงานและการปรบเปลยนพฤตกรรมและกระบวนการทางานเดมเพอปรบเปลยนมาใชระบบงานใหมทไดพฒนาขนไมวาจะเปนการใหทางผใชงานเขามามสวนรวมมการฝกอบรมจะทาใหผใชงานมความรสกทดตอระบบใหม

 

5.1. กลาวนจาก

โรงพยาบาลขอมลการทาตางกนออกไระบบงานทม

5.2. ผลการ

การโครงสรางขอตางๆ ซงเปน

5.2.

โครงสรางขอดาเนนการผ

นา การประเมนนนภายในโปารายการ, ราไป ทงนเพอใมประสทธภา

รดาเนนงานออกแบบหนองระบบ และนผลใหเกดค

1 หนาจอเการออก

องระบบและใานเวบแอปพ

การปร

การทดลองรปรแกรมจะปรยงาน และสวใหสามารถทาพตรงกบควา

นาจอมวตถปรเหมาะสมกบวามพงพอใจ

คาโครงของรกแบบหนาจอใหเหมาะสมกพลเคชน

รปท 5

บททระเมนและผ

ระบบทไดจดทระกอบดวยเมวนสาหรบผดางานไดตามวามตองการขอ

ระสงคเพอใหบการใชงานขจในการใชงาน

ระบบ มวตถประสงกบการใชงาน

.1 หนาจอเค

ท 5 ผลการทด

ทาขนเพอใชใมนหลก คอ กดแลระบบ ซงวตถประสงคของผใชใหมาก

หงายตอการใของผใช รวมถนระบบ

งคเพอใหงายนของผใช โด

าโครงของระ

ลอง

ในการจดการการเขาสระบงแตละเมนหลของการพฒนกทสด

ชงานมความถงความรวดเ

ยตอการใชงานยการใชงานร

ะบบ

รเอกสารคณบบ, ขอมลหลลก กจะมเมนนาโครงการ

มสอดคลองกเรวในคนหาข

น และสอดคระบบผใชงาน

68

ภาพในก, นยอยทและได

บขอมล

ลองกบนตอง

 

หนาและเปนหนารปแบบฐานข

1. 2. การ

ไดรบอนญาต

รป

5.2.

สามารถเพมหนงในการจ

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

านเปนหนาจาจอแรกของรขอมล โดยมชUser NamePassword ระบขอมลทงตใหสามารถ

ท 5.2 หนาแ

2 หนาแสดหนานเป

มขอมลผขอใชดการการเขาUser Login User NameSurname หDepartmentRole หมายถPosition หมE-mail หมาStatus หมา

อการเขาสระระบบใชสาหรชองใสขอมลส

ง 2 ชองนเพอเขามาใชงาน

แสดงสวนเมน

ดงสวนการเพปนหนาจอทใชชรายใหม แกาถงของระบบ หมายถง ผด หมายถง ชอมายถง นามt หมายถง แผถง บทบาทในมายถง สถานยถง อเมลผใยถง การระบ

ะบบเพอการจรบใหผใชงานสาคญ 2 ชอง

อเปนการตรวนระบบไดหรอ

นการเขาถงระ

พมขอมลผขอชสาหรบทากกไขขอมลเดมบ โดยประกอดแลระบบจะทอผใชระบบ สกลผใชระบผนกทผใชระนการใชงานรนการณเขาใชใชงานระบบ บวารหสผใชง

จดการระบบกนทาการลอกอง ไดแก

วจสอบวาบคอไม

ะบบการจดก

อใชระบบ การจดการขอม ยกเลกการใอบไปดวย ทาการกาหน

บบ ะบบสงกด ระบบ ชงาน

งานสามารถใ

การจดการเออนเขาสระบบ

คลนนเปนผท

ารเอกสารอเ

อมลของผขอใใชงานในแตล

นดรหสเขาใชใ

ใชงานได หรอ

อกสารอเลกทบซงจดเกบอ

ทใชงานจรง

เลกทรอนกส

ใชงานระบบละรหส ซงเป

ใหกบผขอใช

อไมได

69

ทรอนกส ยใน

และ

โดยปนสวน

ชงาน

 

การ

ขอมลในสวน1.

การยกเลกเอเกยวของกบ

2. สามารถแนบและสามารถ

3. และอนมตเพ

4. ครง และอนม

5. อกครง และอPDF ประกา

6. งาน ของผใช

รป

แบงประเภทนตางๆ ผใชงานทวไอกสาร ทงยงบแผนกตน เจาหนาแผนบเอกสารแทนเอกสารทงหหวหนาแผนพอทาการสงคผอานวยการมตเพอทากาผอานวยการอนมตเพอทาาศใชงานโดยผควบคมระบชงานทวไป

ปท 5.3 หนาแ

บทบาท (Ro

ไป (User) ทางสามารถเขาด

นกคณภาพ (Dนผใชงานทวไมดทเปนเอกก(Manager)คารองไปยงผรฝายคณภาพรสงคารองไปรโรงพยาบาลาการเพอกาหสงอเมลแจงตบบ (Admin)

แสดงสวนการ

ole) ผใชงานอ

าหนาท ในกาดเอกสารทงห

Document Cไป ในกรณทกสารคณภาพ) ทาหนาท ในผอานวยการฝพ (Quality Dปยง ผอานวยล (Executiveหนดรหสแบบตามแผนก ฝ

ทาหนาท ดแ

รเพมขอมลผ

ออกเปน 6 ป

ารรองขอการหมดของแผน

Center) ทาหผใชงานทวไ

พ นการตรวจทฝายคณภาพ

Director) ทาหยการโรงพยาe Director) ทบฟอรมตางๆายทเกยวขอแลระบบงาน

ผขอใชระบบ

ประเภท เพอง

รขนทะเบยนเนกตน และเอ

นาท เหมอนปไมสามารถ

านคารองเอก หนาท ในการาบาล าหนาท ในก แปลงเอกสาองกบเอกสารซงรวมถงกา

งายตอการเข

เอกสาร การอกสารของแผ

นผใชทวไป แถดาเนนการเอ

กสารแนบทเ

รตรวจทานคา

การตรวจทานารใหเปนนามรนนๆ รกาหนดสทธ

70

ขาถง

แกไข ผนกอนท

แตจะองได

กยวของ

ารองอก

นคารองมสกล

ธการใช

 

5.2. คาสาคญ หรตดตามและยทางานมควาการเรยกดเอ

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

เอกสาร ชอเ8.

3 หนาจอกหนาจอน

รอรหสเอกสายงชวยลดการามตอเนอง แอกสาร ประกDAR ID หมSUBJECT NDAR STATDAR LEVEADD หมายถDELETE หมDAR Requeอกสาร วนทDAR Appro

รป

การสบคนขอนเปนหนาจอาร ทงยงชวยใรทางานทลาชละดาเนนการอบดวย ายถง ลาดบNAME หมายUS หมายถงL หมายถง ปถง เปนการเพมายถง การลest หมายถง จดทา สถานval หมายถง

ท 5.4 หนาจ

อมล การเรยกเปนหนาสาหใหทราบสถาชา และปองกรไปในทศทา

เลขทเอกสารยถง ชอเรองทง สถานะทอยประเภทเอกสพมเอกสารใหลบในของดาเ การบอกสถนะการรออนมง เปนสวนทบ

อการสบคนข

กดเอกสาร หรบการสบคานะการไหลขกนเอกสารสญางเดยวกน ใน

ร ทขอดาเนนกยระหวางดาเนสารทขอดาเนหม แกไข เขเนนการขนทานะเอกสาร มต บงชวาเอกสา

ขอมล การเร

นเอกสาร เรยของเอกสาร เญหาระหวางนสวนของหน

การ นนการ นนการ าสระบบ ะเบยนเอกสาเชน การแนบ

รจดทาอยใน

ยกดเอกสาร

ยกด โดยการเพอสะดวกตดาเนนการทนาจอการสบค

าร(DAR) บเอกสาร ปร

นกระบวนการ

71

รอางองอการาใหการคนขอมล

ระเภท

รใด

 

5.2. เอกสาร ในกหนาจอการ ใ สวน

สวน

ขอขนทะเบยดาเนนการส

4 หนาจอกหนาจอน

การขนถงตองในหนาจอนแนท 1 การขอข1. DAR2. DAR3. DAR4. DAR5. REM

รปท 5

นท 2 การกระเปนสวน

ยน เปนการกสรางใหม แกไ

การเพมเอกสน เปนหนาจองทาการเลอกแบงไปดวย 3ขนทะเบยน แR TYPE หมาR LEVEL หมR DATE หมR SUBJECTMARK หมาย

5.5 การขอขน

ะจายเอกสารนทใชผขอดาเกาหนดใหแผนไข หลงจากม

สาร การแกไขอทใชสาหรบกกดปม เพมเ3 สวน ไดแก แกไข ยกเลกายถง ประเภมายถง ประเายถง วนทจ

T NAME หมยถง เหตผลใ

นทะเบยน แก

รถงแผนกทเกเนนการสามานกตางๆทเกมการประกาศ

ขเอกสาร การการเพมเอกสเอกสาร (ADD ก (DAR Reqภทของใบคารภทของเอกสดทาคารอง ายถง ชอเอกในการขอขนท

กไข ยกเลก (

กยวของ (Assารถเลอกแผนกยวของสามาศใช

รยกเลกเอกสสาร การแกไD) โดยองจา

quest) ประกอรอง สาร

กสารทขอดาเทะเบยนใหม

(DAR Reque

sign DAR Tนกทเกยวขอารถเหนขอมล

สาร และแนบไขเอกสาร แลกรปท 5.4 เพ

อบดวย

เนนการ

est)

To) องกบเอกสารลเอกสารทผข

72

บเอกสาร ละการลบพอเขาส

ททาการข

 

สวน

รป

นท 3 การแนบ

ปท 5.6 การก

บเอกสาร เป

รปท 5.7 ก

กระจายเอกส

นการนาเขาข

การแนบเอก

สารถงแผนกท

ขอมลทจะทา

สารเพอเขาส

ทเกยวของ

าการขอดาเน

สระบบ

นนการ

73

 

5.2. การแนบเอก

5.2. เอกสารททาเอกสารลงเค

5 การแปลหนาจอก

กสารทตองกา

ร

6 การเรยกหนาจอน

การแปลง โดครองได เพอเ

ลงเอกสารใหอการแปลงเอการแลวเทานน

รปท 5.8 การ

กดเอกสารทแนอางองใน รปดยผใชทเกยวเปนการปองก

อยในรปแบบกสารใหอยในน

รแนบเอกสา

แปลงในรปแปท 5.7 โดยวของไมสามากนไมใหเอกส

บพดเอฟ (PDนรปแบบพดเอ

รทดาเนนกา

บบพดเอฟ (เลอกทชอเอการถดาเนนกาสารไมทนลาห

DF) อฟ หลงจากท

รเสรจสน

PDF) กสารทดาเนนารแกไข หรอหลง

ทระบบทากา

นการ ระบบจอบนทก ขอม

74

ารบนทก

จะเรยกดล

 

ในหการพมพออก 5.3 การประ การโรงพยาบาลเกยวของกบ

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

หนาจอนเปนเกเพอใชงานซ

เมนความพงประเมนผลคเกษมราษฎรบระบบงานกา

ตารางความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท 5.9

เพยงใหผใชงซงเปนตามเง

งพอใจทมตอรความพงพอใจร ประชาชน จารจดการเอก

งท 5.1 สรปผใจ สด

ลาง

สด

แบบฟอรมท

งานระบบการงอนไขทไดระ

ระบบ จจากผใชงานจานวน 80 คสารคณภาพ

ผลการประเมจานวนผต

16 45 15 3 2 80

ดาเนนการเส

รจดการเอกสะบไวขางตน

นระบบการจดคน โดยมาจา สามารถสรป

นความพงพตอบ

สรจสน

สารสามารถเร

ดการจดการเกการคดเลอปผลความพง

อใจทมตอระคดเปนรอ

รยกดเอกสาร

เอกสารคณภกจากแผนกตงพอใจในภาพ

บบ อยละ (เปอรเ20.23 55.80 18.64 3.41 1.93

100.00

75

 

ร และทา

าพในตางๆ ทพรวม

เซนต)

 

จากคณภาพภายความสายงาความพงพอใ

19%

รปท 5.10

กราฟแสดงใยในโรงพยาบมของเวบแอใจมาก จดวา

%

แสด

กราฟแสดงผ

ใหเหนวาในภบาลเกษมราษปพลเคชน คาเปนระบบทอ

56%

3% 2%

งสรปผลกา

ผลสรปการป

ภาพรวมเวบแษฎร ประชาชความสะดวก อยในเกณฑด

20%

%

ารประเมนค

ระเมนความพ

แอปพลเคชนชน มองโดยภและการใชงาดระบบหนง

วามพงพอใจ

พงพอใจทมต

นของระบบกาภาพรวมทแสานในระบบตา

จทมตอระบ

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

ตอระบบ

ารจดการเอกสดงถงความเหางๆ อยในเก

บบ

มพงพอใจมา

มพงพอใจมา

มพงพอใจปา

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

76

สารหมาะสม กณฑม

กทสด

ก

นกลาง

อย

อยทสด

 

77  

บทท 6 สรปผลและวจารณ

6.1 สรปผลการพฒนาระบบเอกสารอเลกทรอนกส

จากการศกษาคนควาเรองการพฒนาการจดการเอกสารอเลกทรอนกสของโรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชนนน ผศกษาไดพฒนาระบบเพอใหผดแล บคลากร เจาหนาท และผบรหาร ไดมโปรแกรมสนบสนนในดานการตดตอสอสาร ใหตรงกบความตองการของผใช ในขณะเดยวกนสงทตองทาการศกษาเพมเตม คอ ปญหาทเกดจากระบบเดม และการเขยนพฒนาระบบใหมขนมา ผลการใชงานระบบพบวาระบบททาการพฒนามสวนชวยลดปญหาทเกดขนจากการทางานในระบบเดม รวมถงเพมความรวดเรวในการเรยกดขอมล การปรบปรงขอมลตางๆ ในระบบสงผลใหการทางานโดยรวมมประสทธภาพมากขน โดยมการวเคราะหจากแบบสอบการใชงานสบเนองจากวตถประสงคของโครงงานทกลาวไวในหวขอ 1.5 และขอบเขตของโครงงานทกลาวไวในหวขอ 1.6 สามารถสรปเปนขอๆ ไดดงน

6.1.1 มระบบการจดการเอกสารคณภาพทดาเนนงานผานระบบอนทราเนตของโรงพยาบาลเปนศนยกลาง

6.1.2 มระบบการจดการเอกสารคณภาพสามารถดาเนนการผานเวบเบราวเซอร เชน อนเตอรเนตเอกโพลเลอร, ไฟรฟอกซ

6.1.3 การพฒนาระบบการจดการเอกสารคณภาพของโรงพยาบาลมระบบการจดการฐานขอมล โดยฐานขอมลเปนศนยกลางในการจกเกบขอมลทเกยวของกบระบบทสามารถเรยกใชงานสบคนไดอยางรวดเรว

6.1.4 การจดการเวบแอปพลเคชนสามารถดาเนนการผานระบบปฏบตการไมโครซอฟทวนโดวไดอยางสมบรณ

6.1.5 ระบบสามารถดาเนนการแนบไฟลเอกสาร รปภาพทเกยวของไวรวมกบเอกสารในแตละรายการ

6.1.6 ระบบสามารถทาการแปลงเอกสารทอยในรปแบบของไมโครซอฟท ออฟฟศ และโอแพน ออฟฟศ ไดและเมอทาการแปลงเอกสารตองอยในรปแบบเอกสารพดเอฟ เพอไมใหหนวยงานอนสามารถดาเนนการเปลยนแปลงเอกสาร 6.2 วจารณ

จากปญหาทพบในการทาโครงงานนคอสวนของการบนทกขอมล ซงขอมลเดมของบรษทยงไมไดจดเกบอยางเปนระเบยบ บางสวนกยงไมไดจดเกบอยในสออเลคทรอนกส ทาใหเสยเวลาไปในสวนของการปอนขอมลเขาสระบบใหมทงหมด โดยหลงจากการทาโครงงานนเสรจสนขอมลทงหมด จะถกเกบไวอยางเปนระเบยบ และสามารถคนหาขอมลตางๆ ไดอยางรวดเรวมากยงขน

 

78  

6.3 ขอเสนอแนะ ระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกสน เปนเพยงระบบตนแบบเพอใชทดลอง ซงสามารถรองรบการปฏบตงานหลกๆ หากตองมการใชงานจรงตองมการพฒนาและปรบปรงเพม เพอใหสอดคลองกนความตองการ รวมถงการทางานของระบบใหมประสทธภาพเพมขน เพอใหมความปลอดภยและสามารถรองรบการทางานตางๆ เชน มการจดเกบเอกสารรายงานการประชม การแนบไฟลเสยง ไฟลวดโอ การตรวจสอบสทธในการใชงานเพอใหระบบมความปลอดภยเพมขนเนองจากขอมลบางประเภทมความเกยวเนองกบประวตการรกษาของผปวย รวมถงการเพมโมดลอนๆ ซงเปนการจดการใหระบบสามารถทางานสอดคลองไดดยงขน  

 

79  

เอกสารอางอง

[1] วฒพงษ สมใจ และวระวฒน ถกสมหมาย, วทยาลยเทคนคศรสะเกศ, 2549: ระบบสารบรรณอเลกทรอนคส. http://document.sisat.ac.th/?ph=arc/doc/faq.php [2] ร.อ. พลนทร สงขกร. 2549: บรการการจดเกบเอกสารของกองระเบยบการกรมเสมยนตรา กรมกลาโหม [3] สานกวชาการ สานกงานเลขาธการสภาผแทนราษฏรกบการพฒนางานทางวชาการ. 2548: ระบบงานฐานขอมลเอกสารอเลกทรอนกส. http://www.parliament.go.th/library/ [4] คณดารณ คาสวสด และทมงานพฒนามหาวทยาลยเทคโนโลยสรนาร. 2550: การปรบปรงระบบสารสนเทศเพอการจดการ (MIS). http://www.dtic.mil/whs/directives/corres [5] สานกงานคณะกรรมการการอดมศกษา, 2543: โครงการพฒนาเครอขายหองสมดในประเทศไทย (ThaiLIS). http://tdc.thailis.or.th/tdc/basic.php [6] สทธศกด สลกคา.2551. การจดการเอกสารอเลกทรอนกส (ระบบออนไลน). http://web.schq.mi.th/ ~suttisak/html/dm.html. [7] United Registrar of Systems (Thailand) Ltd. 2552: ISO 9001 Version 2008 Awareness and Requirements & Internal Quality Audit

 

 

ภาคผนวก

  

ก-1  

ภาคผนวก ก

ตวอยางแบบสอบถาม

แบบสอบถามการใชงานระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส

โรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน

คาชแจง

1. แบบทดสอบถามมวตถประสงคเพอตองการทราบความพงพอใจตอการใชงานระบบการจดการเอกสารอเลกทรอนกส โรงพยาบาลเกษมราษฎร ประชาชน เพอเปนการปรบปรงและพฒนาระบบใหมประสทธภาพในโอกาสตอไป

2. ความคดเหนททานตอบนจะมคณคาเปนอยางยง และคาตอบนจะไมสงผลกระทบตอผตอบแบบสอบถามใดๆ ทงสน

แบบสอบถามมทงหมด 3 ตอนคอ

ตอนท 1 ขอมลทวไปของผตอบแบบสอบถาม

ตอนท 2 ขอมลความพงพอใจตอการใหงานระบบ

ตอนท 3 ขอเสนอแนะและแนวทางในการปรบปรงและพฒนาระบบ

ตอนท 1 ขอมลทวไปของผตอบแบบสอบถาม

โปรดทาเครองหมายถก ลงในชองสเหลยม หนาขอความทตรงกบความเปนจรง

1. เพศ

ชาย หญง

2. อาย

20 – 25 ป 26 – 30 ป 31 – 35 ป

36 - 40 ป 41 ขนไป 3. ตาแหนงของทาน

ผบรหาร เจาหนาทคณภาพ

เจาหนาทสานกงาน เจาหนาทการพยาบาล แพทยประจา

  

ก-2  

ตอนท 2 ขอมลความพงพอใจตอการใชงานระบบ

ระดบความพงพอใจและความหมาย 5 หมายถง มความพงพอใจมากทสด

4 หมายถง มความพงพอใจมาก

3 หมายถง มความพงพอใจปานกลาง

2 หมายถง มความพงพอใจนอย

1 หมายถง มความพงพอใจนอยทสด

โปรดพจารณาขอคาถามและทาเครองหมายถก ในชองททานเหนวาเปนจรงทสด

ลกษณะการใชงานระบบในดานตางๆ ระดบความพงพอใจ

5 4 3 2 1 1. ความเหมาะสมของการจดวางเครองมอสาหรบการใชงาน

2. ความสวยงานของการออกแบบหนาจอ

3. ความนาสนใจของหนาโฮมเพจ

4. การเรยนรดขอมลทาไดงายและสะดวก

5. การแกไขปรบปรงทาไดงายและสะดวก

6. การคนหาขอมลทาไดงายและสะดวก

7. ความเรวในการแสดงภาพ ตวอกษร และขอมลตางๆ

8. ความถกตองในการประมวลผลของระบบ

9. ชวยลดขนตอนการทางานทเคยปฏบตอยเปนประจา

10. ขอมลสารสนเทศตรงตามความตองการใชงาน

11. ความสมบรณของขอมลทมอยในรายงาน

ตอนท 3 ขอเสนอและแนวทางในการปรบปรงและพฒนาระบบ

1. ในระบบงานควรมการปรบปรง / เพมเตมในสวนใดบาง

2. ขอเสนอแนะอนๆ

ขอขอบคณทใหความรวมมอในการตอบแบบสอบถาม

 

 

ผลกทาการศกษาราษฎร ประชผลดวยโปรแดงน

ตอนท 1 ขอ1. เพศ

เพชาย

หญง

รว

การสารวจควาไดเกบรวบรชาชน โดยกาแกรมคอมพว

อมลทวไปขอ

ตพศ

วม

รป

70%

ประ

ามพงพอใจขรวมขอมลขอารใชแบบสอเตอรสาหรบ

องผตอบแบ

ตารางท ข -1จาน

ปท ข -1 กรา

%

แสดงเพ

ภาคผนะเมนผลแบ

ของผใชงานรงพนกงานทใบถามจากกลรปทางดานส

บบสอบถาม

1 แสดงเพศขนวนผตอบ

24 56 80

าฟแสดงเพศข

พศของผตอ

วก ข

บบสอบถาม

ระบบการจดกใชระบบดงกลลมตวอยางจาสถต ซงนาเส

องผตอบแบบค

ของผตอบแบ

30%

บแบบสอบถ

ม

การเอกสารอลาว ของโรงพานวน 80 ชดสนอผลการวเ

บสอบถาม คดเปนรอยล

307010

บบสอบถาม

ถาม

เลกทรอนกสพยาบาลเกษด และนามาวเคราะหตามล

ละ (เปอรเซน0.00 0.00 00.00

 

ข-1 

ส โดยผษมเคราะหลาดบ

นต)

ชาย

หญง

 

 

2. อาย

อ20-25 ป 26-30 ป 31-35 ป 36-40 ป 41 ขนไป

รว

3. ตาแหนง

ตาแผบรหาร

เจาหนาทคเจาหนาทสเจาหนาทกแพทยประจ

รว

ตาาย

วม

รป

งของทาน

ตารแหนง

คณภาพ

สานกงาน การพยาบาล จา วม

1

15%

20

รางท ข -2 แจาน

ปท ข -2 กรา

รางท ข -3 แจาน

19%

0%

ชวงอา

แสดงชวงอายนวนผตอบ

10 28 14 12 16 80

าฟแสดงอายข

แสดงตาแหนงนวนผตอบ

7 12 21 23 17 80

12%

ายของผตอบ

ยของผตอบแค

ของผตอบแบ

งของผตอบแค

%

35

บแบบสอบถ

บบสอบถาม

คดเปนรอยล123517152010

บบสอบถาม

แบบสอบถามคดเปนรอยล

8152628210

5%

ถาม

ละ (เปอรเซน2.50 5.00 7.50 5.00 0.00 00.00

ม

ละ (เปอรเซน8.75 5.00 6.25 8.75 1.25 00.00

20-2

26-3

31-3

36-4

36 ป

 

ข-2 

นต)

นต)

25 ป

30 ป

35 ป

40

ปขนไป

 

 

ตอนท 2 ขอ1. ความเห

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

29

43%

รปท

อมลความพงพมาะสมของก

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

9%

21%

0%

ท ข -3 กราฟ

พอใจตอการใการจดวางเคร

รางท ข-5 แสใจ สด

ลาง

สด

ข -5 กราฟแ

แสดงตาแ

40%%

แสดงควา

แสดงตาแหน

รใชงานระบบ

รองมอสาหรบ

สดงความเหนจานวนผต

3 43 34 0 0 80

แสดงความเห

9%แหนงของผต

4%

มเหนของผ

นงของผตอบ

บการใชงาน

นของผตอบแตอบ

หนของผตอบ

15%

26%

ตอบแบบสอ

54%

ผตอบแบบส

แบบสอบถาม

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

อบถาม

ผบร

เจา

เจา

เจา

แพท

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

ม

ม

อยละ (เปอรเ3.75 53.75 42.50 0.00 0.00 100.00

าม

รหาร

หนาทคณภา

หนาทสานก

หนาทการพ

ทยประจา

มพงพอใจมา

มพงพอใจมา

มพงพอใจปา

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-3 

เซนต)

าพ

งาน

ยาบาล

กทสด

ก

นกลาง

อย

อยทสด

 

 

2. ความสว

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

3. ความนา

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

21%

วยงานของกา

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

าสนใจของหน

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

14%

ารออกแบบห

รางท ข-6 แสใจ สด

ลาง

สด

ข -6 กราฟแ

นาโฮมเพจ

รางท ข-7 แสใจ สด

ลาง

สด

5%แสดงควา

หนาจอ

สดงความเหนจานวนผต

11 37 17 11 4 80

แสดงความเห

สดงความเหนจานวนผต

3 34 42 2 0 80

14%

มเหนของผ

นของผตอบแตอบ

หนของผตอบ

นของผตอบแตอบ

46%

ตอบแบบส

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

แบบสอบถามคดเปนรอ

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

ม

อยละ (เปอรเ13.75 46.25 21.25 13.75 5.00 100.00

าม

ม

อยละ (เปอรเ3.75 42.50 52.25 2.50 0.00 100.00

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-4 

เซนต)

เซนต)

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

 

 

4. การเรยน

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

52%

รปท

นรดขอมลทา

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

3

แ

63%

4%1% 9%

ข -7 กราฟแ

าไดงายและส

รางท ข-8 แสใจ สด

ลาง

สด

ข -8 กราฟแ

43%0%

สดงความเห

%

แสดงควา

แสดงความเห

สะดวก

สดงความเหนจานวนผต

19 50 3 1 7

80

แสดงความเห

%

หนของผตอ

24%

มเหนของผ

หนของผตอบ

นของผตอบแตอบ

หนของผตอบ

43%

อบแบบสอบ

%

ตอบแบบสอ

บแบบสอบถา

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

ถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

าม

ม

อยละ (เปอรเ23.75 62.50 3.75 1.25 8.75 100.00

าม

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-5 

เซนต)

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

 

 

5. การแกไ

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

6. การคนห

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

ขปรบปรงทา

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

หาขอมลทาได

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

59%

8%9%

าไดงายและส

รางท ข-9 แสใจ ด

าง

สด

ข -9 กราฟแ

ดงายและสะด

รางท ข-10 แใจ สด

ลาง

สด

% 0%แสดงควา

สะดวก

สดงความเหนจานวนผต

20 47 6 7 0

80

แสดงความเห

ดวก

แสดงความเหจานวนผต

16 30 29 2 3 80

25%

มเหนของผ

นของผตอบแตอบ

หนของผตอบ

นของผตอบตอบ

%

ตอบแบบสอ

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

แบบสอบถามคดเปนรอ

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

ม

อยละ (เปอรเ25.00 58.75 7.50 8.75 0.00 100.00

าม

ม

ยละ (เปอรเ20.00 37.50 36.25 2.50 3.75 100.00

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-6 

เซนต)

เซนต)

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

 

 

7. ความเรว

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

36%

รปท

วในการแสดง

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

3%

70%

5

ข -10 กราฟ

งภาพ ตวอก

รางท ข-11 แใจ สด

ลาง

สด

ข -11 กราฟ

%4%

แสดงควา

5% 1% 0%แสดงควา

แสดงความเห

ษร และขอม

แสดงความเหจานวนผต

19 56 4 1 0 80

แสดงความเห

20%

38

มเหนของผ

24%%มเหนของผ

หนของผตอบ

ลตางๆ

นของผตอบตอบ

หนของผตอบ

8%

ตอบแบบสอ

ผตอบแบบส

บแบบสอบถา

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

าม

ม

อยละ (เปอรเ23.75 70.00 5.00 1.25 0.00 100.00

าม

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

มพงพอใจมา

มพงพอใจมา

มพงพอใจปา

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-7 

เซนต)

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

 

 

8. ความถก

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

9. ชวยลดข

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

กตองในการป

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

ขนตอนการท

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

64%

1% 6%

ประมวลผลขอ

รางท ข-12 แใจ สด

ลาง

สด

ข -12 กราฟ

ทางานทเคยป

รางท ข-13 แใจ สด

ลาง

สด

4%แสดงควา

องระบบ

แสดงความเหจานวนผต

20 51 1 5 3 80

แสดงความเห

ปฏบตอยเปน

แสดงความเหจานวนผต

26 33 21 0 0 80

25%

มเหนของผ

นของผตอบตอบ

หนของผตอบ

นประจา

นของผตอบตอบ

%

ตอบแบบส

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

แบบสอบถามคดเปนรอ

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

ม

อยละ (เปอรเ25.00 63.75 1.25 6.25 3.75 100.00

าม

ม

ยละ (เปอรเ32.5 41.25 26.25 0.00 0.00 100.00

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-8 

เซนต)

เซนต)

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

 

 

10. ขอมลสา

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

56%

รปท

ารสนเทศตรง

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

41%

26%

ข -13 กราฟ

งตามความตอ

รางท ข-14 แใจ สด

ลาง

สด

ข -14 กราฟ

%

0% 0แสดงควา

4% 0%

แสดงควา

แสดงความเห

องการใชงาน

แสดงความเหจานวนผต

32 45 3 0 0 80

แสดงความเห

8

0%มเหนของผ

0%

มเหนของผ

หนของผตอบ

น

นของผตอบตอบ

หนของผตอบ

8.2

ตอบแบบสอ

40%

ตอบแบบสอ

บแบบสอบถา

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

อบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

าม

ม

ยละ (เปอรเ40.00 56.25 3.75 0.00 0.00 100.00

าม

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

มพงพอใจมาก

มพงพอใจมาก

มพงพอใจปาน

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-9 

เซนต)

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

กทสด

ก

นกลาง

ย

ยทสด

 

 

11. ความสม

ระดบคมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพมความพงพ

ตอนท 3 ขอ1. ในระบบ

- อยาใหดแลวสะด

- ควร

2. ขอเสนอ- โปร

เปนอยางยง

มบรณของขอ

ตารความพงพอใพอใจมากทสพอใจมาก

พอใจปานกลพอใจนอย พอใจนอยทสรวม

รปท

อเสนอและแนบงานควรมกาากใหระบบโปดดตา ไมใหนรมการเพมลก

อแนะอนๆ

แกรมทจดทา สามารถคนห

6%

อมลทมอยในร

รางท ข-15 แใจ สด

ลาง

สด

ข -15 กราฟ

นวทางในการารปรบปรง / ปรแกรมมการนาเบอในการใกเลน (Interfa

าขนเปนประโหาไดอยางถ

81%

%1% 0%

แสดงควา

รายงาน

แสดงความเหจานวนผต

9 65 5 1 0

80

แสดงความเห

รปรบปรงและเพมเตมในสรปรบปรงในใชงาน ace) ในการเร

โยชนตอระบกตองและรว

11%%

ามเหนของผ

นของผตอบตอบ

หนของผตอบ

ะพฒนาระบบสวนใดบาง

นเรองการใหส

รยกดสวนตา

บบการจดเกบดเรวมากยงข

ผตอบแบบส

แบบสอบถามคดเปนรอ

บแบบสอบถา

บ

สของโปรแกร

างๆ ของโปรแ

บเอกสารคณขน

สอบถาม

มความ

มความ

มความ

มความ

มความ

ม

อยละ (เปอรเ11.25 81.25 6.25 1.25 0.00 100.00

าม

รม อาจจะเพ

แกรม

ณภาพของโรง

มพงพอใจมา

มพงพอใจมา

มพงพอใจปา

มพงพอใจนอ

มพงพอใจนอ

 

ข-10 

เซนต)

พมลกเลน

พยาบาล

ากทสด

าก

านกลาง

อย

อยทสด