ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA - …gigacon.org/.../2017/12/EOD-wsparciem-dla-poprawnych-danych-w-JPK.pdf · Procesy logistyczne Proces zarządzania danymi podstawowymi

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA

POPRAWNYCH DANYCH W JEDNOLITYM PLIKU KONTROLNYM

ELEKTRONICZNY OBIEG INFORMACJI W FIRMIE

GigaCon 7. 12. 2017 Gdańsk

Magdalena Chomuszko

AGENDA

1. Jednolity Plik Kontrolny – wprowadzenie

Czym jest JPK

Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem JPK

Istota elektronicznej wymiany danych z urzędem w formie JPK

2. Kontrole biznesowe

Uregulowania prawne związane z ewidencją danych w systemach księgowych

Należyta staranność gwarancją poprawnych danych

3. Elektroniczny Obieg Dokumentów dla JPK

Worklfow – procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów

Powiązania struktur JPK z procesami realizowanymi w organizacji gospodarczej

Waga projektowania procedur dla ścieżek audytu poprawności danych z pomocą EOD dla JPK

JEDNOLITY PLIK KONTROLNY - WPROWADZENIE

Czym jest Jednolity Plik Kontrolny?

JPK, to ustrukturyzowana elektroniczna wymiana danych pomiędzy

przedsiębiorcami a organem skarbowym.

JPK, to rozwiązanie oparte na dokumentacji OECD, którego celem jest

uszczelnienie systemu podatkowego w Polsce

JPK, to siedem struktur, za pomocą których, podatnicy przekazują do

fiskusa informacje na temat realizowanych i zaewidencjonowanych w

systemach informatycznych operacjach gospodarczych,

JPK jest przesyłane do organów podatkowych cyklicznie i na żądanie


Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem za pośrednictwem JPK:

JPK_VAT - rejestry VAT (sprzedaż i zakup), struktura miesięczna od 1

stycznia 2018 roku będzie obowiązywał już wszystkich podatników VAT,

JPK_FA - faktury sprzedaży, struktura na żądanie, od 1 lipca 2016 roku

obowiązuje duże podmioty, a od 1 lipca 2018 obejmie wszystkich

przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje księgi przy pomocy komputera,

JPK_MAG - obroty magazynowe, dotyczy przede wszystkim tych

podatników, którzy mają w swoich przedsiębiorstwach magazyny, od 1

lipca 2016 roku obowiązuje duże podmioty, a od 1 lipca 2018 obejmie

wszystkich przedsiębiorców, którzy prowadzą swoje księgi przy pomocy

komputera. Jest strukturą na żądanie.


Obszary przedsiębiorstwa objęte raportowaniem za pośrednictwem JPK:

JPK_KR - struktura raportująca księgi rachunkowe, jest strukturą na żądanie. Obecnie

obowiązuje dużych przedsiębiorców, a od 1 lipca 2018 obejmie pozostałych, pod

warunkiem wcześniej już przywołanego art. 193a Ordynacji Podatkowej,

JPK_WB - wyciągi bankowe. Struktura ta ma być wysyłana przez banki

JPK_PKPIR - księga przychodów i rozchodów, która jest księgowością głównie małych

i mikro przedsiębiorców. Jest strukturą na żądanie i zacznie obowiązywać od dnia 1

lipca 2018 roku,

JPK_EWD - ewidencja przychodów, struktura na żądanie dla podatników

prowadzących swoją księgowość w formie ewidencji przychodów, również dotyczy

przede wszystkim mikro przedsiębiorców i obejmie od 1 lipca 2018 roku te podmioty,

które prowadzą swoje księgi podatkowe przy pomocy komputera.







KONTROLE BIZNESOWE

za pośrednictwem JPK, mają być kontrolowane dane niemalże całego

przedsiębiorstwa,

struktury JPK są zasilane danymi bezpośrednio z programów

komputerowych wykorzystywanych w biznesie, nie jest możliwe ich

ręczne przygotowanie,

podstawowym warunkiem poprawnych danych w JPK są prawidłowe i

zgodne z przepisami dane wprowadzane do programów,

art. 233 ust. 1 Dyrektywy unijnej 210/45/UE oraz art. 106m Ustawy o

podatku od towarów i usług, nakładają na podatnika obowiązek kontroli

biznesowych

KONTROLE BIZNESOWE

Art. 106m Ustawy o podatku od towarów i usług: Podatnik określa sposób

zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności

faktury (…) Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz

czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli

biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a

dostawą towarów lub świadczeniem usług

KONTROLE BIZNESOWE

Ministerstwo Finansów oczekuje od podatników należytej staranności

podczas ewidencji dokumentów w programach komputerowych

wykorzystywanych w przedsiębiorstwie.

Ministerstwo Finansów ogłosiło konsultacje podatkowe, w wyniku których

ma powstać lista czynności, których wykonanie przez podatnika, pozwoli

zakwalifikować jego działań, jako wykonane z należytą starannością.

Można przyjąć, że lista czynności będzie sformalizowaną procedurą

dającą podatnikowi gwarancję bezpieczeństwa oraz argumenty w

dyskusji z organami podatkowymi.

PROCESY A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW


Każda z 7 struktur JPK pobiera dane z systemu informatycznego, które są

wynikiem realizacji wielu procedur,

Obecnie najważniejszą kwestią jest zapewnienie poprawności danych, jakie

są ewidencjonowane w systemie informatycznym,

Kolejną istotną rzeczą, jest tworzenie historii ewidencji danych, realizowanych

procedur kontrolnych oraz innych informacji, które będą argumentami w

dialogu z urzędami,

Przedsiębiorca powinien unikać chaosu, bałaganu, spontaniczności czy

przypadkowości podczas kolekcjonowania i ewidencjonowania

dokumentacji biznesowo – podatkowej.


Prowadzenie kontroli biznesowych poprzez sformalizowane procedury można

realizować ręcznie, ale wymaga to zdyscyplinowania oraz sformalizowania

czynności.

Elektroniczny obieg dokumentów (informacji), to najlepsza ścieżka audytu dla

kontroli biznesowych, z pomocą której można nie tylko uporządkować

czynności kontrolujące, ale również tworzyć rzetelną historię wykonanych

czynności.

Historia wykonanych czynności kontrolujących = argumenty w dyskusji z

urzędami.


JP

K_V

AT Proces sprzedaży

Proces zakupu

Proces zarządzania danymi podstawowymi

Procesy powiązane ze strukturą JPK_VAT


JP

K_FA

Proces sprzedaży


Procesy powiązane ze strukturą JPK_FA


JP

K_M

AG Procesy magazynowe

Procesy logistyczne


Procesy powiązane ze strukturą JPK_MAG


JP

K_W

BProcesy płatności

Procesy zarządzania rozrachunkami

Procesy powiązane ze strukturą JPK_WB


JP

K_K

RProces ewidencji operacji gospodarczych

Procesy zarządzania sprawozdawczością


(plan kont)

Procesy powiązane ze strukturą JPK_KR


Ujęcie procesowe w kontekście spójności danych w strukturach JPK

JPK_MAG

•Procesy zakupu i magazynowe

JPK_FA

•Procesy sprzedaży

JPK_WB

•Procesy płatności

JPK_KR

•Procesy ewidencji

JPK_VAT

•Rozliczenia podatkowe


ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

Worklfow – elektroniczne, procesowe zarządzanie obiegiem dokumentów

Zalety

wszystkie dokumenty w jednym miejscu,

sukcesywne przechodzenie z dokumentów papierowych na elektroniczne, a

w efekcie znaczna redukcja dokumentów papierowych,

oszczędność czasu,

kontrola ścieżki wędrówki dokumentu w organizacji,

łatwe odnajdywanie dokumentu



Zalety

zapewnienie skutecznej kontroli biznesowej dla każdego dokumentu

wprowadzanego do systemu informatycznego,

gromadzenie historii czynności wykonanych dla sprawdzenia dokumentów

uzyskanie poprawnego i zgodnego z przepisami JPK



nieocenioną funkcjonalnością EOD, są bramki, przez które nie zostanie

przepuszczony dokument, który wykazuje jakiekolwiek wady,

Powiązania osób z czynnościami kontrolującymi dokumenty w kontekście

odpowiedzialności przed organami podatkowymi nabiera bardzo dużego

znaczenia



Obecnie narzędzia typu workflow (EOD), są adresowane głównie do dużych

podmiotów z racji ich ceny. Warto pomyśleć o rozwiązaniach mniejszych,

tańszych które wsparłyby małe i mikro przedsiębiorstwa.

W kontekście wymogu elektronicznej wymiany danych z urzędami,

zapewnienie poprawnych i zgodnych z przepisami danych, które trafiają dodo

systemów informatycznych przedsiębiorstwa staje się priorytetetm.

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA

POPRAWNYCH DANYCH W JEDNOLITYM PLIKU KONTROLNYM

ELEKTRONICZNY OBIEG INFORMACJI W FIRMIE

GigaCon 7. 12. 2017 Gdańsk

Magdalena Chomuszko

Dziękuję za uwagę

Documents

ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW WSPARCIEM DLA - …gigacon.org/.../2017/12/EOD-wsparciem-dla-poprawnych-danych-w-JPK.pdf · Procesy logistyczne Proces zarządzania danymi podstawowymi