Elektronik Genel Kurul Sistemi

Ümit YAYLA MKK Genel Müdür Yrd.

1

• Projede gelinen aşama

• Genel kurullara ilişkin neler değişti ?

• Genel kurullara katılım yöntemleri

• Şirketlerin ajandası

• Elektronik Genel Kurul Sisteminde işlemler (*)

• Soru ve cevaplar

(*) Elektronik genel kurul sistemine ilişkin bölümler tasarlanan yapıya ilişkin olup, elektronik genel kurul sistemine ilişkin usul ve esaslar TTK’nın 1527 nci maddesi uyarınca çıkarılacak Tüzük ile kesinleşecektir.

2

KAPSAM

ELEKTRONİK GENEL KURUL SİSTEMİ

Tek merkez

Kayıtların değişmezliği

Gerçek, güncel bilgi

Tek liste

Anında bilgi

Raporlama

MERSİS

3

PROJEDE GELİNEN AŞAMA

MKK NE YAPTI NE YAPACAK

Kaynak taraması Üyelerin değerlendirmelerinin ve

taleplerinin alınması

Mevcut genel kurullara ve şirketlerin teknik yeterliliklerine ilişkin anket

Düzenleyici denetleyici merciiler ile ortak çalışmalar

Tüm paydaşların tüm işlemlerini tek

bir merkezden yapabileceği EGKS

Tüm tarafların aktif bilgilendirilmesi Eğitim faaliyetine başlanması

EGKS test ortamının paydaşlara açılması ve

işlemlerin koordinesi Taraflara EGKS ye ilişkin destek hizmeti

(çağrı merkezi vb) verilmesi

4

5

Zaman maliyeti

Tam ve doğru oy sayımı

Genel kurul tescil işlemlerinde kolaylık

Genel kurula ilişkin kayıtların güvenilir şekilde saklanması

Genel kurula ilişkin kayıtlara istenildiğinde ulaşılması

Notere gitmeksizin temsilci tayini ve talimat verilebilmesi

Genel kurulun eş zamanlı takibi

Oylama sonuçlarına anında ulaşabilme

Kurumsal yönetim ilkelerine uyum sağlanması

EGK SİSTEMİNİN AVANTAJLARI

• Güvenli elektronik imza

• Anlık bilgilendirme

• Elektronik ortamda katılacağını beyan edenler dışında

genel kurula kimsenin elektronik ortamda katılmasına

izin verilme

• Kayıtların değişmezliği

6

SİSTEMİN TEMEL DEĞİŞMEZLERİ

GENEL KURULLAR NE DEĞİŞTİ?

ESKİ TTK

• Payların tevdi (blokaj) zorunluluğu vardır.

• Toplantıya katılabilecekler blokaj belgesine

göre belirlenir.

• Kitlesel temsil yoktur.

• Fiziki katılım zorunludur.

• Proxy kabul edilmemiştir.

• İç yönerge yoktur.

YENİ TTK

• Blokaj zorunluluğu yoktur.

• Toplantıya katılabilecekler MKK dan alınacak

listeye göre belirlenir.

• Kitlesel temsil hukuk sistemimize girmiştir.

• Elektronik ortamda da katılım mümkündür.

• Proxy kabul edilmiştir.

• Şirketler genel kurulların yapılışına ilişkin iç

yönerge hazırlamak zorundadır.

• Ses ve görüntü aktarımı !

7

8

30 Mart 2012

29 Mart 2012

15 Mart 2012

06 Şubat 2012

29 Ocak 2012

YENİ TTK ÖRNEK SÜRELER

KATILIM YÖNTEMLERİ

ASLEN KATILIM VEKİL TAYİNİ

• Fiziki Katılım

• EGKS (Elektronik Yöntem )

1. Noter Kanalıyla

2. EGKS üzerinden (Bizzat Kendisi EGKS’ye bağlanarak)

3. Aracı Kuruluşu kanalıyla

Aracı kuruluş tevdi temsilcisi olarak oy hakkını EGKS üzerinden kullanabilecek veya;

Aracı kuruluş tevdi temsilcisi sıfatıyla bir çalışanını veya üçüncü kişiyi yetki belgesi vererek fiziken genel kurula yollayabilir

9

TEMSİLCİ/VEKİL TAYİNİ

I NOTER

BASILI EVRAK

HÜKÜMET KOMİSERİ İNCELER

ONAY FİZİKİ OY (Belge sunacak)

VEKİL EGKS BEYANI VAR

PAY SAHİBİ EGKS’DE

ELEKTRONİK VEKİL TAYİN

EDER

VEKİL EGKS BEYANI YOK

ELEKTRONİK OY

FİZİKİ OY (Belge

sunmayacak)

III ARACI

KURULUŞ

ARACI KUR.

EGKS ‘DE TEVDİ

TEMSİLCİSİ TANIMLAR

ELEKTRONİK OY

FİZİKİ OY (Belge Sunacak)

II

EGKS

10

EGKS BEYANI VAR

EGKS BEYANI YOK

KATILIMCILARDAN NE TALEP EDİLECEK

FİZİKİ KATILIM (Asil/Temsilci)

EGKS ÜZERİNDEN KATILIM (Asil/Temsilci)

ASİL İÇİN TC Kimlik Numaralı Belge VEKİL İÇİN EGKS den temsil yetkisi almışsa temsilci isterse fiziken katılabilir (Kimlik talep olunur temsil yetki belgesi istenmez) EGKS den temsil yetkisi verilmemişse kimlik ve temsil belgesi ibrazı zorunlu (çünkü listede adı yok)

ASİL - TEMSİLCİ

ŞARTLARI : Güvenli Elektronik İmza Sahibi Olmalı MKK e-Yönet Portalı Üyesi Olmalı Elektronik Yöntemle Katılacağını EGKS’ye Beyan Etmiş Olmalı Adı MKK dan Alınan Listede Mevcut

11

ŞİRKET EGKS

Elektronik Katılım Beyanı / Temsilci Tayini

Temsilci Çağ. İletimi Temsilci Çağrısı

TOPLANTI ÖNCESİ

1

Kurumsal Temsilci Olmak/Göstermek İsteyenlerin Şirkete Başvurusu

3

2

Genel Kur Çağ. İletimi Gen. Kur. Çağrısı

4 SÜRELER

(1) TTK 428 uyarınca genel kurul çağrısından 45 gün önce

(2) TTK 428 uyarınca ilandan itibaren 7 gün içinde

(3) TTK 414 uyarınca genel kuruldan iki hafta önce

(4) Toplantıdan bir gün önce saat 21:00’a kadar

TTK 1527

TTK 414

TTK 428

HOSTING

FİRMASI

GENEL KURUL

OY/GÖRÜŞ

OY/GÖRÜŞ

SES VE

GÖRÜNTÜ

AKTARIMI

OY

GÖRÜŞ

TOPLANTI ANI

Hazirun

Tutanak

Basılı

Halleri

Elek. imzalı

Halleri

13

GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI

14

ŞİRKETLER NE YAPACAK ?

Ana sözleşmelerinin TTK’nın 1527 nci maddesiyle uyumunun sağlanması

EGKS de işlem yapacak yeterli sayıda personelinin EGKS kullanıcı

eğitimlerini alması

EGKS test ortamında sistemin kullanımına ilişkin test yapılması

Toplantıların elektronik katılıma uygun (internet vb) alt yapıya sahip mekanlarda yapılması

Temsil belgelerinin EGKS de süresi içinde incelenmesi

Pay sahipleri listesinin MKK’dan alınması (bir önceki gün 23:59 dan itibaren)

İç yönergenin hazırlanması (TTK 419) 15

PAY SAHİPLERİ NE YAPACAK ?

TOPLANTI ÖNCESİ

• Güvenli elektronik imza sahibi olmalıdır.

• Elektronik Genel Kurul Sistemine kayıt

olmalıdır.

• Toplantıya elektronik ortamda katılacağını

bildirmelidir.

• EGKS sistemi üzerinden vekalet verebilir.

• Temsilcisine hangi yönde oy kullanması

gerektiğine ilişkin talimatını girer veya genel

yetki verir.

TOPLANTI ANI

• Toplantının açılış saatinden önce elektronik

genel kurul sistemine giriş yapmalıdır.

• Görüş ve önerilerini EGKS üzerinden genel

kurul toplantısına gönderir.

• Fiziken katılanlarla birlikte eşanlı olarak oy

kullanır.

16

EKRANLAR EGKS EKRANLAR

• ŞİRKET GENEL KURUL TANIMLAMA • ŞİRKET KİTLESEL TEMSİLCİ TANIMLAMA • GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI • PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI • E-KATILIM EKRANI

17

ŞİRKET GENEL KURUL TANIMLAMA

18

ŞİRKET KİTLESEL TEMSİLCİ TANIMLAMA

19

20

GENEL KURUL ÇAĞRI EKRANI

PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI

21

PAY SAHİBİ KAYIT EKRANI

22

GENEL KURUL YÖNETİM EKRANI

23

E-KATILIM EKRANI

24

TEŞEKKÜRLER

25