Upload
tate-olson
View
39
Download
0
Embed Size (px)
DESCRIPTION
Elektronisch communiceren voor leerlingensecretariaten. Opleiding voor schoolsecretariaten Schooljaar 2013-2014. Doelstellingen. Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgOD i. Inhoud. Inleiding Discimus Edison Tot slot. I. Inleiding. - PowerPoint PPT Presentation
Citation preview
Ministerie van Onderwijs en VormingAgentschap voor Onderwijsdiensten (AgODi)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Elektronisch communicerenvoor leerlingensecretariaten
Opleiding voor schoolsecretariaten
Schooljaar 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Doelstellingen
Samenwerken om op een vlotte manier correcte leerlingengegevens te verkrijgen in AgODi.
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inhoud
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
I. Inleiding II. Discimus III. EdisonIV. Tot slot
ww
w.a
god
i.be
AgODi
I. Inleiding
1) Gebruik van leerlingengegevens door AgODi
2) Edison3) Discimus4) Softwareleveranciers
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Gebruik van leerlingengegevens door
AgODiBerekenen van omkadering en toelagenLeerplichtcontroleDoorgeven van gegevens aan
SchooltoelageKinderbijslagfonds Leer- en ervaringsdatabank
Cijfergegevens voor beleidsondersteuningKwaliteit van al deze processen is
afhankelijk van de gegevens die bezorgd worden door de scholen!
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Edison
Elektronisch Doorgeven van Informatie tussen Schoolinstellingen en het Onderwijsdepartementsinds 1995sinds 2008: WebEDISON
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Edison
Idee:School voert informatie in in het softwarepakketOp vaste momenten aanmaak van een (groot) tekst-bestand Inloggen op server van Edison om dit te versturenDag nadien antwoord ophalen om te kijken of verwerking geslaagd is
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus
Discimus = “Wij leren”Sinds schooljaar 2012-2013 (overgangsjaar) Op termijn vervanging van Edison voor leerlingengegevensVia webservices geïntegreerd in softwarepakket
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus
IdeeSchool voert informatie in in het softwarepakketInformatie die nodig is, vloeit meteen door naar de centrale databank van AgODiMeteen antwoord of de verwerking geslaagd isMogelijk om gegevens uit te wisselen op het moment dat de school het vraagt
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Softwareleveranciers
AgODi stelt ter beschikking hoe de zendingen en webservices moeten opgebouwd worden.Softwareleveranciers werken mee aan kwaliteitsvolle uitwisseling van gegevens.
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
II. Discimus
1) Discimus Algemeen2) Inschrijvingen3) Afwezigheden4) Leerlingenkenmerken5) Identificatiegegevens (GRP)6) Inschrijving (INS)7) Inschrijvingsgegevens (INSADM)8) Foutmeldingen9) Wijzigingen nadien
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Algemeen
Doel van het projectCapaciteitsproblemenSteeds grotere vraag naar gegevensNood aan snelle beschikbaarheid
Welke gegevens?In- en uitschrijvingsgegevensAfwezighedenLeerlingenkenmerken
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Discimus Algemeen
Afgeschafte Edison-zendingenEerste drie schooldagen1 oktoberIn- en uitschrijvingenProblematische afwezigheidVoltijds engagementWijziging leerlingenkenmerken
Later?studiebewijzen, GON, onderwijs aan huis, …
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingen
Dubbele inschrijvingenSinds mei 2012Overlap in InschrAdmgrWelke leerling, periode, andere schoolHuidig of volgend schooljaarRegelgevend toegestaan
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Afwezigheden
RegistratieElke afwezigheidscodeBij invoer of wijziging van code in softwarepakket
Wanneer registreren?Binnen een week Later aanvullen of wijzigen is steeds toegestaan
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Afwezigheden
RaadplegenEigen schoolOver scholen heen (bvb Z- of B-codes) bij schoolwijziging
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Leerlingenkenmerken
RegistratieBij een nieuw ingevuld formulierEnkel nodig als er nog geen was van een vorige school
Zoek LeerlingenkenmerkenformulierOver scholen heenKan meteen na inschrijving
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Identificatiegegevens (GRP)
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
InstellingsnummerHoofdstructuurStamnummerIdentificatienummerGeboortedatumGeslacht
FamilienaamEerste voornaamStraat woonplaatsHuisnummerBusnummerPostcode woonplaatsLand woonplaatsNationaliteit
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Identificatiegegevens (GRP)
Op basis van de in- en uitschrijvingen kunnen we in de databank van AgODi de loopbaan van een leerling samenstellen.Enkel mogelijk bij correcte identificatiegegevens!
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Identificatienummer
Rijksregisternummeryy mm dd xxx xx
Bisnummerzelfde vorm, maar maand wordt vermeerderd met 20 of 40
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Identificatienummer
Leerling aan AgODi gezonden zonder identificatienummer:zoeken in eigen databankopzoeken in rijksregisternaar Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ)Opgelet: eventueel nieuw nummer op
basis van doorgegeven naam – geboortedatum – geslacht
Te importeren via web service RaadpleegPersoon of via terugzending
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijving (INS)
nieuw veld “Inschrijvingsdatum”Datum van akkoordverklaring met pedagogisch project en schoolreglementDatum die ligt vóór of op de begindatum in de school
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
Bevat specifieke informatie voor een inschrijving in secundair onderwijsNodig voor correcte berekening van toelagen en omkadering
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
InstellingsnummerHoofdstructuurBegindatumEinddatumVestigingsplaatsAdministratieve groepFinancierbaarheidCursus levensbeschouwingTaalregimeVreemde taalvak 1Vreemde taalvak 2 Vreemde taalvak 3Vreemde taalvak 4Vreemde taalvak 5
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
SportstatuutSoort sportInclusief onderwijsSpreiding lesprogrammaOKAN in DBSOtype buitengewoon onderwijsverblijfsregelingInformatie vorige inschrijvingAanleiding tot vroege uitschrijvingSituatie na vroege uitschrijvingThuisloosTrekkende bevolking
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Financierbaarheid02 : regelmatig financierbare leerling01 : vrije leerling
voor leerlingen die niet voldoen aan de toelatingsvoorwaarden
geen studiebekrachtiging mogelijk geen financiering voor de school
03 : regelmatige niet-financierbare leerling
meestal in administratieve groepen waarvoor de school in kwestie niet gefinancierd wordt
wel studiebekrachtiging mogelijk
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Begin- en einddatumMeestal begindatum 1/09 en einddatum 31/08Bij vroege uitschrijving uit de school: einddatum wijzigenBij wijziging admgr of vpl:
Einddatum wijzigen naar dag voordienAanmaak nieuwe INSADM voor de nieuwe situatie
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Aanleiding tot en situatie na vroege uitschrijvingStandaardwaarden bij inschrijving
X - normaal einde schooljaar of module 10 – Geen informatie
Te wijzigen bij vroege uitschrijvingWordt gebruikt bij de leerplichtcontrole
naar andere schooloverledengeen info…
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Informatie vorige inschrijvingenige dat wij vragen over de vorige inschrijvingtoegelaten waarden:
Normaal ingeschrevenOnbekendNiet ingeschrevenIngeschreven in de Franse Gemeenschap BaOIngeschreven in de Franse Gemeenschap SO
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Administratieve groepSoepele controles vooraleer het schooljaar start Nadien strengere controles of de admgr wordt ingericht in de vestigingsplaats
Foutmelding: Deze combinatie van administratieve groep, onderwijstaal en vestigingsplaats is dit schooljaar niet toegelaten voor deze school. Contacteer uw schoolbeheerteam.
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
VestigingsplaatsGebruik van Discimus_nr vpl (onveranderlijk over de schooljaren heen)Kan verschillen van Edison_nr_vpl
(aanpasbaar door de school)Omzetting gebeurt achter de schermen, of eenmalig in te voeren in het pakket
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Inschrijvingsgegevens (INSADM)
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Te weinig taalvakken De leerling is te jong of te oud voor deze administratieve groepType buitengewoon onderwijs bestaat niet voor deze opleidingsvorm
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Foutmeldingen
ww
w.a
god
i.be
AgODi
INSZ-nummer onjuistGeboortedatum niet overeenkomstig met INSZ-nummerPostcode vorm onjuist voor dit landPersoon heeft in WebEdison-zendingen ander stamnummer binnen deze school: stamnummer = xxxxxxx
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Foutmeldingen
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Soms ook dingen alsEr bestaat al een GeregistreerdPersoon voor deze ID_GRPEr bestaat geen Inschrijving voor deze ID_GRP, ID_INS
Contacteer uw softwarepakket
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Foutmeldingen
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Geen goedkeuring voor dit schooladministratiepakket om dit soort gegevens te registreren voor deze school. Neem contact op met uw schoolbeheerteam.
Het pakket dat boodschap probeert te versturen is niet gekoppeld aan uw school.
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Foutmeldingen
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Wijzigingen nadien
Over situatie 1 oktober of 1 februari(meer dan een week na de betreffende teldag)
Contacteer uw verificateur (wijzigingen worden niet automatisch vanuit Discimus overgezet naar de aangemaakte telling.)
Als bvb in- of uitschrijvingsdatum wijzigt, zonder impact op een teldag Invoeren in Discimus, wordt mee verwerkt.
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
III. Edison
1) Inleiding2) Terugzendingen3) Overschrijven van zendingen4) GON-zending5) Tucht6) Onderwijs aan huis7) Leerlingenstages8) Studiebewijzen9) Foutenrapporten
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inleiding
04000100000203424931100130004417.09.201330.06.2014NTC4
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Inleiding
Softwarepakket maakt deze tekst-bestanden klaarVersturen naar AgODi via server van WebEDISON aparte login via identiteitskaart of
token nodig. Helpdesk Edison: 02 553 90 90
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Terugzendingen
Op elke zending volgt een terugzendingbelangrijk om deze op te volgen!
Enkele uren na de zending: melding ontvangstVolgende dag: foutenrapportBij sommige zendingen ook een overzichtsrapport met de verzonden gegevens(bvb. studiebewijzen)
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
TerugzendingenLeesbare vorm:
Of om in pakket te importeren:
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Terugzendingen
Voorbeeld overzichtsrapport:
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Terugzendingen
3 soorten:1. Goed verwerkt
Eventueel met bijkomende informatie
2. Verwerkt, met waarschuwende foutBijvoorbeeld bij familienaam verschillend van
wat in onze databank zit. geen nieuwe zending nodig
3. Fatale foutZending moet opnieuw gebeuren!
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Terugzendingen
Extra terugzending bij aanmaak telling en na verificatie:Overzicht leerlingenaantallen per administratieve groep (SO1 / BuSO1 / DBSO1 )
(Deze “terugzending” volgt dus niet op een zending!)
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Overschrijven van zendingen
Algemeen principe:Een nieuwe zending overschrijft volledig de voorgaande zending!
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
GON-zending
Doel?extra uren GON voor de school toekennen
Wanneer?tussen 1 en 8 oktober
Welke scholen?alle BuSO-scholen die GON-leerlingen begeleiden
Welke gegevens?identificatie van de leerlingen specifieke GON-informatie
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
GON-zending
Principe van overschrijven van zendingen:2 oktober: Zending met 99 leerlingen3 oktober: Zending met 1 leerling
Resultaat: slechts 1 leerling in de databank!
Correct:3 oktober: Zending met 100 leerlingen!
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
99 GON-leerlingen op 1-10-20131 GON-leerlingop 1-10-2013100 GON-leerlingenop 1-10-2013
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Tucht
Doel?in kaart brengen van de problematiekindien nodig specifieke maatregelen
Wanneer?onmiddellijk wanneer de leerling definitief uitgesloten wordt uit de school! ook bij uitsluiting op einde van schooljaar! dit staat los van uitschrijving met reden tucht
Welke gegevens?identificatie van de leerling + specifieke
informatieopleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Onderwijs aan huis
Doel?toekennen van extra uren OAH
Wanneer?bij melding van OAH van leerling, ten laatste op de eerste lesdag van het OAHbij verlenging van OAH
Welke gegevens?identificatie van de leerling specifieke informatie (aantal uren, soort, verblijfplaats, …)
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Onderwijs aan huis
Wat bij correctie van de zending?Idee: Een zending voor dezelfde leerling
met dezelfde begindatum overschrijft de vorige
verkeerde gegevens (behalve begin- en einddatum): nieuwe zending
vroegtijdig beëindigen: nieuwe zending met zelfde begindatum en nieuwe einddatum
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 2: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 1 september tot 15 november
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Onderwijs aan huis
Wat bij wijzigingen gedurende de periode?wijziging van het aantal uren OAH, de
soort OAH, verblijfplaats, administratieve groep
corrigerende zending die de vorige periode vroegtijdig beëindigt
nieuwe zending voor de nieuwe periode met de nieuwe gegevens
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Zending 1: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 decemberZending 2: Leerling A, 4 uur OAH, 1 september tot 15 oktober
Zending 3: Leerling A, 2 uur OAH, 16 oktober tot 15 december
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Leerlingenstages
Doel?beleidsinformatie
Wanneer?tussen 15 en 31 mei
Welke gegevens?identificatie van de leerling specifieke informatie (stagegever, sector, contract, periode, …)Minstens één van volgende drie codes:
paritair comité-nummer, NACE-code,
RSZ-werkgeverskengetalopleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Leerlingenstages
Welke scholen?Voltijds gewoon SOKSO, BSO, TSO (geen ASO)HBO verpleegkunde en Se-n-Se
Buitengewoon SOOV1: enkel stages met productief karakterOV2: leerlingen uit tweede faseOV3: leerlingen uit kwalificatiefaseOV4: leerlingen uit 3de graad KSO, BSO,
TSO
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Studiebewijzen
Doel?studieverloop van leerling in kaart brengenverificatie van toelatingsvoorwaardenleer- en ervaringsdatabank
Wanneer?Op eender welk moment van het schooljaar
Welke gegevens?identificatie van de leerling specifieke informatie (studiebewijs, attest, diploma verpleegkunde, … )
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Studiebewijzen
Geldigheidsdatum 30/06/201431/01/2014 mogelijk voor HBO/Se-n-Seandere data voor modulaire studierichtingen toegestaan
meerdere zendingen voor één leerling mogelijk
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Studiebewijzen
Welke leerlingen opnemen?alle leerlingen die op de geldigheidsdatum een studiebewijs (konden) behaleneventueel “nog geen beslissing”lijst met anomalieën: te bekijken!
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Studiebewijzen
Latere aanvullingennieuwe zending op zelfde geldigheidsdatum overschrijft de vorige volledig!aanvulling na uitgestelde beslissing?steeds in samenspraak met
verificateur!
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Fatale fout bijAndere schrijfwijze van naam als er
geen identificatienummer is meegestuurd
Schrijfwijze naam vergelijken met identiteitskaart
Aanpassen indien nodigVerificateur contacteren bij onterechte
foutmelding
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Foutenrapporten
ww
w.a
god
i.be
AgODi
Fouten vermijden?zoveel mogelijk rijksregisternummer gebruikengevonden identificatienummers importeren in de schoolsoftware
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
Foutenrapporten
ww
w.a
god
i.be
AgODi
IV. Tot slot
IdentificatienummerFoutmeldingen opvolgen (Discimus + Edison)Samenwerken voor kwaliteit
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014
School
SoftwareleverancierAgODi
ww
w.a
god
i.be
AgODi
IV. Tot slotomzendbrieven SO/2007/05 en NO/2012/01
http://www.ond.vlaanderen.be/edulex/
contactgegevens verificatie en dossierbeheerder
http://www.agodi.be Adressen en contactgegevens
invoerprogramma’s en technische brochures van de zendingen http://ond.vlaanderen.be/edison/Schooldirect: http://www.schooldirect.be/
opleiding schoolsecretariaten 2013-2014