Hernán Gaviria Quintero MDe-mail :hernangaviriaquintero@yahoo.es

ELMENTOS GENERALES DE PLANEACION ESTRATÉGICA

Módulo : Gerencia de la Seguridad SocialEspecialización : Gerencia de la

Seguridad Social y Proyectos en Salud Escuela Nacional de Postgrados UCC

Seccional Quibdó Marzo de 2009

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GERENCIA VS ADMINISTRACION

.• ENFASIS EN LO NUEVO• MIRA HACIA AFUERA

• SOLUCIONES EMPRESARIA-LES NUEVAS

• MANEJO DE LO EXISTENTE• MIRA HACIA ADENTRO

• SOLUCIONES EMPRESARIALES EXISTENTES

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Qué es Gerenciar? Qué es Administrar?

OrganizaciónFormal Medio Externo

Medio Organizacional

Soluciones Empresariales

CARACTERÍSTICAS DEL MEDIO EXTERNO

DINAMISMO

INCERTIDUMBRE

COMPETITIVDAD

• Rapidez• Profundidad

LA COBERTURA Y EL DETALLE

COBERTURA

EQUILIBRIOEMPRESARIAL

DETALLE

+

- +

-

LO NUEVO Y LO EXISTENTE

RETOS Y ESTRATEGIAS DE LA GERENCIAY LA ADMINISTRACION

RETOS ESTRATEGIAS

MEDIO EXTERNO DINAMISMOINCERTIDUMBRECOMPETITVIDAD

FLEXIBILIDADPRODUCTIVIDADCALIDAD

MEDIO INTERNO AMBIGÜEDAD ADMINISTRATIVA

MULTIDISCIPLINA-RIEDAD

Qué es Planeación Estratégica?

Es el proceso mediante el cual quienes toman decisiones en una organización obtienen, procesan y analizan información pertinente, interna y externa, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel de competitividad con el propósito de anticipar y decidir sobre el direccionamiento de la institución hacia el futuro

Preguntas en el proceso de la Planeación EstratégicaDónde queremos ir ?Dónde estamos hoy ?Adónde debemos ir ?Adónde podemos ir ?Adónde iremos ?Cómo estamos llegando a nuestras metas ?

Componentes de la Planeación Estratégica

Los Estrategas El DireccionamientoEl Diagnóstico Las OpcionesLa Formulación EstratégicaLa Auditoria Estratégica

A B

DIAGNÓSTICO IMAGEN OBJETO

HOY FUTURO

ESTRATEGIAS

G. PROYECTOS

PLANEACION ESTRATÉGICA Y GERENCIA DE PROYECTOS

Funciones de un Plan

Función Política

FunciónEstratégica

FunciónAdministrativa

Plan Normativo( Lo que debe hacerse )

Fijación de Metas( Lo que puede hacerse )

Plan Operativo( La solución del Problema )

EL GERENTE COMO ACTOR PRINCIPAL

.

Estrategia de la Empresa

Concebirla FormularlaConstruirla

El Gerente : Arquitecto - Constructor

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El GERENTE GENERAL ESTRATEGA

Modifica el medioRelaciona la empresa y el entorno

Es un político - No un Filósofo Científico u oportunista ? Planeador y un manipulador

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EL GERENTE GENERAL LIDERCOMUNICACIÓN

Públicos :• Personal . Clientes• Proveedores . Accionistas• Banqueros . Organismos de V y C.

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TIPOLOGIA DE LOS GERENTES

.

Autócrata Líder

Burócrata oDespreocupado

Demócrata oDemagogo

Sen

sib

ild

ad

a los O

bje

tivos d

e l

aO

rgan

izació

nSensibilidad a las PersonasDirectivo

Permisivo

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Errores del Liderazgo

.Carisma :

• Inflexibilidad• Infabilidad

• Incambiabilidad

El Carisma no garantiza de por si la eficiencia como lider

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EL LIDERAZGO EFICAZ ……………..Analiza cuidadosamente la MISION de la

Organización, la DEFINE y la FIJA de manera clara y visible.

Fija METAS y PRIORIDADESEstablece NORMAS y las MANTIENETRANSIGEPiensa que es lo acertado y deseableTOMA EL LIDERAZGO COMO

RESPONSABILIDAD, MAS BIEN QUE COMO RANGO Y PRIVILEGIO

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LA TAREA ULTIMA DEL LIDERAZGO ES CREAR ENERGIAS HUMANAS Y VISION HUMANA

El lider eficiente sabe este riesgo : Las personas capaces tienen aspiraciones. Pero su liderazgo tiene mas riesgo rodeado por mediocridades

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LIDER : Persona que tiene seguidores

Confianza : Convicción que el Lider es SINCERO con lo que dice

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LOS ACTOS DEL LIDER Y LAS CREENCIAS QUE PROFESA TIENEN QUE SER CONGRUENTES

Etapas del Proceso de Planeación Estratégica

.0. Definición del Horizonte de tiempo ( 3 años )..

1. Principios Corporativos

2. Diagnóstico Estratégico : Análisis DOFA Dónde Estamos hoy ?

3. Direccionamiento Estratégico : Visión- Misión- Objetivos Estratégicos Dónde quremos estar ?

4. Proyección Estratégica : Areas Estratégicas – Proyectos Estratégicos Cómo lo vamos a lograr ?

5. Plan Operativo : Estrategias – Planeas de Acción Tareas que debemos realizar para alcanzar la visión

6. Monitoría Estratégica : Indices de Gestión - Cuál es el nivel de desempeño organizacional ? Cuáles los logros del proceso ?

Proceso de Planeación Estratégica

.

Principios Corporativos

Valores,Visión, MisiónObjetivos Globales

Proyectos Estratégicos

Visión – MisiónObjetivos Funcionales

Estrategias FuncionalesProyectos Estratégicos Funcionales

Visión – MisiónObjetivos FuncionalesEstrategias Funcionales

Plan de Acción

Plan de Acción

Gerencia Operativa

Gerencia Funcional

Junta DirectivaAlta Dirección

Planeación Estratégica Corporativa

Planeación Estratégica Funcional

Planeación Operativa

Niveles de la Planeación Estratégica

.

Junta DirectivaAlta Gerencia

AreasFuncionales

UnidadesEstratégicas

Indices de Gestión

Nivel IPlaneaciónEstratégica Corporativa

Nivel IIPlaneaciónEstratégica Funcional

Nivel IIIPlaneaciónEstratégica Operativa

FORMULACIÓN ESTRATÉGICA

.

FormulaciónEstratégica

Objetivos Funcionales

Planes de Acción

Estrategias Funcionales

Presupuesto Estratégico

Proyección Estratégica

Monitoría Estratégica

. Plan de Acción

Presupuesto

Indices de Gestión

Desempeño Organizacional

ANALISIS INTERNO

. Perfil de Capacidad Interna – PIC -

Auditoria Organizacional

Fortalezas Debilidades

Como realizar el – PCI -

Preparación Información PreliminarConformación de Grupos EstratégicosIdentificación de Fortalezas y DebilidadesPriorización de FactoresCalificación de los FactoresCalificación del Impacto

Categorías del PCI

. Calificación

Capacidad

GRADO

DebilidadesAlto Medio Bajo

GRADO

FortalezasAlto Medio Bajo

IMPACTO

Alto Medio Bajo

1.Directiva

2.Competitiva

3. Financiera

4. Tecnológica

5. Talento Humano

Como elaborar el POAM

Obtención de Información Primaria o Secundaria

Identificación de Oportunidades y amenazas Selección de áreas de análisis Priorización y calificación de factores externos Calificación del Impacto Elaboración del POAM

Analisis del Entorno -POAM – Pérfil de Oportunidades y Amenazas en el medio.

CALIFICACION

FACTORES

GRADOAMENAZASAlto Medio Bajo

GRADOOPORTUNIDADESAlto Medio Bajo

IMPACTO

Alto Medio Bajo

Tecnológicos

Economía

Política

Geográficos

Sociales

ANALISIS DOFA- ANALISIS DE VULNERABILIDAD -

Ayuda a determinar si la organización está capacitada para desempeñarse en su medio

Complementario de : PCI-POAM-PC

Hoja de trabajo DOFA.

Oportunidades Amenazas

Enumerar oportunidades claves

Enumerar amenazas claves

Fortalezas Debilidades

Enumerar Fortalezas claves

Enumerar debilidades claves

ANALISIS D.O.F.A.

.

Oportunidades Amenazas

Enumerar las de mayor impacto FCE

Enumerar las de mayor impacto FCE

Fortalezas Estrategias Estrategias

Enumerar las de mayor impacto FCE FO FADebilidades Estrategias Estrategias

Enumerar las de mayor impacto FCE DO DA

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ESTRATEGIA, ESQUEMA ORGANIZACIONAL Y DESEMPEÑO

Estrategia• Objetivos

• Planes• Medios

Personas

Tareas

Estructura

Sistema deInformación y

decisión

Sistema deMotivación

DESEMPEÑO

Cultura Organizacional

PLAN DE GESTION DE UN GERENTE DE UNA ESE

Presentación

Aprobación

Evaluación

EVOLUCION DEL HOSPITAL

Hospicio ( casa de caridad )

Hospital PúblicoEmpresa Industrial

y Comercial del Estado ( Ley 10/90)

Empresa Social del Estado ( Ley 100/93).

Clínica Privadahttp://www.periodicoelpulso.com/

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HOSPITAL

EMPRESA SOCIAL DEL ESTADO

ESTABLECIMIENTOPUBLICO :

Estructura de Dirección

JUNTA TRIPARTITA

Estructura de PersonalCARRERA

ADMINISTRATIVA

EMPRESA INDL.Y COMERCIAL DEL

ESTADO :

Estructura y Proceso De ManejoFinanciero

Y Presupuestal

EMPRESA PRIVADA :

Compra de Suministros

Venta de Servicios

PRESENTACION DEL PLAN DE GESTION( Decreto 357 de Febrero 8 de 2008)

30 dias después del nombramiento y posesión

( Proceso de Selección I y II)

30 días después de promulgado el decreto

ACTORES RELEVANTES DEL PROCESO DE CAMBIO

• Las Normas• El conocimiento compartido• Las prácticas institucionales

• Intereses y posiciones de los actores

ACTORES INTERNOS• El Equipo de Gerencia

• El Equipo de Apoyo• Las Jefaturas Intermedias• La Organización Informal

• La Normatividad

ACTORES EXTERNOS• El Estado• La Política

• Las autoridades sanitarias• Los dirigentes

gremiales y sindicales• La ciudadanía

• La Industria de la salud

NUEVO MODELO DE EMPRESA Y DE GESTION

EL SISTEMA ABIERTO

INFLUIDO POR PROYECTADO POR

. Los valores de las personasde la organización

• Del Entorno

Participación ciudadana• Control Social

CONTENIDOS DEL PLAN DE GESTIÓN

METAS Y RESULTADOS

• Producción y mejoramiento en la calidad

de los servicios ( nuevo, existente, cobertura, detalle )

• Sostenibilidad Financiera (Plan de ventas)

• Eficiencia• Compromiso con Planes Nales., Dptales

,Municipales

PLANES ESTRATÉGICOS

ESTRUCTURAS ( Funcionales, operativas y de desarrollo )

PERIODO ( Período del Gerente )

APROBACION DEL PLAN DE GESTION POR PARTE DE LA JUNTA DIRECTIVA

( Art. 4 Decreto 357/08)

15 días hábiles

• Ajustes• Aprobación

5 días Hábiles después

Objeciones porparte del Gerente

15 días hábiles

Acuerdo de Aprobación

Revisión o modificaciones del Plan de Gestión( Art. 5 Decreto 357/08)

Condiciones del Mercado

Venta de Servicios

Circunstancias Administrativas

Condiciones Asistenciales

POR O DEBIDO A :

INFORME DE GESTION SEMESTRAL( Art.6 Decreto 357/08)

a) Un informe a más tardar el 1° de marzo de cada año con corte al 31 de diciembre del año inmediatamente anterior;

b) Un informe a más tardar el 1° de agosto de cada año con corte al 30 de junio del mismo año.

Los informes de gestión deberán contener la información sobre el cumplimiento de las metas y resultados para el respectivo período, de acuerdo con el plan de gestión aprobado, el mismo deberá ser presentado con la metodología que defina el Ministerio de la Protección Social.

PROPOSITOS DEL PLAN DE GESTION( Resolución 473 de 2008)

a) Retroinformación: Proporcionar información y elementos de medición para reformular los planes e introducir ajustes en la programación y ejecución de las acciones institucionales.

b) Evolución y tendencia: Facilitar la observación del comportamiento histórico de las variables de desempeño.

c) Divulgación: Mejorar los niveles de comunicación mediante la divulgación de los resultados de la gestión.

d) Eficiencia: Establecer la eficiencia alcanzada en la administración de los recursos humanos, financieros y físicos.

e) Eficacia: Medir la capacidad gerencial para satisfacer las necesidades y expectativas de los usuarios y de la entidad.

f) Impacto: Expresar la magnitud del impacto logrado en la solución de la problemática relacionada en el plan.

g) Coherencia: Establecer si las acciones realizadas son coherentes con la misión, las políticas y las estrategias definidas para la Empresa Social del Estado.

Contenidos del Plan de Gestión

Resolución 473/08

a) Gestión gerencial y estratégica: Cumplimiento de logros estratégicos, tales como: equilibrio operacional; crecimiento y mantenimiento de la participación en el mercado; implementación del sistema de información enfocado a los procesos y resultados empresariales; desarrollo del sistema de control interno y seguimiento a los procesos de defensa judicial.

b) Gestión de la prestación de servicios de salud: Desarrollo e implementación del Sistema Obligatorio de Garantía de Calidad de la Atención en Salud.

c) Gestión administrativa: Cumplimiento de las obligaciones laborales y de riesgos profesionales

CONTENIDO GENERAL DE LA EVALUACION DE LA GESTION Y RESULTADOS( Artículo 5 – Resolución 473/08)

ACTIVIDADES/VARIABLES

GESTION DIRECTIVA Y ESTRATÉGICA

PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE SALUD

GESTION ADMINISTRATIVA

ESTÁNDARES E INDICADORES DE EVALUACION

( Artículo 6 – Decreto 473/08)

INFORMACION DE BASE E INDICADORES

MATRIZ DE CALIFICACION

GESTION AÑO 2007/ LINEA DE BASE ( Art.8 Decreto 473/08)