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EXERCÍCIO 2015
Relatório Anual de Atividades de
Auditoria Interna
RAINT 2016
Eletrobras Distribuição Alagoas - RAINT 2016
2
Sumário
Introdução ................................................................................................................................................ 3
I. Descrição dos trabalhos de auditoria realizados de acordo com o PAINT 2015 .. 4
II. Análise do Nível de Maturação dos Controles Internos ............................................... 11
Transporte .............................................................................................................................................. 12
Faturamento e Arrecadação ............................................................................................................ 12
Almoxarifado.......................................................................................................................................... 16
Processos de Pagamento por Danos Morais .............................................................................. 18
Controle de Bens Patrimoniais ........................................................................................................ 19
FACEAL – Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência .......................................... 22
Recursos Humanos / Folha de Pagamento ................................................................................ 22
III. Trabalhos de Auditoria Realizados não Previstos no PAINT 2015 ........................... 26
IV. Trabalhos de auditoria previstos, mas não realizados ou não concluídos em
2015 ................................................................................................................................................ 28
V. Fatos relevantes com impacto sobre a Auditoria Interna ........................................... 29
VI. Ações de Capacitação na unidade de Auditoria Interna .............................................. 30
VII. Recomendações emitidas no exercício .............................................................................. 31
VIII. Benefícios decorrentes da ação da Auditoria Interna .................................................. 32
IX. Conclusão ...................................................................................................................................... 34
Eletrobras Distribuição Alagoas - RAINT 2016
3
Introdução
A Auditoria Interna da Eletrobras Distribuição Alagoas – CAD, que tem como missão
assessorar a Alta Administração, de forma independente e objetiva, prestando serviço de
auditoria interna, objetivando adicionar valor e tornar mais eficiente as operações da
empresa, apresenta o Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna – RAINT,
exercício 2015, com o objetivo de demonstrar os resultados dos trabalhos previstos no
Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT, com o objetivo de atender à
Instrução Normativa n.º 24, de 17 de novembro de 2015, da Controladoria Geral da União
– CGU.
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I. Descrição dos trabalhos de auditoria realizados de acordo com o PAINT
2015
Auditoria em Transporte
Relatório nº: CAD 001/2015
Área: Gerência de Transportes – PRAT Departamento de Gestão de Pessoas - DGP
Cronograma: 02/02/2015 a 16/03/2015
Horas previstas: 390
Horas realizadas: 319
Recursos Humanos: 2 (dois) Auditores
Materiais empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas
às atribuições da Gerência de Transportes - PRAT, vinculado a Assessoria de Suporte Administrativo - PRA, tomando como base para exames os registros do Sistema Ecofrotas.
Escopo: Desenvolvimento de exames visando verificar a gestão da frota
de veículos da empresa que possui, em setembro de 2014, 240
(duzentos e quarenta) veículos, onde 64 (sessenta e quatro)
correspondem à frota própria e 176 (cento e setenta e seis) a
frota contratada. Os exames serão realizados com amostragem
determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela
NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas –
ABNT ou de no mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser
auditado.
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Auditoria em Faturamento e Arrecadação
Relatório nº: CAD 002/2015
Área: DCA - Departamento de Atendimento aos Clientes
DCF – Departamento de Faturamento e Recebíveis DCM - Departamento de Medição e Combate às Perdas Assessoria de Suporte Administrativo – PRA Departamento de Operação – PRP Departamento de Manutenção AT – PRM Departamento de Serviços – PRS
Cronograma: 09/03/2015 a 14/07/2015
Horas previstas: 505
Horas realizadas: 730
Recursos Humanos: 2 (dois) Auditores
Materiais empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e/ou informações
relativas às atribuições das seguintes áreas: Departamento de
Atendimento aos Clientes – DCA, Departamento de Faturamento
e Recebíveis – DCF, Departamento de Medição e Combate as
Perdas – DCM, Assessoria de Suporte Administrativo – PRA,
Departamento de Operação – PRP, Departamento de Manutenção
AT – PRM e Departamento de Serviços – PRS, utilizando como
base para exames os registros no Sistema AJURI.
Escopo: Desenvolvimento de exames visando verificar o gerenciamento das Unidades Consumidoras que geram um faturamento no valor
de R$ 125.630.615,30 (cento e vinte e cinco milhões, seiscentos e trinta mil, seiscentos e quinze reais e trinta centavos) e uma
arrecadação no valor de R$ 108.593.120,27 (cento e oito milhões, quinhentos e noventa e três mil, cento e vinte reais e vinte e sete centavos) mensais (dados de setembro/2014), quais sejam: a) análise dos contratos de consumidores do grupo A; b) análise dos contratos de agentes arrecadadores; c) políticas de combate à
inadimplência; d) além de outras verificações consideradas relevantes. Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.
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Auditoria em Almoxarifado
Relatório nº: CAD 003/2015
Área: Departamento de Logística e Suprimentos – DGS
Gerência de Planejamento e Controle de Estoques – DGSP Gerência da Qualidade de Processos e Documentação
Normativa – DGQP Departamento de Manutenção de MT/BT - PRD
Cronograma: 07/05/2015 a 30/10/2015
Horas previstas: 405
Horas realizadas: 495
Recursos Humanos: 3 (três) Auditores
Materiais empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas
às atribuições do Departamento de Logística e Suprimentos –
DGS, da Gerência de Planejamento e Controle de Estoques –
DGSP, tomando como base para exames os registros de estoques
no Sistema de Materiais ERP-OFM.
Escopo: Verificar a existência de planejamento e reposição de estoques; a
existência e a eficiência dos sistemas de classificação,
armazenamento e segurança dos materiais, bem como se
obedecem aos normativos da Empresa; verificar, mediante
inspeção “in loco” e comparação com os relatórios extraídos do
sistema de controle de estoque e os dados da contabilidade, a
correspondência entre os quantitativos de materiais registrados
no sistema de controle de estoques, os quantitativos registrados
na contabilidade e os quantitativos existentes de fato, obtidos por
contagem dos estoques.
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Auditoria em Programa Luz Para Todos – PLPT
Relatório nº: CAD 006/2015
Área: PLPT – Programa Luz Para Todos
Cronograma: 01/10/2015 a 04/12/2015
Horas previstas: 640
Horas realizadas: 352
Recursos Humanos: 2 (dois) Auditores
Materiais empregados:
Foram solicitados: acesso ao sistema OFM, acesso ao módulo
“Contabilidade”, projetos, contratos, medições, pagamentos
efetuados e realização de verificação “in loco”, com o objetivo de
examinar as atividades relativas ao Programa Luz Para Todos –
PLPT.
Escopo: Analisar os termos aditivos, a execução, as medições,
penalizações, contratos expirados com pendências, pagamentos,
contabilização e os repasses (identificar a regularidade da razão
social e o CNPJ dos participantes) da 9ª tranche que
correspondem aos seguintes dados:
Totalização de Projetos:
Projetos: 1.720
Custo: R$ 81.524.510,00 (valor previsto no Programa do Projeto)
Consumidores: 10.479
Kits de Instalação: 10.385
Rede AT: 1.925 km
Rede BT: 734 km
Poste: 40.200
Transformador: 2.085
Medidor: 10.479
Equipamento: não previsto
Os exames serão realizados com amostragem determinada de
acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77,
da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no
mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.
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Auditoria em Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, Contratos e Convênios
Relatório nº: CAD 007/2015
Área: DGS – Departamento de Logística e Suprimentos PRA – Assessoria de Suporte Administrativo CPL - Comissão Permanente de Licitação PRJ - Assessoria Jurídica
Cronograma: 26/10/2015 a 30/12/2015
Horas previstas: 435
Horas realizadas: 378
Recursos Humanos: 1 (um) Auditor
Materiais empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas
às atribuições do Departamento de Logística e Suprimentos -
DGS, tomando como base para exames os processos licitatórios,
contratos e convênios em vigor e/ou realizados até setembro de
2015.
Escopo: Na verificação dos controles será avaliada a regularidade dos
procedimentos relativos à dispensa e inexigibilidade de licitação,
concorrência, tomada de preço, convite e pregão (presencial e
eletrônico), com a identificação dos processos, contendo:
Objeto da contratação e valor;
Fundamentação legal; Nome do responsável pela fundamentação e seu CPF; Identificação do contratado (nome ou razão social e CPF ou
CNPJ) e das demais empresas consultadas, no caso de dispensa de licitação.
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Auditoria em Fundação Ceal de Assistência Social e Previdência – FACEAL
Relatório nº: CAD 008/2015
Área: PR – Presidência da FACEAL DF – Diretoria Financeira da Faceal
Cronograma: 09/11/2015 a 30/12/2015
Horas previstas: 435
Horas realizadas: 284
Recursos Humanos: 2 (dois) Auditores
Materiais
empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas
às atividades da Fundação CEAL de Assistência Social – FACEAL,
tomando como base para exames os registros de arquivo no
Sistema ATENA e assuntos mencionados na documentação
expedida.
Escopo: Testar a consistência das informações contidas nos balancetes
contábeis da Fundação e gestão dos controles internos. Os
exames serão realizados com amostragem determinada de
acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77,
da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no
mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.
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Auditoria em Recursos Humanos/Folha de Pagamento
Relatório nº: CAD 009/2015
Área(s): DGP - Departamento de Gestão de Pessoas DFF – Departamento de Orçamento e Gestão Financeira
Cronograma: 18/07/2014 a 30/12/2014
Horas previstas: 630
Horas realizadas: 596
Recursos Humanos: 3 (três) Auditores
Materiais empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas
às atribuições do Departamento Gestão de Pessoas – DGP,
tomando como base para exames os registros existentes no
Sistema RM Labore.
Escopo: Realizar exames no quadro de pessoal que atualmente
corresponde a 1.224(um mil duzentos e vinte e quatro)
empregados (setembro/2013), e verificar:
a) A fiscalização da atividade de segurança e medicina do
trabalho junto às terceirizadas; b) A regularidade do incentivo as atividades físicas e desportivas e auxílio saúde; c) A cessão e requisição de pessoal; d) A consistência das rubricas que compõem a folha de pagamento (periculosidade, hora extra, hora sobreaviso,
férias e adicional noturno).
Os exames serão realizados com amostragem determinada de acordo com os procedimentos estabelecidos pela NBR-5.426/77, da Associação Brasileira de Normas Técnicas – ABNT ou de no mínimo 10% (dez por cento) do universo a ser auditado.
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II. Análise do Nível de Maturação dos Controles Internos
A estrutura de Controle Interno da Eletrobras Distribuição Alagoas visou garantir
que os objetivos estratégicos da empresa fossem atingidos para o exercício
analisado, compreendendo os seguintes componentes de controle interno:
a) Ambiente de Controle: A entidade mantém um bom nível de controle, vez que a
alta administração fornece instrumentos seguros para um positivo ambiente de
controle nas atividades da empresa, pois disponibiliza internet e intranet para
divulgação das principais políticas, notícias, diretrizes e normativos; existência de
código de ética de conduta da empresa e de seus colaboradores, existência de
manuais com normas e procedimentos prevendo sistemas de autorizações e
aprovações, linhas de autoridades definidas e o estabelecimento de práticas
operacionais e de rotinas e existência de normativos. Todavia, partes destes
normativos necessitam serem atualizados, bem como haver uma maior divulgação
de seus normativos internos.
b) Avaliação de Risco: Foi concluído o mapeamento de riscos na Eletrobras
Distribuição Alagoas, atendendo ao Projeto Sox, onde foram mapeados 18
subprocessos. No entanto, ainda não foram disponibilizados por estar faltando a
realização dos testes finais. Assim, a Auditoria Interna não tem como identificar
claramente os processos críticos nem diagnosticar os riscos nas unidades
administrativas da empresa, para detecção da probabilidade desses riscos e adoção
de ações preventivas, aplicando a experiência dos auditores.
c) Informação e Comunicação: A empresa mantém intranet e página própria na
internet, com os atos normativos e informações atualizadas das ações mais
relevantes desenvolvidas no período, havendo, neste caso, uma prática na
divulgação e tratamento de informações necessárias para os alcances dos objetivos
da administração.
d) Monitoramento: A Auditoria Interna tem efetuado anualmente avaliações nos
controles internos existentes nas atividades da empresa, apontando as
inconformidades encontradas, propondo medidas saneadoras, objetivando melhorar
o desempenho da empresa e verificando o cumprimento das normas e diretrizes da
alta Administração. Para tanto, é efetuado um plano de ação após as auditorias
realizadas, visando acompanhar as atividades desenvolvidas para solução das
inconformidades, constando prazos e responsáveis por cada ação.
e) Procedimento de Controle: Consoante às auditorias previstas no PAINT e nas
auditorias especiais realizadas no período, a auditoria interna promove controles
que contribuem para a redução, a níveis aceitáveis, dos riscos para a realização dos
objetivos da empresa. As atividades de auditoria sempre são executadas através
dos sistemas de informática existentes na empresa, que apoiam a realização dos
objetivos.
Está em fase de testes finais a implantação do Projeto SOX, com o mapeamento de
processos, identificando os riscos e os controles existentes para mitigá-los. No
entanto, a Auditoria Interna encontrou nos trabalhos realizados em 2015 falhas
relevantes nas seguintes áreas:
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Transporte
RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Veículo apresentando alto custo com manutenção
Criar mecanismo visando reduzir os custos de manutenção da frota de veículos, evitando, com isso, prejuízos financeiros à EDAL.
PRAT Alto
# Providências Status
1 Separando no sistema manutenção do veículo e dos equipamentos do veículo
Em Andamento
2 Treinamento de condutores Em Andamento
3 Encaminhando casos de avarias ao PRT Em Andamento
4 Encaminhando alguns veículos para leilão. Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Falta controle na rodagem dos pneus utilizados pela frota.
Criar mecanismo de controle no uso dos pneus dos veículos da frota, visando uma melhor gestão na utilização dos mesmos.
PRAT Alto
# Providências Status
1 Comprar maquina para marcação e identificação dos pneus Em Andamento
2 Marcar pneus Em Andamento
3 Cadastrar dados e histórico dos pneus em meio físico e digital
Em Andamento
4 Cadastrar pneus no Ecofrotas Em Andamento
Faturamento e Arrecadação
RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE OLHO D’ÁGUA DAS FLORES
Que o Departamento de Manutenção – PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Olho D’Água das Flores, observando o que for de sua competência, com
PRM Alto
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objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade.
# Providências Status
1 Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza da SE Olho d´Água das Flores.
Implementada
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE OLHO D’ÁGUA DAS FLORES.
Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Olho D’Água das Flores, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade.
PRA Alto
# Providências Status
1 Visita da PRAI para fazer o levantamento dos serviços a serem realizados;
Implementada
2 Encaminhamento, por parte da PRAS, para que a Presidência autorize a colocação de um posto de serviço de vigilância;
Implementada
3 Visita da PRAS às instalações da SE Olho D’Água das Flores; Implementada
4 Elaboração de projeto básico para reforma da SE; Implementada
5 Reforma da SE Olho D’Água das Flores. Implementada
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE PORTO CALVO
Que o Departamento de Manutenção – PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Porto Calvo, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a estrutura da subestação dentro da normalidade.
PRM Alto
# Providências Status
1 Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza da SE Porto Calvo.
Implementada
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
ARROMBAMENTOS NOS PRÉDIOS DA SUBESTAÇÃO DE PORTO CALVO
Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados pela Auditoria Interna na Subestação de Porto Calvo, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar a
PRA Alto
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estrutura da subestação dentro da normalidade.
# Providências Status
1 Visita da PRAI para fazer o levantamento dos serviços a serem realizados;
Em Andamento
2 Encaminhamento, por parte da PRAS, para que a Presidência autorize a colocação de um posto de serviço de vigilância;
Em Andamento
3 Visita da PRAS às instalações da SE Porto Calvo; Em Andamento
4 Elaboração de projeto básico para reforma da SE; Em Andamento
5 Reforma da SE Porto Calvo. Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
EDIFÍCIO DA METROPOLITANA COM PROBLEMAS EM SUA ESTRUTURA.
Concluir o processo licitatório Tomada de Preços 02/2015, com o objetivo de promover a demolição do prédio denominado (navio), solucionando dessa forma os problemas estruturais existente naquele Setor. Conforme decisão da Alta Administração, segundo informação da Presidência através da sua Assessoria.
PR Alto
# Providências Status
1
Elaboração de Projeto Básico Licitação Assinatura de Contrato Mobilização Ordem de Início de Serviço Execução
Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS SUBESTAÇÕES.
Que o Departamento de Manutenção – PRM, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados nas Subestações informadas pela Auditoria Interna, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar as estruturas das mesmas dentro da normalidade.
PRM Alto
# Providências Status
1
Através do nosso planejamento anual de conservação de subestações, foi realizada limpeza e resolvidas as não conformidades de competência da PRM, apontadas por esta auditoria, em todas as subestações no estado.
Implementada
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS
Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome
PRA Alto
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SUBESTAÇÕES providências no sentido de sanar os problemas encontrados nas Subestações informadas pela Auditoria Interna, observando o que for de sua competência, com objetivo de deixar as estruturas das mesmas dentro da normalidade, exceto nos casos de falta de vigilância.
# Providências Status
1
Visita da PRAS às instalações das subestações de Arapiraca I, Arapiraca II, Santana do Ipanema, Pão de Açúcar, Penedo, Coruripe, Peri-Peri, Palmeira dos Índios, Olho D’Água das Flores, Matriz de Camaragibe, São Luiz do Quitunde, Rio Largo, Pilar e Marechal Deodoro, tendo como principais objetivos a identificação de problemas e busca de soluções para os mesmos. A viagem será feita junto com o Consultor em Segurança Patrimonial Rubens Batista.
Em Andamento
2 Elaboração de um relatório sobre os problemas encontrados e a proposição de solução.
Em Andamento
3 Colocação de 01 (um) posto de vigilância noturno na SE Centro
Implementada
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NAS SUBESTAÇÕES
Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, faça gestão junto a Alta Administração no sentido de colocar vigilância pelo menos nas Subestações de grande porte, onde há uma quantidade maior de equipamentos, bens móveis e imóveis. Havendo indisponibilidade econômico/financeira para tal, estabelecer controles de acesso nas referidas Subestações.
PRA Alto
# Providências Status
1
Gestão junto à Alta Administração da empresa para implementação de medidas para resolver os problemas identificados após a realização de visitas às subestações mencionadas.
Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
INCONFORMIDADES ENCONTRADAS NOS PRÉDIOS DA ELETROBRAS DISTRIBUIÇÃO
Que a Assessoria de Suporte Administrativo – PRA, tome providências no sentido de sanar os problemas encontrados nos Escritórios Comerciais apontados pela Auditoria Interna, observando o que for de sua
PRA Alto
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ALAGOAS. competência, com objetivo de deixar as estruturas dos mesmos dentro da normalidade.
# Providências Status
1
Entrar em contato com o Gerente de Planejamento e Controle de Estoques para buscar alternativas de resolução dos problemas de recolhimento de sucata e de limpeza dos almoxarifados.
Implementada
Almoxarifado
RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA DE GESTÃO
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Empréstimo de Material sem Documentação
Regularizar o empréstimo de material para a Obra da Subestação do Canal do Sertão, ao Governo do Estado de Alagoas, realizado no período de novembro/2012 a setembro de 2013, totalizando o valor de R$ 559.976,20 (quinhentos e cinquenta e nove mil, novecentos e setenta e seis reais e vinte centavos)
DGS Alto
# Providências Status
1 Realizaremos reunião com a Secretária de Infraestrutura do Estado no sentido de formalizar o empréstimo e disciplinar a devolução dos equipamentos.
Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Material Emprestado sem Devolução
Realizar empréstimos de material só com a devida documentação, cumprindo o previsto na Norma Administração de Materiais, item 4.16, onde consta o seguinte: “Documento de Empréstimo de Material: documento que disciplina a sistemática de empréstimo de materiais, entre as Empresas de Distribuição, mediante aprovação pelo Diretor competente”, obedecendo a determinação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 16 que denomina o “Documento de suporte: qualquer documento hábil, físico ou eletrônico que comprove a transação...”.
DGS Alto
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# Providências Status
1
Emitimos recomendação, reiterando a todos os funcionários da DGSP, através de e-mail datado de 18/11/2015, enviado também a esta Auditoria, onde ratificamos só realizar empréstimos de material precedido da devida documentação formal (Contrato Mútuo ou Comodato ou outro que fique bem caracterizado responsabilidade entre as partes) e autorização formal do Diretor de Gestão ou Diretor Presidente, cumprindo o previsto na Norma Administração de Materiais, item 4.16, onde consta o seguinte: “Documento de Empréstimo de Material: documento que disciplina a sistemática de empréstimo de materiais, entre as Empresas de Distribuição, mediante aprovação pelo Diretor competente”, obedecendo a determinação da Norma Brasileira de Contabilidade NBC T 16 que denomina o “Documento de suporte: qualquer documento hábil, físico ou eletrônico que comprove a transação...” .
Implementada
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Material Emprestado sem Devolução
Cumprir e fazer cumprir os itens acordados nos Contratos nº COM-001 e 003/2015, em particular o cumprimento da Cláusula Quinta - Da Multa “No caso de atraso na devolução do material, desde que o COMODANTE não tenha concorrido de alguma forma para tanto, serão devidos pela COMODATÁRIA encargos moratórios à taxa nominal de 6% a.a (seis por cento ao ano), capitalizados diariamente em regime de juros simples”.
DGS Alto
# Providências Status
1
Em 04/12/2015 encaminhamos e-mail à DGS/EDPI, copiado a esta Auditoria Interna, solicitando informações sobre o andamento da conclusão da devolução dos materiais e os prazos de entrega. Como também solicitamos o pagamento da multa pelo atraso na devolução do empréstimo dos materiais, conforme estabelecido em contrato e recomendado por esta Auditoria Interna. Do valor dos materiais emprestados à EDPI, 54% já foram recebidos pela EDAL.
Implementada
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Processos de Pagamento por Danos Morais
RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
PROCESSOS DE INDENIZAÇÃO DE DANOS MORAIS SEM INDICATIVO DA AÇÃO DE DIREITO DE REGRESSO
Manter contato com as áreas envolvidas com os processos de indenizações por Danos Morais, a fim de viabilizar o Direito de Regresso, caso confirmada responsabilidade do pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece a Norma de Indenização Por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00)
PRJ Alto
# Providências Status
1
A PRJ comunicará às áreas responsáveis todas as condenações e acordos celebrados para os gestores dos contratos avaliem a culpabilidade de terceiros ou próprio para ingressarmos com ação de Direito de Regresso.
Implementada
RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA COMERCIAL
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
AUSÊNCIA DE PROCEDIMENTO PARA REQUERER DIREITO DE REGRESSO
Encaminhar para a Assessoria Jurídica – PRJ, a fim de fazer valor o Direito de Regresso, os casos identificados em que os pagamentos de indenizações por danos for de responsabilidade do pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece a Norma de Indenização por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00).
DCA
DCM
DCF
Alto
# Providências Status
1
Quando verificada a possibilidade do Direito de Regresso, a DCAI encaminhará a Ata da Audiência do processo em questão para o Gestor de Contrato indicar a responsabilidade pelos Danos Morais, retornando para Assessoria Jurídica, a fim proceder ações para atender a Norma de Indenizações por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00).
Implementada
1 Apurada a ocorrência e constatada a responsabilidade por danos morais, provocados por colaboradores próprios ou de
Implementada
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terceiros sob sua gestão, o DCM informará a Assessoria Jurídica, com o objetivo de emanar as devidas providências ao direito de regresso, em atendimento à Norma de Indenizações por Danos Comerciais.
1
O DCF ao identificar que houve falha de procedimento por parte de colaboradores sob sua gestão que gerou indenização por danos morais, irá apurar o ocorrido e em se comprovando a falha irá fazer valer o direito de regresso, em especial quando se tratar de falha de procedimento cometido por prestadores de serviço com contrato sob gestão do DCF.
Implementada
Controle de Bens Patrimoniais
RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais
Providenciar que seja realizado um inventário eventual dos bens permanentes, cumprindo as determinações da IN nº 205/88, que, irá ajustar os dados contábeis e verificar a situação física do bem, quanto a necessidade de manutenção e reparos.
PRA Alto
# Providências Status
1
A PR expedirá documento determinando aos Gerentes de
Departamento o levantamento de todos os bens situados
sob sua responsabilidade. Posteriormente será composta
uma comissão de inventário para verificação e validação das
informações.
Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais
Atualizar e manter atualizada a Carga dos bens permanentes, cumprindo as determinações da IN nº 205/88:
Item 7.11 “Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade assinado pelo
PRA Alto
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20
consignatário...”.
Item 7.13.4 “Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser movimentado, ainda que, sob a responsabilidade do mesmo consignatário, sem prévia ciência do Departamento de Administração ou da unidade equivalente”.
Item 7.13.5 “Todo equipamento ou material permanente somente poderá ser movimentado de uma unidade organizacional para outra, através do Departamento de Administração ou da unidade equivalente”.
# Providências Status
1
Após a validação será expedida instrução no sentido de fazer
cumprir os itens 7.11, 7.13. 4, 7.13.5. Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais
Cumprir a determinação da IN nº 205/88, item 11.2.2 “Providenciar a alienação do material considerado antieconômico e irrecuperável”.
PRA Alto
# Providências Status
1
Após a validação do levantamento pela comissão de
inventário, os materiais inservíveis serão encaminhados ao
Almoxarifado para alienação. Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Falta de controle e acompanhamento nos Bens Patrimoniais
Cumprir e fazer cumprir as determinações da IN nº 205/88, quanto a movimentação e controle dos bens permanentes, que, conforme item 10 “Todo servidor público poderá ser chamado à responsabilidade pelo desaparecimento do material que lhe foi confiado para guarda ou uso, bem como pelo dano que dolosa ou culposamente, causar a qualquer material, esteja ou não sob sua guarda”.
PRA Alto
# Providências Status
1 Verificada a existência da situação descrita no item 05, serão
adotadas as devidas providências para apuração de eventual Em Andamento
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21
responsabilidade.
RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA DE GESTÃO
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Bens Patrimoniais sem registro de controle
Providenciar que toda entrega de material considerado bem patrimonial, seja realizada após os registros de identificação do bem (tombamento) e de seu responsável (carga patrimonial), cumprindo as determinações da IN nº 205/88. Item 7.11 “Nenhum equipamento ou material permanente poderá ser distribuído à unidade requisitante sem a respectiva carga, que se efetiva com o competente Termo de Responsabilidade, assinado pelo consignatário...”.
Vale salientar que:
Item 6 “a) carga – a efetiva responsabilidade pela guarda e uso de material pelo seu consignatário; b) descarga – a transferência desta responsabilidade”.
Item 6.2 “O material será considerado em carga, no almoxarifado, com o seu registro, após o cumprimento das formalidades de recebimento e aceitação”.
DGS Alto
# Providências Status
1
Hoje já realizamos a entrega do material através de Nota de Entrega, que identifica o recebedor (com nome, matrícula e assinatura), transferindo ao consignatário a responsabilidade de guarda e uso do material, sendo assim este o atual termo de responsabilidade.
Implementada
2 A partir de então só liberaremos material, considerado bem patrimonial, após o registro de identificação do bem pelo órgão responsável.
Implementada
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FACEAL – Fundação CEAL de Assistência Social e Previdência
RECOMENDAÇÕES
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Atribuição do Diretor
Administrativo-
Financeiro exercida
por terceiros
Providenciar que as atividades referentes à movimentação financeira da FACEAL, sejam executadas de acordo com o Manual dos órgãos de apoio à diretoria executiva - seção III, art. 15, item I, onde cabe ao Coordenador administrativo-financeiro “supervisionar, coordenar e controlar as atividades administrativas, econômicas e financeiras....” e o Regimento interno - seção VIII, art. 41, item IV, onde cabe ao Diretor administrativo-financeiro “responder pelas atividades administrativas, econômicas e financeiras....”.
DF Alto
# Providências Status
1 Designar um Coordenador administrativo-financeiro para exercer as atividades em questão.
Implementada
Recursos Humanos / Folha de Pagamento
RECOMENDAÇÕES À PRESIDÊNCIA
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Descumprimento de
Normativo de Função
Gratificada.
Requerer um parecer formal da Assessoria Jurídica – PRJ, com base na Norma Interna de Função Gratificada (FG) – DG-GP-01/N-011, sobre a possibilidade de um contratado pelo art. 37 da Constituição Federal assumir uma gerência, que segundo a referida norma, é um “Cargo de confiança da estrutura hierárquica da empresa com vistas ao gerenciamento de Assessoria, Departamento, Secretaria Geral, Ouvidoria, Auditoria Interna e Comissão Permanente de Licitação, podendo ser
PR Alto
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23
exercido por empregado próprio ou requisitado”.
# Providências Status
1 Iremos encaminhar solicitação formal de parecer ao Jurídico Local, submetendo o mesmo posteriormente à consultoria jurídica da DD.
Em Andamento
RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA DE GESTÃO
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Ausência do atestado
de saúde ocupacional
– ASO
Convocar todos os empregados para realizarem o exame médico periódico, de acordo com o planejamento da empresa, informando-os das penalidades que poderão advir pela não realização dos mesmos.
DGP Alto
# Providências Status
1
Inserir no sistema TOTVS relatório de acompanhamento automatizado por departamento e diretoria o status dos empregados referente à realização de exame periódico. Disponibilizar também em gráfico.
Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Ausência do atestado
de saúde ocupacional
– ASO
Informar aos Gerentes de Departamento a relação de empregados que não realizaram os exames médicos periódicos, comunicando da necessidade de se instaurar processo de Apuração de Irregularidade, nos moldes da Norma de Apuração de Irregularidade (Código MPS-DG-01/N-001), orientando-os a afastá-los das atividades periculosas ou insalubres, conforme exigência da Norma de Exames Médicos Ocupacionais (Código DG-GP-01/N-034);
DGP Alto
# Providências Status
1 Disponibilizar status de realização de Exame Médico Periódico – EMP no Portal RH, para visualização e controle dos gestores
Em Andamento
2 Disponibilizar guia de procedimento para a realização de exame via portal RH para o empregado e gestor.
Em Andamento
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24
3
Gerar relatório mensal de pendências de realização de EMP e encaminhar para os Assistentes de Diretoria até o dia 15 do mês subsequente. (Esta ação estará vigente até que a parametrização do sistema TOTVS seja concluída)
Em Andamento
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Ausência do atestado
de saúde ocupacional
– ASO
Solicitar à Gerência de Segurança e Medicina do Trabalho – SESMT, que proceda ao pedido de Suspensão da Autorização para trabalhos em área de risco dos empregados que executam atividades em regime habitual/ permanente ou intermitente nas áreas de riscos e não realizaram o exame médico periódico no prazo estabelecido, comunicando à Gerência de Administração de Pessoal – DGPP, para proceder à suspensão do pagamento de adicional de periculosidade, conforme consta no item 5.8.6 da Norma de Adicional de Periculosidade (DG-GP-02/N-004).
DGP Alto
# Providências Status
1
A área médica-SESMT emitirá mensalmente relatório à gerência de Administração de Pessoal-DGPP a lista dos empregados inadimplentes do exame periódico por mais de 60 (sessenta) dias para conclusão do Exame Médico Periódico, conforme preconiza a norma interna DG-GP-01/N-034 item 6.3.9.1. “O não cumprimento deste prazo implicará na suspensão do reembolso de despesas cobertas pelo PPRS e o cancelamento da Autorização para Trabalho em Áreas de Risco;”
Implementada
RECOMENDAÇÕES À DIRETORIA FINANCEIRA
Constatação Recomendação UA Resp. Risco
Descumprimento da
Norma de Cessão de
Empregados
Reiterar pedido de pagamento da cessão do empregado matricula 3215-8 à Eletrobras Distribuição Piauí, informando, em caso de inadimplência do órgão cessionário, à Diretoria de gestão, para as providências cabíveis, em obediência aos itens 5.9.2 e 5.9.3 da Norma de Cessão e Requisição de Empregados (DG-GP-01/N-009).
DFF Alto
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25
# Providências Status
1
Das 06 (seis) faturas identificadas em aberto, 04 (quatro) já foram pagas no dia 05.02.2016. As restantes encontram-se em análise no RH da CEAL para correção de valores e envio a Eletrobras Distribuição Piauí, para a efetivação dos pagamentos. Após o envio, iremos efetuar o pedido de pagamento.
Em Andamento
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26
III. Trabalhos de Auditoria Realizados não Previstos no PAINT 2015
Auditoria em Processos de Pagamento por Danos Morais
Relatório nº: CAD 004/2015
Área: Assessoria Jurídica – PRJ
Departamento de Atendimento aos Clientes - DCA Departamento de Medição e Combate às Perdas - DCM Departamento de Faturamento e Recebíveis - DCF
Cronograma: 28/07/2015 a 22/09/2015
Horas realizadas: 170
Recursos Humanos: 1 (um) Auditor
Materiais empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas
aos controles dos processos pagos por Danos Morais, sendo feita
uma amostragem nos períodos relativos aos anos 2012 a 2015.
Motivação: Volume crescente de recursos empregados no pagamento de
causas decorrentes de danos morais nos últimos 4 anos.
Resultados: Alertar aos gestores no sentido de fazer valer o Direito de
Regresso nos casos identificados em que os pagamentos de
indenizações por danos morais forem de responsabilidade do
pessoal próprio ou de terceiros, fazendo cumprir o que estabelece
a Norma de Indenização por Danos Comerciais (NOR SCF 09.00).
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Auditoria em Controle de Bens Patrimoniais
Relatório nº: CAD 005/2015
Área: PRA – Assessoria de Suporte Administrativo
Departamento de Operação – PRP Departamento de Manutenção de AT – PRM Gerência da Ouvidoria – OUVI DGS
DGT DFC
Cronograma: 17/08/2015 a 30/09/2015
Horas realizadas: 216
Recursos Humanos: 1(um) Auditor
Materiais empregados:
Foram solicitados documentos, relatórios e informações relativas
às atribuições da Assessoria de Suporte Administrativo - PRA,
Departamento de Tecnologia da Informação e Telecomunicações
– DGT, Departamento de Logística e Suprimentos – DGS e
Departamento de Contabilidade e Gestão de Ativos – DFC,
tomando como base para exames os registros do Sistema OFM
Motivação: Atender ao Projeto SOX.
Resultados: Controle patrimonial.
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IV. Trabalhos de auditoria previstos, mas não realizados ou não
concluídos em 2015
Todos os trabalhos previstos no PAINT 2015 foram realizados.
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V. Fatos relevantes com impacto sobre a Auditoria Interna
O fato que impactou positivamente na unidade de Auditoria Interna e na realização
das auditorias, foi a chegada ao setor de um Analista de Sistemas, aquisição de
suma importância para a realização dos trabalhos, principalmente nas áreas com
sistemas de informação.
O impacto negativo relevante na unidade de auditoria foi à falta de realização de
cursos/treinamentos de capacitação específicos previstos no PAINT/2015, para o
fortalecimento das atividades e aprimoramento dos profissionais, dessa forma
mantendo-os atualizados para melhor desempenho de suas atividades.
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VI. Ações de Capacitação na unidade de Auditoria Interna
Dos cursos de capacitação abaixo, previstos no PAINT 2015, nenhum foi
realizado:
AÇÃO/TREINAMENTO JUSTIFICATIVA
Programa de Formação de Auditores Nível
Avançado.
Preparação e/ou aprimoramento dos
Auditores para realização dos trabalhos.
Programa de Formação em Normas
Internacionais de Contabilidade.
Atualizar os conhecimentos do Auditor
para realizar auditoria na Contabilidade.
Legislação e Cálculo dos Itens que
Compõem a Folha de Pagamento.
Preparar o Auditor para realizar auditoria
na Folha de Pagamento.
Auditoria em Faturamento e Arrecadação. Preparar o Auditor para realizar auditoria
no Faturamento e Arrecadação.
Processos Licitatórios – Contratos e
Convênios
Preparar o Auditor para realizar auditoria
nos Processos Licitatórios.
Congresso Brasileiro de Auditoria Interna –
CONBRAI.
Atualizar os conhecimentos na área de
Auditoria.
No exercício de 2015, foram realizados pelos membros desta Auditoria, os
seguintes cursos de capacitação:
Ação Educacional Matricula Nome Empregado Carga Horária
SEMINARIO NACIONAL DE AUDITORIA DAS EMPRESAS DO
SETOR ELETRICO - 4º AUDITE
26441 JOSE GILSEN DORVILLE DE ARAUJO 16
SEMINARIO DE AUDITORIA INTERNA
29092 JOAO ALFREDO CARVALHO MALTA JUNIOR
8
25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 8
GESTAO DE MATERIAL
27812 AMAURY DE MEDEIROS LAGES FILHO
24
26182 JOSETE COSTA GONCALVES 24
25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 24
OFICINA DO DGP COM GESTORES E EMPREGADOS- (SGD)
27812 AMAURY DE MEDEIROS LAGES FILHO
4
SEMINARIO DE CAPACITAÇÃO SOX 2015
29092 JOAO ALFREDO CARVALHO MALTA JUNIOR
8
PROJEÇOES ECONOMICO - FINANCEIRAS
26182 JOSETE COSTA GONCALVES 24
25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 24
CURSO DE CIPA
29092 JOAO ALFREDO CARVALHO MALTA JUNIOR
20
26182 JOSETE COSTA GONCALVES 20
WORKSHOP DE GESTÃO DE PESSOAS
25429 JOSE CANDIDO DA SILVA FILHO 8
TOTAL
212
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VII. Recomendações emitidas no exercício
RELATÓRIO PONTOS AI AA ANI
Nº Atividade
CAD-01/2015 Transporte 7 7 - -
CAD-02/2015 Faturamento e Arrecadação 18 14 4 -
CAD-03/2015 Almoxarifado 9 7 2 -
CAD-04/2015 Processos de Pagamento por
Danos Morais 4 4 - -
CAD-05/2015 Controle de Bens
Patrimoniais 11 7 4 -
CAD-06/2015 Programa Luz para Todos -
PLPT 1 - 1 -
CAD-07/2015
Dispensa e Inexigibilidade de
Licitações, Contratos e
Convênios
7 6 1 -
CAD-08/2015
Fundação CEAL de
Assistência Social e
Previdência- FACEAL
8 2 6 -
CAD-09/2015 Recursos Humanos/Folha de
Pagamento 7 2 5 -
TOTAL DE RECOMENDAÇÕES 72 49 23 0
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VIII. Benefícios decorrentes da ação da Auditoria Interna
Elencamos os benefícios decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao
longo de 2015.
Transporte:
1. Criação de rotinas para melhorar o arquivamento de documentos de veículos
da frota própria;
2. Cumprimento da norma no que diz respeito a cobrança de infrações de
trânsito;
3. Controle no credenciamento de condutores de veículos;
4. Preenchimento correto do boletim de utilização de veículos;
5. Redução de custos na manutenção da frota;
6. Correção de divergências no sistema de consumo de combustíveis;
7. Criação de mecanismos de controle no uso dos pneus dos veículos da frota.
Faturamento e Arrecadação:
1. Regularização das depredações ocorridas nas subestações;
2. Regularização dos problemas estruturais dos Escritórios Comerciais;
3. Regularização dos problemas de conservação e limpeza das subestações;
4. Regularização dos problemas de conservação e limpeza dos Escritórios
Comerciais;
5. Regularização dos consumidores inadimplentes;
6. Regularização nas leituras das unidades consumidoras;
7. Criação de controle para cobrança antecipada de ligações provisórias;
8. Criação de controle para preenchimento completo das ordens de serviço;
Almoxarifado:
1. Regularização de empréstimo de material e equipamentos a terceiros;
2. Estabelecimento de controles para devolução de material emprestado à
terceiro;
3. Apuração de responsabilidades sobre extravio de bem público;
4. Exigência de identificação do recebedor de material;
5. Implantação do princípio de segregação de função;
6. Controle de acesso de veículos nos almoxarifados;
7. Mantendo itens de estoque em perfeito estado de conservação;
8. Regularização na saída e materiais equipamento dos almoxarifados.
Processos de Pagamento por Danos Morais:
1. Criação de procedimentos para o egresso de ação de direito de regresso.
Controle de Bens Patrimoniais:
1. Registro e Controle de bens patrimoniais;
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2. Realização do inventário físico de bens móveis e imóveis da empresa,
mantendo-o atualizado;
3. Regularização das Ordens de Imobilização em Curso que estejam sem
movimentação e pendentes de fechamento.
PLPT:
1. Correção de divergência no endereço de instalação de medidores.
Dispensa e Inexigibilidade de Licitações, Contratos e Convênios:
1. Evitar efetivação de contratos considerando propostas de empresas com
CNPJ’s diferentes, apesar de comporem o mesmo grupo econômico;
2. Exigência de, no mínimo, 03 (três) pesquisas de mercado para balizamento
de preços, salvo justificativas circunstanciadas;
3. Constando nas atas dos processos licitatórios, a desistência expressa da
interposição de recursos administrativos;
4. Exigência garantia contratual;
5. Autuações de processos.
FACEAL:
1. Regularização das divergências contábeis;
2. Estabelecimento de normativos para pagamento;
3. Estabelecimento do controle de senha para acesso ao sistema.
Recursos Humanos:
1. Verificação da legalidade de nomeação para gerente de pessoal contratado
através do art. 37 da Constituição federal;
2. Estabelecendo controle para realização do exame médico periódico;
3. Exigência de cumprimento da norma de cessão e requisição de empregados.
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IX. Conclusão
Neste Relatório foram demonstrados que todos os trabalhos previstos no Plano
Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT 2015 foram realizados. Além
dos trabalhos previstos, foram executados 02 (dois) trabalhos especiais
(Processos de Pagamento por Danos Morais e Controle de Bens Patrimoniais).
Salientamos a importância da Eletrobras adotar ações de fortalecimento da
unidade de Auditoria Interna, promovendo participação em cursos,
treinamentos, seminários, congressos, encontros de auditores, visando a troca
de experiências.
Maceió, 17 de fevereiro de 2016.
José Gilsen Dorvillé de Araújo
Gerente da Auditoria Interna – CAD