Тема 1. Архивный менеджмент как компонент архивоведения и вид деятельности1

План1. Переосмысление архивной деятельности в контексте требований

современности.2. Парадигмы организации архивной деятельности. Основные

стороны деятельности учреждения.3. Виды, функции, категории архивного менеджмента.4. Методы.

1. Компоненты архивоведения: теория и методика архивоведения; история и организация архивного дела; археография, архивное право; архивоведческое терминоведение; архивная статистика; автоматизированные архивные технологии; архивный менеджмент.

Менеджмент – это профессиональное управление организацией либо ее частью; совокупность современных концептуальных моделей и специфических технологий, нацеленных на постоянное изменение и развитие предприятий и организаций в динамично меняющейся среде хозяйствования. Менеджмент в архивах, так же как и в других организациях, необходим для того, чтобы сделать работу архива наиболее продуктивной в экономическом, социальном, психологическом смыслах. Это понятие включает, в отличие от «управления архивом», в себя не только управление персоналом и организацию работы каждого сотрудника, но и управление всей деятельностью архива. Благодаря хорошо организованному менеджменту, в архивах повышается производительность труда, существенно экономится время, площади и средства. Непосредственно в архивных учреждениях именно при помощи менеджмента осуществляется вся деятельность по работе с пользователями ретроспективной документной информации.

Целью управления архивом является повышение эффективности его деятельности. Соответственно, задачи можно рассматривать в двух аспектах: в отношении общества и каждого сотрудника.

1 См. подробнее: Архівазнаўства: дапаможнік / А.М.Бяляўскі [і інш.]; пад рэд. М.Ф.Шумейкі. – Мінск: БДУ, 2013. – 435 с.; Архівы і справаводства. – 1998–2017; Ассман, А. Длинная тень прошлого: мемориальная культура и историческая политика / А. Ассман. – М., 2014; Тележников В.И. Менеджмент: учебник / В.И. Тележников. – Минск: БГЭУ, 2016. – 508 с.; Федосов, В.В. Экономика архивного дела / В. В. Федосов. – Минск: БелНИИДАД, 2007. – 132 с. и др.

Задачи: политические (формирование идеологии населения, воспитание и др.); экономические (повышение окупаемости деятельности архива,

модернизация и др.); социальные (организация использования архивных документов,

сохранение и передача социальной памяти общества и др.).Миссия архива в обществе формулируется в более общем плане – его

философия и предназначение, смысл его существования. Она включает создание условий для формирования мемориальной культуры в регионе (existence), путем последовательного проведения в жизнь принципа открытости (openness) и внедрения хранимых в соответствии со всеми нормативами документов (security) в широкий пользовательский оборот (usability). Современное общество предъявляет к архивам ряд требований (см. Таблицу 1.1).

Открытость • Организация активного многовекторного использования архивных документов.• Доступность документов всем категориям населения (в Беларуси и за рубежом).• Событийный маркетинг.

Удобство пользования Клиентоориентированный график работы. Сайт с дружелюбным интерфейсом и расширенным спектром online-сервисов. Сокращение сроков исполнения запросов, расширение видового разнообразия и доступности услуг.

Экзистенциальность (деятельное участие архивов в формировании исторической памяти общества, уникальность существования)

Актуализация «культуры памяти». Популяризация локальной истории.

Безопасность o Повышение стандартов безопасности и сохранности архивных фондов.o Логистическая безопасность.

Таблица 1.1. Современные требования общества к архивам

2. Существует две основных парадигмы организации архивной деятельности: документоцентризм и антропоцентризм. Документоцентризм –это ориентированность на обеспечение сохранности документов и ограничение доступа пользователей к документам по различным критериям. Он превалировал в предыдущие исторические периоды. Антропоцентризм – ненаучное идеалистическое воззрение, согласно которому человек есть средоточие вселенной и цель всех совершающихся в мире событий. Исходя из его установок, деятельность архива должна быть направлена на предоставление

2

максимально широкого доступа к рестроспективной документной информации пользователям в сочетании с удобством использования архивных документов и защитой законных прав и интересов граждан, в т.ч. с использованием нормативных механизмов ограничения доступа к отдельным категориям сведений.

Превалирование каждой из парадигм можно проследить в основных сторонах деятельности архивного учреждения:

техническая; коммерческая; финансовая; обеспечение безопасности труда и собственности; ведение отчетности; собственно управление.

3. На деятельность архива, как и любого учреждения, влияют факторы двух групп –

Внешние: состояние внешней среды (прямого и косвенного

воздействия); политические решения; экономические преобразования; демографические факторы; социально-культурные факторы; технологические факторы.

Внутренние:o технология работы в архиве;o стратегический выбор руководства архива в отношении его целей;o организационная структура.

К категориям архивного менеджмента относятся: объекты и субъекты менеджмента; функции менеджмента; виды менеджмента; методы менеджмента; принципы менеджмента

Функции архивного менеджмента включают: общие (формирование целей; планирование; организация; контроль;

распоряжение; координация); социально-психологические (делегирование; мотивация); технологические (решение; коммуникации).

3

По объекту управления менеджмент подразделяется на два вида: общий (генеральный) и функциональный (специальный). К первому виду относятся инновационный менеджмент; персональный менеджмент; менеджмент снабжения; производственный менеджмент; менеджмент маркетинга; менеджмент качества; финансовый менеджмент; международный менеджмент. Функциональный менеджмент (второй вид менеджмента по его объекту) обусловлен функциональностью учреждений. По содержанию менеджмент классифицируется на нормативный, стратегический и оперативный менеджмент.

4. Методы, которые используются в менеджменте, базируются на системном, комплексном и конкретно-историческом подходах. Основное место среди них занимает моделирование. Оно позволяет на основе изменения исходных предположений прогнозировать поведение системы. Кроме того, модель представляет собой средство упрощения объекта и его изучения, поскольку позволяет исследовать систему с точки зрения ее существенных характеристик, абстрагируясь от побочных влияний среды. Для этого используются методы упрощения:

исключение из рассмотрения переменных;изменение природы переменных;изменение характера связи между элементами;изменение ограничений.

Конкретные методы менеджмента включают: экономические (государственная регуляция; рыночная регуляция;

внутреннее организационное направление); административные (организационные; распорядительные); социально-психологические (моральное поощрение; социальное

планирование; убеждение; внушение; личный пример; корпоративная политика).

Принципы менеджмента (А. Файоль): разделение труда; полномочия; дисциплина; единоначалие; единство направления; субординация; вознаграждение; централизация/децентрализация; вертикаль власти; упорядоченность;

4

равенство; стабильность; инициатива; корпоративный дух.

Вопросы и задания для самоконтроля1. Какое место занимает архивный менеджмент среди компонентов

архивоведения?2. В чем заключается суть архивного менеджмента?3. Назовите цели и задачи архивного менеджмента.4. Какие требования предъявляет общество к архивам?5. Охарактеризуйте парадигмы организации деятельности архивных

учреждений.6. Какие факторы влияют на деятельность архива? Какие превалируют?7. Назовите категории архивного менеджмента.8. В чем состоят функции архивного менеджмента?9. Охарактеризуйте виды архивного менеджмента.10.Применение метода моделирования в менеджменте архивных

учреждений (эссе).11.Назовите конкретные методы менеджмента.12.Какие принципы менеджмента выделены А. Файолем?

Тема 2. Организация управления государственными архивными учреждениями в Республике Беларусь1

План1. Планирование работы архива. Экономические и неэкономические

факторы деятельности архива.2. Особенности определения норм выработки для сотрудников в

архивных учреждениях различного уровня.

1 См. подробнее: Архівазнаўства: дапаможнік / А.М.Бяляўскі [і інш.]; пад рэд. М.Ф.Шумейкі. – Мінск: БДУ, 2013. – 435 с.; Архівы і справаводства. – 1998–2017; Федосов, В. В. Экономика архивного дела / В. В. Федосов. – Минск: БелНИИДАД, 2007. – 132 с.; Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь, 25 нояб. 2011 г., № 323-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2011. – № 136. – 2/1875; Правила работы архивов государственных органов и иных организаций: утв. постановлением М-ва юстиции Респ. Беларусь, 24 мая 2012 г. № 143 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2017; Архивы Беларуси [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://archives.gov.by; Беларускі дзяржаўны архіў-музей літаратуры і мастацтва: даведнік. Вып. 2. Паступленні за 1993–2009 гг. Уклад.: В.Я. Данекіна, Г.В. Запартыка, У.Г. Кулажанка; рэдкал.: У.І. Адамушка [і інш.] – Мінск: ТАА “Медысонт”, 2012. – 352 с.; Национальный архив Республики Беларусь [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.narb.by; Национальный исторический архив Беларуси [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://niab.by; Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь [Электронный ресурс]. – Сайт «Фондовый каталог государственных архивов Республики Беларусь». – Режим доступа: http://fk.archives.gov.by. – Дата доступа: 24.08.2017; и др.

5

3. Оптимизация отчетности архива.4. Оценка эффективности деятельности архива.5. Отражение специфики республиканских архивных учреждений в их

структуре.6. Взаимодействие структурных подразделений и его эффективность.

1. Перспективное планирование осуществляется органом управления в сфере архивного дела и содержит наиболее общие показатели деятельности архивных учреждений, которые необходимо достичь за определенный период времени (5–10 лет). Например, в государственной программой «Архивы Беларуси на 2011 – 2015 гг.»1 к 2016 году планировалось:

снижение доли архивохранилищ государственных архивов, имеющих загруженность свыше 98 %, до 9,3 %;

увеличение доли: государственных архивов, обеспечивающих нормативные

технологические условия для постоянного хранения документов, до 100 %;

отреставрированных архивных документов в общем объеме подлежащих реставрации документов до 1,5 %;

государственных архивов, имеющих необходимое техническое обеспечение для внедрения информационных продуктов и технологий в сфере архивного дела и делопроизводства, до 100 %.

проведение 350 документальных выставок; издание 30 сборников документов и архивных справочников о

составе и содержании документов НАФ Республики Беларусь; создание и модернизация шести специализированных

автоматизированных информационно-поисковых систем.Работу по планированию и контролю за выполнением плановых заданий,

подготовке отчетных документов в архивном учреждении организует директор или его заместитель. Она осуществляется на основании анализа результатов деятельности, перспективных планов развития архивного дела, а также указаний и рекомендаций соответствующего органа архивного дела и делопроизводства. Указания по планированию для архивных учреждений характеризуют все направления их деятельности, в т.ч. организацию работы с музеями, хранящими документы НАФ Республики Беларусь; создание описей дел в электронном виде и их выставление в электронном виде на сайтах государственных архивов; разработку и внедрение баз данных (например,

1 Архивы Беларуси [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://archives.gov.by.6

Система открытого доступа к документам НАФ Республики Беларусь); тематику выставочной и публикационной деятельности архивов.

В планировании можно выделить следующие этапы:1. Определение приоритетных направлений, видов работ, их объема и

исполнителей.2. Составление Плана работы архива на год.3. Составление объяснительной записки.4. Составление расчетной части.5. Приложения.6. Рассмотрение плана на заседании дирекции.7. Утверждение плана соответствующим органом архивного дела и

делопроизводства.План работы архива состоит из перечня наименований и видов работ,

выполняемых в архиве, объяснительной записки, расчетной части и приложений. В объяснительной записке обосновываются и конкретизируются виды и объемы планируемых работ, определяется их конечный результат, указываются основные организационно-методические мероприятия, их сроки и исполнители. Расчетная часть плана состоит из бюджета рабочего времени, которая разрабатывается на основании плановой штатной численности архива и норм времени и выработки, и времени на выполнение внеплановых заданий. Приложения могут быть следующие:

Планы организационных мероприятий; Планы научно-исследовательской работы; Планы занятий по повышению квалификации работников; Иные приложения, устанавливаемые органом управления в сфере

архивного дела (Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь).

Планирование работы структурного подразделения на год включает: обоснование и конкретизация видов и объемов планируемых работ; определение конечного результата работ; указание основных организационно-методических мероприятий,

сроков и исполнителей.Профильные показатели плана работы архива на год включают

непроизводственные и производственные затраты, которые планируются для каждого сотрудника и суммируются в общей таблице по отделу. К непроизводственным затратам относятся очередные отпуска, временная нетрудоспособность, исполнение государственных и общественных обязанностей, гражданская оборона, дополнительный (учебный) отпуск. Они рассчитываются исходя из возможных фактических затрат времени по каждому из параметров. Например, затраты, связанные с временной

7

нетрудоспособностью, составляют 10 дней, а гражданской обороной – 5 дней. Бюджет полезного времени (производственные затраты) формируется по группам:

1.Обеспечение сохранности документов.2.Государственный учет. Создание и усовершенствование НСА.3.Комплектование.4.Использование и публикация документов.5.Научно-исследовательская работа.6.Организационные мероприятия.

2. Виды и объем выполняемых работ при планировании указываются на основании норм выработки для сотрудников в архивных учреждениях различного профиля1. При разработке нормативов приняты следующие основные единицы измерения: документ, справка, запрос, посетитель, карточка, консультация, дело (папка документов или документ в объеме не более 300 листов (формат А4) при толщине не более 4 см), печатный лист (39,2 тыс. печатных знаков), описательная статья. На общереспубликанском уровне устанавливаются нормы выработки на наиболее распространенные виды работ (см. Таблицу 2.1).

№ Вид работ Кол-во дел

Время (часы)

1 Проверка соответствия содержания документов дела его заголовку (по номенклатуре дел), редактирование заголовка, описание дела на обложке; подшивка дела на 4 прокола

10 5,05

2 Проверка соответствия содержания документов дела его заголовку (по номенклатуре дел), редактирование заголовка, описание дела на обложке; подшивка дела на 3 прокола

10 3,85

3 Изучение законодательной и научно-справочной литературы, истории фонда и его документов с целью определения дат образования, реорганизации, переименования, ликвидации фондообразователя, выяснение его подведомственности, функций, структуры, изучение системы делопроизводства, характера и состояния документов, сбор сведений о наличии научно-справочного аппарата к фонду, написание текста предисловия, обсуждение, доработка по замечаниям

1 п.л. 92,6

4 Составление историко-архивной справки: Сбор данных по истории архивного фонда на основании сведений, выявленных при составлении предисловий к описям дел за этот период, написание текста справки с характеристикой функций и структуры организации, состава и содержания документов фонда, степени полноты их сохранности, обсуждение, доработка по замечаниям

1 Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь (с дополнениями и изменениями). – Минск: БелНИИДАД, 2005.

8

4.1 Дела со сроком хранения свыше 10 лет 1 454.2 От 5 до 10 лет 1 244.3 От года до 5 лет 1 85 Просмотр описи, выявление данных, написание карточек (с

внесением на каждую карточку одного понятия), составление указателя

1 карт. 0,14

6 Изучение описи с целью отбора дел для каталогизации документов, полистный просмотр дел, выявление документов, подлежащих каталогизации, изучение содержания выявленных документов, написание карточек по установленной форме, группировка карточек по фамилиям, именам и отчествам в алфавитном порядке и по схеме, принятой для данной картотеки; расположение карточек в картотеке в соответствии с принятой систематизацией.

1 карт. 0,20

7 Оформление обложек дел долговременного хранения с проставлением архивных шифров

10 0,9

8 Консультирование по составу и содержанию документов по теме запроса, информирование о наличии данных, имеющихся в документах архива, для получения справок

1 конс. 0,37

9 Ознакомление с запросом (заявлением), изучение научно-справочного аппарата и документов архива, поиск документов, необходимых для выдачи справок социально-правового характера, написание текста архивной справки

1 запрос

2,60

10 Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (до 40 позиций)

1 акт 8

Таблица 2.1. Нормирование работ в сфере архивного дела1

Нормы выработки высчитывается по следующей формуле2:Нвр = (Н x К) x К1, где Нвр – затраты времени на выполнение конкретного нормируемого

вида работы, час; Н – норматив времени на выполнение данной работы, час; К – коэффициент затрат времени на организационное обслуживание

рабочего места, отдых и личные надобности в процентах от оперативного времени (равен 1,08);

К1 – коэффициент затрат времени на выполнение внеплановых заданий и работ, связанных с непредвиденными ситуациями, в процентах от штучного времени (равен 1,1).

Хронометраж позволяет установить длительность затрат времени на выполнение элемента трудового процесса путем непрерывных (сплошной хронометраж) и выборочных замеров времени.

Этапы определения нормативов времени:

1 Нормы времени и выработки на основные виды работ, выполняемые в государственных архивах Республики Беларусь (с дополнениями и изменениями). – Минск: БелНИИДАД, 2005.2 Инструкция о порядке организации нормирования труда: постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, 21.03.2008 № 53 [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2017.

9

составление схемы разработки нормативов и выбора факторов, влияющих на трудоемкость работы;

проведение хронометражных исследований; обработка данных хронометражных исследований; составление таблиц нормативов; проверка (апробация) и корректировка нормативов; утверждение нормативов руководителем организации.

В результате устанавливаются нормы выработки для тех видов работ, которые имеют специфику в данной организации и не регламентируются нормативными правовыми актами Республики Беларусь.

На деятельность архива влияют экономические и неэкономические факторы. К первым относятся финансовые (косвенного и прямого воздействия) и коммерческие, а ко вторым – неэкономические (стихийные бедствия; политические решения; работа транспорта; нарушения производственного процесса (брак, простои, аварии); технологическое развитие).

При этом от потенциала руководителей различного уровня зависит организация работы самого учреждения. Так, роли руководителя в деятельности архива состоят в следующем (на основе классификации Г. Минцберга):

• межличностные (лидер; номинальный глава; связной);• информационные (представитель учреждения; аналитик;

распространитель);• в сфере принятия решений (инициатор; распределитель ресурсов;

устранитель проблем; переговорщик).Роли и личностные качества сотрудника в деятельности архива не менее

важны: содействие переменам; инициативность; исполнительность; приверженность; самоконтроль; внешний контроль; самостоятельность; сотрудничество; консерватизм; самосовершенствование.Их взаимодействие в значительной степени обусловлено принятым в

данном архивном учреждении стилем руководства (см. Таблицу 2.2)

10

Стиль Характеристика НедостаткиДирективный стиль (авторитарный)

• Избыточность функций у руководителя;• Отсутствие полной информации у сотрудников;• Централизация управления;• Руководствование интересами учреждения;Жесткий контроль исполнения

• Пассивность сотрудников;• Отсутствие инициативы;• Медленное внедрение инноваций;• Негативный моральный климат.

Демократический стиль (коллегиальный)

• Распределение полномочий;• Обсуждение решений в коллективе;• Информирование сотрудников;• Отстаивание интересов сотрудников;• Развитие сотрудников;• Стимулирование дисциплины;Благоприятный моральный климат.

• Необходимость поддержания профессионального уровня руководителя;• Опасность утраты контроля;• Дезорганизация сотрудников.

Либеральный стиль (попустительский, анархический)

Неактивность руководителя;

Отсутствие инициативы и ответственности руководителя;

Самостоятельность сотрудников.

• Непрофессионализм руководителя;• Необязательность исполнения решений;• Отсутствие дисциплины и инициативы;• Нереализованность задач;• Дезорганизация сотрудников.

Таблица 2.2. Стили руководства учреждением (организацией, предприятием)

Выделяются также: непоследовательный, импульсивный, ситуационный стили руководства. Все указанные стили не существуют в «чистом» виде. Преимущественно, используется смешанный стиль руководства.

3. Отчетность состоит из следующих этапов:1. Составление индивидуальных отчетов.2. Составление отчета и объяснительной записки структурного

подразделения.3. Составление отчета работы архива за год.4. Составление объяснительной записки.5. Составление расчетной части.6. Приложения (Паспорт архива; Сведения об изменениях в составе и

объеме фондов государственной части Национального архивного

11

фонда Республики Беларусь; Сведения о состоянии и объеме документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, находящихся на ведомственном хранении; Сведения об организациях, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов; Сведения о результатах рассмотрения обращений граждан, выполнении платных работ и услуг и др.).

7. Представление отчета в соответствующий орган архивного дела и делопроизводства.

Контроль за выполнением планов работы архивов на год и качеством работы осуществляется руководством архива и его структурных подразделений, а выполнение плановых заданий, качество работы рассматриваются на заседаниях дирекции архива и доводятся до сведения трудового коллектива. Отчеты о выполнении плана работы структурного подразделения, индивидуального плана работников составляются по форме плана работы структурного подразделения на год и индивидуального плана работников в сроки, устанавливаемые директором архива. Структура расчетной части отчета соответствует плану работы архива. В объяснительной записке дается краткий анализ основных итогов работы, результативности проведенных организационно-методических мероприятий.

4. Оценка эффективности деятельности архивного учреждения охватывает показатели достигаемые с точки зрения сотрудника и учреждения в организационной, экономической, социальной, технологической и правовой сферах. Так, организационная эффективность управленческих решений заключается в достижении организационных целей за счет меньших усилий, числа сотрудников или времени. Выражением организационной эффективности (организационным результатом) управленческого решения для сотрудника является изменение рабочих функций, улучшение условий труда, соблюдение правил техники безопасности и т.п. Учреждение их оценивает с позиций оптимизации организационной структуры, перераспределения рабочих функций, совершенствования системы стимулирования и оплаты труда, сокращения численности персонала и др.

Экономическая эффективность управленческих решений представляет собой соотношение стоимости прибавочного продукта (прибыли или снижения затрат), полученного за счет реализации конкретного управленческого решения, и затрат на его подготовку и реализацию.

Социальная эффективность управленческих решений рассматривается как результат достижения социальных целей для большего количества работников и предприятия за более короткое время или меньшим числом

12

работников. Данная эффективность выражается для сотрудника архива возможностью участия в творческом труде, общения, самовыражения и самопроявления. С точки зрения архивного учреждения она заключается в степени удовлетворения спроса населения (потребителей, заказчиков) на товары и услуги, снижении текучести кадров, обеспечении стабильности, развитии организационной культуры. Результатом может быть хороший социально-психологический климат в подразделениях, взаимопомощь, позитивные неформальные отношения.

Технологическая эффективность управленческих решений является результатом достижения отраслевого, национального или мирового технического и технологического уровня производства за более короткое время или с меньшими финансовыми затратами. Выражением этой эффективности для сотрудника является снижение трудоемкости, монотонности, напряженности труда, повышение его интеллектуального содержания. Архив оценивает ее с позиций внедрения современных информационных технологий, повышения производительности труда, качества товаров и услуг.

Правовая эффективность оценивается степенью достижения правовых целей организации и персонала за более короткое время, меньшим числом работников или с меньшими финансовыми затратами. Она отразится на деятельности сотрудника обеспечением безопасности, организации и порядка, правовой защищенностью от административного произвола. Архив таким образом обеспечит законность, безопасность и стабильность работы, положительные результаты во взаимоотношениях с партнерами. Результатом может быть работа в правовом поле, уменьшение штрафных санкций за правовые нарушения и т.п

5. Основой упорядочивания структуры архивного учреждения выступает разделение труда: горизонтальное, если речь идет об обособлении этапов последовательно выполняемых работ (оцифровывание архивных документов по заказам пользователей), и вертикальное, подразумевающее распределение работ в организации по уровням иерархии. Наиболее распространенными типами организационных структур в настоящее время являются: линейная, функциональная, дивизиональная и матричная. В республиканских архивных учреждениях используется следующая структура (См. Схемы 2.1 и 2.2).

В архивных учреждениях действуют совещательные и научно-совещательные органы. На правах совещательного органа создается дирекция для коллегиального обсуждения основных вопросов деятельности в составе директора, его заместителя и заведующих отделами. Решения дирекции вводятся в действие приказами директора архива.

13

На правах научно-совещательных органов с привлечением представителей других организаций и научной общественности могут создаваться:

• Ученый совет для коллегиального рассмотрения вопросов научно-исследовательской и публикационной работы в составе директора (зам. директора), наиболее квалифицированных сотрудников, представителей других организаций и научной общественности.

Схема 2.1. Структура республиканского архива (на примере НАРБ)1

Схема 2.2. Структура зонального архива (на примере ЗГА в г. Молодечно)

• Экспертно-методическая комиссия рассматривает вопросы экспертизы ценности документов, проведения оценки стоимости материальных историко-культурных ценностей либо культурных ценностей, составляющих НАФ Республики Беларусь, научно-методического обеспечения деятельности

1 Национальный архив Республики Беларусь [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.narb.by.

14

Директор

Заместитель директора по

научной работе

Отдел научного

использова-ния

документов и информа-

ции

Сектора

Отдел публика

ции докумен

тов

Заместитель директора по

общей деятельности

Отдел обеспече

-ния сохранно

сти документ

ов и фондов

Отдел автоматизи-рованных архивных

технологий

Отдел информацио

нно-поиско

вых систем

Отдел делопр

оиз-водств

а и формирования НАФ

Вспомогательные структурные

подразделения

Группа документаци

онного обеспечения управления;бухгалтерия

и др.

Директор

Отдел обеспеч

ения сохранн

ости доку-

ментов, государственного учета и НСА

Отдел делопроизводст

ва и формирования

НАФ

Отдел спра-

вочной работы

Отдел исполь-зования

докумен-тов и внедрения автоматизир

ованных технологий

Вспомога-тельные

структурные подразделения

Бухгал-тер

Энерге-тик и др.

архива. В ее состав входят заместитель директора, заведующие отделами, наиболее квалифицированные сотрудники.

В случае необходимости в архиве могут создаваться иные научно-совещательные органы.

6. Пути совершенствования взаимодействия структурных подразделений архива:

комплексный подход при разработке проблем управления и способов их разрешения;

совершенствование технологического и информационного обеспечения деятельности архива;

совершенствование систем и методов управления; повышение квалификации руководящего состава и сотрудников; организация подбора персонала.Выделяются следующие направления использования современных

информационных технологий в работе архивных учреждений: автоматизация работы архива; создание информационно-поисковых систем; оцифровывание архивных документов; организация использования архивных документов; организация хранения и использования документов в электронном

виде и электронных документов.

Вопросы и задания для самоконтроля1. Оцените степень реализации государственной программы «Архивы

Беларуси на 2011–2015 гг.».2. На каких уровнях управления архивом осуществляется работа по

планированию?3. Какие нормативные и методические документы регламентируют работу

архивного учреждения по планированию деятельности?4. Охарактеризуйте этапы планирования и отчетности в архивном

учреждении.5. Какие документы включаются в план работы архивного учреждения на

год?6. Какие параметры включаются в непроизводственные затраты и бюджет

полезного времени?7. Что включается в понятие «норма выработки сотрудника»? Как она

рассчитывается?8. Охарактеризуйте метод хронометража.

15

9. Назовите экономические и неэкономические факторы деятельности архива.

10.Охарактеризуйте роли руководителей разного уровня и сотрудника в деятельности архива.

11.Стили управления сотрудниками: достоинства и недостатки, эффективность применения (эссе).

12.Охарактеризуйте показатели оценки эффективности деятельности архивного учреждения.

13.Сравните структуру республиканского и зонального архива. Определите и обоснуйте их тип организационной структуры.

14.Роль совещательных органов в деятельности архивных учреждений (эссе).

15.Обоснуйте пути совершенствования взаимодействия структурных подразделений архива (эссе).

16.Какие направления использования современных информационных технологий в работе архивных учреждений наиболее актуальны?

Тема 3. Кадровая работа архивных учреждений1

План1. Подбор кадров для архивных учреждений различного уровня.2. Профессиограмма.3. Выработка требований к кандидатам на должности различного

уровня.4. Развитие сотрудников.5. Методы повышения эффективности кадровой работы.

1. Организация работы сотрудников в государственном архиве зависит от выбора типа кадровой политики: пассивная, реактивная, превентивная, активная (наиболее распространенной является смешанная кадровая политика). При пассивной кадровой политике руководство учреждения не имеет четкой программы по работе с персоналом и вынужденно реагирует на уже возникающие кадровые проблемы (нехватка кадров, конфликты, наличие долго не закрытых вакантных должностей), сосредотачивая усилия на их устранении без глубокого анализа ситуации. Кадровые решения принимаются без учета

1 См. подробнее: Архівы і справаводства. – 1998–2017; Об утверждении Межотраслевых нормативов времени на работы, выполняемые работниками архивов организаций: Постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 22.03.2010 №45 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2017; Кафидов, В.В. Управление человеческими ресурсами: учеб. пособие для бакалавров и специалистов / В. В. Кафидов. – М.; СПб.; Н. Новгород: Питер, 2013. – 208 с.; Солянкина, Л.Н. Методы изучения затрат рабочего времени / Л.Н.Солянкина // Делопроизводство. – 2006. – № 3. – С.91–99 и др.

16

долгосрочных последствий. Подбор сотрудников осуществляется в оперативном режиме без планирования потребности в персонале на перспективу, а оценка кандидатов и работников проводится поверхностно и формально. Обучение персонала бессистемно и нерегулярно. В организациях с таким типом кадровой политики нечетко распределены полномочия и ответственность работников. При реактивной кадровой политике руководство организации диагностирует возникающие проблемы с персоналом, анализирует причины кадровых проблем, конфликтных ситуаций, принимает меры по их ликвидации. Превентивная кадровая политика характеризуется наличием у руководства архива обоснованных прогнозов развития кадровой ситуации и использованием соответствующих методов влияния. Активная кадровая политика может быть рациональной и авантюристической. Кадровую политику еще разделяют на открытую и закрытую в зависимости от ориентации организации при формировании состава персонала на внешнюю или внутреннюю среду.

Кадровая политика включает: организацию подбора кадров (на основании нормативных

требований и фактических обязанностей, анализ рисков); развитие сотрудников; оценку и стимулирование работы сотрудников; корпоративную культуру.

2. Профессиограмма – описание особенностей конкретной профессии, раскрывающее специфику профессионального труда и требований, которые предъявляются к человеку. При ее разработке рекомендуется использовать т.н. «модульный подход», разработанный В.Е. Гавриловым. Структура модуля включает: объективные характеристики типового элемента; психологические характеристики требований к человеку, предъявляемые этим элементом. При этом В.Е. Гаврилов акцентировал психологический модуль, как «типовой элемент профессиональной деятельности, присущей ряду профессий и выделяемой на основе общности требований к человеку». Каждая профессия состоит из нескольких модулей. число возможных модулей меньше, чем число всех профессий, поэтому целесообразнее (и экономичнее) изучать эти модули и уже из них составлять описание самих профессий.

Типы профессиограмм (Е.М. Иванова):• информационные;• ориентировочно-диагностические;• конструктивные;• методические;• диагностические.

17

Типы профессиограмм по содержанию и структуре (А.К. Маркова): комплексная и аналитическая.

Выделяются следующие требования к разработке профессиограмм: четкое выделение предмета и результата труда; описание целостной профессиональной деятельности; демонстрация потенциального карьерного роста; показ перспектив развития профессии; направленность профессиограммы на решение практических задач; выделение и описание профессиональных психологических качеств.В целях описания профессиональной деятельности устанавливаются

нормы выработки для тех видов работ, которые имеют специфику в данной организации и не регламентируются нормативными правовыми актами Республики Беларусь. Метод нормирования труда – это совокупность приемов установления норм труда1. Последние по видовому признаку подразделяются на нормы времени, выработки, численности, обслуживания, нормированных заданий, а по сфере применения – межотраслевые, отраслевые, местные. При этом используются опытно-статистический (суммарный) и аналитический (аналитически-расчетный и аналитически-исследовательский) методы.

Этапы нормирования труда: анализ трудового процесса; выявление и учет нормообразующих факторов; проектирование рациональной организации труда; расчет норм затрат труда.Особенности определения оптимального числа сотрудников в архивных

учреждениях различного профиляФормула: ТО Чш = ––– х Кн Фн Чш – расчетная штатная численность; ТО – общая годовая трудоемкость нормируемых работ, час; Фн – годовой фонд рабочего времени одного работника, час; Кн – коэффициент планируемых невыходов работников (отпуска,

болезни и т.д.), определяется на основе данных первичного учета в организации за год и рассчитывается по формуле:

Кн = 1 + ––––––––––––––––––– 1003. Основными принципами подбора кадров являются соответствие

кандидата данному участку или объекту управления; соответствие качеств 1 Инструкция о порядке организации нормирования труда: постановление Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь, 21.03.2008 N 53 // Консультант Плюс: Беларусь [Электронный ресурс] / ООО «ЮрСпектр», Нац. центр правовой информ. Респ. Беларусь. – Минск, 2017.

18

кандидата данному состоянию объекта управления; гармоническое сочетание полезных для дела качеств руководителя и его ближайших помощников; сочетание «старых», опытных и молодых кадров управления.

Структура требований к кандидату: требования, предъявляемые к кандидату на должность всей

системой архивного дела; требования, предъявляемые профессией; требования, предъявляемые специальностью работника; требования, предъявляемые конкретной должностью; учет вида выполняемых работ при подборе кадров.Например, к архивисту организации предъявляют следующие требования: прием, регистрация, систематизация, хранение и использование

документов; ведение учета выдачи архивных справок; подготовка архивных справочников (путеводителей, указателей,

обзоров, каталогов и т.д.); проверка наличия и состояния документов; составление и переработка описей дел для передачи документов,

составление актов об уничтожении документов, сроки хранения которых истекли;

подготовка материалов для выставок, радио и телепередач, тематических подборок.

Требования к подбору кадров для архивных учреждений включают основные (высшее образование (архивист); наличие опыта работы; ответственность; отсутствие судимости за фальсификацию документов; отсутствие аллергии; адекватность; отсутствие психических заболеваний; основы компьютерной грамотности; умение работать в команде) и специфические (палеографические навыки; основы сфрагистики, генеалогии, геральдики, дипломатики и др.; владение иностранными языками; навыки работы в графических редакторах (Adobe Photoshop и др.); основы работы с научно-технической документацией; коммуникативность).

При приеме на работу нового или продвижении по должности сотрудника необходимо оценивать следующие риски:

количественные (число сотрудников); качественные (соответствие квалификации); нелояльность сотрудников (нарушение конфиденциальности); человеческая природа; действия сотрудников.

19

Способами их минимизации могут быть проверка представленной кандидатом информации, анкетирование, тестирование, испытательный срок и др.

4. Развитие сотрудников – процесс их перехода из одного состояния квалификации, знаний, умений, навыков, в качественно другое, новое, более совершенное, чем их предыдущее; формирование и укрепление квалификационного потенциала сотрудников, кадровых потенциалов подразделений и организационно-экономических отношений.

С каждым уровнем развитие сотрудника характеризуется повышением сложности выполняемых работ и самообразованием. Базовым уровнем развития является получение образования, на втором уровне к сотруднику также предъявляются индивидуальные требования (планирование карьеры, замещение, обмен, межструктурный обмен), на третьем – задачи расширяются работой в группах (проекты, временные коллективы, команда), а на последнем осуществляется развитие организационных навыков сотрудника (взаимодействие проектных групп, динамика должностных обязанностей, развитие оргструктур управления).

Факторы развития сотрудника включают корректную постановку целей и задач развития; определение внутреннего потенциала сотрудника и его мотивации; желание руководителя к взаимодействию; инструменты развития; обстоятельства внешней среды. При этом могут быть выбраны следующие направления развития: профессиональное, социальное, личностное – которые также могут выступать в комплексе.

Методы: коучинг; саморазвитие; наставничество; ротация; делегирование; обучение компетенциям; корпоративное обучение.Оценка эффективности работы сотрудников, их профессионального и

личностного роста, осуществляется следующими методами:1. графическая шкала оценки;2. метод альтернативного ранжирования;3. метод попарного сравнения;4. метод принудительного распределения;5. рейтинговые шкалы, привязанные к качеству работника;6. метод управления по целям.

20

5. Методы повышения эффективности кадровой работы включают такие способы мотивации как нормативный (моральные стимулы), принудительная, ситуационная (экономические, моральные и социальные стимулы).

Требованиями к организации стимулирования труда выступают комплексность, дифференцированность, гибкость и оперативность. При этом используются следующие принципы:

• доступность;• ощутимость;• постепенность;• минимизация разрыва между результатом труда и его оплатой;• сочетание моральных и материальных стимулов;• сочетание стимулов и антистимулов.Мероприятия по повышению эффективности работы сотрудников

включают: четкую формулировку требований, стандартов предъявляемых к

конкретной должности; формирование системы критериев оценки уровня компетенции

работника, ориентированной на выполнение должностных требований; комплексную (количественную и качественную) оценку труда

работника; оценку соответствия способностей работника требованиям

конкретной должности; создание механизмов, связывающих результаты оценки

труда работника с системой вознаграждения за труд, т.е. с определением заработной платы, размера премий, льгот и т.п.; оценки труда работника с системой служебного продвижения (карьерой) и развития сотрудника в рамках данной фирмы; оценки труда работника с системой повышения квалификации и переподготовки сотрудников.

Значительная роль в адаптации и стабильности кадрового состава учреждения, в т.ч. архивного, принадлежит корпоративной культуре:

представление о миссии; ценностные установки модели поведения; стиль руководства; система коммуникации; нормы делового общения; пути разрешения конфликтов; традиции; символика организации.

21

Вопросы и задания для самоконтроля1. Охарактеризуйте типы кадровой политики. Какой тип

предпочтительнее для архивного учреждения?2. Какие аспекты включает кадровая политика архива?3. Обоснуйте модульный подход к разработке профессиограмм.4. Назовите типы профессиограмм.5. Какие требования предъявляются к разработке профессиограмм?6. Охарактеризуйте нормирование труда в архивном учреждении.7. Какие требования предъявляются к кандидатам на должности

архивных сотрудников различного уровня и профиля архивных учреждений?

8. Охарактеризуйте риски архива при приеме на работу сотрудника и способы их минимизации.

9. В чем специфика каждого уровня развития сотрудника? Назовите факторы развития сотрудников.

10. Какие методы используются в развитии сотрудников?11. Какие методы используются в оценке эффективности деятельности

сотрудников?12. Обоснуйте принципы организации стимулирования труда.13.Какие мероприятия могут использоваться для повышения

эффективности работы сотрудников?14. Охарактеризуйте элементы корпоративной культуры.

Тема 4. Зарубежный опыт управления архивами и популяризации их деятельности1

План1. Структура архивных учреждений Российской Федерации, Украины

и Казахстана.2. Организация деятельности архивов в зарубежных странах. 3. Популяризация исторических знаний архивными учреждениями.

1 См. подробнее: Архівы і справаводства. – 1998–2017; Архивы России: портал [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.rusarchives.ru; Державна архівна служба України [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.archives.gov.ua; Национальный архив Республики Казахстан [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://ulttykmuragat.kz; Российский государственный исторический архив [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://fgurgia.ru; Archives nationales [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr; Bundesarchiv [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.bundesarchiv.de; Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archyvai.lt; Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archiwa.gov.pl; National Archives and Records Administration [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archives.gov; The National Archives [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.nationalarchives.gov.uk; Международный совет архивов [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.ica.org и др.

22

4. Архивы в литературе и кино. 5. Телевидение в популяризации архивных документов и учреждений.

1. Современная структура архивных учреждений в Российской Федерации, Украине, Казахстане (см. Таблицу 4.1).

Параметры Российская Федерация

Украина Казахстан

Ведомственная подчиненность

Президент Российской Федерации

Министерство юстиции Украины

Министерство культуры и спорта Республики Казахстан

Руководящий орган в сфере архивного дела

Федеральное архивное агентство

Государственная архивная служба

Департамент по управлению архивами и документации

Таблица 4.1. Современная структура архивных учреждений в Российской Федерации, Украине, Казахстане.

Общие приоритетные направления деятельности архивных учреждений России, Украины, Казахстана, выделенные органами их управления:

1. разработка предложений по совершенствованию законодательных и нормативных правовых актов;

2. формирование Национального (государственного) архивного фонда, в том числе пополнения его документами культурного наследия страны, находящихся за рубежом, и документами иностранного происхождения;

3. обеспечение надлежащих условий хранения архивных документов;4. усиление влияния государства на организацию делопроизводства и

архивного дела негосударственные организаций для обеспечения сохранности социально значимых документов;

5. разработка и выполнение программ информатизации архивного дела;

6. организация широкого использования архивной информации для удовлетворения научных, социальных, культурных и других потребностей граждан, общества, государства;

7. организация и координация научно-исследовательской и методической работы в области архивоведения, документоведения, археографии, создание и долгосрочного хранения страхового фонда документации, распространение научно-технической информации и обеспечения внедрения достижений науки и техники, передового опыта работы по этим вопросам;

8. развитие международного сотрудничества.В каждой из указанных стран функционируют исследовательские

учреждения (см. Таблицу 4.2)

23

№ Россия Украина Казахстан1 Всероссийский (ВНИИДАД) Украинский научно-

исследовательский институт документоведения и архивного дела (УНИИДАД)

2 Руководство Администрация

Цен

тр

науч

но-т

ехни

ческ

ой

инф

орма

ции

по

до

куме

нтов

еден

ию и

арх

ивно

му д

елу

3 Ученый совет и аспирантура Специализированный Ученый совет, Ученый совет и аспирантура

4 Отдел документоведения Отдел документоведения

5 Отдел архивоведения Отдел архивоведения

6 Лаборатория экономического и технологического обеспечения архивного дела

Отдел технологического обеспечения архивного дела (сектор разработки технологий обеспечения сохранности архивных документов)

7 Отраслевой центр научно-технической информации по архивоведению и документоведению

Отдел научно-информационной и редакционно-издательской деятельности

8 Отраслевой центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления

Отраслевой центр НТИ по архивному делу и документоведению

Таблица 4.2. Структура научно-исследовательских центров в сфере архивного дела в России и Украине

Специалистов в сфере архивного дела выпускают учреждения различного уровня получения образования. Так, высшее историко-архивное образование в России можно получить в трех ВУЗах, а в Украине – 19. Среднее специальное образование по специальности «Документационное обеспечение управления и архивоведение» в России предлагают получить в двух ССУЗах, а повысить квалификацию по специальности «Документоведение-архивоведение» можно на факультете подготовки, переподготовки и повышения квалификации архивных работников «Архивная школа» Историко-архивного института РГГУ и в Отраслевом центр повышения квалификации по архивному делу и документационному обеспечению управления (ОЦПК) ВНИИДАД. Формами повышения квалификации сотрудников архивных учреждений сопредельных стран являются:

краткосрочные (5–10 дней) курсы повышения квалификации в рамках архивной отрасли;

24

заочные формы получения профессионального образования в высших и средних специальных учебных заведениях;

курсы повышения квалификации на базе отраслевого центра архивного дела и делопроизводства;

курсы повышения квалификации на базе ВНИИДАД и др.

2. Архивные учреждения в зарубежных странах подчиняются преимущественно министерствам культуры, а в США имеют статус независимого федерального агентства (см. Таблицу 4.3).

Параметры Польша Франция Великобритания

Германия США

Ведомствен-ная подчинен-ность

Министерство культуры и охраны националь-ного наследия

Министерство культуры и коммуника-ций Франции

Генеральная дирекция культурно-исторического наследия

Лорд-канцлер

Уполномоченный Федераль-ного прави-тельства по вопросам культуры и средств массовой информации

Сенат (Феде-ральное агентство)

Руководящий орган в сфере архивного дела

Главный директор Государствен-ных архивов

Национальный архив

Нацио-нальный архив

Федеральный архив

Нацио-нальное управление архивов и докумен-тации

Таблица 4.3. Структура подчинения органов управления архивным делом в зарубежных странах.

Исследовательские учреждения в рассматриваемых странах представлены постоянными комиссиями в Литве (Комиссия управления электронными документами; Технический комитет по сохранению культурного наследия) и Польше (Центральная методическая комиссия), США (Исследовательские центры), а также временными комиссиями во Франции и Германия.

Все зарубежные органы управления архивным делом и архивные учреждения (по мере своих возможностей) участвуют в деятельности международных организаций, среди которых Международная организация по стандартизации (ИСО) и Международный совет архивов.

К кандидатам на должность архивиста в зарубежных странах предъявляются следующие минимальные, преимущественно, личностные требования:

среднее образование;

25

знание английского, немецкого или французского языков на коммуникативном уровне;

хорошие компьютерные навыки, включая MS Office; организационные, коммуникативные навыки; ответственность; умение работать в команде.

В зависимости от должности, на которую претендует кандидат, могут выдвигаться дополнительные требования, как высшее образование в сфере архивного дела, базовые знания нормативных актов, касающихся предоставления доступа к архивным материалам, правил осуществления административных процедур, базовые знания архивной методологии. В отдельных польских архивах требуется знание латыни, русского языка на коммуникативном уровне, латинской и русской палеографии, а также неографии, что обусловлено составом и способом воспроизведения хранящихся документов.

3. Мероприятия по популяризации архивов должны быть доступными, информативными, интерактивными, отвечающие интересам общества и исследователей, Рассчитанными на различные слои населения (в зависимости от возраста, уровня образования, профессиональной деятельности, увлечений и т.п.). Соответственно, офлайн мероприятия можно разделить на следующие:

информационное обеспечение пользователей (предоставление документов в читальный зал, исполнение запросов и др.)

организация выставок; организация конференций; общественная деятельность; лекции; публикации документальных сборников и статей.

Для получения доступа в читальные залы зарубежных архивохранилищ необходимо заполнить анкету исследователя (имя, адрес, тема исследования), предъявив паспорт. При этом возрастной ценз в большинстве стран соответствует совершеннолетию (за исключением США, где он составляет 14 лет), но лицам, не достигшим совершеннолетия, работать тоже разрешается в присутствии взрослых сопровождающих. Архивные материалы предоставляются пользователям независимо от их гражданства и часто доступны для онлайн-заказа. В большинстве стран Западной Европы замена читательского билета является платной, например, в Национальном архиве Ирландии она составляет 5 евро. Дела, заказанные в первой половине дня, могут быть выданы в тот же день или к открытию читального зала на

26

следующий. Выданные дела в большинстве стран можно самостоятельно фотографировать.

Архивные учреждения зарубежных стран организуют конференции и лекции, предоставляют разработки для использования в проведении занятий со школьниками и студентами, участвуют в «Ночи музеев» и др. Кроме того, ими активно предоставляются оригиналы документов для экспонирования в музеях стран. Нередко архивные учреждения выступают соучредителями общественных мероприятий (выступлений, театральных постановок и др.), реализуют сувенирную продукцию с собственной символикой. Сборники документов ими издаются нечасто.

4. Архивы в литературе и кино представлены недостаточно на современном этапе. Среди произведений художественной литературы можно назвать:

Короленко В.Г. История моего современника, 1976. Вайнер А., Вайнер Г. Гонки по вертикали, 1974. Штемлер И. Архив, 1991. Осоргин М.А. Сивцев Вражек, 1992. Дэн Браун и др.Например, В.Г. Короленко, являвшийся ранее членом Нижегородской

архивной комиссии, рисует картину архива в уездном суде г. Ровно и образ архивариуса пана Крыжановского, следующим образом: «Жил он настоящим философом и даже особую квартиру считал излишней роскошью, помещаясь в тесном здании архива. Связки дел на полках этого учреждения приятно разнообразились принадлежностями незатейливого костюма, … и «вещественными доказательствами». ...Работал он неровно, порывами: то целыми днями слонялся где-то со своей тоской, то внезапно принимался за приведение дел в порядок. … В маленьком решетчатом оконце архива поздно ночью светился огонь. Крыжановский сшивал, подшивал, припечатывал, заносил в ведомости …, пока в одно прекрасное утро дела оказывались подшитыми, … а архивариус лежал на полу и храпел, раскинув руки и ноги...».

В кинематографе представлены как экранизации произведений художественной литературы, так и собственные сценарии, в которых местом действия являются архивы:

Имя Розы, х/ф, 1986 Мумия, х/ф, 1999 Код да Винчи, х/ф, 2006 Ангелы и демоны, х/ф, 2009 РЭД, х/ф, 2010 В лабиринте молчания, х/ф, 2014 и др.

27

5. Телевидение в популяризации архивных документов и учреждений занимает большое значение. Среди множества программ имеется ряд длительных проектов, например, «Больше, чем любовь» (телеканал Культура), «Следствие вели…» (НТВ), «Рождение, брак и смерть в эпоху средневековья» и «Письма королевы Виктории» и др. (Viasat History).

Вопросы и задания для самоконтроля1. Сравните структуру архивных учреждений в России, Украине,

Казахстане.2. Назовите общие приоритетные направления деятельности архивных

учреждений России, Украины, Казахстана.3. Сравните структуру ВНИИДАД и УНИИДАД.4. Как организована подготовка специалистов в сфере архивного дела в

России и Украине?5. Сравните структуру архивных учреждений зарубежных стран.6. Деятельность исследовательских учреждений в сфере архивного дела в

зарубежных странах (компаративный аспект) (эссе).7. Какие минимальные требования предъявляются к кандидатам на

должность архивиста?8. Охарактеризуйте офлайн мероприятия популяризации архивных

учреждений на их примерах.9. Приведите примеры представления архивов в литературе. Какой образ

в них представлен?10.Как представлены архивные учреждения и архивисты в кино?11.В чем состоят преимущества телевидения как средства популяризации

архивных документов и учреждений?12.Приведите примеры телепрограмм с обоснованием их значимости для

популяризации архивного дела.

Тема 5. Использование сети Интернет для популяризации архивов и архивных документов1

1 См. подробнее: Архівы і справаводства. – 1998–2017; Романова, Е.А. Справочно-поисковые средства российских архивов в Интернете: необходим новый уровень их организации // Отечественные архивы. – 2015. – №2. – С. 24–30; Раскин, Д.И. Электронная гипертекстовая публикация документов: из опыта РГИА // Отечественные архивы. – 2015. – №2. – С. 31–34; Архивы России: портал [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.rusarchives.ru; Державна архівна служба України [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.archives.gov.ua; Национальный архив Республики Казахстан [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://ulttykmuragat.kz; Российский государственный исторический архив [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://fgurgia.ru; Archives nationales [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr; Bundesarchiv [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.bundesarchiv.de; Lietuvos vyriausiojo archyvaro tarnyba [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archyvai.lt; Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archiwa.gov.pl; National Archives and Records Administration [Электронный ресурс]. – Дата доступа:

28

План1. Популяризация исторических знаний архивными учреждениями в сети

Интернет. 2. Организация доступа к описям архивных фондов и базам данных.3. Использование архивных документов при проведении исторических

реконструкций.

1. Выделяются следующие направления популяризации исторических знаний архивными учреждениями в сети Интернет:

использование документов в средствах массовой информации; размещение в открытом доступе научно-справочного аппарата

архива; организация виртуальных выставок документов; публикация документов в различных формах.Значительное внимание уделяется сотрудничеству со СМИ и учету

упоминаний архивных учреждений в них, что является обязательным пунктом в отчетности зарубежных архивов и служб.

Одним из наиболее эффективных и актуальных средств популяризации архивных учреждений являются:

официальные и неофициальные сайты архивных учреждений и СМИ;

презентации архивных учреждений и архивного дела; онлайн курсы; проекты смешанной формы; социальные сети (см. Таблицу 5.1).

Социальные сети

Росс

ия

Укр

аина

Каз

ахст

ан

Пол

ьша

Фра

нция

Вел

ико-

брит

ания

Герм

ания

СШ

А

Facebook * * + + + +* +Twitter * + + + + +В контакте + +Pinterest + +Dailymotion +

20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archives.gov; The National Archives [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.nationalarchives.gov.uk; Межгосударственный э-архив [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2017. – Режим доступа: http://earchive-estlatrus.eu; Epaveldas [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: www.epaveldas.lt; Facebook [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: https://www.facebook.com; Lithuanian Society of Genealogy and Heraldry, in the Virtual Archives [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.genealogija.lt и др.

29

Flickr + +You tube + + +Blogger +

Таблица 5.1. Наличие официальных страниц зарубежных архивных учреждений в социальных сетях.

Представление цифровых копий архивных документов на сайтах архивных учреждений носит преимущественно тематический характер в виде виртуальных выставок. Последние представляют собой многофункциональный информационный ресурс, предоставляющий широкому кругу пользователей возможность повысить эффективность поиска информации, расширить круг необходимых материалов (тексты, графика, аудио, видео и др.). Основными плюсами ее проведения являются использование информационных технологий; массовость; вариативность; автономность.

В Интернет также представлены публикации документов в различных формах. Тем не менее, создание и публикация цифровых копий архивных документов вызывает ряд сложностей нормативно-правового характера и авторского права на электронные публикации документов, которые до настоящего времени не решены окончательно. Поэтому, используется два вида публикаций:

электронные аналоги печатных публикаций архивных документов; самостоятельные электронные публикации архивных документов

2. Среди общих подходов архивных учреждений зарубежных стран к организации доступа к описям архивных фондов и базам данных можно выделить отсутствие необходимости регистрации для получения доступа к информации (за исключением отдельных баз данных архивов Германии и Великобритании), возможности поиска по одному или всем ответственным за наполнение базы архивам по поисковым данным или ключевому слову (географические, именные или объектные понятия). При наборе ключевого слова в большинстве баз данных не требуется введение диакритических знаков и использование регистра, что актуально для биографических и географических запросов. При разработке тематических баз данных преимуществено используются международные стандарты архивного описания ISAD(G), EAD и рекомендации международного Совета архивов.

Главной дирекцией государственных архивов Польши, например, разработка баз данных и представление их в Интернет началась в 2000-х гг. Соответственно, на данный момент организовано использование пяти основных баз. Простой поиск можно осуществлять по ключевому слову одновременно по всем базам данных в системе “Поиска в архивах” (Szukaj w archiwach). В сети

30

Интернет в виде перечней выставлено около 22% (19 700 фондов) от общего количества описей дел актового, технического и картографического характера, хранящихся в государственных архивах Польши. К каждой из них имеется предисловие, в которой отражены сведения о деятельности фондообразователя, поисковые данные, внешнее описание, физическое состояние дел, язык и вид письма, количество листов (страниц), формат и замечания, что соответствет требованиям стандарта ISAD(G). К отдельным документальным комплексам составлен географический, лицевой и предметный указатели. Базы данных с информацией генеалогического характера – PRADZIAD (Программа регистрации метрических записей и гражданского состояния) и ELA (Сведения о населении в архивах) не предоставляют информацию о конкретных лицах, указанных в источниках, что обусловлено характером документов.

Централизованный регистр Национального архивного фонда Латвии был введен в эксплуатацию в 2005 г. Описание материалов выполнено на уровне фондов: название в течение хранения, реорганизации и изменения подчинения фондобразователя, хронологические границы его деятельности и документов фонда, количество последних, язык, поисковые данные. База данных Государственного исторического архива Латвии Raduraksti, заполнение которой началось с 2005 года, представляет источники генеалогического характера: метрические книги, ревизские сказки, переписи населения Российской империи, домовые книги и др.

Электронная информационная система архивных учреждений Литвы, которая действует с 2011 года, представляет помимо общей характеристики фондов, как латвийская, расширенные аннотации их материалов. Подготовка виртуальной системы исторического наследия (Epaveldas) осуществлялось литовскими архивистами с 2005 г. При оцифровывании документов внимание акцентировалось на материалах периода ВКЛ, судебных актовых книгах XVI–XIX в. и метрических книгах о рождении, браке и смерти.

Центральный фондовый каталог Российской Федерации представляет пользователю кроме общих сведений аннотацию документов фонда и историческую справку по фондообразователю. Работа над Государственным реестром уникальных документов велась в России с 2004 г., а в 2013 г. были представлены сведения, частично с цифровыми копиями. Цифровые копии также представлены в межархивным проекте "Документы советской эпохи". При его наполнении использованы международные стандарты архивного описания ISAD (G) и EAD на уровнях фонда, описи, дела и документа.

Формы размещения цифровых копий и баз данных в Интернет:1. на безвозмездной основе в качестве, позволяющем дальнейшее

использование;

31

2. на безвозмездной основе, в качестве, не позволяющем дальнейшее использование;

3. на возмездной основе; 4. на безвозмездной основе для одних комплексов архивных

документов и на возмездной основе – для других комплексов архивных документов.

3. Историческая реконструкция – воссоздание материальной и духовной культуры той или иной исторической эпохи и региона с использованием археологических, изобразительных и письменных источников:

восстановление внешнего вида и конструкции объекта, основанное на его сохранившихся фрагментах, информации исторических источников, с помощью современных исторических методов;

деятельность, направленная на восстановление различных аспектов исторических событий, объектов и т.д.

Направления: Живая история (англ. living history) – это воссоздание

повседневного быта жителей какого-либо места в определенный исторический период. Проводятся обычно в форме организации «музея живой истории», проведения «фестиваля живой истории», а также уроков «живой истории» в школах. При этом внимание уделяется аутентичности кроя и внешнего вида носимой одежды, а также рецептам кухни.

Турниры и бугурты – это изучение и применение на практике военного искусства определенной эпохи. При их подготовке используются исторические источники, но представленные в них описания носят рекомендательный характер. Турниры разделяются на постановочные (для зрителей или эстетики) и спортивные, на которых люди хотят объективно оценить свои силы, умения.

Вопросы и задания для самоконтроля1. Какие направления популяризации исторических знаний архивными

учреждениями в сети Интернет актуальны в настоящее время?2. Назовите средства популяризации архивных учреждений. Обоснуйте

эффективность использования архивными учреждениями каждого из средств.

3. В каких социальных сетях наиболее целесообразно создавать и поддерживать официальные страницы архивных учреждений?

4. Преимущества виртуальных выставок архивных документов как средства популяризации исторических знаний и архивных учреждений (эссе).

32

5. Охарактеризуйте подходы к определению археографических публикаций в Интернет.

6. Назовите общие подходы архивных учреждений зарубежных стран к организации доступа к описям архивных фондов и базам данных.

7. Охарактеризуйте поисковые возможности в базах данных архивных учреждений сопредельных стран.

8. Какие формы размещения цифровых копий и баз данных в Интернет выделяются?

9. Назовите основные подходы к определению архивной реконструкции.10. Каким образом и какие виды документов могут быть использованы

при проведении исторических реконструкций?

Тема 6. Приложения для Android и использование архивных материалов1

План1. Классификация Android-приложений.2. Возможности использования архивных материалов при разработке

приложений.3. Перспективы использования различных видов архивных

документов при разработке приложений для мобильных устройств.

1. Приложения для Android пишутся на языке программирования Java. Инструменты Android SDK (Software Development Kit – комплект разработки программного обеспечения) компилируют написанный код и все требуемые файлы данных и ресурсов в файл APK – программный пакет Android.

Каждое приложение Android, установленное на устройстве, работает в собственной изолированной программной среде:

операционная система Android представляет собой многопользовательскую систему Linux, в которой каждое приложение является отдельным пользователем;

по умолчанию система назначает каждому приложению уникальный идентификатор пользователя Linux (этот идентификатор используется только системой и неизвестен приложению);

система устанавливает полномочия для всех файлов в приложении, с тем чтобы доступ к ним был разрешен только пользователю с идентификатором, назначенным этому приложению;

1 См. подробнее: Google play [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: https://play.google.com; Архивы Беларуси [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://archives.gov.by; Национальный архив Республики Беларусь [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.narb.by; National Archives and Records Administration [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archives.gov и др.

33

у каждого процесса имеется собственная виртуальная машина, так что код приложения выполняется изолированно от других приложений;

по умолчанию каждое приложение выполняется в собственном процессе Linux. Android запускает процесс, когда требуется выполнить какой-либо компонент приложения, а затем завершает процесс, когда он больше не нужен либо когда системе требуется освободить память для других приложений.Этим система Android реализует принцип предоставления минимальных

прав. То есть каждое приложение по умолчанию имеет доступ только к тем компонентам, которые ему необходимы для работы. Благодаря этому формируется безопасная среда, в которой приложение не имеет доступа к недозволенным областям системы. Компоненты каждого типа предназначены для определенной цели, они имеют собственный жизненный цикл, который определяет способ создания и прекращения существования компонента.

Выделяется четыре типа компонентов:Операция (Activity) представляет собой один экран с пользовательским

интерфейсом.Служба (Service) – компонент, который работает в фоновом режиме и

выполняет длительные операции, связанные с работой удаленных процессов. Служба не имеет пользовательского интерфейса.

Поставщик контента (Content provider) управляет общим набором данных приложения. 

Приемник широковещательных сообщений (Broadcast receiver) является компонентом, который реагирует на объявления, распространяемые по всей системе1.

Классификация приложений Android включает 15 общих разделов, 14 игровых разделов и 9 разделов по образовательно-возрастному принципу.

Структура раздела «Персонализация» представлена такими разделами как:

виджеты; клавиатура (TouchPal Calligraphy Theme); обои; блокировка экрана; кнопки быстрого доступа (веб, контакты); ярлыки для приложений. Среди книг и справочников широко освещены научно-популярные

издания по различным темам отечественной и зарубежной истории. Они рассчитаны на все целевые группы от школьного возраста до специалистов. Их

1 Основы создания приложений [Электронный ресурс]. – Режим доступа: https://developer.android.com/guide/components/fundamentals.html?hl=ru. – Дата доступа: 31.10.2017.

34

преимущество в мобильности, возможности аудиального воспроизведения с помощью специализированных программ, удобстве использования. Среди них:

популярная литература (Тамплиеры и другие тайные общества Средневековья. Т. Кейтли);

классическая русская литература (школьная программа); кулинарные рецепты; справочники по хобби (маникюр, парикмахерское искусство и др.).Отдельный раздел представлен информацией, которая должна

пригодиться туристам при посещении наиболее распространенных мест (раздел «Путешествия»). Среди них карты и путеводители, многие из которых снабжены GPS-навигацией. Среди Android-приложений с использованием архивных документов и виртуальных реконструкций представлены:

интерактивные карты (Советские военные карты); навигационные системы (Узнай Москву); виртуальные путешествия (Guide to Pompeii); аудиовидеогиды (Colonial Williamsburg tour).Путеводители отличаются от карт возможностью прокладывания

маршрута. При этом, многие приложения посвящены историческим событиям (27 Grudnia 1918, Archiving Early America).

Стратегическая игра представляет собой популярный жанр компьютерных игр, в котором залогом достижения победы является планирование и стратегическое мышление. Они делятся, по одной из классификаций, на «чистые» и «смешанные», предназначены для пользователей разного возраста и уровня знаний. «Чистая» стратегия даёт полную определенность, каким образом игрок продолжит игру. В частности, она определяет результат для каждого возможного выбора, который игроку может придётся сделать. Пространством стратегий называют множество всех чистых стратегий, доступных данному игроку. Смешанная стратегия является указанием вероятности каждой чистой стратегии, т.е. игрок выбирает одну из «чистых» стратегий в соответствии с вероятностями, заданными смешанной стратегией. Выбор осуществляется перед началом каждой игры и не меняется до её конца (Powstanie Styczniowe, Napoleonics, American civil war и др.).

Документы и архивные материалы в мобильных приложениях могут использоваться для реализации социальных проектов (Sex offender registry), публикации событийной информации на каждый день с использованием фото и видеодокументов (Le monde archives; Today in history), предоставления доступа к книгам в аудиоформате (US historical documents).

Национальное управление архивов и документации США, как и архивные учреждения некоторых других стран, представляет с помощью приложений для мобильных устройств доступ к разработанным на основе архивных документов

35

образовательные программы (Today's Document; DocsTeach.org). Активно используются интерактивные галереи, календари, экспонаты действующих выставок. В образовательных целях также могут использоваться (раздел «Образование») нормативные правовые акты разных стран, краткие курсы по дисциплинам, в т.ч. исторического цикла, атласы, интерактивные карты. Одним из наиболее перспективных направлений является разработка линий времени –подбора исторических фактов, событий, представленного в виде текста или таблицы (World history trial; Jewish timeline). Успех у пользователей имеют исторические викторины и тесты.

Пользователям, в первую очередь, среднего и старшего возраста интересны возможности систематизации информации о своих предках в генеалогических древах. Они адаптированы к возрасту, уровню сложности и связи с GEDCOM (спецификацией для обмена генеалогическими данными между разными генеалогическими программами) (Ancestry, Family bee и др.).

2. Возможности использования архивных материалов при разработке приложений для мобильных устройств очевидны для следующих разделов:

персонализация; публикация исторических исследований (аудиокниги; текстовые книги); путешествия (карты); образовательные ресурсы (линии времени; стратегические игры;

викторины; календари); программы сопровождения генеалогических исследований.

3. Наиболее перспективными видами архивных документов для использования при разработке мобильных приложений могут являться:

источники актового и законодательного характера; военная документация; статистическая документация; материалы генеалогического характера; кинофотофонодокументы; картографические материалы; мемуары и воспоминания и др.При этом могут использоваться не только непосредственно документы,

но и архивные справочники, разработанные на их основе (преимущественно, автоматизированные).

Вопросы и задания для самоконтроля1. Как функционируют приложения Android?2. Какие типы компонентов в приложениях Android выделяются?

36

3. Охарактеризуйте классификацию приложений Android.4. Какие разделы наиболее перспективны для совместной разработки

программистов и архивистов? Почему?5. Оцените актуальность приложений Android по публикации

событийной информации. В чем их особенность?6. Использование архивных документов для разработки мобильных карт

и путеводителей: плюсы и минусы (эссе).7. Перспективы использования архивных документов для мобильных

приложений по образованию (эссе).8. Насколько актуальны приложения для генеалогических исследований?9. Какие виды документов могут быть использованы для разработки

стратегических игр?10.Обоснуйте перспективность использования отдельных видов архивных

документов при разработке приложений для мобильных устройств (эссе).

Тема 7. Повышение статуса архивов в современном обществе1

План1. Современный статус архива в обществе и его составляющие.2. Оценка деятельности архива. Факторы, влияющие на восприятие

архивов и архивных документов социумом.3. Учет возрастных групп, гендерного состава и уровня

профессиональной подготовки населения при выработке стратегии популяризации архивных документов.

4. Событийный маркетинг как инновационная форма использования архивных документов.

1 См. подробнее: Антонович, З.В. Нормативное правовое регулирование и формы популяризации архивных учреждений посредством сети Интернет: состояние и перспективы // Теоретические и практические проблемы документоведения и архивоведения: ретроспектива и современность: материалы международной науч.-практ. конференции (г. Минск, 2-3 декабря 2015 г.). – Минск: БелНИИДАД, 2016. – С. 189–197; Архівы і справаводства. – 1998–2017; Инструкция о порядке доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан (утверждена постановлением Министерства юстиции Респ. Беларусь от 24 мая 2012 г. № 132) // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2012. – № 63. – 8/25906; Международный совет архивов [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://www.ica.org; Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь: Закон Респ. Беларусь, 25 нояб. 2011 г., № 323-З // Нац. реестр правовых актов Респ. Беларусь. – 2011. – № 136. – 2/1875; Архивы Беларуси [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 17.01.2015. – Режим доступа: http://archives.gov.by; Narodowe Archiwum Cyfrowe [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://nac.gov.pl; National Archives and Records Administration [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archives.gov; Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: http://www.archiwa.gov.pl; Epaveldas [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 20.04.2017. – Режим доступа: www.epaveldas.lt и др.

37

5. Направления совершенствования взаимодействия архивов и общества.

1. Под «статусом» понимается в официальном смысле «совокупность прав и обязанностей гражданина или юридического лица», а также «сложившееся положение, состояние». Кроме того, статус можно очертить как особенности положения субъекта в какой-либо системе. С последней точки зрения статус выделяется юридический (правовой, административно-правовой) и социальный (роль). Наличие юридического статуса предполагает административную самостоятельность субъекта, очерченные функции и права, обязанности. В Республике Беларусь статус архивов закреплен в Законе «Об архивном деле и делопроизводстве» от 25.11.2011. В соответствии с ним, государственные архивные учреждения – «государственные архивы, иные организации, входящие в систему государственных архивных учреждений, утвержденную Советом Министров Республики Беларусь» (ст. 2), а «Государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами НАФ Республики Беларусь» (ст. 13). Правилами работы государственных архивов Республики Беларусь юридический статус архивов детализируется:

государственный архив является государственным учреждением, финансируемым из бюджета Республики Беларусь (ст. 4)

задачи архивов: обеспечение сохранности документов НАФ Республики Беларусь; комплектование; учет документов; создание и совершенствование НСА; организация использования архивных документов (ст. 6).

Определение «роли» архива в обществе осуществляется по ряду параметров:

предписанная (реализация архивным учреждением функций, закрепленных в нормативных актах и проведение научно-исследовательских разработок);

достигаемая (посредством организации работы исследователей в читальном зале архива, исполнения запросов тематического, генеалогического и социально-правового характера, популяризации исторических знаний);

оцениваемая, как в отношении самого учреждения, так и лица, его представляющего. При этом с точки зрения руководства архивным учреждением учитываться при оценке должны количественные показатели (исполненные запросы, посетители читального зала, участие в телепередачах и т.п.), а общество обращает внимание на качественное представление и активность архива в сети Интернет и на телевидении.

38

санкции, которые предъявляются обществом за несоответствие предъявляемым критериям – безучастие, безразличие социума к судьбе архивов, замирание истории, невнимание к документам.

2. Оценка деятельности архива осуществляется с объективных и субъективных позиций в следующих направлениях: результаты для пользователя, сотрудников и общества.

Результаты для пользователя оцениваются по анализу опросов пользователей, жалоб и предложений

(субъективно); предвидению восприятия пользователями деятельности и

инноваций на основании внутреннего анализа архива (объективно).Результаты для сотрудников определяются в результате:

• анкетирования, опросов сотрудников о деятельности архива (субъективно);

• анализа кадровой политики и разработки направлений ее совершенствования (объективно).

Результаты для общества отражаются в анализе обзоров, публикаций в прессе об архиве, встреч с

общественностью, её представителями, презентаций (субъективно); предвидении использования архивных документов, хранящихся в

данном учреждении, на основе анализа (объективно).На восприятие архивов и архивных документов социумом влияют

следующие факторы: «востребованность» исторических знаний обществом; «лицо архива» (руководство; сотрудники); политика и стратегия архива (организация использования архивных

документов; средства массовой информации; интернет-технологии (в т.ч. мобильные приложения, официальные сайты, социальные сети и др.));

партнеры.

3. Политика и стратегия архивного учреждения должна быть разновекторной и нацеленной на разные группы населения, наиболее общими критериями для выделения которых будут являться возраст и сфера интересов пользователей ретроспективной документной информации.

По возрастному критерию можно выделить следующие целевые группы: дети до 6 лет; младший школьный; школьники;

39

студенты; 25 – 35 лет; 35 – 55 лет; старше 55 лет.

По сфере интересов пользователей целевые группы охватывают специалистов-историков, представителей гуманитарных, естественных и технических наук.

Одним из наиболее перспективных инструментов популяризации архивов являются средства массовой информации. Например, телепрограммы Обратный отсчет (ОНТ), Наперад у мінулае (БТ3), а также совместные проекты Учреждения «Белорусский государственный архив кинофотофонодокументов» (г. Дзержинск) (БГАКФФД) и портала TUT.BY:

«Как это было» 112 выпусков (2011 – 2017); «Гэта мы» 64 выпуска (2010 – 2017); «Всемирное фото» 19 выпусков (2011 – 2012).

4. Событийный маркетинг – комплекс специальных мероприятий и акций, организованных для продвижения товара или услуги1. Его целью является продвижение интересов архивов, манипулирование поведением и мнением целевой аудитории. Маркетинг архивной информации включает:

изучение потребностей пользователей документной информации прогноз потребности в архивных услугах; разработка перечня платных услуг; расширение рекламной кампании; установление системы постоянной обратной связи с потребителями.

Грамотная с точки зрения маркетинга организация архивным учреждением мероприятия содействует выделению архивов на фоне иных учреждений, активизации внимания целевой группы, развитию и укреплению отношений с партнерами, а в конечном итоге – формированию платформы для дальнейшего развития. Критериями правильно организованного мероприятия являются:

чёткие временные рамки и ограниченное пространство проведения – создание единого центра притяжения внимания пользователя;

тотальное присутствие бренда;

1 Ивент – маркетинг: эффект присутствия // Новости рынка маркетинговых коммуникаций и рекламы в Беларуси [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 29.10.2017. – Режим доступа: http://marketing.by/mnenie/ivent-marketing-effekt-prisutstviya; Событийный маркетинг // Энциклопедия маркетинга [Электронный ресурс]. – Дата доступа: 29.10.2017. – Режим доступа: http://www.marketing.spb.ru/lib-mm/btl/special_events.htm.

40

выгода от общения аудитории с презентуемым изданием: взаимообмен материальных и нематериальных ценностей (подарки, сувенирная продукция);

соучастие в событии приглашенных – взаимодействие ведущих и публики;

непрерывное консультирование пользователя; соответствующая событию целевая аудитория; информационная поддержка мероприятия (работа со СМИ).Выделяются следующие виды маркетинговых мероприятий, каждое из

которых рассчитано на вовлечение определенного сегмента целевой аудитории: запуск информации в прессе (пресс-конференции и т.д.); презентация для приглашенных гостей (приглашение на мероприятие

известной личности и т.п.); массовое мероприятие по продвижению среди конечных потребителей

(массовые публичные мероприятия).Они могут проводится в деловой (встречи на уровне руководства,

конференции, выставки), обучающий (кружки, семинары), развлекательной (концерты, шоу) формах.

5. В настоящее время используемые направления популяризации архивных документов и учреждений можно разделить на три группы:

офлайн мероприятия (организация использования архивных документов (запросы, читальный зал); конференции; презентации; выставки; экскурсии и др.);

средства массовой информации (телевидение; периодическая печать; интернет-СМИ и др.)

интернет-технологии (функционирование сайтов; виртуальные выставки; социальные сети и др.).

Вопросы и задания для самоконтроля1. Охарактеризуйте составляющие понятия «статус».2. В каких документах закрепляется юридических статус архивных

учреждений? Достаточно ли он определен?3. Какие параметры используются для определения роли архивных

учреждений в обществе?4. Какие факторы влияют на восприятие архивов обществом?5. Определите целевые группы для стратегии популяризации архивных

документов и учреждений (эссе).6. Какие мероприятия можно предложить для популяризации архивных

учреждений с учетом возраста целевой аудитории?

41

7. Оцените значимость проектов БГАКФФД и портала TUT.BY и перспективы их развития (эссе).

8. Что включает событийный маркетинг архивной информации?9. Какие критерии выделяются для определения грамотности

организации мероприятия?10.Назовите виды маркетинговых мероприятий.11.Какие направления популяризации архивных документов и

учреждений выделяются?12.Обоснуйте три наиболее перспективных направления популяризации

архивных документов и учреждений (эссе).

42