Об опыте работы архивных учреждений Республики Башкортостан

по созданию электронных архивов

Хисматуллин А.А.,Хисматуллин А.А.,Перескоков Ю.А. Перескоков Ю.А.

(Управление по делам архивов (Управление по делам архивов Республики Башкортостан),Республики Башкортостан),

Брекоткин В.Е. (ООО Брекоткин В.Е. (ООО "Медиалюкс"),"Медиалюкс"),

Абдрахманов А.Г. (ГКУ РБ Абдрахманов А.Г. (ГКУ РБ Центральный исторический архив Центральный исторический архив Республики Башкортостан, г.Уфа)Республики Башкортостан, г.Уфа)

г.Москва, ООО "ЭОС", г.Москва, ООО "ЭОС", 20 октября 2011 г. 20 октября 2011 г.

Центральный государственный Центральный государственный исторический архив РБ (2010 г.)исторический архив РБ (2010 г.)

Хранилища ЦГИА РБ (1995 г.)Хранилища ЦГИА РБ (1995 г.)

Картотеки ЦГИА РБ (1995 г.)Картотеки ЦГИА РБ (1995 г.)

Исполнение запросов государственными Исполнение запросов государственными и муниципальными архивами Республики и муниципальными архивами Республики

Башкортостан за 2000-2009 годыБашкортостан за 2000-2009 годы

Ревизский сказки, фонд И-138Ревизский сказки, фонд И-138

Ревизский сказки, фонд И-138Ревизский сказки, фонд И-138

Стеллажи с "Ревизскими Стеллажи с "Ревизскими сказками" сказками"

Одно из писем на имя Премьер-министра Одно из писем на имя Премьер-министра РБ, РБ,

от 22.05.2008 г., завизировано от 22.05.2008 г., завизировано "Прошу "Прошу поддержать" поддержать"

Распоряжения Правительства Республики Башкортостан от 18.07.2008 г. № 851-р

"О создании в Центральном государственном историческом архиве РБ технических условий по переводу архивных документов на электронные носители":

…выделить 3,148 млн. руб.

УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВПРИ ПРАВИТЕЛЬСТВЕ РЕСПУБЛИКИ БАШКОРТОСТАН

ТИПОВОЕ ПРОЕКТНОЕ РЕШЕНИЕ на создание Электронного архива

документов (на базе ЦГИА РБ)

 Редакция 3 от 18.06.2008 г.

Уфа-2008

Структурно-функциональная схема ТПР ЭАД

Подсистемахранения

Подс

исте

ма за

щиты

ин

форм

ации

Подсистема доступа к документам

Электронныйчитальный зал

Доступ из сетейобщего

пользования

Доступ длясотрудников

архива

Индексная БД

Хранилищеэлектронных

образов

Подсистема ввода документов

Подсистемавзаимодействия

с внешними АС

Подсистемауправления

СканированиеИндексирование

Традиционные документы

Учет фондовФормирование

НСАИсследования

……………..

Структура ЭАДСтруктура ЭАД ( (проект, июнь 2008 проект, июнь 2008 г.)г.)::

8 рабочих мест, в т.ч. :

1 системный администратор, 1 системный технолог, 6 рабочих станций сканирования=================================Сметная стоимость проекта (оборудование, ПО, услуги) = 8,0 млн.руб.

…выделено к концу 2008 г. = 3,148 млн.руб.

Структура ЭАДСтруктура ЭАД ( (факт, февраль 2009 факт, февраль 2009 г.)г.)::

5 рабочих мест, в т.ч. :

2 рабочих места сканирования (на базе двух планшетных сканеров "ЭЛАР")

2 сервера (ФС и сервер приложений+сервер БД),

1 рабочее место редактирования =====================================Вся дальнейшая обработка информации – в действующей ЛВС ЦГИА РБ

Intranet-Intranet-сеть архивной службы РБ сеть архивной службы РБ (на конец 2008 года)(на конец 2008 года)

ЛВС Центрального управления

ЛВС ЦГИА ЛВС ЦГАОО

ИнтернетФайловый

серверФайловый

сервер

Файловыйсервер

Почтовыйсервер

Криптошлюз

Криптошлюз

Криптошлюз

Внутренние линии связи

Шифрованный канал

Внешние каналы связи

(небезопасные)

КонтроллерДомена (главный)

КонтроллерДомена

КонтроллерДомена

Проксисервер

UserGate

Интернетшлюз

VPNсервер

Proxy + DrWeb

Участники проекта Участники проекта I I очереди ЭАД на базе ЦГИА РБ (2009 -очереди ЭАД на базе ЦГИА РБ (2009 -

2010 гг.)2010 гг.):: Корпорация "ЭЛАР", г.Москва – поставка

двух планшетных сканеров "ЭЛАР"),

Компания "ЭОС" в лице его регионального партнера ООО "Медиалюкс", г.Уфа – поисковая система eDocLib 2.3, наладка, настройка системы,

ООО "Фермо-Мобайл", г.Уфа – поставка серверов, рабочих станций, системного ПО.

Начало реализации Начало реализации I I очереди проекта ЭАД очереди проекта ЭАД на базе ЦГИА РБ (с января 2009 г.) – сортировка на базе ЦГИА РБ (с января 2009 г.) – сортировка

делдел

Объем работыОбъем работы на начало 2009 на начало 2009 годагода::

Всего предполагалось перевести в Всего предполагалось перевести в электронный вид 807 единиц электронный вид 807 единиц хранения…,хранения…,

некоторые из которых толщиной до 60 некоторые из которых толщиной до 60 см и см и

весом до 12 кг….весом до 12 кг…. Общее количество листов (файлов) – Общее количество листов (файлов) –

более 700,0 тыс.более 700,0 тыс.

Нормы выработки по оцифровке документов (ориентировочные расчеты

на январь 2009 г.)

Один сканер – прим. 1 мин1 час300 стр.1 день (6 часов)1800 стр.

Ревизские сказки: Исходя из нормы "ревизские сказки" в количестве 776 единиц хранения будут отсканированы на двух сканерах в течении 184 дней.(по факту – примерно в 2 раза больше)

В декабре 2008 г. из ООО "ЭЛАР", В декабре 2008 г. из ООО "ЭЛАР", г.Москва г.Москва

поступили сканеры (в упаковке)поступили сканеры (в упаковке)

Монтаж, запуск двух сканеров Монтаж, запуск двух сканеров выполнял специалист ООО "Элар", выполнял специалист ООО "Элар",

г.Москваг.Москва

ОТДЕЛЬНАЯ (!!!) проблема – дела 40-70 ОТДЕЛЬНАЯ (!!!) проблема – дела 40-70 см … см …

Экспериментальная съемка Экспериментальная съемка цифровым фотоаппаратомцифровым фотоаппаратом

Январь 2009 г. – экспериментальное Январь 2009 г. – экспериментальное сканирование, создание домена ЭАД, сканирование, создание домена ЭАД,

разработка регламентов, расчеты (объемы, разработка регламентов, расчеты (объемы, сроки, сотрудники…)сроки, сотрудники…)

С февраля 2009 г. началась двусменная С февраля 2009 г. началась двусменная работа на двух сканерах без выходных и работа на двух сканерах без выходных и

праздничных дней…праздничных дней…Этап 1 – Этап 1 –

сканировансканирование.ие.

В период В период февраль 2009 февраль 2009

г. г. – – август 2010 г. август 2010 г.

было было задействованозадействовано

4 пары 4 пары операторовоператоров

(всего 8 чел.)(всего 8 чел.)

Что делать Что делать с 700,0 тыс. необработанных с 700,0 тыс. необработанных

файлов файлов по 5-8 Мб ??по 5-8 Мб ????

После графической обработки – файлы в После графической обработки – файлы в *jpg*jpg, , 3-4 Мб, обрезаны края, улучшена 3-4 Мб, обрезаны края, улучшена

контрастность, сжато до 70%контрастность, сжато до 70%

Этап 2 - Графическое Этап 2 - Графическое редактированиередактирование::

Февраль-апрель 2009 г. – 5 Февраль-апрель 2009 г. – 5 сотрудников ЦГИА РБ,сотрудников ЦГИА РБ,

Май 2009 г. – май 2010 г. – до 25 Май 2009 г. – май 2010 г. – до 25 сотрудников ЦГИА РБ, ЦГАОО РБ и сотрудников ЦГИА РБ, ЦГАОО РБ и Управления по делам архивов РБ (8 Управления по делам архивов РБ (8 чел.)чел.)

Этап 3 – "привязка" к БД Этап 3 – "привязка" к БД ::

Февраль-май 2009 г. – 5 сотрудников Февраль-май 2009 г. – 5 сотрудников ЦГИА РБ,ЦГИА РБ,

июнь 2009 г. – декабрь 2010 г. – до июнь 2009 г. – декабрь 2010 г. – до 20 сотрудников ЦГИА РБ.20 сотрудников ЦГИА РБ.

Этап 4 – "привязка" Этап 4 – "привязка" населенных пунктов к населенных пунктов к

современным современным административным районам административным районам

РБРБ:: Февраль 2009 г. – декабрь 2010 г. 2 Февраль 2009 г. – декабрь 2010 г. 2

сотрудника ЦГИА РБ, работа сотрудника ЦГИА РБ, работа продолжается….продолжается….

Всего участвовало в проекте Всего участвовало в проекте на Этапах 1-4 на Этапах 1-4 ::

Февраль 2009 г. – декабрь 2010 г. Февраль 2009 г. – декабрь 2010 г. до 30 архивистов, работа до 30 архивистов, работа

продолжается….продолжается….

Информация в новости от 4.04.2010 г.Информация в новости от 4.04.2010 г.::

Что получили в итогеЧто получили в итоге::карточка поиска ("Ревизские карточка поиска ("Ревизские

сказки")сказки")

Результаты поискаРезультаты поиска::

Фрагмент "Ревизской сказки" 1811 г.Фрагмент "Ревизской сказки" 1811 г.

Intranet-Intranet-сеть архивной службы РБ сеть архивной службы РБ (на конец 2008 года)(на конец 2008 года)

ЛВС Центрального управления

ЛВС ЦГИА ЛВС ЦГАОО

ИнтернетФайловый

серверФайловый

сервер

Файловыйсервер

Почтовыйсервер

Криптошлюз

Криптошлюз

Криптошлюз

Внутренние линии связи

Шифрованный канал

Внешние каналы связи

(небезопасные)

КонтроллерДомена (главный)

КонтроллерДомена

КонтроллерДомена

Проксисервер

UserGate

Интернетшлюз

VPNсервер

Proxy + DrWeb

ДополнительноДополнительно:: Создано 5 рабочих мест в Создано 5 рабочих мест в

читальном зале ЦГИА РБ с читальном зале ЦГИА РБ с доступом к БД в доступом к БД в Access Access и и графическим образам,графическим образам,

В архивные отделы Администраций В архивные отделы Администраций 63-х МР и ГО РБ переданы копии 63-х МР и ГО РБ переданы копии графических образов на жестких графических образов на жестких дисках+БД в дисках+БД в AccessAccess

Рабочие места «читателя» в читальном Рабочие места «читателя» в читальном зале ЦГИА РБ (с июля 2010 г.)зале ЦГИА РБ (с июля 2010 г.)

Ошибки, увы, тоже были …Ошибки, увы, тоже были …

ВопросВопрос: : "Где в "Где в

дальнейшем дальнейшем хранить 2 хранить 2

террабайта террабайта информацииинформации??""

Один из Один из вариантоввариантов: : в в

робототизирован-робототизирован-ных библиотеках ных библиотеках на на BD-BD-дисках…дисках…

Именно этот вариант хранилища Именно этот вариант хранилища архивных документов рассматривался в архивных документов рассматривался в качестве базового в 2010 гкачестве базового в 2010 г. . …НО!?…НО!?

==================================================================

Февраль Февраль 2011 2011 г. – Правительство РБ г. – Правительство РБ принимает решение о выделении принимает решение о выделении

5,2 млн.руб. на 5,2 млн.руб. на II II очередь ЭАДочередь ЭАД

Июнь-июль Июнь-июль 2011 2011 г. – 5 аукционов,г. – 5 аукционов,

Август-сентябрь Август-сентябрь 2011 2011 г. – поставка г. – поставка оборудования, ПО, разработка новой оборудования, ПО, разработка новой поисковой системы на базе поисковой системы на базе eDocLib 2.5

Участники проекта на Участники проекта на II II очереди ЭАД очереди ЭАД ((с июля 2011 г.)с июля 2011 г.)::

Корпорация "ЭОС" в лице его регионального партнера ООО "Медиалюкс", г.Уфа – поисковая система eDocLib вер.2.5, наладка, настройка системы,

ООО "Юнит" , г.Уфа – поставка хранилища данных Fujitsu,

ООО "Фермо-Мобайл", г.Уфа – поставка серверов, рабочих станций, коммутационного оборудования,

ООО "ИВЦ", г.Уфа – поставка системного ПО.

ПредполагаемПредполагаемая схема ая схема доменов доменов CGIA CGIA и и EADEAD

В настоящее время идет монтаж В настоящее время идет монтаж оборудованияоборудования

Процедура регистрации Процедура регистрации пользователя пользователя

- Р-394 БашЦИК - 20 320 ед.хр, - Р-933 Совет Министров БАССР - 24 740 ед.хр.,- И-294, описи 1,2,3,4,5,6 - Уфимская Духовная Консистория - 1806 ед.хр.,- И-295, описи 1,9,12,15 - Оренбургское Магометанское Духовное Собрание -7025 ед.хр.====================================Итого: более 53000 ед.хранения

(на I очереди ЭАД переведено в эл.формат 807 ед.хр. за 2 года…)

Ближайшие перспективы (на примере Ближайшие перспективы (на примере ЦГИА РБ, особоценные и уникальные ЦГИА РБ, особоценные и уникальные

документы)документы)::

Взгляд в будущее… Взгляд в будущее…

Макет нового Государственного Макет нового Государственного архива РБархива РБ

Пожелание компании «ЭОС» и ее региональным Пожелание компании «ЭОС» и ее региональным партнерам – активнее пропагандировать партнерам – активнее пропагандировать

покрытие всего жизненного цикла документа покрытие всего жизненного цикла документа линейкой продуктов «ЭОС» линейкой продуктов «ЭОС»

Справедливости радиСправедливости ради::

В Республике Башкортостан по неполным данным В Республике Башкортостан по неполным данным пользователями программных продуктов ЭОС являютсяпользователями программных продуктов ЭОС являются::

- в ОГВ – порядка 2500 пользователей,в ОГВ – порядка 2500 пользователей,

- в муниципальных районах и муниципальных в муниципальных районах и муниципальных образованиях - более 200.образованиях - более 200.

В качестве примераВ качестве примера: : архивный отдел архивный отдел Администрации ГО г.Кумертау РБ Администрации ГО г.Кумертау РБ использует систему «Дело» использует систему «Дело»

Создана БД «Распорядительные акты органов местного самоуправления г.Кумертау».

Объем на 01.10.2011– 59,8мб. Внесено 14649 карточек за 1953- 2001 годы.

Факторы эффективности системы : Экономия затрат, связанных с поиском

запрошенных сведений, Возможность внедрения любой БД на программном

обеспечении «Дело» (регистрация входящих-исходящих документов, регистрация обращений граждан, создание поисковых систем по архивным документам) и т.д.

В качестве примера по РБВ качестве примера по РБ: :

Внедрение ФПК «Архивный фонд» Внедрение ФПК «Архивный фонд» версии 4.1, на 1.10.2011 г.версии 4.1, на 1.10.2011 г.- 49 муниципальных архивов из 64-- 49 муниципальных архивов из 64-хх

Один из новых проектов – Электронный Один из новых проектов – Электронный Башкортостан (работа с социальной картой Башкортостан (работа с социальной картой

Башкортостана)Башкортостана)

КонтактыКонтакты::Управления по делам архивов РБ

Перескоков Перескоков Юрий Александрович Юрий Александрович

– главный инженер– главный инженер--электроник электроник (347) 273-53-38 р.т., 272-10-02 факс,(347) 273-53-38 р.т., 272-10-02 факс,

pereskokov@gasrb.ru, , WWW.GASRB.RU

Спасибо за внимание!Спасибо за внимание!